第一篇：公文的種類及各個文種的簡要格式說明

公文的種類與簡要說明（13種）

公文的種類簡稱文種。根據(jù)國務院辦公廳1993年修訂發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定，公文種類主要包括：命令（令）、議案、決定、指示、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要。

公文作為傳達和貫徹黨和國家的方針政策、聯(lián)系和處理各級機關(guān)公務的工具，體現(xiàn)著組織的意志，表達著組織的主張，顯現(xiàn)著組織活動的行為目的。因此，公文的種類和體式取決于公文的性質(zhì)和公務活動的內(nèi)容與方式。不同的文種反映著公文不同的內(nèi)容與作用。各機關(guān)在擬制公文時，必須從實際需要出發(fā)，根據(jù)本機關(guān)的職權(quán)范圍、所處地位與發(fā)文目的，正確使用文種。在機關(guān)單位，除了應用公文之外，經(jīng)常用到的還有常用文書。常用文書包括：計劃類、總結(jié)類、講話類和信息類等。通 告

一、通告的概念

通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。

二、通告的特征

（一）用于宣布一般性事項，有別于公告宣布重大事項。

（二）通告只在國內(nèi)一定范圍內(nèi)公布，有別于公告向國內(nèi)也向國外公布。

（三）通告可以由各級機關(guān)、人民團體、企業(yè)或事業(yè)單位發(fā)布，有別于公告只能由地位較高機關(guān)發(fā)布。

（四）通告不寫抬頭，無主送單位。

三、通告的種類

周知類通告。主要是使受文者了解重要情況、重要消息。因此文中不提直接的執(zhí)行要求。

執(zhí)行類通告。主要向受文者交待需要遵守、執(zhí)行的政策、措施以及其他行為規(guī)范，具有一定的強制力。

四、通告的寫作格式

通告由標題、正文、發(fā)文機關(guān)和日期等部分組成。

標題 由發(fā)文機關(guān)、事由、文種構(gòu)成。根據(jù)具體情況，也可使用發(fā)文機關(guān)加文種、事由加文種或只寫“通告”二字。

正文 由緣由和通告事項兩部分組成。緣由為發(fā)布通告的原因和根據(jù)，事項為須知和遵守的內(nèi)容。用“特通告如下”轉(zhuǎn)承連接。通告事項是面對大眾的，應簡潔明了，敘述清楚，通俗易懂，便于掌握。結(jié)尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作結(jié)。有時也可不寫，形式比較靈活。

署名和日期 正文后簽署發(fā)布通告的機關(guān)名稱和日期。

通 知

一、通知的概念

通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免或聘用干部。通知大多屬下行公文。

二、通知的種類

印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知。用于印發(fā)本級機關(guān)，批轉(zhuǎn)下級機關(guān)，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)、同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文以及發(fā)布某些行政法規(guī)等。

指示性通知。上級機關(guān)對下級機關(guān)某一項工作作出指示和安排，而根據(jù)公文內(nèi)容又不必用“命令”或“指示”時，可使用這類通知。

知照性通知。用于告之各有關(guān)方面周知的事項等。這種通知發(fā)送對象廣泛，對下級、平級均可發(fā)送。

事務性通知。用于上級機關(guān)對下級就某一具體事項布置工作，交待任務；同級機關(guān)及不相隸屬的單位之間就某一項具體工作的進行或某一具體問題的解決要求對方配合、協(xié)助辦理等。

任免、聘用通知。用于任免或聘用國家機關(guān)工作人員職務等。

三、通知的寫作格式

通知的寫作形式多樣、方法靈活，不同類型的通知使用不同的寫作方法。

（一）印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的寫法。標題由發(fā)文機關(guān)、被印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文標題和文種組成，也可省去發(fā)文機關(guān)名稱。正文須把握三點：對印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件提出意見，表明態(tài)度，如“同意”、“原則同意”、“要認真貫徹執(zhí)行”、“望遵照執(zhí)行”、“參照執(zhí)行”等；寫明所印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的目的和意義；提出希望和要求。最后寫明發(fā)文日期。

（二）批示性通知的寫法。標題由發(fā)文機關(guān)、事由和文種組成，也可省去發(fā)文機關(guān)名稱。正文由緣由、內(nèi)容包括要求等部分組成。緣由要簡潔明了，說理充分。內(nèi)容要具體明確、條理清楚、詳略得當，充分體現(xiàn)指示性通知的政策性、權(quán)威性、原則性。要求要切實可行，便于受文單位具體操作。

（三）知照性通知的寫法。這種通知使用廣泛，體式多樣，主要是根據(jù)通知的內(nèi)容，交代清楚知照事項。

（四）事務性通知的寫法。通常由發(fā)文緣由、具體任務、執(zhí)行要求等組成。會議通知也屬事務性通知的一種，但寫法又與一般事務性通知有所不同。會議通知的內(nèi)容一般應寫明召開會議的原因、目的、名稱，通知對象，會議的時間、地點，需準備的材料等

（五）任免、聘用通知的寫法。一般只寫決定任免、聘用的機關(guān)、依據(jù)，以及任免、聘用人員的具體職務即可。

報 告

一、報告的概念

報告適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復上級機關(guān)的詢問。報告屬上行文，一般產(chǎn)生于事后和事情過程中。

二、報告的種類

綜合性報告。是將全面工作或一個階段許多方面的工作綜合起來寫成的報告。它在內(nèi)容上具有綜合性、廣泛性，寫作難度較大，要求較高。

專題性報告。是針對某項工作、某一問題、某一事件或某一活動寫成的報告，在內(nèi)容上具有專一性。

回復報告。是根據(jù)上級機關(guān)或領(lǐng)導人的查詢、提問作出的報告。

三、報告的寫作格式

（一）綜合性報告的寫法

標題 事由加文種，如《關(guān)于2003年上半年工作情況的報告》；報告單位、事由加文種，如《東北師范大學教務處關(guān)于2003年度工作情況的報告》。

正文 把握三點：（1）開頭，概括說明全文主旨，開門見山，起名立意。將一定時間內(nèi)各方面工作的總情況，如依據(jù)、目的，對整個工作的估計、評價等作概述，以點明主旨。（2）主體，內(nèi)容要豐富充實。作為正文的核心，將工作的主要情況、主要做法，取得的經(jīng)驗、效果等，分段加以表述，要以數(shù)據(jù)和材料說話，內(nèi)容力求既翔實又概括。（3）結(jié)尾，要具體切實。寫工作上存在的問題，提出下步工作具體意見。最后可寫“請審閱”或“特此報告”等語作結(jié)。

（二）專題報告的寫法

標題 由事由、文種組成，如《關(guān)于招商工作有關(guān)政策的報告》。有的報告標題也可標明發(fā)文機關(guān)。標題要明顯反映報告專題事由，突出其專一性。

正文 可采用“三段式”結(jié)構(gòu)法。以反映情況為主的專題工作報告主要寫情況、存在的問題、今后的打算和意見；以總結(jié)經(jīng)驗為主的專題工作報告主要寫情況、經(jīng)驗，有的還可略寫不足之處和改進措施；因工作失誤向上級寫的檢查報告主要寫錯誤的事實、產(chǎn)生錯誤的主客觀原因、造成錯誤的責任、處理意見及改進措施等。結(jié)尾通常以“請審核”、“請審示”等語作結(jié)。

（三）回復報告的寫法

標題 與前兩種報告大體相同

正文 根據(jù)上級機關(guān)或領(lǐng)導的查詢、提問，有針對性作出報告，要突出專一性、時效性。

四、報告的寫作要求

（一）寫綜合報告應注意抓住重點，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基礎(chǔ)上列出若干觀點，分層次闡述。說明觀點的材料要詳略得當，以觀點統(tǒng)領(lǐng)材料。

（二）專題報告，要一事一報，體現(xiàn)其專一性，切忌在同一專題報告中反映幾件各不相干的事項和問題。

（三）切忌將報告提出的建議或意見當作請示，要求上級指示或批準。

通 報

一、通報的概念

通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況。通報屬下行公文。

二、通報的種類

表彰性通報。主要用來表彰先進，介紹單位或個人成功的經(jīng)驗、做法，以學習先進，見賢思齊，改進與推動工作。

批評性通報。用來批評后進，糾正錯誤，打擊歪風，指出有關(guān)單位或個人存在的錯誤事實，提出解決辦法或處理意見。

傳達性通報。用于傳達上級重要精神與重要情況；引起人們的警覺與注意，對當前的工作起指導作用。

三、通報的格式和寫作要求

通報由標題、主送單位、正文、發(fā)文機關(guān)和日期組成。

標題 由發(fā)文機關(guān)、事由、文種或事由、文種構(gòu)成。如《國務院關(guān)于一份國務院文件周轉(zhuǎn)情況的通報》、《關(guān)于人大建議、政協(xié)提案辦理情況的通報》等。正文 表彰性通報和批評性通報一般分為三部分：

（一）主要事實。表彰性通報要突出主要先進事跡，批評性通報要抓住主要錯誤事實；

（二）分析指出事例的教育意義。表彰性通報，有在闡述先進事跡的基礎(chǔ)上，提煉出主要經(jīng)驗、意義和值得學習與發(fā)揚的精神。批評性通報要分析錯誤的性質(zhì)、危害，產(chǎn)生的根源和責任，指出應吸取的主要教訓等；

（三）決定要求。表彰性和批評性的通報，應寫明組織結(jié)論與予以表彰或處理的決定，同時提出對表彰或批評對象與讀者的希望、要求。為了防范和杜絕類似錯誤發(fā)生，批評性通報的結(jié)尾處，通常要有針對性地提出防范的措施或規(guī)定。傳達性通報一般不寫決定要求。

（四）生效標識。在正文右下方標明發(fā)文機關(guān)名稱，加蓋印章，寫明發(fā)文日期。

情況通報有兩種形式：一種只對有關(guān)事實作客觀敘述；另一種還對有關(guān)情況加以分析說明，有時還針對具體問題提出應采取何種對策的指導性意見。

請 示

一、請示的概念

請示是下級機關(guān)向上級機關(guān)請示指示和批準的公文文種。請示主要用于：1.在實際工作中，遇到缺乏明確政策規(guī)定的情況需要處理；2.工作中遇到需要上級批準才能辦理的事情；3.超出本部門職權(quán)之外，涉及多個部門和地區(qū)的事情，請示上級予以指示。

請示和報告既有相同之處，又有區(qū)別。相同之處是兩個都是寫給上級的上行文，公文里都有陳述意見，反映情況的內(nèi)容。區(qū)別是：第一，時間有別。請示跟報告相比，時間要求更緊迫。請示寫的情況是未解決的，屬于將來時，報告寫的情況

是已做過的，屬于過去時；第二，內(nèi)容的側(cè)重點有別。請示著重于請示批準，報告著重于匯報工作；第三，要求有別，請示要求上級必須回復，報告則不必，只供上級參考。

三、請示的寫法

請示按請示目的分，可分為批準性請示和呈轉(zhuǎn)性請示兩類。

批準性請示內(nèi)容比較簡單、具體，往往是一些較為細小的實際事項的請求。請示被批準后，執(zhí)行機關(guān)范圍也比較小，常常就是請示單位自己。批準性請示一般由三部分組成：請示理由、請示內(nèi)容、請示結(jié)語。

請示理由是文章的開頭部分，常是導語式的，要扼要地講明請示的背景和根據(jù)，及概括地寫出請示事項。復雜的一般寫成一段話，簡單的則就以一句話為之。請示理由之后，許多請示中都要緊接著寫上一句承上啟下的過渡語。它們的基本的格式是“現(xiàn)將??報告如下”，隨之點上冒號。但有些極短小的請求也可不寫。請示內(nèi)容是請示的中心部分，要寫得具體，條理清楚，說服力強。請示內(nèi)容包括提出請示事項和闡述說明道理或事實兩項內(nèi)容。提出請示事項要詳細，闡述說明道理要充分，只有這樣才能使有關(guān)領(lǐng)導心中有數(shù)，易下決心。

