第一篇：機(jī)關(guān)公文辦理程序

機(jī)關(guān)公文辦理包括擬稿、核稿、會(huì)簽、審核、簽發(fā)、繕印、校對(duì)、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。

一、擬稿

以黨組、局機(jī)關(guān)名義發(fā)文，根據(jù)內(nèi)容由各科室擬稿，非職能科室業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的綜合性和重要文件由辦公室擬稿。

草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：

1．符合黨的方針政策，符合局黨組、局機(jī)關(guān)有關(guān)規(guī)定。

2．情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，文字精煉，書(shū)寫(xiě)工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡(jiǎn)短。一律用簽字筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，不能用鉛筆或圓珠筆。

3．人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)具體的年、月、日。

4．結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“⒈”，第四層為“（1）”。

5．公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

二、核稿、會(huì)簽

公文起草后，擬稿科室負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真核稿并簽名。行文內(nèi)容涉及兩個(gè)或兩個(gè)以上科室或部門(mén)，必須履行會(huì)簽手續(xù)。

三、審核

以黨組、局機(jī)關(guān)名義發(fā)文，公文送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，應(yīng)當(dāng)由局辦公室進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否需要行文，是否符合黨的方針、政策及有關(guān)規(guī)定，是否與有關(guān)部門(mén)協(xié)商、會(huì)簽，文字表述、文種使用、公文格式等是否符合有關(guān)規(guī)定。

局辦公室對(duì)下列文稿予以退回重辦：

1．未經(jīng)來(lái)文科室負(fù)責(zé)人核稿的。

2．文件格式混亂、眉目不清、頭尾不全、附件遺漏及主抄送單位不清的。

3．文稿潦草，字跡不清，自造簡(jiǎn)化字，用鉛筆或圓珠筆起草或修改的。

四、簽發(fā)

審批公文，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見(jiàn)，并寫(xiě)上姓名和審批時(shí)間。其他審批人圈閱，應(yīng)當(dāng)視為同意。以黨組、局機(jī)關(guān)名義發(fā)文由局辦公室送黨組書(shū)記、局長(zhǎng)簽發(fā)。

十、公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，對(duì)具有查考利用價(jià)值的公文，應(yīng)及時(shí)整理（立卷）、歸檔，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門(mén)移交。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

隨著社會(huì)的發(fā)展，科技的進(jìn)步，各機(jī)關(guān)職能的不斷擴(kuò)展，公文以幾何級(jí)數(shù)在增加。面對(duì)浩如煙海的公文，人們不能也沒(méi)有必要保留全部公文，而應(yīng)有選擇地重點(diǎn)保存其中有參考利用價(jià)值的公文，以備日后查考，為此，必須規(guī)定公文的歸檔范圍。

一、應(yīng)歸檔的范圍

公文的歸檔范圍，是指應(yīng)予立卷歸檔的公文范圍。立卷歸檔就是將辦畢公文按照一定的原則組合成案卷后移交檔案部門(mén)的活動(dòng)。一個(gè)單位公文歸檔范圍的劃定必須考慮三個(gè)要素：

（1）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)，即公文的內(nèi)容真實(shí)地再現(xiàn)本機(jī)關(guān)產(chǎn)生、發(fā)展的歷史軌跡，客觀地反映了這個(gè)單位的管理活動(dòng)，如行政管理、生產(chǎn)、科研、教學(xué)等各種性質(zhì)單位總是形成具有自身職能活動(dòng)特點(diǎn)的，其他單位絕無(wú)僅有的公文。因此，反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本狀況的公文應(yīng)作為歸檔的重點(diǎn)，這些內(nèi)容的公文一旦丟棄或銷毀是無(wú)法恢復(fù)，無(wú)處可尋的。當(dāng)然，這里所言的“職能活動(dòng)的公文”，并不只是“本機(jī)關(guān)”形成的公文，還應(yīng)包括本機(jī)關(guān)為了實(shí)現(xiàn)自身職能活動(dòng)所接受的上下級(jí)和其他機(jī)關(guān)的公文，因?yàn)槁毮艿膶?shí)現(xiàn)總是在與各級(jí)各類組織的配合中完成的。

（2）公文辦理完畢，即公文在處理程序上已經(jīng)運(yùn)轉(zhuǎn)完畢，一方面是指收文程序如簽發(fā)登記、擬辦、批辦、承辦等各個(gè)環(huán)節(jié)的工作均以處理完畢，完全實(shí)現(xiàn)了公文的現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用；另一方面是指發(fā)文程序如擬稿、會(huì)商、審核、簽發(fā)、繕印、用印、傳遞等多種環(huán)節(jié)的工作已經(jīng)完成，但對(duì)于收文機(jī)關(guān)來(lái)說(shuō)，其現(xiàn)實(shí)執(zhí)行效用才剛剛開(kāi)始。可見(jiàn)，歸檔公文強(qiáng)調(diào)的是公文處理“程序”的完畢，而非指公文“信息內(nèi)容”的完全處理完畢。

（3）具有查考利用價(jià)值，即歸檔公文必須對(duì)本機(jī)關(guān)日后的工作具有查考憑據(jù)作用，或者對(duì)社會(huì)某一方面的工作具有參考利用價(jià)值。公文歸檔的最終目的只有一個(gè)：利用公文承載的信息內(nèi)容，了解工作情況，解決工作中的問(wèn)題。如果沒(méi)有保存利用價(jià)值，人們就沒(méi)有必要花費(fèi)如此多的人力、物力和時(shí)間來(lái)進(jìn)行公文整理、保管、管理、開(kāi)發(fā)信息等工作。

根據(jù)國(guó)家檔案局的有關(guān)規(guī)定，一般機(jī)關(guān)的公文歸檔范圍應(yīng)包括以下內(nèi)容：

（1）上級(jí)針對(duì)本機(jī)關(guān)的指導(dǎo)性的公文，需要本機(jī)關(guān)認(rèn)真貫徹執(zhí)行或參照?qǐng)?zhí)行的領(lǐng)導(dǎo)性公文，如上級(jí)命令、決定、批復(fù)、規(guī)定、辦法等。

（2）本級(jí)機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)中形成的公文材料，如工作請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)，人事管理決定、通知，財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)表、分析報(bào)告及各類賬簿、憑證等。

（3）下級(jí)機(jī)關(guān)呈送的報(bào)請(qǐng)類公文，如工作請(qǐng)示、重要工作的報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。

（4）同級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)重要的商洽性或?qū)徟怨?，或者本機(jī)關(guān)需參照辦理的各種公文，如各種問(wèn)函和復(fù)函，重要規(guī)定、辦法、通知等。

機(jī)關(guān)在劃定歸檔范圍時(shí)，要特別注意以下情況的處理：

（1）聯(lián)合辦理的公文的處理，原件由主辦機(jī)關(guān)整理（立卷）、歸檔，其他機(jī)關(guān)保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。

（2）兼職公文的處理，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)，在履行所兼職權(quán)職責(zé)過(guò)程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)整理（立卷）、歸檔。

（3）內(nèi)部公文的處理，內(nèi)部公文盡管沒(méi)有正式公文的格式，如工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、調(diào)查報(bào)告等，但它們真實(shí)地的記載了機(jī)關(guān)的工作活動(dòng)，應(yīng)劃入立卷范圍。

（4）常用資料的處理，機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作接收和收集的有關(guān)資料，如重要的公文匯集、資料匯編、統(tǒng)計(jì)數(shù)字、大事記、刊物和有關(guān)書(shū)籍等，是日常機(jī)關(guān)工作的重要工具，其本身并不反映本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)，因此不屬于歸檔范圍。但為方便利用，可將其單獨(dú)整理，保存?zhèn)洳椤?/p>

二、不予歸檔的范圍

根據(jù)國(guó)家檔案局的有關(guān)規(guī)定，不予歸檔的公文材料包括：

（1）重份公文；即同一公文有幾份甚至許多份，包括一式多份的收文或發(fā)文副本，為辦理而制發(fā)的復(fù)印件。

（2）無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性的公文。

（3）未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效公文，一般公文的多次修改稿（只有非常重要的有查考價(jià)值的法規(guī)性公文、重要的方針政策公文、長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃等的歷次修改稿可以保存，以反映整個(gè)公文討論、修改的全過(guò)程）。

（4）公文起草人為撰寫(xiě)公文而收集的素材公文。

（5）與本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)無(wú)關(guān)的抄送類公文、無(wú)價(jià)值的會(huì)議公文等。

（6）一般的人民來(lái)信及無(wú)特殊保存價(jià)值的信封。

以上公文歸檔和不歸檔的范圍，只是一個(gè)通用的范圍，具體到各機(jī)關(guān)的歸檔范圍的制定時(shí)，應(yīng)結(jié)合自身職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，制定明確具體的范圍，便于文書(shū)人員或檔案人員實(shí)際操作，保證歸檔案卷質(zhì)量。

