第一篇：文書擬寫及計算機應(yīng)用

文書擬寫及計算機應(yīng)用

文書:內(nèi)容7分主題明確,事由清楚,時地表述完整打分為ABCDE五檔

謀篇9結(jié)構(gòu)完整,格式正確打分為ABCDE五檔

語言9語體正確,語言通順打分為ABCDE五檔

文字5書寫清楚,標(biāo)點正確打分為ABCDE五檔

合計30分

FTP,搜索指定文件5搜索指定文件,準(zhǔn)確用FTP上傳

將指定文件按(指定地址發(fā)出郵件)5準(zhǔn)確將指定文件按指定地址發(fā)出電子郵件

電子表個制作表10表格制作正確,分析 中文輸入10準(zhǔn)確率98%以上,格式正確

合計30分

根據(jù)視馮內(nèi)容以會議秘書處名義擬寫會議通知(廣州市旅游局)以某汽車交易市場名義向市場相關(guān)部門擬寫一份請示(而受氣車交易平臺)

以家屬名義擬寫一份感謝信(舊落水女子)以 單位名義 擬寫一份給救人警察的尉問信

以居委名義向區(qū)正府寫一份報告(再小曲垃圾加工揮手)

以居委名義向區(qū)正府寫一份請示

以個人名義 向救人警察寫一份感謝信

按照職稱排序?qū)べY和獎金

按照性別排序

第二篇：文書擬寫

一、通告

（一）通告的概念

通告是公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項的公文。通告是各級機關(guān)、企事業(yè)單位與社會團體通常使用的告曉性公文。

（二）通告與公告的區(qū)別

通告與公告同為具有廣泛告知性與約束力的公布性公文，但是，他們又具有明顯的區(qū)別：

1、使用范圍不同；

2、宣布事項不同

3、制發(fā)者不同。

（三）通告的類型:通告可以分為制約性通告與告知性通告二種類型。

（四）通告的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+落款+成文日期

二、通報

（一）通報的概念

通報是表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況的公文.通報時各級機關(guān)、企事業(yè)單位和團體經(jīng)常使用的文種

（二）通報的性質(zhì)

1、通報屬于獎勵與告誡性的公文;

2、通報屬于傳達和告誡性的公文;

3、通報的發(fā)布范圍，往往是在一個機關(guān)或一個系統(tǒng)內(nèi)部使用

（三）通報的類型:通報可以分為表彰通報、批評通報和傳達通報三種類型。

（四）通報的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+主送機關(guān)+正文（+附件）+落款+成文日期

（五）通知于通報的區(qū)別

通知與通報均為知照性公文。通知帶有一定指令性，其事項具體，是上級機關(guān)下達至下級機關(guān)的公文；而通報重在傳達重要精神或者情況，以使有關(guān)單位和公眾知曉，一般不具有指令性。通知重在告知人們執(zhí)行什么任務(wù)或怎樣做；通報則是為了提高人們的認(rèn)識和開闊人們的視野，以便把工作做得更好。

三、決定

（一）決定的概念決定是對重要事項或者重大行動做出安排,獎勵有關(guān)單位及人員,變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項的公文。

（二）決定的特點

根據(jù)決定的性質(zhì)，決定可分為：

1、指揮性決定；2知照性決定。

（三）決定的類型

根據(jù)決定的性質(zhì)，決定可以分為：

1、指揮性決定；

2、知照性決定。

（四）決定的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+主送機關(guān)+正文+（附件）+落款+成文日期

（五）相關(guān)注意事項

1.不可用“文種”作標(biāo)題

以文種“決定”作標(biāo)題，省略發(fā)放機關(guān)與事由，不符合國務(wù)院對公文標(biāo)題的書寫要求。

2.慎用“決定”

應(yīng)該針對發(fā)放機關(guān)內(nèi)部的重大事項或行動發(fā)布決定。在使用中容易出現(xiàn)的問題是“小題大做”，即把本應(yīng)寫為“表彰通報”、“批評通報”的，寫成“表彰決定”、“批評決定”。請注意，不應(yīng)把一半事項隨意升格為重大事項或重大行動，要把握好“度”。

四、請批、批答函

（一）請批、批答函的概念

請批、批答函是請批與批答函的名稱，是不相隸屬機關(guān)之間請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項的公文。

（二）請批、批答函的類型:1.請批函。請批函是向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)的函。2.批答函。批答函是有關(guān)主管部門批答請批事項的函。

（三）請批、批答函的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+主送機關(guān)+正文+落款+成文日期

五、計劃

（一）計劃的概念

計劃是各級機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體和個人對未來一定時間內(nèi)的活動擬定出現(xiàn)目標(biāo)、內(nèi)容、步驟、措施和完成期限的一種事務(wù)性文書

（二）計劃的特點有：1.針對性2.預(yù)見性

（三）計劃的類型:1.按內(nèi)容分，有學(xué)習(xí)計劃、工作計劃、生產(chǎn)計劃、財務(wù)計劃、教學(xué)計劃、科研計劃、銷售計劃等。2.按范圍分，有國家計劃、地區(qū)計劃、單位計劃、部門計劃、班組計劃、個人計劃等。3.按時間分，有長期計劃、短期計劃、計劃、季度計劃、月計劃、周計劃等。4.按性質(zhì)和作用分，有綜合性計劃、專題性計劃、指令性計劃、指導(dǎo)性計劃等。

（四）計劃的結(jié)構(gòu)

計劃的結(jié)構(gòu)有兩種，如下：1文章式結(jié)構(gòu)，其結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部。2.表格式結(jié)構(gòu)，就是整個計劃以表格的形式表述，適用于時間較短，內(nèi)容單一或量化指標(biāo)較多的工作計劃。

六、總結(jié)

（一）總結(jié)的概念

總結(jié)是各級機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體和個人通過對過去一階段工作的回顧、分析和研究，從中找出經(jīng)驗、教訓(xùn)，得出一些規(guī)律性的知識，用以指導(dǎo)今后工作的事務(wù)性文書。

（二）總結(jié)的類型:1.按內(nèi)容分，有學(xué)習(xí)總結(jié)、總做總結(jié)、生產(chǎn)總結(jié)等。2.按范圍分，有單位總結(jié)、個人總結(jié)等。3.按時間分，有總結(jié)、季度總結(jié)。4.按性質(zhì)和作用分，有綜合性總結(jié)、專題性總結(jié)等。

（三）總結(jié)的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部

（四）總結(jié)的注意事項：1.樹立正確的知道思想;2.堅持實事求是;3.總結(jié)出規(guī)律性的東西;4.分清主次、突出重點;5.語言簡明、準(zhǔn)確

