第一篇：應(yīng)急狀態(tài)下，怎樣處理公文更科學(xué)？

在抗震救災(zāi)、應(yīng)對公共衛(wèi)生事件、處置群體性事件等應(yīng)急狀態(tài)下，公文處理往往辦理時間緊、專業(yè)性強(qiáng)、急密件多、質(zhì)量要求高，對快速反應(yīng)、安全運(yùn)轉(zhuǎn)、高效辦理提出了更嚴(yán)標(biāo)準(zhǔn)。四川成都市委辦公廳堅持“制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化”理念，對應(yīng)急狀態(tài)下公文處理由“粗放型”向“精細(xì)化”的實踐進(jìn)行系統(tǒng)總結(jié)，初步形成了一套機(jī)制，結(jié)合此次應(yīng)對新冠肺炎疫情作了新的探索與思考。

一、收文堅持“四個一”，確?？旖莅踩?/p>

一套流程實現(xiàn)快研快辦。人員分班值守、24小時在崗，專人負(fù)責(zé)前端收文并重點(diǎn)研判緊急程度，實行“紅、黃、綠”標(biāo)注區(qū)分，紅件即辦、黃件平辦、綠件緩辦。

一體運(yùn)行實現(xiàn)高效運(yùn)轉(zhuǎn)。急件壓縮層層審簽環(huán)節(jié)，需提擬辦意見的緊急公文，領(lǐng)導(dǎo)下沉實行集中會商研判，扁平辦理。密件內(nèi)網(wǎng)傳輸、普件內(nèi)外網(wǎng)兼用，第一時間網(wǎng)發(fā)送簽，即收即辦即送。非涉密閱知性緊急公文，及時掃描制作電子版網(wǎng)發(fā)領(lǐng)導(dǎo)掌握。

一次調(diào)整實現(xiàn)安全有序。原則上不收發(fā)紙質(zhì)文件，對必需紙質(zhì)交換件縮減交換時間和頻次，配置使用紫外線、臭氧文件消毒柜等專用消殺設(shè)備，并在文件中轉(zhuǎn)點(diǎn)設(shè)置安全箱，文件均密封投遞，實現(xiàn)人員“無接觸式配送”。

一本臺賬實現(xiàn)可溯可查。區(qū)分類別、主題，全覆蓋建立上級發(fā)文、本級文件、各地各部門來文臺賬，及時收集整理其他地區(qū)動態(tài)信息，做好信息化留存。

二、發(fā)文堅持“兩提前兩簡化”，確保合法合規(guī)

提前介入發(fā)文流程。完善發(fā)文申報機(jī)制：一方面，堅持未經(jīng)市委辦公廳審核同意的，不得擅自在文件送審時請示以市委（或市委辦公廳）文件印發(fā)；另一方面，堅持關(guān)口前移、靠前服務(wù)，圍繞發(fā)文必要性、合理性等提前溝通把關(guān)，對緊急發(fā)文開設(shè)“綠色通道”辦理。細(xì)化在疫情防控期間可發(fā)文件的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)格，同時靈活用好市政府（或市政府辦公廳）、市級部門聯(lián)合發(fā)文等多種發(fā)文主體。

提前開展前置審核。提請發(fā)文前深度介入文件審核，著重把好政治政策關(guān)、法律權(quán)限關(guān)、文字程序關(guān)，并將審核意見一次性反饋來文單位，實現(xiàn)改審?fù)?、邊改邊審。原須提請市委常委會會議審議的發(fā)文事項，若以各市委常委傳簽方式審定，則同步開展意見征求和合法性審查。

簡化相關(guān)材料。改變以往需一次性全套提供發(fā)文請示或函、發(fā)文申請表、起草說明、合法性審查材料等書面要件的發(fā)文模式，情況特別緊急的，經(jīng)審核符合相關(guān)規(guī)定后可先行受理，相關(guān)實物要件可在一周內(nèi)補(bǔ)齊。

簡化審簽流程。黨政聯(lián)合行文實行同步送簽、雙向反饋、邊簽邊校、簽畢即發(fā)，折疊審簽程序，確保急件發(fā)文當(dāng)日完成。

三、擬文堅持“三個模式”，確保高質(zhì)高效

優(yōu)化完善專班擬稿模式。打破業(yè)務(wù)部門先起草代擬稿、層層審簽的常規(guī)模式，堅持集中骨干、專班專責(zé)，與業(yè)務(wù)部門一體聯(lián)動、協(xié)同作業(yè)，避免文稿“空轉(zhuǎn)”、“來回”旅行。

優(yōu)化完善學(xué)習(xí)提能模式。堅持深學(xué)精讀政策文件、旁聽重要會議、參與領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研活動，充分研判把握政策風(fēng)向、形勢變化、領(lǐng)導(dǎo)意圖，同時加強(qiáng)文稿模塊化解析，及時復(fù)盤總結(jié)和反饋。

優(yōu)化完善資料儲備模式。加強(qiáng)擬文任務(wù)預(yù)判，前瞻建立完善信息資料庫，收集整理上級政策、友鄰動態(tài)、下級底數(shù)，動態(tài)更新、云端共享。

四、應(yīng)急狀態(tài)下公文處理應(yīng)把握好“三對關(guān)系”

應(yīng)急狀態(tài)下公文處理雖可“特事特辦”，但總體仍需重點(diǎn)把握好三對關(guān)系，確保精細(xì)保障、精準(zhǔn)服務(wù)好黨委科學(xué)決策。

效率與質(zhì)量的關(guān)系。應(yīng)急狀態(tài)下公文處理側(cè)重“效率優(yōu)先”，但在注重“效率”的同時應(yīng)兼顧“質(zhì)量”，實現(xiàn)“忙而不亂、忙而不錯”。要全面核準(zhǔn)、多方了解背景信息，學(xué)會“關(guān)起門當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)”，確保擬辦意見表達(dá)精準(zhǔn)，文件制發(fā)“上接天線、下接地氣”。定期“回頭”系統(tǒng)梳理缺少審簽要件的文件，集中統(tǒng)一補(bǔ)簽后歸檔，確保公文處理完整閉環(huán)。研究應(yīng)急狀態(tài)下規(guī)范性文件前置審核辦法，積極動員專業(yè)化力量深度介入文件合法性審查，從源頭上確保政令統(tǒng)一、于法周延。

統(tǒng)籌與協(xié)同的關(guān)系。應(yīng)急狀態(tài)下既要各司其職，更要樹立“一盤棋”思維，整合資源、凝聚力量、抓好統(tǒng)籌。增加市“四大班子”秘書長聯(lián)席會頻次，適時通報工作動態(tài)，加強(qiáng)與市政府辦公廳、業(yè)務(wù)部門溝通聯(lián)系，強(qiáng)化協(xié)調(diào)配合。打破市委辦公廳內(nèi)各處室業(yè)務(wù)界限，組建應(yīng)急工作專項小組一體管理、一體使用，根據(jù)任務(wù)不同，靈活調(diào)整專班人員結(jié)構(gòu)，形成規(guī)范有序、分工合理的工作格局，同時科學(xué)合理輪崗輪休。強(qiáng)化補(bǔ)位意識，在站好崗、盡好責(zé)之時，進(jìn)一步樹牢“辦公廳是一個整體”的意識，工作中主動相互提醒補(bǔ)位，當(dāng)好“流動的補(bǔ)丁”。

便捷與保密的關(guān)系。應(yīng)急狀態(tài)下實行無紙化辦公和遠(yuǎn)程移動辦公，可有效減少紙質(zhì)文件傳遞周轉(zhuǎn)時間，提高辦文效率，同時必須確保信息傳輸中保密、留痕、歸檔、銷毀全程安全可靠。建立健全信息化和電子文件管理工作機(jī)制，細(xì)化應(yīng)急期間文件保密規(guī)定，明確要求使用協(xié)同辦公系統(tǒng)、多人視頻會議等信息化方式僅限處理非密公務(wù)，定期銷毀文件在網(wǎng)絡(luò)的傳輸記錄，重要文件以紙質(zhì)形式保存歸檔，最大可能地保障公文處理迅速快捷和信息傳輸安全。豐富信息技術(shù)手段，探索推行虛擬專用網(wǎng)絡(luò)（VPN）技術(shù)，實現(xiàn)手機(jī)端與電腦端操作功能等同，更好適應(yīng)應(yīng)急工作環(huán)境和狀態(tài)。

第二篇：公文處理

公文辦理

第二十三條 公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。

第二十四條 收文辦理主要程序是：

（一）簽收。對收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，核對無誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時間。

