第一篇：會議及展覽策劃完整意向書

■預(yù)算

會議及展覽的預(yù)算不是一個概念。通常而言，會議預(yù)算包括以下幾個方面：

1、交通費用

交通費用可以細(xì)分為：

(1)、出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場、碼頭至住宿地的交通

(2)、會議期間交通費用——主要是會務(wù)地交通費用，包括住宿地至?xí)慕煌?、會所到餐飲地點的交通、會所到商務(wù)交際場地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會人員可能使用的預(yù)定交通。

(3)、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場、車站、港口交通費用。

2、會議室/廳費用

具體可細(xì)分為：

(1)、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預(yù)算。

(2)、會議設(shè)施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費用。值得注意的是，在租賃時應(yīng)對設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通?？上?qū)I(yè)的會議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進(jìn)行。另外，這些會議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。

(3)、會場布置費用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會議服務(wù)商協(xié)商。

(4)、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等。基于這些支持均為臨時性質(zhì)，如果會議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業(yè)會議服務(wù)商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。

對于這些單項服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項要求，并單獨簽訂服務(wù)協(xié)議。

3、住宿費用

住宿的費用應(yīng)該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業(yè)的會展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。

正常的住宿費除與酒店星級標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房內(nèi)開放的服務(wù)項目有關(guān)——譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項目及范圍。

4、餐飲費用

會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復(fù)雜，這取決于會議議程需要及會議目的。

(1)、早餐

早餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數(shù)計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計就餐人數(shù)不得與實際就餐人數(shù)相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結(jié)算——而改為按預(yù)定人數(shù)收取費用）

(2)、中餐及午餐

中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算——自助餐形式，按桌預(yù)算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數(shù)量的服務(wù)費用。

(3)、酒水及服務(wù)費

通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務(wù)費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收15％左右的服務(wù)費。

(4)、會場茶歇

此項費用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務(wù)人員費用，如果主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要而外的預(yù)算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。

(5)、聯(lián)誼酒會/舞會

事實上，聯(lián)誼酒會/舞會的預(yù)算可能比單獨的宴會復(fù)雜，宴會只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很容易計算。但酒會/舞會的預(yù)算設(shè)計到場地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長的時間確認(rèn)：

6、視聽設(shè)備

除非在室外進(jìn)行，否則視聽設(shè)備的費用通?？梢院雎?。如果為了公共關(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括：

●設(shè)備本身的租賃費用，通常按天計算

●設(shè)備的運輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費用，可讓會展服務(wù)商代理

●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理

c、演員及節(jié)目

通常可以選定節(jié)目后按場次計算——預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點如果有固定的演出，那預(yù)算就很簡單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)——專場或包場除外。

d、其他——點心、水果及調(diào)制色酒

5、雜費

雜費是指會展過程中一些臨時性安排產(chǎn)生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時保健、翻譯與向?qū)?、臨時商務(wù)用車、匯兌等等。雜費的預(yù)算很難計劃，通常可以在會務(wù)費用預(yù)算中增列不可預(yù)見費用作為機(jī)動處理。

那么，展覽的預(yù)算與會議預(yù)算相比有什么不同呢？

展覽預(yù)算與會議預(yù)算有相同的地方，也有不同的地方——

相同的地方：住宿費、餐飲費、商務(wù)考察費用(如果有考察計劃的話)。

不同的地方：展覽場地租賃、展覽布置、展品運輸與倉儲、小型新聞發(fā)布會或者酒會。

展覽場地租賃：如果展覽在固定的展覽場地進(jìn)行，那么展覽場地的租賃預(yù)算通常按展位計算。國際標(biāo)準(zhǔn)展位面積通常為3mx3m,隔斷高度在2.3m至2.5m之間。標(biāo)配設(shè)施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業(yè)主通常有下列設(shè)備可供租賃：展布支架、視聽設(shè)備、多媒體設(shè)備、裝飾用品、小型搬運工具等。

如果是在其他公共場所舉辦展覽(譬如市政廣場或者體育場所等)，那么場地租賃的預(yù)算就很難預(yù)測了——通常面議，按日計算，價格與場地人流集中度及展覽時間(是否重要假日等)有關(guān)。

■邀請

不管什么樣的會議或者展覽，主辦者當(dāng)然希望適宜的對象(客戶)參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理、確認(rèn)通知等3個程序。

信息發(fā)布——從媒體上分有印刷品(包括邀請信函、組織文件、會議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發(fā)布包括主題、時間、地點(暫定或者候選)、主要議程及安排、費用及標(biāo)準(zhǔn)等等，有些還附送會議(展)企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。

回執(zhí)——對于主辦者來說，回執(zhí)是對會展企劃活動成功與否的判定標(biāo)志之一。回執(zhí)收到后，通常需要統(tǒng)計(在這之前，需要提醒的是回執(zhí)單的設(shè)計非常重要，應(yīng)當(dāng)是合理且圓滿的，應(yīng)當(dāng)包括如下信息——明確的人數(shù)、職務(wù)、性別、聯(lián)系方式、預(yù)計到達(dá)目的地時間、迎送要求等等)、確認(rèn)回執(zhí)有效(通常以會務(wù)費用是否交納為標(biāo)志)，接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執(zhí)確認(rèn)即確認(rèn)通知可以在這一切完成后發(fā)出?；貓?zhí)可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網(wǎng)路回執(zhí)或者電話均可。回執(zhí)需要注意的是，如果會展課題允許，應(yīng)該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習(xí)慣、住宿要求等，如果回執(zhí)清楚，那么對會展的有序安排會起到很大幫助。

確認(rèn)通知——如果會務(wù)費用確認(rèn)或者有其他方式可以確認(rèn)，可以發(fā)出確認(rèn)通知。同時發(fā)出的應(yīng)該還有會展的確切地點、時間、議程、簽到程序及會展注意事項等。

■簽到與入住安排

如果是小型商務(wù)會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會議或者展覽，那么簽到就是一項復(fù)雜的工作。

通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。大型會議如果想要簽到過程不出現(xiàn)混亂，必要的流程及準(zhǔn)備是必須的——回執(zhí)統(tǒng)計表、簽到表格、引導(dǎo)及協(xié)助人員、住宿賓館準(zhǔn)確的房間數(shù)量及房間號、房間分配表、鑰匙、標(biāo)明入住者姓名及房號的小信封(內(nèi)裝客房鑰匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議(展覽)須知、會議(展覽)詳細(xì)日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標(biāo)準(zhǔn)、返程預(yù)定及確認(rèn)、會務(wù)交通使用方式及付費標(biāo)準(zhǔn)等等。如果可能，盡量使用計算機(jī)作簽到。一般情況下，簽到服務(wù)人員應(yīng)該不少于6人——工作時間應(yīng)該根據(jù)會展參與人員抵達(dá)時間合理分配。

如果事先將回執(zhí)的項目設(shè)計得很周全，對于簽到及入住安排有很大幫助。

■餐飲安排

一般而言，展覽不統(tǒng)一安排餐飲(特邀嘉賓或者重要客戶除外)，會議通常統(tǒng)一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。

統(tǒng)一安排餐飲的會議，對于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發(fā)餐券控制(很多酒店對于自助餐的開設(shè)有就餐人數(shù)的最低要求)，可以事先制訂餐標(biāo)及餐譜，嚴(yán)格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。圍桌式餐飲安排比較復(fù)雜——特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時間、每桌人數(shù)、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習(xí)慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況，不能讓就餐者出現(xiàn)健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐，可采取那桌夠人數(shù)那桌開席的做法，以保證就餐者的權(quán)益。

■交際/酒會

交際/酒會一般需要細(xì)心策劃。酒會的目的是加強(qiáng)公共關(guān)系及客戶感情聯(lián)誼，所以氛圍十分重要。

交際/酒會通常在一個環(huán)境相對封閉且有特色的地方舉行。涉及的環(huán)節(jié)有：樂隊(或者音響、音源)、節(jié)目及演員、節(jié)目單、酒水、水果、點心、燒烤食品、道具、燒烤用具、司儀、交通工具、天氣預(yù)報、第二方案、電器技師、保安人員、臨時舞伴、助興煙火、廚師、服務(wù)人員等。

重點：場地、節(jié)目、司儀、安全保障、服務(wù)程序。

由于酒會的規(guī)模及目的不同，沒有完整的標(biāo)準(zhǔn)酒會模式，只能借鑒一些已經(jīng)舉辦過的酒會實例。

■新聞發(fā)布會

新聞發(fā)布會議形式包括記者招待會、新聞發(fā)布會、酒會等。一般來說，酒會更自由、隨意一些，非正式一些，氣氛也相對輕松一些，它可以單獨召開，也可以附屬于其它形式，比如，有的在招待會后舉行酒會或茶會。記者招待會一般是專題性的，以“答記者問”為主要特色。另外，新聞發(fā)布會由公關(guān)負(fù)責(zé)人執(zhí)行即可，而記者招待會一般有更高層次官員出席。在這些形式中，最為常見的是新聞發(fā)布會。

新聞發(fā)布會要素：

●目的 ●信息發(fā)布的目標(biāo)受眾

●擬邀請對象

●發(fā)布會規(guī)模

新聞發(fā)布會涉及到的事情大同小異，一般來說，包括這幾大部分：

1、活動策劃與主題確定

2、節(jié)目策劃與議程安排

3、資料準(zhǔn)備

4、與會人員邀請、溝通與確定

5、時間、場地落實與場景布置

6、產(chǎn)品展示、演示與信息發(fā)布

7、現(xiàn)場氣氛控制

一、清楚發(fā)布會所要達(dá)成的目標(biāo)，發(fā)布會的類型，以確定其規(guī)格、方向和基本風(fēng)格。

大體上，新聞發(fā)布會可以分為如下幾個類別，而且風(fēng)格也基本沿用下述套路：

1、政治性——嚴(yán)肅感

2、高科技產(chǎn)品類——正規(guī)中帶有活潑

3、農(nóng)業(yè)類別——親切、環(huán)保

4、文化類別——文化感、歷史感

5、一般工業(yè)品——科技感、品質(zhì)感

6、娛樂類——活潑，前衛(wèi)

7、時尚產(chǎn)品——經(jīng)典中帶有時代氣息

8、工藝品類——經(jīng)典、古拙

9、其他類別——相應(yīng)的風(fēng)格

二、成立籌委會，組織相關(guān)的人員，確定組織、人員保障。

一個發(fā)布會牽涉到方方面面，各項工作相互鏈接，相互聯(lián)系，彼此交叉，必須統(tǒng)籌安排，多管齊下，同時進(jìn)行，僅憑一己之力，殊難完成。

建立組織的原則：一是“專業(yè)原則”，專業(yè)的人做專業(yè)的事，知人善任。比如，經(jīng)銷商的溝通，市場銷售部門是對口部門。其中，專家、官員溝通一般要公關(guān)負(fù)責(zé)人、企業(yè)高層出面，不另設(shè)組。新聞界的溝通與資料的準(zhǔn)備都是公關(guān)部門人員的專業(yè)特長，故新聞界的溝通也不另設(shè)組；二是“平衡原則”，因事設(shè)組，每個組的工作量相對平衡；三是“分工原則”，分工應(yīng)該明確，職責(zé)分明，以防止互相推委的現(xiàn)象，另外，隸屬分工和橫向協(xié)作都要明確；四是“扁平原則”，一般在大型的活動中有多層次的“金字塔”結(jié)構(gòu)，但在中型的活動中，不宜層級大多，以保證靈活機(jī)動，人員不要太多，精干、高效為要；五是“制度原則”，盡管是臨時性組織，但一旦加入組織機(jī)構(gòu)，人員就應(yīng)受規(guī)章制度的約束。

發(fā)布會通常牽涉到各個部門，一般來說，公司或組織得高層及分管副總會在籌委會中擔(dān)任一定的職務(wù)。公司高層，甚至于最高領(lǐng)導(dǎo)人會有些講話和表態(tài)。在整個活動中，相關(guān)部門人員的工作可能在時間上會與其日常工作相沖突，贏得各個部門的理解和支持很重要。

籌辦新聞發(fā)布會，牽扯的精力和時間比較多，條件許可的話，應(yīng)該請專業(yè)公司代理。

三、確定時間、流程與目標(biāo)管理，并做好反饋、調(diào)整。

時間的控制，一般以時間進(jìn)度表（倒計時）的方式來表現(xiàn)。注意在安排的時間上要合理,同時要留有余地，一般來說,前面的時間、進(jìn)度要安排得緊湊一些，保證后面有時間來調(diào)整、完善。

整個活動是一個系統(tǒng)工程，流程管理是指在活動中各項工作內(nèi)容之間的相互銜接、協(xié)調(diào)和配合關(guān)系及其有機(jī)組合的過程管理。比如在活動中，主題內(nèi)容、意義確定才能確定議程、規(guī)格，規(guī)模、規(guī)格確定才能確定人數(shù)，人數(shù)確定才能落實場地，場地落實才能現(xiàn)場布置等等。流程管理使總協(xié)調(diào)人對于整個活動的各個部分有著清晰的認(rèn)識，便于找出工作的關(guān)鍵點、重點、難點，一般以程序框圖表現(xiàn)。

四、活動策劃、確定活動主題。

活動策劃主要包括如下內(nèi)容：

1、會議議程策劃安排大多數(shù)發(fā)布會整個過程就是講話，念稿件，例行演示。實際上，盡管發(fā)布會是一個正式的會議，但可以做得更活躍一些，尤其是會議的開幕。

在會議議程安排時，注意緊湊、連貫，從實踐來看，一般控制在一到兩個小時為宜。特別是發(fā)言的時間，演講稿件字?jǐn)?shù)應(yīng)該控制在把問題講清楚的長度，不宜太長，也不宜太短，實踐中，15分鐘到20分鐘之間比較合適。

2、主題策劃發(fā)布會的主題，可以有多種取法，常見的是在主題中直接出現(xiàn)““秘書工作”發(fā)布會”字樣，也有的有一個大的主題，下面為正題，也有兩者的結(jié)合。

另外，按照國家新聞出版有關(guān)部門的規(guī)定，凡是主題中有“新聞”字樣的發(fā)布會，須經(jīng)國家新聞出版部門的審批。一般來說，實踐中，很多企業(yè)略去“新聞”字樣，采用其它稱法。

確定參會人員是一項很重要的工作，也是一個變化較多的因素，而它的變化將影響到整個發(fā)布會的規(guī)格與規(guī)模，進(jìn)而影響發(fā)布會的各個因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影響規(guī)格，或者方便起見，會議地點或會議的一部分內(nèi)容改為機(jī)場、貴賓室進(jìn)行，或者時間調(diào)整等。因此，這是總協(xié)調(diào)工作控制的“關(guān)鍵點”，宜重點來抓。

參會人員的選擇上，服務(wù)發(fā)布內(nèi)容需要的原則，選擇相關(guān)性強(qiáng)的人員參加。一般來說，官員都選擇講話較有份量的人物，而專家則是在該領(lǐng)域有建樹或名氣大的人。

新聞記者則是發(fā)布會的重頭，一般來說，先造一份擬邀請的名單，提前一周時間發(fā)出邀請函，然后電話落實。時間較突然的新聞事件可以采用電話和傳真的方式。落實好后做好分類的統(tǒng)計工作。

五、擬定活動策劃案和具體操作方案。

活動策劃案是指導(dǎo)整個活動的戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)文本，供策劃活動用。一般來說，會議核心成員才提供。

具體操作方案則是用于企業(yè)內(nèi)部或者協(xié)助代理公關(guān)公司，指導(dǎo)整個活動的具體操作，一般比較詳細(xì)，具體到每一個人每一步，甚至具體到胸卡的內(nèi)容，時間上具體到分鐘。一般會議人員人手一份。

六、新聞通稿及相關(guān)資料準(zhǔn)備提供給媒體的資料，一般以廣告手提袋或文件袋的形式，整理妥當(dāng)，按順序擺放，再在新聞發(fā)布會前發(fā)放給新聞媒體，順序依次為：

1、會議議程

2、新聞通稿

3、演講發(fā)言稿

4、公司/組織宣傳冊

5、有關(guān)圖片

6、紀(jì)念品(或紀(jì)念品領(lǐng)用券)

7、企業(yè)新聞負(fù)責(zé)人名片(新聞發(fā)布后進(jìn)一步采訪、新聞發(fā)表后寄達(dá)聯(lián)絡(luò))

新聞通稿包括如下：

1、消息稿。字?jǐn)?shù)較短，一般在1000字以內(nèi)，發(fā)布起來快，有的媒體在發(fā)布會結(jié)束不到一小時就已經(jīng)出版。

2、通訊稿。篇幅較長，內(nèi)容充實，一般是深度分析，重點報道。消息不能講清楚的背景等問題可以進(jìn)行詳細(xì)闡述。消息一般是一篇即可，通訊稿則可以從不同角度提供多篇，也可以以答記者問的形式表現(xiàn)。

關(guān)于地點，通常選擇相對封閉、安靜、利于保密的地點，最好能在郊區(qū)環(huán)境優(yōu)美會所——應(yīng)當(dāng)滿足夜間娛樂休閑、團(tuán)隊精神訓(xùn)練、場景變換、交通相對方便等要求。

■培訓(xùn)會議

培訓(xùn)會議也是專業(yè)型會議，通常是企業(yè)內(nèi)部或者教育部門舉辦。除帶有研討性質(zhì)外，更多的是技能交流及知識傳授，所以培訓(xùn)會議對場地的要求相對較高——除了一般的封閉式會場外，應(yīng)該還有各類拓展訓(xùn)練設(shè)施或者場地，可能的話還應(yīng)該有高品質(zhì)的休閑放松場地。培訓(xùn)會議的關(guān)鍵點：場地、培訓(xùn)設(shè)施及培訓(xùn)師。

■社團(tuán)會議

社團(tuán)會議通常為純會議，往往需要發(fā)布一些宣言或者決議之類的書面信息。所以社團(tuán)會議經(jīng)常配合新聞發(fā)布會舉行。舉行此類會議，表決設(shè)施、現(xiàn)場會員排序及會場控制是關(guān)鍵。作預(yù)算的時候應(yīng)當(dāng)考慮新聞傳媒成本——包括記者的邀請、交通、住宿及餐飲安排等。

■公益性/技術(shù)性論壇

此類會議多為公開性會議，系列分會將是此類會議的特點，所以會議場所的選擇非常重要，基本要求是可以分割或者主會場附帶小會場，對會議設(shè)施要求也比較高——同聲傳譯、傳媒記者招待、多媒體、視頻直播以及討論場地等均有可能要求提供。此外，如果會議主辦地的會場不能滿足幾種分割要求，那么會務(wù)交通就成為需要重點考慮的內(nèi)容。

■訂貨交流會議

此類會議實際上兼有展覽性質(zhì)，因此會場的要求相對特別。理想的場地應(yīng)該是專門的展覽館或者會展中心，帶有商務(wù)會所或者類似場地則再完美不過。如果是小型訂貨交流會，可以設(shè)立在大型商務(wù)型酒店。組織或者代理此類會議的關(guān)鍵點是：場地選擇、會場控制、展覽布置。

■秘書服務(wù)

