第一篇：高校公文主題詞標(biāo)引淺析(2012年2月28日定)

高校公文主題詞標(biāo)引淺析

江西城市職業(yè)學(xué)院郭偉民

河北華電石家莊熱電有限公司趙鵬海

【內(nèi)容提要】公文主題詞是公文格式的重要組成部分，主題詞的標(biāo)注是否準(zhǔn)確、規(guī)范，將直接影響到人們利用、檢索和管理公文的效率。針對(duì)目前江西各高校公文主題詞標(biāo)注的中存在的現(xiàn)狀，本文從公文主題詞的認(rèn)識(shí)、主題詞標(biāo)注的規(guī)則和方法、公文主題詞標(biāo)注的常見問題和準(zhǔn)確標(biāo)注公文主題詞的措施進(jìn)行探討，推進(jìn)公文主題詞標(biāo)注向規(guī)范化發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】高校公文主題詞主題詞標(biāo)引

為了規(guī)范江西各高校公文處理工作，提高公文處理質(zhì)量，江西省教育工委、省教育廳曾于2007年下發(fā)了贛教辦字?2007?57號(hào)文件《關(guān)于印發(fā)<江西省高等院校公文處理辦法>（試行）、<江西省高等院校公文主題詞表（試行）>的通知》（以下簡稱教育廳57號(hào)文件）。57號(hào)文件是根據(jù)《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》、《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》及《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》（國家標(biāo)準(zhǔn)）及結(jié)合江西省高校實(shí)際情況制定的。文件下發(fā)至今雖有5年，但從目前江西各高校公文處理工作特別是文件的制作情況來看，仍有很多高校的公文主題詞標(biāo)注不規(guī)范，隨意性強(qiáng)，或不能準(zhǔn)確表明公文主題，或不能按照規(guī)定標(biāo)注主題詞等。本文就公文制作過程中主題詞標(biāo)引情況進(jìn)行簡析，希望對(duì)江西各高校公文主題詞標(biāo)引起到一定的啟示和借鑒作用。

一、關(guān)于公文主題詞

主題詞是指能夠準(zhǔn)確表達(dá)公文主題內(nèi)容的規(guī)范化名稱或名稱性詞組。公文標(biāo)注主題詞，是為了實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的需要，有利于公文和檔案的管理，有利于提高計(jì)算機(jī)公文檢索的速度和準(zhǔn)確性，從而充分發(fā)揮各類公文的信息效益。

中共中央辦公廳秘書局和國務(wù)院辦公廳秘書局分別頒發(fā)有《主題詞表》，各行業(yè)也先后制定了行業(yè)主題詞表。以江西省教育廳2007年印發(fā)的《江西省高等學(xué)校公文主題詞表（試行）》為例，該詞表共有10類630個(gè)主題，分為三個(gè)層次，第一層為分類詞，是對(duì)主題詞區(qū)域的分類，如“綜合”、“教育教學(xué)”、“學(xué)生工作”等。第二層為類別詞，是對(duì)主題詞的具體分類，如“教育教學(xué)”類中的“學(xué)歷”、“學(xué)位”、“學(xué)籍”、“教學(xué)”、“教學(xué)基本建設(shè)”、“教務(wù)”等。第三層為類屬詞，如“教學(xué)”類中的“教學(xué)改革”、“人才培養(yǎng)模式”、“實(shí)習(xí)”等。第二層和第三層統(tǒng)稱為主題詞，用于文件的標(biāo)引。見圖：

分類詞（類詞）區(qū)域分類，是查找類別詞和類屬詞的“索引”，不作主題詞用，如“教育教學(xué)”、“學(xué)生工

作”……

高校主題詞表類別詞（別詞）對(duì)主題詞的具體分類，反映公文主題的類別，如“學(xué)生工作”下面的“獎(jiǎng)學(xué)金”、“招生”……

類屬詞（屬詞）（1）反映公文內(nèi)容的類屬，如“學(xué)籍”類的“轉(zhuǎn)學(xué)”、“退學(xué)”……

（2）反映公文形式的類屬，如“文秘工作”

類的“通知”、“通告”、“函”……

二、公文主題詞標(biāo)引一般規(guī)則和方法

（一）標(biāo)引主題詞的順序

一般公文的主題詞由1-2個(gè)類別詞、1-4個(gè)內(nèi)容屬詞、1個(gè)形式屬詞（文種）組成。標(biāo)引的順序?yàn)椋菏紫雀鶕?jù)公文內(nèi)容和標(biāo)題提煉公文主題，按照公文主題在公文主題詞表中查找類詞，看該公文主題屬于哪一類；再根據(jù)類詞查找主題別詞；在別詞范疇內(nèi)查找內(nèi)容屬詞或組配內(nèi)容屬詞；根據(jù)文種確定形式屬詞。如圖：

提煉主題查找別詞查找內(nèi)容屬詞確定形式屬詞

（類詞）（別詞）（屬詞）（屬詞即文種）

（不作為主題詞）

（二）公文主題詞標(biāo)引方法

1、一般應(yīng)在主題詞表中選用主題詞。公文主題詞表應(yīng)由各級(jí)辦公廳（室）制定，不得隨意更改。下行文以發(fā)文機(jī)關(guān)確定使用的主題詞表為準(zhǔn)，上行文按上級(jí)機(jī)關(guān)的公文主題詞表標(biāo)引。如江西省人民政府的發(fā)文，標(biāo)引主題詞以《江西省人民政府公文主題詞表》為依據(jù)；江西省教育廳向省政府的行文，標(biāo)引主題詞應(yīng)以《江西省人民政府公文主題詞表》為依據(jù)；江西省教育廳向各高校的發(fā)文，標(biāo)引主題詞以《江西省高等學(xué)校公文主題詞表（試行）》為依據(jù)；江西各高校向江西省教育廳的行文，標(biāo)引主題詞應(yīng)以《江西省高等學(xué)校公文主題詞表（試行）》為依據(jù)。

2、一份公文主題詞的標(biāo)引，除類別詞以外最多不超過5個(gè)主題詞。主題詞標(biāo)引在公文的抄送欄之上。

3、一份公文如有兩個(gè)以上的主題內(nèi)容，先集中對(duì)一個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引，再對(duì)第二個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。如：《關(guān)于清理整頓城市公共客運(yùn)交通實(shí)施意見的通知》，根據(jù)《國務(wù)院公文主題詞表》先標(biāo)反映第一個(gè)主題內(nèi)容的類別詞“城鄉(xiāng)建設(shè)”，再標(biāo)類屬詞“城市”；然后標(biāo)反映第二個(gè)主題內(nèi)容的類別詞“交通”，再標(biāo)類屬詞（組配）“整頓”；最后標(biāo)文種“通知”。

4、確實(shí)沒有專指的主題詞時(shí)，可根據(jù)需要，可將不同類的主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引。如《教育部衛(wèi)生部關(guān)于舉辦高等醫(yī)學(xué)教育的若干意見》，可標(biāo)“高等教育醫(yī)科辦學(xué)意見”?？萍疾拷逃俊蛾P(guān)于充分發(fā)揮高等學(xué)?？萍紕?chuàng)新作用的若干意見》，可標(biāo)“教育學(xué)?？萍家庖姟?。

5、當(dāng)詞表中找不出準(zhǔn)確反映公文主題內(nèi)容的類屬詞時(shí)，可以在類別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引。同時(shí)將能夠準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容的詞標(biāo)在類屬詞的后面，并在該詞的后面加“△”以便區(qū)別。

三、公文主題詞標(biāo)引常見問題

高校公文主題詞標(biāo)引起步較晚，具有靈活多變的特性，再加上有些高校對(duì)公文主題詞標(biāo)引作用認(rèn)識(shí)不足，尚未引起重視，存在不少問題，主要有：

