第一篇：1.人事檔案管理辦法

************

人事檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 為了規(guī)范************（以下簡稱“公司”）人事檔案的管理，實現(xiàn)公司人事檔案管理工作科學化．規(guī)范化、系統(tǒng)化，不斷提高人事檔案管理水平和利用效率，根據(jù)國家《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》《干部檔案工作條例》及投資集團《人事檔案管理辦法》，結合公司實際，制定本辦法。

第二條 人事檔案管理是人力資源管理的組成部分，是為貫徹執(zhí)行黨的人事政策、選賢舉能、客觀、歷史、全面地考察了解員工和培養(yǎng)、選拔、正確使用員工的重要依據(jù)。

第二章 人事檔案管理機構和人事檔案管理員職責

第三條 公司綜合業(yè)務部是人事檔案的管理機構，應按照國家人事檔案管理規(guī)定和有關安全、保密制度要求，保證人事檔案的完整與安全，滿足公司工作的需要。

第四條 員工失蹤、逃亡、合理流動或出國不歸者等，其檔案轉交當?shù)厝肆Y源市場有關部門代為保管。

第五條 人事檔案管理員的職責：

(一)保管員工檔案；

(二)及時索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料；

(三)辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉遞手續(xù)；

(四)登記員工工作、工資、獎懲情況；

(五)為領導和有關部門提供員工的情況；

(六)做好員工檔案的安全、保密、保護工作；

(七)定期向檔案室等部門移交檔案；

(八)辦理其它有關檔案管理規(guī)定事項。

第三章 人事檔案管理規(guī)定的內容及分類歸檔

第六條 企業(yè)員工檔案的內容和分類：

(一)個人簡歷、履歷、登記表等履歷材料；

(二)個人經(jīng)歷、家庭情況、社會關系、成長歷史等自傳材料；

(三)自我鑒定，組織鑒定材料；對員工的考察、考核、評價材料；

(四)評定崗位技能和學歷材料（包括學歷、學位、學績、培訓結業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等材料）；

(五)政治歷史審查及甄別復查材料；

(六)參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料；

(七)獎勵(包括科技和業(yè)務)及各種先進事跡材料；

(八)處分、取消處分的材料；

(九)招用、勞動合同、調動、聘用、復員退伍、轉業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料；

(十)其它有較大價值的可供參考的材料。

第七條 人事檔案管理規(guī)定材料的分類嚴格按《干部檔案工作條

例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的規(guī)定辦理。

第四章 人事檔案的管理

第八條 人事檔案管理工作包括收集、鑒別、整理、保管、登記、轉遞、利用等環(huán)節(jié)。

第九條 公司綜合業(yè)務部管理的人事檔案范圍為：公司正式聘用的在職人員的人事檔案；

第十條 建立公司領導的人事檔案副本和員工的考績檔案。公司領導的人事檔案正本存放在上級單位（投資集團），副本存放在公司。人事檔案的副本，由正本材料中的重復件或復印件組成，主要包括干部履歷材料、主要鑒定、業(yè)績考核材料；學習、培訓檔案材料；任免呈報表和工資待遇、出國申報材料；學位．學歷、專業(yè)職稱評聘材料；政治歷史情況的審查結論等。

員工的考績檔案包括學歷．資格證書材料（復印件），獎勵證書材料（復印件）；年度考核材料，職稱材料及其他供參考的資料。

第十一條 員工被公司正式聘用后，公司綜合業(yè)務部應及時辦理員工的檔案調入手續(xù)。并通知新聘員工本人填寫《員工登記表》，及時建立員工檔案戶頭。

第十二條 員工在公司期間，個人職務、職稱、學歷及其他情況發(fā)生變化，員工及有關部門應以書面形式及時向綜合業(yè)務部報告，并提交．有關證明材料。

第十三條 凡歸檔的人事檔案材料應完整無缺，并經(jīng)過認真的鑒

別、核實。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的材料，蓋章簽字后方可歸入檔案，以確保人事檔案的完整、真實和連續(xù)性。