十一、公文立卷就是按照公文的特征和聯(lián)系將若干具有共同點(diǎn)和聯(lián)系密切的公文組合成有機(jī)聯(lián)系的集合體的活動(dòng)。從公文的組成結(jié)構(gòu)中概括出來(lái)的為所有公文都共有的共同點(diǎn)，如作者、內(nèi)容、地區(qū)等，是立卷工作的依據(jù)。立卷工作主要包括兩項(xiàng)工作：分類和組卷。

分類是將機(jī)關(guān)產(chǎn)生的公文按照一定的特點(diǎn)分成若干部分，組合則是把每一小類的局部的公文，按照共同特點(diǎn)組成保管單位。但二者又有相似之處：分類的方法主要是分析，分中有合，其分類結(jié)果是將具有不同特點(diǎn)的公文分別集合為不同類別；組卷的方法主要是綜合，合中有分；其結(jié)果是將具有共同特征的單份公文集合為一個(gè)集合體（案卷）。

一、分類方法

公文的分類應(yīng)該符合分類的邏輯原則，力求簡(jiǎn)明、嚴(yán)密。每一分類層次上只能使用一個(gè)分類標(biāo)準(zhǔn)，也就是，將一大組公文劃分成若干小組時(shí)，只能使用一個(gè)相同的標(biāo)準(zhǔn)，不允許同時(shí)使用幾種標(biāo)準(zhǔn)。通常，機(jī)關(guān)公文分類可以劃分為四個(gè)層次：分年度——分組織機(jī)構(gòu)——分問(wèn)題——分保管期限。

（一）分年度

即按照公文形成、處理的年度特征將同一年度的公文分為一類，不同年度的公文分為不同的類別。在現(xiàn)行機(jī)關(guān)，其工作的計(jì)劃、總結(jié)等都是按照一個(gè)自然年度來(lái)安排，將每年的1月1日～12月31日作為一個(gè)工作周期，其工作周期中同步產(chǎn)生的公文，也自然而然就形成了以年度為單位的獨(dú)立類別，因此，按年度分類，縱向地反映了機(jī)關(guān)工作的特點(diǎn)和逐年變化、發(fā)展的客觀情況，有利于現(xiàn)行機(jī)關(guān)利用和歸檔之后其他機(jī)關(guān)的利用。

年度分類，要求根據(jù)公文準(zhǔn)確日期歸入相應(yīng)的年度。不同年度的公文一般不得放在一起立卷，否則，這會(huì)打亂公文的時(shí)序，給日后的查找利用工作帶來(lái)極大的不便。但是，由于工作的連續(xù)性，有時(shí)也會(huì)出現(xiàn)跨越兩個(gè)或兩個(gè)以上年度的公文，針對(duì)這類跨年度公文可采用的常規(guī)處理方法有：

1．回復(fù)性公文放在復(fù)文年度，如XX年的請(qǐng)示與XX年的批復(fù)，應(yīng)將請(qǐng)示批復(fù)均放入XX年立卷；

2．規(guī)劃性的公文，應(yīng)放在計(jì)劃或規(guī)劃針對(duì)的第一年立卷，如“XX～XX年科研工作規(guī)劃”可以放在XX年立卷；

3．總結(jié)性的公文應(yīng)放在其內(nèi)容針對(duì)的最后一年立卷；如XX年完成的“1999～XX年**項(xiàng)目財(cái)務(wù)決算”應(yīng)放入XX年；

4．會(huì)議公文，放入召開(kāi)會(huì)議的年度；

5．規(guī)范類公文，應(yīng)放人公文針對(duì)的第一年；

6．兩項(xiàng)內(nèi)容的公文，歸入主要內(nèi)容針對(duì)的年度，如“XX年工作總結(jié)及XX年工作安排”，可視內(nèi)容側(cè)重歸入相應(yīng)年度。

（二）分組織機(jī)構(gòu)

即按機(jī)關(guān)的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類立卷。

機(jī)關(guān)中組織機(jī)構(gòu)的框架，是根據(jù)本機(jī)關(guān)的職能設(shè)立的，每一個(gè)部門(mén)又有各自相對(duì)獨(dú)立的職權(quán)、職責(zé)，由各部門(mén)自身產(chǎn)生或承辦的公文在內(nèi)容性質(zhì)上也就是相對(duì)獨(dú)立的一個(gè)類別。在一個(gè)年度內(nèi)，按照內(nèi)部各組織機(jī)構(gòu)分類，自然能夠保持公文之間內(nèi)容上的主要聯(lián)系，有利于專題查找和利用檔案。

根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，我國(guó)黨政檔案實(shí)行統(tǒng)一管理的原則。因此一個(gè)機(jī)關(guān)一個(gè)年度內(nèi)的公文按照組織機(jī)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)分類的步驟是：將公文分成黨、政、工、團(tuán)等四大類別；在四大類別中每一類別再按組織機(jī)構(gòu)繼續(xù)分類。這種分類的結(jié)果，使一個(gè)機(jī)關(guān)的黨、工、團(tuán)等組織的公文與各行政、業(yè)務(wù)部門(mén)的公文分開(kāi)，文秘部門(mén)（辦公室）的公文與業(yè)務(wù)部門(mén)的公文分開(kāi)，各內(nèi)部機(jī)構(gòu)的公文也相互分開(kāi)，各自形成不同的類別，按組織機(jī)構(gòu)的性質(zhì)從各個(gè)方面層次清楚地反映整個(gè)機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作活動(dòng)的歷史面貌。

在按組織機(jī)構(gòu)分類時(shí)，要注意把握好立卷點(diǎn)的深度，一般不要將立卷點(diǎn)確定在最基層的執(zhí)行層，而應(yīng)該根據(jù)文書(shū)工作的組織形式，將立卷點(diǎn)確定在能掌握本部門(mén)公文運(yùn)轉(zhuǎn)，控制本部門(mén)公文信息的機(jī)構(gòu)層次上。

（三）分問(wèn)題

分問(wèn)題，就是按照公文內(nèi)容所反映的問(wèn)題特征來(lái)劃分類別。

問(wèn)題分類，可以使性質(zhì)、內(nèi)容相同的公文相對(duì)集中，較好地保持同一問(wèn)題公文之間的聯(lián)系性，為利用者提供關(guān)于某一問(wèn)題、事件或人物等的系統(tǒng)、完整的公文信息。減少或避免了同一問(wèn)題公文的分散現(xiàn)象。

在選用問(wèn)題分類時(shí)，特別要考慮使用的機(jī)關(guān)對(duì)象和分類層次。由于人們知識(shí)水平不同，認(rèn)識(shí)事物的角度不同，對(duì)同一“問(wèn)題”的看法各異，往往更多地?fù)饺肓藗€(gè)人主觀成分在內(nèi)，致使同一份公文產(chǎn)生的分類結(jié)果也可能出現(xiàn)多種歸類，使分類時(shí)難以給公文準(zhǔn)確定位。因此問(wèn)題分類的方法，適用于第三、四層次的分類標(biāo)準(zhǔn)，通常在組織機(jī)構(gòu)分類下使用。適宜在第一層次采用問(wèn)題分類的，往往是一些內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置比較簡(jiǎn)單或者不太穩(wěn)定、機(jī)構(gòu)分工不明確而且公文數(shù)量較少的機(jī)關(guān)。一些大、中型組織機(jī)關(guān)，其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)較多且相對(duì)穩(wěn)定，各部門(mén)職能相對(duì)獨(dú)立，公文數(shù)量較多，應(yīng)該采取先按組織機(jī)構(gòu)分類，再接問(wèn)題分類的方法，一般不要輕易打亂組織機(jī)構(gòu)采取問(wèn)題分類。

問(wèn)題分類時(shí)應(yīng)遵循問(wèn)題的伸縮性規(guī)律。每一個(gè)機(jī)構(gòu)對(duì)本部門(mén)產(chǎn)生和處理的公文總是有主有從、有多有少，立卷時(shí)應(yīng)根據(jù)具體情況，靈活掌握。公文多時(shí)，可將一個(gè)大問(wèn)題分解為幾個(gè)小的具體問(wèn)題；公文少時(shí)，又可以把幾個(gè)具體的問(wèn)題概括為一個(gè)大問(wèn)題。

（四）分保管期限

即按照公文的保存價(jià)值的不同，將公文劃分成不同的類別。分保管期限，通常是在同一個(gè)問(wèn)題之下進(jìn)行，一般不作為一個(gè)機(jī)關(guān)第一層次的分類標(biāo)準(zhǔn)。