（一）將公文標(biāo)題的關(guān)鍵詞當(dāng)作主題詞

這種方法在江西各高校公文制作中標(biāo)引主題詞最常見，基本采用短語或句子，主要依據(jù)公文標(biāo)題的關(guān)鍵詞當(dāng)作主題詞標(biāo)引，誤認(rèn)為主題詞之間還有語法聯(lián)系，并按語法規(guī)則排列。如：《關(guān)于×××同志任職的通知》，主題詞為：×××任職通知。該公文的主題內(nèi)容屬于人事任免的通知，查閱《江西省高等學(xué)校公文主題詞表》后，類別詞為“組織”，內(nèi)容屬詞為“干部任免”，形式屬詞（文種）為“通知”，正確的主題詞宜修改為：組織干部任免通知。

（二）詞目類別不分

這種錯(cuò)誤主要有兩種情況：

1、類別詞判斷不準(zhǔn)。如：文件《關(guān)于成立生產(chǎn)救災(zāi)領(lǐng)導(dǎo)小組的通知》，其主題詞標(biāo)為：民政 救災(zāi) 領(lǐng)導(dǎo)小組 通知。該文件的主題內(nèi)容是以通知的形式告知成立了“生產(chǎn)救災(zāi)領(lǐng)導(dǎo)小組”這樣的臨時(shí)機(jī)構(gòu)，其類別詞使用“民政”不準(zhǔn)確，而應(yīng)該使用“機(jī)構(gòu)”。

2、把區(qū)域詞（分類詞）當(dāng)作類別詞使用，如有一份公文：《關(guān)于做好商品流通工作的通知》的主題詞為：貿(mào)易商品流通通知，該文件把“貿(mào)易“這一分類詞作為類別詞進(jìn)行了標(biāo)引，主題詞表中的分類詞不作為主題詞標(biāo)引，其主要作用是查找類別詞和類屬詞的“索引”，該公文的主題詞宜修改為：商業(yè)商品流通通知。

（三）隨意生造詞目

主題詞的選用既要全面、真實(shí)反映一份公文的主要內(nèi)容，又不能超出正在執(zhí)行的主題詞表范圍，更不能亂選、生造詞目。盡管當(dāng)主題詞表中找不到合適的詞目時(shí)，可自定能反映公文主題的詞目代替，但必須在自定詞目后加標(biāo)“Δ”。如：《關(guān)于對(duì)邏輯開關(guān)電路發(fā)生批次性質(zhì)量問題的通報(bào)》主題詞為：電路芯片高溫烘烤批次質(zhì)量問題通報(bào)，該份公文主題詞的主要問題是：缺少主題別詞；內(nèi)容屬詞隨意選用；自由詞不加特別標(biāo)記。其主題詞應(yīng)修改為：電子技術(shù)電路芯片Δ批次質(zhì)量問題通報(bào)。

（四）格式錯(cuò)誤

國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局于1999年發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》中對(duì)主題詞的格式有相應(yīng)的規(guī)定：“主題詞”三個(gè)字用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空一字。但在江西各高校實(shí)際行文標(biāo)引主題詞時(shí)有用仿宋字體的，有和“抄送”、“印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間”一樣左空一格的，有詞目之間用頓號(hào)或分號(hào)分開的，也有詞目之間空2個(gè)字以上的等等，各種錯(cuò)誤舉不勝舉。

四、各高校減少主題詞標(biāo)引錯(cuò)誤的主要措施

（一）大力宣傳，提高認(rèn)識(shí)。出現(xiàn)公文主題詞標(biāo)引錯(cuò)誤的主要原因是江西各高校秘書部門文秘人員對(duì)主題詞的作用認(rèn)識(shí)不到位，思想上不重視，加上標(biāo)引主題詞不具有強(qiáng)制性，又缺乏檢查監(jiān)督。為此文秘人員首先要正確認(rèn)識(shí)公文主題詞標(biāo)引的重要性，要把公文主題詞標(biāo)注工作的水平作為衡量高校公文制作質(zhì)量的一條重要標(biāo)準(zhǔn)，并以此評(píng)判公文制作者的工作能力。公文制作者要把公文主題詞標(biāo)注工作當(dāng)作責(zé)無旁貸的分內(nèi)事，不斷提高標(biāo)注水平。

（二）完善《公文主題詞表》的編制工作。雖然各行各業(yè)大都制定了本行業(yè)的《公文主題詞表》，如江西省教育廳制定的《江西省高等院校公文主題詞表（試行）》。但由于工作的復(fù)雜性，在主題詞標(biāo)引過程中往往找不到真正切合公文主題內(nèi)容的主題詞，導(dǎo)致標(biāo)引錯(cuò)誤。為此要做好各級(jí)《公文主題詞表》的編制、修訂和完善工作，各高校也可根據(jù)情況制定本校的《公文主題詞表》，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，更好地適應(yīng)行文需求。

（三）加強(qiáng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。高校的公文制作主要由學(xué)校秘書部門的文秘人員承擔(dān)，要提高公文主題詞標(biāo)引的準(zhǔn)確性，文秘人員要善于加強(qiáng)對(duì)文書知識(shí)的學(xué)習(xí)，能正確使用主題詞表，熟悉有關(guān)規(guī)則和要求；高校還可以舉辦相關(guān)的培訓(xùn)班，組織文秘人員學(xué)習(xí)公文寫作知識(shí)，推動(dòng)主題詞標(biāo)引工作向規(guī)范化方向發(fā)展。

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第二篇：公文主題詞標(biāo)引

主題詞標(biāo)引

主題詞也稱敘詞，是一些以概念為基礎(chǔ)的，規(guī)范化的，具有組配性能，并可顯示詞間語義關(guān)系的詞和詞組。主題詞分正式主題詞和非正式主題詞。正式主題詞用來標(biāo)引和檢索文獻(xiàn)，非正式主題詞是查找正式主題詞的引導(dǎo)詞。

主題詞表也稱敘詞表，是指由自然語言中優(yōu)選出來的語義相關(guān)、族性相關(guān)的名詞術(shù)語按字順排列所組成的一種規(guī)范化的動(dòng)態(tài)詞典?！豆闹黝}詞表》是用于公文主題標(biāo)引與檢索的主題詞表。它是適應(yīng)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化，尤其是計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理的需要，為黨政機(jī)關(guān)公文主題標(biāo)引與檢索而編制的一部術(shù)語控制工具。

公文應(yīng)當(dāng)按照主題詞表規(guī)定的標(biāo)識(shí)規(guī)則和詞目標(biāo)注主題詞。上行文按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。

一、標(biāo)引規(guī)則

1.要直接、準(zhǔn)確、客觀地反映公文論述的主題。

2.選用的詞，一般應(yīng)是《公文主題詞表》中的正式主題詞，其書寫形式應(yīng)與詞表中的詞形一致。

3.選詞時(shí)，應(yīng)首先選用切合公文主題概念的、專指性較強(qiáng)的主題詞。

4.當(dāng)沒有專指性較強(qiáng)的主題詞時(shí)，應(yīng)選用與主題詞概念關(guān)系較密切的正式主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引。組配標(biāo)引應(yīng)遵循下列原則：應(yīng)優(yōu)先考慮概念組配，即相組配的主題詞之間存在概念相交或概念限定的關(guān)系；當(dāng)詞表中沒有合適的主題詞進(jìn)行概念組配時(shí)，可進(jìn)行字面組配；組配結(jié)果應(yīng)概念清楚、準(zhǔn)確。

5.若詞表中無合適主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引時(shí)，應(yīng)選用直接上位主題詞標(biāo)引。

6.若仍無合適的直接上位主題詞進(jìn)行標(biāo)引時(shí)，方可選用主題詞表以外的適當(dāng)詞(稱自由詞)進(jìn)行標(biāo)引。自由詞標(biāo)引應(yīng)遵循下列原則：選用的自由詞應(yīng)符合主題詞表的選詞原則；標(biāo)引時(shí)，應(yīng)在自由詞后加“△”標(biāo)記，同時(shí)標(biāo)引出相應(yīng)的上位主題詞；選用人物、年代、組織機(jī)構(gòu)、地區(qū)等專用名詞作為自由詞標(biāo)引時(shí)，人物名稱用全稱，年代用阿拉伯?dāng)?shù)字，組織機(jī)構(gòu)、地區(qū)名稱用全稱或規(guī)范化簡稱，不加“△”標(biāo)記。

