第一篇：大型活動(dòng)的組織與策劃

大型活動(dòng)的組織與策劃

香港童慧教育機(jī)構(gòu)鄭姍姍

2010.11.26桐廬

◆一個(gè)學(xué)期最多做一個(gè)大型活動(dòng)

一、什么是幼兒園的大型活動(dòng)？

﹡有目的、有計(jì)劃

﹡展示自我與社會(huì)交流的平臺(tái)，促進(jìn)幼兒整體素質(zhì)的提升，是幼兒園素質(zhì)教育的重要組成部分

﹡綜合展示幼兒園教育特色與成果

﹡加強(qiáng)與家長、社會(huì)的溝通

﹡加大對(duì)外宣傳力度，提升競(jìng)爭(zhēng)力

◆條件

1、務(wù)實(shí)有效的規(guī)劃設(shè)計(jì)

﹡開學(xué)前期的園務(wù)計(jì)劃就要制定出本學(xué)期的大型活動(dòng)（管理人員在上上學(xué)期末商討），讓老師們做到心中有準(zhǔn)備！

2、充分的事前準(zhǔn)備——人、事、時(shí)、地、物

﹡人：教師、孩子、家長

﹡事：確定好活動(dòng)的內(nèi)容

﹡時(shí)：時(shí)間的選擇（例如運(yùn)動(dòng)會(huì)）

﹡地：地點(diǎn)的選擇

﹡物：各類道具的準(zhǔn)備

3、擁有順暢的流程——暖場(chǎng)、開場(chǎng)、過程、收?qǐng)?、散?chǎng)

4、在實(shí)施的過程中，園長扮演的角色是總調(diào)度、總導(dǎo)演、總監(jiān)督（重）教師則是對(duì)具體活動(dòng)計(jì)劃的執(zhí)行者、實(shí)施者，是局部活動(dòng)的指導(dǎo)者。（動(dòng)員會(huì)）

只有在活動(dòng)中，做到各施其職、各負(fù)其責(zé)，才能保證活動(dòng)的圓滿進(jìn)行！（檢查力度）主題：我運(yùn)動(dòng)、我健康、我聰明、我快樂

負(fù)責(zé)人、總策劃、場(chǎng)地總負(fù)責(zé)、主持人、音響、宣傳聯(lián)系??

程序

具體策劃人??

二、活動(dòng)的設(shè)計(jì)過程

1、準(zhǔn)備階段：計(jì)劃制定，家長的配合活動(dòng)前的花絮，經(jīng)費(fèi)預(yù)算與成本控制，商家贊助，通知宣傳，家長委員會(huì)積極作用的發(fā)揮

A、確定運(yùn)動(dòng)會(huì)的程序

一、開場(chǎng)白

二、運(yùn)動(dòng)員入場(chǎng)

三、領(lǐng)導(dǎo)致辭

四、家長代表發(fā)言

五、小朋友發(fā)言

六、臺(tái)灣投資人古先生發(fā)言

七、羅園長宣布運(yùn)動(dòng)會(huì)開始

八、中大班團(tuán)體操表演

1、唱園歌

2、韻律操表演（牛奶操）

3、第二套幼兒廣播體操

4、團(tuán)體操表演（扇花朵朵）

九、托小班體操表演

1、竹竿操

2、狗狗減肥操

十、運(yùn)動(dòng)會(huì)比賽項(xiàng)目開始（9:40——10:10）

十一、閉幕式竹棍操表演——頒獎(jiǎng)儀式——天使——牛筋操表演

B、詳細(xì)、具體的計(jì)劃是活動(dòng)成功的第一步

2、實(shí)施階段

計(jì)劃趕不上變化，不斷調(diào)整，補(bǔ)充要求、明確要求下發(fā)到老師手上

3、后續(xù)階段

2、家長的配合A、積極配合幼兒園的活動(dòng)，要求家長在沒有特殊的情況下，讓孩子每天上幼兒園 B、活動(dòng)前的班級(jí)家長動(dòng)員會(huì)——召開班級(jí)家長會(huì) ﹡運(yùn)動(dòng)會(huì)程序 ﹡孩子表演時(shí)的位置 ﹡運(yùn)動(dòng)會(huì)項(xiàng)目名單

﹡運(yùn)動(dòng)會(huì)需要家長配合的要求 服裝要求

活動(dòng)當(dāng)天要求

1、時(shí)間；

2、候場(chǎng)時(shí)，家長一律不能進(jìn)入孩子隊(duì)伍中照顧孩子；3不送水 拍照家長——一個(gè)班一個(gè)家長可以拍照

家長義工名單：項(xiàng)目1：項(xiàng)目2：項(xiàng)目3：（用繩子拉好，不讓家長進(jìn)入比賽場(chǎng)地）

3、活動(dòng)前的花絮

A、幼兒園提前拉好橫幅或在電子屏上顯示 B、班級(jí)、幼兒園的環(huán)境改變

C、孩子、教師在排練時(shí)留下的照片，并進(jìn)行張貼 ◆運(yùn)動(dòng)會(huì)花絮

﹡讓老師有意識(shí)地記錄下來

4、經(jīng)費(fèi)預(yù)算與成本控制

A、場(chǎng)地的選擇——多次彩排=縣官不如現(xiàn)管

B、道具的選擇——貨比三家（老賣主并一定是最便宜的）、自制道具、廢舊物品的利用（牛奶罐）、禮物的選擇（便宜、孩子喜歡、宣傳的效應(yīng)、禮物要大-義烏買的10元一個(gè)的大企鵝）

C、人力資源的合理安排——活動(dòng)都有老師、家長、孩子完成（家長義工的合理利用）D、廣告、宣傳經(jīng)費(fèi)的核算

E、其他——領(lǐng)導(dǎo)、記者出場(chǎng)費(fèi)（去請(qǐng)之前一張卡，來的時(shí)候也一張卡100元）﹡經(jīng)典節(jié)目：坦克車、5、商家的贊助

兒童攝影店、兒童服裝店、牛奶經(jīng)銷商、各種飲料經(jīng)銷商、房地產(chǎn)商：案例 總之一切與孩子有關(guān)的商品對(duì)象都可以成為我們的贊助商

別忘了我們的家長里面也有很多優(yōu)質(zhì)股

6、通知和宣傳

A、幼兒園家長通知單

時(shí)間、地點(diǎn)、安全、著裝、觀看要求、流程 B、班級(jí)家長通知單 具體要求 宣傳

A、橫幅：最熱鬧的街上 ﹡預(yù)祝??成功

﹡??什么活動(dòng)??舉行 ﹡熱烈祝賀??圓滿成功 B、發(fā)送邀請(qǐng)函給各個(gè)部門

（1）發(fā)送邀請(qǐng)函給各個(gè)部門，她們不一定會(huì)參加，但可以擴(kuò)大影響力

（2）發(fā)送一份給小朋友，讓他去邀請(qǐng)自己的好朋友來觀看活動(dòng)，為他加油（要求不是本園的孩子）

（3）如有孩子在上學(xué)期轉(zhuǎn)園的，一定讓原班老師把他邀請(qǐng)來參加活動(dòng)，并贈(zèng)送和所有孩子一樣的小禮物

（4）邀請(qǐng)已經(jīng)在幼兒園報(bào)名的新小朋友來觀看活動(dòng)，并且同樣贈(zèng)送小禮物 C、電視預(yù)告

7、家委會(huì)積極作用的發(fā)揮（1）家長義工可以發(fā)揮的作用 A汽車的運(yùn)輸 B材料的制作 C維持秩序 D拍攝照片 E簽到 F裁判長

G表演節(jié)目

H頒獎(jiǎng)人（今年是班級(jí)里最難伺候的人）

8、彩排

A多次彩排，不斷提高要求，更新活動(dòng)方案，努力做到最好——托小班彩排、中大班的彩排、再合排

B出具彩排前的具體要求，以及針對(duì)問題彩排后的補(bǔ)充要求

9、緊急預(yù)案的制定

10、各項(xiàng)工作的準(zhǔn)備

A韻律操、器械操、團(tuán)體操的編排 B托小班表演操的編排

例如：團(tuán)體操《茉莉花》

A打好具體舞譜：略——備注：這些都是老師的示范動(dòng)作，孩子相反 B隊(duì)形

C運(yùn)動(dòng)會(huì)項(xiàng)目的選擇

D各種發(fā)言稿——領(lǐng)導(dǎo)、家長、孩子 E主持稿——開場(chǎng)、進(jìn)場(chǎng)、暖場(chǎng)、結(jié)束 D家長義工的組織

E如何檢查表演操和運(yùn)動(dòng)會(huì)項(xiàng)目 F項(xiàng)目牌的制作 G裁判長的要求與職責(zé)

H音樂的制作（非常重要、整個(gè)活動(dòng)要以音樂來控制、集中與分散）

I各類物品的購買——器械、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌（金牌2塊一個(gè)，每個(gè)孩子都是金牌、每個(gè)孩子都是優(yōu)秀獎(jiǎng)、班級(jí)是分一、二、三等獎(jiǎng)）

