第一篇：湖北生態(tài)工程職業(yè)技術學院檔案立卷歸檔制度

鄂生態(tài)院字[2012]56號

關于印發(fā)《湖北生態(tài)工程職業(yè)技術學院

檔案立卷歸檔制度》的通知

各系部、處室：

現(xiàn)將《湖北生態(tài)工程職業(yè)技術學院檔案立卷歸檔制度》印發(fā)給你們，請認真學習并遵照執(zhí)行。

附件：《湖北生態(tài)工程職業(yè)技術學院檔案立卷歸檔制度》

二〇一二年四月二十五日

主題詞：檔案 立卷 歸檔 制度

發(fā) 送：處室、系（部）。湖北生態(tài)工程職業(yè)技術學院 2012年4月26日印發(fā)

湖北生態(tài)工程職業(yè)技術學院檔案立卷歸檔制度

為了加強我院檔案的綜合管理、完整系統(tǒng)地收集和保存學院日常管理和教學工作中形成的文書、基建、儀器設備、會計、教學、科研等各種形式和載體的檔案文件材料，特制定本制度。

一、歸檔范圍

凡是本校在各種活動中形成的，反映學校管理、教學活動和歷史面貌的各種文字、圖表、圖紙、音像等不同形式和載體的，有查考利用價值的文件材料均應歸檔，歸檔材料要求原件（如有特殊情況另作處理）。

二、歸檔時間

1.文書檔案，本校每年形成的辦理完畢的黨政工團的文件材料，由各科室兼職檔案員收集齊全，于第二年三月底前交檔案室統(tǒng)一立卷歸檔。

2．基建檔案，在基建工程中建設文件材料的形成、積累、立卷歸檔由管理工程項目的部門承擔指定兼職檔案員或?qū)Ｈ素撠煛Ｔ谌抗こ炭⒐を炇蘸笠粋€月歸檔。

3．儀器設備檔案，由設備處于每年三月份交檔案室立卷歸檔。4．會計檔案，當年會計檔案由會計部門于第二年上半年完成立卷工作，第三年六月份前移交檔案室歸檔。

5．特殊載體檔案，在音像制品、光盤形成后一個月內(nèi)，交學院檔案室統(tǒng)一立卷歸檔。實物檔案于第二年三月份交檔案室立卷歸檔。

6．教學檔案，在學年結束后半年內(nèi)由教務處負責畢業(yè)生的學籍管理、課堂教學的立卷歸檔（學生的原始成績登記表，由系保存）；學院檔案室負責教學綜合的立卷歸檔；教師業(yè)務檔案由各系負責立卷歸檔，并存放在系。

7.科研檔案，由科研處負責收集、整理、立卷歸檔，移交檔案室。

三、歸檔要求

1．文書檔案的歸檔要求

（1）凡歸檔的文件材料都必須齊全完整。

（2）凡是原來文件上有會生繡的金屬物，歸檔時必須去掉，用不銹鋼書訂或細線將文件裝訂。

（3）凡文件尺寸大于A4紙規(guī)格的，要按A4規(guī)格進行折疊或裁剪，小于16開規(guī)格及破損的要進行托裱。

（4）歸檔文件材料中，各種報表、名冊、圖冊、書刊等，一冊（本）為一件。正本與定稿、正件與附件，兩件作為一件。文件處理單（表）與被處理文本合為一本。（5）同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；一般文件的請示與批復，批復在前請示在后。

（6）不同年度的文件一般不得放在一起歸檔，跨年度的請示與批復，放在批復年度歸檔，沒有復文的放在請示年歸檔，跨年度計劃、總結、報告、統(tǒng)計報表等，應放在文件內(nèi)容針對年度歸檔，長遠規(guī)劃應放在文件內(nèi)容針對的頭一年；多年的總結、報告，應放在文件針對的最后一年。

2．基建和設備儀器檔案的歸檔要求

（1）凡歸檔的文件材料，應收集齊全、完整、系統(tǒng)和準確。

（2）文件材料應做到線條、字跡清楚，紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備。去掉文件材料的金屬物，以卷為單位，立卷歸檔。

（3）圖紙要按A4規(guī)格折疊，蓋檔案分類章，按順序排列，填寫立卷說明表。

（4）每一項工程或儀器設備文件材料的排列都是先排文件材料，然后再排圖紙。

3．會計檔案的歸檔要求

（1）各種形式的會計檔案要按學院檔案室要求編目造冊，向檔案室清點移交。

（2）各種形式會計檔案要去掉金屬品裝訂成冊，整齊美觀，每卷要求有封底封面，填寫封面和卷脊使用炭素墨水或墨汁，用毛筆或鋼筆填寫工整、清晰。（3）每個案卷封面和卷脊要填寫目錄號、案卷號和年度等。

