第一篇：檔案管理制度

檔案管理制度

第一章 總則

第1條 目的

為加強企業(yè)檔案管理，提高檔案利用效率，特制定本制度。第2條 管理部門

行政管理部是企業(yè)文書檔案的管理部門，其主要職責如下：（1）制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度。

（2）對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作進行指導和監(jiān)督。（3）做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作。（4）做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作。

（5）提高檔案管理的水平和技術，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學化。

第二章 企業(yè)檔案管理體制

第3條 歸檔范圍

（1）法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、規(guī)章制度等。

（2）企業(yè)股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料。

（3）本企業(yè)的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、批示等。（4）本企業(yè)與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

（5）證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。（6）財務、會計及其管理方面的文件材料。

（7）勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料。（8）儀器、設備方面的文件材料。

（9）基本建設、工程設計、施工、竣工、維修方面的文件材料。（10）科研、技術引進、轉讓方面的材料。

（11）聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料。（12）本企業(yè)對外的正式發(fā)文與相關機構來往的批復。第4條 管理部門

（1）企業(yè)檔案工作要實行集中與分散管理相結合的體制。由行政管理部負責主體檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導。

（2）企業(yè)設立四個檔案管理點，分管各類文件、資料檔案。工程技術部負責工程建設過程所需各類文件、資料及制度的建檔與管理；人力資源部負責企業(yè)所有人員及制度的建檔與管理；財務部負責所有財務文件、資料及制度的建檔與管理；行政管理部負責其他文件、資料及制度的建檔與管理，同時負責其他部門移交檔案的管理。

（3）各檔案點管理的文件、資料及制度各部門不得隨意處置，由行政管理部定期歸檔統(tǒng)一處理。

第三章平時歸卷

第5條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統(tǒng)一保管。

第6條 各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的《文件目錄》?！段募夸洝返臈l款必須簡明確切，并編上條款號。

第7條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件材料收集齊全，并加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。

第8條 專（兼）職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照《檔案管理流程》，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。

第四章 立卷

第9條 案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

第10條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

第11條 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文件應合一立卷。絕密文電應單獨立卷，少數(shù)普通文件如果與絕密文件有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文件立卷。第12條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，應放在復文立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。第13條 卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起。第14條 永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫《文件目錄》。填寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。

第15條 有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在《目錄備注》內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負責。

第16條 案卷封面，應逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第五章檔案借閱、利用工作 第17條 企業(yè)內檔案利用的方式（1）提供檔案原件。（2）提供檔案復印件。（3）提供文獻索引資料。第18條 借閱管理

（1）凡需使用檔案者，均須填寫《文件出入登記表》，依據(jù)調閱權限和檔案密級，經(jīng)各級領導簽批后方能調閱。

（2）案卷一般僅供在檔案室閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續(xù)。（3）借閱期限不得超過7天，到期歸還；如需再借，應辦理續(xù)借手續(xù)。

（4）借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時報告主管領導。（5）外單位借閱檔案時，應持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱，且不得帶離檔案室。其摘抄內容也須總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。

第六章 檔案銷毀管理

第19條 對已失效的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)相關領導共同鑒定，報總經(jīng)理批準后，按規(guī)定銷毀。

第20條 經(jīng)批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。

第21條 銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監(jiān)銷，文件銷毀后，監(jiān)銷人應在銷毀注冊上簽字。

第七章 附則

第22條 本制度由行政管理部負責解釋、補充，由總經(jīng)理批準后實施。

檔案管理制度

一、為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應積極配合與支持。3.凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關規(guī)定執(zhí)行。2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內。

七、檔案的借閱1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準。總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執(zhí)行。4.檔案借閱者必須做到：① 愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。② 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

八、檔案的銷毀1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。4.經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。5.在銷毀公司檔案

資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀

檔案管理制度

一、總則

集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為規(guī)范集團檔案管理工作并保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

1、凡集團總部各部門、各分子公司在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期向集團行政人事部提交備份，從而保證集團行政部作為集團檔案管理對口部門檔案資料的完整性、延續(xù)性、真實性。