七、述職報告

（一）述職報告的概念

述職報告是各級機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體的各級領(lǐng)導(dǎo)干部及管理工作人員，向上級管理機關(guān)陳述自己在任職期間履行崗位職責(zé)情況的書面報告。

（二）述職報告的特點有：1.個人性；2.真實性；3.通俗性。

（三）述職報告的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+稱謂+正文+落款+成文日期

（四）注意事項:撰寫述職報告要注意：1.事實求是；2.突出特點；3.語言簡潔。

八、講話稿

（一）講話稿的概念:講話稿是講話者在公共場合就某一問題發(fā)表自己的見解或闡明某種事理而事先寫成的文稿。

（二）講話稿的特點:1.內(nèi)容針對性強。2.語言評議通俗。3.交流具有互動性

（三）講話稿的分類:1.按場合分，有集體講話、廣播講話、電視講話、會議講話。2.按講話者的身份分，有領(lǐng)導(dǎo)講話、群眾代表講話、來賓講話等。3.按講話的目的分，有鼓動性的、說服性的、祝賀性的、憑吊性的講話等。4.按講話的內(nèi)容分，有政治的、軍事的、經(jīng)濟的、文化的、學(xué)術(shù)的、禮節(jié)的講話等。

（四）講話稿的結(jié)構(gòu):講話稿包括三個部分：開頭+主體+結(jié)尾。

（五）注意事項:1.口齒清晰、吐字準(zhǔn)確、注意語調(diào)的抑揚頓挫就成為講話者應(yīng)該具有的基本條件。2.講話稿的內(nèi)容要有針對性。3.觀點鮮明，主題明確。4.語言要通俗、生動。

九、市場調(diào)查報告

（一）市場調(diào)查報告的概念:市場調(diào)查報告是對市場調(diào)查所獲得的信息資料，進行整理、得出結(jié)論，提出采取行動的合理建議之后撰寫的書面報告。

（二）市場調(diào)查報告的特點有：1.針對性2.真實性3.典型性4.時效性

（三）市場調(diào)查報告的分類:1.按調(diào)查范圍、調(diào)查方式分，有綜合性調(diào)查報告和專題性調(diào)查報告。2.按目的、作用、內(nèi)容分，有情況調(diào)查報告、事件調(diào)查報告和問題調(diào)查報告。

（四）市場調(diào)查報告的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+前言+正文+尾部

（五）撰寫市場調(diào)查報告的注意事項:1.深入調(diào)查，充分占有材料。2.實事求是。

十、招標(biāo)書

（一）招標(biāo)書的概念:招標(biāo)書又稱招標(biāo)說明書，是招標(biāo)人利用投標(biāo)者之間的競爭從而達到優(yōu)選投標(biāo)人哦一種告知性文書，是招標(biāo)人為了征招承包者或合作者而對招標(biāo)的有關(guān)事項和要求所作的解釋和說明。

（二）招標(biāo)書的特點是:具有明確性、競爭性、具體性和規(guī)范性。

（三）招標(biāo)書的類型:按性質(zhì)和內(nèi)容分，招標(biāo)書有多種類型，如工程建設(shè)招標(biāo)書、企業(yè)租賃招標(biāo)書、大宗商品交易招標(biāo)書、選聘企業(yè)經(jīng)營者招標(biāo)書、企業(yè)承擔(dān)包括招標(biāo)、勞務(wù)招標(biāo)書、技術(shù)引進或轉(zhuǎn)讓招標(biāo)書等。

（四）招標(biāo)書的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部

十一、投標(biāo)書

（—）投標(biāo)書的概念:投標(biāo)書也稱“標(biāo)函”，是投標(biāo)人為了中標(biāo)而按照招標(biāo)人的要求，具體地向招標(biāo)人提出訂立合同的建議，是提供給招標(biāo)人的備選方案的文本。

（二）投標(biāo)書的特點是針對性、求實性和合約性。

（三）投標(biāo)書的結(jié)構(gòu)是 ：標(biāo)題+正文+尾部

（四）撰寫招標(biāo)書的注意事項:1.明確招標(biāo)要求2.實事求是，不可弄虛作假3.語言簡潔，語氣謙和。

第三篇：文書擬寫

一、四級秘書部分

（一）單項選擇

1.作為正式簽訂協(xié)議基礎(chǔ)的文書是()。A.合同 B.訂貨單

C.意向書 D.成交確認(rèn)書

2.信息校核是對經(jīng)過初步甄別的信息作進一步的校驗核實，對信息的()進行認(rèn)定。A.重要性 B.真實性 C.齊全性 D.充實性 3.以下不屬于簡報類公文的是()。A.情況反映 B.內(nèi)部參考 C.會議紀(jì)要 D.工作通訊

4.具有“簡、快、新、實”特點的文書是()。A.簡報 B.會議記錄 C.備忘錄 D.傳真

5.以下對報告與請示表述不準(zhǔn)確的是()。A.請示有對應(yīng)的文種，而報告則無

B.行文方向不同，報告是下行文，請示是上行文 C.請示只能事前，而報告事前、事中、事后均可

D.請示只能有一個主送單位，而報告則可以有多個主送單位 6.報告的發(fā)文字號，其位置應(yīng)在()。A.發(fā)文機關(guān)下空兩行，居左空一字 B.發(fā)文機關(guān)下空兩行，居中 C.發(fā)文機關(guān)下不空行，居中

D.發(fā)文機關(guān)下空兩行，居左頂格 7.訂貨單由()制作。

A.國家統(tǒng)一 B.買方、賣方共同 C.賣方 D.買方

8.檢查文書版式、標(biāo)題是否端正的工作屬于()。A.文書校對 B.文書核查 C.文書簽收 D.文書拆封

9.對文書進行()的工作屬于繕印。A.謄抄 B.修訂 C.校對 D.記錄

10.簡報的秘密等級或“內(nèi)部資料，注意保存”等語句，其位置應(yīng)在報頭的()。A.右上角 B.左上角 C.右下方 D.左下方

11.向級別與本機關(guān)相同的有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)某事項應(yīng)使用()。A.請示 B.報告 C.意見 D.函

12.答復(fù)上級機關(guān)的詢問，應(yīng)使用()。A.函 B.報告 C.通知 D.意見

13.對檔案的保管期限表述不正確的是()。A.永久保存就是無限期保存下去 B.長期保管指保存15 年左右

C.短期保存，指保存15 年（含15 年）以下

D.保管期限一般從文件產(chǎn)生和形成后的第二年算起 14.下列關(guān)于批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知的標(biāo)題表述正確的是()。A.華榮公司批轉(zhuǎn)華榮公司第一分公司關(guān)于安全質(zhì)量檢查方案的通知