4．特殊載體檔案歸檔要求

（1）照片檔案由攝錄者或承辦部門初步整理，按上級領導視察本校、本校教學活動、黨政活動、各種獎勵、校容校貌五大類編寫總說明和分說明及時交檔案室統(tǒng)一整理立卷。

（2）照片檔案按《照片檔案管理規(guī)范》整理，編寫總說明和分說明，說明內(nèi)容包括：事由、時間、地點、背景、攝影者。

（3）凡獲得市級以上獎勵的獎牌、獎杯、錦旗、證書等實物檔案，交到學院檔案室歸檔。

5．教學檔案歸檔要求

（1）由教務科的專兼職檔案員，負責歸檔材料的收集、整理。

（2）按學年度分類立卷。

（3）原則上相同內(nèi)容的材料組成一卷便于利用，同一內(nèi)容的材料數(shù)量多時可分成若干卷。

（4）卷內(nèi)文件材料一律拆除金屬物，分別用線裝訂，對破損的文件材料應進行修補。

（5）按順序編排頁號，無論單面或雙面只要有書寫文字，均應編寫一個頁號，頁號位于非裝訂線一側的上角。（6）按規(guī)定填寫案卷封皮。案卷題名要簡明、確切反映卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容與成分，一般包括責任者、內(nèi)容、文種等。

四、檔案的排列

各門類的檔案分別排列，每一門類的檔案排列為一個流水號，科室可根據(jù)組卷情況先后排案卷順序號，移交到檔案室。

五、歸檔手續(xù)

除文書、聲像、實物檔案由檔案室歸檔外，其他類型的檔案由相關科室按規(guī)定立卷歸檔，移交到學院檔案室。基建、設備、會計、科研檔案各編制1套完整的目錄及電子文檔，教學檔案編制2套完整的目錄及電子文檔一起移交到學院檔案室，雙方清點核對簽字以備查考。各類合同檔案需移交學院檔案室存檔后方可辦理相應財務手續(xù)。各門類的檔案除按規(guī)定移交目錄外，應留一份目錄給本科室查閱。

本制度自公布之日起施行。

附件：各部門歸檔范圍和保管期限

各部門歸檔范圍和保管期限

立卷單位：辦公室

1．上級有關高校行政管理的綜合性文件（針對本校的永久保存）；

長期 2．學院各項重要規(guī)章制度；

永久 3．學院年度工作計劃、總結；

永久

4．院長辦公會、黨政聯(lián)席會會議記錄；

永久 5．院領導在全校會議上（開學典禮、學期結束、某項重大活動）的重要講話和在上級機關召開會議上的重要發(fā)言；

永久 6．學院向上級的請示及其批復；

永久 7．學年教育年報及綜合統(tǒng)計；

永久 8．啟用印章的文件（印模）及銷毀、上繳印章登記單；

永久 9．有領導重要批示和處理結果的群眾來信來訪材料；

永久 10．學校評估、自查報告、評估反饋報告；

永久 11．各單位的簽報及學校的批復（分類立卷）； 長期 12．各單位的的會議記錄，簡報，工作計劃，總結；

長期 13．本校歷史沿革、情況介紹；

永久 14．本校大記事、簡報、信息等；

永久 15．與外單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料；

永久 16．收發(fā)文登記本；

永久 17．被評為省市級以上先進的事跡材料、文件和各種獲獎證書；

永久 18．實物檔案（包括校區(qū)在各項工作中獲得的獎狀、獎杯、獎牌、證書、牌匾等，上級領導、著名人士、外單位贈送題詞、題字等）；

永久 19．本部門及個人獲得的國家、省級評比的各項證書及獎牌等。

永久

立卷單位：黨委辦公室

1．上級黨組織的文件材料如（針對本校的批復、通知；需本校貫徹執(zhí)行的文件等則永久保存）；

長期 2．黨委工作計劃、報告、總結；

永久 3．黨委、黨政聯(lián)席會議記錄及發(fā)布的決定、辦法、批轉(zhuǎn)、通報和通知等文件；

永久 4．黨委工作簡報； 永久 5．以黨委名義召開的工作會議及聲像材料；

永久 6．黨委和上級黨委調(diào)研，檢查，巡視學校工作形成的文件材料；

永久 7．黨委負責同志在校辦的重要講話稿和參加上級召開會議發(fā)言稿；

永久 8．黨群系統(tǒng)啟用印章的文件和印模；

永久 9．總支、支部改選報告、批復文件； 長期 10．各總支、支部委員名冊； 永久 11．黨委各總支、支部的工作計劃，總結、報告、請示及批復；

永久 12．黨員名冊、黨員統(tǒng)計年報表；

長期

13．黨委工作的大事記；

永久 15．黨校工作計劃、總結、決定、報告； 永久 16．入黨積極分子、黨員、干部培訓的材料； 長期 17．評選優(yōu)秀黨員、先進支部事跡材料和登記表,（省級以上）（永久）長期 18．本部門及個人獲得的國家、省級評比的各項證書及獎牌等。

