第一篇：會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)

會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)

鑒定要點(diǎn)與重點(diǎn)提示

一、鑒定要點(diǎn)

掌握會(huì)議議程、日程的擬定方法；正確選擇會(huì)址；做好會(huì)議記錄、會(huì)議中的信息溝通和會(huì)議期間值班、保衛(wèi)工作以及會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算工作；掌握開(kāi)放參觀活動(dòng)方案的擬定和安排宴請(qǐng)活動(dòng)的要求、商務(wù)旅行計(jì)劃和旅程表的制定方法。

熟悉會(huì)議議程與日程的區(qū)別；掌握會(huì)議期間信息的收集、傳遞、反饋，以及信息加工的形式；學(xué)會(huì)會(huì)議文件資料立卷歸檔的步驟和國(guó)外商務(wù)旅行準(zhǔn)備工作的主要內(nèi)容。

二、重點(diǎn)提示

1．會(huì)議議程表的設(shè)計(jì)方法

(1)注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣順序和本公司章程有無(wú)對(duì)會(huì)議議程順序的明確規(guī)定。

(2)議程表中第一項(xiàng)是宣布議題，安排討論問(wèn)題時(shí)應(yīng)盡量將同類(lèi)性質(zhì)問(wèn)題集中安排在一起。

(3)保密性較強(qiáng)的議題一般安排在后面。

2．會(huì)議日程表的設(shè)計(jì)方法

(1)會(huì)議的日程表一般采用簡(jiǎn)短文字或表格形式。

(2)將會(huì)議時(shí)間按每天上午、下午、晚上三個(gè)單元將議題具體化。

3．安排會(huì)議議程和日程應(yīng)注意的問(wèn)題

(1)會(huì)議議程和會(huì)議日程的功能不同。

(2)會(huì)議議程的編制在前，一旦確定不應(yīng)再改變。會(huì)議日程如遇到一些變化可相應(yīng)調(diào)整。

(3)會(huì)議議程與日程必須吻合。

(4)會(huì)議議程和日程表制定后，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核方可實(shí)施。

4．選擇會(huì)址應(yīng)考慮的因素

(1)交通便利。

(2)會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模、主題相符。

(3)場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配置。

(4)應(yīng)盡量避開(kāi)鬧市區(qū)，場(chǎng)地應(yīng)不受外界干擾。

(5)選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無(wú)停車(chē)場(chǎng)。

(6)場(chǎng)地租借的成本必須合理。

5．做好會(huì)議記錄

(1)會(huì)議記錄的準(zhǔn)備工作

1)準(zhǔn)備足夠的筆、筆記本和記錄用紙，以及錄音機(jī)和磁帶。

2)備有會(huì)議議程表和相關(guān)文件資料，了解與會(huì)人員的座位圖。

(2)會(huì)議記錄的內(nèi)容：會(huì)議描述；與會(huì)者姓名；會(huì)議過(guò)程；主席、記錄員簽名。

(3)會(huì)議記錄的方法

1)重點(diǎn)應(yīng)將會(huì)議主要討論的觀點(diǎn)、決議、決定、重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論一字不漏地記錄下來(lái)，其他內(nèi)容概括記錄。

2)漏記內(nèi)容對(duì)照錄音磁帶進(jìn)行修改，也可提示會(huì)議主持人請(qǐng)發(fā)言者重復(fù)內(nèi)容或?qū)δ骋恍g(shù)語(yǔ)做簡(jiǎn)要的解釋。

3)與會(huì)者提出的意見(jiàn)、建議，要把人名記錄下來(lái)。

(4)會(huì)議記錄的修改

1)在定稿打印前，向主席提交一份草稿經(jīng)他簽字批準(zhǔn)。

2)經(jīng)會(huì)議批準(zhǔn)，會(huì)議記錄如有錯(cuò)誤，主席或秘書(shū)可以更改。

3)會(huì)議記錄一經(jīng)簽名，任何地方都不能再作改動(dòng)。

(5)會(huì)議記錄的要求：準(zhǔn)確、完整、簡(jiǎn)潔、條理清楚。

6．會(huì)議期間的信息溝通

(1)做好會(huì)議期間信息的收集、傳遞、反饋工作

1)秘書(shū)人員要多聽(tīng)、多記、多想、多跑，全面收集信息。

2)要深入實(shí)際，掌握第一手資料。

3)注重信息的加工。

4)注重實(shí)效，狠抓反饋信息的收集。

(2)會(huì)議期間的對(duì)外宣傳工作

1)妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。

2)注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。

3)在傳遞方式、內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對(duì)象、效果、實(shí)效、費(fèi)用的原則綜合考慮。

4)注意收集外界輿論和新聞媒體對(duì)會(huì)議的報(bào)道。

5)為召開(kāi)記者招待會(huì)提供必需的信息資料。

6)信息收集力求全面、真實(shí)、及時(shí)、適用、重點(diǎn)突出。

7)與新聞媒體溝通要以禮相待、以誠(chéng)相待、平等相待、迅速及時(shí)。

(3)信息加工的形式：綜合加工；提煉加工；推導(dǎo)加工。

(4)信息傳遞的方式：口頭傳遞；影像傳遞；電子系統(tǒng)傳遞；專(zhuān)人傳遞。

第二篇：會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)要點(diǎn)與重點(diǎn)

會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)要點(diǎn)與重點(diǎn)

一、要點(diǎn)

1.掌握發(fā)送會(huì)議通知的方法及注意事項(xiàng),能夠擬寫(xiě)帶回執(zhí)的會(huì)議通知;掌握各種會(huì)議證件 的制發(fā)和會(huì)議文件資料的發(fā)放;了解與會(huì)人員的接站、報(bào)到、簽到工作的基本內(nèi)容和程序;做好會(huì)議的善后工作,包括安排與會(huì)人員返程、會(huì)議文件資料的清退及會(huì)議室的整理。掌握會(huì)見(jiàn)與會(huì)談、開(kāi)放參觀準(zhǔn)備工作的內(nèi)容及活動(dòng)的基本程序;商務(wù)旅行準(zhǔn)備工作的主 要內(nèi)容。

2.熟悉會(huì)議構(gòu)成的要素;會(huì)議的種類(lèi)與作用;內(nèi)部會(huì)議室的預(yù)訂方法。

二、重點(diǎn)

1.發(fā)送會(huì)議通知

(1)發(fā)送形式:正式通知,非正式通知。

(2)發(fā)送內(nèi)容

1)預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其他需讓與會(huì)者事先了解的情況。

2)需要回復(fù)的會(huì)議通知或預(yù)備通知中可加入明信片。

3)會(huì)議中使用的有關(guān)票據(jù)。

4)附說(shuō)明或回執(zhí)單,要求與會(huì)者告知具體的到達(dá)和返程日期,標(biāo)明交通工具及線路。

(3)發(fā)送會(huì)議通知的注意事項(xiàng)

1)明確會(huì)議通知發(fā)送對(duì)象。

2)落實(shí)發(fā)送的回復(fù)確認(rèn)環(huán)節(jié)。

3)對(duì)書(shū)面會(huì)議通知的地址、郵編要填寫(xiě)正確。

2.會(huì)議通知

(1)會(huì)議通知的主要內(nèi)容:被通知部門(mén)、人員、職務(wù)、通知事由、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地 點(diǎn)、出席對(duì)象或范圍、會(huì)議程序、議事內(nèi)容、注意事項(xiàng)、公司全稱(chēng)、通知部門(mén)、通知者姓名 和職務(wù)、通知日期。

(2)按正確格式擬寫(xiě)會(huì)議通知及會(huì)議回執(zhí)。

3.會(huì)議的各種準(zhǔn)備工作

(1)制作姓名卡片、會(huì)議證件的方法

1)內(nèi)容設(shè)計(jì)上有會(huì)議名稱(chēng)、與會(huì)者姓名、稱(chēng)呼、身份、組織名稱(chēng)。

2)重要的大型會(huì)議要貼本人照片,并加蓋印章。

(2)會(huì)議文件資料發(fā)放的基本方法

1)按照與會(huì)者名單,準(zhǔn)備好每人一個(gè)文件袋。

2)分發(fā)重要文件要編號(hào)、登記,保密文件要注明密級(jí)。

3)征求意見(jiàn)稿或保密文件應(yīng)附文件清退目錄。

4)適時(shí)適量。

5)內(nèi)容重要又需要事先送達(dá)與會(huì)者的文件,可派專(zhuān)人遞送或用傳真、特快專(zhuān)遞送達(dá)。

(3)會(huì)議所需用品和設(shè)備的準(zhǔn)備

1)準(zhǔn)備會(huì)議所需物品要盡量考慮全面,有備無(wú)患。

2)會(huì)議用品和設(shè)備的類(lèi)型分為必備用品和特殊用品。

(4)預(yù)訂內(nèi)部會(huì)議室的方法

1)要打出一定的提前量,在確定準(zhǔn)確的會(huì)期后,應(yīng)盡早預(yù)訂。

2)在使用的前一天,一定要再次落實(shí)。

3)會(huì)議室的大小、格局、設(shè)備的配備與會(huì)議的人數(shù)、性質(zhì)和類(lèi)型相匹配。

4)留有足夠的自由使用空間,會(huì)議之間的間隔不宜太緊。

5)事先查看會(huì)議議程,了解會(huì)議是否需要音像輔助設(shè)備,并事先將設(shè)備調(diào)整到最佳狀態(tài)。

(5)接站報(bào)到工作的主要步驟

1)有統(tǒng)一的指揮調(diào)度系統(tǒng),掌握與會(huì)者到達(dá)的時(shí)間和聯(lián)系方式。

2)備有足夠的車(chē)輛和接待人員。

3)如設(shè)接待站要制作醒目的牌子或橫幅,表明“××公司接待處”的字樣;并設(shè)立引 導(dǎo)牌或標(biāo)識(shí)牌,表明報(bào)到的具體位置。

4)事先準(zhǔn)備好文件袋發(fā)給報(bào)到人員。

(6)會(huì)議簽到和引導(dǎo)工作

1)小型會(huì)議可由秘書(shū)逐一進(jìn)行簽到。

2)大型會(huì)議可用簽到卡或電子簽到機(jī)進(jìn)行簽到。

3)準(zhǔn)備好登記本、簽字筆等用具,必要時(shí)準(zhǔn)備好嘉賓的留言簿。

4)按禮儀規(guī)范引導(dǎo)與會(huì)者入場(chǎng)。

4.會(huì)議的善后工作

(1)安排與會(huì)人員返程工作

1)提前做好與會(huì)者車(chē)、船、飛機(jī)票的登記預(yù)訂工作。

2)幫助與會(huì)者提前做好返程準(zhǔn)備。

(2)會(huì)議文件資料清退的方法

1)小型內(nèi)部會(huì)議可在會(huì)議結(jié)束時(shí)請(qǐng)與會(huì)者將文件放在桌上,由文秘人員統(tǒng)一收集或由 文秘人員在會(huì)議室門(mén)口收集。

2)大中型會(huì)議可提前發(fā)出清退目錄,先由與會(huì)者個(gè)人清理,再統(tǒng)一交秘書(shū)處或下發(fā)收 集目錄,限時(shí)交退。

