第一篇：人大機關(guān)公文處理辦法

人大機關(guān)公文處理辦法（試行）

第一章總則

第一條為使人大機關(guān)的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理的效率和質(zhì)量，制訂本辦法。

第二條人大機關(guān)的公文，是人大及其常委會在依法行使各項職權(quán)過程中形成的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是發(fā)布法律、地方性法規(guī)、決定、決議、公告，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告和交流情況的工具。

第三條人大機關(guān)秘書部門是人大機關(guān)公文管理的工作機構(gòu)，負(fù)責(zé)公文的處理，協(xié)調(diào)和指導(dǎo)本機關(guān)各部門的公文處理工作。人大機關(guān)各部門應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門機構(gòu)或配備專職人員負(fù)責(zé)本部門公文的處理工作，并逐步改善辦公手段，努力提高工作效率和質(zhì)量。

文秘工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)守機密、廉潔正派，具備相應(yīng)的專業(yè)知識。

第四條人大機關(guān)的公文處理，是包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔在內(nèi)的一系列銜接有序的工作。公文處理必須做到準(zhǔn)確、及時、安全。

第五條公文處理中必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和人大機關(guān)內(nèi)部的保密規(guī)定，確保國家秘密的安全。

第二章公文種類

第六條人大機關(guān)的公文種類主要有：公告，決議，決定，法、條例、規(guī)則、實施辦法，議案，意見、批評和建議，請示，批復(fù)，報告，通知，通報，函，意見，會議紀(jì)要等。

公告適用于發(fā)布法律、地方性法規(guī)及其他重要事項。

決議適用于經(jīng)會議審議或討論通過的重要事項。

決定適用于對重要事項做出的決策和安排。

法、條例、規(guī)則、實施辦法適用于人大及其常委會審議通過的法律、地方性法規(guī)。

議案適用于根據(jù)法定程序，有關(guān)機構(gòu)向人大及其常委會提請審議的事項。意見、批評和建議適用于人大代表向人大及其常委會提出，由常委會的辦事機構(gòu)交由有關(guān)機關(guān)研究處理并負(fù)責(zé)答復(fù)的事項。

請示適用于請求指示、批準(zhǔn)事項。

批復(fù)適用于答復(fù)請示事項。

報告適用于匯報工作、反映情況、提出建議，或答復(fù)詢問等。通知適用于傳達(dá)指示，轉(zhuǎn)發(fā)公文，傳達(dá)需要執(zhí)行或周知的事項等。通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達(dá)重要精神，交流情況。

函適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題；向有關(guān)主管部門提出請求等。

意見適用于對議案或重要問題提出見解和處理辦法等。

會議紀(jì)要適用于記載會議情況和議定事項。

第三章公文格式

第七條人大機關(guān)的公文，一般由版頭、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)

人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)署名、成文時間、印章、附注、主題詞、抄送機關(guān)、印制版記等部分組成。

（－）版頭版頭由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，或者加括號標(biāo)明文種組成。聯(lián)合行文時，主辦機關(guān)應(yīng)該排列在前。

（二）秘密等級秘密公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“絕密”、“機密”。“秘密”，標(biāo)注于公文首頁左上方。機關(guān)內(nèi)部的公文，應(yīng)當(dāng)標(biāo)明 “內(nèi)部文件”。

（三）緊急程度緊急公文應(yīng)分別標(biāo)明“特急件”、“急件”；緊急電報應(yīng)標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（四）發(fā)文字號發(fā)文字號由機關(guān)代字、年份、序號組成?！拔募钡陌l(fā)文字號應(yīng)當(dāng)排列于版頭之下，橫線之上居中處。“函”的發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)排列于版頭之下，橫線之下居右側(cè)。聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)明主辦機關(guān)發(fā)文字號。橫線中央不嵌五星。

（五）簽發(fā)人上報公文應(yīng)當(dāng)在發(fā)文字號右側(cè)標(biāo)注“簽發(fā)人”，由發(fā)文機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。

（六）標(biāo)題公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明公文的種類。位于主送機關(guān)或正文之上正中間。

（七）主送機關(guān)主要受理公文的機關(guān)。應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱，位于正文上方，頂格排列。

（八）正文公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容，位于標(biāo)題或主送機關(guān)下方。

（九）附件公文附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后，發(fā)文機關(guān)署名之前注明附件順序和名稱。

（十）發(fā)文機關(guān)署名發(fā)文機關(guān)應(yīng)當(dāng)寫全稱或規(guī)范化簡稱。

（十一）成文時間應(yīng)當(dāng)以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報應(yīng)當(dāng)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。特殊情況除外。

（十二）加蓋印章公文中有發(fā)文機關(guān)署名的（含聯(lián)合發(fā)文），應(yīng)當(dāng)加蓋部門印章。印章必須與署名相符。

（十三）主題詞主題詞的標(biāo)注，應(yīng)當(dāng)符合公文主題詞標(biāo)注的各項規(guī)則。

（十四）抄報、抄送單位指除主送機關(guān)以外的其他需要告知的上下級、同級或不相隸屬機關(guān)?！俺瓐蟆笔窍蛏霞墮C關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)報送公文；“抄送”是向同級、下級或不相隸屬機關(guān)分送公文。

應(yīng)當(dāng)排列于公文本頁下端。

（十五）印制版記由公文制發(fā)機關(guān)名稱、印發(fā)日期和印發(fā)份數(shù)組成，標(biāo)于公文末頁下端。印發(fā)日期和份數(shù)應(yīng)當(dāng)用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。

（十六）公文用紙一般為16開型（長260毫米，寬184毫米）。左側(cè)裝訂。公文標(biāo)準(zhǔn)印刷字號：通常情況下，標(biāo)題用2號宋體字，主送機關(guān)使用3號黑體字，正文使用3號仿宋體字，文中小標(biāo)題，按結(jié)構(gòu)層次，第一層用3號黑體字，第二層用3號楷體字，落款使用楷體字。

第四章行文規(guī)則

第八條人大機關(guān)的行文關(guān)系，應(yīng)根據(jù)各部門的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。

（一）人大機關(guān)各部門在本部門職權(quán)范圍內(nèi)，可相互行文。

（二）人大機關(guān)各部門可向下一級人大機關(guān)的有關(guān)業(yè)務(wù)部門行文。必要時，應(yīng)當(dāng)同時抄送其直接上級機關(guān)。

人大機關(guān)部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。

（三）人大機關(guān)各部門可對外向不同隸屬關(guān)系的部門行文。

重要問題的行文，應(yīng)當(dāng)與有關(guān)部門協(xié)商一致后發(fā)文。

（四）同級人大機關(guān)各部門、上一級人大機關(guān)部門與下一級人大機關(guān)部門可聯(lián)合行文；人大機關(guān)部門與同級黨委、政府部門及其它部門也可聯(lián)合行文。

聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)確有必要，單位不宜過多。

第九條請示問題，應(yīng)當(dāng)一事一文，不得在非請示公文中夾帶請示事項。不得越級請示，或多頭請示。因特殊情況必須越級請示時，應(yīng)當(dāng)抄送被越過的上級機關(guān)。

向常委會領(lǐng)導(dǎo)請示問題的公文，應(yīng)當(dāng)送辦公廳（室）秘書部門按規(guī)定程序辦理，不應(yīng)直接送領(lǐng)導(dǎo)本人，特殊情況除外。

第五章公文辦理

第十條公文的辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理主要包括：公文的簽收、登記、分發(fā)、傳閱、請辦、承辦和催辦等程序；發(fā)文主要包括：公文的起草、校核、審簽、登記、印制和分發(fā)等程序。

一、收文的辦理

（－）簽收應(yīng)當(dāng)逐件清點來文后簽收。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向發(fā)文機關(guān)查詢并采取相應(yīng)措施。

（二）登記應(yīng)當(dāng)將公文的發(fā)文機關(guān)、發(fā)文字號、標(biāo)題、密級、份數(shù)、收到時間及處理情況等逐項填寫清楚，以利管理、查詢和催辦。

（三）分發(fā)應(yīng)當(dāng)根據(jù)來文內(nèi)容或來文單位的要求，以及收文單位的有關(guān)規(guī)定，將公文及時分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。

（四）傳閱應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定和程序?qū)⒐乃陀嘘P(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱，不得隨意擴大傳閱范圍。秘書部門應(yīng)隨時掌握公文去向，避免漏傳和延誤。

（五）請辦對需要辦理的公文，應(yīng)當(dāng)送請主管領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理。

（六）承辦有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文，應(yīng)當(dāng)按照領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容辦理。對屬于有關(guān)職能部門承辦的公文，文秘部門應(yīng)盡快交職能部門辦理。承辦部門應(yīng)盡快辦理，不得延誤、推諉。如認(rèn)為不屬于本部門職責(zé)或不適宜由本部門承辦的，應(yīng)及時退回交辦部門并說明理由。

對需要報請領(lǐng)導(dǎo)批示的重要公文，應(yīng)及時上報，需要文秘部門提出辦理意見或建議并代擬文稿的，應(yīng)將辦理意見和代擬文稿一并上報。緊急公文應(yīng)提出辦理時限。

（七）催辦對辦理中的公文應(yīng)當(dāng)進行督辦、查詢。緊急、重要的公文應(yīng)及時、重點催辦，一般公文也應(yīng)當(dāng)定期催辦，做到件件有結(jié)果，并采取適當(dāng)方式隨時或定期向領(lǐng)導(dǎo)反饋情況。

二、發(fā)文的辦理

（－）公文的起草草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：

1.符合國家的憲法、法律、地方性法規(guī)和黨的方針、政策及有關(guān)規(guī)定。

2.情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精練，用詞和標(biāo)點準(zhǔn)確、規(guī)范。

3.結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“

一、”，第二層為“（－）”，第三層為“1．”，第四層為“（l）”。

4.必須使用國家法定計量單位。

5.公文中的數(shù)字，除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具

有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

（二）校對審核公文文稿送領(lǐng)導(dǎo)審批之前，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真細(xì)致地逐級校對審核，文責(zé)自負(fù)。公文校對審核的內(nèi)容是：

1.報批程序是否符合規(guī)定；

2.內(nèi)容是否符合國家的法律、地方性法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定，是否完整、準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；

3.涉及有關(guān)部門業(yè)務(wù)的事項是否經(jīng)過協(xié)調(diào)并取得一致意見；

4.所提措施和辦法是否切實可行；

5.人名、地名、時間、數(shù)字、引文和文字表述、密級、抄報（送）單位、主題詞是否準(zhǔn)確、恰當(dāng)，漢字、標(biāo)點符號、計量單位、數(shù)字的用法是否符合有關(guān)規(guī)定。

