第一篇：文控中心管理

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公司文控中心管理辦法

第一章 總 則

一、為規(guī)范公司資料管理，加強(qiáng)資料的收集和管理工作，有效地保護(hù)和利用資料，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，增強(qiáng)公司資料的實(shí)用性和有效性，結(jié)合公司的實(shí)際，制定本辦法。

二、資料范圍

公司建檔范圍確定為：

公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料；財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料；勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料；生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；儀器、設(shè)備方面的文件材料；基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料；教育培訓(xùn)方面的文件材料；信息、情報(bào)方面的文件材料；其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。轉(zhuǎn)摘于wmxz.net 以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事文件資料、決定、委托書、更多免費(fèi)下載，盡在管理資源吧（004km.cn）管理資源吧（004km.cn），提供海量管理資料免費(fèi)下載！

協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價(jià)值的文件資料，以及百利集團(tuán)主要職能活動(dòng)和員工在從事研發(fā)和管理等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，對(duì)公司具有保存價(jià)值的文件材料。

公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說(shuō)明構(gòu)成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說(shuō)明）；錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng)）。

三、公司內(nèi)部各中心/部門和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。第二章 管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)

四、實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由集團(tuán)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)主體文件資料的管理，并對(duì)其他部門的文件資料管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)?？偨?jīng)辦設(shè)立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作，由系統(tǒng)管理部直接領(lǐng)導(dǎo)。文控中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu)，同時(shí)又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。文控中心的主要職責(zé)：

1．負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對(duì)各中心/部門文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

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2．制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。

3．負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。

4．嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解密工作。

5．開展文件、資料宣傳、咨詢活動(dòng)，做好文件、資料開放和利用工作，主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。

6．發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。7．開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。8．組織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)他們的工作。9．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集：

1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號(hào)。2．對(duì)遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全； 3．及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理： 1．區(qū)分全宗，確定立檔單位。

2．分類：依據(jù)文件資料來(lái)源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時(shí)按部門、是否保密、保密程度來(lái)分。

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2．1 大類分為：制度/規(guī)定：S；文件：F；資料：D；檔案：A；合同：B。2． 2 部門拼音縮寫：物控：WK；生管：SG；倉(cāng)儲(chǔ)：CC；品管：PG；研發(fā)：YF；技術(shù)：JS；客服：KF；采購(gòu)：CG；生產(chǎn)：SH；市場(chǎng)：SC；銷售： XS ；設(shè)備：SB；財(cái)務(wù)：CW；OEM：WB；后總：HZ；總經(jīng)辦：ZJ；人力資源：RL；制造中心：ZZ；營(yíng)銷中心：YX；研發(fā)技術(shù)中心：YJ；財(cái)務(wù)中心：CW；廣州分公司：GZ；上海分1公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司：XG；信念公司：XN。

2．3 保密用Y表示，非密級(jí)則用N表示。

2．4 密級(jí)：絕密：AS；機(jī)密：CS；秘密：PS；無(wú)：OP 編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，□（文件資料大類）□□（部門前兩位拼音縮寫）□（是否保密）□□（密級(jí)程度）□□（年份）□□□□（流水號(hào)）。如總經(jīng)辦2004年某份制度編碼為：SZJNOP040001。3．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。

4．案卷排列：立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。

5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過(guò)窄應(yīng)加襯邊；材料過(guò)寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。6．對(duì)所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

7．每年對(duì)文件資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對(duì)破損和褪色的材更多免費(fèi)下載，盡在管理資源吧（004km.cn）管理資源吧（004km.cn），提供海量管理資料免費(fèi)下載！

料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

8．對(duì)文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期上報(bào)主管部門。集團(tuán)各部門及下屬公司兼職或?qū)Ｂ毼目貑T應(yīng)定期（每月兩次，分別于月初、月中）報(bào)送相關(guān)資料至文控專員。

9．公司文件資料保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。對(duì)保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀。10．公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管：

1．防止文件資料的損壞，延長(zhǎng)資料的壽命，維護(hù)資料的安全； 2．公司設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募?kù)保存文件資料；

3．做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。

九、文件資料借閱、利用工作：

1．總監(jiān)級(jí)（含）以上人員借閱非密級(jí)文件資料可直接通過(guò)文控中心管理員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)文件資料時(shí)，須填寫《借閱文件申請(qǐng)表》（附件1），部門經(jīng)理簽批、總經(jīng)辦系統(tǒng)管理部經(jīng)理核審后方能調(diào)閱。

