第一篇：組織會議的要點

杭州伍方會議服務(wù)有限公司 希望對您有所幫助

組織會議的要點

現(xiàn)在社會由于業(yè)務(wù)的需要，組織會議的活動越來越多。組織會議就變的越來越有學(xué)問，會議召開的是否成功與組織會議是否到位有很大的關(guān)系，因此在組織會議時應(yīng)注意以下要點：

一、會前準(zhǔn)備

1． 記錄室

大型的會議一般可有一個記錄室，它是控制和調(diào)配音響效果、視聽設(shè)備以及安放必要的會議所需的一切相應(yīng)設(shè)備的理想場所。一般的面積為8m2～18m2。音像師可在此放置調(diào)音臺，安裝燈光控制按鈕、各種接線板、總供電開關(guān)以及放音、放像設(shè)備的開關(guān)等等。內(nèi)設(shè)幾把坐椅以供工作人員休息時使用。如需要還可為記者準(zhǔn)備電話、傳真機或文字處理機、打印機等設(shè)備，以方便傳送各種信息。當(dāng)然，一定要準(zhǔn)備好各種錄音、錄像設(shè)備，以利于會議秘書圓滿完成會議的記錄工作。工作人員還可以在此控制放映機、幻燈機、電腦等，以供演講者使用?！甭槿鸽m小，五臟俱全”，一間小小的記錄室可以容納整個會議要求的全部硬件。一個大型的會議，與會者往往很難聽清、看清，會議的精神往往不能夠清楚地傳達(dá)，有了記錄室效果就大不一樣了。

2．安排餐飲

3．安排停車

必須做好車輛的管理工作。會議的車輛管理包括車輛的組織、調(diào)度、車況檢查以及停車管理、駕駛員的管理、派車用車等。

會議秘書人員應(yīng)該清楚每個與會者到達(dá)、離開的日期和時間，安排人員在機場、車站接待，有自己車隊的要與車隊事先擬定接送與會者的細(xì)則，無自己車隊的要備有出租汽車機構(gòu)的名單、電話，計劃好租車事宜：用車日期、時間，需要多少坐位的車以及需要幾輛等。如有與會者要求自己租車，應(yīng)該提供幫助并做好記錄。

關(guān)于接送與會人員的車輛停放問題，要有物質(zhì)保證并確保安全。所有車輛到會前檢查停車場的容量是否足夠，確定供電系統(tǒng)是否正常。無論是地下停車場還是地上停車場，都要安排固定人員看管，負(fù)責(zé)引導(dǎo)車輛入位，確保秩序正常。

更多知識、盡在伍方電話:0571-85862949 *** QQ:2528052432

4．電話聯(lián)系

邀請與會者是召開大會的序曲。一個延續(xù)1天～3天的重要工作——電話聯(lián)系，是需要認(rèn)真對待的。在會議召開的前一個月，就得有人天天坐在電話機前，一個個確認(rèn)被邀請者是否出席，因為接到邀請的人往往疏于回復(fù)。

5．預(yù)定和檢測視聽設(shè)備

如果公司不是經(jīng)常召開需要較多視聽設(shè)備的大型會議，可以向?qū)I(yè)的機構(gòu)租用這些設(shè)備。要在會前預(yù)先試用并能熟練掌握，從電源開關(guān)開始逐一進行檢查，并進行音、像等的試播試放，以確保這些設(shè)備完好并保證在所有的坐位上都能看到圖像。

6．監(jiān)督會議安排

會議的監(jiān)督安排主要體現(xiàn)在催辦工作上。

首先明確催辦對象與催辦時限。一般應(yīng)比會議各項工作的承辦時限提前一至二天，即對有關(guān)承辦部門是否把催辦事項及時辦理完畢進行查詢、督促。如遇特殊情況或辦理過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報并采取措施，保證被催辦事項的有效處理。其次是填寫催辦登記。催辦對象與催辦時限一經(jīng)確定，便應(yīng)立即登記交辦。可采用簿式登記方式的催辦卡，也可采用電腦登記的辦法，催辦事項輸入電腦，同時填寫一份催辦單隨文件發(fā)給承辦單位，催辦時限一到，電腦便能自動將當(dāng)天需完成的催辦事項顯現(xiàn)出來。

催辦的要求，即建立催辦系統(tǒng)明確分工。通常文件由秘書、文件管理人員進行催辦，重要會議文件由各級領(lǐng)導(dǎo)人員親自負(fù)責(zé)。

建立催辦的登記報告制度。對需要催辦的文件以表格或卡片的形式逐件進行登記，并追蹤記錄催辦的情況；及時進行分析研究與匯總上報，向領(lǐng)導(dǎo)反饋信息。

堅持全面、及時的原則，這對會議與活動的組織很重要。全面地調(diào)查和反映會議文件的處理和實施情況，及時督察及時反饋，保證文件及時辦理完畢并發(fā)揮效用，惟其如此，催辦才能真正成為加速文件運轉(zhuǎn)的”催化劑”，以確保會議與活動的高質(zhì)量完成。

