第一篇：關(guān)于檔案整理工作的案例分析

關(guān)于檔案整理工作的案例分析——以文書檔案為例

一、背景

檔案是人類認(rèn)識世界、改造世界的歷史記載，同時也是傳承和發(fā)揚(yáng)民族歷史文化的重要載體。做好檔案管理工作不僅可以使其成為公眾教育的歷史教材、發(fā)展各項事業(yè)的依據(jù)與借鑒，同時也對于我國進(jìn)行社會主義現(xiàn)代化建設(shè)具有重大意義。而檔案整理是檔案管理的一項基本業(yè)務(wù)和基本前提，它直接關(guān)系檔案的利用和開放，是整個檔案工作的基本建設(shè)。因此首先做好檔案整理工作顯得尤其重要。2014年5月1日至6月27日，經(jīng)學(xué)院安排，我在天津市委統(tǒng)戰(zhàn)部研究室進(jìn)行將近兩個月的實習(xí)活動。期間，也做了許多檔案整理的工作，尤其以文書檔案居多。下面，本文就以文書檔案為例展開案例分析。

二、文書檔案簡介

文書檔案是反映黨務(wù)、行政管理等活動的檔案。它記錄了一個社會組織所從事的各類管理活動，如黨群管理、財務(wù)管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理等。文書檔案通常是由辦理完畢的有保存價值的文書轉(zhuǎn)化而成，文件是法定機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和個人在各種活動中，為互相聯(lián)系和處理事務(wù)等實際需要，用文字、圖表等方式直接記錄下來的具有完整體式和處理程序的信息材料。我所在的實習(xí)單位是市委統(tǒng)戰(zhàn)部研究室，主管部內(nèi)刊物；收集處理統(tǒng)一戰(zhàn)線的信息；承擔(dān)統(tǒng)戰(zhàn)工作重要文件、重要文章的起草是其基本職責(zé)之一，在實習(xí)中，在老師的指導(dǎo)下，我?guī)椭鷨挝徽砹舜蠹s16盒共計400多件檔案，以單位內(nèi)部雜志、各級各類文件、會議紀(jì)要、工作總結(jié)為主要內(nèi)容。

三、文書檔案整理流程

在實習(xí)過程中，我有幸參加了市檔案局來統(tǒng)戰(zhàn)部舉行的一場關(guān)于檔案整理的培訓(xùn)活動。在會議上，我仔細(xì)聽講，注意要點(diǎn)、易錯點(diǎn)，同時做好聽講記錄。這為我的實習(xí)提供了專業(yè)知識和指導(dǎo)，促進(jìn)了工作的順利開展。

（1）收集

收集是歸檔整理的前提、根本，沒有收集齊全完整的文件資料，歸檔整理就不能很好地反映立檔單位的歷史面貌和工作情況。歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)包括上下級文件材料、本機(jī)關(guān)文件材料以及同級機(jī)關(guān)文件材料。在實習(xí)過程中，單位直接給我提供需要?dú)w檔的材料，所以這一環(huán)節(jié)就被省略了，也為我下一步的工作加快了速度。

（2）分類

歸檔文件采用年度——保管期限分類法進(jìn)行分類。A、區(qū)分年度

①年度以落款日期為準(zhǔn)。如2013年形成的《2012年工作總結(jié)》應(yīng)放入2013年。

②跨年度的文件放入辦結(jié)的年度。如2012年形成的《2013至2014年工作規(guī)劃》應(yīng)放入2012年。

③幾個文件合為一件，“件”的日期應(yīng)以裝訂時排在最前面的文件日期為準(zhǔn)。④會議記錄本以該本最后一次會議記錄時間為準(zhǔn)，等等。B、區(qū)分保管期限

將歸檔文件分為永久、定期分開，定期時間分為30年、10年。永久保管的文書檔案分為:

①本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；

②本機(jī)關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料； ③本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)等；

④本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人士任免等文件材料；

⑤同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料，等等。

定期保存的文件資料：如，信息簡報為10年；上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察講話，級別為省部級以下為30年；本機(jī)關(guān)為上級機(jī)關(guān)起草的業(yè)務(wù)文件草稿為30年；聯(lián)合發(fā)文，協(xié)辦方為30年；全年的工作總結(jié)，各處室保存期限為30年；季度、上、下半年工作總結(jié)保存期限為10年，等等。

（3）裝訂 A、文件的修整

修裱破損的文件、拆除金屬物，復(fù)制字跡模糊或易褪色的文件。B、文件的裝訂

采用線裝結(jié)合袋裝的形式。袋裝是將金屬物排除后，放入無酸牛皮紙中。對于較厚的文件，可以先線裝（三孔一線），然后放入牛皮紙中。

（4）排列

在同一保管期限下，遵循文件的形成規(guī)律，按照“文件的生成結(jié)果在上”為原則進(jìn)行文件排列。

一件文件的排列順序為：

發(fā)文與定稿為一件，發(fā)文在前；正文和附件為一件，正文在前；請示與批復(fù)為一件，批復(fù)在前；轉(zhuǎn)發(fā)件和被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)件在前；原件和復(fù)制件為一件，復(fù)制件在前，等等。

（5）蓋章編號

歸檔文件應(yīng)按照排列次序逐件編號，在文件右上角空白部分加蓋歸檔章，歸檔章設(shè)置全宗號、年份、保管期限、室編件號、館編件號、機(jī)構(gòu)或問題六個部分。注意的是室編件號應(yīng)是連續(xù)排序，中間不能有遺漏。

（6）編寫頁碼

可以在每頁的右下方編寫頁碼，按順序編寫，需要注意的是如果一頁正反面都有內(nèi)容的話，應(yīng)該編寫為2頁。另外，在第一頁可以寫下每件的總頁碼，方便電腦著錄時直接錄入。

（7）電腦著錄

電腦著錄就是把有關(guān)的信息輸入專用的檔案管理電腦中，錄入的信息盡量詳盡、準(zhǔn)確。歸檔文件目錄一般設(shè)置有題名、文件編號、責(zé)任者、密級、保管期限、時間、載體數(shù)量、載體單位、備注等內(nèi)容。

（8）打印目錄與裝盒 打印目錄就是分保管期限，按件號順序打印歸檔文件目錄，歸檔文件目錄分為一式兩份。每盒目錄應(yīng)放在文件最上面，以便查找盒內(nèi)文件。裝盒是將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊。不同年份、不同保管期限的文件不能裝入同一檔案盒中。備考表應(yīng)放在所有歸檔文件之后，用以對盒內(nèi)歸檔文件進(jìn)行必要的注釋說明。

四、文書檔案整理過程中出現(xiàn)的一些問題

（1）文件裝訂過程中，金屬物、塑料別針沒有排查完。（2）、文件編號過程中，出現(xiàn)遺漏現(xiàn)象。比如有兩三個文件粘連在一塊，就容易出現(xiàn)編號遺漏現(xiàn)象。

（3）文件排列過程中出現(xiàn)順序顛倒問題。如請示與批復(fù)擺放順序顛倒。

（4）編寫頁碼中，總數(shù)缺少。如，有正反兩面的文件，只編寫了一面。

（5）電腦著錄中信息輸入不齊全。如，題名中雙引號、冒號遺漏；文件標(biāo)號缺失，等等。

五、原因分析

（1）主觀方面：我覺得出現(xiàn)問題的原因主要從自身找起，“細(xì)節(jié)決定成敗”，自己在主觀方面存在不太細(xì)心的現(xiàn)象。檔案整理工作是一項需要細(xì)心、耐心的任務(wù)，時間長了難免會覺得枯燥，對待工作會出現(xiàn)倦怠現(xiàn)象，這時，問題就會接踵而至。還好，最終我進(jìn)一步耐心仔細(xì)的核對檔案，發(fā)現(xiàn)問題、核實問題并修正問題。（2）客觀方面：首先是沒有接受檔案整理的專業(yè)知識，不能很快入手，而且在工作初期易犯錯誤，給后面的工作產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。其次，實習(xí)老師由于工作忙等其他因素，沒能詳細(xì)的給予指導(dǎo)，只是講訴了工作的大概要領(lǐng)，全靠自己一步步摸索，這樣也會出現(xiàn)一系列問題。

六、解決對策及建議

（1）學(xué)院方面：針對機(jī)關(guān)單位實習(xí)，學(xué)院可以增設(shè)檔案整理這門實物課，增加學(xué)生的專業(yè)知識，提高針對檔案整理的專業(yè)能力。

（2）學(xué)生本身：首先是做到“三心”，樹立細(xì)心、耐心、責(zé)任心，在檔案整理過程中嚴(yán)格要求自己，耐心操作，細(xì)心應(yīng)對繁瑣的工作。其次，多多了解檔案整理方面的知識，同時學(xué)會熟練操作辦公自動化設(shè)備，全面提高自身水平，為實習(xí)儲備必要的能力。

（3）單位方面：單位老師應(yīng)細(xì)心指導(dǎo)實習(xí)學(xué)生，使之盡快熟悉檔案整理操作流程，而不應(yīng)當(dāng)“甩手掌柜”。

第二篇：檔案法制案例分析(例題)

檔案法制案例分析

１、月任太原市質(zhì)量檢驗協(xié)會秘書長。經(jīng)查，王存在偽造虛假年齡、虛假身份、虛假任職經(jīng)歷等問題。王實際出生日期為１９７６年３月１４日，１９９１年以來先后３次涂改，最后將出生日期改為１９７８年１２月１５日。２００３年１２月，王分別請托時任太原市商貿(mào)委員會組織部部長、人事處處長王秋蘭和太原市財貿(mào)綜合開發(fā)中心主任李某某，偽造自己擔(dān)任太原市財貿(mào)綜合開發(fā)中心副主任（正科級）的《干部任免呈報表》、加蓋公章。此后，王先后被違規(guī)任用為臨汾市洪洞縣廣勝寺鎮(zhèn)副鎮(zhèn)長、太原市質(zhì)監(jiān)局監(jiān)督處副處長、處長，違規(guī)辦理了公務(wù)員過渡手續(xù)。根據(jù)查核結(jié)果，山西省和太原市有關(guān)部門對此案做出嚴(yán)肅處理：責(zé)成省質(zhì)監(jiān)局取消王公務(wù)員身份，撤銷其太原市質(zhì)量檢驗協(xié)會秘書長職務(wù)；給予王秋蘭留黨察看一年、行政撤職處分，從副調(diào)研員降為正科級；給予李某某黨內(nèi)嚴(yán)重警告處分，并免去其現(xiàn)任職務(wù)；鑒于省質(zhì)監(jiān)總局黨組書記兼局長常某某、原太原市質(zhì)監(jiān)局黨組書記兼局長王某某、臨汾市政協(xié)副主席（時任洪洞縣委書記）柴某某、臨汾市委宣傳部副部長（時任洪洞縣委常委組織部長）郭某某等９人，在此案中負(fù)有把關(guān)不嚴(yán)、用人失察失誤等責(zé)任，分別給予黨內(nèi)警告或黨內(nèi)嚴(yán)重警告處分。