6.已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批過的文稿，在印發(fā)之前應(yīng)再作校核。經(jīng)校核，如內(nèi)容需作實質(zhì)性修改，須報原審批領(lǐng)導(dǎo)復(fù)審。

（三）審簽公文須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。重要公文應(yīng)當(dāng)由機關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)或上級領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)當(dāng)由所有聯(lián)署機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)會簽。領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并寫上姓名和日期。簽發(fā)公文應(yīng)當(dāng)用鋼筆或毛筆。

（四）登記編號應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文字號編制辦法的要求，進行登記編號。

（五）印制應(yīng)當(dāng)做到準(zhǔn)確、及時、規(guī)范、安全、保密。秘密公文應(yīng)當(dāng)由機要印刷廠（或一般印刷廠的保密車間）印制。

（六）分發(fā)應(yīng)由主稿單位或秘書部門分送主送機關(guān)、抄報（送）機關(guān)。第十一條傳遞秘密級以上的公文，必須采取保密措施，確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置。不得密電明復(fù)，或者明、密電混用。絕密級公文不得利用傳真機和計算機傳輸。凡需存檔或請領(lǐng)導(dǎo)批示的傳真件，應(yīng)當(dāng)復(fù)印后再辦理。

第六章公文立卷、歸檔和銷毀

第十二條公文辦理完畢后，應(yīng)根據(jù)檔案法及機關(guān)檔案管理工作的規(guī)定，按時將公文和有關(guān)材料立卷歸檔，并定期向檔案部門移交。部門和個人不得保存應(yīng)歸檔的公文。

第十三條聯(lián)合辦理的公文，由主辦單位負(fù)責(zé)立卷，相關(guān)單位如需要可保存復(fù)印件。

第十四條沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可定期銷毀。銷毀秘密公文，應(yīng)當(dāng)?shù)街付ǖ谋Ｃ艿攸c，由兩人以上監(jiān)銷。確保不丟失、不泄密。

第七章附則

第十五條各級人大機關(guān)可根據(jù)本辦法的規(guī)定，結(jié)合工作實際情況，制訂實施細(xì)則。

［據(jù)1998年2月6日全國人大常委會辦公廳（關(guān)于印發(fā)以

大機關(guān)文秘檔案工作座談會會議紀(jì)要）和兩個協(xié)法）的通知）

（常辦〔1998〕秘字第12號）】

第二篇：人大機關(guān)公文處理辦法

人大機關(guān)公文處理辦法 第一章

總

則

第一條 為使人大機關(guān)的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理的質(zhì)量和效率，制定本辦法。

第二條 人大機關(guān)的公文，是人大及其常委會在依法行使各項職權(quán)過程中形成的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是發(fā)布法律、地方性法規(guī)、決定、決議、公告，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告和交流情況的重要工具。

第三條 人大常委會辦公室負(fù)責(zé)公文的處理，協(xié)調(diào)和指導(dǎo)本機關(guān)各部門的公文處理工作。人大機關(guān)各委室應(yīng)當(dāng)由專職人員負(fù)責(zé)本工委的公文的處理工作，并逐步改善辦公條件。

文秘工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守、保守秘密、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)，具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識。

第四條 人大機關(guān)的公文處理，包括公文擬制、審核、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。公文處理必須做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時、安全。

第五條 公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全。

第二章 公文種類

第六條 人大機關(guān)的公文種類主要有：公告，決議，決定，法規(guī)、條例、規(guī)則、實施辦法，議案，建議、批評和意見，請示，批復(fù)，報告，通知，通報，函，意見，會議紀(jì)要等。

公告 適用于發(fā)布法律、地方性法規(guī)及其他重要事項。

決議 適用于經(jīng)會議審議或討論通過的重要事項。

決定 適用于對重要事項做出的決策和安排。

法規(guī)、條例、規(guī)則、實施辦法 適用于人大及其常委會審議通過的地方性法規(guī)。

議案 適用于根據(jù)法律規(guī)定，依據(jù)法定程序，提案人向人大及其常委會提請審議的事項。

建議、批評和意見 適用于人大代表向人大及其常委會提出，由常委會的辦事機構(gòu)交由有關(guān)機關(guān)、組織研究處理并負(fù)責(zé)答復(fù)的事項。

請示 適用于請求指示、批準(zhǔn)事項。

批復(fù)

適用于答復(fù)請示事項。

報告

適用于匯報工作、反映情況、提出建議等。

通知 適用于傳達(dá)指示，轉(zhuǎn)發(fā)公文，傳達(dá)需要辦理、執(zhí)行或周知的事項，任免人員等。

通報 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

函 適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題；向有關(guān)主管部門提出請求事項等。

意見 適用于對議案或重要問題提出見解和處理辦法等。

會議紀(jì)要 適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。

第三章 公文格式

第七條 人大機關(guān)的公文，一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、主題詞、抄送機關(guān)、印制版記等部分組成。

一、秘密等級和保密期限

涉密公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“絕密”、“機密”、“秘密”，標(biāo)注于公文首頁發(fā)文機關(guān)標(biāo)識右上方?！敖^密”、“機密”級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號，位于公文首頁左上方。

二、緊急程度

緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急件”、“急件”；緊急電報應(yīng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

三、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識

即版頭，由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱組成，也可以由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”組成。聯(lián)合行文，主辦機關(guān)名稱應(yīng)當(dāng)排列在前，或者按照規(guī)范順序排列。

四、發(fā)文字號

發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份、序號組成。發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)排列于發(fā)文機關(guān)標(biāo)識之下，橫線之上居中處。聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)明主辦機關(guān)發(fā)文字號。

五、簽發(fā)人

上報公文應(yīng)當(dāng)在發(fā)文字號右側(cè)標(biāo)注“簽發(fā)人”，由發(fā)文機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。

六、標(biāo)題

公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明公文的種類。由發(fā)文機關(guān)全稱（或者規(guī)范化簡稱）、主要內(nèi)容和文種組成，也可以由主要內(nèi)容和文種組成。位于主送機關(guān)或者正文之上居中排列。

七、主送機關(guān)

指主要受理公文的機關(guān)。應(yīng)當(dāng)用全稱或者規(guī)范化簡稱，位于正文上方，頂格排列。

八、正文

公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容，位于標(biāo)題或者主送機關(guān)下方。

九、附件

公文附件，應(yīng)當(dāng)注明順序號和名稱。位于正文之后，發(fā)文機關(guān)署名之前。

十、發(fā)文機關(guān)署名 發(fā)文機關(guān)應(yīng)當(dāng)寫全稱或者規(guī)范化簡稱。

十一、成文日期

應(yīng)當(dāng)以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報應(yīng)當(dāng)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。

十二、加蓋印章 公文中有發(fā)文機關(guān)署名的（含聯(lián)合發(fā)文），應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機關(guān)印章。印章必須與署名相符。加蓋印章必須有正文，不得采取“此頁無正文”的方法處理。

十三、主題詞 主題詞的標(biāo)注，應(yīng)當(dāng)符合公文主題詞標(biāo)注的各項規(guī)則。位于公文末頁，抄送單位之上。

十四、抄送單位 指除主送機關(guān)以外的其他需要告知的上下級、同級或不相隸屬機關(guān)。

十五、印制版記 由公文制發(fā)機關(guān)名稱、印發(fā)日期組成，位于公文末頁下端。印發(fā)日期應(yīng)當(dāng)用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。

十六、公文用紙一般為A4型（210mm×297mm）。左側(cè)裝訂。

公文標(biāo)準(zhǔn)印刷字號：通常情況下，標(biāo)題用2號（或小2號）標(biāo)宋體字，主送機關(guān)、正文用3號仿宋體字。文中小標(biāo)題，按結(jié)構(gòu)層次，第一層用3號黑體字，第二層用3號楷體字，附件、發(fā)文機關(guān)署名、抄送單位用3號仿宋體字。主題詞使用3號黑體字。

第四章 行文規(guī)則

第八條 人大機關(guān)的行文關(guān)系，應(yīng)根據(jù)各部門的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。

一、人大機關(guān)各部門在本部門職權(quán)范圍內(nèi)，可相互行文。

二、人大機關(guān)各部門可向下一級人大機關(guān)的有關(guān)業(yè)務(wù)部門行文。必要時，同時抄送其直接上級機關(guān)。

人大機關(guān)部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。

三、人大機關(guān)各部門可對外向不同隸屬關(guān)系的部門行文。重要問題的行文，應(yīng)當(dāng)與有關(guān)部門協(xié)商一致后再行文。

四、同級人大機關(guān)各部門、上一級人大機關(guān)部門與下一級人大機關(guān)部門可聯(lián)合行文；人大機關(guān)部門與同級黨委、政府部門及其它部門也可聯(lián)合行文。

聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)確有必要，單位不宜過多。

第九條 請示問題，應(yīng)當(dāng)一事一文，不得在非請示公文中夾帶請示事項。不得越級請示或者多頭請示。因特殊情況必須越級請示時，應(yīng)當(dāng)抄送被越過的上級機關(guān)。

向領(lǐng)導(dǎo)請示問題的公文，除特殊情況外，一般應(yīng)當(dāng)送辦公室按規(guī)定程序辦理，不應(yīng)直接送領(lǐng)導(dǎo)本人。

第五章 公文辦理

第十條 公文的辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理主要包括：公文的簽收、登記、分發(fā)、傳閱、擬辦、批辦、承辦和催辦等程序；發(fā)文辦理主要包括：公文的起草、校核、審簽、登記、印制和分發(fā)等程序。

一、收文的辦理

(一)簽收 逐件清點來文后簽收。發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向發(fā)文機關(guān)查詢并采取相應(yīng)措施。

(二)登記 將公文的發(fā)文機關(guān)、發(fā)文字號、標(biāo)題、秘密等級、份數(shù)、收到時間及處理情況等逐項填寫清楚，以利于管理、查詢和催辦。

(三)分發(fā) 根據(jù)來文內(nèi)容或者來文單位的要求，以及收文單位的有關(guān)規(guī)定，將公文及時分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。

(四)傳閱 按照規(guī)定和程序?qū)⒐乃陀嘘P(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱，不得隨意擴大傳閱范圍。文秘部門應(yīng)隨時掌握公文去向，避免漏傳和延誤。

(五)擬辦、批辦 對需要辦理的公文，由文秘部門提出擬辦意見，再送請主管領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理。

