第一篇：加大環(huán)保檔案信息資源開發(fā),提高環(huán)境信息管理效益

【摘要】：隨著人們環(huán)保意識的提高及社會各界對環(huán)保工作的愈加關注，環(huán)保事業(yè)也得到了不斷的發(fā)展，環(huán)境保護活動中產(chǎn)生的環(huán)保檔案的重要性也越加凸顯。環(huán)保檔案信息量的不斷增大，信息管理工作日益復雜，使傳統(tǒng)的管理方法無法適應現(xiàn)代環(huán)保方案管理工作的要求，因此，就迫切需要將現(xiàn)代化的管理方法應用到環(huán)保檔案管理工作中去。本文在介紹環(huán)保檔案及其在環(huán)保工作中的重要性的基礎上，分析了當前環(huán)保檔案資源信息開發(fā)的現(xiàn)狀及存在的問題，并針對其問題，對如何進行環(huán)保檔案信息資源建設提出了相關的對策，以促進環(huán)保檔案信息資源建設工作，提高環(huán)境信息管理效益。

【關鍵字】：環(huán)保檔案信息；開發(fā)；管理

隨著計算機技術的發(fā)展及其在人們?nèi)粘９ぷ魃钪械膹V泛應用，檔案管理的工作也進入了網(wǎng)絡信息時代。檔案是在人類活動中直接形成的對國家和社會有著一定的保存價值的各種形式的歷史記錄，作為信息資源的一種，檔案信息資源的原始性使其比起其他類的信息資源有著更高的可信度和參考價值，是最有價值的信息，因此，對國家和社會十分珍貴。近年來，隨著人們環(huán)境保護意識的提高及可持續(xù)發(fā)展觀念的提出，環(huán)保事業(yè)也得到了進一步的發(fā)展，環(huán)保工作涉及領域的不斷拓寬，使得環(huán)保檔案的內(nèi)容更加豐富，種類更加繁多，對環(huán)保檔案的管理也更為復雜，因此，加大環(huán)保檔案信息資源開發(fā)力度，以提高環(huán)境信息管理效益，對促進環(huán)保檔案的科學管理，充分發(fā)揮出環(huán)保檔案的作用，進而促進環(huán)保事業(yè)的進一步發(fā)展有著十分重要的現(xiàn)實意義。

一、環(huán)保檔案資源重要性

環(huán)境保護檔案是指環(huán)境保護機構(gòu)在環(huán)境監(jiān)管、科研等環(huán)境保護活動的過程中直接形成的一些包括文字、聲像、圖表等各種形式在內(nèi)的對國家和社會有保存價值的歷史記錄，它是市政府及環(huán)保行政部門環(huán)境保護工作中進行決策的重要依據(jù)，也是制定環(huán)境規(guī)劃和標準的重要依據(jù)，同時為區(qū)域環(huán)境影響評價提供大量的基礎資料，引導環(huán)境影響評價工作的順利開展，它還是傳遞、交流、宣傳環(huán)保技術信息的重要工具，通過開展“創(chuàng)建國家環(huán)境保護模范城市”宣傳活動等方式進行環(huán)保檔案信息交流，能夠提高人們的環(huán)保意識，使環(huán)保觀念深入人心，從而使廣大群眾共同參與到環(huán)境保護中來，最終解決環(huán)境污染問題，實現(xiàn)環(huán)境效益、社會效益與經(jīng)濟效益的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

另外，由于環(huán)境污染日益加劇，各行業(yè)之間因環(huán)境污染造成的利益的相互侵害也是有發(fā)生，在此情況下，為了保證各行業(yè)的正常運行，保障社會秩序，就需要環(huán)保執(zhí)法部門介入，依據(jù)相關的法律條文對環(huán)境污染事故糾紛進行調(diào)查分析審理，并作出裁決。在環(huán)保執(zhí)法部門處理環(huán)境污染事故糾紛中，包括周期性、規(guī)律性的例行監(jiān)測數(shù)據(jù)在內(nèi)的具有原始性的環(huán)境保護檔案就成為審理和裁決的重要憑證和依據(jù)。

環(huán)保檔案在現(xiàn)代環(huán)境保護工作中有著十分重要的作用和意義，而隨著信息化數(shù)字技術在管理中的廣泛應用，加強環(huán)保檔案的現(xiàn)代化管理，開發(fā)環(huán)保檔案信息資源，實現(xiàn)對環(huán)保檔案的科學有效管理，對促進環(huán)保檔案工作發(fā)展，使其跟上環(huán)保工作及信息管理現(xiàn)代化技術的腳步成為環(huán)保檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

二、當前環(huán)保檔案資源開發(fā)現(xiàn)狀及問題

環(huán)保檔案管理工作是隨著科學技術的進步和環(huán)保事業(yè)的發(fā)展而發(fā)展起來的，我國的環(huán)

保事業(yè)經(jīng)過了近20年來的發(fā)展，環(huán)保檔案信息數(shù)量越來越充實，檔案的載體也從原本的紙質(zhì)為主，出現(xiàn)了電子文件、多媒體光盤等形式，環(huán)保工作更加網(wǎng)絡化和現(xiàn)代化，環(huán)保檔案信息呈現(xiàn)出多元化、網(wǎng)絡化的特點，在此形勢下，傳統(tǒng)的檔案管理方法無法再適應環(huán)保檔案的發(fā)展要求，使環(huán)保檔案工作存在著檔案工作發(fā)展不平衡、環(huán)保檔案管理系統(tǒng)分散、沒有有效的綜合分析手段和方法、信息資源不能共享，嚴重影響了環(huán)保檔案效益的正常發(fā)揮，對環(huán)保檔案及環(huán)保事業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了不利的影響。

近年來，隨著我國科學技術的進步，我國的環(huán)保檔案信息資源開發(fā)利用水平在整體上都有了較大的發(fā)展，檔案信息資源建設取得了一定的成就，但環(huán)保檔案信息資源的開發(fā)和利用還與經(jīng)濟建設和環(huán)保事業(yè)發(fā)展需要存在著一定的差距，在環(huán)保檔案信息資源開發(fā)中存在著思想觀念滯后，對檔案的現(xiàn)代化認識不足、檔案工作技術落后經(jīng)費不足，相關的管理人員對檔案工作缺乏重視、重技術輕資源，重保管輕利用以及檔案信息管理人員素質(zhì)有待提高等問題。

三、加大檔案信息資源開發(fā)力度，提高環(huán)境信息管理效益

針對環(huán)保檔案信息開發(fā)中存在的問題，在開發(fā)過程中，應當遵循序化整合、效益優(yōu)先、廣開渠道的原則，增強檔案意識，建立健全相關的檔案管理制度，開展多形式、多渠道的環(huán)保信息資源開發(fā)工作，加強環(huán)保檔案隊伍的建設，提高檔案編研人員的素質(zhì)，從而提高環(huán)境信息資源管理的效益，促使環(huán)保檔案信息在實踐中充分發(fā)揮出其應有的作用，促進環(huán)保檔案事業(yè)的發(fā)展。

1、更新觀念，增強全體人員檔案意識

在環(huán)保檔案信息資源開發(fā)過程中，首先應當更新檔案工作的觀念，轉(zhuǎn)變檔案工作服務方式，同時加大檔案信息資源的宣傳教育，通過認真學習《檔案法》，提高全體人員的檔案意識，落實《環(huán)境保護檔案管理方法》的相關規(guī)定，以形成良好的檔案開發(fā)利用的外部氛圍。

2、建立健全相關檔案管理制度

科學合理的制度是保障管理有效進行的重要基礎和前提，在環(huán)保檔案信息資源開發(fā)中，應當建立健全環(huán)保檔案的收集、整理、保管、銷毀等環(huán)保檔案工作各個環(huán)節(jié)的制度，實行檔案的統(tǒng)一、集中管理，使檔案管理工作能夠有章可循。同時還應建立起相關的責任制，將檔案管理工作責任化、規(guī)范化，使管理制度能夠落實到實踐中，從而保證各類具有檔案價值的文件、材料的完整。在建立辦公自動化管理過程中，為了更好地提高環(huán)境信息管理效益，應當著重加強對公文流轉(zhuǎn)中文件管理和檔案管理的建設。

