第一篇：怎樣標(biāo)注行政公文主題詞

怎樣給行政公文標(biāo)注主題詞

一、什么是公文主題詞

進入20世紀(jì)80年代，計算機技術(shù)在辦公領(lǐng)域得到普遍應(yīng)用，推動了各類機關(guān)辦公的現(xiàn)代化。為了適應(yīng)辦公現(xiàn)代化的要求，便于計算機檢索和公文的管理，公文“主題詞”應(yīng)運而生。主題詞又叫關(guān)鍵詞。它是指公文中代表其內(nèi)容特征的、最能說明問題的、起關(guān)鍵作用的詞。它是辦公現(xiàn)代化的產(chǎn)物。

主題詞分正式主題詞和非正式主題詞,正式主題詞用來標(biāo)引和檢索文獻，非正式主題詞是查找正式主題詞的引導(dǎo)詞，它主要供制作公文索引和電子計算機檢索之用。

二、為什么要標(biāo)引公文主題詞

(一)標(biāo)引公文主題詞有利于建立先進的公文檢索體系，輔助領(lǐng)導(dǎo)同志決策。

信息量的增加，數(shù)據(jù)量的增大，單純的分類檢索方法難以滿足人們對多主題文件查找的要求。主題檢索方法彌補了分類檢索方法的不足，檢索更自由，查找跨度更大。

(二)標(biāo)引公文主題詞是建立機關(guān)辦公自動化檢索系統(tǒng)的前提條件。

辦公自動化系統(tǒng)通過文件上標(biāo)注的主題詞將文件納入檢索系統(tǒng)。辦文人員在辦公自動化系統(tǒng)上通過主題詞來查找有關(guān)主題的文件。

(三)標(biāo)引主題詞是實現(xiàn)公文管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。

檔案工作人員可以根據(jù)公文主題詞編制檔案、文件主題索引或主題目錄、專題目錄等手工檢索工具。辦文人員可直接利用根據(jù)公文主題詞而建立的檔案編目計算機檢索系統(tǒng)查找文件。

(四)對提高秘書工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有重要作用。

三、怎樣標(biāo)引公文主題詞

（一）主題詞標(biāo)引程序“三步”走

第一步：審讀文件，分析主題。

首先通讀公文，了解公文的主要內(nèi)容和發(fā)文意圖。一般來說，審讀文件標(biāo)題，進行主題詞標(biāo)引是文秘人員常用的方法。如文件標(biāo)題能概括公文的主要內(nèi)容，就從標(biāo)題入手分析主題。否則，就要從公文的內(nèi)容入手進行主題分析。

主題類型分為單主題和多主題兩種。單主題是指一份公文所研究和論述的只有一個對象或問題。多主題是指一份公文所研究和論述的主題對象不只一個，而是兩個或者更多，而且都是并列的獨立主題。單主題標(biāo)引時用多個表達同一概念主題詞，多主題用分組的多個主題詞分別表達各自的主題概念。

分析主題重點是主題結(jié)構(gòu)分析，確定主題因素。主題結(jié)構(gòu)分析即分析主題里面的主要成分和次要成分以及它們之間的關(guān)系。

主題因素分為主體因素、通用因素、位置因素、時間因素和文獻類型因素五部分。主體因素是指公文論述的主題中的關(guān)鍵性概念，它是公文主題的主要成分，其他主題因素都附屬于這個主體因素；通用因素是構(gòu)成主題的一些通用概念，它說明主體因素的動態(tài)和趨勢。通用概念沒有專指性也沒有獨立檢索價值，不宜單獨使用；位置因素是表明主體因素所處的位置和范圍，文件規(guī)定適用的地區(qū)、位置和對象。位置因素包括國家名稱、地區(qū)名稱和組織機構(gòu)名稱；時間因素是從時間上對主體因素進行限定，把主題對象放在特定的時間范圍之內(nèi)。時間因素包括年代、時代、朝代、期限等；文獻類型因素包括文獻種類、公文文種、文件名稱編號等。

第二步：提煉、轉(zhuǎn)換主題概念。

經(jīng)過分析主題類型和主題結(jié)構(gòu)后，就掌握了一份文件的全部主題概念。對這些主題概念，并不完全需要標(biāo)引出來，而應(yīng)當(dāng)去粗取精，有所取舍。要提煉標(biāo)引那些最重要的、專指性最

強的主題概念，舍棄一般的主題概念。

對提煉出的公文真正具有檢索意義的主題概念，查公文主題詞表將其準(zhǔn)確、規(guī)范、科學(xué)地轉(zhuǎn)換成主題詞。

1、公文主題詞的選取方法主要有四：一是從公文標(biāo)題中摘錄；二是從公文正文中提取；三是題文結(jié)合撮要；四是自己概括。以能表達公文的主要內(nèi)容為原則。

2、主題詞組配標(biāo)引，就是用兩個或兩個以上主題詞構(gòu)成邏輯關(guān)系組合以表達一個專指概念的一種方式。它以詞間語法關(guān)系和邏輯關(guān)系為基礎(chǔ)，只有相容關(guān)系的概念詞才可以組配，而且，不是字面上的組配，決定的因素是邏輯關(guān)系。組配標(biāo)引有概念交叉組配、概念限定組配、上位詞或下位詞組配。應(yīng)優(yōu)先考慮交叉組配和限定組配。

交叉組配是指兩個組配的概念之間具有交叉關(guān)系，兩個概念的外延有一部分重合。限定組配是以概念的限定為基礎(chǔ)，由屬概念過渡到種概念的組配。

在標(biāo)注過程中，如果沒有十分貼切的主題詞，應(yīng)遵照“宜寬不宜嚴(yán)”的原則，選擇相近的主題詞。如國務(wù)院辦公廳頒布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》一文的主題詞，必須使用《國家行政機關(guān)公文主題詞表》中所列之詞。因該表中沒有“處理”二字，可用相近的“管理”一詞代替。

第三步：標(biāo)引記錄，審核校驗。

主題詞成功組配后，根據(jù)《國家機關(guān)公文格式》規(guī)定，將主題詞標(biāo)注在公文末頁下部抄送欄目左上側(cè)。詞目之間空一字，不用標(biāo)點符號，按主體、通用、空間、時間、文種等要素，依次進行著錄。

在結(jié)束主題詞標(biāo)引之前，必須對標(biāo)引結(jié)果進行審核。審核的主要內(nèi)容有：

1、主題概念提煉是否準(zhǔn)確、全面，有無漏項；

2、主題詞的轉(zhuǎn)換是否符合標(biāo)強規(guī)則和組配規(guī)則；

3、同類型公文所選用的主題詞是否一致；

4、標(biāo)引記錄有無遺漏等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正補救。

（二）主題詞標(biāo)引“三要”、“三不”

1、“三要”