永久

立卷單位：宣傳辦公室

1．上級有關宣傳工作的文件材料（針對本校的批復、通知；需本校貫徹執(zhí)行的2.宣傳辦工作計劃、報告、總結、請示及批復；

永久 4.以宣傳辦名義召開的工作會議及聲像材料；

永久 5.院報一年度的合訂本、一年度新聞稿件材料；

永久 6.宣傳辦負責人在院辦的重要講活稿和參加上級召開會議發(fā)言稿 ；

永久 7．學院召開的重要會議、重大紀念、慶?；顒有纬傻穆?、像等材料；

永久 8．上級機關黨政領導人視察、檢查本校工作形成的聲、像等材料；

永久 9．學院重要文體活動、技術比賽、表演、培訓、展覽等形成的聲、像材料； 永久 14．發(fā)展吸收新黨員，預備黨員轉(zhuǎn)正的名冊黨員轉(zhuǎn)出組織關系（退黨）文件材料；

長期

文件等則永久保存）；

長期

3.宣傳辦會議記錄及發(fā)布的決定、辦法、批轉(zhuǎn)、通報和通知等文件；

永久

10．學院舉行的重大學術活動、教學活動、獲獎勵的教科研課題所形成的聲、像材料； 永久 11．其他具有特殊意義和保存價值的聲、像材料； 永久 12．本部門及個人獲得的國家、省級評比的各項證書及獎牌等。

永久

立卷單位：工會（老干）

1．上級工會有關的文件材料如（針對本校的批復、通知；需本校貫徹執(zhí)行的文件等則永久保存）；

長期

2．工會工作計劃、報告、決定、重要通知、總結、統(tǒng)計； 永久 3．會員代表大會的有關文件（通知、名單、報告、決議、選舉結果、領導講話、大會發(fā)言等文件）； 長期 4．表彰工會先進集體個人的材料、名單； 長期 5．工會會員的有關材料； 長期 6．基層工會干部名冊； 長期 7．會員名冊； 長期 8．婦女工作材料； 長期

9、扶貧工作材料； 長期 10．教職工代表大會文件材料；

永久 11．本部門及個人獲得的國家、省級評比的各項證書及獎牌等。

永久

立卷單位：人事處

1．上級機關有關人事工作的文件；

長期 2．本院人事工作的規(guī)章制度、辦法、決定；

永久 3．關于院內(nèi)機構設置、變化的文件材料及上級批復；

永久 4．師資培養(yǎng)等管理工作計劃、規(guī)定、總結；

永久 5．教師工作量的規(guī)定及執(zhí)行情況； 長期 6．教師業(yè)務考核材料； 長期 7．教職工名冊登記表；

永久 8．干部任免文件及名冊；

永久 9．表彰和獎勵先進集體、先進教職工材料；

永久 10．教職工評定，聘任專業(yè)技術職稱材料及上級批復（要求附審批表）；

長期 11．教職工工資調(diào)整材料、名冊；

長期 12．教職工退休、離職的有關材料；

長期 13．本部門及個人獲得的國家、省級評比的各項證書及獎牌等。

永久

立卷單位：監(jiān)察室

1．上級有關監(jiān)察工作的文件； 2．本院監(jiān)察工作方面的規(guī)章制度； 3．監(jiān)察工作計劃、總結、調(diào)查報告； 4．監(jiān)察工作統(tǒng)計年報及重要報表； 5．關于教職工行政違紀處分的文件； 6．本部門及個人獲得的國家、省級評比的各項證書及獎牌等。

立卷單位：計劃財務處

（一）財務

1．上級有關財務會計工作的文件材料；

2．本院財務管理規(guī)定、計劃、總結、請示、批復等文件；

3．有關財務管理方面的其他文件材料；

4．會計檔案移交清冊；

5．會計檔案保管、銷毀清冊；

6．年度會計、報表、決算報表（含基建綜合決算）；

7．年度、季度各種計劃、統(tǒng)計報表；

8．會計帳簿（含總分類帳、明細帳）；

9．固定資產(chǎn)明細帳（固定資產(chǎn)報廢清理后保管五年）；

10．會計憑證；

11．工資發(fā)放名冊；

12．本部門及個人獲得的國家、省級評比的各項證書及獎牌等；

長期 長期 長期 長期 長期 永久

永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 長期 永久 永久 永久

（二）資產(chǎn)

