第一篇：9.英文商務(wù)函電信用證英語

信用證英語

信用證(Letter of Credit，L／C)，是指開證銀行應(yīng)申請人的要求并按其指示向第三方開立的載有一定金額的，在一定的期限內(nèi)憑符合規(guī)定的單據(jù)付款的書面保證文件。信用證是目前國際貿(mào)易中最主要、最常用的支付方式。

信用證的主要當(dāng)事人及其權(quán)利與義務(wù)

(1)開證申請人(applicant)。向銀行申請開立信用證的人,在信用證中又稱開證人(opener)。

義務(wù)：根據(jù)合同開證；向銀行交付比例押金；及時(shí)付款贖單

權(quán)利：驗(yàn)、退贖單；驗(yàn)、退貨（均以信用證為依據(jù)）

說明：開證申請書有兩部分即對開證行的開證申請和對開證行的聲明和保證（申明贖單付款前貨物所有權(quán)歸銀行；開證行及其代理行只付單據(jù)表面是否合格之責(zé)；開證行對單據(jù)傳遞中的差錯(cuò)不負(fù)責(zé)；對“不可抗力”不負(fù)責(zé)；保證到期付款贖單；保證支付各項(xiàng)費(fèi)用；開證行有權(quán)隨時(shí)追加押金；有權(quán)決定貨物代辦保險(xiǎn)和增加保險(xiǎn)級別而費(fèi)用由開證申請人負(fù)擔(dān)。

(2)開證行(opening／issuing bank)。接受開證申請人的委托開立信用證的銀行，它承擔(dān)保證付款的責(zé)任。義務(wù)：正確、及時(shí)開證；承擔(dān)第一性付款責(zé)任

權(quán)利：收取手續(xù)費(fèi)和押金；拒絕受益人或議付行的不符單據(jù)；付款后如開證申請人無力付款贖單時(shí)可處理單、貨；貨不足款可向開證申請人追索余額。

(3)通知行(advising/notifying bank)。指受開證行的委托，將信用證轉(zhuǎn)交出口人的銀行，它只證明信用證的真實(shí)性，不承擔(dān)其他義務(wù)，是出口地所在銀行。

還要證明信用證的真實(shí)性；轉(zhuǎn)遞行只負(fù)責(zé)照轉(zhuǎn)。

(4)受益人(beneficiary)。指信用證上所指定的有權(quán)使用該證的人，即出口人或?qū)嶋H供貨人。

義務(wù)：收到信用證后應(yīng)及時(shí)與合同核對，不符者盡早要求開證行修改或拒絕接受或要求開證申請人指示開證行修改信用證；如接受則發(fā)貨并通知收貨人，備齊單據(jù)在規(guī)定時(shí)間向議付行交單議付；對單據(jù)的正確性負(fù)責(zé)，不符時(shí)應(yīng)執(zhí)行開證行改單指示并仍在信用證規(guī)定期限交單。權(quán)利：被拒絕修改或修改后仍不符有權(quán)在通知對方后單方面撤消合同并拒絕信用證；交單后若開證行倒閉或無理拒付可直接要求開證申請人付款；收款前若開證申請人破產(chǎn)可停止貨物裝運(yùn)并自行處理；若開證行倒閉時(shí)信用證還未使用可要求開證申請人另開。

(5)議付銀行(negotiating bank)。指愿意買入受益人交來跟單匯票的銀行。

根據(jù)信用證開證行的付款保證和受益人的請求，按信用證規(guī)定對受益人交付的跟單匯票墊款或貼現(xiàn)，并向信用證規(guī)定的付款行索償?shù)你y行（又稱購票行、押匯行和貼現(xiàn)行；一般就是通知行；有限定議付和自由議付）。

義務(wù)：嚴(yán)格審單；墊付或貼現(xiàn)跟單匯票；背批信用證；

權(quán)利：可議付也可不議付；議付后可處理（貨運(yùn)）單據(jù)；議付后開證行倒閉或借口拒付可向受益人追回墊款

(6)付款銀行(paying／drawee bank)。信用證上指定付款的銀行，在多數(shù)情況下，付款行就是開證行。對符合信用證的單據(jù)向受益人付款的銀行（可以是開證行也可受其委托的另家銀行）。有權(quán)付款或不付款；一經(jīng)付款無權(quán)向受益人或匯票善意持有人追索

(7)保兌行(Confirming Bank)受開證行委托對信用證以自己名義保證的銀行

加批“保證兌付”；不可撤消的確定承諾；獨(dú)立對信用證負(fù)責(zé)，憑單付款；付款后只能向開證行索償；若開證行拒付或倒閉，則無權(quán)向受益人和議付行追索。

(8)承兌行(Accepting Bank)對受益人提交的匯票進(jìn)行承兌的銀行，亦是付款行。

(9)償付行(Reimbursement Bank)受開證行在信用證上的委托，代開證行向議付行或付款行清償墊款的銀行（又稱清算行）。只付款不審單；只管償付不管退款；不償付時(shí)開證行償付。

信用證方式的一般收付程序

1)開證申請人根據(jù)合同填寫開證申請書并交納押金或提供其他保證，請開證行開證。

(2)開證行根據(jù)申請書內(nèi)容，向受益人開出信用證并寄交出口人所在地通知行。

(3)通知行核對印鑒無誤后，將信用證交受益人。

(4)受益人審核信用證內(nèi)容與合同規(guī)定相符后，按信用證規(guī)定裝運(yùn)貨物、備妥單據(jù)并開出匯票，在信用證有效期內(nèi)，送議付行議付。

(5)議付行按信用證條款審核單據(jù)無誤后，把貨款墊付給受益人。

(6)議付行將匯票和貨運(yùn)單據(jù)寄開證行或其特定的付款行索償。

(7)開證行核對單據(jù)無誤后，付款給議付行。

(8)開證行通知開證人付款贖單。

信用證主要內(nèi)容

1)對信用證本身的說明。如其種類、性質(zhì)、有效期及到期地點(diǎn)。

(2)對貨物的要求。根據(jù)合同進(jìn)行描述。

(3)對運(yùn)輸?shù)囊蟆?/p>

(4)對單據(jù)的要求，即貨物單據(jù)、運(yùn)輸單據(jù)、保險(xiǎn)單據(jù)及其它有關(guān)單證。

(5)特殊要求。

(6)開證行對受益人及匯票持有人保證付款的責(zé)任文句。

(7)國外來證大多數(shù)均加注：“除另有規(guī)定外，本證根據(jù)國際商會(huì)《跟單信用證統(tǒng)一慣例(1993年修訂)》即國際商會(huì)500號出版物（《ucp600》）辦理?！?/p>

(8)銀行間電匯索償條款(t／t reimbursement clause)。

信用證的標(biāo)準(zhǔn)格式

LETTER OF CREDIT

編號： Reference:

作者： Author:

標(biāo)題： Title:

發(fā)往： Send to:

報(bào)文類型： Message Type:

優(yōu)先級： Priority:

傳送監(jiān)控： Delivery Monitoring:：報(bào)文頁次 sequence of total

40A ：跟單信用證類型 form of documentary credit： 跟單信用證號碼 documentary credit

31C ：開證日期 date of issue

31D ：到期日 date of expiry 到期地點(diǎn)place of expiry

51A ：開證申請人銀行——銀行代碼 applicant bank-BIC

：開證申請人 applicant

：受益人 beneficiary

32B ：貨幣與金額 currency code, amount

41D ：指定銀行與兌付方式 available with … by …

42C ：匯票 drafts at…

42A ：匯票付款人——銀行 代碼 drawee-BIC

43P ：分批裝運(yùn) partial shipments

43T ：轉(zhuǎn)船 transshipment

44A ：裝船/發(fā)運(yùn)/接受監(jiān)管地點(diǎn) loading on board / dispatch/taking in charge

