第一篇：秘書從業(yè)經(jīng)驗：會議管理十五個要素

秘書從業(yè)經(jīng)驗：會議管理十五個要素

對于舉辦一個具有相當(dāng)規(guī)模會議的組織者來說，如何讓眾多的會議參與者在每一個環(huán)節(jié)諸如簽到、開會、餐飲、娛樂、學(xué)習(xí)、交流等項目中得到他們想得到的東西，同時又能關(guān)注到與會者一些意想不到的情況，比如突發(fā)的疾病、家庭危機或其他個人麻煩等。此外，還要解決隨時都有可能發(fā)生的諸如發(fā)言人沒有及時到場、惡劣的天氣或音響設(shè)備失誤等突發(fā)事件呢？作為一個專業(yè)的會議管理公司，我們提出以下一些建議供您參考。

一、確立明確的目標(biāo)

對任何一個商業(yè)公司而言，要想讓會議開得有價值，必須要有一個明確的目的。通過會議獲取所需，提供給與會者相應(yīng)的價值，并且能回報投資。

二、完善信息的采集與分析

信息的收集極為重要，這其中包括了解客戶的需求（細節(jié)請看流程中附錄-客戶需求分析單）、了解會議的出席者、了解媒體、了解預(yù)算、分析自己的不足等。

三、追求不斷的創(chuàng)新

每一次會議都是對創(chuàng)新能力的挑戰(zhàn)，無論在內(nèi)容或形式上，不斷的創(chuàng)新能使每一次會議都充滿激情與樂趣。

四、制定周密的計劃

無論是甘特圖還是進度表，一個周密的計劃必須包括會議里所有的細節(jié)，另外，保證定期的追蹤可以避免一個周密的計劃成為項目經(jīng)

理墻壁上的裝飾。

五、實施嚴(yán)格的現(xiàn)場管理

在進行現(xiàn)場管理時，一定要嚴(yán)格地對照計劃表上的事項進行操作，任何疏漏都會導(dǎo)致會議的失敗。此外，現(xiàn)場負責(zé)人需要有隨機應(yīng)變的能力（參見14條）

六、結(jié)束與細致的總結(jié)

成功的會議需要有創(chuàng)造性的規(guī)劃；積極的談判和交流的技巧；規(guī)范的操作和財務(wù)管理；優(yōu)秀的包裝和系統(tǒng)的反饋。在會議結(jié)束后總結(jié)一下你提供了多少價值？什么是你公司的投資收益？與會者明年還會參加你的會議嗎？將這些答案匯總起來，應(yīng)用于下一次的會議計劃。

七、爭取優(yōu)秀，而不是完美

無論會議大小與否，再好的會議計劃都不可能達到完美，最重要的事情是建議、設(shè)計和修正。

八、了解會議涉及的行業(yè)

為了提供成功的會議管理，組織者必須了解會議所涉及的行業(yè)，專業(yè)術(shù)語和行業(yè)整體趨勢等方面的內(nèi)容。

九、不要為了省小錢而在大事情上糊涂

保證合作的供應(yīng)商提供高品質(zhì)的服務(wù)，千萬不要為了省點小錢而犧牲了會議的品質(zhì)，到最后損失最大的還是你自己。

十、記住、顧客永遠是第一

你的聽眾是你的顧客，他們會付帳給你，因此他們必須要感受和

接受到價值，他們必須要體會到此次會議的重要性。如果你覺得有什么事比顧客更重要，請記?。侯櫩陀肋h是第一重要的！

十一、合理控制預(yù)算

要學(xué)會分析并合理地使用預(yù)算。額外花費的錢應(yīng)該首先使與會者收益。

十二、最大限度地使用技術(shù)

技術(shù)能給你很多幫助，自始至終地盡可能多使用技術(shù)，使得顧客和工作人員都能很輕松地運用技術(shù)，但是，必須記住不可用技術(shù)代替人與人之間的交流。（技術(shù)的運用參看“多媒體會議包裝”）

十三、清晰而明確的溝通

清晰而明確的交流是整個項目成功的關(guān)鍵。想象你是一個與會者，不了解內(nèi)部的計劃、程序或是后備工作，如何在最短的時間內(nèi)了解這一切呢？

十四、成熟的危機管理

針對不可預(yù)見的問題與可能的場景危機，必須準(zhǔn)備好解決方案，將最壞的結(jié)果羅列出來，然后逐一提出解決方案。

十五、提供足夠的價值

為了滿足與會者的需求，一個會議項目應(yīng)該能提供給聽眾有用的價值，無論是教育還是培訓(xùn)抑或是新產(chǎn)品發(fā)布會或經(jīng)銷商會議---內(nèi)容是關(guān)鍵，充實的內(nèi)容將使價值在會議中得以體現(xiàn)。

第二篇：秘書從業(yè)經(jīng)驗：成功組織會議的基本要素

秘書從業(yè)經(jīng)驗：成功組織會議的基本要素

人是社會性的動物，開會是人類生活中的常態(tài)。人們熱衷于開會，是由于會議是制定計劃、獲取信息和建立聯(lián)系的主要手段。

會議可以開得富有成效、妙趣橫生，也可以開得死氣沉沉、毫無建樹，這取決于與會者交流的方式。交流方式的差異使得會議的有效性大打折扣，而這些差異往往是由于性別、文化背景等方面的差異造成的。記住這點對于開好會議是至關(guān)重要的。

就以男性與女性為例?？傮w而言，男性更容易在會議過程中插話。就本質(zhì)而言，在會議中插話并不是壞事情——互動的對話才能富有成果。但是問題在于，這些插話往往會擾亂了別人的思路，妨礙了有效交流，使得別人無法繼續(xù)發(fā)言。

并不是女性不善于插話，有著其他文化背景的人也存在這樣的困難。許多亞洲人認為在會議上演講是件難為情的事情，更別指望他們會打斷別人的發(fā)言了———他們認為這是粗魯和不禮貌的，會給別人帶來不舒服的感覺。有些人則是因為地方口音太重，害怕被別人誤解而不敢發(fā)言?？紤]這些因素，你就會明白許多很有見地的職員不能發(fā)表意見的原因了。