山西查處運(yùn)城市經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)副主任黃梅芳檔案造假案。黃梅芳，２０１３年６月任運(yùn)城市經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)副主任、黨工委委員。經(jīng)查，黃梅芳的干部人事檔案存在涂改年齡等造假問題。其父黃長泉任稷山縣財政局局長期間，經(jīng)時任稷山縣委組織部副部長、縣編辦主任李某某介紹，進(jìn)入縣委組織部干部檔案管理室查看黃梅芳檔案，趁檔案管理員王某某不在場時，將黃梅芳實際出生日期從１９７２年４月涂改為１９７５年４月，并撤換了其入團(tuán)申請書。２００６年６月，時任稷山縣委常委組織部長姚某某，責(zé)成時任副部長韓某某和干部科科長南某某審查黃梅芳檔案后，召開部務(wù)會研究認(rèn)定了其涂改后的出生年月，并向運(yùn)城市委組織部出具了認(rèn)定書。根據(jù)查核結(jié)果，山西省和運(yùn)城市有關(guān)部門對此案作出嚴(yán)肅處理：給予黃梅芳黨內(nèi)嚴(yán)重警告處分，并對其進(jìn)行誡勉談話；給予黃長泉留黨察看兩年處分和行政降級處分；給予李某某黨內(nèi)嚴(yán)重警告處分，給予王某某、韓某某、南某某黨內(nèi)警告處分；對姚某某進(jìn)行誡勉談話，并責(zé)令寫出書面檢查。

廣東查處梅州市勞動教養(yǎng)管理所原政委鐘立檔案造假案。鐘立，２０１０年５月任梅州市勞動教養(yǎng)管理所政委，２０１３年７月至２０１４年３月任梅州市技師學(xué)院副院長。經(jīng)查，鐘立存在工作經(jīng)歷弄虛作假、違規(guī)獲取公務(wù)員身份等問題。２００１年７月，鐘立中專畢業(yè)被五華縣國土局下屬國土所錄用為事業(yè)編制工作人員，并未報到上班。之后，其父梅州市中級人民法院院長、市委政法委副書記（現(xiàn)任梅州市人大常委會副主任）鐘某某，通過打招呼等方式，將鐘立調(diào)入五華縣委某辦公室，違規(guī)獲得公務(wù)員身份；在此過程中，五華縣委書記（現(xiàn)任梅州市政協(xié)主席）李某某，交代有關(guān)人員協(xié)調(diào)辦理鐘立調(diào)動手續(xù)；時任五華縣委常委政法委書記張某某、縣委常委組織部長幸某某根據(jù)交辦，違規(guī)辦理了手續(xù)。根據(jù)查核結(jié)果，廣東省和梅州市有關(guān)部門對此案作出嚴(yán)肅處理：免去鐘立梅州市技師學(xué)院副院長職務(wù)，由市人社局按事業(yè)編制試用期內(nèi)工作人員安排；對鐘某某、李某某、張某某、幸某某等１２名責(zé)任人員，按照情節(jié)輕重分別給予黨內(nèi)嚴(yán)重警告或黨內(nèi)警告處分。

上述三起中組部通報的干部檔案造假案，對照《檔案管理違法違紀(jì)處分規(guī)定》，是屬于什么樣的行為，如適用《規(guī)定）應(yīng)該分別受到怎樣的處理？作為部門的檔案管理人員，你認(rèn)為應(yīng)該如何防止此類事項發(fā)生？ 答：

（一）上述三起案例，當(dāng)事人分別采用涂改、偽造、擅自從檔案中抽取、撤換、添加檔案材料的方式對自己的干部檔案進(jìn)行造假。

（二）其行為違反了《檔案管理違法違紀(jì)處分規(guī)定》第九條，情節(jié)較重或嚴(yán)重，當(dāng)事人應(yīng)受到降級、撤職或開除的處分，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)受到警告以上處分。

（三）杜絕此類事件發(fā)生一是要嚴(yán)格干部人事檔案管理相關(guān)制度。對檔案的查閱借用嚴(yán)格控制，按規(guī)定辦理審批手續(xù)，注重回避，非因正常管理程序，一律不得對檔案進(jìn)行抽取、撤換、添加檔案材料。二要注重檔案法律法規(guī)特別是監(jiān)察部30號令的宣傳工作，讓大家普遍具有底線意識。

2011年9月，××縣碧朗鄉(xiāng)政府在向縣檔案館移交1996--2000年文書檔案時，工作人員發(fā)現(xiàn)該鄉(xiāng)缺少11卷永久檔案。工作人員當(dāng)即要求該鄉(xiāng)立即查找。該鄉(xiāng)組織全政府人員進(jìn)行全方位的查找，并向原在該鄉(xiāng)工作的領(lǐng)導(dǎo)及檔案員進(jìn)行調(diào)查，了解到有部份檔案曾被縣國土部門借走的信息，最后在檔案室內(nèi)翻出了借出檔案憑據(jù)。后派人到國土部門詢問，原來該部分檔案是在2006年7月由縣國土局借到長沙用作資料參考，一直沒退回。2011年10月下旬，縣國土局派人專程到長沙將檔案取回。10月底，該缺失檔案全部移交進(jìn)縣綜合檔案館，該鄉(xiāng)被免以處罰。請問縣國土局工作人員借走檔案，長期未歸還的行為，是否應(yīng)當(dāng)處理？該案有何啟示？

答：國土局工作人員借走檔案，長期未歸還，致使檔案脫離其保管場所超出合理期限多時，根據(jù)《檔案管理違法違紀(jì)處分規(guī)定》第六條規(guī)定，予以處分。

之所以導(dǎo)致這種現(xiàn)象，一是檔案法制意識淡漠，二是檔案管理制度沒有真落實，三是檔案部門監(jiān)督不到位。

改進(jìn)一是嚴(yán)格執(zhí)法，二是落實各項規(guī)章制度。

檔案行政處罰主要有警告、罰款、沒收違法所得三種。應(yīng)受檔案行政處罰的檔案違法行為主要是以下五種。單位或者個人有下列檔案違法行為之一的，檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)實施行政處罰：

（一）在利用檔案館的檔案中，損毀、丟失屬于國家所有的檔案的；

（二）在利用檔案館的檔案中，擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于國家所有的檔案的；

（三）在利用檔案館的檔案中，涂改、偽造檔案的。

企業(yè)事業(yè)組織或者個人有下列檔案違法行為之一的，檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)實施行政處罰：

（一）擅自出賣或者轉(zhuǎn)讓國家所有的檔案及集體所有、個人所有的以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案的；

（二）倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給外國人的。檔案處罰案例

1999年2月，某縣甲機(jī)關(guān)新辦公樓落成，甲機(jī)關(guān)陸續(xù)從原辦公樓搬遷到新辦公樓內(nèi)，而檔案卻在老辦公樓內(nèi)沒有搬運(yùn)。隨后，甲機(jī)關(guān)開始實施干部職工聘任工作，原檔案員王某調(diào)離原工作崗位，辦公室負(fù)責(zé)人及新檔案員徐某到位。1999年9月，辦公室一行數(shù)人及原檔案員王某到老辦公樓搬運(yùn)檔案，在搬運(yùn)裝車時，由于檔案及有關(guān)裝具數(shù)量過多，局機(jī)關(guān)一輛小型工具車裝運(yùn)不下，故雇了幾輛人力三輪車幫助裝運(yùn)，但未派工作人員押車。檔案運(yùn)到新辦公樓后，直接存放在檔案室內(nèi)，原檔案員王某未對檔案及時進(jìn)行清點(diǎn)。1999年10月，新檔案員徐某拿到檔案室鎖匙后，未與王某辦理檔案移交手續(xù)，未對庫存檔案進(jìn)行清點(diǎn)及清理。直到2000年5月檔案員徐某在查閱利用檔案時，發(fā)現(xiàn)1991年、1992年、1993年等3個檔案遺失。問本案應(yīng)如何處理？給我們帶來哪些啟示? 答題要點(diǎn)

1、本案屬于“丟失屬于國家所有的檔案”的違法行為，依據(jù)《檔案法》第24條規(guī)定，“損毀、丟失屬于國家所有的檔案的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、有關(guān)主管部門對直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分”，檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)依法予以查處；依據(jù)《檔案法實施辦法》第29條規(guī)定，“違反《檔案法》和《檔案法實施辦法》，造成檔案損失的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、有關(guān)主管部門根據(jù)損失檔案的價值，責(zé)令賠償損失”，檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)對有關(guān)責(zé)任人責(zé)令賠償損失。綜上所述，檔案部門應(yīng)建議任免機(jī)關(guān)對王某予以記大過處分（因丟失檔案情節(jié)較為嚴(yán)重），并責(zé)令其賠償損失。

2、分析原因，并采取措施防止此類情況發(fā)生。造成檔案丟失的原因主要是當(dāng)事人責(zé)任意識不強(qiáng)，檔案監(jiān)管措施薄弱，檔案工作未嚴(yán)格按照規(guī)程操作。為防止此類情況發(fā)生，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：一是大力開展檔案法制宣傳，增強(qiáng)全員檔案意識；二是嚴(yán)格檔案規(guī)章制度，全面進(jìn)行風(fēng)險排查，對于存在檔案安全風(fēng)險的操作環(huán)節(jié)，應(yīng)制定相關(guān)預(yù)案（押運(yùn)、清點(diǎn)、交接、入庫等），并嚴(yán)格執(zhí)行，確保責(zé)任到人。三是檔案安全監(jiān)管長抓不懈，嚴(yán)格交接手續(xù)、定期清點(diǎn)室藏文件，確保檔案安全。

某市甲機(jī)械公司在1999年企業(yè)改制期間兼并乙農(nóng)機(jī)廠，乙農(nóng)機(jī)廠檔案搬運(yùn)到甲機(jī)械公司過程中因遇雨，1986年前1020卷會計檔案暫存放在乙農(nóng)機(jī)廠檔案庫房。2000年1月28日，甲機(jī)械公司的會計發(fā)現(xiàn)庫房門已被打開，存放在庫房內(nèi)的會計檔案不翼而飛，會計立即向公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行了匯報，公司領(lǐng)導(dǎo)馬上到當(dāng)?shù)嘏沙鏊鶊蟀?。派出所立刻組織力量偵破，基本查明案情：乙農(nóng)機(jī)廠張某經(jīng)過時偶然看到庫房的門沒鎖，并且無人看管，就順手牽羊?qū)蓚€柜子與檔案全部搬回家。木頭柜拿回去家用，檔案則被當(dāng)廢紙賣給了廢品收購站，不當(dāng)?shù)美?0元。事后，該市檔案局向甲機(jī)械公司發(fā)出了《檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查通知書》，并建議其主管部門給予有關(guān)人員行政處分。對乙農(nóng)機(jī)廠張某作出行政處罰決定，沒收其非法所得并處以罰款500元。請對本案進(jìn)行評析。