1．上級關于資產(chǎn)工作的文件。

永久 2．資產(chǎn)會計年度報表；

永久

立卷單位：教務處（以教學年度為歸檔年度）

（一）綜合類

1．上級下達的有關教學工作的文件材料；

長期 2．教學改革、培養(yǎng)目標、學制等方面的指示、規(guī)定、辦法；

永久 3．教學檢查、評比和各級優(yōu)秀教學質(zhì)量評獎材料；

長期 4．教務處工作計劃、總結、報告、請示及批復；

永久 5．學校規(guī)劃實施計劃，有關教學的規(guī)章制度，會議記錄，調(diào)研報告、簡報，總結；

永久 6．本部門及個人獲得的國家、省級評比的各項證書及獎牌等。

永久

（二）學科及實驗室建設

1．重點學科、專業(yè)、實驗室建設材料；

永久 2．學科、專業(yè)、實驗室論證、評估、申報、審批材料；

永久 3．學科、專業(yè)的統(tǒng)計報表；

永久 4．學科、專業(yè)、實驗室建設計劃、簡報、總結材料。

長期

（三）學籍管理（由教務處存檔）

1．新生入學登記表；

永久 2．各省錄取的新生名冊

永久 3．學籍總表（貼照片）；

永久 4．學籍變更材料（休學、退學、轉(zhuǎn)學、復學）（按系、專業(yè)、班級分類立卷）； 長期 5．在校學生名冊；

永久 6．畢業(yè)生名單及畢業(yè)證領取簽收冊。

永久

（四）教學管理

1．各專業(yè)教學計劃、教學大綱；

永久 2．課程建設要求及安排、校歷表、課表；

永久 3．典型教案、重要備課記錄；

長期 4．教學實習、生產(chǎn)實習、社會實踐總結及有關材料；

長期

（五）教材類

1．各系部、各專業(yè)使用教材目錄；

長期 2．自編、主編教學指導書、實習指導書；

永久 3．其他有保存價值的自編參考資料。

短期

立卷單位：教學督導室

1．上級關于教學督導工作的文件；

永久 2．學校教學督導工作方面的上報資料等；

永久 3．本部門的工作計劃、報告、總結及規(guī)章制度；

永久 4．教學督導工作走訪的相關文件資料；

長期 5．本部門及個人獲得的國家、省級評比的各項證書及獎牌等。

永久

學生工作處（團委）

1．上級關于學生工作的文件、針對本校的文件；

長期 2．本校學生工作計劃、報告、總結管理工作文件；

永久 3．本校有關學生思想政治工作的決定、通知、條例；

永久 4．學生獎勵材料（獎學金、優(yōu)秀學生、先進班級）；

長期 5．學生處分材料； 長期 6．關于學生政治工作隊伍的選拔、管理文件；

長期 7．心理咨詢室有關材料；

長期 8．本部門及個人獲得的國家、省級評比的各項證書及獎牌等；

永久 9．上級關于團的工作文件；

長期 10．本校團代會學代會文件（通知、名單、工作報告、決議、選舉結果、領導講話、大會發(fā)言和大會通過的文件）；

永久 11．團委工作計劃、報告、總結及規(guī)章制度；

永久 12．表彰和獎勵先進團支部、優(yōu)秀團員的材料；

永久 13．團委會議記錄；

長期 14．本校學生組織參與各種學會、社團的有關材料；

長期 15．團委牽頭進行的重大活動的有關材料及參加的上各項競賽活動獲獎材料；

長期 16．社團活動、勤工儉學、社會實踐有關材料；

長期 17．學生在市、省、國家各級各科競賽獲獎名單及文件；

永久 18．上級有關武裝、軍訓工作的文件和本校軍訓工作總結報告； 長期 19．本部門及個人獲得的國家、省級評比的各項證書及獎牌等。

立卷單位：招生就業(yè)處

一、招生

1．上級關于招生文件材料；

2．本校招生工作計劃、規(guī)定、生源計劃；

3．新生錄取材料及新生名單

4．招生宣傳、廣告、招生工作總結；

5．招生工作報告、請示及批復。

二、就業(yè)

