第一篇：公文寫作的快速成文技巧

公文是實用文，是為解決現(xiàn)實工作中的實際問題，處理具體事務(wù)而撰寫的。而問題的解決、事務(wù)的處理又必須在一定的時間內(nèi)進(jìn)行，因此，公文寫作有嚴(yán)格的時限要求，其價值和作用很大程度上就體現(xiàn)在時效性上。有的公文在領(lǐng)導(dǎo)研究決定后就需要立即起草成文，交付使用；有的則要求在工作過程中制作，與工作同步進(jìn)行，工作結(jié)束，公文也要完成。所以，公文寫作任務(wù)常常來得急，要求處理也快，這就要求公文寫作者要掌握快速成文技巧，爭取一稿成功。

以往人們對公文快速寫作大都局限于從結(jié)構(gòu)模式方面進(jìn)行研究，視角狹窄，成果較為粗淺。本文試圖從更為廣闊的視角進(jìn)行審視、研究，力求厘清影響公文快速寫作的相關(guān)因素，并在公文寫作思路和結(jié)構(gòu)模式的聯(lián)系方面提出自己的見解。

一、留心搜集資料，善于參考借用

資料的積累、儲備是快寫的基礎(chǔ)。如果平時沒有各種寫作資料的充足積累和儲備，遇到公文應(yīng)急寫作就難免會有“無米下鍋”的尷尬。所以，作為經(jīng)常性的公文撰稿人員在平時工作中就應(yīng)有意識地注意搜集和積累相關(guān)資料，做搜集資料的有心人，有備而無患。平時要留心各種事情，“眼觀六路，耳聽八方”，凡是與公文寫作有關(guān)的事情和問題都要想一想。記下來。工作中經(jīng)手的各種文件、會議記錄、報表、總結(jié)、計劃、報刊等文字資料都要注意保存，不要隨意丟棄。這樣日積月累，就能搜集到許多有用的資料。然后對資料進(jìn)行分類整理，建立適于自己使用的資料庫，一旦有了寫作任務(wù)，馬上就能派上大用場。有些資料需要根據(jù)新的寫作語境進(jìn)行概括、重組，有的資料則可以直接取而用之。另外，舊資料還可以幫助、啟發(fā)寫作者疏通寫作思路，安排結(jié)構(gòu)布局和進(jìn)行語言表述。

當(dāng)然，公文寫作只靠平時積累的資料是不夠的，還應(yīng)該輔之以寫時搜集。但平時積累是基礎(chǔ)、是保障，沒有平時積累，公文快寫是行不通的。

二、明確行文目的，確立公文主旨

行文目的，即公文的制發(fā)意圖。公文應(yīng)實際工作的需要而制發(fā)，是為解決現(xiàn)實問題，為“做事”而寫的，有明確的目的性。行文目的是公文寫作的動力因素，表現(xiàn)在文本中就形成了公文的主旨，它決定和制約著公文寫作的方方面面，是公文快速生成的第一要素。因此，公文寫作之初，首先第一步工作就是要明確行文目的，確立公文主旨，弄清楚為什么要寫這篇公文?寫給誰?寫這篇公文究竟是要做什么事?只有明確了這三個問題，才好下筆行文。這三個問題的答案就是行文目的和公文主旨的具體內(nèi)涵。如果主旨含糊、目的不明確就倉促行文，結(jié)果不是寫不下去就是“下筆千言，離題萬里”，欲速而不達(dá)。

公文寫作大多都是領(lǐng)導(dǎo)授意，文秘人員執(zhí)筆，領(lǐng)導(dǎo)意圖是形成公文主旨的原創(chuàng)因素。因此“明確行文目的，確立公文主旨”，就要善于領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。領(lǐng)導(dǎo)在布置寫作任務(wù)時，要認(rèn)真聆聽，最好能邊聽邊記，有不明確的問題要當(dāng)場請教，要善于領(lǐng)會和把握領(lǐng)導(dǎo)講話的重點、要點，以便順利形成主旨。此外，確立公文主旨還要結(jié)合實際情況和需要，迅速摸清這項工作或活動的背景、內(nèi)容、要求和重點，以及它與現(xiàn)階段中心工作的關(guān)系等相關(guān)情況，對工作全局做到心中有數(shù)。這樣，吃透上下兩頭，在領(lǐng)導(dǎo)意圖和實際工作需要的結(jié)合點上動腦筋，確立的主旨才會有較強(qiáng)的針對性和實用性。

三、了解公文種類，選擇適用文種

公文是一個文章大家族，種類很多。我國現(xiàn)行法定公文主要分“黨”、“政”兩大類，黨的機(jī)關(guān)公文有14種，國家行政機(jī)關(guān)公文有13種。不同文種功能各異，適用范圍也不同，因此選用文種也是公文寫作首先需要解決的一個問題。只有選對了適用的文種，才能最大限度地發(fā)揮公文的效用。有人比喻：“選錯了文種，等于搭錯了車”，要想達(dá)到行文目的，無異于南轅北轍。因此，選用文種一定要慎重，不可馬虎。

如何正確選用文種？限于篇幅，筆者不能展開細(xì)述。概括講，就是要了解、熟悉公文種類，作者只有具備相應(yīng)的文體知識，熟悉不同文種的功用特點，才能根據(jù)行文需要正確選用文種。而了解、熟悉公文種類的功用特點和適用范圍，最權(quán)威的依據(jù)就是兩個公文法規(guī)性文件：XX年8月24日發(fā)布，XX年1月1日起施行的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和1996年5月3日發(fā)布的《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例》。另外，有一些特點、功能相近，適用范圍不太好區(qū)分的容易混淆的文種，使用時要格外注意，不要用錯。如公告、通告和通知，獎懲性決定與表彰批評性通報，報告與請示，請示與請批函，批復(fù)與批準(zhǔn)函，報告與意見等。如何區(qū)分這些容易混淆的文種，另有專家學(xué)者撰文專論，此不贅述。

四、遵循思維規(guī)律，理清寫作思路

快速寫作要求作者要有清晰的寫作思路(套路)，主要寫什么內(nèi)容，分幾個步驟、層次，如何開頭和結(jié)尾？?都要成竹在胸。

公文程式化特點明顯，同一文種、類型公文的寫作思路大體是一致的，它們都遵循共同的思維程序和規(guī)律，給公文快速寫作在構(gòu)思環(huán)節(jié)奠定了基礎(chǔ)，這就是人們所謂公文寫作思維模式的功用。如祈使類公文的目的和作用是告知受文者：發(fā)文者欲做某事，并要求受文者有所行動(幫助、執(zhí)行、遵從)，所以其寫作思路就是：為什么做做什么怎么做。如命令、決定、大部分的通告、通知以及請示、批復(fù)、函、意見等祈使類公文都可以運(yùn)用這種方法構(gòu)思。而告知類公文的目的和作用則只是讓受文者知曉某事，并不要求有所行動，所以寫作思路就是：為什么做是什么怎么樣。如公告、一部分通告、通知以及通報、報告等告知類公文可以運(yùn)用此法構(gòu)思。絕大多數(shù)公文的寫作思路都可以分成這樣前后相互關(guān)聯(lián)的三個步驟，有人稱之為“三段思維法”。當(dāng)然，這只是就大類而言，如果具體到某一文種或某一文種小的類型，寫作思路還可以劃分得更細(xì)一些。如事故報告的寫作思路可以分成四步：(1)情況介紹：概述事故發(fā)生的時間、地點、嚴(yán)重后果以及事后的善后處理隋況；(2)分析原因：分析事故發(fā)生的直接原因和深層原因；(3)吸取教訓(xùn)，采取防范措施；(4)對事故主要責(zé)任者的處理。

熟悉和掌握各類公文寫作的思維模式，遵循邏輯思維規(guī)律，就能迅速理清公文寫作思路，達(dá)到迅速構(gòu)思、快速寫作的目的。

五、掌握結(jié)構(gòu)模式，迅速判斷套用

文章結(jié)構(gòu)是作者思路的書面物化形式，公文作者的寫作思路反映在文本結(jié)構(gòu)中就形成了公文的層次安排。如上述“三段思維法”表現(xiàn)在公文結(jié)構(gòu)中就形成了公文的三個大的層次(部分)，一般公文寫作教科書將其概括為：緣由事項要求(或結(jié)語)，這就是公文內(nèi)容的邏輯結(jié)構(gòu)模式。它是對各公文文種結(jié)構(gòu)特點的概括和總結(jié)，適用于許多文種的寫作，可作為公文結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)范本參考、借鑒、套用。這三部分的常見寫法如下：