所謂秘書服務(wù)指向會展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時采購、臨時司乘、向?qū)У确?wù)。這些服務(wù)通常是臨時或者按時提供的，在預(yù)算時通常按類別籠統(tǒng)計算，不在細(xì)分——可以按不可預(yù)計費用或者按其他類別計算。如果通過代理公司操作，那么告訴代理公司作好隨時服務(wù)的準(zhǔn)備很有必要。代理公司與主辦方之間的最后服務(wù)費用核算將通過雙方指定的聯(lián)絡(luò)人互相簽單認(rèn)可，由雙方財務(wù)或者相關(guān)人員核定。

■茶歇

茶歇對于一般的大型會議而言可能不需要，中、小型會議，特別是公司或者組織高層會議，會間茶歇是很重要的。茶歇的定義就是為會間休息兼氣氛調(diào)節(jié)而設(shè)置的小型簡易茶話會，當(dāng)然提供的飲品可能不限于中國茶，點心也不限于是中國點心。

通常茶歇的準(zhǔn)備包括點心要求、飲品要求、擺飾要求、服務(wù)及茶歇開放時間要求等等，一般不同時段可以更換不同的飲品、點心組合。大致上茶歇的分類是中式與西式。中式的飲品包括礦泉水、開水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、果茶、罐裝飲料、微量酒精飲料，點心一般是各類糕點、餅干、袋裝食品、時令水果、花式果盤等等。西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、低度酒精飲料、罐裝飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等等，點心有蛋糕、各類甜品、糕點、水果、花式果盤，有的還有中式糕點。

■翻譯

可能有的人認(rèn)為翻譯只是傳聲筒，是一個工具，所以會議翻譯的安排就如同其他道具那樣很簡單，只要“采購”就可以了。其實，翻譯是工具不假，但翻譯是個特殊的工具，是擔(dān)負(fù)思想傳遞的具有思維方式的人(有時候還是會談僵局的潤滑劑或者緩沖劑)。所以翻譯，特別是臨時聘請的翻譯值得認(rèn)真對待。

很多所謂翻譯不是通才(換言之，除翻譯者本身已經(jīng)掌握的知識外，可能對其他領(lǐng)域的連概念都沒有)，而會議涉及的專業(yè)術(shù)語往往很多，而且通常是很生僻的單詞或者組合詞，因此提前溝通十分必要。再者，應(yīng)當(dāng)告訴翻譯發(fā)言者通常的語速，有條件的可以把以往的映像資料交給翻譯，讓其熟悉一下，并告訴翻譯本次會議大致的研討或者涉及的內(nèi)容。當(dāng)然為了商業(yè)秘密不外瀉，對翻譯必要的約束是應(yīng)該的——通常以書面形式約定在多長時間內(nèi)接觸機(jī)密的翻譯不得對外界透露，在此期間內(nèi)雇用方有權(quán)要求翻譯保密，并有權(quán)要求翻譯賠償由于泄密而帶來的損失。

■車輛調(diào)度

重要的國際性會議、行業(yè)重要會議、知名公司全球或者大區(qū)會議，參與者通常人數(shù)較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調(diào)度可能不成問題，如果在異地舉辦，那么車輛調(diào)度就值得好好研究。通常，異地舉辦會議基本上委托當(dāng)?shù)貙I(yè)機(jī)構(gòu)代理，車輛調(diào)度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會議舉辦地的車源問題。對于主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時間安排、預(yù)定的合理車輛數(shù)量、行走時間及線路等等。因此，主辦方應(yīng)該提前告訴代理方相對準(zhǔn)確的與會者抵達(dá)時間、人數(shù)、此時間段內(nèi)抵達(dá)客人的身份及車輛使用標(biāo)準(zhǔn)，并告訴代理方如果出現(xiàn)與預(yù)告情形不符時希望采取的彌補(bǔ)措施及愿意為此承擔(dān)的代價。

■健康保障

一般情形下，健康保障不需要列入會議或者展覽企劃。但對于特殊會議如有高齡知名學(xué)者、身體殘疾專家或者政府官員參加的一些會議，那么健康保障就應(yīng)該納入會議企劃內(nèi)。主要內(nèi)容包括舉辦地醫(yī)療信息的收集、特色?？品植?、急救車輛呼叫及費用支付辦法、常用藥品少量采購、無障礙通道及洗浴衛(wèi)生設(shè)備的改造等等。

■保險知識

組織展覽需要辦理保險。展覽會組織者一般不負(fù)責(zé)展出者展品的丟失、損壞和人員的傷亡事故，以及在展臺內(nèi)發(fā)生的第三者傷亡事故。因此，展出者需要自行安排保險。保險涉及投保險種、投保金額、投保期限等問題。保險不僅涉及展品和運輸，還涉及展臺人員、參觀者等。

展覽涉及的險種比一般人想象的多，包括展覽會取消險、展覽會推遲險、政治險、雇工責(zé)任險、運輸險、戰(zhàn)爭險、火險、盜竊險、破損險、人身傷害險、公眾責(zé)任險、人身事故險、個人財產(chǎn)丟失險、醫(yī)療保險等，名目繁多，比較冷僻的險種有展覽會附屬研討會主要發(fā)言人未出場險。但是，展出者沒有必要投保所有險種，根據(jù)規(guī)定和需要選擇險種投保。基本險包括展品、運輸、人身、第三者有關(guān)險種。展覽會組織者、運輸公司、施工管理部門等會規(guī)定了一些強(qiáng)制性的保險要求，這些規(guī)定應(yīng)予以執(zhí)行。此外，展出者可以根據(jù)自己的實際需要辦理其他險種。對于展出者，主要投保險以及辦理投保需要注意事項如下：展品和道具險，保期要包括運輸和展覽會過程。投保險種有展品的盜竊險、道具的火險等。

運輸險，為安排展品在動輸和展覽過程中的保險。在展品發(fā)運并取得提單后，按清冊價辦理保險手續(xù)。一般辦理一切險，并取得保險單。保險期從貨物在國內(nèi)倉庫發(fā)運至運回國內(nèi)倉庫止。分保業(yè)務(wù)可交由承保行辦理。其他險種根據(jù)強(qiáng)制性的保險要求以及實際需要視具體情況決定，比如戰(zhàn)爭險。在運輸途中貨物發(fā)生破損丟失，應(yīng)設(shè)法向事故責(zé)任方取得理賠單證。若無法取得理賠單證，則要求責(zé)任方寫證明書。受損方填寫受損報告書，連同索賠清單交承保公司辦理索賠手續(xù)。索賠期一般為一年。

第三者責(zé)任險，為防止施工期間施工人員的事故、防止參觀期間參觀者的意外傷害，比如展架倒塌壓傷參觀者，應(yīng)在展覽施工和展出期間投保第三者責(zé)任險。

展出人員險，包括醫(yī)保險、人身事故險、個人財產(chǎn)丟失險等。比如，飛機(jī)目前還未能達(dá)到百分之百的安全，因此，有些展出者為其展臺人員辦理乘坐飛機(jī)的人身險。這是在飛機(jī)票價內(nèi)的保險之外加辦的保險，萬一出現(xiàn)事故，事故受損方將獲航空公司和保險公司兩筆賠償。

保險應(yīng)當(dāng)是展覽業(yè)人士所掌握的業(yè)務(wù)，大部分展覽保險是展出者概括成運輸、施工等規(guī)定條款聽取保險公司建議后安排的。展出者一般可以使用有長期關(guān)系的保險公司。如果展覽會所在地有規(guī)定必須使用指定保險公司，在了解清楚后按規(guī)定辦。展覽會組織者通常會推薦可靠的保險公司。有些專業(yè)的展覽保險公司可以提供一攬子展覽保險。

如果展出者辦有長年保險，可以不再專門為展覽辦理保險。只需要將展覽保險納入長年保險范圍之內(nèi)既可，保險公司可能不會增加保險金。如果是集體展出組織者投保，如果有長業(yè)務(wù)關(guān)系，保險公司也可以提供優(yōu)惠標(biāo)準(zhǔn)。

集體展出組織者一般不會承擔(dān)保險費用，但是往往會統(tǒng)一辦理保險。集體辦理保險可以省去參展者精力，費用均攤標(biāo)準(zhǔn)也會低一些。

保險最重要的單證是受保險單。其他可能使用的單證有受損報告書。

■禮儀與迎送

對于會議而言，必要的禮儀顯得溫馨。禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡單培訓(xùn)、服裝道具準(zhǔn)備、禮儀執(zhí)行等。

值得注意的是禮儀的文化素質(zhì)及外語基本技能考察，而不能簡單看形體決定是否聘請，另外一點就是禮儀的個性是否符合工作要求。

各種主題的會議對禮儀的要求不一樣，學(xué)術(shù)性會議、政府性質(zhì)會議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形象，而銷售類會展則需要模特為企業(yè)及產(chǎn)品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業(yè)或產(chǎn)品的品質(zhì)形象要求一致。

■展覽禮儀企劃

展覽會以其獨具的專業(yè)性、針對性的特點逐漸成為國際、國內(nèi)企業(yè)直接面對客戶，展示自己的極好工具。與次同時一種新的禮儀文化隨之誕生，既展覽禮儀。展覽禮儀最早形成于40年代法國巴黎的一次展覽會，之后在70年代形成規(guī)模，并逐步向?qū)I(yè)化、正規(guī)化發(fā)展，80年代末90年代初，展覽禮儀在我國也逐步發(fā)展起來。

■展臺人員訓(xùn)練

為了保證良好的展出效率和效果，在配備展臺人員之后，必須對他們進(jìn)行培訓(xùn)。不論是臨時雇傭人員還是固定工作人員包括公司高級人員都應(yīng)當(dāng)接受培訓(xùn)。培訓(xùn)的目的是使展臺人員了解展出目的，掌握展臺工作技巧，培養(yǎng)合作及集體精神。

如果條件許可就安排比較正規(guī)的培訓(xùn)，至少要在開幕前進(jìn)行簡單的工作交代和技術(shù)指導(dǎo)。培訓(xùn)工作可以在選定展臺人員后即著手進(jìn)行。比較正規(guī)的培訓(xùn)形式包括籌備會或培訓(xùn)班，時間可以是半天至兩天，但地點要專門安排。要盡量使用教學(xué)輔助工具，比如投影儀、講義等。培訓(xùn)方法要盡量正規(guī)，越正規(guī)，越顯示組織者的重視，培訓(xùn)效果也就越好。若有主要負(fù)責(zé)人參加展覽，也應(yīng)參加訓(xùn)練，這對提高訓(xùn)練效果有利。

培訓(xùn)內(nèi)容要有系統(tǒng)，培訓(xùn)材料要編印成套。歐美一些國家的展覽行業(yè)協(xié)會、展覽研究機(jī)構(gòu)、展覽咨詢公司安排專門的展覽培訓(xùn)，有專門的展臺工作培訓(xùn)教材、錄像帶等，可以購買參考使用。培訓(xùn)教材應(yīng)該標(biāo)明秘密程度，培訓(xùn)內(nèi)容和步驟可以分為三部分：

1、情況介紹。包括人員介紹、籌備情況介紹、展出情況介紹等。情況介紹的目的是使展臺人員熟悉展出背景、環(huán)境和條件。

●首先相互自我介紹，培訓(xùn)者和接受培訓(xùn)者自我介紹，不僅要介紹姓名、工作，還要介紹在展覽方面的知識和經(jīng)驗。

●展出介紹，包括展覽會和展臺情況。展覽會情況，包括名稱、地點、展出日期、開館時間、場地平面、展館位置、出入口、辦公室、餐廳、廁所位置等，展臺情況包括展出意圖、展出目的、目標(biāo)觀眾、展臺位置、展臺序號、展臺布局、展出工作的整體安排等。

●展出活動介紹，包括記者招待會、開幕儀式、館日活動、貴賓接待活動等，并對展臺人員提出相應(yīng)的工作要求。展品介紹，要詳細(xì)介紹每一項展品，其性能、數(shù)據(jù)、用法、用途等。市場介紹，包括銷售規(guī)模、銷售渠道、規(guī)章制度、特點習(xí)慣和銷售價格等。

2、工作安排。向展臺人員布置展臺工作，并提出要求和標(biāo)準(zhǔn)，必須使展臺上的每一個人知道、理解展出目的；布置展臺工作，包括觀眾接待、貿(mào)易洽談、資料散發(fā)、公關(guān)工作、新聞工作以及后續(xù)工作等，進(jìn)行分工，提出要求；管理安排，包括工作時間、輪班安排、每日展臺會議、記錄管理等；行政安排，包括展臺人員的宿、膳、行、日程等安排。展出主要是為了成交，展臺工作準(zhǔn)備就是圍繞此開展，包括市場調(diào)研、準(zhǔn)備貨源、準(zhǔn)備產(chǎn)品資料、準(zhǔn)備貿(mào)易條款等。

3、技術(shù)訓(xùn)練。主要訓(xùn)練展臺的接待和推銷技巧。展臺工作與其他環(huán)境下的工作有所不同，即使是有經(jīng)驗的推銷人員也應(yīng)接受展臺技巧培訓(xùn)?？梢允褂媚M方式并應(yīng)準(zhǔn)備完善、系統(tǒng)的培訓(xùn)資料。另外，如果可能，要培養(yǎng)展臺人員認(rèn)真的工作態(tài)度、協(xié)作精神和集體感。

■秩序維護(hù)

對于會議或展覽而言，無不希望有良好的秩序。小型會議(特別是企業(yè)或者)的會議秩序基本不用控制，但大型會議及展覽，秩序的控制就顯得很重要。

大型會議可以采用代表證或者入場券方式控制，如果需要保密，代表證可以特制，印制有代表的數(shù)碼身份照片，會場入口設(shè)立保安；

展覽的控制比較復(fù)雜，因為展覽主辦者關(guān)注的和展商關(guān)注的不是同一個目標(biāo)。展覽主辦方需要控制的秩序，而展商需要的是信息最大化以及信息獲取的便利性。有些展覽附帶有展中會，還有的帶有技術(shù)交流或者論壇性質(zhì)，所以通常會對所有展商或者參展人員進(jìn)行身份及級別分類，以保證技術(shù)交流或者論壇不被外界或者無關(guān)的展商干擾?？刂频氖侄斡袔l形碼的參展證(需配備讀碼機(jī))、或者磁卡式代表證。為同時滿足展商信息最大化的需求，現(xiàn)在國外開始引入電子名片管理。

■資料快速收集利器——電子名片

傳統(tǒng)的展會上，少不了的是滿天飛的名片，參展商在每天展會結(jié)束后總要花上一兩個小時整理名片。想取代這些繁瑣，可以使用電子名片。

所謂電子名片，通常用磁卡或帶條形碼的材料制作——可以說是為參展商和參觀者特制的參展證。在簽發(fā)該證前，組委會會要求參展商或參觀者輸入個人資料，包括公司名稱、聯(lián)絡(luò)辦法、本人職銜、公司性質(zhì)和業(yè)務(wù)范圍等，然后把這些資料存入卡中。同時，組委會會購置這類磁卡或條形碼的讀取設(shè)備供出租，參展商可以自由選擇租用與否。參展商租用設(shè)備后，只需把設(shè)備連接到自己的電腦上就可以開始使用。買家需要把名片給參展商時，只需要把存有自己資料的入場證在讀取設(shè)備上劃過，所有資料就會在眨眼間被傳輸?shù)絽⒄股痰碾娔X里。參展商還可以把雙方談話的要點記錄在相應(yīng)備注欄里，做到十分有條理地管理買家資料。

盡管這些設(shè)備比較昂貴，但可以由展會組委會統(tǒng)一購買、重復(fù)使用，參展商只需付出較低的價格向組委會租用，十分實惠和方便。如果每個參展商及買家都使用電子名片，展覽會甚至可以像地下鐵路入口那樣管理而且可以準(zhǔn)確的記錄入場人數(shù)。

■會展考察/旅游

實際上，會展考察或者旅游大都是為嘉賓特別安排的、具有公關(guān)性質(zhì)的行為，當(dāng)然不排除部分行為是真正的商務(wù)考察(為獲取行業(yè)或者相關(guān)行業(yè)信息而舉行的市場調(diào)研性質(zhì)的動作)。

1、真正的商務(wù)考察：此類商務(wù)考察實際上主辦者已經(jīng)作好安排，需要會展中介公司提供的服務(wù)只是目的地住宿餐飲預(yù)定與安排、交通工具、司乘人員及向?qū)В赡艿脑捫枰薪楣緟f(xié)助解決媒介邀請及映像資料攝制。中介公司的職能大體等同于主辦者的前導(dǎo)服務(wù)及后勤保障部門。

2、會展旅游：一般而言，會展旅游基本安排短線旅行，旅程很少離開會展舉辦地500公里以上，時間不會超過48小時(大多數(shù)為24小時以內(nèi))。少數(shù)旅程可能超過1000公里以上，時間可以長達(dá)一周——甚至可以跨國旅行。此時中介公司的作用就相當(dāng)于旅行社，將提供線路咨詢、線路包價購買、導(dǎo)游、景點票務(wù)、車輛、住宿餐飲安排、旅游保險購買、落實異地返程票務(wù)等服務(wù)。

■展覽設(shè)計

如果說展覽是一臺戲，展覽設(shè)計就是戲劇的主題思想。有的時候展商可以自己提出總體要求，而有的時候，展商可能沒有提煉，需要展商與中介公司溝通后共同制定。

現(xiàn)在國內(nèi)的展覽設(shè)計基本上還處于抄襲國外展覽設(shè)計的階段，可使用的材料及展商愿意承受的成本也與國際相差甚遠(yuǎn)，所以在設(shè)計上一般都要考慮成本，其次再考慮創(chuàng)意。

設(shè)計的基本框架應(yīng)根據(jù)展商的行業(yè)屬性、展出參觀者群體、展覽場地背景以及空間設(shè)定，露天展覽在選材上還要考慮氣候及安全因素。

展覽設(shè)計在造型選擇上是幾乎無限的，以下是一些經(jīng)驗總結(jié)：

1、造型要考慮展位利用率的最大化；

2、造型要考慮人流心理及流向；

3、造型應(yīng)當(dāng)符合參觀對象的審美導(dǎo)向；

4、造型要考慮施工難度及成本因素；

5、造型還要考慮安全性。

在展覽設(shè)計上，材料的使用與選擇也是關(guān)鍵。有些展覽類別需要沉穩(wěn)，而有點展覽需要活潑，有的需要展現(xiàn)科技，有的需要顯示環(huán)保，還有的需要表現(xiàn)藝術(shù)或者人文或者社會公益，總之，表現(xiàn)的主題對材質(zhì)的選擇是個考驗，在這方面，會展中介機(jī)構(gòu)比展商有專業(yè)優(yōu)勢?，F(xiàn)代科技發(fā)展很快，新材料、新光源、新媒體層出不窮，而中介公司除可以敏銳的為展商提供展覽設(shè)計趨勢及對象的審美導(dǎo)向外，更可以為展商提供成本節(jié)約方法。

■產(chǎn)品展位裝潢及展具使用

盡管中國產(chǎn)品一向以價廉物美著稱，但不可否認(rèn)在整體形象上仍上不了檔次。許多廠家除了在產(chǎn)品的設(shè)計和裝潢包裝上下工夫外，往往忽略了參展時展位的裝飾——這也會對產(chǎn)品形象產(chǎn)生影響。