第十四條 員工因調離、辭職等原因離開公司，應及時辦理人事檔案轉移手續(xù)：

（一）因工作調動而轉移人事檔案的，應由接收公司的黨組織或人事部門開具轉移通知單，加蓋公章，并派專人接收；

（二）收到檔案的公司，應在轉移回執(zhí)上簽名蓋章后及時退回公司；

（三）需要轉移的人事檔案應詳細登記，嚴密包封，并在封口處加蓋公章；

（四）人事檔案應通過機要交通轉遞，不準公開郵寄，不準交本人自帶。

檔案轉移逾期一個月末收到回執(zhí)時，具體經(jīng)辦人員應與接收單位聯(lián)系，確保檔案的安全。

第五章 歸檔材料的收集

第十五條 人事檔案的歸檔材料按照定期和不定期的方式收集。第十六條 公司領導的人事檔案存放在上一級單位，綜合業(yè)務部每年將有關公司領導的歸檔材料及時送到上一級人事部門歸檔，同時留復印件（或原件）歸其副本檔案。

第十七條 公司員工的人事檔案一般按年度收集歸檔，每年第一季度為收集歸檔時間。綜合業(yè)務部負責歸集員工考核成績、培訓、工資升級、出國、職稱、調動、任免、離休、退休等方面的材料；黨群

工作者負責歸集員工入黨、入團，黨內外表彰、黨內外處分，取消處分等方面材料。

第十八條 對收集上來的歸檔材料，應按檔案管理有關規(guī)定，及時整理歸檔。

第六章 人事檔案的保管

第十九條 公司綜合業(yè)務部應根據(jù)安全保密、便于查找的原則對人事檔案進行保管。

（一）人事檔案應以個人材料為單位登記、造冊、編號并裝訂；

（二）人事檔案封皮、目錄、檔案袋、檔案盒應做到規(guī)格、樣式統(tǒng)一，并根據(jù)統(tǒng)一要求及時更新；

（三）人事檔案應有專門的庫房和專門的檔案柜存放。庫房內應保持清潔，并有防火、防蟲、防潮、防曬和安全設施；

（四）嚴禁任何人私自保存人事檔案材料，對拒不交出或私自保存人事檔案材料的，應視情節(jié)輕重嚴肅處理；

（五）人事檔案管理人員應由責任心較強，并具有一定專業(yè)技能和相關工作經(jīng)驗的中共黨員擔任；

（六）檔案管理人員應定期對保管的人事檔案進行核對、檢查和整理，發(fā)現(xiàn)缺少和錯誤；應及時查找和糾正；

（七）不斷研究和改進檔案管理方法和技術，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的電子化，提高檔案使用效率。

第七章 人事檔案的查閱和利用

第二十條 綜合業(yè)務部應認真做好人事檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用工作，查閱或借用一般用副本或考績檔案，正本檔案一般不利用。

第二十一條 人事檔案一般不外借。特殊情況需經(jīng)公司分管人事工作的領導或總經(jīng)理批準可以借用，借出時必須嚴格登記手續(xù)，并按期歸還。

第二十二條 查閱和借用檔案者必須是被查對象的上一級單位、上級機關的組織、人事勞動．紀檢和監(jiān)察部門，其他單位和個人原則上不得查閱和借用。

第二十三條 查閱人事檔案時須辦理審批手續(xù)，由公司分管人事工作的領導或總經(jīng)理批準。上級單位查閱人事檔案必須填寫查檔報告，寫明查檔理由、查檔對象及內容；并驗核介紹信和有關（有效）證件。利用完的材料應及時收回和清點。

第八章 附則

第二十四條 本辦法由公司綜合業(yè)務部負責解釋。

第二十五條 本辦法自下發(fā)之日起試行。

第二篇：人事檔案管理辦法

清徐縣清水湖畔物業(yè)管理有限公司

人事檔案管理辦法

第一章 基本原則

第一條 為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務，根據(jù)中共中央組織部、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》（組通字［1991］13號），特制定本辦法。