(3)整理會(huì)議室:將會(huì)議室整理恢復(fù)到備用狀態(tài)。

5.會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的準(zhǔn)備工作

(1)收集對(duì)方的相關(guān)資料。

(2)通知主方參加會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的人員。

(3)了解會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的時(shí)間和地點(diǎn)。

(4)通知對(duì)方。

(5)場(chǎng)所的布置及座位安排:會(huì)見(jiàn)的座次安排應(yīng)遵循“主左客右”的原則,座位通常排 成扇形或半圓形;會(huì)談的座次安排一般將談判桌排成長(zhǎng)方形,雙方各坐一邊,主方位于背門(mén) 一側(cè)或進(jìn)門(mén)后的左側(cè),雙方主談人位于各方中央,其他人按右高左低排;多邊會(huì)談的座位可 擺成圓形或方形。

6.會(huì)見(jiàn)與會(huì)談的基本程序

(1)迎接。

(2)致辭、贈(zèng)禮、合影。

(3)會(huì)見(jiàn)或會(huì)談。

(4)記錄。

(5)會(huì)見(jiàn)與會(huì)談結(jié)束。

7.開(kāi)放參觀活動(dòng)的內(nèi)容與準(zhǔn)備

(1)開(kāi)放參觀的項(xiàng)目

1)展覽室。

2)生產(chǎn)設(shè)備。

3)廠區(qū)環(huán)境。

4)員工的教育與培訓(xùn)設(shè)施。

5)服務(wù)、娛樂(lè)、福利、衛(wèi)生等設(shè)施。

(2)開(kāi)放參觀活動(dòng)的操作流程

準(zhǔn)備宣傳小冊(cè)子一放映視聽(tīng)材料一觀看模型一引導(dǎo)觀摩實(shí)物一中途休息服務(wù)一贈(zèng)送紀(jì)念 品一征求意見(jiàn)。

(3)準(zhǔn)備工作的內(nèi)容

1)寄發(fā)請(qǐng)柬。

2)準(zhǔn)備休息服務(wù)處。

3)準(zhǔn)備介紹材料。

4)準(zhǔn)備特殊的參觀用品。

5)準(zhǔn)備茶水飲料。

6)準(zhǔn)備禮品和紀(jì)念品。

(4)接待工作的內(nèi)容

1)熱情接待、引導(dǎo)。

2)認(rèn)真解說(shuō)。

3)為來(lái)賓做好向?qū)А?/p>

4)做好餐飲服務(wù)工作。

5)耐心解答來(lái)賓提出的問(wèn)題。

6)做好歡送工作。

8.商務(wù)旅行的準(zhǔn)備工作

(1)訂車(chē)票、機(jī)票:通常采用電話或傳真的方式訂票。

(2)預(yù)訂房間。

(3)準(zhǔn)備必要的文件資料及上司隨身攜帶的物品。

(4)預(yù)支差旅費(fèi)。

第三篇：第八單元 會(huì)議管理與商務(wù)活動(dòng)

第八單元 會(huì)議管理與商務(wù)活動(dòng)

一、判斷題（將判斷結(jié)果填入括號(hào)中。正確的填“√”，錯(cuò)誤的填“×”）

1、會(huì)議必須是三個(gè)人以上聚合在一起，遵循一定的程序進(jìn)行。（×）

2、一些跨國(guó)家、跨地區(qū)的會(huì)議，政治、經(jīng)濟(jì)影響比較大，涉及面廣的會(huì)議，往往由會(huì)議的發(fā)起者主辦。（×）

3、會(huì)議名稱(chēng)可以用簡(jiǎn)稱(chēng)的形式表達(dá)。（×）

4、部門(mén)的會(huì)議至少應(yīng)提前3天報(bào)至辦公室，由辦公室統(tǒng)籌安排，定出一周會(huì)議安排表。（×）

5、議程表應(yīng)在會(huì)前發(fā)給與會(huì)人員。（）

6、在圓桌或者方桌的周?chē)卜乓巫?，適合于召開(kāi)30——40人左右的小型會(huì)議。（×）

7、會(huì)議文件初稿經(jīng)過(guò)修訂，即可印刷，并按規(guī)定范圍分發(fā)。（×）

8、外部會(huì)議可郵寄通知，但要檢查信封上與通知上的姓名是否一致，并把握好會(huì)議通知的提前時(shí)間。（）

9、會(huì)前檢查主要是檢查場(chǎng)館準(zhǔn)備情況。（×）

10、與會(huì)者的親筆簽名可為日后查考提供歷史憑證。（）

11、會(huì)議記錄不僅可作為日后查考分析的依據(jù)，也是具有法律效力的文檔。（）

12、如果是組織內(nèi)部的會(huì)議，秘書(shū)會(huì)場(chǎng)服務(wù)還包括接待來(lái)訪客人。（）

13、會(huì)議成果性文件比會(huì)議記錄性文件更重要，因此在擬寫(xiě)時(shí)要特別重視。（×）

14、與會(huì)者在報(bào)到時(shí)，接待人員就可與其交割返程票及票款。（）

15、催辦是對(duì)會(huì)議決議、決定貫徹執(zhí)行結(jié)果的重要督促和檢查手段。（）

16、會(huì)議所形成的正式文件，如會(huì)議通知、會(huì)議記錄等應(yīng)列入立卷范圍。（）

17、會(huì)見(jiàn)的目的是各方能在求同存異的前提下取得諒解和共識(shí)，或達(dá)成某些協(xié)議，作出某項(xiàng)決定。（×）

18、涉外會(huì)見(jiàn)，應(yīng)當(dāng)按主右客左的國(guó)際慣例安排座位，即客人坐在主人的左邊。（×）

19、有些辦公會(huì)議因內(nèi)容涉及，需擴(kuò)充與會(huì)人員，秘書(shū)應(yīng)事先擬出名單然后及時(shí)通知。（×）

20、代表會(huì)議在需要時(shí)，經(jīng)常務(wù)代表提議，可邀請(qǐng)少部分列席代表參加。（×）

二、單項(xiàng)選擇題（在備選答案中選出一個(gè)正確的答案，將相應(yīng)的字母填入題內(nèi)的括號(hào)中）

1、會(huì)議具有其他溝通形式不可替代的功能，但（C）功能不是。

A．分權(quán)B．協(xié)調(diào)C．反饋D．親和

2、把會(huì)議分為正式會(huì)議和非正式會(huì)議，這是根據(jù)會(huì)議的（A）分類(lèi)。

A．性質(zhì)B．內(nèi)容C．人數(shù)D．規(guī)律

3、以下選項(xiàng)中，不屬于出席人身份的是（B）。

A．正式成員B．服務(wù)成員C．列席成員D．旁聽(tīng)成員

4、很多合作性和學(xué)術(shù)性組織有召開(kāi)經(jīng)常性會(huì)議（如年會(huì)）的制度，如亞太經(jīng)濟(jì)合作組織每年召開(kāi)的領(lǐng)導(dǎo)人非正式會(huì)議，往往（C）主辦。

A．由領(lǐng)導(dǎo)或管理職權(quán)的機(jī)關(guān) B．由會(huì)議的發(fā)起者C．由一個(gè)組織的成員輪流

D．通過(guò)一定申辦程序確定由誰(shuí)

5、會(huì)議的目標(biāo)有主次輕重之分，（C）必須體現(xiàn)中心目標(biāo)或主要目標(biāo)。

A．重要議題B．難點(diǎn)議題C．中心議題D．熱點(diǎn)議題

6、有些會(huì)議的議題需要經(jīng)過(guò)（A）審核，才能決定是否列入會(huì)議議程。

A．議案審查委員會(huì)B．領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)C．秘書(shū)處D．管理部門(mén)

7、會(huì)議預(yù)案包括會(huì)議名稱(chēng)、時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)期等，但不包括（D）。

A．籌備人員分工B．會(huì)議經(jīng)費(fèi)來(lái)源C．會(huì)議成本D．醫(yī)療費(fèi)用

8、會(huì)議成本包括的隱性成本是指（B）。

A．與會(huì)者參會(huì)獲得的工資收入B．與會(huì)者參會(huì)損失的勞動(dòng)價(jià)值

C．與會(huì)者參會(huì)創(chuàng)造的勞動(dòng)價(jià)值D．與會(huì)者參會(huì)損失的工資收入

9、對(duì)會(huì)議所討論的問(wèn)題按照主次、輕重，按照其內(nèi)在聯(lián)系有機(jī)地排列起來(lái)，印成文書(shū)，就是（D）。

A．議題表B．會(huì)程表C．日程表D．議程表

10、果會(huì)期是（B）或以上，就應(yīng)該排定會(huì)議的日程表。

A．半天B．一天C．一天半D．兩天

11、按照我國(guó)慣例，如果主席臺(tái)上的人數(shù)是雙數(shù)，則身份最高者位于（B）。

A．中間靠右座位，第二位在其左邊B．中間靠左座位，第二位在其右邊

C．中間，其次是左位，再次為右位D．中間，其次是右位，再次為左位

12、以下選項(xiàng)中，不屬于與會(huì)人員座次安排要求的是（D）。

A．按姓氏漢字筆畫(huà)多少排列 B．按地理位置排列C．按行業(yè)系統(tǒng)排列

D．按貢獻(xiàn)大小排列

13、秘書(shū)對(duì)會(huì)議文件的寫(xiě)作應(yīng)符合（A），這是寫(xiě)好會(huì)議文件的首要條件。

A．會(huì)議主題和領(lǐng)導(dǎo)的意圖B．基層單位要求C．職能部門(mén)呼聲

D．社會(huì)現(xiàn)實(shí)和民眾愿望

14、以下選項(xiàng)中，不屬于會(huì)議文件的是（D）。

A．領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件B．審議表決性文件C．傳達(dá)宣傳性文件

D．媒體反饋性文件

15、對(duì)重要的會(huì)議邀請(qǐng)對(duì)象比較合適的可用書(shū)面通知，再加（A）的雙重方式。

A．電話確定B．請(qǐng)柬確定C．當(dāng)面確定D．郵件確定

16、邀請(qǐng)性會(huì)議為準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)與會(huì)人數(shù)，做好相應(yīng)準(zhǔn)備，通知時(shí)應(yīng)提前（C）以上并附加回執(zhí)。

A．一周B．兩周C．三周D．四周17、秘書(shū)必須對(duì)會(huì)議文件的準(zhǔn)備情況進(jìn)行仔細(xì)檢查。會(huì)議文件如有差錯(cuò)，小則影響會(huì)議的進(jìn)程，大則產(chǎn)生嚴(yán)重的（B）。

A．經(jīng)濟(jì)損失B．政治后果C．社會(huì)影響D．個(gè)人負(fù)面影響

18、會(huì)前檢查的方式可以是現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地檢查和（B）等方式。

A．領(lǐng)導(dǎo)觀看錄像B．領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)取匯報(bào)C．電話匯報(bào)D．工作人員自查

