行政辦公綜合管理辦法

第一章

總

則

第一條

為加強(qiáng)公司治理，規(guī)范公司行政辦公及綜合管理秩序，做好來(lái)賓接待管理、員工言行規(guī)范、鑰匙管理及衛(wèi)生管理工作，制定本辦法。

第二條

本辦法適用于公司及其分、子公司。

第二章

來(lái)賓接待管理

第三條

做好來(lái)賓接待管理工作利于樹(shù)立公司良好形象，展示公司精神面貌，改善公司內(nèi)外環(huán)境，爭(zhēng)取各屆支持合作。來(lái)賓接待管理工作包括：主要任務(wù)、基本原則、程序規(guī)范、有關(guān)要求等。

第四條

主要任務(wù)有：

（一）安排客戶(hù)實(shí)地考察、調(diào)研交流等活動(dòng)。

（二）安排業(yè)務(wù)合伙人的業(yè)務(wù)交流、意向簽約等活動(dòng)。

（三）安排有關(guān)企業(yè)的業(yè)務(wù)合作、意向簽約等活動(dòng)。

（四）公司重要會(huì)議的會(huì)務(wù)工作。

（五）協(xié)助公司公關(guān)工作。

第五條

基本原則是：

（一）堅(jiān)持顧全大局原則。

強(qiáng)化公關(guān)意識(shí)，加大工作力度，注重公司形象，提高公司聲譽(yù)。

（二）堅(jiān)持規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化原則。

按制度和程序辦事，克服隨意性，既使用通俗易懂的有效溝通方式，又注重公司形象、禮儀和程序性，做到有禮有節(jié)、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

（三）堅(jiān)持厲行節(jié)約、量力而行原則。

應(yīng)根據(jù)來(lái)賓身份、人數(shù)和目的，確定公司陪同人員數(shù)量和招待物品配置，既要熱情周到，又不能鋪張浪費(fèi)。

（四）堅(jiān)持對(duì)口接待原則。

綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)保障一般性接待工作，重要接待任務(wù)和其他部門(mén)聯(lián)系的接待任務(wù)，由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)對(duì)口接待，綜合事務(wù)部予以配合。

第六條

程序規(guī)范包括：

（一）日常接待工作程序

1、接待前的準(zhǔn)備工作有：

（1）了解和熟悉來(lái)賓基本情況。

（2）制訂和落實(shí)接待計(jì)劃，商定活動(dòng)日程。

（3）做好其他細(xì)節(jié)工作。

2、接待中的服務(wù)工作有：

（1）安排專(zhuān)人迎接來(lái)賓。

（2）引導(dǎo)來(lái)賓進(jìn)入接待房間。

（3）安排領(lǐng)導(dǎo)與來(lái)賓見(jiàn)面會(huì)談。

（4）按照領(lǐng)導(dǎo)要求組織相關(guān)工作。

（5）按照領(lǐng)導(dǎo)要求安排就餐、送行等。

3、接待后的收尾工作有：

（1）誠(chéng)懇征求來(lái)賓對(duì)接待工作的意見(jiàn)，并詢(xún)問(wèn)有無(wú)需要接待人員辦理的事項(xiàng)。

（2）請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)是否安排電話、登門(mén)等回訪。

（二）日常接待工作規(guī)范

1、接打電話時(shí)，要使用文明語(yǔ)言，如“您好”、“請(qǐng)問(wèn)貴姓”、“您找哪位”、“請(qǐng)稍候”、“謝謝”等禮貌用語(yǔ)。

2、打電話之前，要準(zhǔn)備好記錄用紙、筆或其他所需文件資料，不能等電話接通后再去找上述物品，讓對(duì)方拿著聽(tīng)筒等候。

3、當(dāng)來(lái)賓到訪時(shí)，應(yīng)熱情迎接，主動(dòng)引導(dǎo)來(lái)賓參觀或到會(huì)議室交談，要防止出現(xiàn)讓來(lái)賓長(zhǎng)久等候無(wú)人過(guò)問(wèn)的情況。如本人有事離開(kāi)工作崗位，應(yīng)將辦公桌上的文件資料保管好，以免泄密或丟失。

4、宴請(qǐng)來(lái)賓時(shí)，應(yīng)根據(jù)宴請(qǐng)性質(zhì)和規(guī)模不同，分為工作餐、聚餐和宴會(huì)，并根據(jù)來(lái)賓身份，確定不同人員陪同，按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

第七條

有關(guān)要求：

（一）周密計(jì)劃、順暢高效。

根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖及來(lái)賓要求，認(rèn)真設(shè)計(jì)流程圖、日程表，做到嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、安全圓滿(mǎn)。

