第一篇：無錫市個(gè)人委托保存人事檔案協(xié)議書

檔案號(hào)：

個(gè)人委托保管人事檔案協(xié)議書

（存檔證明）

甲方：無錫市人才市場

乙方（姓名）：身份證號(hào)碼：根據(jù)中組部、人事部關(guān)于專業(yè)技術(shù)人員和管理人員人事檔案管理的有關(guān)文件精神，甲乙雙方協(xié)商一致，就人事檔案保存訂立合同如下：

1、乙方目前處于無業(yè)狀態(tài)（以檔案記載為準(zhǔn)），委托甲方保存?zhèn)€

人人事檔案。

2、甲方按規(guī)定向有關(guān)組織出具乙方以檔案為依據(jù)的各種證明材

料。

3、甲方與乙方無隸屬關(guān)系，除保存乙方人事檔案以外，無其它委

托事項(xiàng)，甲方不出具檔案中無記載的證明材料。如不辦理退休、不代繳社會(huì)保險(xiǎn)、公積金，不出具婚姻狀況證明及計(jì)劃生育證明、不辦理集體戶口的遷入手續(xù)、不負(fù)責(zé)辦理專業(yè)技術(shù)和管理人員的技術(shù)職稱等。

4、保管期限自年月日起，至年月日止。

5、保管期滿后，乙方應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)辦理有關(guān)續(xù)訂手續(xù)，如合同期

內(nèi)乙方落實(shí)到新的聘用單位，則應(yīng)及時(shí)在政府人事或勞動(dòng)部門辦

理有關(guān)就業(yè)手續(xù)、簽訂勞動(dòng)合同。

6、本合同一式二份，甲乙雙方各執(zhí)一份。

甲方（蓋章）乙方（簽字）：

聯(lián)系電話：

住址：

年月日年月日

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第二篇：個(gè)人委托保存人事檔案協(xié)議書

檔案號(hào)：

個(gè)人委托保管人事檔案協(xié)議書

（存檔證明）

甲方：無錫市人力資源市場

乙方（姓名）： 身份證號(hào)碼： 根據(jù)中組部、人事部關(guān)于專業(yè)技術(shù)人員和管理人員人事檔案管理的有關(guān)文件精神，甲乙雙方協(xié)商一致，就人事檔案保存訂立合同如下：

1、乙方目前處于無業(yè)狀態(tài)（以檔案記載為準(zhǔn)），委托甲方保存?zhèn)€人人事檔案。

2、甲方按規(guī)定向有關(guān)組織出具乙方以檔案為依據(jù)的各種證明材料。

3、甲方與乙方無隸屬關(guān)系，除保存乙方人事檔案以外，無其它委托事項(xiàng)，甲方不出具檔案中無記載的證明材料。如不辦理退休、不代繳社會(huì)保險(xiǎn)、公積金，不出具婚姻狀況證明及計(jì)劃生育證明、不辦理集體戶口的遷入手續(xù)、不負(fù)責(zé)辦理專業(yè)技術(shù)和管理人員的技術(shù)職稱等。

4、保管期限自 年 月 日起，至 年 月 日止。

5、保管期滿后，乙方應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)辦理有關(guān)續(xù)訂手續(xù)，如合同期內(nèi)乙方落實(shí)到新的聘用單位，則應(yīng)及時(shí)在政府人事或勞動(dòng)部門辦理有關(guān)就業(yè)手續(xù)、簽訂勞動(dòng)合同。

6、本合同一式二份，甲乙雙方各執(zhí)一份。

甲方（蓋章）乙方（簽字）：

聯(lián)系電話： 住址：

年 月 日 年 月 日

第三篇：無錫市單位委托保存人事檔案關(guān)系協(xié)議書

委托辦理保存人事檔案（關(guān)系）協(xié)議書

甲方 ：乙方 ：

根據(jù)中組部、人事部：關(guān)于印發(fā)《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》的通知（人發(fā)【1996】118號(hào)），經(jīng)甲、乙雙方協(xié)商一致，訂立協(xié)議如下：

一、乙方委托甲方保存人事檔案關(guān)系；

二、乙方提供法人營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、組織機(jī)構(gòu)代碼證復(fù)印件、社會(huì)保險(xiǎn)登記證復(fù)印件；甲乙雙方如地址或聯(lián)系方式發(fā)生變更，應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方。