1、屬于《檔案法》第24條第一款第（四）項違法行為，應(yīng)給予罰款并沒收非法所得，如情節(jié)嚴(yán)重，還可以追究刑事責(zé)任。根據(jù)《檔案法實施辦法》第29條規(guī)定，應(yīng)當(dāng)責(zé)令賠償損失。

2、分析原因，并采取措施防止此類情況發(fā)生。第一，檔案意識淡薄。甲公司的檔案工作人員工作嚴(yán)重失職，和這起案件的發(fā)生有關(guān)系?！稒n案法》第13條明確規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)確保檔案的安全，這是對檔案工作的最基本要求。甲公司檔案安全措施不到位，造成張某有可乘之機(jī)。本案中，對于暫存在乙農(nóng)機(jī)廠檔案庫房中的會計檔案，檔案人員及其所在公司沒有采取相應(yīng)的保護(hù)措施，庫房門不鎖，又無專人看管，在天氣轉(zhuǎn)好后更沒有及時轉(zhuǎn)移，事故就不可避免地發(fā)生了。第二，轉(zhuǎn)制企業(yè)的檔案管理存在諸多問題。據(jù)《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》有關(guān)規(guī)定，企業(yè)轉(zhuǎn)制后檔案根據(jù)其性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行處理，會計檔案按規(guī)定應(yīng)到新企業(yè)。而本案中對會計檔案的處理卻是有規(guī)定無執(zhí)行，以致發(fā)生這樣的事故。本案的發(fā)生也給處于轉(zhuǎn)制過程中的企業(yè)敲響了警鐘。

1997年1月9日,甲縣某村村民方某等四人到甲縣檔案館查閱本村土地清冊時，乘管理員程某不備，將其中的一頁撕下，由方某涂改，在土地清冊的一處空格中增填230畝土地，之后又偷偷插進(jìn)原案卷。當(dāng)天下午將近下班時，方某等人要求甲縣檔案館復(fù)印本村全部土地清冊共85張，程某便進(jìn)行復(fù)印。方某將涂改后檔案的復(fù)印件做憑據(jù)向管區(qū)索要增改后的土地，一向?qū)儆诠軈^(qū)的這塊土地引起了爭議。1997年2月甲縣檔案館會同檢察院對此事作了調(diào)查鑒定，但沒有最終結(jié)果。根據(jù)群眾舉報，1999年9月市檔案局成立專案小組進(jìn)行調(diào)查，經(jīng)過一段時間的調(diào)查了解，在公安部門的配合下，方某等人對涂改檔案的事實供認(rèn)不諱。后做出以下決定：

1、對涂改檔案的直接責(zé)任者予以嚴(yán)肅處理。鑒于方某等人交待問題清楚，態(tài)度比較好，且未造成嚴(yán)重后果，予以從輕處理，責(zé)成該村向甲縣檔案館賠償損失5000元；

2、對程某通報批評，并責(zé)成他們向市檔案局寫出檢查。請對此案進(jìn)行評析。

1、本案屬于“擅自涂改檔案”的違法行為，根據(jù)《檔案法》第24條規(guī)定，“涂改、偽造檔案的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、有關(guān)主管部門對直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分”，檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)依法予以查處；依據(jù)《檔案法》第24條第二款規(guī)定，“在利用檔案館的檔案中，有涂改、偽造檔案的違法行為的，由縣級以上人民政府檔案行政管理部門給予警告，可以并處罰款；造成損失的，責(zé)令賠償損失”和《檔案法實施辦法》第28條規(guī)定，罰款數(shù)額，根據(jù)有關(guān)檔案的價值和數(shù)量，對單位為１萬元以上１０萬元以下，對個人為５００元以上５０００以下，由檔案行政管理依法進(jìn)行查處。本案鑒于損害結(jié)果已造成，檔案部門應(yīng)依法進(jìn)行處罰。

2、分析原因，并采取措施防止此類情況發(fā)生。這類案件之所以發(fā)生，主要有兩方面原因：從管理方面來說，檔案工作人員沒有嚴(yán)格執(zhí)行檔案利用的相關(guān)規(guī)定，在調(diào)卷過程中，工作失職，使作案者有機(jī)可乘。因此，一方面要建立健全各類檔案制度，在制度的貫徹實施上更要下大力氣,另一方面檔案人員應(yīng)勤勉盡責(zé)，加強(qiáng)檔案利用過程中清點(diǎn)和檢查,并盡可能的用檔案復(fù)制件替代原件利用。從違法當(dāng)事人來講，為了達(dá)到私利，不惜觸犯法律。對于這一存在較多的違法事件，除了要加大檔案宣傳，使檔案觀念深入人心外，還要健全處罰制度，加大處罰力度。

2002年8月11日，某省甲酒廠有限公司營銷部經(jīng)理張某等5位同志到省檔案館要求查閱五、六十年代的檔案，有些檔案屬控制利用范圍。張等人按規(guī)定向省館利用接待人員出示了該廠的介紹信、本人工作證、身份證等證件。寫明的查閱目的是“整理、收集甲省釀酒業(yè)的有關(guān)材料，編寫廠志。”省館工作人員向他們提供了五、六十年代省外貿(mào)局、省糧食廳和省財委3個全宗的館藏控制使用檔案。甲酒廠張某等5位同志在2002年8月11日至13日，共調(diào)閱檔案資料114卷次，復(fù)印了省外貿(mào)局、省糧食廳等單位中有關(guān)糧食統(tǒng)購統(tǒng)銷、進(jìn)出口等方面的文件和其他一些開放的檔案資料。在這些復(fù)印件中，接待利用人員按查檔規(guī)定在每張單頁檔案復(fù)印件的天頭位置加蓋了省檔案館“此件不得公布，不得遺失”的印章。這些檔案復(fù)制件標(biāo)有密級的有10份，其中絕密件3份，機(jī)密件3份、秘密件4份。

由于乙食品進(jìn)出口集團(tuán)公司與甲酒廠有限公司雙方為了商標(biāo)注冊權(quán)發(fā)生糾紛，2003年5月20日，乙食品進(jìn)出口集團(tuán)公司分別向省保密局和省檔案館舉報了甲酒廠有限公司擅自攜帶檔案出境的行為，報送了《關(guān)于請求嚴(yán)肅查處甲酒廠擅自在境外公開國家秘密文件行為的報告》。報告稱：甲酒廠有限公司將從省檔案館獲得的絕密文件兩份、機(jī)密文件一份、秘密文件一份及內(nèi)部文件八份提交香港知識產(chǎn)權(quán)署，作為商標(biāo)爭議的證據(jù)使用。省保密局與省檔案局就乙食品進(jìn)出口集團(tuán)公司的舉報進(jìn)行初步研究認(rèn)為，所涉及的文件雖都標(biāo)明絕密、機(jī)密或秘密級，但根據(jù)《國家秘密保密期限的規(guī)定》，這些檔案文件都超過了30年，均已自行解密。2003年7月30日省檔案局作出以下處罰決定：“甲酒廠有限公司擅自將在省檔案館查閱復(fù)制的檔案提供給律師，致使該批檔案（復(fù)制件）被律師攜運(yùn)出境，并將該批檔案提供給香港商標(biāo)注冊處利用，此舉違反了《檔案法》第二十條、第十八條的規(guī)定。根據(jù)《檔案法》第二十五條和該省檔案地方性法規(guī)的規(guī)定，給予甲酒廠有限公司罰款人民幣5萬元的處罰，給予有關(guān)責(zé)任人行政處分。請從依法行政的角度對本案作一評析。解題要點(diǎn)：

本案存在適用法律不當(dāng)和超越法定權(quán)限兩個錯誤。一是適用法律不當(dāng)。甲酒廠在利用未開放檔案時，已履行相關(guān)審批手續(xù)，其行為符合《檔案法》二十條規(guī)定，而未經(jīng)批準(zhǔn)，私自攜帶國有檔案出境的行為系違反《檔案法》十八條的行為，故處罰決定適用法律，違反條文應(yīng)僅違反十八條一項（說明檔案雖是律師攜帶出境，但其是受甲酒廠委托，故被處罰主體是甲酒廠無誤）。二是超越法定權(quán)限。根據(jù)《檔案法》二十五條，如果私自攜帶、運(yùn)輸、郵寄禁止出境的檔案，其處罰主體是海關(guān)，由其予以沒收，并按有關(guān)規(guī)定予以處罰；沒收的檔案或者其復(fù)制件移交給縣級以上檔案行政管理部門，檔案局沒有罰款的權(quán)限。處分案件

案例一：2008 年12 月，某市檔案局接到群眾舉報，反映本市某國有公司職工檔案管理存在違法現(xiàn)象。經(jīng)市檔案局執(zhí)法人員調(diào)查核實，1995 年12 月，該公司以曠工為由將本公司職工種某除名，并將其檔案從本單位轉(zhuǎn)出。由于種某的檔案至今下落不明，該公司又不能提供“轉(zhuǎn)遞企業(yè)職工檔案材料通知單”存根、回執(zhí)或轉(zhuǎn)出職工檔案后的催問記錄等確鑿證據(jù)，證明本單位已將該職工檔案轉(zhuǎn)往其戶口所在地的街道勞動部門，客觀上造成了丟失職工檔案的危害后果。

案例二：2010 年6 月，市檔案局接到群眾舉報，反映市某國有飯店職工檔案管理存在違法現(xiàn)象。經(jīng)市檔案局執(zhí)法人員調(diào)查核實，1983 年9 月，某飯店將因違法被公安機(jī)關(guān)勞教三年的職工馬某除名并將其職工檔案從本單位轉(zhuǎn)出。1987 年，馬某在辦理求職證時，發(fā)現(xiàn)某飯店并未將其檔案轉(zhuǎn)至戶口所在地。由于馬某的職工檔案至今下落不明，該飯店又不能提供“轉(zhuǎn)遞企業(yè)職工檔案材料通知單”存根、回執(zhí)或轉(zhuǎn)出職工檔案后的催問記錄等確鑿證據(jù)，證明本單位已將馬某的職工檔案轉(zhuǎn)往其戶口所在地的街道勞動部門，客觀上造成了丟失職工檔案的危害后果。案例三：2011 年3 月，市檔案局接到群眾舉報，反映市某公司職工檔案管理存在違法現(xiàn)象。經(jīng)市檔案局執(zhí)法人員調(diào)查核實，1993 年12 月，某國有物流公司與楊某簽訂勞動合同，約定合同期限為5年。隨后某物流公司職員孫某到楊某戶口所在的街道辦事處勞動科為其辦理了個人檔案轉(zhuǎn)入手續(xù)。1998年勞動合同期滿后，該公司與楊某解除了勞動關(guān)系。由于楊某的職工檔案至今下落不明，該公司又不能提供“轉(zhuǎn)遞企業(yè)職工檔案材料通知單”回執(zhí)或轉(zhuǎn)出職工檔案后的催問記錄等確鑿證據(jù)，證明已將楊某的職工檔案從本公司轉(zhuǎn)出，客觀上造成了丟失職工檔案的危害后果。從違法行為查處角度，職工檔案轉(zhuǎn)遞管理規(guī)定、預(yù)防違法行為發(fā)生角度，評析本案？ 答題要點(diǎn)