（二）嚴(yán)守規(guī)定、嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)。

授權(quán)范圍以外，任何人不得擅自向來(lái)賓做出任何決定和承諾，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，私自安排的宴請(qǐng)等接待費(fèi)用，一律不予報(bào)銷(xiāo)。

（三）注重形象、展示風(fēng)貌。

著裝整潔大方，談吐風(fēng)趣幽默，舉止優(yōu)雅得體，服務(wù)熱情周到，以展示公司的良好形象和精神風(fēng)貌。

（四）定期培訓(xùn)、提升素質(zhì)。

公司定期組織全體員工進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，熟悉接待常識(shí)，掌握禮儀規(guī)范，了解風(fēng)土民情，提高能力素質(zhì)。

第三章

員工言行規(guī)范

第八條

員工個(gè)人形象是公司整體形象的重要組成部分，每個(gè)員工的言行都是公司形象的反映與體現(xiàn)。熱情禮貌的言行不僅體現(xiàn)出公司員工的綜合素質(zhì)，更體現(xiàn)出公司深厚的文化底蘊(yùn)。員工言行規(guī)范主要包括：言談規(guī)范、介紹規(guī)范、握手規(guī)范、名片使用、引導(dǎo)客人規(guī)范、吸煙規(guī)范、電梯使用規(guī)范等。

第九條

言談規(guī)范應(yīng)做到：

（一）恰當(dāng)稱(chēng)呼他人。

在社交場(chǎng)合，無(wú)論新朋友還是老朋友，都應(yīng)稱(chēng)呼對(duì)方姓氏加頭銜或職稱(chēng)，這是對(duì)他人最基本的尊重。

（二）使用禮貌用語(yǔ)。

在受到對(duì)方贊揚(yáng)或幫助時(shí)應(yīng)當(dāng)表示感謝；在打擾或妨礙別人時(shí)，應(yīng)表示歉意；在指稱(chēng)陌生的第三者時(shí)，應(yīng)使用“那位先生”、“那位女士”等稱(chēng)呼。

（三）適時(shí)寒暄問(wèn)候。

正式交談前的寒暄問(wèn)候是展開(kāi)話題的重要手段。寒暄問(wèn)候時(shí)應(yīng)選取大家共同感興趣的話題，避免涉及個(gè)人隱私或敏感話題。

（四）注重交談禮儀。

態(tài)度誠(chéng)懇、語(yǔ)言親切，不要插入、打斷、諷刺、模仿他人說(shuō)話；語(yǔ)氣平和、語(yǔ)調(diào)平穩(wěn)，不要言語(yǔ)過(guò)激或玩笑過(guò)分；掌握分寸、注意忌諱，切記交談六不問(wèn)（年齡、婚姻、住址、收入、經(jīng)歷、信仰）。

第十條

介紹規(guī)范應(yīng)做到：

（一）介紹時(shí)，應(yīng)將被介紹人的姓名、單位、職務(wù)、職稱(chēng)等介紹清楚，如“某某經(jīng)理，這位是某某公司某某部經(jīng)理某某先生”。