開頭緣由部分主要說明發(fā)文原因、依據(jù)、目的，開宗明義，概括地交代行文的基本意向或情況，并提起下文，讓讀者知道為什么發(fā)文。這部分寫法有一些較固定的模式，常見的有概述式、根據(jù)式、目的式、引述式等。中間事項部分圍繞行文的基本意向展開內(nèi)容，敘述情況、分析問題、制定決策和解決問題的原則、方法和措施，讓讀者明白怎么做。常見寫法有段組式、條款式、小標(biāo)題式等。結(jié)尾要求部分提出要求、請求、希望、號召等，常用一些慣用語和請求式、總結(jié)式、強(qiáng)調(diào)式、呼應(yīng)式等模式作正文的結(jié)束。也有公文不要專門的結(jié)尾，正文寫完，自然結(jié)束，全文只有兩部分。

與上述邏輯結(jié)構(gòu)模式相對應(yīng)的還有公文的篇章結(jié)構(gòu)模式，也是快速寫作所要掌握的。篇章結(jié)構(gòu)模式也稱“公文結(jié)構(gòu)的體式布局”、“公文結(jié)構(gòu)的外形體式”，它是深層邏輯結(jié)構(gòu)的要素變化在篇章文字層面的反映。它的任務(wù)是對公文的材料、段落、文字進(jìn)行排列組合，尋求最佳表現(xiàn)形式。常見的公文篇章結(jié)構(gòu)模式有：(1)篇段合一式，(2)撮要分條式，(3)分列小標(biāo)題式，(4)分塊式，(5)主附件式，(6)條項貫通式，(7)章斷條連式，(8)并列式等。公文結(jié)構(gòu)模式化特點明顯，寫作人員只要熟悉、掌握上述常用結(jié)構(gòu)模式，緊急情況下就可以根據(jù)具體情況和需要迅速做出判斷，套用某一模式，使文稿快速成型。

六、學(xué)會公文慣用語，方便快捷表述

語言是文章的重要構(gòu)成要素，文章的內(nèi)容和形式都要靠語言來表現(xiàn)。文章要想寫得快且好，作者一定要有較高的語言表達(dá)能力。所以人們常稱文學(xué)家、文章高手為“語言大師”。公文是實用文體，寫作時效性要求比較嚴(yán)，寫作人員不能像作家搞創(chuàng)作那樣“十年磨一劍”、“吟安一個字，捻斷數(shù)根須”，而是要快速表達(dá)，下筆成章。怎樣才能快速表達(dá)？除了要多讀勤寫，培養(yǎng)公文語感這個根本方法外，還應(yīng)該學(xué)習(xí)和掌握公文慣用語。公文慣用語是適應(yīng)公務(wù)活動的需要，在長期公文寫作實踐中逐漸形成的一套規(guī)范化、定型化的公文專用語，它在準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)乇硎龉膬?nèi)容的同時，還能增強(qiáng)公文簡明、莊重的語體風(fēng)格。學(xué)會運(yùn)用這些慣用語，就能方便、快捷地進(jìn)行表述，而無須在語言表述上太費(fèi)周折。這些慣用語一般多用在公文的開頭、過渡和結(jié)尾處。開頭的慣用語常見的有“為了……”、“根據(jù)……”、“由于……”、“目前(當(dāng)前)……”、“……收悉”、“經(jīng)……研究”等；過渡的慣用語有“現(xiàn)通知(通告)如下”、“特作如下決定(規(guī)定)”、“擬采取如下措施”、“為此……”、“綜上所述……”等；結(jié)尾的慣用語主要有“特此通知(通告)”、“特此批復(fù)”、“此復(fù)”、“特此函告”、“以上報告，請審閱”、“妥否，請批復(fù)”、“請認(rèn)真貫徹執(zhí)行”等。

公文快速寫作是現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，是工作的需要。研究公文寫作快速成文的方法、技巧有很重要的現(xiàn)實意義和推廣價值。公文快速成文技巧并不是空想臆造的東西，而是在人們長期公文寫作實踐經(jīng)驗的基礎(chǔ)上總結(jié)出來的帶有規(guī)律性的方法、規(guī)則。它能有效地指導(dǎo)人們的公文寫作活動，提高人們的公文寫作能力，使人們能高效、快捷地寫好公文。

第二篇：淺談公文的快速寫作之道

七步成詩 倚馬可待——淺談公文的快速寫作之道

作者/孫卓名

《世說新語·文等》中記載：“桓宣武北征，袁虎時從，被責(zé)免官，會須露布文，喚袁倚馬前令作，手不掇筆，俄得七紙，殊可觀?！币馑际钦f，東晉司馬桓溫領(lǐng)兵北征，命令袁虎速擬公文，袁虎靠著戰(zhàn)馬，運(yùn)筆如風(fēng)，一氣寫下七張紙，且寫得很好。后人因此以“倚馬可待”來形容文思敏捷，寫文章快。

古今中外，曾出現(xiàn)過眾多文思敏捷的大家，如三國時期曹植七步成詩，傳為千古佳話；“初唐四杰”之一的王勃，即席揮就《滕王閣序》，文驚四座； 隊民日報》原社長、總編輯鄧拓，邊寫作、邊發(fā)排，速度之快在新聞界廣為傳誦；原蘇聯(lián)作家高爾基，僅用一個晚上就寫出了著名短篇小說倔上》。人們常認(rèn)為文不加點、下筆成章是天賦所致，似乎普通人難以高攀，其實不然，才思敏捷固然有先天的因素，但歸根結(jié)底還是要靠平日的嚴(yán)格訓(xùn)練。

當(dāng)今社會的各類數(shù)字化、現(xiàn)代化辦公設(shè)備和計算機(jī)應(yīng)用軟件，為快速寫作提供了遠(yuǎn)遠(yuǎn)優(yōu)于過去的便利條件，同時也對辦公效率和寫作速度提出了更高的要求。特別是對一些應(yīng)急寫作任務(wù)，單靠常規(guī)的精雕細(xì)琢的方法是不夠的，必須有一手快速寫作的本領(lǐng)。

（一）強(qiáng)化快速寫作的意識，養(yǎng)成冒厲風(fēng)行的作風(fēng)

提高寫作速度，首先要解決認(rèn)識問題。日常工作中，人們往往抱著“寫作是慢功夫”的觀念，不想提筆、不愿提筆、不敢提筆，這就束縛了自己的發(fā)展空間。從一個人學(xué)習(xí)寫作、養(yǎng)成能力的角度考察，古有即興而作的對歌、賽詩、對聯(lián)，今有人們在果斷決策或大悲大喜之后的奮筆疾書、揮毫潑墨，這些都是快寫的典型例證。所以，必須不斷強(qiáng)化快速寫作意識，說干就干、不拖不壓，并有意識地壓縮動筆行文的時間，加快節(jié)奏，提高效率，這樣也能為后續(xù)的修改、審核、簽發(fā)擠出充足的時間。要勤學(xué)多練，定期開展快速寫作練習(xí)?！白x書十篇不如作一篇”，要多動筆，自覺給自己布置任務(wù)，培養(yǎng)和鍛煉個人快思維、快行文的習(xí)慣和能力，決不能不緊不慢，沒任務(wù)的時候閑著，有任務(wù)的時候臨時抱佛腳，這樣不但寫出的文稿質(zhì)量不高，也無法提高寫作速度。

（二）強(qiáng)化日常知識的儲備，打牢快速寫作的基礎(chǔ)

寫作速度的快慢，全在于作者文思敏捷還是遲緩，而文思是否敏捷則取決于作者的實踐經(jīng)驗和理論水平，只有對工作情況了解得全面、對問題理解得深入，才能全面、準(zhǔn)確地認(rèn)識問題，客觀、深入地分析問題，才能快速、清晰地理出行文思路。

一要注重資料積累。資料的積累是快速寫作的基礎(chǔ)，如果沒有平時各種寫作資料的充足儲備，遇到應(yīng)急寫作任務(wù)就難免會有“無米下鍋”的尷尬。因此，要充分發(fā)揮辦公綜合部門參與政務(wù)的優(yōu)勢，工作中經(jīng)手的各種文件、總結(jié)、會議記錄、統(tǒng)計報表、報刊等文字資料都要注意學(xué)習(xí)和保存，做到對本單位的重點工作、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)了然于心。這樣，當(dāng)接到寫作任務(wù)時，就能迅速調(diào)動自己的“庫存”，根據(jù)有關(guān)政策和本單位實際，抓準(zhǔn)問題，確定主旨，否則便會茫無頭緒，寫起來自然會文思不濟(jì)、一籌莫展。

二要做好資料的分類整理。在注重資料積累的基礎(chǔ)上，要對日常接觸到的各類資料分類整理。按照文稿種類、成文時間等對資料分門別類，以方便日后檢索查詢。(文秘工作　004km.cn)平時對資料分類整理得越細(xì)、越精，檢索時就會越快、越準(zhǔn)，在應(yīng)急寫作時就會節(jié)省大量時間。

