公文格式易錯項整理講稿

各位領(lǐng)導(dǎo)、各位同事：

大家好！

根據(jù)安排，今天我與大家交流探討公文格式易錯項四個方面的內(nèi)容：分別是公文起草過程中常見的用詞錯誤、行文錯誤、標(biāo)點錯誤、格式錯誤。

相信大家對2012年7月1日起開始施行的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》并不陌生，而與之配套的《黨政機(jī)關(guān)公文格式》也已發(fā)布，自2012年7月1日起正式實施。今天我們所講的，所交流的也是根據(jù)這一條例進(jìn)行梳理，并對新舊版進(jìn)行一個說明。

一、公文起草過程中常見的用詞錯誤

公文公文，一是姓公，二是為文。

文字是公文的生命。是公文的主體和“軀干”也是公文起草者最容易出錯的部分，一個小小的筆誤就可能會造成“一失足成千古恨”。這也是大家常改常錯，常錯常忽略的問題。筆者在公文審核過程中，經(jīng)常碰到文筆流暢但“錯別字”屢犯錯誤的情況，歸納起來，常見的“錯別字”使用錯誤有以下3個方面：

（一）關(guān)于易錯的字詞寫作的正確與規(guī)范

在這里舉幾個常見的例子（見課件）

“制定”與“制訂”的例子有很多。

1、人民有了政權(quán)以后，就不僅依靠政策，還必須把成熟的政策制定為法律，依法辦事。(來源：彭真《談監(jiān)督政策和法律的關(guān)系以及改革等問題》)

2、白天勞動上一天，晚上還要和當(dāng)?shù)貓F(tuán)員社干部們開會，幫助他們修改躍進(jìn)計劃，制訂新的增產(chǎn)計劃。(來源：馬烽《停止辦公》)

“做出”與“作出”的例子：

1、今年開展“學(xué)做榜樣，奮勇爭先”主題活動。

2、韓方將繼續(xù)為改善南北關(guān)系和維護(hù)半島和平穩(wěn)定作出努力。

“截止”和“截至”的例子：

“急待”和“亟待”

1、這件事情亟待解決。

2、這片森林里的珍稀鳥類亟待保護(hù)。

“亟待”帶有較濃的書面語色彩，因此“亟待”一詞一般用于書面語中?！冬F(xiàn)代漢語詞典》中有“亟待解決”的用例?！冬F(xiàn)代漢語常用詞表》（商務(wù)印書館，2008年版）中有“急待”（跟“亟待”同義）?？梢姟凹贝痹谏鐣Z文生活中也有一定流通性，但詞典多未收錄這個詞形。在人民網(wǎng)上搜索，看到“亟待”的使用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于“急待”。

“其它”和“其他”

現(xiàn)在，《現(xiàn)代漢語詞典》等權(quán)威工具書，都推薦使用“其他”。主流媒體一般也都使用“其他”而不用“其它”。建議您使用“其他”而不用“其它”。意思是完全一樣的,只是不同的寫法.“其他“正在逐步占據(jù)主導(dǎo)地位,而“其它“正在被淘汰。

“度”和“渡”：“度”一般對于時間來說的，“歡度國慶”是指過一段時間，不是“從此到彼”，且與“水”義無關(guān)。如歡度春節(jié)，度假，度日如年，歡度國慶?！岸伞币话銓τ诳臻g來說。由這一岸到那一岸；載運(yùn)過河；渡口?！岸伞弊峙c“水”有關(guān)，它是形聲字，“氵”表意。如：渡過難關(guān)遠(yuǎn)渡重洋輪渡，渡口。

“決不”與“絕不”

“決”用在否定詞‘不、無、非、沒’等前面，是表示“堅決”否定的意思。那么，“決不”就是“堅決不”的意思。說到這里可能沒啥錯誤。我們再看。

“絕”“用在否定詞‘不、無、非’等前面，是表示“完全”否定的意思，“完全”是“全部”，也就是“各個部分的總和”的意思。所以，“絕不”可以理解為“全然不”，進(jìn)一步說，就是“所有情況下都不”或者“任何情況下都不”的意思。可能用的也對。那用在具體的語境中怎么適用。

因此，“絕不”跟“決不”雖然都表示態(tài)度鮮明的否定，但有細(xì)微差別。例如：

（1）我絕不去。是說“我”絕對不去，任何情況下都不去。

（2）我決不去。是說“我”堅決不去，強(qiáng)調(diào)態(tài)度堅定。

“決不”含有決心、決定的意思；“絕不”則含有“絕對”的意思。決不的意思是“決定不”。里邊有“考慮后的表示”的成分。而“絕不”的意思是“絕不妥協(xié)”沒有相商的余地，里邊有些主觀色彩。

即：1、就是之意，例：知識即力量；科學(xué)即第一生產(chǎn)力。2、當(dāng)時或當(dāng)?shù)兀杭磿r，即刻，即席。3、就，便，例：黎明即起，掃灑庭除。4、假如的意思，例：即便，即使。