2．公司文件密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)文件資料禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)文件資料只能在文控中心閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)文件資料的借閱本部門由部門負(fù)責(zé)人審更多免費(fèi)下載，盡在管理資源吧（004km.cn）管理資源吧（004km.cn），提供海量管理資料免費(fèi)下載！

批，跨部門的由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

3．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。

4．借閱期限不得超過(guò)一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5．借閱文件資料者應(yīng)愛護(hù)資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。6．外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

7．公司內(nèi)文件資料利用的方式有：1)提供文件資料原件；2)提供文件資料復(fù)印件；3)提供文獻(xiàn)索引資料。

8．出文部門負(fù)責(zé)人要求或同意時(shí)，文控中心應(yīng)主動(dòng)向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。

第四章

文件資料的鑒定和銷毀

1．公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷毀期時(shí)，由文件資料管理員填寫《公司文件資料銷毀審批表》（附件2）交部門主管人員、系統(tǒng)管理部經(jīng)理審核，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級(jí)的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后方更多免費(fèi)下載，盡在管理資源吧（004km.cn）管理資源吧（004km.cn），提供海量管理資料免費(fèi)下載！

可銷毀。

2．銷毀時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上簽字。

3．對(duì)已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司文件資料，文控中心管理員須認(rèn)真核對(duì)，編制《銷毀清單》（附件3），將批準(zhǔn)的《公司文件資料銷毀審批表》和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。第五章

附

則

1．文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)文件資料進(jìn)行管理，提高管理效率。2．本辦法由總經(jīng)辦解釋、補(bǔ)充。自頒布之日起生效。

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第二篇：文控中心管理規(guī)定

文件控制管理規(guī)定

1.0 目的為確保文控中心日常工作的正常進(jìn)行，規(guī)范公司資料管理，加強(qiáng)資料的收集和管理工作，有效地保護(hù)和利用資料，為公司的各項(xiàng)工作服務(wù)，增強(qiáng)公司資料的實(shí)用性和有效性，結(jié)合公司的實(shí)際制定本規(guī)定。

2.0 文控管理資料范圍

2.1 公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件資料

2.2 公司股東會(huì)、董事會(huì)、及重要會(huì)議等形成的文件材料

2.3 各類決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件

2.4 勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)等管理方面的文件材料

2.5 經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、安全生產(chǎn)、各類儀器、設(shè)備等文

件材料

2.6 工作規(guī)劃、工作總結(jié)、項(xiàng)目方案、客戶資料以及模具分公司

所有技術(shù)圖紙等

2.7受控文件還包括：各類光碟、聲像資料、照片文件、影片、錄

音、錄像（含政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng)等）

2.8 報(bào)刊雜志管理

3.0 文件控制原則

嚴(yán)格按照程序文件實(shí)施公司文件受控。

4.0 文控制度

4.1 文控中心接收各部門/科室移交需受控或發(fā)放的文件時(shí)間為：

上午9：00～11：00；下午14：00～16：00，其余時(shí)間原則上不接收（除特殊情況外）

4.2 文控負(fù)責(zé)人會(huì)在接到需發(fā)放的受控文件后的4個(gè)小時(shí)內(nèi)發(fā)放

到相關(guān)部門，如緊急處理文件在交付文控時(shí)予以緊急程度說(shuō)明，以便文控優(yōu)先對(duì)此類文件做好受控的管理工作，盡快發(fā)放到相關(guān)部門。

4.3 對(duì)于要回收的文件，各相關(guān)部門做好整理配合工作，對(duì)于回

收時(shí)受控文件丟失的部門視文件重要性做出相應(yīng)的處罰。

4.4 中層以上人員借閱非密級(jí)文件，資料可直接通過(guò)文控中心負(fù)

責(zé)人辦理借閱手續(xù)；因工作需要，公司其他人員需借非密級(jí)文件資料時(shí)須填寫《借閱文件臺(tái)帳》，經(jīng)部門部長(zhǎng)批準(zhǔn)。借閱期限一般不超過(guò)一個(gè)星期，到期歸還，如需再借，辦理續(xù)借手續(xù)。對(duì)到期不還者視情節(jié)做出相應(yīng)的處罰。