保管期限，是根據(jù)各類公文客觀存在的保存價(jià)值確定。國(guó)家檔案局《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》將應(yīng)歸檔公文的保管期限確定為永久、長(zhǎng)期（16～50年）和短期（15年以下）三種期限。這三種期限只是一個(gè)大致的規(guī)定，各個(gè)機(jī)關(guān)在具體的工作中根據(jù)本機(jī)關(guān)的地位、職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)等客觀情況，制定出更加詳細(xì)，準(zhǔn)確的保管期限表。如有必要，還可以針對(duì)公文具體情況，將長(zhǎng)期、短期的保存時(shí)間劃分得更準(zhǔn)確、更具體，如5年、XX年、20年、25年等。

分保管期限時(shí)，應(yīng)該密切注意同一問(wèn)題公文的完整性。由于公文自身的真實(shí)記錄性、原始性，決定了公文的價(jià)值（對(duì)現(xiàn)行機(jī)關(guān)的現(xiàn)實(shí)憑證價(jià)值和對(duì)歷史的參考價(jià)值）。劃分保管期限應(yīng)該以此為依據(jù)。同時(shí)公文的價(jià)值往往不是單份公文能體現(xiàn)的，更多是在相互聯(lián)系的一組公文中展現(xiàn)。這是公文形成的聯(lián)系性所決定的，因此在立卷時(shí)應(yīng)維護(hù)同一問(wèn)題公文的完整性。一般情況下，機(jī)關(guān)公文完整程度較高，劃分保管期限應(yīng)從嚴(yán)，反之，則應(yīng)適當(dāng)提高殘存的不完整公文的保管期限，從寬處理這些公文。

二、組卷方法

公文組卷，即對(duì)分類后的各屬類按照其共同特征和主要聯(lián)系，將其組合成一個(gè)個(gè)案卷的活動(dòng)。組卷的依據(jù)是從公文結(jié)構(gòu)中概括出來(lái)的作者、問(wèn)題、時(shí)間、名稱、通訊者、地區(qū)等諸要素，它們體現(xiàn)了公文在這些方面特有的聯(lián)系及形成規(guī)律。因此組卷的常用方法有：

（1）按作者特征立卷，即將同一作者制發(fā)的公文組合成案卷。作者指制發(fā)公文的機(jī)關(guān)、部門(mén)及其領(lǐng)導(dǎo)人。特別強(qiáng)調(diào)“同一作者”，本機(jī)關(guān)的發(fā)文、直接領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、某一個(gè)下級(jí)機(jī)關(guān)的來(lái)文，都可以采用作者特征立卷。按此特征組卷，有利于反映同一公文作者的工作狀況及本機(jī)關(guān)與某機(jī)關(guān)之間的工作聯(lián)系，有利于依據(jù)公文來(lái)源確定其重要程度和保存價(jià)值。

（2）按問(wèn)題特征組卷，即將反映同一事件、案件、人物、問(wèn)題、業(yè)務(wù)活動(dòng)和同一性質(zhì)工作的公文集中在一起組卷。此處所言的“問(wèn)題”，是指公文內(nèi)容反映的主題，包括事件、案件、人物的處理、具體問(wèn)題的發(fā)生與解決、某項(xiàng)工作業(yè)務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展等。按問(wèn)題特征立卷，將同一主題的一系列關(guān)系密切的公文組合成一個(gè)整體，正好反映了“同一問(wèn)題”發(fā)生。發(fā)展以及解決的全過(guò)程，既能保持公文之間的有機(jī)聯(lián)系，又能符合利用者按問(wèn)題（主題）檢索公文的習(xí)慣，使它成為一種主要的常用的立卷方法。就秘：*

（3）按時(shí)間特征立卷，即按照某一問(wèn)題下公文產(chǎn)生的時(shí)間順序?qū)⒐木幜⒊砂妇?。時(shí)間特征，即指公文形成的時(shí)間（同一年度、同一時(shí)期、月份、日期）。按時(shí)間特征組卷，可以反映出一個(gè)機(jī)關(guān)（部門(mén)）在不同時(shí)期的工作特點(diǎn)和發(fā)展?fàn)顩r，有利于保持同一時(shí)間公文的聯(lián)系，可以使利用者從“縱”的（歷史）聯(lián)系中去把握、認(rèn)識(shí)事物的發(fā)生、發(fā)展、影響等，為那些需要從時(shí)間特征檢索公文的人們提供方便。

（4）按名稱特征組卷，是將名稱相同或性質(zhì)、作用相同、相近的公文集中組卷。公文名稱即文種，它反映了公文的性質(zhì)、效能和價(jià)值，因此，按公文的名稱特征立卷，可適當(dāng)區(qū)分公文的重要程度和保存價(jià)值，還可以把名稱相近、保存價(jià)值相近的公文合并立卷，但要注意名稱相同，但其性質(zhì)不同的一名多用情況。按名稱特征組卷，可以滿足人們從文種角度利用公文的需求。

（5）按地區(qū)特征組卷，就是將公文內(nèi)容所涉及同一地區(qū)或作者所在同一地區(qū)的公文集中立卷。此處所言的“地區(qū)”，是指我國(guó)的某某級(jí)、地（某地）級(jí)、某地級(jí)、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）級(jí)等各級(jí)行政區(qū)域，這種方法多用于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下屬機(jī)關(guān)的來(lái)文、調(diào)查統(tǒng)計(jì)材料和某些專門(mén)公文的立卷工作中。運(yùn)用地區(qū)特征組卷，便于反映該地區(qū)的工作情況或有關(guān)該地區(qū)問(wèn)題的處理，方便人們按地區(qū)特征檢索公文。

（6）按通訊者特征立卷，就是將本機(jī)關(guān)與某一機(jī)關(guān)之間就一定問(wèn)題進(jìn)行工作聯(lián)系而形成的來(lái)往文書(shū)集中立卷。通訊者特征，是兩個(gè)機(jī)關(guān)之間針對(duì)同一個(gè)問(wèn)題的問(wèn)復(fù)性質(zhì)的往來(lái)文書(shū)，一般與名稱特征的統(tǒng)稱“往來(lái)文書(shū)”同時(shí)使用。通訊者特征是作者特征的一種特殊表現(xiàn)形式。適合于按通訊者特征檢索公文的情況。

以上六種方法可以單獨(dú)使用，但更多的情況是兩種或兩種以上的方法結(jié)合使用，由于卷內(nèi)公文的聯(lián)系和人們檢索公文的習(xí)慣，常用的結(jié)合運(yùn)用有作者——問(wèn)題——名稱、年代——問(wèn)題——名稱或地區(qū)——問(wèn)題——名稱等形式。結(jié)合幾個(gè)特征立卷，卷內(nèi)公文就具有幾個(gè)方面的共同點(diǎn)和聯(lián)系，結(jié)合特征越多，公文的聯(lián)系的緊密性專指性就越大，成分越單一，特點(diǎn)越明顯。因此，在立卷時(shí)應(yīng)該認(rèn)真分析公文特點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)公文的聯(lián)系，盡量結(jié)合多種方法立卷。

三、公文組卷步驟

將公文劃分到適宜組成案卷的數(shù)量時(shí)，即可按照下列步驟進(jìn)行組卷：排列卷內(nèi)公文、編卷內(nèi)頁(yè)碼、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、裝訂案卷、加貼卷末備考表、填寫(xiě)案卷封皮。

第二篇：公文辦理程序

一、公文處理程序及要求

（一）收文：一般環(huán)節(jié)為拆閱——登記——填寫(xiě)承辦（傳閱）單——送交領(lǐng)導(dǎo)簽批——按領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)辦理——?dú)w檔。

1、向上級(jí)報(bào)送的請(qǐng)示、報(bào)告、匯報(bào)等材料的處理程序：

（1）審核來(lái)文是否符合行為規(guī)范，是否符合行文的規(guī)定，是否附有填寫(xiě)清楚的“同濟(jì)大學(xué)內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告”單。（2）進(jìn)行收文登記。

（3）按所送文件的簽批意見(jiàn)，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。（4）按領(lǐng)導(dǎo)的批示意見(jiàn)辦理。

（5）將領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)摘錄到收文登記簿上。（6）將處理完畢的來(lái)文退還報(bào)送單位。

2、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)來(lái)文的處理程序：

（1）通知、指示類的文件應(yīng)在登記后將“辦文處理箋”貼附在文件首頁(yè)前。（2）簽寫(xiě)辦公室擬辦意見(jiàn)。

（3）按照辦文意見(jiàn)轉(zhuǎn)有分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)批示。（4）將領(lǐng)導(dǎo)批示摘錄到收文登記簿上。（5）檢查來(lái)文的辦理、落實(shí)情況。

（6）將指示性文件及有關(guān)報(bào)道本校情況的來(lái)文存檔。

（二）收文工作要求：

1、必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、保密，不拖拉不積壓。

2、應(yīng)熟悉局領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)分工、主管單位，了解各內(nèi)設(shè)部門(mén)的職責(zé)范圍。