1．上級關于學生就業(yè)工作的文件材料；

2．畢業(yè)生計劃、總結材料；

3．畢業(yè)生供需計劃、統(tǒng)計、合同；

4．畢業(yè)生就業(yè)方案及調(diào)配派遣名冊；

5．本部門及個人獲得的國家、省級評比的各項證書及獎牌等。

立卷單位：保衛(wèi)處

1．上級有關公安保衛(wèi)、綜合治理工作的文件；

2．本校保衛(wèi)工作方面的規(guī)章制度；

3．本校保衛(wèi)工作計劃、總結、報告、調(diào)查材料、統(tǒng)計報表；

4．本校師生員工案件的偵察、調(diào)查、處分結論材料及上級的批復、判決書；

5．安全保衛(wèi)工作的重要請示及上級批復；

永久

長期

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長期

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長期

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6．本校每年應征入伍工作的相關材料；

長期 7．戶籍管理工作的重要文件材料；

長期 8．本部門及個人獲得的國家、省級評比的各項證書及獎牌等。

永久

立卷單位：后勤管理處

1．上級有關后勤管理工作的文件；

長期 2．本校后勤管理處各項管理規(guī)章制度；

3．本校后勤管理處工作計劃、報告、總結、調(diào)查材料；

4．食堂、車輛等有關材料；

5．本校后勤管理工作的合同、協(xié)議；

6．校園綠化工作的有關材料； 7．水電工作的有關材料； 8．本部門及個人獲得的國家、省級評比的各項證書及獎牌等。

立卷單位：校企合作辦公室

1．上級關于校企合作工作的文件；

2．學校校企合作工作方面的上報資料等；

3．本部門的工作計劃、報告、總結及規(guī)章制度；

4．校企合作工作走訪的相關文件資料；

5．本部門及個人獲得的國家、省級評比的各項證書及獎牌等。

立卷單位：校友辦公室

1．上級關于相關工作的文件；

2．學校校友、校慶工作方面的上報資料等；

3．本部門的工作計劃、報告、總結及規(guī)章制度；

4．校友工作走訪的相關文件資料；

5．校史、校友、校慶工作材料；

6．本部門及個人獲得的國家、省級評比的各項證書及獎牌等。

長期 長期 長期 永久 長期 長期 永久 永久 永久 永久 長期

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長期

永久

立卷單位：各系

（以教學年度為歸檔年度）

1．本單位制定的有關文件；

長期 2．本學年工作計劃、總結、報告、請示、批復；

長期 3．本學年重大教學改革文件材料、教學評估總結材料；

永久 4．本學年科研成果材料；

永久 5．專業(yè)設置、專業(yè)調(diào)整申報、批復材料；

6．本學年各類統(tǒng)考及競賽情況統(tǒng)計表；

7．每學年各專業(yè)課程試題集（一門課程一份空白卷，分專業(yè)立卷）；

8．畢業(yè)生畢業(yè)合照（分班級，并按順序印上名單）；

9．學籍信息卡（貼照片，分班級立卷，以學號為序從小號到大號整理）；10．本系實驗儀器、設備管理的規(guī)章制度；

11．本系實驗儀器、設備購置計劃、報告及經(jīng)費分配方案； 12．本系實驗儀器、設備移交清冊及設備報廢，調(diào)撥報告和批復； 13．實驗室驗收報告及文件材料；

14．本系召開的重要會議、文體活動、技術比賽、表演等形成的聲、像材料 ；15．本部門及個人獲得的國家、省級評比的各項證書及獎牌等。

立卷單位：公共課部

（以教學年度為歸檔年度）

1．本單位制定的有關文件；

2．本學年教學工作計劃、總結、報告、請示、批復；

3．本學年重大教學改革文件材料、教學評估總結材料；

4．本學年科研成果材料；

5．本學年各類統(tǒng)考及競賽情況統(tǒng)計表；

6．每學年各專業(yè)課程試題集（一門課程一份空白卷，分專業(yè)立卷）；

7．本部召開的重要會議、文體活動、技術比賽、表演等形成的聲像材料 8．實驗儀器、設備管理的規(guī)章制度；

9．實驗儀器、設備購置計劃、報告及經(jīng)費分配方案； 永久 永久 長期 永久 永久 永久 永久長期 永久 永久 永久 長期 長期 永久 永久 永久 長期 永久永久 長期