44B ：貨物運(yùn)往 for transportation to …

44C ：最遲裝運(yùn)期 latest date of shipment

45A ：貨物/或服務(wù)名稱 description of goods and/or services

46A ：單據(jù)要求 documents required

47A ：附加條件 additional conditions

71B ：費(fèi)用 charges

：交單期限 period for presentation

：保兌指示 confirmation instructions

：給付款行/承兌行/議付行的指示 instructions to paying/accepting/negotiating bank72 ：附言 sender to receiver information

信用證的種類

(1)以信用證項(xiàng)下的匯票是否附有貨運(yùn)單據(jù)劃分為：跟單信用證及光票信用證。

①跟單信用證(Documentary Credit)是憑跟單匯票或僅憑單據(jù)付款的信用證。此處的單據(jù)指代表貨物所有權(quán)的單據(jù)（如海運(yùn)提單等），或證明貨物已交運(yùn)的單據(jù)（如鐵路運(yùn)單、航空運(yùn)單、郵包收據(jù)）。

②光票信用證(Clean Credit)是憑不隨附貨運(yùn)單據(jù)的光票(Clean Draft)付款的信用證。銀行憑光票信用證付款，也可要求受益人附交一此非貨運(yùn)單據(jù)，如發(fā)票、墊款清單等。在國際貿(mào)易的貨款結(jié)算中，絕大部分使用跟單信用證。

(2)以開證行所負(fù)的責(zé)任為標(biāo)準(zhǔn)可以分為：

①不可撤銷信用證。指信用證一經(jīng)開出，在有效期內(nèi)，未經(jīng)受益人及有關(guān)當(dāng)事人的同意，開證行不能片面修改和撤銷，只要受益人提供的單據(jù) 符合信用證規(guī)定，開證行必須履行付款義務(wù)。

②可撤銷信用證。開證行不必征得受益人或有關(guān)當(dāng)事人同意有權(quán)隨時(shí)撤銷的信用證，應(yīng)在信用證上注明“可撤銷”字樣。但《UCP500》規(guī)定： 只要受益人依信用證條款規(guī)定已得到了議付、承兌或延期付款保證時(shí)，該 信用證即不能被撤銷或修改。它還規(guī)定，如信用證中末注明是否可撤銷，應(yīng)視為不可撤銷信用證。

(3)以有無另一銀行加以保證兌付，可以分為：

①保兌信用證。指開證行開出的信用證，由另一銀行保證對符合信用證條款規(guī)定的單據(jù)履行付款義務(wù)。對信用證加以保兌的銀行，稱為保兌行。

②不保兌信用證。開證行開出的信用證沒有經(jīng)另一家銀行保兌。

(4)根據(jù)付款時(shí)間不同，可以分為：

①即期信用證。指開證行或付款行收到符合信用證條款的跟單匯票或裝運(yùn)單據(jù)后，立即履行付款義務(wù)的信用證。

②遠(yuǎn)期信用證。指開證行或付款行收到信用證的單據(jù)時(shí)，在規(guī)定期限內(nèi)履行付款義務(wù)的信用證。

③假遠(yuǎn)期信用證。信用證規(guī)定受益人開立遠(yuǎn)期匯票，由付款行負(fù)責(zé)貼現(xiàn)，并規(guī)定一切利息和費(fèi)用由開證人承擔(dān)。這種信用證對受益人來講，實(shí)際上仍屬即期收款，在信用證中有“假遠(yuǎn)期”(usance L／C payable at sight)條款。

(5)根據(jù)受益人對信用證的權(quán)利可否轉(zhuǎn)讓，可分為：

①可轉(zhuǎn)讓信用證。指信用證的受益人(第一受益人)可以要求授權(quán)付款、承擔(dān)延期付款責(zé)任，承兌或議付的銀行(統(tǒng)稱“轉(zhuǎn)讓行”)，或當(dāng)信用證是自由議付時(shí)，可以要求信用證中特別授權(quán)的轉(zhuǎn)讓銀行，將信用證全部或 部分轉(zhuǎn)讓給一個(gè)或數(shù)個(gè)受益人(第二受益人)使用的信用證。開證行在信用證中要明確注明“可轉(zhuǎn)讓”(transferable)，且只能轉(zhuǎn)讓一次。

②不可轉(zhuǎn)讓信用證。指受益人不能將信用證的權(quán)利轉(zhuǎn)讓給他人的信用證。凡信用證中末注明“可轉(zhuǎn)讓”，即是不可轉(zhuǎn)讓信用證。

(6)循環(huán)信用證。指信用證被全部或部分使用后，其金額又恢復(fù)到原金額，可再次使用，直至達(dá)到規(guī)定的次數(shù)或規(guī)定的總金額為止。它通常在 分批均勻交貨情況下使用。在按金額循環(huán)的信用證條件下，恢復(fù)到原金 額的具體做法有：

①自動(dòng)式循環(huán)。每期用完一定金額，不需等待開證行的通知，即可自動(dòng)恢復(fù)到原金額。

②非自動(dòng)循環(huán)。每期用完一定金額后，必須等待開證行通知到達(dá)，信用證才能恢復(fù)到原金額使用。

③半自動(dòng)循環(huán)。即每次用完一定金額后若干天內(nèi)，開證行末提出停止循環(huán)使用的通知，自第×天起即可自動(dòng)恢復(fù)至原金額。

(7)對開信用證。指兩張信用證申請人互以對方為受益人而開立的信用證。兩張信用證的金額相等或大體相等，可同時(shí)互開，也可先后開立。它多用于易貨貿(mào)易或來料加工和補(bǔ)償貿(mào)易業(yè)務(wù)。

(8)對背信用證。又稱轉(zhuǎn)開信用證，指受益人要求原證的通知行或其他銀行以原證為基礎(chǔ)，另開一張內(nèi)容相似的新信用證，對背信用證的開證行只能根據(jù)不可撤銷信用證來開立。對背信用證的開立通常是中間商轉(zhuǎn)售他人貨物，或兩國不能直接辦理進(jìn)出口貿(mào)易時(shí)，通過第三者以此種辦法來溝通貿(mào)易。原信用證的金額(單價(jià))應(yīng)高于對背信用證的金額(單價(jià))，對背信用證的裝運(yùn)期應(yīng)早于原信用證的規(guī)定。

(9)預(yù)支信用證。指開證行授權(quán)代付行(通知行)向受益人預(yù)付信用證金額的全部或一部分，由開證行保證償還并負(fù)擔(dān)利息，即開證行付款在前，受益人交單在后,與遠(yuǎn)期信用證相反。預(yù)支信用證憑出口人的光票付款，也有要求受益人附一份負(fù)責(zé)補(bǔ)交信用證規(guī)定單據(jù)的說明書，當(dāng)貨運(yùn)單 據(jù)交到后，付款行在付給剩余貨款時(shí)，將扣除預(yù)支貨款的利息。

(10)備用信用證。又稱商業(yè)票據(jù)信用證、擔(dān)保信用證。指開證行根 據(jù)開證申請人的請求對受益人開立的承諾承擔(dān)某項(xiàng)義務(wù)的憑證。即開證行保證在開證申請人未能履行其義務(wù)時(shí)，受益人只要憑備用信用證的規(guī) 定并提交開證人違約證明，即可取得開證行的償付。它是銀行信用，對受益人來說是備用于開證人違約時(shí)，取得補(bǔ)償?shù)囊环N方式。

