第一篇：常用公文格式與

常用公文的寫作格式有哪些范文，下面小編給大家介紹關(guān)于常用公文格式與范文的相關(guān)資料，希望對您有所幫助。

常用公文格式與范文一

通知事宜函

國務(wù)院辦公廳關(guān)于羊毛產(chǎn)銷和質(zhì)量等問題的函

國辦函 [1993] 2號

國家計委、經(jīng)貿(mào)辦、農(nóng)業(yè)部、業(yè)部、經(jīng)貿(mào)部、紡織部、技術(shù)監(jiān)督局： 為進一步發(fā)展我國羊毛生產(chǎn),搞活羊毛流通,提高羊毛質(zhì)量,根據(jù)國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志的批示,現(xiàn)就有關(guān)問題通知如下：

一、要切實抓緊抓好草場改造和羊種改良工作。(略)

二、技術(shù)監(jiān)督局要加強羊毛的質(zhì)量監(jiān)督和檢驗工作。(略)

三、要盡快組織直接進入國際羊毛拍賣市場。(略)

四、為了促進國內(nèi)養(yǎng)羊業(yè)的發(fā)展,支持紡織工業(yè)生產(chǎn)和擴大出口創(chuàng)匯。(略)上述有關(guān)政策,請有關(guān)部門、各地區(qū)特別是羊毛生產(chǎn)區(qū)認真研究落實,執(zhí)行中的問

題,由國家計委和經(jīng)貿(mào)辦協(xié)調(diào),并督促落實。

一九九三年一月三日

常用公文格式與范文二

(指示性通知)

國務(wù)院關(guān)于調(diào)整證券交易印花稅中央與地方分享比例的通知

國發(fā)(1996)_號

各省、自治區(qū)、直轄市人民政府,國務(wù)院各部委、各直屬機構(gòu):

改革開放以來,我國證券交易市場有了很大發(fā)展,證券交易規(guī)模不斷擴大,證券交易印花稅也有了較大幅度的增長。為進一步規(guī)范證券交易市場,妥善處理中央與地方的合配比例,增強中央宏觀調(diào)控能力,國務(wù)院決定,自19__年1日1日起,將證券交易印花稅分享比例由現(xiàn)行的中央與地方各50%,調(diào)整為中央80%、地方20%。有關(guān)地區(qū)和部門要從全局出發(fā),繼續(xù)做好證券交易印花稅的征收管理工作,進一

步促進我國證券市場的健康發(fā)展。

中華人民共和國國務(wù)院

一九九六年十二月十六日

通知格式：(會議性通知)

關(guān)于_______________會議的通知

各職能處室：

定于_月_日召開____會?，F(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下：

會議議題____________________________。參加人員____________________________。

會議時間_月_——_日(會期___,_____報到。)

會議地點____________________________。有關(guān)事宜(一)____________________________。

(二)____________________________。

(三)___________。

聯(lián)系人：___,電話：________,傳真：________。

北京積水潭醫(yī)院

____年_月_日

常用公文格式與范文三

(會議通知)

關(guān)于召開全區(qū)宣傳部長會議的通知

各市委宣傳部,柳鐵黨委宣傳部：

定于9日9-10日召開全區(qū)宣傳部長座談會,現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：

一、會議議題傳達學(xué)習(xí)中宣部召開的部分省區(qū)市宣傳部長座談會精神;總結(jié)交流

我區(qū)前八個月宣傳思想工作;研究部署下一步工作。

二、參加人員各市委宣傳部長、柳鐵黨委宣傳部長。

三、會議時間9日9-10日(會期一天半,9日8日下午報到)。

四、會議地點報到及住宿地點：南寧市七星路廣西宣傳干部培訓(xùn)中心。會場：區(qū)

黨委辦公樓三樓會議室。

五、有關(guān)事項

(一)請參加會議人員準備約15分鐘的發(fā)言。請將發(fā)言材料打印50份,在報到時交會務(wù)組(打印要求：16開幅面,在左上角用四號楷體注明“全區(qū)宣傳部長座

談會發(fā)言材料”)。

(二)請各市委宣傳部長、柳鐵黨委宣傳部長安排好會議期間的各項工作,準時

出席會議。在外出差、學(xué)習(xí)的,加無特殊情況,務(wù)請回邕參加會議。

(三)請各市委宣傳部、柳鐵黨委宣傳部于9月5日下午下班前將參加會議人員

名單報到自治區(qū)黨委宣傳部辦公室。

聯(lián)系人：___,電話：____,傳真：______。

中共廣西壯族自治區(qū)委員會宣傳部

二○○三年九月四日

第二篇：《公文與寫作》

《公文與寫作》

1.轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文應(yīng)使用的文種是____.A.通知 B.報告 C.通報 D.公函 2.聯(lián)合行文的成文時間，以____為準。

A.領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期 B.最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期

C.發(fā)出的日期 D.會商的日期 3.抄送機關(guān)指____.A.收文機關(guān) B.辦理或答復(fù)收文的機關(guān)

C.需要了解發(fā)文內(nèi)容的機關(guān) D.必須送達的機關(guān) 4.對重要事項或重大行動作出安排，應(yīng)使用的文種是____.A.公告 B.通告 C.決定 D.命令 5.向下級機關(guān)的重要行文，應(yīng)抄送____.A.直接上級機關(guān) B.其他下級機關(guān) C.同級機關(guān) D.業(yè)務(wù)主管機關(guān) 6.承辦，指____.A.對來文執(zhí)行與辦復(fù)

B.對來文辦理做出批示和決策性意見

C.對來文辦理結(jié)果做出反饋

D.對來文辦理提出建議性意見 7.發(fā)文機關(guān)代字指____.A.發(fā)文機關(guān)名稱的號碼

B.發(fā)文機關(guān)名稱的縮寫

C.發(fā)文機關(guān)名稱的簡稱

D.發(fā)文機關(guān)名稱的別稱

8.請示的正文一般由請示的事由、請示事項和_____三部分組成。

A.結(jié)束語 B.請求目的 C.陳述意見 D.工作計劃 9.簽發(fā)人標(biāo)識用于______。

A.所有的公文 B.上行文 C.平行文 D.下行文 10.跨的請示與批復(fù)，應(yīng)放在______的立卷。

A.發(fā)出請示 B.接到批復(fù) C.請示或批復(fù)任選 D.各自 11.幾個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，發(fā)文字號要標(biāo)明______。

A.主辦機關(guān)的 B.所有機關(guān)的

C.至少兩個機關(guān)的 D.根據(jù)情況臨時規(guī)定的 12.“指示”根據(jù)《條例》適用于______。

A.對下級機關(guān)布臵工作，提出開展工作的原則和要求

B.對下級機關(guān)布臵工作，并提出工作建議

C.對下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定予以撤消

D.適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項 13.“意見”根據(jù)《條例》適用于______。

A.對下級機關(guān)布臵工作，提出開展工作的原則和要求

B.對重要問題提出見解和處理辦法

C.對下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定予以撤消

D.適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項

14.向上級主管部門請求批準事項，使用______。

A.請示 B.報告 C.通知 D.函 15.文件的成文日期一般指______。

A.領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期 B.文件用印的日期 C.文件的發(fā)出日期 D.領(lǐng)導(dǎo)人簽署的日期 16.向無隸屬關(guān)系的單位答復(fù)問題，使用______。

A.批復(fù) B.通報 C.通知 D.函 17.傳達會議情況，使用______。

A.通知 B.通報 C.會議記錄 D.會議紀要 18.規(guī)范機關(guān)、團體、單位的某一方面工作，適用______。

A.條例 B.規(guī)定 C.辦法 D.意見 19.保管年限中的“長期”，其年限為______。

A.5年～10年 B.8年～20年

C.16年～50年 D.32年～50年 20.按時間特征組卷，其時間特征______。

A.只能是文件辦理完畢的時間 B.只能是文件形成時間

C.只能是文件內(nèi)容針對時間

D.既包括形成時間也包括內(nèi)容針對時間 21.向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，使用______。

A.通報 B.請示 C.報告 D.意見 22.答復(fù)上級機關(guān)的詢問，使用______。

A.通報 B.請示 C.報告 D.意見 23.體現(xiàn)“請示”單一性的特點是因為______。

A.內(nèi)容一文一事 B.請求理由單一 C.辦事事先請示 D.內(nèi)容明確說明情況 24.答復(fù)下級機關(guān)的請示事項，使用______。

A.指示 B.批復(fù) C.通知 D.通報 25.向不相隸屬的單位商洽工作，使用______。

A.請示 B.報告 C.通知 D.函 26.對某項行政工作作比較細的具體規(guī)定，使用______。

A.條例 B.規(guī)定 C.辦法 D.意見

27.實現(xiàn)目標(biāo)期限短，在一年之內(nèi)的，制定工作目標(biāo)的計劃類文書，使用______。

A.計劃 B.規(guī)劃 C.安排 D.綱要 28.總結(jié)的特點是______。

A.回顧性和經(jīng)驗性 B.綜合性 C.專題性 D.理論性 29.總結(jié)的特點是______。

A.針對性強和紀實性強 B.新聞性 C.政務(wù)性 D.個案性 30.記錄類文書不包括______。

A.會議記錄 B.大事記和接待記錄 C.電話記錄 D.工作簡報 1.向同級業(yè)務(wù)主管部門請求批準時，應(yīng)使用的文種是____.A.請示 B.報告 C.議案 D.公函 2.簽署是指____.A.機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在定稿上親筆簽名 B.機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在公文正本上親筆簽名

C.機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對收文的辦理簽注批示意見

D.文件的承辦人在文件處理單上親筆簽名

3.主送機關(guān)指____.A.收文機關(guān)

B.辦理或答復(fù)收文的機關(guān)

C.需要了解收文內(nèi)容的機關(guān)

D.必須送達的機關(guān) 4.擬辦，指____.A.擬稿 B.對發(fā)文審核把關(guān) C.對來文辦理做出批示 D.對來文辦理提出建議性意見

5.用于注明卷內(nèi)文件與立卷狀況的是______.A.卷末備考表 B.文件分類表

C.卷內(nèi)文件目錄

D.案卷目錄 6.撰寫請示，要求_____.A.主送一個主管的上級機關(guān)

B.主送上級機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人

C.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)主送兩個上級機關(guān)

D.主送主管的與有關(guān)的上級機關(guān) 7.撰寫批復(fù)，開頭應(yīng)寫明_____.A.上級機關(guān)的指示

B.國家的有關(guān)法規(guī)

C.下級機關(guān)的工作情況 D.所針對的請示的日期與標(biāo)題 8.一般文件的成文日期，指_____.A.領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期 B.文件用印日期

C.文件發(fā)出日期 D.領(lǐng)導(dǎo)人簽署文件正本日期 9.聯(lián)合行文的作者，應(yīng)為______.A.具有隸屬關(guān)系的機關(guān)

B.同級或級別相近的機關(guān)

C.同一組織系統(tǒng)中的上下級機關(guān) D.具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機關(guān) 10.轉(zhuǎn)發(fā)與批轉(zhuǎn)公文時用______.A.通報 B.通知 C.公函 D.批復(fù) 11.發(fā)文字號是指

A.文件代號 B.機關(guān)代字 C.發(fā)文 D.發(fā)文順序號 12.注辦是指_____.A.對來文進行分送

B.對來文辦理提出初步方案或建議

C.對來文閱讀、執(zhí)行與辦復(fù) D.對來文辦畢簽注承辦經(jīng)過和結(jié)果 13.______文件，不能用簽發(fā)形式生效。

A.指導(dǎo)類 B.會議類 C.報請類 D.知照類 14.清退指將辦完清理出的文書交給_______.A.發(fā)文機關(guān)或指定的專門部門 B.檔案部門 C.文件銷毀部門 D.秘書部門 15.簽署是指_____.A.機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在公文定稿上親筆簽名 B.機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在公文正本上親筆簽名

C.機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人在收文的辦理簽注上批示意見 D.機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人文件處理單上簽親筆簽名

16.以機關(guān)名義對外簽發(fā)公文，必須遵循_____.A.集體會商的原則 B.先核后簽的原則 C.正職簽發(fā)的原則 D.規(guī)范簽發(fā)的原則

17.蓋印章時，應(yīng)做到_____.A.上壓正文，下不壓成文日期

B.既壓正文，又壓成文日期

C.上不壓正文，下壓成文日期

D.上不壓正文，下不壓成文日期 18.注發(fā)是指_____.A.在定稿上注明辦理情況

B.在定稿上批注繕印要求

C.在定稿上批注發(fā)文要求

D.在定稿上落款處簽署 19.最有效的催辦方式是_____.A.電話催辦 B.文字催辦 C.登門催辦 D.會議催辦 20.立卷是指_____.A.將辦理完畢文件進行整理 B.將辦理完畢文件組成案卷

C.將辦理完畢文件組成組合體

D.將辦理完畢文件進行編目 21.國家主席依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)當(dāng)用_____.A.令 B.決定 C.通知 D.公告

22.國家主席依照有關(guān)法律宣布施行重大強制性行政措施應(yīng)當(dāng)用_____.A.令 B.決定 C.通知 D.公告

23.國家主席依照有關(guān)法律嘉獎有關(guān)單位及人員應(yīng)當(dāng)用_____.A.令 B.決定 C.通知 D.公告 24.根據(jù)《辦法》，“議案”的作者指_____.A.各級人民政府 B.各級人民代會大會代表 C.群眾 D.國家領(lǐng)導(dǎo)人 25.下列哪個事由，根據(jù)《辦法》，不可以使用“決定” _____.A.關(guān)于嚴懲嚴重破壞社會治安的犯罪分子的工作安排

B.關(guān)于大興安嶺森林特大火災(zāi)事故的處理

C.關(guān)于授予×××全國勞動模范的稱號的嘉獎

D.關(guān)于在太平洋×地區(qū)試驗運載火箭使過往船只周知 26.“公告”根據(jù)《辦法》適用于_____.A.向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項

B.公布社會有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項

C.對重要事項或者重大行動做出安排

D.宣布施行重大強制性行政措施 27.“通告”根據(jù)《辦法》適用于_____.A.向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項

B.公布社會有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項

C.對重要事項或者重大行動做出安排

D.宣布施行重大強制性行政措施

28.傳達有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，使用_____.A.公告 B.通告 C.通知 D.通報

29.轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，使用_____.A.決定 B.通告 C.通知 D.通報 30.傳達重要精神或者情況，使用_____.A.決定 B.通告 C.通知 D.通報

二、多項選擇題（本大題共10小題，每小題2分，共20分）在每小題列出的五個選項中有二至五個選項是符合題目要求的，請將正確選項前的字母填在題后的括號內(nèi)。多選、少選、錯選均無分。

31.向不相隸屬的機關(guān)發(fā)文請求事項，不能用___________.A.請示 B.報告 C.公函 D.通知 E.通報 32.收文的辦理包括的環(huán)節(jié)有___________.A.擬辦 B.批辦 C.承辦 D.注辦 E.催辦 33.不需要立卷的范圍是___________.A.重份文件 B.無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件 C.未經(jīng)審閱簽發(fā)的不生效文件和一般修改稿

D.與本單位工作無關(guān)的參考文件 E.無保存價值的人民來信和無特殊保存價值的信封

34.“有關(guān)××機床廠第七屆職代會的通知、報告和決議”不是按照____特征組卷的。

A.作者 B.問題 C.時間 D.文種 E.通訊者 35.《××省衛(wèi)生系統(tǒng)1999年工作總結(jié)》_____.A.文件式標(biāo)題 B.文章式標(biāo)題 C.雙標(biāo)題 D.單標(biāo)題 36.總結(jié)的文章式標(biāo)題，可以是_____.A.概括主要內(nèi)容 B.概括基本觀點 C.時限和內(nèi)容 D.單位名稱 37.述職報告的結(jié)尾的內(nèi)容一般包括_____.A.自我批評 B.努力方向 C.表示決心 D.總結(jié)工作 38.常用的調(diào)查報告有_____.A.經(jīng)驗調(diào)查報告 B.情況調(diào)查報告 C.問題調(diào)查報告 D.專題調(diào)查報告 39.不適用于按文件名稱立卷的有_____.A.司法文件 B.人事文件 C.教學(xué)文件 D.統(tǒng)計文件 E.會計文件 40.不能作為批復(fù)結(jié)束語的是_____.A.上述批復(fù)如無不妥，請參照執(zhí)行 B.上述批復(fù)如有不妥，請予回函。C.特此批復(fù)。

D.此致敬禮。E.此復(fù)在執(zhí)行中若有新問題，必須立即上報。

一、單項選擇題

1.制發(fā)公文的目的和要求，一般是由（）確定的。

A.撰寫者本人或團體 B.機關(guān)黨政負責(zé)人 C.行文對象及行文內(nèi)容 D.作者的上級機關(guān) 2.公文對結(jié)構(gòu)的要求是（）。

A.完整

B.生動 C.突出 D.簡明

3.以強制力推行的用以規(guī)定各種行為規(guī)范的法規(guī)、規(guī)章同于（）。

A.規(guī)范性文件

B.領(lǐng)指導(dǎo)性文件 C.呈請性文件

D.證明性文件

4.內(nèi)容重要并緊急需要打破常規(guī)優(yōu)先傳遞處理的文件，叫作（）。A.平件

B.加急件 C.特急件

D.急件

5.供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式規(guī)范并具備各種生效標(biāo)志的稿本稱作（）。

A.草稿

B.定稿 C.正本

D.副本

6.為了維護正常的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，具有隸屬關(guān)系或業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機關(guān)之間應(yīng)基本采?。ǎ?/p>

A.逐級行文

B.多級行文 C.越級行文 D.直接行文 7.下面公文寫作中，語句符合規(guī)范的是（）。

A.該卷煙廠全體職工同心協(xié)力，奮發(fā)自強，在上半年不到三個月時間里，就 創(chuàng)造出產(chǎn)值比去年同期增長 200%的奇跡

B.我們一定要采取措施，盡可能節(jié)省不必要的開支和浪費

C.目前有關(guān)部門已對議報作出?？D并令其主要負責(zé)人深刻檢查等等紀律處分的處理

D.一艘在巴拿馬注冊的名為“協(xié)友”的貨輪9月9日1時30分在斯里蘭卡東部亭可馬里突然遭到泰米爾“猛虎”組織襲擊而失事，五名船員失蹤

8.“由于我們沒有建立健全安全保衛(wèi)制度，結(jié)果給流氓、慣偷、壞人造成了盜竊、行兇、陰謀破壞的可趁之機”這句公文用語顯然是不規(guī)范的，其不正確的原因是（）。A.含義不明確不清晰，讓人產(chǎn)生歧義 B.句子成分搭配不當(dāng) C.語序安排欠妥當(dāng) D.不合乎事理 9.下面幾種說法中，不正確的是（）。

A.在公文中安排語序時，當(dāng)一組概念表現(xiàn)由若干連續(xù)的動作、行為構(gòu)成的活動過程

時，一般應(yīng)按時間發(fā)展順序排列

B.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)請示，應(yīng)寫明主送機關(guān)和抄進機關(guān)，由抄送機關(guān)答復(fù)

C.有些公文的主題，可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人授意而直接表達，有些公文的主題，則需在調(diào)查研究的過程中，隨著對客觀實際情況全面而深入的探索而逐步提煉與明確 D.公文中的疑問語氣一般較少使用語氣“啊”“呢”“吧”等，“嗎”也展可能不用或少用

10.調(diào)查報告的特點是（）。

A.具有明確的針對性 B.具有法定的權(quán)威性和執(zhí)行性

C.作者廣泛 D.根據(jù)調(diào)查研究成果寫成的用于揭示事物真象與規(guī)律的報告

11.關(guān)于答復(fù)詢問的報告，敘述錯誤的是（）。

A.用語簡明，得體，分寸適宜 B.可夾帶請示事項

C.是下級機關(guān)答復(fù)上級機關(guān)詢問的文種

D.內(nèi)容準確真實，實事求是地向領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)作認真負責(zé)的報告

12.函靈活簡便，可廣泛應(yīng)用于公務(wù)聯(lián)系的各個領(lǐng)域，以下事項不適宜使用函件這一形式的有（）。

A.北京市人民政府就X X發(fā)電廠建設(shè)問題向國家計委申請

B.上海市浦東新區(qū)人民政府就浦東新區(qū)的道路規(guī)劃問題向上海市交通廳詢問 C.上海市公安廳就打擊車匪路霸問題向華東六省的公安廳提出建議 D.國務(wù)院、中央軍委就軍隊營區(qū)外義務(wù)植樹進行指示 13.以下有關(guān)公文的說法錯誤的有（）。

A.公文的基本組成部分有：標(biāo)題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞 B.通用公文，文稱行政公文，指各類機關(guān)普遍使用的文件，如請示、報告、函等 C.通知的作者廣泛，不受機關(guān)性質(zhì)與級別層次的限制

D.函為不相隸屬機關(guān)間相互往來的正式公文，對受文者的行為沒有強制性影響 14.會議紀要是會議文件的一種，以下關(guān)于會議紀要的標(biāo)題說法正確的是（）。A.標(biāo)題需寫明會議名稱與文種

B.標(biāo)題須寫明發(fā)文機關(guān)名稱、事由與文種 C.標(biāo)題需寫明會議名稱、事由、文種

D.可以采用一般文章標(biāo)題的形式在標(biāo)題中簡要明確地揭示中心思想 15.立卷的文件是已經(jīng)辦理完畢的；立卷的作用主要是為了（）。A.反映本機關(guān)的活動 B.便于檢索和管理 C.便于映證機關(guān)工作的歷史 D.便于研究有關(guān)問題 16.公文立卷的具體方法很多，但其本質(zhì)都是（）。

A.一案一卷，一會一卷 B.同人同事立一卷 C.統(tǒng)計表、報表合卷 D.把握文件的特

17.編目是對組合之后的文件加以系統(tǒng)排列并編列出（）。

A.卷內(nèi)文件次號 B.卷內(nèi)文件目錄 C.編制立卷目 D.立卷計劃和案卷目錄

二、多項選擇題

1.公文提綱的內(nèi)容包括（）。

A.公文標(biāo)題 B.公文開頭 C.表述層次及論點、論據(jù)、字數(shù)安排 D.結(jié)尾

2.下面說法錯誤的有（）。

A.蓋印應(yīng)端正、清晰，做到上壓正文，下壓成文日期。B.一件聯(lián)合發(fā)文，可有數(shù)個發(fā)文號

C.聯(lián)合行文的成文日期以最后簽發(fā)機關(guān)的簽發(fā)日期為準。D.公文中的附注一般標(biāo)注于主題詞下方。E.題注一般用圓括號標(biāo)注于標(biāo)題下方。3.具備法定效力的公文稿本有（）。

A.副本

B.草稿 C.定稿

D.試行本 E.暫行本 4.選定公文種類主要的原則方法是（）。

A.考慮行文的具體需要 B.考慮本單位的權(quán)限 C.考慮公文撰擬者的寫作水平D.考慮行文走向 5.國家對公文的格式有具體的要求其特點有（）。

A.結(jié)構(gòu)完整 B.規(guī)范性 C.相對確定性 D.靈活性 6.規(guī)定公文的統(tǒng)一規(guī)范格式，其目的在于（）

A.維護公文的嚴肅性 B.維護公文的有效性 C.維護公文的權(quán)威性 D.維護公文的準確性

7.主送機關(guān)有以下幾種（）。

A.上級機關(guān)