二、準(zhǔn)備文件

1．準(zhǔn)備并檢查文件的準(zhǔn)確性

準(zhǔn)備和檢查文件的準(zhǔn)確性是一項非常艱巨而必要的任務(wù)，文件主要是會議日程、會議通知、主席日程和報告。檢查文件的準(zhǔn)確性時一定要認(rèn)真核對每一項細(xì)節(jié)，尤其是時間、地點、活動內(nèi)容、與會人員名單、車輛、會議名稱、出席人數(shù)、主持人名宇等，要確保每一項都與實際相符。

會議的日程要盡快檢查核對，印發(fā)給與會者，以便主辦單位人員同與會者能盡快熟悉，互相溝通。

制定會議生活管理的計劃，必須了解將要召開的會議的基本情況和要求，如會議日期、會議規(guī)模、會議日程（或議程）、會議通知、主席日程及報告等，根據(jù)掌握的總體情況制定出詳細(xì)的計劃和實施方案，然后報請會議主管領(lǐng)導(dǎo)審批。計劃一經(jīng)批準(zhǔn)就要立即著手實施。各項準(zhǔn)備工作基本完成后，應(yīng)對準(zhǔn)備工作進行一次詳細(xì)的檢查，確認(rèn)沒有問題以后，把準(zhǔn)備情況向會議主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并將計劃印制成圖表分發(fā)大會使用。

2． 整理文件

印制講話稿、會議日程安排表、會場指示圖、賓館內(nèi)部示意圖，并將以上文件及附送的本市交通圖等裝訂成冊，注意不要缺頁要便于攜帶和查閱。印制這些文件要根據(jù)與會人數(shù)并注意留出足夠的份數(shù)，以備與會人員遺失文件時用。印制好的文件要根據(jù)與會人員不同的單位、部門、級別整理好，以便分發(fā)。

3． 分發(fā)文件

人數(shù)較少的小型會議，會議的資料可放置于會議室的桌面上。較大規(guī)模的會議可在與會人員簽到時由工作人員分發(fā)給與會人員（餐券可以根據(jù)會議長短一次發(fā)給與會人員或每天發(fā)給與會人員）。

第二篇：組織會議十大要點

組織會議需要注意的十點

當(dāng)今的企業(yè)有會議成癮的趨勢，公司很多員工的主要時間是在會談。為了提高效率，讓物有所值，就需要每次會議前做好充分準(zhǔn)備，避免低效率的會議。

下面十點應(yīng)該注意：

1． 目的。每次會議要有明確的，可以準(zhǔn)確界定的期待目標(biāo)。要清楚，會議是為了信息交流，解決問題，還是做出決定。

2． 組織準(zhǔn)備。通過Checklist和時間表確保會議的組織工作，如技術(shù)問題，會議室，輔助工具，能萬無一失。

3． 內(nèi)容的準(zhǔn)備。日程和大致的時間分配，所有相關(guān)信息和文件，并通告所有相關(guān)人員。

4． 時間。會議最長不宜超過90分鐘，最好只有60分鐘。如果議事內(nèi)容太多，要安排休息。

5． 準(zhǔn)時。要準(zhǔn)時開始。等了一次，就總是要等。檢查一下是否所有中斷會議和影響會議的因素都排除掉了？

6． 紀(jì)律。與會者的自律和時間紀(jì)律。是否確定了掌握時間的人，以及最好的時段安排，并確定了結(jié)束會議的時間？

7． 視覺工具。視覺輔助工具的使用，如白板，投影儀，記錄紙，圖紙板等。討論的內(nèi)容應(yīng)該讓所有人都能看得到。

8． 會議管理。有權(quán)威的會議管理人。限制離題的討論，檢查事先通過的會議目的是否達(dá)到了。

9． 會后行動。與會者達(dá)成一致，并決定以什么樣的后續(xù)行動保證會議結(jié)果的推行：誰在何時完成什么？

10． 紀(jì)要。手寫的行動計劃和會議紀(jì)要可以馬上照下來或復(fù)印，讓所有與會者拿到。

文章引用自：

http://study.manage.org.cn/Article/ShowArticle.asp?ArticleID=1274

第三篇：會議組織與管理要點

會議組織與管理要點

會議方案

1．會議議題、會務(wù)、接待的具體工作細(xì)分到個人或部門，形成會議紀(jì)錄或方案，會議前后逐項檢查。

2．確定會議目標(biāo)。必須先問一些問題，最重要的是：“會議準(zhǔn)備實現(xiàn)什么目標(biāo)？”或者換個角度問：“要是不開行不行？”“什么時候結(jié)束？怎樣開才算成功或失?。俊遍_會的目的非常明確，才能突出核心主題、避免重復(fù)、價值不大的會議，否則會議很可能是浪費大家的時間。

3．會議議程最重要。議程安排得體，可以大大提高會議效率。會議議程的大忌是太簡單、太模糊。各項議程應(yīng)與主講人事先取得聯(lián)系，征求意見，以求議題的表述準(zhǔn)確、專業(yè)。