一要準(zhǔn)，即主題詞的標(biāo)引對公文的內(nèi)容揭失要準(zhǔn)確，包括兩個方面的內(nèi)容，（1）在主題分析過程中對公文主要內(nèi)容的分析和提煉是否準(zhǔn)確，（2）對分析出來的主題概念轉(zhuǎn)換成主題詞準(zhǔn)確。二要全，標(biāo)引主題盡量能全面反映公文的主題內(nèi)容，不能漏標(biāo)。三要專，即標(biāo)引的主題詞與公文主要內(nèi)容的相符程度，一般說來，對于一個公文主題概念只有一個專指的主題詞。這是衡量主題詞揭示主題概念精度的一個重要因素。

2、“三不”

一是不能使用表外詞。有很多人在標(biāo)引主題詞時，往往都是從標(biāo)題中抽取幾個關(guān)鍵詞進行標(biāo)引，根本沒有由于使用主題詞表轉(zhuǎn)換，致使標(biāo)引的主題詞出現(xiàn)了表外詞，這是主題詞標(biāo)引的大忌。

二是不能顛倒順序。主題詞的標(biāo)引按照主體、通用、空間、時間、文種五大因素的順序排列。但是有很多人都是依據(jù)公文的標(biāo)題，從前向后依次標(biāo)引。

三是不能字面組配。主題詞標(biāo)引時經(jīng)常遇到待標(biāo)的主題概念沒有現(xiàn)成的主題詞可供直接標(biāo)引，必須先將該主題概念分解成二個以上的簡單的主題概念，然后再分別用相應(yīng)的主題詞進行轉(zhuǎn)換。分解時應(yīng)將主題概念分解成兩個或多個有交叉關(guān)系的子概念，或者是有限定關(guān)系的子概念，切忌避免字面拆分。

（三）在公文主題詞標(biāo)注中應(yīng)注意以下幾點：

1、必須熟悉各自的《公文主題詞表》。不熟悉公文主題詞表就談不上公文主題詞的標(biāo)注。

2、必須認(rèn)真審研公文內(nèi)容?？梢哉f，不懂公文內(nèi)容就不可能標(biāo)注出恰如其分的公文主

題詞。

3、切實做好結(jié)合文章。這就是把主題詞表與公文內(nèi)容緊密結(jié)合融會貫通，便能找出適當(dāng)?shù)闹黝}詞。

4、必須遵守如下標(biāo)注規(guī)則。

（1）主題詞不一定是一個完整的意思，不考慮語法上的結(jié)構(gòu)，不考慮詞與詞之間的搭配連接與必然的聯(lián)系，只是將各個詞依次羅列出來。

（2）堅持用詞“宜寬不宜嚴(yán)”的原則，如果沒有確切的主題詞，可用相近的詞或上位詞代替。

（3）標(biāo)注注意按“一范圍、二內(nèi)容、三文種”的順序“由大到小”排列。在同一組主題詞中，要按“屬概念在前，種概念在后”的秩序排列。

（4）用詞數(shù)量一般不少于3個，最多不超過5個。

（5）明確主題詞的位置。公文主題詞位于末頁下方，抄送范圍的上方，也就是注釋域或特殊說明域以下，抄送機關(guān)標(biāo)識域以上。

（6）掌握主題詞的結(jié)構(gòu)及其標(biāo)印格式。主題詞的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題和主文兩部分組成。標(biāo)題即主題詞三個字，用黑體字頂格加冒號，其后為主文。主文不使用標(biāo)點符號，每個主題詞之間空出一個字的位置。

四、標(biāo)引工作中應(yīng)注意的問題

(一)主題詞的排列

反映公文整體(概述)內(nèi)容的主題詞在前，反映公文部分(分述)內(nèi)容的主題詞在后。在單主題公文中，反映中心內(nèi)容的主題詞在前，反映其他方面的主題詞在后；在多主題公文中，反映公文整體(概述)內(nèi)容的主題詞在前，反映公文其他內(nèi)容的各主題詞按出現(xiàn)的先后次序排列。

作為自由詞標(biāo)引的地名(組織機構(gòu)名)、時間、人名等，應(yīng)置于表現(xiàn)公文內(nèi)容的主題詞后面，置于表現(xiàn)公文形式的主題詞前面。同時出現(xiàn)在同一公文中，則按地名(組織機構(gòu)名)、時間、人名的順序排列。

(二)文種的標(biāo)引

文種作為正式主題詞，標(biāo)在所有主題詞的最末位。在轉(zhuǎn)(印)發(fā)類型通知中，被轉(zhuǎn)(印)發(fā)的公文的文種可不作為主題詞標(biāo)引。但如果被轉(zhuǎn)(印)發(fā)的公文屬法規(guī)性質(zhì)，其名稱為條例、規(guī)定、辦法等，則應(yīng)作為主題詞標(biāo)引。

(三)標(biāo)點符號的標(biāo)引

公文主題詞一般不應(yīng)出現(xiàn)標(biāo)點符號。

在《公文主題詞表》中帶有標(biāo)點符號的正式主題詞，應(yīng)予保留。因為這些標(biāo)點符號有特殊功能，刪去后容易引發(fā)歧義。

（四）自由詞標(biāo)引

自由詞標(biāo)引是用未經(jīng)規(guī)范化處理的自然語言表述公文主題概念，并作為表達公文主題概念的檢索標(biāo)識。

自由詞標(biāo)引范圍：一是某些主題概念雖然可以采用組配標(biāo)引或上位詞標(biāo)引，但使用頻率較高；二是新出現(xiàn)的主題概念，包括新科技、新政策、新理論、新名詞術(shù)語等；三是人物、時間和年代稱號；四是地區(qū)、組織機構(gòu)名稱。

自由詞標(biāo)引應(yīng)遵守的規(guī)則：一是應(yīng)認(rèn)真地查找詞表，確實沒有合適的專指的主題詞，才進行自由詞標(biāo)引。二是可選用其他詞表以及權(quán)威性參考書、工具書上的詞。三是所選的詞必須具有較強的檢索功能和組配功能，具有實用性，能檢索，能組配。四是應(yīng)盡可能做到詞形簡單、概念明確。五是在標(biāo)出自由詞的同時相應(yīng)標(biāo)出它的上位主題詞(或類別詞)。六是在自由詞后標(biāo)上“△”符號，并適時將新詞登記在主題詞表上。選用《詞表》以外的地名(組織機

構(gòu)名)、時間、人名、文獻名稱等專用名詞作自由詞標(biāo)引時，不作△標(biāo)記。

（五）值得注意的是，在批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件時，如果只選擇一個主題詞來標(biāo)文種，可選擇被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件的文種。如《國務(wù)院關(guān)于發(fā)布<國家行政機關(guān)公文處理辦法>的通知》，其主題詞是“文秘工作 公文 辦法”，標(biāo)注的就是被發(fā)布文件的文種“辦法”，而不是發(fā)布文件的文種“通知”。如果想要完整反映文件的形式，也可將前后兩個文種同時標(biāo)注；但如果是用“通知”轉(zhuǎn)發(fā)“通知”，為避免文種上的重疊，只標(biāo)一個“通知”即可。

第二篇：公文主題詞

01?綜合經(jīng)濟(77個)