(六)承辦 領(lǐng)導(dǎo)批示后的公文，應(yīng)當(dāng)按照領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容辦理。對屬于有關(guān)職能部門承辦的公文，文秘部門應(yīng)盡快交職能部門辦理。承辦部門應(yīng)及時辦理，不得延誤、推諉。如認(rèn)為不屬于本部門職責(zé)或者不適宜由本部門承辦的，應(yīng)及時退回交辦部門并說明理由。

對需要報請領(lǐng)導(dǎo)批示的重要公文，應(yīng)及時上報，需要文秘部門提出辦理意見或建議并代擬文稿的，應(yīng)將辦理意見和代擬文稿一并上報。緊急公文應(yīng)當(dāng)提出辦理時限。

(七)催辦 對辦理中的公文應(yīng)當(dāng)進行督辦、查詢。緊急、重要的公文應(yīng)及時、重點催辦，一般公文也應(yīng)當(dāng)定期催辦，做到件件有結(jié)果，并采取適當(dāng)方式隨時或定期向領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理情況。

二、發(fā)文的辦理

(一)公文的起草 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：

1． 符合國家的憲法、法律、法規(guī)和黨的方針、政策及有關(guān)規(guī)定。

2． 情況確實，觀點明確，條理清晰，文字精煉，用詞和標(biāo)點符號準(zhǔn)確、規(guī)范。

3． 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為 “一”，第二層為“(一)”，第三層為“1．”，第四層為“（1）”

4．必須使用國家法定計量單位。

5、國名、地名、人名、時間、數(shù)字、引文和文字表述、密級、抄送單位、主題詞應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、恰當(dāng)，漢字、標(biāo)點符號的用法應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)定。

公文中的數(shù)字，除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其它的應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

(二)校對審核 公文文稿送領(lǐng)導(dǎo)審批之前，應(yīng)當(dāng)逐級認(rèn)真細(xì)致地校對審核。公文校對審核的內(nèi)容是：

1． 報批程序是否符合規(guī)定。

2． 內(nèi)容是否符合國家的法律、法規(guī)和黨的方針、政策及有關(guān)規(guī)定，是否完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的意圖；并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。

3． 涉及有關(guān)部門業(yè)務(wù)的事項是否經(jīng)過協(xié)調(diào)并取得一致意見。

4． 所提措施和辦法是否切實可行。

5． 文種使用是否準(zhǔn)確，公文格式是否規(guī)范。

6． 已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批的文稿，在印發(fā)之前應(yīng)再作校核。如內(nèi)容確需作實質(zhì)性修改的；須報原審批領(lǐng)導(dǎo)復(fù)審。

(三)審簽 公文須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。重要公文應(yīng)當(dāng)由發(fā)文機關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)。聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)當(dāng)由所有聯(lián)署機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)會簽。領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)公文，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并寫上姓名和日期。簽批公文應(yīng)當(dāng)用鋼筆、簽字筆或者毛筆，不要用鉛筆。

(四)登記編號 按照發(fā)文字號編制辦法的要求，進行登記編號。

(五)印制 做到準(zhǔn)確、及時、規(guī)范、安全。秘密公文應(yīng)當(dāng)由機要印刷廠或者一般印刷廠的保密車間印制。

(六)分發(fā) 應(yīng)由主辦單位或者文秘部門分送主送機關(guān)、抄送機關(guān)。

第十一條 傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須采用符合規(guī)定的加密裝置。不得密電明復(fù)，或者明、密電報混用。凡需存檔或者報請領(lǐng)導(dǎo)批示的、使用熱敏紙的傳真件，應(yīng)當(dāng)復(fù)印后再辦理。

第六章 公文立卷、歸檔和銷毀

第十二條 公文辦理完畢，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案法及機關(guān)檔案管理部門的規(guī)定，按時將公文的正本、定稿和有關(guān)材料立卷，并定期向檔案部門移交。部門和個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

第十三條 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位負(fù)責(zé)立卷，相關(guān)單位可保存復(fù)印件。

第十四條 沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可定期銷毀。銷毀秘密公文，應(yīng)當(dāng)?shù)奖Ｃ懿块T指定的場所，由兩人以上監(jiān)銷。確保不丟失、不漏銷。銷毀絕密級公文（含電報），應(yīng)當(dāng)進行登記。

太谷縣人大常委會辦公室 關(guān)于文件辦理工作的暫行規(guī)定

為做好人大機關(guān)文件處理工作，逐步實現(xiàn)公文處理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)全國人大關(guān)于《人大機關(guān)公文處理辦法》以及省、市人大關(guān)于文件辦理工作的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我縣實際，對縣人大機關(guān)文件辦理工作作如下規(guī)定：

一、文件形式及適用范圍

人大機關(guān)文件主要有六種形式，即：

（一）太人發(fā)文件，文頭為“太谷縣人民代表大會常務(wù)委員會文件”，適用范圍主要是：

1、縣人大常委會關(guān)于貫徹落實中、省、市人大重大決策的決定、意見；

2、縣人大常委會發(fā)布的公告、規(guī)定、辦法以及重大事項的決議、決定和重要的工作安排部署；

3、縣人大常委會通過的干部任免通知、審議意見、評議意見；

4、縣人大常委會關(guān)于先進集體，優(yōu)秀縣人大代表的表彰決定、通報等。

（二）太人字文件，文頭為“太谷縣人民代表大會常務(wù)委員會”，適用范圍是：

1、縣人大常委會向上級人大常委會的報告、匯報、請示；

2、縣人大常委會向同級黨委的報告、匯報；

3、縣人大常委會關(guān)于某方面工作的安排部署和“一府兩院”及鄉(xiāng)鎮(zhèn)人大有關(guān)報告、請示的批復(fù)（含批轉(zhuǎn)執(zhí)行）等。

（三）太人黨發(fā)文件，文頭為“中共太谷縣人民代表大會常務(wù)委員會黨組文件”，適用范圍是：

縣人大常委會黨組關(guān)于機關(guān)黨建、思想政治及精神文明建設(shè)和黨風(fēng)廉政建設(shè)方面工作的安排部署、工作方案等。

（四）太人黨字文件，文頭為“中共太谷縣人民代表大會常務(wù)委員會黨組文件”，適用范圍是：

1、縣人大常委會黨組向縣委的報告、匯報、請示；

2、縣人大常委會黨組向縣委提出的干部任免提議和推薦意見等。

（五）太人辦發(fā)文件，文頭為“太谷縣人大常委會辦公室文件”，適用范圍是：

1、關(guān)于貫徹落實縣委、縣人大常委會重要會議精神以及有關(guān)重大決策、部署的意見、措施、要求的通知；

2、縣人大常委會關(guān)于召開人代會、常委會以及其他重要會議的通知；

3、根據(jù)授權(quán)，轉(zhuǎn)發(fā)上級文件、印發(fā)常委會和主任會議擬定的事項、工作安排；

4、應(yīng)由辦公室擬發(fā)的其他文件。

（六）太人辦字文件，文頭為“太谷縣人大常委會辦公室”，適用范圍是：

1、以人大辦公室名義向市人大辦公室的報告、匯報、請示；

2、根據(jù)授權(quán)，人大辦公室關(guān)于下級機關(guān)報告、請示的批復(fù)（含批轉(zhuǎn)執(zhí)行）；

3、縣人大辦公室關(guān)于工作要點、工作安排、工作總結(jié)以及制定的各項規(guī)章制度等。

人大機關(guān)文件除上述六種形式外，還有（1）“會刊”，用于輯錄人民代表大會、人大常委會討論通過的事項及會議相關(guān)資料；（2）“太谷縣人大常委會辦公室”編“太人辦函字”的文頭，用于轉(zhuǎn)達(dá)縣人大常委會領(lǐng)導(dǎo)對有關(guān)文件、信訪件的批示，辦公室與不相隸屬機關(guān)之間商洽工作和聯(lián)系辦理具體事宜的函件；（3）“太谷人大工作”，主要用于反映縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)人大工作動態(tài)，經(jīng)驗交流，刊發(fā)具有借鑒、指導(dǎo)價值的理論文章、心得體會、調(diào)查研究材料等。

二、公文格式 人大機關(guān)的公文，一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、主題詞、抄報機關(guān)、抄送機關(guān)、印制版記等部分組成。按排序依次為：

（一）涉密文件應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保密期限，標(biāo)注位于公文首頁右上方。“絕密”、“機密”級公文要標(biāo)明份數(shù)序號，位于公文首頁左上方。

（二）緊急公文根據(jù)緊急程度標(biāo)明“特急”或“急件”等，標(biāo)注位于公文首頁右上方。

（三）發(fā)文機關(guān)標(biāo)識即版頭，由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱組成，也可以由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”組成。聯(lián)合行文，主辦機關(guān)名稱排列在前，或者按規(guī)范順序排列。

（四）發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份、序號組成，位于橫線之上居中處。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機關(guān)發(fā)文字號。

（五）有的上行公文還要標(biāo)注簽發(fā)人，位于橫線之上右側(cè)。

（六）公文標(biāo)題一般由發(fā)文機關(guān)全稱（或簡稱）、主要內(nèi)容和文種三部分組成，也可由后兩部分組成，位于正文之上居中排列。

（七）主送機關(guān)指主要受理公文的機關(guān)，應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱?？h人大常委會文件主送機關(guān)針對內(nèi)容而定，一般為縣人民政府、縣法院、縣檢察院。

人大辦公室文件主送機關(guān)視內(nèi)容而定。

以通知、通報等形式印發(fā)的文件主送機關(guān)位于在上方，頂格排列；以決定、規(guī)定、決議、意見、方案等形式印發(fā)的文件，主送機關(guān)位于正文之后，印制版記內(nèi)。

（八）正文是公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容，位于標(biāo)題或者主送機關(guān)之下。

（九）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。位于正文之后。

（十）成文日期應(yīng)以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

（十一）每一件公文都必須加蓋發(fā)文機關(guān)印章。印章一般騎印在發(fā)文機關(guān)和發(fā)文日期上。

（十二）公文如有附注，應(yīng)當(dāng)在成文日期和印章之下，版記之上加圓括號標(biāo)注。

（十三）主題詞的標(biāo)注，應(yīng)當(dāng)符合主題詞標(biāo)注的各項規(guī)則，必須使用規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的主題詞。位于公文末頁，抄報或抄送機關(guān)之上。

（十四）抄送單位 是指除主送機關(guān)以外的其他需要告知的上下級、同級或不相隸屬機關(guān)。

（十五）印制版記由公文制發(fā)機關(guān)名稱、印發(fā)日期和印發(fā)份數(shù)組成，位于公文末頁下端。印發(fā)日期和份數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫。