上述三個案例中，三家單位的行為均違反了《中華人民共和國檔案》第二十四條第（一）項和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》第十八條、第十九條的規(guī)定，屬于丟失國有檔案的違法行為。根據(jù)《中華人民共和國檔案法辦法》第二十四條和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》第十五條的規(guī)定，檔案局對上述三家單位相關(guān)責(zé)任人應(yīng)提出行政處分建議。并按照規(guī)定，責(zé)令這些單位認(rèn)真查找原因，采取有效措施，對職工檔案管理工作進(jìn)行整改。

案件啟示：職工檔案是公民繳納社會保險費(fèi)、享受社會保障待遇應(yīng)具備的重要憑證，檔案的存在以及其記載的內(nèi)容對公民的生活有重大影響?！镀髽I(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》第十八條明確規(guī)定：“企業(yè)職工調(diào)動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應(yīng)由職工所在單位在1 個月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動（組織人事）部門”?！秳趧雍贤ā分厣炅诉@些規(guī)定。《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》第十九條：“轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：1.通過機(jī)要交通或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。2.對轉(zhuǎn)出的檔案，必須按統(tǒng)一規(guī)定的“企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項目登記，并密封包裝。3.對轉(zhuǎn)出的材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。4.接收單位收到檔案經(jīng)核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)立即退回。逾期一個月，轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時催問，以防丟失”。用人單位違反上述規(guī)定，一方面檔案行政管理部門可以建議對直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員給予行政處分，另一方面職工個人可以向人民法院提出訴求，由用人單位向職工承擔(dān)因丟失檔案造成損失的民事賠償責(zé)任。上述案例中，職工檔案的丟失都是因為轉(zhuǎn)遞程序不規(guī)范，時間一長，導(dǎo)致檔案下落不明，各單位必須加強(qiáng)對職工檔案的管理，尤其是對職工檔案轉(zhuǎn)遞工作的管理，要從思想上提高認(rèn)識，健全手續(xù)，完善制度，切實保障職工檔案的安全。二）丟失文書檔案

案例四：2007 年11 月，某區(qū)檔案局在對本區(qū)某單位檔案進(jìn)館工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)時，發(fā)現(xiàn)該單位檔案在移交進(jìn)館、提供利用過程中有文書檔案缺失現(xiàn)象。2008年9 月，經(jīng)區(qū)檔案行政執(zhí)法人員調(diào)查核實，確認(rèn)該單位丟失了4卷文書檔案，包括有：1992 年永久1 卷，1993 年永久1 卷，1995 年永久1 卷，1997 年永久1卷。

案例五：2007 年，區(qū)某單位檔案管理員在交接清庫時發(fā)現(xiàn)文書檔案缺失。2011 年4月，該單位向區(qū)檔案局匯報，同年11 月，經(jīng)海淀區(qū)檔案局執(zhí)法人員調(diào)查核實，確認(rèn)該單位丟失文書檔案13 卷，包括有：1998 年永久1卷，1997 年長期11 卷，2000 年長期1卷。試從案件查處、制度預(yù)防角度解析本案？

解題要點(diǎn)：上述兩個案例中，某單位的行為均違反了《中華人民共和國檔案法》第二十四條第（一）項的規(guī)定，屬于丟失國有檔案的違法行為。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》第二十四條的規(guī)定，區(qū)檔案局應(yīng)對案例4 的責(zé)任人建議任免機(jī)關(guān)給予行政處分，對案例5 的單位責(zé)令整改。案件啟示：檔案借閱利用、單位搬家、檔案人員變動交接等情況下極易發(fā)生檔案的丟失問題。究其原因，主要還是因為檔案管理的規(guī)章制度不健全或落實不到位，如：在檔案利用過程中，借閱人自己沒有及時歸還，檔案員也沒有督促借閱人歸還，時間一長，極易造成檔案丟失，另外，檔案人員更換頻繁，幾任檔案員之間交接手續(xù)又不齊全，也不能夠及時發(fā)現(xiàn)檔案的缺失。為此，首先要加強(qiáng)對檔案人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，增強(qiáng)其法制意識和責(zé)任意識，提高其做好本質(zhì)工作的職業(yè)能力和素養(yǎng)，同時，還要下大力氣建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度，尤其是要嚴(yán)格制定并執(zhí)行檔案的借閱、登記和催還制度，定時清理借閱登記冊上未歸還的檔案，做到有據(jù)可依，有人可查，消除可能導(dǎo)致檔案丟失的安全隱患。案例六：2006 年2 月，市檔案局發(fā)現(xiàn)：《某時報》第五版曝光了某醫(yī)院涂改、偽造病歷檔案，將自費(fèi)病人冒名參保人員住院治療以騙取醫(yī)保基金的違法行為。2006年3 月，市檔案局執(zhí)法人員在市衛(wèi)生局和區(qū)衛(wèi)生局執(zhí)法人員的配合下，對該醫(yī)院進(jìn)行了實地調(diào)查，發(fā)現(xiàn)該醫(yī)院在2005 年3 月至9 月間，對四份原始病歷檔案上的患者姓名進(jìn)行了涂改，嚴(yán)重影響了病歷檔案的真實性。

（四）左某偽造人事檔案

案例七：2007 年10 月，市檔案局接到某區(qū)勞動和社會保障局舉報，稱其在為王某辦理正常退休審批過程中，發(fā)現(xiàn)王某的個人檔案存在問題。舉報人認(rèn)為，檔案中有關(guān)王某在本市某大學(xué)工作的履歷部分系偽造。動機(jī)是通過偽造在本市某大學(xué)的工作經(jīng)歷（事業(yè)單位工齡視同社保繳納年限），獲得足夠的連續(xù)工齡，辦理正常退休。2007 年11 月，經(jīng)市檔案局執(zhí)法人員調(diào)查核實，2006 年5 月，本市某大學(xué)人才交流中心工作人員左某為該單位校辦企業(yè)職工王某辦理人事檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)，在沒有任何原始工作經(jīng)歷記載材料證明的情況下，為王某補(bǔ)辦了 1993 年———2005 年期間的《事業(yè)單位工作人員考核登記表》，偽造了王某在該?？倓?wù)處和后勤集團(tuán)的工作經(jīng)歷，并將其轉(zhuǎn)入王某的人事檔案中。從違法行為查處、檔案法律定義，預(yù)防三個角度分析本案？

解題要點(diǎn)：上述兩個案例中，某醫(yī)院和左某的行為均違反了《中華人民共和國檔案法》第二十四條第（三）項的規(guī)定，屬于涂改、偽造檔案的違法行為。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》第二十四條的規(guī)定，市檔案局應(yīng)分別建議有權(quán)機(jī)關(guān)對某醫(yī)院相關(guān)責(zé)任人、左某給予行政處分。案件啟示：《中華人民共和國檔案法》第二條明確了檔案的定義：“本法所稱檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”，檔案的惟一性、原始性、真實性無庸質(zhì)疑。只有客觀、真實的檔案才具有

證明和憑證價值。上述案件中，相關(guān)責(zé)任人的主觀惡意加上檔案管理工作的漏洞，導(dǎo)致了檔案涂改、偽造行為的發(fā)生，它為我們敲響警鐘，要嚴(yán)格檔案的日常管理工作，建立健全制度，完善各項措施，做到有章可循，有據(jù)可考，確保檔案 的真實有效，為檔案日后的利用者做出判斷提供公正客觀的環(huán)境，讓不當(dāng)利益的謀取者無機(jī)可乘。

（五）擅自銷毀檔案違法案件的查處及啟示

案例八：2006 年11 月，市檔案局接到本市某汽車銷售服務(wù)有限公司舉報，反映某區(qū)分局檔案管理工作存在違法現(xiàn)象。經(jīng)市檔案局執(zhí)法人員調(diào)查核實，2004 年4 月，某國際汽車城市場有限公司（與本案舉報人存在商鋪?zhàn)赓U關(guān)系，舉報人為其承租人之一）取得了市某單位某區(qū)分局核發(fā)的建設(shè)工程規(guī)劃許可證后，于2005 年1 月申請變更其建設(shè)工程規(guī)劃許可證附圖，在得到批準(zhǔn)后，辦理了相關(guān)變更手續(xù)，從而產(chǎn)生了不同于原附圖紙的變更后的新圖紙。由于變更前后建設(shè)工程規(guī)劃許可證附圖內(nèi)容的差異，引發(fā)了舉報人與出租人的糾紛。糾紛發(fā)生后，市某單位某區(qū)分局綜合科工作人員孫某于2006 年4 月，從該局檔案室借閱已歸檔的建設(shè)工程規(guī)劃審批檔案，在未履行鑒定檔案的程序、未報經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的情況下，將其中變更前的附圖從檔案中撤去并予以銷毀。試評析本案，檔案鑒定銷毀法律有何規(guī)定，本案對你有何啟示？

解題要點(diǎn)：上述案例中，孫某的行為違反了《中華人民共和國檔案法》第二十四條第二項的規(guī)定，屬于擅自銷毀檔案的違法行為。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》第二十四條的規(guī)定，市檔案局應(yīng)依法建議任免機(jī)關(guān)孫某做出行政處分。案件啟示：《中華人民共和國檔案法》第十五條的規(guī)定：“鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷毀檔案的程序和辦法，由國家檔案行政管理部門制定。禁止擅自銷毀檔案?！睂嶋H工作中，在檔案是否應(yīng)當(dāng)銷毀、怎樣銷毀的問題上，主要有兩種錯誤傾向：一是單位領(lǐng)導(dǎo)怕?lián)?zé)任，對到期該銷毀的檔案不予鑒定、不采取措施，遲遲不銷；二是單位的某些工作人員對檔案的鑒定銷毀工作重視不夠，有章不循，有制不遵，工作隨意性大，擅自銷毀檔案，本案例即屬于后一種情況。有鑒于此，各單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案鑒定銷毀工作的管理力度，從制度建設(shè)入手，明確哪些檔案應(yīng)當(dāng)鑒定銷毀，并嚴(yán)格履行報批、監(jiān)銷程序，避免檔案銷毀工作的隨意性，避免檔案銷毀過程中可能出現(xiàn)的散失或變賣后流入市場的不良后果。