信用證英語－信用證種類----Kinds of L/C

1.revocable L/C/irrevocable L/C 可撤銷信用證/不可撤銷信用證

2.confirmed L/C/unconfirmed L/C 保兌信用證/不保兌信用證

3.sight L/C/usance L/C 即期信用證/遠(yuǎn)期信用證

4.transferable L/C(or)assignable L/C(or)transmissible L/C /untransferable L/C 可轉(zhuǎn)讓信用證/不可轉(zhuǎn)讓信用證

5.divisible L/C/undivisible L/C 可分割信用證/不可分割信用證

6.revolving L/C 循環(huán)信用證

7.L/C with T/T reimbursement clause 帶電匯條款信用證

8.without recourse L/C/with recourse L/C 無追索權(quán)信用證/有追索權(quán)信用證

9.documentary L/C/clean L/C 跟單信用證/光票信用證

10.deferred payment L/C/anticipatory L/C 延付信用證/預(yù)支信用證

11.back to back L/Creciprocal L/C 對背信用證/對開信用證

12.traveller's L/C(or:circular L/C)旅行信用證

信用證有關(guān)各方名稱----Names of Parties Concerned

1.opener 開證人

(1)applicant 開證人（申請開證人）(2)principal 開證人（委托開證人）(3)accountee 開證人

(4)accreditor 開證人（委托開證人）(5)opener 開證人(6)for account of Messrs 付（某人）帳

(7)at the request of Messrs 應(yīng)（某人）請求(8)on behalf of Messrs 代表某人

(9)by order of Messrs 奉（某人）之命

(10)by order of and for account of Messrs 奉（某人）之命并付其帳戶

(11)at the request of and for account of Messrs 應(yīng)（某人）得要求并付其帳戶

(12)in accordance with instruction received from accreditors 根據(jù)已收到得委托開證人得指示

2.beneficiary 受益人(1)beneficiary 受益人(2)in favour of 以（某人）為受益人

(3)in one's favour 以??為受益人(4)favouring yourselves 以你本人為受益人

3.drawee 付款人（或稱受票人，指匯票）(1)to drawn on(or :upon)以（某人）為付款人

(2)to value on 以（某人）為付款人(3)to issued on 以（某人）為付款人

4.drawer 出票人

5.advising bank 通知行(1)advising bank 通知行(2)the notifying bank 通知行(3)advised through?bank 通過??銀行通知(4)advised by airmail/cable through?bank 通過??銀行航空信/電通知

6.opening bank 開證行(1)opening bank 開證行(2)issuing bank 開證行(3)establishing bank 開證行

7.negotiation bank 議付行(1)negotiating bank 議付行(2)negotiation bank 議付行

8.paying bank 付款行

9.reimbursing bank 償付行

10.the confirming bank 保兌行

Amount of the L/C 信用證金額

1.amount RMB￥? 金額：人民幣

2.up to an aggregate amount of Hong Kong Dollars? 累計(jì)金額最高為港幣??

3.for a sum(or :sums)not exceeding a total of GBP? 總金額不得超過英鎊??

4.to the extent of HKD? 總金額為港幣??

5.for the amount of USD? 金額為美元??

6.for an amount not exceeding total of JPY? 金額的總數(shù)不得超過??日元的限度

-----The Stipulations for the shipping Documents

1.available against surrender of the following documents bearing our credit number and the full name and address of the opener 憑交出下列注名本證號碼和開證人的全稱及地址的單據(jù)付款

2.drafts to be accompanied by the documents marked(×)below 匯票須隨附下列注有（×）的單據(jù)

3.accompanied against to documents hereinafter 隨附下列單據(jù)

4.accompanied by following documents 隨附下列單據(jù)

5.documents required 單據(jù)要求

6.accompanied by the following documents marked(×)in duplicate 隨附下列注有（×）的單據(jù)一式兩份

7.drafts are to be accompanied by? 匯票要隨附（指單據(jù)）??

1.the kinds of drafts 匯票種類----Draft(Bill of Exchange)

(1)available by drafts at sight 憑即期匯票付款

(2)draft(s)to be drawn at 30 days sight 開立30天的期票

(3)sight drafs 即期匯票(4)time drafts 遠(yuǎn)期匯票

2.drawn clauses 出票條款（注：即出具匯票的法律依據(jù)）

(1)all darfts drawn under this credit must contain the clause “Drafts drawn Under Bank of?credit No.?dated?” 本證項(xiàng)下開具的匯票須注明“本匯票系憑??銀行??年??月??日第?號信用證下開具”的條款

(2)drafts are to be drawn in duplicate to our order bearing the clause “Drawn under United Malayan Banking Corp.Bhd.Irrevocable Letter of Credit No.?dated July 12, 1978” 匯票一式兩份，以我行為抬頭，并注明“根據(jù)馬來西亞聯(lián)合銀行1978年7月12日第??號不可撤銷信用證項(xiàng)下開立”

(3)draft(s)drawn under this credit to be marked：“Drawn under?Bank L/C No.??Dated(issuing date of credit)” 根據(jù)本證開出得匯票須注明“憑??銀行??年??月??日（按開證日期）第??號不可撤銷信用證項(xiàng)下開立”

(4)drafts in duplicate at sight bearing the clauses“Drawn under?L/C No.?dated?” 即期匯票一式兩份，注明“根據(jù)??銀行信用證??號，日期??開具”

(5)draft(s)so drawn must be in scribed with the number and date of this L/C 開具的匯票須注上本證的號碼和日期

(6)draft(s)bearing the clause：“Drawn under documentary credit No.?(shown above)of?Bank” 匯票注明“根據(jù)??銀行跟單信用證??號（如上所示）項(xiàng)下開立”

第二篇：信用證支付函電

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范文1:信用證展期范文2:改證范文3:催證范文4:磋商推遲付款

范文1信用證展期

——————：

信用證展期

我們遺憾地告訴你方，直到今天我方才收到你方有關(guān)上述售貨確認(rèn)書的信用證。在所述確認(rèn)書上清楚地規(guī)定有關(guān)信用證應(yīng)不遲于8月底到達(dá)我處。雖然你方信用證到達(dá)的期限已過，但鑒于我們之間的長期友好關(guān)系，我們?nèi)栽秆b運(yùn)你方訂貨。然而，由于信用證遲到，我們不能按售貨確認(rèn)書所定間裝運(yùn)貨物。因此，需將信用證展期如下：

（1）將裝運(yùn)期延期至10月底（2）將信用證有效期展至11月15日

請注意我們要求在9月30日之前收到信用證修改收。否則，我們無法如期裝運(yùn)貨物。

期盼及早收到你方信用證修改通知書。

ECIMEN：EXTENDINGVALIDITYOFTHEL/C

DearSirs:

RE:EXTENDINGVALIDITYFTHEL/C

WeregrettosaythatwehavenotreceivedyourL/CrelatedjtoabovementionedsalesConfirmationuntiltoday.ItisstipulatedclearlyintheSalesConfirmationthattherelevantL/CmustreachtousnotlaterthantheendofAugAloughtthereachingtimeoftheL/Cisoverdue,wewouldlikestilltoshipyourgoodsinviewoflong-standingfriendrelatiohipbetweenus.However,wecannotmake

shipmentofyourgoodswithinthetimestipulatedintheSalesConifrmatinowingtothedelayofthL/C,Therefore,the/Cneedstobeextendedasfollows.(1)ltimeofshipmentwillbeextendedtotheendofOct