B.華榮公司批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)關(guān)于華榮公司第一分公司安全質(zhì)量檢查方案的通知 C.關(guān)于華榮公司轉(zhuǎn)發(fā)華榮公司第一分公司安全質(zhì)量檢查的方案 D.華榮公司批轉(zhuǎn)華榮公司第一分公司安全質(zhì)量檢查方案的通知 15.關(guān)于請示的特點描述錯誤的是()。A.一文一事 B.逐級請示 C.請批對應(yīng) D.事前行文

16.對繕印的工作程序表述不正確的是()。A.確定印制的文書 B.確定印制樣式

C.確定印制的份數(shù) D.完成印制、交付印制的文書 17.商品說明書的特點不包括()。

A.真實性 B.科學(xué)性 C.條理性 D.邏輯性 18.下列表述不準(zhǔn)確的句子是()。A.賀信的篇幅一般比較簡短 B.請柬的標(biāo)題可以寫在封面上

C.請柬、邀請信、感謝信等禮儀文書，都具有莊重典雅的語言特點 D.備忘錄可以隨身攜帶 19.主送機關(guān)的寫法()。A.正確

B.應(yīng)改為“鼓樓派出所有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)” C.應(yīng)改為“鼓樓派出所”

D.應(yīng)該為“鼓樓派出所并劉所長” 20.正文中會議時間的寫法()。A.正確

B.應(yīng)改為“2009 年4 月9 日”

C.應(yīng)改為“2009 年4 月9 日”并加寫下午具體時間 D.應(yīng)在原文時間后面加寫下午具體時間 21.正文中，用語()。A.無錯誤

B.有誤，應(yīng)將“大會議室”改成具體房間號 C.有誤，應(yīng)把“屆時”刪除

D.有誤，應(yīng)將“我處”改為“鼓樓街道辦事處” 22.行文落款處，()。A.寫法正確

B.應(yīng)加蓋辦事處公章

C.應(yīng)將“2009 年4 月2 日”改為“二○○九年四月二日” D.可略寫為“4 月2 日”

23.分類法是按照()的，將檔案分成若干類別。A.文件起草 B.文件形成 C.文件簽收 D.文件審核

24.簡報的報頭一般占首頁上方的()頁面。A.二分之一 B.三分之一 C.三分之二 D.四分之一

25.一般只在本單位內(nèi)部使用，不作對外交流，起備忘查詢和工作史料作用的文書是()。A.會議紀(jì)要 B.會議記錄 C.會議簡報 D.會議決議

26.()是檔案價值鑒定最重要的方面。A.分析檔案的來源 B.分析檔案的內(nèi)容 C.分析檔案的形式 D.分析檔案的名稱 27.為了延長檔案的壽命，要()。

A.減少檔案的利用 B.將檔案水平放置

C.使檔案盡量接觸陽光 D.配備檔案保管技術(shù)設(shè)備

28.上級機關(guān)就某校開學(xué)收費事項進行詢問，該校答復(fù)時應(yīng)使用()。A.請示 B.函 C.報告 D.通知

29.簡報中用簡潔的語言概括交代誰、在什么時間、做了什么、結(jié)果怎樣等，應(yīng)屬簡報的()部分。

A.導(dǎo)語 B.按語 C.主體 D.結(jié)尾

30.下列哪一種類型的簡報具有較強的時效性和機密性()。A.工作簡報 B.動態(tài)簡報 C.會議簡報 D.綜合簡報 31.傳閱要由()負(fù)責(zé)進行。A.文書人員 B.承辦人員 C.業(yè)務(wù)人員 D.發(fā)文人員

32.只看校樣不看原稿的校對方法為()。A.原校 B.看校 C.一校 D.單校 33.下列表述不正確的是()。

A.意向書雖然不具備合同的法律效應(yīng)，但簽定后也不能隨意更改 B.可以用文種作標(biāo)題

C.意向書多用于經(jīng)濟技術(shù)合作領(lǐng)域

D.意向書只是當(dāng)事人協(xié)商結(jié)果的大致輪廓，待簽合同時還需補充 34.簡報中，把導(dǎo)語內(nèi)容加以具體化的是()。A.按語 B.主體 C.報核 D.結(jié)尾 35.全宗指南是()檢索工具。

A.書本式 B.卡片式 C.表格式 D.條目式 36.下列說法不正確的是()。A.訂貨單可以用文種作標(biāo)題 B.訂貨單由賣方填寫

C.訂貨單具有合同的性質(zhì)

D.大宗貨物交易，不宜用訂貨單

37.下列請示的標(biāo)題最不恰當(dāng)?shù)氖?)。

A.×× 高校關(guān)于申請調(diào)整學(xué)生住宿費標(biāo)準(zhǔn)的請示 B.×× 市關(guān)于加強歷史文化名城保護與管理的請示 C.×× 高校關(guān)于調(diào)整學(xué)生住宿費標(biāo)準(zhǔn)的請示 D.請示

38.檔案檢索工作是()的基礎(chǔ)和前提。A.檔案利用 B.檔案分類 C.檔案鑒定 D.檔案整理

39.校對人如果發(fā)現(xiàn)原稿內(nèi)容有錯，應(yīng)()。A.及時改動 B.與印制部門聯(lián)系 C.與領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系 D.與擬稿部門聯(lián)系 40.下列表述不準(zhǔn)確的是()。A.簡報是正式公文

B.簡報一般不超過2000 字

C.規(guī)模較大、時間較長的會議可以編發(fā)多期簡報 D.簡報的標(biāo)題類似新聞的標(biāo)題

41.某百貨公司發(fā)生火災(zāi)，須向上級部門寫報告，此報告屬于()。A.匯報工作報告 B.反映情況報告 C.答復(fù)詢問報告 D.呈轉(zhuǎn)報告

42.將歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容和形式的異同分成若干層次，使其條理化的過程屬于()。

A.檔案分類 B.檔案排列 C.檔案整序 D.檔案存儲 43.我國現(xiàn)行的檔案保管期限的長期保存的期限為()。A.15 年～ 50 年 B.16 年～ 50 年 C.15 年～ 60 年 D.16 年～ 60 年 44.定稿是文書()的依據(jù)。

A.管理 B.繕印 C.歸檔 D.登記 45.傳閱的順序是由()。

A.管理層到一般人員 B.一般人員到領(lǐng)導(dǎo) C.外單位到本單位 D.制文部門到收文部門

46.揭示檔案中涉及的人物并指明其出處的檢索工具是()。A.人物索引 B.人名索引 C.人名目錄 D.人物指南 47.檔案的存放管理和維護檔案完整與安全的活動是()。A.檔案集中 B.檔案利用 C.檔案鑒定 D.檔案保管

