第一篇：合同檔案管理制度

合同檔案管理制度

為進(jìn)一步加強(qiáng)合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。

一、本合同檔案管理制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中形成的以工程、銷售項(xiàng)目為中心的資料總和，其構(gòu)成包括招標(biāo)文件、應(yīng)標(biāo)文件、技術(shù)方案、合同文本、二次設(shè)計(jì)方案、工程會(huì)議記要、竣工資料等。

二、合同檔案管理原則

1、合同檔案管理實(shí)行網(wǎng)絡(luò)管理體系，由公司辦公室集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

2、辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各部門的合同管理工作。

3、辦公室應(yīng)分別建立建全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名網(wǎng)絡(luò)人員負(fù)責(zé)合同文檔管理。

三、合同檔案管理的移交

1、公司在正式簽署合同后須將合同正本原件移交辦公室存檔。

2、移交的合同文檔必須注明合同編號(hào)并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

3、合同文檔移交時(shí)，必須編制檔案移交清冊(cè)并當(dāng)面清點(diǎn)。以雙方簽字認(rèn)可后方為完成交接手續(xù)。

四、合同文檔管理辦法

1、合同文檔以年代結(jié)合項(xiàng)目性質(zhì)進(jìn)行分類編號(hào)。

2、保存的合同文檔每半年清理核對(duì)一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。

3、辦公室要加強(qiáng)對(duì)合同檔案的統(tǒng)計(jì)工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計(jì)清單。

4、辦公室應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要編制合同檔案檢索工具，以有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

5、各部門員工可在主管領(lǐng)導(dǎo)同意的情況下，到辦公室查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)部門主管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理簽字同意后，方可在辦公室辦理相關(guān)借閱手續(xù)，以影印件借出。合同原件無(wú)特殊情況不得外借。

6、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全

7、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。

8、合同文檔的密級(jí)為機(jī)密，任何人不得擅自將合同對(duì)外公開，違者視情節(jié)予以處罰。

第二篇：合同檔案管理制度

景德鎮(zhèn)華潤(rùn)燃?xì)庥邢薰竞贤瑱n案管理規(guī)定

一、合同檔案保存期限最少為10年，無(wú)要求，保管期限為永久，由公司檔案室負(fù)責(zé)保管。

二、合同訂立后，由各部門移交人將合同文本的原件送檔案室。重要合同，移交部門可復(fù)制一份備留。

三、合同接收后，檔案室檔案管理人員按照-問題（部門）-接收時(shí)間順序，編號(hào)整理歸檔。

四、根據(jù)工作情況，需要查、借閱合同檔案的，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定要求，辦理查、借閱手續(xù)，方可借閱。

五、借閱檔案原則上應(yīng)在檔案閱讀室查閱，不得帶出檔案室。確有必要借帶出檔案室閱讀的，需經(jīng)總經(jīng)辦批準(zhǔn)后，方可帶出。

六、根據(jù)工作情況，需要借出合同檔案的，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定要求填寫檔案借出單，并由借出部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)辦及借出部門分管領(lǐng)導(dǎo)同意簽字后，才能借出。

第三篇：合同檔案管理制度

合同檔案管理制度

為進(jìn)一步加強(qiáng)合同文檔管理工作，提高合同管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。

一、本制度所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中形成的各種協(xié)議、合同文本。

二、合同檔案管理原則

1、合同檔案實(shí)行集團(tuán)公司管理中心集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

2、管理中心負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同文檔，并負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各業(yè)務(wù)分公司、各部門的合同管理工作。

3、各業(yè)務(wù)分公司、各部門應(yīng)分別建立建全合同文檔的形成、積累、整理、歸檔工作體系，并確定一名行政人員負(fù)責(zé)合同文檔管理。

三、合同文檔的移交

1、各分公司在正式簽署合同后須在一個(gè)月內(nèi)將合同正本原件移交管理中心。

2、移交的合同文檔必須注明合同編號(hào)并保證齊全、完整，必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

5、合同文檔移交時(shí)，必須編制合同移交清冊(cè)并當(dāng)面清點(diǎn)。以雙方簽字認(rèn)可后方為完成交接手續(xù)。

四、合同文檔的管理辦法

1、合同文檔以年代結(jié)合項(xiàng)目性質(zhì)進(jìn)行分類編號(hào)。

2、保存的合同文檔每年清理核對(duì)一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任；對(duì)超過兩年以上（包含本數(shù)）的已履行完畢的合同協(xié)議，由管理中心甄別并予以銷毀。