B.下級機關(guān) C.平行機關(guān)

D.不相隸屬機關(guān) 8.通報有以下特點（）。

A.具有較強的時效性 B.讓事實和數(shù)據(jù)說話，而不過多地闡發(fā)和論證道理

C.具有教育性質(zhì)，主要起宣傳教育、溝通情況和交流經(jīng)驗的作用 D.內(nèi)容單純，行文簡便

9.通報按其內(nèi)容性質(zhì)劃分，可分為（）。

A.表彰性通報

B.批評性通報 C.指示性通報

D.情況通報 10.通報的總體結(jié)構(gòu)包括（）。

A.標(biāo)題

B.主送機關(guān) C.正文

D.通報的日期 11.通報與通知的區(qū)別是（）。

A.通報用來傳達重要精神或情況 B.通報的事例典型，情況重要，具有較大影響

C.通報的目的是引起讀者的廣泛注意和從中受到教育，而不著重要求予以具體辦理和執(zhí)行

D.通知有主送機關(guān)通報沒有主送機關(guān) 12.批復(fù)具有以下特點（）。

A.權(quán)威性

B.針對性 C.被動性

D.公開性 13.下列有關(guān)說法，能用來說明批復(fù)有明確針對性的是（）。A.批復(fù)只印發(fā)給申報請示的單位及有關(guān)單位 B.批復(fù)的內(nèi)容只答復(fù)請示的具體事項 C.批復(fù)的內(nèi)容應(yīng)予認真遵守與執(zhí)行

D.批復(fù)的開頭和結(jié)尾要與請示的標(biāo)題與發(fā)文字號相互照應(yīng) 14.批復(fù)在制發(fā)前需進行認真的調(diào)查，調(diào)查的內(nèi)容包括（）A.查閱有關(guān)的規(guī)定和指示 B.調(diào)閱前案處理的材料

C.與內(nèi)容涉及到的有關(guān)部門協(xié)商 D.調(diào)查研究請示的理由、事項與具體要求 15.下列各具體事項可以使用請示這一文種的有（）。A.請求協(xié)調(diào)與幫助解決本機關(guān)無法解決的困難與問題

B.請求審核批準或批轉(zhuǎn)本機關(guān)制定的法規(guī)、規(guī)章或決定、報告等。C.請求協(xié)調(diào)與解決本機關(guān)無法解決的困難和問題 D.根據(jù)規(guī)定必須履行審批程序的事項 16.請示的主送對象可以是（）

A.有商洽必要的平行機關(guān) B.需請求其批準的不相隸屬機關(guān)

C.直屬的上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān) D.上級業(yè)務(wù)主管部門 17.下列有關(guān)說法正確的是（）。

A.各機關(guān)對于自己無權(quán)決定或難以處理的問題均應(yīng)制發(fā)請示公文 B.請示這類公文要求上級回復(fù)，故應(yīng)與工作報告相區(qū)別

C.某機關(guān)對于后勤的安排，因幾位領(lǐng)導(dǎo)意見不一致，此時應(yīng)該制發(fā)請示 D.請示不能使用議論的表達方式

18.分辦的主要依據(jù)是文件的性質(zhì)、重要程度、（）等。

A.涉密程度 B.緩急時限要求 C.內(nèi)容所涉及的職責(zé)范圍 D.黨和政府的方針政策

19.簽收文件的工作由（）完成。

A.專職外收發(fā)人員 B.兼職外收發(fā)人員 C．通訊人員 D.各機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)、負責(zé)人

三、不定項選擇題

1.具有正式法定效用的文本有（）。

A.正本 B.試行本 C.暫行本 D.修訂本

2.用于對某一項行政工作作比較具體規(guī)定的規(guī)范性文件，稱作（）。A.條例

B.規(guī)定 C.辦法

D.決定

3.用于對下級機關(guān)布臵工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件，稱為（）。

A.命令

B.指示 C.批復(fù)

D.通知 4.公文中的詞語應(yīng)（）。

A.含義確切 B.韻味無窮 C.可圈可點

D.包彩豐富 5.下面說法正確的有（）。

A.黨政機關(guān)應(yīng)在各自的系統(tǒng)內(nèi)部發(fā)布文件 B.行政機關(guān)可直接向黨的組織發(fā)布指令性文件 C.行政機關(guān)可直接向黨的組織匯報工作 D.黨政機關(guān)盡可能地增加聯(lián)合發(fā)文 6.公文詞語要求（）。

A.選擇最貼切，最能表情達意的 B.盡量使用同音調(diào) C.使用口語詞、歇后語，諺語

D.為反復(fù)強調(diào)、突出重點，大量用同意詞 E.使文章新穎，可用方言詞匯 7.維護公文的簡明性易出的問題是（）。

A.贅言泛濫，大量重復(fù) B.語言含混、語義多歧 C.歸類不準、文不對題 D.主題不明、離題萬里 E.內(nèi)容不全，掛一漏萬

8.維護文件的高度嚴密性是指（）。

A.公文的保密性 B.公文語言結(jié)構(gòu)的嚴密 C.公文行文程序的嚴密 D.施行辦法的嚴密 9.承辦公文工作的依據(jù)主要是（）。

A.有關(guān)法律、法規(guī)、制度 B.一部分群眾的要求 C.上級領(lǐng)導(dǎo)做出的批示 D.上級領(lǐng)導(dǎo)傳授的意圖

一、單項選擇題

1.制發(fā)公文的目的和要求，一般是由（）確定的。

A.撰寫者本人或團體 B.機關(guān)黨政負責(zé)人 C.行文對象及行文內(nèi)容 D.作者的上級機關(guān) 2.公文對結(jié)構(gòu)的要求是（）。

A.完整

B.生動 C.突出

D.簡明

3.以強制力推行的用以規(guī)定各種行為規(guī)范的法規(guī)、規(guī)章同于（）。A.規(guī)范性文件 B.領(lǐng)指導(dǎo)性文件 C.呈請性文件 D.證明性文件 4.內(nèi)容重要并緊急需要打破常規(guī)優(yōu)先傳遞處理的文件，叫作（）。

A.平件

B.加急件 C.特急件

D.急件

5.供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式規(guī)范并具備各種生效標(biāo)志的稿本稱作（）。

A.草稿

B.定稿 C.正本

D.副本

6.為了維護正常的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，具有隸屬關(guān)系或業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機關(guān)之間應(yīng)基本采?。ǎ?。

A.逐級行文

B.多級行文 C.越級行文 D.直接行文 7.下面公文寫作中，語句符合規(guī)范的是（）。

A.該卷煙廠全體職工同心協(xié)力，奮發(fā)自強，在上半年不到三個月時間里，就創(chuàng)造出產(chǎn)值比去年同期增長 200%的奇跡

B.我們一定要采取措施，盡可能節(jié)省不必要的開支和浪費

C.目前有關(guān)部門已對議報作出?？D并令其主要負責(zé)人深刻檢查等等紀律處分的處理

D.一艘在巴拿馬注冊的名為“協(xié)友”的貨輪9月9日1時30分在斯里蘭卡東部亭可馬里突然遭到泰米爾“猛虎”組織襲擊而失事，五名船員失蹤

8.“由于我們沒有建立健全安全保衛(wèi)制度，結(jié)果給流氓、慣偷、壞人造成了盜竊、行兇、陰謀破壞的可趁之機”這句公文用語顯然是不規(guī)范的，其不正確的原因是（）。

A.含義不明確不清晰，讓人產(chǎn)生歧義 B.句子成分搭配不當(dāng) C.語序安排欠妥當(dāng) D.不合乎事理 9.下面幾種說法中，不正確的是（）。

A.在公文中安排語序時，當(dāng)一組概念表現(xiàn)由若干連續(xù)的動作、行為構(gòu)成的活動過程 時，一般應(yīng)按時間發(fā)展順序排列

B.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級機關(guān)請示，應(yīng)寫明主送機關(guān)和抄進機關(guān)，由抄送機關(guān)答復(fù) C.有些公文的主題，可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人授意而直接表達，有些公文的主題，則需在調(diào)查研究的過程中，隨著對客觀實際情況全面而深入的探索而逐步提煉與明確 D.公文中的疑問語氣一般較少使用語氣“啊”“呢”“吧”等，“嗎”也展可能不用或少用

10.調(diào)查報告的特點是（）。

A.具有明確的針對性 B.具有法定的權(quán)威性和執(zhí)行性 C.作者廣泛 D.根據(jù)調(diào)查研究成果寫成的用于揭示事物真象與規(guī)律的報告 11.關(guān)于答復(fù)詢問的報告，敘述錯誤的是（）。

A.用語簡明，得體，分寸適宜你 B.可夾帶請示事項 C.是下級機關(guān)答復(fù)上級機關(guān)詢問的文種

D.內(nèi)容準確真實，實事求是地向領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)作認真負責(zé)的報告

12.函靈活簡便，可廣泛應(yīng)用于公務(wù)聯(lián)系的各個領(lǐng)域，以下事項不適宜使用函件這一形式的有（）。

A.北京市人民政府就X X發(fā)電廠建設(shè)問題向國家計委申請

B.上海市浦東新區(qū)人民政府就浦東新區(qū)的道路規(guī)劃問題向上海市交通廳詢問 C.上海市公安廳就打擊車匪路霸問題向華東六省的公安廳提出建議 D.國務(wù)院、中央軍委就軍隊營區(qū)外義務(wù)植樹進行指示 13.以下有關(guān)公文的說法錯誤的有（）。

A.公文的基本組成部分有：標(biāo)題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞 B.通用公文，文稱行政公文，指各類機關(guān)普遍使用的文件，如請示、報告、函等 C.通知的作者廣泛，不受機關(guān)性質(zhì)與級別層次的限制 D.函為不相隸屬機關(guān)間相互往來的正式公文，對受文者的行為沒有強制性影響 14.會議紀要是會議文件的一種，以下關(guān)于會議紀要的標(biāo)題說法正確的是（）。

A.標(biāo)題需寫明會議名稱與文種 B.標(biāo)題須寫明發(fā)文機關(guān)名稱、事由與文種

C.標(biāo)題需寫明會議名稱、事由、文種

D.可以采用一般文章標(biāo)題的形式在標(biāo)題中簡要明確地揭示中心思想 15.立卷的文件是已經(jīng)辦理完畢的；立卷的作用主要是為了（）。

A.反映本機關(guān)的活動 B.便于檢索和管理 C.便于映證機關(guān)工作的歷史 D.便于研究有關(guān)問題 16.公文立卷的具體方法很多，但其本質(zhì)都是（）。

A.一案一卷，一會一卷 B.同人同事立一卷 C.統(tǒng)計表、報表合卷 D.把握文件的特 17.編目是對組合之后的文件加以系統(tǒng)排列并編列出（）。

A.卷內(nèi)文件次號 B.卷內(nèi)文件目錄 C.編制立卷目 D.立卷計劃和案卷目錄

二、多項選擇題

1.公文提綱的內(nèi)容包括（）。

A.公文標(biāo)題 B.公文開頭 C.表述層次及論點、論據(jù)、字數(shù)安排 D.結(jié)尾

2.下面說法錯誤的有（）。

A.蓋印應(yīng)端正、清晰，做到上壓正文，下壓成文日期。B.一件聯(lián)合發(fā)文，可有數(shù)個發(fā)文號

C.聯(lián)合行文的成文日期以最后簽發(fā)機關(guān)的簽發(fā)日期為準。D.公文中的附注一般標(biāo)注于主題詞下方。E.題注一般用圓括號標(biāo)注于標(biāo)題下方。3.具備法定效力的公文稿本有（）。

A.副本 B.草稿 C.定稿 D.試行本 E.暫行本 4.選定公文種類主要的原則方法是（）。

A.考慮行文的具體需要 B.考慮本單位的權(quán)限 C.考慮公文撰擬者的寫作水平D.考慮行文走向 5.國家對公文的格式有具體的要求其特點有（）。

A.結(jié)構(gòu)完整 B.規(guī)范性 C.相對確定性 D.靈活性 6.規(guī)定公文的統(tǒng)一規(guī)范格式，其目的在于（）

A.維護公文的嚴肅性 B.維護公文的有效性 C.維護公文的權(quán)威性 D.維護公文的準確性 7.主送機關(guān)有以下幾種（）。

A.上級機關(guān) B.下級機關(guān) C.平行機關(guān)

D.不相隸屬機關(guān) 8.通報有以下特點（）。

A.具有較強的時效性 B.讓事實和數(shù)據(jù)說話，而不過多地闡發(fā)和論證道理

C.具有教育性質(zhì)，主要起宣傳教育、溝通情況和交流經(jīng)驗的作用 D.內(nèi)容單純，行文簡便

9.通報按其內(nèi)容性質(zhì)劃分，可分為（）。

A.表彰性通報 B.批評性通報 C.指示性通報

D.情況通報 10.通報的總體結(jié)構(gòu)包括（）。

A.標(biāo)題 B.主送機關(guān) C.正文

D.通報的日期 11.通報與通知的區(qū)別是（）。A.通報用來傳達重要精神或情況

B.通報的事例典型，情況重要，具有較大影響

C.通報的目的是引起讀者的廣泛注意和從中受到教育，而不著重要求予以具體辦理和執(zhí)行

D.通知有主送機關(guān)通報沒有主送機關(guān) 12.批復(fù)具有以下特點（）。

A.權(quán)威性

B.針對性 C.被動性 D.公開性 13.下列有關(guān)說法，能用來說明批復(fù)有明確針對性的是（）。

A.批復(fù)只印發(fā)給申報請示的單位及有關(guān)單位 B.批復(fù)的內(nèi)容只答復(fù)請示的具體事項 C.批復(fù)的內(nèi)容應(yīng)予認真遵守與執(zhí)行

D.批復(fù)的開頭和結(jié)尾要與請示的標(biāo)題與發(fā)文字號相互照應(yīng) 14.批復(fù)在制發(fā)前需進行認真的調(diào)查，調(diào)查的內(nèi)容包括（）

A.查閱有關(guān)的規(guī)定和指示 B.調(diào)閱前案處理的材料

C.與內(nèi)容涉及到的有關(guān)部門協(xié)商 D.調(diào)查研究請示的理由、事項與具體要求 15.下列各具體事項可以使用請示這一文種的有（）。

A.請求協(xié)調(diào)與幫助解決本機關(guān)無法解決的困難與問題

B.請求審核批準或批轉(zhuǎn)本機關(guān)制定的法規(guī)、規(guī)章或決定、報告等。C.請求協(xié)調(diào)與解決本機關(guān)無法解決的困難和問題 D.根據(jù)規(guī)定必須履行審批程序的事項 16.請示的主送對象可以是（）

A.有商洽必要的平行機關(guān) B.需請求其批準的不相隸屬機關(guān) C.直屬的上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān) D.上級業(yè)務(wù)主管部門 17.下列有關(guān)說法正確的是（）。

A.各機關(guān)對于自己無權(quán)決定或難以處理的問題均應(yīng)制發(fā)請示公文 B.請示這類公文要求上級回復(fù)，故應(yīng)與工作報告相區(qū)別

C.某機關(guān)對于后勤的安排，因幾位領(lǐng)導(dǎo)意見不一致，此時應(yīng)該制發(fā)請示 D.請示不能使用議論的表達方式

18.分辦的主要依據(jù)是文件的性質(zhì)、重要程度、（）等。

A.涉密程度 B.緩急時限要求

C.內(nèi)容所涉及的職責(zé)范圍 D.黨和政府的方針政策 19.簽收文件的工作由（）完成。

A.專職外收發(fā)人員 B.兼職外收發(fā)人員

C．通訊人員 D.各機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)、負責(zé)人

三、不定項選擇題

1.具有正式法定效用的文本有（）。

A.正本

B.試行本 C.暫行本

D.修訂本

2.用于對某一項行政工作作比較具體規(guī)定的規(guī)范性文件，稱作（）。

A.條例 B.規(guī)定 C.辦法

D.決定

3.用于對下級機關(guān)布臵工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件，稱為（）。

A.命令 B.指示 C.批復(fù) D.通知 4.公文中的詞語應(yīng)（）。

A.含義確切 B.韻味無窮 C.可圈可點 D.包彩豐富 5.下面說法正確的有（）。

A.黨政機關(guān)應(yīng)在各自的系統(tǒng)內(nèi)部發(fā)布文件 B.行政機關(guān)可直接向黨的組織發(fā)布指令性文件 C.行政機關(guān)可直接向黨的組織匯報工作 D.黨政機關(guān)盡可能地增加聯(lián)合發(fā)文 6.公文詞語要求（）。

A.選擇最貼切，最能表情達意的 B.盡量使用同音調(diào)

C.使用口語詞、歇后語，諺語 D.為反復(fù)強調(diào)、突出重點，大量用同意詞 E.使文章新穎，可用方言詞匯

7.維護公文的簡明性易出的問題是（）。

A.贅言泛濫，大量重復(fù) B.語言含混、語義多歧 C.歸類不準、文不對題 D.主題不明、離題萬里 E.內(nèi)容不全，掛一漏萬

8.維護文件的高度嚴密性是指（）。

A.公文的保密性 B.C.公文行文程序的嚴密 D.9.承辦公文工作的依據(jù)主要是（A.有關(guān)法律、法規(guī)、制度 B.公文語言結(jié)構(gòu)的嚴密 施行辦法的嚴密）。

一部分群眾的要求

第三篇：公文寫作與處理

公文寫作與處理

公文常識

1、寫作基礎(chǔ)知識

主題是文章的統(tǒng)帥和綱領(lǐng)，是文章的核心；主題源于材料，主題不能先行，必須從實際出發(fā)，從材料中引出主題。實用文體主題的表現(xiàn)表式主要有：①直接闡述；②單一集中；③以意役法；④片言居要；⑤善用標(biāo)題。

文章結(jié)構(gòu)安排的環(huán)節(jié)主要包括：選擇角度；設(shè)置線索；安排層次；劃分段落；設(shè)計開頭與結(jié)尾；處理過渡和照應(yīng)等。文章的結(jié)構(gòu)應(yīng)達到嚴謹（嚴密精細，無懈可擊）、自然（順理成章，開闔自如）、完整（勻稱飽滿，首尾圓合）、統(tǒng)一（和諧一致，通篇一貫，決不相互抵觸，自相矛盾）

文章常用的表達方法有敘述、描寫、議論、說明，其中議論的方法又可具體分為：①例證法；②喻證法；③類比法；④對比法；⑤反駁法；⑥歸謬法。

語言運用的基本要求：合體、得體，準確、順達，簡潔、明快，生動、有力。

2、公文的特點和種類

公文，也稱公務(wù)文件，是在社會活動中直接形成和使用的具有規(guī)范體式和法定效用的信息記錄，其區(qū)別于圖書、情報、資料等事物的個性點主要有：①由法定作者制發(fā)；②具有法定的現(xiàn)實執(zhí)行效用；③具有規(guī)范的體式；④履行法定的程序。

根據(jù)不同的標(biāo)準，公文可從不同角度進行如下分類：

（1）根據(jù)形成和作用的公務(wù)活動領(lǐng)域，公文可分為通用公文和專用公文兩類。

（2）根據(jù)內(nèi)容涉及國家秘密的程度，公文可分為對外公開、限國內(nèi)公開、內(nèi)部使用、秘密、機密、絕密六類

（3）根據(jù)行文方向，公文可分為上行文、下行文、平行文三類。

（4）根據(jù)內(nèi)容的性質(zhì)，公文可分為規(guī)范性、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性、公布性、陳述呈請性、商洽性、證明性公文。

（5）根據(jù)處理時限的要求，公文可分為平件、急件、特急件三類。

（6）根據(jù)來源，在一個機關(guān)內(nèi)部可將公文分為收文、發(fā)文兩類。

3、政府系統(tǒng)的通用公文文種

（1）規(guī)范性文件

條例。用于對某一方面的行政工作作全面、系統(tǒng)的規(guī)定，國務(wù)院各部門和地方人民政府的規(guī)章不得稱“條例”。

規(guī)定。用于對某一方面的行政工作作部分的規(guī)定。

辦法。用于對某一項行政工作作比較具體的規(guī)定。

（2）領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件

命令（令）。用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布旅行重大強制性行政措施；獎懲有關(guān)人員；撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定。

決定。用于對重要事項或重大行動作出安排。

指示。用于對下級機關(guān)布置工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則。

批復(fù)。用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。

通知。用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部。

通報。用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。（3）公布性文件

公告。用于向國內(nèi)外宣布重要事項或法定事項。

通告。用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。

（4）陳述呈請性文件

議案。用于各級人民政府按法律程序向同級人民代表大會或其常務(wù)委員會提請審議事項。

請示。用于向上級機關(guān)請求指示、批準。

報告。用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。

調(diào)查報告。用于反映調(diào)查研究的成果，揭示事物的真相與規(guī)律。

（5）商洽性文件

函。用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工答、詢問和答復(fù)問題；向有關(guān)主管部門請求批準等。

（6）會議文件

會議紀要。用于記載和傳達會議情況和議定事項。

4、黨政機關(guān)的通用公文文體

（1）規(guī)范性文件

條例。用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動和黨員行為的規(guī)章制度。

規(guī)定。用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。

（2）領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件

決議。用于經(jīng)會議討論通過的重要決策事項。

決定。用于對重要事項作出決策和安排。

指示。用于對下級機關(guān)布置工作，提出開展工作的原則和要求。

意見。對于重要問題提出見解和處理辦法。

通知。用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī)、任免干部、傳達上級機關(guān)的指示、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文、批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文、發(fā)布要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項。

通報。用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。

批復(fù)。用于答復(fù)下級機關(guān)的請示。

（3）公布性文件

公報。用于公開發(fā)布重要決定或者重大事件。

（4）陳述呈請情文件

報告。用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。

請示。用于向上級機關(guān)請求指示、批準。

（5）商洽性工作

函。用于機關(guān)之間的商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向無隸屬關(guān)系的有關(guān)主管部門請求批準等。

（6）會議文件

會議紀要。用于記載會議主要精神和議定事項。

5、公文文體與結(jié)構(gòu)常識

應(yīng)用文體區(qū)別于其他文體的特殊屬性主要有直接應(yīng)用性、全面真實性、結(jié)構(gòu)格式的規(guī)范性。

公文屬于特殊應(yīng)用文，其區(qū)別于一般應(yīng)用文的特殊性特征表現(xiàn)為：被強制性規(guī)定采用白話文形式；兼用議論、說明、敘述三種基本表達方法。

公文的基本組成部分有：標(biāo)題、正文、作者、日期、印章或簽署、主題詞。

公文的其他組成部分有文頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人、保密等級、緊急程度、主送機關(guān)、附件及其標(biāo)記、抄送機關(guān)、注釋、印發(fā)說明等。

印章或簽署均為證實公文作者合法性、真實性及公文效力的標(biāo)志。

6、公文格式排版規(guī)定

保密等級：“絕密”“機密”“秘密”標(biāo)注后，加“★”，必要時加期限（如機密★5年），3號或4號黑體。

緊急程度：“急”或“特急”，在保密等級下一行，字號字體同保密等級。

發(fā)文字號：位于文頭下方，居中；如有簽發(fā)人，居左，兩者排一行，3號或4號仿宋字。

簽發(fā)人：發(fā)文字號右側(cè)，空一格，字號字體同發(fā)文字號。

標(biāo)題：標(biāo)題由作事、事由、文種組成（可省），字數(shù)一般不超過50字；除出現(xiàn)法規(guī)、規(guī)章的標(biāo)題外，不用書名號；具體形式有齊肩形、正梯形、倒梯形、除號形，公文如經(jīng)會議討論通過或批準的，應(yīng)加題注，即用圓括號居中