19、迎接重要賓客，要事先確定（C），并派相應(yīng)身份的人員前去。

A．招待規(guī)格B．接待人數(shù)C．迎接規(guī)格D．交通工具

20、簽到可統(tǒng)計(jì)會(huì)議實(shí)到人數(shù)，會(huì)議實(shí)到人數(shù)是確定法定性會(huì)議有效性的必要條件，在這些會(huì)議上，簽到是一種（B）。

A．經(jīng)濟(jì)行為B．法律行為C．政治行為D．社交行為

21、會(huì)議記錄應(yīng)該嚴(yán)格遵守實(shí)事求是等原則，但下列選項(xiàng)中的（D）原則不是。

A．客觀真實(shí)B．完整準(zhǔn)確C．清楚規(guī)范D．個(gè)性醒目

22、下列選項(xiàng)中，不屬于會(huì)議記錄形式的是（D）。

A．詳細(xì)記錄B．摘要記錄C．簡(jiǎn)易記錄D．完整記錄

23、下列選項(xiàng)中，不屬于會(huì)間服務(wù)工作的是（C）。

A．完成領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)B．提供必需生活用品C．?dāng)M寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要D．保障會(huì)議安全

24、下列選項(xiàng)中，不屬于會(huì)間調(diào)度工作的是（C）。

A．安排分組會(huì)議的會(huì)議地點(diǎn)B．車(chē)輛調(diào)度C．照顧與會(huì)者的健康

D．通知有關(guān)人員準(zhǔn)時(shí)出席會(huì)議

25、下列選項(xiàng)中，不屬于會(huì)議期間擬寫(xiě)和編輯的文件是（B）。

A．會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)B．工作報(bào)告C．會(huì)議紀(jì)要D．會(huì)議決定

26、下列選項(xiàng)中，不屬于擬寫(xiě)和編輯會(huì)議紀(jì)要要求的是（D）。

A．主題集中B．語(yǔ)言簡(jiǎn)潔C．格式規(guī)范D．編發(fā)迅速

27、下列選項(xiàng)中，不屬于與會(huì)者離會(huì)工作范圍的是（A）。

A．文件收集B．費(fèi)用結(jié)算C．送別與會(huì)者D．會(huì)場(chǎng)清理

28、與會(huì)者離去時(shí)，要安排好車(chē)輛，并將與會(huì)者送至機(jī)場(chǎng)或車(chē)站，職位高者應(yīng)由（D）親自到機(jī)場(chǎng)或車(chē)站送別。

A．主持人B．老者C．主辦者D．領(lǐng)導(dǎo)人

29、下列選項(xiàng)中，不屬于催辦形式的是（C）。

A．發(fā)文催辦B．會(huì)議催辦C．電腦催辦D．派員催辦

30、會(huì)議催辦是指會(huì)議決議、決定（C）等的催辦。

A．交流溝通B．傳播管理C．貫徹執(zhí)行D．檢查反饋

31、大中型會(huì)議要檢查（A）所制定的各項(xiàng)會(huì)務(wù)工作是否準(zhǔn)確到位，有無(wú)脫節(jié)現(xiàn)象。

A．會(huì)議預(yù)案B．會(huì)議議程C．文件安排D．會(huì)議協(xié)調(diào)

32、（D）在提高會(huì)議效率方面，無(wú)論對(duì)組織還是個(gè)人都可以起到改進(jìn)提高的作用。

A．會(huì)議預(yù)案B．會(huì)議協(xié)調(diào)C．會(huì)間工作D．會(huì)后總結(jié)

33、身份低的人會(huì)見(jiàn)身份高的人稱(chēng)之為（C）。

A．接見(jiàn)B．召見(jiàn)C．謁見(jiàn)D．高見(jiàn)

34、“邊界會(huì)談”是根據(jù)（A）劃分的一種形式。

A．會(huì)談的內(nèi)容B．參加會(huì)談代表的多少C．會(huì)談的開(kāi)放程度D．會(huì)談的層次

35、會(huì)見(jiàn)與會(huì)談前期準(zhǔn)備工作首先要做的是（B）。

A．收集信息分析雙方材料B．確定議題和明確目標(biāo)C．確定參加人員

D．雙方協(xié)商時(shí)間、地點(diǎn)

36、會(huì)見(jiàn)和會(huì)談結(jié)束后的重要工作包括整理文件并歸檔和（D）。

A．寫(xiě)新聞稿B．安排宴請(qǐng)C．參觀游覽D．安排簽字儀式

37、通常辦公會(huì)議每次的（C）幾乎都不同，有新的變化。

A．時(shí)間B．地點(diǎn)C．議題D．人員

38、下列選項(xiàng)中，不屬于辦公會(huì)議議題綜合產(chǎn)生來(lái)源的是（B）。

A．領(lǐng)導(dǎo)意圖B．秘書(shū)倡議C．工作實(shí)踐D．反饋信息

39、參加代表會(huì)議的代表必須（B）產(chǎn)生。

A．依法選拔B．依法選舉C．群眾推舉D．上級(jí)委派

40、代表會(huì)議是（C）最大的會(huì)議。

A．影響B(tài)．規(guī)模C．權(quán)力D．信息量

三、多項(xiàng)選擇題（在備選答案中選出二至五個(gè)正確答案，將相應(yīng)的字母填入題內(nèi)的括號(hào)中）

1、會(huì)議具有其他溝通形式不可替代的功能，這些功能是（ABDE）。

A．分權(quán)功能B．協(xié)調(diào)功能C．反饋功能D．親和功能E.咨詢功能

2、下列選項(xiàng)中，會(huì)議應(yīng)具有的構(gòu)成要素是（ACDE）。

A．與會(huì)者B．會(huì)議議程C．會(huì)議名稱(chēng)D．會(huì)議時(shí)間E.會(huì)議地點(diǎn)

3、會(huì)議議題來(lái)自于（ABCD）。

A．領(lǐng)導(dǎo)人B．上級(jí)機(jī)關(guān)C．基層部門(mén) D．下級(jí)部門(mén) E.社會(huì)大眾

會(huì)議預(yù)案、計(jì)劃的制定

4、負(fù)責(zé)會(huì)議日程、文件、簡(jiǎn)報(bào)，安排記者采訪，提供新聞稿等工作的是（BC）。

A．總務(wù)組B．秘書(shū)組C．宣傳組D．保衛(wèi)組E.組織組

5、（ACD）都是關(guān)于會(huì)議活動(dòng)先后順序的安排，但不需標(biāo)明人員組成、會(huì)議經(jīng)費(fèi)、成本核算等內(nèi)容。

A．會(huì)議議程B．會(huì)議預(yù)案C．會(huì)議日程D．會(huì)議程序 E.會(huì)議計(jì)劃

6、以下選項(xiàng)中，屬于會(huì)場(chǎng)布置要求的是（BCDE）。

A．會(huì)場(chǎng)安排力求簡(jiǎn)樸淡雅 B．會(huì)場(chǎng)色調(diào)應(yīng)與會(huì)議目的相稱(chēng)

C．面積、設(shè)施應(yīng)滿足會(huì)議需要D．桌椅擺放應(yīng)符合會(huì)議要求

E.按照我國(guó)慣例，席位次序應(yīng)先左后右

7、以下選項(xiàng)中，屬于在會(huì)前必須準(zhǔn)備妥當(dāng)?shù)奈募牵˙DE）。

A．會(huì)議公報(bào)B．開(kāi)幕詞C．會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)D．工作報(bào)告 E.領(lǐng)導(dǎo)講話稿

8、單位內(nèi)部重要會(huì)議通知應(yīng)做到：（ABC）。

A．把會(huì)議通知當(dāng)面送達(dá)與會(huì)者B．請(qǐng)對(duì)方簽收會(huì)議通知

C．代為簽收會(huì)議通知的跟蹤落實(shí) D．電話通知E.電子郵件通知

9、會(huì)前檢查可起到的作用是（ABE）。

A．及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題B．盡快加以糾正C．維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威 D．顯示會(huì)議形象

E.及時(shí)調(diào)整預(yù)案

10、秘書(shū)人員應(yīng)做的報(bào)到工作包括（BCDE）。

A．每一記錄要素宜單獨(dú)成行B．以一個(gè)發(fā)言者為一個(gè)記錄單元換行分隔

C．用黑圓珠筆記錄D．錄音機(jī)記錄要整理成書(shū)面記錄

E.記錄草稿給領(lǐng)導(dǎo)獲準(zhǔn)后才定稿

11、秘書(shū)人員制作會(huì)議記錄，應(yīng)做到（ABDE）。

A．每一記錄要素宜單獨(dú)成行B．以一個(gè)發(fā)言者為一個(gè)記錄單元換行分隔

C．用黑圓珠筆記錄D．錄音機(jī)記錄要整理成書(shū)面記錄

E.記錄草稿給領(lǐng)導(dǎo)獲準(zhǔn)后才定稿

12、會(huì)場(chǎng)服務(wù)工作包括（BCDE）。

A．記錄會(huì)場(chǎng)情況B．茶水供應(yīng)C．引導(dǎo)與會(huì)者入、退席

D．滿足與會(huì)者臨時(shí)需要E.接聽(tīng)會(huì)場(chǎng)外打來(lái)的電話

13、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的信息篩選原則有（BC）。

A．保密性B．真實(shí)性C．典型性D．時(shí)尚性E.規(guī)范性

14、秘書(shū)做好單位內(nèi)部小型會(huì)議的清場(chǎng)工作，包括（ABCDE）。

A．帶回會(huì)議資料B．傳達(dá)留言C．檢查遺漏物品D．檢查煙灰缸有無(wú)易燃物E.通知會(huì)場(chǎng)的管理單位

15、會(huì)議傳達(dá)必須確定內(nèi)容、（ABCDE）等。

A．程度B．范圍C．時(shí)間D．層次E.方式

16、秘書(shū)在會(huì)議期間的文書(shū)工作主要包括（AC）。

A．文件分發(fā) B．文件收集 C．文件清退 D．文件登記 E.文件裝訂

17、會(huì)談形成的條件是：（ABC）。

A．會(huì)談諸方有共同關(guān)心的問(wèn)題B．會(huì)談諸方既有共同利益，又有各自的獨(dú)立意志

C．會(huì)談人員是某一國(guó)家、單位或個(gè)人利益的代表

D．會(huì)談人員都應(yīng)是官員或?qū)I(yè)技術(shù)人員E.會(huì)談地點(diǎn)必須處在中立地區(qū)

18、會(huì)見(jiàn)和會(huì)談期間的重要任務(wù)是（ABCDE）。

A．迎送及合影B．翻譯C．記錄D．服務(wù)E.記者采訪管理

19、秘書(shū)應(yīng)為辦公會(huì)議準(zhǔn)備各方面的信息，包括（BCDE）。

A．秘書(shū)的建議B．法律、法規(guī)、政策C．上級(jí)的指示

D．本單位工作反饋信息E.專(zhuān)家的意見(jiàn)