4.5 密級(jí)文件的借閱必須是總經(jīng)理及以上人員審批，原則上不可

以帶出文控中心，如特殊情況須在審批時(shí)注明借出資料室。

4.6 借閱文件資料者應(yīng)愛護(hù)資料，確保資料完整性不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、折散或損毀注間安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，借閱文件資料交換時(shí)須當(dāng)面看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，報(bào)管理部部長(zhǎng)視情況做出相關(guān)處罰。

4.7 公司任何個(gè)人或部門除文控中心外不得銷毀公司文件資料，當(dāng)某些文件資料到了銷毀時(shí)由文控中心填寫《文件銷毀（留用）申請(qǐng)單》，由管理部部長(zhǎng)（管理型文件）或管理者代表（體

系要求文件）審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)；一般文件的銷毀由管理部部長(zhǎng)批準(zhǔn)即可。文控中心要永久保存《文件銷毀清單》。

4.8 文控管理人員會(huì)定期或不定期到各部門/科室檢查現(xiàn)場(chǎng)有沒有

非受控文件的使用、受控文件是否完好，是否流通于其它部門等，對(duì)發(fā)現(xiàn)不符合文件控制要求的，要求其部門負(fù)責(zé)人做出書面檢討，并及時(shí)改正。

4.9 現(xiàn)場(chǎng)每發(fā)現(xiàn)一例非受控文件在使用對(duì)使用人處1-2元/例處罰，對(duì)主管處100元/例處罰。

4.10 文控管理員要負(fù)責(zé)對(duì)文件的跟蹤，控制與保密工作，嚴(yán)禁丟

失損壞，泄露公司受控文件和機(jī)密信息，如有發(fā)生視情況嚴(yán)重性按相關(guān)規(guī)定做出相關(guān)處罰

4.11 若發(fā)現(xiàn)文件資料丟失無(wú)論責(zé)任是自己或他人均要立即呈報(bào)處

理，不得隱瞞。

4.12 對(duì)于文件資料的控制具體辦法按《文件控制程序》施行。

4.13 本規(guī)定由管理部解釋、補(bǔ)充。

第三篇：公司文控中心方法管理

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公司文控中心方法管理

第一章 總 則

一、為規(guī)范公司資料管理，加強(qiáng)資料的收集和管理工作，有效地保護(hù)和利用資料，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，增強(qiáng)公司資料的實(shí)用性和有效性，結(jié)合公司的實(shí)際，制定本辦法。

二、資料范圍 公司建檔范圍確定為：

公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料；公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料；財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料；勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料；經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料；生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；儀器、設(shè)備方面的文件材料；基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料；科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料；教育培訓(xùn)方面的文件材料；信息、情報(bào)方面的文件材料；其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。轉(zhuǎn)摘于 以上文件材料包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價(jià)值的文件資料，以及百利集團(tuán)主要職能活動(dòng)和員工在從事研發(fā)和管理等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，對(duì)公司具有保存價(jià)值的文件材料。

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公司資料還包括聲像資料：照片文件資料（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說(shuō)明構(gòu)成）；影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說(shuō)明）；錄音文件資料（含唱片、錄音帶）；錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng)）。

三、公司內(nèi)部各中心/部門和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。第二章 管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)

四、實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由集團(tuán)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)主體文件資料的管理，并對(duì)其他部門的文件資料管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。總經(jīng)辦設(shè)立文控中心，配備文控中心管理員分管公司主體文件資料工作，由系統(tǒng)管理部直接領(lǐng)導(dǎo)。文控中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu)，同時(shí)又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。文控中心的主要職責(zé)：

1．負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對(duì)各中心/部門文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

2．制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。

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3．負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。

4．嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解密工作。

5．開展文件、資料宣傳、咨詢活動(dòng)，做好文件、資料開放和利用工作，主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。

6．發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。7．開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。8．組織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)他們的工作。9．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集：

1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號(hào)。2．對(duì)遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全； 3．及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理： 1．區(qū)分全宗，確定立檔單位。

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2．分類：依據(jù)文件資料來(lái)源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時(shí)按部門、是否保密、保密程度來(lái)分。