（二）實(shí)施階段

1、氣氛的渲染

A活動(dòng)前的音樂挑選 B大幅噴繪背景

2、活動(dòng)的流程和控制

A時(shí)間：90——120分鐘足夠

B當(dāng)日流程（具體要求、非常細(xì)致）

C領(lǐng)導(dǎo)、記者的接送、送禮工作（親自去接、親自去送）

3、程序

A主持人開場(chǎng)白（9:00）

入場(chǎng)儀式——升旗、保安叔叔帶護(hù)旗手進(jìn)場(chǎng) B領(lǐng)導(dǎo)（教育局）致辭 C家長代表發(fā)言 D小朋友代表發(fā)言

E臺(tái)灣投資人古先生講話 F羅園長宣布運(yùn)動(dòng)會(huì)開始（1）唱園歌

（2）韻律操《牛奶歌》（3）第二套廣播體操

（4）團(tuán)體操《扇花朵朵》2008年 G小托班《竹竿操》《狗狗減肥操》 H運(yùn)動(dòng)會(huì)比賽項(xiàng)目開始

各年齡段分區(qū)域舉行（項(xiàng)目要綜合，不要單項(xiàng)舉行）

坦克車、滾輪胎、溜冰、障礙跑、跳繩、騎自行車、拍球、閉幕式

（1）聽到音樂全部項(xiàng)目結(jié)束，進(jìn)行器械操表演《嗒嗒嗒——竹棍》（2）家長義工（帶上紅袖套）分獎(jiǎng)牌

（3）走之前一人一個(gè)把自己的紅點(diǎn)貼紙挖掉

3、內(nèi)容與形式

A、每年的保留節(jié)目

B、創(chuàng)新活動(dòng)——重陽節(jié)（喂?fàn)敔斈棠坛栽琰c(diǎn)）C、經(jīng)典活動(dòng)——文藝表演（受家長喜愛）雖然耗時(shí)耗材耗力，但效果很好！風(fēng)險(xiǎn)防范

A申請(qǐng)公安，B安排醫(yī)生家長當(dāng)保健員 C幼兒園的保健醫(yī)生進(jìn)行巡回

（三）后續(xù)階段

1、新聞報(bào)道的落實(shí) A觀看報(bào)紙

B提前把U盤給電視臺(tái)，保存資料

C家長寫感想、張貼、或登上園報(bào)

D活動(dòng)成果的反饋主要是通過主題墻、網(wǎng)絡(luò)發(fā)布等來實(shí)現(xiàn)

E活動(dòng)后的反思，讓教師總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與不足（以班級(jí)為單位），內(nèi)容包括內(nèi)容、幼兒、家長?? F活動(dòng)后資料的歸檔

◆歷年來的大型活動(dòng)

﹡“2003愛=奉獻(xiàn)新年晚會(huì)”，零下2°的氣溫，全部都是家長表演，3——4年一次就夠 ﹡“放飛童心”

﹡“慶六一玩具拍賣會(huì)”

﹡“慶六一系列活動(dòng)——畫展、美食節(jié)、游園會(huì)”（1）很繁雜，要預(yù)案詳細(xì)（2）參與一個(gè)，貼一個(gè)粘紙

（3）畫展，實(shí)驗(yàn)在廣場(chǎng)；小熒星，在超市（4）玩具兌換處

﹡“慶六一親子奧運(yùn)會(huì)”（體智能）

﹡2007家長辯論賽（一辯二辯——六辯，分媽媽隊(duì)和爸爸隊(duì)）媽媽帶孩子好，爸爸帶孩子好？最后結(jié)論：一起帶好

（1）定位——首先找語文老師，口才好，理論深；

（2）搜集一切對(duì)媽媽有利的論據(jù)——做家長問卷：證據(jù)（3）一次一次地演習(xí)（4）總結(jié)

（5）打探消息

（6）請(qǐng)資深人士——校長（政治老師）把關(guān)、評(píng)判 ﹡“2007千手觀音”舞蹈效果很好（音樂、燈光、服裝）﹡重陽節(jié)的老少同樂

﹡慶中秋迎國慶大型篝火晚會(huì)（1）愛我你就抱抱我 ﹡秋季運(yùn)動(dòng)會(huì) ﹡風(fēng)箏節(jié)（1）游戲

（2）放風(fēng)箏 ﹡大班畢業(yè)典禮

◆心中樹立對(duì)手，敵手！

﹡大型活動(dòng)與教師的專業(yè)成長、團(tuán)隊(duì)凝聚力緊密結(jié)合﹡管理者不僅要考慮活動(dòng)本身，還要考慮活動(dòng)教師專業(yè)成長本身

第二篇：大型活動(dòng)策劃與組織

一、大型活動(dòng)的定義

大型活動(dòng)是一項(xiàng)有目的、有計(jì)劃、有步驟地組織眾多人參與的社會(huì)協(xié)調(diào)活動(dòng)。這一定義要把握三個(gè)重要概念：

第一、大型活動(dòng)要有鮮明的目的性。大型活動(dòng)往往耗費(fèi)很多資源，包括人力、物力、，這是大型活動(dòng)的目標(biāo)。沒有目的而耗費(fèi)資金做活動(dòng)是不可能的，目的不鮮明也是不值得的。

第二、要有計(jì)劃性。凡事都應(yīng)有計(jì)劃，大型活動(dòng)更不例外，而且更要求有周密的計(jì)劃。

第三、眾多人參與是大型活動(dòng)重要的概念。既然是大型活動(dòng)，就應(yīng)該有眾多的人參與，但并不是參與人數(shù)多就是大型活動(dòng)。大型活動(dòng)和小型活動(dòng)的根本區(qū)別不僅在于參與人的數(shù)量，而且還在于活動(dòng)的質(zhì)量的高低和影響力的大小，對(duì)于校園活動(dòng)來說要看其是否能真正意義上打造社團(tuán)精品并促進(jìn)校園文化建設(shè)。

二、大型活動(dòng)的策劃

從程序上說，大型活動(dòng)策劃和實(shí)施，一般要經(jīng)過以下幾步：

第一、立項(xiàng)。就是要把活動(dòng)作為一個(gè)項(xiàng)目確定下來，這個(gè)活動(dòng)要不要做？為什么做？一定要很清晰。第二、進(jìn)行調(diào)查和可行性研究?？尚行匝芯?，是一個(gè)十分重要的工作步驟。研究范圍包括大型活動(dòng)的校園適應(yīng)性，包括校園環(huán)境和活動(dòng)范圍的適應(yīng)性。財(cái)力適應(yīng)性、效益的可行性。從效益的角度考慮，做這樣的活動(dòng)是否有利于我們宣傳方面節(jié)省費(fèi)用？如戶外活動(dòng)要考慮天氣的情況，野外活動(dòng)考慮更多的是安全設(shè)施問題，等等這些都是我們要進(jìn)行可行性研究的范疇。

第三、提煉主題，進(jìn)行創(chuàng)意。

第四、方案論證。

1、成立活動(dòng)籌備組，召開籌備會(huì)議。由籌備組成員共同協(xié)商對(duì)本次活動(dòng)進(jìn)行宏觀總策劃，最終將活動(dòng)涉及到的工作分成諸如宣傳、外聯(lián)、物品籌備、節(jié)目等幾大部分，并將每一項(xiàng)工作選出負(fù)責(zé)人，同時(shí)選出本次活動(dòng)的總負(fù)責(zé)人。

2、根據(jù)籌備會(huì)議精神，認(rèn)真制定活動(dòng)計(jì)劃書，將其作為工作的指南，一切行動(dòng)原則上必須按照活動(dòng)計(jì)劃書進(jìn)行，同時(shí)將活動(dòng)程序表、活動(dòng)日程安排表等關(guān)于活動(dòng)的基本資料打印裝訂成冊(cè)，保證個(gè)負(fù)責(zé)人人手一份，這樣有利于活動(dòng)的有序進(jìn)行。

3、各分項(xiàng)負(fù)責(zé)人，組織自己小組成員展開工作，在工作中要分工明確，責(zé)任明晰，權(quán)利對(duì)等，但各負(fù)責(zé)人要以會(huì)議或座談等形式及時(shí)進(jìn)行溝通和聯(lián)系、團(tuán)結(jié)協(xié)作，這樣以便隨時(shí)了解活動(dòng)的進(jìn)程，同時(shí)要向自己上一級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，對(duì)在自己經(jīng)驗(yàn)和能力范圍內(nèi)無法解決的問題提出援助要求。

4、最后的一點(diǎn)是總結(jié)提高。對(duì)社團(tuán)活動(dòng)而言，要不斷總結(jié)、反思，做到既有一定的模式，又有突破和創(chuàng)新，而非一直在一個(gè)套路中打轉(zhuǎn)。不開動(dòng)腦筋，不去創(chuàng)造一些學(xué)生喜聞樂見的新活動(dòng)，社團(tuán)活動(dòng)就會(huì)缺乏吸引、缺乏新意。要使社團(tuán)充滿活力，一定要解放思想，在實(shí)踐中摸索，與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新。這樣的社團(tuán)才會(huì)永葆生機(jī)，活動(dòng)才能凝聚人心，匯聚人氣，社團(tuán)之路才會(huì)越走越寬廣。