20、下列選項(xiàng)中，秘書(shū)做好代表會(huì)議會(huì)務(wù)工作的要點(diǎn)是（BCDE）。

A．正式代表應(yīng)隨機(jī)產(chǎn)生B．有些議題來(lái)自代表的提案

C．會(huì)場(chǎng)布置必須莊嚴(yán)、隆重D．應(yīng)做好選舉、表決的準(zhǔn)備工作

E.應(yīng)安排好代表的接送等事宜

補(bǔ)充：

1.判斷題：

2.參加籌備學(xué)術(shù)會(huì)議并提供服務(wù)的秘書(shū)人員應(yīng)有一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。（√）

3.報(bào)告會(huì)以單向宣傳、教育為主，不需收集反饋意見(jiàn)。（×）

4.座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是德高望重的人。（×）

5.國(guó)際會(huì)議的東道國(guó)必須準(zhǔn)備足夠的同聲翻譯，文件也應(yīng)準(zhǔn)備不同文字的文本。（√）

6.簽約儀式由簽約方職位相當(dāng)?shù)呢?fù)責(zé)人主簽，由更高一級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)人及相關(guān)部門(mén)的負(fù)責(zé)人參

加，以示監(jiān)證。（√）

7.主方參簽人員站立位置，依職位高低由中間向右邊排列。（×）

8.開(kāi)幕典禮必須安排余興節(jié)目、鑼鼓、禮花、禮炮等以助興，否則影響不大。（×）

9.外國(guó)宴請(qǐng)習(xí)慣，排席位時(shí)男女摻插安排，以女主人為準(zhǔn)，主賓在女主人右上方，主賓夫

人在男主人右上方。（√）

單選題：

1下列選項(xiàng)中，不屬于學(xué)術(shù)會(huì)議形式的是（B）。

A．論文報(bào)告會(huì)B．選舉大會(huì)C．現(xiàn)場(chǎng)演示D．座談會(huì)

2學(xué)術(shù)會(huì)議的（A）往往匯編成論文集，內(nèi)部交流或公開(kāi)出版。

A．會(huì)議成果B．領(lǐng)導(dǎo)講話C．會(huì)議決議D．會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)

3報(bào)告會(huì)規(guī)模應(yīng)適當(dāng)，人數(shù)最好（B）左右。

A．幾十人B．幾百人C．幾千人D．幾萬(wàn)人

4報(bào)告會(huì)的（B）及報(bào)告人必須慎重選擇，以使每一場(chǎng)報(bào)告會(huì)都能達(dá)到預(yù)期的效果。

A．領(lǐng)導(dǎo)講話B．報(bào)告主題C．時(shí)間地點(diǎn)D．會(huì)議議程

5座談會(huì)的（D）不必嚴(yán)格規(guī)定，以使會(huì)議在輕松的氣氛下得到理想的效果。

A．地點(diǎn)B．場(chǎng)所C．議題D．時(shí)間

6座談會(huì)的成功與否，很大程度上決定于（D）的水平。

A．領(lǐng)導(dǎo)人B．報(bào)告人C．與會(huì)者D．主持人

7國(guó)際會(huì)議各國(guó)的參會(huì)人員應(yīng)考慮（A）的相應(yīng)性，以便達(dá)成協(xié)議。

A．職位地位B．國(guó)家大小C．實(shí)力D．觀點(diǎn)

8由于國(guó)際性會(huì)議能提高與會(huì)國(guó)的政治地位，還會(huì)給與會(huì)國(guó)帶來(lái)一定的經(jīng)濟(jì)利益，因而其（C）的選定，往往要經(jīng)過(guò)激烈的競(jìng)爭(zhēng)。

A．時(shí)間B．主題C．地點(diǎn)D．議程

9簽字儀式表明會(huì)談各方對(duì)（D）的正式認(rèn)可。

A．文本文字B．文件約束力C．文本內(nèi)容D．會(huì)談結(jié)果

10為了保證文本在簽字后立即生效，一般在舉行簽字儀式（A），在文本上加蓋雙方的公章。

A．前B．中C．后D．同時(shí)

11不同國(guó)家簽約，文本的（A）可以不一致。

A．語(yǔ)言文字B．內(nèi)容C．語(yǔ)意D．格式

12簽約儀式中的簽字人員必須具有代表一級(jí)政府和組織的（C）。

A．代表權(quán)B．領(lǐng)導(dǎo)資歷C．法定資格D．權(quán)威地位

13召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)前，秘書(shū)應(yīng)根據(jù)調(diào)查研究情況寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告，一是供領(lǐng)導(dǎo)采取措施作決策時(shí)參考；二是（B）。

A.使公眾了解和知曉B.使領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布新聞時(shí)不致遺漏或差錯(cuò)C.宣傳和樹(shù)立組織形象D.發(fā)給記者

14以下有關(guān)召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)的步驟和要求的說(shuō)法，（B）是不恰當(dāng)?shù)摹?/p>

A.新聞發(fā)布會(huì)召開(kāi)前應(yīng)有明確的主題B.邀請(qǐng)的報(bào)社或電視臺(tái)記者必須是綜合性的，影響才會(huì)大C.秘書(shū)或公關(guān)人員應(yīng)為會(huì)議主持人作好形象設(shè)計(jì)D.會(huì)議結(jié)束后要及時(shí)了解與會(huì)者的態(tài)度和意見(jiàn)

15許多國(guó)家對(duì)正式宴會(huì)十分講究，往往在請(qǐng)柬上注明（C）要求。

A．語(yǔ)言B．伴侶C．服飾D．職位

16下列選項(xiàng)中，不屬于宴請(qǐng)時(shí)安排菜單的禁忌是（D）。

A．宗教禁忌B．地方禁忌C．職業(yè)禁忌D．國(guó)家禁忌

多選題：

1下列選項(xiàng)中，秘書(shū)做好學(xué)術(shù)會(huì)議會(huì)務(wù)工作的要點(diǎn)是（ABE）。

A．正式代表根據(jù)報(bào)名產(chǎn)生B．提前三個(gè)月發(fā)送預(yù)備性通知C．會(huì)場(chǎng)布置必須莊嚴(yán)、隆重D．應(yīng)安排隆重的禮儀性程序E.參與的秘書(shū)人員應(yīng)有一定專(zhuān)業(yè)知識(shí)

2下列選項(xiàng)中，秘書(shū)做好報(bào)告會(huì)議會(huì)務(wù)工作的要點(diǎn)是（ABCE）。

A．報(bào)告人應(yīng)有一定的表達(dá)能力B．應(yīng)安排隆重的禮儀性程序C．會(huì)場(chǎng)布置應(yīng)隆重大方D．提前三個(gè)月發(fā)送預(yù)備性通知E.報(bào)告會(huì)后應(yīng)收集反饋意見(jiàn)

座談會(huì)

3下列選項(xiàng)中，秘書(shū)做好座談會(huì)會(huì)務(wù)工作的要點(diǎn)是（ABC）。

A．座談會(huì)以小型為主B．座談會(huì)應(yīng)既集中又民主C．邀請(qǐng)對(duì)象是獨(dú)立思考又敢于發(fā)表意見(jiàn)者D．座談會(huì)可不做記錄E.座談會(huì)后應(yīng)收集反饋意見(jiàn)

4下列選項(xiàng)中，秘書(shū)做好國(guó)際會(huì)議會(huì)務(wù)工作的要點(diǎn)是（ABCDE）。

A．選定會(huì)議地點(diǎn)B．規(guī)定正式語(yǔ)言和工作語(yǔ)言C．建立會(huì)議組織系統(tǒng)D．提出議案E.確認(rèn)會(huì)議記錄

5下列選項(xiàng)中，參與簽約儀式的人員有（ABCDE）。

A．簽字人B．領(lǐng)導(dǎo)人C．見(jiàn)證人D．助簽人E.公證人

6下列選項(xiàng)中，做好國(guó)際會(huì)議會(huì)務(wù)工作的要點(diǎn)是（ABDE）。

A．準(zhǔn)備有簽字桌、文本、簽字筆、吸墨水器、小國(guó)旗等 B．將文本打開(kāi)，向主簽人指示該簽字的位置C．做好現(xiàn)場(chǎng)記錄D．用吸墨水器將墨跡吸干E.準(zhǔn)備香檳酒

7在開(kāi)幕、閉幕和揭幕儀式中，應(yīng)確定好（ABCDE）

A.主持人B.致詞人C.剪彩人D.領(lǐng)導(dǎo)人E.群眾代表

8排列便宴的席位時(shí)，可按照以下原則安排（BCDE）。

A．背門(mén)為上B．右高左低C．觀景為佳D．中座為尊E.臨墻為好

第四篇：2011年三級(jí)秘書(shū)考試會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)

2011年三級(jí)秘書(shū)考試會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)

1.會(huì)議前我們應(yīng)該做好哪些方面？（1）確定會(huì)議的議題（2）確定會(huì)議的議程（3）確定會(huì)議時(shí)間、會(huì)期（4）確定經(jīng)費(fèi)預(yù)算和餐飲安排 P382

2.確定會(huì)議主題的主要方法：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的事跡；三是要有明確的目的。議題是對(duì)會(huì)議主題的細(xì)化 P382

3.會(huì)務(wù)組是負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)組織、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議接待簽到等會(huì)議的組織、協(xié)調(diào)工作。P382下

4.開(kāi)遠(yuǎn)程會(huì)議，預(yù)算我們應(yīng)重點(diǎn)考慮：郵電通信費(fèi)用，電話和電視費(fèi)用

5.選擇題：三方或三方以上參加會(huì)議的桌子藥用：A.長(zhǎng)方形桌子B.圓桌性C..馬蹄形桌子D.正方形桌子 答案：BD

6.選擇題：在什么樣的會(huì)議中，報(bào)告人和主辦單位負(fù)責(zé)人座位相間排列？答案：報(bào)告會(huì)、表彰會(huì)、聯(lián)席會(huì) P385中

7.遠(yuǎn)程會(huì)議的優(yōu)點(diǎn)：節(jié)省時(shí)間、節(jié)省金錢(qián)、可以使用錄音帶的形式作永久紀(jì)錄 P385

8.第七題：秘書(shū)如何做好會(huì)議協(xié)調(diào)？

答：在總協(xié)調(diào)中，先要準(zhǔn)備工作協(xié)調(diào)，即答書(shū)上第387頁(yè)上面的表格，然后再添加兩列，一列的標(biāo)題是：不完成，存在問(wèn)題；另一列的標(biāo)題是：落實(shí)日期

在組織工作協(xié)調(diào)中，秘書(shū)要引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程，秘書(shū)發(fā)言（1）著裝要得體，注意表情（2）在時(shí)機(jī)成熟時(shí)，適時(shí)引導(dǎo)（3）發(fā)言時(shí)要與領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)向相同。秘書(shū)還應(yīng)做到在會(huì)上認(rèn)真傾聽(tīng)，最大限度地給予鼓勵(lì)，在會(huì)上要尊重他人意見(jiàn)，確信自己能對(duì)任何沖突產(chǎn)生積極的影響。