3、拓寬渠道，開展多形式環(huán)保信息資源開發(fā)工作

在環(huán)保檔案信息資源的管理過程中，普遍存在著重技術輕信息資源的現(xiàn)象，對檔案信息資源的建設不重視、信息采集能力不強、數(shù)據(jù)庫規(guī)模小、信息不能實現(xiàn)共享、信息處理能力弱、服務能力差，信息技術與環(huán)保檔案信息資源的脫節(jié)嚴重影響了環(huán)保檔案作用的發(fā)揮，因此，應當進一步加強環(huán)保檔案信息資源的建設和開發(fā)利用，拓寬環(huán)保信息資源的開發(fā)渠道，克服環(huán)保檔案本身存在的局限性、滯后性等缺陷，加快環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理的進程，以實現(xiàn)環(huán)保檔案信息資源的共享，提高環(huán)保檔案的有效性。

4、加強自身建設，提高編研人員素質(zhì)

檔案信息量的快速增加，信息管理的現(xiàn)代化以及環(huán)保檔案工作的復雜化，使得環(huán)保檔案管理工作對檔案人員的素質(zhì)要求愈來愈高，因此，要提高環(huán)境信息管理效益，就需要加強自身隊伍的建設，提高檔案編研人員的素質(zhì)，確保從事環(huán)保檔案的工作人員不僅要有較高的檔案管理理論政策水平和良好的調(diào)查研究習慣等一些專業(yè)的素質(zhì)，還應具備環(huán)保相關的專業(yè)知識以及必要的計算機應用技術，同時還應當有開拓創(chuàng)新的精神，以能根據(jù)時代的要求，編寫出前人沒有編寫過的材料，及時地整理出對當前的環(huán)保工作有應用價值的檔案信息，使檔案信息能在實際中發(fā)揮出更大的作用。

結(jié)語：

環(huán)保檔案信息資源的開發(fā)和建設時一個任重而道遠的過程，在這一過程中，應當加強宣傳，更新觀念，提高全體工作人員的檔案意識，建立健全相關的管理制度，拓寬環(huán)保檔案信息資源的開發(fā)渠道，提高工作人員的素質(zhì)，盡快建立起環(huán)保信息檔案信息網(wǎng)絡，實現(xiàn)環(huán)保檔案的快速、準確查詢和資源共享，使環(huán)保檔案資源都夠等到更加充分的利用，提高環(huán)境信息的管理效益，促進環(huán)保檔案事業(yè)及環(huán)保事業(yè)的進一步發(fā)展，最終實現(xiàn)社會效益、環(huán)境效益和經(jīng)濟效益的統(tǒng)一，促進社會的發(fā)展和進步。

第二篇：企業(yè)檔案信息資源開發(fā)

企業(yè)檔案信息資源開發(fā)

摘要

企業(yè)檔案是企業(yè)信息源的核心，現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)濟循環(huán)極大程度依賴企業(yè)信息資源的開發(fā)利用。企業(yè)要高效獲取和綜合利用各種信息資源，以有效滿足企業(yè)當前和未來的信息需求，企業(yè)檔案信息資源開發(fā)是企業(yè)信息資源管理的核心。

關鍵詞

企業(yè)檔案

信息資源

信息化

一、企業(yè)檔案是是企業(yè)信息源的核心

企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營等一系列經(jīng)濟活動中，需要各種各樣的信息。根據(jù)信息的來源大致可分為：企業(yè)內(nèi)部信息資源，包括人才資源、財務、銷售、設備、新產(chǎn)品開發(fā)、日常生產(chǎn)、廣告及企業(yè)會議記錄等信息；企業(yè)外部信息資源，包括政府各部門文件、客戶、市場競爭對手及圖書資料等信息。其中，人才資源、財務、銷售、設備、新產(chǎn)品開發(fā)、企業(yè)會議記錄、政府各部門文件屬于企業(yè)檔案范疇。由此可見，企業(yè)信息源的主體是企業(yè)檔案，企業(yè)檔案是以科學技術檔案為主體,生產(chǎn)經(jīng)營檔案為重點,其中包括方案統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物資供給、財務管理、人事檔案、教育衛(wèi)生和黨、政、工等方面的檔案,是同企業(yè)人、財、物具有同等地位和意義的一項管理財富,它的儲藏實際上已成為企業(yè)技術儲藏的一種形式,其豐富程度常常是企業(yè)技術潛力的大小和開展后勁的一種標志。國外企業(yè)家都把自己的檔案資料看作企業(yè)存在和開展的財富。

二、開發(fā)企業(yè)檔案信息資源存在的阻礙

〔1〕檔案觀念依然落后，檔案價值未被充分認識

現(xiàn)在，仍有大局部企業(yè)員工，甚至不少企業(yè)中高級管理人員，檔案意識薄弱，檔案觀念落后。他們對檔案的認識仍停留在“檔案就是歷史記錄〞，“檔案就是保密材料〞，“檔案只要被保管好、不喪失就行了〞，“檔案就是寫在紙上的書面材料〞的層面上，而沒有充分意識到作為企業(yè)重要的信息資源、知識資源，除了記錄歷史、收藏秘密外，檔案還具有效勞于企業(yè)現(xiàn)實的重要價值。除了紙質(zhì)檔案之外，電子檔案是企業(yè)檔案的新成員，數(shù)字化平臺是企業(yè)檔案信息管理和效勞的新舞臺。

〔2〕企業(yè)檔案信息資源分散，無法提供系統(tǒng)效勞

隨著企業(yè)規(guī)模不斷擴大或企業(yè)合并，涌現(xiàn)了許多大型公司或集團公司。這些公司或集團公的下屬機構(gòu)或分公司，出于方便自己利用的目的不愿向公司或集團公司檔案機構(gòu)移交檔案。特別是一些企業(yè)的分公司，由于產(chǎn)權(quán)關系不明，或者由于駐地分工不愿向總部檔案機構(gòu)移交檔案。自20世紀80

年代以來，人們一直在倡導圖書情報檔案一體化管理，但至今仍沒有取得實質(zhì)性進展。即便一些企業(yè)將圖書情報機構(gòu)和檔案機構(gòu)合并，成立信息中心，但也只是停留在機構(gòu)合并的層次上，并沒有真正地將圖書、情報、檔案這些信息資源進行有效整合，提供系統(tǒng)的、綜合的、集成的信息效勞。

〔3〕企業(yè)領導意識淡薄,對檔案工作不夠重視。

企業(yè)領導應有的重視,是檔案工作好壞的關鍵一環(huán)。有些企業(yè)領導就忽略了企業(yè)檔案對企業(yè)經(jīng)濟開展有著重要性的認識,有的企業(yè)檔案機構(gòu)被撤銷,檔案工作無分管領導，檔案人員被削減或一崗多職,或把機構(gòu)改革優(yōu)化下來的干部硬性安排在檔案部門,人員更換頻繁,使檔案人員處于新手上崗的局面。還有一些檔案人員耐不住寂寞和冷落,想方設法下海、跳槽或從事第二職業(yè),這些都導致了檔案部門的檔案人員業(yè)務素質(zhì)下降,根底管理出現(xiàn)嚴重滑坡現(xiàn)象。不少企業(yè)原有的檔案庫房條件不符合“

八防〞要求,升過級、達過標的企業(yè),很長時間檔案工作沒有開展,等等。

〔4〕企業(yè)形成的文件材料收集難。

檔案工作的最終目的是“

收、管、用〞

。收集文件材料是一項重要的根底工作,可以說是檔案工作的源泉。只有收集到齊全完整的文字材料,才可能有豐富的檔案內(nèi)容,也才能充分發(fā)揮檔案工作的效勞作用。個別企業(yè)建廠多年,開展到今天,也有些規(guī)模,可案卷數(shù)量少得可憐,根本不能反映企業(yè)的歷史面貌和開展情況,更談不上案卷的標準標準化。通過調(diào)查分析這一問題,應該歸檔卻收集不上來的材料領導手中有、業(yè)務部門有、做具體工作的個人手中有。文件材料收集不齊全,嚴重影響了檔案工作效勞作用的發(fā)揮。如此薄弱的檔案意識,檔案工作的地位不能提升到相應的位置,形成一種惡性循環(huán),影響了檔案工作的開展。