三要注意總結(jié)“套路”。要通過日常寫作實踐，總結(jié)歸納不同文種的行文特點和寫作規(guī)律，摸索出不同文稿在標(biāo)題制作、開頭結(jié)尾、層次結(jié)構(gòu)、表達(dá)方式等方面約定俗成的“套路”，并把它們固定下來。這樣寫作中就不一定篇篇“另起爐灶”構(gòu)建思路，只需按照不同要求給文章“加料”即可，這對于快速寫作十分重要。如果對不同文稿的“套路”不熟悉，就會常常邊想寫什么，邊想怎么來組織這些內(nèi)容，寫作速度自然不會太快。

四要善于提前準(zhǔn)備。要增強(qiáng)工作的主動性和預(yù)見性，對于例行性和程序性工作要提前準(zhǔn)備，爭取主動。如提前準(zhǔn)備月度、工作總結(jié)；在開展專項行動期間，按照方案規(guī)定的不同階段，定期收集材料、匯總數(shù)據(jù)、總結(jié)工作。要多關(guān)注上級機(jī)關(guān)近期的會議主題及工作重點，多關(guān)注本轄區(qū)的熱點、難點問題，有針對性地收集信息、準(zhǔn)備材料。這樣，一旦有應(yīng)急任務(wù)，就可以從容應(yīng)對，直接把這些備用材料拿來使用。

（三）掌握快速寫作的技巧，培養(yǎng)靈敏迅速的文思

很多文秘人員工作中常常有這樣的苦惱，越是急于完成寫作任務(wù)，越是不知道該如何下筆，寶貴的寫作時間白白浪費(fèi)在了焦慮和徘徊中。因此，在提高認(rèn)識、打牢基礎(chǔ)的基礎(chǔ)上，文秘人員還需要掌握一些竅門，遵循一定的程序，這樣在應(yīng)急寫作時，就可以有條不紊地緊張進(jìn)行，這是快速寫作的可靠保證。

一要快速搜集材料，這是基礎(chǔ)。要根據(jù)寫作要求、圍繞寫作主題，快速搜集所需材料。通常來說，一份文稿不可能全部使用臨時收集的材料，一般只有實時性、專題性數(shù)據(jù)和情況才需要現(xiàn)時收集，而一些常規(guī)性、基礎(chǔ)性材料則可以參考平時積累。這就要求文秘人員在接到寫作

第三篇：常用公文寫作格式與技巧(精品免費(fèi)下載)

常用公文寫作格式與技巧

（一）上行文種的寫法

1、請示

請示是向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)時使用的一種上行文種。請示要堅持一文一事。即一份請示只能向上級請示批準(zhǔn)一個問題，以便上級及時、專一地進(jìn)行處理；請示的主送機(jī)關(guān)也只能是一個，不能多頭請示。請示的內(nèi)容由三部分構(gòu)成： “三段式”?！叭问健辈皇且怀刹蛔兊哪Ｊ?，它必然由于不同的內(nèi)容表現(xiàn)為多變狀態(tài)：

（1）情況——做法——問題（意見）；

（2）情況（做法）——問題——今后意見；

（3）情況——原因（責(zé)任）——下步做法；

（4）情況——原因——責(zé)任及處理意見；

通報是“表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神或情況”時使用的文種。通報的類型有四種：（1）用于表揚(yáng)好人好事的，稱“表彰性通報”；

（2）用于批評錯誤的，稱“批評性通報”；

（3）用于傳達(dá)情況的，稱“情況性通報”；

（4）用于傳達(dá)上級指示精神的，稱“指導(dǎo)性通報”。

要注意吸收少數(shù)人正確的意見。對反映會議中心議題的正確意見，可采用“會議聽取了”、“會議討論了”、“會議研究了”“會議認(rèn)為”、“會議決定”等提法，加以集中概括，簡明扼要地反映出來。

（三）公布性文種的寫法

1、公告和通告

公告是黨和國家機(jī)關(guān)向國內(nèi)外先部重要事項或者法定事項時使用的文種。

（1）開頭部分寫請示的緣由或背景，要求寫得充分而又簡明；（2）主體部分寫請求的事項，要求寫得實際、合理、明確、簡要；（3）結(jié)尾部分寫希望、要求，可以使用以下慣用語，如：“妥否，請批示”或“當(dāng)否，請批示”或“以上請示，望予審批”或“以上意見，如無不妥，請批轉(zhuǎn)XXX執(zhí)行”等。

2、報告

報告是向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議、回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問或要求時使用的一種文種。

報告與請示雖同屬于上行文，但兩者有著嚴(yán)格的區(qū)別：

（1）對上級要求不同?！皥蟾妗辈灰笊霞壟鷱?fù)；“請示”則要求上級批復(fù)。

（2）行文時間不同?！皥蟾妗笔鞘轮谢蚴潞笮形?；“請示”是事前行文。

（3）文種性質(zhì)不同。“報告”是陳述性的上行公文；“請示”是請求性的上行公文。

（4）結(jié)尾用語不同?！皥蟾妗钡慕Y(jié)尾一般用“專此報告”、“特此報告”等詞語，有的干脆不用，報告事項完了，全文就結(jié)束；“請示”則一般用“可否（或妥否），請批示”，對上級要求十分肯定。

報告的內(nèi)涵決定了它在寫作上的通用規(guī)則，就是人們通常所講的（5）情況——問題——建議等。

（二）下行文種的寫法

１、通知

通知是黨政公文下行文中適應(yīng)性最廣、使用頻率最高的一個文種。通知適用于轉(zhuǎn)批下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

通知的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、正文、落款和附件四部分構(gòu)成。

通知的標(biāo)題有三種形式：（1）發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+事由+文種，如蘇州大學(xué)關(guān)于召開XXX會議的通知。（2）事由+文種，如，關(guān)于放暑假的通知。（3）特殊情況下形成的通知，標(biāo)題要注明性質(zhì)，在文種前加上“緊急”、“補(bǔ)充”、“聯(lián)合”、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“批轉(zhuǎn)”、“印發(fā)”等字樣。通知的正文由開頭、主體和結(jié)尾三部分構(gòu)成：（1）開頭用一自然段簡明交待通知形成的緣由和根據(jù)。（2）主體簡要敘述通知的事項。（3）結(jié)尾另起段寫明通知執(zhí)行要求，常用“以上通知，望認(rèn)真執(zhí)行”、“特此通知。”“本通知自發(fā)布之日起實行”等習(xí)慣用語表示。制發(fā)各類通知是為了解決實際問題，這就要求在通知的寫作上要主題明白顯露、文字簡明扼要、結(jié)構(gòu)先總后分，使人一目了然。

2、通報

通報是用典型事實教育干部群眾的，因此通報的事情應(yīng)當(dāng)是具有先進(jìn)的代表性或具有反面代表性的人和事以及能給人以啟迪和警省作用的典型事件。只有選這樣的材料進(jìn)行通報，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。

通報中的議說，必須是通報中典型事實的延伸，褒貶的尺度、結(jié)論的分寸、今后的工作意見都是典型事實的引發(fā)，不能牽強(qiáng)附會。

3、會議紀(jì)要

會議紀(jì)要是用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。會議紀(jì)要按內(nèi)容可分為三類：第一類是日常辦公會議紀(jì)要；第二類是指示性會議紀(jì)要，即對某一重要方面的工作綜合整理的會議紀(jì)要；第三類是討論型會議紀(jì)要，主要是對某一重大理論、實踐課題進(jìn)行研討的會議所使用的一種紀(jì)要，它具有參考性，不具有指揮性。一次工作會議，涉及問題很多，在寫會議紀(jì)要時，必須抓住會議所集中討論的幾個主要問題，形成紀(jì)要的中心，切不可面面俱到。一次工作會議在具體討論中必然會產(chǎn)生幾種不同意見，不能把這些意見都納入會議紀(jì)要，而應(yīng)該根據(jù)會議的宗旨，分析綜合各種意見，集中反映符合會議中心要求的多數(shù)人一致意見，同時，也

通告是在一定范圍內(nèi)、公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知事項時使用的文種。兩者的不同點主要有三條： 一是從所宣布告知的事項看，公告重于通告；

二是從宣布告知事項的范圍看，公告大于通告。公告是面向國內(nèi)外的，通告是面向國內(nèi)或國內(nèi)局部范圍的；

三是從發(fā)布兩告的機(jī)關(guān)看，公告發(fā)布的機(jī)關(guān)級別高，是黨和國家的高級機(jī)關(guān)；通告，上至中央，下至基層機(jī)關(guān)及國有企事業(yè)單位均可使用；

四是從所發(fā)布的方式看，公告是采用新聞手段，通過電臺、電視臺以及報紙等形式予以發(fā)布；通告既可采用公告的手段公開發(fā)布，也可在內(nèi)部行文。

兩告都是短篇公文，撰寫時必須文字簡要、層次清晰。一是要直陳其事，不繞彎、不兜圈；二是可說可不說的不說，可少說的不多說。文字簡要，才便于人們牢記、遵守。

（四）信函性文種的寫法

1、函

函是不相隸屬的機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題或向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項時使用的平行公文。函的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、受文機(jī)關(guān)、正文和落款四部分構(gòu)成：（1）標(biāo)題