01A計劃規(guī)劃 統(tǒng)計 指標(biāo) 分配 統(tǒng)配 調(diào)拔

01B經(jīng)濟管理經(jīng)濟 管理 調(diào)整 調(diào)控 控制 結(jié)構(gòu) 制度 所有制 股份制 責(zé)任制 流通 產(chǎn)業(yè) 行業(yè)改革 改造 競爭 兼并 開放 開發(fā) 協(xié)作 資源 土地 資產(chǎn) 資料 產(chǎn)權(quán) 物價 價格投資 招標(biāo) 經(jīng)營 生產(chǎn) 轉(zhuǎn)產(chǎn) 項目 產(chǎn)品 質(zhì)量 承包 租賃 合同 包干 國有 國營私營 集體 個體 企業(yè) 公司 集團 合作社 普查 工商 商標(biāo) 注冊 廣告 監(jiān)督 增產(chǎn)效益 節(jié)約 浪費 破產(chǎn) 虧損 特區(qū) 開發(fā)區(qū) 保稅區(qū) 展銷 展覽 商品化 橫向聯(lián)系第三產(chǎn)業(yè) 生產(chǎn)資料

02?工交、能源、郵電(69個)

02A工業(yè)冶金 鋼鐵 地礦 機械 汽車 電子 電器 儀器 儀表 化工 航天 航空 核工 船舶兵器 軍區(qū) 輕工 有色金屬 鹽業(yè) 食品 印刷 包裝 手工業(yè) 紡織 服裝 絲綢 設(shè)備原料 材料 加工

02B交通鐵路 公路 橋梁 民航 機場 航線 航道 空中管制 飛機 港口 碼頭 口岸 車站車輛 運輸 旅客

02C能源石油 煤炭 電力 燃料 天然氣 煤氣 沼氣

02D郵電通信 電信 郵政 網(wǎng)絡(luò) 數(shù)據(jù) 民品 廠礦 空運 三線 通訊 水運 運費03?旅游、城鄉(xiāng)建設(shè)、環(huán)保(42個)

03A旅游

03B服務(wù)業(yè)飲食業(yè) 賓館

03C城鄉(xiāng)建設(shè)城市 鄉(xiāng)鎮(zhèn) 基建 建設(shè) 建筑 建材 勘察 測繪 設(shè)計 市政 公用事業(yè) 監(jiān)理 環(huán)衛(wèi)征地 工程 房地產(chǎn) 房屋 住宅 裝修 設(shè)施 出讓 轉(zhuǎn)讓 風(fēng)景名勝 園林 島嶼03D環(huán)保保護區(qū) 植物 動物 污染 生態(tài) 生物 風(fēng)景 飯店 城鄉(xiāng) 國土 沿海04?農(nóng)業(yè)、林業(yè)、水利、氣象(56個)

04A農(nóng)業(yè)農(nóng)村 農(nóng)民 農(nóng)民負(fù)擔(dān) 農(nóng)場 農(nóng)墾 糧食 棉花 油料 生豬 蔬菜 糖料 煙草 水產(chǎn)漁業(yè) 水果 經(jīng)濟作物 農(nóng)副產(chǎn)品 副業(yè) 畜牧業(yè) 鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè) 農(nóng)膜 種子 化肥 農(nóng)藥飼料 災(zāi)害 以工代賑 扶貧

04B林業(yè)綠化 木材 森林 草原 防沙治沙

04C水利河流 湖泊 灘涂 水庫 水域 流域 水土保持 節(jié)水 防汛 抗旱 三峽04D氣象氣候 預(yù)報 預(yù)測 煙酒 土特產(chǎn) 有機肥 多種經(jīng)營 牧業(yè)

05?財政、金融(57個)

05A財政預(yù)算 決算 核算 收支 財務(wù) 會計 稅務(wù) 稅率 審計 債務(wù) 積累 經(jīng)費 集資 收費資金 基金 租金 撥款 利潤 補貼 折舊費 附加費 固定資產(chǎn)

05B金融銀行 貨幣 黃金 白銀 存款 貸款 信貸 貼現(xiàn) 通貨膨脹 交易 期貨 利率 利息貼息 外匯 外幣 匯率 債券 證券 股票 彩票 信托 保險 賠償 信用社 現(xiàn)金 留成流動資金 儲蓄 費用 僑匯 折舊率

06?貿(mào)易(62個)

06A商業(yè)商品 物資 收購 定購 購置 市場 集貿(mào) 酒類 副食品 日用品 銷售 消費 批發(fā)供應(yīng) 零售 拍賣 專賣 訂貨 營業(yè) 倉庫 儲備 儲運 貨物

06B外貿(mào)對外援助 軍貿(mào) 進口 出口 引進 海關(guān) 緝私 仲裁 商檢 外商 外資 合資 合作關(guān)貿(mào) 許可證 駐外企業(yè) 貿(mào)易 倒賣 外向型 議購 議售 壟斷 經(jīng)貿(mào) 販運 票證 外經(jīng)交易會

07?外事(42個)

07A外交對外政策 對外關(guān)系 領(lǐng)土 領(lǐng)空 領(lǐng)海 外交人員 建交 公約 大使 領(lǐng)事 條約協(xié)定 協(xié)議 議定書 備忘錄 照會 國際 涉外事務(wù) 抗議

07B外事國際會議 國際組織 對外宣傳 出訪 出國 出入境 簽證 護照 邀請 來訪 談判 會談會見 接見 招待會 宴會 外國人 外賓 對外友協(xié) 外國專家 涉外

08?公安、司法、監(jiān)察(46個)

08A公安警察 武警 警銜 治安 非法組織 安全 保衛(wèi) 禁毒 消防 防火 檢查 掃黃 案件處罰 戶口 證件 事件 危險品 游行 海防 邊防 邊界 邊境

08B司法政法 法制 法律 法院 律師 檢察 程序 公證 勞改 勞教 監(jiān)獄

08C監(jiān)察廉政建設(shè) 審查 紀(jì)檢 執(zhí)法 行賄 受賄 貪污 處分 偵破

09?民政、勞動人事(85個)

09A民政基層政權(quán) 選舉 行政區(qū)劃 地名 人口 雙擁工作 社會保障 社團 救災(zāi) 救濟募捐 婚姻 移民 撫恤 慰問 調(diào)解 老齡問題 烈士 糾紛 殘疾人 基地 殯費 社區(qū)服務(wù)09B機構(gòu)駐外機構(gòu) 體制 職能 編制 精簡 更名

09C人事行政人員 干部 公務(wù)員 考核 錄用 職工 家屬 子女 知識分子 專家 參事 院士文史館員 履歷 聘任 任免 辭退 退職 職稱 待遇 離休 退休 交流 安置 調(diào)配 模范 表彰 獎勵

09D勞動就業(yè) 失業(yè) 招聘 合同制 工人 保護 勞務(wù)第二職業(yè) 事故

09E工資津貼 獎金 福利 收入 老年 簡歷 勞資 人才 招工 待業(yè) 補助 擁軍優(yōu)屬 喪葬 獎懲

10?科、教、文、衛(wèi)、體(73個)