48.用以揭示檔案的內(nèi)容和成分、報道和查找檔案的工具是()。A.檔案數(shù)據(jù)庫 B.檔案查詢工具 C.檔案報道工具 D.檔案檢索工具

49.確定檔案的保管期限的工作屬于()。

A.檔案保管 B.檔案利用 C.檔案鑒定 D.檔案檢索

（二）多項選擇

50.校對文件的具體要求有()。A.逐字逐句 B.以印稿為依據(jù) C.逐個標(biāo)點 D.反復(fù)核對數(shù)字 51.文書傳閱的要求是()。

A.容易 B.限制 C.迅速 D.準(zhǔn)確 52.檔案鑒定工作的內(nèi)容包括()。

A.判定檔案的價值 B.分析檔案的功能

C.確定檔案的保管期限 D.剔除無保存價值的檔案

53.可以將檔案按照()的異同劃分為若干層次和類別。A.單位 B.內(nèi)容 C.時間 D.來源 54.請示的注意事項是()。A.主送一個機關(guān) B.逐級請示 C.語氣應(yīng)溫和謙恭 D.請批對應(yīng) 55.檔案檢索工具有()。A.移交目錄 B.卡片目錄 C.分類目錄 D.歸檔文件目錄 56.檔案復(fù)式分類法有()。

A.—組織機構(gòu)分類法 B.—行政分類法 C.問題—行政分類法 D.問題—分類法_ 57.這份批復(fù)中，引文()。A.正確 B.要引述來文日期

C.要引述來文標(biāo)題 D.要引述來文文號 58.這份批復(fù)內(nèi)容()。A.態(tài)度明確 B.態(tài)度不明確 C.闡明了理由 D.沒闡明理由 59.這份批復(fù)的標(biāo)題()。A.正確

B.應(yīng)在“關(guān)于”后面加上“永和鎮(zhèn)” C.在“水庫”后加上“的請示” D.把發(fā)文機關(guān)移到公章落款位置 60.按照內(nèi)容可將簡報分成()。

A.情況簡報 B.會議簡報 C.工作簡報 D.動態(tài)簡報 61.下列對簡報的特點描述正確的是()。A.簡 B.快 C.新 D.實

62.對文書校對的要求描述正確的是()。A.把握原則，仔細(xì)校對 B.認(rèn)真仔細(xì)，一絲不茍

C.校對文稿時正確使用校對符號

D.校對一般要進行一校、二校、三校三個校項 63.報告的注意事項包括()。

A.報告事項真實 B.報告時間及時

C.報告不得夾帶請示事項 D.報告的主送機關(guān)為上級機關(guān) 64.下面對于校對工作的程序表述正確的是()。A.準(zhǔn)備好原稿和校樣 B.選定校對方法 C.校對校正

D.將校對完的稿件交給秘書部門修正 65.會議簡報的要求包括()。A.真實準(zhǔn)確 B.短小精悍

C.快是簡報的質(zhì)量體現(xiàn) D.生動活潑 66.文書繕印要做到()。A.保密 B.類目完整

C.字跡清晰 D.裝訂牢固

67.編制商品說明書時應(yīng)注意()。

A.如實介紹，真實可信 B.抓住特征，突出個性 C.語言簡潔，通信明了 D.設(shè)計新款，美觀大方

68.按規(guī)定，某些公文在辦理完畢后應(yīng)銷毀，下列屬于銷毀范圍的是()。A.已辦畢的沒有歸檔和存查價值的公文

B.特殊場合不立即銷毀有可能造成失密的公文 C.被定性為絕密的文件 D.已過期的文件

69.訂貨單的特點是()。

A.針對性 B.協(xié)約性 C.嚴(yán)肅性 D.靈活性 70.文書校對的方法有()。

A.核校 B.對校 C.讀校 D.比校 71.賀信的特點是()。

A.真實性 B.祝賀性 C.信電性 D.可靠性 72.“ 簡報”的報核部分包括()。

A.編印單位 B.按語 C.導(dǎo)語 D.發(fā)送范圍 73.傳閱文書的方法主要有()。A.集中傳閱 B.分工傳閱 C.自行傳閱 D.建立閱文室

74.意向書和合同都有的部分是()。A.標(biāo)題 B.當(dāng)事人

C.協(xié)議條款 D.尾部（落款+ 成文日期）

75.根據(jù)國務(wù)院行政公文處理辦法，報告可以分為()等。A.匯報工作報告 B.反映情況報告 C.答復(fù)詢問報告 D.表彰先進報告 76.報告的注意事項是()。

A.報告事項真實 B.報告時間及時

C.報告不得夾帶請示事項 D.報告的主送機關(guān)為上級機關(guān) 77.檔案柜架的排列應(yīng)該()。A.與窗垂直 B.與窗平行

C.與墻保持一定距離 D.盡量讓陽光能夠直射 78.商品說明書的特點是()。

A.真實性 B.科學(xué)性 C.條理性 D.通俗性 79.繕印是對文件進行()的工作。A.鉛印 B.復(fù)印 C.油印 D.電腦打印 80.校對是對文件校樣進行()。A.核對 B.校正 C.繕寫 D.復(fù)制 81.問答函的類型有()。

A.詢問函 B.請批函 C.答復(fù)函 D.告知函 82.下列不具有合同性質(zhì)的文書是()。A.意向書 B.訂貨單

C.協(xié)議書 D.產(chǎn)品說明書 83.“ 報告”適用于()。

A.向上級匯報工作 B.向上級反映情況 C.答復(fù)上級的詢問 D.請上級批準(zhǔn)請求 84.簡報導(dǎo)語的寫法有()。A.提問式 B.結(jié)論式 C.敘述式 D.號召式 85.在請示的附注中應(yīng)注明()。A.聯(lián)系人的電話 B.聯(lián)系人的姓名 C.發(fā)送的范圍 D.附件 86.簡報按其內(nèi)容分為()。

A.專題簡報 B.工作簡報 C.會議簡報 D.動態(tài)簡報__ 二、三級秘書部分

（一）單項選擇

1.寫好市場調(diào)查報告的前提和基礎(chǔ)是()。A.與客戶做好協(xié)調(diào)和溝通工作 B.實事求是，態(tài)度端正

C.與各部門做好協(xié)調(diào)和溝通工作 D.寫好深入的市場調(diào)查

2.電子檔案信息可以不受時間和空間限制通過網(wǎng)絡(luò)傳播的屬性是()。A.共享性 B.公開性 C.公眾性 D.空間性 3.擬辦意見要填寫于()。A.空白紙張上 B.文件空白處 C.文件傳閱單上 D.文件處理單上