意識到不同的人有著不同的交流方式，你就能夠更好地組織會議。在制訂會議計劃時，要注意以下三個方面：

一、使每個人都有發(fā)言的機會

會議組織者在會議日程安排上要給每位與會者一段正規(guī)發(fā)言的時間。在會議召開前就應(yīng)當(dāng)將日程安排分發(fā)給與會者。這樣做一方面

可以給那些不善言辭的人一個準(zhǔn)備的機會，使他們能夠輕松、有效地參與討論。另一方面可以迫使那些喜歡插話的人尊重分配給其他與會者的時間。

二、使每位與會者都負起責(zé)任

讓每位與會者調(diào)整自己的交流方式，以提高會議的成效。要使那些不喜歡發(fā)言的人意識到，考/試大/如果他們不發(fā)言，就沒有人知道他們的主意。同樣，要使那些喜歡發(fā)言和插話的人收斂一些，以滿足集體的不同需要。會議組織者的任務(wù)是召開有效和成功的會議，但這并不意味著其他人就沒有責(zé)任。

三、將插話和跑題降到最低限度

要找到降低插話和多人同時發(fā)言的有效辦法。有一家公司開會時，與會者總是不斷打斷別人的發(fā)言，最后，作為沒有辦法的辦法，他們決定，誰打斷別人的發(fā)言，就罰款25美元。這可是個聰明的主意，收到了效果。如果有人覺得自己的想法非常重要而必須插話，就得先把錢放進“罰款罐”中才能發(fā)言。

由于性格和文化背景的不同，怎樣組織成功的會議并沒有標(biāo)準(zhǔn)答案。問題的關(guān)鍵是你必須注重策略，使得每次會議都取得成效，這樣才對得起你付出的時間和努力。

第三篇：舉辦會議需明確的十五個要素

對于舉辦一個具有相當(dāng)規(guī)模會議的組織者來說，如何讓眾多的會議參與者在每一個環(huán)節(jié)諸如簽到、開會、餐飲、娛樂、學(xué)習(xí)、交流等項目中得到他們想得到的東西，同時又能關(guān)注到與會者一些意想不到的情況，比如突發(fā)的疾病、家庭危機或其他個人麻煩等。此外，還要解決隨時都有可能發(fā)生的諸如發(fā)言人沒有及時到場、惡劣的天氣或音響設(shè)備失誤等突發(fā)事件呢？作為一個專業(yè)的會議管理公司，我們提出以下一些建議供您參考。

一、確立明確的目標(biāo)

對任何一個商業(yè)公司而言，要想讓會議開得有價值，必須要有一個明確的目的。通過會議獲取所需，提供給與會者相應(yīng)的價值，并且能回報投資。

二、完善信息的采集與分析

信息的收集極為重要，這其中包括了解客戶的需求（細節(jié)請看流程中附錄-客戶需求分析單）、了解會議的出席者、了解媒體、了解預(yù)算、分析自己的不足等。

三、追求不斷的創(chuàng)新

每一次會議都是對創(chuàng)新能力的挑戰(zhàn)，無論在內(nèi)容或形式上，不斷的創(chuàng)新能使每一次會議都充滿激情與樂趣。

四、制定周密的計劃

無論是甘特圖還是進度表，一個周密的計劃必須包括會議里所有的細節(jié)，另外，保證定期的追蹤可以避免一個周密的計劃成為項目經(jīng)理墻壁上的裝飾。

五、實施嚴(yán)格的現(xiàn)場管理

在進行現(xiàn)場管理時，一定要嚴(yán)格地對照計劃表上的事項進行操作，任何疏漏都會導(dǎo)致會議的失敗。此外，現(xiàn)場負責(zé)人需要有隨機應(yīng)變的能力（參見14條）

六、結(jié)束與細致的總結(jié)

成功的會議需要有創(chuàng)造性的規(guī)劃；積極的談判和交流的技巧；規(guī)范的操作和財務(wù)管理；優(yōu)秀的包裝和系統(tǒng)的反饋。在會議結(jié)束后總結(jié)一下你提供了多少價值？什么是你公司的投資收益？與會者明年還會參加你的會議嗎？將這些答案匯總起來，應(yīng)用于下一次的會議計劃。

七、爭取優(yōu)秀，而不是完美

無論會議大小與否，再好的會議計劃都不可能達到完美，最重要的事情是建議、設(shè)計和修正。

八、了解會議涉及的行業(yè)

為了提供成功的會議管理，組織者必須了解會議所涉及的行業(yè)，專業(yè)術(shù)語和行業(yè)整體趨勢等方面的內(nèi)容。

九、不要為了省小錢而在大事情上糊涂

保證合作的供應(yīng)商提供高品質(zhì)的服務(wù)，千萬不要為了省點小錢而犧牲了會議的品質(zhì)，到最后損失最大的還是你自己。

十、記住、顧客永遠是第一

你的聽眾是你的顧客，他們會付帳給你，因此他們必須要感受和接受到價值，他們必須要體會到此次會議的重要性。如果你覺得有什么事比顧客更重要，請記?。侯櫩陀肋h是第一重要的！

十一、合理控制預(yù)算

要學(xué)會分析并合理地使用預(yù)算。額外花費的錢應(yīng)該首先使與會者收益。

十二、最大限度地使用技術(shù)

技術(shù)能給你很多幫助，自始至終地盡可能多使用技術(shù)，使得顧客和工作人員都能很輕松地運用技術(shù)，但是，必須記住不可用技術(shù)代替人與人之間的交流。（技術(shù)的運用參看“多媒體會議包裝”）

十三、清晰而明確的溝通

清晰而明確的交流是整個項目成功的關(guān)鍵。想象你是一個與會者，不了解內(nèi)部的計劃、程序或是后備工作，如何在最短的時間內(nèi)了解這一切呢？

十四、成熟的危機管理

針對不可預(yù)見的問題與可能的場景危機，必須準(zhǔn)備好解決方案，將最壞的結(jié)果羅列出來，然后逐一提出解決方案。

十五、提供足夠的價值

為了滿足與會者的需求，一個會議項目應(yīng)該能提供給聽眾有用的價值，無論是教育還是培訓(xùn)抑或是新產(chǎn)品發(fā)布會或經(jīng)銷商會議---內(nèi)容是關(guān)鍵，充實的內(nèi)容將使價值在會議中得以體現(xiàn)。