3、根據(jù)文件內(nèi)容分輕重緩急及時(shí)送閱，遇有急件應(yīng)在送領(lǐng)導(dǎo)閱批的同時(shí)，先復(fù)印一份送內(nèi)設(shè)部門(mén)考慮承辦意見(jiàn)。

4、組織傳閱時(shí)，應(yīng)采取以秘書(shū)為中心點(diǎn)的輻射方式，盡量避免傳閱對(duì)象之間的交叉式傳閱。

5、如遇領(lǐng)導(dǎo)同志閱文時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，應(yīng)及時(shí)提醒。

6、及時(shí)催辦，定期檢查文件承辦情況。

（三）發(fā)文：一般環(huán)節(jié)為擬稿——核稿——會(huì)簽——簽發(fā)——編號(hào)——打印——校對(duì)——印制——蓋章——送發(fā)——?dú)w檔。

1、擬稿：

（1）發(fā)文種類一般為通知、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、決議、決定、規(guī)定、會(huì)議紀(jì)要等，擬稿人員應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)要求和文件內(nèi)容加以選定。（2）正文首頁(yè)應(yīng)使用紅頭文件。

2、核稿：由擬稿部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)文稿內(nèi)容和發(fā)文名義進(jìn)行審核。

3、簽發(fā)：

（1）送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的應(yīng)是校核、修改后的稿件。

（2）以黨支部名義上報(bào)或下發(fā)的文件，由支部書(shū)記簽發(fā)；以部門(mén)名義上報(bào)或下發(fā)的文件，由主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示主要領(lǐng)導(dǎo)后簽發(fā)

4、編號(hào)：

按照發(fā)文的類型，進(jìn)行分類登記編號(hào)。

5、打?。航?jīng)簽發(fā)、編號(hào)后的文件送交打字室打印。

6、校對(duì)：一般由擬稿人校對(duì)，重要的文件須交分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行二次校對(duì)。

7、印制： 校對(duì)后將清樣返還辦公室更改，核對(duì)好報(bào)頭紙、注清份數(shù)后印制。

8、蓋章：

（1）以局名義發(fā)出的文件，必須由局主要領(lǐng)導(dǎo)簽字后，蓋局印章。（2）以黨支部名義發(fā)出的文件，由支部書(shū)記簽字后，蓋黨支部印章。

（四）發(fā)文工作要求：

1、了解本級(jí)部門(mén)的職權(quán)范圍和隸屬關(guān)系，弄清行文關(guān)系。

2、起草文件時(shí)要深入調(diào)查研究，正確領(lǐng)會(huì)和準(zhǔn)確體現(xiàn)主要領(lǐng)導(dǎo)的意圖。

3、文件編號(hào)由專人負(fù)責(zé)，填寫(xiě)文號(hào)登記本。

4、發(fā)送文件要力爭(zhēng)快捷，注意時(shí)效。

第三篇：公文辦理程序（定稿）

公文辦理程序

公文辦理程序：就是指公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部形成到運(yùn)轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過(guò)的一系列環(huán)節(jié)。

一、收文辦理程序

收文：是指機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)收進(jìn)行外文單位發(fā)來(lái)的文件材料。收文辦理：是指文書(shū)部門(mén)收到文件材料后，在機(jī)關(guān)內(nèi)部及時(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)直到閱辦完畢的全過(guò)程。組成這一過(guò)程的一系列相互銜接的環(huán)節(jié)稱之為收文辦理程序。過(guò)程包括：簽收、拆封與登記；分發(fā)與傳閱；擬辦、批辦與承辦；催辦、查辦與注辦。分述如下：

1．簽收、拆封和登記

（1）簽收。是指收到文件材料后，收件人在對(duì)方的公文投遞單或送文簿上簽字，以明確交接雙方的責(zé)任，保證公文運(yùn)轉(zhuǎn)的安全可靠。機(jī)關(guān)的收文主要有三個(gè)：一是機(jī)要交通送來(lái)的機(jī)要件；二是郵局送來(lái)的掛號(hào)函件和電報(bào)；三是外機(jī)關(guān)和部門(mén)直接送來(lái)的文件材料。

對(duì)照公文投遞單或送文登記簿認(rèn)真清點(diǎn)，做到四查清：1.查清信封或封筒上的收文機(jī)關(guān)名稱，是否確屬本機(jī)關(guān)的收文，以防錯(cuò)投、錯(cuò)收；2.查清文件號(hào)碼與遞送人在簽收登記上所登的號(hào)碼是否一致；3.查清文件封口是否破損，包裝是1 否牢固，如發(fā)現(xiàn)有散包、破封、密封條被拆等情況，應(yīng)及時(shí)追查原因；4.查清文件的登記件數(shù)與實(shí)有件數(shù)是否相符。

（2）拆封。即外收文登記完成后，公文送至機(jī)關(guān)統(tǒng)一或分別按內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)臵的內(nèi)收發(fā)部門(mén)（或人員），由其簽收后，統(tǒng)一啟封或徑送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者親啟。1.對(duì)于寫(xiě)明某某領(lǐng)“親收”、“親啟”的封件，則由領(lǐng)導(dǎo)人本人拆封或由其委托的人代拆。2.密件則應(yīng)交機(jī)要文書(shū)或機(jī)要室拆封。

（3）登記。就是將需要登記的文件在收文登記簿上編號(hào)和記載文件的來(lái)源、去向，經(jīng)保證文件的收受和處理。公文登記的作用主要有：1.便于管理和保護(hù)文件，防止積壓和丟失；2.便于檢查和檢索文件；3.便于文件的統(tǒng)計(jì)和催辦工作；4.作為核對(duì)與交接文件的憑據(jù)。

公文登記的具體范圍：1.上下級(jí)機(jī)關(guān)文件。包括指導(dǎo)性、參閱性和需要辦理的文件；2.下級(jí)機(jī)關(guān)文件。包括請(qǐng)示、報(bào)告性文件；3.重要的帶有密級(jí)的刊物、資料；4.其他機(jī)關(guān)商洽問(wèn)題和需要答復(fù)的文件；5.上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議印發(fā)的會(huì)議文件材料。不必登記的材料和文件：1.各種公開(kāi)的和內(nèi)部不保密的出版物；2.一般的公開(kāi)信和不應(yīng)拆的私人信件；3.已被綜合性文件包括的文件材料；4.行政事務(wù)性的通知、便函、介紹信和請(qǐng)柬等；5.領(lǐng)導(dǎo)“親收”、“親啟”件，這類信件應(yīng)由收件人本人或其委托人收閱后，認(rèn)為須交機(jī)關(guān)存查或處理的，再行登記，并交有關(guān)部門(mén)處理。外收發(fā)文登記項(xiàng)目包括：收到文件的流水順號(hào)、收到日期、來(lái)文機(jī)關(guān)、來(lái)文封皮號(hào)、密級(jí)、分送部門(mén)、簽收、備注等。（外收發(fā)使用的《收文登記簿》）內(nèi)收發(fā)的收文登記主要項(xiàng)目應(yīng)包括：收文順序號(hào)、收到日期、來(lái)文機(jī)關(guān)、來(lái)文字號(hào)、標(biāo)題或摘由、密級(jí)、份數(shù)、承辦單位、簽收人、復(fù)文號(hào)、歸入卷號(hào)、備注等。

收文登記的形式：薄冊(cè)式、聯(lián)單式、卡片式。2.分發(fā)和傳閱

（1）分發(fā)。亦稱分辦，是指文書(shū)人員在文件拆封登記以后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地將收來(lái)文件分送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門(mén)和承辦人員閱辦。原則：主要的、重要的、緊急的、需要直接辦理的收文應(yīng)該優(yōu)先處理。