9.決定會(huì)議效果的因素：書(shū)上第388頁(yè)下第二點(diǎn)、第三點(diǎn)、第四點(diǎn)和第五點(diǎn)。

10.導(dǎo)致會(huì)議承銷(xiāo)不高的主要方面：P389中，看一下即可，了解

11.第八題：某公司開(kāi)業(yè)。請(qǐng)你做好開(kāi)業(yè)典禮的前期準(zhǔn)備

答：書(shū)上第392頁(yè)到393頁(yè)，一共9個(gè)點(diǎn)。其中在第四點(diǎn)，闡述來(lái)賓邀請(qǐng)的人士包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，社會(huì)名流，新聞界人士和同行業(yè)代表。第六點(diǎn)中，開(kāi)業(yè)現(xiàn)場(chǎng)，可以是正門(mén)之外的廣場(chǎng)，也可以是正門(mén)之內(nèi)的大廳。第九點(diǎn)中，向來(lái)賓贈(zèng)送的禮品時(shí)，應(yīng)選擇有宣傳性、榮譽(yù)性和獨(dú)特性的禮品。

典禮的程序包括：1——7點(diǎn)（書(shū)上第394頁(yè)），其中第五點(diǎn)，詳細(xì)闡述揭幕人要由本單位負(fù)責(zé)人和一位上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓代表組成，揭去蓋在牌匾上的紅布，宣告企業(yè)的正式成立以上用自己的語(yǔ)言組織一下。即為答案

12.信息發(fā)布會(huì)的主題大致有兩類(lèi)：（1）說(shuō)明性主題（2）解釋性主題 P395

13.選擇：信息發(fā)布會(huì)的時(shí)間選擇要注意：（1）避開(kāi)節(jié)日與假日（2）避免與重大社會(huì)活動(dòng)相沖突（3）防止與新聞界的宣傳報(bào)道重點(diǎn)撞車(chē) P395下

14.選擇：確定信息發(fā)布會(huì)的地點(diǎn)要考慮：（1）本單位所在地（2）事件發(fā)生地（3）當(dāng)?shù)刂馁e館、會(huì)議廳等 P395下

15.信息發(fā)布會(huì)的主賓是新聞?dòng)浾?廣告公司、客戶、同行業(yè)是受邀請(qǐng)的對(duì)象 P396上

17.信息發(fā)布會(huì)的主持人大都由主辦單位的辦公室主任或秘書(shū)長(zhǎng)、公關(guān)部部長(zhǎng)擔(dān)任。P396

18.選擇：圖片、實(shí)物、模型、錄像、光碟等也是新聞發(fā)布會(huì)準(zhǔn)備的材料。P396中

19.信息發(fā)布會(huì)上要注意：（1）講話重點(diǎn)突出（2）各發(fā)言人口徑統(tǒng)一（3）對(duì)各方記者要一視同仁，不能厚此薄彼 p397

第五篇：商務(wù)活動(dòng)管理

商務(wù)活動(dòng)管理

教學(xué)目的

通過(guò)本章的學(xué)習(xí)，了解簽字儀式、慶典活動(dòng)、企業(yè)開(kāi)放參觀活動(dòng)、新聞發(fā)布會(huì)的內(nèi)容，熟悉簽字儀式、慶典活動(dòng)、開(kāi)放參觀活動(dòng)、新聞發(fā)布會(huì)的準(zhǔn)備與服務(wù)工作，掌握簽字儀式、慶典活動(dòng)、企業(yè)開(kāi)放參觀活動(dòng)、新聞發(fā)布會(huì)的操作程序。教學(xué)方法

該課程屬于“專(zhuān)業(yè)崗位為中心、能力實(shí)訓(xùn)為中心、情景活動(dòng)為中心和問(wèn)題引導(dǎo)為中心”的課程范型，采用案例教學(xué)、敘述式教學(xué)、項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)、仿真教學(xué)、實(shí)訓(xùn)法教學(xué)、分組協(xié)作、“教-學(xué)-練”一體化的方法組織教學(xué)。

教學(xué)重點(diǎn)

簽字儀式的準(zhǔn)備與操作；

慶典活動(dòng)的準(zhǔn)備與操作；

開(kāi)放參觀活動(dòng)的安排與方案。

新聞發(fā)布會(huì)的籌劃與操作。教學(xué)難點(diǎn)

簽字儀式的準(zhǔn)備；

慶典活動(dòng)的準(zhǔn)備；

開(kāi)放參觀活動(dòng)方案的擬訂；

新聞發(fā)布會(huì)的籌劃；

技能訓(xùn)練。教學(xué)時(shí)數(shù)

理論教學(xué)2.0課時(shí)

實(shí)訓(xùn)教學(xué)6.0課時(shí) 教學(xué)內(nèi)容

簽字儀式

案例導(dǎo)入：

2005年10月5日印度的王子貿(mào)易有限公司來(lái)到中國(guó)賽特爾汽車(chē)貿(mào)易車(chē)行參觀訪問(wèn)，賽特爾貿(mào)易公司做了大量的工作，希望給對(duì)方留下良好的印象，從而能得到大的訂單。第一步做好接待準(zhǔn)備。賽特爾貿(mào)易公司仔細(xì)檢查活動(dòng)場(chǎng)所、行車(chē)線路、交通工具等。特別是接待考察團(tuán)隊(duì)時(shí)，須選擇較寬暢、便利、整潔的大道，考察地點(diǎn)要懸掛歡迎橫幅。第二步會(huì)見(jiàn)、會(huì)談。這次會(huì)見(jiàn)安排在會(huì)客廳或辦公室，又方便進(jìn)行友好的交談。第三步引導(dǎo)來(lái)賓進(jìn)入公司。

印度客人到來(lái)前，公司負(fù)責(zé)本次參觀任務(wù)的負(fù)責(zé)人或解說(shuō)者在大門(mén)口迎接參觀者。來(lái)賓到來(lái)時(shí)，迎接人員熱情問(wèn)候，走在來(lái)賓的左前方引導(dǎo)來(lái)賓進(jìn)入公司，對(duì)文字及影視資料進(jìn)行解說(shuō)。引導(dǎo)來(lái)賓對(duì)公司的三個(gè)展廳進(jìn)行參觀，在必要的地方做一定的時(shí)間停留、解說(shuō)。第四步做好餐飲服務(wù)。用具有民族特色、本地風(fēng)味和客人喜愛(ài)的菜肴招待印度客人。第五步歡送來(lái)賓。與來(lái)賓握別。當(dāng)客人乘坐交通工具離開(kāi)之前，總經(jīng)理與印度來(lái)賓再次一一握手告別，以禮貌謙和、熱情大方的態(tài)度歡迎來(lái)賓再次光臨，并目送客人離去。

2005年11月2日印度王子公司向中國(guó)賽特爾貿(mào)易公司發(fā)出要約，將在賽特爾貿(mào)易公司定購(gòu)40輛家用小型轎車(chē)。

賽特爾貿(mào)易公司詳實(shí)周密的參觀準(zhǔn)備工作與熱情周到的接待工作給印度來(lái)賓留下了良好的印象，從而成功贏得廠客戶

一、簽字儀式的準(zhǔn)備與服務(wù)工作(一)簽字儀式的準(zhǔn)備

1．文本的準(zhǔn)備

(1)定稿。定稿即通過(guò)談判和磋商確定會(huì)談?wù)轿募母黜?xiàng)具體條款及其表述的過(guò)程，這是文本準(zhǔn)備的前提。會(huì)談過(guò)程中，各方都可以對(duì)具體條款 和表述提出修改意見(jiàn)。因此可以這么說(shuō)，談判的過(guò)程，就是定稿的過(guò)程。只有在文本定稿后，才可能舉行簽字儀式。

(2)確定使用的文字。如果是涉外商務(wù)會(huì)談簽字，還要確定文本選擇哪國(guó)文字。如果雙方使用不同的語(yǔ)言文字，簽字文本應(yīng)該使用雙方的文字書(shū)寫(xiě)印刷，具有同等效力。

(3)確定正本和副本。正本即簽字文本，用于簽字后由各方或交專(zhuān)門(mén)的機(jī)構(gòu)保存。正本的數(shù)量根據(jù)簽字方的數(shù)量而定，各方各保存正本一份，各方都必須在每份正本的每種文字文本上簽字。有時(shí)為了方便使用，也可以根據(jù)正本的內(nèi)容與格式印制若千副本。副本的法定效力、印制數(shù)量和各方保存的份數(shù)，由簽字各方根據(jù)實(shí)際需要協(xié)商確定，并在條款中加以規(guī)定。一般情況下，副本不用簽字、蓋章，或者只蓋章不簽字。

(4)校印。校印即根據(jù)定稿印制、校對(duì)正本和副本。文本排版后，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的校對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后，才能最后交付印刷、裝訂。國(guó)內(nèi)合同和協(xié)議書(shū)的標(biāo)印格式應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)定。涉外雙邊簽字的文本印制時(shí)還應(yīng)注意優(yōu)先權(quán)的問(wèn)題。

(5)蓋章。為了保證文本在簽字后立即生效，一般在舉行簽字儀式前，先在簽字文本上蓋上雙方的公章，這樣，文本一經(jīng)簽字便具有法定效力。

2．商定參加人員

(1)簽字人。簽字人員是簽字儀式上的主要角色。簽字人可以是雙力參加談判的主談人，也可另派更高級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)人作為簽字人員，以示重視。簽字人員要符合以下條件：

●具有法定資格。各方簽字人員必須具有企業(yè)法人代表資格，或者由法人代表所委托的人員簽字。委托簽字時(shí)必須出示委托人親筆簽署的委托書(shū)。

●規(guī)格相等。各方簽字人員的職務(wù)和身份應(yīng)當(dāng)—?致或大致相等。比如，企業(yè)之間舉行簽字儀式，一方由董事長(zhǎng)簽字，另一方也應(yīng)當(dāng)由董事K出面，沒(méi)有十分特殊的情況，不應(yīng)當(dāng)派級(jí)別較低的人員簽字。

(2)領(lǐng)導(dǎo)人。為了表示對(duì)談判成果的重視和慶賀，簽字各方也可以派出身份較高的領(lǐng)導(dǎo)人參加簽字儀式，但也應(yīng)當(dāng)注意規(guī)格大體相等。

(3)致辭人。如安排致辭，一般由簽字各方身份最高的人分別致辭。有時(shí)也可安排上級(jí)機(jī)關(guān)或協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)的代表致賀詞。

(4)主持人。如果簽字儀式中安排致辭、祝酒等活動(dòng)，應(yīng)當(dāng)有一位主持人介紹致辭人的身份。主持人一般由主辦方派有一定身份的人士擔(dān)任。

(5)見(jiàn)證人。見(jiàn)證人主要是參加會(huì)談的人員，各方人數(shù)應(yīng)當(dāng)大致相等。有時(shí)也可邀請(qǐng)保證人、協(xié)調(diào)人、律師、公證機(jī)關(guān)的公證人員參加。

(6)助簽人。助簽人的主要職責(zé)是在簽字過(guò)程中幫助簽字人員翻揭文本，指明簽字之處。助簽人必須十分了解文本的印制情況，非常熟悉業(yè)務(wù)，認(rèn)真仔細(xì)，忠實(shí)可靠。雙邊簽字時(shí)，雙方助簽人的人選應(yīng)事先商定。多邊簽字時(shí)，也可由主辦方派一名助簽人，依次協(xié)助各方簽字。派禮儀小姐擔(dān)當(dāng)助簽人的做法，僅適用于—些喜慶性的簽寧儀式，而且事先一定要?jiǎng)⒍Y儀小姐進(jìn)行培訓(xùn)。