三、操作實(shí)施過程應(yīng)注意的問題

1、進(jìn)行必要的現(xiàn)場(chǎng)模擬。從經(jīng)驗(yàn)看，我們應(yīng)該非常重視計(jì)劃方案的現(xiàn)場(chǎng)模擬。我們看到一些協(xié)會(huì)的活動(dòng)，都存在這樣的問題：計(jì)劃很好，但是由于缺少演練或彩排，在操作過程中出現(xiàn)很多問題，違背了原創(chuàng)精神或者沒有達(dá)到原創(chuàng)水平。所以，在原則方案確定以后，還要進(jìn)一步進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)模擬。

2、實(shí)施操作程序的管理。程序化管理是一種科學(xué)的管理意識(shí)，只有程序化實(shí)施，才能有標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，因而實(shí)施設(shè)計(jì)，重要的是設(shè)計(jì)出操作的規(guī)范程序，這在活動(dòng)中其實(shí)就是對(duì)細(xì)節(jié)的把握和處理。

3、方案培訓(xùn)。在大型活動(dòng)里，為了保證活動(dòng)參與人員的素質(zhì)，進(jìn)行培訓(xùn)顯得尤為重要，這樣不但保證了活動(dòng)的質(zhì)量，而且會(huì)極大地調(diào)動(dòng)活動(dòng)參與人員的積極性，使其感覺到參加活動(dòng)的意義在于學(xué)習(xí)和自身素質(zhì)的提高而不是最終的輸贏，更重要的是維護(hù)了社團(tuán)的聲譽(yù)和影響力。比如音樂愛好者協(xié)會(huì)、舞蹈協(xié)會(huì)、風(fēng)行吉他社、演講與辯論協(xié)會(huì)、各球類協(xié)會(huì)在舉辦活動(dòng)的時(shí)候都可以進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)培訓(xùn)還有一層意思是是對(duì)活動(dòng)工作人員培訓(xùn)，假如參與的工作人員不了解全局的策劃意圖，他們就不能為大型活動(dòng)策劃實(shí)施提供建設(shè)性的勞動(dòng)，因而需要對(duì)工作人員進(jìn)行方案培訓(xùn)，只有知情才能出力，這些往往以講座、專門輔導(dǎo)、召開會(huì)議等進(jìn)行，既簡(jiǎn)便又高效。

四、策劃的技巧

在策劃方面講兩個(gè)技巧性的問題，一個(gè)是策劃的“眼”，這個(gè)“眼”的概念是我從文章的“文眼”，或者唱歌的“歌眼”引申出來的。大型活動(dòng)策劃需要?jiǎng)?chuàng)造這樣一個(gè)非常精彩的地方，像一個(gè)文眼，歌眼，我們的活動(dòng)之眼，這時(shí)候往往是我們創(chuàng)意大型活動(dòng)過程中應(yīng)該重點(diǎn)考慮的問題，要有高潮，要有精彩的地方，要把這個(gè)活動(dòng)表達(dá)的更有傳播性，關(guān)鍵看這個(gè)高潮是不是設(shè)計(jì)的好？如果一個(gè)活動(dòng)創(chuàng)意的核心在哪里？這應(yīng)該是關(guān)鍵。

五、大型活動(dòng)策劃案例

社團(tuán)十周年慶典

十載風(fēng)雨，十載收獲，社團(tuán)的十年是不同尋常的十年，十年意味著所有社團(tuán)人不懈的努力、無悔的追求和頑強(qiáng)的拼搏。為了見證社團(tuán)十年的發(fā)展，我們把社團(tuán)十周年慶典的相關(guān)活動(dòng)作為了工作的重點(diǎn)和核心。為了籌備好本次慶典，在學(xué)期之初常委會(huì)成員馬上成立了籌備組，對(duì)本次慶典進(jìn)行了宏觀規(guī)劃，同時(shí)將工作分為活動(dòng)組、公關(guān)組、宣傳組、日常管理組，并一致通過由張志鵬主席帶領(lǐng)公關(guān)部、秘書部負(fù)責(zé)公關(guān)組和日常管理組的工作；由肖英杰副主席帶領(lǐng)活動(dòng)策劃部負(fù)責(zé)活動(dòng)組的工作；由彭濤副主席帶領(lǐng)宣傳部進(jìn)行宣傳組的工作。

經(jīng)過籌備會(huì)議的招開，活動(dòng)策劃部馬上依據(jù)會(huì)議精神制定出活動(dòng)計(jì)劃書，并對(duì)各協(xié)會(huì)上報(bào)的協(xié)會(huì)系列活動(dòng)進(jìn)行審核和指導(dǎo)同時(shí)也展開了慶典晚會(huì)節(jié)目征集工作；公關(guān)部獨(dú)立召開了全體公關(guān)人員會(huì)議，對(duì)本次慶典所需經(jīng)費(fèi)進(jìn)行了合理分析并進(jìn)行了對(duì)我校周邊商家基本情況的分析，同時(shí)交流了拉贊助的方法及措施，他們?cè)谶x定商家后便及時(shí)開始了經(jīng)費(fèi)籌集工作。

宣傳部展開了慶典的相關(guān)宣傳活動(dòng)，他們?yōu)楦鲄f(xié)會(huì)的活動(dòng)進(jìn)行及時(shí)的宣傳并積極的籌備社團(tuán)宣傳手冊(cè)；秘書部在作好慶典的相關(guān)工作的同時(shí)，主要負(fù)責(zé)社團(tuán)的日?？己撕凸芾怼＞瓦@樣一切工作進(jìn)入了正常軌道。在各項(xiàng)工作有序開展的過程中，我們更注重的是相互協(xié)作的團(tuán)隊(duì)精神培養(yǎng)。社團(tuán)四大職能部門于每周三匯報(bào)工作進(jìn)展情況，并及時(shí)總結(jié)分析近期工作開展情況。公關(guān)部在成功取得商家贊助意愿時(shí)，其他三大部協(xié)助公關(guān)部共同與商家進(jìn)行談判并簽訂合作意向書；由于慶典期間各協(xié)會(huì)活動(dòng)較多，活動(dòng)策劃部不能對(duì)每一項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行協(xié)助和考核，因而其他三部門也積極配合活動(dòng)策劃部的工作，幫助各協(xié)會(huì)活動(dòng)開展活動(dòng)。在慶典晚會(huì)的當(dāng)天公關(guān)部、宣傳部負(fù)責(zé)嘉賓及領(lǐng)導(dǎo)的接待；秘書部負(fù)責(zé)社團(tuán)成員的入場(chǎng)、落座，熒光棒發(fā)放等工作；活動(dòng)策劃部負(fù)責(zé)演員的化妝及舞臺(tái)的布置。

社團(tuán)十年慶典取得了圓滿的成功，我們的工作始終能有條不紊的開展，首先源于嚴(yán)密、細(xì)致、合理的工作計(jì)劃，再就是各部門及各協(xié)會(huì)人員對(duì)工作的認(rèn)真負(fù)責(zé)，實(shí)干+精干+巧干的結(jié)果，同時(shí)我們得到的深刻啟示是大型活動(dòng)的程序繁瑣復(fù)雜，因而明確分工、各斯其職、及時(shí)協(xié)調(diào)、相互合作是我們必須堅(jiān)持的原則和工作的方法。

第三篇：大型活動(dòng)組織與策劃

大型活動(dòng)策劃與管理

大型活動(dòng)策劃和實(shí)施是公關(guān)工作常用的技術(shù)手段。要有效地進(jìn)行大型活動(dòng)策劃與實(shí)施，首先要弄清楚幾個(gè)基本問題，例如：如何界定大型活動(dòng)？哪些單位或在什么樣的情況下使用大型活動(dòng)？大型活動(dòng)策劃有什么技巧？策劃的程序、方法是怎樣的？這樣有利于把大型活動(dòng)組織的更加完善。

大型活動(dòng)的定義

大型活動(dòng)是一項(xiàng)有目的、有計(jì)劃、有步驟地組織眾多人參與的社會(huì)協(xié)調(diào)活動(dòng)。這一定義要把握三個(gè)重要概念：

第一，大型活動(dòng)要有鮮明的目的性。大型活動(dòng)往往耗費(fèi)很多資源，包括人力、物力。如一個(gè)產(chǎn)品要進(jìn)入一個(gè)中心城市，恐怕要花數(shù)百萬元的傳播費(fèi)用。沒有目的而耗費(fèi)資金做活動(dòng)是不可能的，目的不鮮明也是不值得的。經(jīng)常有這樣一些廠家，看到人家公司慶典活動(dòng)，他也要做慶典活動(dòng)，而且要求活動(dòng)更熱鬧，規(guī)模更大、規(guī)格更高，但不知為什么,在活動(dòng)中要傳播什么信息也不清楚，顯然沒有目的性。