分辦環(huán)節(jié)的工作要求：①確定分辦依據(jù)。分辦應(yīng)主要依據(jù)公文性質(zhì)、重要程度、涉密程度、緊急程度、內(nèi)容所涉及的職責(zé)范圍、各職能部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)人的職責(zé)分工及其他人員分工、有關(guān)辦文辦事的程序、規(guī)定或慣例進(jìn)行。②遵循分辦原則。公文分辦原則是主要的、重要的、緊急的、需要直接辦理的收文應(yīng)該優(yōu)先處理。按照這一原則，分辦應(yīng)分類進(jìn)行。A.首先，是將收文分類，即分出主件與次件、急件與平件、閱件與辦件、密件與非密件，將電報(bào)、急件、掛號(hào)信或?qū)＿f公文等臵于其他收文前面處理；B.其次，是將處理者分類，3 即按不同情況將待辦收文優(yōu)先分給本單位的主要負(fù)責(zé)人、主管負(fù)責(zé)人或主管部門(mén)閱處，使公文主次分明、緩急有序、盡快得到實(shí)質(zhì)性處理。具體做法分為：a.“親啟件”徑送負(fù)責(zé)人本人；b.責(zé)任分工明確的業(yè)務(wù)性公文徑送各業(yè)務(wù)部門(mén)；c.綜合性公文徑送綜合辦公部門(mén)；d.回復(fù)性公文徑送原承辦部門(mén)或主辦人員；e.已注明具體閱知對(duì)象和要求的閱件直接組織傳閱；f.不能或不便直接確定分送對(duì)象的、重要的、非常規(guī)性的以及綜合性強(qiáng)、內(nèi)容涉及多部門(mén)的業(yè)務(wù)公文，應(yīng)直接呈上司或綜合辦公部門(mén)負(fù)責(zé)人批辦或擬辦，再據(jù)此分送。③形成分辦程序。應(yīng)總結(jié)本單位收文的分辦規(guī)律，使之程序化和規(guī)范化，保證分辦迅速準(zhǔn)確：a.對(duì)于符合要求的公文，應(yīng)先請(qǐng)主管負(fù)責(zé)人閱示，然后按照職能分工或負(fù)責(zé)人的批示轉(zhuǎn)請(qǐng)有關(guān)部門(mén)或處室研究處理。b.屬本單位或本部門(mén)職能范圍內(nèi)已有明確規(guī)定的或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的一般事務(wù)性事項(xiàng)的公文，可直接轉(zhuǎn)請(qǐng)有關(guān)部門(mén)或處室研究辦理。c.屬參閱、知照性質(zhì)的公文，由公文處理工作機(jī)構(gòu)分送處理。d.公文內(nèi)容涉及幾個(gè)部門(mén)，可將有關(guān)部門(mén)列表附于文上，送各部門(mén)傳閱；或由持有公文原件的主辦部門(mén)將主要問(wèn)題轉(zhuǎn)告其他有關(guān)部門(mén)處理；或復(fù)印若干副本分發(fā)各有關(guān)部門(mén)同時(shí)處理。e.對(duì)一些內(nèi)容重要、緊急、篇幅較長(zhǎng)或表意不夠清晰明了的公文進(jìn)行加工編輯后再分辦。④制定工作制度。a.分辦交接登記制度。b.限時(shí)分辦制度。c.退文制度。(2)傳閱。是指單份或份數(shù)很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經(jīng)機(jī)關(guān)各們領(lǐng)導(dǎo)人和許多部門(mén)閱知時(shí)，由文書(shū)人員組織在他們中間傳遞和閱讀。屬于傳閱件之列的主要包括：1.上級(jí)機(jī)關(guān)的指導(dǎo)性文件或重要會(huì)議文件；2.需要幾位領(lǐng)導(dǎo)共同批辦的文件，包括上級(jí)機(jī)關(guān)和有關(guān)部門(mén)的專項(xiàng)業(yè)務(wù)文件，下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示，以及本機(jī)關(guān)制發(fā)的需要會(huì)簽的文件等；3.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在文件上有重要批示，需其他領(lǐng)導(dǎo)同志和部門(mén)閱知閱辦的文件。

傳閱文件應(yīng)當(dāng)注意的問(wèn)題：1.傳閱的順序，一般應(yīng)先送給機(jī)關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)、主管負(fù)責(zé)人和主管業(yè)務(wù)部門(mén)閱讀，然后送其他有關(guān)需要閱知的對(duì)象；2.傳閱文件應(yīng)以文書(shū)人員為中心進(jìn)行傳遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪輻式傳閱”；3.在傳閱過(guò)程中或傳閱完畢后，文書(shū)人員要及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有領(lǐng)導(dǎo)批示時(shí)，要按批示意見(jiàn)進(jìn)行處理；4.每份傳閱文件，都應(yīng)由文書(shū)部門(mén)在文件首頁(yè)附上《文件傳閱單》。文件閱畢后，閱讀人員要在《文件傳閱單》上簽注姓名和日期。

3．?dāng)M辦、批辦與承辦

（1）擬辦。是指對(duì)來(lái)文的處理提出初步的意見(jiàn)，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時(shí)參考。做好擬辦工作，要做到以下幾點(diǎn)：1.擬辦之前，要認(rèn)真研究公文的內(nèi)容和發(fā)文機(jī)關(guān)的要求，弄清來(lái)文的背景，查明問(wèn)題的癥結(jié)所在，便有針對(duì)性的提出切實(shí)可行5 的擬辦意見(jiàn)。2.要清楚地掌握有關(guān)政策和規(guī)定，力求使擬辦意見(jiàn)既符合實(shí)際情況，又符合政策規(guī)定。3.要熟悉業(yè)務(wù)。4.擬辦意見(jiàn)要周到，要綜合考慮各方面的因素和影響。5.擬辦意見(jiàn)不是具體的承辦計(jì)劃或方案，文字要簡(jiǎn)明扼要。

(2）批辦。是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)送批的文件如何處理所作的批示。批辦的主要內(nèi)容包括：1.提出處理該份文件所述問(wèn)題的原則和方法。2.提出并指明負(fù)責(zé)承辦該文件的單位或者承辦人，規(guī)定承辦的時(shí)限。3.凡是需要兩個(gè)單位或者人員共同承辦的，必須指出主辦單位和主辦人，以便承辦單位和承辦人員具體執(zhí)行。4.名項(xiàng)批辦意見(jiàn)，均應(yīng)鄭重地填寫(xiě)在《公文處理清單》的“批辦意見(jiàn)”欄目?jī)?nèi)，并簽署批辦人姓名日期。

(3）承辦。是指機(jī)關(guān)有關(guān)部門(mén)或人員按照來(lái)文的要求進(jìn)行具體工作或辦理復(fù)文。公文承辦有兩方面的意思：一是從業(yè)務(wù)部門(mén)來(lái)說(shuō)，承辦是指對(duì)具體工作問(wèn)題的執(zhí)行和處理，如上級(jí)的有關(guān)政策、規(guī)定，要組織學(xué)習(xí)和貫徹落實(shí)；平級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)函商辦的業(yè)務(wù)問(wèn)題，要進(jìn)行調(diào)查和辦理。二是從公文處理工作來(lái)說(shuō)，主要是指根據(jù)擬辦和批辦的意見(jiàn)辦理復(fù)文（指那些必須回復(fù)的來(lái)文）。

承辦部門(mén)或承辦人員在辦理來(lái)文過(guò)程中要注意幾點(diǎn)：1.對(duì)有領(lǐng)導(dǎo)具體批示的意見(jiàn)的公文，一定要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖辦理復(fù)文。2.對(duì)沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)簽署批辦6 的意見(jiàn)的公文，即一般性文件，應(yīng)根據(jù)有關(guān)的文件精神、按照規(guī)定或按以前的慣例，酌情辦理。3.對(duì)領(lǐng)導(dǎo)批辦要求本部門(mén)牽頭與其他部門(mén)或單位聯(lián)合辦理的公文，本部門(mén)要先擬出復(fù)文稿請(qǐng)有關(guān)部門(mén)或單位會(huì)商，并由本部門(mén)和有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽名后，再報(bào)請(qǐng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.來(lái)文內(nèi)容涉及到以前的收文或其他有關(guān)材料時(shí)，承辦人要查找或調(diào)閱有關(guān)文件材料作為承辦復(fù)文的參考，不能憑記憶辦事，以防出錯(cuò)。

4.催辦、查辦與注辦

(1）催辦。是指那些必須辦理答復(fù)的文件，根據(jù)承辦時(shí)限的要求，及時(shí)地對(duì)文件承辦的情況進(jìn)行督促和檢查。催辦的目的：是為了避免辦理拖沓，文件積壓，克服官僚主義，加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，提高機(jī)關(guān)辦事效率的重要措施。催辦工作一般有兩種情況：一是對(duì)內(nèi)催辦。主要內(nèi)容是：上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)本機(jī)關(guān)的文件，特別是要及時(shí)回復(fù)的文件的催辦；平行或不相隸屬的機(jī)關(guān)單位向本機(jī)關(guān)聯(lián)系商洽工作的文件的催辦；下屬單位主送本機(jī)關(guān)的請(qǐng)示性文件的催辦；本機(jī)關(guān)下發(fā)所屬單位需要回復(fù)文件的催辦。二是對(duì)外催辦。主要是指本機(jī)關(guān)上行或平行需要對(duì)方回復(fù)的文件的催辦。

