第一篇：辦公自動化介紹

辦公自動化介紹

1、定義

在古代的辦公活動中，人們習(xí)慣使用筆、墨、紙、硯。人工手抄筆錄，而辦公公文信函的傳遞，主要借助于馬作為交通工具。到了近代，雖有一些先進(jìn)的辦公設(shè)備如機械打字機、電話、電報等得到應(yīng)用，但仍不能適應(yīng)社會發(fā)展的需要。如今現(xiàn)代通信技術(shù)和手段的廣泛應(yīng)用，使計算機、打印機、復(fù)印機、掃描儀、傳真機等先進(jìn)的設(shè)備成為日常辦公活動的重要工具，加快了辦公自動化的進(jìn)程。早在20世紀(jì)40年代，美國的部分企業(yè)就開始使用機器來處理辦公業(yè)務(wù)，當(dāng)時將這種手段稱為辦公室自動化。隨著經(jīng)濟(jì)和技術(shù)，特別是信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動化早就超出了狹窄的辦公室范圍，迅速滲透到管理的范疇。人們將其統(tǒng)稱為辦公自動化（Office Automation,簡稱OA）。

辦公自動化是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人們的一部分辦公業(yè)務(wù)活動物化到人以外的各種現(xiàn)代的辦公設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目的的人機信息處理系統(tǒng)。

定義中強調(diào)三點：

①利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代辦公設(shè)備；

②辦公人員和辦公設(shè)備構(gòu)成的人機信息處理系統(tǒng)；

③提高效率和改進(jìn)質(zhì)量是OA的目的。

辦公自動化主要是面向辦公室人員的辦公效率和質(zhì)量的，它著重解決人與辦公設(shè)備的人機接口問題，它是以現(xiàn)代化的辦公設(shè)備為前提的，是一個由硬件和軟件組成的系統(tǒng)。一個較完整的辦公自動化系統(tǒng)是人員、辦公設(shè)備和信息資源三者密切聯(lián)系的一個整體。

通俗地講，辦公自動化就是利用現(xiàn)代化的設(shè)備和技術(shù)，全面或部分代替辦公人員的業(yè)務(wù)活動，優(yōu)質(zhì)高效地處理辦公信息和辦公事務(wù)。目前，辦公自動化已將計算機技術(shù)、通信技術(shù)、科學(xué)管理思想和行為科學(xué)有機結(jié)合在一起，應(yīng)用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理技術(shù)難于處理的數(shù)據(jù)量龐大的、包括非數(shù)值型信息且結(jié)構(gòu)不明確的辦公事務(wù)上，有效地提高了辦公質(zhì)量和辦公效率。

1．辦公室的工作性質(zhì)

辦公室的功能很多，歸根到底表現(xiàn)在兩個方面：一是處理辦公信息；二是產(chǎn)生辦公信息。常見的辦公信息主要包括文字、報表、語言、圖形圖像等。

2．辦公自動化的主要內(nèi)容

辦公自動化將現(xiàn)代技術(shù)裝備，科學(xué)管理思想和行為科學(xué)有機結(jié)合在一起，應(yīng)用于辦公工作以提高辦公質(zhì)量和效率。早期的辦公自動化主要是使用電腦、復(fù)印機等單機設(shè)備代替辦公人員大量重復(fù)勞動，而現(xiàn)代辦公自動化已構(gòu)成一個人機系統(tǒng)，使一部分辦公活動由人過渡到由設(shè)備完成。辦公自動化的主要內(nèi)容包括文字處理、報表處理、數(shù)值和非數(shù)值計算、圖形圖像處理、語言處理、通信、信息存儲與管理、日程管理和輔助決策等各方面。

2、特點

辦公自動化是信息化社會最重要的標(biāo)志之一，它具有以下特點：之一，它具有以下特點：

1.辦公自動化是當(dāng)前國際上飛速發(fā)展的一門綜合多種技術(shù)的新型學(xué)科

辦公自動化的理論基礎(chǔ)是行為科學(xué)、管理科學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)、社會學(xué)、人機工程學(xué)等，它的技術(shù)基礎(chǔ)是計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、自動化技術(shù)等，其中計算機技術(shù)、通訊技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、行為科學(xué)是辦公自動化的四大支柱或稱四大支撐技術(shù)。綜合起來看，辦公自動化是以行為科學(xué)為主導(dǎo)，系統(tǒng)科學(xué)為理論基礎(chǔ)，綜合運用計算機技術(shù)和通信技術(shù)完成各項辦公業(yè)務(wù)。辦公自動化不是簡單的自動化科學(xué)的一個分支，而是一個信息化社會的時代產(chǎn)物，是一門綜合的學(xué)科技術(shù)。

2.辦公自動化是一個人機信息系統(tǒng)

在辦公自動化系統(tǒng)中“人”是決定因素，是信息加工的設(shè)計者、指導(dǎo)者和成果享用者；而“機”是指辦公設(shè)備，它是辦公自動化的必要條件，是信息加工的工具和手段。信息是辦公自動化中被加工的對象，辦公自動化綜合并充分體現(xiàn)了人、機器和信息三者的關(guān)系。一個典型的ＯＡ系統(tǒng)應(yīng)包括信息采集、信息加工、信息傳遞、信息保存四個基本環(huán)節(jié)，核心任務(wù)是向各級

3.辦公自動化將辦公信息實現(xiàn)了一體化處理

信息通常有如下形式：

?文字：指各種文件、信函、檔案、手稿等；

?語言：有電話、聲音郵遞、聲音文件等；

?數(shù)據(jù)：包括數(shù)據(jù)文件、報表、紀(jì)錄等；

?圖像：有電視會議、電視監(jiān)督等動態(tài)圖像；

?圖形：包括樣品照片、統(tǒng)計圖表、傳真圖像等靜態(tài)圖形。

辦公系統(tǒng)把基于不同的技術(shù)的辦公設(shè)備用聯(lián)網(wǎng)的方式聯(lián)成一體，以計算機為主體將各種形式的信息組合在一個系統(tǒng)中，使辦公室真正具有綜合處理這些信息的功能。

4.辦公自動化的目標(biāo)十分明確，是為了提高辦公效率和質(zhì)量

辦公自動化是人們產(chǎn)生更高價值信息的一個輔助手段，使辦公室用具成為智能的綜合性工具。

辦公自動化將許多獨立的辦公職能一體化，并提高自動化程度，從而提高辦公效率、方便辦公工作，獲得更大效益，對信息社會產(chǎn)生積極影響。其主要特點有：

（1）辦公自動化是涉及文秘、行政管理、電子、機械、物理等學(xué)科并利用計算機、通信、自動化等技術(shù)的一門綜合性學(xué)科。

（2）辦公自動化是融人、機器、信息資源三者為一體的人機系統(tǒng)。它包括了信息采集、加工、傳遞和保存四個基本環(huán)節(jié)。

（3）辦公自動化包括文字、數(shù)據(jù)、語言、圖像等信息的一體處理功能。

（4）辦公自動化能夠優(yōu)質(zhì)、高效地處理辦公信息和事務(wù)。

辦公自動化系統(tǒng)從功能上可以化分為三個層次，或者三個子系統(tǒng)。他們是事務(wù)處理、信息管理和決策支持子系統(tǒng)。如上圖。

在上述三個層次中，事務(wù)處理是最基礎(chǔ)的層次，信息管理是第二層次，而決策支持則處于最高層次。它們之間相互依存和相互聯(lián)系。決策支持依賴于信息管理層提供的信息，信息管理層又依賴于事務(wù)處理層對信息的采集、處理和篩選。三個層次之間的聯(lián)系可以由計算機的數(shù)據(jù)和程序的調(diào)用來實現(xiàn)。目前，國內(nèi)事務(wù)處理級的辦公自動化系統(tǒng)最為普遍，并且仍處在逐步發(fā)展和完善的階段。

3、功能組成1．收發(fā)文管理

收發(fā)文管理主要負(fù)責(zé)公文的擬定、收發(fā)、審批、歸檔、查詢檢索和打印等工作流的全過程處理?，F(xiàn)有起草人起草公文，之后通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給審批人，審批合格后簽發(fā)。當(dāng)收到一份公文時，先進(jìn)行收文登記，然后發(fā)送給公文擬辦人，在擬辦人指定批辦、承辦人后，公文將自動發(fā)送到批辦、承辦人處，最后由專人將公文歸檔。各類公文擁有相應(yīng)的安全機制，具備相應(yīng)的保密級別，通過指定不同級別人員具有的不同權(quán)限，還可以實現(xiàn)網(wǎng)上公文查詢。發(fā)文管理用來實現(xiàn)內(nèi)部文檔從擬稿、批閱、簽發(fā)、到最后的整理、歸檔的發(fā)文流程的計算機自動化控制，達(dá)到文檔發(fā)文自動化。