2、集團總部行政人事部負責集團檔案管理、文書立卷的工作，并對各分子公司檔案管理工作進行監(jiān)督、指導。各分子公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。

二、歸檔范圍

1、凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍。

2、公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料

3、公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件材料；

4、資金借貸、業(yè)務往來方面的文件材料（含合同、重要報表、銀企聯(lián)系函件等）

5、政府、項目批文、合同；

6、公司制度體系、會議紀要、內部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程、公司決定等）；

7、工程進度計劃控制文件（含各業(yè)務單位往來函件等）、工程初設、修改、竣工圖紙；

8、各分子公司及集團總部各部門年度工作計劃及資金計劃；

9、公司簽定的各類合同（含商品房買賣合同）；

10、公司有效證照、證件、印章；

11、具有法律效力及保存價值的文件；

12、公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；

13、員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等；

14、集團、各分子公司獲得的社會榮譽資料；

15、其他有必要歸檔管理的資料。包括聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料，上級領導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

三、立卷歸檔要求

1、集團行政人事部應即時做好檔案歸檔分類保管；各分子公司應在每季度最后一天以前將上季度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團行政人事部提交備份。

2、集團各部門應及時向行政人事部移交發(fā)生的檔案材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)；各分子必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的備份文件材料。

3、各分子公司向集團行政人事部提交備份檔案時，要嚴格履行移交手續(xù)，按文件材料分類造冊，隨移交備份檔案提供兩聯(lián)清單，注明移交人，待總部行政人事部專人簽收后各留存一聯(lián)清單備查。

4、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：（1）歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

（2）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應全在一立卷。

（3）卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；（4）卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

（5）按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內；卷內文件目錄放在卷目。

（6）聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。

四、檔案保管期限

1、文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

2、確定集團檔案保管期限的原則

（1）凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

（2）凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

（3）凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

五、檔案保密級別

1、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密二級。檔案的密級由檔案提交人提議，行政人事部經(jīng)理核定密級。

2、有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級檔案復制時，需經(jīng)辦公室主任（行政人事部經(jīng)理）及副總以上領導批準。

3、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經(jīng)辦公室主任（集團行政人事部經(jīng)理）及副總以上級領導批準。

4、對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任（集團行政人事部經(jīng)理）鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

六、檔案的借閱

1、各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務檔案需經(jīng)本部門領導批準，然后到檔案管理員處填寫檔案調閱登記簿，方可借閱。

2、公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或辦公室主任（集團行政人事部經(jīng)理）批準。

3、借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。

4、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)辦公室主任（集團行政人事部經(jīng)理）批準。

5、有密級的檔案調閱、復制時均需辦公室主任（行政人事部經(jīng)理）及副總以上領導批準。

6、借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

7、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。

8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規(guī)定辦理。

七、電腦檔案的管理

1、所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關的文件、資料，在指定存放區(qū)域里設定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類存放。

2、各分子公司辦公室主任（集團行政人事部經(jīng)理）即為電腦檔案管理責任人。公司所有員工須到電腦管理責任人處對存檔電腦區(qū)域、文件夾名稱進行如實登記；各電腦檔案管理責任人須定時對本單位的電腦按照登記存放區(qū)域進行檢查。

八、檔案的鑒定與銷毀

1、集團行政人事部定期對所保存的檔案進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進行銷毀。

2、檔案鑒定工作由集團行政人事部經(jīng)理主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。

3、檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)集團總裁批準后，方可銷毀。

4、銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。

九、罰則

1、集團各分子公司凡違反本制度，無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責令其文件部門負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以集團內通報批評。

2、集團所有員工凡違反制度第六條第4項，泄露公司檔案秘密的，涂改、拆散或未經(jīng)辦公室主任（集團行政部經(jīng)理）批準轉借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評；如造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其法律責任。

3、集團所有員工凡違反本制度第六條第6項，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。

4、集團所有員工凡違反本制度第六條第7項，遺失檔案的，應立即報告，如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其相關責任。