第二，要有計(jì)劃性。凡事都應(yīng)有計(jì)劃，大型活動(dòng)更不例外，而且更要求有周密的計(jì)劃。

第三，眾多人參與是大型活動(dòng)重要的概念。既然是大型活動(dòng)，就應(yīng)該有眾多的人參與，但并不是參與人數(shù)多就是大型活動(dòng)。一個(gè)單位有一萬個(gè)職工，要開一個(gè)全體大會(huì)，也是眾多人參與，你能說這是大型活動(dòng)嗎？大型活動(dòng)和小型活動(dòng)的根本區(qū)別不僅在于參與人的數(shù)量，而是在于活動(dòng)的社會(huì)化程度。

大型活動(dòng)的特點(diǎn)

1、必須有鮮明的目的性。

圍繞整個(gè)組織機(jī)構(gòu)的組織形象策略和近期公關(guān)目標(biāo)而確立的目的。一些院校討論這個(gè)問題的時(shí)候，很多學(xué)生喜歡問：假如一個(gè)機(jī)構(gòu)的公關(guān)目標(biāo)跟社會(huì)需求發(fā)生矛盾時(shí)，你作為該機(jī)構(gòu)的公關(guān)顧問，應(yīng)該怎樣處理這個(gè)問題？其實(shí)一個(gè)組織的形象只有永遠(yuǎn)與社會(huì)協(xié)調(diào)同步，才有可能在社會(huì)環(huán)境中樹立起它的良好組織形象，如果靠欺騙的手法，即使一時(shí)占領(lǐng)了銷售市場(chǎng)，或者說提高了市場(chǎng)占有率，但最終還是要退出這個(gè)市場(chǎng)的。

國內(nèi)過去有這樣一個(gè)案例：商場(chǎng)為了促銷，組織工作人員提著商品，在商場(chǎng)里走來走去，這絕對(duì)不符合公關(guān)的職業(yè)道德，這是一種欺騙行為，對(duì)樹立企業(yè)的良好形象絕沒有好處。因此，活動(dòng)的目的性應(yīng)該站在社會(huì)綜合的立場(chǎng)上，并不僅僅是站在某一個(gè)企業(yè)的立場(chǎng)上。

2、廣泛的社會(huì)傳播性。

公關(guān)的大型活動(dòng)本身就是一個(gè)傳播媒體，其作用像一個(gè)大眾傳播媒介，只不過這個(gè)傳播媒介在大型活動(dòng)沒有組織之前是不發(fā)生傳播作用的，一旦這個(gè)活動(dòng)開展起來，就能產(chǎn)生良好的傳播效果，還應(yīng)該注意到活動(dòng)本身吸引了公眾與媒介的參與，因此，大型活動(dòng)的信息是通過媒介或者是通過公眾傳播的，這是在策劃大型活動(dòng)的過程中必須考慮到一個(gè)很重要的特點(diǎn)。

3、嚴(yán)密的操作性。

在組織大型活動(dòng)的過程中，給成功與失敗的機(jī)會(huì)只有一次。因?yàn)榇笮突顒?dòng)不同拍電影、電視，拍電影、電視能拍三、四組鏡頭，最后再重新編輯，但是策劃大型活動(dòng)每一次都是現(xiàn)場(chǎng)直播，一旦出現(xiàn)失誤就無法彌補(bǔ)了。成都5月份因?yàn)槭┓艔V告汽球，使8架本應(yīng)在成都降落的飛機(jī)在其他城市迫降。報(bào)紙上也經(jīng)常有這方面的報(bào)道：某某個(gè)活動(dòng)由于管理不善發(fā)生人員傷亡或重大財(cái)產(chǎn)損失，這個(gè)活動(dòng)的策劃人員、組織人員或領(lǐng)導(dǎo)者因此被撤職或判刑。所以，大型活動(dòng)的策劃與實(shí)施的周密性，絕對(duì)不能掉以輕心。

4、高投資性。

一個(gè)大型活動(dòng)往往要投入的資金和費(fèi)用都是比較大的，絕對(duì)不可能用很少的資金做出很大的活動(dòng)?？梢蕴岢粋€(gè)銅板掰成兩個(gè)甚至是多個(gè)來花的精神，但高投資是最基本的特點(diǎn)。如果不是特別的需要，一般不要?jiǎng)虞m使用大型活動(dòng)的手段。

從程序上說，大型活動(dòng)策劃和實(shí)施，要完全按照公關(guān)四步工作法的要求執(zhí)行：

第一、立項(xiàng)，就是要把活動(dòng)作為一個(gè)項(xiàng)目確定下來，這個(gè)活動(dòng)要不要做？為什么做？一定要很清晰。

第二，進(jìn)行調(diào)查和可行性研究。做調(diào)查，大家很清楚，不詳細(xì)闡述，但大型活動(dòng)策劃調(diào)查有其特殊性，例如調(diào)查的內(nèi)容：國家關(guān)于大型活動(dòng)方面的政策和法規(guī)、公眾關(guān)注的熱點(diǎn)、歷史上同類個(gè)案的資訊、場(chǎng)地狀況和時(shí)間的選擇性，都是調(diào)查的內(nèi)容。

可行性研究，是一個(gè)十分重要的工作步驟。研究范圍包括大型活動(dòng)的社會(huì)適應(yīng)性，包括社會(huì)環(huán)境和目標(biāo)公眾的適應(yīng)性。財(cái)力適應(yīng)性、效益的可行性。從效益的角度考慮，做這樣的活動(dòng)是否有利于宣傳方面節(jié)省費(fèi)用？如果投放媒介做廣告，比做大型活動(dòng)更有效，大型活動(dòng)就不一定做了。還有社會(huì)物質(zhì)水平的適應(yīng)性，大型活動(dòng)需要?jiǎng)佑迷S多社會(huì)物質(zhì)，許多創(chuàng)意也需要物質(zhì)的支持，因而需要策劃人員把握現(xiàn)代科研成果。最后一個(gè)是應(yīng)急能力的適應(yīng)研究性，需要那些應(yīng)變措施？如戶外活動(dòng)要考慮天氣的情況，野外活動(dòng)考慮更多的是安全設(shè)施問題，這些都是要進(jìn)行可行性研究的范疇。

第三，提煉主題，進(jìn)行創(chuàng)意。除了個(gè)人創(chuàng)意外，要特別強(qiáng)調(diào)群體創(chuàng)意的概念。靠不同學(xué)科的組合群體策劃。作為現(xiàn)代策劃，需要的是多個(gè)學(xué)科的綜合和集體的智慧。

第四，方案論證。方案不僅要有論證，而且要有科學(xué)的論證，方案論證通常使用定位式優(yōu)選法，輪轉(zhuǎn)式優(yōu)選法和優(yōu)點(diǎn)移植法。

操作實(shí)施過程應(yīng)注意的問題：

1、實(shí)施操作設(shè)計(jì)

必須非常重視實(shí)施方案的操作設(shè)計(jì)。一些單位組織的活動(dòng)，甚至是專業(yè)機(jī)構(gòu)承接的活動(dòng)，都存在這樣的問題：創(chuàng)意很好，但是由于缺乏操作設(shè)計(jì)，在操作過程中出現(xiàn)很多問題，違背了原創(chuàng)精神或者沒有達(dá)到原創(chuàng)水平。所以，在原則方案確定以后，還要進(jìn)一步進(jìn)行操作設(shè)計(jì)，操作設(shè)計(jì)必須包括比較準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)預(yù)算，因?yàn)楹芏鄦挝蛔龌顒?dòng)，預(yù)算做100萬，最后花了160萬，從現(xiàn)代管理考核這個(gè)活動(dòng)，就不能說是成功的。

2、辦理審批手續(xù)

有人覺得辦審批很繁瑣，怕麻煩。但在實(shí)際工作中，應(yīng)該希望得到有關(guān)單位的審批。

3、實(shí)施操作程序的管理

程序化管理是一種科學(xué)的管理意識(shí)，只有程序化實(shí)施，才能有標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，因而實(shí)施設(shè)計(jì)，重要的是設(shè)計(jì)出操作的規(guī)范程序。

4、方案培訓(xùn)

在大型活動(dòng)里，假如參與的工作人員不了解全局的策劃意圖，他們就不能為大型活動(dòng)策略實(shí)施提供建設(shè)性的勞動(dòng)，因而需要對(duì)工作人員進(jìn)行方案培訓(xùn)，只有知情才能出力。

5、設(shè)計(jì)評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)

一個(gè)大型活動(dòng)的評(píng)估應(yīng)該有一個(gè)準(zhǔn)確的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)在很多方案做好以后，往往忽略做評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)方案，包括客戶很少要求做評(píng)估方案，更不愿意付出費(fèi)用，讓專業(yè)公司給他做評(píng)估報(bào)告。評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)該在策劃的時(shí)候把它設(shè)計(jì)出來，這樣可以讓客戶在完成這個(gè)方案以后，根據(jù)設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)作出科學(xué)評(píng)估。