3、管理中心要加強(qiáng)對(duì)合同檔案的統(tǒng)計(jì)工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計(jì)清單。

5、各分公司、各部門員工可在合同管理組查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)分公司、管理中心主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可在管理中心辦理相關(guān)借閱手續(xù)，以影印件借出。合同原件無(wú)特殊情況不得外借。

6、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同

文檔的安全。

7、借閱人不得涂改、偽造、撕毀合同檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。

8、合同文檔的密級(jí)為機(jī)密，任何人不得擅自將合同對(duì)外公開，違者視情節(jié)予以處罰。

第四篇：合同檔案管理制度

合同檔案管理制度

第一章 目的第一條 為更好地管理公司各類檔案資料，明確檔案管理部門的職責(zé)和工作流程，理清檔案流轉(zhuǎn)過程中的工作手續(xù)，規(guī)定檔案管理中的人員權(quán)限和調(diào)檔權(quán)限；同時(shí)規(guī)范公司員工在工作檔案的制作、成形、保存、轉(zhuǎn)檔、調(diào)用等方面的工作行為，協(xié)調(diào)檔案管理中的問題和矛盾；進(jìn)一步培養(yǎng)公司員工的工作記錄和建檔管檔意識(shí)，特訂立本管理制度。

第二章 適用范圍

第二條 適用公司所有檔案管理與員工。

第三章 檔案管理基本規(guī)定

第三條 檔案分類和內(nèi)容：

（一）技術(shù)檔案：包括以為代碼。

（二）銷售部檔案：包括以為代碼。

（三）行政人事檔案包括：包括以為代碼。

（四）財(cái)務(wù)檔案包括：包括以為代碼。

（五）公司電子檔案：包括以為代碼。

（六）機(jī)密檔案: 包括以為代碼

（七）其它檔案: 包括以為代碼

注： 類別 日期識(shí)別碼密級(jí)

第四條 檔案的編制和要求

（一）檔案編制方式：檔案要素包括檔案的類別、年限、屬性、密級(jí)和正文（如無(wú)法確認(rèn)屬性要素的，由管理人員列入其他類檔案區(qū)別管理，），檔案轉(zhuǎn)入時(shí)，管理員有權(quán)要求成檔人員確認(rèn)檔案現(xiàn)狀。檔案入庫(kù)，管理員應(yīng)進(jìn)行識(shí)別并列入目錄。

（二）如編制機(jī)密檔案，應(yīng)識(shí)別密級(jí)和機(jī)要部分的屬性，以確定妥善的保管方式；機(jī)密檔案在取得的同時(shí)應(yīng)注明相關(guān)作者和涉密人員的姓名，以及有權(quán)使用人員的名單、崗位和權(quán)限。

（四）檔案目錄是檔案查找的索引和工具，目錄由標(biāo)題、編碼、頁(yè)碼、密級(jí)和保存年限組成，置于檔案首頁(yè)，以便查找。

（五）如需調(diào)閱相關(guān)檔案，必須事先聯(lián)系并取得授權(quán)。

共4頁(yè)1

第五條 檔案的密級(jí)：

（一）公司機(jī)密檔案分成三級(jí)：秘密、機(jī)密和絕密，編碼分別由1、2、3代表，不加密為0，解密后在原密級(jí)后加0。經(jīng)授權(quán)的員工可使用秘密級(jí)檔案；經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)后的員工可調(diào)用機(jī)密級(jí)檔案；絕密級(jí)檔案由總經(jīng)理親自使用或與授權(quán)人員一起使用，總經(jīng)理不在場(chǎng)時(shí)須報(bào)總經(jīng)理同意并進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。