7.主題詞的標(biāo)引數(shù)量。每件公文所選用的主題詞數(shù)量一般應(yīng)在十個(gè)以內(nèi)。

8.主題詞的排列次序。一般次序?yàn)椋悍从彻膬?nèi)容的主題在前，反映公文形式的主題詞在后。在單主題公文中，反映公文中心內(nèi)容的主題詞在前，反映公文分述內(nèi)容主題詞在后；在多主題公文中，反映公文內(nèi)容的各主題詞按其出現(xiàn)的先后次序排列。

標(biāo)引的地區(qū)名稱、組織機(jī)構(gòu)名稱、年代和人物名稱等，置于反映公文內(nèi)容的主題詞、文種之前。若地區(qū)名稱、組織機(jī)構(gòu)名稱、年代和人物名稱等同時(shí)出現(xiàn)在同一公文中，則按地區(qū)名稱、組織機(jī)構(gòu)名稱、年代和人物名稱的順序排列。公文的文種置于最末位。在轉(zhuǎn)(印)發(fā)類型的公文中，被轉(zhuǎn)(印)發(fā)的公文文種不可作為主題詞標(biāo)引；但如果被轉(zhuǎn)(印)發(fā)的公文屬于企業(yè)內(nèi)法規(guī)，其名稱(準(zhǔn)則、條例、規(guī)則、規(guī)定、辦法、細(xì)則等)應(yīng)作為主題詞標(biāo)引。

二、標(biāo)引程序

1.主題分析。主題分析的目的，在于確定公文的主題，據(jù)此準(zhǔn)確地提煉出主題概念。它是通過審讀公文、分析公文的主題類型、結(jié)構(gòu)和確定公文主題標(biāo)引方式來進(jìn)行的。審讀公文。主要是通過審讀公文內(nèi)容，特別是公文的標(biāo)題、摘要或按語、關(guān)鍵性句子、結(jié)論性意見，來了解公文發(fā)布的意圖，從而確定公文的主題(即中心思想)，并用精練的一句話或幾句話表述出來。

分析公文的主題類型。公文的主題類型分為單主題和多主題。單主題是指一件公文只有一個(gè)主題。多主題又稱并列主題，是指一件公文有兩個(gè)或兩個(gè)以上的主題。領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)等公文大多為多主題公文。

分析公文的主題結(jié)構(gòu)。即分析公文主題的主要成分和次要成分及其相互關(guān)系。主要成分是公文主題中最核心、最關(guān)鍵的部分，次要成分是對(duì)公文主題主要成分的說明以及主要成分所處的時(shí)間、空間、所屬文件類型等。

確定公文主題標(biāo)引方式。公文主題標(biāo)引方式有概括標(biāo)引、重點(diǎn)標(biāo)引和全面標(biāo)引。不同的標(biāo)引方式?jīng)Q定公文主題標(biāo)引的不同深度。標(biāo)引人員可根據(jù)公文的特點(diǎn)和工作需要，確定公文主題詞的標(biāo)引方式。

2.主題概念轉(zhuǎn)換。主題概念轉(zhuǎn)換也叫查表選詞。由主題分析而確定的主題概念是自然語言形式的詞，須依照公文主題詞標(biāo)引規(guī)則，將主題概念一個(gè)一個(gè)地轉(zhuǎn)換成《公文主題詞表》中的正式主題詞。主題概念的轉(zhuǎn)換分為直接轉(zhuǎn)換和間接轉(zhuǎn)換。直接轉(zhuǎn)換是指主題概念可以從《公文主題詞表》中找到相應(yīng)的主題詞；間接轉(zhuǎn)換是指在《公文主題詞表》中沒有與主題概念直接相對(duì)應(yīng)的主題詞，須進(jìn)行組配標(biāo)引，或上位詞標(biāo)引、自由詞標(biāo)引。

3.主題標(biāo)引結(jié)果審核。這是減少標(biāo)引誤差，提高標(biāo)引質(zhì)量的一個(gè)措施。審核的主要任務(wù)：一看公文主題概念的提煉是否全面、準(zhǔn)確，有無遺漏隱含的主題概念；二看公文主題概念轉(zhuǎn)換所選用的詞是否確切地反映了公文的主題內(nèi)容，是否符合公文主題詞標(biāo)引規(guī)則；三看同類型公文，同類型主題所選用的主要主題詞是否一致。

三、主題詞標(biāo)引實(shí)例

1．《中共中央國務(wù)院關(guān)于中央黨政機(jī)關(guān)干部教育工作的決定》

主題概念：干部教育工作黨政機(jī)關(guān) 決定

主 題 詞：干部教育 黨政機(jī)關(guān)決定

說 明：①單主題公文；概括標(biāo)引。

②直接轉(zhuǎn)換?！案刹拷逃ぷ鳌薄ⅰ包h政機(jī)關(guān)”、“決定”分別直接轉(zhuǎn)換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“干部教育”、“黨政機(jī)關(guān)”和“決定”。

③主題詞按反映公文內(nèi)容的主題詞在前，反映公文形式(文種)的主題詞在后的次序排列。

2．《江澤民同志在中央計(jì)劃生育和環(huán)境保護(hù)工作座談會(huì)上的講話》(1997年3月8日)主題概念：計(jì)劃生育工作環(huán)境保護(hù)工作 座談會(huì) 江澤民講話 1997年

主 題 詞：計(jì)劃生育工作環(huán)境保護(hù)工作 座談會(huì) 1997年 江澤民 講話

說 明：①多主題公文；概括標(biāo)引。

②直接轉(zhuǎn)換?！坝?jì)劃生育工作”、“環(huán)境保護(hù)工作”、“座談會(huì)”、“講話”分別直接轉(zhuǎn)換為《公文主題詞表中的正式主題詞“計(jì)劃生育工作”、“環(huán)境保護(hù)工作”、“座談會(huì)”和“講話”。③人物名稱和年代作為自由詞標(biāo)引，不加“△”標(biāo)記。

3．《中共中央辦公廳 國務(wù)院辦公廳關(guān)于做好1998年元旦、春節(jié)期間有關(guān)工作的通知》主題概念：元旦、春節(jié)工作關(guān)心群眾生活 精簡會(huì)議 制止鋪張浪費(fèi)

雙擁工作 1998年 通知

主 題 詞：元旦 春節(jié) 工作安排關(guān)心群眾生活 精簡會(huì)議 制止

鋪張浪費(fèi) 雙擁工作 1998年 通知

說 明：①多主題公文；重點(diǎn)標(biāo)引。

②直接轉(zhuǎn)換。“元旦、春節(jié)工作”、“關(guān)心群眾生活”、“精簡會(huì)議”、“雙擁工作”、“通知”分別直接轉(zhuǎn)換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“元旦”、“春節(jié)”、“工作安排”、“關(guān)心群眾生活”、“精簡會(huì)議”、“雙擁工作”和“通知”。

③間接轉(zhuǎn)換?！爸浦逛亸埨速M(fèi)”分解轉(zhuǎn)換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“制止”和“鋪張浪費(fèi)”?！爸浦埂焙汀颁亸埨速M(fèi)”為概念限定組配。

④年代作為自由詞標(biāo)引，不加“△”標(biāo)記。

4．《中共中央國務(wù)院關(guān)于治理向企業(yè)亂收費(fèi)、亂罰款和各種攤派等問題的決定》主題概念：治理亂收費(fèi)、亂罰款和各種攤派減輕企業(yè)負(fù)擔(dān) 決定

主 題 詞：治理 三亂減輕企業(yè)負(fù)擔(dān) 決定

說 明：①單主題公文；概括標(biāo)引。

②直接轉(zhuǎn)換?！皽p輕企業(yè)負(fù)擔(dān)”、“決定”分別直接轉(zhuǎn)換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“減輕企業(yè)負(fù)擔(dān)”和“決定”。