公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210MM×297MM），左側(cè)裝訂。公文文字從左至右橫寫、橫排，并使用規(guī)范的字號、字體。

三、行文原則

人大機關(guān)文件堅持注重實效，少而精的原則，確保文件的政治性、權(quán)威性、規(guī)范性和可行性。

人大機關(guān)的行文關(guān)系根據(jù)其隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定?？h人大機關(guān)對外發(fā)文，只能以人大常委會和人大辦公室名義，各工作委員會不對外發(fā)文。

不屬于人大常委會職權(quán)范圍內(nèi)的工作，縣人大常委會不發(fā)文件。

中、省、市人大在報刊上已公開發(fā)表的有關(guān)決議、決定、規(guī)定、辦法、條例等，縣人大常委會如無新的規(guī)定要求或工作部署，一般不再轉(zhuǎn)發(fā)。

四、辦文程序

公文辦理分為發(fā)文和收文?？h人大機關(guān)的文件辦理工作必須嚴(yán)格按程序進行處理。其主要環(huán)節(jié)是：

（一）發(fā)文辦理

1、擬辦。以縣人大常委會、辦公室名義上報下發(fā)的文件，須經(jīng)縣人大常委會或主任會研究決定，由常委會領(lǐng)導(dǎo)提出擬辦意見。有關(guān)單位報請需要批轉(zhuǎn)的文件，也應(yīng)交辦公室統(tǒng)一處理。

2、起草。公文起草必須符合行文關(guān)系，不違反黨的路線、方針、政策和法律、法規(guī)，事實準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清晰、重點突出、觀點鮮明、文字簡練等。

起草的文件，第一頁必須使用統(tǒng)一的“發(fā)文稿紙”，擬稿單位、擬稿人、核稿人要簽署自己的姓名。

3、文件校對審核。縣人大常委會各類文稿在送領(lǐng)導(dǎo)審批之前，必須逐級認(rèn)真細(xì)致地校對審核?？h人大常委會各專委會按照職責(zé)分工代縣人大常委會和人大辦公室起草的公文，須經(jīng)專委會主要領(lǐng)導(dǎo)審核后送交辦公室簽署意見，再送分管副主任會簽或?qū)徍?，如需作大的修改、調(diào)整，退回修改。

4、審簽?？h人大機關(guān)文件的審簽應(yīng)貫徹集體領(lǐng)導(dǎo)和個人分工負(fù)責(zé)相結(jié)合的原則進行。簽發(fā)原則是：

（1）太人發(fā)、太人字文件，由常委會主任簽發(fā)，或常委會主任委托副主任簽發(fā)；

（2）太人黨發(fā)、太人黨字文件，由常委會黨組書記簽發(fā)或常委會黨組書記委托副書記簽發(fā)；

（3）太人辦發(fā)文件，屬于人大常委會或主任會議研究決定授權(quán)行文的由常委會主任或副主任簽發(fā)，屬于辦公室職責(zé)內(nèi)的，由分管辦公室的常委會副主任簽發(fā)。

（4）太人辦字文件，一般由辦公室主任簽發(fā)，必要時報請分管辦公室的常委會副主任簽發(fā)。

（5）涉及聯(lián)合行文的公文審簽，須由所有聯(lián)署機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)審簽。

5、復(fù)核。已簽發(fā)文件，打印出清樣后，由主稿人對文字進行核對，再由辦公室對文件內(nèi)容、格式、發(fā)送范圍、文字進行一次全面復(fù)核，以杜絕差錯。

6、印制和用印。印制公文應(yīng)做到準(zhǔn)確、及時、規(guī)范、安全、保密。印制完畢要加蓋發(fā)文機關(guān)印章。

7、分發(fā)和分送。一般由辦公室或主稿部門協(xié)助對文件進行分撿，收發(fā)人員分送。

（二）收文辦理

1、簽收。由辦公室收發(fā)人員對來文進行認(rèn)真簽收登記。

2、分發(fā)傳閱。根據(jù)來文內(nèi)容，由辦公室簽署擬辦意見。對上級、平級和下級來文一般按照程序規(guī)定以及常委會領(lǐng)導(dǎo)工作分工和對口聯(lián)系部門的要求將公文分送常委會領(lǐng)導(dǎo)閱或傳閱；對需要周知性的文件普通傳閱，原則上不得隨意擴大傳閱范圍；報刊一般不作傳閱；文件傳閱要及時，應(yīng)盡量縮短存放時間。

3、擬辦、批辦。對需要辦理的公文，由辦公室提出擬辦意見，再送請領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理。

4、承辦。有領(lǐng)導(dǎo)批示的公文，應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)批示內(nèi)容迅速辦理，不得延誤、推諉。

5、催辦、督辦。送有關(guān)人員或交承辦部門、專委會辦理的公文，辦公室要負(fù)責(zé)催辦、督辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

五、公文歸檔

（一）公文辦理完畢后，應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，由辦公室文秘人員將領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文定稿和公文正本整理歸檔。個人不得保存應(yīng)歸檔的公文。

（二）收文閱批完畢后也應(yīng)及時整理歸檔。

（三）聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關(guān)整理歸檔，其他機關(guān)保存副本。

（四）不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)辦公室主要領(lǐng)導(dǎo)鑒別批準(zhǔn)后，可以銷毀。密級公文銷毀要到指定場所由專人監(jiān)督銷毀，并進行登記。檔案資料借閱要按規(guī)定履行借閱手續(xù)。

第三篇：機關(guān)公文處理辦法

XX市xx局機關(guān)公文處理辦法

第一章 總 則

第一條 為加快局機關(guān)公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理工作效率和質(zhì)量，根據(jù)《唐山市政府辦公廳關(guān)于規(guī)范機關(guān)公文報送工作的通知》（唐政辦函?2013?251號）和《河北省黨政機關(guān)公文處理工作實施細(xì)則》(冀發(fā)?2013?13號)文件精神，結(jié)合我局情況，制定本辦法。

第二條 局機關(guān)的公文(包括電報，下同)，是在住房城鄉(xiāng)建設(shè)行政管理過程中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。

第三條 公文處理分為收文辦理、發(fā)文辦理和整理(立卷)、歸檔等工作。

收文辦理一般包括簽收、登記、分發(fā)、傳遞、擬辦、批辦、承辦、辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。

發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、會簽、繕印、校對、用印、登記、分類、立卷、歸檔、銷毀等程序。

第四條 辦公室是局公文處理的管理機構(gòu)，主管局機關(guān)并負(fù)責(zé)指導(dǎo)下級單位的公文處理工作，并對上級機關(guān)和局機關(guān)下發(fā)公文的貫徹落實情況，及有關(guān)部門、地方和單位報送我局公文的辦理情況實施督促檢查。

第五條 公文處理要深入實際、調(diào)查研究、實事求是；要克服官僚主義、形式主義和文牘主義；要少而精，注重實效；要充分運用機關(guān)辦公信息系統(tǒng)，努力提高公文處理的效率和質(zhì)量。

第六條 公文處理必須做到及時、準(zhǔn)確、安全，并嚴(yán)格執(zhí)行國家有關(guān)保密的規(guī)定，確保國家秘密安全。公文的收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)，必須分工明確、職責(zé)清楚。

第二章 公文種類

第七條 局機關(guān)公文，根據(jù)不同內(nèi)容和要求，分別采用住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局文件、住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局通知、住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局函、住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局公告、中共河北省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳黨組文件、住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳辦公室文件等形式印發(fā)。

第八條 以局名義向上級報送的請示、意見、報告，用住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局文件。向下級傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策，發(fā)布指導(dǎo)性、指令性意見，印發(fā)局的規(guī)范性、政策性文件和標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，以及其他必須以局文件形式辦理的事項，用住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局通知。其他以局名義辦理的事項，用住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局函或住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局辦公室文件。

第九條 常用的公文種類主要包括：(一)決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定。(二)公告

適用于宣布重要事項或法定事項。(三)通告

適用于公布社會各方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。(四)通知

適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)、批轉(zhuǎn)下級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文；發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和不含處罰條款的規(guī)定；傳達(dá)要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部。(五)通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或情況。(六)報告 適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。(七)請示

適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。(八)批復(fù)

適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。(九)意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。(十)函

適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題；請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。(十一)會議紀(jì)要

適用于記載和傳達(dá)會議情況和議定事項。

第三章 公文格式

第十條 市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳文件、中共唐山市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳黨委文件一般由發(fā)文機關(guān)、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、印章、成文日期、附注、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。(一)發(fā)文機關(guān)應(yīng)當(dāng)寫全稱或規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦機關(guān)應(yīng)當(dāng)排列在前。

(二)發(fā)文字號，包括機關(guān)代字、年份、序號，一般置于發(fā)文機關(guān)名稱之下、橫線中央之上。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機關(guān)發(fā)文字號。(三)公文秘密等級分為絕密、機密、秘密三個等級，注在文件首頁右上角。絕密、機密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。

(四)公文緊急程度分為特急、急件兩種，注在公文首頁右上角。上注緊急程度，下注秘密等級。

(五)上報的公文，應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會簽人的姓名；其中“請示”還應(yīng)當(dāng)在末頁注明聯(lián)系人的姓名和電話。

(六)公文標(biāo)題，一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān)名稱、公文種類、概括公文主要內(nèi)容。標(biāo)題文字應(yīng)力求扼要簡短，除法規(guī)名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。

(七)公文主送機關(guān)是主要受理公文的機關(guān)。公文主送機關(guān)名稱應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱。

沒有抬頭的公文，主送機關(guān)注在分送欄中位于抄送機關(guān)之上。(八)成文日期一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。通報、公告，以發(fā)出日期為準(zhǔn)。特殊情況可以印發(fā)日期為準(zhǔn)。

公文除會議紀(jì)要外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合下發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當(dāng)加蓋印章。(九)公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。

(十)公文如有附注(如“此件不涉密，可以公開”等)，應(yīng)當(dāng)注在公文落款(印章)之下，并用括號括起來。

(十一)抄送機關(guān)(單位)，是指除主送機關(guān)(單位)外需要執(zhí)行或知曉的其他機關(guān)(單位)。

(十二)印發(fā)機關(guān)欄，設(shè)在文件末頁最后一行。印發(fā)機關(guān)統(tǒng)稱唐山市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局辦公室。印發(fā)日期一般為送印日期。