附件：附件應(yīng)標(biāo)明標(biāo)題、件數(shù)、份數(shù)。在正文以下日期以上，排出附件號。

注釋：注釋排在日期下方，用4號或小4號仿宋體。

7、公文的稿本

（1）草稿。不具備正式公文效用，常有“討論稿”“征求意見稿”“送審稿”“草稿”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本標(biāo)記。

（2）定稿。具備正式公文效用，是制作公文正本的標(biāo)準依據(jù)。有法定的生效標(biāo)志（簽發(fā)等）。

（3）正本。正本是格式正規(guī)并有印章或簽署等表明真實性、權(quán)威性、有效性的標(biāo)。

（4）試行本。在試驗期間具有正式公文的法定效力。

（5）暫行本。在規(guī)定的暫行時間內(nèi)具有正式公文的法定效用。

（6）副本。正本復(fù)份（與正本同時印刷）在外形上與正本沒有區(qū)別，具有相同的法律效用；作為復(fù)印件的公文副本（如抄本、復(fù)印件）不具備公文的法定效用，需加注“副本”字樣標(biāo)記。

（7）修訂本?？梢詷?biāo)題結(jié)尾處標(biāo)作：“（修訂本）”，也可在標(biāo)題下做題注，在圓括號內(nèi)注明“某年某月修訂”。

8、公文寫作的基本要求

合“法”、求實、合體、簡明、嚴謹、準確、規(guī)范、完整、清晰、耐久。

9、行文規(guī)則

可以采用越級行文方式的情況：一是由于情況特殊緊急，如逐級上報下達會延誤時機造成重大損失；二是經(jīng)多次請示直接上級機關(guān)而問題長期未予解決；三是有上級機關(guān)交辦并指定直接越級上報的具體事項；四是出現(xiàn)需要直接詢問、答復(fù)或聯(lián)系不涉及被越過的機關(guān)職權(quán)范圍的具體事項；五是需要檢舉、控告直接上級機關(guān)等。

行政機關(guān)不能逕向黨的組織發(fā)布指令性公文，一般也不得以行政機關(guān)名義逕向黨的組織報告工作或請求指示或批準。

10、公文寫作的語言運用

公文語言的特點：莊重、準確、樸實、精練、嚴謹、規(guī)范。

公文中需用歷史年號時，要先標(biāo)出公歷年份，再注歷史年號并加圓括號，如1912年（民國元年）。

數(shù)量表示時，表示增加時用倍數(shù)或分數(shù)，表示減少時只能用分數(shù)。

11、各種文種的撰寫

（1）規(guī)范性公文。規(guī)范性公文一般包括文件標(biāo)題、發(fā)布或通過或批準的日期、章題、正文；規(guī)范性公文的標(biāo)題由事由（問題）、文種兩部分構(gòu)成；正文中開始部分的制定目的是規(guī)范性公文的核心內(nèi)容與指導(dǎo)性“綱領(lǐng)”。（2）決定。標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)、事由、文種組成。

（3）決議。其性質(zhì)、功用與決定沒有大的差別，特點在于必須經(jīng)過會議討論通過或批準。

（4）通知。標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)、事由、文種組成。

（5）通報。標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)、表彰或批評的對象與事實性質(zhì)（情況）以及文種（通報）。

（6）批復(fù)。標(biāo)題寫明發(fā)文機關(guān)、事由、文種，必要時也可在標(biāo)題中標(biāo)明“同意”“批準”與否的態(tài)度。

（7）通告。標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)、事由、文種構(gòu)成，有時可省略事由或只標(biāo)注文種。

（8）請示。標(biāo)題由發(fā)文機關(guān)名稱、事由與文種構(gòu)成。

（9）函。依格式正規(guī)、鄭重的程度，函有公函、便函之分；依行文主動與否，函又可分為發(fā)函、復(fù)函。格式正規(guī)、鄭得、涉及相對重要問題的是公函；相對靈活（略去標(biāo)題、發(fā)文字號等）并涉及一般具體事項的是便函。

12、公文處理的基本原則

（1）法制原則。指處理方法手段、程序手續(xù)、行為準則與方法規(guī)化、制度化。（2）實事求是原則；（3）全面技師原則；（4）時效原則；（5）集中統(tǒng)一原則；（6）黨政分工原則；（7）保密原則；（8）簡化原則

13、收文處理的一般過程

（1）公文的收受與分流

簽收。指履行規(guī)定的確認、清點、核對、檢查、簽注手續(xù)后，收到公文。登記形式有薄式、卡片式、聯(lián)單式

外收文登記。由外收發(fā)人員在完成簽收工作后，對收文情況做簡要記載。

啟封。外收文登記完成后，統(tǒng)一交由內(nèi)收發(fā)人員，統(tǒng)一啟封或徑送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)親啟。

內(nèi)收文登記。由內(nèi)收發(fā)人員對收文情況做詳細記載。

分辦。有關(guān)人員將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門工作人員閱知辦理。

摘編。文件管理人員對部分準備投入辦理過程的重要文件編寫文摘、提要、綜述、匯集有關(guān)數(shù)據(jù)資料。

（2）辦理收文

擬辦。由部門負責(zé)人或有關(guān)具體工作人員提出處置意見，供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核定奪。

批辦。機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者或部門負責(zé)人提出處置意見。

承辦。有關(guān)工作人員按意見具體處置公文所針對的事務(wù)和問題。

注辦。由承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查。

（3）組織傳閱與催辦查辦

組織傳閱。使公文有工作人員中的有效傳閱活動。

催辦。由公文處理管理機構(gòu)或承辦人對公文承辦過程實施的催促檢查。

查辦。由公文處理管理機構(gòu)或其他專門組織對重要公文實際執(zhí)行情況進行的核查協(xié)辦工作。

（4）處置辦畢公文

包括：閱卷歸檔、清退、暫存、銷毀。

14、發(fā)文處理程序與方法

（1）文稿形成

擬稿。撰擬公文文稿。

會商。當(dāng)公文內(nèi)容涉及其他有關(guān)同級或不相隸屬機關(guān)或部門的職權(quán)范圍，需征得其同意和協(xié)助。

核稿。文稿在送交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或會議通過前，由專人進行全面核查。

簽發(fā)。指由機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或被授以專門權(quán)限的部門負責(zé)人對文稿終審核準之后，批注正式定稿。按簽發(fā)人身份、地位及工作程序的不同，簽發(fā)分為正簽、代簽、核簽、會簽等數(shù)種。

（2）公文的制作

注發(fā)。定稿形成后，批注繕寫印發(fā)要求的活動，以使簽發(fā)意見進一步具體化、技術(shù)化。

繕印。制作供對外發(fā)出的公文。

用印或簽署。在印畢的公文上蓋發(fā)文機關(guān)公章，或請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽名。

（3）公文的對外傳遞

分裝。按規(guī)定具體揀配和封裝公文。

發(fā)出。將分裝完畢的公文以適當(dāng)?shù)姆绞桨l(fā)給受文者。

（4）處置辦畢公文

包括：閱卷歸檔、暫存、銷毀。

15、公文銷毀的方式和范圍

銷毀的主要方式有：焚毀、重新制成紙漿、粉碎、清洗消磁（磁盤、磁鼓、磁帶）。以各種方式銷毀公文均應(yīng)履行如下程序手續(xù)：由文書部門組織對公文進行鑒定；確認應(yīng)銷毀后逐文逐件核定造冊；呈請本機關(guān)或上級機關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定批準；獲準后再行銷毀。任何個人均不得私自銷毀公文。

公文寫作

第一類 正式公文

一、計劃類公文

包括：規(guī)劃、設(shè)想、計劃、要點、方案、安排等。必須有目標(biāo)；內(nèi)容（做法）；保障措施。

1、工作計劃

工作計劃是行政活動中使用范圍很廣的重要公文。機關(guān)、團體、企事業(yè)單位的各級機構(gòu)，對一定時期的工作預(yù)先作出安排和打算時，都要制定工作計劃，用到“工作計劃”這種公文。工作計劃實際上有許多不同種類，它們不僅有時間長短之分，而且有范圍大小之別。從計劃的具體分類來講，比較長遠、宏大的為“規(guī)劃”，比較切近、具體的為“安排”，比較繁雜、全面的為“方案”，比較簡明、概括的為“要點”，比較深入、細致的為“計劃”，比較粗略、雛形的為“設(shè)想”，無論如何都是計劃文種的范疇。不管其如何分類，計劃內(nèi)容的范圍都是“做什么”、“怎么做”和“做到何種程度”三大項。

2、規(guī)劃

規(guī)劃是計劃中最宏大的一種：從時間上說，一般都要在三五年以上；從范圍上說，大都是全局性工作或涉及面較廣的重要工作項目；從內(nèi)容和寫法上說，往往是粗線條的，比較概括，如《××省經(jīng)濟和社會發(fā)展十年規(guī)劃》，《××省工業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整規(guī)劃》等。規(guī)劃是為了對全局或長遠工作作出統(tǒng)籌部署，以便明確方向，激發(fā)干勁，鼓舞斗志；相對其它計劃類公文而言，規(guī)劃帶有方向性、戰(zhàn)略性、指導(dǎo)性，因而其內(nèi)容往往要更具有嚴肅性、科學(xué)性和可行性。這就要求寫作者必須首先進行深入的調(diào)查和周密的測算，在掌握大量可靠資料的基礎(chǔ)上，根據(jù)黨、國家和具體單位的發(fā)展方針確定發(fā)展遠景和總體目標(biāo)，然后充分吸收有關(guān)意見，以科學(xué)的態(tài)度，反復(fù)經(jīng)過多種方案的比較、研究和選擇，確定各項指標(biāo)和措施。

規(guī)劃的具體寫法：標(biāo)題是“四要素”寫法：單位名稱＋時間期限＋內(nèi)容范圍＋“規(guī)劃”二字。如《××省“八五”期間經(jīng)濟發(fā)展規(guī)劃》。規(guī)劃的正文一般都比較長，大致有以下幾方面內(nèi)容：（１）前言，即有關(guān)的背景材料，也就是制定規(guī)劃的起因和緣由。這是制定規(guī)劃的依據(jù)，因此不能簡單地羅列事實，而應(yīng)把諸多有關(guān)情況以過認真地綜合、分析，找出其有得因素和不得因素。這樣才會使人相信下面所提的規(guī)劃目標(biāo)言之有據(jù)，有可靠性。（２）指導(dǎo)方針和目標(biāo)要求。這是規(guī)劃的綱領(lǐng)和原則，是在前言的基礎(chǔ)上提出的，因此既要寫得鼓舞人心，又要寫得堅定有力，要用精煉的語言，概要地闡述出來。（３）主要任務(wù)和政策、措施。這是規(guī)劃的主體和核心，是解決“做什么”和“怎樣做”的問題，因此任務(wù)要提得明確，措施要提得概括有力。這部分寫作通常有兩種結(jié)構(gòu)：對于全面規(guī)劃或任務(wù)項目較多的規(guī)劃，因其各項任務(wù)比較獨立，沒有多少共同的完成措施，一般采用以任務(wù)為主線的“并列式結(jié)構(gòu)”（措施都在各自的任務(wù)之后分別提出）；對于專題規(guī)劃或任務(wù)較單一的規(guī)劃，因其任務(wù)項目較少而其項目之間的聯(lián)系又較大，一般采用任務(wù)、措施分說的“分列式結(jié)構(gòu)”。（４）結(jié)尾，即遠景展望和號召。這部分要寫得簡短、有力、富有號召力。

3、設(shè)想

設(shè)想是計劃中最粗略的一種：在內(nèi)容上是初步的，多是不太成熟的想法；在寫法上是概括地、粗線條地勾勒。但時間不一定都是遠的，范圍也不一定都是宏大的。一般說來，時間長遠些的稱“設(shè)想”；范圍較廣泛的稱為“構(gòu)想”；時間不太長、范圍也不太大的則稱為“思路”或“打算”。設(shè)想是為制定某些規(guī)劃、計劃作出準備的，是一些初步想法。設(shè)想在嚴肅性、科學(xué)性和可行性方面的要求相對差一些，因為它是為正式的規(guī)劃或計劃作準備，不是給各級領(lǐng)導(dǎo)看的，就是交群眾討論的，不必也沒時間考慮得太周密，只要基本成形就可以，且在提出任務(wù)或目標(biāo)時，往往還有一些簡短的論述語句。設(shè)想與規(guī)劃一樣，在內(nèi)容的寫法上都是比較原則和概括，不可能也沒有必要寫得太細、太具體。

設(shè)想的具體寫法：設(shè)想因具有超前性，所以其寫作要求并不十分嚴格，其格式也不大一樣：如果是給領(lǐng)導(dǎo)看的，報給上級，就要嚴肅一些，隨報告報送，不必落款，也不必寫行文時間；如果是交給群眾討論的，或者不以通知或報告的形式轉(zhuǎn)發(fā)或上報，就要落款并寫明具體行文時間。設(shè)想的標(biāo)題可以是“四要素”，也可以是“三要素”，或省略單位名稱，或省略時間期限，還可以是“兩要素”省略單位名稱和時間期限，如《關(guān)于機構(gòu)改革的初步設(shè)想》。設(shè)想的正文一般有兩種寫法。第一種是只講目標(biāo)、要求的條項并列式寫法，適用于時間較長遠的“設(shè)想”或工作計劃的最初構(gòu)思或打算。第二種是也按規(guī)劃、計劃、方案或安排的格式結(jié)構(gòu)，只是內(nèi)容粗略一些的想法，適用于預(yù)備性計劃，即只是征求意見的“構(gòu)想”、“思路”或“打算”。

4、計劃

狹義的計劃是廣義工作計劃中最適中的一種。這個特點表現(xiàn)在，時間一般在一年、半年左右，范圍一般都是一個單位的工作或某一大項重要工作，內(nèi)容和寫法要比規(guī)劃具體、深入，要比設(shè)想正規(guī)、細致，要比方案簡明、集中，要比安排闊展、概要。

計劃的具體寫法：計劃由于大多以一個單位的工作內(nèi)容范圍，只在單位內(nèi)要求執(zhí)行，所以一般不以文件形式下發(fā)，因而除標(biāo)題和正文外，往往還要在題下或文后標(biāo)明“×年×月×日制定”字樣，以示鄭重。計劃的標(biāo)題也是“四要素”寫法，其中哪一個要素都不應(yīng)省略。正文寫法，由于計劃是對一個單位的全面工作或某一項重要工作的具體要求，所以寫作是要比規(guī)劃和設(shè)想都要具體、詳細得多。一般包括以下幾方面內(nèi)容：（１）開頭，或闡述依據(jù)，或概述情況，或直述目的，要寫得簡明扼要；（２）主體，即計劃的核心內(nèi)容，闡述“做什么”（目標(biāo)、任務(wù)）、“做到什么程度”（要求）和“怎樣做”（措施辦法）三項內(nèi)容，既要寫得全面周到，又要寫得有條不紊，具體明白。全面工作計劃一般采取“并列式結(jié)構(gòu)”（任務(wù)、措施分說）。（３）結(jié)尾，或突出重點，或強調(diào)有關(guān)事項，或提出簡短號召，當(dāng)然也可不寫結(jié)尾。

5、要點

所謂要點，實際就是計劃的摘要，即經(jīng)過整理，把主要內(nèi)容摘出來的計劃。一般以文件下發(fā)的計劃都采用“要點”的形式。

要點的具體寫法：要點大多是上級機關(guān)某一項重要或較大工作計劃的摘要，一般都要以文件形式下發(fā)，因而多用某個通知作“文件頭”，所以只要有標(biāo)題和正文兩部分內(nèi)容就可以了，不必再落款，再寫成文時間；但也有些要點，由于涉及的工作重大，為鄭重起見，往往要在標(biāo)題下標(biāo)明發(fā)文機關(guān)名稱和制發(fā)具體時間。要點的標(biāo)題可寫“四要素”，也可寫“三要素”，但“三要素”的寫法一般要在題下標(biāo)明被省略的發(fā)文機關(guān)名稱。正文寫法，由于要點的內(nèi)容是摘錄計劃的主要之點，所以其正文都寫得比較概要，既不要兼顧到各個方面，也不必講具體做法，更不用講道理；沒有過渡段，段落也不長。在結(jié)構(gòu)方式上，大都是并列式，可分若干項目一貫到底，也可分幾大項，大項下分若干小項，其中的小項可在每一大項下單獨排列，也可全文排列。

6、方案

方案是計劃中內(nèi)容最為復(fù)雜的一種。由于一些具有某種職能的具體工作比較復(fù)雜，不作全面部署不足以說明問題，因而公文內(nèi)容構(gòu)成勢必要繁瑣一些，一般有指導(dǎo)思想、主要目標(biāo)、工作重點、實施步驟、政策措施、具體要求等項目。

方案的具體寫法：方案的內(nèi)容由于是上級對下級或涉及面比較大的工作，一般都用帶“文件頭”形式下發(fā)，所以不用落款，只有標(biāo)題、成文時間和正文三部分內(nèi)容。方案的標(biāo)題有兩種寫法：一個是“三要素”寫法，即由發(fā)文機關(guān)、計劃內(nèi)容和文種三部分組成，如《北華大學(xué)五年發(fā)展規(guī)劃總體方案》；一個是“兩要素”寫法，即省略發(fā)文機關(guān)，但這個發(fā)文機關(guān)必須在領(lǐng)頭的“批示性通知”（文件頭）的標(biāo)題中體現(xiàn)出來，如《治理采掘工業(yè)危機，實現(xiàn)良性循環(huán)方案》。成文時間，為鄭重起見，方案的成文時間一般不省略，而且要注在標(biāo)題下。方案的正文一般有兩種寫法：一是常規(guī)寫法，即按“指導(dǎo)方針”、“主要目標(biāo)（重點）”、“實施步驟”、“政策措施”及“要求”幾個部分來寫，這個較固定的程序適合于一般常規(guī)性單項工作；二是變項寫法，即根據(jù)實際需要加項或減項的寫法，適合于特殊性的單項工作。但不管哪種寫法，“主要目標(biāo)”、“實施步驟”、“政策措施”這三項必不可少的，實際寫作時的稱呼可以不同，如把“主要目標(biāo)”稱為“目標(biāo)和任務(wù)”或“目標(biāo)和對策”等，把“政策措施”稱為“實施辦法”或“組織措施”等。在“主要目標(biāo)”一項中，一般還要分總體目標(biāo)和具體目標(biāo)；“實施步驟”一般還要分基本步驟或階段和關(guān)鍵步驟，關(guān)鍵步驟里還有重點工作項目；“政策措施”的內(nèi)容里一般還要分“政策保證”、“組織保證”和“具體措施”等。

7、安排

安排是計劃中最為具體的一種格式：由于其工作比較確切、單一，不作具體安排就不能達到目的，所以其內(nèi)容要寫得詳細一些，這樣容易使人把握。安排的具體寫法：安排的內(nèi)容由于是涉及范圍較小或單位內(nèi)部的工作，所以一般有兩種發(fā)文形式：一種是上級對下級安排工作，盡管涉及面較小，也要用“文件頭”形式下發(fā)?！鞍才拧钡母袷绞恰皹?biāo)題”和“正文”兩部分。另一種，如果是單位內(nèi)部的工作安排，也可直接下發(fā)文件，格式就由“標(biāo)題”、“正文”、“落款及時間”三部分組成。但不管哪種形式，作為“安排”本身都不該有受文單位，如果必須有，則或者以“文件頭”形式下發(fā)，或者以“關(guān)于.....安排的通知”名義下發(fā)。安排的標(biāo)題可是“三要素”寫法，也可是“兩要素”寫法（省略機關(guān)名稱）。安排的正文一般由“開頭”、“主體”和“結(jié)尾”三部分組成；也有的省略“結(jié)尾”，“主體”結(jié)束，正文即隨之結(jié)束?！伴_頭”同計劃的開頭差不多，或闡述依據(jù)，或概述簡明扼要?！爸黧w”是正文的核心，一般包括任務(wù)、要求、步驟、措施四方面內(nèi)容。在結(jié)構(gòu)上可按這四方面內(nèi)容分項來寫；也可把任務(wù)和要求合在一起，把步驟和措施合在一起來寫；還可以先寫總?cè)蝿?wù)，然后按時間先后順序一項一項地寫具體任務(wù)，每一項有每一項的要求及措施，要依據(jù)工作性質(zhì)及具體內(nèi)容來定。但不管怎樣結(jié)構(gòu)，其任務(wù)都要具體，其要求都要明確，其措施都要得當(dāng)。

方案和安排有共同之處，即寫作題材都是單項的工作，即只對一項工作作出部署和安排。這也正是方案、安排與規(guī)劃、設(shè)想、計劃、要點的根本不同。但二者在內(nèi)容范圍上也有個大小之分：方案的內(nèi)容范圍適合于上級對下級或涉及面比較大的工作，安排的內(nèi)容范圍則適合于單位內(nèi)部或涉及面較小的工作，如《××市關(guān)于計劃生育的工作安排》。方案和安排還有一種較為概要一點的寫法，以便于下級具體實施時靈活掌握，叫做“意見”：方案大多稱“實施意見”，如《××市“七五”期間社會主義精神文明建設(shè)的實施意見》；安排往往稱“安排意見”，如《××××系統(tǒng)關(guān)于開展增收節(jié)支活動的安排意見》。在此需要說明的是，有些機關(guān)把單位內(nèi)部或涉及面很窄的單項工作計劃也稱之為“方案”，這是不合適的，因為這些工作都比較切近、具體，也并不復(fù)雜，只要用“安排”就足夠了，如果較為原則，則可稱為“安排意見”。

二、函

一般格式主要包括：標(biāo)題、主送單位、正文、落款與時間。

標(biāo)題：函的標(biāo)題是全要素標(biāo)題，即包括發(fā)文單位、事由及文種。其中事由應(yīng)是對正文主要內(nèi)容的標(biāo)準而精煉的概括。

正文：函的正文是文件的主要部分。強調(diào)就事論事，應(yīng)直陳其事。第一部分是敘述事項，第二部分說明希望和要求。去函的正文先寫商洽、請求、詢問或告知的事項，然后提出希望、請求或要求。最后明確提出“以上意見可否，請函復(fù)”，“敬請函復(fù)”，“特此函告”等?！笆马棥辈糠只臼菙⑹龊驼f明的寫法，是什么就寫什么，應(yīng)簡單扼要，又要交待清楚。“要求”部分可多可少，如果事項很簡單，而且沒有過多要求就同事項寫在一起，一氣呵成；如果事項復(fù)雜些，或要求多些可以單列一段來寫，甚至分條列項來寫，而且無論是哪一種內(nèi)容，也不論是對哪一級，要求的口氣都是謙和的。復(fù)函正文的一般結(jié)構(gòu)是：先引述來函，可引來函的文件名稱、發(fā)文字號、主要內(nèi)容。如“貴廠×字×號文悉”這樣的格式，也可以直接寫“電悉”“函悉”，然后寫答復(fù)的主要事項，所答復(fù)的內(nèi)容要圍繞來函，要準確表達本機關(guān)的意見，態(tài)度要鮮明。復(fù)函的結(jié)尾一般可寫上“此復(fù)”“特此函復(fù)”等話語。在復(fù)函中要針對來函中提出的問題予以答復(fù)：同意或不同意，同意將怎么辦；不同意是什么原因或應(yīng)該怎么辦，不應(yīng)該怎么辦等。文中用語應(yīng)言簡意賅。