有些情況簡單，有條文和規(guī)定可依據(jù)，只是出于組織原則報給上級知道，請示批準的請示。請示內(nèi)容部分只需提出請示事項即可，不必闡釋道理。

請示結(jié)語是請示的結(jié)尾部分，一般是另起一行空兩格書寫，請示結(jié)語語氣要謙恭。請示結(jié)語的通常寫法是：“特此請示，請審批”、“以上意見當否，請指示”、“特些請示，請批復”等。

呈轉(zhuǎn)性請示，請示事項較為重大復雜，具有一定的普遍意義，不但需要上級批準，還需要上級轉(zhuǎn)發(fā)。

呈轉(zhuǎn)性請示和呈轉(zhuǎn)性報告的區(qū)別主要有兩點：呈轉(zhuǎn)性請示不但要求上級批轉(zhuǎn)，而且一定要有復文。呈轉(zhuǎn)性報告雖也要求上級批轉(zhuǎn)，但不要求上級復文；呈轉(zhuǎn)性請示里要求批轉(zhuǎn)的意見往往是較具體的作法、措施；呈轉(zhuǎn)性報告里要求批轉(zhuǎn)的意見往往是較原則、較概括的政策性意見。

批準性請示和呈轉(zhuǎn)性請示也有較大區(qū)別，不僅是要求目的上的區(qū)別，而且在執(zhí)行范圍上也有區(qū)別。批準性請示執(zhí)行范圍較窄，一般就是請示單位自己；呈轉(zhuǎn)性請示執(zhí)行范圍較寬泛，往往不僅是請示者的本單位，而且還要包括其他很多有關(guān)單位共同執(zhí)行。

呈轉(zhuǎn)性請示一般由三部分組成：請示理由、請示內(nèi)容、請示結(jié)語。

請示理由和批準性請示的寫法基本相同，只不過有時語氣較批準性請示更為莊重一些，由于這種請示批準轉(zhuǎn)發(fā)后帶有指導性，所以有時理由交待得要較詳細，以期更加引起領(lǐng)導重視。

請示理由之后的過渡語和批準性請示相同。

請示內(nèi)容，一般都是請示單位的設(shè)想和建議。因為比較復雜，提出請示事項和闡述說明道理兩條，缺一不可。闡釋道理時，可采取引用理論根據(jù)或擺明事實根據(jù)

兩種寫法。呈轉(zhuǎn)性請示內(nèi)容部分在書寫時要更注意條理分明，較長者要分條分項來寫。

請示結(jié)語，呈轉(zhuǎn)性請示結(jié)語也要另起一行空兩格書寫。寫法與批準性請示結(jié)尾略有不同，通常寫法是：“以上報告，如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地貫徹執(zhí)行”、“以上意見，如屬可行，請批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行”，或其他一些類似的說法。

在寫請示時，應當注意以下一些事項：要堅持一文一事；請示事項必須明確、具體、可行；不要搞多頭請示（請示應主送直接主管機關(guān)或主管領(lǐng)導，其他確需了解請示事項的領(lǐng)導機關(guān)或領(lǐng)導人，采取抄報形式處理。如是受雙重領(lǐng)導的機關(guān)，也應根據(jù)請示內(nèi)容，擇要送一處領(lǐng)導機關(guān)，由主送機關(guān)答復請示的問題，對另一領(lǐng)導機關(guān)采取抄報形式）；一般不得越級請示，個別需要越級請示的，常采用兩種方式：一種是轉(zhuǎn)呈式，可以既避免越級，又明確主送機關(guān)；另一種是在越級請求的同時，把請示抄報被越過的主管部門；不要把請示寫成報告或請示報告；除領(lǐng)導直接交辦的事項外，請示不要直接送領(lǐng)導者個人，或既寫主送機關(guān)，又同時主送、抄送給主送機關(guān)領(lǐng)導人。一般情況下，也不得在上報請示的同時抄送平級和下級機關(guān)。

批 復

一、批復的性質(zhì)和特點

批復是上級機關(guān)答復下級機關(guān)請示事項的答復性公文，具有權(quán)威性、針對性和指示性等特點：

1、權(quán)威性。批復發(fā)自上級機關(guān)，代表著上級機關(guān)的權(quán)力和意志，對請示事項的單位有約束力，特別是那些關(guān)于重要事項或問題的批復，常常具有明顯的法規(guī)作用。

2、針對性。凡是批復，必須是針對下級機關(guān)請示事項而發(fā)，內(nèi)容單純，針對性強。

3、指示性。批復的目的是指導下級機關(guān)的工作，因此批復在表明態(tài)度以后，還應當概括地說明方針、政策以及執(zhí)行中的注意事項。

二、批復的寫作

1、標題 批復的標題有兩點需要特別強調(diào)：

（1）關(guān)于發(fā)文單位。批復的發(fā)文單位即行文主體，既不能不寫，也不能隨意略寫或簡化。

（2）關(guān)于事由。批復的事由大致有兩種寫法，一種是用表示關(guān)聯(lián)范圍的介詞“關(guān)于”加上請示或批復的事項來表述，如《國務院關(guān)于1991—2000年全國治沙工程規(guī)劃要點的批復》；另一種是在“關(guān)于”和請示或批復事項中間再插入一個表態(tài)動詞“同意”來表述，如《國務院關(guān)于同意開放×××航空口岸的批復》。

2、正文 批復的正文一般由三個部分組成：

（1）引語 批復的開頭通常要引述來文作為批復的依據(jù)，引述的方法有四種：第一種是結(jié)合請示的日期引述，如“×年×月×日來文收悉”；第二種是結(jié)合來文的日期和文號引述，如“×年×月×日×號文收悉”；第三種是引來文日期和來文名稱，如“×年×月×日《關(guān)于??的請示》收悉”，第四種是引述來文日期和請示事項，如“×年×月×日關(guān)于??問題的請示收悉”。

（2）主文 主文是批復的主體，這部分應針對下級機關(guān)請示的事項，表示同意與否的態(tài)度，有時還要闡述同意或不同意的理由。答復請示事項針對性要強，答復要明確具體，簡明扼要，表達要準確無誤。

（3）結(jié)尾 是批復正文的最后部分，它的寫法有三種：第一種是提行寫“此復”或“特此批復”；第二種是寫希望和要求，給執(zhí)行請求事項的答復指明方向；第三種是禿尾，就是請示事項答復完畢就告結(jié)束，此種結(jié)尾方法使用的頻率越來越高。

要寫好批復還應注意以下幾點：第一，有核實請示緣由的真實性，研究請示所注意所提意見或建議的可行性，有些情況應先作調(diào)查研究；第二，凡請示事項涉及其它部門或地區(qū)的問題，批復前都要與其協(xié)商，取得一致意見；第三，及時批復，以免貽誤工作。對不按行文的正常渠道辦理或一文多頭的請示，應予以糾正，以免誤事。

會議紀要

一、概念和特點

會議紀要是根據(jù)會議記錄和會議文件以及其他有關(guān)材料加工整理而成的，它是反映會議基本情況和精神的紀實性公文，是會議議定事項和重要精神，并要求有關(guān)單位執(zhí)行的一種文體。有的需要下發(fā)執(zhí)行的會議紀要，可以“通知”形式發(fā)出。會議紀要有以下幾個特點：

（一）綜合性。會議紀要是在對會議中各種材料、與會人員的發(fā)言以及會議簡報等等進行綜合分析和概括提煉基礎(chǔ)上形成的，它具有整理和提要的基本特點。(二)指導性。這一特性包含兩層含義：一是會議本身的權(quán)威性；二是會議紀要集中反映了會議的主要精神和決定事項。因而紀要一經(jīng)下發(fā)，將對有關(guān)單位和人員產(chǎn)生約束力，起著類似于指示、決定或決議等指揮性公文的作用。會議紀要還可以作為與會同志向單位領(lǐng)導匯報、向群眾傳達的文字依據(jù)。

（三）備考性。一些會議紀要主要不是為了貫徹執(zhí)行，而是向上匯報或向下通報情況，必要時可作查閱之用。

二、分類

按照會議性質(zhì)來分，會議紀要大致有辦公會議紀要、專題會議紀要、聯(lián)席（協(xié)調(diào)）會議紀要、座談會議紀要等。

辦公會議紀要是記述機關(guān)或企業(yè)、事業(yè)單位等對重要的、綜合性工作進行討論、研究、議決等事項的一種會議紀要。辦公會議紀要一般有例行型辦公會議紀要，即記述例行辦公會議情況及其議決事項的會議紀要，以及現(xiàn)場辦公會議紀要，即為解決某重大問題而召集有關(guān)方面和有關(guān)單位在現(xiàn)場研究、議決或協(xié)商的辦公會議紀要。

專題會議紀要是專門記述座談會討論、研究的情況與成果的一種會議紀要。其主要特點是主題的集中性與觀點意見的分呈性相結(jié)合，既要歸納比較集中、統(tǒng)一的認識，又要將各種不同觀點和傾向性意見都歸納表達出來。

三、寫法

會議紀要一般分兩大部分。開頭第一部分一般應寫明會議概況，包括會議進行的時間、地點、屆次、組織者、出席和列席人員名單、主持人、會議議程和進行情況以及對會議的總體評價等。第二部分是紀要的中心部分，反映會議的主要精神、討論意見和議決事項等。根據(jù)會議性質(zhì)、規(guī)模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：

（一）集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關(guān)事項（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法，進行整體的闡述和說明。這種寫法多用于召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統(tǒng)一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。

（二）分項敘述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要采取分項敘述的辦法，即把會議的主要內(nèi)容分成幾個大的問題，然后另上標號或小標題，分項來寫。這種寫法側(cè)重于橫向分析闡述，內(nèi)容相對全面，問題也說得比較細，常常包括對目的、意義、現(xiàn)狀的分析，以及目標、任務、政策措施等的闡述。這種紀要一般用于需要基層全面領(lǐng)會、深入貫徹的會議。

（三）發(fā)言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發(fā)言加以整理，提煉出內(nèi)容要點和精神實質(zhì)，然后按照發(fā)言順序或不同內(nèi)容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。某些根據(jù)上級機關(guān)布置，需要了解與會人員不同意見的會議紀要，可采用這種寫法。

函

一、函的概念

函適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關(guān)主管部門請求批準等。函的使用范圍廣泛，涉及各方面的公務聯(lián)系。

二、函的種類

函可分為公函與便函兩種。

三、公函的寫作格式

公函包括標題、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)、日期等。

標題 一般由發(fā)文機關(guān)、事由、文種或事由、文種組成。一般發(fā)函為《關(guān)于**（事由）的函》；復函為《關(guān)于**（答復事項）的復函》。

正文 一般包括三層：簡要介紹背景情況；商洽、詢問、答復的事項和問題；希望和要求，如：“務希研究承復”，敬請大力支持為盼”等。

四、公函的寫作要求

（一）要一函一事，切忌一函數(shù)事。

（二）要體現(xiàn)平等坦誠精神，文字懇切得體、簡潔樸實，用語謙和有禮切不可盛氣凌人。

計劃類公文

計劃類公文包括：規(guī)劃、設(shè)想、計劃、要點、方案、安排等。工作計劃

工作計劃是行政活動中使用范圍很廣的重要公文。機關(guān)、團體、企事業(yè)單位的各級機構(gòu)，對一定時期的工作預先作出安排和打算時，都要制定工作計劃，用到“工作計劃”這種公文。工作計劃實際上有許多不同種類，它們不僅有時間長短之分，而且有范圍大小之別。從計劃的具體分類來講，比較長遠、宏大的為“規(guī)劃”，比較切近、具體的為“安排”，比較繁雜、全面的為“方案”，比較簡明、概括的為“要點”，比較深入、細致的為“計劃”，比較粗略、雛形的為“設(shè)想”，無論如何都是計劃文種的范疇。不管其如何分類，計劃內(nèi)容的范圍都是“做什么”、“怎么做”和“做到何種程度”三大項。