第四篇：秘書會議管理內(nèi)容

秘書會議管理內(nèi)容

一、會議管理

1、會議籌備方案的擬訂

內(nèi)容包括：確定會議的主題和議題、名稱、議程、時間和地點、所需的設(shè)備和工具、會議文件的范圍以及文印或復(fù)制工作、與會代表的組成、經(jīng)費預(yù)算、住宿和餐飲安排、會議的籌備機構(gòu)與人員分工。

作用有：確保會議的周密組織、服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位、確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行。

（1）組建會議籌備委員會

（2）分成籌備小組

（3）形成籌備方案

（4）領(lǐng)導(dǎo)審核方案

2、會務(wù)檢查工作程序

內(nèi)容包括：會議準(zhǔn)備是否充分、會議期間能否排除各種干擾、環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備、文件材料的準(zhǔn)備情況、會場布置情況的檢查、會議保衛(wèi)工作的檢查以及其他。

（1）開會檢查的程序

1）會議籌備機構(gòu)對會議的準(zhǔn)備情況進行自我檢查

2）會議領(lǐng)導(dǎo)小組確定匯報會的時間和地點并發(fā)出協(xié)調(diào)會通知

3）召開協(xié)調(diào)會并在會上現(xiàn)場解決問題

4）匯報會后對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題予以催辦和落實

（2）現(xiàn)場檢查的程序

1）指定現(xiàn)場檢查的路線和確定現(xiàn)場檢查的重點 2）制作檢查單，以便記錄和匯總

3）按照既定的檢查重點逐一現(xiàn)場核對并明確記錄

4）對未達到要求的整理出整改和修訂意見并予以糾正

3、會議文件審核工作程序

內(nèi)容包括：審核會議文件的準(zhǔn)確性和完整性，審核會議文件與會議主題的關(guān)系，審核會議文件是否存在與國家和組織的方針、政策、法規(guī)相沖突的內(nèi)容，審核會議內(nèi)容是否經(jīng)過調(diào)查研究、是否與實際相符，提交會議討論的文件是否進行了會商，審核會議文件是否做到了中心突出、觀點明確、條理分明、事實準(zhǔn)確。

（1）起草該文件的秘書就內(nèi)容進行自審

（2）主觀秘書進行初審

（3）如內(nèi)容涉及部門較多，要進行會審

（4）審核修改后，主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)進行終審

4、擬訂會議的應(yīng)急方案

內(nèi)容包括：會議舉行過程中可能出現(xiàn)的問題（人員、場地、設(shè)備、資料、健康與安全、行為等問題），出現(xiàn)問題時負責(zé)解決的會議工作人員。

（1）預(yù)測不可預(yù)知的情況

（2）提前準(zhǔn)備應(yīng)對的備選方案

（3）討論會議緊急情況

（4）確定會議應(yīng)急方案

5、提示會議按計劃進行

是根據(jù)會議目標(biāo)的需要，在會議進行過程中創(chuàng)造與會議目標(biāo)相適應(yīng)的環(huán)境氣氛，掌握會議議程，維護會間秩序，排除外界對會議的干擾，從而引導(dǎo)決定、決議、結(jié)論的形成。

（1）了解議題和議程

（2）準(zhǔn)時宣布開會

（3）有效引導(dǎo)議題

6、處理會議突發(fā)事件的程序

（1）向領(lǐng)導(dǎo)報告

（2）啟動會議應(yīng)急方案

（3）實施應(yīng)急方案

（4）必要時向公共應(yīng)急機構(gòu)請求支援

（5）善后工作（向受害者及其家屬進行安撫、與媒體溝通）

7、會議總結(jié)工作程序

內(nèi)容包括：會議名稱、時間、地點、規(guī)模、與會代表人數(shù)、主要議題，參加會議的上級領(lǐng)導(dǎo)人，會議的主持者，領(lǐng)導(dǎo)報告或講話的要點，對會議的基本評價和貫徹要求，會議的決議情況及今后的工作任務(wù)布置等。

（1）對會議征詢意見，擬就工作總結(jié)稿

（2）向領(lǐng)導(dǎo)報告會議結(jié)論

（3）總結(jié)定稿

（4）印發(fā)

（5）歸檔

（6）組織全體工作人員進行總結(jié)

二、事務(wù)管理

1、禮賓次序確定步驟

亦稱禮賓序列，是在商務(wù)交往中對參觀訪問、出席活動、參加儀式的來自不同國家、不同地區(qū)、不同團體、不同單位、不同部門、不同身份的組織或個人的尊卑、先后的順序和位次，所進行的合乎禮儀慣例的具體排列。

（1）確定禮賓次序方案

（2）提前通知有關(guān)各方

（3）按禮賓次序排列座次、名次、出場次序

2、安排涉外迎送工作程序

（1）確定迎候人員

（2）準(zhǔn)備迎賓的物品

（3）見面講究禮節(jié)

（4）送行前的拜訪

（5）安排送行儀式

3、會見會談工作程序

會見也叫禮節(jié)性會晤，通常是半小時左右，屬于禮貌性的應(yīng)酬。會談也叫談判，是雙方或多方為各自利益，就某些實質(zhì)性問題交流情況、交換意見、達成協(xié)議等，專題性較強。

（1）約定

（2）通知對方有關(guān)事項

（3）準(zhǔn)備工作：背景資料、會見場所布置、人員安排

（4）迎接客人

（5）會見、會談

（6）送別客人

4、西餐禮儀

（1）赴宴前的準(zhǔn)備

1）接到邀請后,要看清請柬的各項內(nèi)容

2）如果決定接受邀請并已答復(fù)主人，就不要輕易改變

3）到別人家赴宴需要帶禮物

4）要根據(jù)請柬上的要求選擇赴宴的服裝

5）要準(zhǔn)時赴宴

（2）西餐的座次安排

主客間隔而坐，男女間隔而坐，夫妻分開而坐

（3）入席、退席禮節(jié)

1）客人要在主人的帶領(lǐng)下順序入席

2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，雙手放在膝蓋

3）暫時離開應(yīng)該把餐巾放在自己的椅子上

4）主人把餐巾放在盤子旁邊，意味著結(jié)束進餐，其他人應(yīng)該也把餐巾放在桌子上，隨女主人退席

（4）餐具的使用方法與席間禮節(jié)

1）左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌

2）吃雞、蝦、魚的方法

3）吃面包時要掰下一小塊，涂上黃油，放入口中

4）吃意大利面條的方法

5）吃水果的方法

6）喝咖啡或茶的方法

7）每道菜吃完，要把刀叉并排放在盤內(nèi)