4．在重大論壇召開前，每隔三天有一次小組碰頭會議，檢查工作是否有疏漏及進展情況。會議召開前一天所有會務(wù)人員集中開會，強調(diào)會議事項，確保每個人都清楚各自職責(zé)。

5．每一項工作旁邊都應(yīng)注明相關(guān)的負(fù)責(zé)人員。在會務(wù)安排表格上出現(xiàn)的所有人員都應(yīng)將相關(guān)事項、具體標(biāo)準(zhǔn)通知到本人，不要遺漏。

6．總負(fù)責(zé)人的最重要職責(zé)是溝通和協(xié)調(diào)，檢查任務(wù)完成進度。對會務(wù)工作每一環(huán)節(jié)、細(xì)節(jié)做到心中有數(shù)，對會務(wù)工作中可能出現(xiàn)的問題要打足提前量，隨時檢查?？傌?fù)責(zé)人應(yīng)該是掌握會議細(xì)節(jié)最全面、信息最集中、最操心費神者，能隨時根據(jù)各項信息協(xié)調(diào)所有參與者。切忌丟三落四，不注意過程和環(huán)節(jié)控制，有頭無尾。

7．總負(fù)責(zé)人在重大會議剛開始一段時間，自始至終在會議現(xiàn)場巡視，留意場內(nèi)情況，確保會議開場即步入正軌，隨時應(yīng)對突發(fā)問題。會議開場的順利與否對整個會議效果影響很大。

8．差錯舉例

①會務(wù)方案涉及議程、會場的問題考慮不周或沒有列出需求清單告知相關(guān)人員，會場工作人員不了解需求，也未指定好對應(yīng)不同嘉賓的接待聯(lián)絡(luò)人或分項目負(fù)責(zé)人。會場秩序凌亂，工作人員沒有佩戴特定的標(biāo)志。

②時間進度不明確或沒有按規(guī)定流程完成銜接。

③任務(wù)沒有落實到個人，沒有說定哪個人負(fù)責(zé)到何種程度，好像誰都負(fù)責(zé)又好像沒人負(fù)責(zé)。

④會議工作人員接受任務(wù)，執(zhí)行情況沒有及時報告總負(fù)責(zé)人，總負(fù)責(zé)人無法對整個會議的協(xié)調(diào)與情況全面把握，以至于“險象環(huán)生”。

評述：會議方案也相當(dāng)于備忘錄、提示清單，一個全面細(xì)致的方案就構(gòu)成了可以根據(jù)會議進程隨時完善的基礎(chǔ)。而會議總負(fù)責(zé)人則是駕馭會議的總舵手，所有信息都在此集中、發(fā)布，因而他掌握的信息是否全面、是否及時有效地督促到位決定著會議準(zhǔn)備是否充分。會議要確保高效、務(wù)實，要特別關(guān)注以下七個關(guān)鍵要素：會議方案、會議目標(biāo)與主旨、會議議程、出席人員與發(fā)言人、任務(wù)分配與職責(zé)安排、會議材料、信息反饋。

會議材料

1．裝訂后的會議材料需從頭至尾翻閱一遍，重點核查內(nèi)容有無重大差錯、內(nèi)容分類或邏輯結(jié)構(gòu)是否合理、是否是最新材料、是否漏頁、順序是否有誤、是否清晰。

2．針對各類論壇、各類研討會的發(fā)言材料需重點關(guān)注：標(biāo)題（即議題）是否圍繞會議主線、條理是否清晰、重點是否突出、觀點是否有新意、與會議目的是否吻合、是否與其他演講者有過多重復(fù)。特別提防假大空、冗長、脫離會議主題、八股文式的發(fā)言材料。針對這些問題虛心與演講人耐心交流、認(rèn)真反饋。

3．會議須知：

①會議時間、地點、會議室（標(biāo)明具體路線）。

②就餐時間、地點。

③會務(wù)組聯(lián)絡(luò)辦法、訂票、醫(yī)療。

④會議紀(jì)律。

⑤當(dāng)?shù)貧夂?、交通及附近旅游景點介紹。

⑥“想客人之所想”，會議須知應(yīng)將會議期間有關(guān)食、宿、行以及與會者可能要咨詢的各種問題表述全面、準(zhǔn)確，應(yīng)視為會議最重要的材料之一。讓與會者一拿到會議須知，就感受到周到、細(xì)致、關(guān)懷的特色，能得知所想問的問題答案，賓至如歸。