10A科技科學(xué) 技術(shù) 科普 科研 鑒定 標(biāo)準(zhǔn) 計量 專利 發(fā)明 實驗 情報 計算機 自動化 信息 衛(wèi)星 地震 海洋

10B教育學(xué)校 教師 招生 學(xué)生 培訓(xùn) 畢業(yè) 學(xué)位 留學(xué) 教材 校辦企業(yè)

10C文化文字 文史 文學(xué) 語言 藝術(shù) 古籍 圖書 宣傳 廣播 電視 電影 出版 版權(quán) 報刊新聞 音像 文物 古跡 紀(jì)念物 電子出版物

10D衛(wèi)生 醫(yī)院 中醫(yī) 醫(yī)療 醫(yī)藥 藥材 防疫 疾病計劃生育 婦幼保健 檢驗 檢疫10E體育運動員 教練員 運動會 比賽 館所 院校 校舍 地方志 軟科學(xué) 社科11?國防(24個)

11A軍事軍隊 國防 空軍 海軍 征兵 服役 轉(zhuǎn)業(yè) 民兵 預(yù)備役 軍銜 復(fù)員 文職 后勤裝備 戰(zhàn)備 作戰(zhàn) 訓(xùn)練 防空 軍需 武器 彈藥 人武 退伍

12?秘書、行政(74個)

12A文秘工作機關(guān) 國旗 國徽 機要 印章 信訪 督察 保密 公文 檔案 會議 文件 秘書 電報提案 議案 談話 講話 總結(jié) 批示 匯報 建議 意見 文章 題詞 章程 條例 辦法細則 規(guī)定 方案 布告 決議 命令 決定 指示 公告 通告 通知 通報 報告 請示 批復(fù) 函 會議紀(jì)要

12B行政事務(wù)行政 工作制度 紀(jì)念活動 慶典活動 休假 節(jié)假日 著裝 參觀 接待 措施 調(diào)查 視察考察 禮品 饋贈 服務(wù) 出席 發(fā)言 轉(zhuǎn)發(fā) 名單 批準(zhǔn) 審批 信函 事務(wù) 活動 紀(jì)要 督察

13?綜合黨團(54個)

13A黨派團體共產(chǎn)黨 民主黨派 共青團 團體 工會 協(xié)會學(xué)會 民間組織 文聯(lián) 學(xué)聯(lián) 婦女 兒童 基金會

13B統(tǒng)戰(zhàn)政協(xié) 民主人士 愛國人士

13C民族民族區(qū)域自治 民主事務(wù)

13D宗教寺廟

13E僑務(wù)外籍華人 歸僑 僑鄉(xiāng)

13F港澳臺香港問題 澳門問題 臺灣問題

13G綜合整頓 形勢 社會 精神文明 法人 發(fā)展 其他 試點 推廣 青年 政治 范圍 黨派組織 領(lǐng)導(dǎo) 方針 政策 黨風(fēng) 事業(yè) 咨詢 中心 清除附表

01?中國行政區(qū)域(54個)

01A華北地區(qū)北京 天津 河北 山西 內(nèi)蒙古

01B東北地區(qū)遼寧 吉林 黑龍江

01C華東地區(qū)上海 江蘇 浙江 安徽 福建 江西 山東

01D中南地區(qū)河南 湖北 湖南 廣東 廣西 海南

01E西南地區(qū)四川 貴州 云南 西藏 重慶

01F西北地區(qū)陜西 甘肅 青海 寧夏 新疆

01G臺灣

01H香港

01I澳門哈爾濱 沈陽 大連 青島 廈門 寧波 武漢 廣州 深圳 海南島 西安 單列市 省市 自治區(qū)

02?世界行政區(qū)域(244個)

02A亞洲中國蒙古 朝鮮 韓國 日本 越南 老撾 柬埔寨 緬甸 泰國 馬亞西亞 新加坡 文萊 菲律賓 印度尼西亞 東帝汶尼泊爾 錫金 不丹 孟加拉國 印度 斯里蘭 卡馬爾代夫 哈薩克斯坦 蘭卡 吉爾吉斯斯坦塔吉克斯坦 烏茲別克斯坦 土庫曼斯坦 格魯吉亞 阿塞拜疆 亞美尼亞 巴基斯坦 阿富汗 伊郎 科威特沙特阿拉伯 巴林 卡塔爾 阿聯(lián)酋 阿曼 也門 伊拉克 敘利亞 黎巴嫩 約旦 巴勒斯坦 以色列塞浦路斯 土耳其

02B歐洲冰島 法羅群島 丹麥 挪威 瑞典 芬蘭 愛沙尼亞 拉脫維亞 立陶宛 俄羅斯 白俄羅斯 烏克蘭摩爾多瓦 波蘭 捷克 斯洛伐克 匈牙利 德國 奧地利 列支敦士登 瑞士 荷蘭 比利時 盧森堡英國 愛爾蘭 法國 摩納哥 安道爾 西班牙 葡萄牙 意大利 梵蒂岡 圣馬力諾 馬耳他 南斯拉夫斯洛文尼亞 克羅地亞 波黑 馬其頓 羅馬尼亞 保加利亞 阿爾巴尼亞 希臘

02C非洲埃及 利比亞 突尼斯 阿爾及利亞 摩洛哥 西撒哈拉 毛里塔尼亞 塞內(nèi)加爾 岡比亞 馬里布基納法家 佛得角 幾內(nèi)亞比紹 幾內(nèi)亞 塞拉利昂 利比里亞 科特迪瓦 加納 多哥 貝寧尼泊爾 尼日利亞 喀麥隆 赤道幾內(nèi)亞 乍很 中非 蘇丹 埃塞俄比亞 吉布提 索馬里肯尼亞 烏干達 坦桑尼亞 盧旺達 布隆迪 風(fēng)果民主共和國 剛果 加蓬厄立特里亞 圣多美和普林西比 安哥拉 贊比亞 馬拉維 莫桑比克 科聯(lián)羅 馬達加斯加塞舌爾 毛里求斯 留尼汪 津巴布韋 博茨瓦納 納米比亞 南非 斯威士蘭 萊索托 圣赫勒拿02D大洋洲澳大利亞 新西蘭 巴布亞新幾內(nèi)亞 所羅門群島 瓦努阿圖 新喀里多尼亞 斐濟 基里巴斯瑙魯 密克羅尼西亞聯(lián)邦 馬紹爾群島共和國 帕勞 北馬里亞納群島自由聯(lián)邦 管道瓦利斯群島和富圖納群島 圖瓦盧 西薩摩亞 美屬薩摩亞 紐埃 托克勞 庫克群島 湯加法屬波利尼西亞 皮特凱恩群島