2．外出人員管理

外出人員管理主要是通過電子公告板方式實現(xiàn)對外出人員進(jìn)行登記管理。外出人員利用此公告板方式公告自己的外出事由、外出時聯(lián)系方法、外出時間以及外出期間指定的工作代辦人和代辦事項，還可以將自己外出的消息通知有關(guān)人員。外出歸來后再通過網(wǎng)絡(luò)撤銷外出通告。

3．會議管理

在傳統(tǒng)方式下，召開會議時需要的大量文件讓人頭痛不已，而在ＯＡ方式下則要輕松得多，可實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程實時會議控制，圖文、影音在線傳輸。并可通過瀏覽器安排、管理會議。

4．領(lǐng)導(dǎo)活動安排

主要負(fù)責(zé)辦公室對領(lǐng)導(dǎo)的工作和活動進(jìn)行統(tǒng)一的協(xié)調(diào)和安排，包括一周活動安排和每日活動安排。相關(guān)人員可據(jù)此安排日程，以便安排相應(yīng)工作，不至于發(fā)生沖突。

5．論壇管理

所謂論壇類似現(xiàn)實生活中的公告牌，用于系統(tǒng)內(nèi)部人員在上面發(fā)布相關(guān)公開信息。論壇管理主要負(fù)責(zé)對這些信息的管理，比如信息分類、更新等等。公告牌可以用來發(fā)布各種通知或其他公用信息。可在內(nèi)部開通電子郵件，并具備和系統(tǒng)外部乃至國際互聯(lián)網(wǎng)的信息交流能力。各級領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員可以在統(tǒng)一的圖形化環(huán)境里，方便地得到幾乎所有與其工作相關(guān)的資料、信息和其他數(shù)據(jù)，即使是在家中或出差也可不間斷工作。

6．個人用戶管理

個人用戶工作臺用于對本人各項工作進(jìn)行統(tǒng)一管理，例如安排日程、活動，查看處理當(dāng)日工作，存放個人的各項資料、紀(jì)錄等。此外個人用戶還可以通過電子郵件與其他單位或個人交流意見、討論問題及傳送材料。7．電子郵件電子郵件系統(tǒng)可完成信息共享、工作批閱流程、文檔傳遞等功能。8．遠(yuǎn)程辦公

每一個工作人員都不能保證一直在辦公室中工作。當(dāng)遠(yuǎn)離辦公室或出差，而又非常需要了解單位的某些數(shù)據(jù)信息時；當(dāng)想在離本單位較遠(yuǎn)的地方設(shè)立幾個辦公點時，可通過電話網(wǎng)、ＤＤＮ專線等連接的遠(yuǎn)程計算機，完成所有的有關(guān)辦公的功能。

9．檔案管理

辦公自動化系統(tǒng)可實現(xiàn)交互式的勞資人事管理。把員工資料與考勤制度、工資管理、人事管理相結(jié)合，有效提高工作效率，降低管理費用，實現(xiàn)高速、實時的查詢管理。

10．綜合信息

提供單位職工的電話號碼查詢，增進(jìn)職工與單位和外界的溝通；提供國內(nèi)外相關(guān)法律、法規(guī)查詢，并提供相關(guān)咨詢服務(wù)。公共信息服務(wù)不僅能使本單位內(nèi)部共享其他信息資源的信息，也使社會各界能共享政府、企事業(yè)單位可公開的信息，如企業(yè)形象宣傳等。

11.簡報期刊

提供國內(nèi)外主要報刊雜志的查詢和特定信息檢索。徹底改變傳統(tǒng)以手工為主的工作方式。整理、提煉、保存政府、企業(yè)的各類有用信息，為用戶提供共享信息的環(huán)境。提供信息查詢、統(tǒng)計、分析功能，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)決策管

4、國內(nèi)外發(fā)展情況

辦公自動化在美國及日本等發(fā)達(dá)國家已經(jīng)得到了迅速的發(fā)展。此表為美國的發(fā)展情形，日本則相對滯后。

世界OA系統(tǒng)的發(fā)展非常迅猛，世界各國政府極為重視本國的OA系統(tǒng)的發(fā)展，不惜花費巨資。美國的辦公自動化在公司和企業(yè)中發(fā)展得比政府部門要早，并且水平也較高。各公司、企業(yè)不僅把ＯＡ視為提高效率、節(jié)約成本的手段，更是利用它來加強經(jīng)營管理，作為提高企業(yè)素質(zhì)和企業(yè)競爭能力的重要條件。

２０世紀(jì)９０年代以后，國外的辦公自動化得發(fā)展趨勢為如下四個方向：１）ＯＡ設(shè)備向著高性能、多功能、復(fù)合化和系統(tǒng)化發(fā)展；

２）ＯＡ系統(tǒng)向著數(shù)字化、智能化、無紙化和綜合化發(fā)展；

３）以計算機為核心的辦公工作站將向處理文字、數(shù)據(jù)、聲音、圖形的多媒體方向發(fā)展；

４）通信在ＯＡ系統(tǒng)中的地位將進(jìn)一步增強，可以充分利用現(xiàn)代化通信技術(shù)，建立全球的網(wǎng)絡(luò)體系。

我國的辦公自動化技術(shù)起步較晚，２０世紀(jì)７０年代該項技術(shù)傳入我國，８０年代才真正地得到重視和發(fā)展。此表為我國的發(fā)展情況。

我國的辦公自動化發(fā)展的特點是起步晚、發(fā)展迅猛，首先是為政治、經(jīng)濟(jì)、國防服務(wù)。國家投資建設(shè)的有經(jīng)濟(jì)、科技、銀行、鐵路、郵電、交通、電子、能源、氣象、軍事、公安和國家高層領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)１２個大信息管理系統(tǒng)，具有規(guī)模大、體系完整、高技術(shù)和現(xiàn)代化的管理效能，是代表我國一級水平的ＯＡ系統(tǒng)。目前，我國的辦公自動化系統(tǒng)正朝著集成化、網(wǎng)絡(luò)化、多媒體和智能化的國際水平發(fā)展。

辦公自動化的實現(xiàn)，不僅僅是取代秘書的部分工作，它更是將引起辦公制度、工作方式、辦公流程、傳統(tǒng)習(xí)慣、工作環(huán)境和決策進(jìn)程等方面的深刻變革，使辦公行為科學(xué)化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。各國的經(jīng)驗表明：國家經(jīng)濟(jì)現(xiàn)代化必須依賴各級管理水平的提高和辦公自動化。因此，辦公自動化必將對我國整個社會生活的各個方面產(chǎn)生深刻的影響。

5、辦公自動化設(shè)備

為了具備和完善辦公自動化系統(tǒng)的功能，除了進(jìn)行辦公人員的相應(yīng)知識培訓(xùn)外，必須配備相應(yīng)的辦公硬件設(shè)備和軟件資源。在現(xiàn)代辦公管理中的主要業(yè)務(wù)中，如文字編輯、信息處理、信息傳輸、信息檢索等都離不開計算機，它是辦公自動化的一名主角。所以，在辦公自動化系統(tǒng)中，計算機使必不可少的核心設(shè)備。辦公自動化系統(tǒng)的硬件和軟件組成如圖所示。

辦公自動化系統(tǒng)的硬件是指辦公自動化系統(tǒng)中實際裝置和設(shè)備，而軟件是指用于運行、管理、維護(hù)和應(yīng)用開發(fā)計算機所編制的計算機程序。

?通信設(shè)備：如：局域網(wǎng)，電話，電傳等。

?輸出設(shè)備：如：圖像掃描儀，復(fù)印機，傳真機等

?系統(tǒng)軟件：如：操作系統(tǒng)，語言翻譯程序等

?支持軟件：如：數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)

?通用軟件：如文字處理系統(tǒng)，圖形處理系統(tǒng)等

?專用軟件：工資管理系統(tǒng)，圖書管理系統(tǒng)等

電子計算機一般俗稱為電腦．計算機的種類很多，根據(jù)它的規(guī)模大小可以分為巨型機、大型機、中小型機、微型機和便攜機等。根據(jù)其用途又可分為專用計算機和通用計算機。目前，辦公室最常用的是多媒體通用微型計算機。

一套計算機系統(tǒng)必須由硬件和軟件兩大部分共同組成，兩者有機結(jié)合、相得益彰，才能是系統(tǒng)發(fā)揮功效。實際上，在計算機技術(shù)的發(fā)展進(jìn)程中，計算機軟件隨硬件技術(shù)的迅速發(fā)展而發(fā)展，反過來，軟件的不斷發(fā)展與完善，又促進(jìn)了硬件的新發(fā)展。