第二條 人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分，也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的。

第三條 人事檔案是企業(yè)人事管理等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)，應由公司人力資源處人事檔案室集中統(tǒng)一管理。

第四條 在人事檔案管理工作中，必須嚴格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關檔案保密的法規(guī)和制度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全。

第二章 體制、任務和人事檔案干部

第五條 人事檔案是企業(yè)檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統(tǒng)一管理，業(yè)務工作接受公司黨委領導和上級有關業(yè)務部門的檢查指導。

第六條 人事檔案室的任務是貫徹落實黨和國家關于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規(guī)章制度，負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。

第七條 人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，作風正派，責任心強，刻苦鉆研業(yè)務，不斷提高政治、業(yè)務素質，努力做好本職工作。

第三章 人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求

第八條 為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經(jīng)常通過有關部門收集全公司員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內容。具體收集歸檔范圍見附件。

第九條 公司各級黨委（總支）、各廠、各處室（科室）要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并由各單位黨委（總支）的人事干事、組織干事負責收集各單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經(jīng)有關部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。

第十條 收集的人事檔案材料，必須經(jīng)過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備、具有保存價值。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。

第十一條 不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細登記，并報請人力資源處負責人審查批準，由專人負責監(jiān)銷。

第十二條 人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。 第四章 人事檔案的管理和利用

第十三條 人事檔案室對收集的人事檔案材料按規(guī)定進行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進行代管，并按有關部門的規(guī)定收取管理費。

第十四條 對人事檔案應建立登記和統(tǒng)計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。嚴格執(zhí)行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。

第十五條 根據(jù)安全保密，便于查找的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。檔案庫房應是堅固的，具有八防等安全設施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質檔案柜。庫房內應保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。

第十六條 檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按標準制作，干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細則》和有關規(guī)定執(zhí)行。

第十七條 嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內容。

第十八條 做好檔案管理的各項基礎工作，編制檢索工具，逐步實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理，便于提供利用。

第十九條 凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關材料應認真核實簽署意見并加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章，方能有效。

第二十條 對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續(xù)，有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。

第五章 檔案的轉遞

第二十一條 人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。

第二十二條 如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案，必須經(jīng)人力資源處負責人同意簽署意見方可轉出。有關部門同時把本人的現(xiàn)實表現(xiàn)、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室，由人事檔案室統(tǒng)一轉遞。檔案轉出后，逾期一個月未見對方退回回執(zhí)應寫信催回，以防丟失。

第二十三條 為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動，干部職務變動而及時調整，公司人力資源處應將人事變動情況、干部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后，人力資源處應及時通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關部門應在一個月以內追回檔案，最多不超過三個月。

第二十四條 公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉來的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管；但要從處理決定下達之日算起，按有關部門的收費規(guī)定收取檔案保管費。

第二十五條 公司各單位、部門應積極配合檔案室做好員工檔案的轉遞工作，學生分配單位有變化時應及時通知檔案室，以使檔案能正確投遞。

清徐縣清水湖畔物業(yè)管理有限公司

2012年3月

第三篇：人事檔案管理辦法

人事檔案管理辦法

1.目的

為了規(guī)范公司人事檔案的管理，形成人事檔案管理制度，有效的保護和使用檔案，為公司各級部門提供開展工作的基礎依據(jù)，根據(jù)相關法律和法規(guī)，制定本辦法。2.范圍

3.總則

人事檔案工作是人力資源部工作的重要組成部分，也是公司檔案工作的重要組成部分，它是為了貫徹執(zhí)行公司的人才戰(zhàn)略、方針政策、為了選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用人才服務的，是公司人力資源部按照公司的政策，組織本部門及相關部門人員對公司員工在工作中和學習中形成的個人經(jīng)歷、學業(yè)情況、培訓情況、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績、工資待遇、崗位變動等一系列內容及時進行記載，它是反映個人成長歷史的重要憑證和依據(jù)，由人力資源部實行集中統(tǒng)一管理。4.職責