（二）登記。對公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。

（三）初審。對收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是：是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否已經(jīng)協(xié)商、會簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時退回來文單位并說明理由。

（四）承辦。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見報本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時限。承辦部門對交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時辦理，有明確辦理時限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時限內(nèi)辦理完畢。

（五）傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時送傳閱對象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

（六）催辦。及時了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。

（七）答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時答復(fù)來文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。

第二十五條 發(fā)文辦理主要程序是：

（一）復(fù)核。已經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核；需作實質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報原簽批人復(fù)審。

（二）登記。對復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。

（三）印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場所印制。

（四）核發(fā)。公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。

第二十六條 涉密公文應(yīng)當(dāng)通過機(jī)要交通、郵政機(jī)要通信、城市機(jī)要文件交換站或者收發(fā)件機(jī)關(guān)機(jī)要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。

第二十七條 需要?dú)w檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。兩個以上機(jī)關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，相關(guān)機(jī)關(guān)保存復(fù)制件。機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)的，在履行所兼職務(wù)過程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)歸檔。

公文管理

第二十八條 各級黨政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立健全本機(jī)關(guān)公文管理制度，確保管理嚴(yán)格規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。

第二十九條 黨政機(jī)關(guān)公文由文秘部門或者專人統(tǒng)一管理。設(shè)立黨委（黨組）的縣級以上單位應(yīng)當(dāng)建立機(jī)要保密室和機(jī)要閱文室，并按照有關(guān)保密規(guī)定配備工作人員和必要的安全保密設(shè)施設(shè)備。

第三十條 公文確定密級前，應(yīng)當(dāng)按照擬定的密級先行采取保密措施。確定密級后，應(yīng)當(dāng)按照所定密級嚴(yán)格管理。絕密級公文應(yīng)當(dāng)由專人管理。

公文的密級需要變更或者解除的，由原確定密級的機(jī)關(guān)或者其上級機(jī)關(guān)決定。

第三十一條 公文的印發(fā)傳達(dá)范圍應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機(jī)關(guān)的要求執(zhí)行；需要變更的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。

涉密公文公開發(fā)布前應(yīng)當(dāng)履行解密程序。公開發(fā)布的時間、形式和渠道，由發(fā)文機(jī)關(guān)確定。

經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機(jī)關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。第三十二條 復(fù)制、匯編機(jī)密級、秘密級公文，應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)定并經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。絕密級公文一般不得復(fù)制、匯編，確有工作需要的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)或者其上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。

復(fù)制、匯編的公文視同原件管理。復(fù)制件應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)戳記。翻印件應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)名稱、日期。匯編本的密級按照編入公文的最高密級標(biāo)注。

第三十三條 公文的撤銷和廢止，由發(fā)文機(jī)關(guān)、上級機(jī)關(guān)或者權(quán)力機(jī)關(guān)根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)決定。公文被撤銷的，視為自始無效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。

第三十四條 涉密公文應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機(jī)關(guān)的要求和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行清退或者銷毀。

第三十五條 不具備歸檔和保存價值的公文，經(jīng)批準(zhǔn)后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷。個人不得私自銷毀、留存涉密公文。

第三十六條 機(jī)關(guān)合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理；機(jī)關(guān)撤銷時，需要?dú)w檔的公文經(jīng)整理后按照有關(guān)規(guī)定移交檔案管理部門。

工作人員離崗離職時，所在機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)督促其將暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。第三十七條 新設(shè)立的機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)向本級黨委、政府的辦公廳（室）提出發(fā)文立戶申請。經(jīng)審查符合條件的，列為發(fā)文單位，機(jī)關(guān)合并或者撤銷時，相應(yīng)進(jìn)行調(diào)整。

對密級文件要做到： 密件的運(yùn)轉(zhuǎn)要密來密去 密件的處理要緊鑼密鼓 密件的閱者要秘而不宣 密件的放置要密不可分 密件的管理要萬無一失 對密件的管理存在的一些問題

1、隨意攜帶涉密公文外出

2、確定、變更、解除不規(guī)范

3、使用非涉密計算機(jī)和移動存儲介質(zhì)存儲涉密公文

4、長期留個人手中

5、當(dāng)廢品出賣

第三篇：公文處理

第三章 公文處理 第一節(jié)

公文的擬制

1.公文擬制包括哪些程序？應(yīng)當(dāng)做到哪些？

公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。應(yīng)做到：

（1）符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。

（2）一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。（3）內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述 準(zhǔn)確，文字精煉。

（4）文種正確，格式規(guī)范。

（5）深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽取意見。

（6）公文涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，起草單位必須征求相關(guān)地區(qū)或者部門意見，力求達(dá)成一致。

（7）機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文起草工作。2.什么是草擬？什么是會簽？

草擬也稱擬稿，即起草公文，它是形成文件的首要環(huán)節(jié)。

會簽也稱會稿，是持草擬的公文與有關(guān)部門會商審稿。3.什么是審核、審核的重點(diǎn)有哪些？

審核又稱核稿，即在撰擬的文稿送交領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，對其所做的全面檢查和修改。審核的重點(diǎn)是：

（1）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確；

（2）內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行；（3）涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見；

（4）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計量單位和標(biāo)點(diǎn)符號等用法是否規(guī)范；（5）其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。4.什么是簽發(fā)、有什么要求？

簽發(fā)是指發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人對文稿審定后批注發(fā)文意見并簽署自己名字的過程。簽發(fā)是制文階段的最后決定性環(huán)節(jié)。

簽發(fā)的要求有：（1）簽發(fā)前應(yīng)對文稿作全面的審查；

（2）對需修改的問題，若工作量不大，可直接修改；若工作量較大，可作出批示，請擬稿人或復(fù)審人修改后再審批；

（3）簽發(fā)人簽署意見時，主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期。同時，書寫材料應(yīng)符合存檔要求，不能用圓珠筆、鉛筆和紅筆，也不要把意見簽在裝訂線內(nèi)。

5.簽發(fā)的權(quán)限是什么？

簽發(fā)的權(quán)限是指機(jī)關(guān)單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)文件的審批權(quán)限與職責(zé)分工。（1）公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)；

（2）重要文件和上行文由機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)；

（3）黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府授權(quán)制發(fā)的公文，由授權(quán)機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)或按有關(guān)規(guī)定簽發(fā)；

（4）聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人會簽。

注意：簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。

第二節(jié) 公文辦理

1.公文辦理包括哪些內(nèi)容？

公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔 2.什么是收文辦理？它有哪些程序？

收文辦理是指對收到的公文進(jìn)行簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等過程，其中可分為收進(jìn)階段和閱辦階段2部分。

收進(jìn)階段包括：文件的簽收、拆封和登記

閱辦階段包括：初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)等環(huán)節(jié) 收文辦理主要程序是：

（1）簽收（2）登記（3）初審（4）承辦（5）傳閱（6）催辦（7）答復(fù) 經(jīng)審核，出現(xiàn)以下三種情況應(yīng)當(dāng)分別如下處理：

（1）對符合規(guī)定的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)及時提出擬辦意見送負(fù)責(zé)人批示或交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。

（2）對不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時退回來文單位并說明理由；

（3）對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的，應(yīng)及時退回交辦的秘書部門并說明理由。

3.發(fā)文辦理主要程序有哪些？ 復(fù)核、登記、印制、核發(fā) 4.涉密公文應(yīng)怎么處理？

涉密公文應(yīng)當(dāng)通過機(jī)要交通、郵政機(jī)要通信、城市機(jī)要文件交換站或者收發(fā)件機(jī)關(guān)機(jī)要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞，通過密碼電報或者符合國家保密規(guī)定的計算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。

5.需要?dú)w檔的公文及有關(guān)材料應(yīng)怎么處理？

（1）需要?dú)w檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定，及時收集齊全、整理歸檔。

（2）兩個以上機(jī)關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，相關(guān)機(jī)關(guān)保存復(fù)制件。

（3）機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)的，在履行所兼職務(wù)過程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)歸檔。

第三節(jié)