打印機是辦公自動化系統(tǒng)的主要輸出設(shè)備之一。打印機分為擊打式和非擊打式兩大系列產(chǎn)品。擊打式以針式點陣打印機為主，非擊打式則包括激光、噴墨及熱升華打印機等。

２０世紀(jì)５０年代美國施樂公司推出第一臺商用復(fù)印機。

按照復(fù)印機顯影方式可分：單組份和雙組份。

按照復(fù)印的顏色可分：單色和彩色。

按復(fù)印機尺寸分：普及型（A３），手提式，大工程圖紙（A２以上）。按使用紙型來分：特殊紙，普通復(fù)印紙。

按成像處理方式分：數(shù)字式，模擬式。

傳真機是一種傳送靜止圖像的通信手段。它可以通過通信線路，把文件、圖表、手跡、照片等紙頁式靜止圖像信號從一端傳到另一端，并印在紙上得到與發(fā)送文件完全相同的硬拷貝。因此，也有人把它稱為遠(yuǎn)距離的復(fù)印。

英文為facsimile.國際上常用FAX表示。

掃描儀是一種光機電一體化的高科技產(chǎn)品，是除鍵盤和鼠標(biāo)外電腦使用最廣泛的輸入設(shè)備。掃描儀由多種用途，比如可以利用它輸入照片建立字節(jié)的電子影集；輸入各種圖片建立自己的網(wǎng)站；掃描手寫信函再用E-mail發(fā)送出去以代替?zhèn)髡鏅C；還可以利用掃描儀配合OCR軟件輸入報紙或書籍的內(nèi)容，免除鍵盤錄入漢字的辛苦等等。這些掃描儀的不凡功能，使我們在辦公、學(xué)習(xí)、和娛樂等各個方面提高效率并增加了樂趣。

數(shù)碼相機是一種能夠進(jìn)行拍攝，并通過內(nèi)部處理把拍攝到的光學(xué)圖像轉(zhuǎn)換成以數(shù)字格式存放的電子圖像的特殊照相機。

6、辦公軟件介紹

Microsoft Office是微軟公司開發(fā)的辦公自動化軟件，Office XP是最新的版本（第四代）。

Word主要用來進(jìn)行文本的輸入、編輯、排版、打印等工作，可進(jìn)行書信、公文、報告、論文、商業(yè)合同、寫作排版等一些文字集中的工作；

Excel 主要用來進(jìn)行又繁重任務(wù)的預(yù)算、財務(wù)、數(shù)據(jù)匯總等工作；PowerPoint 主要用來制作演示文稿和幻燈及投影片等，甚至可以制作賀卡、流程圖、組織結(jié)構(gòu)圖等；

Access 是一個桌面數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序；

Outlook 是一個桌面信息管理的應(yīng)用程序，可以用于聯(lián)系人列表、日程安排等；

FrontPage 主要用來制作和發(fā)布Internet的Web頁面。

這幾個軟件之間的內(nèi)容可以互相調(diào)用，互相連接，或利用復(fù)制粘貼功能共享數(shù)據(jù)資源。

Lotus公司的Smartsuite是另一個流行的辦公套件，商業(yè)辦公領(lǐng)域應(yīng)用廣泛。

WPS 我國珠海金山軟件股份有限公司推出。

OpenOffice 5年前一家名為Star的德國公司開始致力于開發(fā)一個跨平臺的辦公軟件StarOffice并提供免費下載。它是世界上唯一一個非常接近Microsoft Office而又可以跨平臺的產(chǎn)品。2年前Sun公司收購了Star軟件公司，并繼續(xù)開發(fā)，直至2000年10月13日傳出驚人消息：Sun開放了StarOffice的絕大部分源代碼，并且成立了OepnOffice.org組織專門從事開放源代碼辦公軟件的開發(fā)工作。

現(xiàn)在基于OpenOffice開發(fā)的軟件遵循兩種協(xié)議：要開放源代碼的GPL協(xié)議或不開放源代碼的SISSL商業(yè)版權(quán)協(xié)議，RedOffice就是遵循后者的。

以上介紹了辦公自動化的基本概念、辦公自動化系統(tǒng)的主要功能，介紹了微型計算機、打印機、復(fù)印機、傳真機和其他常用現(xiàn)代辦公設(shè)備的基本常識，還簡要介紹了常用辦公軟件的應(yīng)用場合。這里著重進(jìn)行辦公自動化的知識性介紹，使大家了解辦公自動化的相關(guān)概念和基礎(chǔ)知識，為后面的操作應(yīng)用打下基礎(chǔ)。

第二篇：辦公自動化課程背景介紹

辦公自動化

課程背景介紹

辦公自動化是以計算機基礎(chǔ)為起點，以辦公自動化理論、辦公自動化軟件和辦公自動化設(shè)備為講授對象，是集理論性與實踐性為一體的學(xué)科。辦公自動化原屬文秘專業(yè)的專業(yè)課程，隨著計算機以及計算機網(wǎng)絡(luò)的普及和發(fā)展，計算機辦公越來越多的成為辦公的基本形式，辦公自動化已經(jīng)發(fā)展成為一門基本的計算機操作技術(shù)。

本課程在傳統(tǒng)辦公自動化課程的基礎(chǔ)上，結(jié)合社區(qū)教育的特點，由淺入深、循序漸進(jìn)，幫助學(xué)員快速掌握辦公自動化的基本技能。

一、課程的性質(zhì)、對象與目標(biāo)

（一）課程性質(zhì)

本課程屬于上海市社區(qū)課程體系的職業(yè)與技能篇信息技術(shù)類，本課程是一門實踐性和實用性都很強的課程，以微軟公司Office辦公軟件的操作為課程主要內(nèi)容，同時也介紹其它一些相關(guān)辦公軟件，以及常用辦公設(shè)備的使用與維護(hù)知識。它是信息技術(shù)類社區(qū)教育課程中的一門重要的操作課，可作為《計算機操作》課之后的操作課程?？傉n時建議為20課時。系統(tǒng)環(huán)境要求：對硬件的基本要求是能保證Windows XP及其應(yīng)用軟件能正常運行。建議：CPU 奔騰4以上，內(nèi)存 512M以上，硬盤 80G 以上。

對軟件的基本要求是：完整安裝Windows XP操作系統(tǒng)；安裝Microsoft Office軟件。

教室應(yīng)安裝投影儀，保證教學(xué)演示效果。

（二）課程對象

本課程的學(xué)習(xí)對象為全體市民，尤其是掌握一定的計算機操作技能后，想進(jìn)一步學(xué)習(xí)辦公自動化技術(shù)的市民。此外，也適用于在工作中對辦公自動化技術(shù)有需求的市民。

（三）課程目標(biāo)

1．了解辦公自動化的基本原理，認(rèn)識辦公自動化的意義。

2．學(xué)習(xí)微軟公司Office辦公套件中三種最常用辦公軟件Word、Excel、PowerPoint的操作技術(shù)，掌握計算機辦公的基本技能。

3．了解國內(nèi)外其它的一些優(yōu)秀辦公軟件，拓展思路，開闊眼界。

4．掌握常用辦公設(shè)備的使用與日常維護(hù)知識。使學(xué)員能夠獨立使用常見辦公設(shè)備，并具備一定的日常維護(hù)技術(shù)。

二、學(xué)習(xí)內(nèi)容與要求

第一單元辦公自動化概述

本單元教學(xué)內(nèi)容與要求：

通過這一單元的學(xué)習(xí)，使學(xué)員了解辦公自動化的基本理論，發(fā)展概況，和未來的發(fā)展趨勢，了解辦公自動化的意義。

? 辦公自動化的基本原理

? 辦公自動化的歷史

? 辦公自動化的發(fā)展與方向

? 辦公自動化的意義

教學(xué)組織建議：

利用圖片、幻燈、視頻材料充分闡述辦公自動化的基本原理，詳細(xì)展示辦公自動化的歷史和發(fā)展，解讀辦公自動化對現(xiàn)代化辦公所起到的積極意義，激發(fā)學(xué)員對課程的學(xué)習(xí)熱情。

學(xué)習(xí)指導(dǎo)和建議：

建議學(xué)員課前通過搜索和瀏覽網(wǎng)頁或各種計算機雜志，了解現(xiàn)代化辦公的特點和辦公自動化的優(yōu)勢，培養(yǎng)充分利用計算機為工作和生活服務(wù)的理念。

教學(xué)時數(shù)建議：2課時。

第二單元WORD操作

本單元教學(xué)內(nèi)容與要求：

通過這一單元的學(xué)習(xí)，使學(xué)員了解Word的基本功能和界面，掌握Word中文件的建立、打開和保存方法，基本掌握文字和段落的格式設(shè)置操作，能夠使用Word中的一些高級功能。? Word的啟動和退出