(7)群眾代表。有時(shí)為了充分發(fā)揮簽字儀式的鼓動(dòng)和宣傳教育作用，可邀請(qǐng)主辦單位或雙方單位的部分群眾代表參加，以鼓舞員工的士氣。

(8)記者。為擴(kuò)大影響，可邀請(qǐng)有關(guān)新聞單位派記者參加簽字儀式。

3．布置簽字廳

(1)簽字廳的選擇。簽字廳有常設(shè)專(zhuān)用的，也有臨時(shí)以會(huì)議廳、會(huì)客室來(lái)代替的。布置它的總原則是要莊重、整潔、清靜。

一間標(biāo)準(zhǔn)的簽字廳，應(yīng)當(dāng)室內(nèi)鋪滿地毯，除了必要的簽字用桌椅外，其他一切的陳設(shè)都不需要。正確的簽字桌應(yīng)當(dāng)為長(zhǎng)桌，桌上最好鋪設(shè)深綠色的臺(tái)布。

(2)簽字桌椅。雙邊簽字，一般設(shè)長(zhǎng)方桌，上鋪深綠色或暗紅色的臺(tái)呢。桌后放兩把椅子，為雙方簽字人員的座位。如簽字方較多，則加長(zhǎng)桌子，增加座位。多方簽字也可將桌排成圓形或方形，或僅放一張椅子，由各方代表依次簽字。涉外雙邊簽字儀式的座位按主左客右的禮儀順序擺放，即客方的座位安排在主方的右邊。多方簽字則按禮賓次序安排各方簽字代表的座次，一般按英文國(guó)名當(dāng)頭字母的順序排列，也可按事先商定的順序排列。排在第一位的居中，第二位排在其右邊，第三位排在具左邊。

簽字桌上可放置各方答字人的席卡。席卡一般寫(xiě)明簽字的國(guó)家或組織的名稱(chēng)、簽字人的職務(wù)及姓名。涉外簽字儀式應(yīng)當(dāng)用中英文兩種文字標(biāo)示。

(3)準(zhǔn)備簽字用具。在簽字桌上，應(yīng)事先安放好待簽的合同文本以及簽字筆、吸墨器等簽字時(shí)所用的文具。

(4)國(guó)旗的擺放。與外商簽署涉外商務(wù)合同時(shí)還需在簽字桌上插放有關(guān)各方的國(guó)旗。插放國(guó)旗時(shí)，在其位置與順序上，必須按照禮賓序列而行。

(6)講臺(tái)。如果安排致辭，可以簽字桌的右側(cè)放置講臺(tái)或落地話筒。

(7)會(huì)標(biāo)。簽字儀式的會(huì)標(biāo)要求醒目，寫(xiě)法由簽字雙方名稱(chēng)、簽字文本

標(biāo)題和“簽字儀式”織成：

(8)香檳酒。有時(shí)在簽字儀式結(jié)束后，各方舉行小型酒會(huì)，舉杯共慶會(huì)談成功。工作人員應(yīng)事先準(zhǔn)備好香檳酒、酒杯等。(二)簽字儀式的程序

1．人員就座

有關(guān)各方人員進(jìn)入簽字廳，在既定的位次上各就各位。雙方簽字人員要大體相當(dāng)，最好是出席會(huì)談的全體人員，除主簽人員以外，有時(shí)還請(qǐng)更高級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)人員出席簽字儀式，以示重視。

2．正式簽署合同文本

通常的做法，首先，簽署己方保存的合同文本，再接著簽署他方保存的 合同文本。

商務(wù)禮儀規(guī)定：每個(gè)簽字人在由已方保留的合同文本上簽字時(shí)，按慣例應(yīng)當(dāng)名列首位。每個(gè)簽字人均應(yīng)首先簽署已方保存的合同文本，然后再交由他方簽字人簽字。這一做法，在禮儀上稱(chēng)為“輪換制”。

輪換制的目的是在位次排列上，輪流使有關(guān)各方均有機(jī)會(huì)居于首位一次，以顯示機(jī)會(huì)均等，各方平等。

3．交換文件

此時(shí)，各方簽字應(yīng)熱烈握手，互致祝賀，并相互交換各自一方剛才使用

過(guò)的簽字筆，以作紀(jì)念。全場(chǎng)人員應(yīng)鼓掌，表示祝賀。

4．祝賀

交換已簽的合同文本后，雙方簽字人當(dāng)場(chǎng)干上千杯香檳酒，是國(guó)際上通

行的用以增添喜慶色彩的做法。

在一般情況下-，商務(wù)合同在正式簽署后，應(yīng)提交有關(guān)方進(jìn)行公證，此后

才正式牛效。

慶典活動(dòng)

慶典活動(dòng)常見(jiàn)的有開(kāi)業(yè)典禮、節(jié)日慶典、奠基、竣式典禮等。

(一)開(kāi)業(yè)典禮的準(zhǔn)備

1．開(kāi)業(yè)典禮的宣傳工作

(1)公司舉行開(kāi)業(yè)典禮的目的。通過(guò)這一活動(dòng)來(lái)向社會(huì)宣傳自身的形象、塑造自身的形象，并使社會(huì)對(duì)其商業(yè)價(jià)值、產(chǎn)品以及服務(wù)等廣為了解。因此，對(duì)開(kāi)業(yè)典禮的宣傳就成為達(dá)到這一目的的必要前提。

(2)開(kāi)業(yè)典禮宣傳媒介。可以通過(guò)媒體廣告、促銷(xiāo)活動(dòng)、邀請(qǐng)嘉賓等方式進(jìn)行。

(3)宣傳內(nèi)容。開(kāi)業(yè)典禮舉行的日期、開(kāi)業(yè)典禮舉行的地點(diǎn)、開(kāi)業(yè)之際對(duì)顧客的優(yōu)惠、開(kāi)業(yè)單位的經(jīng)營(yíng)特色等。宣傳要搞得轟轟烈烈，烘托出熱烈、隆重、喜慶的氣氛，給公司的客戶、合作伙伴、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、全體員了等留下深刻的印象，從而提高企業(yè)的知名度。

(4)邀請(qǐng)媒體記者參加。邀請(qǐng)媒體記者在開(kāi)業(yè)典禮舉行之時(shí)到場(chǎng)進(jìn)行采訪、報(bào)道，以便對(duì)本單位進(jìn)行進(jìn)一步的正面宣傳。

2，準(zhǔn)備典禮的開(kāi)幕詞

開(kāi)業(yè)典禮前，要對(duì)典禮的開(kāi)幕詞進(jìn)行草擬。開(kāi)幕詞的內(nèi)容：

(1)對(duì)來(lái)賓表示感謝。

(2)介紹公司成立的目的、過(guò)程。

(3)經(jīng)營(yíng)的范圍以及公司以后的發(fā)展規(guī)劃和安排等。

由本單位的主要負(fù)責(zé)人致開(kāi)幕詞，目的是宣布典禮的開(kāi)始、介紹公司的情況和感謝來(lái)賓的光臨。開(kāi)幕詞的語(yǔ)言要突出慶典的“慶”。

3．?dāng)M寫(xiě)典禮議程

典禮的議程就是慶典上項(xiàng)目的程序。典禮議程主要有下列內(nèi)容：

(1)主持人宣布典禮開(kāi)始。

(2)全體起立，奏樂(lè)。

(3)宣讀重要嘉賓名單。

(4)領(lǐng)導(dǎo)致辭賀詞，來(lái)賓致賀詞。

由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和來(lái)賓代表致賀詞，主要表達(dá)對(duì)開(kāi)業(yè)單位的祝賀，并寄予厚

望。賀詞由誰(shuí)來(lái)致詞要事先定好，以免當(dāng)眾推來(lái)推去。

對(duì)外來(lái)的賀電、賀信，不必一一宣讀，但對(duì)其署名的單位或個(gè)人應(yīng)予以公布。

(5)本公司經(jīng)理致辭。

主要內(nèi)容是向來(lái)賓及祝賀單位表示感謝，并簡(jiǎn)要介紹本公司的經(jīng)營(yíng)特色

和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)等。

(6)邀請(qǐng)嘉賓揭幕剪彩。

由本公司負(fù)責(zé)人和一位上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓代表揭去蓋在牌匾上的紅布，宣

告企業(yè)的正式成立。

參加典禮的全體人員應(yīng)該鼓掌祝賀，在非限制燃放鞭炮的地區(qū)還可燃放

鞭炮慶賀。

4．發(fā)放請(qǐng)柬邀請(qǐng)來(lái)賓

開(kāi)業(yè)典禮影響的大小，往往取決于來(lái)賓身份的高低與其數(shù)量的多少。在 力所能及的條件下，要力爭(zhēng)多邀請(qǐng)一些來(lái)賓參加開(kāi)業(yè)典禮。地方領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)

主管部門(mén)與地方職能管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)，合作單位與同行單位的領(lǐng)導(dǎo)、社會(huì)團(tuán)

體的負(fù)責(zé)人、社會(huì)賢達(dá)、媒體人員，都是邀請(qǐng)時(shí)應(yīng)予優(yōu)先考慮的重點(diǎn)。為慎

重起見(jiàn)，用以邀請(qǐng)來(lái)賓的請(qǐng)柬應(yīng)認(rèn)真書(shū)寫(xiě)，并應(yīng)裝入精美的信封，由專(zhuān)人提

前送達(dá)對(duì)方手小，以使對(duì)方早作安排。發(fā)放請(qǐng)柬的時(shí)間要提前一周，便于被

邀請(qǐng)者及早安排和準(zhǔn)備。

5．場(chǎng)地布置

開(kāi)業(yè)典禮大多是在開(kāi)業(yè)的現(xiàn)場(chǎng)舉行，其場(chǎng)地可以是正門(mén)之外的廣場(chǎng)，也 可以是正門(mén)之內(nèi)的大廳。按照慣例，舉行開(kāi)業(yè)典禮時(shí)，賓主一律站立，一般

不布置主席臺(tái)或座椅。為顯示隆重，可在來(lái)賓尤其是貴賓站立之處鋪設(shè)紅色

地毯，并在場(chǎng)地四周懸掛橫幅、標(biāo)語(yǔ)、氣球、彩帶、宮燈。此外，還應(yīng)當(dāng)在醒目之外擺放來(lái)賓贈(zèng)送的花籃、牌匾。來(lái)賓的簽到簿、本單位的宣傳材料、待客的飲料等，亦須提前備好。對(duì)于音響、照明設(shè)備，以及開(kāi)業(yè)典禮舉行之