三、本協(xié)議自年月日起，至年月日止，協(xié)議期滿自行終止。協(xié)議期滿，須續(xù)簽協(xié)議或由乙方辦理人事檔案關(guān)系轉(zhuǎn)出。

四、甲、乙任何一方提出解除協(xié)議，須提前三十天告知對(duì)方。

五、本協(xié)議一式兩份，甲、乙雙方各持一份，經(jīng)雙方蓋章（簽字）后生效。

甲方：無錫市人才市場（蓋章）乙方：（蓋章）聯(lián)系人：

年___ 月___日年___月___日

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第四篇：單位委托保存職工人事檔案介紹信

單位委托保存職工人事檔案介紹信

：

同志（身份證號(hào)：），為我單位職工，同意將其人事檔案委托存放在我單位集體戶內(nèi)（協(xié)議編號(hào)：），并建立單位委托存檔關(guān)系。

存檔期間，該同志辦理任何手續(xù)，需提供我單位開具的介紹信。解除或終止勞動(dòng)（聘用）合同時(shí)，我單位為其提供檔案轉(zhuǎn)出相關(guān)材料，并在15日內(nèi)協(xié)助職工本人完成人事檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)。逾期未辦理檔案轉(zhuǎn)出，單位及職工本人不再要求提供各項(xiàng)服務(wù)。

請(qǐng)協(xié)助辦理。

存檔人員簽名： 委托單位簽章：

年 月 日 年 月 日

第五篇：人事檔案的建立和保存

HR的六個(gè)模塊是一個(gè)系統(tǒng)，而要很好的串聯(lián)這個(gè)六個(gè)模塊很大程度上取決于你的HR信息系統(tǒng)，而建立人力的信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)便是這些很多企業(yè)都做的不是很好的人事檔案管理。HR檔案管理—下面我們一起進(jìn)入分享時(shí)間：

1、你們公司的人事檔案，除了以下5項(xiàng)常規(guī)內(nèi)容外，還包含哪些其它內(nèi)容？ A、員工簡歷 B、面試評(píng)估表 C、入職登記表 D、勞動(dòng)合同 E、員工身份證復(fù)印件/照片

人事檔案我們主要是從流程性表單跟人事記錄這兩個(gè)方面進(jìn)行劃分并管理的。其中絕大部分表單大家的公司都是有的，我重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)表單跟記錄里的利己內(nèi)容，以方便大伙制定相應(yīng)戰(zhàn)術(shù)。流程性表單： 1）招聘

a、用人計(jì)劃；這個(gè)有的企業(yè)也叫做招聘申請(qǐng)表。這是為企業(yè)中短期招聘的時(shí)候提供的招聘依據(jù)。這里面重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)招聘的需求分析。我們都是責(zé)任下分，由部門提供招聘原因，人力去核實(shí)和數(shù)據(jù)分析。這樣的話，人力很容易打入到部門內(nèi)部，占據(jù)工作主動(dòng)性，并且對(duì)公司有的交代。

b、應(yīng)聘申請(qǐng)；這個(gè)需要注意的是信息真實(shí)性和背景調(diào)查的闡明并簽字認(rèn)同。這個(gè)是為以后的萬一留下伏筆.c、入職審批表；這個(gè)需要和注意的是不建議再弄個(gè)入職申請(qǐng)，你想想通入職申請(qǐng)會(huì)出現(xiàn)不批的情況嗎？不同意入職的話招聘的時(shí)候就已經(jīng)給否了。還有就是轉(zhuǎn)正后事項(xiàng)的事前約定信息要全。比如試用期限、擬用崗位、約定級(jí)別等，這個(gè)才是要審批的內(nèi)容。2）在職 a、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)；這里面需要注意的是將員工的工作情況進(jìn)行真實(shí)的反饋，不要只是弄個(gè)總結(jié)性的話一寫就完，盡量擺上些數(shù)據(jù)分析的東西。我們都知道啟動(dòng)轉(zhuǎn)正程序一般都是部門跟人力商討好了的，申請(qǐng)的目的是給公司領(lǐng)導(dǎo)看看員工整體的素質(zhì)如何，而領(lǐng)導(dǎo)一般也關(guān)注這個(gè)，你就弄個(gè)文字性的總結(jié)，是沒有說服力的。我們的信息就很全，工作事項(xiàng)、企業(yè)文化、綜合素質(zhì)、工作改進(jìn)等等，這樣呈報(bào)的東西他會(huì)覺得你人力對(duì)公司非常負(fù)責(zé)的。