⑦最終定稿與復(fù)印后的資料一定要有兩人以上審看，并從頭至尾再細(xì)看兩遍以上。檢查所有段落、文字表述、標(biāo)示、印刷是否有差錯。

4．差錯舉例：

①會議材料沒有分類整理，材料內(nèi)容空洞雷同，大話套話過多，沒有充分反映會議的主題與實質(zhì)性需求。

②匯總與會者名單時，要注意核對清楚姓名、性別。例如：有的男士名字最后字是“雪”、“佳”等，不能想當(dāng)然地認(rèn)為就是女性。

③與會者職務(wù)出錯。例如：正職副職弄錯。

評述：會議材料如果切中會議主題，有事實、數(shù)據(jù)和案例分析，有獨到見解和新穎的提法，就意味著會議已成功了一半，哪怕是發(fā)言人演講水平差點。有兩點切記：A.不管是什么權(quán)威人士、專家發(fā)言都事先需要反復(fù)溝通、督促發(fā)言提綱，這樣能把握主題，避免脫離主題，空洞沒內(nèi)容。B.給發(fā)言者事先應(yīng)發(fā)出正式的文字邀請函并附上會議發(fā)言的需求、聽講對象、主題、注意事項，切忌以為一個電話溝通，對方“沒問題”就萬事大吉。當(dāng)您很專業(yè)地按上述兩條去做的話，對方也會認(rèn)為你很認(rèn)真、專業(yè)，才會真正重視發(fā)言稿的準(zhǔn)備。

會議接待

1．邀請函在會議召開前15天全部發(fā)出，每天統(tǒng)計反饋人數(shù)主動匯報給總負(fù)責(zé)人。每發(fā)一份邀請函都應(yīng)同時以電話確認(rèn)。在發(fā)出邀請函后，一周內(nèi)沒有收到回執(zhí)，要電話確認(rèn)并匯報總負(fù)責(zé)人，總負(fù)責(zé)人決定是否增加人員或用其他方式與邀請人員聯(lián)絡(luò)。

2．對邀請函確認(rèn)要分多次跟蹤（至少三次）、反復(fù)提示：

①邀請函發(fā)出后立即確認(rèn)是否收到；

②會議前十五天最終確定是否決定參加、來程安排；

③會議前三天確認(rèn)航班；

④重要嘉賓及發(fā)言人在會議前一天再次確認(rèn)何時到達(dá)，告知誰接機，并有專人過問其食宿行安排；

⑤在會議正式開始前半天，確認(rèn)主要嘉賓和發(fā)言人座位、住宿房號，專門提醒開會、發(fā)言準(zhǔn)確時間，有專人接應(yīng)、引導(dǎo)。

3．掌握上菜時間，尤其是在中午安排的就餐時間正式開始前5分鐘，應(yīng)有2個熱菜先上到桌上并蓋好（如會議延時則靈活掌握，及時通知餐廳更改）?？腿说烬R即可用餐，避免所有人到齊后再上菜，用餐等待時間過長。

4．每一次會議開始前，要給賓館一個詳細(xì)的接待需求清單與對口聯(lián)絡(luò)人清單，需要賓館配合的會議接待、會議現(xiàn)場管理問題以文字化的表格明示，對賓館作詳細(xì)說明，常規(guī)性事項也應(yīng)重復(fù)提示，以免賓館工作人員疏忽、遺忘。

5．差錯舉例：

①在通知演講嘉賓時，交待不清楚或演講嘉賓沒有理解會議主題、參會對象的需求，不了解其他發(fā)言者的情況，演講者不能準(zhǔn)確地根據(jù)會議需求把握內(nèi)容。

②事先沒有專人審閱發(fā)言稿件，演講內(nèi)容脫離主題，離題太遠(yuǎn)，大道理過多，空話套話一大堆，與其他發(fā)言者內(nèi)容重復(fù)。

③演講時間超出約定，主持人未注意控制和提醒，影響其他會議安排（應(yīng)事先向發(fā)言人交待發(fā)言時間或有專人在臺下醒目位置處出示發(fā)言時間提示牌）。

④與賓館協(xié)調(diào)、溝通渠道不通暢，導(dǎo)致銜接脫節(jié)或要求賓館配合的事項沒人做，或未與賓館方面確認(rèn)。

⑤與接機人員銜接或交待不清楚接待要素（時間、航班號、人數(shù)），導(dǎo)致無人接機或未接到人，或車輛不夠座位。評述：對一些會議嘉賓和發(fā)言者為什么強調(diào)三次以上的確認(rèn)？一是表示主辦單位的尊重和誠意；二是在反復(fù)聯(lián)絡(luò)溝通過程中引起重視，充分準(zhǔn)備。因為一般人接到通知后都會“怠慢”或容易因工作忙而淡忘。找各種“借口”反復(fù)地與重要嘉賓尤其是演講者聯(lián)系溝通，可以促動其做好符合會議需求的各項準(zhǔn)備工作，也可在溝通中聽取到專家意見，從而對會議主題、具體內(nèi)容及時進行適當(dāng)修正。

會議現(xiàn)場

1．按與會人數(shù)準(zhǔn)備座位牌，通常多備20多個，以備不時之需。

2．會議前一天晚上擺放座位牌，開會前一小時再仔細(xì)檢查一遍，仔細(xì)核對與會者姓名是否有錯，發(fā)現(xiàn)遺漏或名字錯誤立即補救。

3．會議桌、椅子及會議桌上的水杯、紙、鉛筆等用繩子拉成一條直線、一個方向，造成一種整齊劃

一、壯觀嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臍鈩荨?/p>

4．會場門口簽到處設(shè)立會議標(biāo)志，說明會議名稱、演講人員姓名、會議議題以及會議的開始和結(jié)束時間。

5．投影設(shè)備、大屏幕顯示、電腦、同聲傳譯設(shè)備（指大型國際研討會）擺放在合適的位置，方便使用但又不影響與會者視線，并逐一檢查是否備全。

6．會場音樂安排：

①選擇與會議主題和會議議程相適應(yīng)的會議音樂，提前選擇并請總負(fù)責(zé)人審聽。

②與酒店音響師溝通，告知放音樂的順序和曲目，上下午會議開始前以進行曲為主，是會議開始的“鈴聲”，會議休息間以輕松歡快音樂為主。合適的音樂能渲染會議氣氛，振奮精神。