? 新建、打開、保存Word文檔

? 在Word文檔中輸入文字

? 設(shè)置文字格式和段落格式

? 邊框和底紋

? 項目符號和編號

? 分欄、首字下沉等格式設(shè)置

? 藝術(shù)字

? 插入和設(shè)置圖片

? 繪制表格

? 頁面設(shè)置

? 其它高級功能（如繪圖、模板等）

教學(xué)組織建議：

通過演示，指導(dǎo)學(xué)員進(jìn)行操作。在教學(xué)中安排一些簡單的任務(wù)要求學(xué)員完成。注意本單元重點應(yīng)在格式設(shè)置、文字處理等WORD功能操作上，不要把時間浪費在文字輸入上。教師事先可準(zhǔn)備一些原始文檔供學(xué)員操作時使用。此單元內(nèi)容完全為上機操作的實踐性內(nèi)容，所以給學(xué)員充分時間的反復(fù)練習(xí)是能否熟練掌握的關(guān)鍵。當(dāng)然，教師細(xì)致的操作演示和現(xiàn)場指導(dǎo)是學(xué)員解決問題，掌握技術(shù)的另一關(guān)鍵。

學(xué)習(xí)指導(dǎo)和建議：

軟件操作需要學(xué)員在課堂上認(rèn)真觀看教師的操作演示，按照教師要求做分步練習(xí)，遇到問題時及時要求教師做現(xiàn)場指導(dǎo)，對難點操作可以在紙上記下具體的操作步驟，回家反復(fù)練習(xí)。完成某些操作可能有多種途徑，需認(rèn)真比較掌握，歸納總結(jié)，對操作內(nèi)容的學(xué)習(xí)切忌死板。

教學(xué)時數(shù)建議：5課時。

第三單元EXCEL操作

本單元教學(xué)內(nèi)容與要求：

通過這一單元的學(xué)習(xí)，使學(xué)員了解EXCEL的基本功能和界面，掌握EXCEL中工作簿、工作表的建立和編輯的方法，基本掌握工作表格式設(shè)置操作，圖表、公式和函數(shù)操作，能夠使用EXCEL中的一些高級功能。

? Excel的啟動和退出

? 工作簿和工作表的建立與編輯

? 工作表格式設(shè)置

? 使用圖表

? 公式與函數(shù)

? 排序、篩選

? 其它高級功能（如數(shù)據(jù)透視表、分類匯總、宏等）

教學(xué)組織建議：

通過演示，指導(dǎo)學(xué)員進(jìn)行操作。這一單元內(nèi)容是本課程中難度最大的部分。一般的學(xué)員都沒有此部分內(nèi)容的基礎(chǔ)，所以教師演示尤其要注意逐條逐步和反復(fù)演練。此單元的高級功能部分供有需要且有余力的學(xué)員學(xué)習(xí)。

學(xué)習(xí)指導(dǎo)和建議：

本單元部分內(nèi)容對初涉計算機操作的學(xué)員還是有很高難度，學(xué)習(xí)時盡量從簡單入手，了解軟件界面和基本功能菜單，能建立和編輯簡單的工作表和工作簿，上機時結(jié)合一些日常生活數(shù)據(jù)來操作，比如建立一個家庭開銷表或收入表等，在實際使用中鞏固技能。

教學(xué)時數(shù)建議：6課時。

第四單元POWERPOINT操作

本單元教學(xué)內(nèi)容與要求：

通過這一單元的學(xué)習(xí)，使學(xué)員了解PowerPoint的基本功能和界面，掌握PowerPoint中文件的建立、打開和保存方法，基本掌握演示文稿的設(shè)計、制作與播放，能夠設(shè)計幻燈片放映的切換和動畫效果。

? PowerPoint的啟動和退出

? 演示文稿的建立與編輯

? 聲音、視頻、圖片的插入

? 配色與模板

? 動作和超級鏈接

? 幻燈片放映設(shè)計

? 幻燈片放映和動畫效果

? 母版使用

教學(xué)組織建議：

通過演示，指導(dǎo)學(xué)員進(jìn)行操作。這單元內(nèi)容較為簡單，很多操作和Word操作頗為相似，注意幫助學(xué)員對知識點歸納和總結(jié)。此單元主要內(nèi)容在幻燈片放映的設(shè)計和編排上，如何做出美觀大方的演示文稿是對學(xué)員最終的要求。此單元內(nèi)容完全為上機操作的實踐性內(nèi)容，所以給學(xué)員充分時間的反復(fù)練習(xí)是能否熟練掌握的關(guān)鍵。當(dāng)然，教師細(xì)致的操作演示和現(xiàn)場指導(dǎo)是學(xué)員解決問題，掌握技術(shù)的另一關(guān)鍵。

學(xué)習(xí)指導(dǎo)和建議：

學(xué)員可以自己感興趣的內(nèi)容制作一組演示文稿，上網(wǎng)下載一些圖片或聲音類素材并使

用在自己的作品中，制作好后由教師選擇部分作品講解與點評。

教學(xué)時數(shù)建議：4課時。

第五單元其它辦公軟件介紹

本單元教學(xué)內(nèi)容與要求：

通過這一單元的學(xué)習(xí)，了解Adobe PDF文檔的閱讀軟件Adobe Reader、制作軟件Adobe Acrobat和優(yōu)秀的國產(chǎn)辦公軟件WPS。

? 閱讀軟件Adobe Reader

? 制作軟件Adobe Acrobat

? 國產(chǎn)辦公軟件WPS

教學(xué)組織建議：

建議學(xué)員課前通過搜索和瀏覽網(wǎng)頁或各種計算機雜志，了解PDF文檔的相關(guān)知識，包括如何瀏覽、編輯和制作PDF文檔。下載WPS免費版本，安裝并使用，了解這款優(yōu)秀的國產(chǎn)辦公軟件，并結(jié)合Office的使用經(jīng)驗總結(jié)辦公類軟件操作的一般規(guī)律。

學(xué)習(xí)指導(dǎo)和建議：

通過媒體演示了解相關(guān)知識，這單元內(nèi)容主要為了拓展學(xué)員對辦公自動化的認(rèn)知，了解辦公中常用PDF文檔的相關(guān)知識，并對優(yōu)秀國產(chǎn)辦公軟件WPS有一定了解。

教學(xué)時數(shù)建議：1課時。

第六單元常用辦公設(shè)備的使用與維護(hù)

本單元教學(xué)內(nèi)容與要求：

通過這一單元的學(xué)習(xí)，了解常用辦公設(shè)備的基本工作原理，掌握常用辦公設(shè)備的安裝、使用與維護(hù)。

? 傳真機的使用與維護(hù)

? 復(fù)印機的使用與維護(hù)

? 掃描儀的使用與維護(hù)

? 打印機的使用與維護(hù)

? 數(shù)碼相機的使用與維護(hù)

? 投影機的使用與維護(hù)

教學(xué)組織建議：

在介紹各種辦公設(shè)備的同時根據(jù)學(xué)員日常使用設(shè)備的情況安排教學(xué)，盡量給學(xué)員提供

實際操作的機會。教師引導(dǎo)式提出問題，通過實際操作演示指導(dǎo)學(xué)員學(xué)習(xí)，并在最后對操作做歸納總結(jié)。

學(xué)習(xí)指導(dǎo)和建議：

實際動手的過程中，通過親身體驗更好地認(rèn)識常用辦公設(shè)備的工作原理，對有疑問的地方可向教師提出，由老師指導(dǎo)解決，學(xué)員可以此舉一反三，課后總結(jié)實踐經(jīng)驗，鞏固學(xué)習(xí)成果。

教學(xué)時數(shù)建議：2課時。

三、學(xué)習(xí)效果評測

1．每單元學(xué)習(xí)完成后安排一個綜合測試，考核學(xué)員對該單元內(nèi)容學(xué)習(xí)的掌握情況。

2．鼓勵學(xué)員把所學(xué)技術(shù)用于實際工作，在工作中不斷學(xué)習(xí)鞏固知識技能。

四、教學(xué)資源推薦

1．圖書：

[1]孫印杰，朱利民，曾磊．辦公自動化實訓(xùn)教程．北京：電子工業(yè)出版社，2006

[2]上海市計算機應(yīng)用能力考核辦公室．辦公自動化．上海：復(fù)旦大學(xué)出版社，2005

[3] 歐波，王萍，楊柳．辦公自動化教程與上機指導(dǎo)．北京：清華大學(xué)出版社，2007

2．網(wǎng)絡(luò)資源：

[1] 硅谷動力．辦公軟件學(xué)習(xí)專欄．在線檢索日期2008年10月13日地址： http://.cn/eschool/zhuanti/shipin/bgrj.shtml