b、轉(zhuǎn)正審批；這個(gè)是有必要再弄個(gè)表的，一個(gè)是因?yàn)閿?shù)據(jù)量大，另外一個(gè)是因?yàn)槠髽I(yè)為員工支付的錢多了，重點(diǎn)提示下領(lǐng)導(dǎo)們。這里需要注意的是人力需要對(duì)轉(zhuǎn)正申請(qǐng)的東西進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總跟分析了，最后形成一個(gè)結(jié)論，此員工試用考核多少多少分，讓領(lǐng)導(dǎo)們一目了然。最后，你需要來個(gè)建議延期觀察、如期、提前轉(zhuǎn)正等等，有理有據(jù)的東西領(lǐng)導(dǎo)一般都會(huì)聽的，時(shí)間長了，就會(huì)對(duì)人力產(chǎn)生依賴性信任。那時(shí)候人力的工作就好做多了。

c、調(diào)動(dòng)；這里需要注意的不管是平行調(diào)動(dòng)還是縱向調(diào)動(dòng)，雖然有些攙和了人力的意見，但此時(shí)人力需要站在幕后。因?yàn)檎{(diào)動(dòng)有時(shí)候就意味著波動(dòng)，部門意見一定要占重要比重，人力最好只寫同意，連建議都不要寫。當(dāng)然，往上漲工資的情況，人力是可以適時(shí)的顯擺一下的，以示人力對(duì)于人才的關(guān)注和梯隊(duì)培養(yǎng)做的貢獻(xiàn)。3）離職

離職申請(qǐng)；這里需要注意的是建議把辭退的表單一律消失，不管犯了什么錯(cuò)都直走離職手續(xù)，以防出現(xiàn)糾紛。那有人說犯法怎么辦呢？犯法有行政機(jī)關(guān)呢，你直管讓員工走自愿離職保證沒錯(cuò)。記錄性表單 記錄不一定要多，但是防范用工風(fēng)險(xiǎn)的一定要全。

有時(shí)候你很努力的跟各部門搞好關(guān)系，可總是有那么個(gè)別部門給你搗亂不聽話。那你就可以適當(dāng)?shù)呐┯涗泚碜ヒ幌滤陌驯?。平時(shí)我可以不搭理你，但是看你來勁了就警告一下。有時(shí)候太軟了，部門就不聽話了，軟硬兼施才好。記錄永遠(yuǎn)都是數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)，只有記錄的存在我們才可以做出相應(yīng)的人力規(guī)劃。你愁人力規(guī)劃嗎？那就做好記錄吧。

2、建立這些人事檔案的作用和意義是什么？

對(duì)企業(yè)：檔案很多時(shí)候是一個(gè)企業(yè)的歷史積淀，也是一個(gè)企業(yè)的文化底蘊(yùn)，沒有檔案積累的企業(yè)是很難做到厚積薄發(fā)的。而人事檔案作為檔案的重要組成部分，他指明了企業(yè)的用工理念跟用工方向，為企業(yè)的階段性戰(zhàn)略規(guī)劃提供了大量的數(shù)據(jù)分析。

對(duì)人力：人事檔案的妥善管理不僅可以幫助人力部門日常的工作，還可以對(duì)上為公司戰(zhàn)略做出輔助和支持，對(duì)下可以改善員工的工作環(huán)境，引導(dǎo)員工的節(jié)奏與企業(yè)一致，豐富企業(yè)文化，凝聚企業(yè)向心力。人力功績彰顯，雖然一切不都是你干的，但是一切會(huì)圍著你轉(zhuǎn)。

總結(jié)：人事檔案紛雜煩亂，梳理梳理，分析分析，那里面的好處多著。沒做好的，納入下月計(jì)劃吧，順便弄下人力信息建設(shè)。一切數(shù)據(jù)說話，以理服人。

1、你們公司的人事檔案管理包含以下哪些工作項(xiàng)目？（可多選）A、保管 B、借閱 C、電子檔案的建立和錄入 D、電子檔案閱讀授權(quán)管理 E、銷毀 F、其它（請(qǐng)補(bǔ)充說明）