像這種易混詞語還有很多，還是要靠大家平時的積累，留心處處皆學(xué)問，在學(xué)習(xí)材料、學(xué)習(xí)公文的同時多留心，就會量變產(chǎn)生質(zhì)變。

（二）關(guān)于機(jī)關(guān)名稱未使用規(guī)范化簡稱

按照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，公文中的機(jī)關(guān)名稱應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。多數(shù)部門和單位上報市人民政府的公文，把主送機(jī)關(guān)寫為：市政府。規(guī)范的應(yīng)寫成XX市人民政府；不能寫成：市政府或XX市政府。

比如，“國家發(fā)展和改革委員會”簡稱誤寫成“發(fā)改委”，應(yīng)為“發(fā)展改革委”；“廣東省人力資源和社會保障廳”誤寫為“廣東省人力資源社會保障廳”。

這個比較好理解，但是需要提醒的是，對于不知道對方到底是用的哪個簡稱，一定要提前詢問，避免出現(xiàn)笑話。

（三）關(guān)于數(shù)字、日期表述的問題

《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定：“公文中的數(shù)字，除了成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼?！?/p>

應(yīng)當(dāng)使用漢字的情況

漢語數(shù)字通常是指“一、二、三、四、五、六，七、八、九、十”及其大寫“壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾”

等數(shù)字。

（一）數(shù)字作為詞素構(gòu)成定型的詞、詞組、慣用語、縮略語或具有修辭色彩的語句。

例如：“十二五”規(guī)劃、二萬五千里長征、三心二意、零點方案、第三季度、十六屆四中全會等。

（二）鄰近的多個數(shù)字（一、二……九）并列連用，表示概數(shù)(連用的多個數(shù)字之間不應(yīng)用頓號隔開)。

例如七八十種、一千七八百元、五六萬套、七八個、十五六歲等。

（三）星期幾一律用漢字，如星期三。

（四）中國歷史紀(jì)年、干支紀(jì)年、夏歷月日、各民族非公歷紀(jì)年等，均使用漢字。

如:萬歷十五年、八月十五中秋節(jié)、正月初五等。有時為了表達(dá)得更加明白，可以在它們的后邊用阿拉伯?dāng)?shù)字括注公歷。

（五）含有月日簡稱表示事件、節(jié)日或其他特定意義的詞組，應(yīng)用漢字?jǐn)?shù)字。

如果涉及一月、十一月、十二月，為避免歧義，要將表示月和日的數(shù)字用間隔號“·”隔開，并外加引號。如:

“一·二八”事變（１月28日）、“一二·九運(yùn)動”（12月9月）等。涉及其他月份時，不用間隔號，是否使用引號，視事件的知名度而定。如五四運(yùn)動、五一國際勞動節(jié)、十一國慶節(jié)、“九一三”事件等。

（六）用“幾、多、余、左右、上下、約”等表示約數(shù)時，使用漢語數(shù)字。

如：幾千年、百多次、十余年、八萬左右、三十上下、約五十人等。如果文中出現(xiàn)一組具有統(tǒng)計意義和比較意義的數(shù)字，用“多、約”等表示約數(shù)時，為保持局部體例上的一致，其約數(shù)也可以使用阿拉伯?dāng)?shù)字。如:該省從機(jī)動財政中拿出近2000萬元，調(diào)撥鋼材3000多噸、水泥3萬多噸、柴油1400噸，用于農(nóng)田水利基本建設(shè)。

（七）行政機(jī)關(guān)公文和軍隊系統(tǒng)公文成文時間用漢語數(shù)字。

但黨委系統(tǒng)公文成文日期應(yīng)按規(guī)定使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

注意2：成文日期一般以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。聯(lián)合行文以簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電報以發(fā)出日期為準(zhǔn)。

二、公文起草過程中常見的行文錯誤

根據(jù)中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳2012年4月16日聯(lián)合印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，規(guī)定行文規(guī)則如下：見課件

公文中四種公文格式、十五個文種。起草公文，根據(jù)行文規(guī)則和公文內(nèi)容，首先確定文種，然后選擇適當(dāng)?shù)墓母袷?。起草“意見”，可能使用通用格式，也可能使用信函格式。起草“通知”，可能是平行文或下行文，也可能使用信函格式，但不可能使用上行文?/p>

（一）向上級機(jī)關(guān)行文

（二）向下級機(jī)關(guān)行文

（三）向同級機(jī)關(guān)行文

注意：

1、上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名。

2、上行文由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；

3、下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。

三、公文起草過程中常見的標(biāo)點錯誤

（一）多個書名號或引號并列時使用頓號分隔

（二）在標(biāo)示數(shù)值和起止年限時使用連接號不規(guī)范

（三）在并列分句中使用逗號統(tǒng)領(lǐng)