落款與日期：函的正文寫完之后，最后要有簽署和日期，并要加蓋公章。

三、情況、問題報告

報告適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。

在下列三種情況下使用報告：一種是匯報工作，屬于匯報性的；一種是反映情況，提出意見或建議的，屬于反映性的；一種是答復(fù)上級機關(guān)的詢問，屬于回復(fù)性的。

報告的標(biāo)題：機關(guān)名稱+報告事由+文種。主送機關(guān)：頂格寫。開頭：回復(fù)性的—— 根據(jù)××指示或要求，我們怎么處理的，結(jié)果如何，現(xiàn)將××報告如下。反映性的—— 簡述基本情況（最近一段時間）、提出寫作目的。匯報性的—— 先簡述基本情況，說明取得了一定的進展，現(xiàn)將有關(guān)情況報告如下。

報告的內(nèi)容主體：一般為四部分：1．基本情況。不論是匯報工作、還是反映情況，答復(fù)上級的詢問，均應(yīng)實事求是地將具體情況交代清楚，以便上級了解下情，并以此作為依據(jù)，妥善地予以處理和指導(dǎo)。2．存在問題（或具體意見）。呈報性報告寫存在問題，以便于上級了解工作進展的情況，同時為報告的下一部分內(nèi)容（提出要求）打下基礎(chǔ)；呈轉(zhuǎn)性報告也要根據(jù)基本情況提出具體處理意見或解決辦法，以供上級機關(guān)參考。3．具體要求或措施。即對今后工作的設(shè)想，提出要求或準備采取的措施。4．結(jié)語。報告的結(jié)語，要根據(jù)報告的性質(zhì)和內(nèi)容而定，不能千篇一律。報告的結(jié)語一般用“特此報告”、“以上報告，如無不妥，請批轉(zhuǎn)有關(guān)部門貫徹執(zhí)行”、“以上報告，請審閱”等字樣。但也有的報告結(jié)尾不寫這些用語。

回復(fù)性的—— 處理好的、效果會令上級領(lǐng)導(dǎo)滿意的，就主要寫處理的經(jīng)過，在其中流露出對這項工作的重視、對待工作的態(tài)度、工作熱情和責(zé)任感以及工作能力；如果是沒有處理好的，效果上級不滿意的，則除了寫處理情況、表示重視和認真對待以外，又要寫意見，即分情況、問題及問題分析兩部分，讓上級了解全面情況和問題的復(fù)雜。反映性的—— 如果是發(fā)展變化快的，急于上報的，就以寫情況為主。如一些惡性事件，要報告起因、經(jīng)過、事態(tài)現(xiàn)狀；有一些比較復(fù)雜的情況，則歸納為幾個方面，分項細說現(xiàn)象和實質(zhì)。如果是發(fā)展變化緩慢的，需要寫情況、原因、意見或建議。匯報性的—— 先寫工作成績、工作體會，然后寫存在的問題、今后的工作思路和安排。

四、“三通”

1、通告

社會管理部門使用的一個文種；需要人們周知或應(yīng)當(dāng)遵守的。有知照性的，如水電提價、火車提價；有辦理性的，如更換駕駛執(zhí)照、更換身份證、辦理入托；有行止性的，即允許干什么和不許干什么，如關(guān)于收繳槍支的通告、關(guān)于禁止燃放煙花爆竹的通告。一般先寫依據(jù)或者目的，用“為了??”、“根據(jù)??”的形式；然后分條列款寫內(nèi)容、要求、處置；最后落款。

2、通報

通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳遞重要精神或者情況。通報也為知照類公文，其主要作用在于學(xué)習(xí)他人經(jīng)驗，推動工作；吸取他人教訓(xùn)，防止類似問題的發(fā)生；了解有關(guān)情況，促進各方面工作的順利開展。通報的寫作要有代表性、針對性，使人們從中受到啟發(fā)和教益。

事故通報是批評性通報的一種，其正文主要包括：事故的概況（時間、地點、過程、結(jié)果等）；對事故性質(zhì)、原因以及后果的分析說明；提出防止類似事故的原則性要求、措施及各方面應(yīng)記取的主要教訓(xùn)。有時還包括對事故責(zé)任者的處理決定。上述內(nèi)容可以直接敘述說明，也可以轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)事故報告等公文的形式間接轉(zhuǎn)述有關(guān)情況（以這些報告等為附件）。

表彰性通報。用于表彰好人好事和介紹先進典型經(jīng)驗，其正文主要有三方面內(nèi)容：先進事跡（人物、時間、地點、過程、結(jié)果）或經(jīng)驗（單位及所處的客觀條件、主要作法、規(guī)律性的認識等）；評價分析（性質(zhì)、意義、經(jīng)驗所在及適用的條件情況，經(jīng)驗中的不足及其原因等）；決定事項（給有關(guān)單位或個人何種稱號或其他精神的、經(jīng)濟的獎勵），以及提出一些學(xué)習(xí)先進事跡、借鑒吸收典型經(jīng)驗方面的要求或號召等。

批評錯誤典型的通報。用以批評壞人壞事以及有關(guān)單位或個人的錯誤，其正文主要有這樣一些內(nèi)容：主要的錯誤事實（單位、人物、時間、地點、主要過程、結(jié)果等）；分析評價（錯誤性質(zhì)及原因、嚴重后果）；對有關(guān)當(dāng)事人的處理意見，以及要求各方面從中記取的教訓(xùn)。有時還提出請檢查上報有無類似問題、匯總有關(guān)反映等方面的要求。

情況通報。用以報道、傳達重要情況和有關(guān)精神，其正文有兩種組成方式，其中一種只對有關(guān)事實作客觀敘述；另一種除此外還對情況加以分析說明，有時還針對具體問題提出應(yīng)采取何種對策的指導(dǎo)性意見。

3、通知

通知的用途：批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)公文和不相隸屬機關(guān)公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項。通知是機關(guān)最常見、最常用的文種。按內(nèi)容和性質(zhì)分為4類：

告諭性通知—— 只告知，不要求辦理，如人事任免、機構(gòu)設(shè)置撤消或合并、更改名稱。寫法：題目，發(fā)文機關(guān)+事由+文種；受文單位；正文，為了、根據(jù)、特；成文時間。

布置性通知—— 正文，原由、特通知如下；具體事項。會議通知、征訂通知屬于這種類型，要求語言準確、明白。

指示性通知—— 正文，以發(fā)文原由為目的，即提出問題，分析問題；通知事項，即解決問題。注意語氣：請務(wù)必、必須、一定、嚴格、決不允許。

批示性通知—— 正文非常簡單：現(xiàn)將××印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請××。

五、請示 向上級機關(guān)請求指示、批準，分三種情況：求示性的、求準性的、求助性的。整個結(jié)構(gòu)分標(biāo)題、主送機關(guān)、正文（請示理由、事項即要求）、結(jié)語。接語用妥否、可否、是否妥當(dāng)，請批復(fù)、請批示、請批準、請復(fù)，后有署名、時間、蓋章等。

關(guān)鍵在于寫請示的理由。一是要講必要性—— 必要、重要、緊迫，講關(guān)鍵性、實質(zhì)性的理由。二是要講有政策，政策允許，去說服上級。三是要講有條件，不難辦，這一點最重要。需要辦的事、應(yīng)該辦的事太多了，客觀條件具備才行。如果沒有條件，全靠上級資金支持、政策扶持，上級是不會同意的。還要注意，要一事一請示，有請示必有批復(fù)，一請示一批復(fù)。

第二類 事務(wù)文書

一、簡報

也叫簡訊、動態(tài)、情況反映、工作交流、內(nèi)部參考、快報。簡單情況的報告，用以指導(dǎo)下級工作，向上級反映情況，溝通平級信息。它與新聞報道不一樣，屬于機關(guān)、單位的內(nèi)部文件，有的還有一定的密級。特點是快、簡、新。類型有工作簡報（即經(jīng)驗簡報）、動態(tài)簡報（即情況簡報）、會議簡報。結(jié)構(gòu)、格式由報頭、標(biāo)題、按語、正文、報尾幾部分組成。

經(jīng)驗簡報介紹工作經(jīng)驗用以推廣，有通報表揚的性質(zhì)，體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的意圖。選取與工作中心有關(guān)系的先進典型，帶動全局工作的全面開展，起到示范推動作用。有兩種寫法：一種是認識到位，措施有力，制度保證，領(lǐng)導(dǎo)帶頭；另一種是基本情況和取得的成效，具體做法，保障措施（基本經(jīng)驗）。

情況簡報的內(nèi)容，是抓住工作中出現(xiàn)的典型的、帶傾向性的、苗頭性的或者引起社會強烈反響的問題，向上級反映，以引起重視，及早采取對策措施。一般按照敘述事情、點明性質(zhì)或者強調(diào)引起重視兩大部分寫。

二、調(diào)查報告

調(diào)查報告是對某一事件、某一人物、某一問題，通過深入細致的調(diào)查研究之后所寫出的真實地反映情況的書面報告。調(diào)查報告的運用范圍十分廣泛，凡制定正確的方針政策，解決各種實際問題，弄清事情真相，交流典型經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)，推動工作等都離不開調(diào)查報告。

調(diào)查報告的特點：針對性。調(diào)查報告的針對性體現(xiàn)在撰寫目的上，撰寫調(diào)查報告，一是為了給決策者提供決策的依據(jù)，二是發(fā)現(xiàn)典型，總結(jié)經(jīng)驗，指導(dǎo)工作，三是為領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)了解情況，處理實際問題。因此，從實際出發(fā)，有針對性地調(diào)查研究，總結(jié)經(jīng)驗，回答人們最關(guān)心的問題，提出現(xiàn)實生活中迫切需要解決的問題是調(diào)查報告的關(guān)鍵所在。調(diào)查報告的針對性越強，社會作用越大。真實性。調(diào)查報告的主旨是調(diào)查研究后所揭示的客觀事物的本質(zhì)和規(guī)律。因此，寫調(diào)查報告必須是自己親自調(diào)查了解到的情況，絕不能道聽途說、東拼西湊一些虛偽的材料。在調(diào)查報告中，不僅主要人物和事實要真實，就是事件的時間、地點、過程及各種細節(jié)，也要絕對真實，不能有半點浮夸和歪曲。敘議結(jié)合。調(diào)查報告的表達采用敘議結(jié)合的方式，簡明扼要、條理清楚地敘述事實。調(diào)查報告不追求事件的曲折波瀾，只求敘說清楚。調(diào)查報告還要對調(diào)查材料中得出的結(jié)論進行適當(dāng)?shù)姆治?、議論，但只是畫龍點睛式的，點到即止，不作展開，不反復(fù)論證，有時甚至觀點于事實之中，用事實說話。

調(diào)查報告的正文由前言、主體和結(jié)尾三部分組成。

前言。前言是調(diào)查報告的開頭部分，通常是簡要地敘述為什么對這個問題（工作、事件、人物等）進行調(diào)查；調(diào)查的時間、地點、對象、范圍、經(jīng)過以及采用什么方法；調(diào)查對象的基本情況、歷史背景；以及調(diào)查后的結(jié)論等。這些方面的側(cè)重點由調(diào)查人根據(jù)調(diào)查目的來確定，不必面面俱到。前言部分常見的寫法有：說明式、概述式、提問式、結(jié)論式等，寫作時不論采用何種方法，都要簡明扼要，具有吸引力，便于引出下文。

主體。主體是調(diào)查報告的核心部分。是前言的引申展開，是結(jié)論的根據(jù)所在。主體的內(nèi)容一般包括三個方面：一是調(diào)查到的事實情況，包括事情產(chǎn)生的前因后果、發(fā)展經(jīng)過、具體做法等；二是研究、分析事實材料所揭示的事物本質(zhì)及其特點、規(guī)律；三是提出具體建議或應(yīng)采取的一些具體措施。主體部分內(nèi)容豐富，結(jié)構(gòu)安排力求條理清晰、簡潔明快。調(diào)查報告主體部分的結(jié)構(gòu)框架有:一是根據(jù)邏輯關(guān)系安排結(jié)構(gòu)如：縱式結(jié)構(gòu)、橫式結(jié)構(gòu)、縱橫式結(jié)構(gòu)。這三種結(jié)構(gòu)，以縱橫式結(jié)構(gòu)常為人們采用。二是按照內(nèi)容安排結(jié)構(gòu)如：“情況——成果——問題——建議”式結(jié)構(gòu)，多用于反映基本情況的調(diào)查報告；“成果——具體做法——經(jīng)驗”式結(jié)構(gòu),多用于介紹經(jīng)驗的調(diào)查報告；“問題——原因——意見或建議”式結(jié)構(gòu)，多用于揭露問題的調(diào)查報告；“事件過程——事件性質(zhì)結(jié)論——處理意見”式結(jié)構(gòu)，多用于揭示案件是非的調(diào)查報告。

結(jié)尾。調(diào)查報告可以有結(jié)尾部分也可以不寫結(jié)尾部分。

一般而言，結(jié)尾也叫結(jié)論。有四種情況需要寫結(jié)尾：一是主體報告情況，介紹經(jīng)驗，需要結(jié)論；二是主體中沒有提到的問題、希望、要求、建議等，需在結(jié)尾中提及；三是附帶說明有關(guān)情況，如調(diào)查過程中遇到的一些情況，主體中沒有提及，需在末尾加以說明；四是有附帶材料需要加以說明的，如一些典型材料、專題報告、統(tǒng)計圖表等。無論采用哪種形式，都必須簡潔有力，切忌拖泥帶水，畫蛇添足。

三、總結(jié)

正文包括以下四個部分：

基本情況。這是總結(jié)的開頭部分。這部分的寫法，常見的有以下幾種：一是概述總結(jié)工作的全貌、背景；一是說明總結(jié)的指導(dǎo)思想和成果；或是將主要的成績、經(jīng)驗、問題扼要地提出來，先給人以總的印象，作為下文的鋪墊。

成績和問題。成績要說夠，問題要寫透。

經(jīng)驗和教訓(xùn)。經(jīng)驗體會是總結(jié)的核心，是從實踐中概括出來的具有規(guī)律性和指導(dǎo)性的東西。能否概括出具有規(guī)律性和指導(dǎo)性的東西，是衡量一篇總結(jié)好壞的關(guān)鍵。

今后的設(shè)想和打算。

署名和日期。全文之后要寫上單位全稱及完整的年、月、日。

四、講話稿

講話是指干部面對群眾、下級進行的有條理的系統(tǒng)的傳達信息、交流思想的過程。領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)，如貫徹落實黨的方針政策和上級指示精神、形成與實施決策、傳達政策和決定的要求、宣傳教育發(fā)動，大都是通過講話這種方便、快捷、經(jīng)濟的形式來完成的。講話是一種方便、快捷、經(jīng)濟的管理手段。

領(lǐng)導(dǎo)講話有廣義和狹義之分。狹義的講話是與做報告、演講、發(fā)言并列的一種以傳達、交辦、宣傳教育、通報情況、表彰先進和禮儀性等內(nèi)容的口語交際形式；廣義的概念，包括做報告（如會議報告、形勢報告、總結(jié)報告）、座談（匯報、對話、采訪、記者招待會）、發(fā)言（如隨機講話、演講）、講座等一系列管理語言行為，它是與一般的談話相對而言的。

講話稿要有權(quán)威性。講話歷來是政治家和各級領(lǐng)導(dǎo)宣傳政見、安排部署工作的有效形式。其權(quán)威性表現(xiàn)在組織法定權(quán)和個人影響權(quán)兩個方面。要有針對性。領(lǐng)導(dǎo)講話目的是貫徹上級的指示精神，實施本級的決定，對分管的工作提出的指導(dǎo)性意見。因此，領(lǐng)導(dǎo)講話具有一定的針對性，要體現(xiàn)群體目標(biāo)，講一些政策性、決策性、預(yù)見性、指導(dǎo)性的內(nèi)容。要有群眾性。在講話中要講一些關(guān)于工作的目的、方法、工作標(biāo)準、社會實踐的東西，都離不開群眾觀點，都是為了群眾利益。應(yīng)該善于將群眾的社會實踐經(jīng)驗總結(jié)出來，指導(dǎo)工作更深入全面地開展。只有和人民群眾的偉大實踐和創(chuàng)造力結(jié)合起來，才能實現(xiàn)講話的權(quán)威性和有效性。要有政治性。講話稿一般都是在各種會議上使用的，是指導(dǎo)工作的依據(jù)，也是會議文件的重要組成部分。不論是以組織名義，還是以個人名字，事實上是代表一級組織的聲音，具有政治性、政策性強的特點。講話稿中對問題的分析、主張的闡述，都應(yīng)有確切的理論和政策依據(jù)。講話稿中的觀點、事例、概念和文字語言上的錯誤，都會造成種種不良后果，有損領(lǐng)導(dǎo)人的形象和威信，甚至?xí)o工作帶來損失。要口語化。講話稿靠聲音傳遞，講話者將自己的見解、主張，以及聲音為媒介進行表達。要充分利用有聲語言的長處，用聲調(diào)的高低、語氣的變化、節(jié)奏的起伏，賦予講話以強烈的感情色彩。講話的類型及其寫法主要有：

（1）就職、述職一類的講話稿。主要寫就職感想、任職目標(biāo)、施政打算、希望和要求四個方面。就職感想，主要內(nèi)容有：表達謝意、自我剖析、介紹背景、宣布就職等；任職目標(biāo)，在撰寫就職講話稿中也具有非常重要地位。就職講話一定要向部屬和群眾宣布自己任期內(nèi)要達到的目標(biāo)，借以鼓舞群眾，鞭策自己；施政打算，也要有明確的思路，具體的方案（不能太具體，具體難以兌現(xiàn)）；希望和要求，主要包括三個方面內(nèi)容：一是希望群眾對自己進行監(jiān)督；二是希望和要求群眾與自己合作，共同奮斗；三是對自己提出更高的要求。述職講話，看接受述職的對象，緊扣職務(wù)去寫自己的政治水平、人才使用、班子建設(shè)、組織協(xié)調(diào)能力：一是何時任職、任職背景、崗位職責(zé)以及自己盡職盡責(zé)的總體評價；二是寫盡職的情況，包括任職以來政治學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)工作、建章立制、人員素質(zhì)提高及人才培養(yǎng)等主要工作，主要體會（包括工作臺布和從政思想、工作方法、工作熱情、輕重主次擺得正、抓得準），不足之處；三是表態(tài)，正確對待評議，做好整改，爭取更大的成績。

（2）禮儀講話稿，包括各種謝辭、祝辭、歡迎、歡送辭以及悼詞等。一是以情為主，合乎氣氛；二是短小簡潔；三是合乎禮節(jié)，如稱謂上，按照“各位女士、各位先生，各位領(lǐng)導(dǎo)，各位來賓，同志們”的順序依次說出。

（3）動員講話稿。通過部署動員明確目標(biāo)，統(tǒng)一認識；通過部署動員以消除顧慮，輕裝上陣；通過部署動員以啟發(fā)自覺，協(xié)調(diào)行動，奮勇拼搏。

（4）表彰講話稿，這是在表彰先進、宣傳典型的會議上使用的一種講話稿。它對于推動工作的健康發(fā)展具有不可忽視的作用。這類講話，篇幅不應(yīng)過長，主要內(nèi)容應(yīng)包括以下方面，一是說明表彰的依據(jù)，上級的精神和本系統(tǒng)的實際，表彰的目的和表彰的對象；二是說明表彰對象的事跡、經(jīng)驗或特點；三是對表彰的單位和個人提出希望和要求，同時對群眾發(fā)出號召，講明向先進學(xué)什么，怎樣學(xué)。

（5）貫徹執(zhí)行性的，主要寫認識、意義、安排、落實措施、具體辦法。

（6）傳達交流性的，主要是傳遞交流信息和思想；要做到聯(lián)系實際，既“不走樣”，又不是“傳聲筒”，而是將“普通話”與“方言”結(jié)合起來。

（7）說服教育性的，要立足現(xiàn)實，動之以情，把 “情”作為做好職工思想政治工作的起點，協(xié)調(diào)人際關(guān)系的動力，語言要富有人情味，感染力，要以情感人，以情動人；然后曉之以理，給人以啟迪和深思。如果對待邪惡勢力，就要以浩然正氣壓倒邪氣。

講話文稿通常是四個部分：標(biāo)題、開頭、正文和結(jié)尾。標(biāo)題。講話稿的標(biāo)題有三種形式：一是會議名稱加文種作標(biāo)題；二是講話人、會議名稱加文種作標(biāo)題；三是講話主旨作標(biāo)題。它是用概括講話稿中心論點的一個短語做主標(biāo)題。主標(biāo)題下通常有副標(biāo)題，副標(biāo)題標(biāo)明講話場合。

開頭，講話稿開頭沒有固定不變的模式，要根據(jù)講話的內(nèi)容、環(huán)境和對象等集體情況來定。常見的開頭方法有六種：開宗明義，提示主題。一開頭就闡明講話的主題，直接點明講話的中心思想。說明緣由，強調(diào)意義。以闡述召開這次會議的原因、背景和重要性開頭。分析實際，提出問題。對當(dāng)前面臨的形勢和工作中的實際問題進行概括的分析，進而提出會議要解決的問題。做出評價，說明目的。一些紀念性、群眾性的會議，領(lǐng)導(dǎo)同志講話時，對所紀念的重要人物和重要事件，做出評價，然后交代講話的目的。致以祝賀，表示慰問。一般紀念性的會議講話、節(jié)日的祝詞及各種代表大會的祝賀講話等，開頭一般是致以祝賀或慰問的。抒發(fā)感情，渲染氣氛。針對不同的講話內(nèi)容，有的抒發(fā)對聽眾的贊美之情，有的抒發(fā)參加會議的激動之情，進而起到渲染氣氛，拉近與聽眾的距離的效果。用在慶賀、禮儀性質(zhì)的會議講話中。

正文。大型講話稿中最常見的形式是并列式。即正文的各個層次之間為橫式結(jié)構(gòu)，各部分間是并列關(guān)系，例如總結(jié)講話、部署工作的講話等；一般的講話稿用遞進式，即各個層次之間表現(xiàn)為層層深入的關(guān)系，或者以時間發(fā)展為序，或者以事物發(fā)展或工作進展為序，或者按照提出問題、分析問題、解決問題的順序安排講話內(nèi)容。部署性講話一般按照意義、做法、要求三部分結(jié)構(gòu)文章，總結(jié)型講話按照成績、經(jīng)驗、問題和打算三部分撰寫。當(dāng)然，除精短的講話稿以外，一篇講話稿的層次安排，很少單純采用哪能一種方式，而是多種方式結(jié)合使用，這點在撰寫講話稿時應(yīng)該注意的。第三類 實用文體