第十一條 辦公室文件一般由公文名稱、發(fā)文字號、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、印章、成文日期、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和日期等部分組成。

第四章 行文規(guī)則

第十二條 向市政府行文報告工作、請求指示；可以向縣（區(qū)）住房城鄉(xiāng)建設(shè)系統(tǒng)和主管部門發(fā)出業(yè)務(wù)指導(dǎo)性文件；可以向局直屬單位發(fā)出指導(dǎo)性文件；可以向市政府各部門、各直屬機構(gòu)行文；可以同市政府各部門和各縣（區(qū)）人民政府以及同級人民團體聯(lián)合行文。

第十三條 各處室向局報告工作，請求指示，由各處(室)向局長或分管局領(lǐng)導(dǎo)寫簽報，須經(jīng)處(室)主要負(fù)責(zé)同志簽字(或蓋章)，不必行文。

第十四條 局機關(guān)各處(室)之間一般不互相行文；必須行文時，可采用便函。

第十五條 行文以不越級為原則，應(yīng)按隸屬關(guān)系逐級上報或下達(dá)。局的下行公文只發(fā)到局屬各單位、各縣（區(qū)）住房城鄉(xiāng)建設(shè)系統(tǒng)各部門。抄送市直有關(guān)部門(單位)。

凡屬下列情況之一的可以越級行文：(一)逐級轉(zhuǎn)送將會造成損失的特別緊急事項；

(二)上級機關(guān)認(rèn)為必須直接下達(dá)到有關(guān)單位或者指定越級上報的事項；

(三)對個別具體問題的查詢、聯(lián)系或答復(fù)。

越級發(fā)送的公文，應(yīng)同時抄送被越過的單位。

第十六條 向上級機關(guān)的請示，應(yīng)主送一個機關(guān)，不得多頭主送。

第十七條 請示的公文應(yīng)一文一事；除領(lǐng)導(dǎo)同志直接交辦的事項和必須直接報送的絕密事項外，一般不得直接向領(lǐng)導(dǎo)同志個人報送公文；也不能同時抄送下級機關(guān)；不得將請示的事項夾在報告中。

第十八條 部門之間、處室之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機關(guān)有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷。

第五章 公文擬制

第十九條 擬制公文應(yīng)當(dāng)做到：

(一)符合法律、法規(guī)、規(guī)章及黨和國家的方針、政策。(二)全面、準(zhǔn)確地反映客觀實際情況。

(三)完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的意圖，提出的政策、措施切實可行，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。

(四)觀點明確，條理清楚，內(nèi)容充實，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述貼切，文字精煉，書寫工整，標(biāo)點準(zhǔn)確，篇幅力求簡短。

(五)人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。日期應(yīng)寫具體年、月、日。

(六)結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1”，第四層為“(1)”。

(七)必須使用國家法定計量單位。

(八)用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡稱時，一般應(yīng)先用全稱，并注明簡稱。

(九)公文中的數(shù)字，除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語，具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。

第二十條 公文擬制應(yīng)堅持質(zhì)量第一，注重效率的原則。

起草重要公文，應(yīng)當(dāng)由承辦處(室)主要負(fù)責(zé)人親自動手或親自主持、指導(dǎo)，進行調(diào)查研究和充分論證，征求意見，處(室)務(wù)會議討論研究。擬發(fā)局文或局辦公室文的公文文稿，承辦處室經(jīng)處(室)長審核簽署意見后，送局辦公室核稿。

第二十一條 凡涉及局內(nèi)兩個以上處(室)的職權(quán)范圍的事項或涉及市政府其他部門的事項，應(yīng)當(dāng)發(fā)局文。局文應(yīng)當(dāng)由職權(quán)為主的處(室)起草，并做好會簽工作。

第六章 公文審核

第二十二條 公文嚴(yán)格實行審核把關(guān)制度。辦公室負(fù)責(zé)局發(fā)文及辦公室發(fā)文的核稿工作。

第二十三條 局發(fā)文、辦公室發(fā)文的文稿，要經(jīng)本處室（單位）主管負(fù)責(zé)同志認(rèn)真審核把關(guān)，確保格式正確、表達(dá)清晰、語句通順無錯別字后，送辦公室，由辦公室秘書核稿，經(jīng)辦公室主任審核后報局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

第二十四條 辦公室負(fù)責(zé)核稿的主要內(nèi)容：(一)是否需要行文；(二)報批程序是否符合規(guī)定；

(三)是否符合法律、法規(guī)、規(guī)章及黨和國家的方針、政策；(四)是否完整準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；

(五)涉及有關(guān)部門業(yè)務(wù)的事項，是否經(jīng)過協(xié)商、會簽；(六)所提措施和辦法是否切實可行；

(七)文種使用、公文格式、文字表述等是否符合本辦法的有關(guān)規(guī)定。

第二十五條 代擬的局發(fā)文、辦公室發(fā)文文稿，辦公室核稿時或局領(lǐng)導(dǎo)批示需要進行實質(zhì)性內(nèi)容修改的，由主辦處(室)負(fù)責(zé)修改完善。

第七章 公文會簽

第二十六條 嚴(yán)格執(zhí)行局發(fā)文的協(xié)商會簽制度。公文文稿內(nèi)容如涉及其他處室的事項，主辦處室應(yīng)積極主動做好協(xié)商、會簽工作。

對會簽意見不一致的公文，要將會簽意見分列，連同修改稿一并報局領(lǐng)導(dǎo)。

第二十七條 會簽處室對主辦處室起草的文稿，除格式、文字修改外，凡涉及到實質(zhì)性內(nèi)容修改的，應(yīng)盡量與主辦處室協(xié)商達(dá)成一致意見，對于不能形成一致意見的，應(yīng)在報請局領(lǐng)導(dǎo)審簽的文稿中加以說明。

第二十八條 局發(fā)文涉及其他部門的，由分管局領(lǐng)導(dǎo)先簽署意見，然后再送往會簽的部門。

有分歧意見時，局主辦處(室)主要負(fù)責(zé)同志應(yīng)主動與協(xié)辦部門協(xié)商，盡可能協(xié)商解決問題；經(jīng)協(xié)商仍不能取得一致意見時，由局長或分管副局長協(xié)商；確難取一致意見的，應(yīng)按市政府要求，注明各方意見和理據(jù)并提出建設(shè)性意見報市政府協(xié)調(diào)或裁定。

第二十九條 局發(fā)文涉及兩個以上處室業(yè)務(wù)時，主辦處(室)要主動征求相關(guān)的處室的意見，認(rèn)真進行協(xié)商和會簽；未經(jīng)協(xié)商和會簽的文稿，不得送辦公室核稿；經(jīng)協(xié)商不能達(dá)成一致意見的，主辦處室應(yīng)報經(jīng)分管副局長協(xié)調(diào)，協(xié)調(diào)不一致的，報局長裁定。

協(xié)商意見不一致的或經(jīng)局長裁定不同意印發(fā)的公文不得印發(fā)。

第八章 公文簽發(fā)

第三十條 局發(fā)文件，一般的由分管副局長簽發(fā)；重要的經(jīng)分管副局長審核同意后報局長簽發(fā)。

報市政府的公文，經(jīng)分管局領(lǐng)導(dǎo)審核后，由局長簽發(fā)；局長出差期間，由局長委托的其他局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；報市政府的公文要注明簽發(fā)人。

第三十一條 辦公室文件，一般由主任或副主任簽發(fā)；重要的經(jīng)主任或副主任審核，并報經(jīng)局長或副局長同意后印發(fā)。

第三十二條 由我局主辦呈報市政府的聯(lián)合行文，先由我局分管局領(lǐng)導(dǎo)審核、局長簽發(fā)后，再送其他部門簽發(fā)。由其他部門牽頭主辦送我局會簽的呈報市政府的聯(lián)合行文，一般由分管局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，重要的經(jīng)分管局領(lǐng)導(dǎo)審核同意后報局長簽發(fā)。

由我局牽頭主辦向各縣（市）區(qū)印發(fā)的聯(lián)合行文，一般由我局分管局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，重要的經(jīng)分管局領(lǐng)導(dǎo)審核同意報局長簽發(fā)后，再送其他部門審批簽發(fā)。由其他部門牽頭主辦送我局會簽的向各縣（市）區(qū)印發(fā)的聯(lián)合行文，由分管局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

第三十三條 審批公文，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并寫上姓名和審批日期。其他審批人有不同意見時，應(yīng)當(dāng)明確表示；實行圈閱的，圈閱則表示同意。第三十四條 已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的文稿，一般不得修改；需作修改時，應(yīng)報簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)人同意。

第三十五條 局發(fā)文文稿的運轉(zhuǎn)程序是：

(一)處(室)代擬的局發(fā)文、辦公室發(fā)文文稿，由起草人起草，送處(室)長(主任)審核。

(二)處(室)長(主任)審核后，送辦公室核稿。如涉及其他業(yè)務(wù)處室，應(yīng)先送有關(guān)處室會簽后，再送辦公室秘書核稿。

(三)辦公室收到各處室傳送來的發(fā)文文稿應(yīng)在3個工作日內(nèi)審核完畢，急件當(dāng)日核畢。

(四)局領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任簽發(fā)的文稿，由機要室登記編號后付印。(五)局發(fā)文，除發(fā)各單位外，辦公室分情況負(fù)責(zé)送有關(guān)局領(lǐng)導(dǎo)或所有局領(lǐng)導(dǎo)。

第九章 公文校對、印刷和發(fā)送

第三十六條 公文一般3個工作日內(nèi)印出，急件2個工作日內(nèi)印出，特急件1個工作日內(nèi)印出或按要求時限印出。

第三十七條 公文由主辦處室擬稿同志負(fù)責(zé)校對，特殊情況也可委托其他同志校對。打印的文件經(jīng)校對或復(fù)校，確認(rèn)準(zhǔn)確無誤后，予以付印。

第三十八條 局發(fā)文印發(fā)后，因工作需要涉及內(nèi)容更改需要重新印刷的，需由辦文處(室)的處(室)長(主任)提出意見，并經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，需經(jīng)原簽發(fā)的局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

第三十九條 報市委、市政府(包括市委辦公廳、市政府辦公廳，下同)等的上報文件，由辦公室會同主辦處室有關(guān)人員按照規(guī)定的報送份數(shù)封裝報送。報市委、市政府限時送達(dá)的緊急文件，由辦公室安排專人專送。如必要，主辦處室派專人隨同送達(dá)。