《浙江省檔案登記備份管理辦法》若干重點(diǎn)條文解析

第三條 第五條 第六條

第七條 第十條

第三篇：工作分析案例

A公司是我國中部省份的一家房地產(chǎn)開發(fā)公司。近年來，隨著當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)的迅速增長，公司規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大，員工人數(shù)大量增加，然而眾多的組織和人力資源治理問題逐漸凸顯出來。在運(yùn)行的過程中，組織與業(yè)務(wù)上的矛盾已經(jīng)逐漸凸顯出來。部門之間、職位之間的職責(zé)與權(quán)限缺乏明確的界定；有的部門人手不夠，任務(wù)不能按時、按質(zhì)、按量完成；有的部門又覺得人員冗雜，人浮于事，效率低下。公司的人員招聘方面，用人部門給出的招聘標(biāo)準(zhǔn)往往含糊，招聘主管往往無法準(zhǔn)確地加以理解，使得招來的人大多差強(qiáng)人意。同時目前的許多崗位不能做到人事匹配，員工的能力不能得以充分發(fā)揮，嚴(yán)重挫傷了士氣，并影響了工作的效果。公司員工的晉升以前由總經(jīng)理直接做出。現(xiàn)在公司規(guī)模大了，總經(jīng)理已經(jīng)幾乎沒有時間來與基層員工和部門主管打交道，基層員工和部門主管的晉升只能根據(jù)部門經(jīng)理的意見來做出。而在晉升中，上級和下屬之間的私人感情成為了決定性的因素，有才干的人往往卻并不能獲得提升。在激勵機(jī)制方面，公司缺乏科學(xué)的績效考核和薪酬制度，員工的報酬不能體現(xiàn)其價值與能力，大家對薪酬的抱怨和不滿，這也是人才流失的重要原因。

面對這樣嚴(yán)重的形勢，人力資源部開始著手進(jìn)行人力資源治理的變革。首先，他們開始尋找進(jìn)行職位分析的工具與技術(shù)。他們從國內(nèi)目前流行的基本職位分析書籍中選取了一份職位分析問卷，來作為收集職位信息的工具。然后，人力資源部將問卷發(fā)放到了各個部門經(jīng)理手中，同時他們還在公司的內(nèi)部網(wǎng)上也上發(fā)了一份關(guān)于開展問卷調(diào)查的通知，要求各部門配合人力資源部的問卷調(diào)查。據(jù)反映，問卷在下發(fā)到各部門之后，卻一直擱置在各部門經(jīng)理手中，很多部門是直到人力部開始催收時才把問卷發(fā)放到每個人手中。同時，由于大家都很忙，很多人在拿到問卷之后，都沒有時間仔細(xì)思考，草草填寫完事。還有很多人在外地出差，自己無法填寫，而由同事代筆。此外，據(jù)一些較為重視這次調(diào)查的員工反映，大家都不了解這次問卷調(diào)查的意圖，也不理解問卷中那些生疏的治理術(shù)語。很多人想就疑難問題向人力資源部進(jìn)行詢問，可是也不知道具體該找誰。因此，在回答問卷時只能憑借自己個人的理解來進(jìn)行填寫，無法把握填寫的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。一個星期之后，人力資源部收回了問卷。但他們發(fā)現(xiàn)，問卷填寫的效果不太理想，辛勞調(diào)查的結(jié)果卻沒有發(fā)揮它應(yīng)有的價值。與此同時，人力資源部也著手選取一些職位進(jìn)行訪談。但在試著談了幾個職位之后，發(fā)現(xiàn)訪談的效果也不好。因為，在人力資源部，能夠?qū)Σ块T經(jīng)理訪談的人只有人力資源部經(jīng)理一人，主管和一般員工都無法與其他部門經(jīng)理進(jìn)行溝通。同時，由于經(jīng)理們都很忙，能夠把雙方湊在一塊，實在不輕易。因此，兩個星期時間過去之后，只訪談了兩個部門經(jīng)理。人力資源部的幾位主管負(fù)責(zé)對經(jīng)理級以下的人員進(jìn)行坊談，但在訪談中，出現(xiàn)的情況卻出乎意料。大部分時間都是被訪談的人在發(fā)牢騷，指責(zé)公司的治理問題，抱怨自己的待遇不公等。這樣持續(xù)了兩個星期，訪談了大概1／3的職位。李經(jīng)理認(rèn)為時間不能拖延下去了，因此決定開始進(jìn)入項目的下一個階段——撰寫職位說明書。可這時，各職位的信息收集卻還不完全。人力資源部在無奈之中，只能通過各種途徑從其他公司中收集了許多職位說明書，試圖以此作為參照，結(jié)合問卷和訪談收集到一些信息來撰寫職位說明書。在撰寫階段，人力資源部還成立了幾個小組、每個小組專門負(fù)責(zé)起草某一部門的職位說明，并且還要求各組在兩個星期內(nèi)完成任務(wù)。在起草職位說明書的過程中，人力資源部的員工都頗感為難，一方面不了解別的部門的工作，問卷和訪談提供的信息又不準(zhǔn)確；另一方面，大家又缺乏寫職位說明書的經(jīng)驗，因此，寫起來都感覺很費(fèi)勁。規(guī)定的時間快到了，很多人為了交稿，草草了事，再結(jié)合自己的判定，最后成稿。最后，人力資源部將成稿的職位說明書下發(fā)到了各部門，同時，還下發(fā)了一份文件，要求各部門按照新的職位說明書來界定工作范圍，并按照其中規(guī)定的任職條件來進(jìn)行人員的招聘、選拔和任用。但這卻引起了其他部門的強(qiáng)烈反對，很多直線部門的治理人員甚至公開指責(zé)人力資源部，說人力資源部的職位說明書是一堆垃圾文件，完全不符合實際情況。于是，人力資源部專門與相關(guān)部門召開了一次會議來推動職位說明書的應(yīng)用。人力資源部經(jīng)理本來想通過這次會議來說服各部門支持這次項目。但在會上，人力資源部遭

到了各部門的一致批評。同時，人力資源部由于對其他部門不了解，對于其他部門所提的很多問題，也無法進(jìn)行解釋和反駁。因此，人力資源部重新編寫職位說明書。后來，經(jīng)過多次重寫與修改，職位說明書始終無法令人滿足，職位分析項目不了了之。

工作分析計劃書

一、確定工作分析計劃推行的執(zhí)行責(zé)任

此次工作分析主要由人力資源部的若干主管和李經(jīng)理負(fù)責(zé)，人力資源部所有人員共同參與完成。

二、確定工作分析的目的與背景資料收集

（1）工作分析目的。

1.建立一套完整的職務(wù)說明書，解決公司業(yè)務(wù)和組織上的矛盾，適應(yīng)公司發(fā)展壯大的需求，更有效地發(fā)展公司業(yè)務(wù)。

2.進(jìn)行職位分析、確定職位價值，建立各職位明確的人員招聘標(biāo)準(zhǔn)，可以為公司本次組織變革提供有效的信息支持和基礎(chǔ)保證。

3完善人事匹配，確認(rèn)各部門、各職位的工作職責(zé)，使得公司每一位員工各盡其職，提高工作效率。

4.建立各職位明確的任用條件，客觀公正地提拔有用之人，使真正有才干的人更好地發(fā)揮其價值，加強(qiáng)公司的人才儲備。

5.健全激勵機(jī)制，建立科學(xué)的績效考核和薪酬制度，提高員工積極性。

（2）分析前的資料收集。以公司既有相關(guān)資料與工作分析方法、步驟的文獻(xiàn)資料為主。如公司的組織圖，以前的訪談和調(diào)查資料，原有的工作內(nèi)容，職務(wù)與工作條件，以及知識、技能。

三、確定工作分析樣本與方法

（1）工作分析樣本選定。因為此次工作分析是整體性的，所有職位均為樣本。若同一職位任職者較多，則由人力資源主管、專家與直屬主管依據(jù)職位工作內(nèi)容與重要性決定參與分析人數(shù)。

（2）分析方法選用。采用以問卷法為主，訪談法為輔的手段。

1）問卷法。

a、A公司員工人數(shù)大量增加，部門下眾多職位，考慮到成本及時間因素，為了易于統(tǒng)計資料，因此，采用問卷調(diào)查。

b、員工親自填寫完問卷后，須交由主管復(fù)審，多一道審核程序，確保資料的正確性和資料填寫的完整性。

2）訪談法。

a、選取一些職位進(jìn)行訪談，派遣人力資源部人員與各部門主管進(jìn)行有效的溝通，針對性地收集相關(guān)職位分析的信息。

b、訪談中，與主管人員討論員工薪酬等問題。

四、工作分析問卷設(shè)計

1）先召集各部門的主管進(jìn)行一段時間的問卷說明，說明其內(nèi)容，目的等等。并告知此次調(diào)查的重要性、須配合事宜和進(jìn)行流程等，減少員工疑慮。各主管才進(jìn)行商榷如何實施后，確定發(fā)放。

2）簡潔明了的設(shè)計形式，免除繁瑣的填寫項目，增加員工參與意愿。

3）在填答上，附上“工作分析問卷填寫說明”，幫助員工準(zhǔn)確地填答，確保問卷信息的完整性。

五、進(jìn)行工作分析

1）在工作分析問卷發(fā)放前，人力資源主管在會議中提出具體流程和配合事項，由各單位主管代為發(fā)布并協(xié)助此項調(diào)查。

2）在進(jìn)行工作分析填寫前，向填寫者說明此次活動的意圖，并說明填寫項目的意義和原則，并派遣人力資源部人員到各單位進(jìn)行協(xié)助。

3）問卷填寫以兩周為限，填答者須在兩周內(nèi)填答完畢并交由主管審核，確定無誤后，由人力資源部人員統(tǒng)一收回。

六、資料整合與分析

工作分析人員對資料進(jìn)行整理并檢查問卷填寫是否完整，屬實。結(jié)束調(diào)查后，仔細(xì)審核已收集到的各種信息，若不符規(guī)范的，再發(fā)回重新填寫。

七、撰寫職務(wù)說明書

根據(jù)問卷和訪談收集的信息撰寫職位說明書，確保內(nèi)容符合實際，具備可操作性。在人力資源部挑選有經(jīng)驗的人員專門負(fù)責(zé)撰寫，成立幾個小組、每個小組專門負(fù)責(zé)起草某一部門的職位說明，要求各組在兩個星期內(nèi)完成任務(wù)。

八、檢查與修正

職務(wù)說明書初稿完成后，由分析人員對內(nèi)容進(jìn)行綜合判定，以確定整理的內(nèi)容符合公司實際發(fā)展需求，符合員工的利益。最后進(jìn)行職務(wù)說明書的修正。