2．1 大類分為：制度/規(guī)定：S；文件：F；資料：D；檔案：A；合同：B。2．2 部門拼音縮寫：物控：WK；生管：SG；倉(cāng)儲(chǔ)：CC；品管：PG；研發(fā)：YF；技術(shù)：JS；客服：KF；采購(gòu)：CG；生產(chǎn)：SH；市場(chǎng)：SC；銷售：XS ；設(shè)備：SB；財(cái)務(wù)：CW；OEM：WB；后總：HZ；總經(jīng)辦：ZJ；人力資源：RL；制造中心：ZZ；營(yíng)銷中心：YX；研發(fā)技術(shù)中心：YJ；財(cái)務(wù)中心：CW；廣州分公司：GZ；上海分1公司：SH；北京分公司：BJ；香港分公司：XG；信念公司：XN。2．3 保密用Y表示，非密級(jí)則用N表示。

2．4 密級(jí)：絕密：AS；機(jī)密：CS；秘密：PS；無(wú)：OP 編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，□（文件資料大類）□□（部門前兩位拼音縮寫）□（是否保密）□□（密級(jí)程度）□□（年份）□□□□（流水號(hào)）。如總經(jīng)辦2004年某份制度編碼為：SZJNOP040001。3．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。

4．案卷排列：立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。

5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過(guò)窄應(yīng)加襯邊；材料過(guò)寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。

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6．對(duì)所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

7．每年對(duì)文件資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

8．對(duì)文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期上報(bào)主管部門。集團(tuán)各部門及下屬公司兼職或?qū)Ｂ毼目貑T應(yīng)定期（每月兩次，分別于月初、月中）報(bào)送相關(guān)資料至文控專員。

9．公司文件資料保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。對(duì)保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀。10．公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管：

1．防止文件資料的損壞，延長(zhǎng)資料的壽命，維護(hù)資料的安全； 2．公司設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募?kù)保存文件資料；

3．做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。

九、文件資料借閱、利用工作：

1．總監(jiān)級(jí)（含）以上人員借閱非密級(jí)文件資料可直接通過(guò)文控中心管理員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)文件資料時(shí)，須填寫《借

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閱文件申請(qǐng)表》（附件1），部門經(jīng)理簽批、總經(jīng)辦系統(tǒng)管理部經(jīng)理核審后方能調(diào)閱。

2．公司文件密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)文件資料禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)文件資料只能在文控中心閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)文件資料的借閱本部門由部門負(fù)責(zé)人審批，跨部門的由系統(tǒng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；跨系統(tǒng)的由總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。3．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。

4．借閱期限不得超過(guò)一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5．借閱文件資料者應(yīng)愛護(hù)資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

6．外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

7．公司內(nèi)文件資料利用的方式有：1)提供文件資料原件；2)提供文件資料復(fù)印件；3)提供文獻(xiàn)索引資料。

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8．出文部門負(fù)責(zé)人要求或同意時(shí)，文控中心應(yīng)主動(dòng)向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。

第四章 文件資料的鑒定和銷毀

1．公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷毀期時(shí)，由文件資料管理員填寫《公司文件資料銷毀審批表》（附件2）交部門主管人員、系統(tǒng)管理部經(jīng)理審核，經(jīng)集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級(jí)的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的文件資料由系統(tǒng)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

2．銷毀時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上簽字。

3．對(duì)已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司文件資料，文控中心管理員須認(rèn)真核對(duì)，編制《銷毀清單》（附件3），將批準(zhǔn)的《公司文件資料銷毀審批表》和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。第五章 附 則

1．文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)文件資料進(jìn)行管理，提高管理效率。2．本辦法由總經(jīng)辦解釋、補(bǔ)充。自頒布之日起生效。

第四篇：文控中心管理辦法

文控中心管理辦法 第一章 總 則

一、目的：

為規(guī)范公司文件管理，加強(qiáng)資料的收集和管理工作，有效地保護(hù)和利用資料，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，增強(qiáng)公司資料的實(shí)用性和有效性，結(jié)合公司的實(shí)際，制定本辦法。