我公司人事檔案管理包含A、B、C、D、E、F幾項(xiàng)，具體如下：

2、管理檔案的操作規(guī)范和具體措施是怎樣的？ A、檔案保管：我們對(duì)每個(gè)員工的檔案進(jìn)行分類，按部門、入職日期、工號(hào)、工作區(qū)域進(jìn)行分類，方便查找，我們的檔案由薪酬專員來保管，在辦理好員工入職手續(xù)后，統(tǒng)一由薪酬專員保管，存放在專門的文件柜，因?yàn)闄n涉及到薪資保密。B、借閱：我公司規(guī)定了嚴(yán)格的人事檔案借閱制度，員工本人只可借閱自己的檔案，部門最高領(lǐng)導(dǎo)可借閱、查看本部門人員檔案，人力資源部最高領(lǐng)導(dǎo)可借閱全公司人員檔案外，人力資源部其他成員只能根據(jù)工作涉及的內(nèi)容借閱員工一部分檔案，保護(hù)員工的個(gè)人隱私。

C、電子檔案的建立和錄入：新員工入職后收集齊公司規(guī)定的相關(guān)資料，由招聘專員負(fù)責(zé)錄入公司ERP系統(tǒng)，所錄入資料必須確保完整性和正確性，錄入的資料包括：員工基本資料、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、職位異動(dòng)（調(diào)崗、升職、降職、調(diào)薪）、績效考核、性格測試等。

D、電子檔案閱讀權(quán)管理：和檔案借閱類似，我們詳細(xì)規(guī)定了查閱員工檔案的權(quán)利，因有ERP系統(tǒng)，這方面操作起來比較方便，對(duì)于薪資方面的權(quán)限，只有直接部門領(lǐng)導(dǎo)、人力資源部領(lǐng)導(dǎo)、薪酬專員及財(cái)務(wù)相關(guān)工作人員能查閱，修改權(quán)限僅限薪酬專員屬有。

E、銷毀：員工離職后，紙存員工基本資料、勞動(dòng)合同、競業(yè)禁止協(xié)議等最少保留三年，對(duì)于一些重要的檔案會(huì)存放得更久些，電子資料我們是一直保留的，以方便資料統(tǒng)計(jì)及查詢。F、檔案保存的注意事項(xiàng)：

方便查找：檔案的存放一定要便于查找，按編號(hào)、部門、工作區(qū)域、日期等分門別類的存放；電子檔案要錄入關(guān)鍵詞和主題詞，方便快速查找。

防水防蟲防潮：現(xiàn)在大多數(shù)公司開始推行無紙化辦公，對(duì)紙質(zhì)檔案的保管就忽視了，紙質(zhì)檔案記錄是規(guī)避勞資糾紛的最大證據(jù)，一定要保管好，檔案存放地要注意保持通風(fēng)、干燥、防蟲，尤其要注意防蟲，書中自有黃金屋，書中也自有蛀蟲呀，萬一重要文件被蟲子蛀掉，那就太得不償失了。

保密：人事檔案是員工的個(gè)人隱私，人力資源部或檔案部門應(yīng)該實(shí)行嚴(yán)格的借閱手續(xù)和保密制度，防止個(gè)人資料及隱私外泄。

要合理規(guī)避人事檔案的風(fēng)險(xiǎn)，我個(gè)人認(rèn)為要從檔案的真實(shí)性、完整性、及時(shí)性、安全性和實(shí)際操作的完備性等五個(gè)方面去著手考慮。詳細(xì)如下：

1、真實(shí)性

員工檔案真實(shí)性是其第一要素，如果連真實(shí)性都難于掌控和把握，做再多的安全保障措施、再及時(shí)完備的管理，那都是圖勞無功的！沒有意義，反而浪費(fèi)時(shí)間和精力。因此，確保員工檔案記錄的真實(shí)性是風(fēng)險(xiǎn)防控的第一關(guān)，也是最重要的一關(guān)。