辦畢公文的處理

1.辦畢公文處理的內(nèi)容主要包括哪些？

辦畢公文處理的內(nèi)容主要包括：清理與清退、利用與保管、立卷與歸檔等 2.公文清退的含義及范圍是什么？

含義：辦畢的文件要進(jìn)行立卷歸檔，首先要按規(guī)定將留在各個工作人員手中的文件收起來，這就是文件的清退工作。

清退工作包括發(fā)文機(jī)關(guān)收回需退文件和收文機(jī)關(guān)文書人員收回傳閱、送閱文件。

范圍：應(yīng)清退的文件一般包括涉密文件、有重大錯誤的文件、送領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員傳閱的文件、征求意見的文件、審閱意見的文件、審閱文件和未經(jīng)本人審閱的領(lǐng)導(dǎo)同志講話材料等。3.公文清退的手續(xù)有哪些？

（1）通知清退

1）機(jī)密文件的清退：由文件印發(fā)部門填寫“文件清退通知單”

2）傳閱、送閱文件的清退：領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門人員審閱后，由

文書人員負(fù)責(zé)收回

3）征求意見文件的清退：在文件標(biāo)題旁注明“征求意見稿”

4）有重大錯誤文件的清退：及時收回

5）其他文件的清退：必須收回的文件，均應(yīng)在發(fā)出時注明退回期限，并在文件上加蓋“閱后退回”戳。（2）清點(diǎn)核對

文書人員根據(jù)“文件清退通知單”或收文登記簿等對各部門退來的文件進(jìn)行仔細(xì)核對。（3）清退交接

4.公文的保管方法是社么？

文件的保管應(yīng)堅持按立卷類目、平時歸卷、正式立卷、按期歸檔的工作步驟和方法進(jìn)行。

5.公文的立卷歸檔的含義及意義是什么？

含義：公文立卷歸檔，是指把一年內(nèi)已辦畢的具有查考、保存價值的公文，在平時歸卷的基礎(chǔ)上，加以系統(tǒng)整理，組成一個個案卷，轉(zhuǎn)化為檔案保存。

意義：（1）公文組成案卷，便于查找利用；

（2）公文組成案卷，有利于保護(hù)公文；

（3）公文組成案卷，為檔案工作奠定基礎(chǔ)。6.公文立卷的基本原則是什么？

基本原則是：遵循公文形成的規(guī)律，保持公文之間的歷史聯(lián)系，把握重點(diǎn)，區(qū)分公文的保存價值，便于保管和利用。7.公文立卷歸檔的范圍是什么？

公文立卷工作由文書部門負(fù)責(zé)，檔案部門應(yīng)對公文立卷歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。

凡本機(jī)關(guān)、單位工作活動中辦理完畢的具有保存價值的各種文件材料，均應(yīng)立卷歸檔。

第四篇：公文處理注意事項

公文處理注意事項

一、發(fā)文管理應(yīng)注意的事項：

（一）擬稿

1.公文擬稿要注意用A4紙，WORD頁面設(shè)置為上3.7、下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米。

2.公文標(biāo)題用小標(biāo)宋二號字（不需要加粗）。公文正文用仿宋體三號字。如果文中有標(biāo)題需要強(qiáng)調(diào)，不能用仿宋加粗，而應(yīng)該用黑體三號字。段落行距為固定值30磅。

3.電子公文不需要落款，成文時間必須要用中文格式。例如：“二○○四年十月十二日”。

4.人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確，引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號，發(fā)文字號在文件的標(biāo)題后用圓括號注明。例如：“《紹興市國家稅務(wù)局關(guān)于2004年××××工作開展情況的通報》（紹市國稅辦〔2004〕444號）”。

5.草擬公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，完畢。

二、發(fā)文處理

擬稿。各科室、單位擬稿人在擬稿時，必須先正確填寫“文頭紙”欄下的各個項目，標(biāo)注主題詞可使用“自動標(biāo)引”功能，并根據(jù)主題詞標(biāo)引的規(guī)定進(jìn)行調(diào)整。進(jìn)入“正文、附件”欄后，先編輯正文，再編輯附件，與本文件相關(guān)的參考文件，應(yīng)在“外收文登記簿”中選擇，建立關(guān)聯(lián)，以便審核、簽批參閱。正文和附件的編輯原則上應(yīng)由擬稿人輸入，擬稿人經(jīng)檢查確認(rèn)起草完畢后，將文件發(fā)送本部門負(fù)責(zé)人初審。擬稿人起草的文件凡可以公開的，應(yīng)設(shè)定為共享文件，以便其它工作人員查詢。

審稿。部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)“初審”。初審公文，應(yīng)通過“編輯”功能進(jìn)入計算機(jī)文稿，認(rèn)真審閱，并產(chǎn)生初審版本后在“領(lǐng)導(dǎo)審批”欄明確簽署意見，審批意見的詳細(xì)內(nèi)容寫入“審批內(nèi)容”欄。審批后，審批人應(yīng)在“簽名”欄用密碼簽名，按“確認(rèn)”鍵退出。需其它部門會簽的文件，應(yīng)在會簽欄中選擇會簽部門，在送辦公室核稿前發(fā)送給有關(guān)部門。會簽部門在會簽時應(yīng)通過“編輯”功能審閱計算機(jī)文稿，產(chǎn)生會簽版本后在文件稿頭紙上用密碼簽名，并發(fā)回擬稿部門。擬稿部門在確認(rèn)會簽完畢無誤后，將文件按規(guī)定發(fā)送辦公室審核。如需外單位會簽的文件應(yīng)由主辦部門負(fù)責(zé)。外單位會簽完畢后，主辦部門應(yīng)先將外單位會簽文稿送局領(lǐng)導(dǎo)審閱確認(rèn)，然后將外單位會簽意見輸入計算機(jī)文稿，按規(guī)定程序送辦公室審核后報局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。送外單位會簽的紙質(zhì)文稿應(yīng)送辦公室歸檔。

核稿。公文經(jīng)部門負(fù)責(zé)人初審后，應(yīng)根據(jù)文件的類型分別發(fā)送法規(guī)部門復(fù)審或辦公室秘書初核。凡涉稅規(guī)范性文件應(yīng)先送法規(guī)部門復(fù)審，其余文件直接送辦公室核稿。法規(guī)部門復(fù)審后，應(yīng)發(fā)回主辦部門。辦公室秘書初核后，根據(jù)局領(lǐng)導(dǎo)分工發(fā)送簽發(fā)。重要文稿由辦公室負(fù)責(zé)人復(fù)核后再發(fā)送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。辦公室核稿后，必須產(chǎn)生相應(yīng)的會簽版本、初核版本和復(fù)核版本，并在“文頭紙”上相應(yīng)的審核欄內(nèi)，用密碼簽名。對不需發(fā)文或需作較大修改的文稿應(yīng)在寫明意見并簽名后退回主辦部門。各單位每個工作日必須打開本單位的部門信箱，注意接受發(fā)來的電子文件。各單位接到電子文件后要及時按辦文程序處理，不得延壓。

公文處理常識

【公文排版規(guī)格是怎樣定的?】

公文排版的規(guī)格：正文用3號仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用3號小標(biāo)宋體字或黑體字，一般 每頁排22行，每行排28個字。

【如何確定行文關(guān)系?】

各級各類行政機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文關(guān)系，除重大緊急情況外，一般不得越級請示和報告。

【哪些部門、機(jī)關(guān)和單位可以聯(lián)合行文?】

以下部門、機(jī)關(guān)和單位可以聯(lián)合行文：一是同級政府、同級政府各部門可以聯(lián)合行文；二是上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；三是政府與同級黨委和軍隊機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；四是政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；五是政府部門與同級人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。 【聯(lián)合行文有些什么規(guī)則?】

聯(lián)合行文有兩條規(guī)則：一是必須是涉及兩個以上部門職權(quán)范圍內(nèi)的事；二是必須明確主辦部門。

【“請示”性公文應(yīng)注意哪些問題?】

給上級機(jī)關(guān)的“請示”性公文應(yīng)注意四個問題：一是“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；二是一般只寫一個主送機(jī)關(guān)；三是需要同時送其它機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機(jī)關(guān)；四是不得將“請示”夾帶在“報告”里，因“請示”必須批復(fù)，而“報告”則不必批復(fù)。

【單一發(fā)文的印章怎么蓋?】

單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識成文日期(成文日期標(biāo)識位置前已述)，加蓋印章應(yīng)上距正文1行字之內(nèi)，端正、居右下壓成文時間，就是說上不壓正文，下要騎年蓋月。當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文

字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。印章用紅色。

【兩個單位聯(lián)合行文的印章怎么蓋?】

當(dāng)聯(lián)合行文需蓋兩個印章時，落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，主辦機(jī)關(guān)印章在前，兩個印章橫排 均壓成文日期。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3MM。