一、摘要

摘要又稱概要、內(nèi)容提要。包含所給材料的基本內(nèi)容。

將所給材料按照內(nèi)容分出幾個部分，然后概括出幾個部分的大衣，最后用“材料首先”、“其次”、此外等關(guān)聯(lián)詞語連接成一段文字即可。

二、消息

消息即狹義的新聞，它是對新近發(fā)生的有社會意義并引起公眾興趣的事實的簡短報道。因此，真實性、時效性及文字少、篇幅小成為消息的基本特征。

1、消息種類

動態(tài)消息：也稱動態(tài)新聞，這種消息迅速、及時地報道國內(nèi)國際的重大事件，報道社會 主義建設(shè)中的新人新事、新氣象、新成就、新經(jīng)驗。動態(tài)消息中有不少是簡訊(短訊、簡明 新聞)，內(nèi)容更加單一，文字更加精簡，常常一事一訊，幾行文字。

綜合消息：也稱綜合新聞，指的是綜合反映帶有全局性情況、動向、成就和問題的消息 報道。

典型消息：也稱典型新聞，這是對某一部門或某一單位的典型經(jīng)驗或成功做法的集中報 道，用以帶動全局，指導(dǎo)一般。(四)述評消息：也稱新聞述評，它除具有動態(tài)消息的一般特征外，還往往在敘述新聞事實的 同時，由作者直接發(fā)出一些必要的議論，簡明地表示作者的觀點。記者述評、時事述評就是 其中的兩種。

以上四類消息，以動態(tài)消息較易寫作，可以經(jīng)常練習(xí)寫一些，從實踐中提高新聞寫作能力。

2、消息寫作

寫作消息要設(shè)想并回答讀者問的問題，這些問題就構(gòu)成了新聞五要素，即：When(何時)、Where(何地)、Who(何人)、What(何事)、Why(何故)。有的新聞學(xué)上補充了一個要素：HOW(如 何)。在五個W和一個H中，最主要的是What(何事)、Who(何人)。寫作時要認真寫好這幾 個方 面的內(nèi)容。

當(dāng)我們弄清了“我要說些什么”，接下來就是“怎么說這些內(nèi)容”，顯然這涉及到了如何安 排消息的結(jié)構(gòu)。只要我們用心分析一下報刊發(fā)表的消息，就會發(fā)現(xiàn)，消息的結(jié)構(gòu)比較固定、簡單，大多數(shù)消息的結(jié)構(gòu)都是“倒金字塔”式的，即：最重要的材料放在開頭，次要材料放 在后面。消息的結(jié)構(gòu)具體表現(xiàn)為：標(biāo)題、導(dǎo)語、主體、結(jié)尾，并在文中穿插背景材料。

標(biāo)題是消息的眼睛，擬寫得好，可以吸引讀者；擬寫得差，一篇好消息也會被埋沒?？梢姌?biāo) 題有著向讀者推薦的作用。如：《兩位市長直接關(guān)懷 大港“油郎”喜結(jié)良緣》（新華社1990 年1月6日電訊稿）、《地球三分鐘 凈增五百人》（新華社1996年7月13日電訊稿）、《杭城新事見新風(fēng) 拎書拜年書壓歲》（1991年2月19日《解放日報》）。

消息的標(biāo)題必須簡明、準確地概括消息內(nèi)容，幫助讀者理解報道的事實。消息標(biāo)題有主題(正題)、引題(眉題)、副題(次題)三種。

主題：概括與說明主要事實和思想內(nèi)容。

引題：揭示消息的思想意義或交待背景，說明原因，烘托氣氛。

副題：提示報道的事實結(jié)果，或作內(nèi)容提要。

導(dǎo)語是指一篇消息的第一自然段或第一句話。它是用簡明生動的文字，寫出消息中最主要、最新鮮的事實，鮮明地提示消息的主題思想。

導(dǎo)語的要求，一是要抓住事情的核心，二是要能吸引讀者看下去。要做到第一條，必須具備 訓(xùn)練有素的分析能力；要做到第二條，則要有寫作技巧。

導(dǎo)語寫作中的思維過程，通常是以作者的自問自答開始的：①什么事情是已經(jīng)發(fā)生的事件中最重要的？ ②什么人參加進去了？——誰干的或誰講的？ ③是用直接性導(dǎo)語，還是用延緩性導(dǎo)語？④有沒有什么吸引人的詞匯或生動形象的短語要寫進導(dǎo)語中？⑤主題是什么？什么樣的動詞能最有效地吸引讀者？以上五個問題中，第三個問題涉及到導(dǎo)語的類型。那末，導(dǎo)語有哪些類型呢？

一類是直接性導(dǎo)語：直接寫出事實的核心的導(dǎo)語。多是陳述性的像速記一樣地反映事實。

另一類是延緩性導(dǎo)語：多用于“軟”消息。即所報道的不是正在發(fā)展中的、變化中的或突發(fā) 性的事件。它通常用來設(shè)置一種現(xiàn)場或創(chuàng)造某種氣氛。多是解釋性、說明性的。

導(dǎo)語的形式主要有：

敘述式。用摘錄或綜合的方法，把消息中最新鮮、最主要的事實簡明扼要地寫出來。

描寫式。對消息的主要事實或某一有意義的側(cè)面作簡潔樸素而又有特色的描寫，以釀成 氣氛。

提問式。先揭露矛盾，鮮明地、尖銳地提出問題，再作簡要的回答，引起讀者的關(guān)注和 思考。

結(jié)論式。把結(jié)論寫在開頭，提示報道某一事物的意義或目的或總結(jié)。

號召式。提出號召，給讀者指出方向和奮斗目標(biāo)。

另外還有摘要式、評論式、綜合式、解釋式等等。

主體是消息的主干部分。它緊接導(dǎo)語之后，對導(dǎo)語作具體全面的闡述，具體展開事實或進一步 突出中心，從而寫出導(dǎo)語所概括的內(nèi)容，表現(xiàn)全篇消息的主題思想。應(yīng)按“時間順序”或“ 邏輯順序”寫作，但仍然要先寫主要的，再寫次要的。

新聞背景，指事件的歷史背景、周圍環(huán)境及與其它方面的聯(lián)系等。寫新聞有時要交代背景，目的在于幫助讀者深刻理解新聞的內(nèi)容和價值，起到襯托、深化主題的作 用，也就是回答五個“Ｗ”中的Why（為什么）。

西方新聞學(xué)認為背景就是對新聞事件作出的解釋。美國新聞學(xué)家賴斯特說得很清楚：“我看 不出新聞背景與解釋有什么區(qū)別?！薄敖忉?，在我看來，就是新聞報道的深入化。就是把單 一的新聞事件放到一系列的事件中去寫”，“就是提供新聞的背景知識，從而使讀者能夠?qū)?新聞事件作出客觀的判斷。”

但是“解釋”不是議論，解釋本身就是事實，也就是說用事實去解釋。所以新聞背景又稱之 為“事實背景”。

背景有哪些作用？第一個作用，是說明新聞事件的起因。第二個作用，顯示或幫助讀者理解新聞事件的重要性。第三個作用，突出新聞稿件的新聞價值。第四個作用，表明記者的觀點。記者是不準在新聞中發(fā)表議論的，但是，誰也無法禁止記者通過自己來寫的新聞表達自己的立場和看法。純客觀的報道是不存在的。

背景的類型有幾種？常見的有三種：對比性的，說明性的，注釋性的。有的新聞學(xué)則將 背景分為四種：人物背景、地理背景、歷史背景和事物背景。

新聞的結(jié)尾有小結(jié)式、啟發(fā)式、號召式、分析式、展望式??等等。這些結(jié)尾寫作與一般記 敘文結(jié)尾的寫作并無大的不同。

三、倡議書

由個人或集體發(fā)出，作用是倡導(dǎo)某項活動，書寫格式和一般書信大致相同，由標(biāo)題、稱呼、正文、結(jié)尾、落款五部分組成。

標(biāo)題。標(biāo)題一般直接寫“倡議書”三個字，也可以由倡議內(nèi)容和文種名共同組成，如《關(guān)于ⅹⅹ的倡議書》。

稱呼。寫稱呼是為了明確倡議的對象，一般要依據(jù)倡議的對象而選用適當(dāng)?shù)姆Q呼，如，“親愛的同學(xué)們”“廣大的青少年朋友們”等。也可不用稱呼，而在正文中指出。

正文。這是倡議書的主體，可以分成兩部分。第一部分要寫明在什么情況下，為了什么目的，發(fā)出什么倡議，倡議有哪些作用、意義。倡議書的發(fā)出旨在引起廣泛響應(yīng)，只有交待清楚舉行次倡議的目的，人么才會理解、信服并自覺地行動。第二部分寫明倡議的體內(nèi)容和要求做到的具體事項，如應(yīng)開展怎樣的活動、做哪些事情、具體要求是什么、價值和意義是什么等都必須一一寫明。此外，倡議的具體內(nèi)容最好分成條塊寫出，這樣清晰明確、一目了然。

結(jié)尾。結(jié)尾要表示倡議者的決心和希望或者某種建議。倡議書一般不在結(jié)尾寫表示敬意或祝愿的話。

落款。在右下方署名發(fā)出倡議的集體或倡議者的姓名，另起一行署上發(fā)出倡議的時間。此外，還有注意事項：（1）內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合時代精神，切實可行，與國家的路線方針政策相一致；（2）交代清楚背景、目的，有充分的理由；（3）措辭貼切，情感真摯，富有鼓動性；（4）篇幅不宜過長。

四、動員報告

是對學(xué)習(xí)、教育、整頓活動的安排和布置。

動員報告應(yīng)包括：第一，活動的開展的依據(jù)（根據(jù)上級安排、根據(jù)什么通知精神等）、目的、意義；第二，活動組織者、參加者；第三，組織及安排。1）動員時間及內(nèi)容2）集體學(xué)習(xí)時間及內(nèi)容3）自學(xué)時間及內(nèi)容4）討論時間及內(nèi)容5）對照檢查時間及內(nèi)容6）整改措施制定時間及內(nèi)容7）活動總結(jié)時間及內(nèi)容；第四，確?；顒勇鋵嵉拇胧?）統(tǒng)一思想，提高認識。2）領(lǐng)導(dǎo)帶頭，組織落實。3）處理好工學(xué)矛盾，確保時間、人員、內(nèi)容三落實。4）學(xué)習(xí)態(tài)度及表現(xiàn)的獎懲辦法；第五，發(fā)出號召，提出要求。

五、建議書

結(jié)構(gòu)：a 存在問題； b 說明產(chǎn)生的原因；c 危害性；d 解決問題的建議。

寫法——書寫格式要正確：

a 根據(jù)建議書的內(nèi)容先寫上標(biāo)題；

b 開頭頂格寫清楚，建議書是寫給誰的；

c 正文另起一行，開頭空兩格，寫反映存在的問題，說明產(chǎn)生的原因，造成的影響或危害，具體建議標(biāo)明序號分條寫出；

d 另起一行寫上建議人的姓名和寫建議書的日期。

六、述評

1、述評的特點

評述結(jié)合，以評為主述評集新聞報道和評論的職能于一身，既及時報道新聞事實，反映現(xiàn)實生活的發(fā)展變化，又揭示新聞事實的本質(zhì)和意義，指明事物的發(fā)展趨勢。新聞報道貴在客觀，主要是報道事實，讓讀者從客觀事實中得出結(jié)論；述評則是敘事說理兼而有之，使讀者不但可以得到必要的信息，還可以了解作者對這些新聞事實所具有的意義的探討。新聞評論既要擺事實又要講道理，都要針對現(xiàn)實生活中的新聞事件和重要問題發(fā)表議論，但新聞評論一般不對新聞事實作詳細的介紹。它有時配合新聞報道，根據(jù)報道中提供的新聞事實立論，有時在評論中用典型的新聞事實作為由頭或論據(jù)，引發(fā)議論。述評作為一種具有獨特個性的新聞評論體裁，一般都要對新聞事實進行比較全面的，有時是多方面的介紹，包括典型的具體事實、概括的情況以及必要的背景材料等，在敘述事實的同時進行議論。當(dāng)然，這種比較只是為了更具體地說明述評這種評論體裁的特點，為了便于掌握和運用這種體裁，不能把它劃定為一個一成不變的框框。這些體裁都是為了恰當(dāng)?shù)乇磉_一定的內(nèi)容，它們之間不可能也不應(yīng)當(dāng)有什么不可逾越的界限。

評述結(jié)合并不意味著評和述在篇幅或比重上相等，它主要表現(xiàn)在兼有新聞報道和新聞評論的特點，具備兩者的功能，同時它又是以評為主的。評述結(jié)合、以評為本，這就是說，述評的目的在于評，述是為評服務(wù)的；述是評的基礎(chǔ)，評是述的目的。因此，就一篇評論來說，評多于述，或述多于評都是常見的現(xiàn)象，有時在敘述新聞事實的同時，已經(jīng)包含了作者的傾向和分析，只要再加以畫龍點睛的議論，就足以說明問題了。

述中有評，評中有述述評以事實為依據(jù)，這些事實來自實際生活，反映實際生活。述評的評，或者說它所講的道理，就是在對這些事實進行分析的過程中加以闡明的。述和評的有機結(jié)合，體現(xiàn)了由個別到一般、由具體到抽象、由感性到理性的認識規(guī)律，易于被人們所理解。述評的評，并不是就事論事，而是為了弄清客觀事物的本質(zhì)和它所包含的帶有普遍性的新經(jīng)驗、新問題。許多述評采取夾敘夾議的論述方式，述中有評，評中有述，可以從理論和實踐的結(jié)合上，把握事物之間的共同規(guī)律并提出問題和解決問題。

由述而評，以評馭述述評擺事實和講道理兼而有之。它所講的道理，是作者通過大量新聞事實進行分析而得出的結(jié)論。這也正是述評區(qū)別于某些推理性評論的主要之點。因此，述評更注重材料和觀點的統(tǒng)一。述評中對新聞事實的敘述，有時多一些，有時少一些，但都服務(wù)于觀點，或者說受觀點的統(tǒng)率。述評的作者要接觸大量的事實和各種背景材料，這樣才能經(jīng)過分析研究，得出正確的結(jié)論。但是，在述評中不可能也沒有必要把所有的事實和材料都羅列出來。運用哪些新聞事實，哪些情況概括地敘述，哪些情況用具體的典型事實加以說明，都要服從于評，服從于作者闡明觀點的需要。

2、述評的類型

述評的應(yīng)用范圍十分廣泛，其選題可以涉及社會生活的方方面面，反映人民群眾普遍關(guān)心的問題。目前我國報紙、通訊社、廣播、電視的述評，按它們的內(nèi)容和所反映的社會生活的性質(zhì)，大致可分為以下幾種類型：

工作述評工作述評，顧名思義是針對實際工作中的經(jīng)驗或問題進行評述。在我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的進程中，各個領(lǐng)域各行各業(yè)的新情況、新經(jīng)驗、新問題層出不窮。人們不僅需要及時得到各種必須的信息，而且在他們對各種新聞事實進行思考的同時，也需要了解新聞媒介或記者的看法和主張，以便作出自己的判斷，辨明是非和方向。對于社會生活中的一些“熱點”或“難點”的問題，更是如此。

形勢述評形勢述評是對國內(nèi)外形勢，包括政治、經(jīng)濟、文化以及其他領(lǐng)域形勢的述評。它的內(nèi)容所及，可以是全局的形勢，也可以是某個特定地區(qū)或某一條戰(zhàn)線在一個時期、一定階段的形勢。這類述評的特點是著眼于形勢的變化和轉(zhuǎn)折，著眼于群眾普遍關(guān)心或需要引起群眾注意的問題和動向，概括全貌，指明發(fā)展趨勢，幫助讀者開闊眼界，提高認識。

事件述評這類述評是根據(jù)記者直接調(diào)查和掌握的材料，對國內(nèi)外發(fā)生的重要事件或某些影響較大的突發(fā)事件進行評述，它的特點主要是從具體的事件，聯(lián)系到它產(chǎn)生的原因和背景，探索其性質(zhì)和意義，或通過對材料的分析，澄清事實，說明真相。

七、演講稿

演講稿也叫演說辭，它是在較為隆重的儀式上和某些公眾場所發(fā)表的講話文稿。演講稿是人們在工作和社會生活中經(jīng)常使用的一種文體。它可以用來交流思想、感情，表達主張、見解，也可以用來介紹自己的學(xué)習(xí)、工作情況和經(jīng)驗，等等。演講稿具有宣傳、鼓動、教育和欣賞等作用，它可以把演講者的觀點、主張與思想感情傳達給聽眾，使他們信服并在思想感情上產(chǎn)生共鳴。

演講的基本要求是，第一，了解對象，有的放矢。演講是講給人聽的，因此，演講首先要了解聽眾對象：了解他們的思想狀況、文化程度、職業(yè)狀況如何；了解他們所關(guān)心和迫切需要解決的問題是什么，等等。否則，不看對象，演講稿寫得再花功夫，說得再天花亂墜，聽眾也會感到索然無味，無動于衷，也就達不到宣傳、鼓動、教育和欣賞的目的。第二，觀點鮮明，感情真摯。演講要觀點鮮明，顯示著演講者對一種理性認識的肯定，顯示著演講者對客觀事物見解的透辟程度，能給人以可信性和可靠感。演講稿觀點不鮮明，就缺乏說服力，就失去了演講的作用。演講要有真摯的感情，才能打動人、感染人，有鼓動性。因此，它要求在表達上注意感情色彩，把說理和抒情結(jié)合起來。既有冷靜的分析，又有熱情的鼓動；既有所怒，又有所喜；既有所憎，又有所愛。當(dāng)然這種深厚動人的感情不應(yīng)是“擠”出來的，而要發(fā)自肺腑，就像泉水噴涌而出。第三，行文變化，富有波瀾。構(gòu)成演講的要素很多，有內(nèi)容，有安排，也有聽眾的心理特征和認識事物的規(guī)律。

標(biāo)題多為主題句。稱謂符合申論作答給定的身份，如“各位同學(xué)”、“同志們”。開場白，或通過概括所給材料開門見山，或提出問題，或采用設(shè)問式。

主體要環(huán)環(huán)相扣，層層深入，用過渡句，或用“首先”、“其次”、“然后”等語詞來區(qū)別層次。要對表達的對象熟悉了解，認識必須對頭。要做到概念明確，判斷恰當(dāng)，用詞貼切，句子組織結(jié)構(gòu)合理。用普普通通的語言，明晰、通暢地表達演講的思想內(nèi)容，而不刻意在形式上追求詞藻的華麗。

結(jié)束語，或強調(diào)主題、或抒發(fā)感情、或展望未來、或表示態(tài)度、或表示感謝。

模擬訓(xùn)練

一、單項選擇題

１．公文區(qū)別于其他文章的主要之點是 

Ａ．公文形成的主體是國家機關(guān)及其他社會組織

Ｂ．公文形成的條件是行使職權(quán)和實施管理

Ｃ．公文是具有法定效用與規(guī)范格式的文件

Ｄ．公文是辦理公務(wù)的重要工具之一

２．《關(guān)于××廠進口ＳＤ６型自動車床的請示》，作者是 

Ａ．××廠 Ｂ．××廠的負責(zé)人

Ｃ．起草文件的劉秘書

Ｄ．簽發(fā)文件的董廠長

３．不相隸屬的機關(guān)之間聯(lián)系工作，應(yīng)當(dāng)用 

Ａ．通報 Ｂ．通知 Ｃ．函 Ｄ．意見

４．下列撰寫公文常見的缺點，屬于“語句表述不完整”的問題是 

Ａ．濫用省略 Ｂ．篇幅冗長

Ｃ．交代不明 Ｄ．眉目不清

５．下列“請示”的結(jié)束語中得體的是 

Ａ．以上事項，請盡快批準

Ｂ．以上所請，如有不同意，請來函商量

Ｃ．所請事關(guān)重大，不可延誤，務(wù)必于本月１０日前答復(fù)

Ｄ．以上所請，妥否﹖請批復(fù)

６．幾個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，只能標(biāo)明 

Ａ．主辦機關(guān)的發(fā)文字號 Ｂ．所有機關(guān)的發(fā)文字號

Ｃ．至少兩個機關(guān)的發(fā)文字號

Ｄ．根據(jù)情況臨時規(guī)定的發(fā)文字號

７．一般應(yīng)標(biāo)識簽發(fā)負責(zé)人姓名的文件是 

Ａ．上行文 Ｂ．平行文

Ｃ．下行文 Ｄ．越級行文

８．主送機關(guān)是 

Ａ．有隸屬關(guān)系的上級機關(guān)

Ｂ．受理公文的機關(guān) Ｃ．收文機關(guān)

Ｄ．需要了解公文內(nèi)容的機關(guān)

９．下列文種必須以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為成文日期的是 

Ａ．會議報告 Ｂ．條例

Ｃ．工作總結(jié) Ｄ．請示

１０．特殊情況越級向上行文，應(yīng)抄送給  

Ａ．直屬上級機關(guān) Ｂ．直屬下級機關(guān)

Ｃ．系統(tǒng)內(nèi)的所有同級機關(guān)

Ｄ．有業(yè)務(wù)聯(lián)系的機關(guān)

１１．“請示”可以直接交給領(lǐng)導(dǎo)者個人的是 

Ａ．領(lǐng)導(dǎo)人直接交辦的事項

Ｂ．與領(lǐng)導(dǎo)人直接相關(guān)的事項

Ｃ．重要文件 Ｄ．機密文件

１２．下列哪個事由，根據(jù)《辦法》，不可以使用“決定” 

Ａ．嚴懲嚴重破壞社會治安的犯罪分子的工作安排

Ｂ．大興安嶺森林特大火災(zāi)事故的處理

Ｃ．授予×××全國勞動模范的稱號的嘉獎

Ｄ．在太平洋×地區(qū)試驗運載火箭，使過往船只周知

１３．答復(fù)上級機關(guān)的詢問，使用 

Ａ．通報 Ｂ．請示 Ｃ．報告 Ｄ．通知

１４．根據(jù)事由：“××公司發(fā)行重點鋼鐵企業(yè)債券”，應(yīng)使用的文種是 

Ａ．通報 Ｂ．通知

Ｃ．通告 Ｄ．決定

１５．《××廣播局關(guān)于向××縣土地局申請劃撥建設(shè)電視轉(zhuǎn)播臺用地的請示》，該標(biāo)題主要的錯誤是

Ａ．違反報告不得夾帶請示的規(guī)定

Ｂ．違反應(yīng)協(xié)商同意后再發(fā)文的規(guī)定

Ｃ．錯誤使用文種，應(yīng)使用函

Ｄ．錯誤使用文種，應(yīng)使用報告

１６．負責(zé)公文處理工作的是本機關(guān)的 

Ａ．檔案室 Ｂ．業(yè)務(wù)處

Ｃ．收發(fā)室 Ｄ．辦公廳室

１７．公文辦理主要分為 

Ａ．收文和發(fā)文 Ｂ．?dāng)M辦與承辦

Ｃ．登記與分發(fā) Ｄ．整理與保管

１８．文件的拆封是文書人員的職責(zé)。至于密件，則應(yīng)交  Ａ．領(lǐng)導(dǎo)人本人或由其委托的人代拆

Ｂ．機要文書或機要室拆封

Ｃ．辦公廳室主任拆封

Ｄ．文書人員拆封

１９．辦公部門或業(yè)務(wù)部門負責(zé)人根據(jù)來文情況提出初步處理意見，就是公文的 

Ａ．?dāng)M辦 Ｂ．承辦 Ｃ．批辦 Ｄ．催辦

２０．一般的傳閱文件，在有關(guān)人員傳閱完畢后，文書人員應(yīng)注明（）

Ａ．已復(fù)文 Ｂ．閱畢的日期

Ｃ．已閱文 Ｄ．承辦的結(jié)果

２１．機關(guān)公文文稿經(jīng)簽發(fā)后，即為 

Ａ．公文的定稿 Ｂ．公文的草稿

Ｃ．公文的會簽 Ｄ．公文的核發(fā)