4.所謂承辦是按照文件要求或領(lǐng)導(dǎo)批示，()的工作。A.提出辦理意見 B.分析文件內(nèi)容 C.研究文件精神 D.具體處理文件

5.下面對述職報告表述不準(zhǔn)確的是()。

A.述職報告是個人對履行崗位職責(zé)情況所作的評價 B.述職報告的語言應(yīng)通俗易懂，富于口語化 C.述職報告是干部考核、評價、晉升的重要依據(jù) D.述職報告應(yīng)該下發(fā)給與會者進行討論通過 6.催辦是對文件辦理情況的()。A.具體調(diào)查 B.督促檢查 C.溝通交流 D.清點核對

7.利用檔案編寫來反映一個單位或某方面基本情況的數(shù)字材料是()。A.基本情況匯集 B.統(tǒng)計數(shù)字匯集 C.單位情況匯集 D.檔案專題匯集

8.按照一定的制度和手續(xù)將檔案攜帶出檔案室進行使用的方式是屬于()。A.檔案外借 B.檔案公開 C.檔案印發(fā) D.檔案轉(zhuǎn)遞 9.“ 函”的主送機關(guān)適用的范圍不包括()。A.無隸屬關(guān)系的需要請求事項的主管機關(guān) B.無隸屬關(guān)系的需要商洽公務(wù)的機關(guān) C.同一系統(tǒng)的需要商洽公務(wù)的同級機關(guān) D.本系統(tǒng)的直接下級機關(guān)

10.所謂“擬辦”是為()所做的準(zhǔn)備工作。A.批辦 B.催辦 C.發(fā)文 D.督察

11.文稿審核是文稿()前的最后一道文字工序。A.簽發(fā) B.復(fù)核 C.繕印 D.分發(fā) 12.市場調(diào)查報告是提供給領(lǐng)導(dǎo)決策參考的，因此，它的落腳點應(yīng)在()。A.建議部分 B.情況部分 C.回顧部分 D.預(yù)測部分

13.開發(fā)和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作是()。A.檔案檢索工作 B.檔案查詢工作 C.檔案行政工作 D.檔案利用工作 14.告知性通告的特點是()。

A.不具行政約束力，僅供人們知曉

B.雖然具有告知性，但也有一定的約束性 C.作者不同，其約束力也不同 D.在一定的范圍內(nèi)具有約束力

15.承辦期限是以任務(wù)完成的()為制定的原則的。A.目標(biāo)性 B.時效性 C.過程性 D.階段性 16.寫請批函、批答函，應(yīng)采用()。A.命令式格式 B.文件式格式 C.信函式格式 D.會議紀(jì)要格式

17.文件審核中適用于整潔、改動不多的文稿一般使用的審核方法是()。A.對校法 B.折校法 C.讀校法 D.雙校法 18.對述職報告表述準(zhǔn)確的是()。

A.述職報告主要是述職者對本單位情況的總結(jié)

B.述職報告主要是述職者對自己履行崗位職責(zé)情況的總結(jié) C.述職報告成功與否，主要取決于述職報告本身的寫作 D.寫述職報告首先要作大量的社會調(diào)查

19.在計算機系統(tǒng)中形成的具有查考利用價值的社會活動的原始記錄是()。A.電子圖書 B.電子檔案 C.網(wǎng)絡(luò)信息 D.計算機數(shù)據(jù)

20.《 富強公司關(guān)于劉力見義勇為行為的表彰通報》，其作者是()。A.起草人張秘書 B.富強公司

C.富強公司童經(jīng)理 D.富強公司保安部 21.下列不符合信函格式要求的是()。A.發(fā)文機關(guān)不加“文件”二字 B.發(fā)文字號在武文線下版心右上角 C.首頁應(yīng)顯示頁碼

D.發(fā)文機關(guān)名稱只能標(biāo)示全稱

22.下列選項中表述不正確的是()。

A.會議總結(jié)的形式因會議種類不同而有所區(qū)別 B.主持人的結(jié)論性意見就是小型會議的總結(jié) C.職代會的閉幕詞可以代替會議總結(jié) D.會議紀(jì)要即會議總結(jié)

23.下列不可以作為述職報告稱謂的是()。A.各位領(lǐng)導(dǎo) B.董事會 C.各位來賓 D.組織人事部

（二）多項選擇

24.講話稿按場合分為()。A.集會講話 B.領(lǐng)導(dǎo)講話 C.來賓講話 D.會議講話

25.“ 市衛(wèi)生局：你局《關(guān)于擬錄用高校碩士畢業(yè)生的函》（×衛(wèi)函〔2002〕15 號）收悉?！边@是市人事局給市衛(wèi)生局所發(fā)的文。從文中的信息可以推斷()。

A.發(fā)文單位是市人事局，文種為批復(fù) B.發(fā)文單位是市人事局，文種為函 C.這是一份批答函 D.這是一份答復(fù)函

26.檔案復(fù)制本的類型有()。

A.副本 B.復(fù)印 C.印刷 D.摘錄 27.下列表述準(zhǔn)確的是()。

A.請示應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話

B.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)請示時，一個主送，一個采取并報的形式 C.請示須主送一個機關(guān)，不可多頭主送

D.一般不得越級請示，不得已越級，須同時抄送給直接上級機關(guān) 28.檔案參考資料包括()。A.全宗介紹 B.人名索引 C.會議簡介 D.組織沿革

29.招標(biāo)書的正文結(jié)構(gòu)包括()。A.前言 B.基本情況 C.主體 D.結(jié)尾

30.為了維護電子檔案信息的安全，可運用的電子信息安全防護技術(shù)手段有()。A.電子簽名 B.信息加密 C.信息備份 D.信息加工 31.催辦的方法有()。A.電話催辦 B.問卷催辦 C.發(fā)函催辦 D.業(yè)務(wù)催辦

32.電子檔案管理的要求是()。

A.真實性 B.可讀性 C.完整性 D.擴展性 33.文書承辦工作的內(nèi)容包括()。A.督促檢查 B.決策部署 C.撰文答復(fù) D.辦理具體事宜 34.計劃的特點包括()。

A.簡略性 B.嚴(yán)肅性 C.針對性 D.預(yù)見性 35.招標(biāo)書的標(biāo)題的正確寫法有()。A.招標(biāo)項目名稱+ 文種

B.招標(biāo)單位名稱+ 招標(biāo)項目名稱+ 文種 C.招標(biāo)項目名稱+ 招標(biāo)單位名稱+ 文種 D.招標(biāo)單位名稱+ 文種 36.文書擬辦的意見要()。

A.準(zhǔn)確 B.簡潔 C.抽象 D.符合實際 37.電子檔案的特點包括()。A.人工識讀性 B.信息的可變性 C.信息的可共享性 D.對電子技術(shù)的依賴性 38.檔案提供利用的方式有()。A.檔案轉(zhuǎn)借 B.檔案外借 C.檔案咨詢 D.檔案閱覽