10．實驗儀器、設備移交清冊及設備報廢，調(diào)撥報告和批復； 長期 11．實驗室驗收報告及文件材料；

長期 12．年度運動會秩序冊及運動會破項目記錄的學生名單； 長期 13．本部門及個人獲得的國家、省級評比的各項證書及獎牌等。

永久

立卷單位：繼續(xù)教育學院

1．本單位制定的有關文件；

2．本學年教學工作計劃、總結、報告、請示、批復；

3．本學年重大教學改革文件材料、教學評估總結材料；

4．本學年各類統(tǒng)考及競賽情況統(tǒng)計表；

5．每學年各專業(yè)課程試題集（一門課程一份空白卷，分專業(yè)立卷）；

6．畢業(yè)生畢業(yè)合照（分班級，并按順序印上名單）。

7．學籍信息卡（貼照片，分班級立卷，以學號為序從小號到大號整理）；8．本學年職業(yè)技能鑒定工作計劃、總結、報告、請示、批復；

9．本學年職業(yè)技能鑒定種類明細，獲得職業(yè)技能鑒定證書名冊；

10．本部門及個人獲得的國家、省級評比的各項證書及獎牌等。

立卷單位：科研處

1．上級關于科研工作的文件；

2．本部門的工作計劃、報告、總結及規(guī)章制度；

3．學?？蒲泄ぷ鞣矫娴纳蠄筚Y料等；

4．科研工作任務書、合同、協(xié)議書；

5．課題研究計劃、設計、開題報告與課題調(diào)研論證材料； 6．課題工作總結； 7．專家評審意見； 8．鑒定會材料（鑒定代表名單、會議記錄，鑒定意見）； 9．鑒定證書； 10．科研成果獎勵申報與審批材料； 長期 長期 永久 永久 長期 永久 永久 永久 永久 永久

永久 永久 永久 永久 長期 長期永久 長期 永久 永久

11．科研成果報告表； 永久12．科研成果獲獎材料（獎狀、獎章、證書）原件或影印件； 永久 13．專利申請書或證書原件或影印件； 永久 14．推廣應用方案、實施情況和意見； 長期 15．論文專著； 永久 16．學校教職工科研成果登記表； 永久 17．高職教育研究簡報（按年度歸檔）； 18．自編、主編教材；

19．本部門及個人獲得的國家、省級評比的各項證書及獎牌等；

立卷單位：圖書館

1．上級有關圖書工作的文件；

2．圖書工作計劃、報告、總結；

3．圖書工作規(guī)章制度；

4．圖書概況、發(fā)展規(guī)劃、藏書目錄、統(tǒng)計及統(tǒng)計年報。

5．編輯出版合同、協(xié)議書；

6．院刊發(fā)行本（按年度歸檔）；

7．本部門及個人獲得的國家、省級評比的各項證書及獎牌等。

立卷單位：設備處

1．上級有關現(xiàn)代教育工作文件材料；

2．本部門的工作計劃、報告、總結、調(diào)查材料；

3．校園網(wǎng)工程建設的相關材料；

4．多媒體管理相關材料；

5．本部門及個人獲得的國家、省級評比的各項證書及獎牌等。

立卷單位：基建辦公室

（一）綜合類

長期 長期 永久

長期 長期 長期 永久 永久 長期 永久

長期 長期 永久 永久 永久

1．上級有關基建工作文件；

長期 2．基建工作規(guī)章制度、工作計劃、總結、簡報；

永久 3．基建工作總體規(guī)劃；

永久 4．全校性總體規(guī)劃、設計決平面圖、全校土地范圍紅線圖、地界圖；

永久 5．征用土地、房屋產(chǎn)權、土地使用及變更的文字材料。

永久 6．試驗林場工作計劃、總結、報告、請示、批復。

永久 7．本部門及個人獲得的國家、省級評比的各項證書及獎牌等。

永久

（二）工程項目類

1．項目建議書及上級批復；

永久 2．可行性研究報告，項目評估；

永久 3．環(huán)境預測、調(diào)查報告。

永久

（三）設計文件

1．初表設計；

永久 2．總體規(guī)劃設計；

永久 3．設計計算書。

永久

（四）工程管理文件

1．承包合同、協(xié)議書、招標、投標文件；

永久 2．施工執(zhí)照；

永久 3．征用土地批準文件及紅線圖、拆遷、補償協(xié)議書。

永久

（五）施工

1．土地施工文件；

永久 2．設備及管線安裝施工文件；

永久 3．電氣儀表安裝施工文件；

永久 4．設計變更、工程更改洽商、材料仿用核定審批；

永久 5．施工組織設計、施工方案、施工計劃、施工技術措施、施工安全措施、施工工藝。

長期

（六）竣工驗收

1．竣工驗收報告；

永久 2．全部竣工圖紙；

永久 3．質(zhì)量評審材料；

永久 4．竣工驗收會議決議文件。

永久

第二篇：1檔案立卷歸檔制度

國土資源專業(yè)檔案立卷歸檔制度

為了做好國土資源專業(yè)檔案的立卷歸檔工作，不斷提高立卷質(zhì)量，制定本制度。

1、凡是在國土資源管理辦件過程中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍和一件一卷的原則，由形成部門統(tǒng)一立卷。