（二）經(jīng)公司解密后的檔案，納入一般檔案管理。

第六條 檔案存放管理交接原則

（一）檔案按照建立，每為一卷，統(tǒng)一的編碼在卷首標(biāo)明，并在檔案封面上注明。

（二）凡交接檔案，要求：先交驗(yàn)檔案目錄；再抽樣驗(yàn)收檔案總量的50%，各類比例相當(dāng)，查驗(yàn)有否短缺、偽造、標(biāo)注不明等；再抽取30%的檔案作為流動(dòng)樣本，驗(yàn)收是否符合工作流程（查流轉(zhuǎn)記錄或模擬流轉(zhuǎn)）。檔案接轉(zhuǎn)時(shí)，雙方應(yīng)約定最后簽字交接的時(shí)間，一般為五個(gè)工作日（供接收方查對(duì)和交接方介紹的時(shí)間）。

第七條 檔案的存、撤、銷、并、分規(guī)定和流程

（一）檔案封存，由管理員接收時(shí)確定封存檔案的價(jià)值和屬性，進(jìn)而編碼、編目，納入檔案庫(kù)；

（二）檔案撤銷，由管理員向相關(guān)部門聯(lián)系并取得撤檔批示，在目錄上標(biāo)注撤檔時(shí)間，記入撤檔子目，封存六個(gè)月后自動(dòng)銷毀；

（三）檔案銷毀，由管理員備案后，按時(shí)銷毀，銷毀時(shí)有兩人以上在場(chǎng)實(shí)時(shí)監(jiān)控；

（四）檔案合并，由管理員根據(jù)檔案的相關(guān)性和同類性進(jìn)行合并，合并后在原目錄和檔案庫(kù)里注明合并后的檔案編碼、類別、子目及案卷；

（五）檔案分立，根據(jù)檔案的不同屬性和互異性分立，分立后在原目錄和檔案庫(kù)里注明分立后的檔案編碼、類別、子目及案卷。

（六）檔案被其他人員借用或調(diào)閱后，管理員應(yīng)及時(shí)索取并按原途徑歸檔，除按規(guī)定記錄使用情況外，還應(yīng)對(duì)檔案的完整性、真實(shí)性作檢查，并按事實(shí)記錄。

（七）如檔案不符合封存要求或借用前后有異，管理員應(yīng)陳述理由并查明原因，及時(shí)提出要求或采取工作措施，以確保檔案完整、安全。

（八）檔案調(diào)閱，由要求調(diào)閱人將相關(guān)人員授權(quán)證明或本崗位工作需要的證明交給管理員，由管理員要根據(jù)所需調(diào)閱的檔案的密級(jí)程度配合調(diào)閱。調(diào)閱不同于借用，如需借用，借用人需按規(guī)定填寫檔案資料借用單，同時(shí)對(duì)所借用的資

料的安全性和完整性負(fù)責(zé)。調(diào)閱必須于當(dāng)天交還，借用可約定日期，超過約定日期需重新檢驗(yàn)檔案的真實(shí)完整性。

（九）檔案使用后回收，是檔案管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。管理員要及時(shí)驗(yàn)證檔案的使用后狀態(tài)，并對(duì)此作好記錄。如發(fā)現(xiàn)異常情況，向使用人詢問并作好相關(guān)的措施，以保護(hù)檔案的安全。

（十）如加密的檔案使用后未及時(shí)交還，使用人要給出書面的說(shuō)明，如有共同使用人，應(yīng)給出證明。如有泄露，權(quán)限審批人負(fù)同等責(zé)任。

（十一）檔案限密原則：由檔案制作部門和人員根據(jù)檔案的屬性來(lái)進(jìn)行限密，也可由公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案進(jìn)行臨時(shí)限密，管理員也可根據(jù)檔案的性質(zhì)進(jìn)行限密，所有已限密的檔案都必須有相關(guān)密級(jí)的標(biāo)識(shí)，同時(shí)采取相應(yīng)的保密措施。

（十二）檔案保存失去其價(jià)值，由管理員根據(jù)銷毀檔案的程序，報(bào)批后銷毀。銷毀時(shí)要有兩人以上在場(chǎng)，互相做出證明并在檔案卡上簽名，未解密的檔案一般不銷毀，如有必要，則由相關(guān)權(quán)限的人員自行銷毀。

第四章 公司機(jī)密檔案管理的要?jiǎng)t和流程

第一條機(jī)密檔案的定義和內(nèi)容按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。管理要求特別嚴(yán)格，有明確的涉密規(guī)定、權(quán)限和手續(xù)，嚴(yán)格執(zhí)行機(jī)密檔案管理規(guī)定。