策劃的技巧

策劃的技巧很多，其中比較優(yōu)勢(shì)的兩種方法。

一、是創(chuàng)造活動(dòng)的“眼”，“眼”的概念是從文章的文眼、歌曲的歌眼中引伸出來的。上中學(xué)時(shí)讀過朱自清的散文《背影》，他用白描的手法寫出父親買橘子的一段，是最具傳神的地方，這就是文眼。唱歌的朋友知道，有很多歌你可能不會(huì)全部唱出，但是你一聽就能記下一兩句，你記下的就是最精彩之處，說明了這是最具有傳播性的地方，這就是歌眼所在。大型活動(dòng)策劃同樣需要?jiǎng)?chuàng)造這樣一個(gè)非常精彩的地方，要有高潮，要把這個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)得更有傳播性，這是大型活動(dòng)創(chuàng)意的核心和關(guān)鍵。

二、是應(yīng)該有一個(gè)比較能夠表達(dá)我們主題的氛圍設(shè)計(jì)，今天大家在大會(huì)會(huì)場(chǎng)看到大會(huì)主題形象宣傳板，很清晰，而且它有中英文，這些宣傳板帶出這次大會(huì)主題氛圍，也帶出了國際公共關(guān)系交流的概念，這是很用心思的策劃。應(yīng)該重視通過場(chǎng)地的設(shè)計(jì)，氣氛的設(shè)計(jì)，把活動(dòng)的主題氛圍帶出來，這點(diǎn)往往有很多人不太重視，他們只考慮某一個(gè)活動(dòng)環(huán)節(jié)上的創(chuàng)意，而忽略了場(chǎng)地上的創(chuàng)意。

在大型活動(dòng)的策劃和實(shí)施過程中，還有很多技巧可以利用，只要不斷總結(jié)提高，就一定能創(chuàng)作出更多、更有影響力的大型活動(dòng)。

舉辦大型活動(dòng)的相關(guān)程序和法律規(guī)定

活動(dòng)策劃階段 從程序上說，大型活動(dòng)策劃和實(shí)施，要按照科學(xué)的管理步驟來執(zhí)行：

第一，立項(xiàng)。就是要把活動(dòng)作為一個(gè)項(xiàng)目確定下來。

第二，進(jìn)行調(diào)查和可行性研究。項(xiàng)目管理者聯(lián)盟，項(xiàng)目管理問題。

第三，提煉主題，進(jìn)行創(chuàng)意?？坎煌瑢W(xué)科的組合群體策劃，需要多個(gè)學(xué)科的綜合和集體的智慧。

第四，方案論證。通常使用定位式優(yōu)選法，輪轉(zhuǎn)式優(yōu)選法和優(yōu)點(diǎn)移植法。

辦理審批手續(xù)

根據(jù)《中華人民共和國行政許可法》第二十九條規(guī)定，公民、法人或者其他組織從事特定活動(dòng)，依法需要取得行政許可的，應(yīng)當(dāng)向行政機(jī)關(guān)提出申請(qǐng)，待取得相關(guān)部門批準(zhǔn)后方可實(shí)施。

一般常見的活動(dòng)，主要需要報(bào)批的主要有文化廳（局）、公安、消防和環(huán)衛(wèi)四個(gè)部門，其他的申報(bào)行政機(jī)關(guān)也有可能出現(xiàn)，但通常機(jī)會(huì)比較少，主要以上面四個(gè)機(jī)關(guān)居多。具體情況如下：

1、需要向地方文化部門報(bào)批的方面。

需要向地方文化部門報(bào)批的主要是活動(dòng)中的演出方面，由于大多活動(dòng)都或多或少帶有一定的表演內(nèi)容，根據(jù)《營業(yè)性演出管理?xiàng)l例實(shí)施細(xì)則》第三十條規(guī)定任何單位舉辦營業(yè)性演出活動(dòng)，都應(yīng)當(dāng)委托演出公司承辦，并按照規(guī)定辦理審批手續(xù)?！稜I業(yè)性演出管理?xiàng)l例》第三十二條規(guī)定，占用公園、廣場(chǎng)、街道、賓館、飯店、體育場(chǎng)（館）或者其他非營業(yè)性演出場(chǎng)所舉辦營業(yè)性演出活動(dòng)的，應(yīng)當(dāng)報(bào)經(jīng)當(dāng)?shù)乜h級(jí)以上地方人民政府文化行政部門、公安機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門批準(zhǔn)。項(xiàng)目管理者聯(lián)盟文章，深入探討。

申請(qǐng)時(shí)應(yīng)提交的文件有：

（1）演出申請(qǐng)書；

（2）與演出相關(guān)的各類演出合同文本；

（3）演出節(jié)目內(nèi)容材料；

（4）營業(yè)性文藝表演團(tuán)體的《演出證》?！稜I業(yè)性演出管理?xiàng)l例》所稱營業(yè)性演出包括下列方式：

（1）售票或者包場(chǎng)的；

（2）支付演出單位或者個(gè)人報(bào)酬的；

（3）以演出為媒介進(jìn)行廣告宣傳或者產(chǎn)品促銷的；

（4）有贊助或者捐助的；

（5）以其他經(jīng)營方式組織演出的。

其他有關(guān)詳細(xì)規(guī)定參閱《營業(yè)性演出管理?xiàng)l例》和《營業(yè)性演出管理?xiàng)l例實(shí)施細(xì)則》。

2、關(guān)于公安部門的報(bào)批項(xiàng)目管理者聯(lián)盟，項(xiàng)目管理問題。

為了保證各項(xiàng)活動(dòng)的正常進(jìn)行，維護(hù)社會(huì)治安秩序和公共安全，保護(hù)公民、法人和其他組織的合法權(quán)益，公民、法人或其他組織在舉行活動(dòng)之前必須報(bào)縣級(jí)以上公安部門申請(qǐng)批準(zhǔn)。申請(qǐng)時(shí)提交以下文件：

（1）活動(dòng)方案和說明；

（2）活動(dòng)安全保衛(wèi)工作方案；項(xiàng)目管理者聯(lián)盟，項(xiàng)目管理問題。

（3）場(chǎng)地管理者出具的同意使用證明；

（4）申請(qǐng)人身份證明及無違法犯罪記錄等；項(xiàng)目管理者聯(lián)盟文章，深入探討。

（5）法律、法規(guī)和規(guī)章規(guī)定須經(jīng)有關(guān)主管部門批準(zhǔn)的活動(dòng)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)提交有關(guān)批準(zhǔn)文件。

其中活動(dòng)安全保衛(wèi)工作方案主要包括：

（1）活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、人數(shù)、規(guī)模、內(nèi)容及組織方式；

（2）安全工作人員情況、數(shù)量和任務(wù)分配、識(shí)別標(biāo)志；

（3）場(chǎng)地建筑和設(shè)施的消防、安全情況；

（4）入場(chǎng)票證的管理、查驗(yàn)措施；

（5）場(chǎng)地人員的核定容量；

（6）迅速疏散人員的預(yù)備措施。

以上方面最易被人疏忽的是入場(chǎng)票證的管理、查驗(yàn)措施。特別是在舉辦各種類型的售票演出和活動(dòng)的時(shí)候，入場(chǎng)票證必須經(jīng)過公安部門的防偽監(jiān)制，即使各種工作人員佩戴的工作證件也須經(jīng)公安部門查驗(yàn)。另外在活動(dòng)的參加人員數(shù)量方面，群眾性文化體育活動(dòng)的參加人數(shù)在二百人以上三千人以下的，由縣級(jí)公安機(jī)關(guān)許可；人數(shù)在三千人以上的，由地（市）級(jí)公安機(jī)關(guān)許可；跨地區(qū)的群眾性文化體育活動(dòng)，由共同的上一級(jí)公安機(jī)關(guān)許可。作出許可的公安機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)向上一級(jí)公安機(jī)關(guān)備案。公安機(jī)關(guān)對(duì)二百人以下的群眾性文化體育活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查。

其他有關(guān)公安報(bào)批方面的詳細(xì)規(guī)定參閱《群眾性文化體育活動(dòng)治安管理辦法》。

3、關(guān)于環(huán)衛(wèi)部門的審批

對(duì)于環(huán)衛(wèi)部門主要是針對(duì)戶外的一些橫幅、豎幅等與市容和環(huán)境有關(guān)的宣傳方面的審批。其他的詳細(xì)規(guī)定可到環(huán)衛(wèi)部門咨詢。

4、關(guān)于消防部門的審批

消防部門主要針對(duì)活動(dòng)場(chǎng)地的消防設(shè)施和措施進(jìn)行審查，像戶外的空飄、氣球等方面也屬于消防的審查范圍。另外在各種活動(dòng)中的舞臺(tái)或展位搭建方案包括效果圖、平面圖、電路圖等都要經(jīng)過主辦單位或消防部門的審批?！吨腥A人民共和國消防法》第十三條規(guī)定，舉辦大型集會(huì)、焰火晚會(huì)、燈會(huì)等群眾性活動(dòng)，具有火災(zāi)危險(xiǎn)的，主辦單位應(yīng)當(dāng)制定滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案，落實(shí)消防安全措施，并向公安消防機(jī)構(gòu)申報(bào)，經(jīng)公安消防機(jī)構(gòu)對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行消防安全檢查合格后，方可舉辦。