第四篇：工作分析案例

《工作分析》案例

案例1：崗位合適性分析

人力資源部經(jīng)理經(jīng)常會碰到兩方面的壓力，業(yè)務(wù)部門說，人手太少，完不成工作，他們總在抱怨：“我們天天加班加點(diǎn)，人手不足，人力資源部就是不肯多招些人?！崩习逭f人多了，要壓縮，不時在督促：“我們?nèi)祟^太多了，有人在那里聊天，有人在玩計算機(jī)，工資成本太高，要考慮減少編制，提高效率?！倍慨?dāng)有員工遞交辭職報告時向人力資源部經(jīng)理說：“我現(xiàn)在的崗位沒有挑戰(zhàn)性，沒意思，考慮到職業(yè)發(fā)展，我覺得其他工作更有意思，能夠提供發(fā)展空間?！逼鋵嵽o職的最好理由是“職業(yè)發(fā)展”。這個回答背后的意思就是對目前的工作崗位不滿意，在工作中得不到他想要的。

問題：

（1）人力資源部經(jīng)理碰到的諸多壓力，說明了什么？

（2）如何進(jìn)行崗位合適性分析？

案例2：美國加利福尼亞大學(xué)的學(xué)者做了一個實驗：把六只猴子分別關(guān)在三間空房子里，每間兩只，房子里分別放著一定數(shù)量的食物，但放的位置高度不一樣。第一間房子的食物就放在地上，第二間房子的食物分別從易到難懸掛在不同高度的適當(dāng)位置上，第三間房子的食物懸掛在房頂。

一些天后，他們發(fā)現(xiàn)第一間房子的猴子一死一傷，傷的缺了耳朵斷了腿，奄奄一息，第三間房子的猴子也死了。只有第二間房子的猴子活得好好的。

究其原因，第一間房子的兩只猴子一進(jìn)房間就看到了地上的食物，于是，為了爭奪唾手可得的食物而大動干戈，結(jié)果傷的傷，死的死。第三間房子的猴子雖然做了努力，但因食物太高，難度過大，夠不著，被活活餓死了。只有第二間房子的兩只猴子先是各自憑著自己的本能蹦跳取食，最后，隨著懸掛食物高度的增加，難度增大，兩只猴子只有協(xié)作才能取得食物，于是，一只猴子托起另一只猴子跳起取食。這樣，每天都能取得夠吃的食物，很好的活了下來。

問題：

（1）從案例中，你獲得了哪些啟示？

（2）做的雖然是猴子取食的實驗，但在一定程度上也說明了人才與崗位的關(guān)系。從這個角度講，工作分析應(yīng)注意什么？

案例3：一個機(jī)床操作工把大量的機(jī)油灑在機(jī)床周圍的地面上。車間主任令操作工把灑掉的機(jī)油清掃干凈，操作工拒絕執(zhí)行，理由是工作說明書里并沒有包括清掃的條文。車間主任顧不上去查崗位說明書上的原文，就找來一名服務(wù)工做清掃。但服務(wù)工同樣拒絕，他的理由是崗位說明書里也沒有包括這一類工作。車間主任威脅說要把他解雇。服務(wù)工勉強(qiáng)同意，但是干完之后立即向公司投訴。

有關(guān)人員看了投訴后，審閱了兩類人員的工作說明書。機(jī)床操作工的工作說明書規(guī)定：操作工有責(zé)任保持機(jī)床的清潔，使之處于可操作狀態(tài)，但并未提及清掃地面。服務(wù)工的崗位說明書規(guī)定：服務(wù)工有責(zé)任以各種方式協(xié)助操作工工作，如領(lǐng)取原材料和工具，隨叫隨到，即時服務(wù)，但也沒有明確寫明包括清掃地面工作。

問題：

（1）整個過程發(fā)生了什么問題，作為工廠領(lǐng)導(dǎo)的你應(yīng)該怎么處理？

（2）在工作說明書制定的過程中應(yīng)該如何做才能避免上述情況的發(fā)生？

案例4：都是工作說明書惹的禍

“小王，我真不知道你到底需要什么樣的機(jī)械操作工？”高爾夫機(jī)械制造有限公司人力資源部經(jīng)理老陳說到，“我已經(jīng)送去了4個人給你面試，這4個人都基本符合所需工作說明書的要求，可是，你卻將他們?nèi)烤苤T外?！?/p>

“符合工作說明書的要求？”小王頗為驚訝地回答道，“我要找的是那種一錄用，就能夠直接上手做事的人；而你送給我的人，都不能夠勝任實際操作工作，并不是我所要找的人。再者，我根本就沒有看見你所說的什么工作說明書?！?/p>

聞聽此言，老陳二話沒說，為小王拿來工作說明書。當(dāng)他們將工作說明書與現(xiàn)實所需崗位逐條加以對照時，才發(fā)現(xiàn)問題之所在：原來這些工作說明書已經(jīng)嚴(yán)重地脫離實際，也就是說，工作說明書沒有將實際工作中的變動寫進(jìn)去。例如，工作說明書要求從業(yè)人員具備舊式鉆探機(jī)的工作經(jīng)驗，而實際工作卻已經(jīng)采用了應(yīng)用最新技術(shù)的數(shù)控機(jī)床。因此，工人們?yōu)榱烁行У厥褂眯聶C(jī)器，必須具備更多的數(shù)學(xué)和計算機(jī)知識。

在聽完小王描述機(jī)械操作工作所需的技能以及從業(yè)人員需要履行的職責(zé)后，老陳喜形于色地說道：“我想我們現(xiàn)在能夠?qū)懗鲆环轀?zhǔn)確描述該項工作的工作說明書，并且用這份工作說明書作為指導(dǎo)，一定能夠找到你所需要的合適人選。我堅信，只要我們的工作更加緊密地配合，上述那種不愉快的事情絕不會再發(fā)生了?！?/p>

問題：

（1）工作說明書和人力資源招聘的關(guān)系是什么？

（2）工作說明書對人力資源管理的價值是什么？

案例5：“秘書門”事件

EMC公司是世界第七大企業(yè)級軟件供應(yīng)商。2006年4月7日，時任EMC大中華區(qū)總裁的陸純初由于忘記帶辦公室鑰匙而聯(lián)系秘書瑞貝卡未果，于凌晨向該秘書和幾位高管發(fā)出措辭嚴(yán)厲且語氣生硬的“譴責(zé)信”。

陸純初的英文郵件內(nèi)容大致是：“我星期二剛告訴過你，想東西、做事情不要想當(dāng)然！結(jié)果今天晚上你就把我鎖在門外，我要取的東西都還在辦公室里。問題在于你自以為是地認(rèn)為我隨身帶了鑰匙。從現(xiàn)在起，無論午餐時段還是晚上下班后，你要與你服務(wù)的每一名經(jīng)理都確認(rèn)無事后才能離開辦公室，OK!”

4月10日，瑞貝卡向公司所有人發(fā)送郵件，列舉六大原因指出總裁的不對。在信中，她這樣寫道：“第一，我做這件事是完全正確的，我鎖門是從安全角度考慮的，如果一旦丟了東西，我無法承擔(dān)責(zé)任。第二，你有鑰匙，自己忘了帶，還要說別人不對。造成這件事的主要原因都是你自己，不要把自己的錯誤轉(zhuǎn)移到別人的身上。第三，你無權(quán)干涉和控制我的私人時間，我一天就8小時的工作時間，請你記住中午和晚上下班后的時間都是我的私人時間。第四，從加入EMC的第一天到現(xiàn)在，我工作盡職盡責(zé)，即使加過很多次的班，也沒有任何怨言，但是，如果你要求我為了工作以外的事情加班，我無法做到。第五，雖然咱們是上下級的關(guān)系，也請你注重一下你說話的語氣，這是做人最基本的禮貌問題。第六，我要強(qiáng)調(diào)一下，我并沒有猜想或者假定什么，因為我沒有時間也沒有必要。”

問題：

“秘書門”事件的根源在哪里？

案例6：某公司財務(wù)部的崗位調(diào)查

某公司財務(wù)部有5人，一位經(jīng)理，兩位會計，兩位出納。兩位出納中，一位是銀行出納，另一個是現(xiàn)金出納，他倆的工作有時交叉。60多人的公司有5個財務(wù)人員，公司管理者覺得財務(wù)人員有點(diǎn)多。但是沒有根據(jù)，不知裁減誰才好。公司就用崗位寫實的辦法進(jìn)行調(diào)整。記錄他們每天都在做什么，看工作是不是飽滿，或者說工作有沒有重疊。財務(wù)部的5個人每人用本子把他們每天的工作全部記錄下來。例如，幾點(diǎn)到幾點(diǎn)做什么，這樣記了兩周。

通過記錄發(fā)現(xiàn)，出納的工作確實很緊張，有一個出納因為提款一天去了四次銀行。問他為什么一天去四次呢？能不能去一次就把款提了。他說不行，因為公司規(guī)定一次提款現(xiàn)金量不能超過1萬元。另外，公司需要的現(xiàn)金量大，經(jīng)常出現(xiàn)這種情況。因為公司工作計劃性差，造成出納工作很忙。找到問題后，如果能夠改進(jìn)，出納就可以從兩人減為一人。

問題：

（1）以上案例是通過什么樣的崗位調(diào)查方法來查找企業(yè)管理中存在問題的？

（2）如果讓你來對財務(wù)部的崗位進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)，你有什么辦法？

第五篇：民生檔案工作調(diào)研分析

“民惟邦本, 本固邦寧”, 民生問題自古以來就是關(guān)系國家民族穩(wěn)定和諧、經(jīng)濟(jì)社會繁榮昌盛的頭等大事。檔案工作是維護(hù)史實、傳承文明、服務(wù)社會的一項基礎(chǔ)性工作, 關(guān)注民生, 保障民生, 解決民生問題, 離不開檔案和檔案工作。在新的形勢和條件下，如何做好民生檔案工作，維護(hù)好廣大人民群眾的切身利益，促進(jìn)社會和諧穩(wěn)定，是擺在我們面前的一個新課