時(shí)所需使用的用具、設(shè)備、必須事先認(rèn)真進(jìn)行檢查、調(diào)試，以防在使用時(shí)出

現(xiàn)差錯(cuò)。—

6．準(zhǔn)備物品

開(kāi)業(yè)典禮中需要準(zhǔn)備的物品主要有兩項(xiàng)：

(1)場(chǎng)地用物品和饋贈(zèng)禮品。場(chǎng)地用物品主要包括：場(chǎng)地四周懸掛橫幅

標(biāo)語(yǔ)、氣球、彩帶、宮燈、來(lái)賓的簽到簿、本單位的宣傳材料、待客的飲料、音響、照明設(shè)備等。

(2)饋贈(zèng)禮品。向來(lái)賓贈(zèng)送的禮品，旨先，要具有宣傳性，可以選用本

公司的產(chǎn)品，也可以禮品及其外包裝上印有本公司的企業(yè)標(biāo)志、廣告用語(yǔ)、產(chǎn)品圖案、開(kāi)業(yè)日期等。主要是獨(dú)特的，有宣傳本公司效用的紀(jì)念物品。其

次，要具有一定的紀(jì)念意義，使禮品接受者感到光榮和自豪，從而對(duì)其珍惜。

其三要獨(dú)特，贈(zèng)送的禮品應(yīng)當(dāng)與眾不同，具有本單位的鮮明特色，使人一目 了然，或令人過(guò)目不忘。

7．安排接待

開(kāi)業(yè)典禮確定舉行時(shí)，就應(yīng)該成立對(duì)此時(shí)全權(quán)負(fù)責(zé)的籌備組?；I備組成員通常應(yīng)當(dāng)由各方面的有關(guān)人士組成，他們應(yīng)當(dāng)是能辦事、會(huì)辦事、辦實(shí)事的人。接待小組的具體工作主要是：來(lái)賓的迎送、來(lái)賓的引導(dǎo)、來(lái)賓的陪同和來(lái)賓的招待。(二)開(kāi)業(yè)典禮的程序

典禮的程序與典禮的議程不同在于，典禮的程序是包括準(zhǔn)備工作、接待、迎送在內(nèi)的整個(gè)工作過(guò)程，而典禮的議程僅指賓客到現(xiàn)場(chǎng)后典禮正式開(kāi)始后的一系列議事程序。

1．迎賓

賓客到來(lái)前，要安排好負(fù)責(zé)人和迎賓人員在規(guī)定的位置上恭候來(lái)賓的光

臨。負(fù)責(zé)人和迎賓人員都應(yīng)該是擁有整潔的儀容儀表、統(tǒng)一著裝、精神抖擻、熱情飽滿。來(lái)賓到來(lái)時(shí)，應(yīng)微笑、親切相迎，按照事先安排的規(guī)則有禮貌地

引導(dǎo)來(lái)賓入場(chǎng)、安排座次，并給予一定的規(guī)范服務(wù)。

2．典禮開(kāi)始

當(dāng)大部分賓客入座，開(kāi)業(yè)典禮時(shí)間開(kāi)始時(shí)，由主持人宣布慶典正式開(kāi)始，全體起立，奏國(guó)歌。

3．致開(kāi)幕詞

4．致賀詞

5．揭幕

6．參觀

如果有必要，可引導(dǎo)來(lái)賓參觀，介紹本公司的主要設(shè)施、特色商品及工

營(yíng)策略等。

7．迎接顧客

內(nèi)。口，求顧 可以 贈(zèng)送 開(kāi)業(yè)典禮結(jié)束后，商品零售企業(yè)會(huì)有大批顧客隨主人及來(lái)賓一同進(jìn)店 為此，應(yīng)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人、部或柜組負(fù)責(zé)人和營(yíng)業(yè)員一起，恭敬地站在門(mén) 歡迎顧客的光臨。對(duì)于首批顧客，營(yíng)業(yè)員更應(yīng)注意服務(wù)禮儀，要主動(dòng)征 客意見(jiàn)，熱情介紹商品，感謝顧客惠顧，歡迎顧客經(jīng)常光顧。此外，還 準(zhǔn)備一些印有開(kāi)業(yè)典禮、經(jīng)營(yíng)范圍、地址、電話等字樣的特別的購(gòu)物袋 給顧客作為紀(jì)念。

開(kāi)放參觀活動(dòng)

案例分析：

年底，某電視臺(tái)舉辦了一次開(kāi)放參觀活動(dòng)，邀請(qǐng)的參觀者就是員工家屬。電視臺(tái)臺(tái)長(zhǎng)十分重視這次活動(dòng)，不僅組織人員做了大量的準(zhǔn)備，如印發(fā)通知、安排會(huì)場(chǎng)、準(zhǔn)備茶點(diǎn)等，而且親自向家屬介紹電視臺(tái)的歷史和現(xiàn)狀。臺(tái)長(zhǎng)充分肯定了家屬們對(duì)電視臺(tái)工作的支持，并致以衷心的感謝；家屬們被邀至各攝影室，并獲得了在電視中露面的機(jī)會(huì)。

這一系列的活動(dòng)安排雖然花費(fèi)了許多精力，但卻使許多員工家屬得到了滿足。他們覺(jué)得平日為家務(wù)操勞，今日得到了認(rèn)可和感謝，從而也會(huì)更加支持家人的工作。

一、準(zhǔn)備與接待工作

1．確定開(kāi)放參觀的項(xiàng)目

(1)組織的展覽室；

(2)生產(chǎn)設(shè)備和工藝流程；

(3)廠區(qū)環(huán)境；

(4)員工的教育與培訓(xùn)設(shè)施；

(5)組織的服務(wù)、娛樂(lè)、福利、衛(wèi)生等設(shè)施。2．開(kāi)放參觀活動(dòng)的操作流程

(1)準(zhǔn)備宣傳小冊(cè)子——以簡(jiǎn)明、通俗的語(yǔ)言，介紹參觀的內(nèi)容，盡量圖文并茂；少用深?yuàn)W的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，考慮一般觀眾的文化水平和接受能力。秘書(shū)應(yīng)在參觀之始將小冊(cè)子發(fā)給來(lái)賓，使來(lái)賓對(duì)參觀內(nèi)容有大致的了解，有針對(duì)性的觀看，免去了記錄的麻煩。小冊(cè)子還可供日后查考。

(2)放映視聽(tīng)材料——可在觀摩實(shí)物前放映有關(guān)錄像片、幻燈片或電視片，并做簡(jiǎn)潔介紹。

(3)觀看模型——秘書(shū)可利用事先制作的組織全景模型，向參觀者介紹組織的全貌，這樣，參觀者可擇要參觀，既省時(shí)，又省力。

(4)引導(dǎo)觀摩實(shí)物——秘書(shū)引導(dǎo)參觀者沿一定路線參觀，并對(duì)重要實(shí)物給予講解，講解要簡(jiǎn)明扼要，避免長(zhǎng)篇大論。

(5)中途休息服務(wù)——準(zhǔn)備好休息室，備足茶水，供參觀者中途小憩。

(6)贈(zèng)送紀(jì)念品——最好是本組織制造的、或刻印有本組織名稱(chēng)的紀(jì)念品，起到宣傳本組織的效果。

(7)征求意見(jiàn)——在出口處設(shè)置公眾留言簿或意見(jiàn)簿；還可在觀摩實(shí)物后，組織參觀者座談，請(qǐng)他們說(shuō)觀后感，提建議，便于組織改進(jìn)工作。

3．秘書(shū)在開(kāi)放參觀活動(dòng)中的職責(zé)

秘書(shū)此時(shí)的主要職責(zé)就是做好準(zhǔn)備與接待工作。

(1)準(zhǔn)備內(nèi)容：

①準(zhǔn)備與寄發(fā)請(qǐng)柬；

：

②為來(lái)賓準(zhǔn)備休息服務(wù)處；

③準(zhǔn)備介紹材料；

④準(zhǔn)備特殊的參觀用品，如衛(wèi)生服、安全帽等；

⑤準(zhǔn)備茶水飲料；

⑥準(zhǔn)備贈(zèng)送的禮品和紀(jì)念品。

(2)接待服務(wù)與要求：

可組成接待班子，具體負(fù)責(zé)開(kāi)放參觀事宜。工作中要做到：

①來(lái)賓到達(dá)后熱情引導(dǎo)接待；

②放映視聽(tīng)資料時(shí)認(rèn)真解說(shuō)；

③參觀過(guò)程中為來(lái)賓做向?qū)В?/p>

‘

④做好招待來(lái)賓的餐飲服務(wù)；

⑤耐心解答來(lái)賓提出的各種問(wèn)題；

⑥做好歡送工作。

二、擬訂開(kāi)放參觀活動(dòng)的方案

案例分析

日本豐田公司以參觀活動(dòng)作為樹(shù)立公司形象、推銷(xiāo)產(chǎn)品的重要手段，它不僅歡迎顧客參觀公司，而且想辦法招攬參觀者。為此，公司專(zhuān)門(mén)蓋了一棟樓房。一樓陳列公司的各種資料、零件和成品；二樓、三樓有冷暖設(shè)備，是放電影的大禮堂；四樓、五樓則為套房，給最近10年買(mǎi)過(guò)公司汽奉的參觀者免費(fèi)住宿。這樣一束，豐田公司顧客盈門(mén)，那些想買(mǎi)豐田汽車(chē)的人不辭勞苦，前來(lái)公司參觀，了解各種型號(hào)汽車(chē)的性能、優(yōu)缺點(diǎn)，以便做出最佳選擇。為了使參觀者對(duì)組織產(chǎn)生興趣和好感，組織對(duì)外開(kāi)放參觀日需要做好具體、細(xì)致的準(zhǔn)備。近來(lái)，開(kāi)放參觀越來(lái)越受到企業(yè)重視。一般來(lái)講，開(kāi)放參觀可分為游覽參觀和組織參觀兩類(lèi)。通過(guò)游覽參觀，可以進(jìn)一步了解合作對(duì)象；通過(guò)組織參觀，可以擴(kuò)大組織的社會(huì)知名度。

1．確定開(kāi)放參觀活動(dòng)的主題

開(kāi)放參觀活動(dòng)的主題，就是組織通過(guò)這一活動(dòng)所要達(dá)到的目的和希望取得的效果。

常見(jiàn)的開(kāi)放參觀活動(dòng)主題有：

(1)擴(kuò)大組織的知名度，提高美譽(yù)度；

(2)促進(jìn)組織的業(yè)務(wù)拓展；

(3)和諧組織與社區(qū)的關(guān)系；

(4)增強(qiáng)員工或家屬的自豪感。2．安排開(kāi)放參觀的內(nèi)容

要根據(jù)主題來(lái)安排開(kāi)放參觀的內(nèi)容。參觀的內(nèi)容一般包括：

(1)情況介紹，事先準(zhǔn)備好簡(jiǎn)明生動(dòng)、印刷精良的宣傳小冊(cè)子。

(2)現(xiàn)場(chǎng)觀摩，讓參觀者參觀現(xiàn)場(chǎng)。如：生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)設(shè)備和工藝流程；廠區(qū)環(huán)境或營(yíng)業(yè)大廳；員工的教育和培訓(xùn)設(shè)施；組織的科技開(kāi)發(fā)(實(shí)驗(yàn))中心；組織服務(wù)、娛樂(lè)、福利、衛(wèi)生等設(shè)施。