③間接轉(zhuǎn)換?！爸卫韥y收費(fèi)、亂罰款和各種攤派”分解轉(zhuǎn)換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“治理”和“三亂”?！爸卫怼焙汀叭齺y”為概念限定組配。

5．《中共中央印發(fā)<關(guān)于縣以上黨和國家機(jī)關(guān)黨員領(lǐng)導(dǎo)干部民主生活會(huì)的若干規(guī)定>的通知》

主題概念：民主生活會(huì) 黨和國家機(jī)關(guān)黨員領(lǐng)導(dǎo)干部 規(guī)定 通知

主 題 詞：民主生活會(huì)黨政機(jī)關(guān) 黨員 領(lǐng)導(dǎo)干部 規(guī)定 通知

說 明：①單主題公文；概括標(biāo)引。

②直接轉(zhuǎn)換。“民主生活會(huì)”、“黨和國家杭關(guān)”分別直接轉(zhuǎn)換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“民主生活會(huì)”和“黨政機(jī)關(guān)”。

③間接轉(zhuǎn)換?！包h員領(lǐng)導(dǎo)干部”分解轉(zhuǎn)換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“黨員”和“領(lǐng)導(dǎo)干部”?！包h員”和“領(lǐng)導(dǎo)干部”為概念交叉組配。

④該《通知》印發(fā)的公文為黨內(nèi)法規(guī)，按照公文主題標(biāo)引細(xì)則的要求，“規(guī)定”和“通知”均作為正式主題詞直接標(biāo)引。

6．《全國農(nóng)村工作會(huì)議紀(jì)要》(中共中央1982年1月1日批轉(zhuǎn))

主題概念：農(nóng)村工作會(huì)議農(nóng)業(yè)生產(chǎn)責(zé)任制農(nóng)村商品流通 農(nóng)村科學(xué)技術(shù)

提高經(jīng)濟(jì)效益 農(nóng)村基層組織建設(shè)會(huì)議紀(jì)要 1982年

主 題 詞：農(nóng)村工作會(huì)議農(nóng)業(yè)生產(chǎn) 責(zé)任制 商品流通 農(nóng)業(yè)科技

經(jīng)濟(jì)效益 基層組織建設(shè)1982年 會(huì)議紀(jì)要

說 明：①單主題公文；全面標(biāo)引。

②直接轉(zhuǎn)換。“農(nóng)村工作會(huì)議”、“農(nóng)村商品流通”“農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)”、“提高經(jīng)濟(jì)效益”、“農(nóng)村基層組鄉(xiāng)建設(shè)”、“會(huì)議紀(jì)要”分別直接轉(zhuǎn)換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“農(nóng)村工作會(huì)議”、“商品流通”、“農(nóng)業(yè)科技”、“經(jīng)濟(jì)效益”、“基層組織建設(shè)”和“會(huì)議紀(jì)要”。

③間接轉(zhuǎn)換?！稗r(nóng)業(yè)生產(chǎn)責(zé)任制”分解轉(zhuǎn)換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“農(nóng)業(yè)生產(chǎn)”和“責(zé)任制”。“農(nóng)業(yè)生產(chǎn)”和“責(zé)任制”為概念限定組配。

④年代作為自由詞標(biāo)引，不加“△”標(biāo)記。

⑤主題詞按反映公文中心內(nèi)容的主題詞在前，反映分述內(nèi)容的主題詞在后，并依各級(jí)所反映主題出現(xiàn)的先后次序排列。

7．《鄧小平同志在省、市、自治區(qū)黨委書記座談會(huì)上的講話》(1981年7月2日)主題概念：選拔中青年干部座談會(huì) 1981年 鄧小平講話

主 題 詞：干部選拔 中青年干部座談會(huì) 1981年 鄧小平講話

說 明：①單主題公文；全面標(biāo)引。

②直接轉(zhuǎn)換?！白剷?huì)”、“講話”分別直接轉(zhuǎn)換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“座談會(huì)”和“講話”。

③間接轉(zhuǎn)換?！斑x拔中青年干部”分解轉(zhuǎn)換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“干部選拔”和“中青年干部”?！案刹窟x拔”和“中青年干部”為概念限定組配。

④任務(wù)名稱和年代作為自由詞標(biāo)引，不加“△”標(biāo)記。

⑤主題標(biāo)引要反映公文主題——選拔中青年干部，不能簡單地將標(biāo)題分解。

8．《中共中央 國務(wù)院關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)(中央宣傳部、司法部關(guān)于在公民中開展法制宣傳教育的第三個(gè)五年規(guī)劃)的通知》

主題概念：開展法制宣傳教育的第三個(gè)五年規(guī)劃通知

主 題 詞：普法規(guī)劃 通知

說 明：①單主題公文；概括標(biāo)引。

②間接轉(zhuǎn)換。鑒于《公文主題詞表》中沒有與“開展法制宣傳教育的第三個(gè)五年規(guī)劃”直接對(duì)應(yīng)的專指性正式主題詞，而上位詞“普法規(guī)劃”比“法制宣傳”和“規(guī)劃”的組配更能準(zhǔn)確、全面地反映主題概念，因此選用上位詞標(biāo)引。

③文種“通知”為正式主題詞，直接標(biāo)引。

9．《中共中央辦公廳國務(wù)院辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)(中央宣傳部、國家教委、民政部、文化部、國家文物局、共青團(tuán)中央關(guān)于加強(qiáng)革命文物工作的意見)的通如》

主題概念：革命文物工作通知

主 題 詞：文物工作 通知

說 明：①單主題公文；概念標(biāo)引。

②間接轉(zhuǎn)換。“革命文物工作”用上位詞“文物工作”進(jìn)行標(biāo)引。

③按照公文主題詞標(biāo)引細(xì)則的要求，該《通知》轉(zhuǎn)發(fā)的公文文種“意見”不標(biāo)引；“通知”可直接標(biāo)引。

10．《中共中央關(guān)于堅(jiān)持“少宣傳個(gè)人”幾個(gè)問題的指示》

主題概念：少宣傳個(gè)人 紀(jì)念設(shè)施建設(shè)

個(gè)人文集、傳記的出版 治喪活動(dòng)指示

主 題 詞：宣傳方針 少宣傳個(gè)人△ 紀(jì)念設(shè)施 文集

傳記出版發(fā)行 治喪活動(dòng) 指示

說 明：①單主題公文；重點(diǎn)標(biāo)引。

②直接轉(zhuǎn)換?！凹o(jì)念設(shè)施建設(shè)”、“治喪活動(dòng)”、“指示”分別直接轉(zhuǎn)換為《公文主題詞表》中正式主題詞“紀(jì)念設(shè)施”、“治喪活動(dòng)”和“指示”。

③間接轉(zhuǎn)換?！皞€(gè)人文集、傳記的出版”分解轉(zhuǎn)換為《公文主題詞表》中的正式主題詞“文集”、“傳記”和“出版發(fā)行”?！拔募薄ⅰ皞饔洝焙汀俺霭姘l(fā)行”為概念限定組配。鑒于“少宣傳個(gè)人”是黨的一項(xiàng)重要宣傳方針，因此作為自由詞標(biāo)引，并在詞后加“△”標(biāo)記，同時(shí)標(biāo)出其上位詞“宣傳方針”。

④鑒于該方針對(duì)當(dāng)時(shí)宣傳工作中存在的一些問題，重點(diǎn)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)人紀(jì)念設(shè)施的建設(shè)和文集、傳記的編輯出版及治喪活動(dòng)的安排等問題作了明確規(guī)定，其精神具有長期的指導(dǎo)作用，從利用角度考慮，采用重點(diǎn)標(biāo)引的方式。

第三篇：公文主題詞標(biāo)引基礎(chǔ)知識(shí)