39.擬寫投標(biāo)書應(yīng)注意的事項有()。

A.明確招標(biāo)要求 B.實事求是，不可弄虛作假 C.語言簡潔，語氣謙和 D.對標(biāo)的應(yīng)全面描述 40.下列表述準(zhǔn)確的是()。

A.意向書主體部分的寫作與合同相似 B.商品說明書講究一定的裝幀 C.商品說明書要盡量少用專業(yè)術(shù)語 D.訂貨單和訂貨合同是一回事

41.文稿審核中發(fā)現(xiàn)的()可以直接修改。A.錯字 B.漏字

C.不對的符號 D.不對的標(biāo)點

42.檔案利用工作是檔案工作的()。A.根本目的 B.影響因素 C.中心任務(wù) D.基本條件 43.組織沿革的內(nèi)容包括()。A.單位性質(zhì) B.單位概況 C.機構(gòu)大事 D.會議紀(jì)要 44.檔案咨詢的類型有()。A.參考咨詢 B.技術(shù)咨詢 C.一般性咨詢 D.專門性咨詢 45.已經(jīng)承辦完的文書應(yīng)()。A.銷毀 B.及時清理

C.保存于檔案室 D.與待辦文書分開保存 46.文書擬辦的范圍主要有()。

A.上報的重要請示 B.需要執(zhí)行的文件 C.收到的重要請示 D.辦公室發(fā)的通知

47.下列文書的內(nèi)容具有前瞻性、預(yù)測性的是()。A.總結(jié) B.計劃

C.調(diào)查報告 D.可行性研究報告

48.承辦周期制度要求人們照章辦事，不準(zhǔn)人們的行為偏離規(guī)定的要求，以提升企業(yè)的()。

A.應(yīng)變能力 B.形象 C.信譽 D.效率

49.擬寫單位總結(jié)需努力做到()。

A.重點性 B.通俗性 C.科學(xué)性 D.可信性 50.催辦的形式有()。A.部門催辦 B.對內(nèi)催辦 C.階段催辦 D.對外催辦

51.市場調(diào)查報告的典型性主要體現(xiàn)在()。A.要對未來的市場發(fā)展作出精確的預(yù)測 B.要及時準(zhǔn)確地反映市場情況

C.要對調(diào)查來的材料進行科學(xué)分析，使之能反映市場變化的規(guī)律 D.結(jié)論要準(zhǔn)確可靠，切實可行，有廣泛的適應(yīng)性和可操作性 52.投標(biāo)書的特點是()。

A.針對性 B.明確性 C.求實性 D.合約性 53.通報的類型有()。

A.表彰性通報 B.批評性通報 C.知照性通報 D.傳達性通報 54.述職報告的特點是()。

A.主觀性 B.個人性 C.真實性 D.通俗性

第四篇：秘書三級文書擬寫部分

秘書三級文書擬寫部分

行政公文是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具，又稱通用公文。命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、方案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。

事務(wù)文書是機關(guān)、單位、團體和個人為處理日常事務(wù)所使用的文書。主要有傳真、備忘錄、邀請信、賀電（賀信）、感謝信、啟事、簡報、計劃、總結(jié)、述職報告、講話稿等。商務(wù)文書是機關(guān)、單位、團體為處理商務(wù)業(yè)務(wù)所使用的文書。主要有意向書、訂貨單、商品說明書、市場調(diào)查報告、招標(biāo)書、投標(biāo)書、合同、可行性研究報告等。

一、通告——通告是公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項的公文。通告是各機關(guān)、企不業(yè)單位與社會團體通常使用的告知性公文。

通告與公告的區(qū)別：（通告與公告同為具有廣泛性與約束性的公布性公文，又有明顯的區(qū)別）

1、使用范圍不同，通告的發(fā)布常常面向國內(nèi)社會有關(guān)方面，對其他范圍無效，而公告則面向國內(nèi)外。

2、宣布事項不同，通告宣布人們應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的具體事項，面公告則用來公布國家重要事項或者法定事項。

3、制發(fā)者不同，通告可由各級機關(guān)、企事業(yè)單位與社會團體公布，而公告由國家行政機關(guān)．．．．．．或權(quán)力機關(guān)發(fā)布。．．．．．公告的類型：制約性公告和告知性公告

二、通報——通報是表彰先進，批語錯誤，傳達重要精神或者情況的公文。通報是各機關(guān)、企事業(yè)單位和團體經(jīng)常使用的公文。通報的性質(zhì)：

1、通報屬與獎勵與告誡性公文

2、通報屬與傳達與告知性公文

3、通報的范圍往往是在一個機關(guān)或一個系統(tǒng)內(nèi)部使用。通報的類型：

1、表彰性通報

2、批評性通報

3、傳達性通報

通報和通知的區(qū)別在與是否具有指令性。

三、決定——決定是對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤消下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項的公文。它是各級機關(guān)、企事業(yè)單位與團體普遍使用的一種指令性下行文。決定的特點：

1、快策性

2、制約性 決定類型：

1、指揮性決定，2、知照性決定

四、請批、批答函——是請批與批答函的合稱，是不相隸屬機關(guān)之間請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項的公文。

五、計劃——是各級機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體和個人對未來一定時間內(nèi)的活動擬定出實現(xiàn)目標(biāo)、內(nèi)容、步驟、措施和完成期限的一種事務(wù)性文書。計劃的特點：針對性、預(yù)見性

六、總結(jié)——是各級機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體和個人通過對過去一段時間工作的回顧、分析和研究、從中找出經(jīng)驗、教訓(xùn)、得出一些規(guī)律性的認(rèn)識，用以指導(dǎo)今后的事各性文書。總結(jié)按性質(zhì)和作用分：

1、綜合性總結(jié)、2、專題性總結(jié)

七、述職報告——是各級機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位的各級領(lǐng)導(dǎo)干部及管理工作人員，向上級管理機關(guān)陳述自己在任職期間履行崗位職責(zé)情況的書面報告。

述職報告的特點：

1、個人性

2、真實性

3、通俗性

八、講話稿——是講話者在公眾場合就某一問題發(fā)表自己的見解或闡明某種事理而寫成的文稿。

講話稿的特點：

1、內(nèi)容針對性強

2、語言平易通俗

3、交流具有互動性

九、市場調(diào)查報告——是對市場調(diào)查所獲得的信息資料，進行整理、得出結(jié)論，提出采取行動的合理建議之后撰寫的書面報告。市場調(diào)查報告的特點：

1、針對性

2、真實性

3、典型性

4、時效性

十、招標(biāo)書——又稱招標(biāo)說明書，是招標(biāo)人利用報標(biāo)者之間的竟?fàn)帍亩_到優(yōu)選投標(biāo)人的一種告知性文書，是招標(biāo)人為了征招承包者或合作者而對招標(biāo)人的一種告知性文書，是招標(biāo)人為了征招承包者或合作者而對招標(biāo)的有在事項和要求所作的解釋和說明。