2、要保證歸檔材料齊全完整，堅持誰主審，誰立卷的原則，做到案結卷成。形成檔案的有機聯(lián)系，便于查找和利用。

3、國土資源專業(yè)檔案的立卷，以國土資源專業(yè)檔案的形成單位為單元，在保持項目材料的完整性、成套性的基礎上，按照辦件程序所需的要件和批件，組成案卷。

4、卷內(nèi)材料要準確一致，整卷內(nèi)不能有鉛筆、圓珠筆和復寫。

5、案卷內(nèi)要填寫卷內(nèi)目錄和備考表，卷內(nèi)目錄置于卷首，備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁數(shù)。

6、編頁號。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁號，不能有誤和遺漏。

7、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，并對破損材料要修補。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁，采用三孔一線的裝訂方法。

8、擬寫案卷標題。案卷標題要簡明確切，能夠正確反映案卷的內(nèi)容和成份。

9、立好的案卷要按永久、長期、短期三種保管期限分開，按要求填寫案卷封皮，注明專業(yè)檔案的種類，按保管期限、時間順序，并編寫案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向本單位檔案室移交。

文書檔案歸檔文件整理制度

為做好文件材料的歸檔文件整理工作，按照《歸檔文件整理規(guī)則》進行整理、歸檔，結合我局具體情況，特制定本制度。

1、凡本單位工作中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍，由各科室統(tǒng)一交到辦公室進行歸檔文件整理。

2、多份文件為一件的文件材料必須要用卷繩三孔一線裝訂到一起，永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也要用卷繩裝訂，文件材料張數(shù)特別少的要在文件的左上角用膠水粘好。定期的單份文件材料可用書釘裝訂，不許有散頁。

3、多份文件為一件的文件排序，來文首先是文件閱辦單，然后是正文；發(fā)文首先是正文，然后是發(fā)文簽批單，最后是底稿；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；批復在前，請示在后。批閱文稿和簽字一律用炭黑或藍黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。

4、采用---保管期限---問題分類法進行分類。即在同一下將歸檔文件按保管期限分為永久和定期，再在保管期限下面按問題分為黨群類、行政類、業(yè)務類。

5、組件后在歸檔文件的首頁上端居中空白位置蓋上歸檔章。在歸檔章內(nèi)要注明全宗號、、室編件號、問題、保管期限。

6、按保管期限對歸檔文件材料進行編號，一個保管期限排一個流水號。在同一保管期限內(nèi)重要的文件材料排在前邊。文件材料的排序一定要規(guī)范，黨、政分開，排列清晰，便于查考。

7、歸檔文件目錄和卷盒封面內(nèi)容要填寫清楚完整，不得漏項，填寫歸檔文件日期單位數(shù)要用0占位。

8、歸檔文件目錄要求打印，一式六份，以備檔案進館時所用。

9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同歸檔文件目錄向本單位檔案室移交。

會計檔案立卷歸檔制度

會計檔案是國家檔案的組成部分，機關會計檔案是機關在經(jīng)濟管理和會計核算活動中產(chǎn)生的，是記錄和反映機關經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。

1、機關會議檔案的整理原則是：財務部門每年形成的財務檔案應由財務部門按照會計檔案的歸檔范圍和歸檔要求，負責裝訂成冊，整理立卷。

2、機關會計檔案的歸檔范圍是機關內(nèi)其職能活動中形成的會計報表、會計帳簿、會計憑證、銀行對帳單、工資表等有關會計核算專業(yè)材料。

3、整理會計檔案時鑒于過去沒有在報表、帳簿、憑證的封面或背面上設計檔號的，在整理時應該補上，檔號主要包括機關名、全宗號、目錄號、案卷號、盒號、保管期限等項目。

4、對于破損、缺頁、裝訂不牢固或不規(guī)范的案卷，應由財務部門負責修補和裝訂，使其達到歸檔要求，保證歸檔檔案宗卷的質(zhì)量。

5、會計檔案案卷的編號，應以每一本報表、一本帳簿、一本憑證各自給一個案卷號。

6、會計檔案的排列，要在內(nèi)先把內(nèi)設機構按先后順序排好，然后將各內(nèi)設機構中的報表、帳簿、憑證按永久、25年、15年、10年、5年的順序排列，一年編一個案卷流水號。