（二）介紹時(shí)，應(yīng)先將職位低者介紹給職位高者，先將主人介紹給客人，先將男士介紹給女士。

（三）介紹時(shí)，應(yīng)將手心向上、五指并攏，指向被介紹者。

第十一條

握手規(guī)范應(yīng)做到：

（一）初次見(jiàn)面握手時(shí)，不應(yīng)握滿(mǎn)全手，僅握手指部位即可。

（二）握手時(shí)，伸出右手，上身直立微向前傾，目光平視對(duì)方，點(diǎn)頭致意。

（三）握手力度應(yīng)適中，力度太輕給人感覺(jué)無(wú)誠(chéng)意，太重給人感覺(jué)過(guò)于魯莽。

（四）握手時(shí)間一般在3秒鐘以?xún)?nèi)，握一兩下即可。

（五）如戴有手套，一定要脫掉手套再與對(duì)方握手。

（六）通常由年長(zhǎng)者、職位高者、上級(jí)先伸手發(fā)出握手信號(hào)，年輕者、職位低者、下級(jí)再伸出手與之呼應(yīng)。

（七）平級(jí)男士和女士之間，一定要女士先伸出手，男士再握其手。

（八）握手時(shí)切忌搶握，或者交叉相握。

第十二條

名片使用應(yīng)做到：

（一）與他人交換名片時(shí)，應(yīng)雙手遞上，身體微向前躬，手臂高度略與胸齊，并使用規(guī)范用語(yǔ)：“我叫××，這是我的名片”。

（二）若想得到對(duì)方名片，可使用的規(guī)范用語(yǔ)為：“如果您方便，請(qǐng)留張名片給我”。

（三）接受名片時(shí)，雙手接過(guò)對(duì)方名片仔細(xì)看一遍，細(xì)心收好，切忌隨意丟放。

（四）若發(fā)現(xiàn)名片上有不認(rèn)識(shí)的字或不理解的內(nèi)容，應(yīng)虛心求教，避免引起誤會(huì)。

第十三條

引導(dǎo)客人規(guī)范應(yīng)做到：

（一）引導(dǎo)途中，引導(dǎo)者應(yīng)走在客人側(cè)前方，若被引導(dǎo)的是一群人，引導(dǎo)者應(yīng)靈活處理，一般應(yīng)在最前面的人的側(cè)前方。

（二）指引方向時(shí)，右臂伸出，小臂與上臂略成直角，掌心向上，拇指微向內(nèi)屈，四指并攏伸直，指向所去方向。

（三）上樓梯時(shí)，引導(dǎo)者應(yīng)走在客人后面。

（四）下樓梯時(shí)，引導(dǎo)者應(yīng)走在客人前面。

（五）若有我方人員不認(rèn)識(shí)的客人來(lái)訪，引導(dǎo)者應(yīng)相互介紹，順序一般是先介紹我方人員給客人，再介紹客人給我方人員。

第十四條

吸煙規(guī)范應(yīng)做到：

（一）工作時(shí)間不能在公共辦公區(qū)內(nèi)吸煙，可以到總裁室、事業(yè)發(fā)展部辦公室或樓前等地方吸煙。

（二）若有訪客欲吸煙，在征得對(duì)方同意后，可到總裁室、事業(yè)發(fā)展部辦公室吸煙。

（三）在公共活動(dòng)場(chǎng)合不宜吸煙，若要吸煙，先看有無(wú)禁煙警示及煙缸等，再考慮是否吸煙。

第十五條

電梯使用規(guī)范應(yīng)做到：

（一）進(jìn)入電梯時(shí)，讓客人或領(lǐng)導(dǎo)先入，如果人較多，應(yīng)注意用手按住電梯按鈕以使所有人順利進(jìn)入。

（二）在電梯內(nèi)盡量站成凹形，以方便后入者。

（三）電梯內(nèi)空間較小，一般不宜交談。

（四）出電梯時(shí)，應(yīng)讓客人或領(lǐng)導(dǎo)先行，若自己站在門(mén)口而同行者

又較多，則應(yīng)先出電梯，按住電梯按鈕，等候他人出來(lái)。

（五）不得在電梯內(nèi)丟放垃圾。

第四章

鑰匙管理

第十六條

公司鑰匙由綜合事務(wù)部統(tǒng)一管理、配制，各子公司和各部門(mén)鑰匙由各子公司和各部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人保管。

第十七條

公司門(mén)禁外安全鎖鑰匙配制若干把，由公司領(lǐng)導(dǎo)和指定的專(zhuān)人保管。

第十八條

檔案柜鑰匙由各部門(mén)指定專(zhuān)人保管，不得隨意配制或借給他人使用，否則負(fù)連帶賠償責(zé)任。

第十九條

各部門(mén)辦公區(qū)內(nèi)鑰匙由各部門(mén)指定專(zhuān)人保管。

第二十條

各工位的抽屜鑰匙由所在工位人員負(fù)責(zé)保管。

第二十一條

各工位的抽屜備用鑰匙由綜合事務(wù)部統(tǒng)一保管，以備急需。

第二十二條

鑰匙保管人應(yīng)遵守以下規(guī)定，否則公司所受損失由保管人負(fù)賠償責(zé)任，并視情節(jié)輕重給予處罰：

（一）離職時(shí)應(yīng)將公司鑰匙交回綜合事務(wù)部。

（二）鑰匙遺失時(shí)，應(yīng)立即報(bào)告所在部門(mén)負(fù)責(zé)人。

（三）未經(jīng)綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，不得隨意配制鑰匙。

（四）不得隨意把鑰匙借給外人使用。

第五章

衛(wèi)生管理

第二十三條

舒適、優(yōu)美、整潔的工作環(huán)境，可以展示公司良好形象，激發(fā)員工工作活力，不斷提升工作質(zhì)量。衛(wèi)生管理工作主要包括：

衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)、個(gè)人工位衛(wèi)生、公共衛(wèi)生維護(hù)、衛(wèi)生區(qū)域劃分等。