在一些著名展會里，國內(nèi)企業(yè)的攤位很多仍停留在“三板一桌加兩凳”的水平，呆板且毫無新意。據(jù)統(tǒng)計，在大型展覽里，過半數(shù)的參觀買家在展場停留的時間不足8小時。而很多國外企業(yè)卻能有效地吸引這些買家，在短短的時間內(nèi)令買家對自己的產(chǎn)品留下深刻印象。這除了由于產(chǎn)品質(zhì)量過硬，設(shè)計新穎外，別出心裁的攤位設(shè)計和裝潢功不可沒。

現(xiàn)在流行的展示用具主要有3大類：一次性使用展具、循環(huán)便攜式展具及循環(huán)租用式展具。

一次性使用展具一般是由較有實力和較具創(chuàng)意的展覽工程公司為客戶度身訂造，所選材料多為木制品，優(yōu)點是可因地制宜，通過千變?nèi)f化甚至超越想象，隨心所欲的造型來充分體現(xiàn)企業(yè)和產(chǎn)品的形象。但其不足之處是一旦成形就不易改變，而且單次使用價格較高，通常不可多次使用。

循環(huán)租用式展具通常由于材料昂貴，使用者并不必?fù)碛衅鞑牡奈餀?quán)，可向?qū)I(yè)展覽工程公司租用。優(yōu)點是結(jié)構(gòu)堅固，器材耐用，通過鋼制支架拼制造型，在三維視覺上豐富多變而且可隨時更改，即使在同一次展會里亦可每日變樣，不足之處是價格較高，不易攜帶。

最普遍使用的要數(shù)循環(huán)便攜式展具。這種展具一般采用可折疊的支架輔以噴涂精美的宣傳圖片，既有流暢的整體線條而不必拘于傳統(tǒng)的三面圍板式結(jié)構(gòu)，能較突出地體現(xiàn)公司形象和傳遞產(chǎn)品信息。這種展具優(yōu)點是價格相宜，便于攜帶，標(biāo)準(zhǔn)的展具拆卸折疊后一人就可以進(jìn)行搬運，十分適合長途運輸。外觀上，它還可以在結(jié)構(gòu)允許范圍內(nèi)改變開頭也可以通過更新宣傳圖片以配合新產(chǎn)品。不足之處是變化不及其它兩種器材多樣化?？偟膩碚f，對國內(nèi)一般廠家參展來說，較適合使用第3種便攜式展示用具，只需不多的投入就可打破傳統(tǒng)的形象宣傳方式，而且可循使用。

■展臺搭建有什么要注意的？

成千上萬的觀眾涌進(jìn)展覽會，看到的是各家廠商各具風(fēng)格的展臺，那多姿多彩的場面常常使人目不暇接。他們幾乎不能想象，就在展覽會開始之前，這里還是一片“有計劃、有組織的”的混亂，運輸車輛橫七豎八，卡車司機(jī)忙著對號入座，參展商等候著自己貨物的到來。展覽會貨運的重頭戲首先是按時地搭建和拆除展臺，這一任務(wù)非行家里手不能勝任。

多種多樣的展覽會有各種不同的展品，天上飛的、直升機(jī)、地上跑的活動物均可入主展覽場地，那么對展覽會貨運也就有相應(yīng)不同的要求。參展商應(yīng)根據(jù)貨物的內(nèi)容和數(shù)量確定是使用自己的還是租用運輸裝卸器械，或者干脆委托搬運公司。他們可以在展覽專業(yè)代理商那里得到很多有用的建議，因為后者負(fù)責(zé)搭建過程和協(xié)調(diào)工作，比如在許多供貨商同時來到的時候安排先后順序，他們還出租人力和器械。

對展覽會展臺搭建來說一般有兩種裝卸的可能。首先一種是直接裝卸，就是說按照搭建日期把卡車直接開到展廳里，由展覽代理商負(fù)責(zé)卸貨和中間儲存。由于參展商自己不必操心這一環(huán)節(jié)，可以節(jié)約一些相應(yīng)的費用。另外那些易破損物品如玻璃或大理石板等只須一次搬運即可。采用這種方式應(yīng)注意，時間預(yù)算要打得寬松一些，要考慮到種種延誤的可能性，例如：交通阻塞或事故等等。如果數(shù)量較小或是提前送貨，則最好集中運輸。在開始搭建之前，貨物應(yīng)運抵展覽代理商處，由他們暫時儲存貨物，并按照規(guī)定的時間運到展臺位置。需要注意的是，笨重的、占地多的物品最好先行運入現(xiàn)場，一般在展館內(nèi)可以安排一輛汽車起重機(jī)，以便吊卸這些展品，但是如果展臺搭建過半，這樣的機(jī)器就難有用武之地了。

■小展位參展如何引人注目

由于參展企業(yè)自身規(guī)模、資金能力等限制，有時參展只能購買小的展位。通常小展位要想引人注意不是件容易的事。那么小展位如何吸引來觀眾的目光呢？

●使用燈光，盡可能使小展位“耀眼”起來。大部分展覽中心提供參展商天花板聚光燈，否則可租用便攜式照明系統(tǒng)。根據(jù)產(chǎn)業(yè)調(diào)查，照明可將展覽品認(rèn)識度提高30％—50％。

●強(qiáng)調(diào)設(shè)計，突出視覺效應(yīng)。大企業(yè)通常是采用傳統(tǒng)方式展覽，并且依賴大規(guī)模場地，所以小企業(yè)應(yīng)該以新穎的設(shè)計來凸顯自己的小展位。

●依展位大小選擇合適的展示用品及有代表性的產(chǎn)品，避免過度擁擠或稀松。

●善于利用組合式展覽用具，避免用低廉的展覽道具，應(yīng)該給人“小而精”的感覺，把展位裝潢得有品位。

●使用少量且較大的圖片，創(chuàng)造出強(qiáng)烈的視覺效果——圖片一定要精美，構(gòu)圖應(yīng)該是舒適而不失搶眼，創(chuàng)意而不顯凌亂，還有太過密集或太小的圖片皆不易讀取，同時，限制文字的使用。而且要將圖片放在視線以上，圖片應(yīng)在自壁板120cm以上的地方開始放置。

●在保證企業(yè)vi得到忠實的原則下，展位裝飾使用大膽搶眼的顏色。這樣從較遠(yuǎn)距離即可凸顯出來，避免易融入背景的中性顏色。

●成立完整服務(wù)式展覽展位，熱情接待來到展位的參觀者，對他們有問必答。如果僅僅將手冊、傳單、贈品和樣品擺放在桌上任參觀者自己索取而不主動詢問，不但無法實現(xiàn)商家與觀眾的互動，也非參展的目的。

第二篇：會議及展覽策劃完整意向書

會議及展覽策劃完整意向書

Letter Of Intent For Conference And Exhibition Planning

會議及展覽策劃完整意向書

■預(yù)算

會議及展覽的預(yù)算不是一個概念。通常而言，會議預(yù)算包括以下幾個方面：

1、交通費用

交通費用可以細(xì)分為：

（1）、出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機(jī)場、碼頭至住宿地的交通

（2）、會議期間交通費用——主要是會務(wù)地交通費用，包括住宿地至?xí)慕煌?、會所到餐飲地點的交通、會所到商務(wù)交際場地的交通、商務(wù)考察交通以及其他與會人員可能使用的預(yù)定交通。

（3）、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機(jī)場、車站、港口交通費用。

2、會議室/廳費用

前言：活動方案指的是為某一次活動所指定的書面計劃，具體行動實施辦法細(xì)則、步驟等。對具體將要進(jìn)行的活動進(jìn)行書面的計劃，對每個步驟的詳細(xì)分析研究，以確定活動的順利，圓滿進(jìn)行。便于學(xué)習(xí)和使用，本文下載后內(nèi)容可隨意修改調(diào)整及打印。

具體可細(xì)分為：

（1）、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、主席臺、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席臺發(fā)言線路時也可能需要另外的預(yù)算。

（2）、會議設(shè)施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統(tǒng)、會場展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費用。值得注意的是，在租賃時應(yīng)對設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通?？上?qū)I(yè)的會議服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進(jìn)行。另外，這些會議設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。

（3）、會場布置費用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會議服務(wù)商協(xié)商。

（4）、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等?；谶@些支持均為臨時性質(zhì)，如果會議主辦方分別尋找這些行業(yè)

支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業(yè)會議服務(wù)商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。

對于這些單項服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項要求，并單獨簽訂服務(wù)協(xié)議。

3、住宿費用

住宿的費用應(yīng)該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業(yè)的會展服務(wù)商通常能獲得較好的折扣。

正常的住宿費除與酒店星級標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房內(nèi)開放的服務(wù)項目有關(guān)——譬如客房內(nèi)的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開放有關(guān)。會議主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開放的服務(wù)項目及范圍。

4、餐飲費用

會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很復(fù)雜，這取決于會議議程需要及會議目的。

（1）、早餐

早餐通常是自助餐，當(dāng)然也可以采取圍桌式就餐，費用按人數(shù)計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預(yù)備，所以預(yù)計就餐人數(shù)不得與實際就餐人數(shù)相差到 15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數(shù)結(jié)算——而改為按預(yù)定人數(shù)收取費用）

（2）、中餐及午餐

中餐及午餐基本屬于正餐，可以采取人數(shù)預(yù)算——自助餐形式，按桌預(yù)算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行采購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數(shù)量的服務(wù)費用。

（3）、酒水及服務(wù)費

通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務(wù)費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上加收 15％左右的服務(wù)費。

（4）、會場茶歇

此項費用基本上是按人數(shù)預(yù)算的，預(yù)算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務(wù)人員費用，如果主辦方需要非程序服務(wù)，可能需要而外的預(yù)算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。

（5）、聯(lián)誼酒會/舞會

事實上，聯(lián)誼酒會/舞會的預(yù)算可能比單獨的宴會復(fù)雜，宴會只要設(shè)定好餐標(biāo)與規(guī)模，預(yù)算很容易計算。但酒會/舞會的預(yù)算設(shè)計到場地與節(jié)目支持，其預(yù)算可能需要比較長的時間確認(rèn)：

6、視聽設(shè)備

除非在室外進(jìn)行，否則視聽設(shè)備的費用通?？梢院雎浴Ｈ绻麨榱斯碴P(guān)系效果而不得不在室外進(jìn)行，視聽設(shè)備的預(yù)算就比較復(fù)雜，包括：

●設(shè)備本身的租賃費用，通常按天計算

●設(shè)備的運輸、安裝調(diào)試及控制技術(shù)人員支持費用，可讓會展服務(wù)商代理

●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委托代理

c、演員及節(jié)目

通?？梢赃x定節(jié)目后按場次計算——預(yù)算金額通常與節(jié)目表演難度及參與人數(shù)正相關(guān)。在適宜地點如果有固定的演出，那預(yù)算就很簡單，與觀看表演的人數(shù)正相關(guān)——專場或包場除外。

d、其他——點心、水果及調(diào)制色酒

5、雜費

雜費是指會展過程中一些臨時性安排產(chǎn)生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀(jì)念品、模特與禮儀服務(wù)、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務(wù)、臨時保健、翻譯與向?qū)А⑴R時商務(wù)用車、匯兌等等。雜費的預(yù)算很難計劃，通?？梢栽跁?wù)費用預(yù)算中增列不可預(yù)見費用作為機(jī)動處理。

那么，展覽的預(yù)算與會議預(yù)算相比有什么不同呢？

展覽預(yù)算與會議預(yù)算有相同的地方，也有不同的地方——

相同的地方：住宿費、餐飲費、商務(wù)考察費用（如果有考察計劃的話）。

不同的地方：展覽場地租賃、展覽布置、展品運輸與倉儲、小型新聞發(fā)布會或者酒會。

展覽場地租賃：如果展覽在固定的展覽場地進(jìn)行，那么展覽場地的租賃預(yù)算通常按展位計算。國際標(biāo)準(zhǔn)展位面積通常為 3mx3m,隔斷高度在 2.3m 至 2.5m 之間。標(biāo)配設(shè)施有射燈、椅子、資料桌、電源。展館業(yè)主通常有下列設(shè)備可供租賃：展布支架、視聽設(shè)備、多媒體設(shè)備、裝飾用品、小型搬運工具等。

如果是在其他公共場所舉辦展覽（譬如市政廣場或者體育場所等），那么場地租賃的預(yù)算就很難預(yù)測了——通常面議，按日計算，價格與場地人流集中度及展覽時間（是否重要假日等）有關(guān)。

■邀請

不管什么樣的會議或者展覽，主辦者當(dāng)然希望適宜的對象（客戶）參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理、確認(rèn)通知等 3 個程序。

信息發(fā)布——從媒體上分有印刷品（包括邀請信函、組織文件、會議通知）、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發(fā)布包括主題、時間、地點（暫定或者候選）、主要議程及安排、費用及標(biāo)準(zhǔn)等等，有些還附送會議（展）企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。

回執(zhí)——對于主辦者來說，回執(zhí)是對會展企劃活動成功與否的判定標(biāo)志之一?；貓?zhí)收到后，通常需要統(tǒng)計（在這之前，需要提醒的是回執(zhí)單的設(shè)計非常重要，應(yīng)當(dāng)是合理且圓滿的，應(yīng)當(dāng)包括如下信息——明確的人數(shù)、職務(wù)、性別、聯(lián)系方式、預(yù)計到達(dá)目的地時間、迎送要求等等）、確認(rèn)回執(zhí)有效（通常以會務(wù)費用是否交納為標(biāo)志），接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執(zhí)確認(rèn)即確認(rèn)通知可以在這一切完成后發(fā)出?；貓?zhí)可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網(wǎng)路回執(zhí)或者電話均可?；貓?zhí)需要注意的是，如果會展課題允許，應(yīng)該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習(xí)慣、住宿要求等，如果回執(zhí)清楚，那么對會展的有序安排會起到很大幫助。

確認(rèn)通知——如果會務(wù)費用確認(rèn)或者有其他方式可以確認(rèn)，可以發(fā)出確認(rèn)通知。同時發(fā)出的應(yīng)該還有會展的確切地點、時間、議程、簽到程序及會展注意事項等。

■簽到與入住安排

如果是小型商務(wù)會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型會議或者展覽，那么簽到就是一項復(fù)雜的工作。

通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。大型會議如果想要簽到過程不出現(xiàn)混亂，必要的流程及準(zhǔn)備是必須的——回執(zhí)統(tǒng)計表、簽到表格、引導(dǎo)及協(xié)助人員、住宿賓館準(zhǔn)確的房間數(shù)量及房間號、房間分配表、鑰匙、標(biāo)明入住者姓名及房號的小信封（內(nèi)裝客房鑰匙，通常酒店可以提供）、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議（展覽）須知、會議（展覽）詳細(xì)日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標(biāo)準(zhǔn)、返程預(yù)定及確認(rèn)、會務(wù)交通使用方式及付費標(biāo)準(zhǔn)等等。如果可能，盡量使用計算機(jī)作簽到。一般情況下，簽到服務(wù)人員應(yīng)該不少于 6 人——工作時間應(yīng)該根據(jù)會展參與人員抵達(dá)時間合理分配。

如果事先將回執(zhí)的項目設(shè)計得很周全，對于簽到及入住安排有很大幫助。

■餐飲安排

一般而言，展覽不統(tǒng)一安排餐飲（特邀嘉賓或者重要客戶除外），會議通常統(tǒng)一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。

統(tǒng)一安排餐飲的會議，對于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發(fā)餐券控制（很多酒店對于自助餐的開設(shè)有就餐人數(shù)的最低要求），可以事先制訂餐標(biāo)及餐譜，嚴(yán)格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。圍桌式餐飲安排比較復(fù)雜——特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時間、每桌人數(shù)、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習(xí)慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況，不能讓就餐者出現(xiàn)健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐，可采取那桌夠人數(shù)那桌開席的做法，以保證就餐者的權(quán)益。

■交際/酒會

交際/酒會一般需要細(xì)心策劃。酒會的目的是加強(qiáng)公共關(guān)系及客戶感情聯(lián)誼，所以氛圍十分重要。

交際/酒會通常在一個環(huán)境相對封閉且有特色的地方舉行。涉及的環(huán)節(jié)有：樂隊（或者音響、音源）、節(jié)目及演員、節(jié)目單、酒水、水果、點心、燒烤食品、道具、燒烤用具、司儀、交通工具、天氣預(yù)報、重點：場地、節(jié)目、司儀、安全保障、服務(wù)程序。

由于酒會的規(guī)模及目的不同，沒有完整的標(biāo)準(zhǔn)酒會模式，只能借鑒一些已經(jīng)舉辦過的酒會實例。

■新聞發(fā)布會

新聞發(fā)布會議形式包括記者招待會、新聞發(fā)布會、酒會等。一般來說，酒會更自由、隨意一些，非正式一些，氣氛也相對輕松一些，它可以單獨召開，也可以附屬于其它形式，比如，有的在招待會后舉行酒會或茶會。記者招待會一般是專題性的，以“答記者問”為主要特色。另外，新聞發(fā)布會由公關(guān)負(fù)責(zé)人執(zhí)行即可，而記者招待會一般有更高層次官員出席。在這些形式中，最為常見的是新聞發(fā)布會。

新聞發(fā)布會要素：

●目的 ●信息發(fā)布的目標(biāo)受眾

●擬邀請對象

●發(fā)布會規(guī)模

新聞發(fā)布會涉及到的事情大同小異，一般來說，包括這幾大部分：

1、活動策劃與主題確定

2、節(jié)目策劃與議程安排

3、資料準(zhǔn)備

4、與會人員邀請、溝通與確定

5、時間、場地落實與場景布置

6、產(chǎn)品展示、演示與信息發(fā)布

7、現(xiàn)場氣氛控制

一、清楚發(fā)布會所要達(dá)成的目標(biāo)，發(fā)布會的類型，以確定其規(guī)格、方向和基本風(fēng)格。

大體上，新聞發(fā)布會可以分為如下幾個類別，而且風(fēng)格也基本沿用下述套路：

1、政治性——嚴(yán)肅感

2、高科技產(chǎn)品類——正規(guī)中帶有活潑

3、農(nóng)業(yè)類別——親切、環(huán)保

4、文化類別——文化感、歷史感

5、一般工業(yè)品——科技感、品質(zhì)感

6、娛樂類——活潑，前衛(wèi)

7、時尚產(chǎn)品——經(jīng)典中帶有時代氣息

8、工藝品類——經(jīng)典、古拙

9、其他類別——相應(yīng)的風(fēng)格

二、成立籌委會，組織相關(guān)的人員，確定組織、人員保障。

一個發(fā)布會牽涉到方方面面，各項工作相互鏈接，相互聯(lián)系，彼此交叉，必須統(tǒng)籌安排，多管齊下，同時進(jìn)行，僅憑一己之力，殊難完成。

建立組織的原則：一是“專業(yè)原則”，專業(yè)的人做專業(yè)的事，知人善任。比如，經(jīng)銷商的溝通，市場銷售部門是對口部門。其中，專家、官員溝通一般要公關(guān)負(fù)責(zé)人、企業(yè)高層出面，不另設(shè)組。新聞界的溝通與資料的準(zhǔn)備都是公關(guān)部門人員的專業(yè)特長，故新聞界的溝通也不另設(shè)組；二是“平衡原則”，因事設(shè)組，每個組的工作量相對平衡；三是“分工原則”，分工應(yīng)該明確，職責(zé)分明，以防止互相推委的現(xiàn)象，另外，隸屬分工和橫向協(xié)作都要明確；四是“扁平原則”，一般在大型的活動中有多層次的“金字塔”結(jié)構(gòu)，但在中型的活動中，不宜層級大多，以保證靈活機(jī)動，人員不要太多，精干、高效為要；五是“制度原則”，盡管是臨時性組織，但一旦加入組織機(jī)構(gòu)，人員就應(yīng)受規(guī)章制度的約束。