招標(biāo)書的特點是具有：

1、明確性

2、競爭性

3、具體性和規(guī)范性

十一、投標(biāo)書——也稱“標(biāo)函”，是投標(biāo)人為了中標(biāo)而按照招標(biāo)人的要求，具體地向招標(biāo)人提出訂立合同的建議，是提供給招標(biāo)人的備選方案的文本。投標(biāo)書的特點：針對性、求實性、合約性

第五篇：文書擬寫案例分析

文書擬寫案例分析 案例一

誠信公司批轉(zhuǎn)誠信公司第一分公司關(guān)于

安全質(zhì)量檢查方案的通知

各分公司、中心、部：

公司同意第一分公司提出的《安全質(zhì)量檢查方案》，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請認(rèn)真貫徹執(zhí)行。

誠信公司

二〇〇六年七月三十日

點評：本通知系批轉(zhuǎn)通知。請注意批轉(zhuǎn)通知的標(biāo)題是4個元素，除了我們已經(jīng)熟悉的發(fā)文機關(guān)、事由、文種以外，又增加了“原發(fā)文機關(guān)”；標(biāo)題中還出現(xiàn)了“批轉(zhuǎn)”字樣。

批轉(zhuǎn)通知正文的寫作順序是先“批”后“轉(zhuǎn)”，先寫批語“同意”，而后“轉(zhuǎn)發(fā)”給下級機關(guān)。

案例二

遼寧省石油公司營口供應(yīng)站關(guān)于

解決油庫長期遺留的山地及樹木的歸屬問題的報告

省石油公司：

我站于1998年5月新建油罐兩個，擴建了油庫，占用當(dāng)?shù)貣|方村部分山坡地及該地樹木。擴建后幾年來，庫界未定，東方村多次提出，要求補償被占用的山地及樹木，但幾經(jīng)協(xié)商，均未有結(jié)果，以致發(fā)生糾紛，庫區(qū)圍墻被推倒十多米。最近，雙方本著對國家財產(chǎn)和群眾利益負(fù)責(zé)的精神進行協(xié)商，彼此諒解，終于達成協(xié)議，由我站給與東方村山坡地及樹木一次性補償10萬元，并經(jīng)雙方劃定界線，新建圍墻為界，界內(nèi)土地使用權(quán)歸我站擁有。我站應(yīng)付的補償費10萬元擬在“保管費”中列支?，F(xiàn)隨文上報所訂協(xié)議及庫區(qū)界圖，請核準(zhǔn)。

附件：

1、楊運山地及樹木歸屬協(xié)議

2、營口供應(yīng)站界區(qū)圖示

營口石油供應(yīng)站

二〇〇七年七月二十一日

點評：這是匯報工作報告，其內(nèi)容是匯報“解決油庫長期遺留的山地及樹木的歸屬問題”。正文為一段式，先是敘述事情發(fā)生原委，二是所要報告的事項，三是結(jié)尾語。3項內(nèi)容環(huán)環(huán)相扣，層層意思明確。案例三

××地區(qū)街道辦事處關(guān)于

解決農(nóng)轉(zhuǎn)居群體就業(yè)與社會保障問題的請示

區(qū)政府：

目前，我區(qū)部分農(nóng)業(yè)用地被征用轉(zhuǎn)為城市用地后，出現(xiàn)了帶有傾向性的社會問題。農(nóng)民在獲得一定補償后，轉(zhuǎn)為城市居民，但他們往往很難像城市居民那樣找到穩(wěn)定的就業(yè)崗位，出現(xiàn)了“失業(yè)又失地”現(xiàn)象。2001年以來，我地區(qū)××飯店西北側(cè)、××飯店后街附近等地都住有農(nóng)轉(zhuǎn)居群體，他們非法經(jīng)營洗車、倒賣證券、倒賣煙花爆竹等活動，我地區(qū)城管分隊會同地區(qū)公安、消防、衛(wèi)生等多部門聯(lián)合執(zhí)法，多次取締并清理非法營業(yè)點，但屢禁不止，農(nóng)轉(zhuǎn)居群體往往在執(zhí)法轉(zhuǎn)移至臨近地區(qū)，之后復(fù)歸舊地重操舊業(yè)，成為社會不安定因素?！痢潦虚L在2002年1月25日的《政府工作報告》中指出，在農(nóng)村城市化進程中，應(yīng)“完善農(nóng)村土地征用制度，研究解決農(nóng)業(yè)人口戶籍、就業(yè)和社會保障等問題，切實保障農(nóng)民利益”，為此，就相關(guān)問題請示如下：

一、如何有效解決農(nóng)轉(zhuǎn)居群體就業(yè)問題？

二、如何有效解決農(nóng)轉(zhuǎn)居群體社會保障問題？

以上請示請早日答復(fù)。

××地區(qū)街道辦事處

二〇〇七年九月十日

（附注：聯(lián)系人×××，聯(lián)系電話×××××××）

點評：從本例文內(nèi)容可以得知，發(fā)問機關(guān)××地區(qū)街道辦事處對相關(guān)政策把握不準(zhǔn)，請求上級機關(guān)區(qū)政府給予指示，以解決本街道的具體問題。

案例四

春風(fēng)計算機科技有限公司

人力資源部關(guān)于人事調(diào)查的函

義達公司人事部：

我公司正在進行人事調(diào)整工作，根據(jù)省政府關(guān)于重視選拔“海歸”人才的精神，我部擬推薦李麗同志擔(dān)任某部門負(fù)責(zé)人工作。為查實李麗同志的情況，煩請貴部協(xié)助我公司調(diào)查一下問題：

一、李麗同志在貴公司工作的起止期。

二、李麗同志在貴公司兩次獲獎，是何獎項？

三、貴公司對李麗同志表現(xiàn)的評價。

特此函達，請予復(fù)函。

春風(fēng)計算機科技有限公司人力資源部

二〇〇七年十一月三日

點評：這是詢問函，發(fā)文機關(guān)與主送機關(guān)之間是不相隸屬關(guān)系，它們之間既不是上下級，也不是主管與被主管關(guān)系。發(fā)文機關(guān)明確地向主送機關(guān)提出了需要知曉的問題，請對方給予答復(fù)。案例五