7．電腦和大屏幕顯示。開會前一天，對電腦進行預(yù)演，注意會場每個角落都要能清晰地看到大屏幕，在開會當(dāng)天提前一小時再次進行預(yù)演。角度和焦距要調(diào)整好，以免字太小或偏離視線。

8．麥克風(fēng)。根據(jù)會議需求情況進行調(diào)查，是否安裝固定麥克風(fēng)、別針式麥克風(fēng)、無線麥克風(fēng)等，數(shù)量需求是多少，無論使用哪種麥克風(fēng)，在會議開始前都應(yīng)該有專人負(fù)責(zé)檢查會場內(nèi)麥克風(fēng)是否足夠，擺放位置是否合適，以及能否正常使用。

9．當(dāng)會議演講者或主持人需要同與會者交流、回答問題時，應(yīng)有兩個服務(wù)員分開在兩邊傳遞麥克風(fēng)，掃視全場。麥克風(fēng)放到講臺上的時候要注意聲音是否夠大。會議開始前也可在發(fā)言席上放一個無線麥克，便于演講者走動式演講。

10．在會議演講臺旁可根據(jù)需要準(zhǔn)備白板、白板筆、激光筆，并需試用一遍，以確認(rèn)是否能用。

11．燈光：在需要使用視聽設(shè)備時，用可以調(diào)節(jié)亮度的白熾燈較好，如有必要對燈光進行亮度控制。將所有燈光變化進行預(yù)演，如因會議議程需要，還要對在什么時候調(diào)整燈光有所準(zhǔn)備。

12．空調(diào)溫度控制：注意場內(nèi)溫度的變化，及時調(diào)節(jié)溫度調(diào)節(jié)裝置。通常在與會者入場前把會場溫度調(diào)得較低，隨著與會者增多，會場內(nèi)溫度會自然升高，也可將溫度調(diào)節(jié)裝置設(shè)定一個合適的溫度。避免過冷或過熱。

13．開會前，會務(wù)組提前一小時到會場，對賓館會務(wù)各個環(huán)節(jié)全面檢查一番——場地、主席臺、座位牌、音響、音樂、燈光、背板、嘉賓證、文件、資料等，現(xiàn)場使用或“過濾”一遍，看有無漏洞、疏忽。

14．差錯舉例：

①在布置會場時，主席臺排位順序錯誤，重要嘉賓、發(fā)言者姓名、職務(wù)、性別弄錯。沒有注意到是否保證所有與會者都能看到大屏幕。

②播放powerpoint時，沒有及時調(diào)整燈光或powerpoint顏色影響視角，與會者看不清楚屏幕內(nèi)容。

③會前播放的音樂與會議氛圍不協(xié)調(diào)，過于嘈雜或音樂碟片損壞。

④沒有仔細(xì)檢查麥克風(fēng)，話筒無聲。投影機放不出演講材料。

⑤沒有預(yù)留座位余量（通常20％），在突然增加與會者時出現(xiàn)被動局面。

⑥在打印雙面座位牌時，只打印單面，座位牌另一面是空白。

評述：電腦、麥克風(fēng)、投影這三項工具如在會議進行過程中出現(xiàn)障礙，極有可能導(dǎo)致會議癱瘓，有時會議就因此搞砸。會議開始前或休息中配備不同的音樂，能給人以爽心悅耳的感覺，并配合會議不同階段的氛圍。燈光、音響、座位上紙茶筆的擺放等等都會影響到會場效果。會議組織是否夠?qū)I(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)往往在這些細(xì)處得到體現(xiàn)。

會議主持

1．了解整個會議安排、議程。熟悉演講嘉賓簡歷與演講內(nèi)容，并做簡單提煉和概述。

2．駕馭會場氣氛。對整個會議主題、各發(fā)言選題之間銜接關(guān)系，可做些簡單評述并“串聯(lián)”起來。出現(xiàn)突發(fā)事件時，靈活應(yīng)對。

3．會議總負(fù)責(zé)人需做好細(xì)致的“幕后”策劃、設(shè)計和組織工作。應(yīng)備好專門的文字素材提供給主持人參考，并當(dāng)面說明會議現(xiàn)場情況和對主持人的特別提醒。

4．會議總負(fù)責(zé)人可以小紙條、便條等形式及時告知與會議主持相關(guān)的情況，如每個發(fā)言人的主題與立意、主辦單位意圖、臨時出現(xiàn)的變動，以確保主持人很清晰地隨時掌握會議現(xiàn)場情況。不要讓主持人有模糊唐突感。