7、擬制案卷標題，要根據(jù)會計檔案每卷的具體內(nèi)容進行批制，使其能完整、準確的反映卷內(nèi)內(nèi)容。

8、編制會計檔案案卷目錄，要在整理立卷的基礎上進行。逐卷填寫。一式三份，一份備日常使用，其余兩份一并交給檔案室。

9、會計檔案的歸檔時間是當年會計檔案，在會計終了后，可在財務科保管二年期滿后，由會計部門編制案卷目錄及清冊，在三月末之前移交給檔案室，并辦理移交手續(xù)。

第三篇：02檔案立卷歸檔制度

檔案立卷歸檔制度

根據(jù)國家檔案局《機關檔案工作業(yè)務建設、范圍》制定本制度。

一、嚴格歸檔范圍，對反映機關工作活動，具有查考利用價值的文件應歸檔。

二、對歸檔范圍內(nèi)的文件材料要以文書、科技、會計、聲像、人事、實物檔案的不同類別分類歸檔。

三、建立健全卷宗，以積累儲存本機關、案卷的立卷說明、分類方案、鑒定機關、銷毀清冊、檢查記錄、卷宗介紹材料。

四、文書檔案在次年二季度前將歸檔材料接受完畢。稅務征管檔案由各所負責整理、立卷、編出案卷目錄，于次年三月底前移交檔案室歸檔；科技檔案由檔案員對工程及設備資料進行收集、整理、歸檔；聲像檔案由攝影者負責收集、整理裝冊，次年二月交檔案室歸檔；榮譽檔案由各部門在獲市以上表彰時，將所獲獎品攝影后，放榮譽室陳列。

五、歸檔的文件材料必須內(nèi)容真實、資料齊全、字跡工整、用碳素墨水書寫或打印，裝訂美觀符合標準。

六、各類檔案歸檔時，由歸檔部門編制移交目錄，與檔案部門共同清點、簽字、辦理移交手續(xù)。

七、對本機關工作活動中，直接形成的各種門類和載體的檔案，按《機關材料歸檔和不歸檔的范圍》和其他檔案管理辦法的有關規(guī)定執(zhí)行。

八、遵循文件材料的形成規(guī)定和特點，保持文件材料之間有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，進行科學管理，充分利用。

第四篇：文書檔案立卷歸檔制度

(一)總則

第一條 根據(jù)郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》為加強本公司文書立卷工作，特制定本制度。

第二條 歸檔的文件材料必須按立卷，本單位內(nèi)部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。

第三條 公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

(二)文件材料的收集管理

第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知檔案室。

第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

第六條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

1.公司工作人員外出學習、考察、調(diào)查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。

2.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認可后財務部門才給予報會議費用。

第七條 各部門專(兼)職文書的職責：

1.了解本部門的工作業(yè)務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

2.認真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。

3.承辦人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。

(三)歸檔范圍〖ht〗

第八條 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。

第九條 上級機關發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。

第十條 本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。

第十一條 本公司的請示與上級機關的批復。

第十二條 本公司反映主要職能活動的報告、總結。

第十三條 本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

第十四條 信訪工作材料。

第壹拾伍條 本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

第壹拾陸條 本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。

第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

(四)平時歸卷

第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。

第二十條 各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上條款號。

第五篇：文書檔案立卷歸檔制度

(一)總則

第一條 根據(jù)郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》為加強本公司文書立卷工作，特制定本制度。

第二條 歸檔的文件材料必須按立卷，本單位內(nèi)部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。

第三條 公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

(二)文件材料的收集管理

第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知檔案室。

第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

第六條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

1.公司工作人員外出學習、考察、調(diào)查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。

2.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認可后財務部門才給予報會議費用。

第七條 各部門專(兼)職文書的職責：

1.了解本部門的工作業(yè)務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

2.認真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。

3.承辦人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。

(三)歸檔范圍〖ht〗

第八條 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。

第九條 上級機關發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。

第十條 本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。

第十一條 本公司的請示與上級機關的批復。

第十二條 本公司反映主要職能活動的報告、總結。

第十三條 本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

第十四條 信訪工作材料。

第壹拾伍條 本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

第壹拾陸條 本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。

第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

(四)平時歸卷

第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。

第二十條 各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”?！鞍妇眍惸俊钡臈l款必須簡明確切，并編上條款號。

第二十一條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。

第二十二條 專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。

(五)立卷(案卷質(zhì)量要求)〖ht〗

第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。

第二十四條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

第二十六條 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

第二十七條 不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨的總結放在針對的最后一年立卷；跨的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。

第二十八條 卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

第二十九條 卷內(nèi)文件材料應按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。

第三十條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

第三十一條 有關卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。

第三十二條 案卷封面，應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

第三十三條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。

第三十四條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。

第三十五條 本制度自印發(fā)之日起實施。