詳細(xì)規(guī)定請(qǐng)參閱《中華人民共和國消防法》或到有關(guān)消防部門咨詢。

以上只是一些在舉辦活動(dòng)中最常見的相關(guān)法規(guī)和申報(bào)程序，但在實(shí)際過程中一定會(huì)遇到更多的問題，在舉辦活動(dòng)之前應(yīng)多方考慮，多方咨詢，特別活動(dòng)中有特殊內(nèi)容時(shí)一定要預(yù)先征得相關(guān)部門的同意，以免出現(xiàn)不必要的問題。

活動(dòng)籌備計(jì)劃的擬定

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢?；顒?dòng)籌備計(jì)劃是有效地協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作、推動(dòng)各項(xiàng)工作順利進(jìn)行的最重要的工具，是項(xiàng)目管理活動(dòng)的首要環(huán)節(jié)，是活動(dòng)成敗的關(guān)鍵性因素之一。抓住這個(gè)環(huán)節(jié)，就可以提挈全局。

活動(dòng)籌備計(jì)劃主要包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：

1、工作計(jì)劃。

也稱實(shí)施計(jì)劃。是為了活動(dòng)項(xiàng)目最終實(shí)現(xiàn)而制定的實(shí)施方案，要說明以什么方法組織實(shí)施活動(dòng)，需要做什么樣的工作，如何利用各方面資源達(dá)到最佳效果等。

2、人員組織計(jì)劃。

主要表明各子項(xiàng)目中的各項(xiàng)工作有誰來負(fù)責(zé)，以及相互關(guān)系。在這份計(jì)劃中，通常都采用框圖式構(gòu)架，各項(xiàng)工作、負(fù)責(zé)人、具體情況等內(nèi)容都集中在一起，制作一個(gè)人員組織計(jì)劃表?？梢宰尮ぷ魅藛T一目了然。

3、活動(dòng)進(jìn)度計(jì)劃。根據(jù)活動(dòng)的正式開始時(shí)間和籌備工作正式開展的時(shí)間，對(duì)籌備工作的各項(xiàng)任務(wù)列定工作進(jìn)程計(jì)劃。通常情況下，指定活動(dòng)進(jìn)度計(jì)劃時(shí)會(huì)采用框圖式構(gòu)架。

4、財(cái)務(wù)預(yù)算計(jì)劃。

對(duì)于活動(dòng)實(shí)施過程中的各項(xiàng)費(fèi)用預(yù)算。

5、文件檔案管理計(jì)劃。

因?yàn)樵诿看位顒?dòng)過程中都會(huì)產(chǎn)生大量的相關(guān)文件和檔案，如在活動(dòng)審批過程中的行政文件和與相關(guān)單位簽定的合同等。這些文件檔案在整個(gè)活動(dòng)過程中的作用非常關(guān)鍵，可以說是活動(dòng)賴以開展的前提條件。所以對(duì)于文件和檔案的管理在活動(dòng)籌備前期就要安排妥當(dāng)，最好安排專人負(fù)責(zé)。

6、應(yīng)急計(jì)劃。

這方面是很多活動(dòng)的主辦方最容易忽略的地方，一方面是因?yàn)榛顒?dòng)過程中出現(xiàn)的突發(fā)事件不太容易讓人把握，應(yīng)急計(jì)劃不知該從何入手；另一方面也在于大多數(shù)活動(dòng)組織者對(duì)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)管理沒有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，在意識(shí)里還沒有風(fēng)險(xiǎn)管理的概念。但是大型活動(dòng)一般都具有籌備時(shí)間長、涉及人員多等特點(diǎn)，在這個(gè)過程中難以保證每個(gè)人都不出問題、每件事情都進(jìn)展順利。所以，一份相對(duì)嚴(yán)密的應(yīng)急計(jì)劃還是不能少的。

活動(dòng)的籌備計(jì)劃可分為概念性計(jì)劃和詳細(xì)性計(jì)劃二種形式：

1、概念性計(jì)劃，是確定初步的工作分解結(jié)構(gòu)計(jì)劃，規(guī)定了活動(dòng)的主要計(jì)劃因素界限和重點(diǎn)。也叫自上而下的計(jì)劃。

2、詳細(xì)性計(jì)劃，通常叫自下而上的計(jì)劃，是制定詳細(xì)的工作分解結(jié)構(gòu)計(jì)劃，詳細(xì)到每一項(xiàng)具體任務(wù)。詳細(xì)計(jì)劃制定了活動(dòng)的詳細(xì)范圍。在制定活動(dòng)籌備計(jì)劃的時(shí)候，一般情況下由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制定整體工作方案，即概念性計(jì)劃；然后由各項(xiàng)工作的具體負(fù)責(zé)人再去制定針對(duì)自身工作的詳細(xì)計(jì)劃，再交于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行計(jì)劃匯總，以此控制整個(gè)活動(dòng)進(jìn)程。因?yàn)橐淮位顒?dòng)的組織，特別是大型活動(dòng)的組織，需要準(zhǔn)備的事情很多、很亂，即使大家都坐下來想也未必能考慮齊全，但是如果不事前把該做的事情都準(zhǔn)備好，那么到了活動(dòng)開始的現(xiàn)場(chǎng)就一定會(huì)方寸大亂。所以，怎樣把活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)需要考慮到的事情都考慮到，并在活動(dòng)開始前都準(zhǔn)備妥當(dāng)就成了活動(dòng)能否順利進(jìn)行的關(guān)鍵。

制定活動(dòng)籌備計(jì)劃應(yīng)該從以下幾個(gè)方面著手：

1、“好記性不如爛筆頭”。

把應(yīng)該做的工作都記在紙上，白紙黑字清清楚楚?；顒?dòng)前期以活動(dòng)內(nèi)容為核心，按照嚴(yán)格的邏輯順序和合理的項(xiàng)目分類把圍繞活動(dòng)內(nèi)容而需要開展和準(zhǔn)備的活動(dòng)一一羅列，然后再從每個(gè)活動(dòng)入手，把其中有可能涉及到的事物和可能遇到的突法事件全部展開，根據(jù)活動(dòng)的具體性質(zhì)制作一個(gè)“活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)事物預(yù)置表”。然后按照這張表上的內(nèi)容對(duì)會(huì)前工作嚴(yán)格實(shí)施。

2、頭腦風(fēng)暴法

“頭腦風(fēng)暴法”是廣告創(chuàng)意中比較常用的思維方法，由于對(duì)于活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的各種事物和突發(fā)事件的準(zhǔn)備和預(yù)防是一件很繁雜的事，每個(gè)人并不能保證把所有的東西都考慮進(jìn)去，所以在這個(gè)時(shí)候運(yùn)用“頭腦風(fēng)暴法”發(fā)動(dòng)所有人的智慧就有可能讓前期準(zhǔn)備趨于完善。

3、及時(shí)吸取教訓(xùn)，善于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)

由于各種大型活動(dòng)的復(fù)雜性，保證每次活動(dòng)都開展的順順利利、一點(diǎn)都不失誤幾乎是一件不可能的事情，每次總會(huì)出現(xiàn)未曾預(yù)料的事情和疏忽的方面。所以在每次活動(dòng)過后及時(shí)地整理在活動(dòng)過程中出現(xiàn)的失誤、總結(jié)活動(dòng)中創(chuàng)造的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)就顯得猶為重要。所謂“吃一塹、長一智”，這次的失誤下次堅(jiān)決不能再出現(xiàn)，這次的經(jīng)驗(yàn)下次一定更好的運(yùn)用。為以后的活動(dòng)管理積累良好的基礎(chǔ)。

活動(dòng)的實(shí)施階段

活動(dòng)的實(shí)施階段是整個(gè)活動(dòng)過程中最重要的部分，活動(dòng)的成敗就在此?，F(xiàn)在很多的活動(dòng)在實(shí)施過程中都是靠主辦方的經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行管理，從而無形中導(dǎo)致了活動(dòng)實(shí)施過程中風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)的增高。

為了提高活動(dòng)實(shí)施階段的管理效率，應(yīng)該實(shí)施操作程序的管理。程序化管理是一種科學(xué)的管理意識(shí)，只有程序化實(shí)施，才能有標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，因而實(shí)施設(shè)計(jì)，重要的是設(shè)計(jì)出操作的規(guī)范程序。

活動(dòng)的評(píng)估和總結(jié)