〔5〕檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)偏低。

企業(yè)檔案工作幾年來開展緩慢,檔案人員專業(yè)知識、業(yè)務素質(zhì)偏低也是一個制約因素。從基層調(diào)查局部企業(yè)檔案人員的根本情況來看,企業(yè)中檔案人員的文化素質(zhì)、年齡結(jié)構(gòu)、業(yè)務水平,很難適應新形勢下企業(yè)檔案工作的需要。企業(yè)檔案人員更換頻繁,同樣是制約企業(yè)檔案工作的因素,為什么文化業(yè)務素質(zhì)不高的同志任檔案人員而還時常更換呢主要是企業(yè)領導頭腦中有一種思想上的認識偏差,認為做檔案工作量小、要求低,不需要太高素質(zhì)的工作人員,認為差不多就可以了。

〔6〕檔案工作轉(zhuǎn)身慢,信息效勞跟不上。

在市場經(jīng)濟改革中,許多新鮮事物不斷出現(xiàn)。有些地方根據(jù)企業(yè)開展的需要,對企業(yè)進行重組轉(zhuǎn)制,鼓勵二次創(chuàng)業(yè)。在這種活動中,迫切需要企業(yè)一些原始性的文件材料。在這種需要檔案工作大顯身手的時候,許多企業(yè)的檔案室由于前面的諸多原因,不能迅速提供出準確無誤、充分的檔案證明,造成許多不應該的遺憾。如此種種,在新的形勢下,企業(yè)檔案工作轉(zhuǎn)身慢、主動效勞差,還停留在“

守攤〞的水平上,早已不能滿足企業(yè)在市場競爭中的需要。

四、如何做好企業(yè)檔案信息資源開發(fā)

隨著信息化時代的到來,人們對信息的獲取和傳遞方式發(fā)生了革命性的變化,對檔案信息的收集、管理和開發(fā)利用提出了劃時代的要求。檔案信息的收集、存貯、處理和傳遞將以“

數(shù)字化〞、“

網(wǎng)絡化〞為主,如館藏檔案的數(shù)字化、電子文檔管理的一體化、檔案信息提供利用的網(wǎng)絡化等。因此,強調(diào)檔案管理的多方面、多角度和綜合性、信息化,是現(xiàn)代檔案工作的新特點,是對傳統(tǒng)的檔案信息管理思想、管理目標和管理方式的重大突破。信息化是當今世界經(jīng)濟及社會開展的主題,它已滲透到社會各個領域,改變和影響著社會的方方面面。企業(yè)辦公自動化、資源配置聯(lián)動化、產(chǎn)品銷售信息化等管理體系的建立,已成為現(xiàn)代企業(yè)參與市場競爭的關鍵條件。企業(yè)檔案作為企業(yè)內(nèi)部運行中不可或缺的珍貴資源,對企業(yè)的生產(chǎn)和開展起著不可估量的作用,只有加快企業(yè)檔案的信息化建設,才能及時高效地向企業(yè)管理者及相關人員傳遞企業(yè)所需要的信息,才能使企業(yè)在競爭中立于不敗之地。檔案管理包含兩方面的含義,即檔案實體管理和檔案信息管理。企業(yè)檔案管理人員要充分認識到在保管好檔案實體的同時,努力開發(fā)檔案信息資源的重要意義。

要做好企業(yè)檔案信息資源開發(fā)，首先要在傳統(tǒng)檔案工作根底上做到四個創(chuàng)新：

〔1〕檔案工作的觀念創(chuàng)新

樹立檔案是信息資源的觀念。隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的日漸擴大，網(wǎng)上交易、電子商務、遠程交流、涉外經(jīng)濟技術合作等一系列活動中產(chǎn)生了大量的、新型的、不同載體的檔案。這些檔案是流動和傳播中不斷增值的知識，是企業(yè)經(jīng)營管理活動中生成的重要的信息資源。因此，企業(yè)必須將檔案信息列入企業(yè)整體信息化進程中，將檔案作為企業(yè)開展的重要資源，充分發(fā)揮其作用。樹立檔案信息管理創(chuàng)新的觀念。知識經(jīng)濟是以科技為導向，要在競爭中培育自身的核心競爭力贏得優(yōu)勢，既要靠整體戰(zhàn)略的實施和物質(zhì)資源的整合，也要靠最新的信息、最新的知識和知識人才的相對優(yōu)勢，誰最先掌握了第一手信息，誰就會在競爭中取勝。所以，檔案信息資源的儲藏和利用狀況直接影響企業(yè)資源的配置和工作效率，影響到企業(yè)整體開展水平。樹立檔案信息資源的新效勞觀念。檔案信息資源作為企業(yè)信息化建設的重要組成局部，它要效勞于企業(yè)整體創(chuàng)新開展，就必須打破封閉狀態(tài)，改變以往的工作方式，為企業(yè)謀求開展提供開放式、全方位的效勞。

〔2〕檔案工作業(yè)務的創(chuàng)新

面對知識經(jīng)濟和國際化趨勢，企業(yè)間的交流與合作已成為主流，檔案工作內(nèi)容和創(chuàng)新必須以此為向?qū)Р粩嚅_展。首先應加大檔案信息資源的采集，擴展信息資源的范圍，增加信息資源的儲藏，特別是加大對有關企業(yè)資本運營、科學管理、企業(yè)開展定位等信息的收集管理。其次，要優(yōu)化檔案資源的結(jié)構(gòu)。一方面繼續(xù)增加企業(yè)現(xiàn)實業(yè)務開展需要的信息；另一方面從開展和戰(zhàn)略的角度，重新審視室藏結(jié)構(gòu)和質(zhì)量，增加高層次檔案信息含量，豐富檔案的載體形式。另外，要加強檔案的整理、鑒定，保證檔案信息資源的優(yōu)化，制定合理的歸檔范圍和保管期限，以確保檔案室藏的精煉和優(yōu)化。在檔案鑒定的根底上，對永久保存的紙質(zhì)檔案采取必要的保護措施；對可以通過計算機建立的檔案，利用邏輯組合方法設立“虛擬卷〞。

〔3〕檔案工作的管理創(chuàng)新

企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理是一種封閉式管理體制，室藏資源主要局限于本企業(yè)特定的經(jīng)營范圍內(nèi)，效勞的對象也主要是領導和各職能部門。隨著企業(yè)走向市場，企業(yè)經(jīng)營開展對信息資源的依賴性越來越大，未來的檔案部門應成為開放的企業(yè)信息效勞咨詢機構(gòu)。所以，企業(yè)檔案工作必須進入企業(yè)信息管理系統(tǒng)，擴大信息交流渠道，發(fā)揮檔案信息資源網(wǎng)的輻射作用，使檔案真正成為企業(yè)信息效勞系統(tǒng)的重要組成局部。企業(yè)檔案管理創(chuàng)新要求在觀念和體制創(chuàng)新的根底上對檔案管理全程進行創(chuàng)新。一要增強整體思維，注意檔案利用效益的整體性、長效性。擺正檔案利用的眼前利益與長遠利益的關系，追求檔案信息資源開發(fā)的規(guī)模效應。二要注意開發(fā)與企業(yè)開展密切相關的編研課題，使檔案編研工作貼近企業(yè)經(jīng)營工作的實際。三要利用現(xiàn)代技術手段加強對檔案信息資源的管理和保護，如編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等等工作可利用計算機完成。四要根據(jù)企業(yè)檔案信息管理工作開展的需要，對現(xiàn)有檔案管理制度進行補充完善，將檔案信息資源管理納入企業(yè)管理體系。

〔4〕檔案工作的技術創(chuàng)新

技術創(chuàng)新是企業(yè)檔案信息工作創(chuàng)新的根本手段。企業(yè)檔案信息管理要改變原有的手工操作方法和分割的組織體系，就要大力引入現(xiàn)代科技手段，建立檔案信息中心，實現(xiàn)檔案信息收集、整理、鑒定、保存、檢索、利用和傳播的自動化和網(wǎng)絡化。實現(xiàn)文檔一體化，實現(xiàn)各種門類檔案的自動化管理。借助多媒體技術，對企業(yè)檔案進行存儲、加工，使檔案信息資源到達圖、文、聲一體化傳輸效勞，使重要的歷史資料得以長久保護和有效修復，也為未來檔案信息資源進一步轉(zhuǎn)換利用創(chuàng)造條件。借助檔案信息數(shù)據(jù)庫、檔案信息資源網(wǎng)絡，通過網(wǎng)絡的輻射作用實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的整體效應和規(guī)模效應，實現(xiàn)全員檔案信息資源共享，促進檔案信息管理的標準化、標準化和現(xiàn)代化。