題。

一、民生檔案工作的新內(nèi)涵和重要意義

民生問題涉及社會各個領(lǐng)域，涉及不同的群體層面。尤其在全面建設(shè)小康社會的新階段，民生問題不僅其內(nèi)涵在不斷拓展，而且其構(gòu)成要素也在不斷變化，既有政治的、又有經(jīng)濟(jì)的，既有精神的、又有物質(zhì)的，既有文化的、又有生活的等等。民生檔案從內(nèi)涵上來講,是指機(jī)關(guān)、社會組織和個人形成的與人民群眾利益直接相關(guān)的專門檔案,是民生問題的原始記錄和真實反映。從外延上看，民生檔案是指教育、就業(yè)、分配、社會保障、醫(yī)療衛(wèi)生、公共管理等民生領(lǐng)域中形成的各類涉民檔案。具體來說，民生檔案主要涉及以下領(lǐng)域及內(nèi)容：一是民主政治檔案，包括公民在參與民主選舉、村務(wù)公開等方面所形成的檔案；二是社會保障檔案，包括公民在勞動就業(yè)、工資福利、收入分配、養(yǎng)老保險、最低生活保障、生產(chǎn)安全等方面所形成的檔案；三是國企轉(zhuǎn)制檔案，包括國企轉(zhuǎn)制后企業(yè)資產(chǎn)評估、流向、轉(zhuǎn)讓、拍賣、重組以及職工安置、分流、政策處理等方面所形成的檔案；四是教育衛(wèi)生檔案，包括學(xué)校教育收費(fèi)、學(xué)生招錄、公平施教以及防疫婦保、醫(yī)保、醫(yī)患處理等方面所形成的檔案；五是安居樂業(yè)檔案，包括土地承包、拆遷征用、房屋權(quán)屬、山林延包、移民安置、人口婚姻、轉(zhuǎn)業(yè)復(fù)退、知青安置、環(huán)境居住、食品安全等方面所形成的檔案；六是公共服務(wù)檔案，包括公民在出行、旅游、休閑、娛樂、辦事等方面所形成的檔案。民生檔案涉及的領(lǐng)域和范圍非常廣泛，與廣大人民群眾的切身利益息息相關(guān)，與和諧社會建設(shè)密不可分，做好民生檔案不僅是時代的需要，歷史的需要，更是構(gòu)建社會主義和諧社會，全面建設(shè)小康社會的需要。

1、做好民生檔案工作是建立解決民生問題長效機(jī)制的重要基礎(chǔ)。任何民生問題都具有針對性，解決民生問題，首先必須確切界定和掌握涉及的范圍和對象，這就需要建立健全這方面的基礎(chǔ)檔案，從而為制定和實施解決民生問題的政策提供可靠依據(jù)。只有全面掌握有關(guān)民生問題的基本情況和實際數(shù)據(jù)，才能保證解決民生問題的有關(guān)政策的針對性、連續(xù)性和可操作性。因此，做好民生檔案工作，對于及時總結(jié)經(jīng)驗，探索規(guī)律，制定政策，落實措施，建立解決民生問題的長效機(jī)制有著不可替代的基礎(chǔ)作用。

2、做好民生檔案工作是維護(hù)人民群眾合法權(quán)益的現(xiàn)實需要。隨著經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，群眾對檔案利用的需求日益增長，檔案館、室和有關(guān)部門保存的大量民生檔案已經(jīng)成為破解社會矛盾、調(diào)處民間糾紛，保障人民群眾合法利益的重要憑證。就以**縣為例，2001年—2007年，縣檔案館共接待查檔者6230人次、利用檔案10582卷次，其中公民個人利用檔案達(dá)到了4871人次、6827卷次，占總利用人次的78.2%。這充分說明民生檔案的建立、保存和利用，與人民群眾的利益是密切相關(guān)的。因此，切實做好民生檔案工作，是確保涉及群眾利益的事件有檔可查，有案可稽的關(guān)鍵舉措。

3、做好民生檔案工作是推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的重要途徑。改革開放以來，我縣經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展取得了巨大成就，作為記錄和反映這一輝煌歷程的檔案工作，也得到了長足進(jìn)步。但在整個檔案事業(yè)發(fā)展中，民生檔案工作仍是一個薄弱環(huán)節(jié)，與不斷發(fā)展的形勢任務(wù)還不相適應(yīng)。這既是檔案工作面臨的挑戰(zhàn)和考驗，也為檔案事業(yè)發(fā)展提供了新的機(jī)遇和空間。因此，檔案部門和廣大檔案工作者，圍繞深入實施“小縣大城”發(fā)展戰(zhàn)略，切實增強(qiáng)做好民生檔案工作的緊迫感和責(zé)任感，積極做好民生檔案的積累和管理，科學(xué)開發(fā)利用各種民生檔案，扎實推進(jìn)民生檔案管理的規(guī)范化、制度化和現(xiàn)代化建設(shè)，是推動我縣檔案事業(yè)又好又快發(fā)展的重要途徑。

二、當(dāng)前我縣民生檔案工作現(xiàn)狀及存在的問題

近年來，我縣檔案管理部門在縣委、縣政府的領(lǐng)導(dǎo)下，與有關(guān)部門密切配合，大力加強(qiáng)民生領(lǐng)域的建檔管理，努力發(fā)揮檔案行政主管部門在民生檔案資源收集、保管和監(jiān)督、利用上的主渠道作用，取得了一定的成效。

1、民生檔案的建檔工作扎實推進(jìn)?？h檔案局按照“建檔對象一個不漏、歸檔材料一份不少”的要求，加強(qiáng)對社會保障等民生領(lǐng)域建檔工作的監(jiān)管、指導(dǎo)和服務(wù)。目前，全縣14個鄉(xiāng)鎮(zhèn)的綜合檔案室全部達(dá)到省三級以上標(biāo)準(zhǔn)，石塘鎮(zhèn)小順村等行政村正積極開展“新農(nóng)村示范檔案室”創(chuàng)建工作；庫區(qū)移民檔案、二輪土地承包檔案和山林延包檔案的建檔率達(dá)到100%，縣社保處、縣民政局低?？啤⒖h農(nóng)醫(yī)辦均建立了綜合檔案室，為11008名養(yǎng)老保險對象、12796名醫(yī)保對象、2792戶4247名低保對象和86891名新型農(nóng)村醫(yī)療合作保險參保對象

建立了完整的檔案。同時，不斷拓展建檔新領(lǐng)域，我縣的重大活動檔案管理工作和山林延包檔案數(shù)字化工作走在全省前列，受到了省檔案局的充分肯定，并在全省交流推廣。

2、民生檔案資源建設(shè)和整合力度不斷加大。近年來，我縣檔案部門本著“以人為本”的服務(wù)理念，加大對婚姻、房產(chǎn)、移民等與人民群眾生活密切相關(guān)的檔案資源的收集力度，不斷提高館藏民

生檔案的比重。據(jù)統(tǒng)計，截止2007年底，縣檔案館已接收婚姻檔案254卷；接收破產(chǎn)和轉(zhuǎn)制企業(yè)檔案2509卷，接收土地、移民、山林檔案1126卷，接收人口普查檔案624卷。實現(xiàn)了多種民生檔案資源的整合和共享。

3、民生檔案資源開發(fā)利用工作取得明顯成效。隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，個人利用已經(jīng)成為檔案館利用者的主體，越來越多的普通百姓開始走進(jìn)檔案館。檔案館接收的破產(chǎn)企業(yè)檔案，為破產(chǎn)企業(yè)職工辦理特殊工種提前退休、計算工齡、領(lǐng)取住房補(bǔ)貼等提供了真實憑證；移民檔案，為全國大中型水庫農(nóng)村移民后期扶持政策的落實提供了有效依據(jù)。2006年，為配合我縣的山林延包工作，縣檔案館將館藏的林業(yè)“三定”檔案提供給各鄉(xiāng)鎮(zhèn)錄入、參考，共出借檔案287卷、44031頁，為山林延包工作的順利開展打下了良好基礎(chǔ)。

近年來，我縣的民生檔案工作雖然取得了一定的進(jìn)展，但從調(diào)研情況看，也存在不少問題，突出表現(xiàn)在以下幾個方面：

1、一些部門對民生檔案工作還不夠重視。一些部門對民生檔案工作的重要性認(rèn)識不足，認(rèn)為是“軟任務(wù)”、“拖得起”；有的職能部門和單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識淡薄，檔案工作處于無序管理、自生自滅狀態(tài)；一些部門在處理民生問題時，只考慮眼前工作需要，沒有從長遠(yuǎn)利益出發(fā)，將檔案工作列入議事工作日程，加強(qiáng)民生檔案的歸檔管理；有的職能部門把檔案看作壟斷資源，既不依法向國家檔案館移交，也不向社會提供利用；等等。

2、檔案行政管理部門對民生檔案工作監(jiān)管難度大?？h檔案局作為檔案工作的主管部門，對民生檔案工作負(fù)有監(jiān)督、指導(dǎo)的責(zé)任。但一方面由于民生檔案工作牽涉人事、勞動保障、民政、教育、衛(wèi)生、城建、林業(yè)、國土等多個職能部門，與鄉(xiāng)鎮(zhèn)、行政村和社區(qū)等大量基層組織密切相關(guān)，任務(wù)重、頭緒多、工作量大，人手緊張的檔案部門常常感到力不從心。另一方面，在工作中還存在牽頭管理部門不明確、部門間協(xié)調(diào)配合不夠等問題，造成檔案部門難以有效參與和監(jiān)管。

3、民生檔案資源的管理存在安全隱患。一方面，縣檔案局（館）現(xiàn)有辦公、管理用房440㎡、庫房360㎡，均建于上世紀(jì)80年代初，由于當(dāng)時投入不足，設(shè)計落后等原因，目前有四大問題日益突出，一是庫房面積過小，庫容量已經(jīng)飽和，無法滿足檔案接收工作的需要。二是庫房保管條件不符合要求?，F(xiàn)有庫房在防潮防霉、防蟲防熱等方面均達(dá)不到檔案保管所需的要求，導(dǎo)致部分檔案出現(xiàn)紙張發(fā)黃變脆、字跡模糊褪色、甚至蟲蛀霉變現(xiàn)象。三是房屋陳舊、設(shè)備老化。近幾年來檔案局（館）辦公樓、庫房的梁、瓦、檐等多處腐朽老化，庫房地基下沉，二樓地面也因不能承受檔案密集架的負(fù)荷而凹陷、變形，已成危房。四是現(xiàn)址與縣人武部軍火彈藥倉庫的距離不足百米，達(dá)不到遠(yuǎn)離工業(yè)區(qū)和易燃易爆場所的要求。另一方面，社保中心、醫(yī)保中心、農(nóng)村新型合作醫(yī)療辦公室等單位大多是新建單位，人手緊、經(jīng)費(fèi)缺、檔案工作難以有效開展，有的單位甚至沒有檔案用房，每年新增的檔案只能分散保存在各個業(yè)務(wù)部門或個人手中。由于以上因素，給民生檔案的安全留下了很大的隱患。

4、民生檔案的社會共享度不高。社會保險、社會救助、最低保障、再就業(yè)等民生檔案與群眾日常生產(chǎn)生活密切相關(guān)，利用比較頻繁，然而這些領(lǐng)域的檔案工作才剛剛起步，檔案管理和利用服務(wù)手段比較落后，社會共享度不高，難以有效滿足群眾利用需求。土地、婚姻、房產(chǎn)等檔案與各職能部門的業(yè)務(wù)工作密切相關(guān)，加上縣檔案館已無力接收，導(dǎo)致這部分檔案大多分散保存于相關(guān)部門，難以集中統(tǒng)一向公眾開放，對老百姓利用檔案造成了極大不便。