(2)ValidityoftheL/CwillbeextendedtoNOv15,YourkindattentionisinveitedtothefactthtwemustreceiveyourL/CamendmentbeforeSept30.Otherwise,wewillnotbeabletoeffecttheshipmentintimeLookingforwardtoreceivingyourL/Camendmentearlyweremain.Yourstruely

范文2改證

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請更正信用證

茲收到你方9月1日來函，通知我們你方已按我第90-US1064號銷售確認(rèn)書開立了第A-894號信用證。該信用證剛剛收到。然而我們發(fā)現(xiàn)信用證中有些條款與合同條款不相符，對此表示遺憾。在此，我們將這些不一致的地方列出，以請你方更正。

（1）受益人姓名應(yīng)為“上海機(jī)械設(shè)備進(jìn)出口公司”，而不是“上海機(jī)械進(jìn)出口公司”。因?yàn)楹笳呤巧虾Ａ硪患疫M(jìn)出口公司的名稱。

（2）請?jiān)谛庞米C中數(shù)量及金額前插入“大約”一詞，因?yàn)槲覀儾豢赡苋绾贤喣菢友b運(yùn)確切的數(shù)量。

我們分析上述錯(cuò)誤應(yīng)是筆誤，希望你方立即用電傳作必要的修改，以便我們及時(shí)裝運(yùn)。

望對上述事宜及時(shí)注意。

范文3催證

——————：

第1131號銷售確認(rèn)書

很高興地看到，自從我們開始業(yè)務(wù)聯(lián)系以來，經(jīng)過雙方共同努力，已取得達(dá)成第1131號銷售確認(rèn)書的成果。無疑，這將成為雙方今后更多的進(jìn)行互利交易的好兆頭。

按照銷售確認(rèn)書的規(guī)定，交貨期正日益臨近，但有關(guān)信用證我方尚未收到。希望能從速辦理，以便順利執(zhí)行貴方訂單。

為了避免可能發(fā)生的信用證修改，請注意來證條款與銷售確認(rèn)書取得一致。請放心，該批貨物在各個(gè)方面符合貴方的要求。

范文4磋商推遲付款

貴方6月25日提醒我方欠款已經(jīng)逾期的來函，業(yè)已收到。

迄今為止，我方在承擔(dān)自已的義務(wù)方面，沒有什么困難，而且一向是迅速與貴方結(jié)清帳目的。要不是因?yàn)槲覀兊囊粋€(gè)大客戶破產(chǎn)的話，我們目前也會(huì)結(jié)清。該客戶的困境看來在一段時(shí)期內(nèi)無法解決。如蒙貴方允許我們推遲到8月底付款，將萬分感激。這將使我們能夠克服因無法預(yù)料的突發(fā)性事件而造成的暫時(shí)困難。

在今后的幾周內(nèi)，我們將會(huì)收到大理合同項(xiàng)下應(yīng)付的款子，如果貴方同意我方請求，屆時(shí)我們將毫不費(fèi)力地與貴方結(jié)清全部帳目。

第三篇：外貿(mào)英語函電---信用證

外貿(mào)函電實(shí)訓(xùn)----信用證---1

一、基本要求: 根據(jù)題目說明寫一封催證函，要求用英文書寫，表達(dá)清楚、內(nèi)容完整。

二、相關(guān)說明:

假設(shè)你是世格國際貿(mào)易公司(DESUN TRADING CO.,LTD.)的業(yè)務(wù)員Minghua Zhao，你收到了加拿大NEO公司(NEO GENERAL TRADING CO.)簽返的編號為DTC5210的銷售確認(rèn)書，雙方約定信用證不遲于11月25前到達(dá)，但現(xiàn)在期限已到，卻仍未收到信用證。因此請你給NEO公司的業(yè)務(wù)員Andy Burns去函催證，并提醒對方我方通知行為“中國銀行上海分行”，而非只是“中國銀行”，以免寄錯(cuò)。寫信時(shí)間為2009年11月25日。

Dear Sirs:

We wish to inform you that the goods under S/C No.DTC5210 have been ready for quite some time.According to our promise, The L / C no later than 25 November.But much to our disappointment, we have not received any reply up to now.We, therefore, again ask for your attention in this issue.In order to avoid sending the wrong place, s a remind, our advising bank is “Bank of China Shanghai branch”, rather than “Bank of China”.We hope this letter will receive your prompt attention.207 外貿(mào)函電實(shí)訓(xùn)----信用證---2

一、基本要求: 根據(jù)題目說明寫一封催證函，要求用英文書寫，表達(dá)清楚、內(nèi)容完整。

二、相關(guān)說明:

假設(shè)你是南京德創(chuàng)偉業(yè)進(jìn)出口有限公司(Nanjing Dechuangweiye Import & Export Co., Ltd)的業(yè)務(wù)員Cathy Lee，加拿大Carters Trading Company, LLC的Joe Brown先生向你公司簽返了編號為CTC5682的銷售合同，但信用證遲遲未到，由于工廠的生產(chǎn)計(jì)劃近兩個(gè)月都排得很滿，因此請你給Joe Brown先生去函催證，以免延誤裝運(yùn)。寫信時(shí)間為2009年10月28日。

Dear Sirs

We like to remind you that the delivery date is approaching and we have not yet received the covering L/C.We would be grateful if you would expedite establishment of the L/C so that we can ship the order on time.In order to avoid any further delay , please make sure that the L/C instructions are in precise accordance with the terms of the contract.We look forward to receiving your response at an early date.Yours faithfully ，外貿(mào)函電實(shí)訓(xùn)----信用證---3

一、基本要求: 根據(jù)題目說明寫一封改證函，要求用英文書寫，表達(dá)清楚、內(nèi)容完整。

二、相關(guān)說明:

假設(shè)你是世格國際貿(mào)易公司(DESUN TRADING CO.,LTD.)的業(yè)務(wù)員Minghua Zhao，你收到了加拿大NEO公司(NEO GENERAL TRADING CO.)與11月23日開來的編號為BWO5823684的信用證，經(jīng)仔細(xì)審核后你發(fā)現(xiàn)了如下與合同不符處：

1.貨物的名稱應(yīng)為“CANNED WHOLE MUSHROOMS”而不是“CANNED SLICED MUSHROOMS”；

2.將“documents presented for negotiation should include cargo receipt issued by buyers”字樣去掉；

3.商品數(shù)量應(yīng)為1320箱而非1230箱。

請你給NEO公司的業(yè)務(wù)員Andy Burns去函催促對方改證，以便我方能夠及時(shí)裝運(yùn)。寫信時(shí)間為2009年11月25日。

Dear Sirs，We are in receipt of your letter dated Nov.23 informing us of the establishment of the L/C No.BWO5823684 against our S/C.However, we regret to find that there are some discrepancies, which are not in conformity with the contract.We hereby list these discrepancies as follows for your attention:

1.The name of the goods should read “CANNED WHOLE MUSHROOMS” instead of “CANNED SLICED MUSHROOMS” as appeared on the current L/C.2.Please delete the words “documents presented for negotiation should include cargo receipt issued by buyers”.3.The quantity of goods should be 1320 cartons instead of 1230 cartons.We suppose that the above mistakes are clerical and hope you will make necessary amendments without delay by fax in order for us to make the shipment in time.Your early reply is highly appreciated.外貿(mào)函電實(shí)訓(xùn)----信用證---4