8）進餐速度應(yīng)該與大家一致

9）談話聲音一定要輕

（5）西餐的飲酒禮儀

1）上菜次序：湯或冷食、魚、主菜、色拉、甜食、咖啡

2）上酒次序：宴會開始前的雞尾酒、白葡糖酒配魚、紅葡萄酒配主菜、香擯酒與葡萄酒一起上

5、招待會的禮儀

（1）招待會的請柬：表明時段、不需要客人回復(fù)

（2）冷餐會的禮節(jié)：按順序取菜、按量取菜、顧及他人的利益

（3）酒會的禮節(jié)：要以恰放的方式把自己介紹給陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的談話圈中，聊天時要照顧到所有在場者，不要大聲喧嘩

6、不同辦公模式的特點

（1）在家辦公。優(yōu)點：節(jié)省辦公室空間和資金，節(jié)省花費的時間，更靈活的管理自己的時間，減少交通的擁擠、污染和費用。缺點：需計算機和電話以保持聯(lián)系，有的缺乏適宜的辦公環(huán)境，增加了組織監(jiān)督、管理和控制工作人員工作的難度，同事之間交流減少，減少了與專業(yè)人員及社會的聯(lián)系。

（2）彈性時間。優(yōu)點：時間靈活，更好的安排工作時間，提高效率。缺點：難以監(jiān)督員工

（3）遠程工作。優(yōu)點：減少總部辦公空間的開銷，工作時間更靈活。缺點：加大了對員工監(jiān)督和控制的難度。

（4）虛擬辦公。優(yōu)點：減少工作空間和辦公用品的耗費，信息能夠存儲、歸檔和通過計算機網(wǎng)絡(luò)發(fā)送。缺點：難以控制任務(wù)和信息的質(zhì)量，難于管制網(wǎng)絡(luò)以及信息的安全保密。

（5）兼職工作。優(yōu)點：兼職人員可控制自己的工作時間和多份工作，充分發(fā)揮自己的專長。缺點：控制和監(jiān)督員工較難，難以控制工作量及報酬。

（6）定期合同制。優(yōu)點：能靈活聘到優(yōu)秀人員，這些人工作有動力，效率高。缺點：難以控制員工對企業(yè)的忠誠，缺乏工作保障。

（7）交替工作。優(yōu)點：能激勵工作人員。缺點：交接不當(dāng)，會出現(xiàn)工作混亂。

（8）臨時辦公桌。優(yōu)點：節(jié)省資金也節(jié)省了員工的時間。缺點：員工缺乏歸屬感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也難于被管理。

7、選擇辦公模式的工作程序

（1）深入調(diào)查現(xiàn)有辦公模式所面臨的問題

（2）根據(jù)調(diào)查結(jié)果確定相應(yīng)的新型辦公模式

（3）根據(jù)新的模式要求制定管理監(jiān)督的標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)權(quán)利相結(jié)合的分配制度

（4）先在部分部門實行取得經(jīng)驗，逐步推廣新模式

（5）不斷根據(jù)本企業(yè)特點完善新模式，評估啟用新模式的得失

8、設(shè)計辦公室的工作程序

（1）分析不同部門業(yè)務(wù)特點對于辦公條件的要求

（2）設(shè)計平面圖

（3）選擇辦公家具、設(shè)施和裝飾

（4）采光、溫度和通風(fēng)

9、改進辦公事務(wù)工作程序

（1）定義一個需要加以分析和改進的流程

（2）確定衡量流程的關(guān)鍵指標(biāo)并對該流程進行評價

（3）尋找所存在問題和差距的原因

（4）根據(jù)以上分析提出可行的改進方案

（5）實施改進方案

10、改進辦公事務(wù)的流程

（1）確定問題

（2）分析有關(guān)資料

（3）確定造成問題的可能的原因

（4）提出可能的解決方案

11、突發(fā)事件的預(yù)防措施

發(fā)生的事情是不可預(yù)見的或突然發(fā)生的，并帶來危險，需要立即采取應(yīng)對措施，盡力控制。主要有火災(zāi)、傷害、疾病、炸彈威脅或恐慌。

（1）以書面形式確定緊急情況處理程序

（2）根據(jù)書面程序，對所有工作人員進行培訓(xùn)

（3）讓所有人員了解有情況發(fā)生該如何疏散和急救員的姓名

（4）實行緊急情況模擬演練

（5）明確各級管理人員在緊急情況下所負的任務(wù)和職責(zé)

（6）保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時處理緊急情況

（7）保證定期檢查和更新設(shè)備

12、突發(fā)事件的應(yīng)對措施

（1）準(zhǔn)備清楚的書面緊急情況處理程序

（2）用這些程序培訓(xùn)所有人員

（3）在可利用的地方清楚地顯示有關(guān)緊急程序

（4）實行緊急情況模擬演練來測試編寫的程序

（5）明確員工在緊急情況下的職責(zé)

（6）保證工作場所有受過緊急情況處理培訓(xùn)的人員

（7）保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時處理緊急情況

（8）保證定期檢查和更新設(shè)備

13、處理突發(fā)事件的流程

（1）及早發(fā)現(xiàn)，馬上報告，并保護好現(xiàn)場

（2）查找問題的原因

（3）成立臨時指揮中心

（4）控制源頭，釜底抽薪

（5）召開新聞發(fā)布會

14、上司交辦事項督查的程序

直接為上司服務(wù)、為實施上司的決策和實現(xiàn)上司決策的目標(biāo)而進行的一項工作

（1）上司向有關(guān)督查人員授權(quán)轉(zhuǎn)承催辦

（2）很大一部分轉(zhuǎn)交各有關(guān)人員具體承辦

（3）有些又上司指導(dǎo)督查人員親自承辦

（4）轉(zhuǎn)交辦的事項要及時催辦

（5）督辦人員要對轉(zhuǎn)交辦事項深入的檢查

（6）上司交辦事項辦理完畢

（7）辦結(jié)回告

（8）對辦結(jié)回告進行審查評估

（9）立卷和歸檔

15、制定工作計劃的方法

（1）根據(jù)要求列出本團隊要完成的所有任務(wù)

（2）區(qū)別重要的任務(wù)和緊急的任務(wù)