一、什么叫主題詞、主題詞表和檢索語言。(一)主題詞。主題詞也稱敘詞，是一些以概念為基礎(chǔ)的，規(guī)范化的，具有組配性能，并可顯示詞間語義關(guān)系的詞和詞組。。主題詞分正式主題詞和非正式主題詞。。正式主題詞用來標(biāo)引和檢索文獻(xiàn)，非正式主題詞是查找正式主題詞的引導(dǎo)詞。。(二)主題詞表。主題詞表也稱敘詞表，是指由自然語言中優(yōu)選出來的語義相關(guān)、族性相關(guān)的名詞術(shù)語按字順排列所組成的一種規(guī)范化的動(dòng)態(tài)詞典。。(三)《公文主題詞表》?！豆闹黝}詞表》是用于公文主題標(biāo)引與檢索的主題詞表。它是適應(yīng)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化，尤其是計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理的需要，為黨政機(jī)關(guān)公文主題標(biāo)引與檢索而編制的一部術(shù)語控制工具。。(四)檢索語言。檢索語言是根據(jù)人們檢索工作的需要而創(chuàng)造的一種人工語言，它是存儲(chǔ)、查找文獻(xiàn)的共同依據(jù)，也叫標(biāo)引語言。。檢索語言又分為分類語言和主題語言。。分類語言的概念。是指以阿拉伯?dāng)?shù)字或以拉丁字母和數(shù)字混合作為類目標(biāo)識(shí)符號(hào)，以基本類目作為詞匯，以類目的從屬關(guān)系表達(dá)復(fù)雜概念的一類檢索語言。。主題語言的概念。是以直接論述的事物、對(duì)象為依據(jù)，以自然語言為基本詞匯，以概念之間的邏輯關(guān)系作為構(gòu)詞法的一類檢索語言。。

二、為什么要標(biāo)引公文主題詞。(一)標(biāo)引公文主題詞有利于建立先進(jìn)的公文檢索體系，輔助領(lǐng)導(dǎo)同志決策。。信息量的增加，數(shù)據(jù)量的增大，單純的分類檢索方法難以滿足人們對(duì)多主題文件查找的要求。。主題檢索方法彌補(bǔ)了分類檢索方法的不足，檢索更自由，查找跨度更大。。(二)標(biāo)引公文主題詞是建立機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化檢索系統(tǒng)的前提條件。。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通過文件上標(biāo)注的主題詞將文件納入檢索系統(tǒng)。。辦文人員在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上通過主題詞來查找有關(guān)主題的文件。。(三)標(biāo)引主題詞是實(shí)現(xiàn)公文管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。。檔案工作人員可以根據(jù)公文主題詞編制檔案、文件主題索引或主題目錄、專題目錄等手工檢索工具。辦文人員可直接利用根據(jù)公文主題詞而建立的檔案編目計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)查找文件。。(四)對(duì)提高秘書工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有重要作用。。

三、《公文主題詞表》的體系結(jié)構(gòu)?！豆闹黝}詞表》由范疇表、字順表、附表三大部分組成。。

1、范疇表。范疇表又稱分類表，它根據(jù)公文的主要內(nèi)容和職能部門的分工劃分若干范疇，將字順表中所列款目詞按詞義歸入有關(guān)類目，滿足按類查詞和按族性檢索的要求。。范疇表設(shè)兩級(jí)類目，一級(jí)類目19個(gè)，用一個(gè)漢語拼音字母標(biāo)識(shí)。二級(jí)類目70個(gè)，用兩個(gè)拼音字母標(biāo)識(shí)。。

2、字順表。字順表由正式主題詞與非正式主題詞款目(詞單元)、款目詞的漢語拼音、范疇號(hào)和詞的參照關(guān)系四部分組成，個(gè)別詞還有注釋。。。①漢語拼音。注上漢語拼音主要是便于按音排序和按音查詞。。②款目詞?？钅吭~單元按漢語拼音字順規(guī)定的同音同調(diào)同形排列，起排列和查找作用。。③范疇號(hào)。范疇號(hào)即每個(gè)款目詞所屬的分類范疇編號(hào)。這是字順表與范疇表聯(lián)系的渠道，通過范疇號(hào)可以在范疇表中查找與該主題詞同屬一個(gè)類別的相關(guān)主題詞。。④參照關(guān)系。參照關(guān)系有等同關(guān)系、屬分關(guān)系和相關(guān)關(guān)系三種。。等同關(guān)系指兩個(gè)以上概念相同或相近的主題詞之間的關(guān)系，也叫用代關(guān)系，用“Y”表示正式主題詞，用“D”表示非正式主題詞。屬分關(guān)系指概念上具有隸屬關(guān)系的主題詞之間的關(guān)系。不同隸屬關(guān)系主題詞分別用“F”、“S”、“．”、“．．”和“Z”表示?！癋”是下位詞指引符，該詞之后的主題詞為下位詞，用“．”、“．．”表示，黑點(diǎn)多少表示詞的等級(jí)，黑點(diǎn)越多表示該詞越專指；“S”是上位詞指引符；“Z”是族首詞指引符，同時(shí)帶有“*”號(hào)。。相關(guān)關(guān)系指主題詞之間具有的交叉、對(duì)立、矛盾、對(duì)應(yīng)等相互參照的關(guān)系，用C表示。。

3、附表。附表有三個(gè)，內(nèi)容為：組織機(jī)構(gòu)名稱表；中國地區(qū)名稱表；世界各國和地區(qū)名稱表。附表中的主題詞與字順表中的主題詞具有同等效力。。

四、怎樣標(biāo)引公文主題詞。(一)公文主題分析。。

1、審讀文件，了解主題。審讀文件的重點(diǎn)。。

2、分析主題類型，確定主題概念。。主題類型分為單主題和多主題兩種。。單主題是指一份公文所研究和論述的只有一個(gè)對(duì)象或問題。多主題是指一份公文所研究和論述的主題對(duì)象不只一個(gè)，而是兩個(gè)或者更多，而且都是并列的獨(dú)立主題。。

3、分析主題結(jié)構(gòu)，確定主題因素。主題因素分為主體因素、通用因素、位置因素、時(shí)間因素和文獻(xiàn)類型因素五部分。。

第四篇：公文主題詞標(biāo)引基礎(chǔ)知識(shí)

公文主題詞標(biāo)引基礎(chǔ)知識(shí)

2007年01月23日 星期二 15:59

一、什么叫主題詞、主題詞表和檢索語言

(一)主題詞。主題詞也稱敘詞，是一些以概念為基礎(chǔ)的，規(guī)范化的，具有組配性能，并可顯示詞間語義關(guān)系的詞和詞組。

主題詞分正式主題詞和非正式主題詞。

正式主題詞用來標(biāo)引和檢索文獻(xiàn)，非正式主題詞是查找正式主題詞的引導(dǎo)詞。

(二)主題詞表。主題詞表也稱敘詞表，是指由自然語言中優(yōu)選出來的語義相關(guān)、族性相關(guān)的名詞術(shù)語按字順排列所組成的一種規(guī)范化的動(dòng)態(tài)詞典。(三)《公文主題詞表》?！豆闹黝}詞表》是用于公文主題標(biāo)引與檢索的主題詞表。它是適應(yīng)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化，尤其是計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理的需要，為黨政機(jī)關(guān)公文主題標(biāo)引與檢索而編制的一部術(shù)語控制工具。

(四)檢索語言。檢索語言是根據(jù)人們檢索工作的需要而創(chuàng)造的一種人工語言，它是存儲(chǔ)、查找文獻(xiàn)的共同依據(jù)，也叫標(biāo)引語言。

檢索語言又分為分類語言和主題語言。

分類語言的概念。是指以阿拉伯?dāng)?shù)字或以拉丁字母和數(shù)字混合作為類目標(biāo)識(shí)符號(hào)，以基本類目作為詞匯，以類目的從屬關(guān)系表達(dá)復(fù)雜概念的一類檢索語言。