一、基本要求: 根據(jù)題目說明寫一封改證函，要求用英文書寫，表達(dá)清楚、內(nèi)容完整。

二、相關(guān)說明:

假設(shè)你是南京德創(chuàng)偉業(yè)進(jìn)出口有限公司(Nanjing Dechuangweiye Import & Export Co., Ltd)的業(yè)務(wù)員Cathy Lee，加拿大Carters Trading Company, LLC的Joe Brown先生給你公司寄來了于11月25號開立的編號為CTS285641的信用證，但經(jīng)過與合同核對后你發(fā)現(xiàn)了一些不符點(diǎn)，如下所列： 1.信用證應(yīng)當(dāng)寫明遵照UCP600規(guī)則；

2.合同總金額大寫應(yīng)為“SAY U.S.DOLLARS THIRTY SIX THOUSAND FOUR HUNDRED AND EIGHTY ONLY”；

3.目的港應(yīng)為MONTREAL而非TORONTO。

請你給Joe Brown先生去函要求對方盡快改證，寫信時(shí)間為2009年11月28日。Dear sirs , We are in receipt of your letter dated Nov.25 informing us of the establishment of the L/C No.CTS285641.on examination , we have found some discrepancies from our S/C.Please make the following amendments without the least possible delay : 1.The letter of credit shall be stated in compliance with the UCP600 rules 2.The total amount of the contract shall be“SAY U.S.DOLLARS THIRTY SIX THOUSAND FOUR HUNDRED AND EIGHTY ONLY”；

3.The port of destination shall be MONTREAL rather than TORONTO.We suppose that the above mistakes are clerical and hope you will make necessary amendments without delay by fax in order for us to make the shipment in time.Your early reply is highly appreciated.sincerely yours ,

第四篇：商務(wù)函電范例

一、建立業(yè)務(wù)關(guān)系

（一）找經(jīng)銷商

Hi Sir, Glad to hear that you're on the market for fiberglass.We specialize in this field for several years, with the strength of chopped strand mat and stitch chopped strand mat, with good quality and pretty competitive price.Should you have any questions, pls do not hesitate to contact me.FREE SAMPLES will be sent for your evaluation!Tks&br, Jack **** company Tel: *** Fax: *** Mail: *** Website: ******

（二）找供應(yīng)商（附帶詢價(jià)）找供應(yīng)商（附帶詢價(jià)）

Dear Sirs:

We learn from Thomas H.Pennie of New York that you are producing hand-made gloves in a variety of artificial leathers.There is a steady demand here for gloves of high quality at moderate prices.Will you please send me a copy of your glove catalogue, with details of your prices and terms of payment.I should find it most helpful if you could also supply samples of these gloves.Yours faithfully，Tony Smith Chief Buyer

二、發(fā)送商品明細(xì) Dear Mr.Lee, Very glad to see you in the Caton Fair yesterday!Concerning your inquired item #TD-JIC 2685, please find our offer as follows.Also attached the quote sheet in detail for your review.Item: 200W Power Inverter Article No.: TD-JIC 2685 Specification: Could power a variety of electronic products with safe operation Certificate & testing report: ETL Packaging: Color box Packaging size: 15.8’’*7.8’’*2.4’’ Weight:1.8lbs Samples could be prepared in 5 wording days.Please help to send me your address in detal with courier account, if you would like to evaluate the samples.We look forward to your reply soon!Best regards, Hugo

親愛的李先生，很高興昨天在卡頓公平見到你!關(guān)于你詢問項(xiàng)目# TD-JIC 2685,請查收我們?nèi)缦碌膱?bào)價(jià)。另附詳細(xì)報(bào)價(jià)表作為參考。

項(xiàng)目:200 w功率變換器 貨號:TD-JIC 2685 規(guī)范:權(quán)力與安全運(yùn)行各種各樣的電子產(chǎn)品 證書和測試報(bào)告:ETL 包裝:彩盒

包裝尺寸:15.8”* 7.8”* 2.4” 重量:1.8磅

樣品可以在5個(gè)工作日內(nèi)準(zhǔn)備好。如果你想評估樣品,請給我你的地址與快遞detal帳戶。我們期待你盡快回復(fù)!

最好的問候, 雨果

三、詳細(xì)報(bào)價(jià) Dear Clair，This is Kerry from ABC Trading Inc.According to your inquiry of grease gun, I was wondering if you could accept our price USD 5.65/pc.Per our conversation on HK fair, the estimate USD 5.30/pc was based on the simple packaging of poly bag with sticker, not the color box as you confirmed finally.Enclosed please find the instruction manual, die-cut of color box and offer sheet.Your prompt reply will be greatly appreciated!

Regards, Kerry Hu

四、討價(jià)還價(jià)

案例一

Dear Clair, I’m so sorry that we couldn’t meet your target of USD 5.30/pc with color box!(拒絕對方報(bào)價(jià))As I mentioned in my previous mail, our price was based on the different packaging method.Anyway, we could reduce our margin to establish our business.Our final price is USD 5.50 with a color box, and 5.20 with a poly bag.If you’d like to do promotion for this item(代替產(chǎn)品本身的名稱), we suggest you confirm the poly bag instead.According to our experience, other customers mainly use this simple packaging for EU market.(介紹低價(jià)產(chǎn)品)Please help to check with buyer and advise the comments.Best regards, Kerry Hu

案例二

Dear Herbert，Your target price shocked me!To be candid with you, it is difficult to do this price due to the details strictly.Please find our suggestions as below.1)USD1.20/pc, SAME AS YOUR TARGET, but shortening the length to 90mm, and the thickness 0.8mm.The weight will be 65g instead.2)USD1.37/pc, holding everything, but without CE & ROHS.As you know, flashlight is the low voltage items, and CE/ROHS is NOT A MUST in Europe.3)USD1.53/pc, changing the size and thickness of clamshell and keeping others as usual.Pls find the die-cut with printproof in attachment.Please kindly check and confirm at your earlist.Rgds, C

請客戶支付樣品費(fèi)用

Dear Clair，Greetings!Glad to get your approval for our final samples.Just following up to let you know that we do the new samples strictly according to your logo printing, but please pay for the film charge USD 300 by your side.After order placed, you could deduct this cost when balancing the payment.Enclosed please find our bank account file.Please advise your opinion.Thank you!Best regards, Kerry Hu

詢問到付賬號

Hi Clair, Samples were just completed, and passed our internal inspection.Please check the photos in attachment.Would like us to send them to you? Which express company do you prefer?Please advise your courier account.Thank you!Best regards, Kerry Hu

確定價(jià)格

Dear Clair, Very glad to hear that you confirmed the price of USD 5.2/pc.It is our pleasure to be on service of you about the 7500 pcs trial order.Please find the PI in attachment, with unit price, packaging, carton info, deliver time, payment terms, etc.if no additional questions, kindly sign and stamp it and send me back.As soon as we receive the confirmed PI, we’ll do the final sampling at once.Any other questions, please let me know.Best regards, Kerry Hu

催客戶付款

Dear Stanislav, All the gazebos you ordered were shipped last Thursday.Attached you can find the invoice, packinglist and copy of B/L.The ETA is August 1st，to St.Petersburg.Please help to settle the rest payment USD 7000 to our bank account soon.Thanks &best regards, Liu wei

Dear Ali，I’m sorry to inform you that we haven’t received your payment.Could you kindly re-check it? Please also send us the bank receipt for record.Thank you！Regards, Belinda Xie