【三個以上單位聯(lián)合行文的印章怎么蓋?】

當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，落款處應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序 排列署在相應(yīng)位置，再把印章加蓋或套印在其上。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不能超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章上下、左右之間不 能相交或相切。

【公文最后一頁不能容下印章位置時怎么辦?】

當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的辦法加以解決，務(wù) 使印章與正文末尾同處在一頁上，不得采取標(biāo)識“(此頁無正文)”的方法解決。

【什么是主題詞?】

主題詞是用于揭示公文內(nèi)容，便于公文檢索查詢的規(guī)范化詞。標(biāo)注主題詞是文書部門和檔案 部門相互銜接的一項工作。公文主題詞通常由公文制發(fā)機(jī)關(guān)的最高行政主管機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)制定和 發(fā)布。

【怎樣標(biāo)識主題詞?】

這里說的主題詞是指全角冒號后邊的內(nèi)容。按照《國務(wù)院公文主題詞表》規(guī)定，依次以類別詞、類屬詞和文種三部分標(biāo)注，一般不超過5個，不少于3個。如省政府轉(zhuǎn)發(fā)國務(wù)院關(guān)于發(fā)布《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的通知一文，標(biāo)注的主題詞是“文秘工作 公文 辦法 通知”?！拔拿毓ぷ鳌笔穷悇e詞，“公文辦法”是類屬詞，“通知”則是文種。在通常情況下，類別詞在《國務(wù)院公文主題詞表》里面都有，只有一些特殊內(nèi)容的公文沒有類屬詞，需要辦文的部門自己編寫。凡是自己編寫的類屬詞，必須在詞的后邊加一個三角符號，以說明這是自己編寫的類屬詞。

【公文用紙的幅面尺寸是怎么規(guī)定的?】

公文用紙采用GB／T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm，尺寸的允許偏 差為±3mm。

【公文頁邊與版心尺寸是怎么規(guī)定的?】

我國公文用紙由長期以來一直沿用的16開型改為國際標(biāo)準(zhǔn)紙型A4型后，公文的頁邊與版心尺寸也作了新的規(guī)定，具體是：

公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為37mm±1mm。

公文用紙訂口(左白邊)為28mm±1mm

版心尺寸為156mm×225mm(不含頁碼)。

行政公文處理有關(guān)常識及要求

一、公文種類及其適用范圍 主要行政公文劃分如下：

上行文：{請示、報告}

下行文：{指令類：命令批復(fù)}

{告知類：公告 布告 通告 通報 }

{泛用類：通知 決定 決議 紀(jì)要}

平行文：函和某些通知，紀(jì)要

1、決定

用于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對重大事項、主要事項做出安排。例：《ХХ學(xué)校關(guān)于設(shè)立ХХ獎學(xué)金的決定》

2、通知

用于任免干部，傳達(dá)上級機(jī)關(guān)的指示，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下

級機(jī)關(guān)公文，發(fā)布要求下級機(jī)關(guān)需和有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項。批轉(zhuǎn)性通知：可批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)，批轉(zhuǎn)要表明態(tài)度，提出要求。轉(zhuǎn)發(fā)一般不表態(tài)，但可補(bǔ)充規(guī)定，或提出具體貫徹意見。事項性通知：告知有關(guān)科室及教職工使全體人員知照。

例：《關(guān)于ХХ節(jié)日放假的通知》《關(guān)于召開ХХ會議的通知》

3、通報

用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神，交流重要情況。例：《關(guān)于表彰ХХ同學(xué)的通報》 《關(guān)于學(xué)校治安情況的通報》

4、報告

用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。報告可以一文多事。工作報告：由做了什么工作，取得什么成績和今后有什么打算三個部份構(gòu)成正文。情況報告：由介紹情況，指出問題和提出建議三個部份構(gòu)成正文，重點(diǎn)在介紹情況。

建議報告：常用于業(yè)務(wù)主管部門向行政機(jī)關(guān)提出工作建議和制訂具體措施，其結(jié)語用“以上報告如無不妥，請批轉(zhuǎn)”。

5、請示

下級就某個具體問題或某項工作，直接向上級領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)主管部門提出請求，予以解決和答復(fù)的公文。

請示的正文包括請示理由，要求一文一事，一頭請示，不送個人，不得抄送。（請示若背景材料較多，可將其作為附件）結(jié)尾一般要寫“以上請示當(dāng)否請批示”或“特此請示，請批復(fù)”。報告和請示的區(qū)別：

（1）從發(fā)文目的看，報告不要求上級給予回復(fù)，而請示帶有祈請性。（2）從發(fā)文的內(nèi)容看，報告是為了反映情況或答復(fù)詢事以陳述為主要內(nèi)容。而請示中的陳述（請示理由）則是為事項服務(wù)，不是公文的主要內(nèi)容。此外，報告可以一文多事，請示則應(yīng)一文一事。

（3）從發(fā)文時間來看，報告是在事先事后發(fā)出都可，而請示必須是在事先發(fā)出，作出具體的事項安排。

6、批復(fù)

用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項。

7、函

適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有頭主管單位請求批準(zhǔn)等。

8、會議紀(jì)要

用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項。是根據(jù)會議主要精神，依照會議原始記錄和一定目的綜合整理形成的。比較重要的多次專門工作會議座談會以及一般例行的辦公會等，都可以用紀(jì)要來傳達(dá)會議精神或會議要求落實和具體事項。例：《ХХ學(xué)校校長辦公會議紀(jì)要》

二、公文格式

（一）一般格式規(guī)定

1、文頭：應(yīng)用版頭“ХХ學(xué)校文件”（紅字）發(fā)文字號居中位置。由發(fā)文字號（單位代字）、發(fā)文年份（用中括號）和發(fā)文序號組成。版頭與正文之間有紅線隔開。例：省句中發(fā)〔2008〕6號

2、正文：包括標(biāo)題，主送機(jī)關(guān)，正文，附件，發(fā)文單位，發(fā)文時間和印章。

A標(biāo)題，公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。

B主送機(jī)關(guān)，上行文一般只能有一個主送機(jī)關(guān)，一些周知性的公文（通告、決定）一般不寫主送機(jī)關(guān)。

C正文，開頭及節(jié)起應(yīng)空兩格，文件中的數(shù)字前后一致，使用漢字或阿拉伯?dāng)?shù)字。

D附件，寫在正文之后，簽署發(fā)文機(jī)關(guān)和日期之前，要求寫明附件名稱和順序，隨同公文一并發(fā)出。

E發(fā)文單位，要署全稱或規(guī)范化簡稱。如果公文正文占滿頁面，只能另頁空白紙上標(biāo)示發(fā)文單位時，則要在落款之前空白處用括號“（此頁無正文）”字樣，然后才署上發(fā)文單位名稱。

F發(fā)文日期，寫公文生效的法定時間，要求用漢字書寫年份，不能簡寫。凡由單位發(fā)出的公文，以單位領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。會議通過的文件，以通過日期為準(zhǔn)。G印章：上沿不要壓住正文，下沿接觸發(fā)文時間。

H文件尾部格式：包括主題詞，抄送，范圍應(yīng)恰當(dāng)準(zhǔn)確。抄送：給有關(guān)部門。

（二）有關(guān)規(guī)定

1、發(fā)文單位標(biāo)識

應(yīng)當(dāng)使用本單位全稱；聯(lián)合行文，主辦單位排列在前。

2、發(fā)文字號

聯(lián)合行文只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號。凡以本單位名義制定的公文，均由辦公室統(tǒng)一編號。

3、簽發(fā)人

上行文應(yīng)當(dāng)在發(fā)文字號右側(cè)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。其中，“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人姓名和電話。

4、標(biāo)題

由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱及公文正題和文種組成。除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。

5、主送單位

即公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。位于正文上方，頂格排印。

6、正文

即公文的主體，用于表述公文內(nèi)容。

7、附件說明

即對附件名稱和順序的標(biāo)注，應(yīng)當(dāng)置于正文之后，發(fā)文單位署名之前。

8、成文日期

以負(fù)責(zé)簽發(fā)日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日，位于發(fā)文單位署名右下方。

9、印章

除會議紀(jì)要和印制的特定版頭的普發(fā)性公文外，公文應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文單位印章。加蓋發(fā)文單位印章時可不用發(fā)文單位標(biāo)識。用印位置在成文日期的上側(cè)，要求上不壓正文，下在騎年蓋月。聯(lián)合行文時，要加蓋所有行文單位印章，并把主辦單位印章排列在前。