此外，企業(yè)領導必須提高認識,重視檔案資源的開發(fā)利用工作。企業(yè)領導必須認識到開發(fā)檔案資源是企業(yè)科學決策及管理的需要,投入必要的設施,培養(yǎng)專業(yè)人才,在實現(xiàn)辦公自動化的同時,逐步進行檔案信息化建設,以提升檔案信息的利用率。

鼓勵檔案工作者積極參與企業(yè)的決策活動,使其在充分了解企業(yè)工程進展及經(jīng)營情況的同時,深挖館藏內(nèi)容,有目的、有方案地收集社會信息,對館藏及各種信息分析處理,撰寫調(diào)研報告,為企業(yè)領導的決策提供切實可靠的情報。

總之,企業(yè)必須充分利用先進的科學技術和科學的管理方法,堅持檔案管理和開發(fā)利用并重的原那么,有效地存貯檔案,并建立信息資源數(shù)據(jù)庫,圍繞企業(yè)的經(jīng)營管理目標不斷開發(fā)利用信息資源,實現(xiàn)信息資源價值最大化,為企業(yè)提供切實可靠的管理決策依據(jù),從而使企業(yè)獲取有效信息,實現(xiàn)持續(xù)穩(wěn)定開展。

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第三篇：淺談企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和利用 終稿

淺談企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和利用

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摘要：當前，隨著技術的變革和管理的創(chuàng)新，我國的企業(yè)檔案工作已逐步實現(xiàn)由純粹意義上的實體管理向信息服務上的轉(zhuǎn)變。本文首先介紹了企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)與利用在企業(yè)檔案信息化中的重要意義，然后分析了企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)與利用在現(xiàn)階段信息化條件下存在的問題，最后提出幾項對策以完善企業(yè)檔案信息的開發(fā)與利用。關鍵詞：企業(yè)檔案 信息化 信息資源 開發(fā) 利用

企業(yè)檔案管理工作的根本目的，除了保存檔案的齊全、完整、準確、安全外，主要是為了開發(fā)利用。當前是信息社會，信息已成為人們從事各類社會實踐活動不可缺少的條件，人們只有充分利用檔案信息，才能使這種潛在的生產(chǎn)力盡快轉(zhuǎn)換為現(xiàn)實的生產(chǎn)力。

一、企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)與利用是企業(yè)檔案信息化的核心

企業(yè)檔案信息化同其它信息化工程一樣，由眾多子系統(tǒng)構(gòu)成，環(huán)環(huán)相扣。包括檔案部門基礎設施建設、信息資源建設、人力資源建設等系統(tǒng)。其中，企業(yè)檔案信息的開發(fā)與利用是企業(yè)檔案信息化的目標及核心任務，這也是衡量企業(yè)檔案信息化的標準之一。

首先，現(xiàn)代化基礎設施和信息技術是企業(yè)檔案開發(fā)與利用的基礎和保障。當前，信息化浪潮席卷全球，我們己經(jīng)邁入了信息時代的高速公路。人們越來越認識到，信息技術給企業(yè)帶來的變化以及信息技術的推動作用都將影響著企業(yè)檔案工作的發(fā)展。企業(yè)檔案信息化必然包含著信息技術的應用，否則信息資源管理的信息化無從談起。信息化過程中的企業(yè)檔案信息管理需要以現(xiàn)代信息技術和信息技術條件下構(gòu)建的硬件設施作為其存在基礎，將信息技術應用于檔案信息的傳遞、處理、開發(fā)、利用。

其次，企業(yè)檔案信息資源共建共享是企業(yè)信息化的組成部分及客觀要求。在企業(yè)信息化過程中，企業(yè)需要高質(zhì)量、高集成的檔案信息，以及科學有效的檔案信息管理。企業(yè)檔案信息化的最終目標是實現(xiàn)檔案信息資源的有序組織和開發(fā)利用，從而使企業(yè)信息化建設邁上一個新臺階，具有更強勁的實力生存于市場經(jīng)濟之中。這不是信息技術的簡單應用，而是一項結(jié)合先進的企業(yè)檔案管理思想，規(guī)范檔案工作業(yè)務流程，將信息技術融入收集、整理、開發(fā)、利用等檔案活動之中，以提高企業(yè)競爭力的復雜工程。

二、企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)與利用在現(xiàn)階段信息化條件下存在的問題

從有關資料看，企業(yè)檔案工作總體來講是朝著健康的方向發(fā)展，檔案管理部門能夠積極開發(fā)和利用檔案信息，并取得了比較明顯的經(jīng)濟效益。當然，巨大的利益背后也存在著一些困難和問題，有待于進一步改進和完善。

1．信息開發(fā)觀念陳舊落后

傳統(tǒng)意義上的企業(yè)檔案部門可以說是企業(yè)信息資源管理中心。它所貯存的各類信息資源最為全面、系統(tǒng)和完善，成為企業(yè)文化成果的收容器和樞紐。然而，信息化背景下，這一部門將逐漸失去它在存貯和傳播檔案信息資源方面得天獨厚的優(yōu)勢。因為，現(xiàn)代企業(yè)制度的建立、企業(yè)改制的完成及計算機互聯(lián)網(wǎng)絡的開通，使得傳統(tǒng)的企業(yè)檔案部門已不再是企業(yè)信息資源的惟一擁有者及提供者，呈現(xiàn)出信息所有者多元化、信息開發(fā)智能化、信息傳輸網(wǎng)絡化收稿日期：

作者簡介：的局面。這種局面的出現(xiàn)，對企業(yè)檔案管理部門的生存和發(fā)展構(gòu)成了越來越大的威脅。因此，傳統(tǒng)的信息開發(fā)觀念(如事后再分析開發(fā)、實體開發(fā))已成為新形勢下開發(fā)企業(yè)檔案信息的桎梏。

2．信息技術手段和管理設施現(xiàn)代化水平落后

在現(xiàn)代高科技的沖擊下，很多企業(yè)都做了大量的改進和完善工作，如利用計算機系統(tǒng)進行收藏、借閱管理，并引進光盤檢索系統(tǒng)等。但關于企業(yè)檔案工作這一部分，由于企業(yè)經(jīng)費有限，資源建設明顯不足，有些電腦老化，運行速度很慢，在技術處理上仍以手工為主，計算機普及率不高，操作技術落后，服務質(zhì)量不高，對文獻信息資源只能作較簡單的加工處理，整體服務水平是淺層次的，落后的信息技術手段已成為開發(fā)企業(yè)檔案信息的一大突出障礙。部分企業(yè)雖然購置了計算機等現(xiàn)代化設備裝備檔案室，但是，在應用上尚處于淺層次，還囿于封閉性的傳統(tǒng)管理方式，影響檔案利用的時效。改變這一狀況，需要多方面的努力。各企業(yè)要根據(jù)各自的經(jīng)濟實力和工作條件協(xié)調(diào)發(fā)展，需要有針對性、有計劃地培訓一批檔案現(xiàn)代化管理人員，爭取幾年內(nèi)能夠在深層次上運用現(xiàn)代化設備，以適應企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展的需要。

3．檔案人員的綜合素質(zhì)不高

信息化強調(diào)以人為本，企業(yè)檔案人員的綜合素質(zhì)在很大程度上決定著信息服務水平和質(zhì)量。提高信息服務水平和質(zhì)量的關鍵在于有一支從事企業(yè)檔案開發(fā)專業(yè)知識和精通計算機與網(wǎng)絡技術并能進行軟件系統(tǒng)維護的人才隊伍。從目前情況看，檔案專業(yè)人員隊伍素質(zhì)參差不齊，缺乏能開展信息咨詢、網(wǎng)絡檢索、信息分析、市場調(diào)研的高素質(zhì)信息服務人員，影響了信息開發(fā)與服務的質(zhì)量與水平。