主題語言的概念。是以直接論述的事物、對(duì)象為依據(jù)，以自然語言為基本詞匯，以概念之間的邏輯關(guān)系作為構(gòu)詞法的一類檢索語言。

二、為什么要標(biāo)引公文主題詞

(一)標(biāo)引公文主題詞有利于建立先進(jìn)的公文檢索體系，輔助領(lǐng)導(dǎo)同志決策。

信息量的增加，數(shù)據(jù)量的增大，單純的分類檢索方法難以滿足人們對(duì)多主題文件查找的要求。

主題檢索方法彌補(bǔ)了分類檢索方法的不足，檢索更自由，查找跨度更大。(二)標(biāo)引公文主題詞是建立機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化檢索系統(tǒng)的前提條件。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通過文件上標(biāo)注的主題詞將文件納入檢索系統(tǒng)。

辦文人員在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上通過主題詞來查找有關(guān)主題的文件。(三)標(biāo)引主題詞是實(shí)現(xiàn)公文管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。

檔案工作人員可以根據(jù)公文主題詞編制檔案、文件主題索引或主題目錄、專題目錄等手工檢索工具。

辦文人員可直接利用根據(jù)公文主題詞而建立的檔案編目計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)查找文件。

(四)對(duì)提高秘書工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有重要作用。

三、《公文主題詞表》的體系結(jié)構(gòu)

《公文主題詞表》由范疇表、字順表、附表三大部分組成。

1、范疇表。范疇表又稱分類表，它根據(jù)公文的主要內(nèi)容和職能部門的分工劃分若干范疇，將字順表中所列款目詞按詞義歸入有關(guān)類目，滿足按類查詞和按族性檢索的要求。

范疇表設(shè)兩級(jí)類目，一級(jí)類目19個(gè)，用一個(gè)漢語拼音字母標(biāo)識(shí)。二級(jí)類目70個(gè)，用兩個(gè)拼音字母標(biāo)識(shí)。

2、字順表。字順表由正式主題詞與非正式主題詞款目(詞單元)、款目詞的漢語拼音、范疇號(hào)和詞的參照關(guān)系四部分組成，個(gè)別詞還有注釋。

例如，第121頁：

財(cái)政政策

款目詞漢語拼音→cai zheng zheng ce

①漢語拼音。注上漢語拼音主要是便于按音排序和按音查詞。

②款目詞?？钅吭~單元按漢語拼音字順規(guī)定的同音同調(diào)同形排列，起排列和查找作用。

③范疇號(hào)。范疇號(hào)即每個(gè)款目詞所屬的分類范疇編號(hào)。這是字順表與范疇表聯(lián)系的渠道，通過范疇號(hào)可以在范疇表中查找與該主題詞同屬一個(gè)類別的相關(guān)主題詞。

④參照關(guān)系。參照關(guān)系有等同關(guān)系、屬分關(guān)系和相關(guān)關(guān)系三種。

等同關(guān)系指兩個(gè)以上概念相同或相近的主題詞之間的關(guān)系，也叫用代關(guān)系，用“Y”表示正式主題詞，用“D”表示非正式主題詞； 屬分關(guān)系指概念上具有隸屬關(guān)系的主題詞之間的關(guān)系。不同隸屬關(guān)系主題詞分別用 “F”、“S”、“．”、“．．”和“Z”表示?！癋”是下位詞指引符，該詞之后的主題詞為下位詞，用“．”、“．．”表示，黑點(diǎn)多少表示詞的等級(jí)，黑點(diǎn)越多表示該詞越專指；“S”是上位詞指引符；“Z”是族首詞指引符，同時(shí)帶有“*”號(hào)。

相關(guān)關(guān)系指主題詞之間具有的交叉、對(duì)立、矛盾、對(duì)應(yīng)等相互參照的關(guān)系，用C表示。

3、附表。附表有三個(gè)，內(nèi)容為：組織機(jī)構(gòu)名稱表；中國地區(qū)名稱表；世界各國和地區(qū)名稱表。附表中的主題詞與字順表中的主題詞具有同等效力。

四、怎樣標(biāo)引公文主題詞(一)公文主題分析。

1、審讀文件，了解主題。審讀文件的重點(diǎn)。

2、分析主題類型，確定主題概念。

主題類型分為單主題和多主題兩種。

單主題是指一份公文所研究和論述的只有一個(gè)對(duì)象或問題。多主題是指一份公文所研究和論述的主題對(duì)象不只一個(gè)，而是兩個(gè)或者更多，而且都是并列的獨(dú)立主題。

3、分析主題結(jié)構(gòu)，確定主題因素。主題因素分為主體因素、通用因素、位置因素、時(shí)間因素和文獻(xiàn)類型因素五部分。

主體因素是指公文論述的主題中的關(guān)鍵性概念，它是公文主題的主要成分，其他主題因素都附屬于這個(gè)主體因素；通用因素是構(gòu)成主題的一些通用概念，它說明主體因素的動(dòng)態(tài)和趨勢。通用概念沒有專指性也沒有獨(dú)立檢索價(jià)值，不宜單獨(dú)使用；位置因素是表明主體因素所處的位置和范圍，文件規(guī)定適用的地區(qū)、位置和對(duì)象。位置因素包括國家名稱、地區(qū)名稱和組織機(jī)構(gòu)名稱； 時(shí)間因素是從時(shí)間上對(duì)主體因素進(jìn)行限定，把主題對(duì)象放在特定的時(shí)間范圍之內(nèi)。時(shí)間因素包括年代、時(shí)代、朝代、期限等；文獻(xiàn)類型因素包括文獻(xiàn)種類、公文文種、文件名稱編號(hào)等。

(二)查表選詞，轉(zhuǎn)換主題概念。

通過查找主題詞表進(jìn)行主題概念轉(zhuǎn)換時(shí)，必須采用詞表上規(guī)范化的主題詞。轉(zhuǎn)換主題概念主要有兩種形式：一是直接轉(zhuǎn)換。二是間接轉(zhuǎn)換。(三)主題詞組配標(biāo)引。組配，就是用兩個(gè)或兩個(gè)以上主題詞構(gòu)成邏輯關(guān)系組合以表達(dá)一個(gè)專指概念的一種方式。它以詞間語法關(guān)系和邏輯關(guān)系為基礎(chǔ)，只有相容關(guān)系的概念詞才可以組配，而且，不是字面上的組配，決定的因素是邏輯關(guān)系。組配標(biāo)引有概念交叉組配、概念限定組配、上位詞或下位詞組配。應(yīng)優(yōu)先考慮交叉組配和限定組配。

交叉組配是指兩個(gè)組配的概念之間具有交叉關(guān)系，兩個(gè)概念的外延有一部分重合。

限定組配是以概念的限定為基礎(chǔ)，由屬概念過渡到種概念的組配。(四)直接上位詞標(biāo)引和靠詞標(biāo)引。

上位詞標(biāo)引要求兩個(gè)概念之間具有屬分關(guān)系。靠詞標(biāo)引要求兩個(gè)概念必須是同一范疇、同一屬性。無論是直接上位詞標(biāo)引或是靠詞標(biāo)引，都不能越級(jí)標(biāo)引。(五)自由詞標(biāo)引。

自由詞標(biāo)引是用未經(jīng)規(guī)范化處理的自然語言表述公文主題概念，并作為表達(dá)公文主題概念的檢索標(biāo)識(shí)。

自由詞標(biāo)引范圍：一是某些主題概念雖然可以采用組配標(biāo)引或上位詞標(biāo)引，但使用頻率較高；二是新出現(xiàn)的主題概念，包括新科技、新政策、新理論、新名詞術(shù)語等；三是人物、時(shí)間和年代稱號(hào)；四是地區(qū)、組織機(jī)構(gòu)名稱。