第二條檔案編制要求定期存盤，定期檢驗(yàn)，定期匯總并移交封存。交接時(shí)要求有兩人以上監(jiān)交。對(duì)有限密規(guī)定和技術(shù)含量的必須有一人以上具有相關(guān)技術(shù)能力的員工或?qū)＜疫M(jìn)行技術(shù)鑒定。

第三條檔案管理中，定期進(jìn)行匯總和會(huì)審。會(huì)審時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行限密規(guī)定，無(wú)權(quán)限人員不能全部閱讀資料，局部閱讀人員要求在解職后履行兩年以上的保密和不競(jìng)爭(zhēng)義務(wù)。

第四條機(jī)密檔案和卷宗在封存保管理期間由管理員負(fù)責(zé)保密和管理，其他無(wú)關(guān)或無(wú)相關(guān)權(quán)限的人員不能對(duì)其實(shí)行任何意義上的閱借檔案要求。

第五條檔案解密和銷毀時(shí)必須有兩人以上在場(chǎng)，并互相給出證明。

第六條流程：機(jī)密檔案成形封存→檔案加密并規(guī)定相關(guān)權(quán)限和限密規(guī)定→定期檢查封存檔案的安全→如需使用，驗(yàn)看相關(guān)手續(xù)和人員的權(quán)限規(guī)定→機(jī)密檔案限制使用并確保兩人以上在場(chǎng)，公司內(nèi)使用必須在檔案管理員的要求地點(diǎn)使用，同時(shí)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，最遲不超過下班時(shí)間→借用并外出使用，具備相關(guān)權(quán)限方可行使借用權(quán)，同時(shí)有主管領(lǐng)導(dǎo)的書面授權(quán)→外借必須按時(shí)歸還，超時(shí)使用按違規(guī)、泄密處理→對(duì)不尊重管理人員行使職權(quán)和不遵守公司有關(guān)規(guī)定的，可予以制度處分→平時(shí)檔案定期檢驗(yàn)和匯總會(huì)要審時(shí)，相關(guān)人員必須具備涉密權(quán)限→檔

案解密或銷毀時(shí)必須有兩人以上在場(chǎng)→作好相關(guān)記錄→記入檔案臺(tái)帳

第五篇：工程部合同及檔案管理制度

工程部合同及檔案管理制度

為進(jìn)一步加強(qiáng)工程合同及工程檔案管理工作，確保檔案的完整、完全和有效利用性，特制定本制度。

一、檔案范圍

本制度所指的檔案是指在工程施工過程中形成的以工程項(xiàng)目為中心的資料總和，其構(gòu)成包括招標(biāo)文件、應(yīng)標(biāo)文件、技術(shù)方案、合同、深化設(shè)計(jì)方案、工程會(huì)議記要、信函、工程聯(lián)系單、工程簽證單、竣工資料等。

二、檔案管理原則

1、合同檔案由部門內(nèi)勤集中統(tǒng)一管理。

2、各項(xiàng)目部及工程師應(yīng)負(fù)責(zé)檔案文檔的形成、積累、整理、歸檔工作。

三、檔案的移交

凡是本制度第一條規(guī)定的檔案資料（必須是原件）形成后三個(gè)工作日內(nèi)交部門內(nèi)勤并登記，部門內(nèi)勤收到該檔案后整理完畢移交公司檔案室。

四、合同文檔的管理辦法

對(duì)應(yīng)當(dāng)形成檔案資料由于經(jīng)辦人原因疏忽未形成或形成后未及時(shí)移交丟失的由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)重新辦理，不能辦理的，每發(fā)現(xiàn)一次處罰200元以上。

五、檔案的借閱

1、合同借閱可在內(nèi)勤處直接借閱，并于當(dāng)日歸還，當(dāng)日不能歸還的應(yīng)當(dāng)另行復(fù)印。

2、對(duì)已移交到檔案室的檔案，由個(gè)人到檔案室借閱。

3、對(duì)需要保密的合同、工程檔案所有人員負(fù)有保密義務(wù)，如有泄露承擔(dān)因此造成的損失。

4、借閱人不得涂改、偽造、撕毀檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。

六、附則

本制度自二00九年三月一日起實(shí)施，以前檔案按該制度移交。本制度適用工程部所有人員。