[2] 辦公自動化之家．在線檢索日期2008年10月13日地址：http://.cn/eschool/zhuanti/shipin/bgrj.shtml

[3] office精英論壇．在線檢索日期2008年10月13日地址：/

第三篇：辦公自動化

? 單選題

1.題干：將光標(biāo)放置在表格上，待表格的左上角出現(xiàn)了（）表格。

分?jǐn)?shù)：1分

選項：A:縮放

B:旋轉(zhuǎn)

C:拉伸

D:移動

2.題干：（）是一套預(yù)先調(diào)整好的文本格式，該文本格式包括字號、字體、縮進(jìn)等，并且都有自己的名稱。

分?jǐn)?shù)：1分

選項：A:樣式

B:模板

C:大綱

D:索引

3.題干：設(shè)置大綱級別，可以在（）工具欄中進(jìn)行創(chuàng)建。

分?jǐn)?shù)：1分

選項：A:【格式】

B:【大綱】

C:【常用】

D:【繪圖】

4.題干：（）是指列出文檔中的詞和短語，以及它們所在的頁碼。

分?jǐn)?shù)：1分

選項：A:樣式

B:大綱

C:索引

D:目錄

5.題干：在【打印預(yù)覽】工具欄中，單擊（）按鈕，可對文檔進(jìn)行100%放大或縮小顯示。

分?jǐn)?shù)：1分

符號時，在該符號處拖曳鼠標(biāo)，可

選項：A:

B:

C:

D:

6.題干：【工具欄】命令在菜單欄中的（）命令中。

分?jǐn)?shù)：1分

選項：A:編輯

B:視圖

C:插入

D:格式

7.題干：使用下列（）快捷鍵，可彈出【查找和替換】對話框。

分?jǐn)?shù)：1分

選項：A:Alt+F

B:Ctrl+A

C:Ctrl+F

D:Alt+C

8.題干：顯示為包含有“分節(jié)符”字樣的雙虛線符號，在（）中才可顯示。

分?jǐn)?shù)：1分

選項：A:普通視圖

B:頁面視圖

C:打印視圖

D:大綱視圖

9.題干：將所選文字向右對齊，其快捷鍵是（）。

分?jǐn)?shù)：1分

選項：A:Ctrl+T

B:Ctrl+E

C:Ctrl+J

D:Ctrl+R

10.題干：單擊滾動條中的分?jǐn)?shù)：1分

選項：A:上一頁

B:下一頁

C:上一行

D:下一行

按鈕，文檔會跳轉(zhuǎn)至（）。

11.題干：（）是美國微軟公司推出的Office 2003系列辦公軟件中的一個組件, 是目前應(yīng)用最廣泛的電子表格軟件之一。

分?jǐn)?shù)：1分

選項：A:Word 2003

B:Access 2003

C:Excel 2003

D:Prowerpoint 2003

12.題干：Excel 2003應(yīng)用程序廣泛應(yīng)用于（）。

分?jǐn)?shù)：1分

選項：A:統(tǒng)計分析、財務(wù)管理分析、股票分析和經(jīng)濟(jì)、行政管理等各個方面

B:工業(yè)設(shè)計、機械制造、建筑工程等各個方面

C:美術(shù)設(shè)計、裝潢、圖片制作等各個方面

D:多媒體制作

13.題干：在Excel工作表中，選定某單元格，執(zhí)行菜單欄中的【編輯】/【刪除】命令，不可能完成的操作是（）。

分?jǐn)?shù)：1分

選項：A:刪除該行

B:右側(cè)單元格左移

C:刪除該列

D:左側(cè)單元格右移

14.題干：設(shè)置文本格式可以在（）工具欄中設(shè)置。

分?jǐn)?shù)：1分

選項：A:【常用】

B:【格式】

C:【表格和邊框】

D:【繪圖】

15.題干：如果剛剛對單元格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行了加粗設(shè)置，要取消加粗效果，不正確的操作方法是（）。

分?jǐn)?shù)：1分

選項：A:單擊工具欄中的

按鈕

B:敲擊鍵盤中的Ctrl+Z鍵

C:設(shè)置其他格式

D:選擇菜單欄中的【編輯】/【撤消加粗】命令

16.題干：【圖表】命令在（）菜單中。

分?jǐn)?shù)：1分

選項：A:【文件】

B:【編輯】

C:【插入】

D:【工具】

17.題干：在列B上，行5 到行10之間的單元格區(qū)域的表示方法為（分?jǐn)?shù)：1分

選項：A:B5：B10

B:B5：10

C:B5$B10

D:B$5——B$10

18.題干：單擊【常用】工具欄中的 按鈕，Excel將對所選單元格中的數(shù)據(jù)（分?jǐn)?shù)：1分

選項：A:按從小到大的順序進(jìn)行排序

B:按從大到小的順序進(jìn)行排序

C:按行進(jìn)行排序

D:按列進(jìn)行排序

19.題干：要在工具欄增添或隱藏某些工具按鈕，可以選擇菜單欄中的（分?jǐn)?shù)：1分）。）。）。

選項：A:【工具】/【自定義】命令，然后再選擇相應(yīng)的選項卡

B:【視圖】/【工具欄】命令，再選擇相應(yīng)的工具欄名稱

C:【插入】/【對象】，再選擇相應(yīng)的選項

D:【格式】/【樣式】，再選擇相應(yīng)的選項

20.題干：（）包含了整個圖表及圖表中的全部元素。

分?jǐn)?shù)：1分

選項：A:圖表區(qū)

B:繪圖區(qū)

C:坐標(biāo)軸

D:數(shù)據(jù)區(qū)

21.題干：在Powerpiont 2003中運用（）命令可以將大量圖片輕松地添加到演示文稿中。

分?jǐn)?shù)：1分

選項：A:根據(jù)內(nèi)容提示向?qū)?/p>

B:相冊

C:根據(jù)設(shè)計模板

D:手動調(diào)整

22.題干：單擊Powerpoint 2003界面右上角的分?jǐn)?shù)：1分

選項：A:最小化

B:最大化

C:還原

D:關(guān)閉

23.題干：將圖片選擇后，按住鍵盤中的（）鍵可以復(fù)制圖片。

分?jǐn)?shù)：1分

選項：A:Shift

B:Ctrl

C:Shift＋Ctrl

D:Alt

24.題干：若要更改幻燈片中的編號，需要進(jìn)入（）對話框設(shè)置。

分?jǐn)?shù)：1分

按鈕，界面窗口以（）形式顯示。

選項：A:【字體】

B:【頁眉和頁腳】

C:【頁面設(shè)置】

D:【項目符號和編號】

25.題干：不需要手動放映幻燈片的方式為（）。

分?jǐn)?shù)：1分

選項：A:“演講者放映”

B:“觀眾自行瀏覽”

C:“在展臺瀏覽”

D:“觀看放映”

26.題干：Powerpoint 2003中有（）種直線繪制工具。

分?jǐn)?shù)：1分

選項：A:5

B:4

C:3

D:2

27.題干：有關(guān)Powerpoint2003，下列說法錯誤的是（）。

分?jǐn)?shù)：1分

選項：A:允許插入在其他圖形程序中創(chuàng)建的圖片

B:為了將某種格式的圖片插入到Powerpoint2003中，必須安裝相應(yīng)的圖形過濾器

C:選擇插入菜單中的“圖片”命令，再選擇“來自文件”