4.1人力資源部應為每位員工個人建立人事檔案，并集中對檔案進行收集整理、保管統(tǒng)計、借閱傳遞等管理工作。

4.2員工個人應按照公司要求及時提供真實準確、詳細完善的資料。

4.3檔案管理人員應嚴格遵守閱檔保密制度，不得在公共場所及無關人員面前議論人事檔案內容，不得轉借給無關人員翻閱；未經(jīng)審批不得向外公布人事檔案內容。4.4人事檔案的交接和傳遞必須由檔案管理雙方親自交接，并建立檔案交、接臺帳（附件1人事檔案資料交接清單）。

4.5人事檔案必須由人力資源部檔案負責人保管。5.管理制度 5.1案卷內容

5.1.1卷內目錄

見附件2人事檔案目錄 5.1.2入職資料

人員應聘登記表

8張一寸紅底免冠照片 身份證正反面復印件 戶口本戶主頁及本人頁復印件 畢業(yè)證、學位證（或學歷證明）復印件

解除（終止）勞動合同證明原件（或離職證明、失業(yè)證復印件）無劣跡證明原件

特殊工種作業(yè)操作證原件/復印件（焊工、電工、天車工、起重工、司爐工、叉車司機、電瓶車司機）各種資格證和職稱的復印件 參加過各種培訓的證書復印件

應屆大學畢業(yè)生還應包括：報到證、戶籍遷移證明原件

5.1.3在職資料

員工本人簽字確認后的勞動合同/勞動協(xié)議文本； 員工轉正、轉崗相關材料。

5.1.4調薪資料

工資變動審批表及通知書，提職晉級審批及考核、獎勵工資審批表、各種待遇審批手續(xù)、個人申請類檔案存于《薪資檔案》，此類檔案分門別類，建立檢索目錄。

5.1.5職務任免文件

審批及通知文件。

5.1.6異動文件、獎懲材料

各類申請書、職稱職務評聘、考察、考核、獎懲材料、在職期間病假相關手續(xù)（診斷、病志等）等工作學習中形成的可以反映其德、能、勤、績等文件材料，進入檔案。

5.1.7考核、評定工作中形成的有關材料

與個人工資收入考核有關的資料存入《薪資檔案》

5.1.8離職資料

①離職申請、離職交接、考勤表、解除勞動關系證明等材料。員工離職后檔案仍舊保存。

②未領取完畢的解除勞動關系證明可單獨存檔保管，建立明細及領取簽收記錄。

5.1.9其他應歸檔的資料 5.2員工檔案歸檔時間

5.2.1 例行常規(guī)資料歸檔時間定于每月30日交接完成上月產生的人事資料，對于特殊重要資料應在次日內歸檔。

5.2.2對于新入職員工的入職資料，人力資源部門應在員工入職當日，將與員工個人有關的材料，進行整理、編號、裝訂，進行歸檔。

5.2.3其它歸檔的資料，由人力資源部門相關人員在該事項完成后的五個工作日內，將相關材料裝訂，存入該員工的人事檔案。（應有紙板、電子版人事檔案交接表格見附件1）

5.3歸檔材料的要求

5.3.1歸檔材料應做到完整、齊全、真實、文字清楚、對象明確，以項目為單位的歸檔材料要齊全。

人事檔案管理人員應詳細審核歸檔資料是否完整齊全，手續(xù)是否完備。檔案資料不是孤立的文件，符合入檔要求的檔案資料應能夠反映事件的來龍去脈，應涵蓋申請、報批、審批及回復等整個流程，以備查考。檔案管理員應做好對人事檔案的歸檔與整理、保管與保護、利用與轉遞工作，保證歸檔文件材料完整準確。