(by 李麗婷)Dear Sirs, As our account still shows there is a balance of USD 7000 you owe for order XL-173, we are wondering if there are some special reasons.We hope you can arrange the payment soon.Look forward to your good news.告訴客戶收到付款 Dear Sharon, Nice day!We have received the payment for the shipped 3 orders.Thank you very much for your support and trust.We’re immensely delighted to get these projects!Hope we could expand our current business in the near future.Yours, Sisley

Dear Mr.Jackson, Thank you for the L/C draft for order #DJ-199.Please find our comments with highlighter yellow below.1.Delivery time: Please extend to May 30th.2.Payment terms: Please change BY ACCEPTANCE 60 DAYS FROM CARGO RECEIPT DATE into 30DAYS, the same as our previous order.Others are OK.Please help to amend them and open the original L/C.Best regards, Alvin Sun

Dear Coco, Please find the discrepancy below mentioned by our bank.1.Quantity 6000 pcs was mentioned in L/C, but we could only shipped 5820 pcs for one 40’ container.The rest 180 pcs will be delivered next time with PO#219.2.The destination port was changed to Amsterdam, not Hamburg.The 2 Issues above were already approved by your shipping colleague.Please help to check and give JP Morgan your acceptation, and we could get the payment soon.Thanks, Aaron

第五篇：商務(wù)函電常用語

商務(wù)函電常用語——感謝

【wtojob.com 外貿(mào)外語人才門戶-世貿(mào)人才網(wǎng) 2011-07-14】 【字體：放大 縮小】

無論你是寫信給客戶，給經(jīng)理或是同事，你都一定要感謝他們。每個(gè)人都喜歡被感謝，那就在你的信對讀者表示感謝，感謝他們所做的事情，還可以事先感謝他們將要為你做的事！你會(huì)發(fā)現(xiàn)將真誠表達(dá)在你的字里行間會(huì)讓你受益匪淺。

郵件的開頭

感謝讀者是郵件開場白的好辦法。感謝您的讀者能讓對方感到高興，特別是之后你有事相求的情況下會(huì)很有幫助。

Thank you for contacting us.如果有人寫信來詢問公司的服務(wù)，就可以使用這句句子開頭。向他們對公司的興趣表示感謝。

Thank you for your prompt reply.當(dāng)一個(gè)客戶或是同事很快就回復(fù)了你的郵件，一定記得要感謝他們。如果回復(fù)并不及時(shí)，只要將“prompt”除去即可，你還可以說，“Thank you for getting back to me.”

Thank you for providing the requested information.如果你詢問某人一些信息，他們花了點(diǎn)時(shí)間才發(fā)送給你，那就用這句句子表示你仍然對他們的付出表示感激。

Thank you for all your assistance.如果有人給了你特別的幫助，那一定要感謝他們！如果你想對他們表示特別的感激，就用這個(gè)句子，“I truly appreciate ? your help in resolving the problem.”

Thank you raising your concerns.就算某個(gè)客戶或是經(jīng)理寫郵件給你對你的工作提出了一定的質(zhì)疑，你還是要感謝他們。這樣你能表現(xiàn)出你對他們的認(rèn)真態(tài)度表示尊重及感激。同時(shí)，你也可以使用，“Thank you for your feedback.”

在郵件的結(jié)尾

在郵件開頭表示感謝一般是表示對對方過去付出的感謝，而在郵件結(jié)尾處表示感謝是對將來的幫助表示感謝。事先表示感謝，能讓對方在行動(dòng)時(shí)更主動(dòng)更樂意。

Thank you for your kind cooperation.如果你需要讀者幫助你做某事，那就先得表示感謝。

Thank you for your attention to this matter.與以上的類似，本句包含了你對對方將來可能的幫助表示感謝。

Thank you for your understanding.如果你寫到任何會(huì)對讀者產(chǎn)生負(fù)面影響的內(nèi)容那就使用這句句子吧。

Thank you for your consideration.如果您是在尋求機(jī)會(huì)或是福利，例如你在 求職 的話，就用這封郵件結(jié)尾。

Thank you again for everything you'e done.這句句子可以用在結(jié)尾，和以上有所不同。如果你在郵件開頭已經(jīng)謝過了讀者，你就可以使用這句話，但是因?yàn)樗麄兊膸椭?，你可以著重再次感謝你們的付出。

如何給客戶寫價(jià)格讓步回信 January 2007

Kee & Co., Ltd

Regent Street

London, UK

Dear Sirs:

Thank you for your letter of 20 January 2007.We are disappointed to hear that our price for Flame cigarette lighters is too high for you to work on.You mention that Japanese goods are being offered to you at a price approximately 10% lower than that quoted by us.We accept what you say, but we are of the opinion that the quality of the other makes does not measure up to that of our products.Although we are keen to do business with you, we regret that we cannot accept your counter offer or even meet you half way.The best we can do is to reduce our previous quotation by 2%.We trust that this will meet with your approval.We look forward to hearing from you.Yours faithfully，Tony Smith Chief Seller

參考譯文

先生:

二零零七年元月二十日來函收到，不勝感激。得知貴公司認(rèn)為火焰牌打火機(jī)價(jià)格過高，無利可圖，本公司極感遺憾。來函又提及日本同類貨品報(bào)價(jià)較其低近百分之十。

本公司認(rèn)同來函的說法，然而，其他廠商的產(chǎn)品質(zhì)量絕對不能與本公司的相提并論。

雖然極望與貴公司交易，但該還盤較本公司報(bào)價(jià)相差極大，故未能接受貴公司 定單。

特此調(diào)整報(bào)價(jià)，降價(jià)百分之二，祈盼貴公司滿意。

謹(jǐn)候佳音。

銷售部主任

托尼.斯密思謹(jǐn)上

2007年1月20日

英文促銷信寫作指南

促銷的目的就是要賣出產(chǎn)品，那么怎樣才能把促銷信寫得吸引人、讓人一看就對產(chǎn)品感興趣呢?下面就教你促銷信的四步寫法、打造 very attractive 的促銷信。

第一步：To arouse attention

促銷信都是“不請自來”，所以開頭一定要有吸引力和誘惑力。It must make an appeal to some particular buying motive and may begin with a question, and instruction, a quotation or an attention-grabing short story.Sometimes if required, it may even begin by suggesting the very opposite to what you want.看看下面這些開頭是怎么寫的：

1)Would you like to reduce your rising domestic fuel costs?

2)Why not enjoy the colorful spring by joining the flying Horse Tourist Group after a completely busy winter?

3)Just imagine how comfortable you are when you stretch out those tired limbs on our newly developed White Cloud water bed.第二步：To create interest and desire

一旦抓住了讀者的注意力，就該趁熱打鐵勸服他們買自己的產(chǎn)品。介紹產(chǎn)品必須要緊緊圍繞你在信的開頭所提出的引人之處。光說“最好”、“最新”是沒什么實(shí)際意義的。應(yīng)該強(qiáng)調(diào)特性、質(zhì)量、原材料，以及和同類產(chǎn)品相比最出彩的地方。我們且看下面這個(gè)產(chǎn)品介紹是如何寫的：

Our recent researches and tests have showed that rooms with our newly developed Energy Savers stay warmer and require 20 percent less fuel than those rooms of the same size without the usage of the savers.The new savers are popular because they are able to store and reflect heat in a much more efficient way.Read the enclosed brochure, you will find that the self-stick backing makes them easy to install yourself.第三步：To offer conviction

通過產(chǎn)品介紹引起讀者的購買欲望后，就該進(jìn)一步加強(qiáng)讀者購買的決心。你可以詳細(xì)說明并保證產(chǎn)品會(huì)給讀者帶來許諾的好處。且看下面這段內(nèi)容是如何吸引客戶的：