5、檔案管理員丟失、規(guī)范檔案調閱流程或擅自提供泄漏檔案機密，應根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀律處分及相應罰款，直至依法追究法律責任。

6、集團所有員工凡違反本制度第七條，不按規(guī)定存放電腦檔案，不按規(guī)定接受檢查者給予相應的紀律處分及罰款。

十、附則

1、本制度自2007年9月1日生效。

2、本制度由集團行政人事部負責解釋。

3、各子公司應根據(jù)本制度，結合本單位的實際情況，制定具體實施細則。

4、以往的相關規(guī)定與本辦法不一致的，以本制度為準。

十一、附件：集團各分子公司各部門存檔及備案范圍

第二篇：檔案管理制度范本

檔案管理制度

為規(guī)范公司檔案管理，保護公司無形資產(chǎn)的安全，特制訂XXX公司檔案管理規(guī)定。

一、適用范圍

適用公司所轄各部門。

二、檔案分類

1、財務檔案

財務檔案包括財務憑證、財務報表（統(tǒng)計報表）、財務類的各種證照（稅務登記證、貸款證、信用證明等）、銀行抵押資料、財務分析報告、資產(chǎn)評估報告、審計報告、預決算報告、公證書、對外投資擔保、結算中心的客戶登記卡（出入庫單據(jù)）、出具各類文件等的原件和相應的電子版原件。

2、辦公類檔案

⑴企業(yè)的各類證照（營業(yè)執(zhí)照正副本、組織代碼證正副本及電子件、商品流通許可證、生產(chǎn)許可證QS、特許經(jīng)營證書、對外注冊登記證、外貿出口登記證、商標證書、有關認證證書等）；

⑵產(chǎn)權證（房屋產(chǎn)權、土地產(chǎn)權、知識產(chǎn)權、專利等）； ⑶各類合同、協(xié)議及附件資料； ⑷加蓋公司公章的各類重要文件；

⑸公司股東會、董事會、監(jiān)事會的章程、變更、決議紀要及工商登記資料；

⑹對外報送的各類統(tǒng)計報表、企業(yè)信息報表（加蓋公司公章）； ⑺對外報送的項目及附件資料； ⑻戰(zhàn)略規(guī)劃和經(jīng)營計劃書；

⑼對外投資的各類紀要、出具的文件、委托書等； ⑽人事檔案、薪資標準等；

⑾重要參觀、考察的照片和影視資料等；

⑿各類取得的榮譽證書。以上資料的原件和相關的電子版。

3、技術設備類檔案

⑴生產(chǎn)工藝、檢驗（驗收）標準、產(chǎn)品標準、標簽備案、配方； ⑵各類產(chǎn)品的型式檢驗報告、外部抽檢的檢驗報告； ⑶產(chǎn)品內外包裝設計稿、設計人資料；