4．檔案的利用方式急需改革

一些企業(yè)采取多種措施促進企業(yè)檔案工作，積極開展檔案升級工作。但一些企業(yè)升級后，對檔案的規(guī)范化、標準化建設有所放松，使升級中建立起的業(yè)務基礎處于守攤狀態(tài)，各項檔案制度流于形式，檔案信息得不到開發(fā)利用，檔案地位在企業(yè)領導中逐漸下降，與時代發(fā)展的要求相比還存在著相當?shù)牟罹?，如：檔案利用低，服務范圍小，利用者的人員構(gòu)成主要是工程技術人員：利用方式少、層次低，仍以借閱、閱覽、摘錄等傳統(tǒng)的利用方式為主，很少借助網(wǎng)絡實現(xiàn)數(shù)字資源的有效利用；檔案有償利用的步子邁得不大，有待于進一步探索這條新路子。

三、如何更好的開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源

在信息高度發(fā)達的新時代，信息技術廣泛滲透到現(xiàn)代生產(chǎn)、生活中，充分擴展了人類智能。各企業(yè)正逐步由勞動密集型、資源高耗型、資金密集型向知識密集型、技術密集型、信息密集型轉(zhuǎn)變。為此檔案部門迫切需要運用當今高新技術和知識創(chuàng)新方法，強化企業(yè)檔案信息開發(fā)利用，為企業(yè)發(fā)展服務。

1．轉(zhuǎn)變觀念

信息化不是單純的建網(wǎng)鋪“路”，信息基礎設施永遠處于工具層面，加強信息的有效開發(fā)和充分利用才是信息化工作的核心任務。促進企業(yè)檔案信息開發(fā)，首要任務是消除人們認識上的障礙，突破思想的樊籬，真正樹立正確的信息觀。為此，企業(yè)需要深刻認識信息化的內(nèi)涵和發(fā)展規(guī)律，提高對信息資源的認識，通過引導、宣傳，在全社會創(chuàng)造一個有利于信息開發(fā)和有效利用的思想氛圍。

2．突出檔案部門工作的重要性

在信息社會，檔案部門要想立于不敗之地，就要發(fā)揮主人翁作用，積極主動地為企業(yè)提供真實可靠的信息，這是檔案部門在信息時代立足的“本錢”，也是吸引利用者的魅力所在。一方面，檔案部門要主動當好企業(yè)發(fā)展的信息先行官，全方位地開發(fā)出超前性、預測性的檔案信息，使檔案部門成為企業(yè)開展各項工作的信息基地，以不可替代的優(yōu)勢來提高其社會地位。另一方面，企業(yè)領導層和決策層應以協(xié)調(diào)發(fā)展的觀點來認識檔案在企業(yè)改制、資政教化

和經(jīng)濟建設中的重要作用，把檔案信息開發(fā)工作放在實現(xiàn)企業(yè)跨越發(fā)展的戰(zhàn)略地位上，給予足夠的重視與投入，為充分發(fā)揮企業(yè)檔案作用營造一個良好環(huán)境。

3．建立健全完善的檔案信息工作體系

首先是要做好基礎工作，做好對信息資源的收集，建立必要的檢索工具。既要采取各種傳統(tǒng)的有效的編目，著錄、撰述形式，還要創(chuàng)造新形式，要注意開發(fā)檔案信息資源與開發(fā)圖書、情報、資料等信息資源的配合與協(xié)調(diào)。其次要做好檔案二次開發(fā)，就是對檔案信息濃縮加工研究，探討具有實用價值的成果。檔案信息的利用與開發(fā)有著密切的聯(lián)系，開發(fā)是利用的前提，是為利用提供信息基礎，傳遞信息條件，開發(fā)離不開利用，達到目的和提高開發(fā)水平都要通過利用才能實現(xiàn)。

4．編發(fā)企業(yè)檔案利用的反饋信息

檔案在查（借）閱時一般不會產(chǎn)生效益，只有通過實踐才能反映出檔案的實際價值，產(chǎn)生一定的社會效益和經(jīng)濟效益。因此，為了及時獲取和利用信息，要事先做好利用單位或利用者的聯(lián)系工作，把姓名、單位地址、聯(lián)系電話等登記在冊，以便日后反饋信息時與利用單位或利用者聯(lián)系。檔案部門可把自己的聯(lián)系人和聯(lián)系電話告訴對方，以利對方及時反饋信息。檔案利用信息反饋，主要內(nèi)容包括利用單位、利用人、時間、案卷名稱和獲取的社會效益、經(jīng)濟效益。特別是效益要寫得具體一點，應有時間、地點、人物和具體事例。

企業(yè)檔案與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、生存發(fā)展息息相關，因此，作為一名檔案工作者，要站在歷史的高度，要對檔案管理工作的變化有明確的認識。密切關注檔案工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，對檔案工作要不斷創(chuàng)新，具有緊迫感、責任感和使命感。堅決克服等、靠、要和各種因循守舊思想的束縛，牢固樹立檔案是一種信息資源，同樣產(chǎn)生經(jīng)濟和社會效益的理念，把有限的被動服務轉(zhuǎn)變?yōu)闊o限的主動服務，由以傳統(tǒng)的靜態(tài)服務、間接服務轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)的、直接的高層次服務，由封閉型的管理向開放型管理轉(zhuǎn)變，由單一服務向多元化服務轉(zhuǎn)變。

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第四篇：高?？萍紮n案信息資源的開發(fā)與利用.doc

龍源期刊網(wǎng) http://.cn

高?？萍紮n案信息資源的開發(fā)與利用

作者：程 銣

來源：《教育與職業(yè)·理論版》2009年第21期

[摘要]高校科技檔案包含豐富的信息資源,高效開發(fā)高?？萍紮n案信息資源對于高校的教學和科研工作具有重要的意義。文章分析了高?？萍紮n案的內(nèi)容和特點,認為高校的科技檔案開發(fā)與利用工作必須轉(zhuǎn)變觀念、注重實效、完善制度、利用現(xiàn)代技術手段、加強人員培訓和創(chuàng)新檔案工作體制。

[關鍵詞]高?？萍紮n案信息資源教學科研

[作者簡介]程銣(1969-),女,江西南昌人,江西科技師范學院科研處,講師,主要從事高?？蒲袡n案研究。(江西南昌330013)

[課題項目]本文系2005年江西省教改立項課題“高?？萍紮n案信息資源在高校教育管理中的運用研究”的研究成果之一。(項目批準號:贛教高字[2005]95號)

[中圖分類號]G647[文獻標識碼]A[文章編號]1004-3985(2009)32-0148-02

高?？萍紮n案是記述和反映高校的基本建設、生產(chǎn)技術和自然科學研究等活動的,具有保存價值,并且按照一定的歸檔制度作為真實的歷史記錄集中保存起來的技術文件材料。高校的基本任務就是教學和科研,科研工作是高校的重要內(nèi)容,在高校的科研工作中形成了大量具有非常高的研究和應用價值的檔案資源,這些科技檔案由于系統(tǒng)和完整地記錄了高校科研的全過程,對于社會經(jīng)濟發(fā)展具有重要的價值。

一、高?？萍紮n案的內(nèi)容

高校科技檔案記載著高?？蒲泄ぷ鞯娜窟^程和完整成果,具有非常重要的價值。從內(nèi)容上看,高?？萍紮n案應該包括科研、教學、管理、設備、產(chǎn)品、出版和基本建設等類檔案資料。

1.高校的廣大教職工在科研和教學工業(yè)中所形成的科技資料。其中,既包含科研和教學工作完成后所形成的成果資料,也包含科研和教學工作過程中所形成的程序性的材料。從形式上看,包括科研成果、論文、著作、專題調(diào)研報告、科研計劃任務書、方案認證報告、技術圖表及有關成果性技術文書材料(技術鑒定、專題研究工作總結(jié)、獎勵證書等)。

2.高校的廣大教職工在科研和教學工作中所依據(jù)的設備、車輛、船舶、儀器、儀表的檔案材料。科研設備是一種重要的生產(chǎn)手段,有些是單位根據(jù)本身生產(chǎn)工藝或科研、實驗的需要設計、研制的自制設備,有些是從國內(nèi)外市場上購買的設備。從形式上來講,設備檔案包括設備購

置文件、設備圖冊、說明書、設備安裝規(guī)格、設備安裝記錄、總結(jié)報告、運行記錄、使用分析表、設備改造記錄等。

3.高校建設工作中所形成的科技文件材料。從形式上看,基建檔案包括工程檔案,含項目認證、審批、協(xié)議、合同、委托設計單位編制的工程設計文件、施工單位編制并移交的工程竣工文件、工程使用和管理等過程中形成的文件;包括工程設計檔案,含設計依據(jù)文件、設計原始資料、技術設計文件、施工圖設計文件;還包括工程施工文件,如施工準備工作文件、施工文件和施工驗收總結(jié)文件。