二、資料范圍 公司資料范圍確定為：

a)公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、登記等方面的文件材料； b)公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料； c)財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料；

d)勞動(dòng)工資、人事、法律事務(wù)管理方面的文件材料； e)經(jīng)營(yíng)管理方面的文件材料； f)生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件材料；

g)產(chǎn)品生產(chǎn)、能量消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料； h)儀器、設(shè)備方面的文件材料； i)基本建設(shè)、工程設(shè)計(jì)、施工、竣工、維修方面的文件材料； j)科研、技術(shù)引進(jìn)、轉(zhuǎn)讓方面的材料； k)教育培訓(xùn)方面的文件材料； l)信息、情報(bào)方面的文件材料； m)其他具有利用和保存價(jià)值的文件材料。

n)決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件，各類會(huì)議文件、重要記錄、工作

計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知、技術(shù)圖紙、方案、廠商資料等具有參考價(jià)值的文件資料，以及公司主要職能活動(dòng)和員工在從事研發(fā)和管理等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，對(duì)公司具有保存價(jià)值的文件材料。公司資料還包括聲像資料：

a)照片文件資料（含新聞、科技、藝術(shù)照片，由原版、翻版底片、照片、文字說(shuō)明構(gòu)成）； b)影片文件資料（含原版底片、拷貝及文字說(shuō)明）； c)錄音文件資料（含唱片、錄音帶）； d)錄像文件資料（含政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文娛、廣告活動(dòng)）。

三、義務(wù)

公司內(nèi)部各中心/部門和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。

第二章 管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)

四、實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制

由文控中心負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系的管理，并對(duì)其他部門的文件資料管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。文控中心配備文控專員分管公司質(zhì)量管理體系文件資料工作，由管理者代表直接領(lǐng)導(dǎo)。文控專員的職責(zé)是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、職責(zé)

文控中心既是公司文件、資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu)，同時(shí)又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。文控中心的主要職責(zé)：

1．負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對(duì)各部門文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

2．制訂和組織實(shí)施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。

3．負(fù)責(zé)公司質(zhì)量管理體系文件的收集、整理、分類、存檔、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。4．嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解密工作。

5．開展文件、資料宣傳、咨詢活動(dòng)，做好文件、資料的利用工作，主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。

6．開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。7．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的收集：

1．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本號(hào)。2．對(duì)遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全； 3．及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理： 1．區(qū)分全宗，確定立檔單位。

2．分類：依據(jù)文件資料來(lái)源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時(shí)按部門、是否保密、保密程度來(lái)分。

2.1 大類分為：質(zhì)量文件：A；技術(shù)文件：B；制度/規(guī)定：C；參考資料：D；檔案：E；合同：F。

2.2 部門拼音縮寫：

采購(gòu)部：CG；生產(chǎn)技術(shù)部：SJ；倉(cāng)儲(chǔ)部：CC；品管部：PG；研發(fā)部：YF；LED事業(yè)部：NE；產(chǎn)品部：CP；項(xiàng)目部：XM；客戶服務(wù)部：KF；燈桿分廠：DG；表面分廠：BM；庭園燈分廠：TY；裝配分廠：ZP；銷售部：XS；營(yíng)銷辦：YX；設(shè)備維修部：SB；財(cái)務(wù)：CW；綜合辦：ZH；華體安裝公司：AZ；昆明辦事處：KM；重慶辦事處：CQ；陜西辦事處：SX；廣西辦事處：GX；貴陽(yáng)辦事處：GY； 2.3 保密用Y表示，非密級(jí)則用N表示。2.4 密級(jí)：絕密：AS；機(jī)密：CS；秘密：PS；無(wú)：OP 2.5編碼原則：編碼共為十二位數(shù)，□（文件資料大類）□□（部門前兩位拼音縮寫）□（是否保密）□□（密級(jí)程度）□□（年份）□□□□（流水號(hào)）。如綜合辦2010年某份制度編碼為：SZHNOP100001。

3．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。

4．案卷排列：立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。

5．整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過(guò)窄應(yīng)加襯邊；材料過(guò)寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。

6．對(duì)所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

7．每年對(duì)文件資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

8．對(duì)文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期上報(bào)主管部門。各部門文件管理員應(yīng)定期（每月兩次，分別于月初、月中）報(bào)送相關(guān)資料至文控專員。9．公司文件資料保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。對(duì)保管期限已滿的文件資料依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定銷毀。10．公司應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止文件資料失密和泄密。

八、文件資料的保管：

1．防止文件資料的損壞，延長(zhǎng)資料的壽命，維護(hù)資料的安全； 2．公司設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募?kù)保存文件資料；

3．做好文控中心的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。

九、文件資料借閱、利用工作：

1．總監(jiān)級(jí)（含）以上人員借閱非密級(jí)文件資料可直接通過(guò)文控專員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)文件資料時(shí)，須填寫《借閱文件申請(qǐng)表》（附件1），部門經(jīng)理簽批方能調(diào)閱。