發(fā)布會通常牽涉到各個部門，一般來說，公司或組織得高層及分管副總會在籌委會中擔(dān)任一定的職務(wù)。公司高層，甚至于最

高領(lǐng)導(dǎo)人會有些講話和表態(tài)。在整個活動中，相關(guān)部門人員的工作可能在時間上會與其日常工作相沖突，贏得各個部門的理解和支持很重要。

籌辦新聞發(fā)布會，牽扯的精力和時間比較多，條件許可的話，應(yīng)該請專業(yè)公司代理。

三、確定時間、流程與目標(biāo)管理，并做好反饋、調(diào)整。

時間的控制，一般以時間進(jìn)度表（倒計時）的方式來表現(xiàn)。注意在安排的時間上要合理,同時要留有余地，一般來說,前面的時間、進(jìn)度要安排得緊湊一些，保證后面有時間來調(diào)整、完善。

整個活動是一個系統(tǒng)工程，流程管理是指在活動中各項工作內(nèi)容之間的相互銜接、協(xié)調(diào)和配合關(guān)系及其有機(jī)組合的過程管理。比如在活動中，主題內(nèi)容、意義確定才能確定議程、規(guī)格，規(guī)模、規(guī)格確定才能確定人數(shù)，人數(shù)確定才能落實場地，場地落實才能現(xiàn)場布置等等。流程管理使總協(xié)調(diào)人對于整個活動的各個部分有著清晰的認(rèn)識，便于找出工作的關(guān)鍵點、重點、難點，一般以程序框圖表現(xiàn)。

四、活動策劃、確定活動主題。

活動策劃主要包括如下內(nèi)容：

1、會議議程策劃安排大多數(shù)發(fā)布會整個過程就是講話，念稿件，例行演示。實際上，盡管發(fā)布會是一個正式的會議，但可以做得更活躍一些，尤其是會議的開幕。

在會議議程安排時，注意緊湊、連貫，從實踐來看，一般控制在一到兩個小時為宜。特別是發(fā)言的時間，演講稿件字?jǐn)?shù)應(yīng)該控制在把問題講清楚的長度，不宜太長，也不宜太短，實踐中，15 分鐘到 20 分鐘之間比較合適。

2、主題策劃發(fā)布會的主題，可以有多種取法，常見的是在主題中直接出現(xiàn)““秘書工作”發(fā)布會”字樣，也有的有一個大的主題，下面為正題，也有兩者的結(jié)合。

另外，按照國家新聞出版有關(guān)部門的規(guī)定，凡是主題中有“新聞”字樣的發(fā)布會，須經(jīng)國家新聞出版部門的審批。一般來說，實踐中，很多企業(yè)略去“新聞”字樣，采用其它稱法。

確定參會人員是一項很重要的工作，也是一個變化較多的因素，而它的變化將影響到整個發(fā)布會的規(guī)格與規(guī)模，進(jìn)而影響發(fā)布會的各個因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影響規(guī)格，或者方便起見，會議地點或會議的一部分內(nèi)容改為機(jī)場、貴賓室進(jìn)行，或者時間調(diào)整等。因此，這是總協(xié)調(diào)工作控制的“關(guān)鍵點”，宜重點來抓。

參會人員的選擇上，服務(wù)發(fā)布內(nèi)容需要的原則，選擇相關(guān)性強(qiáng)的人員參加。一般來說，官員都選擇講話較有份量的人物，而專家則是在該領(lǐng)域有建樹或名氣大的人。

新聞記者則是發(fā)布會的重頭，一般來說，先造一份擬邀請的名單，提前一周時間發(fā)出邀請函，然后電話落實。時間較突然的新聞事件可以采用電話和傳真的方式。落實好后做好分類的統(tǒng)計工作。

五、擬定活動策劃案和具體操作方案。

活動策劃案是指導(dǎo)整個活動的戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)文本，供策劃活動用。一般來說，會議核心成員才提供。

具體操作方案則是用于企業(yè)內(nèi)部或者協(xié)助代理公關(guān)公司，指導(dǎo)整個活動的具體操作，一般比較詳細(xì)，具體到每一個人每一步，甚至具體到胸卡的內(nèi)容，時間上具體到分鐘。一般會議人員人手一份。

六、新聞通稿及相關(guān)資料準(zhǔn)備提供給媒體的資料，一般以廣告手提袋或文件袋的形式，整理妥當(dāng)，按順序擺放，再在新聞發(fā)布會前發(fā)放給新聞媒體，順序依次為：

1、會議議程

2、新聞通稿

3、演講發(fā)言稿

4、公司/組織宣傳冊

5、有關(guān)圖片

6、紀(jì)念品（或紀(jì)念品領(lǐng)用券）

7、企業(yè)新聞負(fù)責(zé)人名片（新聞發(fā)布后進(jìn)一步采訪、新聞發(fā)表后寄達(dá)聯(lián)絡(luò)）

新聞通稿包括如下：

1、消息稿。字?jǐn)?shù)較短，一般在 1000 字以內(nèi)，發(fā)布起來快，有的媒體在發(fā)布會結(jié)束不到一小時就已經(jīng)出版。

2、通訊稿。篇幅較長，內(nèi)容充實，一般是深度分析，重點報道。消息不能講清楚的背景等問題可以進(jìn)行詳細(xì)闡述。消息一般是一篇即可，通訊稿則可以從不同角度提供多篇，也可以以答記者問的形式表現(xiàn)。

3、背景材料。

4、圖片資料。

以上資料一般以書面形式提供，也可以另外附電腦光盤、軟盤的形式。

5、重要發(fā)言。對新聞記者有用的發(fā)言稿。比如，企業(yè)最高負(fù)責(zé)人的發(fā)言，技術(shù)、營銷分管領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言等，有些有新聞價值的代表的發(fā)言也可以列入新聞記者的資料中，但是以對記者報道有益為標(biāo)準(zhǔn)。

6、公司或組織的宣傳冊。

7、參會重要人物、知名人士材料。

七、時間選擇與場地落實、現(xiàn)場布置。

時間選擇在新聞策劃中是一種藝術(shù)，發(fā)布時機(jī)選擇不同，效果迥異。

企業(yè)發(fā)布會有時要避開重大的事件、會議，比如“兩會期間”版面較緊張，記者也大多有安排，時間上不能保證。有時則要趨近于某些時機(jī)，比如相關(guān)性大的時候，起到借勢的效果。

另外，在時間上，一般選擇人們?nèi)菀子浧鸬娜兆?，如?jié)日，一月之月初、月末，也要避開一些禁忌日。如果是星期六、星期天或其他節(jié)假日，可以考慮在下午進(jìn)行。

場地的選擇上，一般綜合考慮以下幾點：

一、是品位與風(fēng)格。

場地可以選擇戶外，也可以選擇在室內(nèi)，但以室內(nèi)為常見。因為各方面的配套好一些。

酒店有不同的星級，從此次發(fā)布會來看，選擇五星級或四星級是可以的。

另外，非正式的會議，或離自然、健康較近的產(chǎn)品屬性，可以選擇在避暑山莊等地召開。

酒店也有不同的風(fēng)格，不同的定位，選擇酒店的風(fēng)格要注意與發(fā)布會的內(nèi)容相統(tǒng)一。

二、是實用性與經(jīng)濟(jì)性。

會議廳容納人數(shù)？主席臺的大?。客队霸O(shè)備、電源？布景、胸部麥克風(fēng)、遠(yuǎn)程麥克風(fēng)？相關(guān)服務(wù)如何？住宿、酒品、食物、飲料的提供？價錢是否合理？有沒有空間的浪費？等等，這些都要考慮。

三、是方便性。

離主要媒體、重要人物的遠(yuǎn)近，交通是否便利，泊車是否方便？

現(xiàn)場布置包括：

1、背景布置。主題背景板，內(nèi)容含主題、會議日期，有的會寫上召開城市，顏色、字體注意美觀大方，顏色可以企業(yè) vi 為基準(zhǔn)。

2、酒店外圍布置，如酒店外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等，各個酒店有所不同，有的允許，有的不允許。

3、席位擺放。

擺放方式：發(fā)布會一般是主席臺加下面的課桌式擺放，有的非正式、討論性質(zhì)的會議是圓桌擺放式。注意確定主席臺人員。不過，現(xiàn)在很多會議采用主席臺只有主持人位和發(fā)言席，貴賓坐于下面的 些方面；其次，要在事前準(zhǔn)備好備選方案；再次，注意積累現(xiàn)場的靈活應(yīng)變的處理技巧。

對于前來的官員、經(jīng)銷商要有人陪同和溝通，對于前來的記者，應(yīng)該一視同仁，不能對 a 媒體公開某些情況而對 b 媒體則保密。對于記者個人挖掘的新聞一般不宜轉(zhuǎn)告他人。

在氣氛的控制上，總協(xié)調(diào)人處于一個平衡的“重心”上，氣氛輕松活潑，與會者的心情也會舒暢。另外一個重要因素是主持人，如果是自己主持則會好一些，但往往是分身乏術(shù)，因此在發(fā)布會中，需要提前安排好一些事情，事先要與主持充分溝通，讓他（她）對整個會議的風(fēng)格有個大致的了解與把握。

在產(chǎn)品的演示講解過程中，可以用一些現(xiàn)代科技手段，結(jié)合做好的示意圖、三維圖形、錄相、幻燈片等，以助與會者的理解。

答記者問上，一般來說，由一位主答人負(fù)責(zé)回答，必要時，如涉及到專業(yè)性強(qiáng)的問題，由他人輔助。

在國內(nèi)，大多數(shù)記者不會提惡意刁難的問題，有時連善意刁難的問題都少涉及到，往往覺得太不精彩。事實上，提問能夠反映記者對會議內(nèi)容理解、把握的廣度和深度，是記者站在大眾的立場提出爭議點、重點、難點和大眾關(guān)心的“點”，更有助于傳播。

發(fā)布會前一般會準(zhǔn)備記者答問備忘提綱，并在事先取得一致意見，尤其是主答和輔助答問者要取得共識。

在發(fā)布會的過程中，對于記者的提問應(yīng)該認(rèn)真作答，對于無關(guān)或過長的提問則可以委婉禮貌地制止，對于涉及到企業(yè)秘密的問題，有的可以直接、禮貌地告訴它是企業(yè)機(jī)密，一般來說，記者也可以理解，有的則可以委婉作答。不宜采取“無可奉告”的方式。對于復(fù)雜而需要大量的解釋的問題，可以先簡單答出要點，邀請其在會后探討。

整個會議應(yīng)有正式的結(jié)尾。如果發(fā)布會安排在晚餐或午餐前結(jié)束，則應(yīng)該有酒會或自助宴會等，在會議結(jié)束時，由主持人通知時間與地點。

發(fā)布會后，宴會前，一般在貴賓室安排更深入的采訪。

■研討會議

研討型會議通常專業(yè)性較強(qiáng)，參與的人數(shù)不是很多，除非是行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)討論，一般不會超過 100 人。這類研討會的關(guān)鍵點是會場及地點選擇。

會場——除一般性的主會場外，通常需要一些小型會所以便分組討論。主會場的布置除保留主持人外，其他座位應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)平等精神，發(fā)言用的麥克風(fēng)應(yīng)該每個座位都有——除非人數(shù)小于 15人。

關(guān)于地點，通常選擇相對封閉、安靜、利于保密的地點，最好能在郊區(qū)環(huán)境優(yōu)美會所——應(yīng)當(dāng)滿足夜間娛樂休閑、團(tuán)隊精神訓(xùn)練、場景變換、交通相對方便等要求。

■培訓(xùn)會議

培訓(xùn)會議也是專業(yè)型會議，通常是企業(yè)內(nèi)部或者教育部門舉辦。除帶有研討性質(zhì)外，更多的是技能交流及知識傳授，所以培訓(xùn)會議對場地的要求相對較高——除了一般的封閉式會場外，應(yīng)該還有各類拓展訓(xùn)練設(shè)施或者場地，可能的話還應(yīng)該有高品質(zhì)的休閑放松場地。培訓(xùn)會議的關(guān)鍵點：場地、培訓(xùn)設(shè)施及培訓(xùn)師。

■社團(tuán)會議

社團(tuán)會議通常為純會議，往往需要發(fā)布一些宣言或者決議之類的書面信息。所以社團(tuán)會議經(jīng)常配合新聞發(fā)布會舉行。舉行此類會議，表決設(shè)施、現(xiàn)場會員排序及會場控制是關(guān)鍵。作預(yù)算的時候應(yīng)當(dāng)考慮新聞傳媒成本——包括記者的邀請、交通、住宿及餐飲安排等。

■公益性/技術(shù)性論壇

此類會議多為公開性會議，系列分會將是此類會議的特點，所以會議場所的選擇非常重要，基本要求是可以分割或者主會場附帶小會場，對會議設(shè)施要求也比較高——同聲傳譯、傳媒記者招待、多媒體、視頻直播以及討論場地等均有可能要求提供。此

外，如果會議主辦地的會場不能滿足幾種分割要求，那么會務(wù)交通就成為需要重點考慮的內(nèi)容。

■訂貨交流會議

此類會議實際上兼有展覽性質(zhì)，因此會場的要求相對特別。理想的場地應(yīng)該是專門的展覽館或者會展中心，帶有商務(wù)會所或者類似場地則再完美不過。如果是小型訂貨交流會，可以設(shè)立在大型商務(wù)型酒店。組織或者代理此類會議的關(guān)鍵點是：場地選擇、會場控制、展覽布置。

■秘書服務(wù)

所謂秘書服務(wù)指向會展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時采購、臨時司乘、向?qū)У确?wù)。這些服務(wù)通常是臨時或者按時提供的，在預(yù)算時通常按類別籠統(tǒng)計算，不在細(xì)分——可以按不可預(yù)計費用或者按其他類別計算。如果通過代理公司操作，那么告訴代理公司作好隨時服務(wù)的準(zhǔn)備很有必要。代理公司與主辦方之間的最后服務(wù)費用核算將通過雙方指定的聯(lián)絡(luò)人互相簽單認(rèn)可，由雙方財務(wù)或者相關(guān)人員核定。

■茶歇

茶歇對于一般的大型會議而言可能不需要，中、小型會議，特別是公司或者組織高層會議，會間茶歇是很重要的。茶歇的定

義就是為會間休息兼氣氛調(diào)節(jié)而設(shè)置的小型簡易茶話會，當(dāng)然提供的飲品可能不限于中國茶，點心也不限于是中國點心。

通常茶歇的準(zhǔn)備包括點心要求、飲品要求、擺飾要求、服務(wù)及茶歇開放時間要求等等，一般不同時段可以更換不同的飲品、點心組合。大致上茶歇的分類是中式與西式。中式的飲品包括礦泉水、開水、綠茶、花茶、紅茶、奶茶、果茶、罐裝飲料、微量酒精飲料，點心一般是各類糕點、餅干、袋裝食品、時令水果、花式果盤等等。西式茶歇飲品一般包括各式咖啡、礦泉水、低度酒精飲料、罐裝飲料、紅茶、果茶、牛奶、果汁等等，點心有蛋糕、各類甜品、糕點、水果、花式果盤，有的還有中式糕點。

■翻譯

可能有的人認(rèn)為翻譯只是傳聲筒，是一個工具，所以會議翻譯的安排就如同其他道具那樣很簡單，只要“采購”就可以了。其實，翻譯是工具不假，但翻譯是個特殊的工具，是擔(dān)負(fù)思想傳遞的具有思維方式的人（有時候還是會談僵局的潤滑劑或者緩沖劑）。所以翻譯，特別是臨時聘請的翻譯值得認(rèn)真對待。

很多所謂翻譯不是通才（換言之，除翻譯者本身已經(jīng)掌握的知識外，可能對其他領(lǐng)域的連概念都沒有），而會議涉及的專業(yè)術(shù)語往往很多，而且通常是很生僻的單詞或者組合詞，因此提前溝通十分必要。再者，應(yīng)當(dāng)告訴翻譯發(fā)言者通常的語速，有條件的可以把以往的映像資料交給翻譯，讓其熟悉一下，并告訴翻譯

本次會議大致的研討或者涉及的內(nèi)容。當(dāng)然為了商業(yè)秘密不外瀉，對翻譯必要的約束是應(yīng)該的——通常以書面形式約定在多長時間內(nèi)接觸機(jī)密的翻譯不得對外界透露，在此期間內(nèi)雇用方有權(quán)要求翻譯保密，并有權(quán)要求翻譯賠償由于泄密而帶來的損失。

■車輛調(diào)度

重要的國際性會議、行業(yè)重要會議、知名公司全球或者大區(qū)會議，參與者通常人數(shù)較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調(diào)度可能不成問題，如果在異地舉辦，那么車輛調(diào)度就值得好好研究。通常，異地舉辦會議基本上委托當(dāng)?shù)貙I(yè)機(jī)構(gòu)代理，車輛調(diào)度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會議舉辦地的車源問題。對于主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時間安排、預(yù)定的合理車輛數(shù)量、行走時間及線路等等。因此，主辦方應(yīng)該提前告訴代理方相對準(zhǔn)確的與會者抵達(dá)時間、人數(shù)、此時間段內(nèi)抵達(dá)客人的身份及車輛使用標(biāo)準(zhǔn)，并告訴代理方如果出現(xiàn)與預(yù)告情形不符時希望采取的彌補(bǔ)措施及愿意為此承擔(dān)的代價。

■健康保障

一般情形下，健康保障不需要列入會議或者展覽企劃。但對于特殊會議如有高齡知名學(xué)者、身體殘疾專家或者政府官員參加的一些會議，那么健康保障就應(yīng)該納入會議企劃內(nèi)。主要內(nèi)容包括舉辦地醫(yī)療信息的收集、特色?？品植?、急救車輛呼叫及費用

支付辦法、常用藥品少量采購、無障礙通道及洗浴衛(wèi)生設(shè)備的改造等等。

■保險知識

組織展覽需要辦理保險。展覽會組織者一般不負(fù)責(zé)展出者展品的丟失、損壞和人員的傷亡事故，以及在展臺內(nèi)發(fā)生的運輸險，為安排展品在動輸和展覽過程中的保險。在展品發(fā)運并取得提單后，按清冊價辦理保險手續(xù)。一般辦理一切險，并取得保險單。保險期從貨物在國內(nèi)倉庫發(fā)運至運回國內(nèi)倉庫止。分保業(yè)務(wù)可交由承保行辦理。其他險種根據(jù)強(qiáng)制性的保險要求以及實際需要視具體情況決定，比如戰(zhàn)爭險。在運輸途中貨物發(fā)生破損丟失，應(yīng)設(shè)法向事故責(zé)任方取得理賠單證。若無法取得理賠單證，則要求責(zé)任方寫證明書。受損方填寫受損報告書，連同索賠清單交承保公司辦理索賠手續(xù)。索賠期一般為一年。