二、高?？萍紮n案的特點

教學和科研工作是高校的兩大中心任務。作為科研工作的過程和成果的重要記錄,高校科技檔案在整個高校的檔案工作中占有非常重要的地位,也體現(xiàn)出有別于其他檔案資料的鮮明特色,對于高校的教學和科研工作具有重要意義。

1.專業(yè)性。專業(yè)性是高?？萍紮n案的最突出的特點之一。首先是因為高校的教學工作和科研工作具有強烈而鮮明的專業(yè)性特點。廣大高校師生是以學科專業(yè)作為歸屬分別組織日常的工作和學習,教學和科研工作具有十分明確的學科專業(yè)分工,都是在一定的專業(yè)分工范圍內(nèi)開展的?？萍紮n案作為科技活動的記錄和伴生物,都毫無例外地形成于特定的專業(yè)技術領域,是相應專業(yè)技術活動的記錄和產(chǎn)物。其次,高?？萍紮n案的內(nèi)容具有鮮明的專業(yè)性特征。高校科技檔案的內(nèi)容是由它所反映的科技、生產(chǎn)活動的具體專業(yè)領域決定的,在某專業(yè)領域的科技、生產(chǎn)活動中形成的科技檔案,就必然集中地反映本專業(yè)的科技內(nèi)容及相關的科技方法和手段。

2.原始性。高?？萍紮n案是高校教師和學生在教學和科研工作中所形成的原始記錄,它的產(chǎn)生具有確定的時間,是高校教學和科研工作的真實反映,具有非常顯著的原創(chuàng)性特點。高?？萍紮n案最真實、準確、完整地反映了專業(yè)學科工作的過程、發(fā)展、成果,能夠非常真實地反映出一個學校的教學和科研水平,是學校日常工作的最客觀的原始記錄。

3.多樣性。高?？萍紮n案的種類最為繁多,類型最為復雜,形式最為多元。高?？萍紮n案的類型是由它所記載的社會實踐活動的內(nèi)容和方式?jīng)Q定的。科技檔案記錄了教學和科研活動,專業(yè)多樣,手段復雜。所以要求必須以文件材料類型的多樣性來適應科技內(nèi)宅和手段的多樣性,使科技檔案材料管理工作與之相適應。

4.可開發(fā)性。高?？萍紮n案反映高校教學和科研的全過程,是對于高校日常工作的最真實客觀的記錄。同時由于科研工作的性質(zhì),高校的科技檔案具有十分重要的利用價值,能為科學研究工作提供豐富而專業(yè)的信息資源,使得高?？萍紮n案的價值能夠被挖掘。通過利用科技檔案,能夠?qū)V大師生的科研起著認證、參考、啟迪的作用。

三、高校科技檔案的利用

高?？萍紮n案是高校科技文獻工作的一項重要內(nèi)容,高?？萍紮n案所蘊涵的技術信息價值對于高校的教學和科研工作的開展具有重要的意義,必須努力采取各種手段,利用各種方式,注重高?？萍紮n案信息資源的開發(fā),加強高校科技檔案的利用,服務于高校的教學和科研工作。

1.轉(zhuǎn)變觀念,注重檔案利用價值。大學是我國知識與成果創(chuàng)新的重要基地,高校的科技檔案是高校科技研究的最為原始的、最為完整的資料。長期以來,高校的檔案管理者只把檔案管理工作當做文獻流程的最后一項程序,當做科學研究的“掃尾工程”,只局限于檔案的保管工作。在檔案管理過程中,過于強調(diào)檔案的機密屬性,很少注重檔案材料中蘊涵的鮮活的知識信息資源,未能充分發(fā)揮檔案信息的重要作用。

在新的時代,高校檔案管理部門必須切實轉(zhuǎn)變觀念,去除“就檔案論檔案”“看門守攤,等人查檔”的片面思維,轉(zhuǎn)變檔案管理工作是“為保管而保管,重保管輕利用”的觀點,在正確處理好檔案的開放與控制、經(jīng)濟效益與社會效益的前提下,努力樹立主動服務的觀點,充分利用各種手段加強檔案的展示,充分發(fā)揮檔案信息的重要價值,并通過積極地改革,努力把檔案管理由“死”變“活”,由“靜”變“動”,由“被動查詢”變“主動服務”,努力發(fā)揮檔案的各種價值,提高檔案服務工作效率。

2.注重實效,樹立檔案服務意識。首先,應樹立主動積極服務意識。檔案管理部門必須認識到檔案管理工作是一項服務性工作,必須努力為學校的教學、科研服務。檔案管理部門必須努力開發(fā)檔案的信息資源,檔案工作人員應該使自己成為信息財富的擁有者和提供者。其次,必須努力樹立開放意識。檔案工作人員必須改變“坐等上門”的現(xiàn)狀,增強與學校相關部門的聯(lián)系,主動參與研究學校教學和科研工作的要求和規(guī)律,有效傳遞檔案信息。再次,必須努力樹立協(xié)作意識。檔案管理人員應增強參與意識,擴大接觸面,根據(jù)各個時期學校各方面工作的重點,確定檔案信息開發(fā)的重點,切實參與到學校的建設中去。

3.完善制度,保證檔案服務質(zhì)量。高校檔案管理工作必須嚴格按照《中華人民共和國檔案法》《科學技術檔案工作條例》和《普通高校學校檔案管理辦法》的有關規(guī)定,結(jié)合高校工作的自身要求,努力健全科技檔案管理的各種規(guī)章制度,對科技檔案的收集、保管等業(yè)務工作都做到有法可依,實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范、標準和高效。

高校檔案管理部門必須努力建立并完善科技檔案的收集制度,確保分散在各單位的檔案文件能完整地移交到檔案部門;建立并完善科技檔案的保管制度,確保高質(zhì)量的檔案的庫房管理,檔案流動過程的各環(huán)節(jié)的安全防護和檔案的專門技術處理工作等標準高效;建立并完善檔案的整理工作制度,確保檔案的分類、組合、排列和編目工作的標準化,為檔案的高效利用建立基礎;建立并完善檔案的編目與檢索、編輯與研究等規(guī)章制度,提高檔案服務的技能,提高檔案服務的質(zhì)量。

4.利用技術,提高檔案服務效率。隨著網(wǎng)絡技術、通信技術、高密存貯技術和計算機技術等為代表的信息技術的快速發(fā)展和廣泛應用,檔案管理工作實現(xiàn)了質(zhì)的突破,使用效率獲得極大的提高。同時空調(diào)和自動溫濕控制系統(tǒng)等設備的廣泛利用,也使檔案保管水平得到改善和提高。

我國大部分高校已經(jīng)實現(xiàn)了無紙化的網(wǎng)絡化信息化管理,并已經(jīng)建立了相對完善的校園網(wǎng)管理系統(tǒng)。在新技術主導下,高?？萍紮n案工作也將逐步實現(xiàn)信息化管理。高?？萍紮n案管理工作開始出現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)、管理信息系統(tǒng),建立了各種規(guī)模的數(shù)據(jù)庫。在新的管理系統(tǒng)中,傳統(tǒng)檔案能夠逐步實現(xiàn)電子化,成為電子檔案,傳統(tǒng)的文件歸檔、整理、編目、檢索工作也日益實現(xiàn)了計算機自動化操作。在新的技術的支持下,現(xiàn)檔案利用服務大幅度提升。利用計算機系統(tǒng),管理者能實現(xiàn)檔案信息發(fā)布網(wǎng)絡化、檔案借閱自動化,實現(xiàn)檔案庫房管理的智能化,實現(xiàn)異地查詢、信息共享、借閱服務和編研工作,實現(xiàn)檔案信息綜合管理和利用。

5.加強培訓,提高檔案人員素質(zhì)。高?？萍紮n案的管理,離不開檔案工作員的努力,人員的素質(zhì)高低決定檔案管理工作的質(zhì)量優(yōu)劣。高?？萍紮n案管理人員不僅要有深厚的檔案專業(yè)及相關專業(yè)的理論與實踐知識,而且需要具備熟練操作現(xiàn)代化設備的技能。在信息技術快速發(fā)展的今天,高效的檔案工作又對檔案管理人員的學習能力、知識結(jié)構(gòu)、創(chuàng)新意識提出了新的要求,必須大力提高檔案管理人員的素質(zhì)。