（一）各種工作計劃特征和寫作特點

１、規(guī)劃

規(guī)劃是計劃中最宏大的一種：從時間上說，一般都要在三五年以上；從范圍上說，大都是全局性工作或涉及面較廣的重要工作項目；從內(nèi)容和寫法上說，往往是粗線條的，比較概括，如《××省經(jīng)濟和社會發(fā)展十年規(guī)劃》，《××省工業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整規(guī)劃》等。規(guī)劃是為了對全局或長遠工作作出統(tǒng)籌部署，以便明確方向，激發(fā)干勁，鼓舞斗志；相對其它計劃類公文而言，規(guī)劃帶有方向性、戰(zhàn)略性、指導性，因而其內(nèi)容往往要更具有嚴肅性、科學性和可行性。這就要求寫作者必須首先進行深入的調(diào)查和周密的測算，在掌握大量可靠資料的基礎(chǔ)上，根據(jù)黨、國家和具體單位的發(fā)展方針確定發(fā)展遠景和總體目標，然后充分吸收有關(guān)意見，以科學的態(tài)度，反復經(jīng)過多種方案的比較、研究和選擇，確定各項指標和措施。

規(guī)劃的具體寫法：規(guī)劃因具有嚴肅性，所以一般都是通過“指示性通知”來轉(zhuǎn)發(fā)的，其格式都是由“標題”和“正文”兩部分組成，一般不必再落款，也不用寫成文時間。規(guī)劃的標題是“四要素”寫法：單位名稱＋時間期限＋內(nèi)容范圍＋“規(guī)劃”二字。如《××省“八五”期間經(jīng)濟發(fā)展規(guī)劃》。規(guī)劃的正文一般都比較長，大致有以下幾方面內(nèi)容：（１）前言，即有關(guān)的背景材料，也就是制定規(guī)劃的起因和緣由。這是制定規(guī)劃的依據(jù)，因此不能簡單地羅列事實，而應把諸多有關(guān)情況以過認真地綜合、分析，找出其有得因素和不得因素。這樣才會使人相信下面所提的規(guī)劃目標言之有據(jù)，有可靠性。（２）指導方針和目標要求。這是規(guī)劃的綱領(lǐng)和原則，是在前言的基礎(chǔ)上提出的，因此既要寫得鼓舞人心，又要寫得堅定有力，要用精煉的語言，概要地闡述出來。（３）主要任務和政策、措施。這是規(guī)劃的主體和核心，是解決“做什么”和“怎樣做”的問題，因此任

務要提得明確，措施要提得概括有力。這部分寫作通常有兩種結(jié)構(gòu)：對于全面規(guī)劃或任務項目較多的規(guī)劃，因其各項任務比較獨立，沒有多少共同的完成措施，一般采用以任務為主線的“并列式結(jié)構(gòu)”（措施都在各自的任務之后分別提出）；對于專題規(guī)劃或任務較單一的規(guī)劃，因其任務項目較少而其項目之間的聯(lián)系又較大，一般采用任務、措施分說的“分列式結(jié)構(gòu)”。（４）結(jié)尾，即遠景展望和號召。這部分要寫得簡短、有力、富有號召力。

２、設(shè)想

設(shè)想是計劃中最粗略的一種：在內(nèi)容上是初步的，多是不太成熟的想法；在寫法上是概括地、粗線條地勾勒。但時間不一定都是遠的，范圍也不一定都是宏大的。一般說來，時間長遠些的稱“設(shè)想”；范圍較廣泛的稱為“構(gòu)想”；時間不太長、范圍也不太大的則稱為“思路”或“打算”。設(shè)想是為制定某些規(guī)劃、計劃作出準備的，是一些初步想法。設(shè)想在嚴肅性、科學性和可行性方面的要求相對差一些，因為它是為正式的規(guī)劃或計劃作準備，不是給各級領(lǐng)導看的，就是交群眾討論的，不必也沒時間考慮得太周密，只要基本成形就可以，且在提出任務或目標時，往往還有一些簡短的論述語句。設(shè)想與規(guī)劃一樣，在內(nèi)容的寫法上都是比較原則和概括，不可能也沒有必要寫得太細、太具體。

設(shè)想的具體寫法：設(shè)想因具有超前性，所以其寫作要求并不十分嚴格，其格式也不大一樣：如果是給領(lǐng)導看的，報給上級，就要嚴肅一些，隨報告報送，不必落款，也不必寫行文時間；如果是交給群眾討論的，或者不以通知或報告的形式轉(zhuǎn)發(fā)或上報，就要落款并寫明具體行文時間。設(shè)想的標題可以是“四要素”，也可以是“三要素”，或省略單位名稱，或省略時間期限，還可以是“兩要素”省略單位名稱和時間期限，如《關(guān)于機構(gòu)改革的初步設(shè)想》。設(shè)想的正文一般有兩種寫法。第一種是只講目標、要求的條項并列式寫法，適用于時間較長遠的“設(shè)想”或工作計劃的最初構(gòu)思或打算。第二種是也按規(guī)劃、計劃、方案或安排的格式結(jié)構(gòu)，只是內(nèi)容粗略一些的想法，適用于預備性計劃，即只是征求意見的“構(gòu)想”、“思路”或“打算”。

３、計劃

狹義的計劃是廣義工作計劃中最適中的一種。這個特點表現(xiàn)在，時間一般在一年、半年左右，范圍一般都是一個單位的工作或某一大項重要工作，內(nèi)容和寫法要比規(guī)劃具體、深入，要比設(shè)想正規(guī)、細致，要比方案簡明、集中，要比安排闊展、概要。

計劃的具體寫法：計劃由于大多以一個單位的工作內(nèi)容范圍，只在單位內(nèi)要求執(zhí)行，所以一般不以文件形式下發(fā)，因而除標題和正文外，往往還要在題下或文后標明“×年×月×日制定”字樣，以示鄭重。計劃的標題也是“四要素”寫法，其中哪一個要素都不應省略。正文寫法，由于計劃是對一個單位的全面工作或某一項重要工作的具體要求，所以寫作是要比規(guī)劃和設(shè)想都要具體、詳細得多。一般包括以下幾方面內(nèi)容：（１）開頭，或闡述依據(jù)，或概述情況，或直述目的，要寫得簡明扼要；（２）主體，即計劃的核心內(nèi)容，闡述“做什么”（目標、任務）、“做到什么程度”（要求）和“怎樣做”（措施辦法）三項內(nèi)容，既要寫得全面周到，又要寫得有條不紊，具體明白。全面工作計劃一般采取“并

列式結(jié)構(gòu)”（任務、措施分說）。（３）結(jié)尾，或突出重點，或強調(diào)有關(guān)事項，或提出簡短號召，當然也可不寫結(jié)尾。

４、要點

所謂要點，實際就是計劃的摘要，即經(jīng)過整理，把主要內(nèi)容摘出來的計劃。一般以文件下發(fā)的計劃都采用“要點”的形式。

要點的具體寫法：要點大多是上級機關(guān)某一項重要或較大工作計劃的摘要，一般都要以文件形式下發(fā)，因而多用某個通知作“文件頭”，所以只要有標題和正文兩部分內(nèi)容就可以了，不必再落款，再寫成文時間；但也有些要點，由于涉及的工作重大，為鄭重起見，往往要在標題下標明發(fā)文機關(guān)名稱和制發(fā)具體時間。要點的標題可寫“四要素”，也可寫“三要素”，但“三要素”的寫法一般要在題下標明被省略的發(fā)文機關(guān)名稱。正文寫法，由于要點的內(nèi)容是摘錄計劃的主要之點，所以其正文都寫得比較概要，既不要兼顧到各個方面，也不必講具體做法，更不用講道理；沒有過渡段，段落也不長。在結(jié)構(gòu)方式上，大都是并列式，可分若干項目一貫到底，也可分幾大項，大項下分若干小項，其中的小項可在每一大項下單獨排列，也可全文排列。

５、方案

方案是計劃中內(nèi)容最為復雜的一種。由于一些具有某種職能的具體工作比較復雜，不作全面部署不足以說明問題，因而公文內(nèi)容構(gòu)成勢必要繁瑣一些，一般有指導思想、主要目標、工作重點、實施步驟、政策措施、具體要求等項目。

方案的具體寫法：方案的內(nèi)容由于是上級對下級或涉及面比較大的工作，一般都用帶“文件頭”形式下發(fā)，所以不用落款，只有標題、成文時間和正文三部分內(nèi)容。方案的標題有兩種寫法：一個是“三要素”寫法，即由發(fā)文機關(guān)、計劃內(nèi)容和文種三部分組成，如《東北師范大學五年發(fā)展規(guī)劃總體方案》；一個是“兩要素”寫法，即省略發(fā)文機關(guān)，但這個發(fā)文機關(guān)必須在領(lǐng)頭的“批示性通知”（文件頭）的標題中體現(xiàn)出來，如《治理采掘工業(yè)危機，實現(xiàn)良性循環(huán)方案》。成文時間，為鄭重起見，方案的成文時間一般不省略，而且要注在標題下。方案的正文一般有兩種寫法：一是常規(guī)寫法，即按“指導方針”、“主要目標（重點）”、“實施步驟”、“政策措施”及“要求”幾個部分來寫，這個較固定的程序適合于一般常規(guī)性單項工作；二是變項寫法，即根據(jù)實際需要加項或減項的寫法，適合于特殊性的單項工作。但不管哪種寫法，“主要目標”、“實施步驟”、“政策措施”這三項必不可少的，實際寫作時的稱呼可以不同，如把“主要目標”稱為“目標和任務”或“目標和對策”等，把“政策措施”稱為“實施辦法”或“組織措施”等。在“主要目標”一項中，一般還要分總體目標和具體目標；“實施步驟”一般還要分基本步驟或階段和關(guān)鍵步驟，關(guān)鍵步驟里還有重點工作項目；“政策措施”的內(nèi)容里一般還要分“政策保證”、“組織保證”和“具體措施”等。

６、安排

安排是計劃中最為具體的一種格式：由于其工作比較確切、單一，不作具體安排就不能達到目的，所以其內(nèi)容要寫得詳細一些，這樣容易使人把握。

安排的具體寫法：安排的內(nèi)容由于是涉及范圍較小或單位內(nèi)部的工作，所以一般有兩種發(fā)文形式：一種是上級對下級安排工作，盡管涉及面較小，也要用“文件頭”形式下發(fā)?！鞍才拧钡母袷绞恰皹祟}”和“正文”兩部分。另一種，如果是單位內(nèi)部的工作安排，也可直接下發(fā)文件，格式就由“標題”、“正文”、“落款及時間”三部分組成。但不管哪種形式，作為“安排”本身都不該有受文單位，如果必須有，則或者以“文件頭”形式下發(fā)，或者以“關(guān)于.....安排的通知”名義下發(fā)。安排的標題可是“三要素”寫法，也可是“兩要素”寫法（省略機關(guān)名稱）。安排的正文一般由“開頭”、“主體”和“結(jié)尾”三部分組成；也有的省略“結(jié)尾”，“主體”結(jié)束，正文即隨之結(jié)束。“開頭”同計劃的開頭差不多，或闡述依據(jù)，或概述簡明扼要。“主體”是正文的核心，一般包括任務、要求、步驟、措施四方面內(nèi)容。在結(jié)構(gòu)上可按這四方面內(nèi)容分項來寫；也可把任務和要求合在一起，把步驟和措施合在一起來寫；還可以先寫總?cè)蝿?，然后按時間先后順序一項一項地寫具體任務，每一項有每一項的要求及措施，要依據(jù)工作性質(zhì)及具體內(nèi)容來定。但不管怎樣結(jié)構(gòu)，其任務都要具體，其要求都要明確，其措施都要得當。

方案和安排有共同之處，即寫作題材都是單項的工作，即只對一項工作作出部署和安排。這也正是方案、安排與規(guī)劃、設(shè)想、計劃、要點的根本不同。但二者在內(nèi)容范圍上也有個大小之分：方案的內(nèi)容范圍適合于上級對下級或涉及面比較大的工作，安排的內(nèi)容范圍則適合于單位內(nèi)部或涉及面較小的工作，如《××市關(guān)于計劃生育的工作安排》。方案和安排還有一種較為概要一點的寫法，以便于下級具體實施時靈活掌握，叫做“意見”：方案大多稱“實施意見”，如《××市“七五”期間社會主義精神文明建設(shè)的實施意見》；安排往往稱“安排意見”，如《××××系統(tǒng)關(guān)于開展增收節(jié)支活動的安排意見》。在此需要說明的是，有些機關(guān)把單位內(nèi)部或涉及面很窄的單項工作計劃也稱之為“方案”，這是不合適的，因為這些工作都比較切近、具體，也并不復雜，只要用“安排”就足夠了，如果較為原則，則可稱為“安排意見”。