（3）按照輕重緩急和邏輯順序標(biāo)記出任務(wù)完成的先后順序

（4）列出完成每項任務(wù)所需的資源和相關(guān)信息

（5）明確完成各項任務(wù)的每個階段指標(biāo)和估算的時間要求

（6）指明每項任務(wù)的負責(zé)部門或承擔(dān)人以及負責(zé)人

（7）推算各階段工作完成時間并填入計劃表

（8）確保計劃順利實施

（9）明確工作進展的情況和質(zhì)量如何監(jiān)督和管理

16、制定工作計劃的程序

（1）估量機會

（2）確定計劃工作的目標(biāo)

（3）確定計劃工作的前提條件

（4）擬訂可供選擇的行動方案

（5）評價各種備選方案

（6）選擇方案

（7）擬訂分計劃

（8）編制預(yù)算

17、制定承辦期限規(guī)定的程序

企業(yè)接到客戶或詢問者的問題后處理并回復(fù)的時間規(guī)定

（1）調(diào)查本單位或組織在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時間期限的規(guī)定

（2）時間期限適宜標(biāo)準(zhǔn)

（3）確定同一任務(wù)的不同承辦周期

（4）確定同一任務(wù)緊急情況不同的承辦周期

18、辦公室工作評估的程序

實質(zhì)上就是對辦公室工作進行目標(biāo)管理。它提高了管理工作效率，明確了組織機構(gòu)的建制，促進了員工承擔(dān)責(zé)任，有助于進行控制和監(jiān)督工作。

（1）建立一套完整的目標(biāo)體系

（2）制定目標(biāo)

（3）組織實施

（4）檢查和評估

19、辦公用品與設(shè)備的采購程序

（1）提出購買申請

（2）審批，落實經(jīng)費

（3）招標(biāo)，選擇供應(yīng)商

（4）簽訂供貨合同

（5）貨物入庫

（6）支付貨款

20、制定采購預(yù)算方案程序

（1）確定預(yù)算的核算基數(shù)

（2）進行市場調(diào)研

（3）確定采購產(chǎn)品的種類及型號價格

（4）編寫預(yù)算方案

（5）征求意見，完善方案

21、辦公資源管理程序

包括各類辦公設(shè)備、辦公家具、車輛、會議室、日常用品、圖書等。辦公資源管理就是實行辦公資源統(tǒng)一規(guī)范管理，減少資源浪費，合理的調(diào)配與利用辦公資源，提高辦公資源的使用效率。

（1）了解本單位所有辦公資源的基本情況

（2）對本單位所有辦公資源進行分類管理

（3）對辦公資源建檔，記錄應(yīng)用情況

（4）定期進行數(shù)據(jù)分析

22、信息開發(fā)的主要形式

對信息進行全面挖掘、綜合分析、概括提煉，以獲得高層次信息的過程。

（1）剪報

（2）索引

（3）目錄編制

（4）文摘

（5）信息資料冊

（6）簡訊

（7）調(diào)查報告

23、信息開發(fā)的程序

（1）確定主題

（2）分析信息材料

（3）選擇信息開發(fā)方法

（4）選擇開發(fā)信息的形式

（5）形成信息產(chǎn)品

24、信息利用的工作程序

通過有效的方式將信息提供給利用者，實現(xiàn)信息的價值，具有周期性、經(jīng)常性、廣泛性和實效性特點。

（1）熟悉信息的內(nèi)容

（2）確定利用需求

（3）確定信息利用服務(wù)的途徑

（4）獲取信息

（5）提供信息

25、信息反饋的工作程序

將信息使用過程中產(chǎn)生的效應(yīng)及活動中不斷產(chǎn)生的信息進行再收集、再處理、再傳遞的過程。目的是檢查輸出信息的真實性；對信息傳遞進行檢驗與調(diào)整；為決策提供依據(jù)。

（1）明確目標(biāo)

（2）選擇信息反饋的方法

（3）獲取反饋信息

（4）加工分析反饋信息

（5）傳遞反饋信息

（6）利用反饋信息

三、文書處理與擬寫

1、文書審核的工作程序

對文件草稿從內(nèi)容到形式所做的全面檢查和修正工作。

（1）明確審核范圍

（2）確定是否需要行文

（3）審核文書內(nèi)容

（4）檢查文字表達

（5）檢查文件體式

（6）檢查文書在處理程序上是否妥善完備

2、檔案利用的工作程序

是開發(fā)和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作。

（1）熟悉庫藏

（2）分析利用需求

（3）選擇檔案利用方式

（4）獲取檔案

（5）提供檔案

3、電子檔案管理的工作程序

在計算機系統(tǒng)中形成的具有查考利用價值的社會活動的原始記錄。

（1）電子檔案的收集積累

（2）電子檔案的歸檔

（3）電子檔案的保管

（4）電子檔案的利用

4、文書擬寫

通告、通報、決定、請示批復(fù)函、招標(biāo)書、投標(biāo)書、計劃、總結(jié)、述職報告、講話稿、市場調(diào)查報告

第五篇：淺析秘書的會議管理

武漢商業(yè)服務(wù)學(xué)院畢業(yè)論文設(shè)計

【摘要】 秘書是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊的綜合輔助者和公務(wù)服務(wù)人員，他們以輔助決策，綜合協(xié)調(diào)，溝通信息，辦文、辦會、辦事等為主要職能，是領(lǐng)導(dǎo)者、決策者的參謀和助手；會議是公眾議事的重要社會活動和管理手段，是實施領(lǐng)導(dǎo)和管理的重要形式，秘書會議管理的質(zhì)量和水平，直接影響會議效果，對組織形象及領(lǐng)導(dǎo)的管理成效也有著不可低估的影響。

【關(guān)鍵詞】 秘書

會議管理

溝通協(xié)調(diào)

效率

對策

會議是有組織、有目的地召集人們商議事情,溝通信息,表達意愿的行為過程。會議目標(biāo)實現(xiàn)，會議成果的取得是由諸多因素決定的，其中十分重要的一個因素就是會議工作開展與完成的情況。這既包括領(lǐng)導(dǎo)者與組織者的政務(wù)工作完成和處理得如何，也包括秘書人員的實務(wù)工作做得如何，而秘書會議事務(wù)工作的繁簡，與會議的規(guī)模、級別、議題的重要程度直接相關(guān)。