5．上午主持的時候要把下午的安排說明一下，下午要把第二天安排再強調(diào)一遍，以提醒與會者再次確認(rèn)會議安排，準(zhǔn)時到會（多一點說明、看似不經(jīng)意的提示可從心理上消減會議懶散的情緒，確保會議的嚴(yán)謹(jǐn)整齊）。

評述：會議主持人是會議的“中樞神經(jīng)系統(tǒng)”，起著承上啟下、調(diào)節(jié)會場氣氛的作用，不是簡單的“報幕人”角色，需要對整個會議主題、過程有個總體把握，引導(dǎo)會議的方向，緩解與會者可能的抱怨和誤解。會議主持的語言分寸、時間把握和對發(fā)言人的評述都很有學(xué)問可講。

小型工作會議

1．根據(jù)議程，讓某些人僅出席部分時間的會議。

2．每份資料的標(biāo)題處可注明“供參閱”、“供討論”、“供決策”等字樣，使與會者知道要在會上做什么。

3．重要領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言和復(fù)雜論題需要充沛精力討論的，放在會議的前部。

4．會議主席應(yīng)明確會議議程，寫下每個項目準(zhǔn)備達(dá)到的目標(biāo)、需要決定的討論要點，確定參會人員和準(zhǔn)備會議過程中需提問的問題。

5．會議議程不宜過早分發(fā)，以免有些與會者可能會忘記或丟失，提前2—3天足夠了。

6．在會議前半天應(yīng)電話再通知、提示一次。對需要準(zhǔn)備材料者應(yīng)提前一天以上做特別提醒，以引起對方重視。

7．會議結(jié)束前，主持人總結(jié)要點，明確每項任務(wù)的責(zé)任人、執(zhí)行要素、注意事項、完成時間、會議成果。

8．每次會議都要做筆錄，重要會議應(yīng)不晚于第3天即形成紀(jì)要發(fā)給與會者，在下一次會議時主持人可拿著上次會議紀(jì)要逐項對照檢查執(zhí)行情況。

9．業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會議重點不在于講流水賬，而是把需要知會、需領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)、提示大家特別注意的動向和問題、需要大家協(xié)助的事項等等說明清楚。座談會也需提醒每人座談主題和大致發(fā)言時間，避免一個人發(fā)言說個不?；蛘吲c主題無關(guān)。如何找錯

隨時隨地留意身邊每一次重大會議或其他項目運作中的疏漏和差錯。每一次總結(jié)都可暢所欲言，將任何細(xì)微差錯、疏漏、特別提請注意的事項提出來，每個人講出來的就是具體情節(jié)和活生生的事例，是“干貨”，而不是大道理、大原則或簡單的抱怨。專人記錄，“找錯”甚至可以作為一個“硬任務(wù)”，起初讓每一個參與者至少提出五個差錯，十個人就匯成了五十個差錯案例！匯總發(fā)給每個人去補充，并編輯成冊，人人皆知，避免其他人或后來的人犯同樣的錯誤。最終形成標(biāo)準(zhǔn)化的會議工作手冊。

當(dāng)把“找錯”作為一種工作習(xí)慣和制度體現(xiàn)在管理的方方面面，錯誤一定會越來越少，直至不再需要“找錯”。

第四篇：常委會會議組織服務(wù)五要點

常委會會議組織服務(wù)五要點

全文字?jǐn)?shù)：1857 字預(yù)計閱讀時間：5 分鐘

進入新時代，開啟新征程，地市一級黨委工作任務(wù)重、標(biāo)準(zhǔn)高、要求嚴(yán)，常委會會議組織服務(wù)面臨許多新情況、新考驗，必須堅持以總書記“5·8”重要講話為指導(dǎo)，著力把握好政治性、規(guī)范性、嚴(yán)謹(jǐn)性、高效性、保密性五個要點，不斷提升常委會會議組織服務(wù)水平。講政治

做好常委會會議組織服務(wù)，旗幟鮮明講政治是第一要求，對黨絕對忠誠是第一前提。

一是堅定政治立場。樹牢“四個意識”，把堅決維護總書記黨中央的核心、全黨的核心地位，堅決維護黨中央權(quán)威和集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)作為最大的政治，不斷提高政治敏銳性和鑒別力。

二是把握政治原則。深刻理解習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想的精神實質(zhì)，謹(jǐn)記新形勢下黨委的組織原則、領(lǐng)導(dǎo)制度和議事規(guī)則，依法依規(guī)做好會議組織服務(wù)工作。三是強化政治擔(dān)當(dāng)。堅持忠于職守、忠誠履職，既要隨時聽候組織調(diào)遣，隨時處于“備戰(zhàn)狀態(tài)”，保證會議組織得快、服務(wù)得好，又要忠實記錄常委會決策內(nèi)容，全面、客觀、準(zhǔn)確體現(xiàn)黨委決策意圖。守規(guī)范