高?？萍紮n案管理部門,應該一方面通過人才的引進,來改變高校檔案管理部門的人才素質(zhì)結(jié)構(gòu),特別要引進檔案信息資源開發(fā)和信息技術人員。另一方面可通過繼續(xù)教育的形式提高檔案管理人員的素質(zhì),擴充檔案管理人員的新知識、新技術,培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識、協(xié)作精神、溝通能力,使檔案管理人員具備良好的政治素養(yǎng)和專業(yè)素養(yǎng)。

6.創(chuàng)新機制,提升服務水平。高?？萍紮n案是一種重要的科技資源,是高?？蒲泻徒虒W工作最原始的最完整的反映。高?？萍紮n案的管理者應努力采取各種手段,創(chuàng)新工作內(nèi)容、工作方式、服務手段,努力挖掘、整理、加工檔案中蘊涵的科技信息,主動提供給學校和社會,加速科技成果轉(zhuǎn)化,為社會創(chuàng)造更多的社會效益和經(jīng)濟效益。

高校檔案管理部門應努力完善傳統(tǒng)服務工作,開拓特色服務;改變服務方式,實行網(wǎng)上服務和主動服務,變檔案信息的滯后為超前服務;加強檔案信息的宣傳報告,通過內(nèi)部或公開出版物、新聞報道等形式,發(fā)揮檔案信息資源的作用;開展代查代檢、代復制、文獻傳遞等服務方式,高效服務學校師生;做好成果的深層次信息加工,發(fā)掘信息成果;充分利用現(xiàn)代信息技術,提供高效服務;適當采取有償服務,為檔案管理積累資金;適當進入市場,積極參與科研成果的轉(zhuǎn)讓。

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第五篇：論文：開發(fā)醫(yī)學信息資源,提高醫(yī)學期刊利用率

發(fā)表在《現(xiàn)代醫(yī)院》2005年12期

開發(fā)醫(yī)學信息資源，提高醫(yī)學期刊利用率

余

軍

（深圳市人民醫(yī)院圖書館，廣東581020）

【摘要】 在管理期刊工作的實踐中，探討了如何提高期刊利用率的策略，根據(jù)館情,利用現(xiàn)代科技手段為讀者,提供高質(zhì)量的信息服務?！娟P鍵詞】醫(yī)學圖書館；期刊工作；利用率 【中圖分類號】G255.2 文獻標識碼： B

醫(yī)院圖書館作為醫(yī)院信息系統(tǒng)的主體，不僅要為醫(yī)療、教學和科研管理人員提供文獻信息,還要擔負起培養(yǎng)醫(yī)務人員獲取和利用文獻信息的重要責任。隨著網(wǎng)絡建設的不斷完善，圖書館自動化程度和信息化程度的逐步提高，傳統(tǒng)的手工式卡片檢索、編目、采訪、流通等逐步由計算機所代替，文獻信息儲存及傳輸形式也將改變，逐步被計算機管理而取代。醫(yī)學期刊是傳遞醫(yī)學信息的主要渠道之一，具有信息量大，內(nèi)容新穎，傳遞信息速度快等特點，是處于現(xiàn)代醫(yī)學信息技術滲透最深，影響最大的前沿。它能及時、充分反映我國醫(yī)學科學研究的新成果，新技術、新動向和新水平，也是科研、臨床醫(yī)療、教學的主要信息來源，又是醫(yī)學圖書館開展醫(yī)學信息服務的物質(zhì)基礎。

醫(yī)學期刊是醫(yī)院圖書館信息資源的重中之重，如何積極開發(fā)醫(yī)學信息資源，提高醫(yī)學文獻的利用率，有效地深化以讀者為中心的服務宗旨，實現(xiàn)以收獲為基礎的模式向提供為基礎的模式轉(zhuǎn)變，更好地服務于醫(yī)院臨床、科研、教學是我們圖書館員值得去學習及探討的課題。1 醫(yī)學期刊工作的特點

醫(yī)院圖書館收藏的期刊，仍是臨床醫(yī)務人員獲取醫(yī)學及相關信息的主要來源，如今，網(wǎng)絡期刊又以每年高達萬余種的優(yōu)勢，以知識信息數(shù)字化、網(wǎng)絡化為主要特征，顯示出旺盛的生命力，得到了擁有Interet知識大眾的愛戴，因此，我們在管理體制上，繼續(xù)以自我封閉，條塊分割，各自為政，必定難以發(fā)揮醫(yī)院圖書館的整體效益。1-1 專業(yè)性強

醫(yī)學期刊，主要閱覽對象是臨床醫(yī)務人員，而各個臨床專業(yè)所需要的信息資料又有所區(qū)別，各個相關專業(yè)有各個學科的核心期刊，每位讀者前來查找期刊的目標很明確，所以需要三次文獻的服務。1-2 快速與時效性強

印刷型期刊出版效率快，讀者對期刊信息的時效性越來越注重。在工作中就可以發(fā)現(xiàn)，當年的現(xiàn)刊利用率是最高的，過刊入藏后，特別年代越往前的過刊，越少人問津，這就證明時效性是信息的第一生命，“學過境遷”，再科學、準確的信息也失去利用價值。指導采購、認真選刊是提高期刊利用率的前提 2-1 選擇期刊的重要性

服務于教學、科研、臨床的醫(yī)院圖書館，在訂購期刊時也要適應時代的發(fā)展，加強選擇期刊種類的力度。期刊工作是一項學術很強的工作，是提高期刊利用率的主要環(huán)節(jié)，是建立高質(zhì)量館藏，滿足讀者需求，用好圖書館采購經(jīng)費的關鍵。所以，醫(yī)院圖書館應根據(jù)醫(yī)院本身發(fā)展狀況、性質(zhì)、任務和服務對象等特點，以及了解醫(yī)院重點科室的發(fā)展現(xiàn)狀，制定采訪原則，合理地甄別、選擇和訂購期刊。

醫(yī)院圖書館收藏的文獻資源，仍是醫(yī)務人員獲取醫(yī)學及相關信息的主要來源，因此每年集中在郵局訂購前，采訪人員及期刊管理人員要及時溝通，期刊管理人員可以把發(fā)現(xiàn)的問題及讀者查閱期刊頻率高的期刊推薦給于采訪人員考慮訂否。目前，我館中文醫(yī)學期刊主要從郵局訂購，由于院領導對圖書館建設的重視，醫(yī)學期刊訂購保持400多種以上，逐年遞增，相對滿足了臨床醫(yī)務人員查閱文獻資料的需要。根據(jù)我館的采購特點，可以分為以下幾類： 2-2 核心期刊：

由于核心期刊一直被視為高水平、高質(zhì)量的期刊，而核心期刊的定位相對復雜，但它必須具備的基本條件，①以中國科技論文統(tǒng)計期刊目錄（醫(yī)學部分）為訂刊核心。②較多刊載某一學科的文獻。③刊載的文獻水平較高，反映該學科的發(fā)展狀態(tài)。④深受本學科讀者關注并基本能夠滿足其需要。⑤本院科教科指定的期刊。如；國外醫(yī)學類；中華醫(yī)學類；醫(yī)科大學學報類；此類期刊所載論文質(zhì)量相對較高，信息密度大，出版周期穩(wěn)定，利用率高，具有較強的針對性，而且近年來作為晉升更高一級職位的必須條件之一，文章必須在此類級別的刊物上發(fā)表，所以，我館相對偏重此類期刊的訂購。2-3 綜合性期刊：

常言道，沒有書，就沒有讀者，沒有讀者就沒有效益。反之，有書而沒有讀者利用，同樣也是無法產(chǎn)生服務效益的。我們選擇了核心刊外，也選擇部分涉及各個專業(yè)和綜合性較強的期刊，利于各個不同學科的利用，如；醫(yī)師進修雜志、臨床薈萃、中西醫(yī)結(jié)合雜志等期刊，以滿足讀者對醫(yī)學專業(yè)理論的需求。2-4 重點學科期刊