組織者通常會推薦可靠的保險公司。有些專業(yè)的展覽保險公司可以提供一攬子展覽保險。

如果展出者辦有長年保險，可以不再專門為展覽辦理保險。只需要將展覽保險納入長年保險范圍之內(nèi)既可，保險公司可能不會增加保險金。如果是集體展出組織者投保，如果有長業(yè)務(wù)關(guān)系，保險公司也可以提供優(yōu)惠標(biāo)準(zhǔn)。

集體展出組織者一般不會承擔(dān)保險費用，但是往往會統(tǒng)一辦理保險。集體辦理保險可以省去參展者精力，費用均攤標(biāo)準(zhǔn)也會低一些。

保險最重要的單證是受保險單。其他可能使用的單證有受損報告書。

■禮儀與迎送

對于會議而言，必要的禮儀顯得溫馨。禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡單培訓(xùn)、服裝道具準(zhǔn)備、禮儀執(zhí)行等。

值得注意的是禮儀的文化素質(zhì)及外語基本技能考察，而不能簡單看形體決定是否聘請，另外一點就是禮儀的個性是否符合工作要求。

各種主題的會議對禮儀的要求不一樣，學(xué)術(shù)性會議、政府性質(zhì)會議要求模特的著裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形

象，而銷售類會展則需要模特為企業(yè)及產(chǎn)品錦上添花，盡量著裝鮮艷，與企業(yè)或產(chǎn)品的品質(zhì)形象要求一致。

■展覽禮儀企劃

展覽會以其獨具的專業(yè)性、針對性的特點逐漸成為國際、國內(nèi)企業(yè)直接面對客戶，展示自己的極好工具。與次同時一種新的禮儀文化隨之誕生，既展覽禮儀。展覽禮儀最早形成于 40 年代法國巴黎的一次展覽會，之后在 70 年代形成規(guī)模，并逐步向?qū)I(yè)化、正規(guī)化發(fā)展，80 年代末 90 年代初，展覽禮儀在我國也逐步發(fā)展起來。

禮儀企劃既是通過專業(yè)策劃公司的精心策劃，為參加展覽會的公司提供最完美的參展活動設(shè)計方案。它包括硬件的展位、展臺布置，以及與之配合的各種聲、光、電效果；軟件的宣傳促銷活動、展覽禮儀模特的培訓(xùn)及包裝等，使公司的優(yōu)勢最大限度地表現(xiàn)出來。公司參加展覽會的主要目的無非是提高公司的知名度，吸引客戶，洽談合作，在客戶心目中樹立自己良好的品牌形象。但是要達(dá)到這些目的的前提條件必須是：先把盡可能多的人吸引過來。參展企業(yè)通常把這個任務(wù)交給展覽禮儀企劃公司來做。

如何進(jìn)行展覽禮儀策劃，使企業(yè)在萬商云集中能一枝獨秀呢？

1、要了解展覽會的類型、企業(yè)品牌、產(chǎn)品特點、展臺風(fēng)格、展位的周邊環(huán)境及競爭對手的情況；

2、通過所掌握的資料進(jìn)行整個禮儀活動的創(chuàng)意策劃。例如要達(dá)到影視效果、解說效果、配音效果等等；

3、根據(jù)展示風(fēng)格，選擇禮儀小姐是活潑開朗型、小巧玲瓏型還是現(xiàn)代表演型模特；

4、根據(jù)選擇的模特進(jìn)行服裝的設(shè)計制作，展覽服裝要求新奇悅目，可按創(chuàng)意分為穩(wěn)重型和明快型?？傊艹浞直憩F(xiàn)一個企業(yè)的特色；

5、根據(jù)創(chuàng)意將模特進(jìn)行分工，例如：解說員、演員、展示員、接待員進(jìn)行人員培訓(xùn)；

6、展覽期間禮儀企劃公司的管理及禮儀小姐的發(fā)揮也對展覽的成功有著很大影響。1996 年中國國際汽車展中，世界名車云集，盛況空前，取得極大成功。在成功的背后，展覽會中的禮儀企劃功不可滅。奔馳、寶馬、本田、三菱等名車不僅在展臺設(shè)計、技術(shù)專業(yè)人員上花了大力氣，更在禮儀策劃、人員的選擇培訓(xùn)，服裝的選擇等方面下了功夫。當(dāng)我們走進(jìn)展覽會，本田小姐嗓音清澈的解說，讓人贊嘆不已；福特小姐的現(xiàn)場表演讓人流連忘返，精美的展臺、高雅的小姐，更顯示出汽車的名牌。這些展覽禮儀小姐與汽車的品牌、車型、風(fēng)格、特點巧妙融合，相得益彰，體現(xiàn)出展覽禮儀企劃的精細(xì)和獨具匠心。伴隨汽車展的轟動效應(yīng)，展覽禮儀企劃更加受到人們的重視。

提到模特，一般人會想到時裝表演，而對展覽模特的了解卻較為淺淡。人們通常認(rèn)為，展覽模特不就是請幾位漂亮的小姐，站在那里發(fā)資料嗎？這里僅說對了一點，漂亮小姐發(fā)資料是為了推廣企業(yè)形象，但這些還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，單單是漂亮的小姐還不能勝任展覽禮儀模特，展覽禮儀模特還要具備良好的公關(guān)素質(zhì)。如：應(yīng)變能力，動聽的聲音，流利的解說能力，服裝模特的表現(xiàn)能力，豐富的禮儀常識等。有的企業(yè)認(rèn)為本公司中的專業(yè)技術(shù)人員，完全可以應(yīng)付，就可不需要禮儀企劃——不錯，技術(shù)人員可以應(yīng)付技術(shù)問題，可是技術(shù)人員很難在短時間內(nèi)吸引客戶視線，除非技術(shù)人員有著模特般的氣質(zhì)與形象。

關(guān)于禮儀小姐及禮儀企劃在展覽上的運用，可以舉個例子：在中國國際展覽中心的一次國際制冷展上，美國“trae”公司憑著出色的展覽設(shè)計及禮儀模特企劃，獲得了極大成功——人們紛紛被“trae”獨特的展示設(shè)計所吸引。在亮麗的背景幕布上，懸掛著一張巨幅風(fēng)景畫，象征著“trae”公司為改善人們的生存環(huán)境而奮斗的目標(biāo)。在展臺上，兩位美麗動人的小姐帶著微笑和來賓合影，一位專業(yè)攝影師用一次成像的相機(jī)把這一幕變成永恒。短短幾天，大約 4,000 人得到了自己與“trae”小姐的合影的照片?！皌rae”公司成功的展覽禮儀企劃，一時被傳為佳話。

■展臺人員訓(xùn)練

為了保證良好的展出效率和效果，在配備展臺人員之后，必須對他們進(jìn)行培訓(xùn)。不論是臨時雇傭人員還是固定工作人員包括公司高級人員都應(yīng)當(dāng)接受培訓(xùn)。培訓(xùn)的目的是使展臺人員了解展出目的，掌握展臺工作技巧，培養(yǎng)合作及集體精神。

如果條件許可就安排比較正規(guī)的培訓(xùn)，至少要在開幕前進(jìn)行簡單的工作交代和技術(shù)指導(dǎo)。培訓(xùn)工作可以在選定展臺人員后即著手進(jìn)行。比較正規(guī)的培訓(xùn)形式包括籌備會或培訓(xùn)班，時間可以是半天至兩天，但地點要專門安排。要盡量使用教學(xué)輔助工具，比如投影儀、講義等。培訓(xùn)方法要盡量正規(guī)，越正規(guī)，越顯示組織者的重視，培訓(xùn)效果也就越好。若有主要負(fù)責(zé)人參加展覽，也應(yīng)參加訓(xùn)練，這對提高訓(xùn)練效果有利。

培訓(xùn)內(nèi)容要有系統(tǒng)，培訓(xùn)材料要編印成套。歐美一些國家的展覽行業(yè)協(xié)會、展覽研究機(jī)構(gòu)、展覽咨詢公司安排專門的展覽培訓(xùn)，有專門的展臺工作培訓(xùn)教材、錄像帶等，可以購買參考使用。培訓(xùn)教材應(yīng)該標(biāo)明秘密程度，培訓(xùn)內(nèi)容和步驟可以分為三部分：

1、情況介紹。包括人員介紹、籌備情況介紹、展出情況介紹等。情況介紹的目的是使展臺人員熟悉展出背景、環(huán)境和條件。

●首先相互自我介紹，培訓(xùn)者和接受培訓(xùn)者自我介紹，不僅要介紹姓名、工作，還要介紹在展覽方面的知識和經(jīng)驗。

●展出介紹，包括展覽會和展臺情況。展覽會情況，包括名稱、地點、展出日期、開館時間、場地平面、展館位置、出入口、辦公室、餐廳、廁所位置等，展臺情況包括展出意圖、展出目的、目標(biāo)觀眾、展臺位置、展臺序號、展臺布局、展出工作的整體安排等。

●展出活動介紹，包括記者招待會、開幕儀式、館日活動、貴賓接待活動等，并對展臺人員提出相應(yīng)的工作要求。展品介紹，要詳細(xì)介紹每一項展品，其性能、數(shù)據(jù)、用法、用途等。市場介紹，包括銷售規(guī)模、銷售渠道、規(guī)章制度、特點習(xí)慣和銷售價格等。

2、工作安排。向展臺人員布置展臺工作，并提出要求和標(biāo)準(zhǔn)，必須使展臺上的每一個人知道、理解展出目的；布置展臺工作，包括觀眾接待、貿(mào)易洽談、資料散發(fā)、公關(guān)工作、新聞工作以及后續(xù)工作等，進(jìn)行分工，提出要求；管理安排，包括工作時間、輪班安排、每日展臺會議、記錄管理等；行政安排，包括展臺人員的宿、膳、行、日程等安排。展出主要是為了成交，展臺工作準(zhǔn)備就是圍繞此開展，包括市場調(diào)研、準(zhǔn)備貨源、準(zhǔn)備產(chǎn)品資料、準(zhǔn)備貿(mào)易條款等。

3、技術(shù)訓(xùn)練。主要訓(xùn)練展臺的接待和推銷技巧。展臺工作與其他環(huán)境下的工作有所不同，即使是有經(jīng)驗的推銷人員也應(yīng)接受展臺技巧培訓(xùn)?？梢允褂媚M方式并應(yīng)準(zhǔn)備完善、系統(tǒng)的培訓(xùn)

資料。另外，如果可能，要培養(yǎng)展臺人員認(rèn)真的工作態(tài)度、協(xié)作精神和集體感。

■秩序維護(hù)

對于會議或展覽而言，無不希望有良好的秩序。小型會議（特別是企業(yè)或者）的會議秩序基本不用控制，但大型會議及展覽，秩序的控制就顯得很重要。

大型會議可以采用代表證或者入場券方式控制，如果需要保密，代表證可以特制，印制有代表的數(shù)碼身份照片，會場入口設(shè)立保安；

展覽的控制比較復(fù)雜，因為展覽主辦者關(guān)注的和展商關(guān)注的不是同一個目標(biāo)。展覽主辦方需要控制的秩序，而展商需要的是信息最大化以及信息獲取的便利性。有些展覽附帶有展中會，還有的帶有技術(shù)交流或者論壇性質(zhì)，所以通常會對所有展商或者參展人員進(jìn)行身份及級別分類，以保證技術(shù)交流或者論壇不被外界或者無關(guān)的展商干擾?？刂频氖侄斡袔l形碼的參展證（需配備讀碼機(jī)）、或者磁卡式代表證。為同時滿足展商信息最大化的需求，現(xiàn)在國外開始引入電子名片管理。

■資料快速收集利器——電子名片

傳統(tǒng)的展會上，少不了的是滿天飛的名片，參展商在每天展會結(jié)束后總要花上一兩個小時整理名片。想取代這些繁瑣，可以使用電子名片。

所謂電子名片，通常用磁卡或帶條形碼的材料制作——可以說是為參展商和參觀者特制的參展證。在簽發(fā)該證前，組委會會要求參展商或參觀者輸入個人資料，包括公司名稱、聯(lián)絡(luò)辦法、本人職銜、公司性質(zhì)和業(yè)務(wù)范圍等，然后把這些資料存入卡中。同時，組委會會購置這類磁卡或條形碼的讀取設(shè)備供出租，參展商可以自由選擇租用與否。參展商租用設(shè)備后，只需把設(shè)備連接到自己的電腦上就可以開始使用。買家需要把名片給參展商時，只需要把存有自己資料的入場證在讀取設(shè)備上劃過，所有資料就會在眨眼間被傳輸?shù)絽⒄股痰碾娔X里。參展商還可以把雙方談話的要點記錄在相應(yīng)備注欄里，做到十分有條理地管理買家資料。

盡管這些設(shè)備比較昂貴，但可以由展會組委會統(tǒng)一購買、重復(fù)使用，參展商只需付出較低的價格向組委會租用，十分實惠和方便。如果每個參展商及買家都使用電子名片，展覽會甚至可以像地下鐵路入口那樣管理而且可以準(zhǔn)確的記錄入場人數(shù)。

■會展考察/旅游

實際上，會展考察或者旅游大都是為嘉賓特別安排的、具有公關(guān)性質(zhì)的行為，當(dāng)然不排除部分行為是真正的商務(wù)考察（為獲取行業(yè)或者相關(guān)行業(yè)信息而舉行的市場調(diào)研性質(zhì)的動作）。

1、真正的商務(wù)考察：此類商務(wù)考察實際上主辦者已經(jīng)作好安排，需要會展中介公司提供的服務(wù)只是目的地住宿餐飲預(yù)定與安排、交通工具、司乘人員及向?qū)?，可能的話需要中介公司協(xié)助解決媒介邀請及映像資料攝制。中介公司的職能大體等同于主辦者的前導(dǎo)服務(wù)及后勤保障部門。

2、會展旅游：一般而言，會展旅游基本安排短線旅行，旅程很少離開會展舉辦地 500 公里以上，時間不會超過 48 小時（大多數(shù)為 24 小時以內(nèi)）。少數(shù)旅程可能超過 1000 公里以上，時間可以長達(dá)一周——甚至可以跨國旅行。此時中介公司的作用就相當(dāng)于旅行社，將提供線路咨詢、線路包價購買、導(dǎo)游、景點票務(wù)、車輛、住宿餐飲安排、旅游保險購買、落實異地返程票務(wù)等服務(wù)。

■展覽設(shè)計

如果說展覽是一臺戲，展覽設(shè)計就是戲劇的主題思想。有的時候展商可以自己提出總體要求，而有的時候，展商可能沒有提煉，需要展商與中介公司溝通后共同制定。

現(xiàn)在國內(nèi)的展覽設(shè)計基本上還處于抄襲國外展覽設(shè)計的階段，可使用的材料及展商愿意承受的成本也與國際相差甚遠(yuǎn)，所以在設(shè)計上一般都要考慮成本，其次再考慮創(chuàng)意。

設(shè)計的基本框架應(yīng)根據(jù)展商的行業(yè)屬性、展出參觀者群體、展覽場地背景以及空間設(shè)定，露天展覽在選材上還要考慮氣候及安全因素。

展覽設(shè)計在造型選擇上是幾乎無限的，以下是一些經(jīng)驗總結(jié)：

1、造型要考慮展位利用率的最大化；

2、造型要考慮人流心理及流向；

3、造型應(yīng)當(dāng)符合參觀對象的審美導(dǎo)向；

4、造型要考慮施工難度及成本因素；

5、造型還要考慮安全性。

在展覽設(shè)計上，材料的使用與選擇也是關(guān)鍵。有些展覽類別需要沉穩(wěn)，而有點展覽需要活潑，有的需要展現(xiàn)科技，有的需要顯示環(huán)保，還有的需要表現(xiàn)藝術(shù)或者人文或者社會公益，總之，表現(xiàn)的主題對材質(zhì)的選擇是個考驗，在這方面，會展中介機(jī)構(gòu)比展商有專業(yè)優(yōu)勢。現(xiàn)代科技發(fā)展很快，新材料、新光源、新媒體層出不窮，而中介公司除可以敏銳的為展商提供展覽設(shè)計趨勢及對象的審美導(dǎo)向外，更可以為展商提供成本節(jié)約方法。

■產(chǎn)品展位裝潢及展具使用

盡管中國產(chǎn)品一向以價廉物美著稱，但不可否認(rèn)在整體形象上仍上不了檔次。許多廠家除了在產(chǎn)品的設(shè)計和裝潢包裝上下工

夫外，往往忽略了參展時展位的裝飾——這也會對產(chǎn)品形象產(chǎn)生影響。

在一些著名展會里，國內(nèi)企業(yè)的攤位很多仍停留在“三板一桌加兩凳”的水平，呆板且毫無新意。據(jù)統(tǒng)計，在大型展覽里，過半數(shù)的參觀買家在展場停留的時間不足 8 小時。而很多國外企業(yè)卻能有效地吸引這些買家，在短短的時間內(nèi)令買家對自己的產(chǎn)品留下深刻印象。這除了由于產(chǎn)品質(zhì)量過硬，設(shè)計新穎外，別出心裁的攤位設(shè)計和裝潢功不可沒。

現(xiàn)在流行的展示用具主要有 3 大類：一次性使用展具、循環(huán)便攜式展具及循環(huán)租用式展具。

一...