活動(dòng)結(jié)束后，必須做一個(gè)效果評(píng)估與總結(jié)。項(xiàng)目總結(jié)與評(píng)估是指對(duì)已經(jīng)完成的項(xiàng)目的目的、執(zhí)行進(jìn)程、效益、作用和影響所進(jìn)行的系統(tǒng)的、客觀的分析；通過項(xiàng)目活動(dòng)實(shí)踐的檢查總結(jié)，確定項(xiàng)目預(yù)期目標(biāo)是否達(dá)到，項(xiàng)目是否合理有效，項(xiàng)目的主要效益指標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)，從而總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并通過及時(shí)有效的信息反饋，為未來新項(xiàng)目的決策和提高投資管理水平提出建議，從而達(dá)到提高投資效益的目的。

通常項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告包括以下內(nèi)容：

（1）對(duì)比計(jì)劃與實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，分析成敗原因；

（2）項(xiàng)目財(cái)務(wù)總決算，并說明成本偏差的原因；

（3）評(píng)估項(xiàng)目管理的得失，重要成就的總結(jié)；

（4）對(duì)未來項(xiàng)目的建議；

（5）團(tuán)隊(duì)表現(xiàn)，對(duì)杰出成員的表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；

此外，項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告還應(yīng)包括：

（1）對(duì)項(xiàng)目剩余資產(chǎn)的管理與處置；（2）項(xiàng)目結(jié)束的后期工作安排（媒體、客服等）；

（3）檔案的整理、存檔工作。

活動(dòng)執(zhí)行過程中容易忽略的地方

1、活動(dòng)開展前與場(chǎng)館方的溝通

場(chǎng)館方是場(chǎng)地的管理者，在場(chǎng)地上實(shí)施任何活動(dòng)都要經(jīng)過他們的同意。我們租用或借用場(chǎng)地的直接目的就是為了舉辦活動(dòng)，在這個(gè)過程中會(huì)有許多地方需要場(chǎng)館方配合。但是場(chǎng)館方對(duì)自己場(chǎng)地的使用過程也有很多規(guī)定。所以由于溝通上的疏忽，在以前的活動(dòng)開展過程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)我們的要求和場(chǎng)館的規(guī)定發(fā)生沖突的情況。這不僅影響了我們和場(chǎng)館的關(guān)系，更重要的是往往會(huì)因?yàn)檫@方面的原因而耽誤活動(dòng)的正常進(jìn)行，最后是得不償失。

在活動(dòng)開展之前，先要把我們?cè)诨顒?dòng)中需要場(chǎng)館配合的地方一一羅列，事無巨細(xì)。另一方面，也要讓場(chǎng)館方把自己的規(guī)定說清楚，有什么沖突的地方盡量會(huì)前協(xié)商解決，不要等到事件出現(xiàn)了才去談判。

2、文件檔案管理

活動(dòng)中所涉及到的文件檔案主要包括各種審批的行政文件、相關(guān)合同協(xié)議、新聞宣傳稿件、策劃方案、工作計(jì)劃、相關(guān)證件票據(jù)等幾個(gè)方面。在管理過程中應(yīng)積極的去學(xué)習(xí)和發(fā)現(xiàn)在檔案文件的管理中的重要方法。因?yàn)闄n案文件的管理并不是一件容易的事，我們對(duì)他們的管理并不僅僅是確保他們不丟失，而事實(shí)上在活動(dòng)的執(zhí)行期間各種事項(xiàng)都會(huì)隨時(shí)變動(dòng)，對(duì)于這些變動(dòng)的及時(shí)更新也是一個(gè)非常重要的工作。另外，更重要的是如何讓他們?cè)诨顒?dòng)的過程在各個(gè)需要他們的工作人員中及時(shí)傳遞。

3、財(cái)務(wù)管理

每次活動(dòng)的舉辦都會(huì)需要很多東西，其中有些是自己的，有些是專為本次活動(dòng)購買的，有些是租賃的或借用的等等，總之會(huì)涉及到很多東西。同樣，在實(shí)施各項(xiàng)活動(dòng)的過程中也會(huì)產(chǎn)生很多開支，有些是預(yù)算內(nèi)的，有些是臨時(shí)產(chǎn)生的。因此，在很多活動(dòng)完結(jié)之后結(jié)算時(shí)才發(fā)現(xiàn)實(shí)際開支比預(yù)算要多出很多來。所以，對(duì)于財(cái)務(wù)的管理就顯得尤為重要了。

第一，活動(dòng)過程中各項(xiàng)財(cái)物的使用和消耗、活動(dòng)后各項(xiàng)財(cái)物的安置和處理。因?yàn)榛顒?dòng)現(xiàn)場(chǎng)的人員繁雜，所以財(cái)物丟失的事也時(shí)有發(fā)生，在對(duì)財(cái)物的看管上應(yīng)該特別注意；由于很多財(cái)物都是服務(wù)于各種獨(dú)立的活動(dòng)，所以每次活動(dòng)完結(jié)之后就經(jīng)常會(huì)被大家把財(cái)物和活動(dòng)一起拋到腦后了；活動(dòng)完結(jié)之后，經(jīng)常會(huì)產(chǎn)生很多“項(xiàng)目資產(chǎn)”，如何對(duì)這些資產(chǎn)進(jìn)行合理的安置和處理，防止他們意外的丟失和被“降級(jí)處理”，也應(yīng)該是個(gè)值得考慮的問題。

第二，活動(dòng)過程中工作人員的花費(fèi)開銷。在活動(dòng)的執(zhí)行期間，幾乎每位工作人員都會(huì)或多或少的發(fā)生各種各樣的開銷，對(duì)于這種開銷如何處理，算工作花費(fèi)，還是個(gè)人消費(fèi)，也是一個(gè)值得每位管理者重視的問題?；顒?dòng)過程中，每個(gè)工作人員在執(zhí)行自己的工作過程中很多時(shí)候都會(huì)發(fā)生一些開支，當(dāng)他們不敢確定某項(xiàng)開支應(yīng)該公司報(bào)銷還是自己承擔(dān)的時(shí)候，多數(shù)會(huì)選擇不去做這些工作或者猶豫很長時(shí)間才去做。這就非常影響工作的正常進(jìn)程。所以，在每次活動(dòng)開始之前，最好先制定一個(gè)合理的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度，并把它向員工說清楚。以此來解除他們?cè)诠ぷ鬟^程中的各種疑慮，以便提高工作效率。

4、活動(dòng)結(jié)束后的收?qǐng)龉ぷ?/p>

為了保證活動(dòng)順利收尾，防止物品丟失，也為我們的辛苦畫上一個(gè)完美的句號(hào)，活動(dòng)開始之前一定要把收尾工作安排妥當(dāng)，分配到人，責(zé)任明確。

5、關(guān)于總結(jié)報(bào)告

項(xiàng)目總結(jié)與評(píng)估是指對(duì)已經(jīng)完成的項(xiàng)目的目的、執(zhí)行進(jìn)程、效益、作用和影響所進(jìn)行的系統(tǒng)的、客觀的分析；通過項(xiàng)目活動(dòng)實(shí)踐的檢查總結(jié)，確定項(xiàng)目預(yù)期目標(biāo)是否達(dá)到，項(xiàng)目是否合理有效，項(xiàng)目的主要效益指標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)，從而總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并通過及時(shí)有效的信息反饋，為未來新項(xiàng)目的決策和提高投資管理水平提出建議，從而達(dá)到提高投資效益的目的。

活動(dòng)的實(shí)施階段

活動(dòng)的實(shí)施階段是整個(gè)活動(dòng)過程中最重要的部分，活動(dòng)的成敗就在此?，F(xiàn)在很多的活動(dòng)在實(shí)施過程中都是靠主辦方的經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行管理，從而無形中導(dǎo)致了活動(dòng)實(shí)施過程中風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)的增高。

為了提高活動(dòng)實(shí)施階段的管理效率，應(yīng)該實(shí)施操作程序的管理。程序化管理是一種科學(xué)的管理意識(shí)，只有程序化實(shí)施，才能有標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，因而實(shí)施設(shè)計(jì)，重要的是設(shè)計(jì)出操作的規(guī)范程序。

活動(dòng)的評(píng)估和總結(jié)

活動(dòng)結(jié)束后，必須做一個(gè)效果評(píng)估與總結(jié)。項(xiàng)目總結(jié)與評(píng)估是指對(duì)已經(jīng)完成的項(xiàng)目的目的、執(zhí)行進(jìn)程、效益、作用和影響所進(jìn)行的系統(tǒng)的、客觀的分析；通過項(xiàng)目活動(dòng)實(shí)踐的檢查總結(jié)，確定項(xiàng)目預(yù)期目標(biāo)是否達(dá)到，項(xiàng)目是否合理有效，項(xiàng)目的主要效益指標(biāo)是否實(shí)現(xiàn)，從而總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并通過及時(shí)有效的信息反饋，為未來新項(xiàng)目的決策和提高投資管理水平提出建議，從而達(dá)到提高投資效益的目的。

通常項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告包括以下內(nèi)容：

（1）對(duì)比計(jì)劃與實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，分析成敗原因；

（2）項(xiàng)目財(cái)務(wù)總決算，并說明成本偏差的原因；

（3）評(píng)估項(xiàng)目管理的得失，重要成就的總結(jié)；

（4）對(duì)未來項(xiàng)目的建議；

（5）團(tuán)隊(duì)表現(xiàn)，對(duì)杰出成員的表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；