自由詞標(biāo)引應(yīng)遵守的規(guī)則：一是應(yīng)認(rèn)真地查找詞表，確實(shí)沒有合適的專指的主題詞，才進(jìn)行自由詞標(biāo)引。二是可選用其他詞表以及權(quán)威性參考書、工具書上的詞。三是所選的詞必須具有較強(qiáng)的檢索功能和組配功能，具有實(shí)用性，能檢索，能組配。四是應(yīng)盡可能做到詞形簡單、概念明確。五是在標(biāo)出自由詞的同時(shí)相應(yīng)標(biāo)出它的上位主題詞(或類別詞)。六是在自由詞后標(biāo)上“△”符號(hào)，并適時(shí)將新詞登記在主題詞表上。選用《詞表》以外的地名(組織機(jī)構(gòu)名)、時(shí)間、人名、文獻(xiàn)名稱等專用名詞作自由詞標(biāo)引時(shí)，不作“△”標(biāo)記。

五、標(biāo)引工作中一些具體問題(一)主題詞的排列。

反映公文整體(概述)內(nèi)容的主題詞在前，反映公文部分(分述)內(nèi)容的主題詞在后。

在單主題公文中，反映中心內(nèi)容的主題詞在前，反映其他方面的主題詞在后；在多主題公文中，反映公文整體(概述)內(nèi)容的主題詞在前，反映公文其他內(nèi)容的各主題詞按出現(xiàn)的先后次序排列。作為自由詞標(biāo)引的地名(組織機(jī)構(gòu)名)、時(shí)間、人名等，應(yīng)置于表現(xiàn)公文內(nèi)容的主題詞后面，置于表現(xiàn)公文形式的主題詞前面。同時(shí)出現(xiàn)在同一公文中，則按地名(組織機(jī)構(gòu)名)、時(shí)間、人名的順序排列。(二)文種的標(biāo)引。

文種作為正式主題詞，標(biāo)在所有主題詞的最末位。在轉(zhuǎn)(印)發(fā)類型通知中，被轉(zhuǎn)(印)發(fā)的公文的文種可不作為主題詞標(biāo)引。但如果被轉(zhuǎn)(印)發(fā)的公文屬法規(guī)性質(zhì)，其名稱為條例、規(guī)定、辦法等，則應(yīng)作為主題詞標(biāo)引。(三)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的標(biāo)引。

公文主題詞一般不應(yīng)出現(xiàn)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

在《公文主題詞表》中帶有標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的正式主題詞，應(yīng)予保留。因?yàn)檫@些標(biāo)點(diǎn)符號(hào)有特殊功能，刪去后容易引發(fā)歧義。

自由詞標(biāo)引時(shí)一般不要帶標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

1876年克特提出標(biāo)題法的基本原則后直至上個(gè)世紀(jì)四十年代末，標(biāo)題法一直在主題法系統(tǒng)中占有主導(dǎo)地位。單元詞法是在改進(jìn)敘詞法的基礎(chǔ)之上發(fā)展起來的，1951年美國的陶布和古爾等人正式提出了單元詞組配索引法。1947年美國的穆爾斯提出了敘詞法的概念，1960年美國國防部軍事技術(shù)情報(bào)局編制了第一部正式的敘詞表《ASTIA敘詞表》,至此，敘詞表得到了廣泛運(yùn)用。

1964年我國國防科委情報(bào)所采用《NASA敘詞表》建立外文文獻(xiàn)主題目錄。1964年原第三機(jī)械工業(yè)部628所編制了《航空科技資料主題表》，是一部先組式標(biāo)題表。1971年該表出版了第二版，改為敘詞表，這是我國第一部敘詞表。1978年國防科委情報(bào)所編輯出版了《國防科學(xué)技術(shù)主題詞典》，這是我國第一部英文敘詞表。

主題詞在我國黨政機(jī)關(guān)中的應(yīng)用最早可以追溯到1985年。90年代初出版發(fā)行了最初的公文主題詞表。

1993年9月和1994年1月，中辦、國辦先后規(guī)定：凡報(bào)送中辦、國辦的正式文件，均需標(biāo)注主題詞。

1997年12月和1998年8月，國辦（國務(wù)院辦公廳秘書局）和中辦（中共中央辦公廳）先后修訂了各自的《公文主題詞表》，通常說的是國辦98版主題詞表。隨后中央部分部門、部分地方政府根據(jù)地方實(shí)際，在此基礎(chǔ)上制定了部門、地方的公文主題詞表。（文秘培訓(xùn)以國辦文件為準(zhǔn)，主題詞表是和國辦的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》配套的）。

隨著無紙辦公的普及，2002年國家研制了《電子政務(wù)主題詞表》（軟件，應(yīng)用于大型辦公系統(tǒng)）。2002年8月，“國家電子政務(wù)主題詞表編制組”在“電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化總體組”的指導(dǎo)下，在中辦、國辦公文主題詞表基礎(chǔ)上，吸收各大部委專業(yè)主題詞表的優(yōu)點(diǎn)，組織力量重新編制了《電子政務(wù)主題詞表編制規(guī)則》（征求意見稿）及《電子政務(wù)主題詞表》（征求意見稿），并將作為首批啟動(dòng)的中國電子政務(wù)的六大基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)之一。

參考：

綜合電子政務(wù)主題詞表：試用本（字順表）2005年 科學(xué)技術(shù)文獻(xiàn)出版社 作者：趙新力主編；《電子政務(wù)主題詞表》編制與應(yīng)用系

1993年9月和1994年1月，中辦、國辦先后規(guī)定：凡報(bào)送中辦、國辦的正式文件，均需標(biāo)注主題詞。

1997年12月和1998年8月，國辦（國務(wù)院辦公廳秘書局）和中辦（中共中央辦公廳）先后修訂了各自的《公文主題詞表》，通常說的是國辦98版主題詞表。隨后中央部分部門、部分地方政府根據(jù)地方實(shí)際，在此基礎(chǔ)上制定了部門、地方的公文主題詞表。

（中辦、國辦的主題詞表大致差不多。文秘培訓(xùn)以國辦文件為準(zhǔn)

如何做好公文處理中的主題詞標(biāo)引 2007年01月23日 星期二 16:11 公文的主題詞是適應(yīng)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化、公文處理規(guī)范化的需要，從公文標(biāo)題選取轉(zhuǎn)換出來的，能反映公文主題概念的詞或詞組。公文主題詞的標(biāo)引主要依據(jù)是由國務(wù)院辦公廳秘書局制定的《國務(wù)院公文主題詞表》。此外，各地區(qū)和各行業(yè)都結(jié)合自身公文處理實(shí)際，制訂了各自的主題詞表。我們水利部黃河水利委員會(huì)公文處理的主題詞標(biāo)引，使用《黃河水利委員會(huì)公文主題詞表》。

一、主題詞標(biāo)引程序“三步”走

第一步：審讀文件，分析主題。

首先通讀公文，了解公文的主要內(nèi)容和發(fā)文意圖。一般來說，審讀文件標(biāo)題，進(jìn)行主題詞標(biāo)引是文秘人員常用的方法。如文件標(biāo)題能概括公文的主要內(nèi)容，就從標(biāo)題入手分析主題。否則，就要從公文的內(nèi)容入手進(jìn)行主題分析。

其次分析主題。首先看一篇公文標(biāo)題是單一型的主題還是多個(gè)主題，單主題標(biāo)引時(shí)用多個(gè)表達(dá)同一概念主題詞，多主題用分組的多個(gè)主題詞分別表達(dá)各自的主題概念。

分析主題重點(diǎn)是主題結(jié)構(gòu)分析。即分析主題里面的主要成分和次要成分，以及它們之間的關(guān)系?！饵S河水利委員會(huì)公文主題詞表》將主題結(jié)構(gòu)次序分為主體因素、通用因素、空間因素、文種因素五類。

第二步：提煉、轉(zhuǎn)換主題概念。

經(jīng)過分析主題類型和主題結(jié)構(gòu)后，就掌握了一份文件的全部主題概念。對(duì)這些主題概念，并不完全需要標(biāo)引出來，而應(yīng)當(dāng)去粗取精，有所取舍。要提煉標(biāo)引那些最重要的、專指性最強(qiáng)的主題概念，舍棄一般的主題概念。