以局名義下行文件和分發(fā)省直其他有關(guān)部門的文(函)，由主辦處室封發(fā)。

第十章 公文辦理時限

第四十條 市政府辦公廳批轉(zhuǎn)我局辦理的公文，凡明確提出時限要求的，我局必須在規(guī)定的時限內(nèi)辦理完畢，并送達(dá)市政府辦公廳。承辦處室應(yīng)加強協(xié)作，密切配合，認(rèn)真負(fù)責(zé)地在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。

確因情況特殊，不能按規(guī)定時限辦理完畢的，承辦處室應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時限內(nèi)，草擬向市政府說明理由的報告，經(jīng)辦公室審核后，報分管局領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)；對屬于市政府領(lǐng)導(dǎo)同志交辦或關(guān)注的重大事項，在報分管局領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后，報局長審定簽發(fā)。

對市政府辦公廳未明確提出辦理時限要求的，承辦處室也應(yīng)本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的精神盡快予以辦理。

其他上級機關(guān)，批轉(zhuǎn)我局辦理的公文時限，照此辦理。

第四十一條 局請示市政府的事項，承辦處室應(yīng)當(dāng)抓緊做好前期工作及時上報，給市政府留出研究、決策的時間：一般事項不得少于2周，緊急事項不得少于7個工作日；特別緊急的事項，需要市政府在7個工作日以內(nèi)(指送達(dá)市政府)批復(fù)的，除突發(fā)事件以及法律、法規(guī)等另有規(guī)定或市政府領(lǐng)導(dǎo)同志另有交待的事項外，承辦處室必須在文中說明緊急原因及本單位的辦理過程。

第四十二條 市政府有關(guān)部門送我局征求會簽的文件，凡明確提出時限要求的，我局須按規(guī)定時限辦理完畢；凡未提出時限要求的，原則上應(yīng)在收到該文后的7個工作日內(nèi)辦理完畢。

確因情況特殊，不能按規(guī)定時限辦理完畢的，承辦處室應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時限內(nèi)提前與有關(guān)部門溝通并商定具體辦復(fù)時限和方式；同時應(yīng)將溝通、協(xié)調(diào)情況作書面記錄，附在征求意見或會簽的文件后。

第四十三條 我局送請市有關(guān)部門征求意見或會簽的公文，承辦處室應(yīng)在會簽單上注明會簽時限和聯(lián)系人。聯(lián)系人在規(guī)定時限內(nèi)應(yīng)主動向有關(guān)部門了解辦理情況，逾期未向我局回復(fù)和溝通協(xié)調(diào)的，承辦處室可以視其為沒有不同意見，并據(jù)此繼續(xù)辦理有關(guān)公文；需要報送市政府的公文應(yīng)當(dāng)在報送的公文中說明有關(guān)會簽情況。

第四十四條 局機關(guān)業(yè)務(wù)處室之間征求會簽的文件，除主辦處室中另有時限要求的以外，協(xié)辦處室一般應(yīng)當(dāng)在2個工作日內(nèi)回復(fù)。協(xié)辦處室因故不能按期辦理完畢的，應(yīng)提前主動與主辦處室協(xié)商具體辦理時限和方式。

第四十五條 局機關(guān)在辦理有時限要求的公文時，應(yīng)當(dāng)留出辦公室核稿時間，給局領(lǐng)導(dǎo)留出研究、決策的時間以及公文的印制、送達(dá)時間。一般公文不得少于4個工作日，緊急公文(急件：不得少于3個工作日），特別緊急公文(特急件：不得少于2個工作日）。需以急件、特急件辦理，必須以急件、特急件辦理的，應(yīng)隨文書面附上緊急原因及在本處室辦理過程。

第十一章 收文辦理

第四十六條 中共中央、國務(wù)院和省委、省政府、市委、市政府文件由機要室專人負(fù)責(zé)簽收、分發(fā)和管理。機關(guān)處(室)和局屬單位也要由專人或兼職人員負(fù)責(zé)公文的管理。局領(lǐng)導(dǎo)參加有關(guān)會議帶回的文件，也照此辦理。

機要室收到直接送達(dá)局領(lǐng)導(dǎo)或由局領(lǐng)導(dǎo)親啟的緊急公文后，要立即登記，分送辦公室主任審簽，對限時送達(dá)的緊急公文，必須在限時內(nèi)送達(dá)。

各處室和局屬各單位也要由專人或兼職人員負(fù)責(zé)公文件的管理，并建立收文登記制度。當(dāng)年的中共中央文件、中共中央辦公廳文件和省委、省政府文件、市委、市政府文件以及由機要室分發(fā)的其他資料，一般在翌年3月底前清退給機要室統(tǒng)一組織銷毀，個別需要留用的須重新辦理借閱手續(xù)。第四十七條 需要辦理的公文，辦公室審核后應(yīng)當(dāng)及時提出擬辦意見，按局領(lǐng)導(dǎo)分工和處室職能分別呈送或批分。重要公文，送局領(lǐng)導(dǎo)閱批。

一般性公文直接分送主管處(室)辦理。需兩個以上處(室)辦理的公文，由主辦處室商其他有關(guān)處室辦理。

對重要的或緊急的公文，辦公室要限定辦理時間。做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。

第四十八條 密碼電報傳閱或辦理完畢要及時退機要室保管。

第四十九條 確定電報的秘密等級和緊急程度要嚴(yán)格掌握。秘密等級分絕密、機密和秘密。緊急程度分特提、特急、加急、平急。

第五十條 中共中央、國務(wù)院文件、省委、省政府文件、市委、市政府文件涉及密級或有要求的不準(zhǔn)翻印。如需翻印，須經(jīng)原發(fā)文機關(guān)批準(zhǔn)。

省政府、市政府的其他文件需要翻印的，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。翻印時，應(yīng)注明翻印機關(guān)、時間、份數(shù)和印發(fā)范圍。密碼電報不準(zhǔn)翻印。

其他文件，除公開發(fā)表的外，應(yīng)按內(nèi)部文件管理。

第五十一條 傳遞秘密公文，必須采取保密措施，確保安全。

第十二章 公文立卷、歸檔、廢止和銷毀

第五十二條 公文辦理完畢，應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)規(guī)定，及時將定稿公文、正本和有關(guān)材料整理立卷。電報隨同文件一起立卷。

第五十三條 局發(fā)文、黨組發(fā)文、辦公室發(fā)文由機要室將文稿交由檔案室立卷歸檔。地方性法規(guī)、規(guī)章(送審稿)和局發(fā)規(guī)范性文件，在正式印發(fā)或發(fā)布后，由業(yè)務(wù)承辦處室向局機要室移交。處(室)以局名義發(fā)文或召開的會議，承辦處(室)應(yīng)在當(dāng)年底前將上一年發(fā)文的文稿及會議材料等整理立卷送交檔案室。個人不得保存應(yīng)歸檔的公文。

第五十四條 卷內(nèi)文件材料必須齊全、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，需說明情況的案卷，應(yīng)在備考表中填寫清楚。

第五十五條 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位立卷，其他單位保存復(fù)制件。

第五十六條 公文復(fù)制作為正式文件使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機關(guān)證明章，視同正式文件妥善保管。

第五十七條 局發(fā)文件予以廢止的，應(yīng)在新文件上做出明確文字說明，標(biāo)示出廢止的文件名，文號及廢止時間。

公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。

第五十八條 沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應(yīng)當(dāng)進行登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。

第十三章 附 則

第五十九條 地方性法規(guī)、規(guī)章(送審稿)和規(guī)范性文件的制定及修改和廢止，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第六十條 局屬單位不能以局機關(guān)名義行文，必須以局機關(guān)名義行文時，須向辦公室、有關(guān)處(室)呈送書面報告。局屬單位不得向各縣（市）區(qū)建設(shè)行政主管部門行文。

第六十一條 本辦法由唐山市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第六十二條 本辦法自印發(fā)之日起施行。

第四篇：審計機關(guān)行政公文處理辦法

審計機關(guān)行政公文處理辦法

第一章 總 則

第一條 為了規(guī)范審計機關(guān)行政公文處理工作，根據(jù)《中華人民共和國審計法》和《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（國發(fā)［2000］23號），制定本辦法。

第二條 本辦法所稱審計機關(guān)行政公文，是指審計機關(guān)在行政管理工作中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書。

第三條 本辦法所稱的公文處理，是指公文的制發(fā)、辦理、管理、立卷、歸檔、銷毀等一系列相互關(guān)聯(lián)的工作。

第四條 審計機關(guān)的辦公廳（室）是公文處理的管理機構(gòu)，主管本機關(guān)并負(fù)責(zé)指導(dǎo)下級機關(guān)的公文處理工作。

審計機關(guān)的各內(nèi)設(shè)機構(gòu)，應(yīng)當(dāng)指定公文管理人員。

第五條 公文處理工作必須嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，做到準(zhǔn)確、及時、安全。

第六條 審計機關(guān)通過計算機網(wǎng)絡(luò)發(fā)出的電子公文經(jīng)密碼確認(rèn)后，與紙質(zhì)文件具有同等效力。要充分利用審計機關(guān)計算機網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代辦公手段，擴大電子公文的應(yīng)用范圍，逐步減少紙質(zhì)公文，提高公文處理效率。

各級審計機關(guān)要保障計算機網(wǎng)絡(luò)的安全暢通，及時準(zhǔn)確地收發(fā)信息，做到設(shè)備、制度、人員落實。

第七條 各級審計機關(guān)的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對本機關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。

第二章 公文種類

第八條 審計機關(guān)的行政公文種類主要包括：

（一）命令（令）

適用于依照有關(guān)法律、行政法規(guī)發(fā)布部門規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。

（二）決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。

（三）公告

適用于宣布重要事項或者法定事項。

（四）通告

適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。

（五）通知

適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

（六）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

（七）報告

適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。

（八）請示

適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

（九）批復(fù)

適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。

（十）意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（十一）函

適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。

（十二）會議紀(jì)要

適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。

第三章 公文格式

第九條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。

（一）涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。

（二）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。

（三）發(fā)文機關(guān)標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦機關(guān)排列在前。

（四）發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括機關(guān)代字、年份、序號。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦機關(guān)發(fā)文字號。

（五）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中，“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

（六）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。

（七）主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

（八）下發(fā)行政規(guī)章用“發(fā)布”；下發(fā)本機關(guān)產(chǎn)生的其他公文用“印發(fā)”；下發(fā)隸屬機關(guān)的公文用“批轉(zhuǎn)”；下發(fā)上級、同級或不相隸屬機關(guān)的公文用“轉(zhuǎn)發(fā)”。批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文，只將事由寫清楚，不必照抄原標(biāo)題。