10、附注

即需要說明的其他事項，應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。

11、附件

即對主件涉及事項的說明性或補(bǔ)充性文字與材料，應(yīng)當(dāng)置于主件之后，與主件裝訂在一起。

12、主題詞

上行文按上級機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞,其它公文按《公文主題詞表》（可上網(wǎng)查）的要求標(biāo)注。

13、抄送單位

指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位。只用抄送，不用抄報。

14、印制版記

由公文印制部門（即××學(xué)校辦公室）、印發(fā)日期和份數(shù)組成，位于公文末頁下端。

15、發(fā)文字號的主要形式與適用范圍。（1）“句二中發(fā)〔2008〕 ×號”用于請示、報告、通知、通告、意見等公文。（2）“句二中函〔2008〕 ×號”用于發(fā)出的函、答復(fù)等公文。

三、行文要求

1、本校可向校內(nèi)一下級相關(guān)部門行文。本校內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，不得對外正式行文。

2、屬于本校職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，可由本校自行行文。經(jīng)市教育局同意后由本校行文的，文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)市教育局同意。

3、與其他部門聯(lián)合行文時，對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致的，本校不得自行向下行文。

四、公文起草

1、以本校名義制發(fā)的文件，按業(yè)務(wù)范圍，由有關(guān)處、室撰稿。文件起草前，分管副校長要組織有關(guān)處、室，對文件內(nèi)容進(jìn)行深入的調(diào)查和充分的研究；必要情況下，由相關(guān)處室擬出寫作提綱并送分管領(lǐng)導(dǎo)審定后，再組織撰寫。

2、起草公文的基本要求

（1）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、學(xué)校的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。（2）擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。

（3）人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。（4）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，（7）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

五、公文校核與簽發(fā)

1、學(xué)校各處室擬制的公文，首先應(yīng)由處室負(fù)責(zé)人核稿，隨后交辦公室主任核稿，分管校領(lǐng)導(dǎo)審稿，最后由校長或校長授權(quán)副校長簽發(fā)。

2、處室負(fù)責(zé)人核稿和分管領(lǐng)導(dǎo)審稿主要是從內(nèi)容、程序等各個方面全面審查把關(guān)。辦公室主任核稿主要是從是否確需要行文、行文方式是否妥當(dāng)、是否符合行文規(guī)范和擬制公文的有關(guān)要求、公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等方面審查把關(guān)。

3、文稿如需作較大修改，可退還擬稿人先行修改或重新擬寫。

4、未經(jīng)校長或校長授權(quán)副校長簽發(fā)的文件不能生效，辦公室不予受理打印、蓋章、分發(fā)。

5、公文打印稿應(yīng)校對3次以上，擬稿人及所在處室負(fù)責(zé)人為校稿負(fù)責(zé)人。

六、收文辦理和發(fā)文辦理

1、收文辦理

收文辦理包括公文的簽收、登記、擬辦、批辦、承辦和催辦等程序。（1）簽收

由辦公室負(fù)責(zé)簽收或領(lǐng)取有關(guān)公文。

（2）登記

由辦公室對所簽收領(lǐng)取的公文逐一進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括：公文標(biāo)題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、主送機(jī)關(guān)、份數(shù)、收文日期、辦理要求等。（登記格式參考附件）（3）擬辦

由辦公室負(fù)責(zé)人需要辦理的公文提出書面擬辦意見。

（4）批辦

由校領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)有關(guān)規(guī)定將需要辦理的公文批給主管處室或有關(guān)人員辦理。

（5）承辦

由承辦處室按領(lǐng)導(dǎo)批辦意見和文件的要求，認(rèn)真及時辦理。承辦處室每周五上午應(yīng)將本周公文的辦理情況書面報送辦公室匯總。（6）催辦

由辦公室負(fù)責(zé)人對公文的承辦情況進(jìn)行跟蹤督查。電報、急件、加急件應(yīng)隨到隨辦，辦理期限原則上不超過24小時；一般文件原則上應(yīng)當(dāng)在收文當(dāng)日送交承辦單位，辦理期限不得超過5天。文件自身規(guī)定辦理期限的，應(yīng)在該文件規(guī)定的期限之前辦畢。

2、發(fā)文辦理

公文由領(lǐng)導(dǎo)審批簽發(fā)后轉(zhuǎn)入發(fā)文辦理。發(fā)文辦理包括：公文的核發(fā)、登記、印制和分發(fā)等程序。（1）核發(fā)

學(xué)校各處、室擬制的公文，應(yīng)由處室負(fù)責(zé)人、分管校領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任分別審稿和核稿，最后報校長或校長授權(quán)副校長簽發(fā)。

（2）登記

辦公室人員對經(jīng)校長簽發(fā)的公文應(yīng)逐一登記、編號、蓋章、存檔。登記內(nèi)容包括：公文標(biāo)題、經(jīng)辦人、發(fā)文時間、發(fā)文字號、主送單位、抄送單位、份數(shù)等。（登記格式參考附件）（3）印制

校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后由打字員按規(guī)定數(shù)額及時印制，由擬稿處室負(fù)責(zé)組織人員裝訂。（4）分發(fā)

對外發(fā)送公文按照急緩程度確定送達(dá)方式。直接送達(dá)由辦公室配合業(yè)務(wù)處室完成，并由各業(yè)務(wù)處室負(fù)責(zé)辦理簽收手續(xù)；郵寄送達(dá)由業(yè)務(wù)處室寫信封并封口后交辦公室統(tǒng)一登記后用掛號件郵寄，以掛號信回單為寄送憑據(jù)。

3、辦理要求

（1）收文和發(fā)文辦理，必須層層實行責(zé)任制，明確任務(wù)、職責(zé)和要求，加速公文流轉(zhuǎn)，提高辦文效率。

（2）所有辦文人員（包括辦文工作人員和校領(lǐng)導(dǎo)），在本環(huán)節(jié)的工作處理完畢后，都要簽注姓名和日期。

（3）要嚴(yán)守辦文規(guī)定和保密制度，秉公辦文。不得越級越權(quán)辦文，不得隨意公開校領(lǐng)導(dǎo)批示，不得隨意拿走或復(fù)印批示原件和公文處理表。

七、公文管理（含電子公文）

1、本校的所有公文入口必須在辦公室，由辦公室設(shè)專人管理。校領(lǐng)導(dǎo)或其他工作人員外出開會帶回的公文，應(yīng)及時送交辦公室統(tǒng)一處理。各處室也應(yīng)固定專人負(fù)責(zé)公文的簽收和管理。

2、秘密公文的印發(fā)傳達(dá)范圍應(yīng)按照發(fā)文機(jī)關(guān)的要求執(zhí)行。

3、復(fù)制上級機(jī)關(guān)的秘密公文，須經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)或授權(quán)。翻印件應(yīng)當(dāng)注明翻印機(jī)關(guān)名稱、翻印日期和份數(shù)；復(fù)印件應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)戳記。復(fù)制的公文應(yīng)當(dāng)與正式印發(fā)的公文同樣管理。

4、密級公文應(yīng)當(dāng)由辦公室人員專門管理，并采取嚴(yán)格的保密措施。

5、辦公室每年要對秘密公文進(jìn)行清理，清退和銷毀，并向有關(guān)部門報告公文管理情況。銷毀秘密公文、密碼電報必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由兩人監(jiān)銷，保證不丟失，不漏銷。個人不得擅自銷毀公文。

6、本校人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當(dāng)將本人保管、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

7、學(xué)校、教育局的電子公文由專用電腦和專人負(fù)責(zé)。

八、公文立卷歸檔

辦公室應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)公文的立卷歸檔。公文辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)規(guī)定，及時將公文的定稿、正本和有關(guān)材料收集齊全，立卷歸檔。各處室要將本處室的有關(guān)公文、材料及時立卷歸檔。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

九、公文辦理要求

各中小學(xué)校和直屬單位要認(rèn)真按照上述相關(guān)要求，嚴(yán)格加強(qiáng)公文辦理，指定專職人員，印制文頭紙和文件傳閱單，建立發(fā)文簿和收文簿，開展規(guī)范的公文辦理程序，局辦公室將組織有關(guān)人員進(jìn)行檢查，并將檢查結(jié)果予以通報。

第五篇：公文處理辦法

公文處理辦法

第一章 總 則

第一條 為使我公司公文管理工作規(guī)范化、科學(xué)化，提高公文辦理效率和質(zhì)量，根據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，結(jié)合我公司實際，特制定本管理辦法。