對(duì)提煉出的公文真正具有檢索意義的主題概念，查公文主題詞表將其準(zhǔn)確、規(guī)范、科學(xué)地轉(zhuǎn)換成主題詞。查表取詞的主要途徑：（1）直接查字順表，適用于析出的主題概念與主題詞表的詞一致或接近?？梢杂闷匆簟⒁部捎貌渴讈聿?。（2）查范疇索引。主要適用兩種情況，一是公文主要內(nèi)容集中于某一范疇，為提高標(biāo)引效率，可先查范疇索引；二是主題概念一時(shí)找不到合適的詞，但范疇比較明確，也可查范疇索引。（3）查詞族索引。適用于查比較復(fù)雜的主題概念時(shí)，從復(fù)合主題的某一詞素入手，克服復(fù)雜主題查找時(shí)詞匯形式難以確定的困難。

第三步：標(biāo)引記錄，審核校驗(yàn)。主題詞成功轉(zhuǎn)換后，根據(jù)《國家機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定，將主題詞標(biāo)注在公文末頁下部抄送欄目左上側(cè)。詞目之間空一字，不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，按主體、通用、空間、時(shí)間、文種等要素，依次進(jìn)行著錄。

在結(jié)束主題詞標(biāo)引之前，必須對(duì)標(biāo)引結(jié)果進(jìn)行審核。審核的主要內(nèi)容有：（1）主題概念提煉是否準(zhǔn)確、全面，有無漏項(xiàng)；（2）主題詞的轉(zhuǎn)換是否符合標(biāo)強(qiáng)規(guī)則和組配規(guī)則；（3）同類型公文所選用的主題詞是否一致；（4）標(biāo)引記錄有無遺漏等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾正補(bǔ)救。

二、主題詞標(biāo)引“三要”

一要準(zhǔn)，即主題詞的標(biāo)引對(duì)公文的內(nèi)容揭示要準(zhǔn)確，包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：（1）在主題分析過程中對(duì)公文主要內(nèi)容的分析和提煉是否準(zhǔn)確；（2）對(duì)分析出來的主題概念轉(zhuǎn)換成主題詞準(zhǔn)確。二要全，標(biāo)引主題盡量能全面反映公文的主題內(nèi)容，不能漏標(biāo)。黃委系統(tǒng)公文主題詞最大標(biāo)引深度不超過7個(gè)。三要專，即標(biāo)引的主題詞與公文主要內(nèi)容的相符程度，一般說來，對(duì)于一個(gè)公文主題概念只有一個(gè)專指的主題詞。這是衡量主題詞揭示主題概念精度的一個(gè)重要因素。

三、主題詞標(biāo)引“三不”

一是不能使用表外詞。有很多人在標(biāo)引主題詞時(shí)，往往都是從標(biāo)題中抽取幾個(gè)關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)引，根本沒有使用主題詞表轉(zhuǎn)換，致使標(biāo)引的主題詞出現(xiàn)了表外詞，這是主題詞標(biāo)引的大忌。

二是不能顛倒順序。主題詞的標(biāo)引按照主體、通用、空間、時(shí)間、文種五大因素的順序排列。但是有很多人都是依據(jù)公文的標(biāo)題，從前向后依次標(biāo)引。

三是不能字面組配。主題詞標(biāo)引時(shí)經(jīng)常遇到待標(biāo)的主題概念沒有現(xiàn)成的主題詞可供直接標(biāo)引，必須先將該主題概念分解成二個(gè)以上的簡單的主題概念，然后再分別用相應(yīng)的主題詞進(jìn)行轉(zhuǎn)換。分解時(shí)應(yīng)將主題概念分解成兩個(gè)或多個(gè)有交叉關(guān)系的子概念，或者是有限定關(guān)系的子概念，切忌避免字面拆分。主題詞標(biāo)引是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是技術(shù)性很強(qiáng)的工作。做好這項(xiàng)工作，不僅需要從業(yè)人員熟悉使用的標(biāo)引工具，熟練掌握標(biāo)引規(guī)則和方法，而且還要掌握相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，更需要從業(yè)人員嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真、踏實(shí)的作風(fēng)。限于篇幅，不再一一贅述。

第五篇：如何標(biāo)引公文主題詞

主題詞是指能表達(dá)文件基本內(nèi)容并經(jīng)過規(guī)范化處理的名詞術(shù)語。制定統(tǒng)一的詞匯和規(guī)則，是為了方便標(biāo)引文件主題詞和利用主題詞檢索文件。

一、主題詞的選詞原則

主題詞的選詞是編制主題詞表的基礎(chǔ)；主題詞以名詞為主，概念必須清楚、確切，具有實(shí)際檢索意義。形容詞、數(shù)詞、量詞一般不選作主題詞，動(dòng)詞和虛詞不能作為主題詞。編寫省公安廳公文主題詞的原則是：

1，著重選用公安工作范圍內(nèi)的基本名詞術(shù)語。

2．選用各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中經(jīng)常出現(xiàn)的具有檢索意義和使用頻率較多的名詞術(shù)語。

3．在過去文件中經(jīng)常出現(xiàn)的，但現(xiàn)在不常用的名詞術(shù)語不選用。

二、主題詞標(biāo)引規(guī)則

1、主題詞要能夠直接地、客觀地反映文件的主題。如“公共娛樂場所消防安全管理”這一中心意思，主題詞可標(biāo)引為消防安全管理　公共娛樂場所

2、主題詞標(biāo)引一般應(yīng)按照《公安主題詞表》中的詞標(biāo)引，如果主題詞表中確實(shí)沒有專指的詞來標(biāo)引時(shí)，按照主題詞的選詞原則，可自由選用適當(dāng)?shù)脑~來標(biāo)引，但第一個(gè)主題詞必須選用主題詞表中的詞。如：《關(guān)于大中城市公安局普遍建立110報(bào)警服務(wù)臺(tái)的通知》主題詞：“治安　報(bào)警服務(wù)臺(tái)”其中的報(bào)警服務(wù)臺(tái)為自由標(biāo)引。

3、一個(gè)文件涉及幾個(gè)業(yè)務(wù)部門，主題詞的標(biāo)引以主辦部門為主。如省廳一處起草的《關(guān)于臺(tái)胞來大陸探親旅游幾個(gè)問題的通知》，主題詞：“政?！〕鋈刖彻芾怼≈伟病∨_(tái)灣同胞”。

4、一個(gè)業(yè)務(wù)部門的文件涉及本部門的幾項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，主題詞應(yīng)按文件內(nèi)容的主次排列。

5、人名、地名和組織機(jī)構(gòu)的名稱一律自由標(biāo)引。人名標(biāo)用全稱。省(含自治區(qū)、直轄市)、市、縣只標(biāo)引名稱，如：廣東、深圳、增城，不寫“省”、“市”、“縣”字樣。機(jī)構(gòu)名稱標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)簡稱。

三、主題詞的應(yīng)用范圍

凡是以省公安廳或省廳辦公室名義行文的公文，除明傳電報(bào)、密碼電報(bào)外，都必須標(biāo)引主題詞。由本廳主辦與其他廳局聯(lián)合發(fā)出的公文也必須標(biāo)引主題詞。

四、主題詞標(biāo)引程序和其他注意事項(xiàng)

1、公文主題詞由文件擬稿人在起草文件時(shí)標(biāo)引，并把這項(xiàng)工作列為辦文的必要程序之一，要求根據(jù)文件的基本內(nèi)容，直接地、全面地、客觀地揭示出文件的主題概念，切忌只按文件的標(biāo)題進(jìn)行標(biāo)引。各業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人在審核文件時(shí)必須同時(shí)審核主題詞。

2、主題詞標(biāo)引在文件、函件末尾、抄送單位之上，兩個(gè)主題詞之間空一格。

3、一個(gè)文件的主題詞一般可以有2個(gè)至4個(gè)主題詞，最多不得超過7個(gè)。

4．有些詞是幾個(gè)部門共用的，如：“敵情”、“社情，“涉外案件”、“警容風(fēng)紀(jì)”、“裝備”等，只編在一個(gè)部門里，其他部門在標(biāo)引時(shí)，均可參照使用。