02E美洲格陵蘭 加拿大 圣皮埃爾島和密克隆 美國 百慕大 墨西哥 危地馬拉 伯利茲 薩爾瓦多 洪都拉斯尼加拉瓜 哥斯達黎加 巴拿馬 巴哈馬 特克斯群島和凱科斯群島 古巴 開曼群島 牙買加海地 多米尼加 波多黎各 美屬維爾京群島 英屬維爾京群島 圣其茨和 尼維斯 安圭拉安提瓜和巴布達 蒙特塞拉特 瓜德羅普 多米尼克 馬提尼克 圣盧西亞圣文森特和格林納丁斯 巴巴多斯 特立尼達和多巴哥 荷屬安的列斯 阿魯巴 格林納達哥倫比亞 委內(nèi)瑞拉 圭亞那 蘇里南 法屬圭亞那 厄瓜多爾秘魯 巴西 玻利維亞 智利 阿根廷 巴拉圭 烏拉圭 蘇聯(lián) 民主德國 聯(lián)邦德國 捷克斯洛伐克 扎伊爾圣赫勒那島和阿森林松島等 留尼汪島 貝勞 馬紹爾群島 北馬里亞納群島 東薩摩亞圣皮埃爾和密克隆群島 百幕大群島 多米尼加共和國 多米尼加聯(lián)邦 荷屬安的列斯群島

第三篇：公文主題詞

主題詞標(biāo)引規(guī)則

一、詞表分為21類，共收入詞目375個。詞表分為2個層次，第一層為類別詞（即對主題詞的具體分類），第二層為類屬詞。第一層和第二層統(tǒng)稱為主題詞，用于文件的標(biāo)引。

二、未收入本詞表的地名、單位名稱、物名、人名、年代名稱等均可作為第二層類屬詞使用。

三、標(biāo)引順序是：先標(biāo)類別詞（1個），再標(biāo)類屬詞（一般不超過4個）。在標(biāo)類屬詞時，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式（文種）的詞。

類屬詞的標(biāo)引不受類別詞的限制，可以跨分類標(biāo)引。

四、一份文件如有兩個以上的主題內(nèi)容，應(yīng)按主題內(nèi)容依次標(biāo)引。一份文件一般不超過5個主題詞。

五、當(dāng)詞表中找不到準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容的類屬詞時，可在類別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引；也可根據(jù)公文內(nèi)容自由組配名詞或詞組。組配的詞目，要求與公文內(nèi)容貼切，概念清楚，符合文詞規(guī)范。

六、內(nèi)容屬于綜合性的公文，類別詞（即第一個主題詞）難以確定時，可以按公文的主要內(nèi)容進行歸類，然后標(biāo)引有關(guān)類別詞。

七、地名、物名、單位名稱標(biāo)引時要用全稱或規(guī)范簡稱，人

名標(biāo)引要用全稱，年代名稱用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)引。

八、內(nèi)容相同的公文，類別詞（即第一個主題詞）的標(biāo)引要相同，切忌隨意標(biāo)引。

第四篇：公文主題詞

關(guān)于印發(fā)《國務(wù)院公文主題詞表》的通知

國辦秘函[1997]350號

各省、自治區(qū)、直轄市人民政府辦公廳，國務(wù)院各部委、各直屬機構(gòu)辦公廳（室）：

現(xiàn)將1997年12月修訂的《國務(wù)院公文主題詞表》印發(fā)給你們。自1998年2月1日起，凡國務(wù)院、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的文件和各地區(qū)、各部門報送國務(wù)院、國務(wù)院辦公廳的文件，均按此詞表標(biāo)引主題詞。1994年4月修訂的《國務(wù)院公文主題詞表》同時廢止。

一九九七年十二月二十日

國務(wù)院公文主題詞表

（1997年12月修訂）

國務(wù)院辦公廳秘書局

為適應(yīng)辦公現(xiàn)代化的要求，便于計算機檢索和管理公文，特編制《國務(wù)院公文主題詞表》（以下簡稱詞表）。詞表主要用于標(biāo)引國務(wù)院、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的文件和各地區(qū)、各部門上報國務(wù)院及其辦公廳的文件。

一、編制原則

（一）詞表結(jié)構(gòu)務(wù)求合乎邏輯，具有較寬的涵概面，便于使用。

（二）詞表體現(xiàn)文檔管理一體化的原則，即詞表中主題詞的區(qū)域分類和類別詞可分別做為檔案分類中的大類和屬類。

二、體系結(jié)構(gòu)

（一）詞表共由15類1049個主題詞組成，分為主表和附表兩大部分，主表有13類751個主題詞，附表有2類298個主題詞。詞表分為三個層次。第一 層是對主題詞區(qū)域的分類如“綜合經(jīng)濟”、“財政、金融”類等。第二層是類別詞，即對主題詞的具體分類，如“工交、能源、郵電”類中的“工業(yè)”、“交通”、“能源”和“郵電”等。第三層是類屬詞。如“體制”、“職能”、“編制”等。第二層和第三層統(tǒng)稱為主題詞，用于文件的標(biāo)引。

（二）1988年12月和1994年4月修訂的詞表中曾列入本詞表中而不再繼續(xù)用作標(biāo)引的主題詞，用黑體單列在區(qū)域分類的最后部分。

三、標(biāo)引方法

（一）一份文件的標(biāo)引，除類別詞外最多不超過5個主題詞。主題詞標(biāo)在文件的抄送欄之上，頂格寫。

（二）標(biāo)引順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式的詞。如《國務(wù)院關(guān)于加強水土保持工作的通知》，先標(biāo)類別詞“農(nóng)業(yè)”，再標(biāo)類屬詞“水土保持”，最后標(biāo)上“通知”。

（三）一份文件如有兩個以上的主題內(nèi)容，先集中對一個主題內(nèi)容進行標(biāo)引，再對第二個主題內(nèi)容進行標(biāo)引。如《國務(wù)院關(guān)于在若干城市試行國有企業(yè)兼并破產(chǎn)和職工再就業(yè)有關(guān)問題的通知》，先標(biāo)反映第一個主題內(nèi)容的類別詞“經(jīng)濟管理”，再標(biāo)類屬詞“企業(yè)”、“破產(chǎn)”；然后標(biāo)反映第二個主題內(nèi)容的類別詞“勞動”，再標(biāo)類屬詞“就業(yè)”；最后標(biāo)“通知”。

（四）根據(jù)需要，可將不同類的主題詞進行組配標(biāo)引。如《國務(wù)院關(guān)于“九五”期間深化科學(xué)技術(shù)體制改革的決定》，可標(biāo)“科技、體制、改革、決定”。

（五）當(dāng)詞表中找不出準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時，可以在類別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引。同時將能夠準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容的詞標(biāo)在類屬詞的后面，并在該詞的后面“△”以便區(qū)別。

（六）列在區(qū)域分類最后，用黑體標(biāo)出的主題詞只供檢索用，不再用作標(biāo)引。

（七）附表中的主題詞與主表中的主題詞具有同等效力，標(biāo)引方法相同，不同的是，如果附表中所列的國家、地區(qū)的實際名稱發(fā)生了變化，使用本表的各單位可先按照變化后的標(biāo)準(zhǔn)名稱進行修改和使用。國務(wù)院辦公廳秘書局將定期修訂附表。