三、做好民生檔案工作的基本原則和主要舉措

民生檔案涉及領(lǐng)域廣，涵蓋內(nèi)容多，影響重大，在具體的工作中必須堅持以下基本原則：

1、堅持保管與利用相結(jié)合。必須一手抓收集、管理，一手抓開發(fā)、利用。要重點(diǎn)加強(qiáng)勞動就業(yè)、社會保障、教育、醫(yī)療、社會管理等民生領(lǐng)域的建檔工作，著力規(guī)范村務(wù)公開檔案、村民檔案、流動人口檔案、低收入家庭檔案、特殊和困難人群檔案、城市拆遷檔案、移民檔案等的管理。同時，要深化檔案信息資源的開發(fā)和利用，圍繞關(guān)系人民群眾切身利益的重大專題，開展檔案信息的深度加工和專題編研工作，建立一批直接服務(wù)公眾的重要專題數(shù)據(jù)庫和檔案編研產(chǎn)品。要逐步推進(jìn)現(xiàn)行文件查閱中心向政府信息查詢服務(wù)中心轉(zhuǎn)變，使綜合檔案館真正成為查詢政府公開信息的主渠道，讓廣大人民群眾共享民生檔案信息資源。

2、堅持城市與農(nóng)村相結(jié)合。一方面，要加強(qiáng)和規(guī)范城市街道、社區(qū)檔案室建設(shè)，并以此為依托，建立健全城市低保戶檔案、“零就業(yè)”家庭檔案、住房困難家庭檔案、殘疾人檔案等民生檔案，使之成為保管和利用城市民生檔案的基礎(chǔ)平臺。另一方面，要加強(qiáng)和規(guī)范農(nóng)村鄉(xiāng)鎮(zhèn)、行政村檔案室建設(shè)，進(jìn)一步推進(jìn)行政村檔案室規(guī)范化建設(shè)，重點(diǎn)抓好村民檔案、流動人口檔案、雇主雇工檔案、村務(wù)公開和民主管理檔案等民生熱點(diǎn)領(lǐng)域建檔工作，使之成為保管和利用農(nóng)村民生檔案的基礎(chǔ)平臺。尤其要重視抓好貧困山區(qū)的民生檔案工作，真正讓關(guān)系群眾利益的事都有檔可查、有據(jù)可依、有證可憑。

3、堅持繼承與創(chuàng)新相結(jié)合。在長期的實踐中，檔案管理工作形成了一套行之有效的方式方法，需要繼續(xù)予以重視和運(yùn)用。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息網(wǎng)絡(luò)化、檔案數(shù)字化正日益改變著傳統(tǒng)的管理模式和方式，必須堅持在繼承中創(chuàng)新、在創(chuàng)新中提高。檔案部門要積極適應(yīng)時代發(fā)展要求，有序推進(jìn)數(shù)字檔案館工程，優(yōu)先完成民生檔案數(shù)字化任務(wù)，逐步建立起區(qū)域性、多層次、分布式、規(guī)范化的各類民生檔案數(shù)據(jù)庫群，并通過各類信息網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)民生檔案信息資源共享。

按照以上基本原則要求，針對我縣民生檔案工作存在的問題，下一步，有關(guān)職能部門和全體檔案工作者必須超前思考、努力探索，在實踐中摸索出一條符合時代發(fā)展、順應(yīng)形勢潮流、滿足社會需求、廣大公眾滿意的民生檔案工作新路子，切實地服務(wù)民生、回報社會。在具體的工作中，要著重抓好以下幾個方面：

1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，形成齊抓共管的民生檔案工作格局。民生檔案工作與民生問題一樣，錯綜復(fù)雜，涉及面廣，做好民生檔案工作既是一項長期性的基礎(chǔ)工作，又是一項綜合性的系統(tǒng)工程，需要各方面的支持配合，合力推進(jìn)。各級黨委、政府要加強(qiáng)對民生檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，切實把民生檔案工作列入議事日程，納入民生工作的計劃和考核內(nèi)容。勞動保障、民政、衛(wèi)生、教育、移民等部門，作為民生檔案的主要形成和使用單位，要做到認(rèn)識到位、重點(diǎn)突出、明確責(zé)任，依法科學(xué)管理，確保民生檔案的安全，促進(jìn)民生檔案的利用。檔案行政管理部門應(yīng)本著以保障和改善民生為重點(diǎn)的社會建設(shè)和管理工作開展到那里，民生檔案工作就延伸到那里的原則，積極關(guān)注民生工作的熱點(diǎn)，依法加強(qiáng)對民生檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，通過組織培訓(xùn)、上門指導(dǎo)、執(zhí)法檢查等形式，使民生檔案工作健康、持續(xù)、穩(wěn)步地發(fā)展。同時，要積極通過新聞媒體、網(wǎng)站、信息和簡報等手段，開展多層次、多形式、多渠道的宣傳，普及民生檔案知識，提高各級領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門對民生檔案工作重要性和必要性的認(rèn)識，形成人人關(guān)注民生檔案工作、自覺做好民生檔案工作的良好氛圍。

2、強(qiáng)化監(jiān)管，推進(jìn)民生檔案管理向縱深發(fā)展。要使民生檔案管理工作有個良好的開端，健康的發(fā)展，檔案及各有關(guān)職能部門要切實承擔(dān)起歷史賦予的責(zé)任，加強(qiáng)行業(yè)監(jiān)管，主動提供服務(wù)。在具體工作中，要做到“三個超前”：一要超前控制。民生檔案不僅信息面廣、利用頻率高，而且價值系數(shù)大，群眾特別關(guān)注，各職能部門對該收集、應(yīng)收集的民生檔案要做到建檔對象一個不漏，建檔資料齊全完整。檔案行政管理部門要以實施國家檔案局8 號令為契機(jī),會同有關(guān)專業(yè)主管部門共同研究，聯(lián)合制訂各專業(yè)領(lǐng)域檔案管理辦法，將各類民生檔案的管理納入到檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)范疇，爭取早日建立起比較完備的民生檔案管理制度。二要超前監(jiān)管。要通過法律的、行政的、經(jīng)濟(jì)的手段，規(guī)范管好、用好民生檔案并確保這些重要信息的長期安全、永久可靠。要通過不間斷的開展專項執(zhí)法檢查和依法監(jiān)管工作，增強(qiáng)各部門依法管理民生檔案的意識，及時發(fā)現(xiàn)和改正民生檔案工作中存在的問題，確保民生檔案的安全保管和有效利用，推動民生檔案工作步入法制化軌道。三要超前服務(wù)。檔案管理部門和檔案工作者在民生檔案工作中要發(fā)揮主力軍作用，不僅要積極主動地為各級領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀、謀劃方案，而且要將業(yè)務(wù)培訓(xùn)與具體指導(dǎo)結(jié)合起來，通過檔案目標(biāo)管理認(rèn)定、檔案年檢、考核或示范檔案室創(chuàng)建活動等多種形式，幫助、督促各單位提高民生檔案業(yè)務(wù)水平，做好民生檔案管理工作，扎實推進(jìn)各相關(guān)單位民生檔案管理的規(guī)范化、制度化和現(xiàn)代化建設(shè)。

3、注重整合，提高區(qū)域民生檔案資源的共享度。豐富民生檔案信息資源是做好民生檔案工作的關(guān)鍵?？h檔案館作為保存黨委政府重要檔案的基地，應(yīng)在收藏民生檔案資源方面發(fā)揮主渠道作用，不斷拓展檔案資源新領(lǐng)域。要積極調(diào)整館藏收集范圍，切實加強(qiáng)婚姻登記、山林定權(quán)、土地、社會保障等與老百姓利益密切相關(guān)的檔案的收集，加強(qiáng)民間保存的檔案、記錄普通百姓生活工作狀況的檔案資料的收集，使檔案館真正成為既保存政府信息，又保存社會公眾信息的綜合檔案館。要本著“先用先整、突出重點(diǎn)”的原則，深入挖掘現(xiàn)有館藏各類民生檔案資源，加快館藏民生檔案整理、審查及開放步伐，使所有民生相關(guān)檔案能夠更快地提供給廣大人民群眾利用。特別是針對當(dāng)前縣檔案館庫容過小、保管硬件落后的現(xiàn)狀，要采取切實有效的應(yīng)對措施。一方面，要通過加大館藏檔案統(tǒng)計、鑒定和銷毀工作力度，盡量騰出空間，在確保安全的前提下讓更多貴重的檔案及時進(jìn)館保存。另一方面，對一些利用率較高，但難以提前移交進(jìn)館的民生檔案資源，要通過電子文件在線接收、全文數(shù)字化、目錄移交等方式, 掌握數(shù)量，整合本區(qū)域各類涉及民生的現(xiàn)行文件和檔案信息。同時，要逐步將檔案局的網(wǎng)站作為本縣民生檔案的數(shù)據(jù)平臺，將不同行業(yè)、部門的相關(guān)民生檔案信息進(jìn)行集中整合，實現(xiàn)民生檔案信息資源共享。

4、創(chuàng)新手段，充分發(fā)揮民生檔案的信息服務(wù)功能。利用檔案為百姓、為民生服務(wù)是檔案工作的宗旨和目標(biāo)?？h檔案館要堅持以民生需求為導(dǎo)向，采取開放服務(wù)、咨詢服務(wù)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等多種方式，努力向社會大眾提供檔案信息資源服務(wù)。一是要深化檔案信息資源的開發(fā)和利用。通過開發(fā)關(guān)系人民群眾切身利益的重要專題數(shù)據(jù)庫和檔案編研產(chǎn)品、打造面向民眾的展覽精品、組織開展家庭建檔等活動，使普通百姓在利用檔案維權(quán)的同時，又能充分享受到檔案文化的獨(dú)特魅力。二是要加快檔案服務(wù)利用窗口建設(shè)。要以《政府信息公開條例》正式實施為契機(jī), 加快檔案館現(xiàn)行文件查閱中心向政府信息公開服務(wù)中心轉(zhuǎn)變, 使所有涉及人民群眾直接現(xiàn)實利益的各類檔案和現(xiàn)行文件能夠更好地為廣大人民群眾服務(wù)。三是要加強(qiáng)檔案信息開發(fā)的“內(nèi)外”合作?？h檔案館要積極通過與其他單位合作開發(fā)，進(jìn)一步密切檔案工作與社會各方面的關(guān)系，逐步解決當(dāng)前館藏檔案信息內(nèi)容不夠豐富、開發(fā)力量不足、經(jīng)費(fèi)緊張和檔案信息開發(fā)利用水平不高等方面的問題。同時，通過合作，使檔案工作更好地貼近社會，融入社會、服務(wù)大眾，創(chuàng)造出更好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。