（二）寫好計劃的方法

寫好計劃可能是公文寫作中比較難的事。因為這不僅僅是個文字表達上的事，還是個涉及具體工作業(yè)務的組織和安排問題，需要有長遠眼光和領(lǐng)導魄力，這種寫作是一個人綜合能力的表現(xiàn)。但是在寫作上也有一些章法。首先，寫作者必須分清這個計劃的內(nèi)容屬于哪一類，適合用哪一個具體的計劃種類來表達，從而確定具體文種，即是規(guī)劃、設(shè)想、計劃、要點、方案、安排中的哪一種。然后，再根據(jù)具體內(nèi)容和文種寫作要求進行寫作。如果是時間較長、范圍較廣的計劃，就要用“規(guī)劃”。因為規(guī)劃不必也不能寫得太細，只要能起到明確方向，鼓舞人心，激發(fā)熱情的作用也就差不多了。當然這并不是說規(guī)劃就可以寫得不切實際；但規(guī)劃的切合實際問題的確只是個大致的切合。如果是初步的、不太成熟的計劃，就要用“設(shè)想”。因為設(shè)想是為計劃作準備的，也不必寫得很細，甚至不用寫得很好，只要能把大致的“思路”或想法寫出來也就夠了。但這也不是說設(shè)想就可以寫得沒條理，而只是說它更注重“想”，即要有突破和創(chuàng)新。如果計劃內(nèi)容是

某一項工作，一般則用“方案”或“安排”，工作項目比較復雜者用“方案”，較簡單者為“安排”。因為方案和安排都必須寫得很細（或很全面，或很具體），否則工作就沒法開展。當然，若考慮到要給下級執(zhí)行中留有余地，這方案可變成“實施意見”，這安排也可變成“安排意見”。如果計劃內(nèi)容既不是單項工作，又不是很宏大的，這就該用真正的“計劃”了。因為狹義的計劃是廣義計劃中最適中的一種。當然，若只想把這計劃摘要加以公布，則可用“要點”來寫。

（三）計劃寫作注意事項

不論哪種計劃，寫作中都必須注意掌握以下五條原則：第一，對上負責的原則。要堅決貫徹執(zhí)行黨和國家的有關(guān)方針、政策和上級的指示精神，反對本位主義。第二，切實可行的原則。要從實際情況出發(fā)定目標、定任務、定標準，既不要因循守舊，也不要盲目冒進。即使是做規(guī)劃和設(shè)想，也應當保證可行，能基本做到，其目標要明確，其措施要可行，其要求也是可以達到的。第三，集思廣益的原則。要深入調(diào)查研究，廣泛聽取群眾意見、博采眾長，反對主觀主義。第四，突出重點的原則。要分清輕重緩急，突出重點，以點帶面，不能眉毛胡子一把抓。第五，防患未然的原則。要預先想到實行中可能發(fā)行的偏差，可能出現(xiàn)的故障，有必要的防范措施或補充辦法。

總結(jié)的寫作

總結(jié)是單位或個人對過去一個時期內(nèi)的實踐活動作出系統(tǒng)的回顧歸納、分析評價，從中得出規(guī)律性認識用以指導今后工作的事務性文書。(一)總結(jié)的種類

從性質(zhì)、時間、形式等角度可劃分出不同類型的總結(jié)，從內(nèi)容分主要有綜合總結(jié)和專題總結(jié)兩種。綜合總結(jié)又稱全面總結(jié)，它是對某一時期各項工作的全面回顧和檢查，進而總結(jié)經(jīng)驗與教訓。專題總結(jié)是對某項工作或某方面問題進行專項的總結(jié)，尤以總結(jié)推廣成功經(jīng)驗為多見。總結(jié)也有各種別稱，如自查性質(zhì)的評估及匯報、回顧、小結(jié)等都具總結(jié)的性質(zhì)。(二)總結(jié)的寫法

1、標題

文件式標題 一般由單位名稱、時限、內(nèi)容、文種名稱構(gòu)成。例：《××局 19××年度擁軍擁屬工作總結(jié)》。

文章式標題 以單行標題概括主要內(nèi)容或基本觀點，不出現(xiàn)總結(jié)字樣，但對總結(jié)內(nèi)容有提示作用。例某高校的專題總結(jié)《我們是如何實行教學與科研相結(jié)合的》。

雙行式標題 即分別以文章式標題和文件式標題為正副標題，正標題揭示觀點或概括內(nèi)容，副標題點明單位、時限、性質(zhì)和總結(jié)種類。例：《知名教授上講臺 教書育人放異彩——×× 大學德育工作總結(jié)》。

2、正文

前言

一般介紹工作背景、基本概況等，也可交待總結(jié)主旨并作出基本評價。開頭力求簡潔，開宗明義。

主體

應包括主要工作內(nèi)容、成績及評價、經(jīng)驗和體會、問題或教訓等。這些內(nèi)容是總結(jié)的核心部分，可按縱式或橫式結(jié)構(gòu)形式撰寫。所謂縱式結(jié)構(gòu)，即按主體內(nèi)容縱向所做的工作、方法、成績、經(jīng)驗、教訓等逐層展開。所謂橫式結(jié)構(gòu)即按材料的邏輯關(guān)系將其分成若干部分，標序加題，逐一寫來。

結(jié)尾 作為結(jié)的結(jié)束語可以歸納呼應主題、指出努力方向、提出改進意見或表示決心信心等語作結(jié)，要求簡短精練。

3、落款 一般在正文右下方署名署時。如是報刊雜志或簡報刊用的交流經(jīng)驗的專題總結(jié)，應在標題下方居中署名

調(diào)查報告

一、概念與特點

調(diào)查報告是對某項工作、某個事件、某個問題，經(jīng)過深入細致的調(diào)查后，將調(diào)查中收集到的材料加以系統(tǒng)整理，分析研究，以書面形式向組織和領(lǐng)導匯報調(diào)查情況的一種文書。

調(diào)查報告有以下幾個特點：

（一）寫實性。調(diào)查報告是在占有大量現(xiàn)實和歷史資料的基礎(chǔ)上，用敘述性的語言實事求是地反映某一客觀事物。充分了解實情和全面掌握真實可靠的素材是寫好調(diào)查報告的基礎(chǔ)。

（二）針對性。調(diào)查報告一般有比較明確的意向，相關(guān)的調(diào)查取證都是針對和圍繞某一綜合性或是專題性問題展開的。所以，調(diào)查報告反映的問題集中而有深度。

（三）邏輯性。調(diào)查報告離不開確鑿的事實，但又不是材料的機械堆砌，而是對核實無誤的數(shù)據(jù)和事實進行嚴密的邏輯論證，探明事物發(fā)展變化的原因，預測事物發(fā)展變化的趨勢，提示本質(zhì)性和規(guī)律性的東西，得出科學的結(jié)論。

二、分類

調(diào)查報告的種類主要有以下幾種：

（一）情況調(diào)查報告。是比較系統(tǒng)地反映本地區(qū)、本單位基本情況的一種調(diào)查報告。這種調(diào)查報告平方根是為了弄清情況，供決策者使用。

（二）典型經(jīng)驗調(diào)查報告。是通過分析典型事例，總結(jié)工作中出現(xiàn)的新經(jīng)驗，從而指導和推動某方面工作的一種調(diào)查報告。

（三）問題調(diào)查報告。是針對某一方面的問題，進行專項調(diào)查，澄清事實真相，判明問題的原因和性質(zhì)，確定造成的危害，并提出解決問題的途徑和建議，為問題的最后處理提供依據(jù)，也為其他有關(guān)方面提供參考和借鑒的一種調(diào)查報告。

三、寫法

調(diào)查報告一般由標題和正文兩部分組成。

（一）標題。標題可以有兩種寫法。一種是規(guī)范化的標題格式，即“發(fā)文主題”加“文種”，基本格式為“××關(guān)于××××的調(diào)查報告”、“關(guān)于××××的調(diào)查報告”、“××××調(diào)查”等。另一種是自由式標題，包括陳述式、提問式和正副題結(jié)合使用三種。陳述式如《東北師范大學碩士畢業(yè)生就業(yè)情況調(diào)查》，提問式如《為什么大學畢業(yè)生擇業(yè)傾向沿海和京津地區(qū)》，正副標題結(jié)合式，正題陳述調(diào)查報告的主要結(jié)論或提出中心問題，副題標明調(diào)查的對象、范圍、問題，這實際上類似于“發(fā)文主題”加“文種”的規(guī)范格式，如《高校發(fā)展重在學科建設(shè)――××××大學學科建設(shè)實踐思考》等。作為公文，最好用規(guī)范化的標題格式或自由式中正副題結(jié)合式標題。

（二）正文。正文一般分前言、主體、結(jié)尾三部分。

1．前言。有幾種寫法：第一種是寫明調(diào)查的起因或目的、時間和地點、對象或范圍、經(jīng)過與方法，以及人員組成等調(diào)查本身的情況，從中引出中心問題或基本結(jié)論來；第二種是寫明調(diào)查對象的歷史背景、大致發(fā)展經(jīng)過、現(xiàn)實狀況、主要成績、突出問題等基本情況，進而提出中心問題或主要觀點來；第三種是開門見山，直接概括出調(diào)查的結(jié)果，如肯定做法、指出問題、提示影響、說明中心內(nèi)容等。前言起到畫龍點睛的作用，要精練概括，直切主題。

2．主體。這是調(diào)查報告最主要的部分，這部分詳述調(diào)查研究的基本情況、做法、經(jīng)驗，以及分析調(diào)查研究所得材料中得出的各種具體認識、觀點和基本結(jié)論。3．結(jié)尾。結(jié)尾的寫法也比較多，可以提出解決問題的方法、對策或下一步改進工作的建議；或總結(jié)全文的主要觀點，進一步深化主題；或提出問題，引發(fā)人們的進一步思考；或展望前景，發(fā)出鼓舞和號召。述職報告

一、述職報告的性質(zhì)、種類

述職報告是領(lǐng)導干部向所屬的干部和職工或向上級組織和領(lǐng)導陳述自己任職一定時期內(nèi)的工作情況的自我評述性報告。

述職報告的種類很多，從時間上分有任期述職報告、年度述職報告、臨時述職報告；從范圍上分有個人述職報告、集體述職報告；從內(nèi)容上分則有專題（單項）述職報告、綜合述職報告。

二、述職報告的寫作格式

1、標題 有四種寫法：一是只寫“述職報告”四個字；二是“ＸＸ年任ＸＸ職務期間的工作匯報”的公文寫法；三是“ＸＸＸ（姓名）ＸＸＸ（職務）ＸＸ會議上的匯報（或報告）”的寫法；四是新聞標題式的寫法。

2、署名及日期 可以寫在題下，也可以寫在正文后。

3、正文 述職報告的正文包括三部分內(nèi)容。第一部分是任職概況和述職評估，包括何時任職、工作變動情況、背景情況、崗位職責、目標及對個人盡職的總體估價、確定述職范圍和基調(diào)。第二部分是盡職情況，這是述職報告的主體，主要寫工作實績、經(jīng)驗和問題。對于核心內(nèi)容的寫作，多數(shù)是按性質(zhì)不同分成幾個方面（可列小標題）來寫，每個方面可先寫實績，后寫認識和做法；也可先寫認識和做法，后寫實績。但不管怎么寫，都要實現(xiàn)個人的工作能力和管理水平，尤其是在處理敏感、棘手問題方面，以及突發(fā)事件或重大事件方面，更能表現(xiàn)出個人的素質(zhì)、才能和領(lǐng)導水平。在具體業(yè)務工作中，黨的方針、政策和上級的批示、部署的任務，是如何在自己分管的部門或單位得以貫徹實施的??等等。第三部分是今后的設(shè)想和決心，要從實際出發(fā)，對今后工作在科學分析的基礎(chǔ)上作出戰(zhàn)略性規(guī)劃，表明盡職的態(tài)度。

三、述職報告寫作應注意的事項

在寫作述職報告時，要實事求是，嚴肅認真，客觀公正。要注意論斷準確，重點突出，有針對性，既不要脫離自己的職責范圍和工作目標，又要分析概括，不能寫成流水帳；既要突出政績，又要評價正確、適當，不能故意夸大或縮小；缺點和不足的地方也要說夠、說充分。