四、詞表管理

（一）本詞表由國務(wù)院辦公廳秘書局負(fù)責(zé)管理和解釋，具體工作由檔案數(shù)據(jù)處承辦。

（二）本詞表自1998年12月1日起執(zhí)行，1994年4月修訂的詞表同時廢止。

國務(wù)院公文主題詞表

01．綜合經(jīng)濟（77個）

01a 計劃

規(guī)劃 統(tǒng)計 指標(biāo) 分配

統(tǒng)配 調(diào)撥

01b 經(jīng)濟管理

經(jīng)濟 管理 調(diào)整 調(diào)控

控制 結(jié)構(gòu) 制度 所有制

股份制 責(zé)任制 流通 產(chǎn)業(yè)

行業(yè) 改革 改造 競爭

兼并 開放 開發(fā) 協(xié)作

資源 土地 資產(chǎn) 資料

產(chǎn)權(quán) 物價 價格 投資

招標(biāo) 經(jīng)營 生產(chǎn) 轉(zhuǎn)產(chǎn)

項目 產(chǎn)品 質(zhì)量 承包

租賃 合同 包干 國有

國營 私營 集體 個體

企業(yè) 公司 集團 合作社

普查 工商 商標(biāo) 注冊

廣告 監(jiān)督 增產(chǎn) 效益

節(jié)約 浪費 破產(chǎn) 虧損

特區(qū) 開發(fā)區(qū) 保稅區(qū) 展銷

展覽

商品化 橫向聯(lián)系 第三產(chǎn)業(yè) 生產(chǎn)資料

02．工交、能源、郵電（69個）

02a工業(yè)

冶金 鋼鐵 地礦 機械

汽車 電子 電器 儀器

儀表 化工 航天 航空

核工 船舶 兵器 軍工

輕工 有色金屬 鹽業(yè) 食品

印刷 包裝 手工業(yè) 紡織

服裝 絲綢 設(shè)備 原料

材料 加工

02b交通

鐵路 公路 橋梁 民航

機場 航線 航道 空中管制

飛機 港口 碼頭 口岸

車站 車輛 運輸 旅客

02c能源

石油 煤炭 電力 燃料

天然氣 煤氣 沼氣

02d郵電

通信 電信 郵政 網(wǎng)絡(luò)

數(shù)據(jù)

民品 廠礦 空運 三線

通訊 水運 運費

03．旅游、城鄉(xiāng)建設(shè)、環(huán)保（42個）

03a旅游

03b服務(wù)業(yè)

飲食業(yè) 賓館

03c城鄉(xiāng)建設(shè)

城市 鄉(xiāng)鎮(zhèn) 基建 建設(shè)

建筑 建材 勘察 測繪

設(shè)計 市政 公用事業(yè) 監(jiān)理

環(huán)衛(wèi) 征地 工程 房地產(chǎn)

房屋 住宅 裝修 設(shè)施

出讓 轉(zhuǎn)讓 風(fēng)景名勝 園林

島嶼

03d環(huán)保

保護區(qū) 植物 動物 污染

生態(tài) 生物

風(fēng)景 飯店 城鄉(xiāng) 國土

沿海

04．農(nóng)業(yè)、林業(yè)、水利、氣象（56個）

04a農(nóng)業(yè)

農(nóng)村 農(nóng)民 農(nóng)民負(fù)擔(dān) 農(nóng)場

農(nóng)墾 糧食 棉花 油料

生豬 蔬菜 糖料 煙草

水產(chǎn) 漁業(yè) 水果 經(jīng)濟作物

農(nóng)副產(chǎn)品 副業(yè) 畜牧業(yè) 鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)

農(nóng)膜 種子 化肥 農(nóng)藥

飼料 災(zāi)害 以工代賑 扶貧

04b林業(yè)

綠化 木材 森林 草原

防沙治沙

04c水利

河流 湖泊 灘涂 水庫

水域 流域 水土保持 節(jié)水

防汛 抗旱 三峽

04d氣象

氣候 預(yù)報 預(yù)測

煙酒 土特產(chǎn) 有機肥 多種經(jīng)營

牧業(yè)

05．財政、金融（57個）

05a財政

預(yù)算 決算 核算 收支

財務(wù) 會計 稅務(wù) 稅率

審計 債務(wù) 積累 經(jīng)費

集資 收費 資金 基金

租金 撥款 利潤 補貼

折舊費 附加費 固定資產(chǎn)

05b金融

銀行 貨幣 黃金 白銀

存款 貸款 信貸 貼現(xiàn)

通貨膨脹 交易 期貨 利率

利息 貼息 外匯 外幣

匯率 債券 證券 股票

彩票 信托 保險 賠償

信用社

現(xiàn)金 留成 流動資金 儲蓄

費用 僑匯 折舊率

06．貿(mào)易（52個）

06a商業(yè)

商品 物資 收購 定購

購置 市場 集貿(mào) 酒類

副食品 日用品 銷售 消費

批發(fā) 供應(yīng) 零售 拍賣

專賣 訂貨 營業(yè) 倉庫

儲備 儲運 貨物

06b外貿(mào)

對外援助 軍貿(mào) 進口 出口

引進 海關(guān) 緝私 仲裁

商檢 外商 外資 合資

合作 關(guān)貿(mào) 許可證 駐外企業(yè)

貿(mào)易 倒賣 外向型 議購

議售 壟斷 經(jīng)貿(mào) 販運

票證 外經(jīng) 交易會

07．外事（42個）

07a外交

對外政策 對外關(guān)系 領(lǐng)土 領(lǐng)空

領(lǐng)海 外交人員 建交 公約

大使 領(lǐng)事 條約 協(xié)定

協(xié)議 議定書 備忘錄 照會

國際 涉外事務(wù) 抗議

07b外事

國際會議 國際組織 對外宣傳 出訪

出國 出入境 簽證 護照

邀請 來訪 談判 會談

會見 接見 招待會 宴會

外國人 外賓 對外友協(xié) 外國專家

涉外

08．公安、司法、監(jiān)察（46個）

08a公安

警察 武警 警銜 治安

非法組織 安全 保衛(wèi) 禁毒

消防 防火 檢查 掃黃

案件 處罰 戶口 證件

事件 危險品 游行 海防

邊防 邊界 邊境

08b司法

政法 法制 法律 法院

律師 檢察 程序 公證

勞改 勞教 監(jiān)獄

08c監(jiān)察

廉政建設(shè) 審查 紀(jì)檢 執(zhí)法

行賄 受賄 貪污 處分

偵破

09．民政、勞動人事（85個）

09a民政

基層政權(quán) 選舉 行政區(qū)劃 地名

人口 雙擁工作 社會保障 社團

救災(zāi) 救濟 募捐 婚姻

移民 撫恤 慰問 調(diào)解

老齡問題 烈士 糾紛 殘疾人

墓地 殯葬 社區(qū)服務(wù)

09b機構(gòu)