堅持會議組織服務(wù)工作程序化、規(guī)范化、制度化，是保證常委會高質(zhì)量決策的重要因素。

一是安排議題規(guī)范。密切關(guān)注中央、省委重要會議文件精神，第一時間提出上會建議。梳理匯總上級考核要求，統(tǒng)籌安排常委會需要定期研究的重點事項。做好日常議題收集匯總，提前謀劃、主動溝通，在被動中求主動。

二是上會材料規(guī)范。明確材料擬稿、印制和行文規(guī)范。加強前置審核，嚴(yán)把政治關(guān)、政策關(guān)、法律關(guān)。實行三遍檢查制，印制前查內(nèi)容格式、報送后查印刷裝訂、分裝后查份數(shù)頁碼，確保準(zhǔn)確無誤。

三是會議通知規(guī)范。建立工作人員微信群，通過發(fā)布預(yù)告、通知提醒等方式，隨時互動溝通、掌握動態(tài)。會議通知采取三重通知法：文字通知、微信提醒、電話反饋，做到又快又準(zhǔn)。

四是會場服務(wù)規(guī)范。實行場內(nèi)場外專人負(fù)責(zé)制，場內(nèi)負(fù)責(zé)記錄，協(xié)調(diào)處理突發(fā)情況，承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦事項；場外負(fù)責(zé)值守，服務(wù)候會人員，發(fā)放材料，組織入場，做好議題銜接工作。五是會后工作規(guī)范。會后及時清理會場，回收遺留材料，清退涉密材料。按要求起草會議紀(jì)要、整理會議記錄。對責(zé)任不明的議定事項，及時提醒領(lǐng)導(dǎo)并協(xié)調(diào)督促有關(guān)單位落實。嚴(yán)格做好文件資料歸檔，注重會后總結(jié)，分析問題，改進工作。須嚴(yán)謹(jǐn)

常委會會議組織服務(wù)涉及面廣，頭緒繁雜，小失誤就可能釀成大后果，處事嚴(yán)謹(jǐn)是做好組織服務(wù)工作的制勝法寶。一是議程設(shè)計嚴(yán)謹(jǐn)。根據(jù)會議議題情況，按照先急后緩、先重后輕、先同后異的原則，科學(xué)擬定會議議程、精心安排議題順序、合理分配匯報時間、統(tǒng)籌確定列席單位，保證會議井然有序。

二是請假把關(guān)嚴(yán)謹(jǐn)。嚴(yán)格執(zhí)行書面、口頭“雙請假”制度，對因特殊情況不能參加會議的領(lǐng)導(dǎo)，在工作人員逐級書面報告的同時，由擬請假領(lǐng)導(dǎo)向會議主持人口頭請假。三是會場控制嚴(yán)謹(jǐn)。除參會領(lǐng)導(dǎo)和固定服務(wù)人員外，其他無關(guān)人員一律禁止進場旁聽。如有緊急情況、緊急公文需要向與會領(lǐng)導(dǎo)請示、報批的，由服務(wù)人員傳遞文件或請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)離場辦理。

四是新聞報道嚴(yán)謹(jǐn)。會前與議題呈報單位協(xié)商確定是否宣傳報道，并在議程安排表中注明。會中，根據(jù)議題報道要求，由服務(wù)人員引領(lǐng)新聞記者進入或離開會場。求高效

常委會會議時效性強，快捷高效完成任務(wù)是做好組織服務(wù)工作的重要要求。

一是議題溝通提前。加強與公文辦理處室的溝通協(xié)調(diào)，隨時了解情況，督促有關(guān)單位確定議題名稱、匯報人及列席單位，提前準(zhǔn)備好會議材料。

二是議題銜接有序。場內(nèi)、場外服務(wù)人員加強溝通配合，密切關(guān)注會議進程，及時轉(zhuǎn)換銜接議題。每個議題即將結(jié)束時，引導(dǎo)下一位匯報人提前入場，保證會議進程緊湊自然。三是紀(jì)要起草迅速。會議紀(jì)要具有極強的權(quán)威性、指導(dǎo)性和時效性，起草工作要力求“早”，體現(xiàn)“快”，突出“好”，一般情況下24小時內(nèi)送審，特殊緊急情況立即起草送審。重保密

常委會會議涉及黨委重大決策和敏感事項，保密是貫穿會議組織服務(wù)全過程的底線要求。

一是嚴(yán)格保密教育。定期學(xué)習(xí)保密規(guī)定，增強保密意識。加強相互提醒和監(jiān)督，嚴(yán)守底線，守口如瓶，堅決杜絕因好面子、講義氣或疏忽大意而泄露會議內(nèi)容。

二是嚴(yán)格保密措施。會議存檔資料由專用保密柜存放，嚴(yán)格執(zhí)行借閱審批制度。統(tǒng)一收集銷毀作廢資料，不外傳、不外帶。對涉密會議紀(jì)要，堅持專人定密，使用專用電腦起草、刻盤存儲讀取，專人校對發(fā)放，確保全程保密。