講話稿

講話，屬會議主要領(lǐng)導者使用的文種。領(lǐng)導者為實施領(lǐng)導，在各種會議上所作的指示性發(fā)言，即領(lǐng)導講話。講話一般專門就某一方面的問題發(fā)表意見，內(nèi)容集中，中心突出，容易講深講透。講話稿是會議的主要文件，有些會議不安排會議報告，講話稿起到報告的作用，成為反映會議精神的最主要的文件。

（一）領(lǐng)導講話具有三個特點

一是權(quán)威性。講話歷來是政治家和各級領(lǐng)導宣傳政見、安排部署工作的有效形式。領(lǐng)導講話不同于一般的演講和發(fā)言，目的是貫徹上級的指示精神，實施本級的決定，對分管的工作提出指導性意見。因此，領(lǐng)導講話具有一定的權(quán)威性和有效性。領(lǐng)導職務的不同，講話的權(quán)威效果也不同。二是思想性。領(lǐng)導講話一定要有理論色彩，要能以馬列主義的理論為指針，闡述所進行的工作的意義，以動員群眾投身于改革開放和經(jīng)濟建設(shè)之中。講話就是要用自己的語言去思考，去總結(jié)，通過自己的思考和理解去分析問題，去說服人。這樣才能打動聽眾，讓人接受，共同與你去實行。三是鼓動性。統(tǒng)治者要達到某種政治目的，要通過講話起到激勵、鼓動的作用。講話稿，要注意鼓動、激勵作用，針對形勢、問題或某種思想動態(tài)展開富有啟發(fā)性的議論，才能取得成效。

（二）起草領(lǐng)導講話要處理好三個關(guān)系

一是權(quán)威與平易的關(guān)系。一篇好的講話稿，總是權(quán)威性與平易性相結(jié)合的產(chǎn)物。領(lǐng)導講話無疑要具有權(quán)威性，這種權(quán)威，與講話人的身份、地位、所代表的方面相符合，立場堅定，原則性強，嚴肅、認真、鮮明、有力地展示自己的觀點，起到應有的強調(diào)、號召作用。這種權(quán)威，確實是一種原則的把握。但如果一個領(lǐng)導者在講話中，處處炫耀自己的身份、地位，措辭生硬，居高臨下發(fā)號施令，危言聳聽地闡明自己的思想、觀點、就會拉遠與聽眾的距離，阻礙雙方情感上的交流，就得不到思想上的共鳴，起不到應有的影響、教育和引導作用。領(lǐng)導講話的坦率、誠摯，能很快溝通，大大縮短與聽眾之間的距離，在自然而親切的氣氛中傳達自己的思想。起草領(lǐng)導講話稿，不僅要言之成理，還要善于把“理”說白說透，將各種事理滲透到親切、自然的語言誘導中，便于領(lǐng)導權(quán)威的自然貫徹，消除逆反心理，起到講話應有的權(quán)威效果。

二是莊重與幽默的關(guān)系。領(lǐng)導講話無疑要莊重，不能拉家常式的漫談、閑扯，要嚴肅、認真、準確地傳達上級的指示精神，闡明自己的思想。這是領(lǐng)導講話所必須把握的原則。這個原則要求一個領(lǐng)導者不論是在何種社會環(huán)境中，運用什么樣的語言，都不能超越一定的原則限度，去闡述、說明、表現(xiàn)領(lǐng)導者的思想意識。領(lǐng)導者既不能無原則地去評價某些事、某些人，也不能無原則地按照自己的思想意識，一味地表現(xiàn)自己，或以我為中心。起草領(lǐng)導講話一定要堅持這個原則，行文沉穩(wěn)、扎實、鄭重其事，以使領(lǐng)導活動嚴肅、認真、原則性強，達到預期目的。但如果在講稿中一味照本宣科或講些大話、套話，開始說一通形勢如何如何，結(jié)尾原則性地提提要求，沒有一點靈活性，也打動不了聽眾的。講話作為一種鼓動、號召的手段，還必須講求一些現(xiàn)場效應，努力與聽眾產(chǎn)生共鳴，才能起到應有的作用。靈活性是原則性運用過程中一種必要的補充，以基本原則為指導，對具體問題進行具體分析和靈活處理。幽默性是靈活性的種絕妙體現(xiàn)。在講話中適當增強語言的幽默性，不但會提高語言的藝術(shù)魅力，而且也會為領(lǐng)導者的風度增添異彩。當然講話中使用幽默的方式、方法是多種多樣的，需要靈活運用，以使領(lǐng)導講話豐富多彩，獨具魅力。

三是深入與淺出的關(guān)系。領(lǐng)導講話，總是要通過闡明一定的道理來說服人、教育人，“以理服人”可以說是講話所必須遵循的一條原則，但是如果僅僅以此為根據(jù)，通篇都是名詞、定義、概論，一味進行簡單的“滿堂灌”，會使人覺得深奧難懂。起草領(lǐng)導講話稿，只有將說理性與通俗性結(jié)合起來，才能使所要闡明的道理生動、明了，聽眾易于接受，從而起到講話應有的效果。能夠把高深的道理講得明白流暢、簡單透徹，首先需要寬廣的知識面和具有靈活運用語言的功力。撰寫講話要想事理嚴明而又深入淺出、明白通暢，撰稿人必須要具備一定的知識素養(yǎng)，平時注意積累各學科的知識，并在實踐中注意培養(yǎng)自己的悟性與靈感。其次，掌握語言的技巧也是一個重要的方面。講話語言的技巧是多種多樣的，如數(shù)字串連法、借題發(fā)揮法、引經(jīng)據(jù)典法、用數(shù)字說明法，掌握語言表達的技巧，并能在起草中靈活應用，會使領(lǐng)導講話有理有據(jù)，生動有趣，具有較強的吸引力。

（三）起草領(lǐng)導講話應注意三個問題

１、避免雷同。領(lǐng)導者參加會議應邀講話，常常會遇到多位領(lǐng)導人講同一個問題，如果在這種情況下再重復講，勢必使聽眾失去興趣，會場將產(chǎn)生無人關(guān)注的局面。起草人員應預先考慮到這一點，在避免雷同上下功夫，使領(lǐng)導講話既全面又獨特，緊緊抓住觀眾，收到好的效果。一般來講，獨劈蹊徑會避免雷同現(xiàn)象，常常也會出乎意料地大受歡迎。有些會議的主辦單位分頭請領(lǐng)導出席并講話，所送的是相同的背景材料，缺乏總體設(shè)計，起草講稿很可能重復。避免雷同確實需要動腦筋、想辦法。一般說來，撰稿人在起草講話過程中避免雷同可以在以下幾個方面下功夫：一是可根據(jù)領(lǐng)導者的特定身份就會議的主旨闡發(fā)觀點，展開議論，這樣可較為自然地成為“一家之言”；二是適當變換議題的角度，用獨特的角度來看待問題、闡發(fā)觀點，使人耳目一新；三是選擇那些富有新意的材料來說明問題，不同程度地滿足人們審美活動和求異思維的需要，使聽眾開拓視野，回味無窮；四是會議組織者要有總體設(shè)計，撰稿人不僅要擁有會議背景材料，還應該和會議組織者研究講話的內(nèi)容、側(cè)重點。避免重復的方式方法是多種多樣的，需要撰稿人預先著手，多角度展開同一主題下的不同論述，以使領(lǐng)導講話獨具色彩而富有成效。

２、獨樹風格。領(lǐng)導講話最忌千篇一律地發(fā)表意見，平淡無奇。講話要有自己的風格，才能抓住聽眾。撰稿人要在把握領(lǐng)導者思維、語言特點的基礎(chǔ)上，發(fā)揮創(chuàng)造性，使領(lǐng)導講話講出自己的風格來。每個人所具有的異于他人的品格，異于他人的創(chuàng)造特點，就是其風格的具體體現(xiàn)。領(lǐng)導講話要有風格，這也是客觀實踐所決定的。傳達貫徹上級指示，安排部署工作，每個領(lǐng)導都有各自的方式方法，不可能千人一面。如果整篇講話都是文件搬家、照抄報紙，那么聽眾的感覺便始終處于麻木的、未觸動的狀態(tài)。這樣的講話是過去也是現(xiàn)在存在的一種通病，即在內(nèi)容的安排上成為上級領(lǐng)導講話或有關(guān)文件的翻版。常有這樣的事，當有人問起文章上的幾句話的時候，起草人則說，這句話是誰的，那句話是誰的，這句是從那個文件上講的，那句話是那個報紙上說的，問他哪句話是你的，他說那句話都有出處，沒有我的，可見講話成了拼字游戲；在篇章結(jié)構(gòu)上，也常常是：帽子、總結(jié)肯定前段工作、根據(jù)上級指示提出要求。長此以往，形成了許多“套路”。這講話四平八穩(wěn)，毫無新意，使聽眾越來越?jīng)]有耐心。其實，任何一篇成功的講話稿都有其獨具的風格，或真摯細膩，或警喻深刻，或文采飛揚。起草領(lǐng)導講話，要以傳達、貫通領(lǐng)導者的思想、觀點為主旨，不應拘于一章一法的限制和束縛。講話不應有固定的章法，應隨講話的內(nèi)容和場合而隨時變化，不僅邏輯嚴明、思路清晰，而且生動活潑、文采盎然。撰寫領(lǐng)導講話稿，應當瀟灑一些，講究一些文采。文采對形成風格有著很大的關(guān)系，可使講話更富有生氣，富有感染力、號召力，是語言表述中的一個極其重要的方面。由于領(lǐng)導人的性格，職務特點，語言習慣不同，講話風格也必然各具特色。

３、適當調(diào)劑。由于會議不同，領(lǐng)導的講話有長有短，如果是遇到長一些的講話，一般來講任何都會感到疲勞，精力往往不會象開始那樣集中，特別是到會議最后，主要的東西已經(jīng)講完，聽眾的情緒開始松弛下來，臺下有人開小會，有人收拾東西準備走，這樣講話就需要調(diào)劑情緒和氣氛，即需要興調(diào)劑情緒了。對這一點，撰稿人也要預先考慮到，適當在較長的講話中增加一些“調(diào)劑品”，激發(fā)聽眾的情緒和注意力。運用即興調(diào)劑要因領(lǐng)導講話的內(nèi)容而變化，因聽眾不同而變化，有時用在開頭，有時用在中間，有時用在結(jié)尾。講話即興調(diào)劑是領(lǐng)導者

機智靈活的表現(xiàn)，能夠很好地借鑒使用調(diào)劑藝術(shù)將使領(lǐng)導講話自始至終保持活力，富有吸引力。開幕詞

開幕詞是在一些大型會議開始時由會議主持人或主要領(lǐng)導人所作的開宗明義的講話。它具有宣告性、提示性和指導性。

（一）開幕詞的特點

一是簡明性，開幕詞要簡潔明了、短小精悍，最忌長篇累牘，言不及義，多使用祈使句，表示祝賀和希望；二是口語化。它的語言應該通俗、明快、上口。

（二）開幕詞的種類

按內(nèi)容可以分為側(cè)重性開幕詞和一般性開幕詞兩種。側(cè)重性開幕詞往往對會議召開的歷史背景、重大意義或會議的中心議題等，作重點闡述，其他問題一帶而過。一般性開幕詞則只對會議的目的、議程、基本精神、來賓等作簡要概述。

（三）開幕詞的寫作方法

通常由標題、稱謂及正文三部分組成。

1、標題通常有三種寫法：一是用會議名稱作標題；二是前邊再加上領(lǐng)導人姓名；三是用提示內(nèi)容中心或主旨的標題，在后面通常加上副標題。

2、稱謂一般寫在標題下行頂格，稱呼通常用“同志們”、“朋友們”、“各位代表”等。

3、正文一般包括開頭、主體和結(jié)尾。開頭寫宣布開幕之類的話。主體部分一般包括以下內(nèi)容：會議的籌備和出席會議人員情況；會議召開的背景和意義；會議的性質(zhì)、目的及主要任務；會議的主要議程及要求；會議的奮斗目標及深遠影響等等。但寫作中一定要把握會議的性質(zhì)，鄭重闡述會議的特點、意義、要求和希望，對于會議本身的情況如議程等，要概括說明，點到為止；行文則要明快、流暢，評議要堅定有力，充滿熱情，富于鼓舞力量。最后是結(jié)尾，一般都是“祝大會圓滿成功”之類。閉幕詞