２２．文件封裝發(fā)出后，文書人員對辦復(fù)的發(fā)文，要履行 

Ａ．登記手續(xù) Ｂ．注辦手續(xù)

Ｃ．歸檔手續(xù) Ｄ．簽字手續(xù)

２３．凡是需要立卷的文件是 

Ａ．辦理完畢的文件 Ｂ．已經(jīng)使用的文件

Ｃ．已經(jīng)辦復(fù)的文件

Ｄ．領(lǐng)導(dǎo)認為重要的文件

２４．將平時辦理完畢的文件材料，按照立卷目錄中的要求存放起來，叫做 

Ａ．立卷 Ｂ．定卷

Ｃ．歸卷 Ｄ．組卷

２５．一般說來，應(yīng)該立卷歸檔的文件材料，應(yīng)以 

Ａ．上級機關(guān)、上級部門為主

Ｂ．本機關(guān)、本部門為主

Ｃ．上級機關(guān)和本機關(guān)為主

Ｄ．本機關(guān)和下級機關(guān)為主

２６．將內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件組合在一起的方法，叫 

Ａ．地方特征立卷 Ｂ．文件特征立卷

Ｃ．通訊特征立卷 Ｄ．地區(qū)特征立卷

２７．所謂長期保存的案卷，是指保管期為 

Ａ．２５年以上的文件材料

Ｂ．３５年以上的文件材料

Ｃ．１６—５０年左右的文件材料

Ｄ．３６—７０年左右的文件材料

２８．綜合概括歸類文件材料的類屬名稱的叫做 

Ａ．類名 Ｂ．類目 Ｃ．卷名 Ｄ．條款

２９．根據(jù)文件在形成中的歷史聯(lián)系并區(qū)別不同保管價值進行系統(tǒng)整理和排列的是 

Ａ．歸卷 Ｂ．案卷

Ｃ．立卷 Ｄ．定卷

３０．卷內(nèi)文件名稱是反映文件的性質(zhì)和價值的，一般寫在案卷標(biāo)題的 

Ａ．開頭 Ｂ．末尾 Ｃ．中間 Ｄ．上方

二、多項選擇題

３１．公文寫作不同于其他文種的寫作，其主要特點是 

Ａ．被動寫作，遵命性強

Ｂ．對象明確，針對性強

Ｃ．決策之作，政策性強

Ｄ．文字簡約，說明性強

Ｅ．講究格式，規(guī)范性強

３２．公文進入擬稿階段的步驟是 

Ａ．明確發(fā)文主旨

Ｂ．收集有關(guān)材料

Ｃ．深入調(diào)查研究

Ｄ．?dāng)M出寫作提綱

Ｅ．認真起草正文

３３．“決定”的主要類型有 

Ａ．指揮型 Ｂ．懲誡型

Ｃ．個案型 Ｄ．知照型 Ｅ．權(quán)威型

３４．“命令”的特點是 

Ａ．權(quán)威性 Ｂ．知照性

Ｃ．指揮性 Ｄ．強制性

Ｅ．嚴肅性

３５．寫作“報告”應(yīng)注意的問題是 

Ａ．陳述事實要清楚扼要

Ｂ．表達觀點要精練清晰

Ｃ．語言要簡潔樸實

Ｄ．引文不能斷章取義

Ｅ．注解不能道聽途說

３６．書文辦理程序有 

Ａ．簽收、拆封與登記 Ｂ．?dāng)M辦、批辦與承辦

Ｃ．分發(fā)與傳閱 Ｄ．校對與印制

Ｅ．催辦、查辦與注辦

３７．公文處理的特點是 

Ａ．政治性 Ｂ．時限性 Ｃ．科學(xué)性

Ｄ．機要性 Ｅ．規(guī)范性

３８．收文登記可分為 

Ａ．簿冊式登記 Ｂ．聯(lián)單式登記

Ｃ．表格式登記 Ｄ．卡片式登記

Ｅ．宗卷式登記

３９．按問題特征立卷的文件材料主要有 

Ａ．反映同一事物的文件材料

Ｂ．反映同一人物事件的文件材料

Ｃ．反映同一問題的文件材料

Ｄ．反映同一地區(qū)情況的文件材料 Ｅ．反映同一工作性質(zhì)的文件材料

４０．案卷歸檔的主要內(nèi)容有 

Ａ．歸檔范圍 Ｂ．歸檔時限

Ｃ．歸檔原則 Ｄ．歸檔要求

Ｅ．歸檔方法

參考答案

一、單項選擇題

１．Ｃ ２．Ａ ３．Ｃ ４．Ａ ５．Ｄ ６．Ａ ７．Ａ ８．Ｂ ９．Ｄ

１０．Ａ １１．Ａ １２．Ｄ １３．Ｃ １４．Ｃ １５．Ｃ １６．Ｄ １７．Ａ １８．Ｂ １９．Ａ ２０．Ｂ ２１．Ａ ２２．Ｂ ２３．Ａ ２４．Ｃ ２５．Ｂ ２６．Ｄ ２７．Ｃ ２８．Ａ ２９．Ｃ ３０．Ｂ

二、多項選擇題

３１．Ａ Ｂ Ｃ Ｅ ３２．Ａ Ｂ Ｄ Ｅ ３３．Ａ Ｂ Ｃ Ｄ ３４．Ａ Ｃ Ｄ ３５．Ａ Ｃ Ｄ ３６．Ａ Ｂ Ｃ Ｅ ３７．Ａ Ｂ Ｄ Ｅ ３８．Ａ Ｂ Ｄ ３９．Ａ Ｂ Ｃ Ｅ ４０．Ａ Ｂ Ｄ

第四篇：公文知識與公文寫作

一、什么是公文

公文是公務(wù)文件的簡稱，所指的是機關(guān)辦公時使用的各種

收發(fā)文件、電報、報表、會議文件、調(diào)查材料以及各種記錄、登記表冊等。

公文的定義：

定義一：公文是法定機關(guān)與組織按照特定的體式，經(jīng)過一定處理程序制成的書面文字材料，作為傳達意圖、辦理公務(wù)與記載工作活動的一種工具。

定義二：《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》中指出：黨的機關(guān)公文是黨的機關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)、處理業(yè)務(wù)的具有特定效力和規(guī)范各式的文書。

對這段定義的四點說明：

（一）公文是各類機關(guān)與組織在其工作活動中普遍使用的一種工具。

“各類機關(guān)與組織”不僅包括各級政府機關(guān)及其各個部門，也包括黨的機關(guān)以及各種團體、企業(yè)、事業(yè)單位在內(nèi)。

（二）公文是一種記錄和傳遞信息的書面文字。

各類載體和傳遞形式的文書，都是一種記錄信息的書面文字，這是文書與其它信息記錄的區(qū)別。除了書面文字外，還有用聲音、圖象等記錄的材料，如照片、錄音帶、光盤等等，這些又叫聲相記錄。無論聲相記錄反映的內(nèi)容是否屬于公務(wù)活動，它們都不屬于公務(wù)文書的范圍，因為它們不具有公文的性質(zhì)和特點。有時可能作為公文的附件。

（三）公文是按照特定的體式和一定的處理程序制成的書面材料。

公文同一般文章、作品、新聞報道等有所不同，它有規(guī)定的體式，并且要經(jīng)過一定的處理程序。

（四）公文是黨和國家機關(guān)具體領(lǐng)導(dǎo)與管理政務(wù)，機關(guān)與組織處理工作的一種工具。

通過公文制定發(fā)布政策、法令，傳達貫徹方針政策，部署指導(dǎo)工作，交流工作情況與經(jīng)驗，記載工作活動情況等。

二、公文的特點

（一）鮮明的政治性。內(nèi)容必須具有明確的政治意圖，這是公文最本質(zhì)的特征。

（二）法定的權(quán)威性和效用。來源和出處上與其它文章、作品不同，不是誰都可以寫的。必須是“法定的作者”，指的是依據(jù)法律的有關(guān)條例、章則、決定成立的，并且能以自己的名義行使法定的職能、權(quán)力和擔(dān)負一定任務(wù)、義務(wù)的組織。（黨的機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位等都可依據(jù)自己的職能權(quán)限發(fā)文，都是法定的組織）用領(lǐng)導(dǎo)人名義作為文件的作者，也是代表所在機關(guān)的身份來發(fā)文的，是行使自己法定職權(quán)的一種表現(xiàn)。對每一份具體文件來說，都有它的特定效用，代表它的制發(fā)機關(guān)賦予它的作用。這種效用具有一定的時間性，但時間長短不等。

（三）嚴格的程式性。是指公文的撰寫和辦理具有一系列的原則、方法、程度和格式。公文一般具有標(biāo)題、正文、簽發(fā)機關(guān)等基本組成部分，每個部分又有各自的行文格式、寫法和要求，任何機關(guān)部門不能自行其是，更不允許隨意“創(chuàng)造”，自搞一套。

（四）語言的簡明性。一是內(nèi)容集中，力戒空話套話，避免不必要的旁征博引；二是造詞用句精煉，概括力強，行文力求用較少的詞語表達較多的思想內(nèi)容。明快就是開門見山，直敘其事，一目了然；避免使用意義含蓄、模棱兩可的詞語，也不宜用文學(xué)作品中的比喻、夸張和雙關(guān)等修辭方法。

三、公文的作用

（一）制訂政策與發(fā)布法規(guī)的作用

（二）管理與指導(dǎo)的作用

（三）聯(lián)系公務(wù)的作用

（四）宣傳教育的作用

（五）憑證與史料的作用

四、公文的分類

（一）按性質(zhì)和作用劃分

1、指令性公文。內(nèi)容要明確，格式要規(guī)范，行政約束力極強，下級必須嚴格貫徹執(zhí)行。主要文種有：命令、指令、指令性的通知、通告等。

2、指示性公文。指導(dǎo)下級機關(guān)工作，闡明工作原則、方法和措施，是下級機關(guān)開展工作的依據(jù)。主要文種有：指示、批復(fù)、通知、函等。

3、呈請性公文。下級向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，請求批準答復(fù)時使用的文件。主要有報告、請示等。

4、決策性公文。對于重大問題，重要事項作出決斷性的結(jié)論和安排，下級機關(guān)受文后必須嚴格遵守和執(zhí)行。主要有決定和決議。

5、公布性公文。向群眾公布應(yīng)當(dāng)遵守的事項。布告、公告、通告。

6、記錄性公文。會議紀要。

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（二）按引文關(guān)系劃分

1、下行公文。是指上級機關(guān)向下級所屬機關(guān)發(fā)送的各種公文。如命令、指令、指示和批復(fù)等。

2、上行公文。下級機關(guān)向上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)呈送的各類公文。如請示、工作報告和上行函等。

3、平行公文。同級機關(guān)或者不相隸屬的機關(guān)之間來往的文件。如公函、通知等。

（三）從文件的來源劃分

兩大類：一類是由外機關(guān)發(fā)送到本機關(guān)的文件，叫收文。另一類是由本機關(guān)制成的文件，叫發(fā)文。（包括內(nèi)部使用的文件，如工作計劃、總結(jié)、規(guī)章制度等）

（四）從文件的制發(fā)機關(guān)及其性質(zhì)劃分

三類：法規(guī)文件、行政文件、黨的文件

（五）從文件的閱讀范圍和機密程度劃分

三類：公布文件、機密文件、內(nèi)部文件

五、公文的格式

公文的格式，是指公文的各組成部分在文面上所占的位置，相互的關(guān)系及排列的規(guī)定。包括用紙規(guī)格、印刷格式、書面格式等。

書面格式，主要包括：文件頭部分、正文部分和文件尾部分。

（一）文件頭部分。位于公文首頁上端，一般約占16開公文用紙的三分之一面積，印有發(fā)文機關(guān)名稱、發(fā)文字號、秘密等級、緊急程度、印數(shù)編號和上行文簽發(fā)人等。

（二）正文部分

1、標(biāo)題

標(biāo)題是公文的基本組成部分。一般由行文機關(guān)名稱、發(fā)文事由和文件種類三部分組成。如《國務(wù)院關(guān)于重組和加強農(nóng)村工作的指示》。從語法結(jié)構(gòu)上看，公文標(biāo)題是一個以文種為中心詞，以發(fā)文機關(guān)名稱和發(fā)文事由為限制成分的較為復(fù)雜的編正詞組，其中事由部分一般是由介詞“關(guān)于”組成的介詞結(jié)構(gòu)。標(biāo)題中不使用逗號，標(biāo)題的最后也不加句號，僅在并例的詞或詞組中間加頓號或書名號。

另外按慣例，有些文種的標(biāo)題結(jié)構(gòu)只有兩部分或一部分。例如：《北京市二○○五年中等專業(yè)學(xué)校招生簡章》，這個標(biāo)題只有事由和文種兩部分。發(fā)文機關(guān)應(yīng)是北京市教育局，后面的“簡章”是文種，也就是章程。又如：《中華人民共和國全國人民代表大會公告》，這個標(biāo)題只有發(fā)文機關(guān)和文種。公告一般不標(biāo)出事由。再如法院的《布告》和機關(guān)內(nèi)部事務(wù)性的《通知》，通常只標(biāo)出文種。為了醒目，使人從遠處即可看到。

撰寫公文標(biāo)題要注意以下幾個問題：

（1）標(biāo)題應(yīng)準確、扼要、明快地揭示出全文核心內(nèi)容和主要目的。特別是發(fā)文事由部分，應(yīng)有極強的凝練性，能把全文的核心內(nèi)容集中到一點上，不宜過長，不需要面面俱到，更不能拖拖拉拉。如《高青縣糧食局關(guān)于提請上級部門積極解決我縣增加建設(shè)糧食供應(yīng)點需用資金的請示》，事由羅索、冗長，應(yīng)壓縮成《高青縣糧食局關(guān)于增建糧食供應(yīng)點需用資金的請示》。

（2）要避免轉(zhuǎn)發(fā)文件時文稱重疊的現(xiàn)象。公文文種名稱雖已固定化、規(guī)范化，但不能一級一級地套用。轉(zhuǎn)發(fā)的公文，在被轉(zhuǎn)發(fā)的文件標(biāo)題前加上“轉(zhuǎn)發(fā)”二字即可，不必再加上“通知”文稱，盡量避免“通知的通知”這類現(xiàn)象。

（3）標(biāo)題排列組合要美觀、勻稱。盡量照顧閱讀時醒目，排列整齊美觀。字體宜稍大些。排列格式有七種：

兩行等長、上短下長、上長下短、倒梯形、上下短中間長、上下長中間短、正梯形

2、正文

正文是公文的主體部分，是公文最基本最重要的內(nèi)容。正

文一般由開頭、主體和結(jié)語三方面構(gòu)成、但文種不同，寫法各異。

3、附件

附件是附在公文正件之后的文件，是公文的重要組成部分。如果沒有說明，其效用與正件相同。主要作用：使正件的內(nèi)容具體化和完善化，為受文者正確理解、辦理和貫徹執(zhí)行提供補充說明的依據(jù)材料和參考材料。

（1）附件應(yīng)在正文末尾另起一行空兩格注明,標(biāo)題要具體明確，不得隨意簡化，也不能標(biāo)書名號，末尾一般不用標(biāo)點符號。如：

附件：

1、二○○五年各類產(chǎn)品出口計劃

2、二○○六年技術(shù)改造安排

（2）正文已注明的附件名稱，文尾可不標(biāo)出。

（3）附件本件放在正文末頁之后。

4、公文簽發(fā)機關(guān)

即公文成文機關(guān)名稱。落款時要寫機關(guān)全稱，不得濫用簡稱。如“山東省計劃經(jīng)濟委員會”不能寫成“山東計經(jīng)委”。幾個機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，主辦機關(guān)在先，其它機關(guān)按公文內(nèi)容涉及面大小依次排列。如黨政機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，黨的機關(guān)在先。有固定文件版頭的情況下，正文之末可不寫簽發(fā)機關(guān)名稱，直接落發(fā)文日期蓋章即可。

5、發(fā)文日期

即成文的具體年月日。無論哪種書寫形式，均要求年月日三者俱全，缺一不可。成文年月日一律用漢字書寫，一般不用阿拉伯?dāng)?shù)字。所落日期，凡一般性公文，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之日為準；會議通過的文件，以會議通過之日為準；法規(guī)性文件以批準日期為準；幾個機關(guān)聯(lián)合行文的，以最后一個機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之日為準。

6、印章

公文必須加蓋簽發(fā)機關(guān)印章，這是證明公文合法性的憑證。印章要蓋在公文末尾發(fā)文日期處，以印章的下部邊緣騎年壓月，上大下小。聯(lián)合發(fā)文的排列順序應(yīng)與文件頭上的排列順利一致，可不壓年蓋月。

7、附注

公文如要附加說明發(fā)至范圍，可否登報等，要用圓括號注明，頂格標(biāo)在發(fā)文日期的左下端。

（三）文件尾部分

文件尾部分在公文末頁下部，用間隔橫紅與正文部分加以區(qū)別。主要包括主題詞，抄送機關(guān)，印發(fā)機關(guān)和印刷份數(shù)等。

1、主題詞。公文主題的核心內(nèi)容，但又不是完全為了表現(xiàn)主題而確立的，可以從全文的整體中篩選、提煉。書寫排列一般不用考慮語法結(jié)構(gòu)，不一定表達完整的意思。其位置在文件尾部分橫線之上，由左向右排列。詞與詞之間空一格，不用標(biāo)點符號。一般由三至五個詞或詞組構(gòu)成，準確地反映出全文的內(nèi)容特征和歸屬類別。如《關(guān)于調(diào)整<淄博市征收教育費附加暫行辦法>中有關(guān)規(guī)定的通知》一文的主題詞：調(diào)整教育費附加通知

“調(diào)整”—高度概括了全文內(nèi)容實質(zhì)；“教育費附加”—點明了此文屬于“教育經(jīng)費”類；“通知”—顯示出公文種類。

2、抄送機關(guān)。抄送機關(guān)是送達的平行機關(guān)、下屬機關(guān)。

3、印刷份數(shù)。用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)明“共印××份”并用圓括號括上。

標(biāo)準體式：

編號：×××特急

國務(wù)院文件

國發(fā)〔2001〕×號〔絕密〕

國務(wù)院關(guān)于×××××××的決定

各省、自治區(qū)、直轄市人民政府、國務(wù)院各部委、各直屬機構(gòu)：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：

1、×××××

2、××××××××××中華人民共和國國務(wù)院

二○○一年三月二日

（此件不登報）

主題詞：××××××××××××××

抄送：×××××××××××

國務(wù)院辦公廳秘書局二○○一年三月十一日印發(fā)（共印××份）

六、公文寫作

發(fā)文首先要撰稿，撰寫文件叫公文寫作，指的是文件的起草和修改工作，它是文書處理的一個重要環(huán)節(jié)。這個環(huán)節(jié)比文件收發(fā)、登記、傳閱、催辦、打印、校對等工作環(huán)節(jié)難度要高。它要求掌握有關(guān)政策精神與熟悉本機關(guān)的業(yè)務(wù)，并經(jīng)過周密慎重地思考，針對具體工作問題提出處理方案。尤其是起草重要的領(lǐng)導(dǎo)性文件及方針政策性文件，更是一種艱苦細致的高水平腦力勞動。

發(fā)文的效果好與不好，不僅在于文字的表達是否清楚準確，更重要的還在于文件的思想內(nèi)容，在于提出的決策與措施等的水平高低。

撰寫文件的構(gòu)思過程，主要是對于工作問題的調(diào)查研究，做出決策性的處理意見過程，其次才是對于文字表達方面的考慮和選擇。因此，撰寫公文是一項政策性、思想性、業(yè)務(wù)性很強的工作，同時也是一項非常嚴肅細致的文字工作。

（一）怎樣提高公文寫作的能力

寫文章一種綜合能力，要有正確的觀點，掌握豐富的實際材料，還要有相當(dāng)?shù)奈淖直磉_能力。公文是一種應(yīng)用文，要把公文寫好，就要從各方面加強修養(yǎng)，練好基本功，提高撰寫文件的能力。

第一，要努力學(xué)習(xí)政治理論，學(xué)習(xí)與研究政策法規(guī)，提高政策思想水平。

政治理論是指導(dǎo)實際工作的指南。政治理論和政治覺悟愈高，工作的效率也愈高，工作也就愈有成效。要有正確的政治理論作指導(dǎo)，有清醒的政治頭腦，才能保證在起草公文時不迷失方向。同時必須注意學(xué)習(xí)黨的政策法規(guī)，認清形勢，積極地貫徹執(zhí)行國家的方針政策。

第二，要學(xué)習(xí)和熟練掌握本機關(guān)、本部門的業(yè)務(wù)。

機關(guān)各部室都有本職業(yè)務(wù)，政工部門雖屬于“大政工”的系列，但工作性質(zhì)和職能各有不同。毛澤東同志有段名言：“不論做什么事情，不懂得那件事的情形，它的性質(zhì)，它和它以外的事情的關(guān)聯(lián)，就不知道那件事情的規(guī)律，就不知道如何去做，就不能做好那件事?！边@段話講得是做什么就要學(xué)什么，鉆研什么。一個對本部室業(yè)務(wù)生疏的外行，不可能寫出指導(dǎo)工作的高質(zhì)量的文件。由于業(yè)務(wù)上似通非通，似懂非懂，寫出來的文件很容易出現(xiàn)這樣或那樣的毛病。比如，寫反映工作情況的報告，抓不著要害和重點，胡子眉毛一把抓，輕重不分，廢話連篇；寫指導(dǎo)工作和解決問題的文件，抓不住癥結(jié)和關(guān)鍵，提出的措施和辦法行不通，讓人無法下手工作，甚至造成工作上的失誤等等。因此，必須熟悉和鉆研本職業(yè)務(wù)，為公文寫作打好基礎(chǔ)。

第三，要研究文章（公文）寫作知識，不斷提高寫作水平。

有了理論指導(dǎo)，掌握方針政策、業(yè)務(wù)知識和實際工作情況，就可以研究解決問題的關(guān)鍵，明確需要制發(fā)的文件應(yīng)該寫什么內(nèi)容。但是，要把意圖表達出來，還要靠一定的文字表達能力。因此，要學(xué)習(xí)有關(guān)寫作知識，包括形式邏輯、語法修辭，避免文理不通，要懂得如何確立觀點、選擇材料、安排結(jié)構(gòu)。學(xué)習(xí)寫作知識，關(guān)鍵在于能夠熟練掌握運用，還要在多讀常寫上下功夫。自己擬寫的文稿經(jīng)過別人修改的地方，一定要認真總結(jié)經(jīng)驗。要經(jīng)常練習(xí)，可先從公函、通知等篇幅小的文件寫起，再逐步寫較長的重要文件。文筆是磨煉出來的，必須在實踐中不斷總結(jié)，逐步提高撰寫文件的技能。