5.3.2對符合歸檔要求的材料，應及時詳細登記歸檔；對不符合歸檔要求的材料，應及時通知形成材料的部門修訂或補辦，限期報送；定期核查所管理的檔案，發(fā)現(xiàn)所缺材料，及時登記、補充。5.3.3人事檔案材料的載體和字跡要求。

5.3.3.1紙張要求：應使用A4復印紙。寬幅大于A4紙時，可將紙張折成A4紙大小，小于A4紙時，應將其與A4紙裝訂一起，檔案裝訂工整，制作規(guī)范，分類有序，方便查找；原件如為熱敏紙質傳真件，請勿在熱敏傳真紙上簽批意見，應復印后再在復印后的文件上批示及存檔。

5.5.3.2字跡要求：文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、黑色墨水書寫。書寫清楚統(tǒng)一編號，而且確保和電子版檔案號一致。

5.5.4人事檔案卷首頁以《人事檔案明細》為目錄，應如實填寫。

5.5.5人事檔案卷編號規(guī)則，按照檔案建立的順序排列。電子檔案中員工代碼依據(jù)

入職年限、入職順序編號同OA中編號一致。例如2011年10月15日入職，員工代碼為：1110015。

5.5.6員工本人基本信息發(fā)生變化的（如住址變遷，婚姻變更，子女出生，學歷、職稱等情況的變化），應由所在部門統(tǒng)一時間集中上報到人力資源部，以便人力資源部調整花名冊和檔案記錄。

5.4人事檔案的借閱

5.4.1借閱制度

人力資源部門須建立人事檔案借閱制度，借閱人必須填寫人力資源借閱表格，經(jīng)審批后方可借閱/領取檔案資料。通常情況下，每周周一至周四可以提申請，周五統(tǒng)一領取/借閱檔案。

5.4.2 借閱手續(xù)

5.4.2.1公司員工，確因工作或個人需要，可提出檔案借閱申請，但須填寫《借閱人力資源部相關資料申請表》，注明借閱事由、借閱內容、借閱時間等詳細內容，經(jīng)借閱人部門經(jīng)理審核，人力資源部經(jīng)理批準后，在人力資源部門登記，檔案管理人員方可辦理借閱手續(xù)。

5.4.2.2人力資源部門依據(jù)借閱內容，提供相關資料，在借閱臺帳登記后，必須由借閱人本人簽字接收。

5.4.2.3借閱人必須在規(guī)定時間內親自歸還所借閱的資料，經(jīng)檔案管理人員檢查無誤后，方可在借閱臺帳上登記注銷。（附件3：借閱/領取:人力資源資料申請單）

5.4.3借閱注意事項

5.4.3.1借閱人必須妥善保管所借閱資料，不得擅自涂改、拆散、抽出、增添、圈畫、污損借閱資料，要保持檔案的整潔。

5.4.3.2借閱人不得將借閱資料私自轉借他人，也不得將資料內容透露給他人。5.4.3.3未經(jīng)批準，借閱人不得私自摘抄、復制人事檔案材料。如確需要，必須經(jīng)人力資源部經(jīng)理批準后，方可進行。

6.電子檔案編制原則

6.1電子版檔案包括的內容按現(xiàn)有表格如實填寫。

6.2員工編號：員工編號能直觀體現(xiàn)員工入司時間與ERP項目接軌。它的編制原則和方

法是按照入職年份的末兩位，入職月份和入職的先后順序號，總共七位數(shù)字。員工檔案編號入職即編號，不分在職和離職，每個人都對應一個唯一號碼，不重復。6.3 檔案號：指與紙板檔案對應的四位編碼，便于檢索紙版檔案。

6.4 電子檔案保存與更新：以月為單位保存電子檔案，每月底復制一份留存，命名為*年*月電子檔案。7.注意事項

在歸檔的材料中，凡規(guī)定要同本人見面的材料（如考評結論、異動、工資定級、處分決定或意見等）應有本人的簽字；出具意見方同樣應有蓋章或相關領導及授權領導簽字。8.檔案內審工作