駐外機構(gòu) 體制 職能 編制

精簡 更名

09c人事

行政人員 干部 公務(wù)員 考核

錄用 職工 家屬 子女

知識分子 專家 參事 院士

文史館員 履歷 聘任 任免

辭退 退職 職稱 待遇

離休 退休 交流 安置

調(diào)配 模范 表彰 獎勵

09d勞動

就業(yè) 失業(yè) 招聘 合同制

工人 保護 勞務(wù) 第二職業(yè)

事故

09e工資

津貼 獎金 福利 收入

老年 簡歷 勞資 人才

招工 待業(yè) 補助 擁軍優(yōu)屬

喪葬 獎懲

10．科、教、文、衛(wèi)、體（73個）

10a科技

科學(xué) 技術(shù) 科普 科研

鑒定 標(biāo)準(zhǔn) 計量 專利

發(fā)明 實驗 情報 計算機

自動化 信息 衛(wèi)星 地震

海洋

10b教育

學(xué)校 教師 招生 學(xué)生

培訓(xùn) 畢業(yè) 學(xué)位 留學(xué)

教材 校辦企業(yè)

10c文化

文字 文史 文學(xué) 語言

藝術(shù) 古籍 圖書 宣傳

廣播 電視 電影 出版

版權(quán) 報刊 新聞 音像

文物 古跡 紀(jì)念物 電子出版物

10d衛(wèi)生

醫(yī)院 中醫(yī) 醫(yī)療 醫(yī)藥

藥材 防疫 疾病 計劃生育

婦幼保健 檢驗 檢疫

10e體育

運動員 教練員 運動會 比賽

館所 院校 校舍 地方志

軟科學(xué) 社科

11．國防（24個）

11a軍事

軍隊 國防 空軍 海軍

征兵 服役 轉(zhuǎn)業(yè) 民兵

預(yù)備役 軍銜 復(fù)員 文職

后勤 裝備 戰(zhàn)備 作戰(zhàn)

訓(xùn)練 防空 軍需 武器

彈藥 人武

退伍

12．秘書、行政（74個）

12a文秘工作

機關(guān) 國旗 國徽 機要

印章 信訪 督查 保密

公文 檔案 會議 文件

秘書 電報 提案 議案

談話 講話 總結(jié) 批示

匯報 建議 意見 文章

題詞 章程 條例 辦法

細則 規(guī)定 方案 布告

決議 命令 決定 指示

公告 通告 通知 通報

報告 請示 批復(fù) 函

會議紀(jì)要

12b行政事務(wù)

行政 工作制度 紀(jì)念活動 慶典活動

休假 節(jié)假日 著裝 參觀

接待 措施 調(diào)查 視察

考察 禮品 饋贈 服務(wù)

出席 發(fā)言 轉(zhuǎn)發(fā) 名單

批準(zhǔn) 審批 信函 事務(wù)

活動 紀(jì)要 督察

13．綜合黨團（54個）

13a黨派團體

共產(chǎn)黨 民主黨派 共青團 團體

工會 協(xié)會 學(xué)會 民間組織

文聯(lián) 學(xué)聯(lián) 婦女 兒童

基金會

13b統(tǒng)戰(zhàn)

政協(xié) 民主人士 愛國人士

13c民族

民族區(qū)域自治 民族事務(wù)

13d宗教

寺廟

13e僑務(wù)

外籍華人 歸僑 僑鄉(xiāng)

13f港澳臺

香港問題 澳門問題 臺灣問題

13g綜合整頓 形勢 社會 精神文明

法人 發(fā)展 其它 試點

推廣 青年 政治 范圍

黨派 組織 領(lǐng)導(dǎo) 方針

政策 黨風(fēng) 事業(yè) 咨詢

中心 清除附表

01．中國行政區(qū)域（54個）

01a華北地區(qū)

北京 天津 河北 山西

內(nèi)蒙古

01b東北地區(qū)

遼寧 吉林 黑龍江

01c華東地區(qū)

上海 江蘇 浙江 安徽

福建 江西 山東

01d中南地區(qū)

河南 湖北 湖南 廣東

廣西 海南

01e西南地區(qū)

四川 貴州 云南 西藏

重慶

01f西北地區(qū)

陜西 甘肅 青海 寧夏

新疆

01g臺灣

01h香港

01i澳門

哈爾濱 沈陽 大連 青島

廈門 寧波 武漢 廣州

深圳 海南島 西安 單列市

省市 自治區(qū)

02．世界行政區(qū)域（244個）

02a亞洲

中國 蒙古 朝鮮

韓國 日本 越南

老撾 柬埔寨 緬甸

泰國 馬來西亞 新加坡

文萊 菲律賓 印度尼西亞

東帝汶 尼泊爾 錫金

不丹 孟加拉國 印度

斯里蘭卡 馬爾代夫 哈薩克斯坦

吉爾吉斯斯坦 塔吉克斯坦 烏茲別克斯坦

土庫曼斯坦 格魯吉亞 阿塞拜疆

亞美尼亞 巴基斯坦 阿富汗

伊朗 科威特 沙特阿拉伯

巴林 卡塔爾 阿聯(lián)酋

阿曼 也門 伊拉克

敘利亞 黎巴嫩 約旦

巴勒斯坦 以色列 塞浦路斯

土耳其

02b歐洲

冰島 法羅群島 丹麥

挪威 瑞典 芬蘭

愛沙尼亞 拉脫維亞 立陶宛

俄羅斯 白俄羅斯 烏克蘭

摩爾多瓦 波蘭 捷克

斯洛伐克 匈牙利 德國

奧地利 列支敦士登 瑞士

荷蘭 比利時 盧森堡

英國 愛爾蘭 法國

摩納哥 安道爾 西班牙

葡萄牙 意大利 梵蒂岡

圣馬力諾 馬耳他 南斯拉夫

斯洛文尼亞 克羅地亞 波黑

馬其頓 羅馬尼亞 保加利亞

阿爾巴尼亞 希臘

02c非洲

埃及 利比亞 突尼斯

阿爾及利亞 摩洛哥 西撒哈拉

毛里塔尼亞 塞內(nèi)加爾 岡比亞

馬里 布基納法索 佛得角

幾內(nèi)亞比紹 幾內(nèi)亞 塞拉利昂

利比里亞 科特迪瓦 加納

多哥 貝寧 尼日爾

尼日利亞 喀麥隆 赤道幾內(nèi)亞

乍得 中非 蘇丹

埃塞俄比亞 吉布提 索馬里

肯尼亞 烏干達 坦桑尼亞

盧旺達 布隆迪 剛果民主共和國

剛果 加蓬 厄立特里亞

圣多美和普林西比 安哥拉

第五篇：關(guān)于公文主題詞

關(guān)于公文主題詞

公文主題詞又叫關(guān)鍵詞。它是指公文中代表其內(nèi)容特征的、最能說明問題的、起關(guān)鍵作用的詞，是指用于揭示公文主要內(nèi)容并經(jīng)規(guī)范化處理的詞與詞組，用于為按主題檢索公文提供檢索標(biāo)識，也就是按公文的主題和 文種進行檢索，為以現(xiàn)代信息處理手段處理和管理公文奠定基礎(chǔ)。