D:插入圖片前不能預(yù)覽圖片

28.題干：為影片添加效果后，影片的內(nèi)容（）發(fā)生變化。

分?jǐn)?shù)：1分

選項：A:會

B:不會

C:可能會

D:不知道會不會

29.題干：PowerPoint2003制作的演示文稿以（）為基本單位組成。

分?jǐn)?shù)：1分

選項：A:幻燈片

B:工作表

C:文檔

D:圖片

30.題干：單擊【表格和邊框】欄中的分?jǐn)?shù)：1分

選項：A:靠上對齊

B:居中對齊

C:靠下對齊

D:隨機對齊

? 多選題

1.題干：首先輸入“*”，接著敲擊（）鍵，再輸入一段文本，敲擊鍵盤中的Enter鍵，下一個項目符號就被插入。

分?jǐn)?shù)：3分

選項：A:空格鍵

B:Enter

C:Tab

D:Alt

2.題干：樣式包含（）類型。

分?jǐn)?shù)：3分

選項：A:段落

B:字符

C:表格

D:列表

3.題干：圖表中說明性的文本是（）

分?jǐn)?shù)：3分

按鈕，表格中的文字會（）。

選項：A:圖例

B:圖表標(biāo)題

C:坐標(biāo)軸

D:坐標(biāo)軸標(biāo)題

4.題干：在Excel中，選取整個工作表的方法是（）。

分?jǐn)?shù)：3分

選項：A:敲擊鍵盤中的Ctrl+A組合鍵

B:單擊工作表的【全選】按鈕

C:單擊A1單元格，然后按住Shitf鍵單擊右下角單元格

D:單擊A1單元格，然后按住Ctrl鍵單擊工作表的右下角單元格

5.題干：選擇【根據(jù)設(shè)計模板】選項后，對于任意一種縮略圖右側(cè)的下拉菜單中（）。

分?jǐn)?shù)：3分

選項：A:選擇【應(yīng)用于所有幻燈片】選項，該版式會應(yīng)用到所有幻燈片中

B:選擇【應(yīng)用于所有幻燈片】選項，該版式只會應(yīng)用到當(dāng)前幻燈片中

C:選擇【應(yīng)用于選定幻燈片】選項，該版式只會應(yīng)用到當(dāng)前所選幻燈片中

D:選擇【應(yīng)用于選定幻燈片】選項，該版式會應(yīng)用到所有選幻燈片中

? 簡答題

1.題干：對于段落格式的設(shè)置包括那些方面（說出四種以上）？接著講述出段落縮進(jìn)的幾種類型。

分?jǐn)?shù)：10分

2.題干：如何對添加的多個圖形進(jìn)行組合？

分?jǐn)?shù)：10分

3.題干：演示文稿和幻燈片的概念是什么？

分?jǐn)?shù)：10分

? 操作題

1.題干：編輯出與下圖一樣的古詩文稿（古詩中用到的圖片，可在“試題素材”文件夾中調(diào)用名為“古詩圖”的文件 要求：（1）設(shè)置頁面為10*14豎向大小的頁面；頁邊距上、下、左、右都為“1厘米”。

（2）標(biāo)題是黑體、小三；詩句是宋體、五號；“題解”是宋體、小五；解釋的文字是楷體、小五。（3）在文字“悠”和“下”后插入腳注。（4）在文字“題解”兩側(cè)插入符號。

（5）在下方插入名為“古詩圖”的圖片文件。

（素材下載）

分?jǐn)?shù)：20分 2.題干：按要求制作幻燈片 要求：

（1）制作“作品展”演示文稿。

（2）添加如圖所示的幻燈片所示的版式。（3）制作3頁幻燈片。

（4）給后兩頁幻燈片分別插入2～3張圖片或剪貼畫（任意圖片或剪貼畫即可）。（5）給后兩頁幻燈片分別加入“建筑室內(nèi)設(shè)計”，“展廳設(shè)計”藝術(shù)字。（6）給三頁幻燈片添加動畫。（7）給插入的藝術(shù)字添加動畫。（8）給插入的圖片或剪貼畫添加動畫。（9）排版要合理，美觀。

分?jǐn)?shù)：25分

3.題干： 按樣例繪制表格，并按要求進(jìn)行操作

要求：

1．按上圖繪制表格并準(zhǔn)確無誤的輸入文本內(nèi)容。

2．標(biāo)題為華文“中宋”，字號為“18”；加粗居中顯示。3．標(biāo)題行為“隸書”，字號為“14”，字體顏色為“白色”。4．表格中其他文字為“宋體”，字號為“10號”，居中對齊。

5．設(shè)置表格中的數(shù)據(jù)為“百分比”樣式，保留兩位小數(shù)點，對齊方式為“右對齊”。6.為表頭填充顏色為“藍(lán)綠色”；表格填充顏色為“淺綠色”。7．將“Sheet1”工作表重新命名為“源數(shù)據(jù)”。

8．創(chuàng)建圖表：選擇表中全部數(shù)據(jù)，創(chuàng)建柱形圖，并作為新工作表插入到工作簿中，命名為“柱形圖”； 9.為創(chuàng)建的圖表添加相應(yīng)的圖表標(biāo)題（宋體，18號，加粗）。

10．將可樂、雪碧、橙汁的市場份額統(tǒng)計創(chuàng)建折線圖，并作為新工作表插入到工作簿中，命名為“折線圖”。11．添加相應(yīng)的圖表標(biāo)題（黑體，20號）和坐標(biāo)軸標(biāo)題（隸書，16號）。12．將圖表區(qū)顏色設(shè)置為淺青色，繪圖區(qū)顏色設(shè)置為淺綠色。

分?jǐn)?shù)：30分

第四篇：辦公自動化

辦公自動化，英文名是Office Automation,簡稱OA。在科技化、網(wǎng)絡(luò)化的時代背景下，單位工作管理方式已經(jīng)發(fā)生很大的變化，由傳統(tǒng)的管理模式變成了辦公自動化管理模式.設(shè)計論文的初衷就是方便單位進(jìn)行辦公自動化管理。本論文首先分析了辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)的必要性，簡要介紹了本OA系統(tǒng)的開發(fā)背景，其次描述了辦公自動化系統(tǒng)如何實現(xiàn)通知管理、新聞管理、文件傳送管理、交流管理和系統(tǒng)維護(hù)管理等功能。本論文還詳細(xì)介紹了七類數(shù)據(jù)的E-R圖及其對應(yīng)的數(shù)據(jù)表，這七類數(shù)據(jù)有文件信息、新聞管理、系統(tǒng)用戶、辦公通知管理、公司活動、活動投票記錄和意見。為了開發(fā)本OA系統(tǒng)，論文設(shè)計了六個開發(fā)環(huán)節(jié)，即是了解開發(fā)系統(tǒng)的技術(shù)、進(jìn)行系統(tǒng)分析、確定系統(tǒng)開發(fā)的目標(biāo)、設(shè)計系統(tǒng)的功能、設(shè)計系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫（E-R圖和數(shù)據(jù)表）、實現(xiàn)系統(tǒng)模塊的功能。本OA系統(tǒng)順應(yīng)時代背景的需求，使用Visual Basic 6.0 和SQL Sever 2008，通過對互聯(lián)網(wǎng)及先進(jìn)的管理模式和方法的研究，設(shè)計出了方便管理和能提高辦公效率的這款軟件。

In the era of science & technology and network, management methods in companieshave undergone great changes from a traditional management model to an office automation management.The initialintention of this thesis is to facilitate theoffice automation(referred to as OA)management in all units.This thesis starts by analysing the necessity of the development of office automation system, briefly introduceing the background of the development of OA system, then follows the descriptions of functions like how to implement the notification office automation systems management, information management, file-transfer management, communication management and system maintenance and management functions.The thesis also details the seven categories of data ER diagram and its corresponding data table, which are seven types of data files,namely news management, system users, office notification management, corporate events, voting records of activities and opinions.The development of the OA system is divided into 6 links, namely, get to know the technology,analyze systems, identify goals ofsystems development, design the function of the sustem, and design the database of the system(ER diagram and data tables),and finally to achieve function of the system modules.Adapting to the needs of thepresent time with the usage of Visual Basic 6.0 and SQL Sever 2008 through the study of the methods and mode of the Internet and advanced management,the OA system is to facilitate the management and improve the efficiency in the office.

第五篇：辦公自動化

辦公自動化（Office Automation,簡稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能 結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，是當(dāng)前新技術(shù)革命中一個非?；钴S和具有很強生命力的技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域，是信息化社會的產(chǎn)物。

在行政機關(guān)、企事業(yè)單位工作中，是采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，以計算機為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和先進(jìn)的通信技術(shù)，廣泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，為科學(xué)管理和決策服務(wù)，從而達(dá)到提高行政效率的目的。一個企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。我國專家在第一次全國辦公自動化規(guī)劃討論會上提出辦公自動化的定義為：利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使部分辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備中，由人與技術(shù)設(shè)備構(gòu)成服務(wù)于某種辦公業(yè)務(wù)目的的人一機信息處理系統(tǒng)。

在行政機關(guān)中，大都把辦公自動化叫著電子政務(wù)，企事業(yè)單位就大都叫OA，以前常叫無紙化辦公，后來叫辦公自動化，再后來叫OA

辦公室自動化是近年隨著計算機科學(xué)發(fā)展而提出來的新概念。辦公室自動化英文原稱Office Automation，縮寫為 OA。辦公室自動化系統(tǒng)一般指實現(xiàn)辦公室內(nèi)事務(wù)性業(yè)務(wù)的自動化，而辦公自動化則包括更廣泛的意義，即包括網(wǎng)絡(luò)化的大規(guī)模信息處理系統(tǒng)。

辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動化的領(lǐng)域。

通常辦公室的業(yè)務(wù)，主要是進(jìn)行大量文件的處理，起草文件、通知、各種業(yè)務(wù)文本，接受外來文件存檔，查詢本部門文件和外來文件，產(chǎn)生文件復(fù)件等等。所以，采用計算機文字處理技術(shù)生產(chǎn)各種文檔，存儲各種文檔，采用其它先進(jìn)設(shè)備，如復(fù)印機、傳真機等復(fù)制、傳遞文檔，或者采用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳遞文檔，是辦公室自動化的基本特征。

辦公室是各行業(yè)工作的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的場所。領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)做出決策，發(fā)布指示，除了文檔上的往來之外，更深層的工作，實際上是信息的收集、存儲、檢索、處理、分析，從而做出決策，并將決策作為信息傳向下級機構(gòu)或合作單位，或業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)單位。這些都需要辦公自動化的輔助。

人是系統(tǒng)第一因素，即辦公室主要因素是工作人員，包括各種人員，除了傳統(tǒng)辦公室的角色外，現(xiàn)在又要加部分管理設(shè)備的專業(yè)技術(shù)人員，例如，計算機工程師，其它設(shè)備維護(hù)人員等。

技術(shù)設(shè)備，計算機是另一因素。設(shè)備中有各種機器，如計算機、復(fù)印機、速印機、電話機、傳真機、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、光盤機等等，這些設(shè)備統(tǒng)稱為硬設(shè)備，或稱硬件。而各種信息設(shè)備中還需要有管理設(shè)備的軟件，例如，計算機的操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、文字處理軟件、專項工作程序軟件等等，這些將在其它章節(jié)詳述。

顯然辦公自動化這一人機系統(tǒng)，人，機，缺一不可。而設(shè)備方面，硬件及必要軟件都需齊備。我們也可以認(rèn)為辦公自動化系統(tǒng)是人類處理信息的系統(tǒng)，是人類進(jìn)入信息時代后的一種新概念。

[編輯本段]【辦公自動化技術(shù)三個層次】

OA系統(tǒng)、信息管理級OA系統(tǒng)和決策支持級OA系統(tǒng)是廣義的或完整的OA系統(tǒng)構(gòu)成中的三個功能層次。三個功能層次間的相互聯(lián)系可以由程序模塊的調(diào)用和計算機數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)通信手段做出。一體化的OA系統(tǒng)的含義是利用現(xiàn)代化的計算機網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)把三個層次的OA系統(tǒng)集成一個完整的OA系統(tǒng)，使辦公信息的流通更為合理，減少許多不必要的重復(fù)輸入信息的環(huán)節(jié)，以期提高整個辦公系統(tǒng)的效率。一體化、網(wǎng)絡(luò)化的OA系統(tǒng)的優(yōu)點是，不僅在本單位內(nèi)可以使辦公信息的運轉(zhuǎn)更為緊湊有效，而且也有利于和外界的信息溝通，使信息通信的范圍更廣，能更方便、快捷地建立遠(yuǎn)距離的辦公機構(gòu)間的信息通信，并且有可能融入世界

范圍內(nèi)的信息資源共享。

第一個層次 OA（辦公自動化）技術(shù)分為三個不同的層次：第一個層次只限于單機或簡單的小型局域網(wǎng)上的文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫等輔助工具的應(yīng)用，一般稱之為事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)。辦公事務(wù)OA中，最為普遍的應(yīng)用有文字處理、電子排版、電子表格處理、文件收發(fā)登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、人事管理、財務(wù)統(tǒng)計、報表處理、個人數(shù)據(jù)庫等。這些常用的辦公事務(wù)處理的應(yīng)用可作成應(yīng)用軟件包，包內(nèi)的不同應(yīng)用程序之間可以互相調(diào)用或共享數(shù)據(jù)，以便提高辦公事務(wù)處理的效率。這種辦公事務(wù)處理軟件包應(yīng)具有通用性，以便擴(kuò)大應(yīng)用范圍，提高其利用價值。此外，在辦公事務(wù)處理級上可以使用多種OA子系統(tǒng)，如電子出版系統(tǒng)、電子文檔管理系統(tǒng)、智能化的中文檢索系統(tǒng)（如全文檢索系統(tǒng)）、光學(xué)漢字識別系統(tǒng)、漢語語音識別系統(tǒng)等。在公用服務(wù)業(yè)、公司等經(jīng)營業(yè)務(wù)方面，使用計算機替代人工處理的工作日益增多，如訂票、售票系統(tǒng)，柜臺或窗口系統(tǒng)，銀行業(yè)的儲蓄業(yè)務(wù)系統(tǒng)等。事務(wù)型或業(yè)務(wù)型的OA系統(tǒng)其功能都是處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。為了提高辦公效率，改進(jìn)辦公質(zhì)量，適應(yīng)人們的辦公習(xí)慣，要提供良好的辦公操作環(huán)境。第二個層次 信息管理型OA系統(tǒng)是第二個層次。隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統(tǒng)中對和本單位的運營目標(biāo)關(guān)系密切的綜合信息的需求日益增加。信息管理型的辦公系統(tǒng)，是把事務(wù)型（或業(yè)務(wù)型）辦公系統(tǒng)和綜合信息（數(shù)據(jù)庫）緊密結(jié)合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。綜合數(shù)據(jù)庫存放該有關(guān)單位的日常工作所必需的信息。例如，在政府機關(guān)，這些綜合信息包括政策、法令、法規(guī)，有關(guān)上級政府和下屬機構(gòu)的公文、信函等的政務(wù)信息；一些公用服務(wù)事業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包括和服務(wù)項目有關(guān)的所有綜合信息；公司企業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包括工商法規(guī)、經(jīng)營計劃、市場動態(tài)、供銷業(yè)務(wù)、庫存統(tǒng)計、用戶信息等。作為一個現(xiàn)代化的政府機關(guān)或企、事業(yè)單位，為了優(yōu)化日常的工作，提高辦公效率和質(zhì)量，必須具備供本單位的各個部門共享的這一綜合數(shù)據(jù)庫。這個數(shù)據(jù)庫建立在事務(wù)級OA系統(tǒng)基礎(chǔ)之上，構(gòu)成信息管理型的OA系統(tǒng)。

第三個層次 決策支持型OA系統(tǒng)是第三個層次。它建立在信息管理級OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)上。它使用由綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構(gòu)造或選用決策數(shù)字模型，結(jié)合有關(guān)內(nèi)部和外部的條件，由計算機執(zhí)行決策程序，作出相應(yīng)的決策。隨著三大核心支柱技術(shù)：網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、計算機技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的成熟，世界上的OA已進(jìn)入到新的層次，在新的層次中系統(tǒng)有四個新的特點：

▲（1）集成化。軟硬件及網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的集成，人與系統(tǒng)的集成，單一辦公系統(tǒng)同社會公眾信息系統(tǒng)的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統(tǒng)。

▲（2）智能化。面向日常事務(wù)處理，輔助人們完成智能性勞動，如：漢字識別，對公文內(nèi)容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。

▲（3）多媒體化。包括對數(shù)字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。

▲（4）運用電子數(shù)據(jù)交換（EDI）。通過數(shù)據(jù)通訊網(wǎng)，在計算機間進(jìn)行交換和自動化處理。這個層次包括信息管理型OA系統(tǒng)和決策型OA系統(tǒng)。例子 事務(wù)級OA系統(tǒng)稱之為普通辦公自動化系統(tǒng)，而信息管理級OA系統(tǒng)和決策支持級OA系統(tǒng)稱之為高級辦公自動化系統(tǒng)。例如，市政府辦公機構(gòu)，實質(zhì)上經(jīng)常定期或不定期的收集各區(qū)、縣政府和其它機構(gòu)報送的各種文件，然后分檔存放并分別報送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者閱讀、處理，然后將批閱后的文件妥善保存，以便以后查閱。領(lǐng)導(dǎo)者研究各種文件之后作出決定，一般采取文件的形式向下級返回處理指示。這一過程，是一個典型的辦公過程。在這一過程中，文件本身是信息，其傳送即是信息傳送過程。但應(yīng)當(dāng)注意到，領(lǐng)導(dǎo)在分析決策時，可能要翻閱、查找許多相關(guān)的資料，參照研究，才能決策，所以相關(guān)的資料查詢、分析，決策的選擇也屬于信息處理的過程。例如，北京市東城區(qū)政府報來文件要求某地區(qū)蓋一座公共建筑，申請批準(zhǔn)，文件傳遞到市政府有關(guān)機構(gòu)，市有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)看到文件后，要去尋找市里有關(guān)規(guī)劃蓋樓的文件法規(guī)，又需要研究全市的經(jīng)費預(yù)算，以及其它許多參考資料，然后研究決定同意或不同意。并以文件或通知的形式把決定這一信息反饋給東城區(qū)政府。這個例子中，信息以文件方式傳遞、處理；領(lǐng)導(dǎo)查閱、參照的有關(guān)法規(guī)也是信息，這是數(shù)據(jù)信息。研究決定過程，主要是領(lǐng)導(dǎo)者的意志。但是客觀信息分析，可以做出幾種可選擇的方案。在這個全過程中，如果采用計算機處理來往的文件，可以說是初步程度的自動化。如可以用計算機查詢各種資料數(shù)據(jù)，這是更進(jìn)一步的自動化。如果由計算機自動分析有關(guān)本事件的資料，自動提供若干個供決策者采用的可能決策，則是更深層次的有人工智能觀念的辦公自動化。再進(jìn)一步分析這個例子，如果市政府微機辦公系統(tǒng)和市政府法規(guī)信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、市政府財務(wù)管理系統(tǒng)是一個集成化的統(tǒng)一系統(tǒng)，計算機自動從有關(guān)系統(tǒng)中尋取機關(guān)資料，這種系統(tǒng)就是辦公自動化更高層次的集成化。另外，如果市政府辦公系統(tǒng)和區(qū)政府辦公系統(tǒng)是一個集成的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，可以通過網(wǎng)絡(luò)傳遞信息，可以遠(yuǎn)程處理業(yè)務(wù)，那這就是一個更進(jìn)一步的網(wǎng)絡(luò)化的辦公室自動化系統(tǒng)。所以，辦公室自動化系統(tǒng)本身是一個多層次的系統(tǒng)，在各種層面上，可以說實現(xiàn)了辦公自動化的一部分業(yè)務(wù)，而從最初級的自動化開始，隨著采用的技術(shù)不同而逐步構(gòu)成一個更高級的自動化系統(tǒng)。