（一）閉幕詞的概念和種類

閉幕詞是一些大型會議結(jié)束時由有關(guān)領(lǐng)導人或德高望重者向會議所作的講話。具有總結(jié)性、評估性和號召性。

閉幕詞與開幕詞一樣，具有簡明性和口語化兩個共同特點，其種類與開幕詞相同。

（二）閉幕詞的寫作方法

由標題、稱呼和正文三部分組成，標題與稱呼的寫法與開幕詞基本相同。在標題和稱謂之后，另起一段首先說明會議已經(jīng)完成預定任務，現(xiàn)在就要閉幕了；然后概述會議的進行情況，恰當?shù)卦u價會議的收獲、意義及影響。核心部分要寫明：會議通過的主要事項和基本精神；會議的重要性和深遠意義；向與會人員提出貫徹會議精神的基本要求，等等。一般說來，這幾方面內(nèi)容都不能少，而且順序是基本不變的。寫作時要掌握會議情況，有針對性地對會議內(nèi)容予以闡述和肯定；同時可以對會議未能展開都已認識到的重要問題作出適當強調(diào)或補充；行文要熱情洋溢，文章要簡潔有力，起到激發(fā)斗志，增強信念的作用。結(jié)尾部分一般先以堅定語氣發(fā)出號召，提出希望，表示祝愿等；最后鄭重宣布會議閉幕。

閉幕詞出現(xiàn)在會議終了，因此，要寫得與開幕詞前后呼應、首尾銜接，顯示大會開得很圓滿、很成功。簡報

一、概念

簡報是各行政機關(guān)之間用來下情上報、上情下達和互通情況、交流信息的一個文種，是信息類公文中最重要、最常用的一種。它是一種機關(guān)文書。

二、作用

1、反映情況。通過簡報，可以將工作進展情況以及工作中出現(xiàn)的新情況、新問題、新經(jīng)驗，及時反映給各級決策機關(guān)，使決策機關(guān)了解下情，為決策機關(guān)制定政策、指導工作提供參考。

2、交流經(jīng)驗。簡報體現(xiàn)了領(lǐng)導機關(guān)的一定指導能力，通過組織交流，可以提供情況、借鑒經(jīng)驗、吸取教訓，這樣對工作有指導和推動作用。

3、傳播信息。簡報本身即是一種信息載體，可以使各級機關(guān)及從事行政工作的人互相了解情況，吸收經(jīng)驗、學習先進、改進工作。

三、簡報種類 可分為三種類型：

1、工作情況簡報。主要用于反映工作中的動態(tài)和一般工作進展情況，2、經(jīng)驗交流簡報。專門用來簡要介紹一些工作經(jīng)驗的簡報。

3、會議簡報。在某一會議召開期間，為交流代表觀點、反映會議動態(tài)而縮寫的簡報。

四、簡報的格式結(jié)構(gòu)

簡報的種類盡管很多，但其結(jié)構(gòu)卻不無共同之處，一般都包括報頭、標題、正文和報尾四個部分。有些還由編者配加按語，成為五個組成部分。

簡報一般都有固定的報頭，包括簡報的名稱、期號、編發(fā)單位和發(fā)行日期。１、簡報名稱 印在簡報第一頁上方的正中處，為了醒目起見，字號易大，盡可能用套紅印刷。

２、期號 位置在簡報名稱的正下方，一般按年度依次排列期號，有的還可以標出累計的總期號。屬于“增刊”的期號，要單獨編排，不能與“正刊”期號混編。３、編發(fā)單位，應標明全稱，位置在期號的左下方。

４、發(fā)行日期，以領(lǐng)導簽發(fā)日期為準，應標明具體的年、月、日，位置在期號的右下方。

報頭部分與標題和正文之間，一般都用一條粗線攔開。

有些簡報根據(jù)需要，還應標明密級，如“內(nèi)部參閱”、“秘密”、“機密”、“絕密”等，位置在簡報名稱的左上方。

報尾部分應包括簡報的報、送、發(fā)單位。報，指簡報呈報的上級單位，送，指簡報送往的同級單位或不相隸屬的單位，發(fā)，指簡報發(fā)放的下級單位。如果簡報的報、送、發(fā)單位是固定的，而又要臨時增加發(fā)放單位，一般還應注明“本期增發(fā)×××（單位）”。報尾還應包括本期簡報的印刷份數(shù)，以便于管理、查對。報尾部分印在簡報末頁的下端。

四、簡報的寫作要求

第一、抓準問題，有的放矢。簡報應該圍繞本單位的實際，反映那些最重要、最典型、最新鮮、最為群眾關(guān)心、最需要引起注意的問題。一是圍繞領(lǐng)導決策，抓“超前型”問題。在領(lǐng)導進行某項活動或者將要討論決定問題之前，搞小超前，努力收集與此有關(guān)的情況，經(jīng)過篩選加工、研究提出可供領(lǐng)導參考的建議和方案。二是在領(lǐng)導決策之中，抓“追蹤型”問題。努力掌握決策貫徹執(zhí)行的情況、各方面有什么反應、發(fā)生什么偏差，迅速地反饋給領(lǐng)導，使領(lǐng)導能及時糾正偏差，使決策逐步完善。三是要著眼大局，從小中見大。收集情況時，就要從全局考慮，從小處著手，深入上點，“解剖麻雀”，抓住有代表性的小問題，作推廣放大的思考，挖掘和開拓更廣泛深刻的涵意。四是抓新情況、新經(jīng)驗、新問題。在改革、開放的過程中，許多新情況、新問題，迫切需要領(lǐng)導去認真研究和解決，制定符合實際的方針、政策和措施。所以，必須花氣力積極地收集，捕捉這類信息，抓這類的問題，提供領(lǐng)導參閱。五是注意抓傾向性、苗頭性的問題。對這類問題若不及時發(fā)現(xiàn)和注意解決，而任其發(fā)展，可能會釀成大問題，給工作帶來不應有的損失。六是抓突發(fā)性問題。如假期寢室大范圍被盜，直接關(guān)系到學校治安管理和全體學生切身利益的問題。得到這類信息后，應迅速向領(lǐng)導報告。

抓準問題，應該注意四點：１、從全局著眼。簡報的作者必須站在單位領(lǐng)導的高度、全局的高度去觀察事情、分析問題。一定要跳出自己工作崗位的“小天地”，放眼全局，做到“全局在胸”。２、善于抓趨勢。所謂趨勢性問題，既不是偶然發(fā)生的問題，也不是個別的問題，而是反映事物發(fā)展的動向性問題。這種動向，有好的，也有不好的，不論哪一種，只要及時抓住，就能提煉出有針對性 的好的簡報主題。掌握了事物發(fā)展的趨勢，了解了本單位工作和生產(chǎn)下步朝著哪個方向發(fā)展，再去觀察問題，就能是非清楚。符合事物發(fā)展方向的先進經(jīng)驗、障礙事物發(fā)展的不良傾向以及事物發(fā)展遇到的實際問題，都是撰寫簡報應該抓準的問題。３、善于抓苗頭。所謂苗頭性問題，就是那些代表新生事物的先聲、新創(chuàng)造的火花、新經(jīng)驗的先導，具有強大的生命力，采寫簡報應該對這種代表事物發(fā)展方向但還處于萌芽狀態(tài)的苗頭性問題予以高度的注意。不能只注意那些眾所周知的典型性事物，還必須特別留神尚未引起人們注意的細小之事，認真剖析，放大比較，沙里淘金，抓出“小中見大”的帶有典型意義的問題，用簡報宣傳、反映。４、具備工作敏感。所謂工作敏感，是指作者對于單位內(nèi)外各種客觀事物具有敏銳的觀察能力、判斷能力和預見事物發(fā)展進程的能力，以及能夠及時、準確反映事物的能力。我們要抓準問題，從長遠看，必須不斷地提高自己的工作敏感。工作敏感不是一日之功，它是長期學習、觀察和實踐的結(jié)果。

第二、材料準確，內(nèi)容真實。簡報作為加強領(lǐng)導和推動工作的重要工具，內(nèi)容必須保證絕對真實、準確。否則，就會造成不良后果。簡報一是要準確。不允許對那些心理活動、環(huán)境、氣氛等無形的事實搞“合理想象”。必須深入調(diào)查研究，不走馬觀花、浮光掠影，更不可“聽風就是雨”，保證材料絕對真實可靠。也就是說，要做到簡報所選用的任何材料，包括人名、地點、時間、情節(jié)、數(shù)字、引語、因果關(guān)系等等，都完全準確無誤，沒有絲毫的虛構(gòu)、夸張、縮小和差錯。特別在估計成績和宣傳先進時，更要嚴格把握分寸，有一說一，有二說二，實事求是，恰如其分，留有余地。二是要強調(diào)真實性。必須注意做到不為迎合而弄虛作假，不趕“浪頭”追時髦，不歪扭寫作角度，不搞事態(tài)發(fā)展的“提前量”，必須忠實于事實，保證符合事物本來面貌。

第三、簡明扼要，一目了然。簡報的寫作必須注意做到簡短、明快，用盡可能少的文字說清楚必須說明的問題。一是注意主題集中，一稿一事，不貪大求全。一份簡報只抓住一個問題，不搞面面具到才能使簡報的主題凝聚，篇幅短小，問題說得透徹。如果簡報所涉及的內(nèi)容較多，可以把想說的問題進行歸納、提煉，抓住最能反映事物性質(zhì)的東西做主題，重點來寫，其他則一概摒棄；也可以將可寫的幾個問題，各寫一期簡報分期介紹，一期一個重點，上篇一個側(cè)面，千萬不可使幾個觀點糾纏在一篇簡報上。二是注意精選材料，圍繞主題精心挑選典型事例。簡報所使用的材料和其他文章一樣，總是以個別反映一般，不能也沒有必要寫盡事物的整體。因此，撰寫簡報之前，必須對材料進行分析研究，精心選擇。凡是能夠表現(xiàn)主題的材料，都要注意加以精選，不可輕易放過；凡是與主題無關(guān)的材料，即使十分生動，也必須忍痛割愛、堅決舍棄。選擇材料還要注意選擇典型材料。典型材料具有代表性，最能反映事物的本質(zhì)。篩選出最能代表一般的典型材料加以使用，做到不堆砌，不羅列，不雷同，少而精。要通過材料的剪裁突出主題、縮短篇幅。使簡報的主題充分而明確地表現(xiàn)出來，使簡報的內(nèi)容更加簡潔。三是注意既要求簡，又要寫清。簡報求簡，是在說明問題的前提下求簡。“簡”，應該是服從內(nèi)容的需要，不能由一個極端走向另一個極端。

第四、講究時效，反映迅速。簡報是單位領(lǐng)導對一些問題做出決策的參考依據(jù)之一，也是單位推動工作的一個重要手段。簡報的功能，決定了簡報的編者必須講求時效。這就要求簡報的作者思想敏銳、行動敏捷，對問題反映得快，對材料分

析得快，寫作構(gòu)思快，動筆成稿快，同時，還要求簡報的編輯、簽發(fā)、打印、發(fā)稿速度快，共同把握發(fā)稿時機。

第五、內(nèi)容實在，不空洞。簡報的寫作既不同于文字作品，也不同于評論文章。文學作品的創(chuàng)作，靠刻劃形象來表達主題思想；評論文章的寫作，靠理論論證來闡述觀點。簡報則和新聞報道一樣，是靠用現(xiàn)實生活中活生生的生活事實來宣傳黨的路線、方針、政策。用事實說話，是簡報的主要特征之一，也是我們編寫簡報應該注意的一個重要問題。

（三）簡報的選稿要求。

選稿是機關(guān)文字工作中常涉及到的問題，但簡報選稿最有代表性。選好稿子，必須圍繞該簡報所在機關(guān)的職能來確定主要選稿原則“有的放矢”選稿。簡報編輯要從大量來稿中挑出好的稿子，需要注意四個問題：