函的標(biāo)題有兩種形式：發(fā)文機(jī)關(guān)名稱＋事由＋文種，如，蘇州大學(xué)關(guān)于ＸＸＸ的復(fù)函；事由＋文種，如“關(guān)于懇求ＸＸＸ的函”或“關(guān)于申請ＸＸＸ的函”；“關(guān)于請求批準(zhǔn)ＸＸＸ的函”。

（2）受文機(jī)關(guān)：頂格加冒號寫受文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范性簡稱。（3）正文：

開頭概括交代發(fā)函的原因和目（1）存根部分簡填，以便日后查考。

（2）本文部分要填寫詳細(xì)些。（3）派人聯(lián)系辦理重要或保密事情，要注明被派人員的政治面貌、職務(wù)。

（4）重要的介紹信要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)過目或在存根上簽字，有的還要限制有效期。

（5）除本文部分需加蓋公章外，存根與本文的虛線正中亦要加蓋（1）計劃的名稱。包括訂立計劃單位或團(tuán)體的名稱和計劃期限兩個要素，如“××團(tuán)委2006年工作計劃”。

（2）計劃的具體要求。一般包括工作的目的和要求，工作的項目和指標(biāo)，實施的步驟和措施等，也就是為什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。

（3）最后寫訂立計劃的日期。工作計劃的內(nèi)容。一般地講，包表現(xiàn)在哪些方面，是怎樣取得的；缺點有多少，表現(xiàn)在哪些方面，是什么性質(zhì)的，怎樣產(chǎn)生的，都應(yīng)講清楚。

（3）經(jīng)驗和教訓(xùn)。做過一件事，總會有經(jīng)驗和教訓(xùn)。為便于今后的工作，須對以往工作的經(jīng)驗和教訓(xùn)進(jìn)行分析、研究、概括、集中，并上升到理論的高度來認(rèn)識。（4）今后的打算。根據(jù)今后的工作任務(wù)和要求，吸取前一時期工的，常用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下：”、“現(xiàn)將有關(guān)問題復(fù)函如下：”等習(xí)慣用語過渡轉(zhuǎn)入主體。主體部分要簡潔得體，問題、意見要寫得明確。

結(jié)語。根據(jù)不同類型的函件事項，選擇“特此函告”、“特此復(fù)函”等習(xí)慣用語結(jié)束正文。便函也可使用“此致．敬禮”等敬語。

落款。在右下方署明發(fā)文單位名稱，加蓋公章并在下面寫明年、月、日期。

（五）其他常用應(yīng)用文的寫法

1、介紹信

介紹信是用以介紹被介紹人員的姓名、身份、人數(shù)、接洽事項等情況的專用書信。介紹信具有介紹和證明的作用。介紹信通常有兩種形式： 普通介紹信。用公文紙書寫：（1）在公文紙正中的地方寫“介紹信”三個字，字要比正文大些。（2）聯(lián)系單位或個人的稱呼。（3）被介紹人的姓名、身份、人數(shù)（派出人數(shù)較多，可寫成“×××等×人”）。

（4）接洽事項和向接洽單位或個人提出的希望。最后可寫上“請接洽”、“請予協(xié)助”、“此致敬禮”等語。

（5）本單位名稱和寫信日期，加蓋公章。

帶存根的印刷介紹信有規(guī)定格式，使用只須填上有關(guān)內(nèi)容。公章。

2、申請書

申請書是個人或集體向組織表達(dá)愿望，向機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位領(lǐng)導(dǎo)提出請求時的一種書信。申請書應(yīng)把該寫的問題寫清楚，但也要注意精煉。申請書一般是一事一書。

（1）在申請書的第一行正中寫申請書的名稱。如：“入黨（團(tuán)）申請書”、“開業(yè)申請書”等，字體較正文稍大。

（2）寫接受申請書的單位或有關(guān)負(fù)責(zé)同志的名稱。

（3）寫申請書的具體內(nèi)容： 申請的事情或理由最好分段寫，以便接受申請的一方把握要領(lǐng)。申請的理由比較多，可以從幾個方面、幾個階段談?wù)J識。（4）結(jié)尾寫表示敬意的話，如“此致敬禮”、“請領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)”等語，也可以不寫。

（5）最后寫申請人姓名或申請單位名稱（加蓋公章）和寫申請書的日期。

3、工作計劃

工作計劃是一個單位或團(tuán)體在一定時期內(nèi)的工作打算。寫工作計劃要求簡明扼要、具體明確，用詞造句必須準(zhǔn)確，不能含糊。工作計劃的格式：

括：

（1）情況分析（制定計劃的根據(jù)）。制定計劃前，要分析研究工作現(xiàn)狀，充分了解下一步工作是在什么基礎(chǔ)上進(jìn)行的，是依據(jù)什么來制定這個計劃的。

（2）工作任務(wù)和要求（做什么）。根據(jù)需要與可能，規(guī)定出一定時期內(nèi)所應(yīng)完成的任務(wù)和應(yīng)達(dá)到的工作指標(biāo)。

（3）工作的方法、步驟和措施（怎樣做）。在明確了工作任務(wù)以后，還需要根據(jù)主客觀條件，確定工作的方法和步驟，采取必要的措施，以保證工作任務(wù)的完成。

4、工作總結(jié)

總結(jié)，就是把某一時期已經(jīng)做過的工作，進(jìn)行一次全面系統(tǒng)的總檢查、總評價，進(jìn)行一次具體的總分析、總研究；也就是看看取得了哪些成績，存在哪些缺點和不足，有什么經(jīng)驗等?；厩闆r。

（1）總結(jié)必須有情況的概述和敘述，有的比較簡單，有的比較詳細(xì)。這部分內(nèi)容主要是對工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環(huán)境和基礎(chǔ)等進(jìn)行分析。

（2）成績和缺點。這是總結(jié)的中心?？偨Y(jié)的目的就是要肯定成績，找出缺點。成績有哪些，有多大，作的經(jīng)驗和教訓(xùn)，明確努力方向，提出改進(jìn)措施等。寫好總結(jié)需要注意的問題（1）總結(jié)前要充分占有材料。最好通過不同的形式，聽取各方面的意見，了解有關(guān)情況，或者把總結(jié)的想法、意圖提出來，同各方面的干部、群眾商量。一定要避免領(lǐng)導(dǎo)出觀點，到群眾中找事實的寫法。

（2）一定要實事求是，成績不夸大，缺點不縮小，更不能弄虛作假。這是分析、得出教訓(xùn)的基礎(chǔ)。（3）條理要清楚?？偨Y(jié)是寫給人看的，條理不清，人們就看不下去，即使看了也不知其所以然，這樣就達(dá)不到總結(jié)的目的。（4）要剪裁得體，詳略適宜。材料有本質(zhì)的，有現(xiàn)象的；有重要的，有次要的，寫作時要去蕪存精。總結(jié)中的問題要有主次、詳略之分，該詳?shù)囊?，該略的要略?/p>

（5）總結(jié)的具體寫作，可先議論，然后由專人寫出初稿，再行討論、修改。最好由主要負(fù)責(zé)人執(zhí)筆，或親自主持討論、起草、修改。

第四篇：常用公文寫作格式與技巧

常用公文寫作格式與技巧

（一）上行文種的寫法

1、請示

請示是向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)時使用的一種上行文種。請示要堅持一文一事。即一份請示只能向上級請示批準(zhǔn)一個問題，以便上級及時、專一地進(jìn)行處理；請示的主送機(jī)關(guān)也只能是一個，不能多頭請示。請示的內(nèi)容由三部分構(gòu)成：

（1）開頭部分寫請示的緣由或背景，要求寫得充分而又簡明；（2）主體部分寫請求的事項，要求寫得實際、合理、明確、簡要；

（3）結(jié)尾部分寫希望、要求，可以使用以下慣用語，如：“妥否，請批示”或“當(dāng)否，請批示”或“以上請示，望予審批”或“以上意見，如無不妥，請批轉(zhuǎn)XXX執(zhí)行”等。

2、報告

報告是向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議、回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問或要求時使用的一種文種。

報告與請示雖同屬于上行文，但兩者有著嚴(yán)格的區(qū)別：

（1）對上級要求不同?！皥蟾妗辈灰笊霞壟鷱?fù)；“請示”則要求上級批復(fù)。（2）行文時間不同。“報告”是事中或事后行文；“請示”是事前行文。

（3）文種性質(zhì)不同?！皥蟾妗笔顷愂鲂缘纳闲泄?；“請示”是請求性的上行公文。

（4）結(jié)尾用語不同?！皥蟾妗钡慕Y(jié)尾一般用“專此報告”、“特此報告”等詞語，有的干脆不用，報告事項完了，全文就結(jié)束；“請示”則一般用“可否（或妥否），請批示”，對上級要求十分肯定。

報告的內(nèi)涵決定了它在寫作上的通用規(guī)則，就是人們通常所講的“三段式”。“三段式”不是一成不變的模式，它必然由于不同的內(nèi)容表現(xiàn)為多變狀態(tài)：（1）情況——做法——問題（意見）；