8.1目的：以自我管理與提高為目的，規(guī)范完善現(xiàn)有工作，符合外部審計工作標準。

8.2安排：每年兩次，安排在每年1月、7月，根據(jù)近半年人事的重點工作以及人事重要法律要件進行抽查，抽查范圍制定方案，抽查過程進行記錄，最終以結論報告形式向人資部內部告知。9.附件

附件1：人事檔案資料交接清單 附件2：人事檔案目錄

附件3：借閱、領取人力資源相關資料申請表 附件4：檔案明細表

第四篇：人事檔案管理辦法

人事檔案管理規(guī)定

一、目的

為了更有效的將員工檔案進行妥善管理，維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、檔案類別

1、員工入職、合同檔案：個人簡歷、入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、身份證復印件、照片、畢業(yè)證復印件、職稱證、執(zhí)業(yè)資格證、勞動合同及協(xié)議、離職與公司解除（終止）勞動關系等。

三、檔案的管理

1、基本管理

（1）分類存放、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。（2）員工入職前,管理部對人事檔案的真實性、有效性進行核查。

（3）對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時錄入在職人員《人事檔案》、離職人員《人事檔案》，并在檔案袋填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號。

（4）當在職員工的基本資料有變動時（如學歷變動、個人技術職稱變動等），應及時將相關資料交管理部復印歸檔。

（5）對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。（7）員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存三年后方可銷毀。（8）要保持檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

（9）檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

（1）因工作需要查、借閱檔案的經(jīng)部門經(jīng)理批準簽字后方可，并遵循一事一借、用畢歸還、再用再借、誰用誰借的原則，須填寫《檔案借閱申請表》。（2）所有經(jīng)過批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還管理部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規(guī)定處理。

（3）管理部做好查、借閱登記，并在《檔案借閱登記表》簽字登記。

3、查、借閱檔案注意事項

（1）不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

（2）不得擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)總經(jīng)理同意。

（3）查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。

4、檔案的銷毀

（1）任何個人和部門非經(jīng)同意不得銷毀員工檔案資料。

（2）某些檔案到了銷毀期時，由管理部填寫《員工人事檔案銷毀審批登記》，經(jīng)總經(jīng)理批準后銷毀。

（3）經(jīng)批準銷毀的人事檔案，管理部須認真核對，將批準的《員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。

本管理辦法經(jīng)總經(jīng)理批準后，由管理部實施。

管理部 2016.10.26

第五篇：人事檔案管理辦法

第一章 基本原則

第一條　為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為我公司各項工作服務，根據(jù)中共中央組織部、國家檔案局發(fā)布的《干部檔案工作條例》（組通字［1991］13號），特制定本辦法。

第二條　人事檔案工作是企業(yè)組織人事工作的重要組成部分，也是企業(yè)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針、政策是為先賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用干部服務的。

第三條　人事檔案是企業(yè)人事管理等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，是反映個人成長歷史的憑證和依據(jù)，應由公司人力資源處人事檔案室集中統(tǒng)一管理。

第四條　在人事檔案管理工作中，必須嚴格貫徹執(zhí)行黨和國家的有關檔案保密的法規(guī)和制度，嚴密保管，確保檔案的完整與安全。

第二章 體制、任務和人事檔案干部

第五條　人事檔案是企業(yè)檔案的一個組成部分，集中納入人力資源處統(tǒng)一管理，業(yè)務工作接受公司黨委領導和上級有關業(yè)務部門的檢查指導。

第六條　人事檔案室的任務是貫徹落實黨和國家關于人事檔案工作的方針政策、制定企業(yè)人事檔案工作規(guī)章制度，負責接收、鑒別、整理、保管、轉遞、提供利用公司各級員工的人事檔案。

第七條　人事檔案工作人員要認真學習馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，作風正派，責任心強，刻苦鉆研業(yè)務，不斷提高政治、業(yè)務素質，努力做好本職工作。