第二條 公文是傳達(dá)方針、發(fā)布指示，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報告情況，下達(dá)各項決議決定和交流經(jīng)驗的重要工具。

第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

第四條 行政辦公室是我公司公文處理的管理部門，負(fù)責(zé)我公司所有上級來文、上報上級的各類請示報告、下發(fā)各類公文、批復(fù)下級請示報告等。行政辦公室配備專職文秘人員，文秘人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，廉潔正派，具備相關(guān)專業(yè)知識。

第五條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全。各級領(lǐng)導(dǎo)要重視公文處理工作，樹立良好的文風(fēng)，行文必須注重效用，講究效率和質(zhì)量，按程序辦事，積極推進(jìn)辦公自動化。

第六條在公文處理工作中，必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和集團(tuán)公司有關(guān)規(guī)定，確保國家和企業(yè)秘密。

第二章 公文分類

第七條 按公文內(nèi)容可分為：

（一）決定，對重要事項或重大行動做出安排；

（二）決議，經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項；

（三）通知，發(fā)布規(guī)章制度，轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬部門的公文，批轉(zhuǎn)下級部門的公文，要求下級部門辦理和需要周知或共同執(zhí)行事項；

（四）通報，表彰先進(jìn)、批評錯誤，傳達(dá)重要情況；

（五）報告，向上級部門匯報工作，反映情況，提出建議；

（六）請示，向上級請求指示、批準(zhǔn)；

（七）批復(fù)，答復(fù)請示事項或?qū)ο录壊贾霉ぷ鳎?/p>

（八）會議紀(jì)要，傳達(dá)會議議定事項和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行；

（九）工作計劃，進(jìn)行年、季、月、周工作安排。

第八條 按公文的發(fā)放形式可分為：

（一）紅頭文件，發(fā)布重大決定、決議、通知、通報、請示、報告、會議紀(jì)要或工作計劃；

（二）便文，發(fā)布一般的通知、通報及臨時性的工作計劃；

（三）其它文件，除紅頭公文和便文外的公文，如各類簡報，臨時的通知、通報、會議紀(jì)要等。

第九條 按發(fā)文系統(tǒng)可分為：

（一）黨委工作類

（二）行政工作類

（三）工會工作類

（四）團(tuán)委工作類

（五）生產(chǎn)管理類

（六）安全管理類

（七）機(jī)電管理類

（八）計財管理類

紅頭文件和便文由黨辦、行辦、工會、團(tuán)委統(tǒng)一管理，其它文件由各歸口管理部門負(fù)責(zé)管理。

第三章 公文格式

第十條 紅頭文件和便文一般由秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文日期、印章、附注、主題詞、抄報機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)、校對人等組成，其它文件的組成可以適當(dāng)簡化。

（一）秘密等級，密級的界定和標(biāo)識執(zhí)行“晉城煤業(yè)集團(tuán)審定國家秘密和界定密級的規(guī)定”（晉煤集保字〔2002〕4號）、“晉城煤業(yè)集團(tuán)企業(yè)秘密具體范圍的規(guī)定”（試行）（晉煤集保字〔2000〕3號）、“晉城煤業(yè)集團(tuán)企業(yè)秘密的載體、密級劃分、標(biāo)志、保密期限的規(guī)定”（晉煤集保字〔2000〕4號）；

（二）保密期限，對公文密級的時效加以規(guī)定的說明；

（三）緊急程度，分別標(biāo)明“特急”、“急件”；

（四）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識，即人們通常所稱的“文頭”，由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”或“便文”組成；

（五）發(fā)文字號，按單位（部門）代字（☆）、年份（××××）、序號（◇）的次序編排，格式如下：

紅頭文件：胡煤☆字〔××××〕◇◇號

便

文：胡煤便☆字〔××××〕◇◇號

年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，年份應(yīng)標(biāo)全稱，序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

其它文件的發(fā)文字號可根據(jù)情況自行確定，屬于期刊性質(zhì)的公文的發(fā)文字號應(yīng)相對固定。

（六）簽發(fā)人，上行文在文件中必須署明簽發(fā)人，下行文不署簽發(fā)人；

（七）標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要概括公文主要內(nèi)容，并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類，標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章制度名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。轉(zhuǎn)發(fā)外來公文時要標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)，不能引用文件字號代替標(biāo)題內(nèi)容。會議通過的公文，還應(yīng)在標(biāo)題后注明會議名稱和通過日期；

（八）主送單位，發(fā)文單位要求對公文予以辦理或答復(fù)的對方單位，也稱上款。下級向上級請示或報送的公文，一般只寫一個主送單位，如需同時報送另一上級單位，可以用抄報的形式；

（九）正文，公文主體，表明公文目的、內(nèi)容及所要落實事項；

（十）附件，在正文之后、成文日期之前注明附件名稱和序號，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。編排時，每一個附件應(yīng)另起一頁，“附件X”寫在左起頂格位置，當(dāng)有多個附件且內(nèi)容較短時，可連續(xù)排列；

（十一）成文日期，成文日期以簽發(fā)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)，應(yīng)用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫為“○”；

（十二）印章，加蓋公章表明公文生效。當(dāng)印章下弧無文字時，采用下套方式，即以下弧壓在成文日期上；當(dāng)印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。

1.聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，主辦機(jī)關(guān)印章在前，兩個印章均壓成文時間，并且只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm；

2.聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多3個印章，最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布，印章之間互不相交或相切；

3.公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法解決；

（十三）主題詞，用幾個詞明確公文核心內(nèi)容，詞目一般不少于3個，不超過5個；

（十四）抄送，指需要了解公文內(nèi)容的有關(guān)單位或人員，如果抄送的單位在兩個以上，對上級單位可以采用抄報的形式。抄送時嚴(yán)禁濫抄、濫送和漏抄、漏報；

（十五）發(fā)文單位，也稱落款或下款，即公文的印制主管部門，一般應(yīng)是各機(jī)關(guān)的辦公室或文秘部門。

第十一條 正文或附件的書寫格式可選用章條式、國標(biāo)式或自由式中的一種，但在同一公文內(nèi)不能出現(xiàn)兩種書寫格式。

章條式：第一章 第一條

（一）⒈

⑴

國標(biāo)式：

11.1

1.1.1

a）

自由式：

一、（一）

⒈

⑴

①

第十二條 公文用紙

（一）紅頭文件和便文統(tǒng)一采用A4紙型（長297mm、寬210mm），左側(cè)裝訂。附件和其它公文的紙型根據(jù)實際需要確定。

公文頁邊與版心尺寸

公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm

公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm

版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）

（二）公文用紙統(tǒng)一使用紙張定量為60g/m2—80g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。

第十三條 公文用字及排版規(guī)格。

公文標(biāo)題用2號小標(biāo)宋體字，紅色反線下空2行，可分一行或多行居中排布。正文用3號仿宋體字，一般每頁排24行，每行排26個字。版記“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標(biāo)識，后標(biāo)全角冒號。詞目用3號小標(biāo)宋體字，詞目之間空一字。

第十四條 公文裝訂要求

公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?/4處，允許誤差±4mm。釘鋸與頁邊緣距離為15±2mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。

第十五條印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間

位于抄送機(jī)關(guān)之下(無抄送機(jī)關(guān)時在主題詞之下)占一行位置；用3號仿宋字體。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。

第十六條版記中的反線

版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。首、位兩條反線磅數(shù)為1.5磅，中間一條反線磅數(shù)為0.75磅。

第十七條版記的位置

版記應(yīng)置于公文最后一頁（不能與正文再同一頁面上），版記的最后一各要素置于最后一行。

第十八條各部門需要發(fā)文時，須按照以上要求格式完成編排工作，送交行政辦進(jìn)行格式審查，確保格式爭取后方可發(fā)文。

第四章 行文規(guī)定

第十九條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。屬于一個系統(tǒng)的事項由本系統(tǒng)自行發(fā)文，屬于幾個系統(tǒng)的共同事項應(yīng)聯(lián)合發(fā)文。

第二十條 對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門研討，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)報請分管公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)，仍不能解決的，可報請總經(jīng)理上公司研討會決定。對涉及全公司性的規(guī)章制度、工作安排等事關(guān)公司井安全發(fā)展的重要文件，必須上公司研討會研討通過后，方可行文。

第二十一條 公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文的目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。

第二十二條“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，需要同時送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式?！皥蟾妗迸c“請示”屬不同文種，“報告”不得夾帶請示事項。