《中共中央辦公廳關(guān)于印發(fā)〈中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例〉的通知 》（中辦發(fā)〔1996〕14號）文件規(guī)定：“主題詞 按上級機關(guān)的要求和《公文主題詞表》標(biāo)注，位于抄送機關(guān)上方。”《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（國發(fā)[2000]23號）文件規(guī)定：“公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級機關(guān)要求標(biāo)注主題詞?！彼?，上報的公文，應(yīng)當(dāng)按照上級機關(guān)的要求標(biāo)注主題。如是下發(fā)公文，還得使用自身的主題詞表，防止隨意性。

一件公文的主題詞至少用兩個，一般不超過七個。例如，《湖南省政府關(guān)于深入開展企業(yè)扭虧增盈工作的通知》這一公文，主題 詞就有“企業(yè)”、“經(jīng)營”、“效益”、“通知”四個。從這里也可歸納出，主題詞必須正 確無誤地反映出公文的內(nèi)容特征和歸屬類別，要有層次性，并且不要與標(biāo)題混同。

以《湖南省政府公文主題詞表》為例，選用主題詞的原則和方法是：從“類別詞”到“類屬詞”，從內(nèi)容到形式。《湖南省政府公文主題詞表》把“詞表分為三個層次。第一層是對主題詞區(qū)域的分類，如?綜合經(jīng)濟?、?財政、金融?類等。第二層是類別詞，即對主題詞的具體分類，如?工交、能源、郵電?類中的?工業(yè)?、?交通?、?能源?和?郵電?等。”由此可見，類別詞類似于公文內(nèi)容所在的行業(yè)劃分，有時近似于政府機關(guān)部門的劃分?！逗鲜≌闹黝}詞表》的第一層劃分有綜合經(jīng)濟，工交、能源、郵電，旅游、城鄉(xiāng)建設(shè)、環(huán)保、農(nóng)業(yè)、林業(yè)、水利、氣象等13類。第二層是對13類中每一類的具體分類。如農(nóng)業(yè)、林業(yè)、水利、氣象這一類下就具體地分為農(nóng)業(yè)、林業(yè)、水利、氣象四個小類。我們要給自己撰擬的公文標(biāo)引主題詞，首先就要找到公文所在第一、二層中的“行業(yè)”主題詞。共產(chǎn)主義青年團湖南南省委員會撰擬一份通報，要標(biāo)注主題詞，首先就要在主題詞表中找到第一層分類所在的“綜合黨團”（這一層分類只起引導(dǎo)作用，要選用的主題詞還在下面），然后再在下面找到第二層所在的“黨派團體”。這就是類別詞，也是我們在這份公文中要標(biāo)注的第一個主題詞。接著我們在“黨派團體”下找出與公文主題相符的“青年團員”、“少年兒童”，這就是“類屬詞”，也是我們在這份公文中要標(biāo)注的第二、第三個主題詞。再如《湖南省政府辦公廳關(guān)于發(fā)布＜湖南省行政機關(guān)公文處理辦法＞的通知》，其主題詞的類別詞是“文秘工作”，它的第一層分類是“秘書、行政”；“類屬詞”是“文秘工作”下的“公文”。類屬詞一般就在類別詞（第二層）下。它是能夠概括反映公文主題概念的詞。如《湖南省政府關(guān)于發(fā)布＜國家行政機關(guān)公文處理辦法＞的通知》，標(biāo)注的第二個主題詞是“公文”。這個主題詞就在“文秘工作”下附的主題詞表內(nèi)。類屬詞也可以在其他類別詞下選用或“根據(jù)需要，可將不同類的主題詞進行組配標(biāo)引”。如《湖南省政府關(guān)于加強水土保持工作的通知》，標(biāo)引的類別詞是“農(nóng)業(yè)”，類屬詞卻是在“水利”這個類別詞下選用的。《湖南省政府關(guān)于“十五”期間深化科技技術(shù)體制改革的決定》，類別詞是“科技”，但類屬詞“體制”卻在“民政、勞動人事”下的“機構(gòu)”這個類別詞下面，“改革”在“綜合經(jīng)濟”下的“經(jīng)濟管理”這個類別詞下面。

如果一份文件有兩個以上的主題內(nèi)容，可先集中對一個主題內(nèi)容進行標(biāo)引，再對第二個主體內(nèi)容進行標(biāo)引。如《湖南省政府關(guān)于在試行國有企業(yè)兼并破產(chǎn)和職工再就業(yè)有關(guān)問題的通知》，便先標(biāo)了反映第一個主題內(nèi)容的類別詞“經(jīng)濟管理”，再在這個類別詞下找到類屬詞“企業(yè)”、“破產(chǎn)”；然后標(biāo)了反映第二個主題內(nèi)容的類別詞“勞動”，再在“勞動”這個類別詞后找到“就業(yè)”這個類屬詞。

當(dāng)詞表找不出準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時又怎么辦呢？這時，你可以在類別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引。同時將能夠準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容的詞標(biāo)在類別詞的后面。也可以自己增加新的類屬詞，但一般要在新類屬詞前加符合“口”，以示作者“創(chuàng)新”，一般情況下不要“創(chuàng)新”。

標(biāo)注類屬詞首先要求標(biāo)注者必須了解公文的主題內(nèi)容，確定主題概念。其次還要熟悉主題詞表的內(nèi)容并通過查閱主題詞表，將詞表中能夠準(zhǔn)確反映主題概念的主題詞挑選出來進行標(biāo)注。

類屬詞的數(shù)量多?！秶鴦?wù)院公文主題詞表》第一層僅分了15類，但屬于類屬詞的主題詞就有1049個。找到類別詞后，并不是在每種類別詞后都能找到相應(yīng)的類屬詞，有些還要到其他的類別詞下去找，就如前面提到的《湖南省政府關(guān)于“十五”期間深化科學(xué)技術(shù)體制改革的決定》一樣。

公文中標(biāo)注的最后一個（或兩個）主題詞（也即“形式”，此前的都屬“內(nèi)容”）就是該公文的文種，而且就在公文的標(biāo)題上。如《湖南省政府關(guān)于增加離休干部職工工資的通知》，標(biāo)題中的“通知”，既是該公文的文種，也是該公文要標(biāo)注的最后一個主題詞。

在批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件時，主題詞中的文種，是標(biāo)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件的文種，還是標(biāo)被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件的文種呢？如果只選擇一個主題詞來標(biāo)文種，可選擇被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、發(fā)布文件的文種。如《湖南省政府辦公廳關(guān)于發(fā)布＜湖南省行政機關(guān)公文處理辦法＞的通知》，其主題詞是“文秘工作 公文 辦法”，標(biāo)注的就是被發(fā)布文件的文種“辦法”，而不是發(fā)布文件的文種“通知”。如果想要完整反映文件的形式，也可將前后兩個文種同時標(biāo)注；但如果是用“通知”轉(zhuǎn)發(fā)“通知”，為避免文種上的重疊，只標(biāo)一個“通知”即可