１、思想要敏感。簡報編輯的思想敏感應該表現(xiàn)在三點上：一是對中央的方針政策，對上級機關(guān)的工作部署和本單位領(lǐng)導的要作安排，頭腦要敏感。既要能夠迅速理解其精神實質(zhì)，又要能夠清醒而敏捷地意識到簡報在貫徹落實這些部署中應起的作用。二是對周圍的事物，對各方面工作的變化和發(fā)展，對各式各樣的信息，反應要敏感。既能夠條理清楚地把這些情況輸入自己的腦海，又能夠迅速地反應出簡報工作應采取的對策。三是對來稿中反映的動向、火花、事物萌芽反應要敏感，既能意識、鑒別，又能牢牢抓住不放，不讓好的線索在自己手中白白放過。２、看問題要有預見性。工作不是一成不變的，是在不斷發(fā)展的。作為單位“機關(guān)報”的簡報，要起到對工作的指導作用，就必須對工作的進程有預見性。也就是說，簡報的編輯看問題、審稿子，不能只想到今天，只看到眼前，還是看到明天，還要想到工作的下步發(fā)展，這樣才能真正抓住符合事物發(fā)展方向的先進經(jīng)驗，抓住障礙事物發(fā)展的不良傾向，抓住事物發(fā)展過程中即將遇到的實際問題，選擇出有指導意義的簡報來。

３、判斷要準確。簡報編輯的水平，在很大程度上體現(xiàn)在對稿子的判斷能力上。具體講，做好稿子的選擇工作，應從三個方面搞好判斷：一是搞好稿件的真?zhèn)魏蜏蚀_程度的判斷。也就是通過看稿，要對稿件的真實程度心中有數(shù)，對稿件在政治上、政策上、理論上以及工作上的指導意義正確與否心中有數(shù)。二是搞好稿件實際價值的判斷。有的來稿所反映的問題抓得很準，寫得也很清新，也有的來稿反映問題不突出，缺乏指導意義，簡報編輯對這兩類稿子是容易鑒別的，是能夠迅速做出選擇的。但有的稿子拉拉雜雜，往往把有價值的內(nèi)容淹沒在一大堆材料中了，對這種稿子，編輯要慧眼識貨，能從璞玉中剖露出“和氏璧”來。三是搞好稿件刊發(fā)“利與弊”的判斷。有些來稿，事情是真實的，觀點也是對的，但怎樣刊發(fā)，什么時候刊發(fā)，有的應該掌握一定的火侯。特別的一些反映問題的、對工作提出批評的稿子，在刊發(fā)時機上，是早發(fā)還是晚發(fā)“情況簡報”，讓大家都知道，還是發(fā)“情況反映”，只供領(lǐng)導參閱，不擴大宣傳范圍；在提法和措詞上，掌握什么樣的分寸、用什么樣的口徑，這些都需要簡報編輯認真動一番腦筋，積極而穩(wěn)妥地做出判斷。

４、要靈活掌握稿件的寫作質(zhì)量。有些來稿雖然在寫作質(zhì)量上差一些，但反映的問題都很重要，材料也是翔實的，就應該考慮編發(fā)。必要時，簡報的編輯還可以親自動手重寫，決不要僅僅因為文字遜色了一點，就把一些很有價值的文稿拋棄。

第二篇：公文文種說明及標準公文格式

一、常用公文文種說明

目前，公司常用行政公文主要有通知、函、請示、報告、會議紀要等種類。

通知：用來發(fā)布法規(guī)、規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)、同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，要求下級機關(guān)辦理某項事務等。

函：平行機關(guān)或不相隸屬機關(guān)之間，商洽和聯(lián)系工作、詢問和答復問題時所經(jīng)常使用的一種公文文體。除有直屬上下級之間隸屬關(guān)系外的一切不相隸屬相關(guān)之間商洽工作，詢問和答復問題，甚至請求批準和答復審批事項，一律用“函”。

請示：下級機關(guān)向上級機關(guān)請求對某項工作、問題做出指示，對某項政策界限給予明確，對某事予以審核批準時使用的一種請求性公文。分為解決某種問題的請示，請求批準某種事項的請示。

報告：下級機關(guān)或部門、企事業(yè)單位向上級機關(guān)或部門匯報工作，反映情況，答復上級機關(guān)的詢問時使用的一種公文文種。

會議紀要：記載和傳達會議情況與議定事項的公文。注意事項：

1、聯(lián)合行文時，使用主辦機關(guān)的發(fā)文字號。

2、請示的標題不要寫成“請示報告”或“申請報告”，必須堅持一事一請示，請示公文的主送單位只能是一個。

3、報告內(nèi)容不得夾帶請示事項。

4、通知為多層轉(zhuǎn)發(fā)文件的，標題要刪去中間層次，為“發(fā)文機關(guān)+轉(zhuǎn)發(fā)最上一級文件+通知”。

5、請示和報告需在文末標明聯(lián)系人和聯(lián)系電話。

6、抄送的排列順序，一般按機關(guān)性質(zhì)和隸屬關(guān)系掌握，依據(jù)國家、省、市級單位層次順排，如確需抄送上級領(lǐng)導的，可先排個人，再排單位。

二、公司標準公文格式

一、題例說明：

（一）眉首部分：眉首部分一般由發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號和簽發(fā)人等要素組成。

1.發(fā)文機關(guān)標識：根據(jù)《國家行政機關(guān)公文格式》行政機關(guān)公文的一般格式，發(fā)文機關(guān)標識應在機關(guān)標準名稱或標準簡稱后綴以“文件”，信函格式發(fā)文機關(guān)標識的機關(guān)名稱后不綴以“文件”。

2.發(fā)文字號：發(fā)文字號三個成分排列應先機關(guān)代字、再年份，最后是發(fā)文的順序號，字體為3號仿宋＿GB2312。年份不可隨意簡化且應用六角符號??括起，順序號不掛虛號。

3.簽發(fā)人：根據(jù)行政機關(guān)公文格式的規(guī)定，上行文（請示、報告）必須標注簽發(fā)人，簽發(fā)人與發(fā)文字號處于同一水平線上，發(fā)文字號在左，簽發(fā)人在右。“簽發(fā)人”三個字字體為3號仿宋＿GB2312，簽發(fā)人姓名字體為3號楷體＿GB2312加粗。

（二）標題：一般用20磅方正小標宋簡體字，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。

（三）正文：一般用3號仿宋＿GB2312字體，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“

一、”“

（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋＿GB2312字體標注。

（四）附件：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。

附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。

（五）發(fā)文機關(guān)署名：單一機關(guān)行文時，在正文（或附件說明）下空兩行右空兩字編排發(fā)文機關(guān)署名，在發(fā)文機關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關(guān)署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發(fā)文機關(guān)署名右空字數(shù)。

（六）成文日期中的數(shù)字：用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編位01）。

（七）頁碼：一般用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7 mm。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁

均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。

（八）邊距：一般公文行距28磅，頁面左右邊距2.8厘米，上下邊距2.54厘米。

二、格式范本

標題（20磅方正小標宋簡體）

發(fā)文對象：（標題下空一行頂格，3號仿宋＿GB2312）

X X X X X X X X X X（正文左空2字，3號仿宋＿GB2312）

一、X X X（3號黑體）

X X X X X X X X X X(正文3號仿宋＿GB2312)

（一）X X X（3號楷體加粗）

X X X X X X X X X X(正文3號仿宋＿GB2312)1.X X X(3號仿宋＿GB2312加粗)X X X X X X X X X X(正文3號仿宋＿GB2312)

附件：1.X X X(正文下空一行左空兩字)2.X X X

單位名稱（附件下空兩行居成文日期中）成文日期（右空四字，用阿拉伯數(shù)字）

（聯(lián)系人：......;聯(lián)系電話：......）（上行文需附注，成文日期下空一行居中）

抄送：XXXXXXXXXXX。（版記4號仿宋＿GB2312)

X X X X X X X(版記4號仿宋_GB2312)20XX年XX月XX日印發(fā)

三、常用公文文種模板

第三篇：公文文種的種類

一、公文文種的種類按照國務院印發(fā)的《國家機關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》），行政機關(guān)的公文種類有13種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。如果按行文的不同方向來劃分，公文可分為上行文、平行文和下行文。以上13種公文中，請示和報告、議案是上行文，函是平行文，意見是通用文，其他的8種都是下行文。

二、報告適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況、提出意見或建議，答復上級詢問。報告有的是主動向上級報的，有的是上級要求報的。為了方便上級領(lǐng)導閱讀、辦理，報告內(nèi)容要盡量做到簡明扼要，不必給上級講什么大道理，篇幅不宜過長。此外，報告是向上級匯報工作，或答復詢問的文件，上級可以只看不答復。因此，報告不要加雜請求上級答復的事項，如果有就用“請示”這個文種，否則可能會耽誤工作。本來是挺急的請示，寫成報告，領(lǐng)導看了沒下文了，就有可能誤事。各種會議的工作報告，包括領(lǐng)導的述職報告，這些都不屬于正式公文的報告。正式公文的報告常用的主要有三類。1.匯報工作報告。就本單位主管業(yè)務范圍內(nèi)的事項，提出建議、措施或新的規(guī)定，并報請上級機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)各有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行時使用。這類報告一經(jīng)上級批轉(zhuǎn)就具有權(quán)威性，各有關(guān)單位必須照此執(zhí)行。比如，給《市處關(guān)于……總結(jié)報告》《市處關(guān)于……的專題報告》。寫法：正文內(nèi)容一般包括：基本情況、主要成績、經(jīng)驗教訓、存在問題、今后設(shè)想等幾部分。2.反映情況報告。下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報某種情況、某一問題、某項活動，或工作中某些方面狀況時使用。比如處里按市局要求開展了一個專項活動，可以給上級正式行文寫一個報告。寫法：⑴上級何時、何形式布置了什么任務，接任務后領(lǐng)導態(tài)度如何，任務完成如何，簡明扼要說明；⑵辦理的具體措施、過程和實際效果，主體部分應著力反應；⑶簡要說明有何經(jīng)驗或有何尚未解決的問題；⑷當否，請指示。主體部分一般分條列項逐一闡明工作的要求和措施，結(jié)尾“以上報告如無不妥，請批轉(zhuǎn)××部門執(zhí)行”。

3、答復問題報告。對上級機關(guān)查詢、查辦、催辦的事項做出專門的回復時，使用這種報告。這種報告要求迅速、及時、準確、簡要，有時一兩句話即可，答復事項指針對所提問題答復的意見或處理結(jié)果，既要寫得周全，又要注意不要節(jié)外生枝，答非所問。寫報告需注意：要在掌握充分材料的基礎(chǔ)上進行綜合分析，提煉出正確的主題和新穎的觀點，后用簡潔的語言來表述。要做到：1.立意新穎：提煉主題，應該在占有大量材料的基礎(chǔ)上進行分析研究，歸納出新穎的觀點，從而提煉出能反映本質(zhì)的、帶規(guī)律性的主題；2.內(nèi)容具體：報告的內(nèi)容必須是真實的，實事求是；3.重點突出：報告的內(nèi)容要根據(jù)主題的要求來安排，分清緩急輕重。重點的、主要的內(nèi)容安排在前面，應詳寫，非重點的將要的內(nèi)容可略寫；4.不能夾帶請示事項。

第四篇：公文文種

公 告

一、公告的概念及用途

公告適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。屬于公開宣布的告曉性公文，它與其它告曉一般事件的“通知”和用于表揚、批評和傳達重要情況的“通報”不同，它具有高度的莊嚴性和權(quán)威性。

有些人不了解公告的用途和特點，以為在公共場所告知某項事情或向公眾告明某項事情就得用“公告”，出現(xiàn)了一個地區(qū)內(nèi)的事情用“公告”，一個單位內(nèi)的事情也用“公告”。這種濫用公告的現(xiàn)象，必須糾正。

二、公告的特征

針對性和周知性。公告宣布的重要事項是需要廣大人民群眾了解、周知、遵守和執(zhí)行的事項，是面向社會的。

嚴肅性和莊重性。公告的制定和發(fā)布機關(guān)一般是地位較高、影響較大的國家機關(guān)，涉及的內(nèi)容關(guān)系到國家的政治、經(jīng)濟、軍事、國家領(lǐng)導人行動等大事，由此決定了公告的嚴肅性和莊重性。