第五章 發(fā)文辦理

第二十三條 發(fā)文辦理一般包括擬稿、部室核稿、審核、簽發(fā)、編號、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔等程序。紅頭文件的發(fā)放要嚴(yán)格遵守文件發(fā)放程序，其他文件可視重要程度簡化程序處理，但擬稿、部室核稿、審核、簽發(fā)、分發(fā)、歸檔不可簡化。

第二十四條 發(fā)文處理程序：部室（承辦人）起草初稿—部室負(fù)責(zé)人審核—有關(guān)部門會簽（需要會簽的）—經(jīng)理層簽發(fā)—行政辦統(tǒng)一編號、繕印、蓋章、分發(fā)—?dú)w檔。

第二十五條 擬稿，部室（承辦人）負(fù)責(zé)起草初稿，起草時應(yīng)嚴(yán)格遵守以下規(guī)定：

（一）符合黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī)及上級部門和本企業(yè)有關(guān)規(guī)定，如提出新辦法或規(guī)定，應(yīng)注明舊辦法和規(guī)定相對應(yīng)的公文的處置方法；

（二）公文的內(nèi)容應(yīng)全面，情況應(yīng)具體，觀點(diǎn)應(yīng)明確，表達(dá)應(yīng)規(guī)范，條理應(yīng)清楚，層次應(yīng)分明，文字應(yīng)精練，標(biāo)點(diǎn)應(yīng)準(zhǔn)確，篇幅應(yīng)簡短；

（三）人名、地名、數(shù)字、引文應(yīng)準(zhǔn)確。使用簡稱應(yīng)先用全稱，并注明簡稱，對眾所周知或約定俗成的簡稱也可以直接引用；引用其它公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號；使用日期應(yīng)寫具體的年、月、日；

（四）公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，數(shù)字使用必須前后一致；

（五）必須使用國家法定的計量單位。

第二十六條核稿：各單位文件草稿應(yīng)明確核稿人員，建立核稿責(zé)任制度。核稿結(jié)束后，由分管副總、業(yè)務(wù)管理部門及執(zhí)行單位（部門）對公文的全面性、準(zhǔn)確性、合理性、公正性、符合性進(jìn)行研討把關(guān)，提出改進(jìn)意見和建議。研討可采用會議或傳閱的方式進(jìn)行，由原擬文單位（部門）應(yīng)根據(jù)研討結(jié)果對公文做進(jìn)一步的完善。文件在簽發(fā)前由行政辦公室對文稿格式進(jìn)行審核，對不符合要求的公文稿，有權(quán)提出具體修改意見。部門研討把關(guān)的主要任務(wù)是把好五關(guān)：

（一）行文關(guān)—確定是否需要行文，以何名義行文，凡是可以通過電話等形式解決的問題就不要發(fā)文，保持文件的嚴(yán)肅性。

（二）內(nèi)容關(guān)—審查文稿觀點(diǎn)是否正確，是否符合實際，提出的辦法，措施和要求是否明確具體、切實可行；有無觀點(diǎn)錯誤、界限不滿、寬嚴(yán)失度、難以執(zhí)行；涉及其它部門或單位的問題是否已協(xié)商、會簽。

（三）政策法規(guī)關(guān)—審查文稿內(nèi)容是否符合黨和國家的現(xiàn)行方針、政策、法律、法規(guī)；與本系統(tǒng)、本單位已經(jīng)發(fā)布，仍在執(zhí)行的制度、規(guī)定有無矛盾，如屬制定新的制度、規(guī)定、建議，是否經(jīng)有關(guān)部門研究；按照職責(zé)權(quán)限，應(yīng)由哪一級批準(zhǔn)，是否需要廢止現(xiàn)行有關(guān)制度、規(guī)定等。

（四）文字關(guān)—審查文稿結(jié)構(gòu)是否條理清晰、簡明扼要、合乎邏輯；用詞是否準(zhǔn)確、精練，句子是否符合語法；標(biāo)點(diǎn)符號、數(shù)字計量、人名地名、專用術(shù)語等是否正確、規(guī)范。

（五）格式關(guān)—審查擬定的公文標(biāo)題能否概括文件內(nèi)容，文種是否恰當(dāng)，主送機(jī)關(guān)是否正確，抄送機(jī)關(guān)有無遺漏或存在溢抄亂送現(xiàn)象，機(jī)密程度和緩急程度是否適當(dāng)?shù)取?/p>

第二十七條會簽

（一）凡涉及到其它部門業(yè)務(wù)的公文稿，主辦單位應(yīng)送有關(guān)部門負(fù)責(zé)人會簽。

（二）在會簽過程中，如意見不一致，主辦單位應(yīng)主動協(xié)商，仍不能取得一致意見時，應(yīng)將各自的意見寫明，請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決定。

第二十八條簽發(fā)：簽發(fā)的一般原則如下

（一）所有上行公文、下發(fā)公文，都必須由經(jīng)理層簽發(fā)。

（二）已簽發(fā)的公文，不準(zhǔn)隨意改動。

（三）簽發(fā)時，簽發(fā)人應(yīng)工整清楚地寫上自己的姓名，不要只寫姓或劃圈，并應(yīng)注明日期。簽發(fā)時用筆墨應(yīng)符合存檔要求。

（四）黨委、紀(jì)委、工會、共青團(tuán)發(fā)文，此類發(fā)文由黨委書記簽發(fā)，或者委托工會主席簽發(fā)，該發(fā)文流程不涉及行政辦公室。

第二十九條編寫發(fā)文卡：文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)后，應(yīng)填寫《發(fā)文登記表》，登記時應(yīng)檢查簽發(fā)手續(xù)是否完備，有無秘密等級，發(fā)放范圍是否明確，主、附件是否齊全。對登記項目要認(rèn)真填寫，字跡要清晰，內(nèi)容要完整，不能隨意漏項?！栋l(fā)文登記表》應(yīng)包括以下內(nèi)容：日期、文號、標(biāo)題、秘密等級、主送單位、主辦單位、簽發(fā)人等。登記后將發(fā)文字號及打印份數(shù)填在文稿上，送打印室繕印。

第三十條繕?。嚎樣」囊⒁庖韵聠栴}：

（一）繕印公文要以簽發(fā)的定稿為依據(jù)，不得有任何改動。如卻有疑誤之處，要與擬稿人取得聯(lián)系，不可擅自改動。

（二）繕印工作要精細(xì)，做到文面整潔、美觀、裝訂合乎要求。

（三）繕印過程要保密，不得讓他人隨便翻閱文稿和印制的公文。

第三十一條用?。簢?yán)格按照《胡底煤業(yè)印章和簽名管理制度》執(zhí)行，用印做到端正清晰，將印章壓蓋于公文落款和成文時間的年、月處，做到“騎年蓋月”。

第三十二條發(fā)文：發(fā)文實行簽字取文制度，具體程序是：

（一）收發(fā)人員收到文件后要及時登記文件名稱、文號等有關(guān)內(nèi)容，并立即電話（或其它方式）通知取文單位，取文單位在《發(fā)文登記表》簽字。

（二）取文單位接到取文通知后，應(yīng)及時派人領(lǐng)取并在記錄上簽字，取文人應(yīng)及時將文件交給本單位負(fù)責(zé)人，不得拖壓和擅自處理文件，注意保密，不得隨意傳播文件內(nèi)容。

（三）公文分發(fā)完畢后，收發(fā)室人員應(yīng)將《發(fā)文登記表》交辦公室人員保存。

（四）需要報寄出的公文由行政辦公室負(fù)責(zé)辦理。

第三十三歸檔：發(fā)文資料收集歸檔范圍包括：文件正文、文件底稿、文件清樣、文稿附件、領(lǐng)導(dǎo)批示、公文簽發(fā)單、發(fā)文登記表、發(fā)文明細(xì)表等，發(fā)文資料的歸檔收集要做到齊全完整、寧寬勿窄。部門發(fā)送。

第三十四條 發(fā)文卡片填寫要求

（一）主辦單位和擬稿人：起草人員簽；

（二）核稿：擬文單位（部門）負(fù)責(zé)人簽；

（三）會簽：研討人簽（或提供研討記錄）；

（四）復(fù)核、簽?。簹w口管理部門負(fù)責(zé)人簽；

（五）簽發(fā)（批示）：公司領(lǐng)導(dǎo)簽。

第六章 收文辦理

第三十五條 收文是指我公司收進(jìn)上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)、下級或不相隸屬機(jī)關(guān)的行文或請示、報告。