（二）撰寫公文的基本要求

公文的寫作有一些特殊要求：

1、準確、實際

公文是辦事的工具，要用它指導(dǎo)工作和處理問題，這個根本性質(zhì)要求撰寫公文必須實事求是，一就是一，二就是二，不能憑主觀想象，把事實夸大或縮小，或說假話空話。否則，由于脫離實際，不是一紙空文難以實行，就是干擾工作，甚至?xí)斐晒ぷ鲹p失和影響。要文字樸實，注意用詞分寸。引用和涉及的事實、數(shù)字、人名、地名等，必須認真核對，避免差錯和出入。

2、生動、及時

生動：一是能夠生動地指導(dǎo)實際工作。運用文件指導(dǎo)和推動工作，既要堅決遵循上級精神，又要善于發(fā)現(xiàn)和創(chuàng)造本單位典型經(jīng)驗，指導(dǎo)工作和創(chuàng)新局面。不要照抄照轉(zhuǎn)上級指示，千篇一律地轉(zhuǎn)發(fā)通知，只起到收發(fā)室、運轉(zhuǎn)站的作用，不能因地制宜創(chuàng)造性地加以貫徹。二是使用的語言和選用的材料也要生動活潑，吸引人閱讀并具有說服力。文件的語言注重樸實、精確，不使用華麗的詞藻，不運用過多的形容和描述。但并不等于寫得呆板枯燥。特別是寫工作簡報、講話稿、工作報告、經(jīng)驗總結(jié)等文件，要注意在比較抽象概括的敘述中穿插一些具體數(shù)字、事例和思想反映，選用一些適當(dāng)?shù)谋扔鳌⑷罕姷恼Z言等。使敘述的語言適當(dāng)形象化，有感情、有趣味，生動真實，具有說服力，使人讀后留下深刻的印象。

及時：文件的時間性很強，發(fā)文及時與否關(guān)系到文件的效用。無論反映情況還是指導(dǎo)工作的文件，都要發(fā)得及時，否則變成“馬后炮”。比如，當(dāng)年的計劃遲到第二季度才寫出來；一份工作指示到了面上的工作已經(jīng)進入收尾階段才發(fā)出去；總結(jié)在工作結(jié)束半年后才著手寫等等。行文拖拉，就會貽誤時機，造成工作被動。

3、簡練、明確

公文便于閱讀和處理，需寫得簡練。比如一份工作報告不能象報告文學(xué)那樣把人的思想感情和活動寫得很細膩；一份指示、規(guī)定和通知，也不能象學(xué)述論文那樣詳細論證它的道理。文件的篇幅要盡可能短些，語言要經(jīng)濟，用最簡練的文字把發(fā)文意圖表達清楚。

要把文件寫得簡煉、明確，首先要對工作情況、存在的問題、采取的措施和步驟等，有清楚的分析和概括能力。如果認識模糊，抓不住癥結(jié)和主要問題，寫起來就不能層次清晰、文字簡練而又明確。其次要在煉字、煉句上下功夫，學(xué)會用最簡練的文字，準確說明問題。初稿擬出后，要反復(fù)刪改，毫不吝惜地去掉那些多余的、可以簡縮的字句。

從寫作方法說，要開門見山，如公文常用“根據(jù)……”、“為了……”、“關(guān)于……”、“目前……”等作開頭語，直截了當(dāng)提出問題。文件的開頭，不必寫一大串一般化的形勢、口號等套語。正文的首段宜點明主題，以下分清段落或者列出條目，使全文層次清楚，眉目鮮明，便于閱讀。

4、符合規(guī)定體式

撰寫公文必須符合統(tǒng)一規(guī)定的體式，不能隨意出手，不倫不類。

（三）撰寫公文的方法

1、明確發(fā)文的主題和目的

主題是作者在說明問題，通過全部文章內(nèi)容所表達的基本意見和中心思想。主題的形成大致有三：一是主題在成文前確定。即“主題先行”，這是公文有別于其它文體的主要特征之一。主題不是通過提煉產(chǎn)生的。成文前，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖、上級的有關(guān)精神，或有關(guān)文件、政策等規(guī)定要求，預(yù)先確定一個主題，然后再組織材料，實施寫作。二是主題在調(diào)研后產(chǎn)生。在得到材料后，進行分析、歸納，最后產(chǎn)生的結(jié)論就是主題。三是調(diào)研后主題的改變。通過調(diào)研，又獲得豐富材料后，與原既定主題有差別，重新確定主題。

弄清發(fā)文的主題和目的主要包括以下幾點：

（1）文件的中心內(nèi)容寫什么？抓什么問題？解決問題的主要意見、措施是什么？請示時擬請上級機關(guān)主要解決什么問題？

（2）準備用什么文種？文種不同，寫法有所不同。如向上級匯報工作，是寫專題報告，還是情況簡報？

（3）發(fā)送和閱讀的對象是什么范圍？如寫工作總結(jié)是上報領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，還是向下屬單位介紹工作經(jīng)驗？閱讀對象不同，語氣和詳簡程度有所區(qū)別。

（4）發(fā)文的具體要求是什么？如要求對方了解，還是答復(fù)批轉(zhuǎn)？要求對方貫徹執(zhí)行，還是供對方參照參考等。

2、收集有關(guān)材料，進行調(diào)查研究。

發(fā)文的目的和主題確定后，要圍繞主題收集材料，進行一定的調(diào)研工作。這一步工作，并不是對每個文種的寫作要求。比如，寫一個通知、公函、請示等。一般并不需要專門收集材料和調(diào)研。而對較復(fù)雜的，往往需要收集材料和調(diào)研。如工作計劃、調(diào)查報告、工作總結(jié)、規(guī)章、條例等。收集材料和調(diào)研是一個充分醞釀和構(gòu)思的過程，不僅可使基本觀點逐漸深化和成熟，還可以收集典型材料、有關(guān)統(tǒng)計數(shù)字等，為文件的寫作奠定基礎(chǔ)。

3、擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)。

簡短的文件不需要擬提綱就可以直接寫了，篇幅較長的文件，就需要先擬一個寫作提綱，對文件的結(jié)構(gòu)先有個通盤設(shè)計，把它的主要框架勾畫出來，才有利于順利進行寫作，避免半路返工。

提綱可根據(jù)篇幅大小確定，不太長的，可安排一下正文的結(jié)構(gòu)，先寫什么問題，依次再寫什么問題，一共分為幾段、幾層意思等。長的、非常重要的文件，需擬出較詳細提綱，包括正文幾個部分，每部分講幾個問題，各問題的題目要點，哪一部分、哪一個問題準備使用什么具體材料說明等。重要的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)文件，主要執(zhí)筆人擬出提綱后，還要反復(fù)討論修改補充。幾個人共寫的文件，更要先擬提綱，以免寫的前后重復(fù)、脫節(jié)或互相矛盾。

4、起草正文

一是要注意觀點鮮明，觀點和材料結(jié)合得好；二是文字要簡練，交代的問題要清楚。觀點和材料結(jié)合得好，才能符合準確性、鮮明性、生動性的要求。只有觀點，沒有材料，使人理解不深；堆積了些材料沒有鮮明的觀點，則使人不了解要學(xué)什么、貫徹什么、吸取什么教訓(xùn)。交待問題要清楚，主要是：什么機關(guān)、什么時間、什么地點、什么問題、什么情況、什么原因、自己有什么處理意見，向?qū)Ψ接惺裁匆蟮取?/p>

5、反復(fù)檢查，認真修改

初稿擬定后，自己一定要反復(fù)看幾遍，耐心地仔細地逐字逐句檢查修改，連每個標(biāo)點符號也不能馬虎，修改可提高文件質(zhì)量，也可從中提高寫作能力，并為領(lǐng)導(dǎo)人審核簽發(fā)這份文件打下良好基礎(chǔ)。

（四）常用公文的寫作

1、報告

報告是向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議時使用的公文。國家各級行政機關(guān)常用的報告有兩大類：

（1）呈報性報告。以匯報工作、反映有關(guān)情況為主要內(nèi)容，行文的目的是供上級機關(guān)了解掌握工作情況。為上級機關(guān)制訂有關(guān)方針政策提供依據(jù)，以便更好地指導(dǎo)和開展工作，所以不要求上級機關(guān)批轉(zhuǎn)。其正文通常分三部分：

第一，開頭。用來總述開展工作的主要背景、主要做法或存在的主要問題等，作為發(fā)文的依據(jù)，然后常用“現(xiàn)將有關(guān)情況報告如下”之類的慣用語過渡，領(lǐng)起下文。這部分內(nèi)容要落筆入題，向上承接標(biāo)題中事由，向下引起正文的主體內(nèi)容，語言要盡量簡潔扼要。

第二，主體。闡述報告的具體內(nèi)容，如內(nèi)容復(fù)雜，可采用分條式或分題式結(jié)構(gòu)進行闡述，具體寫法，要因文而異。如果側(cè)重匯報工作情況，就要寫出主要做了哪些工作，進展到什么程度，采取了哪些措施和方法，收到了什么樣的效果，還有哪些不足等，可以按工作先后順序來寫，也可按工作性質(zhì)、內(nèi)容來安排層次段落。如果側(cè)重于反映有關(guān)問題，需闡述產(chǎn)生問題的原因、問題的危害性及解決問題的方法途徑等。如果側(cè)重于總結(jié)經(jīng)驗體會，就需對取得的成績和存在的缺點進行必要的分析，探索規(guī)律性的東西。總之，要詳略得當(dāng)、重點突出，切忌冗長瑣碎，象本流水帳。

第三，結(jié)尾。常用“特此報告”、“以上報告如有不當(dāng)，請指出”等慣用語收束全文。也有的呈報性報告結(jié)尾部分提出有關(guān)建議和安排，但不易多，以免喧賓奪主。例文1

關(guān)于××××公司承擔(dān)土地稅問題的報告公司：

××××公司于三月中旬召開承擔(dān)土地稅工作座談會。各有關(guān)部門對實行《淄博市城鎮(zhèn)土地使用稅暫行條例》提出了一些意見，認為土地稅務(wù)負擔(dān)過重，物業(yè)公司無力承擔(dān)。現(xiàn)將情況報告如下：

××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

解決的辦法：一是減免土地稅；二是大幅度提高儲存費用，否則物業(yè)公司無法生存下去；三是××××××。

特此報告

××××公司

二○○六年四月四日

簡析

是份物業(yè)部門無力承擔(dān)土地稅問題的專題情況報告。正文由三部分組成。

第一部分先概述情況背景，點明全文主題“物業(yè)公司負擔(dān)過重，無力承擔(dān)過多的土地稅”，接著用“現(xiàn)將情況報告如下”一句自然過渡。這是呈報性報告開頭的慣用寫法。

第二部分是行文重點，分兩個層次闡述。

第三部分提出解決問題的辦法及問題嚴重性，其目的引起上級重視，為上級機關(guān)決策提供依據(jù)。

（2）呈轉(zhuǎn)性報告。是某些業(yè)務(wù)部門針對工作中存在的問題或需要安排的事項，向上級機關(guān)匯報并請求給予批轉(zhuǎn)的報告。例文2

關(guān)于在我公司開展僑、臺情況普查工作安排意見的報告

公司領(lǐng)導(dǎo)：

根據(jù)省市人民政府僑務(wù)辦公室《關(guān)于做好僑臺普查的通知》精神，為進一步做好我公司僑務(wù)工作的對臺工作，促進我公司對外開放和外向型經(jīng)濟的發(fā)展，現(xiàn)確定在全公司開展僑、臺情況普查工作。普查工作的安排意見是：

一、普查對象和范圍?！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢?。

二、普查方法、步驟?！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢?/p>

三、普查經(jīng)費來源。××××××。

四、組織領(lǐng)導(dǎo)?！痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢痢?/p>以上報告，如無不當(dāng)，請予批轉(zhuǎn)?！痢痢痢凉緝S聯(lián)

二○○六年×年×月

簡析

是就僑、臺情況普查工作提出安排意見的呈轉(zhuǎn)性報告。正文落筆入題，寫明發(fā)文依據(jù)和目的，簡潔扼要。無一多余筆墨。主體部分從四個方面闡述開展工作的安排意見、對象范圍清晰明了，方法步驟翔實具體。結(jié)尾用語簡練利落。（3）報告的寫作要求

第一，情況要屬實。實事求是，不能弄虛作假。

第二，中心要明確。主次分明，針對性強，圍繞中心問題組織材料。

第三，條理要清晰。哪些先寫，哪些后寫，分幾個方面寫，每個方面又分幾個小層次等等。

2、請示

是下級機關(guān)向上級機關(guān)就有關(guān)問題請求指示和批準時使用的公文。

寫請示要簡明，一文一事，才能便于及時處理。不要在一份請示中提出好幾件事，免得送到上級機關(guān)后，由于這幾件事需分別由幾個部門辦理，結(jié)果會使這份請示在各個有關(guān)部門輾轉(zhuǎn)傳遞，拖延時間，問題得不到及時解決。

請示的正文，主要應(yīng)寫明請求上級給予批轉(zhuǎn)或指示的問題，并簡要說明提出的理由及本機關(guān)對問題的處理意見。兩種以上處理方案和意見可同時提出，但應(yīng)說明本機關(guān)傾向性意見和理由，供上級參考。為使正文篇幅簡短，中心問題明確和突出，可將詳細說明的材料作為附件，供領(lǐng)導(dǎo)參閱。

請示正文的末尾，應(yīng)寫明行文的具體要求作為結(jié)束語，如“請予批準”、“請速審核批示”、“以上請示當(dāng)否，請批示”等。例文

關(guān)于加強備品、備件管理工作的請示

公司領(lǐng)導(dǎo)：

根據(jù)中鋁公司《關(guān)于加強備品、備件管理的指示》精神，對我公司備品、備件實行了統(tǒng)一管理發(fā)放的辦法。×××××

這一辦法有效地制止了備品備件的流失和損壞……為此，提出以下意見：

一、×××××

二、×××××

三、×××××要追究責(zé)任，嚴肅處理

以上意見如無不妥，請批轉(zhuǎn)各有關(guān)廠礦部門執(zhí)行。裝備能源部

×××××

簡析

是要求上級機關(guān)批轉(zhuǎn)給有關(guān)范圍貫徹執(zhí)行的請示。正文分三部分。第一部分交代了請示的背景；第二部分寫請示事項，從三個方面提出安排意見，簡潔明了，針對性強。第三部分是正文結(jié)尾，提出請求結(jié)語。

（1）請示的寫作要求

第一，要堅持“一事一請示”的原則。

第二，不搞多頭請示。

第三，請示理由要充分有力，具有說明力，引起上級重視，促使問題及時解決。

第四，要注意行文的語氣，選項用詞語要分寸得當(dāng)，象“如問題得不到及時解決，其后果我單位概不負責(zé)”之類的語句，決不能寫入請示中。

（2）請示與報告的區(qū)別

A、請示用于向上級機關(guān)請求指導(dǎo)、批準，上級接文后一定要給予批復(fù)；報告則用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況、提出建議，供上級了解情況。為上級提供信息和經(jīng)驗，上級機關(guān)接文后，不一定給予批復(fù)。

B、請示內(nèi)容具體單一，要求一文一事，必須提出明確的請求事項。報告內(nèi)容較廣泛，可一文一事，也可反映多方面情況，但不能在報告中寫入請示事項，也不能請求上級批復(fù)。請示起因、事項和結(jié)語缺一不可；報告行文較長，結(jié)構(gòu)安排不拘一格，因文而異。

C、請示涉及事項是沒有進行的，等上級批復(fù)后才能處理，必須事前行文，不能先斬后奏；報告涉及事項大卻已過去或正在進行中，可以事后行文，也可以事中行文。請求時間性要求強，報告時間性要求一般較差。

D、批準性請示，上級未作出答復(fù)前，成文單位無權(quán)安排和辦理；批轉(zhuǎn)性報告在上級未作答復(fù)前，成文單位即可進行安排和部署。

3、通知

是發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)、同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，要求下級機關(guān)辦理和需要周知或共同執(zhí)行的公文。

通知的特點：

（1）使用范圍廣。使用的單位多，無論哪一級行政機關(guān)都可以用，不受級別限制。如下達指標(biāo)、部署工作、告知事項、聯(lián)合舉辦活動、轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級、下級機關(guān)的公文、，召集會議等，均可使用“通知”。

（2）使用頻率高。約占各級行政機關(guān)收發(fā)文件總量的一半以上。因為“通知”適用范圍寬，行文簡便，寫法多樣。

（3）種類多。按形成情況劃分有：聯(lián)合通知、緊急通知、補充通知；按行文關(guān)系劃分有：下行文通知、平行文通知；按內(nèi)容性質(zhì)劃分有：發(fā)布性通知、告知性通知、會議通知、轉(zhuǎn)發(fā)轉(zhuǎn)批通知。

通知的寫法：

發(fā)出通知的目的，在于告知對方有關(guān)的事項和本機關(guān)的意見，所以通知必須注意把問題寫清楚。如，發(fā)文的依據(jù)是什么，要求對方在什么時間執(zhí)行什么任務(wù)或協(xié)助完成什么工作，有什么具體要求等。再如，召開會議的通知，要寫明時間、地點、什么會議、會期幾天、中心討論什么問題，要求什么人參加，分配名額、報到日期、準備什么材料等。

4、函

是相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)主管部門請求批準等事項的公文。

函的特點：

（1）行文關(guān)系多樣?？捎糜谏闲?、平行、下行文和不相隸屬機關(guān)。無論哪一級國家行政機關(guān)都可使用，這一點是其它種類的公文無法與之相比。

（2）使用范圍廣泛。除可以代行指示、請示、報告、批復(fù)等職能外，還有獨特的相互商洽工作、詢問等功能。

（3）寫法靈活簡便。內(nèi)容可一個問題或一件事，開門見山直接入題。

函的種類：函的寫作要求：（4）關(guān)系要擺正

5、計劃

為實現(xiàn)一定時期的目標(biāo)決策，制訂總體和階段的任務(wù)及實施的方法、步驟和措施的過程及其書面表達的形式。（在一定時期里要做什么，怎么做，達到什么標(biāo)準和程度）

計劃的特點

（1）預(yù)想性?？茖W(xué)的預(yù)見、預(yù)想性安排。設(shè)有預(yù)想就沒有計劃；是希望實現(xiàn)而尚未實現(xiàn)的。

（2）可行性。措施辦法必須切實可行，指標(biāo)經(jīng)過努力可以達到的。沒有可行性，就不能稱為計劃。

（3）約束性。計劃一旦通過、下達，就要遵照執(zhí)行。

計劃的寫作要求：

（1）方針政策性。體現(xiàn)黨的方針政策，哪些該做，哪些不該做。

（2）要有全局觀念。從整體利益出發(fā)，服從大局，整體弊多，失去存在價值。

（3）要走群眾路線。集思廣益，內(nèi)容反復(fù)討論、修改、切實可行。

（4）規(guī)定要明確具體。目標(biāo)明確、措施具體，但不可過于具體，束縛創(chuàng)造性。

計劃的三要素：

（1）制訂計劃的依據(jù)，計劃本身成立的前提。

（2）制定計劃的目標(biāo)，達到要求和標(biāo)準。

（3）實施計劃的細則，主要是步驟與措施。步驟：達到目標(biāo)完成任務(wù)幾步走，先做什么，后做什么，何時完成；措施：什么手段，動員哪些力量，創(chuàng)造什么條件，克服哪些困難，如何分工協(xié)作等，必要時還要明確獎懲規(guī)定。步驟和措施是實現(xiàn)目標(biāo)的保證，是計劃的主要篇幅。

計劃的寫法沒有固定不變的，但任何計劃都有標(biāo)題和正文兩部分。

6、總結(jié)

對規(guī)定時限內(nèi)的某項工作或任務(wù)加以回顧、分析、研究，從中找出經(jīng)驗和教訓(xùn)，形成文字，就是總結(jié)。（對實踐的認識，是由感性認識上升到理性認識的過程）（在一定時期里做了什么，怎么做的，達到了什么標(biāo)準和程度）

（1）總結(jié)的作用和種類

一是總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)揚成績；二是反思過去，展望未來；三是互通情報，共同提高。種類很多，一般按內(nèi)容分，有綜合性總結(jié)、專題性總結(jié)。

（2）總結(jié)的特點：目的性、客觀性、理論性

（3）總結(jié)的一般寫法成文階段：1）標(biāo)題：陳述式，一般由“單位名稱、時間、事由和文種”四部分構(gòu)成，大部分用于工作總結(jié)，如《山東鋁業(yè)公司紀委2005年工作總結(jié)》。論斷式，較鮮明地表現(xiàn)主題，大部分用于專題總結(jié)，如《醫(yī)療制度改革深入人心——山鋁醫(yī)院2005年醫(yī)療制度改革工作總結(jié)》。概括式，類似一般文章的寫法，用于經(jīng)驗總結(jié)，如《完善經(jīng)濟責(zé)任制，深化企業(yè)改革》，常由上一級機關(guān)作出。

2）正文：由前言、主體、結(jié)尾三部分組成。前言，概述情況，交待背景，讓人有個大體印象，為主體作為輔墊。主體，這是正文的重點，總結(jié)成績和經(jīng)驗，指出問題和教訓(xùn)，提出改進工作意見三部分。常用結(jié)構(gòu)有：慣用式，按“情況—成績—經(jīng)驗—問題—意見”順序敘述，適用于大型的綜合性總結(jié)。條文式，將總結(jié)內(nèi)容按性質(zhì)和主次輕重逐條排列，分別使用“一、二、三……”等序號，往往在同一條里，把成績經(jīng)驗、方法措施、問題教訓(xùn)溶為一體闡述。標(biāo)題式，正文分若干大段分別列出小標(biāo)題。適用于經(jīng)驗性總結(jié)。階段式，把工作過程分成幾個階段，分別說明每個階段的成績、經(jīng)驗和教訓(xùn)。貫通式，圍繞主題，總結(jié)事態(tài)發(fā)展全過程，文字前后貫通，一氣呵成。按時間或事物發(fā)展順序敘寫。

3）結(jié)尾：概括全文主要內(nèi)容，實事求是，有針對性，同時給人以鼓舞和力量。簡短、有力和自然。

4）總結(jié)的基本要求：態(tài)度端正、抓住重點、寫出特色，一分為二，實事求是；條理清楚、用語準確。忌空泛、忌籠統(tǒng)（也許、大概、差不多、少數(shù)、大體上）要少用、選用。忌夸張、忌虛假。

5）計劃和總結(jié)的關(guān)系

計劃是工作開始前對所要做的工作的打算，總結(jié)是工作結(jié)束后對計劃完成情況的鑒定。

7、調(diào)查報告

是對某一問題或事件調(diào)查后，將所得的材料和結(jié)論加以整理而寫成的書面報告。一般在標(biāo)題下寫有“調(diào)查報告”等字樣。

（1）調(diào)查報告的作用

第一，制定方針政策的重要依據(jù)；第二，扶植新生事物，傳播典型經(jīng)驗；第三，揭露事實真相，回答社會問題；第四，克服官僚主義，培養(yǎng)求實精神。