催辦工作應(yīng)當(dāng)注意做到的幾點(diǎn)：1.要明確催辦范圍。2.要明確催辦落實(shí)。3.要建立和加強(qiáng)公文催辦工作的組織機(jī)構(gòu)。催辦的形式：口頭催辦、電話催辦和書(shū)面催辦等。選用形式的方法：1.在機(jī)關(guān)內(nèi)部，盡可能由催辦人員上門(mén)當(dāng)面催詢，7 了解有關(guān)公文的承辦情況，也可以利用分送文件給領(lǐng)導(dǎo)或各部門(mén)有關(guān)人員的機(jī)會(huì)進(jìn)行口頭催辦。2.對(duì)外機(jī)關(guān)，可由催辦人向承辦單位或者承辦人用電話進(jìn)行催詢，或用發(fā)便函、催辦單等方式進(jìn)行催辦。3.如果為了便于掌握情況，由負(fù)責(zé)內(nèi)收發(fā)的文書(shū)工作人員兼管公文催辦工作時(shí)，就可以利用收文登記薄將必須催辦的文件登記，注明承辦時(shí)間，在辦理答復(fù)以后，立即填上復(fù)文號(hào)，然后經(jīng)常檢查登記簿來(lái)掌握文件催辦的進(jìn)展情況。

(2）查辦。是指文書(shū)工作人員協(xié)助機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檢查各項(xiàng)方針、政策、決議、指示的執(zhí)行和落實(shí)，以及對(duì)某些問(wèn)題進(jìn)行查處，解決的一項(xiàng)承辦性工作。一般在縣以上的黨委辦公廳（室）內(nèi)部都設(shè)有專門(mén)機(jī)構(gòu)，其任務(wù)是督促檢查并協(xié)助辦理下列問(wèn)題：1.領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)各項(xiàng)方針政策、決議的貫徹落實(shí)情況；2.各種會(huì)議的決辦事項(xiàng)；3.文件、電報(bào)的擬辦、擬復(fù)事項(xiàng)；4.對(duì)需要解決的重大問(wèn)題提出查辦意見(jiàn)，報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示；5.領(lǐng)導(dǎo)批示或交辦的事項(xiàng)。

查辦與催辦的異同：相同：都是對(duì)公文的承辦情況進(jìn)行督促檢查或催詢。區(qū)別：1.查辦主要是對(duì)大政方針的貫徹落實(shí)情況進(jìn)行督促檢查，可辦的事項(xiàng)要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示或授權(quán)后才能進(jìn)行；而催辦則是文書(shū)部門(mén)的一項(xiàng)例行性工作，凡應(yīng)催辦的公文。文書(shū)部門(mén)應(yīng)按承辦時(shí)限的要求主動(dòng)進(jìn)行催辦。2.查辦的實(shí)質(zhì)是督促檢查，限期落實(shí)，是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)同官僚主義作8 風(fēng)作斗爭(zhēng)的一種手段，查辦的重點(diǎn)在于查證落實(shí)；而催辦作為收文處的一道程序，一般只是限于了解是否已經(jīng)辦理，對(duì)如何辦理及辦理結(jié)果是不大過(guò)問(wèn)的。

查辦工作一般按以下程序進(jìn)行：1.閱讀有關(guān)材料，搞清查辦的問(wèn)題。2.查辦立項(xiàng)。這是法定程序。立項(xiàng)內(nèi)空包括五要素：A.確定查辦的事由；B.明確辦理要求；C.指明承辦單位或承辦人；D.規(guī)定完成時(shí)限；E.提出辦結(jié)后的反饋要求。3.查辦的辦理。分兩種情況：一種是轉(zhuǎn)出交辦；一種是由查辦人員直接承辦。4.查辦的結(jié)果與反饋。（結(jié)果的幾種情況：A.肯定的。即反映問(wèn)題屬實(shí)，按規(guī)定作了處理；B.否定的。即反映問(wèn)題失實(shí)，向批示人、當(dāng)事人說(shuō)明了情況；C.部分肯定，部分否定。D.事件的范圍有所擴(kuò)大，即由一個(gè)問(wèn)題涉及一片，或一個(gè)人的問(wèn)題牽涉到同類事、同類人的問(wèn)題。）5.立卷歸檔。

(3）注辦。是指對(duì)公文承辦結(jié)束后，由經(jīng)辦人在公文處理單上所作的簡(jiǎn)要說(shuō)明。注辦一般包括以下內(nèi)容：1.一般的傳閱文件，在有關(guān)人員傳閱完畢后，文書(shū)人員應(yīng)注明閱畢的日期。2.需要辦理復(fù)文的文件，辦理后要注明“已復(fù)文”，并注上復(fù)日的日期和文號(hào)。3.用口頭或電話答復(fù)的要注明時(shí)間、地點(diǎn)、接談或接電話有、主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字。4.不需復(fù)文的文件要注明“已閱”、“已辦”、“已摘記”等字樣。

二、發(fā)文辦理程序

發(fā)文：是指機(jī)關(guān)文書(shū)部門(mén)根據(jù)機(jī)關(guān)的工作需要向外發(fā)出文件材料，包括本機(jī)關(guān)制發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、翻印、復(fù)印的文件材料等。發(fā)文辦理：就是指文件從擬稿到印制發(fā)出的整個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程。發(fā)文辦理程序由擬稿、審核與簽發(fā)；核發(fā)、繕印與校對(duì)；用印、登記與分發(fā)等環(huán)節(jié)組成。

1．?dāng)M稿、審核與簽發(fā)

（1）擬稿。公文擬稿是公文承辦人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)交待或批辦的意見(jiàn)草擬文稿的過(guò)程。

公文擬稿必須注意的問(wèn)題：1.符合黨和國(guó)家的方針政策，符合國(guó)家法律、法規(guī)及市委、市政府有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策措施或超出現(xiàn)行規(guī)定范圍的，應(yīng)當(dāng)充分闡明理由。2.情況要確實(shí)，觀點(diǎn)要明確，條理要清楚，層次要分明，文字要精練，篇幅要簡(jiǎn)短，標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確，書(shū)寫(xiě)要工整。3.遣詞用字要規(guī)范，詞語(yǔ)搭配要準(zhǔn)確。使用簡(jiǎn)稱時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，加以說(shuō)明后再使用簡(jiǎn)稱。4.人名、地名、單位名稱、數(shù)字、時(shí)間、代號(hào)等要準(zhǔn)確，時(shí)間應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明年、月、日。數(shù)字書(shū)寫(xiě)一般用阿拉伯?dāng)?shù)字。在同一公文內(nèi)，數(shù)字的使用應(yīng)當(dāng)前后一致。應(yīng)當(dāng)使用國(guó)家法定計(jì)量單位。5.引文要核對(duì)原文，做到準(zhǔn)確無(wú)誤，刪節(jié)得當(dāng)；引用其他公文內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)先列出該公文的標(biāo)題，之后在括號(hào)內(nèi)注明文號(hào)。6.根據(jù)公文內(nèi)容和行文規(guī)則，準(zhǔn)確使用公文文種，標(biāo)明緊急程度和秘密等級(jí)。7.文10 字結(jié)構(gòu)層次的次序:第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“

1、”，第四層為“(1)”。

(2）審核。是指公文的草稿在送交機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)以前，對(duì)公文的內(nèi)容、體式進(jìn)行的全面審核和檢查。公文的審核要做到“六查”：1.查是否需要行文，以什么名義行文。2.查文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)和政策以及上級(jí)有關(guān)規(guī)定是否一致，與平行機(jī)關(guān)和部門(mén)已有的規(guī)定是否矛盾。3.查要求和措施是否明確具體，切實(shí)可行。4.查涉及其他部門(mén)或地區(qū)職權(quán)范圍的問(wèn)題是否協(xié)商一致并經(jīng)過(guò)會(huì)簽。5.查文字表述是否正確、簡(jiǎn)練、條理清楚，標(biāo)點(diǎn)使用是否正確，文字書(shū)寫(xiě)是否規(guī)范。6.查公文格式是否符合規(guī)定。查文種的使用是否恰當(dāng)；查公文標(biāo)題是否能正確體現(xiàn)文件內(nèi)容；查公文格式安排是否得當(dāng)。

（3）簽發(fā)。是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審批。需要注意的幾個(gè)問(wèn)題：1.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在簽發(fā)公文時(shí)，必須確認(rèn)是自己職權(quán)范圍內(nèi)的有關(guān)公文才有權(quán)簽發(fā)，不可越級(jí)簽發(fā)公文。2.以機(jī)關(guān)內(nèi)某個(gè)部門(mén)名義的發(fā)文，可由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。3.簽發(fā)人在簽發(fā)文件時(shí)，必須對(duì)文件的內(nèi)容和文字作嚴(yán)格的審閱修改對(duì)其所簽發(fā)的公文內(nèi)容和文字表達(dá)的正確性應(yīng)負(fù)完全責(zé)任。4.文件經(jīng)簽發(fā)人審批同意發(fā)出時(shí)，簽發(fā)有應(yīng)在送簽的發(fā)文稿紙的簽發(fā)欄內(nèi)明確寫(xiě)上“發(fā)”、“印發(fā)”、“急發(fā)”等字樣，并簽署全名，注明年月日。5.幾個(gè)相關(guān)或部門(mén)的聯(lián)合11 發(fā)文，一般應(yīng)由主辦該公文的單位負(fù)責(zé)，送請(qǐng)有關(guān)聯(lián)署機(jī)關(guān)或部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)人會(huì)簽。