沒有員工本人簽名的資料入檔，確切來說是一個(gè)無效的檔案資料，一旦發(fā)生爭議或糾紛，不足于作為有效證據(jù)。員工檔案的許多資料都要員工本人提供、填寫或簽名，因此，建檔時(shí)核查資料、確保填寫規(guī)范和保證有員工本人簽名等就顯得尤為重要。如入職時(shí)的身份核實(shí)、學(xué)歷驗(yàn)證、背景調(diào)查等；入職登記表的填寫規(guī)范、勞動(dòng)合同由HR在場監(jiān)督指導(dǎo)員工本人簽訂等；員工對(duì)各項(xiàng)規(guī)章制度的培訓(xùn)記錄簽名等；有員工簽名的薪資核定表、檢討書、獎(jiǎng)懲記錄、考核目標(biāo)確認(rèn)書、績效面談表、考核統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、年薪考核方案等；確保涉及員工入職/在職/離職等各方面的文件資料都是真實(shí)并經(jīng)員工簽名確認(rèn)過的。另外，為了核查真實(shí)性把關(guān)工作是否做到位，我相信很多企業(yè)都會(huì)有HR負(fù)責(zé)人最終把關(guān)審核簽字這一關(guān)，只有經(jīng)HR負(fù)責(zé)人審核簽字確認(rèn)的資料才可入檔，作為員工檔案的組成部分。我們也不例外。（如果還沒有做這一關(guān)，那就趕緊補(bǔ)上吧，任由小文員一個(gè)人按制度流程及規(guī)范來操作，不加審核，還是會(huì)有風(fēng)險(xiǎn)的啊?。?/p>

2、完整性

這個(gè)不用多說，該有一定要有，不能缺胳膊少腿的，否則就不行，風(fēng)險(xiǎn)隨時(shí)可能發(fā)生！做HR最苦惱的是莫過于所有其他員工都在規(guī)章制度里簽名了，但唯獨(dú)有一個(gè)員工沒簽，而他卻正好嚴(yán)重違紀(jì)了；或者說所有其他員工都買保險(xiǎn)了，唯獨(dú)有一個(gè)員工沒買，而他正好出工傷事故了……碰到這種情況，你腸子悔斷都沒用，要怪只能怪自己平時(shí)沒檢查和注意好員工檔案內(nèi)容和記錄的完整性。多留個(gè)心眼，多仔細(xì)對(duì)幾遍，多審核，不完整限時(shí)補(bǔ)齊（如我們是要求一周內(nèi)補(bǔ)齊）等終究是有益無害的。

3、及時(shí)性

及時(shí)性無非就是該更新的、該續(xù)簽的、該補(bǔ)齊的都要及時(shí)提前完成，尤其是不能超過法定期限，否則就存在法律風(fēng)險(xiǎn)。如我們公司規(guī)定，員工基本信息（身份證、住址、聯(lián)系電話、緊急聯(lián)絡(luò)人）有變更的，應(yīng)第一時(shí)間（變更后一周內(nèi)）書面告知HR部門，不告知視是默認(rèn)沒變更，排除企業(yè)不利風(fēng)險(xiǎn)同時(shí)，檔案管理人員要及時(shí)給予更新。做好及時(shí)性最好的辦法莫過于在EHR系統(tǒng)中設(shè)置工作事項(xiàng)提醒或建立EXCEL表格對(duì)到期時(shí)間進(jìn)行標(biāo)紅提醒，并定期提前查看，以備及時(shí)行動(dòng)。

4、安全性

安全性主要是注意檔案的防潮、防蟲、防盜、防泄露，專人專室專柜（鐵柜）保管很較好地做到這一點(diǎn)。為了進(jìn)一步防范和監(jiān)控，我們還在檔案室內(nèi)容安裝了高清攝像頭，整個(gè)檔案室可以通過高清攝像后臺(tái)一覽無余，沒有死角?！稒n案借閱登記表》配上監(jiān)控錄像，要做手腳很難，我們那小美女借她個(gè)膽她也不敢亂來，呵呵。另外，我們公司的員工檔案一旦建立，就不會(huì)輕易讓員工獲得或帶走，那怕是一張無關(guān)緊要的紙，只要是員工檔案里頭的，都不允許任何人帶出檔案室。電子檔案只準(zhǔn)按權(quán)限查看，不能復(fù)制、下載或打印等。

5、操作的完備性

這個(gè)說簡單點(diǎn)，就是你對(duì)員工檔案所做的每一項(xiàng)動(dòng)作是否有操作規(guī)范和流程？是否有登記表可追溯和備查？就像對(duì)待公司財(cái)務(wù)報(bào)表和公章一樣，去認(rèn)真慎重地對(duì)待檔案建立和管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，就問題不大。如《借閱登記表》等。

另外，為了震懾和懲罰檔案管理的違紀(jì)行為，在規(guī)章制度中最好寫明如“提供虛假信息和個(gè)人經(jīng)歷，操作中延誤或不及時(shí)辦理、外泄檔案信息給公司造成重大損失或負(fù)面影響者，按嚴(yán)重違紀(jì)論處，給予無償辭退”等字樣的處罰規(guī)定，以此來約束員工和檔案管理員的操作行為。