（2）情況（做法）——問題——今后意見；（3）情況——原因（責(zé)任）——下步做法；（4）情況——原因——責(zé)任及處理意見；（5）情況——問題——建議等。

（二）下行文種的寫法

１、通知

通知是黨政公文下行文中適應(yīng)性最廣、使用頻率最高的一個文種。通知適用于轉(zhuǎn)批下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

通知的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、正文、落款和附件四部分構(gòu)成。通知的標(biāo)題有三種形式：（1）發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+事由+文種，如蘇州大學(xué)關(guān)于召開XXX會議的通知。（2）事由+文種，如，關(guān)于放暑假的通知。（3）特殊情況下形成的通知，標(biāo)題要注明性質(zhì)，在文種前加上“緊急”、“補(bǔ)充”、“聯(lián)合”、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“批轉(zhuǎn)”、“印發(fā)”等字樣。通知的正文由開頭、主體和結(jié)尾三部分構(gòu)成：（1）開頭用一自然段簡明交待通知形成的緣由和根據(jù)。（2）主體簡要敘述通知的事項。（3）結(jié)尾另起段寫明通知執(zhí)行要求，常用“以上通知，望認(rèn)真執(zhí)行”、“特此通知?！薄氨就ㄖ园l(fā)布之日起實行”等習(xí)慣用語表示。制發(fā)各類通知是為了解決實際問題，這就要求在通知的寫作上要主題明白顯露、文字簡明扼要、結(jié)構(gòu)先總后分，使人一目了然。

2、通報 通報是“表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神或情況”時使用的文種。通報的類型有四種：（1）用于表揚(yáng)好人好事的，稱“表彰性通報”；（2）用于批評錯誤的，稱“批評性通報”；（3）用于傳達(dá)情況的，稱“情況性通報”；

（4）用于傳達(dá)上級指示精神的，稱“指導(dǎo)性通報”。通報是用典型事實教育干部群眾的，因此通報的事情應(yīng)當(dāng)是具有先進(jìn)的代表性或具有反面代表性的人和事以及能給人以啟迪和警省作用的典型事件。只有選這樣的材料進(jìn)行通報，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。

通報中的議說，必須是通報中典型事實的延伸，褒貶的尺度、結(jié)論的分寸、今后的工作意見都是典型事實的引發(fā)，不能牽強(qiáng)附會。

3、會議紀(jì)要

會議紀(jì)要是用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。會議紀(jì)要按內(nèi)容可分為三類：第一類是日常辦公會議紀(jì)要；第二類是指示性會議紀(jì)要，即對某一重要方面的工作綜合整理的會議紀(jì)要；第三類是討論型會議紀(jì)要，主要是對某一重大理論、實踐課題進(jìn)行研討的會議所使用的一種紀(jì)要，它具有參考性，不具有指揮性。一次工作會議，涉及問題很多，在寫會議紀(jì)要時，必須抓住會議所集中討論的幾個主要問題，形成紀(jì)要的中心，切不可面面俱到。

一次工作會議在具體討論中必然會產(chǎn)生幾種不同意見，不能把這些意見都納入會議紀(jì)要，而應(yīng)該根據(jù)會議的宗旨，分析綜合各種意見，集中反映符合會議中心要求的多數(shù)人一致意見，同時，也要注意吸收少數(shù)人正確的意見。對反映會議中心議題的正確意見，可采用“會議聽取了”、“會議討論了”、“會議研究了”“會議認(rèn)為”、“會議決定”等提法，加以集中概括，簡明扼要地反映出來。

（三）公布性文種的寫法

1、公告和通告

公告是黨和國家機(jī)關(guān)向國內(nèi)外先部重要事項或者法定事項時使用的文種。通告是在一定范圍內(nèi)、公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知事項時使用的文種。兩者的不同點主要有三條：

一是從所宣布告知的事項看，公告重于通告；

二是從宣布告知事項的范圍看，公告大于通告。公告是面向國內(nèi)外的，通告是面向國內(nèi)或國內(nèi)局部范圍的；

三是從發(fā)布兩告的機(jī)關(guān)看，公告發(fā)布的機(jī)關(guān)級別高，是黨和國家的高級機(jī)關(guān)；通告，上至中央，下至基層機(jī)關(guān)及國有企事業(yè)單位均可使用； 四是從所發(fā)布的方式看，公告是采用新聞手段，通過電臺、電視臺以及報紙等形式予以發(fā)布；通告既可采用公告的手段公開發(fā)布，也可在內(nèi)部行文。

兩告都是短篇公文，撰寫時必須文字簡要、層次清晰。一是要直陳其事，不繞彎、不兜圈；二是可說可不說的不說，可少說的不多說。文字簡要，才便于人們牢記、遵守。

（四）信函性文種的寫法

1、函

函是不相隸屬的機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題或向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項時使用的平行公文。函的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、受文機(jī)關(guān)、正文和落款四部分構(gòu)成：

（1）標(biāo)題

函的標(biāo)題有兩種形式：發(fā)文機(jī)關(guān)名稱＋事由＋文種，如，蘇州大學(xué)關(guān)于ＸＸＸ的復(fù)函；事由＋文種，如“關(guān)于懇求ＸＸＸ的函”或“關(guān)于申請ＸＸＸ的函”；“關(guān)于請求批準(zhǔn)ＸＸＸ的函”。（2）受文機(jī)關(guān)：頂格加冒號寫受文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范性簡稱。（3）正文：

開頭概括交代發(fā)函的原因和目的，常用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下：”、“現(xiàn)將有關(guān)問題復(fù)函如下：”等習(xí)慣用語過渡轉(zhuǎn)入主體。

主體部分要簡潔得體，問題、意見要寫得明確。

結(jié)語。根據(jù)不同類型的函件事項，選擇“特此函告”、“特此復(fù)函”等習(xí)慣用語結(jié)束正文。便函也可使用“此致．敬禮”等敬語。

落款。在右下方署明發(fā)文單位名稱，加蓋公章并在下面寫明年、月、日期。

（五）其他常用應(yīng)用文的寫法

1、介紹信

介紹信是用以介紹被介紹人員的姓名、身份、人數(shù)、接洽事項等情況的專用書信。介紹信具有介紹和證明的作用。介紹信通常有兩種形式： 普通介紹信。用公文紙書寫：

（1）在公文紙正中的地方寫“介紹信”三個字，字要比正文大些。（2）聯(lián)系單位或個人的稱呼。

（3）被介紹人的姓名、身份、人數(shù)（派出人數(shù)較多，可寫成“×××等×人”）。

（4）接洽事項和向接洽單位或個人提出的希望。最后可寫上“請接洽”、“請予協(xié)助”、“此致敬禮”等語。

（5）本單位名稱和寫信日期，加蓋公章。

帶存根的印刷介紹信有規(guī)定格式，使用只須填上有關(guān)內(nèi)容。（1）存根部分簡填，以便日后查考。（2）本文部分要填寫詳細(xì)些。

（3）派人聯(lián)系辦理重要或保密事情，要注明被派人員的政治面貌、職務(wù)。（4）重要的介紹信要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)過目或在存根上簽字，有的還要限制有效期。（5）除本文部分需加蓋公章外，存根與本文的虛線正中亦要加蓋公章。

2、申請書

申請書是個人或集體向組織表達(dá)愿望，向機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位領(lǐng)導(dǎo)提出請求時的一種書信。申請書應(yīng)把該寫的問題寫清楚，但也要注意精煉。申請書一般是一事一書。

（1）在申請書的第一行正中寫申請書的名稱。如：“入黨（團(tuán)）申請書”、“開業(yè)申請書”等，字體較正文稍大。

（2）寫接受申請書的單位或有關(guān)負(fù)責(zé)同志的名稱。（3）寫申請書的具體內(nèi)容：

申請的事情或理由最好分段寫，以便接受申請的一方把握要領(lǐng)。申請的理由比較多，可以從幾個方面、幾個階段談?wù)J識。

（4）結(jié)尾寫表示敬意的話，如“此致敬禮”、“請領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)”等語，也可以不寫。（5）最后寫申請人姓名或申請單位名稱（加蓋公章）和寫申請書的日期。

3、工作計劃

工作計劃是一個單位或團(tuán)體在一定時期內(nèi)的工作打算。寫工作計劃要求簡明扼要、具體明確，用詞造句必須準(zhǔn)確，不能含糊。工作計劃的格式：（1）計劃的名稱。包括訂立計劃單位或團(tuán)體的名稱和計劃期限兩個要素，如“××團(tuán)委2006年工作計劃”。

（2）計劃的具體要求。一般包括工作的目的和要求，工作的項目和指標(biāo)，實施的步驟和措施等，也就是為什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。（3）最后寫訂立計劃的日期。