2．公司文件密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)文件資料禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)文件資料只能在文控中心閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)文件資料經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)文件資料，借閱本部門的由部門負(fù)責(zé)人審批，跨部門的由管理者代表批準(zhǔn)。3．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。4．借閱期限不得超過(guò)一星期，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

5．借閱文件資料者應(yīng)愛護(hù)資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時(shí)，須當(dāng)面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

6．外單位借閱文件資料，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內(nèi)容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。7．公司內(nèi)文件資料利用的方式有： 1)提供文件資料原件； 2)提供文件資料復(fù)印件； 3)提供文獻(xiàn)索引資料。

8．出文部門負(fù)責(zé)人要求或同意時(shí)，文控中心應(yīng)主動(dòng)向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務(wù)，主要方面為經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略信息、管理信息、產(chǎn)品信息、專題技術(shù)信息等。第四章 文件資料的鑒定和銷毀

1．公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司文件資料。當(dāng)某些文件資料到了銷毀期時(shí)，由文件資料管理員填寫《文件（資料）處置審批表》交部門經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。凡屬于密級(jí)的文件資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的文件資料由部門經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

2．銷毀時(shí)，必須由總經(jīng)理或部門經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清單上簽字。3．對(duì)已失效的、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司文件資料，文控專員須認(rèn)真核對(duì)，編制《銷毀清單》，將批準(zhǔn)的《文件（資料）處置審批表》和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。第五章 附 則

1．文控中心積極采用電腦信息系統(tǒng)對(duì)文件資料進(jìn)行管理，提高管理效率。2．本辦法由文控中心解釋、補(bǔ)充。自頒布之日起生效。

第五篇：文控中心管理辦法

文控中心管理辦法

第一章

總 則

一、為規(guī)范公司資料管理，加強(qiáng)資料的收集和管理工作，有效地保護(hù)和利用資料，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，增強(qiáng)公司資料的實(shí)用性和有效性，結(jié)合公司的實(shí)際，制定本辦法。

二、資料范圍

公司建檔范圍確定為：

公司章程、股東名薄、組織規(guī)程及辦事細(xì)則、董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債券憑證、工程設(shè)計(jì)圖及各種技術(shù)管理方面的文件材料、儀器設(shè)備方面的文件材料；教育培訓(xùn)、信息、情報(bào)方面的文件材料；預(yù)算決算書類、事業(yè)計(jì)劃資料、期滿或解除之合約、在職及離職人員的檔案；各類會(huì)議文件、重要紀(jì)錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、經(jīng)營(yíng)情況、人事文件資料、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案及其他各種方案、通知、廠商資料等具有參考價(jià)值的文件資料。

三、約束范圍

公司內(nèi)部各部門和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守本辦法，并應(yīng)承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)文件、資料的義務(wù)。

第二章

管理體制及其機(jī)構(gòu)職責(zé)

四、實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制。由公司文控中心負(fù)責(zé)主體文件資料的管理，并對(duì)其他部門的文件資料工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。公司設(shè)立文控中心，配備文控中心管理員管理公司主體文件資料工作，由直屬上級(jí)直接領(lǐng)導(dǎo)。文控中心管理員的職責(zé)是保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

文控中心即是公司文件、文件資料工作的行政職能管理部門，又是永久保存和保護(hù)文件資料的機(jī)構(gòu)，同時(shí)又是開發(fā)利用文件資料資源的信息交流中心。

五、文控中心的主要職責(zé)：

1、負(fù)責(zé)規(guī)劃、協(xié)調(diào)全公司文件、資料工作，對(duì)各部門文件、資料工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

2、制定和組織實(shí)施公司關(guān)于文件、資料工作的規(guī)章制度。

3、負(fù)責(zé)公司文件和有關(guān)資料的收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護(hù)、統(tǒng)計(jì)等工作。

4、嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料密級(jí)劃控和守密、解密工作。

5、開展文件、資料宣傳、咨詢活動(dòng)，做好文件、資料開放和利用工作，主動(dòng)為公司各項(xiàng)工作和員工服務(wù)。

6、發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。

7、開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。

8、組織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)他們的工作。

9、確保文件資料的安全。

第三章 文件材料的管理工作

六、文件資料材料的調(diào)閱點(diǎn)收原則：

1、建立健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、5年、1年等）；注明文件的版本號(hào)。