對于本院的重點學科，采購人員到科室收集科主任及相關人員的意見，有目的的選擇學科最需要的期刊作為訂購重點。2-5 調(diào)查法

通過下科室咨詢有關專業(yè)的專家、教授提供的信息為依據(jù)，在篩選刊物時，因為他們對專業(yè)性強的學術期刊水平質(zhì)量了解得比較系統(tǒng)，并且了解教學、科研、臨床、醫(yī)療工作的重點，知道何時，何階段增加何內(nèi)容，根據(jù)他們的意見列出必定期刊。有他們的參與，不僅可使館藏文獻的專業(yè)性更為明顯，同時還給館里的工作人員提供了很好的學習機會。這種方法可以幫助工作人員因缺乏醫(yī)療專業(yè)知識水平，對所訂購的期刊缺乏了解而失去訂購的實用價值。通過專家咨詢及讀者調(diào)查，選刊工作更有針對性，那類刊應少訂或不訂，同時也避免漏訂或誤訂，保證了館藏書刊的質(zhì)量。醫(yī)院圖書館本身就是以臨床醫(yī)療期刊作為特點、重點的訂購及館藏，訂購人員做到心中有數(shù)，對歷年訂購的刊物了如指掌，根據(jù)本院的學科專業(yè)來確定刊物的收藏范圍。提高期刊利用率的關鍵是加強期刊的管理

期刊管理是圖書館業(yè)務管理的重要組成部分，要使其管理科學化，并有效地提高期刊利用率，必須建立合理的管理體制。3-1 基礎工作到位，方便讀者查閱

新刊到館后有專人負責登到，登到時要注意期刊的刊號、刊期、頻率以及創(chuàng)刊、?？涂?、該刊名等變更情況，有改名的應及時變更，蓋章后上架，對于現(xiàn)刊登到，盡量及時完成，當天與讀者見面。3-2 開架閱覽，分類排架

我館采取開架閱覽的模式。開架閱覽不僅利于讀者直接、方便、自由地在任何一個架上挑選自己需要查找的期刊，而且可以同時閱覽與其它學科有關的學科資料，對需要大量、反復查閱資料的讀者有利，而且在按分類排架同時，再按漢語拼音字母字順給予排架號排架，這樣更加方便讀者迅速查找需要的期刊，按分類縮小了查找相關學科的范圍，節(jié)省了時間。過刊我館目前采用的按漢語拼音字母字順排架法，此種排架法對于專業(yè)及小型圖書館非常有利。3-3 健全期刊目錄體系

為方便讀者查找期刊，我館編制了《中文期刊館藏目錄》及《現(xiàn)刊排架目錄》，把相關學科的每一種刊物及種數(shù)，以及每年訂刊的變更充分顯示給讀者，起到正確引導讀者查找資料，節(jié)省了寶貴的時間。提高期刊利用率的策略，加強基礎搞好期刊管理工作

期刊管理是圖書館業(yè)務管理的重要組成部分，管理的目的在于開發(fā)利用，管理只是手段，利用才是目的，這是開發(fā)期刊資源的基本原則。開發(fā)期刊資源必須加強基礎，搞好期刊管理工作，必須實行規(guī)范化科學化的管理。本館1996年使用深圳大學開發(fā)的圖書館計算機信息管理系統(tǒng)軟件以來，運用現(xiàn)代化的管理理論、方法、技術和手段，不斷完善在期刊采訪、編目、著錄、收集、整理、開發(fā)，統(tǒng)一化、標準化的管理，對期刊變更、頻率改變等問題，及時進行處理，避免漏訂、誤訂給期刊利用帶來影響。4-1 實現(xiàn)資源共享

我館是綜合性醫(yī)院圖書館，在訂購期刊的同時，可以考慮與專科醫(yī)院協(xié)調(diào)。如心血管醫(yī)院側(cè)重訂購心血管方面的刊物，種類齊全，我們可以作為館際互借，這樣可以節(jié)省資金，同時還提高了期刊的利用。它可使館藏資源由一館發(fā)揮作用變?yōu)楸镜貐^(qū)、本系統(tǒng)發(fā)揮作用，以有限的經(jīng)費，最大的限度滿足讀者的需要，提高了館藏資源的利用率，為有效開發(fā)利用醫(yī)學信息資源打好基礎。4-2 加強期刊自動化管理，實現(xiàn)文獻信息資源共享

采用先進設備，實現(xiàn)期刊工作自動化管理，使期刊工作網(wǎng)絡化、標準化、規(guī)范化。這是開發(fā)資源，提高期刊利用率的重要途徑，過去完全依靠手工摘錄的采購、采編、查重、庫藏等業(yè)務工作將由計算機操作代替，使期刊工作效率進一步提高，光盤檢索代替手工檢索，讀者只需確定課題范圍輸入微機，花少量時間便可迅速完成所作的文獻調(diào)查。所以實現(xiàn)自動化管理是期刊工作服務手段的變革。如；在館內(nèi)配置掃描儀，為遠程讀者提供網(wǎng)上全文服務，在網(wǎng)上開展信息咨詢，動態(tài)信息發(fā)布，知識導航和定題服務，建立期刊文獻檢索系統(tǒng)等等，進行館際協(xié)作，利用網(wǎng)絡化聯(lián)合采購，聯(lián)合編目方式，形成一個館際見的有機整體，共同滿足讀者對期刊文獻的需求。4-3 健全網(wǎng)絡化服務

醫(yī)院圖書館要滿足讀者對信息需求內(nèi)容的專業(yè)性強、實用性強、時效性強，就必須提供方便，快速，高效的服務方式，充分利用現(xiàn)代化手段－網(wǎng)絡化服務。目前我館已建立局域網(wǎng)，使用了清華同方光盤股份有限公司開發(fā)的，《中國醫(yī)院知識倉庫（CHKD）》數(shù)據(jù)庫，中國科學院開發(fā)的《中國生物醫(yī)學文獻數(shù)據(jù)庫（Cbmdise）》,外文Silverplatter公司的Medline檢索系統(tǒng)300種國際醫(yī)學全文數(shù)據(jù)庫，這些數(shù)據(jù)庫的開發(fā)使用，很受讀者歡迎也為他們節(jié)省了時間。4-4 提高管理人員素質(zhì)

期刊管理人員是期刊管理與服務的關鍵。醫(yī)院圖書館應有一批能搜集、整理、翻譯、檢索的高素質(zhì)復合型人員。期刊利用率高低與期刊工作人員的思想素質(zhì)、知識深度及廣度直接相關。不具備一定的素質(zhì)和合理的知識結(jié)構(gòu)，是無法為讀者提供全方位服務的。① 加強思想教育，愛崗敬業(yè)，嚴格要求自己，做一個有責任心及有嚴謹細致工作作風的專業(yè)管理人員。具備圖書館業(yè)務知識同時也要學習醫(yī)學專業(yè)及其他相關學科的知識，在平凡的崗位上，做到敬業(yè)、愛業(yè)、樂業(yè)、勤業(yè)，無私奉獻，淡薄名利，甘于寂寞，以平常心，做平常事。這是做好本職工作的前提。② 對工作人員要有計劃的進行繼續(xù)教育及在職培訓，知識必須不斷地更新和擴充以防止老化或停滯不前。

1，李捷斌，提高醫(yī)院圖書館期刊利用率，中華醫(yī)學圖書館雜志[J].2000，9（3）38-39 2，南存蘭，中文醫(yī)學期刊的原因分析及對策，醫(yī)學情報工作[J].2001，22（6）49-50 3，李希凡，圖書館讀者概論[M].北京農(nóng)業(yè)大學出版社，1995 4，仲超生，網(wǎng)絡環(huán)境下的高度圖書館期刊工作研究，圖書館論壇[J].2002，22（3）25-26

DEVELOP MEDICAL INFORMATION RESOURCES AND IMPROVE THE USING RATE OF MEDICAL PERIODICALS(The Library of ShenZhen People Hospital ,Gongong 581020)

Abstraet:

In the Practical Work of Running Periodicals,Sun up the Strategies on How to Improve the Using Rate of Periodicals Acoovding to the Library Situation, Provide the Reders With High Quality Information Services Using the Modern Scientific Technoloies.Key Words: Medical Libraries;Issues Work;

【作者簡介】余軍，女，深圳市人民醫(yī)院圖書館館員，已發(fā)表文章3篇。