一 會議管理和秘書工作內(nèi)容

（一）秘書工作內(nèi)容

秘書及秘書機構(gòu)以領(lǐng)導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)為對象開展的一系列近身綜合輔助和公務(wù)服務(wù)活動被稱為秘書工作。內(nèi)容包括八個方面：事務(wù)管理、中介溝通、文書工作、信息工作、參謀輔助、會務(wù)操辦、綜合協(xié)調(diào)和督促檢查。

（二）會議管理主要工作內(nèi)容

無論開展何種會議的會務(wù)工作，其總的要求是：充分準(zhǔn)備、嚴(yán)密組織、服務(wù)周到、確保安全。秘書人員的工作例會中的主要會務(wù)工作具體而又瑣碎，就其完成和處理的時間順序來劃分，可以分為會前、會中、會后三個階段進行。

會議按其范圍來分，可概括的分為對內(nèi)會議和對外會議。1.對內(nèi)會議

對內(nèi)會議的規(guī)模一般較小，不少企業(yè)部門都經(jīng)常召開各種形式的對內(nèi)會議，比如業(yè)務(wù)的月報會、周例會、日報會、協(xié)調(diào)會等等。（1）會前準(zhǔn)備

秘書在會前要做的充分的籌劃準(zhǔn)備工作主要有五個步驟：明確要點、準(zhǔn)備議題、通知開會、會場準(zhǔn)備、安排會議議程。

秘書做常規(guī)會務(wù)，首先要明確領(lǐng)帶開會的目的、任務(wù)、內(nèi)容、中心議題、參加人員、會議地點、會議日期。作為對內(nèi)會議，常常是在上一次會議結(jié)束時有所交代，秘書應(yīng)當(dāng)用心留意。

秘書要準(zhǔn)備有關(guān)的上級文件、本機關(guān)文書材料，有關(guān)的制度規(guī)章，有關(guān)的數(shù)據(jù)圖表等。盡量充分地準(zhǔn)備好會上要討論的問題的材料，一方面，為領(lǐng)導(dǎo)個人的討論發(fā)言提供準(zhǔn)備，提供依據(jù)；另一方面，為會議的討論提供方向性資料，促使會議“有議必決”。

1武漢商業(yè)服務(wù)學(xué)院畢業(yè)論文設(shè)計

因為會上要討論的問題不止一個，科學(xué)地統(tǒng)籌安排會議議程是秘書辦會的重要原則。在不考慮其他因素時，一般應(yīng)當(dāng)先進行部分人員的議題，在進行全體人員的議題，再進行全體人員的議題。這樣小范圍的會場容易集中、會場好掌握，會議議程也容易緊湊地控制。

做好以上準(zhǔn)備工作，秘書就該通知相關(guān)人員按時參加會議了。會議通知可以采用三種方法，即口頭通知、電話通知和會議通知。秘書在通知開會時是書面和口頭并用，以保證能面面俱到。

會場是在發(fā)放會議通知之前就定下的。內(nèi)部會議只需確認場所不變，備好桌椅、水具、必要的會議設(shè)備，檢查電源，做好清潔工作，然后準(zhǔn)備好記錄用紙即可。（2）會間服務(wù)

與會者進入會場，秘書人員要檢查核對與會人員到會情況，清點人數(shù)，弄清那個缺席人及缺席原因，然后報告會議主持人集中精力做好會議記錄

會議記錄要求準(zhǔn)確、清楚、簡潔。所以做記錄的秘書，要實現(xiàn)準(zhǔn)備好記錄用紙，要熟悉與會者發(fā)言的口音，做好會議記錄。

內(nèi)部會議上，一般會議服務(wù)都是由一名秘書來做，不另安排服務(wù)員。會議中，秘書要做好隨時接聽打進來的電話，根據(jù)需要進行處理。（3）會后工作

會議結(jié)束后，秘書的善后和落實工作也相當(dāng)重要。及時清理會議室，使一切復(fù)原，一遍其他會議正常進行，并下發(fā)會議文件，對會上布置的工作做好催辦。最后做好檔案的整理、歸檔

秘書在會議管理工作中的一項重要的組織工作，是輔助領(lǐng)導(dǎo)或主持人按議程進行會議內(nèi)容并協(xié)助對會議所有議題形成結(jié)果。按議程進行會議內(nèi)容是避免無限期地討論一個問題或者離開原定議題。還要敦促會議形成結(jié)果，比如討論的問題要形成相對一致的一件，明確要求的工作最后由誰主抓或承辦，一些事項的具體辦理方法以及督辦方法等

2.對外會議

與對內(nèi)會以不同，對外會議的規(guī)模更大，參會人員大多為外來人員，會議開展的是否順利對企業(yè)的影響力也非同一般。作為秘書人員，對外會議的會議管理要更為嚴(yán)謹(jǐn)。

（1）會前準(zhǔn)備 1.1擬訂會議議程、日程，提供會議地點的備選方案

外部會議的議程一般安排如下：開幕式；領(lǐng)導(dǎo)和來賓致辭；領(lǐng)導(dǎo)作報告；分組討論；大會發(fā)言；參觀或其他活動；會議總結(jié)；宣讀決議；閉幕式。

會議日程就是根據(jù)議程逐日做出的具體安排，它以天為單位，是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據(jù)。

制定議程表時，應(yīng)注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。還須明確會議活動的人員、日期和時間、地點、有關(guān)的餐飲安排。保密性較強的議題，一般放在后面。

2武漢商業(yè)服務(wù)學(xué)院畢業(yè)論文設(shè)計

會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模相符，場地要有良好的設(shè)備配置，交通便利，應(yīng)考慮有無停車場所，場地租借的成本必須合理。實地考察會議地點，會見能作決策的人，有利于以后解決可能出現(xiàn)的問題。

1.2布置會場和安排座次，發(fā)布會議信息

對外會議無論是否設(shè)置主席臺，都要注意使會議主持人面向與會人員，避免同與會人員背向現(xiàn)象。另外，一般會議不必把眾多的領(lǐng)導(dǎo)人都請上主席臺，只請講話人和主持人即可。發(fā)布會議信息前要進行報審，要對媒體進行選擇。一面給企業(yè)帶來不利影響。

1.3安排會議食宿，邀請會議嘉賓

秘書人員應(yīng)提前到現(xiàn)場布置并檢查組織工作的落實情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