此外，項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告還應(yīng)包括：

（1）對(duì)項(xiàng)目剩余資產(chǎn)的管理與處置；（2）項(xiàng)目結(jié)束的后期工作安排（媒體、客服等）；

（3）檔案的整理、存檔工作。

第四篇：大型活動(dòng)策劃與組織

大型活動(dòng)策劃與組織

時(shí)間:2012/12/27來源:圣視網(wǎng) 作者:圣視大型活動(dòng)策劃

大型活動(dòng)策劃與組織要做到以下方面：

第一，嚴(yán)密的操作性。機(jī)會(huì)只有一次，為什么？也就是說在組織大型活動(dòng)的過程中，給我們成功與失敗的機(jī)會(huì)只有一次。在現(xiàn)實(shí)中，很多活動(dòng)由于我們組織過程中管理不善而導(dǎo)致策劃人員、組織人員甚至領(lǐng)導(dǎo)坐牢，大型活動(dòng)很容易出危險(xiǎn)、出問題。

第五，大型活動(dòng)要耗費(fèi)很多資金，耗費(fèi)很多人力、物力。

第二，當(dāng)然要有計(jì)劃性。一個(gè)活動(dòng)要管理好，沒有計(jì)劃性是不可能的。第三，既然是大型活動(dòng)，應(yīng)該有眾多的人參與，至于具體參與的人數(shù)，我們覺得沒有必要追究。

第四，有廣泛的社會(huì)傳播性。公關(guān)的大型活動(dòng)，或者說大型活動(dòng)本身就是一個(gè)傳播媒體，等于像電視臺(tái)、報(bào)刊，只不過這個(gè)電視臺(tái)、報(bào)刊在這個(gè)活動(dòng)沒有組織之前是不發(fā)生這種傳播作用的，一旦這個(gè)活動(dòng)開展起來，當(dāng)然它要跟媒介，尤其是大眾媒介發(fā)生必然的聯(lián)系。有這樣才能保證我們把大型活動(dòng)的信息傳播出去，真正能夠發(fā)揮它的作用。

第五，大型活動(dòng)要耗費(fèi)很多資金，耗費(fèi)很多人力、物力。

第五篇：大型活動(dòng)策劃與組織管理辦法

Q/JCG-

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3前言

為規(guī)范工廠大型活動(dòng)的管理行為，保證大型活動(dòng)的正常有序進(jìn)行，提升企業(yè)形象，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。

本標(biāo)準(zhǔn)由企業(yè)文化部提出。

本標(biāo)準(zhǔn)由企業(yè)文化部歸口。

本標(biāo)準(zhǔn)由企業(yè)文化部起草。

大型活動(dòng)策劃與組織管理辦法范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了大型活動(dòng)策劃與組織管理的內(nèi)容和要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于本廠的大型活動(dòng)策劃與組織管理。定義

本辦法采用下列定義。

大型活動(dòng)

指以企業(yè)文化和形象傳播為目的，有組織、有計(jì)劃、有步驟組織工廠眾多員工參與的廠內(nèi)外活動(dòng)。工廠的大型活動(dòng)有：各種大型會(huì)議、大型慶典或紀(jì)念活動(dòng)、大型參觀展覽活動(dòng)、大型文藝演出或體育競(jìng)技活動(dòng)、公益活動(dòng)、其他各類重要活動(dòng)等。職責(zé)

3.1 企業(yè)文化部負(fù)責(zé)工廠大型活動(dòng)的審核、策劃、組織和評(píng)估。負(fù)責(zé)組織大型會(huì)議，負(fù)責(zé)策劃并組織工廠大型慶典、演出、大型參觀、展覽等活動(dòng)。

3.2 主辦和協(xié)辦單位按照企業(yè)文化部策劃方案負(fù)責(zé)具體組織實(shí)施。4 管理內(nèi)容與要求

4.1 審核程序

4.1.1 凡需要組織廠內(nèi)外大型活動(dòng)的單位，必須向企業(yè)文化部提出申請(qǐng)，申請(qǐng)中應(yīng)說明舉辦活動(dòng)的名稱、主辦和協(xié)辦單位、活動(dòng)目的、內(nèi)容、規(guī)模、形式、出席范圍、議程、時(shí)間安排、地點(diǎn)、要求等，并注明舉辦本次活動(dòng)的組織領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)的保障防范措施。

4.1.2 活動(dòng)擬邀請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或?qū)＜壹肮S領(lǐng)導(dǎo)出席的，應(yīng)提前以約定的形式報(bào)廠長辦公室。報(bào)告中應(yīng)說明邀請(qǐng)對(duì)象的姓名、身份等有關(guān)信息和活動(dòng)議程，如需領(lǐng)導(dǎo)講話的，主辦單位應(yīng)提供講稿或有關(guān)背景材料。

4.1.3 活動(dòng)主辦單位還應(yīng)將活動(dòng)時(shí)間、地點(diǎn)、參加人數(shù)、安全措施和負(fù)責(zé)人姓名等信息報(bào)工廠綜合保障部備案，落實(shí)好安全防范的措施。

4.1.4 企業(yè)文化部依據(jù)主辦單位提交的活動(dòng)申請(qǐng)，從企業(yè)文化及形象

傳播的角度進(jìn)行可行性研究審核和政策把關(guān)。

4.1.5領(lǐng)導(dǎo)直接交辦任務(wù)時(shí)，企業(yè)文化部負(fù)責(zé)統(tǒng)一策劃和組織實(shí)施，相關(guān)部門做好配合。

4.2 調(diào)研策劃

4.2.1企業(yè)文化部應(yīng)本著務(wù)實(shí)、節(jié)儉、高效的原則，從有利于加強(qiáng)文化建設(shè)，弘揚(yáng)企業(yè)文化，傳播企業(yè)形象，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的高度，結(jié)合工廠實(shí)際對(duì)活動(dòng)進(jìn)行整體策劃，提出指導(dǎo)意見和總體要求。

4.2.2 企業(yè)文化部應(yīng)與主辦單位召開活動(dòng)方案研討會(huì)，共同研究制定切合實(shí)際，操作性強(qiáng)的活動(dòng)實(shí)施方案。

4.2.3企業(yè)文化部或主力單位實(shí)事求是地做好各類大型活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的預(yù)算。

4.3 組織實(shí)施

4.3.1 活動(dòng)由主辦及協(xié)辦單位具體負(fù)責(zé)實(shí)施。

4.3.2 依據(jù)活動(dòng)策劃思想，提出活動(dòng)具體可行的實(shí)施方案。

4.3.3 提前組織進(jìn)行方案培訓(xùn)，讓實(shí)施工作人員理解策劃方案精神，熟悉策劃方案要求，掌握實(shí)施方案的工作方法、步驟和技巧，做到信息共享，明確責(zé)權(quán)。

4.3.4針對(duì)本活動(dòng)可能出現(xiàn)的問題，提出應(yīng)急辦法和明確要求，介紹相關(guān)的安全防范知識(shí)，提高防范和自救能力。

4.3.5活動(dòng)進(jìn)行中，主辦單位應(yīng)自始至終堅(jiān)守崗位，主動(dòng)到位，確?；顒?dòng)順利進(jìn)行。

4.3.6凡主辦單位的組織者未按要求履行職責(zé)，一旦活動(dòng)中出現(xiàn)問題應(yīng)承擔(dān)全部責(zé)任。

4.3.7活動(dòng)完畢后，要清理活動(dòng)場(chǎng)地，若有器材或其它設(shè)施損壞，應(yīng)由主辦單位賠償。

4.3.8大型會(huì)議或活動(dòng)結(jié)束后，主辦單位負(fù)責(zé)將會(huì)議議程、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、會(huì)議、活動(dòng)有關(guān)材料收集整理，作為文書檔案歸檔保存。

4.4綜合保障部應(yīng)根據(jù)工廠大型活動(dòng)的規(guī)模、場(chǎng)地、周邊環(huán)境等系列客觀因素和可能出現(xiàn)的意外情況制定防范和急救措施，維護(hù)好場(chǎng)內(nèi)外秩序。

4.5外單位要租借我廠文化場(chǎng)館舉辦大型活動(dòng)，必須征得工會(huì)辦公室同意后，在不影響工廠正常文化活動(dòng)的前提下方可出借。文化娛樂中心事前應(yīng)與租借方簽定租借協(xié)議，并按照租借協(xié)議提供相關(guān)服務(wù)和必要的安全防范措施。

5活動(dòng)評(píng)估?；顒?dòng)結(jié)束后，企業(yè)文化部與主辦單位應(yīng)對(duì)活動(dòng)總體成果進(jìn)行綜合評(píng)估，提出整改措施.本規(guī)定從即日起執(zhí)行。本規(guī)定的解釋權(quán)為企業(yè)文化部。

見附錄A

附錄A

大型活動(dòng)策劃與組織管理流程圖