⑷有關認證和注冊的文件、手冊、檢查資料等；

⑸各類圖紙（工程建設、設備、生產(chǎn)工藝布局、規(guī)劃等）；

⑹重要設備的技術資料（制冷、運輸、電梯、速凍生產(chǎn)線、食品生產(chǎn)設備等）——資料、合格證、檢測報告等；

⑺各類設備、管道、表類、計量裝置等經(jīng)外部檢驗部門的檢定、檢測的證書、表格、標簽等；

⑻各類工程驗收資料。以上資料的原件和相關的電子版。

三、職責

1、財務檔案由財務部負責保管；

2、辦公類檔案由綜合辦負責保管；

3、技術設備檔案由生產(chǎn)技術部保管。

四、保管原則

1、各部門負責人為檔案保管的主要責任人，應指定專人（兼職）保管檔案，為檔案保管的第一責任人。

2、各類檔案應放置在檔案盒內，列明清單、分類保管，再放置到帶有鎖閉裝置的檔案柜內保管。

3、檔案保管人員應選擇誠信度高、責任性強、認真心細、踏實穩(wěn)重的員工擔任。

4、檔案保管的場所應干燥、通風，有防鼠害、防蟲蛀、消防設施的基本功能，離地面高度在5公分以上，不靠近窗戶，以免受潮。

5、保管人員要關注檔案的收集整理和歸檔工作。

6、各部門應將屬于檔案集中管理的資料原件及電子版及時送至檔案保管人員處，及時歸檔保管。

五、檔案的借用和使用

1、各部門平時工作需要借閱（用）檔案原件的，需要提出申請，經(jīng)本部門負責人批準和檔案保管部門負責人的批準后方可辦理借閱（用）手續(xù)。

2、檔案保管員憑批準后的申請表發(fā)出檔案原件，并要求借閱（用）人出具借條，注明交還時間。

3、需要帶檔案原件外出辦事的，必須經(jīng)部門領導同意、公司總經(jīng)理或授權權限人批準，辦理借出手續(xù)后方可帶出，用完后必須及時歸還。

4、檔案借閱（用）人應妥善保管檔案，不得遺失、短少、損壞、污染等。如有上述情況發(fā)生，應及時向公司報告及時處理，同時承擔公司給予相應的處罰。

5、如發(fā)現(xiàn)員工有惡意破壞、損壞公司檔案、對外泄露公司檔案機密、偷拿公司檔案等行為，公司有權給予辭退、開除、經(jīng)濟處罰等，必要時將上報司法機關給予刑事處罰。

六、歸集

1、自本制度下發(fā)之日起，按職責分工，相關部門應及時歸檔資料，將檔案歸檔工作開展起來；凡是在個人手中檔案資料一律移交給檔案管理員集中保管。

2、財務類檔案資料和辦公類檔案資料、工程的大類圖紙（藍圖）暫由綜合辦指定專人負責保管，技術設備類檔案暫由基建工程部指定專人保管（資料員）。

3、本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第三篇：檔案管理制度

農廣校檔案管理制度

為加強學校檔案工作，全面提高學校檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實施辦法》等有關規(guī)定的精神，特制定本制度。

1．成立檔案資料工作領導小組。有一名校長分管，一名檔案資料員具體負責。

2．健全文書檔案，堅持專人收拆，及時登記、簽批、承辦，保證文件資料齊全完整，及時辦理。

3．農廣校行政人秘檔案包括行政會議記錄，文書檔案、人事檔案、各種計劃與安排，各種會議學習記錄。各種有關資料交檔案資料員，由檔案資料員整理、裝訂、歸檔。

4．學校德育活動檔案包括班主任檔案，各項學生活動的方案、實施及班主任、學生獎懲記錄檔案，由教務處有關人員負責收集、整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

5．學校教學檔案包括教務會議記錄、教師業(yè)務檔案、學生學籍檔案、教育教學檔案、教師培訓檔案等由教務處、教務處有關人員負責收集、整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

6．學?？倓仗帣n案包括總務處會議記錄、校舍、校產(chǎn)檔案、財務檔案、校園建設檔案、人員考核檔案、基建檔案等。由總務處有關人員負責收集、整理，交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。

7．學校的常規(guī)管理資料和財會檔案注重平時收集，一般每學期或每學年整理歸檔。由職能部門交檔案資料室，由檔案資料員負責歸檔立卷。8．積極做好檔案資料的“四平時”（收集、整理、鑒定、立卷）工作，按照檔案立卷的原則和要求做好分類、組卷、編目、裝訂工作。

9．檔案資料室堅持做到“五防”：防火、防潮、防蟲、防光、防盜，確保檔案安全。

10．積極提供利用，嚴格執(zhí)行借閱制度。借閱檔案要辦理登記手續(xù)，外單位查閱檔案須憑介紹信和本單位領導同意，并在本室查閱。查閱檔案不得隨意借出，不得涂改、抽換和拆散，不得損壞。

11．按照保密制度的有關規(guī)定加強保密工作，嚴格注意保密，不得泄密。12．按照上級有關規(guī)定，努力創(chuàng)建合格檔案資料室和先進檔案資料室。有關檔案在存電腦的同時應及時刻錄成光盤，注意保存，防止丟失。