第三章 人事檔案材料的收集范圍與歸檔要求

第八條　為了使人事檔案能夠真實地全面地反映個人全貌，人事檔案室要經(jīng)常通過有關部門收集全公司員工的工作調配、干部任免、職稱職務評聘、考察、考核、培訓、獎懲、工資待遇等工作中形成的反映個人德、能、勤、績的文件材料，充實檔案內容。具體收集歸檔范圍見附件。

第九條　公司各級黨委（總支）、各廠、各處室（科室）要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，并由各單位黨委（總支）的人事干事、組織干事負責收集各單位的歸檔材料，屬于歸檔范圍的人事檔案材料，在材料形成后，經(jīng)有關部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔，員工在公司工作期間形成的各類材料必須在離公司前全部移交檔案館。

第十條　收集的人事檔案材料，必須經(jīng)過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實準確，完整齊全，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備、具有保存價值。需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字后方能歸入人事檔案。

第十一條　不屬于檔案范圍的材料，不得擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可分別情況予以處理。凡銷毀材料必須詳細登記，并報請人力資源處負責人審查批準，由專人負責監(jiān)銷。

第十二條　人事檔案材料，須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和復寫紙書寫。

第四章 人事檔案的管理和利用

第十三條　人事檔案室對收集的人事檔案材料按規(guī)定進行整理，并按在職人員檔案、離退休人員檔案、死亡檔案進行分類、編號、排架。人事檔案室對不屬于上述范圍人員的人事檔案應進行代管，并按有關部門的規(guī)定收取管理費。

第十四條　對人事檔案應建立登記和統(tǒng)計制度，建立各類檔案名冊。每半年檢查核對一次檔案，做到檔號與檔案名冊編號一致，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。嚴格執(zhí)行保密制度，確保檔案的絕對安全和準確無誤。

第十五條　根據(jù)安全保密，便于查找的原則，人事檔案應嚴密科學地保管。檔案庫房應是堅固的，具有八防等安全設施和措施的專用檔案庫房，配置鐵質檔案柜。庫房內應保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。

第十六條　檔案卷皮，目錄和檔案袋的樣式、規(guī)格按標準制作，干部檔案的整理嚴格按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理工作細則》和有關規(guī)定執(zhí)行。

第十七條　嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案干部不得保管本人和親屬的檔案。不得在電話里泄露檔案內容。

第十八條　做好檔案管理的各項基礎工作，編制檢索工具，逐步實現(xiàn)人事檔案的現(xiàn)代化管理，便于提供利用。

第十九條　凡需從人事檔案中取證或辦理公證，必須由人事檔案室辦理。有關材料應認真核實簽署意見并加蓋“濟南啤酒集團總公司人力資源處”公章，方能有效。

第二十條　對人事檔案的接收、傳遞必須嚴格手續(xù)，有案可查。查借閱人事檔案應嚴格按檔案室制定的《人事檔案查(借)閱制度》辦理。

第五章 檔案的轉遞

第二十一條　人事檔案應通過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，不準郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事或組織部門出具的介紹信，一般介紹不予辦理。

第二十二條　如《調檔通知》調出人員要求轉遞檔案，必須經(jīng)人力資源處負責人同意簽署意見方可轉出。有關部門同時把本人的現(xiàn)實表現(xiàn)、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室，由人事檔案室統(tǒng)一轉遞。檔案轉出后，逾期一個月未見對方退回回執(zhí)應寫信催回，以防丟失。

第二十三條　為使人事檔案能夠隨著公司的人事變動，干部職務變動而及時調整，公司人力資源處應將人事變動情況、干部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案后，人力資源處應及時通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關部門應在一個月以內追回檔案，最多不超過三個月。

第二十四條　公司員工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到人力資源處轉來的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管；但要從處理決定下達之日算起，按有關部門的收費規(guī)定收取檔案保管費。