2.核發(fā)、繕印與校對(duì)

（1）核發(fā)。是指在公文正式印發(fā)之前，對(duì)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的文稿進(jìn)行復(fù)核并確定發(fā)文字號(hào)、分送單位和印制份數(shù)的一項(xiàng)工作。核發(fā)的內(nèi)容與要求：1.文稿是否按規(guī)定程序報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批，審批手續(xù)是否完備，及審批意見(jiàn)是否明確，審批人是否簽署全名及時(shí)間等。2.文稿中的人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、引文和文字表述、密級(jí)、印發(fā)（傳達(dá)）范圍、主題詞是否正確、恰當(dāng)，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、計(jì)量單位、數(shù)字的用法及文種使用、公文格式是否符合規(guī)定。3.編排發(fā)文字號(hào)。4.對(duì)需要標(biāo)明密級(jí)、緊急程度有公文進(jìn)行標(biāo)注。5.確定分送單位和印制份數(shù)。

（2）繕印。是指對(duì)已簽發(fā)的公文定稿進(jìn)行印制。繕印公文要注意的問(wèn)題：1.“繕印” 工作一定要嚴(yán)格按照《格式》要求進(jìn)行。2.“繕印”過(guò)程中要注意保護(hù)好“原稿”，保證不折、不損、不丟失。3.“繕印”過(guò)程中如對(duì)原稿產(chǎn)生疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)與承辦人聯(lián)系，不得私自改動(dòng)。4.繕印機(jī)密文件?？樣∶孛芪募?yīng)由專人負(fù)責(zé)，保護(hù)文件安全，對(duì)底稿、廢頁(yè)、清樣等材料要嚴(yán)加看管，妥善處理，及時(shí)銷毀。

（3）校對(duì)。是指將公文的謄寫(xiě)稿、打印稿清樣與經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的原稿核對(duì)校正，以修改和稍除書(shū)寫(xiě)、排字上的錯(cuò)誤。12 公文校對(duì)的兩種方法：一是由印制單位先校對(duì)一次或者兩次，然后再次由承辦人校對(duì)一次；另一種方法是完全由承辦人員負(fù)責(zé)校對(duì)。方法：①對(duì)校法，適用于公文定稿上改動(dòng)較多的情況。即將定稿臵于校對(duì)者左方或上方，校樣臵于右方或下方，逐字逐句核對(duì)。②折校法，適用于定稿整潔、改動(dòng)不多的情況。即定稿臵于辦公桌上，輕折校樣，將其中待校文字對(duì)齊定稿的相應(yīng)文字行下，一一核對(duì)。③讀校法，適用于公文定稿內(nèi)容淺顯簡(jiǎn)單，生僻字、專用名詞術(shù)語(yǔ)較少，格式變化不大的情況。即二人合作，一人讀定稿，一人看校樣校對(duì)。

校對(duì)公文必須注意以下幾點(diǎn)：1．要注意有無(wú)政治性錯(cuò)誤。校對(duì)各類文稿，遇到有關(guān)黨和國(guó)家路線、方針、政策、法規(guī)的引文，一定要認(rèn)真核實(shí)、查對(duì)原文，要確保其正確無(wú)誤。在校對(duì)時(shí)要特別注意不同的政治性同素異序詞。同素異序詞往往容易出錯(cuò)，如“路線”寫(xiě)成“線路”，“議會(huì)”寫(xiě)成“會(huì)議”，“文明”寫(xiě)成“明文”等。2．要注意有無(wú)常識(shí)性錯(cuò)誤。常識(shí)性的錯(cuò)誤，往往是由于主觀、片面地看問(wèn)題，憑感覺(jué)記憶對(duì)一些似是而非的問(wèn)題不做仔細(xì)地核實(shí)、查對(duì)造成的。這類錯(cuò)誤表現(xiàn)在：一是同音異義字。如“實(shí)事求是”寫(xiě)成“事實(shí)求是”；“史無(wú)前例”寫(xiě)成“史無(wú)前列”；“副主任”寫(xiě)成“付主任”等等。二是發(fā)音相同而功能用法不同的三個(gè)助詞“的”、“地”、“得”的混用。如“好的很”的“的”應(yīng)為“得”、“藍(lán)藍(lán)地天”的“地”應(yīng)為“的”，13 “認(rèn)真的查對(duì)”的“的”應(yīng)為“地”等等。三是混用形似而意不同的字。這些字有的只是一筆之差，它們有的讀音不同，意義大相徑庭的，如“干”與“于”、“戌”與“戎”；有的讀音相近或相同，但意義也不一樣的，如“撥”與“拔”，“列”和“冽”等等。四是筆劃和筆順完全相同的字。如“日”和“曰”，“汨”和“汩”等等。3．要注意數(shù)字使用上的規(guī)范化。有些文稿中的數(shù)字在書(shū)寫(xiě)時(shí)常有不統(tǒng)一的現(xiàn)象，即使同一公文，前后也有不一致的地方，如“10O多人”有時(shí)又寫(xiě)作“一百多人”。4．越是認(rèn)為不易出錯(cuò)的地方越要給予足夠的重視。公文的標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、成文日期、印發(fā)日期、發(fā)送范圍甚至包括發(fā)文用紙，是不易出錯(cuò)的，但往往就是它們出錯(cuò)。其處錯(cuò)誤常表現(xiàn)在：公文的標(biāo)題有錯(cuò)字、漏字或別字；發(fā)文字號(hào)中的年份寫(xiě)錯(cuò)，如“ X X字［1988〕 X X號(hào)”寫(xiě)作“ X X字［1998）X X號(hào)”，發(fā)文字號(hào)中的方頭括號(hào)“[ ]”用作“（）”、“〈 〉”或“【】”等括號(hào)；成文日期的差錯(cuò)主要表現(xiàn)在早于領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期，往往好以起草文稿的日期為成文日期，這是不正確的；發(fā)送范圍常易出現(xiàn)的錯(cuò)誤是“抄報(bào)”、“抄送”不分，抄上級(jí)機(jī)關(guān)的要標(biāo)明“抄報(bào)”，抄平行機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)的要標(biāo)明“抄送”，不能混用；發(fā)文用紙用錯(cuò)也是時(shí)有發(fā)生的，常易用錯(cuò)的是刊頭字和字?jǐn)?shù)都差不多的發(fā)文紙，如共青團(tuán)文件和黨委文件的發(fā)文紙。5．要注意標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是否使用正確。3．用印、登記與封發(fā)

（1）用印。是指在印好的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。公文用印要注意幾個(gè)問(wèn)題：1.單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文日期。2.成文日期右空4字，加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時(shí)間，縱向與正文的距離依印章大小而定，印章用紅色。3.聯(lián)合行文需要加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)當(dāng)將成文日期拉開(kāi)，左右各空7字，主辦機(jī)關(guān)印章在前，兩個(gè)印章均壓成文日期；當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，應(yīng)當(dāng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(可用簡(jiǎn)稱)按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位臵，印章加蓋其上，主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布，印章之間互不相交或相切；最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。4.除會(huì)議紀(jì)要外，不加蓋印章的公文應(yīng)視為無(wú)效。5.當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛慌Z時(shí)，應(yīng)當(dāng)調(diào)整行距或字距，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法。

(2）發(fā)文登記。一切發(fā)出的文件，均應(yīng)進(jìn)行登記。發(fā)文登記一般采用薄冊(cè)式形式。

(3）封發(fā)。是指對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的文件進(jìn)行分裝和發(fā)送。公文封發(fā)注意事項(xiàng)：1.清點(diǎn)數(shù)量。2.特殊標(biāo)注。對(duì)密件、急件、親啟件應(yīng)加蓋戳記；凡應(yīng)回收的文件，要注明收回的時(shí)限。15 3.留出存本。外發(fā)的文件，應(yīng)留出若干份作為存本，連同定稿一并歸卷備查。

第四篇：公文發(fā)文辦理程序

公文發(fā)文辦理程序

發(fā)文辦理是指機(jī)關(guān)內(nèi)部為制發(fā)公文所進(jìn)行的擬制、處置與管理活動(dòng)。發(fā)文辦理的一般程序?yàn)椋簲M稿、會(huì)商、審核、簽發(fā)，核發(fā)、登記、繕印、用印或簽署，分裝、發(fā)出，處置辦畢公文。這一程序具有很強(qiáng)的確定性與不可逆性?？蓜澐譃樗膫€(gè)階段：