調(diào)查報告按調(diào)查的范圍、內(nèi)容分為兩類：綜合性調(diào)查報告、專題性調(diào)查報告。

（2）調(diào)查報告的特點

1）明確的目的性、強烈的針對性；2）尊重客觀實事，憑借事實說話；3）揭示事物的本質(zhì)和規(guī)律；4）體現(xiàn)時代精神，有較強的時間性。

（3）調(diào)查報告一般寫法

1）擬定寫作提綱，根據(jù)確定的主題擬提綱?；窘Y(jié)構(gòu)內(nèi)容是：一要寫出主題，就是調(diào)查的結(jié)論；二要暫定一個標(biāo)題，是主題的重要表現(xiàn)；三要根據(jù)主題的要求對文章整結(jié)構(gòu)進行安排，即開頭寫什么、中間寫什么，結(jié)尾寫什么。此時，把選定的材料分類，認真精選，使之進入文章中。擬提綱不可隨意性，必須從宏觀處著想，從微觀處入手使調(diào)查報告能如實反映客觀事物的本來面目。文字量少的可粗略些，只列主題、標(biāo)題，每一層次的主要問題即可。

2）一般寫作方法。標(biāo)題、正文（前言、主體、結(jié)尾三部分）

前言部分，簡要敘述問題的提出，即為什么對這個問題進行調(diào)查；調(diào)查的時間、地點、對象、范圍、經(jīng)過以及采用什么方法等；介紹調(diào)查對象的基本情況，歷史背景；調(diào)查后的結(jié)論等。

主體部分，主要寫事實真相、收獲、經(jīng)驗和教訓(xùn)。主要用大量的事實材料對調(diào)查人、事件、問題作具體說明。要寫出指導(dǎo)思想、具體做法、困難障礙以及解決辦法、獲得的效益、影響和意義等。

（4）調(diào)查報告的寫作要求

1）研究理論，熟悉政策2）深入實際，占有材料

3）整理材料，分析研究4）注意敘述和表達方法一般用第三人稱的敘述方式。以敘述為主，如實反映情況，還得有議論，就是要有觀點。語言除具有公文的準確、通俗、簡潔等特點外，力求生動、活潑，主要是向群眾學(xué)習(xí)和借助某些修辭方法。

8、講話稿

講話稿和發(fā)言稿都屬于會議文件，是事先經(jīng)過認真思考，精心設(shè)計而寫成的文稿。它的作用是鼓動和指導(dǎo)。

講話稿和發(fā)言稿，原則上應(yīng)當(dāng)由本人自己起草，能真實反映發(fā)言人的意見。有些重要講話，實際是代表組織，需要先討論或?qū)ｉT組織人員起草。

起草講話稿，首先要擬一個提綱。在選擇題目和確定主要內(nèi)容時，需考慮以下幾個方面：

一是弄清會議的性質(zhì)和中心任務(wù)。講話和發(fā)言一定要扣住會議的中心問題，不要不著邊際、無的放矢，發(fā)表無關(guān)的議論，浪費與會人的時間。

二是要考慮講話人出席會議的身份、職務(wù)，在會上講什么合適。還要考慮聽眾對象，到會的是哪些人，需要從會議中了解和學(xué)習(xí)什么，最關(guān)心什么問題，需要得到什么教育和經(jīng)驗等。

三是要根據(jù)會議的中心議題，結(jié)合實際，有針對性地提出問題和發(fā)表意見，介紹經(jīng)驗，提出建議和批評等。講話和發(fā)言要有內(nèi)容，有份量，有話則長，無話則短。

講話稿和發(fā)言稿的寫法，沒有固定格式，比較靈活，每位發(fā)言人都有的風(fēng)格，不必千篇一律。要適當(dāng)口語化，避免使用文言和生僻的字眼。要生動活潑、通俗易懂，富有教育意義和說服力。

9、會議紀要

是傳達會議議定事項和主要精神，要求與會單位共同遵守和執(zhí)行的公文。

特點：具有較強的提要性；具有決議的性質(zhì)，一經(jīng)下發(fā)必須貫徹執(zhí)行，具有存查、備用的作用。

寫法有三種：

（1）綜合概述法。把會議基本情況，討論研究的主要問題等綜合在一起，用概括敘述的方法進行闡述與說明。多用于小型會議，問題單一，篇幅短小。正文的第一部分為會議概貌，先扼要寫出會議時間、地點、參加人員和中心議題，再交代會議的主要議程，然后用一過渡句“現(xiàn)將聯(lián)席會上議定事項紀要如下”轉(zhuǎn)換內(nèi)容，領(lǐng)起下文。

（2）歸納分項法。內(nèi)容分門別類加以整理，歸納成幾個大的方面或大的問題，然后加上標(biāo)號或小標(biāo)題分成幾項來寫。側(cè)重橫向分析，內(nèi)容多、問題談得細，多用大型會議。

（3）發(fā)言提要法。把會上具有典型性、代表性的言論加以整理，提煉出內(nèi)容要點和精神實質(zhì)，然后按發(fā)言順序或內(nèi)容的類別加以闡述說明。這種寫法能如實反映會議討論的情況和與會人員的意見，適用于一些座談會、討論會和研究會的紀要等。

公文知識與公文寫作責(zé)任編輯：飛雪 閱讀：人次

第五篇：公文寫作與處理

第八章公文的寫作與處理

8.1.1公文的含義：①是公務(wù)文書、公務(wù)文件的簡稱，是文件的一個主要門類②是法定機關(guān)與組織在公務(wù)活動中，按照特定的體式，經(jīng)過一定的處理程序形成和使用的書面文字材料③《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》第二條規(guī)定：“黨的機關(guān)的公文，是黨的機關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是傳達貫徹黨 的路線、方針、政策，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告和交流情況的工具④《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第二條規(guī)定：“行政機關(guān)的公文，是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具”

8.1.2.公文的類別

①可分為正式公文和非正式公文

②根據(jù)具體公務(wù)活動領(lǐng)域的不同，可分為通用公文和專用公文

③根據(jù)內(nèi)容涉及國家秘密程度，可分為對外公開、限國內(nèi)公開、內(nèi)部使用、秘密、機密、絕密等六類

④根據(jù)制發(fā)公文的機關(guān)的行文方向，可分為上行文、下行文、平行文和通行文

⑤根據(jù)處理時限，可分為平件、急件、特急件

⑥根據(jù)公文的性質(zhì)，可分為規(guī)范性公文、指令性公文、指導(dǎo)性公文、知照性公文、公布性公文、商洽性公文、報請性公文和記錄性公文等八類

⑦根據(jù)文件的來源，可分為收文和發(fā)文

8.1.3.常用公文種類

(1)黨的機關(guān)公文種類：主要有決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀要等14種

(2)行政機關(guān)公文種類：主要有命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要等13種

(3)我國行政系統(tǒng)的常用公文規(guī)范性文件

①條例：用于對某一方面的行政工作比較全面、系統(tǒng)的規(guī)定，國務(wù)院各部門和地方人民政府的規(guī)章不得稱“條例”

②規(guī)定：用于對某一項行政工作比較具體的規(guī)定

③決定：用于對重要事項或者重大行動作出安排

領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件

①命令(令)：用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；獎懲有關(guān)人員；撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定

②指示：用于對下級機關(guān)布置工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則

③批復(fù)：用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項

④通知：用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文； 發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免和聘用干部

⑤通報：用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況

公布性文件

①公告：用于向國內(nèi)外宣布重要事項或法定事項

②通告：用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項

陳述呈請性文件

①議案：用于各級人民政府按法律程序向同級人代會或其常務(wù)委員會提請審議事項 ②請示：用于向上級機關(guān)請求指示、批準

③報告：用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)上級機關(guān)的詢問 ④調(diào)查報告：用于反映調(diào)查研究的成果，揭示事物的真相與規(guī)律

商洽性文件：函，用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題；向有關(guān)主管部門請求批準等

會議文件：會議紀要。用于記載和傳達會議情況和議定事項。國家機構(gòu)、政黨的重要會議紀要，在需要對外公開報道時，以“會議公報”公布

8.1.4公文的格式

8.1.4.1公文格式的表現(xiàn)形式

A 公文紙采用國內(nèi)通用的16開型，推薦采用國際標(biāo)準A4型

B 公文紙分為可用以書寫、印刷文字、圖形等符號的圖文區(qū)和不允許出現(xiàn)任何符號的白邊區(qū)兩個區(qū)域。上白邊(天頭)和左白邊(訂口)應(yīng)分別寬于下白邊(地腳)和右白邊(翻口)

C 所有文字符號從上至下，自左而右依次橫寫橫排(少數(shù)民族可按其習(xí)慣書寫，排版)。正文的行長應(yīng)與圖文區(qū)寬度相等(即通欄排)

D 左側(cè)裝訂

E 在公文撰寫和印制過程中，各個組成部分的標(biāo)注編排均需遵循一定的規(guī)范性要求

8.1.4.2公文文種選擇的原則和方法

A 根據(jù)發(fā)文機關(guān)與主要受文者間的工作關(guān)系選擇文種：就是要求明確雙方間本來的工作關(guān)系，選取為這種關(guān)系所允許的文種

B 根據(jù)作者的權(quán)限選擇文種：就是要明確作者的職責(zé)、權(quán)力范圍，選擇與之相符合的文種

C 根據(jù)行文目的、要求和表現(xiàn)主題的需要選擇文種

8.1.5公文的結(jié)構(gòu)

①黨的機關(guān)公文一般由17個部分組成?！吨袊伯a(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》第八條規(guī)定：“黨的機關(guān)公文由版頭、份號、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送機關(guān)、印制版記組成” ②國家行政機關(guān)公文一般由18個部分組成?！秶倚姓C關(guān)公文處理辦法》第十條規(guī)定：“公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成”

③黨政機關(guān)通用公文的結(jié)構(gòu)一般分為三個部分

A 公文版頭部分：包括版頭(發(fā)文機關(guān)標(biāo)識)、份號、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人等六項

B 公文本體部分：包括標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章等七項

C 公文文尾部分：包括印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送機關(guān)、印制版記等四項

8.1.6公文寫作的基本要求

(1)符合黨和國家的路線方針政策和法律法規(guī)(2)符合上級機關(guān)的有關(guān)指示(3)同現(xiàn)行有關(guān)公文銜接4)完整準確地體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的意圖(5)全面準確地反映客觀實際情況(6)提出的政策、措施切實可行(7)表述準確嚴密(8)文字精確簡練(9)文種使用恰當(dāng)(10)公文結(jié)構(gòu)和格式規(guī)范

8.1.7行文規(guī)則

(1)概念：指國家制定的控制行為及行文方向、行文方式的有關(guān)規(guī)定2)基本內(nèi)容①根據(jù)機關(guān)之間的工作關(guān)系準確行文

②選擇適宜的行文方式，一般不得越級行文③正確選擇主送機關(guān)與抄送機關(guān)④堅持“黨政分開”的原則⑤聯(lián)合行文時，作者應(yīng)是“同級機關(guān)”

⑥行文前必須對有關(guān)問題協(xié)商一致⑦嚴格控制公文數(shù)量，簡化行文手續(xù)

8.2公文處理

8.2.1公文處理的概念及基本任務(wù)

(1)概念：主要是指公文的擬制、辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作

(2)基本任務(wù)：是及時、準確、有效地擬制、辦理、處置、管理公文，為公務(wù)活動提供適用的信息

(3)具體任務(wù)

A 創(chuàng)制公文：包括擬稿、會商、審核、簽發(fā)、繕印、核對直至用印或簽署，形成正式公文

B 傳遞公文

C 辦理公文：包括分辦、批辦、擬辦、承辦、傳閱等環(huán)節(jié)

D 處置辦畢公文：包括立卷歸檔、清退、銷毀、暫存

E 管理公文：包括公文的收發(fā)、傳遞、登記、清理分類、用印、簽注，建立檢索體系，提供查閱；對公文運轉(zhuǎn)過程的組織與監(jiān)控，以及公文機密與安全的維護等

8.2.2公文處理責(zé)任

(1)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的公文處理責(zé)任①親自參與對重要公文的撰擬工作②審定簽發(fā)以本機關(guān)名義制發(fā)的重要公文并承擔(dān)其法律或行政后果

③閱處重要來文并指示處置原則與方法④直接承辦最重要的來文⑤審定公文處理方面的計劃、規(guī)章和標(biāo)準，確定對公文處理系統(tǒng)的重大改造方案，指導(dǎo)解決機關(guān)內(nèi)公文處理活動中帶有根本性的隨機事件等(2)綜合辦公部門負責(zé)人的公文處理責(zé)任①親自動手撰擬一部分重要的綜合性公文②審定簽發(fā)以本部門名義制發(fā)的公文并承擔(dān)其相應(yīng)的法律或行政后果④經(jīng)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)明確授權(quán)代為審定簽發(fā)機關(guān)名義制發(fā)的公文⑤閱處或經(jīng)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)明確授權(quán)代為閱處部分來文并指示處置原則與方法⑥直接擬辦和承辦重要的來文⑦制定機關(guān)公文處理方面的計劃及實施方案，組織制定公文處理方面的規(guī)章 制度和標(biāo)準并督促檢查實施情況，組織規(guī)劃公文處理流程，建立公文處理質(zhì)量與效率保障體系，協(xié)調(diào)機關(guān)內(nèi)外的行文關(guān)系，指導(dǎo)解決機關(guān)內(nèi)公文處理中的一般隨機事件，指導(dǎo)下級機關(guān)的公文處理工作

(3)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人的公文處理責(zé)任

①親自撰擬一部分比較重要的公文②審定簽發(fā)以本部門名義制發(fā)的公文并承擔(dān)相應(yīng)的法律和行政的后果③審核由本部門承辦、以機關(guān)名義發(fā)出的公文④閱處由本部門直接辦理的來文并確定具體處置方案⑤直接擬辦和承辦重要來文⑥協(xié)調(diào)與其他部門間的行文關(guān)系⑦督導(dǎo)本部門的公文處理工作，解決部門內(nèi)部公文處理活動中的矛盾和問題

(4)公文處理工作機構(gòu)負責(zé)人的公文處理責(zé)任

①草擬由領(lǐng)導(dǎo)交辦的公文②審核文件③擬辦、承辦部分來文④組織公文處理工作人員集中完成一部分公文處理工作作業(yè)⑤具體協(xié)調(diào)解決機關(guān)內(nèi)部、外部的一般性具體矛盾關(guān)系⑥具體組織控制部門公文的流程⑦從多種渠道了解公文處理工作具體情況，直接指導(dǎo)解決或提請領(lǐng)導(dǎo)解決有關(guān)具體問題

(5)公文處理人員的公文處理責(zé)任①分類集中承擔(dān)一部分公文處理工作作業(yè)，特別是其中具有管理性質(zhì)的作業(yè)②組織公文的具體運轉(zhuǎn)過程

③輔助設(shè)計制訂公文處理工作制度、標(biāo)準和規(guī)程等

(6)一般業(yè)務(wù)人員的公文處理工作責(zé)任：按質(zhì)量要求和規(guī)定的時限閱讀處理文件，提出擬辦意見，具體承接辦理文件，解決其中所涉及的問題，起草和修改公文，參與審核一部分公文等

8.2.3公文辦理程序

(1)收文處理程序

①公文的收受與交流：簽收；外收文登記；啟封；內(nèi)收文登記、摘編；分辦②辦具理體收包文括

A 擬辦：由部門負責(zé)人或有關(guān)工作人員經(jīng)過對公文的認真閱讀分析，提出建議性的處置意見，供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者審核定奪

B 批辦：機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者或部門負責(zé)人對公文(包括擬辦意見)進行認真閱讀分析之后，提出處置意見

C 承辦：有關(guān)工作人員按批辦意見承接處置公文所針對的事務(wù)和問題

D 注辦：由承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查

③組織催傳辦閱查辦

A 組織傳閱：指獨份或份數(shù)很少的公文需經(jīng)多個部門或多位工作人員閱處時，使公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀的活動

B 催辦：由公文處理管理機構(gòu)根據(jù)承辦時限和其他有關(guān)要求對公文承辦過程實施的催促檢查

C 查辦：由公文處理管理機構(gòu)或其他專門組織對重要公文實際執(zhí)行情況所進行的核查協(xié)辦工作

④處置辦畢公文：包括立卷歸檔、清退、暫存、銷毀等

(2)發(fā)文處理程序

①文稿的形成A 擬稿：即撰擬公文文稿

B 會商：指當(dāng)公文內(nèi)容涉及其他有關(guān)同級或不相隸屬機關(guān)或部門的職權(quán)范圍，需征得其同意或配合時所進行的協(xié)商活動

C 核稿：指擬就的文稿在送交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或會議討論通過之前，由部門負責(zé)人或經(jīng)驗豐富、水平較高的秘書人員對文稿所做的全面核查工作

D 簽發(fā)

a 正簽：指簽發(fā)人在自身法定職權(quán)范圍內(nèi)簽發(fā)公文

b 代簽：指根據(jù)授權(quán)代他人簽發(fā)公文

c 核簽：又稱加簽，指上級領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)下級機關(guān)或部門的重要公文

d 會簽：指兩個或兩個以上機關(guān)聯(lián)合行文時，由各機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人共同簽發(fā)公文

②公文制作

A 注發(fā)：指在定稿形成后，批注繕寫印發(fā)要求的活動

B 繕印：從譽錄抄寫、印刷等方式制作供應(yīng)出的公文

C 用印或簽署：在印畢的公文上加蓋發(fā)文機關(guān)的印章，或請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者在公文正本上簽注姓名

③公文的對外傳遞：包括分裝、發(fā)出等環(huán)節(jié)

④處置辦畢公文：包括立卷、歸檔、暫存、銷毀等

8.2.4公文擬辦、請辦、批辦、承辦、審核與簽發(fā)的方法要點

(1)擬辦

①概念

A 是一項輔助決策活動

B 是辦文人員發(fā)揮參謀助手作用的重要途徑

C 是由有關(guān)人員對文件進行閱讀分析，提出處理意見的建議，提供可供選擇的方案，供領(lǐng)導(dǎo)審核定奪的活動

②方法要點

A 弄清文件的意圖、問題的性質(zhì)與實際情況

B 意見要簡明、準確、具體、得體

C 如所提方案有兩個或兩個以上，應(yīng)將傾向性意見排在前

D 在“公文處理單”中工整、清晰地填寫好意見，簽注姓名、日期

E 對領(lǐng)導(dǎo)采納自己的方案有一定把握時，也可直接草擬復(fù)文文稿供審核定奪

(2)請辦

①注批件

A 概念：即直接注“請某某同志批示”的文件

B 方法要點

a 對于請示的問題比較重大，不需要辦文部門協(xié)調(diào)、補充說明的，要注請領(lǐng)導(dǎo)同志批示 b 對于注請領(lǐng)導(dǎo)批示的請辦件，應(yīng)同時分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和主管部門閱看，以便相互通氣，加快辦理速度

c 對于一些特殊件，如確需直接注請領(lǐng)導(dǎo)批示，可先同領(lǐng)導(dǎo)同志的秘書聯(lián)系協(xié)調(diào)，然后再注請辦理

②注辦件

A 概念：就是注“請某某部門研辦”的文件

B 方法要點

a 注意“研辦”與“研究提出意見”的區(qū)別

b 請某某部門商某某部門研辦的件，兩個承辦部門，以前者為主，由前者牽頭承辦 c 注辦件的分送范圍要得當(dāng)

③函辦件

A 概念：就是用函的形式通知有關(guān)部門研究提出辦理意見的文件

B 方法要點

a 請示件中的內(nèi)容涉及幾個部門，需要各方面征求意見，又不便于請某一個部門承辦的，辦公廳(室)可分別發(fā)函

b 辦公廳(室)領(lǐng)導(dǎo)同志有批示的文件，而該批示不便于和承辦部門見面，就用發(fā)函的形式，并可以把“此件是領(lǐng)導(dǎo)同志交辦的”這樣的消息向承辦部門傳遞過去

c 一些特急件，需要限定承辦部門在一定期限內(nèi)辦完，用函的形式可以說清楚

(3)批辦

①概念：是指有關(guān)負責(zé)人認真閱讀分析文件后，提出處理意見

②方法要點

A 不越權(quán)批辦

B 嚴格控制批辦范圍

C 批辦意見明確、具體、切實可行

D 采取措施保證批辦意見執(zhí)行

E 如待辦問題自己無權(quán)或無法處置，可將批辦改為擬辦

F 填“公文處理單”

(4)承辦

①概念

A 是指具體承接處置文件內(nèi)容所針對的事務(wù)與問題的活動

B 是公文處理的中心環(huán)節(jié)

C 它既是收文辦理最后的實質(zhì)性程序，又往往是發(fā)文辦理程序的開始

②方式：召集會議、面談討論、電話溝通、實地調(diào)查指導(dǎo)、現(xiàn)場協(xié)調(diào)布置、制發(fā)公文等 ③形式：領(lǐng)導(dǎo)同志承辦、秘書人員承辦、職能部門承辦

④方法要點

A 要熟悉與公文內(nèi)容有關(guān)的法律法規(guī)和黨的方針政策以及上級機關(guān)有關(guān)公文，了解與公文內(nèi)容有關(guān)的業(yè)務(wù)，高度明確領(lǐng)導(dǎo)者的意圖

B 要深入實際，加強調(diào)查研究，實事求是地提出解決問題的具體辦法和措施

C 要加強協(xié)商，努力協(xié)調(diào)各方關(guān)系，積極而主動地征詢有關(guān)方面的意見，取得理解、支持與配合D 要分清主次，區(qū)別緩急，科學(xué)安排承辦的次序

(5)審核

①概念：是在公文簽發(fā)之前所進行的校正、修改、加工和核對的工作

②方法要點

A 把好報批關(guān)：報批程序是否符合規(guī)定

B 把好發(fā)文關(guān)：是否確需行文

C 把好內(nèi)容關(guān)：內(nèi)容是否合法，是否真實準確、明確具體、界線清楚、前 后一致、切實可行、詳略得當(dāng)

D 把好協(xié)調(diào)關(guān)：涉及有關(guān)部門職權(quán)范圍的事項是否經(jīng)過協(xié)調(diào)并取得 一致意見

E 把好文字關(guān)：結(jié)構(gòu)是否合理，字句是否妥帖，語言是否精練，標(biāo)點符號是否正確，人名、地名、數(shù)字、計量單位、時間、引文是否準確規(guī)范

F 把好格式關(guān)：格式要素是否齊全，密級標(biāo)注是否恰當(dāng)，標(biāo)題是否完整，主送機關(guān)是否規(guī)范，落款是否準確，印發(fā)傳達范圍是否明確

G 把好文種關(guān)：文種選用是否符合規(guī)定

(6)簽發(fā)①概念：是指發(fā)文機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿進行最后審定、簽署印發(fā)②方法要點

A 涉及全局性的重要文件由本機關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)同志簽發(fā)

B 涉及某一方面問題的文件，由主管領(lǐng)導(dǎo)同志簽發(fā)

C 涉及某一方面且政策性強、問題重大、涉及面廣，由主管領(lǐng)導(dǎo)同志審核后，送主要領(lǐng)導(dǎo)同志簽發(fā)

D 一般事務(wù)性文件(函)，可視情況送秘書長、辦公廳(室)領(lǐng)導(dǎo)同志簽發(fā)

E 不得越權(quán)簽發(fā)公文

F 必須“先核后簽”G 聯(lián)合行文時，必須做好會簽工作