2、對(duì)遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；

3、及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

4、文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有管理部門的簽字。

5、任何人需調(diào)閱檔案時(shí)，填寫“調(diào)閱申請(qǐng)單”需由總經(jīng)理審批后向檔案管理員調(diào)閱。

6、調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)文件，不得于正式文件上加以標(biāo)記,書寫任何文字、圖形或符號(hào)以確保全公司統(tǒng)一性。不得抽換增損，如有拆開必要時(shí)，亦須報(bào)明原因，由檔案管理員負(fù)責(zé)處理。

7、凡加蓋文件控制章之文件資料，各單位不得擅自影印,如發(fā)現(xiàn)缺頁(yè)、破損、字跡模糊,可向文管中心申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)，若相關(guān)方需求相關(guān)單位可以傳真的形式傳達(dá)，若需在上面寫接受人可以使用鉛筆，傳真完畢后檫除歸檔。

8、9、調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于約定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)另行填寫“調(diào)閱單”由總經(jīng)理審批，不得私自傳閱。

10、無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。

11、有價(jià)證券或其他貴重物品，應(yīng)檢查有關(guān)說(shuō)明、保修卡、配套附件是否完整，發(fā)票保留復(fù)印件，原件由財(cái)務(wù)部做賬。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理：

1、區(qū)分全宗，確定立檔單位。

2、分類：依據(jù)文件資料來(lái)源，時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類出按大類外，同時(shí)按部門、是否保密、保密程度來(lái)分。

2.1 大類分為：制度規(guī)定：S；文件：F；資料：D；檔案：A；合同：B。

2.2 部門按拼音縮寫：技術(shù)：JS;海外銷售：HW；區(qū)域銷售：QY;財(cái)務(wù)：CW;生產(chǎn)：SH;運(yùn)營(yíng)：YY;人事行政：RS。

2.3 保密用Y表示，非密級(jí)則用N表示。

2.4 密級(jí)：絕密：AS；機(jī)密：CS;秘密：PS；無(wú)：OP。編碼原則：編碼共為十二個(gè)數(shù)，（文件資料大類）（部門前兩位拼音縮寫）（是否保密）（保密程度）（年份）（流水號(hào)）。如人事行政部2010年某份制度編碼為：SRSNOP100001。

3、歸檔前將資料分類，放置在代辦卷宗內(nèi)。

4、案卷排列： 文件排列除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷。4.1 永久保存：（1）公司章程；

（2）股東名?。?/p>

（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則；（4）董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；（5）財(cái)務(wù)報(bào)表；

（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；

（7）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債券憑證；

（8）工程設(shè)計(jì)圖及各種技術(shù)管理方面的文件材料；（9）其他經(jīng)核定須永久保存的文書。4.2 10年保存：

（1）預(yù)算、決算書類；（2）會(huì)計(jì)憑證；（3）事業(yè)計(jì)劃資料；

（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書 4.3 5年保存：

（1）期滿或解除之合約；

（2）其他經(jīng)核定保存5年的文件。

4.4 1年年保存：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。另離職人員檔案：紙質(zhì)檔案1年以上，電子版3年以上，有糾紛及開出人員10年以上。

5、整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過(guò)寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附操件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。

6、對(duì)所有部門文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

6.1文件如系新增加文件，應(yīng)就“檔案分類編號(hào)表”，查明該文件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號(hào)。

6.2文件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號(hào)予以同號(hào)編列。檔號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一文件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號(hào)。

6.3檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的文件，應(yīng)將檔號(hào)填寫于文件首頁(yè)的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。

7、檔卷清理

7.1 管檔人員應(yīng)維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時(shí)，依規(guī)定清理一次，已屆滿保存期限者，得予銷毀；銷毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必要時(shí)向主管官署報(bào)備，并于目錄表之附注欄內(nèi)著名銷毀日期。

7.2保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存價(jià)值者，檔案人員應(yīng)將其保留，并注明保留文件的主要內(nèi)容及部分文件銷毀日期。

八、文件資料的保管：

1． 防止文件資料的損壞，延長(zhǎng)資料的壽命，維護(hù)資料的安全； 2． 公司設(shè)立專門地點(diǎn)或?qū)Ｓ梦募?kù)保存文件資料；

3． 做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。

附件：本辦法由總經(jīng)辦解釋、補(bǔ)充。自頒布之日起生效