工作計劃的內(nèi)容。一般地講，包括：（1）情況分析（制定計劃的根據(jù)）。制定計劃前，要分析研究工作現(xiàn)狀，充分了解下一步工作是在什么基礎(chǔ)上進(jìn)行的，是依據(jù)什么來制定這個計劃的。（2）工作任務(wù)和要求（做什么）。根據(jù)需要與可能，規(guī)定出一定時期內(nèi)所應(yīng)完成的任務(wù)和應(yīng)達(dá)到的工作指標(biāo)。（3）工作的方法、步驟和措施（怎樣做）。在明確了工作任務(wù)以后，還需要根據(jù)主客觀條件，確定工作的方法和步驟，采取必要的措施，以保證工作任務(wù)的完成。

4、工作總結(jié)

總結(jié)，就是把某一時期已經(jīng)做過的工作，進(jìn)行一次全面系統(tǒng)的總檢查、總評價，進(jìn)行一次具體的總分析、總研究；也就是看看取得了哪些成績，存在哪些缺點和不足，有什么經(jīng)驗等?；厩闆r。

（1）總結(jié)必須有情況的概述和敘述，有的比較簡單，有的比較詳細(xì)。這部分內(nèi)容主要是對工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環(huán)境和基礎(chǔ)等進(jìn)行分析。

（2）成績和缺點。這是總結(jié)的中心?？偨Y(jié)的目的就是要肯定成績，找出缺點。成績有哪些，有多大，表現(xiàn)在哪些方面，是怎樣取得的；缺點有多少，表現(xiàn)在哪些方面，是什么性質(zhì)的，怎樣產(chǎn)生的，都應(yīng)講清楚。

（3）經(jīng)驗和教訓(xùn)。做過一件事，總會有經(jīng)驗和教訓(xùn)。為便于今后的工作，須對以往工作的經(jīng)驗和教訓(xùn)進(jìn)行分析、研究、概括、集中，并上升到理論的高度來認(rèn)識。

（4）今后的打算。根據(jù)今后的工作任務(wù)和要求，吸取前一時期工作的經(jīng)驗和教訓(xùn)，明確努力方向，提出改進(jìn)措施等。寫好總結(jié)需要注意的問題

（1）總結(jié)前要充分占有材料。最好通過不同的形式，聽取各方面的意見，了解有關(guān)情況，或者把總結(jié)的想法、意圖提出來，同各方面的干部、群眾商量。一定要避免領(lǐng)導(dǎo)出觀點，到群眾中找事實的寫法。

（2）一定要實事求是，成績不夸大，缺點不縮小，更不能弄虛作假。這是分析、得出教訓(xùn)的基礎(chǔ)。

（3）條理要清楚?？偨Y(jié)是寫給人看的，條理不清，人們就看不下去，即使看了也不知其所以然，這樣就達(dá)不到總結(jié)的目的。

（4）要剪裁得體，詳略適宜。材料有本質(zhì)的，有現(xiàn)象的；有重要的，有次要的，寫作時要去蕪存精?？偨Y(jié)中的問題要有主次、詳略之分，該詳?shù)囊敚撀缘囊浴?/p>

（5）總結(jié)的具體寫作，可先議論，然后由專人寫出初稿，再行討論、修改。最好由主要負(fù)責(zé)人執(zhí)筆，或親自主持討論、起草、修改。

第五篇：常用公文寫作格式與技巧

常用公文寫作格式與技巧

（一）上行文種的寫法

1、請示

請示是向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)時使用的一種上行文種。請示要堅持一文一事。即一份請示只能向上級請示批準(zhǔn)一個問題，以便上級及時、專一地進(jìn)行處理；請示的主送機(jī)關(guān)也只能是一個，不能多頭請示。請示的內(nèi)容由三部分構(gòu)成：

（1）開頭部分寫請示的緣由或背景，要求寫得充分而又簡明；（2）主體部分寫請求的事項，要求寫得實際、合理、明確、簡要；

（3）結(jié)尾部分寫希望、要求，可以使用以下慣用語，如：“妥否，請批示”或“當(dāng)否，請批示”或“以上請示，望予審批”或“以上意見，如無不妥，請批轉(zhuǎn)XXX執(zhí)行”等。

關(guān)于啟動寧漢滬寧杭光纜線路工程的請示

張繼平副總經(jīng)理：

寧漢、滬寧杭光纜線路工程的可行性研究報告已于2001年3月批復(fù)，中訊郵電咨詢設(shè)計院和浙江省郵電規(guī)劃設(shè)計院已分別完成初步設(shè)計。由于當(dāng)時處在南北拆分階段，故而未進(jìn)行初步設(shè)計的會審及相關(guān)后續(xù)工作。

目前南北拆分工作已基本完成，根據(jù)沿途業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，特別是長江航運(yùn)局急需租用光纖，因此我部建議啟動該工程，抓緊時間進(jìn)行初步設(shè)計會審及相關(guān)后許工作。

以上妥否，請批示。

網(wǎng)絡(luò)發(fā)展部

二OO二年七月三日

2、報告

報告是向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議、回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問或要求時使用的一

種文種。

報告與請示雖同屬于上行文，但兩者有著嚴(yán)格的區(qū)別：

（1）對上級要求不同。“報告”不要求上級批復(fù)；“請示”則要求上級批復(fù)。（2）行文時間不同?！皥蟾妗笔鞘轮谢蚴潞笮形?；“請示”是事前行文。

（3）文種性質(zhì)不同。“報告”是陳述性的上行公文；“請示”是請求性的上行公文。

（4）結(jié)尾用語不同。“報告”的結(jié)尾一般用“專此報告”、“特此報告”等詞語，有的干脆不用，報告事項完了，全文就結(jié)束；“請示”則一般用“可否（或妥否），請批示”，對上級要求十分

肯定。

報告的內(nèi)涵決定了它在寫作上的通用規(guī)則，就是人們通常所講的“三段式”?！叭问健辈皇且怀刹蛔兊哪Ｊ?，它必然由于不同的內(nèi)容表現(xiàn)為多變狀態(tài)：

（1）情況——做法——問題（意見）；

（2）情況（做法）——問題——今后意見；（3）情況——原因（責(zé)任）——下步做法；（4）情況——原因——責(zé)任及處理意見；

（5）情況——問題——建議等。

關(guān)于報備與中國聯(lián)通互聯(lián)協(xié)議的報告

信息產(chǎn)業(yè)部:

為促進(jìn)電信市場的有效競爭，規(guī)范電信網(wǎng)間的互聯(lián)互通關(guān)系，確保聯(lián)通CDMA網(wǎng)按計劃開通運(yùn)營，中國電信集團(tuán)公司與中國聯(lián)合通信有限公司經(jīng)過友好協(xié)商與合作，于2001年9月30日簽定了《中國聯(lián)合通信有限公司與中國電信集團(tuán)公司電信網(wǎng)網(wǎng)間互聯(lián)及結(jié)算框架協(xié)議》、《中國聯(lián)合通信有限公司陸地蜂窩移動通信網(wǎng)與中國電信集團(tuán)公司固定本地電話網(wǎng)、國內(nèi)長途電話網(wǎng)、國際電話網(wǎng)、IP電話網(wǎng)網(wǎng)間互聯(lián)及結(jié)算協(xié)議》。根據(jù)《中華人民共和國電信條例》，現(xiàn)將以上兩個協(xié)議報送信息產(chǎn)業(yè)部備案。

在信息產(chǎn)業(yè)部有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及主管部門的關(guān)心和具體指導(dǎo)下，中國電信與中國聯(lián)通在網(wǎng)間長途呼叫路由組織等問題上達(dá)成了一致意見，為協(xié)議的最終簽定創(chuàng)造了有利條件。雙方總部間互聯(lián)協(xié)議簽定后，下屬企業(yè)的省級協(xié)議也在積極協(xié)商之中，中國電信PSTN與中國聯(lián)通CDMA網(wǎng)的網(wǎng)間互聯(lián)測試等工作也將隨即啟動。中國電信與中國聯(lián)通將繼續(xù)加強(qiáng)合作，為國家的通信事業(yè)做出更大的貢獻(xiàn)。

中國電信集團(tuán)公司

二００一年十月十七日

（二）下行文種的寫法

１、通知

通知是黨政公文下行文中適應(yīng)性最廣、使用頻率最高的一個文種。通知適用于轉(zhuǎn)批下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

通知的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、正文、落款和附件四部分構(gòu)成。通知的標(biāo)題有三種形式：（1）發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+事由+文種，如蘇州大學(xué)關(guān)于召開XXX會議的通知。（2）事由+文種，如，關(guān)于放暑假的通知。（3）特殊情況下形成的通知，標(biāo)題要注明性質(zhì)，在文種前加上“緊急”、“補(bǔ)充”、“聯(lián)合”、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“批轉(zhuǎn)”、“印發(fā)”等字樣。通知的正文由開頭、主體和結(jié)尾三部分構(gòu)成：（1）開頭用一自然段簡明交待通知形成的緣由和根據(jù)。（2）主體簡要敘述通知的事項。（3）結(jié)尾另起段寫明通知執(zhí)行要求，常用“以上通知，望認(rèn)真執(zhí)行”、“特此通知?！薄氨就ㄖ园l(fā)布之日起實行”等習(xí)慣用語表示。制發(fā)各類通知是為了解決實際問題，這就要求在通知的寫作上要主題明白顯露、文字簡明扼要、結(jié)構(gòu)先總后分，使人一目了然。