第五篇：會議組織要點與代表座次

年會是企業(yè)激勵員工、展示業(yè)績、聯(lián)系客戶的重要手段。通過豐富多彩的活動、豐厚的獎品、誘人的美食以及輕松的旅行，帶給員工和客戶美好的體驗。下面，按照年會的七個環(huán)節(jié)（確定活動立項/制定預(yù)算/選定會務(wù)代理/確定方案/確認(rèn)實施細(xì)節(jié)/結(jié)算/總結(jié)），就年會的組織要點，綜述如下，供大家參考：

年會的組織有五個要素是我們必須首先確定的：預(yù)算、人數(shù)、參會人員組成、會議主要議題、會議時間，這五個要素牽涉到在整個年會組織過程中選址、酒店、餐標(biāo)、禮品、活動安排等一系列決策。項目立項不是我們在這里的討論范疇，但如果您是新人，接手行政工作后可以查看往年的工作記錄，以便未雨綢繆。在制定預(yù)算環(huán)節(jié)，主要考慮交通、住宿、膳食、會議綜費、禮品，有的年會還要加上會后的旅游預(yù)算。

選定會務(wù)代理是組織年會便捷可靠的方法。第一，可以節(jié)省預(yù)算，花同樣的錢可以辦更多的事。不可理解？這就要了解酒店的定價體系,一般而言,酒店的價格從高到低會分為:門市價、前臺折扣價、商務(wù)公司價格、會議團價、旅游團價五個檔次。這就是為什么有的網(wǎng)友抱怨直接向酒店訂場地和客房反而比通過會務(wù)公司報價高的原因。隔行如隔山,其中有許多的操作技巧是業(yè)外人士所不知道的。第二，可以節(jié)省時間、簡化操作流程。專業(yè)的會展代理對酒店場地及提供的服務(wù)都比較熟悉，按照您的年會組織五要素，他們可以很快推薦合適的地點給您。如果您選的會務(wù)代理公司經(jīng)驗豐富，他們應(yīng)該可以很快報出初步的預(yù)算供您參考。第三，更好地協(xié)調(diào)酒店關(guān)系，以保障會議的順利進行。年會的組織實施是個繁瑣的服務(wù)過程，它是一個需要很多協(xié)調(diào)工作的系統(tǒng)工程。會務(wù)代理公司的操作經(jīng)驗以及和會務(wù)酒店良的好合作關(guān)系是非常重要的。比如cheackin,按照酒店的規(guī)定，在下午14:00以后客人方可入住，特別是在旅游旺季（對上海而言,就是3-5月以及9-11月）,如果您的會務(wù)活動人數(shù)眾多（比如用房數(shù)在100間以上）,而酒店在前一天是滿房的情況下,就會造成大批客人到店后無法入住的情況,這時候就需要會務(wù)代理公司動用人脈和酒店各部門（前臺、禮賓部、客房部等）進行協(xié)調(diào),以解決入住問題.又或者在會場搭建時的提前進場時間,需要和酒店工程部、宴會廳及保安部進行協(xié)調(diào),如果沒有會務(wù)公司的協(xié)作,組織者會增加很大的難度.在確定方案環(huán)節(jié),首先要將此次活動的核心議題合理地安排到會議議程當(dāng)中。主會場、舞臺及背景搭建、節(jié)目選擇、餐標(biāo)及菜單、房間、接送機、會后旅游這七項是在這一環(huán)節(jié)最須留意的地方。接下來就是重要的確認(rèn)實施細(xì)節(jié)了。首先，要創(chuàng)建一個工作進度表，這是提高效率、保障活動順利進行的有效手段。工作表的內(nèi)容要包括以下幾個方面：

1、邀請的貴賓及確認(rèn)其成行；

2、舞臺設(shè)計、場地搭建、燈光音響布置的完成；

3、文書工作、會議資料的準(zhǔn)備；

4、房間分配表；

5、用餐（餐標(biāo)、菜單、主桌、臺卡）；

6、交通安排；

7、各項工作的負(fù)責(zé)人及聯(lián)絡(luò)方式；

8、支付各項定金的時間表；

9、表演者的邀請及確認(rèn)；

10、禮品、胸花、指示牌、胸卡；

11、會務(wù)照片及錄像資料的制作和贈送。

在檢查準(zhǔn)備工作的時候，關(guān)鍵點是：圍繞年會的目的、重要人物、核心議題的關(guān)聯(lián)活動是否夠豐富、夠突出。在客戶年會上讓贊助商搶了風(fēng)頭就得不償失了。

在結(jié)算環(huán)節(jié)，關(guān)鍵是在活動進行過程當(dāng)中，要事先指定專人在酒店的每個消費場所簽單確認(rèn)。比如自助餐的用餐人數(shù)、用車的時間及里程、洗衣及長途電話費、上網(wǎng)費、酒水、大堂吧消費、迷你吧消費、會議茶歇的人數(shù)等等。一般而言，酒店的各項預(yù)定都有保證人數(shù)的要求，在預(yù)計人數(shù)的5-10％以內(nèi)，酒店是可以靈活處理的。

總結(jié)報告的內(nèi)容應(yīng)該包括此次活動是否達(dá)到了預(yù)期目的，預(yù)算執(zhí)行情況、對會務(wù)代理的服務(wù)評價、不足和建議。