(3)實(shí)物展覽，參觀組織的成果展覽室；可以陳列資料、模型、樣品等實(shí)物。此外，參觀活動(dòng)內(nèi)容的確定還要考慮到參觀者的需要和興趣。

3．選擇開(kāi)放參觀的時(shí)機(jī)

最好安排在一些特殊的日子里，如周年紀(jì)念日、重大的節(jié)假日、開(kāi)業(yè)慶典、社區(qū)節(jié)日等。

4．確定邀請(qǐng)對(duì)象

一般性參觀常邀請(qǐng)員工家屬或一般市民等；特殊性參觀常邀請(qǐng)與本組織有特殊利害關(guān)系的團(tuán)體和公眾，如政府官員、行政主管部門(mén)、同行業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和專(zhuān)家、媒體記者等。

5．選擇參觀路線

參觀路線的選擇要求做到：

(1)能引起參觀者的興趣；

(2)能保證參觀者的安全；

(3)對(duì)組織正常工作干擾小。

以上三點(diǎn)要綜合考慮。6．策劃宣傳工作

參觀前，可準(zhǔn)備一份簡(jiǎn)明的說(shuō)明書(shū)，發(fā)給參觀者，或放映電影、錄像片進(jìn)行介紹。

參觀時(shí)，由向?qū)阃瑓⒂^者按事先安排好的參觀路線參觀，對(duì)于有些看不到的特殊事項(xiàng)，可以用圖表、數(shù)字表示。

7．做好解說(shuō)及接待準(zhǔn)備

(1)挑選并培訓(xùn)導(dǎo)游或解說(shuō)人員；

(2)制作并寄發(fā)請(qǐng)柬；‘

(3)設(shè)立接待服務(wù)處；

(4)準(zhǔn)備特殊的參觀用品；

(5)準(zhǔn)備禮品或紀(jì)念品。注意事項(xiàng)：

1．目的明確

整個(gè)開(kāi)放參觀活動(dòng)，都要圍繞所確定的主題進(jìn)行策劃和組織。2．時(shí)機(jī)選擇要得當(dāng)

開(kāi)放參觀活動(dòng)應(yīng)選擇春末或秋初的時(shí)節(jié)，不宜選擇雨天、酷暑或寒冬季節(jié)。最好安排在有紀(jì)念意義的特殊日子。

3．處理好公開(kāi)與保密的關(guān)系

要規(guī)定好參觀路線，選擇好參觀地點(diǎn)，盡量做到既給公眾留下坦誠(chéng)的印象，又不使組織機(jī)密外泄。

4．安排好細(xì)節(jié)問(wèn)題 對(duì)從策劃、組織到結(jié)束的全過(guò)程的每一個(gè)細(xì)節(jié)都要周密考慮，包括人員的具體安排、生活細(xì)節(jié)安排、資料和紀(jì)念品發(fā)放的安排、接待和陪同的安排等等。

5．精心做好展示工作

包括：場(chǎng)景的布置，物品的陳列，文字說(shuō)明的準(zhǔn)備，人員的準(zhǔn)備等。

新聞發(fā)布會(huì)

一、新聞發(fā)布會(huì)的準(zhǔn)備工作

1．新聞發(fā)布會(huì)又稱(chēng)記者招待會(huì)，它是政府、企業(yè)、社會(huì)團(tuán)體或個(gè)人把各新聞機(jī)構(gòu)的記者

召集在一起，宣布某一消息，并就這一消息讓記者提問(wèn)，由專(zhuān)人回答問(wèn)題的一種活動(dòng)。新聞發(fā)布會(huì)是組織與公眾溝通的例行方式，也是一種傳播信息，以求新聞界客觀報(bào)道的行之有效的手段。

2．新聞發(fā)布會(huì)大致有發(fā)布某一消息、說(shuō)明某一活動(dòng)、解釋某一事件等類(lèi)型。

3．新聞發(fā)布會(huì)十分強(qiáng)調(diào)禮儀規(guī)范，其核心是誠(chéng)，真誠(chéng)地面對(duì)新聞?dòng)浾?，坦城的公布與組 織機(jī)構(gòu)相關(guān)的信息。

4．新聞發(fā)布會(huì)的程序

宣布開(kāi)始 →發(fā)布新聞或消息 → 答記者問(wèn)→宣布結(jié)束→ 提示會(huì)后安排

5、準(zhǔn)備工作如下：

(1)確定被邀請(qǐng)記者的范周

該邀請(qǐng)哪些記者得根據(jù)公布事件發(fā)生的范圍、影響來(lái)決定。

如事件涉及全國(guó)，則要邀請(qǐng)全國(guó)性新聞單位的記者出席；如事件的影響只限于本地，則邀請(qǐng)當(dāng)?shù)匦侣剢挝坏挠浾?；如事件涉及?/p>

專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)，就需邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)新聞單位的記者。一般說(shuō)來(lái)，邀請(qǐng)記者的覆蓋面要廣，各方新聞機(jī)構(gòu)都應(yīng)照顧到，不僅要有報(bào)紙、雜志

記者，還要有電臺(tái)和電視臺(tái)的記者；不僅要有文字記者，還應(yīng)有

攝影記者。

(2)確定時(shí)間和場(chǎng)所

確定記者招待會(huì)的日期，一是要及時(shí)，當(dāng)新產(chǎn)品、新政策出 臺(tái)前夕及時(shí)舉行，或組織單位受到指責(zé)、誤解時(shí)及時(shí)舉行，以便澄清真相，挽回影響；二是日期應(yīng)當(dāng)避開(kāi)重大會(huì)議、社會(huì)活動(dòng)，如全國(guó)人民代表大會(huì)會(huì)議期間、奧運(yùn)會(huì)期間、新聞界和公眾的注

意力集中于它們，作為一個(gè)一般的社會(huì)組織相比之下居次要地

位，不易被公眾廣泛接受。

記者招待會(huì)在何處舉行，要根據(jù)會(huì)議的主題來(lái)確定，如果是

一般情況，可以在本組織單位的會(huì)議室、接待室舉行或租用賓

館、招待所、或赴外地舉行；如果是希望造成全國(guó)性影響的，則

可以赴首都或大都市租用場(chǎng)地舉行。

(3)確定主持人和發(fā)言人

出于記者的職業(yè)要求和習(xí)慣，他們大都提出一些尖銳深刻甚

至讓人下不了臺(tái)的問(wèn)題，這對(duì)主持人和發(fā)言人都提出了很高的要

求。記者招待會(huì)一般由公關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人或辦公室主任、秘書(shū)長(zhǎng)等

主持。主持人負(fù)責(zé)介紹主題及基本情況，其措詞講究典雅面有力，風(fēng)趣而不失莊重。發(fā)言人由單位決策層人物擔(dān)任，要求熟悉

全面情況、頭腦機(jī)敏、有較高文化修養(yǎng)和風(fēng)度、語(yǔ)言表達(dá)能力

答的特殊會(huì)議。

（4）準(zhǔn)備發(fā)言材料和布置會(huì)場(chǎng)

為了使參加會(huì)議的記者們對(duì)舉辦單位所傳遞的信息或所解決的問(wèn)題能夠理解深刻，并給予充分的肯定，負(fù)責(zé)招待會(huì)的秘書(shū)部門(mén)一定要準(zhǔn)備好必要的資料。資料應(yīng)包括會(huì)議程序、領(lǐng)導(dǎo)人的發(fā)言材料，送給記者的有關(guān)資料、單位對(duì)問(wèn)題的理解、認(rèn)識(shí)和感受等方面的文字資料。

會(huì)議要選擇交通便利、安靜而無(wú)噪音，有電話等電訊設(shè)備的地方。會(huì)議桌可以圍成圓形，使氣氛顯得和諧，賓主平等。如果是大中型的記者招待會(huì)，可使用長(zhǎng)方形的桌子，并分別標(biāo)明“記者席”、“主持人席”、“工作人員席”，主持人和工作人員應(yīng)佩帶寫(xiě)明姓名的胸牌。主持人、發(fā)言人還應(yīng)設(shè)置標(biāo)明職務(wù)的姓名牌，以便記者識(shí)別。如邀請(qǐng)的記者多，還可排定座次順序，分清主次，注意照顧有代表性的新聞單位的記者，避免出現(xiàn)混亂和不愉 快。準(zhǔn)備好錄音、錄像設(shè)備、文具用品、飲料茶水等。

（5)制作經(jīng)費(fèi)預(yù)算

費(fèi)用應(yīng)根據(jù)所舉行記者招待會(huì)的規(guī)格和規(guī)模做出可行的經(jīng)費(fèi)

預(yù)算。其費(fèi)用項(xiàng)目一般有租場(chǎng)費(fèi)、印刷費(fèi)、會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)、茶點(diǎn)

費(fèi)、禮品費(fèi)、文具費(fèi)、郵費(fèi)、電話費(fèi)、交通費(fèi)等。

(6)組織會(huì)議

秘書(shū)部門(mén)的負(fù)責(zé)人如擔(dān)任主持人，其職責(zé)是把握會(huì)議的主

題，別使大家離題太遠(yuǎn)，發(fā)言人講完后，主持人要引導(dǎo)記者踴躍

提問(wèn)，遇到冷場(chǎng)時(shí)，可用輕松、幽默的語(yǔ)言活躍氣氛，提高記者們提問(wèn)的興趣和勇氣；遇到記者競(jìng)相提問(wèn)時(shí)，應(yīng)控制提問(wèn)時(shí)間，避免提重復(fù)的問(wèn)題，以提高會(huì)議效率。記者招待會(huì)的時(shí)間一般控

制在二小時(shí)之內(nèi)。

(7)參觀活動(dòng)安排

如有條件，記者招待會(huì)前后可以配合招待會(huì)主題組織記者進(jìn)

行參觀活動(dòng)，如觀看設(shè)施、實(shí)物、成果展覽、模型、圖片等給記

者創(chuàng)造實(shí)地采訪、攝影、錄像的機(jī)會(huì)，增加記者對(duì)會(huì)議主題的感

性認(rèn)識(shí)。

(8)小型宴請(qǐng)安排

如果必要，可以在招待會(huì)或參觀活動(dòng)后，邀請(qǐng)記者參加午餐

或晚餐，以進(jìn)一步進(jìn)行溝通。

(9)收集有關(guān)新聞報(bào)道

記者招待會(huì)舉行后的一段日子里，秘書(shū)要注意搜集到會(huì)記者

采寫(xiě)、刊發(fā)的各類(lèi)新聞稿件，分門(mén)別類(lèi)地登記、分析，以便檢驗(yàn)

會(huì)議的效果。對(duì)參加會(huì)議而未發(fā)布新聞的記者，也應(yīng)禮貌地詢問(wèn) 原因，便于日后改進(jìn)工作。

技能訓(xùn)練

1.某公司要舉辦開(kāi)業(yè)慶典一周活動(dòng)，試擬寫(xiě)一份慶典活動(dòng)方案。

2.結(jié)合實(shí)際擬寫(xiě)一份開(kāi)幕式操作程序。