第一階段：文稿的形成，具體包括：擬稿、會(huì)商、審核、簽發(fā)。這一階段是發(fā)文辦理活動(dòng)的中心內(nèi)容。

擬稿。即上一節(jié)所講述的公文寫(xiě)作。經(jīng)過(guò)對(duì)有關(guān)信息材料的收集加工和再創(chuàng)造，系統(tǒng)地記錄有用信息，使機(jī)關(guān)的意志見(jiàn)諸文字，草創(chuàng)供進(jìn)一步完善的原始文稿。

會(huì)商。指當(dāng)公文內(nèi)容涉及其他有關(guān)同級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍，需征得其同意或配合時(shí)所進(jìn)行的協(xié)商活動(dòng)。

審核。指擬就的文稿在送交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批或會(huì)議討論通過(guò)之前，由經(jīng)驗(yàn)豐富、政策理論水平和文字水平較高的相關(guān)工作人員等對(duì)文稿所做的全面核查、修改工作。

簽發(fā)。指由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或被授以專門(mén)權(quán)限的部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)文稿終審核準(zhǔn)之后，批注正式定稿和發(fā)出意見(jiàn)并簽注姓名、日期的活動(dòng)。除一些規(guī)范性及部分重要公文須經(jīng)有關(guān)會(huì)議討論通過(guò)，或再由負(fù)責(zé)人簽署方可生效外，其他文稿，一經(jīng)履行簽發(fā)手續(xù)即為定稿。為此，簽發(fā)是絕大多數(shù)公文生效的必備條件。

第二階段：公文的制作，具體包括：核發(fā)、登記、繕印、用印或簽署。這一階段工作的任務(wù)，就是以定稿為依據(jù)，以手工繕寫(xiě)、機(jī)械謄寫(xiě)和印刷等方式，制成供正式對(duì)外發(fā)出的各種公文文本，形成供實(shí)際使用、具有法定或特定效用的正式公文。

核發(fā)。指秘書(shū)部門(mén)在定稿形成后、公文正式印發(fā)前，對(duì)公文的審批手續(xù)、文種、結(jié)構(gòu)格式等進(jìn)行復(fù)核，確定發(fā)文字號(hào)、分送單位和印制份數(shù)。

登記。這里指發(fā)文登記，主要登記行將發(fā)出的公文的發(fā)文字號(hào)、文種、標(biāo)題和發(fā)文范圍。

繕印。即以謄錄抄寫(xiě)、印刷等方式制作供對(duì)外發(fā)出的公文。

用印或簽署。即在印畢的公文上加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的印章，或請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者在公文正本上簽注姓名。其作用均為表明公文的正式性質(zhì)和法定效力。

第三階段：公文的對(duì)外傳遞，包括分裝、發(fā)出等環(huán)節(jié)。這一階段工作的主要任務(wù)是為使公文能為受文者有效接收創(chuàng)造條件。

分裝。指按照規(guī)定具體揀配和封裝公文。

發(fā)出。指將已封裝完畢的公文以適宜的方式（如走機(jī)要交通等）發(fā)送給受文者。

第四階段：處置辦畢公文，包括暫存、銷毀、立卷、歸檔等。

第五篇：秘書(shū)公文辦理程序、注意事項(xiàng)

文電是機(jī)關(guān)開(kāi)展工作的重要工具，通過(guò)文電指導(dǎo)工作是機(jī)關(guān)發(fā)揮職能作用的基本途徑。因此，及時(shí)正確地處理好各類文電，是機(jī)關(guān)干部必備的基本素質(zhì)。處理機(jī)關(guān)日常文電一般有兩種方式：一是轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文電；二是根據(jù)上級(jí)指示和工作需要，起草下發(fā)本級(jí)文電。

（一）需要經(jīng)常辦理的文電

按照不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)，軍隊(duì)機(jī)關(guān)公文可分為許多類別。比如，按文件來(lái)源劃分，可分為收文和發(fā)文；按行文方向劃分，可分為上行文、平行文和下行文；按文件處理要求劃分，可分為需辦和參閱、急件和平件；按內(nèi)容保密要求劃分，可分為絕密、機(jī)密、秘密和普通文件?！盾婈?duì)機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》規(guī)定，軍隊(duì)機(jī)關(guān)公文按照內(nèi)容和作用分為以下13種：即命令、通令、決定、指示、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函件、通告和布告、會(huì)議紀(jì)要。除上述公文種類外，在軍隊(duì)機(jī)關(guān)工作中使用的其他公文，不單獨(dú)成類，但應(yīng)參照公文處理的有關(guān)要求辦理。我們平時(shí)工作中經(jīng)常遇到的有計(jì)劃、安排、意見(jiàn)、總結(jié)、講話和調(diào)查報(bào)告等。

（二）文電處理的一般程序

1、批辦。包括收文、登記、擬辦、批辦、分送五個(gè)環(huán)節(jié)。這一步是辦文的準(zhǔn)備階段。其中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是“批辦”。批辦，就是主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)收文的處理或就開(kāi)展某項(xiàng)工作所做的批示。通常情況下，密碼報(bào)自上而下，一般文件自下而上。批辦的意見(jiàn)是否合理、準(zhǔn)確，直接影響著辦文質(zhì)效。準(zhǔn)確批辦，既能加快文件的周轉(zhuǎn)，又能提高工作效率，相反，批辦意見(jiàn)不準(zhǔn)確，必然導(dǎo)致部門(mén)之間相互扯皮、轉(zhuǎn)來(lái)轉(zhuǎn)去，影響辦事效率。作為機(jī)關(guān)干部，為了幫助領(lǐng)導(dǎo)對(duì)收文做出正確的批示，應(yīng)以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，根據(jù)文電的內(nèi)容，積極主動(dòng)地通過(guò)文字或口頭向領(lǐng)導(dǎo)提出合理化建議，對(duì)文件的重要內(nèi)容要標(biāo)注，以便領(lǐng)導(dǎo)把握和記憶。

2、承辦。承辦文電是指在接到上級(jí)文電后，為落實(shí)上級(jí)的指示，在首長(zhǎng)做出批示后，根據(jù)首長(zhǎng)的批示制發(fā)具體實(shí)施意見(jiàn)的過(guò)程。包括擬稿、會(huì)簽、核稿、簽批四個(gè)環(huán)節(jié)。承辦擬稿是整個(gè)辦文的中心環(huán)節(jié)。

3、制發(fā)。包括打印、蓋印、登記、發(fā)文四個(gè)環(huán)節(jié)，這是辦文的輔助性、技術(shù)性工作階段。其中主要環(huán)節(jié)是打印和蓋印。打印文稿的字體要規(guī)范統(tǒng)一。一般情況下，文稿的主標(biāo)題用黑體二號(hào)字，副標(biāo)題用宋體四號(hào)字，單位姓名用楷體三號(hào)字，正文用仿宋體三號(hào)字，正文中的大標(biāo)題用黑體，小標(biāo)題用楷體；打印文稿要認(rèn)真核對(duì)，不能錯(cuò)字、漏字，錯(cuò)段、漏段，要核對(duì)到每個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。裝訂要符合標(biāo)準(zhǔn)要求，不能漏頁(yè)、錯(cuò)頁(yè)、倒頁(yè)。印章要蓋在單位的正中央，不能印斜印偏，不能模糊不清，要與打印文稿的單位名稱相符。

4、反饋。文電下發(fā)后，要通過(guò)多種途徑了解掌握文電貫徹落實(shí)情況，及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)反饋，同時(shí)還要注意針對(duì)貫徹過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)給領(lǐng)導(dǎo)提出糾偏的建議，確保下達(dá)的文電能夠善始善終地得到貫徹落實(shí)。

上述四步是一個(gè)相互關(guān)聯(lián)、環(huán)環(huán)相扣的辦文全程，缺少哪一步，或哪一步出現(xiàn)偏差，都會(huì)影響辦文質(zhì)量。

（三）處理文電應(yīng)注意的問(wèn)題

處理文電除了要嚴(yán)格按照上述程序辦理外，還要注意做到以下三點(diǎn)：一是辦理要及時(shí)。文電大都有較強(qiáng)的時(shí)效性，要盡快辦理，不能拖拖拉拉，更不能不請(qǐng)示、不報(bào)告、擱置不管。對(duì)時(shí)限特別急的文電，必須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)辦完。二是表達(dá)要準(zhǔn)確。大部分文電政策性強(qiáng)，擬制過(guò)程中要注意準(zhǔn)確性，不能粗枝大葉、含糊不清。三是文電要保密。公文多數(shù)具有內(nèi)部特性，一般都規(guī)定傳閱范圍，該誰(shuí)知道就讓誰(shuí)知道。呈辦結(jié)束，及時(shí)存放或返還保密室。用軍內(nèi)網(wǎng)傳輸公文要采取加密措施，絕不能用地方網(wǎng)辦理公文。來(lái)源:考試大-秘書(shū)資格考試