1)Use our Fast Microwave Oven for two weeks absolutely free.2)If for any reasons you find the model machine unsuitable to your needs, we will replace your order or refund you.第四步：To motivate actions

到了這一步，所有的努力都指向一個(gè)目標(biāo)：促使客戶采取行動(dòng)、購買產(chǎn)品。這時(shí)語氣要禮貌堅(jiān)決，并提供給客戶如何購買產(chǎn)品的指示，以方便客戶購買。下面是一些常用的策略：

1)Why wait? Come and buy right now since a special discount of 15% will only be offered for a month.2)Don't delay!Those who order by October 5 will receive 100 Oriental Design Christmas cards free.商務(wù)英文信函格式大全

商務(wù)信函書信是日常生活中常用的文體，是用以交涉事宜、傳達(dá)信息、交流思想、聯(lián)絡(luò)感情、增進(jìn)了解的重要工具。書信一般可分為商務(wù)信件或公函（Business Letter or Official Correspondence）和私人信件（Private Letter）兩大類。值得注意的是，英語 書信的寫法與漢語書信有一些明顯區(qū)別，應(yīng)特別加以區(qū)分。英語 書信通常包括下面幾個(gè)組成部分：信端、信內(nèi)地址、稱呼、正文、結(jié)束語、簽名、附件、再啟等。下面我們將逐個(gè)進(jìn)行介紹。

1、商務(wù)信函信端（Heading）

信端即信頭，一般包括寫信人的地址和寫信日期。一些正式信函的信端還包括發(fā)信人或單位的電話號碼、電報(bào)掛號、電傳、傳真和郵政編碼等。西方國家中有些信端甚至還有單位負(fù)責(zé)人的姓名、職務(wù)和職稱等。信端的目的是使收信人一看便知道書信來自何處，何時(shí)發(fā)出，便于復(fù)信和查閱。用一般的信紙寫信時(shí)，信端應(yīng)寫在信紙的右上角，若字?jǐn)?shù)較多，可從信紙中間或偏右的地方寫起。若字?jǐn)?shù)較少，可適當(dāng)多向右移一些，使整個(gè)信端的重心落在右上角。

商務(wù)信函信端的寫法主要有并列式和斜列式兩種。從目前情況來看，前者更為常用。采用并列式時(shí)，每行開頭要左對齊；采用斜列式時(shí)，每行開頭逐次向右移二三個(gè)字母的距離。例如：

（1）并列式

Fuxing Street

Haidian District

Beijing

Post Code: 100035People’s Republic of China

Tel: 63211234

Aug.20, 2004

（2）斜列式（Indented Form）Fuxing Street

Haidian District

Beijing

Post Code: 100035

People’s Republic of China

Tel: 63211234

Aug.20, 2004

寫信端時(shí)，先寫發(fā)信人的地址，地點(diǎn)的名稱按由小到大的順序排列，然后是其它項(xiàng)目和發(fā)信日期。具體次序是：第一行寫門牌號和街名；第二行寫區(qū)名、市（縣）名、?。ㄖ荨睿┟?，往國外寄的信，還要寫上國家的名稱；國家名稱的前面加上郵政編碼，其后可寫上電話號碼，最后一行寫發(fā)信日期。如果寫信人的地址是機(jī)關(guān)單位的名稱，則將其作為第一行。如果寫信人的單位沒有門牌號碼和街名，則第一行可寫上所在班級或?qū)I(yè)組的名稱；第二行寫系、科、室名稱；第三行寫學(xué)校名稱；第四行寫市（縣）、?。ㄖ荩┟Q；然后再寫郵政編碼、國名、電話號碼、發(fā)信日期等項(xiàng)。

如果使用標(biāo)點(diǎn)符號，則在每行末尾加逗號，最后一行的末尾加句號。但當(dāng)前的信件中行末大都不加標(biāo)點(diǎn)符號，但在每行之內(nèi)該用標(biāo)點(diǎn)符號的地方，仍要用標(biāo)點(diǎn)。特別要注意的是，門牌號碼和街名之間要加逗號。月份和日期之間不可用逗號。在西方國家，城市名稱之后往往寫有字母或數(shù)字（如 New York, 103），表示城市的郵政編碼。

關(guān)于發(fā)信日期的寫法，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

①年份應(yīng)完全寫出，不能簡寫。

②月份要用英文名稱，不要用數(shù)字代替。

③月份名稱多用公認(rèn)的縮寫式。但 May, June, July, 因?yàn)檩^短，不可縮寫。

④寫日期時(shí)，可用基數(shù)詞1，2，3，4，5，??28，29，30，31等，也可用序數(shù)詞 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ??28th, 29th, 30th, 31lst等。但最好用基數(shù)詞，簡單明了。

日期可有下列幾種寫法：

① Oct.20, 2004

② 10 May., 2004

③ 3rd June, 2004

④ Sept.16th, 2004

其中，①最為通用。

2、商務(wù)信函信內(nèi)地址（Inside Address, Introductory Address）

信內(nèi)地址收信人的姓名和地址，寫在信紙的左上角，從信紙的左邊頂格開始寫，低于寫信人地址和發(fā)信日期一二行，也分并列式和斜列式兩種，但應(yīng)與信端的書寫格式保持一致。其次序是，先寫收信人姓名、頭銜和單位名稱，占一二行，然后寫地址，可占二至四行，例如：

①并列式

Ms.Joanna Kerry

Peking University

Haidian District, 100871

Beijing

China

②斜列式

Ms.Joanna Kerry

Peking University

Haidian District,100871

Beijing

China

3.商務(wù)信函稱呼（Salutation）

對收信人的稱呼應(yīng)自成一行，寫在低于信內(nèi)地址一二行的地方，從信紙的左邊頂格開始寫，每個(gè)詞的開頭字母要大寫，至于末尾處的符號，英國人用逗號，但美國和加拿大 英語 則多用冒號。稱呼用語可視寫信人與收信人的關(guān)系而定。給外國人寫英文信時(shí)，稱呼用語要注意以下幾點(diǎn)：

①對沒有頭銜的男性一般稱呼 Mr.。Mr.用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如對的稱呼，應(yīng)該是：Mr.或 Mr.White, 不可是：Mr.Phil。若稱呼多個(gè)男性，則在姓名前用 Mr.的復(fù)數(shù)形式 Messrs.。對一般以人名為名稱的公司和企業(yè)常用這種稱呼，例如：Messrs.Black and Brothers 布萊克兄弟公司。

②對女性一般稱呼 Mrs.，Madam 或 Miss。Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前 Madame 此詞可以單獨(dú)使用或加在丈夫的姓名之前 Mrs.沒有復(fù)數(shù)形式。若稱呼多個(gè)女性，則在姓名前用 Mme.的復(fù)數(shù)形式 Mmes.而對以女子名字為名稱的公司、企業(yè)可用 Mesdames 稱呼。Miss 多用于未婚女子，此詞可縮寫為 Ms，用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用于名字之前。

③對收信人的稱呼，也可用頭銜或職位的名稱，不分性別。例如 Professor（縮寫為 Prof.），Doctor（縮寫為 Dr.），General(縮寫為 Gen.)。這些稱呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof.（Phil）White等。

④對外公函中對收信人的稱呼，可用 Gentlemen（而不是 Gentleman），Dear Sir(s)和 My dear Sir(s)等。Gentlemen 之前不能加 Dear，后面也不能帶姓名。用 Sirs 時(shí)，前面常用 Dear 一詞，但也可單獨(dú)用 Sir。若收信人是婦女，則無論已婚或未婚，都可單獨(dú)使用 Madam 或其復(fù)數(shù) Mesdames。