慎重性和單一性。公告宣布的事項一般都是重要事項，且發(fā)布的方式不是張?zhí)?，而是通過通訊社、電臺、報刊發(fā)布，接受的對象是全世界、全社會。宣告者與被告者不一定具有隸屬關(guān)系，由此而決定了公告內(nèi)容的單一性。

三、公告的種類

發(fā)布性公告。依法頒布重要法律；宣布重要決定。如實施重要決策、召開重要會議等。告知性公告。告知出現(xiàn)重大人事變動，發(fā)生為世人矚目的重要事件等。如告知領(lǐng)導人出訪、重要領(lǐng)導人病危逝世。

關(guān)涉國內(nèi)外有關(guān)方面的公告。依照國際法和國際慣例發(fā)布需國內(nèi)外周知或遵守的事項。如要求有關(guān)方面在境外公海海域、空域于特殊情況下實行規(guī)避等。

四、公告的寫作格式

公告包括標題、正文、簽署和日期等。

標題（1）發(fā)文機關(guān)加事由加文種。如《中共中央、全國人大常委會、國務院關(guān)于寧慶齡副委員長病情的公告》；（2）發(fā)文機關(guān)名稱加文種，如《中華人民共和國國務院公告》；（3）事

由加文種，前加“關(guān)于”；（4）只寫“公告”。

正文直述公告緣由，宣布事項。內(nèi)容必須是真正的要事，要高度概括；大多是消息性，一般不提出執(zhí)行要求。

簽署寫明公告發(fā)布機關(guān)全稱。公告標題系發(fā)文機關(guān)名稱加文種的，也可不寫公告發(fā)布機關(guān)名稱。

日期公告的年月日一般標在簽署下一行。

一、通告的概念

通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。

二、通告的特征

（一）用于宣布一般性事項，有別于公告宣布重大事項。

（二）通告只在國內(nèi)一定范圍內(nèi)公布，有別于公告向國內(nèi)也向國外公布。

（三）通告可以由各級機關(guān)、人民團體、企業(yè)或事業(yè)單位發(fā)布，有別于公告只能由地位較高機關(guān)發(fā)布。

（四）通告不寫抬頭，無主送單位

三、通告的種類

周知類通告。主要是使受文者了解重要情況、重要消息。因此文中不提直接的執(zhí)行要求。執(zhí)行類通告。主要向受文者交待需要遵守、執(zhí)行的政策、措施以及其他行為規(guī)范，具有一定的強制力。

四、通告的寫作格式

通告由標題、正文、發(fā)文機關(guān)和日期等部分組成。

標題由發(fā)文機關(guān)、事由、文種構(gòu)成。根據(jù)具體情況，也可使用發(fā)文機關(guān)加文種、事由加文種或只寫“通告”二字。

正文由緣由和通告事項兩部分組成。緣由為發(fā)布通告的原因和根據(jù)，事項為須知和遵守的內(nèi)容。用“特通告如下”轉(zhuǎn)承連接。通告事項是面對大眾的，應簡潔明了，敘述清楚，通俗易懂，便于掌握。結(jié)尾部分可提出要求、希望，并用“特此通告”作結(jié)。有時也可不寫，形式比較靈活。

署名和日期 正文后簽署發(fā)布通告的機關(guān)名稱和日期。

通知的概念

通知適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項；任免或聘用干部。通知大多屬下行公文。

通知的種類

印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知。用于印發(fā)本級機關(guān)，批轉(zhuǎn)下級機關(guān)，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)、同級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文以及發(fā)布某些行政法規(guī)等。

指示性通知。上級機關(guān)對下級機關(guān)某一項工作作出指示和安排，而根據(jù)公文內(nèi)容又不必用“命令”或“指示”時，可使用這類通知。

知照性通知。用于告之各有關(guān)方面周知的事項等。這種通知發(fā)送對象廣泛，對下級、對平級均可發(fā)送。

事務性通知。用于上級機關(guān)對下級就某一具體事項布置工作，交待任務；同級機關(guān)及不相隸屬的單位之間就某一項具體工作的進行或某一具體問題的解決要求對方配合、協(xié)助辦理等。

任免、聘用通知。用于任免或聘用國家機關(guān)工作人員職務等。

通知的寫作格式

通知的寫作形式多樣、方法靈活，不同類型的通知使用不同的寫作方法。

（一）印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的寫法。標題由發(fā)文機關(guān)、被印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文標題和文種組成，也可省去發(fā)文機關(guān)名稱。正文須把握三點：對印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件提出意見，表明態(tài)度，如“同意”、“原則同意”、“要認真貫徹執(zhí)行”、“望遵照執(zhí)行”、“參照執(zhí)行”等；寫明所印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的目的和意義；提出希望和要求。最后寫明發(fā)文發(fā)文日期。

（二）批示性通知的寫法。標題由發(fā)文機關(guān)、事由和文種組成，也可省去發(fā)文機關(guān)名稱。正文由緣由、內(nèi)容包括要求等部分組成。緣由要簡潔明了，說理充分。內(nèi)容要具體明確、條理清楚、詳略得當，充分體現(xiàn)指示性通知的政策性、權(quán)威性、原則性。要求要切實可行，便于受文單位具體操作。

（三）知照性通知的寫法。這種通知使用廣泛，體式多樣，主要是根據(jù)通知的內(nèi)容，交代清楚知照事項。

（四）事務性通知的寫法。通常由發(fā)文緣由、具體任務、執(zhí)行要求等組成。會議通知也屬事務性通知的一種，但寫法又與一般事務性通知有所不同。會議通知的內(nèi)容一般應寫明召開會議的原因、目的、名稱，通知對象，會議的時間、地點，需準確的材料等。

（五）任免、聘用通知的寫法。一般只寫決定任免、聘用的機關(guān)、依據(jù)，以及任免、聘用

人員的具體職務即可。

一、通報的概念

通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況。通報屬下行公文。

二、通報的種類

表彰性通報。主要用來表彰先進，介紹單位或個人成功的經(jīng)驗、做法，以學習先進，見賢思齊，改進與推動工作。

批評性通報。用來批評后進，糾正錯誤，打擊歪風，指出有關(guān)單位或個人存在的錯誤事實，提出解決辦法或處理意見。

情況性通報。用于傳達上級重要精神；溝通信息，互通情況，以推動本單位或全局工作。

三、通報的格式和寫作要求

通報由標題、主送單位、正文、發(fā)文機關(guān)和日期組成。

標題由發(fā)文機關(guān)、事由、文種或事由、文種構(gòu)成。如《國務院關(guān)于一份國務院文件周轉(zhuǎn)情況的通報》、《關(guān)于人大建議、政協(xié)提案辦理情況的通報》等。

正文表彰性通報和批評性通報一般分為三部分：

（一）主要事實。表彰性通報阿突出主要的先進事跡，批評性通報要抓住主要錯誤事實。

（二）分析指出事例的教育意義。表彰性通報，有在闡述先進事跡的基礎(chǔ)上，提煉出主要經(jīng)驗、意義和值得學習與發(fā)揚的精神。批評性通報要分析錯誤的性質(zhì)、危害，產(chǎn)生的根源和責任，指出應吸取的主要教訓等。

（三）提出要求。

情況通報有兩種形式：一種只對有關(guān)事實作客觀敘述；另一種還對有關(guān)情況加以分析說明，有時還針對具體問題提出應采取何種對策的指導性意見。

一、報告的概念

報告適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復上級機關(guān)的詢問。報告屬上行文，一般產(chǎn)生于事后和事情過程中。

二、報告的種類

綜合性報告。是將全面工作或一個階段許多方面的工作綜合起來寫成的報告。它在內(nèi)容上具有綜合性、廣泛性，寫作難度較大，要求較高。

專題性報告。是針對某項工作、某一問題、某一事件或某一活動寫成的報告，在內(nèi)容上具有專一性。

回復報告。是根據(jù)上級機關(guān)或領(lǐng)導人的查詢、提問作出的報告。

三、報告的寫作格式

（一）綜合性報告的寫法

標題事由加文種，如《關(guān)于1999年上半年工作情況的報告》；報告單位、事由加文種，如《銅陵市人民政府關(guān)于1999工作情況的報告》。

正文把握三點：（1）開頭，概括說明全文主旨，開門見山，起名立意。將一定時間內(nèi)各方面工作的總情況，如依據(jù)、目的，對整個工作的估計、評價等作概述，以點明主旨。（2）主體，內(nèi)容要豐富充實。作為正文的核心，將工作的主要情況、主要做法，取得的經(jīng)驗、效果等，分段加以表述，要以數(shù)據(jù)和材料說話，內(nèi)容力求既翔實又概括。（3）結(jié)尾，要具體切實。寫工作上存在的問題，提出下步工作具體意見。最后可寫“請審閱”或“特此報告”等語作結(jié)。

（二）專題報告的寫法

標題由事由、文種組成，如《關(guān)于招商工作有關(guān)政策的報告》。有的報告標題也可標明發(fā)文機關(guān)。標題要明顯反映報告專題事由，突出其專一性。

正文可采用“三段式”結(jié)構(gòu)法。以反映情況為主的專題工作報告主要寫情況、存在的問題、今后的打算和意見；以總結(jié)經(jīng)驗為主的專題工作報告主要寫情況、經(jīng)驗，有的還可略寫不足之處和改進措施；因工作失誤向上級寫的檢查報告主要寫錯誤的事實、產(chǎn)生錯誤的主客觀原因、造成錯誤的責任、處理意見及改進措施等。結(jié)尾通常以“請審核”、“請審示”等語作結(jié)。

（三）回復報告的寫法

標題與前兩種報告大體相同

正文根據(jù)上級機關(guān)或領(lǐng)導的查詢、提問，有針對性作出報告，要突出專一性、時效性。

四、報告的寫作要求

（一）寫綜合報告應注意抓住重點，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基礎(chǔ)上列出若干觀點，分層次闡述。說明觀點的材料要詳略得當，以觀點統(tǒng)領(lǐng)材料。

（二）專題報告，要一事一報，體現(xiàn)其專一性，切忌在同一專題報告中反映幾件各不相干的事項和問題。

（三）切忌將報告提出的建議或意見當作請示，要求上級指示或批準。

第五篇：15種公文文種

15種公文的文種

1、決議：適用于會議討論通過的重大決策事項，必須是會議討論通過的。

2、決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項，重點在于決策和部署，是會外進行的。

3、命令（令）適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章（如主席令）、宣布施行重大強制性措施（如主席宣布戰(zhàn)爭狀態(tài)）、批準授予和晉升銜級（授予軍銜）、嘉獎有關(guān)單位和人員（這些人員一定要有特別大的功勛）；

4、公報：適用于公布重要決定或者重大事項。記住它的兩個重要特點：一是新聞性；二是非常詳細、具體。

5、公告：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

6、通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。注意：與公告相比，通告范圍小，是在一定的范圍內(nèi)，而且專業(yè)性較強。與通知相比，它是告訴你知道就行了，不強調(diào)執(zhí)行性。如：《××電力工業(yè)局關(guān)于使用定期借還業(yè)務結(jié)算方式的通告》

7、意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法，主要適用于下行文。

8、通知：適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。不僅是讓你知道，而且還要去執(zhí)行，強調(diào)執(zhí)行性。

9、通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。主要是樹立典型，既可以是好的典型，也可以是壞的典型。注意：事前通知、事后通報。

10、報告：適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，回復上級機關(guān)的詢問。事前、事后、事中都可以。

11、請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。只能是事前，必須一文一事。

12、批復：適用于答復下級機關(guān)請示事項。它是一種被動行文。

13、函：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。隸屬是指對該機關(guān)有領(lǐng)導和監(jiān)督的關(guān)系。

14、議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或者人民代表大會常務委員會提請審議事項。它是上行文，因為各級人民政府要對各級人民代表大會和常務委員會負責。

15、紀要：適用于記載會議主要情況和議定事項。

公文的文種比較難記，在這里告訴大家一個背誦公文的口訣：兩決一命一批復，議案加在上行文；上行下行加聯(lián)合，請報紀函要牢記；意見適用三公文，再加兩公和三通。