收文辦理程序如下：發(fā)文機(jī)關(guān)—簽收—行政辦公室登記填寫公文處理卡—行政辦主任填寫擬辦意見—經(jīng)理層批示意見—按領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱文件—承辦單位辦理—公文收集—?dú)w檔—銷毀。

第三十三條我公司所有外來公文、電報、信函等，除封面寫明有具體收件單位（人）的封件外，凡寫胡底煤業(yè)的封件、普通件，統(tǒng)一由行政辦公室啟封、登記、分發(fā)，統(tǒng)一處理。

第三十四條簽收：簽收公文應(yīng)認(rèn)真核對所收文件與文件投遞單或取文登記簿上的題目、文號相符；信函文件的收文機(jī)關(guān)、收件人是否與本單位相符；文件包裝是否有破損、開封現(xiàn)象，重點(diǎn)文件應(yīng)逐頁查點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向發(fā)文機(jī)關(guān)查詢并采取相應(yīng)的處理措施。急件要注意簽收具體時間，具體到日、時。對有時間要求的會議通知或其他文件，應(yīng)依據(jù)收到日期與文件要求日期確定急緩。

第三十五條登記：登記文件應(yīng)將原文字號、來文單位、文件標(biāo)題或事由、附件、收文時間、編號等在《文件處理卡》和文件登記簿上逐項填寫清楚。登記文件標(biāo)題不能刪減，無標(biāo)題文件應(yīng)登記內(nèi)容摘要，對內(nèi)容概括要準(zhǔn)確。登記編號不能出現(xiàn)重復(fù)、空號或跳號現(xiàn)象，登記書寫清楚、工整。傳真電文應(yīng)先登記在冊，后報行政辦主任批示處理。

第三十六條擬辦：文件登記后，將填寫好的公文處理卡與相應(yīng)的文件裝訂后，交行政辦主任填寫擬辦意見。

第三十七條上級機(jī)關(guān)下發(fā)指導(dǎo)性質(zhì)的文件、下級請示的有關(guān)緊急、重大的問題或涉及全局性問題的文件以及訂報、開會、培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察等文件，由總經(jīng)理閱示；同一個文件中包含兩個以上分管領(lǐng)導(dǎo)主管的業(yè)務(wù)時，由總經(jīng)理閱示。

第三十八條批辦：行政辦公室依據(jù)擬辦意見將文件呈送經(jīng)理層閱示，經(jīng)理層在閱讀基礎(chǔ)上，針對文件提出的問題和要求，明確指定承辦部門或承辦人，以便傳閱。

第三十九條傳閱：行政辦公室依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批辦意見將文件依次傳閱到領(lǐng)導(dǎo)或各承辦部門。為防止文件接收延誤，各部門須上報文件接收員，接到通知后，將接收文件上報部門負(fù)責(zé)人處理，并及時將傳閱記錄以文本檔提交行政辦備案。傳閱文件時，主要做到以下幾點(diǎn)：

（一）分清輕重緩急：如有多份文件，應(yīng)按文件的急緩和重要性進(jìn)行排隊，將重要的文件或急件放在最上面，并提示領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)先處理。

（二）掌握傳閱范圍：嚴(yán)格按擬辦意見和領(lǐng)導(dǎo)閱示范圍傳閱，不能任意擴(kuò)大或縮小傳閱范圍。

（三）文不橫傳：文件要通過文秘人員分別送給每個應(yīng)閱人員，不能由應(yīng)閱人員自行橫傳。

（四）認(rèn)真檢查處理：文秘人員應(yīng)對收回的傳閱文件進(jìn)行檢查。（1）檢查閱文人是否閱過并標(biāo)明了閱完時間，是否簽名；

（2）檢查閱文人有無指示意見和對需要印發(fā)的文件有無修改意見；（3）檢查傳閱件有無缺損，附件是否完整；

（4）檢查簽署擬辦意見和閱辦結(jié)果是否符合存檔要求；（5）檢查公文傳閱注意時效性，遵循急件急辦原則。

第四十條承辦：各單位（閱辦人）按照指示閱辦文件，各單位（閱辦人）在領(lǐng)取承辦公文復(fù)印件時，領(lǐng)取人員應(yīng)在公文處理卡上簽名。承辦單位接文后，應(yīng)當(dāng)抓緊時間辦理并及時答復(fù)辦理結(jié)果，不得延誤、推諉。

第四十一條催辦：送領(lǐng)導(dǎo)人批示、傳閱或者交有關(guān)部門辦理的公文，行政辦要負(fù)責(zé)催辦。對下發(fā)的重要公文，應(yīng)當(dāng)及時了解和反饋執(zhí)行情況。

第四十二條收集：文件按擬辦、閱示范圍及要求，傳閱完畢后，應(yīng)及時收回文件處理卡及文件原文，一起存檔。如果承辦單位需要文件內(nèi)容，可復(fù)印留存，原文應(yīng)交辦公室存檔。行政辦公室在收回文件后應(yīng)在存檔時間欄內(nèi)登記清楚。收集存檔的文件，按上級來文、下級請示內(nèi)容分類存放。

第四十三條歸檔：辦理完畢的文件，辦公室按規(guī)定統(tǒng)一交檔案室立卷、存檔，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)許可，任何人不得隨意查閱存檔文件及文件辦理結(jié)果內(nèi)容。

第四十四條代表我公司外出參加會議帶回的文件以及各單位直接收到的上級文件及資料，應(yīng)及時送交行政辦公室進(jìn)行收文處理，不得私自進(jìn)行處理和保存。未經(jīng)行政辦公室接收的公文在處理過程中發(fā)生誤壓、漏辦、丟失等情況，將追究送、接公文人員的責(zé)任。

第四十五條 凡需辦理的公文，歸口管理部門應(yīng)提出擬辦意見，送有關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)部門辦理。由兩家以上單位（部門）共同辦理時，批示中應(yīng)注明主辦單位。需要其它領(lǐng)導(dǎo)傳閱時，應(yīng)先對公文進(jìn)行復(fù)印，送交承辦單位，再將原文進(jìn)行傳閱，以保證公文的及時辦理。緊急公文，還要提出辦理時限。

第四十六條 承辦單位應(yīng)當(dāng)抓緊辦理，不得延誤、推諉。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不適宜由本單位辦理的，應(yīng)當(dāng)迅速退回歸口管理部門，并說明理由。

第四十七條凡涉及其他部門的問題，主辦單位應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商解決。

第四十八條 送有關(guān)經(jīng)理層批示或交有關(guān)部門辦理的公文，歸口管理部門要負(fù)責(zé)催辦、查辦，重要公文重點(diǎn)催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。重要公文還應(yīng)及時了解和反饋執(zhí)行情況。

第七章 公文立卷和銷毀

第四十九條 公文辦完后，應(yīng)及時將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。

第五十條 公文立卷，應(yīng)根據(jù)其特征、相互關(guān)系和依存價值分類整理，并保證齊全完整，正確反映主要工作情況和從屬關(guān)系，以便保管、查找和利用。

第五十一條 案卷應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。

第五十二條 無存檔價值和存查必要的公文，經(jīng)過鑒別、歸口管理部門負(fù)責(zé)人和有關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可定期銷毀。銷毀秘密公文要進(jìn)行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。

第五十三條 擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求，不得在文稿裝訂線外書寫。

第八章 公文管理

第五十四條 各單位（部門）應(yīng)認(rèn)真做好公文的學(xué)習(xí)貫徹、落實及管理工作，嚴(yán)格執(zhí)行一體化管理體系文件控制的各項要求，確保公文管理的質(zhì)量和效率。

第五十五條 對明確注明廢止和有時效性的失效公文，各使用單位（部門）應(yīng)及時將其撤出使用場所。若需要留存作為參考，要與現(xiàn)行有效的公文進(jìn)行隔離存放，并明確標(biāo)識以防誤用。對涉及企業(yè)機(jī)密或其它原因需要回收的公文，由原擬文單位（部門）負(fù)責(zé)。

第五十六條 保密公文執(zhí)行“晉城煤業(yè)集團(tuán)保護(hù)企業(yè)秘密管理暫行規(guī)定”（晉煤集保字〔2000〕5號文件）。

第五十七條 公文復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。

第五十八條 公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。

第九章 附 則

第五十九條 各部門嚴(yán)格按照本辦法開展公文處理工作，由各歸口管理部門補(bǔ)充制定本部門公文處理辦法。

第六十條 本辦法其它未盡事項，由行政辦公室繼續(xù)修正完善。第六十一條本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行，最終解釋權(quán)歸行政辦公室。