⑤對外國高級官員的稱呼，如國家元首、政府首腦、部長、大使、公使和特使等，可用（Dear）Sir，（Dear）Mr.Chairman，（Dear）Mr.Premier，（My dear）Mr.Ambassador，Your Excellency（復(fù)數(shù)為 Excellencies）。

⑥對君主制國家的國王和皇帝等男性君主，可以 Sir 稱呼，對女王、女皇和皇后等女性君主，可用 Madam 稱呼。有時(shí)也用 Your Majesty 稱呼以表示?？蜌夂妥鹁碮our Majesty 可兼指男性和女性，其復(fù)數(shù)為 Your Majesties。

⑦對王室成員，如太子、王子、親王和公主等，一般可用（Dear）Sir 或（Dear）Madam 但在正式尊稱時(shí)，一般用 Your Highness(復(fù)數(shù)為 Highnesses)。

收信人稱呼

先生（男人）Mr./Esq.夫人（已婚）Mrs.小姐（未婚）Miss

夫人、小姐統(tǒng)稱Ms.夫婦倆人Mr.and Mrs.兩位或兩位以上男子Messrs

兩位或兩位以上女子（已婚）Mesdames 兩位或兩位以上小姐（未婚）Misses

常見的頭銜（漢英對照）如下：

教授Professor

博士Doctor(Dr.,Ph.D.)

醫(yī)學(xué)博士Medical Doctor(M.D.)

總統(tǒng)或校長President

主席或董事長Chairman

副主席或副董事長Vice Chairman

副總統(tǒng)或副校長Vice President

首相Prime Minister

總理Premier

省長或州長Governor

市長Mayor

參議員Senator

大使Ambassador

秘書長Secretary General

一秘First Secretary

二秘Second Secretary

院長Director,Dean

副院長Vice Director

系主任Dean,Head,Chair 館長Chief Librarian,Curator 閣下Excellency 神甫Father

4.商務(wù)信函信的正文（Body of the Letter）

信的正文每段第一行應(yīng)往右縮進(jìn)約四五個(gè)字母。在寫事務(wù)性信件時(shí)，正文一般開門見山，內(nèi)容簡單明了，條理清楚。在寫私人信件時(shí)，信寫好之后若有什么遺漏，可用 P.S.表示補(bǔ)敘。

5.商務(wù)信函結(jié)束語（Complimentary Close）

結(jié)束語是寫信人表示自己對收信人的一種謙稱，只占一行，低于正文一二行，從信紙的中間或偏右的地方開始寫。第一個(gè)詞的開頭字母要大寫，末尾用逗號。結(jié)束語視寫信人與收信人的關(guān)系而定例如寫給機(jī)關(guān)、團(tuán)體或不相識(shí)的人的信，一般用：

Yours(very)truly, Yours(very)faithfully,Yours(very)sincerely，等等。

寫給上級和長者的信一般可用：

Yours(very)respectfully, Yours(very)obediently, Yours gratefully, Yours appreciatively, Your obedient servant, 等等。

寫給同志或同事的信一般可用：

Fraternally yours, Comradely yours，等等。

寫給熟人或朋友的信可用：

Yours, Ever yours, Yours affectionately, As ever, Yours sincerely Yours devotedly,(Most)Fondly yours, Yours excitedly, Intimately yours，等等。

寫給親屬或摯友的信一般用：

Yours, Ever yours, Yours as ever, As ever, Yours affectionately, Lovingly yours,(Much)Love, With Love,Lovingly, Your loving son, Your most affectionate, Your devoted friend, Devotedly, 等等，意即：“您的”、“永遠(yuǎn)是您的”、“您的親愛的”、“您的愛子（孩子、姐妹、侄、侄女、祖母）”、“您的摯友”等。

寫給摯友的信有時(shí)也可用：

Yours hurriedly, Yours hastily, Yours in haste, 等等。

寫信給摯友，表示歉意時(shí)，可用：

Contritely yours, Regretfully yours, Yours in(with)regret, Yours in(with)deep remorse 等。

在歐洲一些國家里，多把Yours 放在 sincerely等詞的前面。在美國和加拿大等國，則多用，把 yours 放在 Sincerely 等詞之后。Yours 一詞有時(shí)也可省略。

6.簽名（Signature）

信末的簽名一般低于結(jié)束語一二行，從信紙中間偏右的地方開始寫。若寫信人是女性，與收信人又不相識(shí)，則一般在署名前用括號注上 Miss, Mrs.或 Ms.，以便對方回信時(shí)知道如何稱呼。有的還有署名后寫上自己的職稱、職務(wù)或頭銜

7.附件（Enclosure）

信件若有附件，應(yīng)在左下角注明 Encl.或 Enc.。若附件不止一個(gè)，則應(yīng)寫出2（或3，4，5等）Encls.，例如：

Enc: Resume

Encls:Grade Certificate

8.再啟（Postscript, 縮寫為 P.S.）

再啟部分用于補(bǔ)敘正文中遺漏的話，一般應(yīng)盡量少用，正式的函件中更應(yīng)避免使用。

9.私人和公務(wù)信函--注意事項(xiàng)

首先，寫信者應(yīng)設(shè)身處地想到對方，尊重對方的風(fēng)俗習(xí)慣。

其次，英文信應(yīng)該行文流暢、言簡意賅，避免冗長。這就是說，寫信者應(yīng)用盡可能少的文字表達(dá)其必須傳遞的信息，而且寫信者應(yīng)將其所需傳遞的信息表達(dá)清楚，以免對方產(chǎn)生誤解。書信交往，同樣需要以禮待人。因而在寫信過程中，要避免傷害對方感情，措辭上多選用些禮貌婉轉(zhuǎn)詞語。

最后，除了避免語法、拼寫、標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤外，信中所引用的史料、數(shù)據(jù)等也應(yīng)準(zhǔn)確無誤.私人和公務(wù)信函--常用句式。常用的起首語有：

1）Thank you for your letter dated Dec.22,1969.2)Many thanks for your letter of Sept.5，1997.3)A thousand thanks for your kind letter of June 5,1997.4)Your kind letter of November 22th arrived this morning.5)Your letter which arrived this morning gave me great comfort.6)In reply to your letter dated 4th July,I want to say?

7)Thank you very much for your letter of August 2 and the gift you sent me on Christmas Eve.8)What a treat to receive your kind letter of May 5th!

9)It is always a thrill to see your nice handwriting.10)First of all I must thank you for your kind assistance and high attention to me.11)With great delight I learn from your letter of this Sunday that ?

12)I wish to apply for teaching position you are offering.13)I am too excited and delighted at your good news.14)I am very obliged to you for your warm congratulations.?

15)I am very much pleased to inform you that my visit to your country has been approved.常用的結(jié)束語有：

1）Awaiting your good news，2)Looking forward to your early reply，3)Hoping to hear from you soon，4)We await your good news.5)I hope to hear from you very soon.6)We look forward to your reply at your earliest convenience.7)I look forward to our next meeting there in Los Angeles.8)Your early reply will be highly appreciated.9)Any other particulars wanted we shall be pleased to send you.10)The help you give me is sincerely valued.11)I hope everything will be well with you.12)Please let us know if you want more information.13)I hope you always enjoy yourself.14)I wish you very success in the coming year.15)Please remember me to your family.16)With best regards to your family.17)All the best.18)With love and good wishes.