（九）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。

（十）公文除“會議紀(jì)要”和以電報形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)該加蓋印章。

（十一）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。

（十二）公文如有附注（需要說明的其他事項），應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。

（十三）公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級機關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。

（十四）抄送機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

（十五）文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方，可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字（按其習(xí)慣書寫、排版）。

第十條 公文排版規(guī)格及各要素標(biāo)識規(guī)則，參照《國家行政機關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)（GB/T 9704-1999）執(zhí)行。

第十一條 公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)Ａ４型（２１０mm×２９７mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。

第十二條 電子公文的格式與紙質(zhì)公文的格式相同，按審計署制定的模版規(guī)格制作。

第四章 行文規(guī)則

第十三條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。

第十四條 審計機關(guān)的行文關(guān)系應(yīng)當(dāng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。

第十五條 署機關(guān)行文的權(quán)限。

（一）以審計署名義行文：

１.向國務(wù)院報告、請示工作；

２.答復(fù)省、自治區(qū)、直轄市人民政府等請示國務(wù)院的有關(guān)審計業(yè)務(wù)問題；

３.就審計工作發(fā)布審計規(guī)章、決定、公告和通告；

４.就審計工作對地方審計機關(guān)及署派出派駐機構(gòu)發(fā)布指示、布置工作，答復(fù)請示；

５.就有關(guān)工作向省部級單位發(fā)出函件。

（二）以審計署辦公廳名義行文：

１.就審計業(yè)務(wù)對地方審計機關(guān)及署派出派駐機構(gòu)布置工作計劃，答復(fù)一般性問題的請示，交流情況和經(jīng)驗；

２.通知召開會議、舉辦培訓(xùn)班等；

３.代表審計署就有關(guān)工作向地方或外部門廳（司、局）級單位發(fā)出函件。

（三）署機關(guān)各司局可以本司局名義，就具體工作事項向地方審計廳（局）、署派出派駐機構(gòu)發(fā)信函，但不得正式行文、直接布置任務(wù)和要求直接報送文件。

第十六條 省級審計機關(guān)及署派出派駐機構(gòu)應(yīng)經(jīng)過辦公廳向署報送文件，不得多頭報送或直接向有關(guān)業(yè)務(wù)司局報送文件，也不得未經(jīng)署領(lǐng)導(dǎo)允許直接向領(lǐng)導(dǎo)同志個人報送文件。

第十七條 同級審計機關(guān)依據(jù)職權(quán)可以相互行文和向下一級審計機關(guān)行文；除依法行使審計監(jiān)督職責(zé)發(fā)出審計文書，以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，未經(jīng)本級政府授權(quán)不得向下一級政府正式行文。

審計機關(guān)的派出派駐機構(gòu)，可以在主管機關(guān)授權(quán)范圍內(nèi)對外行文。

各級審計機關(guān)的內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。

第十八條 向下級審計機關(guān)的重要行文應(yīng)當(dāng)同時抄送其上級審計機關(guān)和本級人民政府。

第十九條 擬制公文，對涉及其他機關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)的事項，應(yīng)當(dāng)與有關(guān)機關(guān)會商，取得一致意見后方可行文；經(jīng)會商意見仍不一致的，應(yīng)據(jù)實上報各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。

第二十條 同級審計機關(guān)、上級審計機關(guān)與下一級人民政府可以聯(lián)合行文；審計機關(guān)與相應(yīng)的黨組織和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文；審計機關(guān)與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。

第二十一條 聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項，應(yīng)經(jīng)政府同意后行文，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)政府同意。

第二十二條 “請示”應(yīng)當(dāng)一文一事，不得越級；情況特殊，確需越級請示的，應(yīng)當(dāng)抄送被越過的上級機關(guān)；一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。

“報告”不得夾帶請示事項。

第二十三條 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的審計機關(guān)同時向本級人民政府和上級審計機關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)。上級審計機關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級審計機關(guān)行文，必要時應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級機關(guān)。

第二十四條 對下級審計機關(guān)不適當(dāng)?shù)男形?，有管轄?quán)的上級審計機關(guān)應(yīng)當(dāng)予以糾正或撤銷。

第五章 發(fā)文辦理

第二十五條 發(fā)文辦理指以本機關(guān)名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、復(fù)核（業(yè)務(wù)文書）、簽發(fā)、核查、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

第二十六條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：

（一）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如果提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明。

（二）情況確實，觀點明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點正確，篇幅力求簡短。

（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。

（四）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。

（五）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引用標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。

（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“

一、”，第二層為（“一）”，第三層為“１.”，第四層為（“１）”。

（七）應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。

（八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。

（九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

第二十七條 公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由擬文單位、會簽單位辦公室進行審核。

第二十八條 以本機關(guān)名義制發(fā)的公文，由主要負(fù)責(zé)人或者經(jīng)主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

第二十九條 公文正式印制前，文秘部門應(yīng)當(dāng)進行核查，核查的重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，是否符合行文規(guī)則，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。如果發(fā)現(xiàn)文件內(nèi)容有誤需要對文稿進行實質(zhì)性修改，應(yīng)按程序復(fù)審。

對已送印的公文文稿，印制過程中如發(fā)現(xiàn)有疑義，應(yīng)當(dāng)報文秘部門處理；必須做改動的，送簽發(fā)人審閱同意后方能修改。

第三十條 草擬、修改和簽批公文使用的筆墨，必須符合存檔的要求。不得在裝訂線外書寫。

第三十一條 繕印公文必須手續(xù)完備，印制符合規(guī)定格式，字跡清晰、紙面整潔、裝訂端正牢固；對公文原稿應(yīng)當(dāng)注意保護，不得涂抹和損壞；校對要準(zhǔn)確無誤。

第三十二條 紙質(zhì)文件加蓋發(fā)文機關(guān)的公章方能生效。

第三十三條 發(fā)送秘密紙質(zhì)公文，應(yīng)當(dāng)在信封上標(biāo)明秘密等級。絕密公文應(yīng)當(dāng)加蓋專用密封章或指定專人傳遞。密碼電報不得密電明復(fù)、明電密電混用。

第三十四條 電子公文的發(fā)文比照紙質(zhì)公文的發(fā)文規(guī)定辦理。發(fā)送秘密電子公文必須通過審計機關(guān)加密的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，絕密級文件不得用網(wǎng)絡(luò)傳輸。

第六章 收文辦理

第三十五條 收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第三十六條 各級審計機關(guān)收到公文后，要簽收、登記，并檢查核對。如發(fā)現(xiàn)問題，要及時與發(fā)文單位聯(lián)系處理。外出參加會議帶回的公文（包括重要資料），交本機關(guān)文秘部門按收文辦理。未經(jīng)文秘部門登記分發(fā)的公文，各部門不予辦理。

第三十七條 收到文件后要區(qū)分閱件與辦件，閱件及時送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門傳閱，上級機關(guān)交辦事項的文件呈負(fù)責(zé)人批示后送有關(guān)部門處理。

收到下級審計機關(guān)上報的辦件，文秘部門應(yīng)當(dāng)進行審核。審核的重點是：是否應(yīng)由本機關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。符合本辦法規(guī)定的辦件，應(yīng)當(dāng)及時送負(fù)責(zé)人批示辦理，需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。批辦公文應(yīng)當(dāng)確定辦理時限。對不符合本辦法規(guī)定的公文，經(jīng)辦公廳（室）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以退回呈報單位并說明理由。

第三十八條 承辦部門收到公文后應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時向批辦領(lǐng)導(dǎo)說明。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)及時退回交辦的領(lǐng)導(dǎo)并說明理由。

第三十九條 公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。

第四十條 審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

第四十一條 送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，各級文秘部門要負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。

第四十二條 下載打印電子公文要從嚴(yán)控制。下載打印的文件騎縫加蓋本機關(guān)公章，以對其真實合法性負(fù)責(zé)，并應(yīng)按照紙質(zhì)公文進行管理。

第七章 公文歸檔

第四十三條 公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)由公文主辦部門根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔。

個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

第四十四條 歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。

第四十五條 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機關(guān)整理（立卷）、歸檔，其他機關(guān)保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。

第四十六條 本機關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機關(guān)職務(wù)，在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成的公文，由其兼職機關(guān)整理（立卷）、歸檔。

第四十七條 歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。

第四十八條 電子公文的歸檔按照國家檔案部門的有關(guān)規(guī)定辦理。

第八章 公文管理

第四十九條 審計機關(guān)的文秘部門應(yīng)當(dāng)建立健全本機關(guān)公文處理的有關(guān)制度，并經(jīng)常進行檢查，督促落實。

第五十條 上級審計機關(guān)的公文，除絕密和注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)下一級審計機關(guān)負(fù)責(zé)人或者辦公室主任批準(zhǔn)，可以翻印。翻印秘密文件時，應(yīng)當(dāng)注明翻印的機關(guān)、時間、份數(shù)和印發(fā)范圍。密碼電報不得翻印、復(fù)制。

第五十一條 公文復(fù)制件作為正式公文使用時，要注明復(fù)制機關(guān)并加蓋復(fù)制機關(guān)印章，視同正式公文妥善保管。

第五十二條 不具備歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)過審計機關(guān)辦公廳（室）負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。

第五十三條 銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。其中，銷毀絕密公文（含密碼電報）應(yīng)當(dāng)進行登記。

第五十四條 機關(guān)合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。機關(guān)撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。

審計機關(guān)工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

第五十五條 密碼電報的使用和管理，按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第五十六條 電子公文及各種載體比照紙質(zhì)公文的辦法管理，具體辦法另行制定。

第九章 附則

第五十七條 審計機關(guān)審計規(guī)章方面的公文，依照有關(guān)規(guī)定處理。外事方面的公文，按照外交部的有關(guān)規(guī)定處理。

第五十八條 公文處理中涉及電子公文的未盡事宜另行規(guī)定。

第五十九條 各級審計機關(guān)的辦公廳（室）對上級機關(guān)和本級機關(guān)下發(fā)公文的貫徹落實情況，應(yīng)當(dāng)進行督促檢查并建立督查制度。有關(guān)規(guī)定另行制定。

第六十條 本辦法自２００２年１月１日起施行。１９９６年１２月１７日審計署發(fā)布，１９９７年１月１日起施行的《審計機關(guān)公文處理的規(guī)定》同時廢止。