義達公司人事部關(guān)于李麗同志情況的復(fù)函

春風(fēng)計算機科技有限公司人力資源部：

你部《關(guān)于人事調(diào)查的函》（春計人函[2005]69號）收悉。

關(guān)于李麗同志的情況，經(jīng)我部與相關(guān)部門研究答復(fù)如下：

一、李麗同志在我公司的工作起止期為2001年9月4日至2003年3月8日。

二、李麗同志兩次獲獎，一次為公司2001年先進工作者，一次為銷售部2002年業(yè)績突出獎。

三、我公司認(rèn)為，李麗同志是個很好的管理人才，其業(yè)務(wù)熟練，能夠獨當(dāng)一面；嚴(yán)于律己，能夠以身作則；銳意進取，敢于挑戰(zhàn)。不足之處是偶有急躁情緒，有時欠缺合作精神。

特此函復(fù)。

義達公司人事部

二〇〇六年一月二十日

點評：這是答復(fù)函。復(fù)函單位義達公司人事部依據(jù)春風(fēng)計算機科技有限公司人力資源部的3點詢問，一一答復(fù)。本答復(fù)函內(nèi)容具體明確，言簡意賅。

案例六

天地公司辦公室主任交給鐘苗一份文件，讓她盡快繕印發(fā)出。鐘苗立即拿著文件到打字室繕印?？樣∪藛T問鐘苗印多少份，鐘苗說：“我忘了問主任了，就印50份吧?！蔽募『煤?，鐘苗拿著印好的文件去蓋章，印章管理人員看著鐘苗手中厚厚的文件說：“我只能按照批準(zhǔn)的份數(shù)蓋印，多余的文件不能蓋章?！苯Y(jié)果，多余的文件都沒有用了。

點評：文件的繕印應(yīng)該以定稿為依據(jù)，以簽發(fā)批準(zhǔn)的份數(shù)為準(zhǔn)，不能隨意增減。鐘苗自作主張繕印50份文件，違反了規(guī)定，也浪費了紙張。

案例七

鐘苗有一份公司總結(jié)要校對。她覺得兩個人讀校能更快一些，于是請辦公室新來的小王與她一起校對，鐘苗讀原稿，小王看校樣，很快他們就把文稿校對完了。鐘苗高興地拿著校對好的文稿給辦公室主任再看看，只見主任看著看著眉頭便皺了起來，鐘苗連忙問：“主任，有什么問題嗎？”主任說：“怎么有兩個人名，音對字不對，這不是鬧笑話嗎？”鐘苗探過頭去一看，果然是錯的。

點評：校對時，一定要精力集中，逐行逐字，甚至每個標(biāo)點也不能馬虎，特別要注意容易出差錯的同音異體、字形相近的字，人名、數(shù)字、地名要反復(fù)校準(zhǔn)。

案例八

天地公司辦公室收到上級主管部門的一份“關(guān)于加強安全保衛(wèi)工作的通知”，行政經(jīng)理批示，由保衛(wèi)部牽頭，辦公室、宣傳部協(xié)助開展安全保衛(wèi)工作。鐘苗先將文件交宣傳部負(fù)責(zé)人傳閱，并讓其閱畢后轉(zhuǎn)交保衛(wèi)部負(fù)責(zé)人。保衛(wèi)部負(fù)責(zé)人閱畢后，將文件轉(zhuǎn)交辦公室負(fù)責(zé)人時，由于其到湖北參加會議，便由該部門的小張暫時保管并代為轉(zhuǎn)交。隔了幾天，當(dāng)鐘苗過問文件的傳閱情況時，文件卻找不到了。

點評：進行傳閱要根據(jù)文件的內(nèi)容，緩急程度，遵循先主辦，后協(xié)辦的原則，分清主次。鐘苗先將文件送保衛(wèi)部，然后再將文件傳遞給辦公室、宣傳部。在傳閱的過程中，鐘苗應(yīng)加強對傳閱文件的控制，履行必要的傳閱手續(xù)，不能讓文件在閱文人之間自由流動。

案例九

新成立的天地公司是一家小型企業(yè)，秘書鐘苗兼管檔案工作，她采用組織機構(gòu)——保管期限分類法進行檔案的分類。公司成立5年多來，總經(jīng)理換了兩任，內(nèi)部組織機構(gòu)變動頻繁，部門的調(diào)整大，而鐘苗采用的檔案分類方法一直沒有變化。一天，總經(jīng)理要查一份4年前的文件，由于部門的變動，鐘苗已經(jīng)記不清這份文件的形成部門了。結(jié)果翻遍了柜子，才找到這份文件。

點評：檔案的分類要有一個統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和原則。秘書應(yīng)該根據(jù)本單位的規(guī)模、部門設(shè)置等選擇合適的分類方法，機構(gòu)變動頻繁的單位不宜采用組織機構(gòu)——保管期限分類法。該公司要提高檔案整理和利用效率。應(yīng)該改用—組織機構(gòu)—保管期限分類法。

案例十

天地公司成立之初，形成的檔案材料不多，將歸檔的案卷分類放入檔案柜。每次查閱檔案，都是直接到檔案柜中去翻找。隨著時間的推移，公司發(fā)展壯大，形成的檔案數(shù)量越來越多，查找檔案時經(jīng)常出現(xiàn)找尋速度慢甚至找不到多需檔案的情況。于是，公司任用專人編制檢索工具，解決查找檔案難的問題；同時培訓(xùn)秘書學(xué)習(xí)檢索工具的使用方法，這大大提高了查找檔案的效率。

點評：檔案檢索工具是記錄、報道和查找檔案的工具。是檔案管理者和利用者之間交流的工具。借助檔案檢索工具可以了解存儲檔案的內(nèi)容、形式、數(shù)量及存放情況。

案例十一

隨著天地公司業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，公司每年形成的檔案越來越多，一些定期和長期保管的檔案保管期滿。為了使真正有保存價值的文件材料保存下來，避免有價值的檔案淹沒在大量無保存價值的檔案中，天地公司決定進行一次檔案鑒定。鐘苗參與了這次鑒定工作，事后，她專門去感謝經(jīng)理說讓她又進修了一回。她從中學(xué)到了什么？

點評：檔案鑒定工作至關(guān)重要，關(guān)系到檔案的存毀，秘書要綜合考慮各方面因素，全面把握檔案的價值?？荚嚧缶庉嬚?/p>

案例十二

天地公司利用辦公用房作為檔案庫房，庫房內(nèi)沒有配備通風(fēng)及調(diào)節(jié)庫房溫濕度的必要設(shè)備。檔案人員在檔案保管中，滿足于做好檔案的移近和移出工作，認(rèn)為只要把檔案存放好就可以了，沒有對檔案保存環(huán)境和保存的檔案進行檢查，沒有實施應(yīng)有的保管措施。由于庫房潮濕，保存的檔案出現(xiàn)受潮、發(fā)霉甚至被蟲蛀的情況。

點評：為了防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，檔案庫房中要放置檔案保管的技術(shù)設(shè)備。