第三篇：大型活動、會議、展覽策劃與運作實務(wù)

大型活動、會議、展覽策劃與運作實務(wù)（目錄）

《會議運作與管理》

第一章 會議管理 第一節(jié) 會議保密管理

一、會議保密管理的目的和意義

二、會議保密管理的內(nèi)容

三、會議保密管理的原則

第二節(jié) 會議活動領(lǐng)導(dǎo)者基本要求

一、政治素質(zhì)要求

二、專業(yè)知識要求

四、原則性靈活運用的能力

第三節(jié) 會議活動組織者基本要求

一、文化和知識面

二、協(xié)調(diào)能力

三、判斷和決策能力

四、時間觀念

五、責(zé)任心

六、精神境界

第二章 會議的準(zhǔn)備工作 第一節(jié) 制發(fā)會議通知

一、會議通知的作用

二、會議通知的種類

三、會議通知方式

四、會議通知的內(nèi)容

五、會議通知的書面格式

六、回執(zhí)或報名表

七、制發(fā)會議通知的注意事項 第二節(jié) 制作會議證件

一、會議證件的種類和作用

二、會議證件的格式

三、會議證件的式樣

四、會議證件制作的幾點注意事項

第三節(jié) 準(zhǔn)備會議的物品與設(shè)施

一、會議用品和設(shè)施的作用

二、會議用品和設(shè)施的種類

三、準(zhǔn)備會議用品與設(shè)備的要求

第四節(jié) 預(yù)算和籌集會議經(jīng)費

一、會議經(jīng)費的預(yù)算

二、會議經(jīng)費的籌措

第五節(jié) 其他文字材料的準(zhǔn)備

一、會議活動須知

二、會議活動材料

三、會議活動證件票據(jù)

第三章 會議的場地布置 第一節(jié) 會場布置

一、會場布置的任務(wù)和意義

二、會場座位格局設(shè)計和安排

三、座區(qū)劃分與座位排列

第二節(jié) 會場裝飾

一、會場裝飾的作用

二、會場裝飾的主要內(nèi)容

第三節(jié) 主席臺的布置

一、主席臺的座位格局

二、講臺

三、揭幕架

四、話筒

五、休息室

六、主席臺的座次安排

七、座位標(biāo)識

八、會前檢查

九、檢查的方式

第四節(jié) 場地設(shè)計和安排范式

第五節(jié) 會標(biāo)、國旗和飾物的布置技巧

一、會標(biāo)的懸掛

二、標(biāo)語的懸掛

三、徽銘人像的懸掛

四、旗幟的懸掛和插放

五、飾物的布置

六、人員的布置

七、聲、樂、舞的布置

第六節(jié) 音響、燈光及其他設(shè)備的布置技巧

一、音響設(shè)備

二、燈光設(shè)備

三、空調(diào)設(shè)備

四、飲用品

大型活動策劃及會展策劃、會議策劃成功運作管理實務(wù)全書

第四章 會議的接待和迎送

一、會議接待的作用

二、會議接待的特征

三、會議接待工作的原則

第二節(jié) 會議接待的準(zhǔn)備

一、收集與會者的情況

二、擬訂接待方案

三、學(xué)習(xí)接待知識，培訓(xùn)接待人員

四、落實接待事項

第三節(jié) 接站與引導(dǎo)

一、接站

二、引導(dǎo)

第四節(jié) 報到、簽到與看望

一、報到與簽到的聯(lián)系與區(qū)別

二、報到工作

三、會議簽到的作用

四、會議簽到的方式

五、看望

第五節(jié) 會間活動的安排和管理

一、安排食宿和作息時間

二、文藝招待和參觀游覽

三、返離工作管理

第六節(jié) 會議接待和迎送的禮節(jié)一、一般性禮節(jié)

二、會議活動迎送禮節(jié)的區(qū)別

三、迎送地點和位置的禮節(jié)

四、迎送時間和獻(xiàn)花禮節(jié)

五、通道與休息室的準(zhǔn)備

六、免檢與專檢待遇

七、迎送人員的禮儀

八、迎送交通工具與排位順序

九、會議活動陪同禮節(jié)

第五章 會議的住宿和通訊管理 第一節(jié) 會議活動的住宿安排和管理 會議活動住宿安排 第二節(jié) 會議活動的通訊管理

一、有線通訊

二、無線通訊

三、其他通訊

大型活動策劃及會展策劃、會議策劃成功運作管理實務(wù)全書

第六章 會議的餐飲管理 第一節(jié) 會議餐的安排和管理 第二節(jié) 會議活動的中餐宴請安排

一、席次確定和布置

二、席位的安排

三、菜式

四、祝酒或敬酒

五、上菜

六、吃菜

七、音樂伴奏

第三節(jié) 會議活動的西餐宴請安排

一、席次的確定和布置

二、席位的確定和安排

三、菜式

四、祝酒敬酒與酒水

五、水果

六、上菜

七、吃菜

第七章 會議經(jīng)費管理和會議檢查 第一節(jié) 會議活動經(jīng)費管理

一、會議活動經(jīng)費預(yù)算

二、會議活動經(jīng)費決算

第二節(jié) 會議活動的檢查和落實

一、會議活動場地檢查

二、會議活動文字材料檢查

三、會議活動食宿檢查

四、會議活動其它情況檢查

第八章 會議活動期間的會務(wù)工作

《會展策劃與運作》

第一章 會展活動的含義與類型 第一節(jié) 會議的含義及基本類型劃分

一、會議的基本含義

二、會議的基本類型

三、我國曾經(jīng)舉辦過的幾個有代表性的會議筒介第二節(jié) 展覽的含義、特點及類型

一、展覽的含義

二、展覽的特點

三、展覽的基本類型

四、典型展覽案例介紹

第三節(jié) 典型特殊活動

一、特殊活動的定義

二、特殊活動的分類

三、典型特殊活動案例介紹

第四節(jié) 會展活動的特征及其社會經(jīng)濟(jì)效應(yīng)

一、會展活動的特征

二、會展活動與會展產(chǎn)業(yè)

三、會展活動的社會經(jīng)濟(jì)效應(yīng)

四、博鰲亞洲論壇催生財富效應(yīng)案例

第五節(jié) 會展活動的學(xué)科特點

一、展鑒組織者需掌握知識

二、會展中心需掌握知識

三、展會成功運作相關(guān)知識

大型活動策劃及會展策劃、會議策劃成功運作管理實務(wù)全書

第二章 會展活動的歷史與布局

第一節(jié) 世界會展活動發(fā)展歷史

一、原始階段

二、古代階段

三、近代階段

四、現(xiàn)代階段

第二節(jié) 中國會展活動發(fā)展歷史

一、會展活動出現(xiàn)到建國前期

二、建國后到改革開放前

三、改革開放后至今

第三節(jié) 世界會展活動地區(qū)布局

一、歐洲地區(qū)的會展活動布局

二、北美地區(qū)的會展活動布局

三、非洲地區(qū)的會展活動布局

四、亞洲地區(qū)會展活動布局

五、大洋洲會展活動布局

第四節(jié) 中國會展活動地區(qū)布局

六、中國會展活動地區(qū)布局總結(jié)

第三章 會展活動的行業(yè)管理模式

第一節(jié) 境外會展行業(yè)管理模式

一、德國和法國的行政干預(yù)模式

二、新加坡和日本的政策扶持模式

三、中國香港市場運作模式

四、總結(jié)

第二節(jié) 我國會展活動管理體制變遷及改革方向

一、我國會展管理體制的歷史變革

二、審批制的會展管理體制的弊端 展管理體制的改革方向

第三節(jié) 構(gòu)建我國會展管理模式

一、會展業(yè)中的政府職能定位

二、會展行業(yè)協(xié)會的職能

三、會展企業(yè)的宏觀管理模式與政策取向

第四章 會展活動的基本流程

第一節(jié) 會展管理的基本流程 第二節(jié) 會展前期準(zhǔn)備工作

一、組展商的會展前期準(zhǔn)備工作

二、參展商前期準(zhǔn)備工作 第三節(jié) 會展現(xiàn)場管理工作

一、組展商會展現(xiàn)場的管理

二、參展商的會展現(xiàn)場管理工作

第四節(jié) 會展后續(xù)工作

一、會展評估

二、會展總結(jié)

第五節(jié) 參展計劃表與展覽方案制定

一、參展商參展計劃表

二、如何制定展覽方案

第五章 會展中心的現(xiàn)狀和發(fā)展前景

第一節(jié) 國內(nèi)外會展中心現(xiàn)狀

一、世界各國會展中心概況

二、國外會展中心的特征

三、國內(nèi)會展中心發(fā)展概況

四、我國會展中心發(fā)展過程中存在的問題 第二節(jié) 會展中心的構(gòu)成一、展覽部分

二、展覽輔助場地

三、會議部分

四、會議輔助場地功能要求

五、室外展場、廣場和車位部分

六、會展中心的智能化信息系統(tǒng)一、會展中心的選址原則

二、會展中心組織結(jié)構(gòu)

三、會展中心的業(yè)務(wù)構(gòu)成

第四節(jié) 我國會展中心的發(fā)展思路

一、市場化是我國會展中心發(fā)展的必然趨勢

二、會展中心市場化道路選擇

第五節(jié) 我國會展展館簡介

一、中國各地展覽中心一覽表

二、中國部分會展場館介紹

大型活動策劃及會展策劃、會議策劃成功運作管理實務(wù)全書

第六章 中國會展經(jīng)濟(jì)的對外開放

第一節(jié) 世界會展經(jīng)濟(jì)的跨國發(fā)展

一、世界會展經(jīng)濟(jì)跨國發(fā)展的歷史背景

二、世界會展經(jīng)濟(jì)的跨國發(fā)展

第二節(jié) 中國會展經(jīng)濟(jì)對外開放的現(xiàn)狀

一、中國會展經(jīng)濟(jì)對外開放的歷史背景

二、中國會展經(jīng)濟(jì)的對外開放現(xiàn)狀

第三節(jié) 入世對我國會展業(yè)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

一、+的主要職能和+協(xié)議的主要內(nèi)容

二、服務(wù)貿(mào)易的對外開放以及入世對我國會展業(yè)的要求

三、入世給我國會展業(yè)帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，第四節(jié) 擴(kuò)大會展業(yè)對外開放的措施

一、制定正確的“走出去”戰(zhàn)略，積極參與國際競爭，占

領(lǐng)國際市場

二、加快企業(yè)集團(tuán)化經(jīng)營，形成一批有國際競爭力的會展公司

第七章 會展活動危機(jī)管理

第一節(jié) 危機(jī)的概念及特點

一、什么是危機(jī)

二、危機(jī)的特點

第二節(jié) 危機(jī)對會展產(chǎn)業(yè)的影響分析

一、幾例典型的危機(jī)事件對會展業(yè)的影響

二、危機(jī)對會展業(yè)影響的綜合分析, 第三節(jié) 會展業(yè)危機(jī)管理-

一、危機(jī)管理理論-

二、會展業(yè)具體危機(jī)管理措施

第四節(jié) 會展業(yè)危機(jī)管理宏觀構(gòu)架

一、政府

二、會展企業(yè)

三、會展行業(yè)協(xié)會

第八章 會展與旅游

第一節(jié) 會展業(yè)與旅游業(yè)淵源追溯

一、會展業(yè)與旅游業(yè)的淵源關(guān)系

二、會展與旅游的結(jié)合 第二節(jié) 會展業(yè)與旅游業(yè)的深層聯(lián)系

一、行業(yè)發(fā)展的依存性

二、發(fā)展過程的相似性

三、行業(yè)特點的共通性

第三節(jié) 會展業(yè)與旅游業(yè)的互動發(fā)展

一、資源整合的放大效應(yīng)

二、形象提升的品牌效應(yīng)

三、人才優(yōu)勢的互補(bǔ)效應(yīng)

第九章 會展與跨文化交流

第一節(jié) 會展與文化

一、文化的概念

二、會展中的文化特征 第二節(jié) 會展與交流

一、交流的概念

二、經(jīng)典案例分析

三、溝通技巧

第三節(jié) 會展與跨文化傳播

一、跨文化傳播的概念

二、會展中的跨文化因素

大型活動策劃及會展策劃、會議策劃成功運作管理實務(wù)全書

第十章 會展策劃與營銷管理

第一節(jié) 會展立項策劃

一、收集市場信息

二、展覽題材的選定

三、展會項目立項策劃

四、展會立項策劃書內(nèi)容

第二節(jié) 會展項目可行性分析

一、市場環(huán)境分析

二、展會項目生命力分析

三、展會執(zhí)行方案分析

四、展會項目財務(wù)分析

五、各種風(fēng)險預(yù)測

六、展會項目立項可行性研究報告

第三節(jié) 會展品牌形象策劃

一、展會品牌形象定位

二、創(chuàng)立展會品牌形象

三、規(guī)劃展會的品牌識別

四、展會品牌傳播

五、展會品牌資產(chǎn)的積累

第四節(jié) 會展成功實施方案策劃

一、指定展位承建商

二、指定展會運輸代理

三、指定展會旅游代理

四、編制參展商手冊

五、建立展會專門網(wǎng)站

第五節(jié) 會展相關(guān)活動策劃

一、策劃展會相關(guān)活動的目的和原則

二、專業(yè)研討會和技術(shù)交流會

三、行業(yè)會議

四、產(chǎn)品發(fā)布會和產(chǎn)品推介會

五、表演、比賽及其他相關(guān)活動

第六節(jié) 招展策劃與展位營銷

一、建立目標(biāo)參展商數(shù)據(jù)庫

二、展區(qū)和展位劃分

三、招展價格確定

四、展會招展函

五、招展方案

六、展位營銷辦法

第七節(jié) 招商策劃與展會宣傳推廣

二、展會通訊與觀眾邀請函

三、展會招商方案策劃

四、展會宣傳推廣計劃

第八節(jié) 會展服務(wù)與現(xiàn)場管理方案

一、展會服務(wù)

二、展會開幕方案策劃

三、專業(yè)觀眾登記方案

四、展會現(xiàn)場工作方案

第九節(jié) 會展客戶關(guān)系管理計劃

一、展會客戶關(guān)系管理的基本內(nèi)容

二、客戶價值和關(guān)系的盈利性

三、開發(fā)新客戶

四、留住老客戶

五、與客戶合作雙贏

第十節(jié) 會展時間管理方案

一、會展時間管理的基本方法

二、展會招展時間管理

三、展會招商時間管理

四、展會宣傳推廣時間管理

五、展會服務(wù)及籌展撤展時間管理

六、會展整體進(jìn)度時間管理

第十一節(jié) 會展中危機(jī)管理

一、會展危機(jī)管理的基本內(nèi)容

二、會展危機(jī)預(yù)警

三、危機(jī)中的媒體管理

四、危機(jī)中的溝通管理

五、危機(jī)反應(yīng)管理

六、危機(jī)恢復(fù)管理

第十二節(jié) 會展組合營銷與展后總結(jié)

一、不同產(chǎn)業(yè)環(huán)境中的展會的營銷策略

二、不同發(fā)展定位的展會的競爭策略

三、不同發(fā)展階段的展會的營銷策略

四、展后總結(jié)

大型活動策劃及會展策劃、會議策劃成功運作管理實務(wù)全書

第十一章 會展經(jīng)濟(jì)發(fā)展和會展城市報告

第一節(jié) 世界會展經(jīng)濟(jì)發(fā)展和中國會展經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢

一、世界展覽業(yè)的發(fā)展趨勢

二、美國展覽業(yè)發(fā)展大趨勢

三、整合我國會展業(yè)勢在必行

第二節(jié) 中國會展產(chǎn)業(yè)形勢報告

一、年中國會展業(yè)發(fā)展報告

二、我國會展業(yè)發(fā)展的必由之路

第三節(jié) 會展與城市的關(guān)系

一、會展對城市發(fā)展的作用

二、會展城市發(fā)展的定位與條件

三、中國會展城市發(fā)展的格局

四、奧運會對北京城市發(fā)展的作用

五、世博會與推動上海社會發(fā)展

第四節(jié) 中國會展城市報告

一、北京：中國展覽中心的“元素分離與定位”

二、上海：邁向世界會展城市的“洗心革面”

三、廣州：世界知名會展城市的“成長嬗變”

四、香港：輝煌重現(xiàn)催生“新會展運動”

五、大連：陣痛下的“重新構(gòu)建”

六、深圳：特區(qū)的“會展特區(qū)”

七、杭州：會展、旅游、休閑的“三位一體”

八、重慶：打造會展旅游新概念

九、沈陽：東北會展的中心城市

十、南京：東承西接中的游離與把握

十一、溫州：制造業(yè)的“展會制造”

十二、義烏：為市場把展會進(jìn)行到底

十三、寧波：會展城市“新寵”

十四、青島：深掘產(chǎn)業(yè)和區(qū)位優(yōu)勢“會展礦藏”

十五、天津：打北京會展的“側(cè)邊球”

十六、成都：西部會展的領(lǐng)頭羊

十七、昆明：“節(jié) 慶會展”演賽并進(jìn)

十八、西安市：西部會展旅游城市的“明珠”

十九、福州：打出海峽牌

二十、長春：以產(chǎn)帶會，以會促產(chǎn)，鑄造北方會展名城

二十一、合肥：區(qū)域會展的“長征路”

二

十二、廈門：以展促資、以資帶商、以商興市

二十三、連云港：蘇北會展領(lǐng)航者

二十四、海南博鰲：亞布力的東方達(dá)沃斯

第五節(jié) 世界重要會展城市發(fā)展概要

一、德國會展業(yè)發(fā)展情況

二、法國會展業(yè)現(xiàn)狀及展望

三、俄羅斯展覽業(yè)現(xiàn)狀

四、意大利展覽會興旺發(fā)達(dá)

大型活動策劃及會展策劃、會議策劃成功運作管理實務(wù)全書

《會議成功運作管理》

第一章 會議概述

第一節(jié) 會議的概念

一、會議是一種群體性的活動

二、會議是一種圍繞特定目標(biāo)而開展的活動

三、會議是一種組織有序的活動

四、會議是一種以口頭交流為主要方式、以書面交流和聲

像交流

以及其他交流手段為輔助方式的活動

第二節(jié) 會議活動的基本要素

一、主辦者

二、與會者

三、會議議題

四、會議的結(jié)果

五、會議的時間

六、會議的地點

七、會議的方式

第三節(jié) 會議的作用與分類

一、會議的作用

二、會議的分類

三、會議范圍的界定

四、大型會議活動的程序

第二章 會議的成功策劃

第一節(jié) 目標(biāo)和任務(wù)的策劃

一、會議目標(biāo)和任務(wù)的含義及作用

二、會議目標(biāo)和任務(wù)策劃要注意的問題 第二節(jié) 會議議題的策劃

一、會議議題策劃的要求

二、議題的形式

三、議題的提出、匯總與審查

四、議題的決定和處理

五、其他應(yīng)當(dāng)注意的事項

第三節(jié) 會議性質(zhì)、規(guī)模和參加對象的策劃

一、會議性質(zhì)的策劃

二、會議參加對象的確定

三、會議規(guī)模的策劃

四、會議方式的策劃

第四節(jié) 發(fā)言人與發(fā)言方式的策劃

一、發(fā)言的方式

二、申請發(fā)言的程序

三、確定發(fā)言人及其發(fā)言方式要注意的問題第五節(jié) 時間與地點的策劃

一、會議時間的策劃

二、會議地點的策劃

第六節(jié) 會議名稱和編組的策劃

一、會議名稱策劃技巧

二、會議編組的策劃

第七節(jié) 會議議程、日程、程序的策劃

一、安排會議議程

二、安排會議日程

三、安排會議程序

四、議程、日程和程序的聯(lián)系與區(qū)別

第八節(jié) 會議公關(guān)和宣傳的策劃

一、會議公關(guān)和宣傳的意義和作用

二、會議公關(guān)和宣傳的時段

三、會議公關(guān)和宣傳的方法

第九節(jié) 會議活動策劃書的編寫

大型活動策劃及會展策劃、會議策劃成功運作管理實務(wù)全書

第三章 會議的組織領(lǐng)導(dǎo)

第一節(jié) 會議活動組織和領(lǐng)導(dǎo)的目的和內(nèi)容

一、會議組織和領(lǐng)導(dǎo)的目的二、會議的組織和領(lǐng)導(dǎo)主要任務(wù)

三、會議的領(lǐng)導(dǎo)與管理體系

第二節(jié) 會務(wù)工作要求

一、準(zhǔn)備充分

二、責(zé)任明確

三、服務(wù)周到

四、確保安全

五、節(jié) 儉高效

第三節(jié) 會議活動規(guī)則的制定

一、制定議事規(guī)則的意義

二、議事規(guī)則的基本內(nèi)容

三、議事規(guī)則的種類

四、議事規(guī)則的確定與修正

五、制定議事規(guī)則應(yīng)當(dāng)注意的幾個問題

六、集中式議事規(guī)則的格式

第四節(jié) 會議控制

一、會議控制的目的二、會議內(nèi)容控制

三、會議規(guī)模和范圍控制

四、會議地點控制

五、會議時間控制

六、會議經(jīng)費控制

二、會議記錄的種類

三、書面會議記錄的內(nèi)容

四、書面會議記錄的方法

五、會議記錄的書面格式

六、會議記錄的要求

第二節(jié) 會議簡報的制發(fā)