根據(jù)會議的經(jīng)費和人員情況決定會議餐飲的標(biāo)準(zhǔn)，提倡實行自助餐制和分餐制，做好飲水、飲料的供應(yīng)。

如果由主辦方支付費用，則需按其職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)，其他與會人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)相近，預(yù)訂住宿地點的工作一定要打出提前量，預(yù)訂數(shù)量上應(yīng)略有富余。

要事先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認能否出場，發(fā)出正式邀請函，提前了解嘉賓各自的背景，嘉賓人數(shù)不宜過多。在會議正式召開之際，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認如何接送。

1.4準(zhǔn)備會議資料、會議用品，安排會議禮儀服務(wù)，再次檢查會議常用視聽設(shè)備是否正常。

（2）會中服務(wù)

1.1安排會議值班

會議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用，保證了會議的順利進行。明確值班工作任務(wù)在會議中協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件和資料，傳遞各種信息。要堅守崗位，保證會議信息的暢通無阻。1.2接待采訪會議的新聞媒體

由會議秘書撰寫新聞報道稿件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后，向媒體發(fā)送。

在會議召開期間，邀請有關(guān)報社、電臺、電視臺派記者駐會隨訪，發(fā)表消息。在會議結(jié)束時，召開記者報告會，由會議領(lǐng)導(dǎo)者直接介紹會議情況，并親自回答記者提出的問題。

1.3做好會議的記錄工作和簡報工作

會議記錄的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部。

標(biāo)題。一種是會議名稱+文種。另一種是文種。正文。首部+主體+結(jié)尾。尾部。右下方寫明“主持人：（簽字）”、“記錄人：（簽字）”。做好會議的簡報工作

會議簡報要迅速反映會議的實際情況，交流會議的經(jīng)驗，溝通會議的信息。要

3武漢商業(yè)服務(wù)學(xué)院畢業(yè)論文設(shè)計

反映出會議的新情況、新問題、新經(jīng)驗、新見解、新趨勢，更好地對會議起到指導(dǎo)和溝通作用。1.4反饋會議信息

反饋會前信息、會中信息以及會后傳達落實的情況。（3）會后工作

編寫會議紀(jì)要,做好會后督促工作。

會議紀(jì)要要求實事求是，忠于會議實際，內(nèi)容要集中概括，要有條理，印制并分發(fā)給有關(guān)部門有關(guān)人員或歸檔保存。

二 會議管理工作中出現(xiàn)的主要問題及原因解析

會議的主要目的就是解決問題，但由于開會技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題，反而使問題愈趨復(fù)雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魘；員工花太多時間在無效率的會議上，不僅浪費公司成本，也造成工作效率低下。

（一）會議管理工作中出現(xiàn)的主要問題

1.會荒或會海

常年不開會，某些人對會議的作用不夠了解，不知如果利用得好，會議能成為溝通信息、通報情況、交流和統(tǒng)一思想、集思廣義、資源共享、探討策略、商議事項、解決問題尤其是跨部門和跨系統(tǒng)問題和矛盾、布置任務(wù)、促進工作落實、總結(jié)經(jīng)驗、激勵士氣等的一個非常有效的工具和手段。但過多開會、過濫開會，就是一種“病態(tài)組織的表現(xiàn)”；

2.拖沓

會議拖拉嚴(yán)重，形成了效率低下的“大尾巴會”。秘書會前準(zhǔn)備如匯報材料或會議流程、時間表不清晰也會造成會議拖沓；

3.議題繁多，重復(fù)會議

會議議題過多，討論不深，都只能蜻蜓點水，一碰到大一點的或難一點就推到“下次專題討論”，同一議題不從根上解決徹底，不得不一次次開會討論治標(biāo)卻不治本的方案；

4.地點安排不當(dāng)

有些公司為了節(jié)省成本，會議都在公司召開。可是一些重大的事項必須要在充分討論、無太多干擾或頭腦風(fēng)暴的情況下才能形成，在公司開很難不被打擾或受影響。

5.會前、會下不溝通

會議從零開始，與會人員一頭霧水，會議開始時要么花很多時間講明背景、概念或者干脆沒有共同言語。有些公司會議基本屬于臨時通知，相關(guān)人員也不可能做充分的準(zhǔn)備，或者重要人員出差在外無法參加會議，這樣的會議效果自然要大打折扣；

6.會議紀(jì)律亂

4武漢商業(yè)服務(wù)學(xué)院畢業(yè)論文設(shè)計

不到、遲到、早退，秘書會前簽到制度沒有落到實處。

7.議而不決，決而不議，決而不行，行而不果

秘書的會后督促工作沒有做好。開會只是走形式。

（二）會議出現(xiàn)問題，導(dǎo)致效果不佳的原因

出現(xiàn)這些問題，通常由以下5種原因造成。在這5種原因中，有種原因是會議的“致命傷”，需要格外警惕。這種原因是：主持人的技能、會議的地點以及會議的準(zhǔn)備工作。

1.會議時間

會議安排在即將午餐的時間，每個人都饑腸轆轆，無心開會。

2.會議地點

會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會議被頻繁打斷，無法正常進行。

3.開會對象

必須出席會議的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。

4.主持人的技能

會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達到會議意圖。5.會議的準(zhǔn)備工作

開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。

對于會議來說，做預(yù)防性管理，實際上就是在開會之前，針對可能導(dǎo)致會議效率低下的各種原因，一一做好預(yù)防工作，從而保證會議的高效進行。

三 會議管理工作對策思考

知道了會議管理工作中可能出問題的地方，秘書就可以有針對性地去預(yù)防和調(diào)整，盡量讓會議更高效。而要會議高效，除避免上述常見問題外，必須在會前、會中、會后各方面都要注意。

（一）會前準(zhǔn)備

1.會議要規(guī)劃

根據(jù)公司或部門實際情況，可安排有早會、周例會、月例會、季度會、半年會、年會等例會，比如周例會，在總結(jié)和規(guī)劃方面就很有效，會議要有其召開的合理時間和頻率，例會可參考古代“有本早奏，無事退朝”的原則，而且根據(jù)不同階段的管理水平和目標(biāo)，可調(diào)整例會的頻率和時間長度；除了固定的例會外，還應(yīng)有一些重大事項的專題會議，如果平時例會開得好，問題得到切實解決落實，例外的會議比例則會大幅下降。