審計業(yè)務(wù)文書按有關(guān)規(guī)定辦理。

各級審計機關(guān)可結(jié)合當(dāng)?shù)卣囊蠛捅镜氐膶嶋H情況，制定實施細(xì)則。

第六十一條 本辦法由審計署辦公廳負(fù)責(zé)解釋。

第五篇：公文處理辦法

公文處理辦法

第一章

總

則

第一條

為保證公司公文處理工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，結(jié)合公司實際，制定本辦法。

第二條

公司發(fā)公文（包括電報和簽報，下同）是公司在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是依法進行公務(wù)活動的重要工具。

第三條

公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全。

第四條

公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全。

第五條

各部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對本部門公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。

第六條

綜合部是公司公文處理的管理和執(zhí)行機構(gòu)，同時負(fù)責(zé)指導(dǎo)各部門的公文處理工作。

第七條

專兼職公文處理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)掌握公文處理辦法，對公文辦理做到應(yīng)知應(yīng)會。

第二章

公文主要種類

第八條

公司公文種類主要包括：

（一）決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。

（二）通告

適用于公布公司范圍內(nèi)應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。

（三）通知

適用于發(fā)布規(guī)章、制度，下達(dá)任務(wù)，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的文件，傳達(dá)要求下級單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項等。

（四）通報

適用于表彰先進，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。

（五）報告

適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。

（六）請示

適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。

（七）批復(fù)

適用于答復(fù)下級單位的請示事項。

（八）意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

（九）函

適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。

（十）會議紀(jì)要 適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。

第三章

公文格式

第九條

公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)準(zhǔn)、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。

（一）涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級（絕密、機密、秘密）和保密期限。

（二）緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。

（三）發(fā)文單位標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。

（四）發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括單位代字、年份、序號。

（五）上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人姓名。其中，“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

（六）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。公文

標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章、書籍、報刊名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。

（七）主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

（八）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。

（九）印章是公文生效的標(biāo)志，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。

（十）成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。

（十一）公文如有附注（需要說明的其他事項），應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。

（十二）公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。

（十三）抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

（十四）印發(fā)單位為綜合部，印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)。

（十五）會議紀(jì)要應(yīng)在標(biāo)題之下注明通過日期，通過日期以會議結(jié)束的日期為準(zhǔn)?！俺瓐蟆?、“分送”、“抄送”標(biāo)注在公文版記中的主題詞之下。

（十六）文字從左至右橫寫、橫排。

第十條

公文中各組成部分的標(biāo)識規(guī)則和公文繕印要求，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十一條

公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4 型（210mm×297mm），左側(cè)裝訂。

第四章

行文規(guī)則

第十二條

根據(jù)公司的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍，公司公文主要有三種行文關(guān)系，即上行文、平行文、下行文。

（一）上行文：向上級主管部門及業(yè)務(wù)司局報送的各類請示、報告、意見等上報文件。

（二）平行文：向同級或不相隸屬機關(guān)、單位呈送的各類文件。

（三）下行文：向各部門下發(fā)的各類文件。

第十三條

用公司名義行文的主要內(nèi)容：

（一）向上級主管部門及業(yè)務(wù)司局請示、報告工作。

（二）與路內(nèi)外有關(guān)單位聯(lián)系工作，商洽問題。

（三）轉(zhuǎn)發(fā)鐵路總公司（原鐵道部）及鐵路局有關(guān)文件，并據(jù)此制訂、提出

具體實施辦法。

（四）部署公司重大工作和采取的重大行政措施。

（五）公司內(nèi)重要的機構(gòu)變動、人員調(diào)整及通報、表彰、獎懲事項。

（六）下達(dá)和調(diào)整各類計劃。

（七）答復(fù)各單位重要的請示事項。

（八）其它需要以公司名義行文的事項。

第十四條

行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用?？砂l(fā)可不發(fā)的文件堅決不發(fā)；對必須印發(fā)的公文應(yīng)嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量與發(fā)文范圍。凡與公文辦理無關(guān)的單位一律不予抄送。

第十五條

公司內(nèi)各單位之間一般不行文，有事當(dāng)面商洽解決。公司各部門向公司領(lǐng)導(dǎo)請示工作并需批復(fù)的重要事項，以“簽報”形式報公司綜合部轉(zhuǎn)呈公司領(lǐng)導(dǎo)，一般只送主管組領(lǐng)導(dǎo)，涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項要會簽；“簽報”不蓋章，由部門負(fù)責(zé)人親筆簽署姓名。

第十六條

重要的下行文，應(yīng)同時抄送直接上級主管單位。

第十七條

以公司名義下發(fā)的公文，凡內(nèi)容涉及其它相關(guān)單位的職權(quán)范圍時，行文前對有關(guān)問題必須協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，公司有權(quán)責(zé)令糾正或撤銷。

第十八條

各單位不得越級行文。除直接交辦的事項外，不得向上級領(lǐng)導(dǎo)個人行文。

第十九條

“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送，但不得同時抄送下級單位；“報告”中不得夾帶請示事項。

第二十條

除直接交辦的事項外，各部門原則上不得以本部門名義向局領(lǐng)導(dǎo)和各處室報送“請示”、“意見”和“報告”。

第五章

發(fā)文辦理

第二十一條

發(fā)文辦理指以本單位名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、登記、復(fù)核、繕印、用印、分發(fā)等程序。

第二十二條

公司發(fā)公文稿應(yīng)使用統(tǒng)一的公司發(fā)文稿紙抄寫，并認(rèn)真填寫首頁的文件撰制欄目，尤其是文件標(biāo)題、主題詞、主送、抄送、撰稿人及聯(lián)系電話

欄目。

第二十三條

草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：

（一）符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及其他有關(guān)規(guī)定。符合公司各項規(guī)章制度。如提出新的政策規(guī)定，要切實可行，并加以說明。

（二）情況確實，觀點明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點正確，篇幅力求簡短。

（三）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文單位的職權(quán)和與主送單位的行文關(guān)系確定。

（四）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。

（五）人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。

（六）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

（七）應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。

（八）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明其中文譯名。

（九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修飾色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。

第二十四條

擬制公司發(fā)公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦單位應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商、會簽，取得一致意見后方可行文；會簽部門應(yīng)迅即辦理，一個部門最長不應(yīng)超過 1 天。如有分歧，主辦部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面組織協(xié)調(diào)，經(jīng)協(xié)調(diào)仍不能取得一致意見時，主辦部門列明各方理據(jù)、提出建設(shè)性意見報公司綜合部轉(zhuǎn)呈公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。

第二十五條

公文稿擬出后，主辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真核閱、修改并在“主辦部門核稿”處簽字后，送交公司綜合部。

第二十六條

公司綜合部在將公文送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真做好審核工作。未經(jīng)審核的文稿，不得送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。審核的重點是：是否需要行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的要求，公文格式是否規(guī)范，附件是否齊全等。涂改勾畫較亂、字跡難以辨認(rèn)的，應(yīng)退擬稿人抄清。審核時對內(nèi)容的重要改動，應(yīng)與主辦單位協(xié)商，或提出意見，退擬稿人修改。

第二十七條

公司上行文由公司總經(jīng)理簽發(fā)，重要的或涉及面廣的，由主管副經(jīng)理會簽。對其他單位的公文一般由主管副經(jīng)理簽發(fā)，涉及重大問題的公文由總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)對公文的內(nèi)容進行最后研究和審定，對文稿、格式的每一個方面和細(xì)節(jié)進行必要的斟酌和修改；簽發(fā)時，要在文稿上簽署全名和具體日期（年月日），字跡清楚。

第二十八條

經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的文稿，不得擅自改動；如必須改動，應(yīng)報經(jīng)簽發(fā)人同意。

第二十九條

公文正式印制前，擬稿人應(yīng)當(dāng)對清樣進行認(rèn)真校對后送交綜合部進行復(fù)核。校對應(yīng)對清樣與文稿的一致性負(fù)責(zé)。復(fù)核的重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按程序復(fù)審。

第三十條

擬制、修改和簽批公文，用筆用墨必須符合存檔要求。

第六章

收文辦理

第三十一條

收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第三十二條

公司建立收文登記制度，由指定人員統(tǒng)一進行登記、分發(fā)。沒有經(jīng)過公司綜合部簽收的公文，應(yīng)到公司綜合部補辦登記手續(xù)。

第三十三條

需要辦理的公文，文書部門應(yīng)及時交公司綜合部負(fù)責(zé)人審閱后，送交主管領(lǐng)導(dǎo)批示，并依據(jù)批示迅速交有關(guān)單位辦理。需兩個以上部門辦理的，應(yīng)明確主辦部門。

第三十四條

收到需辦理的公文后，承辦部門要抓緊辦理，不得延誤推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理；一般公文應(yīng)在 3 個工作日內(nèi)辦結(jié)，最長不應(yīng)超過5 個工作日。當(dāng)超過辦理時限時，主辦部門應(yīng)及時予以說明。對不屬于自己業(yè)務(wù)范圍，或者不適宜由本部門主辦的，應(yīng)迅速退回公司綜合部。

第三十五條

公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應(yīng)主動與之協(xié)商，會簽；如有分歧，主辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)出面組織協(xié)商，經(jīng)協(xié)商如仍不能取得一致意見，主辦部門應(yīng)當(dāng)說明各方面理據(jù)并提出建設(shè)性意見，送公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)

或裁定。

第三十六條

公文在辦理過程中傳閱，每發(fā)生一次閱辦者的轉(zhuǎn)移，均要經(jīng)公司綜合部登記，不得在閱辦者之間直接傳遞（即橫傳），以保證公文來龍去脈清楚，辦理或查詢及時方便。

第三十七條

審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。

第七章

公文歸檔與管理

第三十八條

公文辦理完畢，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)規(guī)定，及時整理立卷、歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

第三十九條

歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。

第四十條

聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位整理、歸檔，其他單位保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。

第四十一條

公文復(fù)制件作為正式文件使用時，應(yīng)加蓋復(fù)制單位印章，視同正式文件妥善保管。

第四十二條

歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。

第四十三條

沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，可以定期銷毀。銷毀秘密公文，應(yīng)當(dāng)進行登記，由二人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。

第四十四條

單位合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。單位撤銷時，需要歸檔的公文整理后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。

第四十五條

工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

第四十六條

密碼電報的使用和管理，按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第八章

附

則

第四十七條

行政法規(guī)、規(guī)章、外事等方面的公文，依照有關(guān)規(guī)定處理；公文處理中，涉及電子文件的有關(guān)規(guī)定另行制定。

第四十八條

本辦法由公司綜合部負(fù)責(zé)解釋。

第四十九條

本辦法自發(fā)布之日起施行。