關(guān)于印發(fā)中國電信集團(tuán)公司 公文處理辦法的通知

各省、自治區(qū)、直轄市電信公司，集團(tuán)公司各部門、各直屬單位:

現(xiàn)將《中國電信集團(tuán)公司公文處理辦法》印發(fā)你們，請遵照執(zhí)行。2000年7月10日集團(tuán)公司印發(fā)的《中國電信集團(tuán)公司公文處理辦法（暫行）》（中國電信辦[2000]355號）及2000年11月1日集團(tuán)公司綜合部印發(fā)的《中國電信集團(tuán)公司公文實施細(xì)則（試行）》（綜合[2000]3號）同時廢止。

二００二年五月二十日

2、通報

通報是“表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神或情況”時使用的文種。通報的類型有四種：（1）用于表揚(yáng)好人好事的，稱“表彰性通報”；（2）用于批評錯誤的，稱“批評性通報”；（3）用于傳達(dá)情況的，稱“情況性通報”；

（4）用于傳達(dá)上級指示精神的，稱“指導(dǎo)性通報”。通報是用典型事實教育干部群眾的，因此通報的事情應(yīng)當(dāng)是具有先進(jìn)的代表性或具有反面代表性的人和事以及能給人以啟迪和警省作用的典型事件。只有選這樣的材料進(jìn)行通報，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。

通報中的議說，必須是通報中典型事實的延伸，褒貶的尺度、結(jié)論的分寸、今后的工作意見都是典型事實的引發(fā)，不能牽強(qiáng)附會。

關(guān)于2002年1至5月服務(wù)質(zhì)量情況通報

中國電信集團(tuán)各省、自治區(qū)、直轄市電信公司：

現(xiàn)將2002年1—5月用戶投訴處理情況通報如下：

一、電信用戶申訴總體情況

據(jù)部申訴中心通報，今年第一季度向部申訴中心投訴共1271件，正式立案的案件有46件，回函率為100%。其中申訴中國電信14件、申訴中國聯(lián)通15件、申訴中國移動17件。

與2001年同期相比，中國電信的申訴從65件下降到14件，下降幅度為78.4%；中國移動的申訴從33件下降到17件，下降幅度為48.5%；中國聯(lián)通的申訴從13件上升到今年的14件，上升幅度為7.6%。

從各運(yùn)營企業(yè)用戶申訴占總申訴比重看，中國電信由58.6%下降到30.4%；中國移動由29.7%上升到今年的37.0%；中國聯(lián)通由11.7%上升到今年的32.6%。中國電信的申訴下降幅度最大。

1—5月用戶以各種渠道越級投訴共計39件，其中4—5月份11件，比1—3月下降了39％。其中涉及南方的18件，涉及北方的21件。

二、電信用戶申訴的分類情況

（一）服務(wù)質(zhì)量問題……

三、申訴中國電信服務(wù)的具體內(nèi)容

（一）反映服務(wù)質(zhì)量問題一季度共有7件, ……

（二）話費(fèi)爭議問題…… ……

3、會議紀(jì)要

會議紀(jì)要是用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。會議紀(jì)要按內(nèi)容可分為三類：第一類是日常辦公會議紀(jì)要；第二類是指示性會議紀(jì)要，即對某一重要方面的工作綜合整理的會議紀(jì)要；第三類是討論型會議紀(jì)要，主要是對某一重大理論、實踐課題進(jìn)行研討的會議所使用的一種紀(jì)要，它具有參考性，不具有指揮性。一次工作會議，涉及問題很多，在寫會議紀(jì)要時，必須抓住會議所集中討論的幾個主要問題，形成紀(jì)要的中心，切不可面面俱到。

一次工作會議在具體討論中必然會產(chǎn)生幾種不同意見，不能把這些意見都納入會議紀(jì)要，而應(yīng)該根據(jù)會議的宗旨，分析綜合各種意見，集中反映符合會議中心要求的多數(shù)人一致意見，同時，也要注意吸收少數(shù)人正確的意見。對反映會議中心議題的正確意見，可采用“會議聽取了”、“會議討論了”、“會議研究了”“會議認(rèn)為”、“會議決定”等提法，加以集中概括，簡明扼要地反映出來。

通信機(jī)房防火安全工作交流會會議紀(jì)要

為了貫徹國務(wù)院召開的全國安全生產(chǎn)電視電話會議精神，落實開展安全生產(chǎn)專項整治工作要求，2001年8月1－3日，中國電信集團(tuán)公司在福建省召開了通信機(jī)房防火安全工作交流會，目的是進(jìn)一步促進(jìn)通信機(jī)房規(guī)范化建設(shè)，提高通信防火安全管理水平，保障通信安全。參加會議的有各省（區(qū)、市）電信公司安全保衛(wèi)和運(yùn)行維護(hù)部門的領(lǐng)導(dǎo)?，F(xiàn)將會議紀(jì)要如下：

一、會議基本情況……

二、福建機(jī)房標(biāo)準(zhǔn)化改造的經(jīng)驗

（一）領(lǐng)導(dǎo)掛帥，部門協(xié)作，齊心合力抓機(jī)房改造。……

（二）因地制宜，積極穩(wěn)妥，推進(jìn)老機(jī)房改造?！?/p>

（三）執(zhí)行規(guī)范，控制源頭，抓好新機(jī)房建設(shè)?！?/p>

三、加強(qiáng)通信防火工作要求

（一）提高認(rèn)識，切實加強(qiáng)通信防火工作?！?/p>

（二）相互協(xié)作，通過綜合治理實現(xiàn)機(jī)房無火災(zāi)隱患要求?！?/p>

（三）源頭堵漏，新機(jī)房建設(shè)必須嚴(yán)格執(zhí)行防火規(guī)范?！?/p>

（四）根除隱患，老機(jī)房改造要加快步伐?！?/p>

（三）公布性文種的寫法

1、公告和通告

公告是黨和國家機(jī)關(guān)向國內(nèi)外先部重要事項或者法定事項時使用的文種。通告是在一定范圍內(nèi)、公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知事項時使用的文種。兩者的不同點主要有三條：

一是從所宣布告知的事項看，公告重于通告；

二是從宣布告知事項的范圍看，公告大于通告。公告是面向國內(nèi)外的，通告是面向國內(nèi)或國內(nèi)局部范圍的；

三是從發(fā)布兩告的機(jī)關(guān)看，公告發(fā)布的機(jī)關(guān)級別高，是黨和國家的高級機(jī)關(guān)；通告，上至中央，下至基層機(jī)關(guān)及國有企事業(yè)單位均可使用； 四是從所發(fā)布的方式看，公告是采用新聞手段，通過電臺、電視臺以及報紙等形式予以發(fā)布；通告既可采用公告的手段公開發(fā)布，也可在內(nèi)部行文。

兩告都是短篇公文，撰寫時必須文字簡要、層次清晰。一是要直陳其事，不繞彎、不兜圈；二是可說可不說的不說，可少說的不多說。文字簡要，才便于人們牢記、遵守。

（四）信函性文種的寫法

1、函

函是不相隸屬的機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題或向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項時使用的平行公文。函的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、受文機(jī)關(guān)、正文和落款四部分構(gòu)成：

（1）標(biāo)題

函的標(biāo)題有兩種形式：發(fā)文機(jī)關(guān)名稱＋事由＋文種，如，蘇州大學(xué)關(guān)于ＸＸＸ的復(fù)函；事由＋文種，如“關(guān)于懇求ＸＸＸ的函”或“關(guān)于申請ＸＸＸ的函”；“關(guān)于請求批準(zhǔn)ＸＸＸ的函”。

（2）受文機(jī)關(guān)：頂格加冒號寫受文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范性簡稱。（3）正文：

開頭概括交代發(fā)函的原因和目的，常用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下：”、“現(xiàn)將有關(guān)問題復(fù)函如下：”等習(xí)慣用語過渡轉(zhuǎn)入主體。

主體部分要簡潔得體，問題、意見要寫得明確。

結(jié)語。根據(jù)不同類型的函件事項，選擇“特此函告”、“特此復(fù)函”等習(xí)慣用語結(jié)束正文。便函也可使用“此致．敬禮”等敬語。

落款。在右下方署明發(fā)文單位名稱，加蓋公章并在下面寫明年、月、日期。關(guān)于申請辦理北京市鴻翔大廈房地產(chǎn)過戶手續(xù)的函

北京市房地產(chǎn)管理局:

1992年8月原郵電部委托其所屬單位—中國郵電器材總公司購置了北京市海淀區(qū)欣華農(nóng)工商公司所屬“龍鄉(xiāng)飯店”（北京市海淀區(qū)龍翔路15號）的全部房地產(chǎn)及所屬物，并更名為北京鴻翔大廈，同時在海淀區(qū)房地產(chǎn)管理局辦理了產(chǎn)權(quán)過戶手續(xù)，也經(jīng)北京市城市規(guī)劃管理局同意鴻翔大廈所占用的土地作為國家劃撥地由郵電器材公司使用。

1998年，原郵電部將鴻翔大廈成建制劃歸給了原中國郵電電信總局，劃歸后原中國郵電電信總局沒有辦理鴻翔大廈的房產(chǎn)和土地的過戶手續(xù)。2000年經(jīng)過國務(wù)院的批準(zhǔn)原中國郵電電信總局組建成為全民所有的中國電信集團(tuán)公司。

鑒于以上所述，特此申請辦理鴻翔大廈的房地產(chǎn)過戶手續(xù)，同時由于中國電信集團(tuán)公司和鴻翔大廈的全民所有的性質(zhì)以及該土地的使用性質(zhì)沒有改變，希望繼續(xù)保留該土地為國家劃撥地的性質(zhì)。

請貴局給予大力支持，辦理相關(guān)手續(xù)為盼。

? ? ?

關(guān)于互聯(lián)互通問題的復(fù)函

? 中國聯(lián)合通信有限公司: 貴公司《關(guān)于通報目前互聯(lián)互通存在問題的函》（中國聯(lián)通函[2004]5號）收悉，經(jīng)調(diào)查，現(xiàn)將有關(guān)情況函復(fù)如下：

一、由于2003年以來網(wǎng)間話務(wù)增長迅猛，造成福建電信各地關(guān)口局資源緊張，因能力問題在一段時間內(nèi)曾出現(xiàn)無法增加與各運(yùn)營商間網(wǎng)間中繼的情況。福建電信已采取措施對部分關(guān)口局進(jìn)行了緊急擴(kuò)容，并調(diào)整了部分網(wǎng)內(nèi)資源用于增加網(wǎng)間中繼，中繼緊張問題已于春節(jié)前陸續(xù)解決。（以下略去）

特此函復(fù)。

（五）其他常用應(yīng)用文的寫法

1、介紹信

介紹信是用以介紹被介紹人員的姓名、身份、人數(shù)、接洽事項等情況的專用書信。介紹信具有介紹和證明的作用。

介紹信通常有兩種形式： 普通介紹信。用公文紙書寫：

（1）在公文紙正中的地方寫“介紹信”三個字，字要比正文大些。（2）聯(lián)系單位或個人的稱呼。

（3）被介紹人的姓名、身份、人數(shù)（派出人數(shù)較多，可寫成“×××等×人”）。

（4）接洽事項和向接洽單位或個人提出的希望。最后可寫上“請接洽”、“請予協(xié)助”、“此致敬禮”等語。

（5）本單位名稱和寫信日期，加蓋公章。

帶存根的印刷介紹信有規(guī)定格式，使用只須填上有關(guān)內(nèi)容。（1）存根部分簡填，以便日后查考。（2）本文部分要填寫詳細(xì)些。

（3）派人聯(lián)系辦理重要或保密事情，要注明被派人員的政治面貌、職務(wù)。（4）重要的介紹信要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)過目或在存根上簽字，有的還要限制有效期。（5）除本文部分需加蓋公章外，存根與本文的虛線正中亦要加蓋公章。

2、申請書

申請書是個人或集體向組織表達(dá)愿望，向機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位領(lǐng)導(dǎo)提出請求時的一種書信。申請書應(yīng)把該寫的問題寫清楚，但也要注意精煉。申請書一般是一事一書。

（1）在申請書的第一行正中寫申請書的名稱。如：“入黨（團(tuán)）申請書”、“開業(yè)申請書”等，字體較正文稍大。

（2）寫接受申請書的單位或有關(guān)負(fù)責(zé)同志的名稱。（3）寫申請書的具體內(nèi)容：

申請的事情或理由最好分段寫，以便接受申請的一方把握要領(lǐng)。申請的理由比較多，可以從幾個方面、幾個階段談?wù)J識。

（4）結(jié)尾寫表示敬意的話，如“此致敬禮”、“請領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)”等語，也可以不寫。（5）最后寫申請人姓名或申請單位名稱（加蓋公章）和寫申請書的日期。

3、工作計劃

工作計劃是一個單位或團(tuán)體在一定時期內(nèi)的工作打算。寫工作計劃要求簡明扼要、具體明確，用詞造句必須準(zhǔn)確，不能含糊。工作計劃的格式：

（1）計劃的名稱。包括訂立計劃單位或團(tuán)體的名稱和計劃期限兩個要素，如“××團(tuán)委2006年工作計劃”。

（2）計劃的具體要求。一般包括工作的目的和要求，工作的項目和指標(biāo)，實施的步驟和措施等，也就是為什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。（3）最后寫訂立計劃的日期。

工作計劃的內(nèi)容。一般地講，包括：（1）情況分析（制定計劃的根據(jù)）。制定計劃前，要分析研究工作現(xiàn)狀，充分了解下一步工作是在什么基礎(chǔ)上進(jìn)行的，是依據(jù)什么來制定這個計劃的。（2）工作任務(wù)和要求（做什么）。根據(jù)需要與可能，規(guī)定出一定時期內(nèi)所應(yīng)完成的任務(wù)和應(yīng)達(dá)到的工作指標(biāo)。（3）工作的方法、步驟和措施（怎樣做）。在明確了工作任務(wù)以后，還需要根據(jù)主客觀條件，確定工作的方法和步驟，采取必要的措施，以保證工作任務(wù)的完成。

4、工作總結(jié)

總結(jié)，就是把某一時期已經(jīng)做過的工作，進(jìn)行一次全面系統(tǒng)的總檢查、總評價，進(jìn)行一次具體的總分析、總研究；也就是看看取得了哪些成績，存在哪些缺點和不足，有什么經(jīng)驗等。基本情況。

（1）總結(jié)必須有情況的概述和敘述，有的比較簡單，有的比較詳細(xì)。這部分內(nèi)容主要是對工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環(huán)境和基礎(chǔ)等進(jìn)行分析。

（2）成績和缺點。這是總結(jié)的中心?？偨Y(jié)的目的就是要肯定成績，找出缺點。成績有哪些，有多大，表現(xiàn)在哪些方面，是怎樣取得的；缺點有多少，表現(xiàn)在哪些方面，是什么性質(zhì)的，怎樣產(chǎn)生的，都應(yīng)講清楚。

（3）經(jīng)驗和教訓(xùn)。做過一件事，總會有經(jīng)驗和教訓(xùn)。為便于今后的工作，須對以往工作的經(jīng)驗和教訓(xùn)進(jìn)行分析、研究、概括、集中，并上升到理論的高度來認(rèn)識。

（4）今后的打算。根據(jù)今后的工作任務(wù)和要求，吸取前一時期工作的經(jīng)驗和教訓(xùn)，明確努力方向，提出改進(jìn)措施等。寫好總結(jié)需要注意的問題

（1）總結(jié)前要充分占有材料。最好通過不同的形式，聽取各方面的意見，了解有關(guān)情況，或者把總結(jié)的想法、意圖提出來，同各方面的干部、群眾商量。一定要避免領(lǐng)導(dǎo)出觀點，到群眾中找事實的寫法。

（2）一定要實事求是，成績不夸大，缺點不縮小，更不能弄虛作假。這是分析、得出教訓(xùn)的基礎(chǔ)。

（3）條理要清楚?？偨Y(jié)是寫給人看的，條理不清，人們就看不下去，即使看了也不知其所以然，這樣就達(dá)不到總結(jié)的目的。

（4）要剪裁得體，詳略適宜。材料有本質(zhì)的，有現(xiàn)象的；有重要的，有次要的，寫作時要去蕪存精?？偨Y(jié)中的問題要有主次、詳略之分，該詳?shù)囊?，該略的要略?/p>

（5）總結(jié)的具體寫作，可先議論，然后由專人寫出初稿，再行討論、修改。最好由主要負(fù)責(zé)人執(zhí)筆，或親自主持討論、起草、修改。

關(guān)于對xxx同志的處理決定

xxx，男，1966年6月出生，1986年7月參加工作，原為中國郵電電信總局辦公室助理調(diào)研員。1999年8月公費(fèi)赴美國學(xué)習(xí)；2000年12月回國后，因?qū)χ袊娦偶瘓F(tuán)公司為其安排的工作不滿意，始終未到單位上班，并且從此與單位失去聯(lián)系。

根據(jù)國務(wù)院《企業(yè)職工獎懲條例》的有關(guān)規(guī)定，決定從即日起將xxx同志除名。

中國電信集團(tuán)公司勞動工資部

二OO二年三月十四日