（四）在并列分句中使用句號后再使用分號

……

四、公文起草過程中常見的格式錯誤

公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。

以上內(nèi)容可以分為三部分，即版頭、主體、版記。

這就涉及到了公文中的版頭部分：

份號：頂格標(biāo)注在版心左上角第一行。一般用6位3號阿拉伯?dāng)?shù)字。如“№000017”。

密級：用3號黑體，頂格標(biāo)注在版心左上角第二行（份號下方），兩字之間空1個字。絕密★30年，機(jī)密★

20年，秘密★

10年。

緊急程度：用3號黑體，標(biāo)注于公文首頁左上角，密級下放。

發(fā)文字號：用3號仿宋。

簽發(fā)人：只有上行文才需注明簽發(fā)人，“簽發(fā)人”用3號仿宋

。發(fā)文字號居左空一字。簽發(fā)人姓名使用3號楷體。

發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成。上邊緣至版心上邊緣35mm，紅色小標(biāo)宋體字。聯(lián)合行文時，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布，文件兩字在其右側(cè)。

主體部分：

標(biāo)題

一般由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱、公文主題和文種組成，位于紅色分隔線下空二行位置。

標(biāo)題字體為2號小標(biāo)宋體字，排列分行合理、美觀、醒目。

多行標(biāo)題排列為梯形或菱形，不采用上下長度一樣的長方形和上下長、中間短的沙漏型。

多個發(fā)文機(jī)關(guān)名稱之間用空格分開，不加頓號，換行時省略。

正文中的層次序數(shù)

文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)一般依次用漢字“一”、漢字加圓括號“（一）”、阿拉伯?dāng)?shù)字“1”、阿拉伯?dāng)?shù)字加圓括號“（1）”，不得逆向使用。

層次序數(shù)：

第一層

“一、”

（黑體）（作為小標(biāo)題時句尾無標(biāo)點）；

第二層

“（一）”（楷體）（作為小標(biāo)題時句尾標(biāo)點可有可無）；

第三層“

1.”（仿宋）（無論是否作為小標(biāo)題，要有標(biāo)點）；

第四層

“（1）”（仿宋）（必須有標(biāo)點）。

附件：

另面編排，在版記前，與公文一起裝訂。3號黑體字，頂格在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中，編排版心第三行。如附件不能與正文一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注”附件”二字及附件順序號。

附注：發(fā)放范圍、注意事項、聯(lián)系人及方式。左空2字加括號標(biāo)成文日期一下行。

版記

置于公文最后一面，最后一要素置于最后一行。

1.抄送機(jī)關(guān)：指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)。4號仿宋。在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行,左右各空一字編排?！俺汀焙笕敲疤柡统蜋C(jī)關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一抄送機(jī)關(guān)名稱標(biāo)句號。如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外?編排方法同抄送機(jī)關(guān)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線。

2.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：公文印制主管部門，為黨政機(jī)關(guān)辦公室。4號仿宋，排在末條分隔線上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，日期右空一字，阿拉伯?dāng)?shù)字，后加“印發(fā)”二字。

3.頁碼：4號半角宋體阿拉伯，版心邊緣下，左右各一字線，距版心下邊緣7mm。單頁右空一字，雙頁左空一字。版記頁前有空白頁和版記頁，均不編頁碼。公文附件與正文一起裝訂時，頁碼連續(xù)編排。

（二）發(fā)文字號錯誤

（三）標(biāo)題

標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文的主要內(nèi)容和公文種類三部分組成。聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)較多時，只寫主辦機(jī)關(guān)名稱加“等X部委”字樣即可。標(biāo)題所表示的內(nèi)容一般只概括一項最主要的主題，避免多主題標(biāo)題。除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，標(biāo)題一般不使用標(biāo)點符號。標(biāo)題應(yīng)簡練，一般不超過50個漢字。

同一標(biāo)題文種只可使用一種。

（四）文種使用錯誤

1．“請示”“報告”混用

請示和報告為兩個文種，不能混用；沒有“請示報告”文種，在實際工作中常見到將請示報告合用的情況。Eg.《關(guān)于申請修繕辦公用房費(fèi)用的請示報告》

請示一般為下級單位上上級單位請示事項使用，通常一事一請示，不可在一個請示中請示多個事項；上級單位收到請示需做以回復(fù)。

報告為告匯報某項工作情況或告知某事項；收到報告上級單位一般不予回復(fù)，在報告中不可夾帶請示事項。

2．文種使用錯誤

15種公文種類，決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要；不可自造公文文種。

例：《關(guān)于第一次保密普查工作的總結(jié)》；“總結(jié)”不是公文文種，不能單獨(dú)成文，應(yīng)為《關(guān)于上報第一次保密普查工作總結(jié)的報告》

（八）、附件使用錯誤

附件為正文部補(bǔ)充和說明，當(dāng)其內(nèi)容為正文的主體時不能作為附件，而應(yīng)作為正文的一部分上報；

例：《關(guān)于上報2012年辦公室工作總結(jié)的報告》中，工作總結(jié)為正文主體，不能將其作為附件。