第二十四條

衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)是：

（一）門(mén)窗(玻璃、窗臺(tái)、窗欞、窗簾)上無(wú)浮塵，地面無(wú)污物、污水、浮土。

（二）四周墻壁及其附屬物、裝飾品無(wú)蜘蛛網(wǎng)、浮塵。

（三）水杯、文件夾、文件柜等桌面物品擺放整齊，辦公桌上無(wú)浮塵，椅子擺放到位，個(gè)人隔斷干凈整潔。

（四）個(gè)人柜、公用柜內(nèi)外無(wú)浮塵、污跡，柜內(nèi)物品排列整齊、無(wú)灰塵，柜頂及表面保持潔凈、無(wú)灰塵、無(wú)污跡。

（五）電腦、打印機(jī)等設(shè)備保養(yǎng)良好，擺放端正，無(wú)灰塵、浮土。

（六）辦公室墻面、地面清潔干凈，無(wú)雜物、無(wú)異味。

第二十五條

個(gè)人工位衛(wèi)生應(yīng)做到：

（一）員工上班前5分鐘打掃個(gè)人工位衛(wèi)生，整理文件及物品，保持辦公桌及桌面、個(gè)人柜物品整潔整齊。

（二）個(gè)人物品、辦公桌椅、文件柜、更衣柜等衛(wèi)生由個(gè)人負(fù)責(zé)。

（三）離開(kāi)個(gè)人工位時(shí)，應(yīng)將座椅復(fù)位放好，桌面物品擺放整齊，下班時(shí)關(guān)閉電腦等電源插座。

（四）公司保密文件或資料應(yīng)及時(shí)入柜保管，不得長(zhǎng)時(shí)間放置在辦公桌上。

（五）公司墻壁不得懸掛、張貼個(gè)人物品。

第二十六條

公共衛(wèi)生維護(hù)應(yīng)做到：

（一）注意保持地面、墻面及公共區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生，保持辦公環(huán)境干

凈整潔，不得亂丟垃圾，不得隨地吐痰，不得胡亂張貼。

（二）保持室內(nèi)空氣清新，不得在公共區(qū)域內(nèi)抽煙、脫鞋、吃有異味的食物等。

（三）使用會(huì)議室人員要愛(ài)護(hù)會(huì)議室設(shè)施，保持會(huì)議室整潔，結(jié)束使用后要把座椅復(fù)歸原位、擺放整齊，及時(shí)清理使用產(chǎn)生的垃圾，關(guān)閉電腦、投影、照明、空調(diào)等電器。

（四）上班前各區(qū)域負(fù)責(zé)部門(mén)應(yīng)把開(kāi)水燒好。

（五）不能亂倒茶水，不要把水灑到桌面和地面上。

（六）垃圾桶必須套上垃圾袋使用，并及時(shí)傾倒。

（七）抹布使用后必須清洗干凈、疊好歸位，笤帚、簸箕、吸塵器等器具用后復(fù)位。

（八）每日最后離開(kāi)公司的人員，負(fù)責(zé)檢查電源、電腦、照明、空調(diào)等是否關(guān)閉，關(guān)好窗戶(hù)，鎖好大門(mén)。

（九）辦公區(qū)內(nèi)擺放的綠植由綜合事務(wù)部每周進(jìn)行一次修剪、澆水、清潔等日常維護(hù)。

（十）地毯清洗由綜合事務(wù)部每季度安排一次，各部門(mén)留人配合。

第二十七條

衛(wèi)生區(qū)域劃分：

（一）各部門(mén)負(fù)責(zé)的衛(wèi)生區(qū)域每日上班前打掃一次，并傾倒垃圾，空工位由同一部門(mén)人員負(fù)責(zé)打掃。

（二）每周五下午，公司組織一次大掃除，全員參加。

（三）區(qū)域劃分情況：

負(fù)責(zé)部門(mén)

衛(wèi)

生

區(qū)

域

戰(zhàn)略企劃部

戰(zhàn)略企劃部辦公室

事業(yè)發(fā)展部

事業(yè)發(fā)展部辦公區(qū)

綜合事務(wù)部

會(huì)議室、前臺(tái)、會(huì)客處、綜合事務(wù)部辦公區(qū)

團(tuán)隊(duì)建設(shè)部

事業(yè)發(fā)展部辦公室、團(tuán)隊(duì)建設(shè)部辦公區(qū)

科技信息部

科技信息部辦公室

財(cái)務(wù)中心

總裁辦公室、財(cái)務(wù)中心辦公室

第五章

附

則

第二十八條

本辦法的制定、修改、解釋由綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)。

第二十九條

本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行。