2.準(zhǔn)備要充分

要想會議高效，會前必須做好充分的準(zhǔn)備。重大事項必須提前足夠的時間思考和準(zhǔn)備，并會前私下廣泛征求意見，有些不便于在會上公開發(fā)表的意見或擔(dān)憂也在會前提前溝通和解決掉，總之要提前充分作好準(zhǔn)備，最好能基本達成共識，這樣才可能在會議上快速作出決策，提高會議效率。會議主題、時間、地點、參與人、議

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程、時間表等最好都在會議通知中必須提前一定時間告知好讓相關(guān)人員準(zhǔn)備，會議方程在會議前再打印給到相關(guān)人員以便大家遵守。

3.主題要集中

一次會議，最好只有一個主題，因為只有這樣才能更好地集中相關(guān)人員、時間和精力，高效解決問題。綜合性會議，主題也最好不要超過三個為好。議題越多，參加人員越多，“陪綁”的人越多，效率越低下，時間越長，成本也就越高。

(二)會中服務(wù).流程要合理

會議的流程關(guān)系到會議是否真正民主、有效。一是盡量不要領(lǐng)導(dǎo)主持會議，而應(yīng)該是會議議題發(fā)起單位或辦公室主持；二是領(lǐng)導(dǎo)盡量最后講話，否則一開始基調(diào)一定，很多人就不敢發(fā)表自己的看法，或者只是隨聲附和；三是會議發(fā)表意見時貫穿例外管理的原則，重復(fù)觀點盡量少談，盡量談有建設(shè)性意見，且少發(fā)表主觀意見觀點而應(yīng)以事實和數(shù)據(jù)支撐，出現(xiàn)跑題或剎不住車時要及時拉回來；四是繁簡得當(dāng)，有些問題簡要介紹即可，重大問題討論要充分，讓相關(guān)尤其是一線部門充分發(fā)表意見，不能倉促決策，而且不同部門、人員由于學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷和崗位職責(zé)不同，所關(guān)注的重點通常也會有所不同，充分交流有利于優(yōu)勢互補；五是重大決策最好刻意安排反面意見，會議決策怕的是一面倒，如果確定要做也要經(jīng)得起考驗，想出各種應(yīng)對風(fēng)險的措施盡量減少損失，“兩益相權(quán)取其重，兩害相權(quán)取其輕”，如果明確能承受最大的損失和最壞的結(jié)果，這樣決策了也不會輕易搖擺；六是該議的時候要議，該決的的時候要決，該舉手的時候要舉手，該簽字的時候要簽字，盡可能會上形成決議而不要拖到會議結(jié)束了還沒有結(jié)論，要落實責(zé)任人、關(guān)鍵行動措施、驗收標(biāo)準(zhǔn)、完成時間、風(fēng)險防范措施、配套資源支持和關(guān)鍵里程碑等。

2.時間要緊湊

要事先規(guī)定會議時間，一般的會議不要超過一小時，較長的會議要分大階段進行，每階段發(fā)言人的時間要規(guī)劃和控制好，主持人要把握好會議節(jié)奏。對較長的會議要安排中場休息，且最好提前準(zhǔn)備好茶水、甜點和水果等，否則開會時間開長了，大腦轉(zhuǎn)得慢了注意力也不容易集中。

3.決議要及時

會議的記錄一定要完整、規(guī)范、完整，從會議主題、與會人員/缺席人員、發(fā)言、討論記錄到會議決議、表決情況等都要進行詳細記錄，可采用專用記錄格式、卡片，做到規(guī)范、準(zhǔn)確、可查，避免事后不認賬。會議結(jié)束后，應(yīng)盡快下發(fā)會議決議。會議決議不同于會議簡單的流水帳記錄，需要做一定的整理、調(diào)整和提升，因為會議臨時講的可能不全面或有遺漏。會議決議一定要落實責(zé)任人、關(guān)鍵行動措施、驗收標(biāo)準(zhǔn)、完成時間、風(fēng)險防范措施、配套資源支持和關(guān)鍵里程碑等，要簡單、明了。會議決議正式簽發(fā)之前最好安排幾個人交叉檢查，決策人簽發(fā)后最好給與會及決議相關(guān)人員簽名確認以有人推脫。為了要及時貫徹會議精神，要及時發(fā)放會議決議：一可增強會議時效性，發(fā)揮會議的作用；二可乘熱打鐵，取得事半功倍的效果；三可提高會議的效益，增強執(zhí)行力；四可明確責(zé)任，并通知到相關(guān)部門。

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4.手段要先進

會前充分準(zhǔn)備，多應(yīng)用PPT，要求簡明扼要、重點突出、邏輯清晰，不要整版的文字而應(yīng)圖表結(jié)合(如果基礎(chǔ)較弱對這一塊最好組織專門如何準(zhǔn)備和匯報PPT的培訓(xùn)，并事先做一些參考模板)。另外，能開電話會議、視頻會議的盡可能利用這些高科技，可大幅節(jié)省交通、住宿等費用和往返的時間成本，大大提高溝通的效率，其投入產(chǎn)出比是非常合算的，尤其是金融危機的情況下多地點辦公、全國性或全球化公司更應(yīng)多應(yīng)用一些高科技工具和手段。(三)會后督促

1.執(zhí)行要檢查

會議決策情況的跟蹤檢查，尤其是關(guān)鍵節(jié)點的把握，秘書需要有“盯牢”“管好”“跟到底”的執(zhí)行力來持續(xù)跟進和追蹤，直到相關(guān)部門和人員養(yǎng)成習(xí)慣為止，當(dāng)然最好能有配套的培訓(xùn)來進一步強化執(zhí)行力。會議決議發(fā)放、跟蹤等也可通過Email、OA、IM（包括QQ、POPO、MSN、SKYPE、RTX等）等多種工具和手段來宣導(dǎo)、提醒和落實。

2.結(jié)果要獎懲

對不能及時、較好完成任務(wù)的予以幫扶、培訓(xùn)、批評，仍不行的可能須調(diào)崗或淘汰；對主動、積極、按時、高質(zhì)量完成任務(wù)的則予以表揚、獎勵或晉升等，讓大家清楚地知道什么樣的行為會受到獎懲從而改變行為甚至習(xí)慣。

參考文獻

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