一、會議簡報的作用

二、會議簡報的編寫方法

三、會議簡報的格式

四、會議簡報的編發(fā)程序

第三節(jié) 會議期間的值班工作

一、會議期間值班工作的主要任務(wù)

二、會場值班

三、住地值班

第四節(jié) 會議議案和提案的處理

一、議案和提案的含義及異同

二、提案和提案提出人

三、議案和提案的處理程序

第五節(jié) 會議選舉和表決的處理

一、選舉與表決的含義和要求

二、選舉和表決的規(guī)則

三、選舉和表決的準(zhǔn)備

四、選舉和表決的程序

第四章 會議文件的寫作與處理

第一節(jié) 會議文件的含義和作用

一、會議文件的含義

二、會議文件的作用

第二節(jié) 會議文件的分類

一、按會議文件的功能劃分

二、按會議文件的行文方向劃分

三、按會議文件的保密要求劃分

四、按會議文件的稿本性質(zhì)劃分

第三節(jié) 會議文件寫作與處理的基本要求

一、準(zhǔn)確體現(xiàn)會議的目標(biāo)和宗旨

二、全面真實反映客觀實際

三、符合會議程序和規(guī)則

四、有助于提高會議的效率

五、確保安全

六、便于立卷歸檔和永久保存

第四節(jié) 會議文件的名稱和用法

一、決議

二、決定

三、會議紀(jì)要

四、會議公報

五、公告

六、議案

七、會議報告

八、章 程

九、條例

十、規(guī)定

十一、辦法

十二、實施細(xì)則

十三、合同

十四、條約

十五、公約

十六、協(xié)定

十七、議定書

十八、備忘錄

十九、宣言、聲明

二十、開幕詞

二十一、閉幕詞

二十二、講話 二

十三、主持詞

第五節(jié) 會議文件的格式

一、會議文件系列編號

二、份數(shù)序號

三、保密要求

四、標(biāo)題

五、稿本性質(zhì)

六、題注

七、作者或報告人姓名

八、稱呼或主送機(jī)關(guān)

九、正文

十、落款、簽署、蓋章

十一、成文時間

十二、封面

第六節(jié) 會議主要文件的結(jié)構(gòu)與寫法

一、決議的結(jié)構(gòu)

二、決定的結(jié)構(gòu)

三、會議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)

四、公告的結(jié)構(gòu)

五、會議報告的結(jié)構(gòu)

六、開幕詞、閉幕詞的結(jié)構(gòu)

七、章 程、條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則的結(jié)構(gòu) 第七節(jié) 會議文件處理的主要環(huán)節(jié)

一、審核

二、確定印刷份數(shù)

三、繕印

四、校對

五、登記

六、裝封

七、分發(fā)

八、會議文件收集

九、會議文件立卷和歸檔

大型活動策劃及會展策劃、會議策劃成功運作管理實務(wù)全書

第五章 會議活動的攝影和文娛安排

第一節(jié) 會議活動的著裝

一、會議活動人員服裝

二、會議活動人員帽子

一、會議活動合影

二、會議活動攝影場地選擇

三、會議活動攝影批次

四、會議活動合影人員確定和排位

五、會議活動攝影設(shè)備

第三節(jié) 會議活動的文娛活動安排

一、會議活動文娛節(jié)目

二、會議活動體育項目

第四節(jié) 會議活動的禮物

一、會議活動禮物性質(zhì)

二、會議活動禮物送受

第六章 會議的宣傳報道

第一節(jié) 宣傳報道的原則和內(nèi)容

一、確定宣傳報道原則

二、確定新聞媒體數(shù)量和人數(shù)

三、確定宣傳報道形式和內(nèi)容

第二節(jié) 會議活動的采訪

一、主題采訪

二、專題采訪

三、隨隊采訪和管理

四、新聞發(fā)布會記者招待會

第三節(jié) 會議活動的新聞刊播

一、審核刊播內(nèi)容

二、收集刊播內(nèi)容

第十四章 會議的安全和衛(wèi)生工作 第一節(jié) 會議活動的場地安全保衛(wèi)

一、主臺中心區(qū)域的安全

二、主臺中心以外區(qū)域

第二節(jié) 會議活動的住地安全保衛(wèi)

一、房間內(nèi)安全

二、文娛體育活動場地

三、住地外圍

第三節(jié) 會議活動的交通安全

二、線路和行駛管理

三、停車場安全管理

第四節(jié) 會議活動人員安全規(guī)格

一、甲級

二、乙級

三、丙級

第五節(jié) 會議活動的醫(yī)療衛(wèi)生工作

一、會議活動醫(yī)療保健

二、會議活動衛(wèi)生防疫

第七章 會議收尾工作

第一節(jié) 會議活動成事文字的制發(fā)

一、有決議事項

二、無決議事項

三、會議活動紀(jì)要 第二節(jié) 會議活動的清場

一、退場和清理

二、臨時建筑物的拆卸

三、會議活動文字材料、物品入庫第三節(jié) 會議活動總結(jié)表彰

一、總結(jié)

二、表彰

三、會議活動經(jīng)費結(jié)帳

大型活動策劃及會展策劃、會議策劃成功運作管理實務(wù)全書

第八章 國際性大型會議的組織管理

第一節(jié) 國際性會議的特點

一、國際性會議與國際會議的區(qū)別

二、國際性會議的特點

三、國際性會議的基本準(zhǔn)則

第二節(jié) 國際性會議的主要種類

一、按內(nèi)容劃分

二、按與會者劃分

三、按性質(zhì)劃分

第三節(jié) 國際性會議的準(zhǔn)備工作

一、建立會議籌備機(jī)構(gòu)

二、訂立議事規(guī)則

三、確立會議議題和議程

四、選定會議地點

五、明確出席對象與范圍

六、規(guī)定正式語言與工作語言

七、發(fā)出會議邀請或通知

八、作好接待準(zhǔn)備

九、安排和布置會場

十、聘請翻譯

第四節(jié) 國際性會議的會間工作

一、迎接、報到和簽到

二、選舉或協(xié)商產(chǎn)生會議的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)

三、受理動議

四、報告和討論

五、表決

六、舉行簽字儀式

七、簽署會議記錄

第五節(jié) 國際性會議的善后工作

一、發(fā)布會議文件和會議消息

二、會議文件的歸檔

第六節(jié) 國際性會議的禮賓次序和國旗的升掛

一、國際性會議的禮賓次序

二、國際性會議中國旗的升掛

第十七章 其他各種會議的組織和管理 第一節(jié) 法定性代表大會的管理

一、法定性代表大會的含義和特點

二、會議實務(wù)要點

第二節(jié) 聽證會的組織管理

一、聽證會的含義、意義和特點

二、聽證會主體

三、聽證會實務(wù)要點

第三節(jié) 辦公會的組織管理

一、辦公會議的含義和特點

二、辦公會議實務(wù)要點

第四節(jié) 報告會的組織管理

一、報告會的含義和特點

二、報告會實務(wù)要點

第五節(jié) 學(xué)術(shù)研討會和座談會的組織管理

一、學(xué)術(shù)研討會

二、座談會組織管理要點

第六節(jié) 現(xiàn)場會的組織與管理

一、現(xiàn)場會的含義和特點

二、現(xiàn)場會實務(wù)要點

第七節(jié) 現(xiàn)代化遠(yuǎn)程會議管理

一、現(xiàn)代化遠(yuǎn)程會議的含義和特點

二、現(xiàn)代化遠(yuǎn)程會議的作用

三、遠(yuǎn)程電話會議實務(wù)要點

四、遠(yuǎn)程電視電話會議實務(wù)要點

五、遠(yuǎn)程計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會議實務(wù)要點

六、現(xiàn)代化遠(yuǎn)程會議的保密

大型活動策劃及會展策劃、會議策劃成功運作管理實務(wù)全書

《展覽成功運作管理》第一章 展覽的分類、性質(zhì)與作用 第一節(jié) 展覽的名稱與分類

一、展覽名稱的種類及含義

二、展覽名稱的構(gòu)成及用法

三、展覽分類標(biāo)準(zhǔn)

四、展覽種類

第二節(jié) 展覽的性質(zhì)與作用

一、展覽的性質(zhì)

二、展覽對宏觀經(jīng)濟(jì)的作用

三、展覽對經(jīng)營的作用

第三節(jié) 展覽的產(chǎn)生與發(fā)展

一、展覽的原始階段

二、展覽的古代階段

三、展覽的近代階段

四、展覽的現(xiàn)代階段

第二章 展出決定的影響因素

第一節(jié) 營銷需要

一、經(jīng)營宗旨、方針和經(jīng)營作風(fēng)

二、營銷戰(zhàn)略

三、行業(yè)和產(chǎn)品

第二節(jié) 市場條件

一、市場潛力

二、市場限制

三、市場利潤

第三節(jié) 營銷方式 第四節(jié) 內(nèi)部條件

一、財力

二、人力

三、精力

第五節(jié) 展出決定

第三章 展出目標(biāo)的內(nèi)容與要求

第一節(jié) 展出目標(biāo)的內(nèi)容

一、基本目標(biāo)

二、集體目標(biāo)

三、管理目標(biāo)

四、不恰當(dāng)?shù)恼钩瞿繕?biāo)

第二節(jié) 展出目標(biāo)的要求

一、制定展出目標(biāo)前的要求

二、制定展出目標(biāo)中的要求

三、制定展出目標(biāo)后的要求

第四章 展覽項目選擇

第一節(jié) 通過第二手資料進(jìn)行選擇

一、使用綜合展覽資料———展覽種類的選擇

二、使用專門展覽資料———展覽項目的選擇第二節(jié) 通過第一手資料進(jìn)行選擇

一、詢問方法

二、考察方法

第三節(jié) 展覽選擇需要注意的問題

一、選擇展出方式

二、選擇觀念和方法

第五章 展出策劃的影響因素

第一節(jié) 人員因素

一、人員組成二、人員分工

三、人員管理 第二節(jié) 工作因素

一、工作安排

二、工作方案

第三節(jié) 時間因素

一、時間安排原則

二、時間安排方法

三、時間日程表

第四節(jié) 費用因素

一、制定預(yù)算

二、調(diào)整控制

大型活動策劃及會展策劃、會議策劃成功運作管理實務(wù)全書 第六章 展覽的招展與組團(tuán) 第一節(jié) 招展宣傳

一、招展宣傳對象

二、招展宣傳內(nèi)容

三、招展宣傳方式

第二節(jié) 選擇參展者

一、選擇標(biāo)準(zhǔn)

二、選擇方式

三、簽訂參展合同

第三節(jié) 組團(tuán)管理

一、籌備會

二、檢查會

三、動員會

第七章 聯(lián)絡(luò)與談判 第一節(jié) 聯(lián)絡(luò)與談判原則 第三節(jié) 聯(lián)絡(luò)與談判對象 第四節(jié) 聯(lián)絡(luò)與談判內(nèi)容 第八章 展品與運輸 第一節(jié) 展品

一、選擇展品

二、展示展品

三、包裝、裝箱

第二節(jié) 運輸

一、運輸籌劃

二、去程運輸

三、回程運輸

第三節(jié) 相關(guān)手續(xù)

一、單證

二、海關(guān)

三、保險

第九章 展覽設(shè)計與施工 第一節(jié) 展臺設(shè)計

一、設(shè)計專業(yè)和設(shè)計人員

二、設(shè)計因素

三、設(shè)計步驟

四、設(shè)計規(guī)律

五、設(shè)計圖紙

六、規(guī)定與限制

第二節(jié) 展覽場地選擇

一、面積

二、位置

三、形狀

四、形式

五、區(qū)域

六、人流

七、設(shè)施和服務(wù)

八、租場

第三節(jié) 展架、展具和用具

二、地面覆蓋物

三、展具和展臺用品

四、照明

五、色彩

六、文圖

七、聲像設(shè)備

八、租用與制作

第四節(jié) 展覽施工

一、施工者

二、現(xiàn)場施工

三、監(jiān)督檢查

四、布置

第十章 展覽宣傳與公關(guān) 第一節(jié) 廣告宣傳

一、聯(lián)絡(luò)

二、廣告

三、印發(fā)資料

第二節(jié) 新聞媒體宣傳

一、展出者的新聞工作

二、新聞資料

三、記者招待會

四、記者采訪

五、展覽會的新聞工作

第三節(jié) 公關(guān)工作

一、開幕式和館日

二、招待會和宴請

三、拜會

四、貴賓

五、支持單位

六、接待室

七、禮品

第四節(jié) 組織展覽相關(guān)活動

一、會議

二、評獎

三、表演

大型活動策劃及會展策劃、會議策劃成功運作管理實務(wù)全書 第十一章 展臺工作準(zhǔn)備與管理 第一節(jié) 展臺人員配備

一、展臺人員要求

二、展臺管理人員

三、展臺業(yè)務(wù)人員

四、展臺輔助人員

第二節(jié) 展臺人員訓(xùn)練 第三節(jié) 商務(wù)工作準(zhǔn)備

一、市場調(diào)研

二、成交準(zhǔn)備

三、產(chǎn)品知識

第四節(jié) 展臺工作管理

一、展前工作

二、展期工作

三、展后工作

第十二章 展覽后續(xù)工作 第一節(jié) 后續(xù)工作的意義 第二節(jié) 后續(xù)工作的內(nèi)容

一、更新客戶名單

二、發(fā)展客戶關(guān)系

三、促進(jìn)貿(mào)易成交

第三節(jié) 后續(xù)工作的要求

一、記憶效應(yīng)

二、競爭原理

三、影響因素

第四節(jié) 后續(xù)工作的方法

一、工作線索

二、工作方式

第十三章 展覽評估與總結(jié)第一節(jié) 評估總結(jié)工作的作用

一、作用

二、工作安排 第二節(jié) 評估內(nèi)容

一、評估術(shù)語

二、展覽環(huán)境評估

三、展覽工作評估

四、展覽效果評估

第三節(jié) 評估工作的運作

一、選擇標(biāo)準(zhǔn)

二、收集情況

三、統(tǒng)計分析

四、評估結(jié)果

第四節(jié) 展覽總結(jié)

一、總結(jié)工作

二、總結(jié)卷宗

三、總結(jié)報告

大型活動策劃及會展策劃、會議策劃成功運作管理實務(wù)全書

《活動成功運作管理》

第一章 大型活動的組織與管理 第一節(jié) 大型活動概念體系

一、活動與大型活動

二、活動與旅游

三、活動的發(fā)展趨勢

第二節(jié) 大型活動管理模式

一、大型活動管理的基本要求

二、大型活動管理的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

三、大型活動管理的基本模式

第三節(jié) 大型活動管理原理

一、大型活動管理的計劃職能

二、大型活動管理的組織職能

三、大型活動管理的控制職能

第四節(jié) 大型活動的組織

一、大型活動策劃

二、大型活動機(jī)構(gòu)的組織結(jié)構(gòu)

三、大型活動項目的組織結(jié)構(gòu)

第五節(jié) 大型活動的協(xié)調(diào)

一、大型活動協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)

二、大型活動協(xié)調(diào)的對象與程序

三、大型活動的時間協(xié)調(diào)

四、大型活動的空間協(xié)調(diào)

第六節(jié) 大型活動市場營銷

一、大型活動市場營銷目標(biāo)

二、大型活動市場營銷戰(zhàn)略

三、大型活動市場營銷組合

第七節(jié) 大型活動網(wǎng)絡(luò)營銷

一、大型活動網(wǎng)絡(luò)營銷概述

二、大型活動的電子郵件營銷

第八節(jié) 大型活動人力資源管理

一、大型活動人力資源管理概述

二、大型活動機(jī)構(gòu)的人力資源獲取

三、大型活動機(jī)構(gòu)人力資源開發(fā)

四、大型活動機(jī)構(gòu)人力資源薪酬管理

第九節(jié) 大型活動職業(yè)規(guī)劃與管理

一、大型活動職業(yè)規(guī)劃

二、大型活動職業(yè)關(guān)系規(guī)劃

三、大型活動職業(yè)管理

第十節(jié) 大型活動的風(fēng)險管理

一、大型活動風(fēng)險管理概述

二、大型活動的合同管理

第二章 節(jié)慶日和紀(jì)念日活動策劃與組織 第一節(jié) 節(jié) 慶日和紀(jì)念日活動的意義

第二節(jié) 開展節(jié) 慶日和紀(jì)念日活動的基本要求

一、開展節(jié) 慶日和紀(jì)念日活動的原則

二、節(jié) 慶日和紀(jì)念日活動的方式

第三章 儀式和慶典活動的組織管理 第一節(jié) 簽字儀式的組織管理

一、簽字儀式的作用

二、簽字儀式的準(zhǔn)備

三、簽字儀式程序

第二節(jié) 開幕式與閉幕式

一、開幕式、閉幕式的作用

二、開幕式、閉幕式的準(zhǔn)備

三、開幕式程序

四、閉幕式程序

第三節(jié) 開工與揭幕儀式

一、開工與揭幕儀式的準(zhǔn)備

二、開工與揭幕儀式的程序

第四節(jié) 頒獎或授勛儀式

一、頒授儀式的作用

二、授勛和頒獎儀式的準(zhǔn)備

三、頒授儀式的程序

第五節(jié) 開業(yè)儀式策劃與管理

一、開業(yè)策劃的基本內(nèi)容

二、幼兒園新校開學(xué)典禮策劃與管理

三、鞋業(yè)城開業(yè)典禮策劃與管理

第六節(jié) 慶典活動策劃與管理

一、慶典策劃的技巧

二、人民醫(yī)院周年慶典策劃與管理

三、廣東集團(tuán)周年慶典現(xiàn)場策劃與管理

大型活動策劃及會展策劃、會議策劃成功運作管理實務(wù)全書

第四章 展覽展示活動的成功運作和管理 第一節(jié) 演示會的策劃和管理

一、豆粉廠的精彩演示

二、浙江杭州專場美容演示會

三、“寶潔”進(jìn)攻中國農(nóng)村的現(xiàn)場演示活動

第二節(jié) 展覽會的策劃和管理

一、展覽會的概念及類型

二、食品公司++年全國秋季長沙糖酒交易會活動

第五章 宴會活動的組織和管理

第一節(jié) 宴會的形式和含義

一、宴會的含義

二、宴會的形式

第二節(jié) 宴會的組織和準(zhǔn)備

一、明確舉行宴會的目的二、確定宴會的名義和宴請對象

三、確定邀請范圍

四、確定宴會規(guī)格和形式

五、確定宴請時間

六、確定宴會的地點

七、確定主持人和致辭人

八、發(fā)出邀請

九、訂菜

十、現(xiàn)場布置

第三節(jié) 宴會的程序

一、迎候

二、入場

三、宣布宴會開始

四、介紹主要來賓

五、致辭

六、祝酒

七、散宴和送別

第四篇：婚慶展覽策劃

1．展會準(zhǔn)備階段 1.1展會背景

隨著中國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，中國婚慶產(chǎn)業(yè)的發(fā)展可謂日新月異，中國的婚慶產(chǎn)業(yè)將為廣大的商家提供無限的商機(jī)！而汕頭市位于廣東省東部，韓江三角洲南端，歷來是粵東、贛南、閩西南一帶的重要交通樞紐、進(jìn)出口岸和商品集散地，素有“嶺東門戶、華南要沖”的美稱，全國最早開放的經(jīng)濟(jì)特區(qū)，是全國五個經(jīng)濟(jì)特區(qū)之一和南方重要港口城市，是沿海開放城市和著名僑鄉(xiāng)，經(jīng)過多年的發(fā)展，已具備較為成熟的婚慶市場。為此，我們特地在汕頭舉辦了這次婚慶會展。1.2會展工作安排