[編輯本段]【辦公自動化意義】

雖然諸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的許多應(yīng)用軟件可以提高辦公效率，但是這僅僅是針對個人辦公而言。辦公自動化不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現(xiàn)群體協(xié)同工作。協(xié)同工作意味著要進(jìn)行信息的交流，工作的協(xié)調(diào)與合作。由于網(wǎng)絡(luò)的存在，這種交流與協(xié)調(diào)幾乎可以在瞬間完成，并且不必?fù)?dān)心對方是否在電話機旁邊或是否有傳真機可用。這里所說的群體工作，可以包括在地理上分布很廣，甚至分布在全球上各個地方，以至于工作時間都不一樣的一群工作人員。

辦公自動化可以和一個企業(yè)的業(yè)務(wù)結(jié)合的非常緊密，甚至是定制的。因而可以將諸如信息采集、查詢、統(tǒng)計等功能與具體業(yè)務(wù)密切關(guān)聯(lián)。操作人員只須點擊一個按鈕就可以得到想要的結(jié)果，從而極大得方便了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的管理和決策。

辦公自動化還是一個企業(yè)與整個世界聯(lián)系的渠道，企業(yè)的Intranet網(wǎng)絡(luò)可以和Internet相聯(lián)。一方面，企業(yè)的員工可以在Internet上查找有關(guān)的技術(shù)資料、市場行情，與現(xiàn)有或潛在的客戶、合作伙伴聯(lián)系；另一方面，其他企業(yè)可以通過Internet訪問你對外發(fā)布的企業(yè)信息，如企業(yè)介紹、生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)績、業(yè)務(wù)范圍、產(chǎn)品/服務(wù)等信息。從而起到宣傳介紹的作用。隨著辦公自動化的推廣，越來越多的企業(yè)將通過自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接到Internet上，所以這種網(wǎng)上交流的潛力將非常巨大。辦公自動化已經(jīng)成為企業(yè)界的共識。眾多企業(yè)認(rèn)識到盡快進(jìn)行辦公自動化建設(shè)，并占據(jù)領(lǐng)先地位，將有助于保持競爭優(yōu)勢，使企業(yè)的發(fā)展形成良性循環(huán)。辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是20世紀(jì)70年代中期發(fā)達(dá)國家迅速發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。

我國的OA經(jīng)過從80年代末至今10多年的發(fā)展，已從最初提供面向單機的輔助辦公產(chǎn)品，發(fā)展到今天可提供面向應(yīng)用的大型協(xié)同工作產(chǎn)品?，F(xiàn)在，辦公自動化到底要解決什么問題呢？我們說，辦公自動化就是用信息技術(shù)把辦公過程電子化、數(shù)字化，就是要創(chuàng)造一個集成的辦公環(huán)境，使所有的辦公人員都在同一個桌面環(huán)境下一起工作。具體來說，主要實現(xiàn)下面七個方面的功能：

▲(一)建立內(nèi)部的通信平臺。建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，使組織內(nèi)部的通信和信息交流快捷通暢。

▲(二)建立信息發(fā)布的平臺。在內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流、公告事項等能夠在企業(yè)或機關(guān)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發(fā)展動態(tài)。

▲(三)實現(xiàn)工作流程的自動化。這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實時監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部

門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效率的協(xié)作。我們都知道，各個單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現(xiàn)工作流程的自動化，就可以規(guī)范各項工作，提高單位協(xié)同工作的效率。

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（四）實現(xiàn)文檔管理的自動化。可使各類文檔（包括各種文件、知識、信息）能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。每個單位都會有大量的文檔，在手工辦公的情況下這些文檔都保存在每個人的文件柜里。因此，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。另外，在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。文檔多了，需要什么東西不能及時找到，甚至找不到。辦公自動化使各種文檔實現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進(jìn)行使用和共享。實現(xiàn)辦公自動化以后，比如說，某個單位來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己上網(wǎng)就可以看到這個單位積累下來的東西，規(guī)章制度、各種技術(shù)文件等等，只要他的身份符合權(quán)限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓(xùn)環(huán)節(jié)。

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（五）輔助辦公。它牽涉的內(nèi)容比較多，像會議管理、車輛管理、物品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實現(xiàn)了這些輔助辦公的自動化?！?/p>

（六）信息集成。我們每一個單位，都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如購銷存、ERP等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，企業(yè)的信息源往往都在這個業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度和決策能力?！?/p>

（七）實現(xiàn)分布式辦公。這就是要支持多分支機構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動辦公?，F(xiàn)在來講，地域分布越來越廣，移動辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。

[編輯本段]【辦公自動化程度和自動化方法】

目前企業(yè)的辦公自動化程度可以劃分為以下四類：

▲起步較慢，還停留在使用沒有聯(lián)網(wǎng)的計算機，使用MS Office系列、WPS系列應(yīng)用軟件以提高個人辦公效率。

▲已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，但沒有好的應(yīng)用系統(tǒng)支持協(xié)同工作，仍然是個人辦公。網(wǎng)絡(luò)處在閑置狀態(tài)，企業(yè)的投資沒有產(chǎn)生應(yīng)有的效益。

▲已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)，企業(yè)內(nèi)部員工通過電子郵件交流信息，實現(xiàn)了有限的協(xié)同工作，但產(chǎn)生的效益不明顯。

▲已經(jīng)建立了自己的Intranet網(wǎng)絡(luò)；使用經(jīng)二次開發(fā)的通用辦公自動化系統(tǒng)；能較好得支持信息共享和協(xié)同工作，與外界聯(lián)系的信息渠道暢通；通過Internet發(fā)布、宣傳企業(yè)的產(chǎn)品、技術(shù)、服務(wù)；Intranet網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)對企業(yè)的經(jīng)營產(chǎn)生了積極的效益?，F(xiàn)在正著手開發(fā)或已經(jīng)在使用針對業(yè)務(wù)定制的綜合辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)科學(xué)的管理和決策，增強企業(yè)的競爭能力，使企業(yè)不斷發(fā)展壯大。

辦公自動化的實施應(yīng)該考慮企業(yè)的實際情況，主要是企業(yè)的經(jīng)濟(jì)實力。按照上述分析，第一類企業(yè)進(jìn)行辦公自動化建設(shè)就需要較多投入，既要搭建企業(yè)Intranet網(wǎng)絡(luò)，又要開發(fā)辦公自動化系統(tǒng)，需要企業(yè)有較強的經(jīng)濟(jì)實力才能完成；而對于第二、第三類企業(yè)，由于企業(yè)Intranet網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)存在，只是沒有或沒有好的辦公應(yīng)用系統(tǒng)，所以只須投入相對網(wǎng)絡(luò)投資少得多的資金即可開發(fā)通用辦公自動化系統(tǒng)，產(chǎn)生較高的投資回報。即便一步到位開發(fā)綜合辦公自動化系統(tǒng)其投資也要比網(wǎng)絡(luò)投資少得多，而產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益更高；對于第四類企業(yè)，由于其辦公自動化基礎(chǔ)好，只須較少的投資即可達(dá)到目前辦公自動化的最高水平。