1.2.1會展主題

和諧社會?美麗婚典

1.2.2會展時間

2012年2月13日—2月14日

會展地點

汕頭市林百欣會展中心

主辦單位

汕頭市政府

承辦單位

汕頭市商業(yè)協(xié)會

協(xié)辦單位

汕頭市汕特婚慶中心以及其他婚紗攝影公司

1.2.3會展目的

婚慶展開創(chuàng)了以迎合新婚消費為導(dǎo)向的新型產(chǎn)業(yè)營銷模式，舉辦一次婚慶展橫向結(jié)合了結(jié)婚產(chǎn)業(yè)鏈上的婚紗生產(chǎn)、婚紗攝影、婚禮策劃服務(wù)、婚宴服務(wù)、珠寶、家居、蜜月旅游、花藝、禮品等新婚服務(wù)和產(chǎn)品，可以提高參展的婚慶行業(yè)企業(yè)的知名度和美譽度，提升品牌形象，同時給各參展商家提供一個集中展示產(chǎn)品和企業(yè)形象的平臺，使商家提高市場占有率、了解競爭對手動態(tài)。1.2.4展品范圍

新婚用品：結(jié)婚首飾、珠寶、婚紗禮服、新娘造型、婚慶系列床上用品、喜慶用品、結(jié)婚禮品及情侶工藝品等。

婚紗服飾區(qū)：婚紗 結(jié)婚禮服 結(jié)婚飾具

攝影、影樓：影樓、攝影室 攝像跟拍 攝影器材相框、相冊沖印彩擴(kuò) 感光材料 櫥窗設(shè)計

珠寶首飾：珠寶 首飾

婚慶配套服務(wù)：婚慶禮儀、服務(wù)、策劃公司 餐飲酒店 美容化妝 婚車租賃 醫(yī)療保健 蜜月旅行社 婚姻介紹所

婚慶用品：鮮花、禮品、酒水、家電、家居家紡、裝飾裝修、床上用品、轎車、新婚樓房

1.2.5展會目標(biāo)群體及邀請人員

單身及準(zhǔn)備結(jié)婚的新人

各婚慶產(chǎn)業(yè)鏈的分銷商、團(tuán)購負(fù)責(zé)人

各行業(yè)協(xié)會的協(xié)會成員 1.2.6實施招展

一、招展方式：主要是電話聯(lián)系，其次可以郵寄信封、E-MAIL、上門拜訪、朋友介紹等

二、招展的步驟：

（1）發(fā)布信息（主要通過電話傳真、郵件等方式把項目邀請函發(fā)給客戶名錄中的單位）

（2）跟蹤拜訪（找準(zhǔn)負(fù)責(zé)人）

A、在對方收到邀請函后進(jìn)行第一次跟蹤拜訪，這一次拜訪會產(chǎn)生三種客戶：即時決定型、斷然拒絕型、提出異議型； 針對第一種客戶：

問清客戶需求

要求進(jìn)一步促成購買

愉快地答應(yīng)客戶的針對第二種客戶：

了解客戶拒絕的原因

為面談作好準(zhǔn)備

二次面談

向客戶推薦下一屆展覽會

要求客戶介紹其它客戶

保持關(guān)系，待以后聯(lián)系

針對第三種客戶：

問清客戶需求和異議

進(jìn)行第二次拜訪

消除顧客顧慮

三、招展中用到的文書：項目邀請函、展位確認(rèn)書、參展商指南 2．展會實施階段 2.1會場布置

展區(qū)分類及分布：

（1）婚紗禮服展區(qū)：婚紗禮服、中式禮服、修身內(nèi)衣、仿真佩飾等。（2）珠寶首飾展區(qū)：金銀飾品、玉飾、及流行飾品人造首飾等。

（3）婚紗攝影展區(qū)：影樓、影樓用品、影室設(shè)備、兒童攝影、流行婚紗攝影趨勢、主題婚紗攝影、個性婚紗攝影等。

（4）新婚家具展區(qū)：房地產(chǎn)開發(fā)商、婚房裝修、家具、汽車、家居家電、新婚床品（5）婚宴喜品展區(qū)：婚宴酒店、結(jié)婚喜品、喜糖、喜煙、喜酒、喜帖等。

（6）新婚服務(wù)展區(qū)：新娘彩妝造型、色彩設(shè)計與咨詢、婚慶花卉、新婚蜜月旅游、孕嬰用品等。

（7）婚禮策劃及服務(wù)展區(qū)：婚慶公司、特色婚禮承辦機(jī)構(gòu)、婚禮策劃及場景布置、婚慶培訓(xùn)、婚慶媒介、婚禮攝像拍照、婚車租賃等。

（8）婚慶用品展區(qū)：婚慶道具、婚典花藝、結(jié)婚禮品及飾品、工藝品等。

（9）時尚麗人展區(qū)：美甲、香水、化妝品、美甲產(chǎn)品、熏香產(chǎn)品、個人時尚用品。

（10）新人交流區(qū)：婚姻介紹、戀愛、結(jié)婚心理咨詢、婚禮籌備、婚后的家庭理財和保險 2.2媒體宣傳計劃

媒體：汕頭電視臺、汕頭日報、廣東電視臺

1.活動前一個月——活動籌備。A、戶外路牌。B、指示牌。C、彩旗（T型旗）。D、宣傳冊。E、報紙廣告。F、雜志廣告。J、電視廣告。

2.活動前一周——活動公告。

3.活動當(dāng)天——頭版報道

4.活動后——后續(xù)報道及宣傳

2.3展會具體流程

2月13日活動流程

08：30-08：50 進(jìn)場參觀

09：00-09：15 開幕（參加人員：邀請省市部委領(lǐng)導(dǎo)、行業(yè)

3．展后階段 3.1 展后跟蹤 3.1.1感謝工作

對所有的參展企業(yè)、重要的參觀商和支持單位、合作單位以及曾給予展會大力支持的媒體，都應(yīng)該給予感謝。3.1.2媒體跟蹤報道

對展會進(jìn)行一個回顧性的報道，將有關(guān)情況、有關(guān)的統(tǒng)計資料數(shù)據(jù)，提供給新聞界，進(jìn)一步擴(kuò)大展會的影響。

3.1.3給參展商發(fā)放展后意見調(diào)查表

對展覽服務(wù)中的問題、優(yōu)越點要做好書面的調(diào)查和總結(jié)，取信于參展商。3.2展后總結(jié)

3.2.1從籌備到開展中的各項工作總結(jié) 3.2.2 效益分析跟成本核算 3.2.3 項目市場調(diào)查 3.3展后評估

展后評估主要在于為已做過的所有工作的效率和效果提供判斷標(biāo)準(zhǔn)和結(jié)論，并為提高以后工作的效率和效果，提供依據(jù)和經(jīng)驗。協(xié)會負(fù)責(zé)人、業(yè)內(nèi)嘉賓、與會嘉賓、媒介工作人員出席）09：30-10：15 婚慶秀、旅游秀，婚紗秀、彩妝秀，鉆石秀 10：15-10：50 婚慶與旅游產(chǎn)品、婚紗攝影團(tuán)購家年會活動

10：50-11：30 結(jié)婚用品、結(jié)婚電器、床上用品、婚房家具 團(tuán)購 11：30-13：00 中場休息、自由交易、抽獎

13：00-13：30 鉆石團(tuán)購（插播5分鐘文藝節(jié)目）13：30-14：30 婚慶旅游團(tuán)購 14：30-16：30 自由交易、抽獎 16：30結(jié)束當(dāng)天活動

2月14日活動流程

08：30-09：30 進(jìn)場參觀

09：30-10：10 婚慶修宇婚紗秀

10：15-10：50 所有產(chǎn)品限時搶購中與累計團(tuán)購

10：50-11：30 婚慶、旅游、鉆石、婚紗攝影產(chǎn)品拍賣會 11：30-13：00 中場休息、自由交易、抽獎、彩妝體驗 插播5分鐘文藝節(jié)目

13：30-16：30 自由交易、抽獎-----圓滿閉幕（16：30 結(jié)束當(dāng)天活動）

第五篇：展覽策劃未完成

“先當(dāng)代先鋒藝術(shù)展”策劃案

年9

2012月 目錄

前言

一 展覽背景

二 參展單位（主辦方，承辦方，策劃組，贊助商）

第一部分:展覽詳情

一 展覽名稱 二 展覽目的 三 展覽時間 四 展覽地點 五 展覽宣傳 六 受邀的新聞媒體 七 展覽內(nèi)容 八 展覽流程

第二部分：展覽細(xì)節(jié)

一 展覽進(jìn)程 二 活動所需物品 三 人員安排

第三部分：經(jīng)費預(yù)算 附錄

附錄一：展覽流程及細(xì)節(jié) 附錄二：展后討論會

前言 一 展覽背景

當(dāng)代中國藝術(shù)界，以當(dāng)代架上實驗作品以及行為與裝置為主的現(xiàn)代藝術(shù)隱含的潛在主題總是與藝術(shù)家的人格交叉重疊的，他們有痛苦的一面，也有興奮的一面，這些痛苦與興奮總是與心理力量、知識、社會和事件相交叉、相重疊。天津作為中國北方的商業(yè)中心，在社會的多層次多結(jié)構(gòu)的組織特征中，更加便于藝術(shù)家觀察思考時代同步的思想主題，因以天津地域為主的現(xiàn)當(dāng)代藝術(shù)還在起步與探索階段，其新穎性、學(xué)術(shù)性與商業(yè)性具有極大的發(fā)掘潛力，這也是此次藝術(shù)展得以成功的現(xiàn)實基礎(chǔ)。

天津，作為我國新規(guī)劃改革開放的窗口城市，四處洋溢著激情和活力，它是創(chuàng)業(yè)者的熱土，更是年輕人追求夢想的天堂。舉辦現(xiàn)當(dāng)代藝術(shù)展，是天津市城市國際化建設(shè)過程中的一個標(biāo)志性的事件，它不僅僅是天津建設(shè)和發(fā)展的又一個新起點，更包括天津文化在內(nèi)的博大精深的中華文明走向世界，邁向未來的新契機(jī)。

此次展覽于天津美術(shù)學(xué)院天美時代美術(shù)館展出。此次展覽對天津的藝術(shù)界特別是現(xiàn)代藝術(shù)領(lǐng)域有著重要的意義。我們對這次展覽定位著重于青年現(xiàn)代藝術(shù)的展示與學(xué)術(shù)交流。學(xué)術(shù)方面我們邀請?zhí)旖蛎佬g(shù)學(xué)院XXX先生為學(xué)術(shù)顧問。展品方面由幾位活躍于天津以及周邊地區(qū)的現(xiàn)代青年藝術(shù)家為展覽提供作品。這次展覽將會是一次天津領(lǐng)域內(nèi)現(xiàn)當(dāng)代藝術(shù)，特別是包括了行為與裝置等有別于傳統(tǒng)的先鋒藝術(shù)形式的集體呈現(xiàn)。所以，這次展覽的意義和價值都將是巨大的。

二 參展單位

主辦單位：

承辦單位：

策劃組：

贊助商：

第一部分：展覽詳情 一 展覽名稱

主題：現(xiàn)當(dāng)代先鋒藝術(shù)展

二 展覽目的

以展覽的形式將畫展和學(xué)術(shù)交流相結(jié)合，活動結(jié)合相關(guān)媒體的宣傳推廣，進(jìn)一步擴(kuò)大天津市藝術(shù)家的形象力，同時借用社會對藝術(shù)品的認(rèn)知，擴(kuò)大畫展的宣傳力度，從而招引社會名流的參與，擴(kuò)大天津現(xiàn)當(dāng)代先鋒藝術(shù)在國內(nèi)的影響。

三 展覽時間

開幕時間：

展覽時間：2012年 月 日---2012年 月 日

四 展覽地點

天津美術(shù)學(xué)院美術(shù)館一樓天美時代展廳（天津市河北區(qū)天緯路4號）

五 展覽宣傳

1、我們將會在天津市各大媒體進(jìn)行宣傳，聯(lián)系具有重大影響的藝術(shù)類網(wǎng)站以及平面媒體以擴(kuò)大這次展覽的影響。在展覽的開幕式上，我們將會邀請知名美術(shù)史專家、批評家、藝術(shù)家出席，屆時天津市具有影響的藝術(shù)類媒體將會對本次展覽進(jìn)行報道。

2、文案：負(fù)責(zé)本次展覽所有文字資料（包括本次展覽宣傳所需要的新聞稿、策劃報告）、展品資料及具體展牌文字的整理。

3、設(shè)計：負(fù)責(zé)為本次展覽設(shè)計宣傳冊以及整體展覽的設(shè)計和策劃。

4、展覽工作：聯(lián)系提供展覽場地，并負(fù)責(zé)本次展覽的作品布展、維持場地秩序以及撤展等工作。

5、準(zhǔn)備XXX冊由我方設(shè)計的關(guān)于這次展覽的宣傳冊。

六 受邀新聞媒體

電視媒體：天津電視臺

報刊媒體：中國書畫報，假日100，假日之都 網(wǎng)絡(luò)媒體：新浪網(wǎng)，北方網(wǎng)，天津網(wǎng)

七 展覽內(nèi)容

展區(qū)一：抽象畫作品 展區(qū)二：雕塑作品 展區(qū)三：裝置作品

八 展覽流程

（一）開幕致辭

（二）參觀流程

（三）活動參與

第二部分：展覽細(xì)節(jié)（見附錄一）

一 展覽進(jìn)程 二 活動所需物品 三 人員安排

第三部分：經(jīng)費預(yù)算

本次活動由XXX公司冠名贊助，贊助經(jīng)費： 萬元人民幣。邀請展的作品將在天津市天津美術(shù)學(xué)院美術(shù)館一樓天美時代展廳

第四部分：展覽討論會（見附錄二）

附錄一：

展覽流程及細(xì)節(jié) 第一部分 前期準(zhǔn)備: 一 天美時代

（一）前期安排：

1、確定邀請對象，發(fā)放邀請函

2、確定參展作品的類型以及數(shù)量

3、確定贊助商，媒體單位

（二）中期溝通：

1、再次確定參展作者以及參展作品，爭取保證一定數(shù)量的特定參觀人員以及優(yōu)秀的作品。

2、確定展覽會場及對方能提供的展覽用品數(shù)量。包括桌椅、投影儀、話筒、展臺

1、確定用電設(shè)備的線路狀況。

2、確定會場的布置形式。

（三）后期確定：

1、展覽會場的布置完善情況。

2、檢查用電線路的安全狀況。

3、最后的合作細(xì)節(jié)溝通。

二 展覽用品細(xì)則

（一）策劃及宣傳物

1、邀請函（請柬）

2、藝術(shù)家介紹與畫展說明書

3、主持人稿以及新聞稿

4、各種小禮品及手袋

5、招貼畫

6、宣傳板

7、引導(dǎo)牌

8、工作人員與記者胸卡

9、留言簿、簽到物

（二）現(xiàn)場活動配置

1、燈光

2、音響

3、鮮花綠化

4、攝影、攝像

5、揭幕道具

6、揭幕禮花

7、礦泉水等

（三）贊助待遇

1、在畫展現(xiàn)場的內(nèi)外宣傳物以植入式廣告形式醒目打出“本次畫展由XXX冠名贊助”，畫展期間場外所有與畫展相關(guān)活動均有XXX冠名贊助

2、開幕式上主持人多次口頭感謝XXX企業(yè)的大力支持并適時邀請企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)講話

3、所有小禮品為贊助商的最新產(chǎn)品

4、邀請贊助商企業(yè)代表參加媒體采訪，淺談藝術(shù)感受

5、任何涉及本期畫展的宣傳資料鳴謝并贈送本期畫冊（均由藝術(shù)家本人簽名的畫冊）

6、藝術(shù)家本人與企業(yè)家合影

7、依據(jù)產(chǎn)品市場策略，可在上述回報形式基礎(chǔ)上量身創(chuàng)意其他的廣告合作模式

8、植入其他廣告形式：畫展衍生產(chǎn)品（如音像制、畫冊、書籍）

（四）作品運輸

1、運輸車輛 輛

三 展廳布置

（一）展區(qū)布置

1、展區(qū)一

2、展區(qū)二

3、展區(qū)三

4、觀展路線布置

5、指示牌擺放位置

四 人員及時間安排

（一）時間安排

1、小組討論策劃書細(xì)節(jié)：2012年 月 日—2012年 月 日

2、形成完整的策劃書：2012年 月 日

3、與天美時代有限公司溝通相關(guān)事宜：2012年 月 日

4、與贊助商溝通相關(guān)事宜：2012年 月 日

5、展覽用品籌備：2012年 月 日

6、展覽場館布置：2012年 月 日

7、展覽開幕：

8、展覽進(jìn)行：

9、場地整理：2012年

（二）人員安排

1、策劃人員 總策劃： 策劃組成員：

2、溝通人員

3、籌備人員（負(fù)責(zé)人）監(jiān)督人員：總負(fù)責(zé)人

作品責(zé)任人

展覽用品在責(zé)任人

展區(qū)衛(wèi)生責(zé)任人 展覽用品：

展區(qū)布置：展區(qū)一

展區(qū)二

展區(qū)三 場地完善：

文本撰寫：開幕詞

新聞稿

4、開幕主持 主持人： 領(lǐng)導(dǎo)接待： 作者接待： 贊助商接待： 展覽迎賓：

5、現(xiàn)場講解 圖片展板：

VI畫冊：

6、現(xiàn)場記錄 照相人員： 攝像人員：

7、展后整理 作品責(zé)任人 展覽用品責(zé)任人 展區(qū)衛(wèi)生責(zé)任人

8、展后總結(jié) 文字記錄： 總結(jié)文章：

五 邀請準(zhǔn)備

（一）邀請函：

1、向知名美術(shù)史專家、批評家、藝術(shù)家發(fā)出邀請，展覽其優(yōu)秀作品

2、向新聞媒體發(fā)出邀請，懇請他們出席此次的展覽

3、向其他為展示作品的藝術(shù)家們

（二）邀請函設(shè)計

（三）文本撰寫：

1、邀請函文本

2、新聞稿文本

3、領(lǐng)導(dǎo)致辭文本

4、主持詞文本

第二部分 開幕流程及細(xì)節(jié) 一 開幕流程

（一）主持人開場

（二）領(lǐng)導(dǎo)致辭

（三）贊助單位代表致辭

（四）策劃方代表致辭

（五）開幕儀式

（六）主持人宣布展覽正式開幕

二 開幕式細(xì)節(jié)及人員安排

（一）主持人：

（二）領(lǐng)導(dǎo)接待：

（三）觀展陪同講解：

第三部分 展覽期間備注 一 展覽期間

（一）安排人員在展板前值班

（二）保護(hù)作品不被破壞

（三）期間做好攝影工作為此次活動保留影像資料

二 展覽后期

（一）仔細(xì)收拾好作品保存至XX地方

（二）清理現(xiàn)場使場地恢復(fù)原裝

（三）返還所借器材

（四）做好展覽之后報告會的活動