第四篇：檔案管理制度（范文）

檔案管理制度匯編

西峰區(qū)愛衛(wèi)辦檔案室

二○一二年十一月

目 錄

1.檔案室工作制度..................................3 2.檔案材料歸檔規(guī)定................................4 3.檔案管理人員崗位職責............................5 4.文書檔案歸檔制度................................6 5.檔案借閱與利用制度..............................7 6.聲像檔案管理規(guī)定................................9 7.檔案的鑒定、銷毀................................10 8.檔案保密.......................................11 9.檔案管理檢查制度...............................12

10、消防安全......................................13

檔案室工作制度

一、收集、整理、保管單位的文書、財會、科研、人事、聲像等所有檔案。

二、收集、整理、保管與檔案有關的內部書刊等參考資料、證件。

三、修裱、復制字跡退色、紙張老化和損壞的文件材料。

四、對檔案的收進、移出、保管、利用等進行登記和統(tǒng)計。

五、定期會同有關業(yè)務人員根據(jù)檔案保管期限表，對全部檔案進行鑒定，將通過鑒定揀出確無繼續(xù)保存價值的檔案，經(jīng)主管領導批準后到保密局指定地點進行銷毀。

六、根據(jù)各項工作需要，積極為領導和機關提供檔案信息，為黨、政及管理工作服務。

七、根據(jù)工作需要，積極匯編文件資料和編制各種專題目錄、索引、卡片等檢索工具。

檔案材料歸檔規(guī)定

一、檔案的歸檔范圍：文書檔案、財務檔案、教學檔案、人事檔案、聲像檔案等。

二、單位辦理完畢的具有保存價值的文件材料，按各類檔案的整理方法，裝成數(shù)盒，在翌年的上半年內向檔案館移交。

三、歸檔的文件材料應按它們自然形成的規(guī)律，保持它們的內部聯(lián)系，根據(jù)具體情況裝成數(shù)盒，使歸檔的檔案能正確反映本單位各項工作活動，并且便于查找利用。

四、單位在整理檔案時必須把黨群和行政的文件材料分開整理歸檔。

五、具有永久和長期保存價值的檔案，盒內文件要逐張編號，備有文件目錄，并附上“備考表”。

六、向檔案館歸檔的檔案，應編有檔案目錄。檔案館接收檔案時應查對清楚，并由交接雙方在移交目錄上簽字。

檔案管理人員崗位職責

1、依照《檔案法》認真學習檔案專業(yè)知識，不斷提高專業(yè)水平。

2、認真貫徹落實上級檔案管理機關有關規(guī)章制度和管理辦法，嚴格執(zhí)行檔案分類管理標準。

3、負責全年文書檔案管理及歸檔工作。

4、負責制定業(yè)務管理辦法，對文件收發(fā)工作進行指導。

5、負責定期對辦公人員進行業(yè)務培訓。

6、按月對文件及時歸檔整理。

7、認真及時地進行各類檔案的收集、整理、統(tǒng)計工作及時立卷歸檔。

8、全年工作結束后，負責全部檔案資料的接收和移交工作。

文書檔案歸檔制度

一、單位在各項活動中形成的有價值的材料由專職檔案人員負責收集整理，立卷后向區(qū)檔案局按時歸檔。

二、文件材料歸檔的基本要求

1、歸檔的文件材料必須齊全完整。

2、歸檔的文件材料必須準確地反映本單位黨群、行政、技術等項活動地真是內容和歷史過程。

3、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

三、歸檔案卷必須做好下列幾項

1、必須按中華人民共和國國家檔案局發(fā)布的有關文件執(zhí)行。

2、歸檔的文件材料，應按照其自然形成規(guī)律分類、整理，使其準確、系統(tǒng)、完整地反映本單位的管理活動。

3、歸檔文件材料采用A4木漿亮白紙，格式統(tǒng)一，必須做到線條、字跡清楚，書寫端正，嚴禁使用易變色、褪色的墨水書寫。

4、向檔案局歸檔的檔案，必須有移交目錄，清點無誤后雙方厲行簽字。

5、歸檔時間隨辦隨歸，最遲不超過第二年三月三十日。

6、各類文件材料，一般要求歸檔一式一份，比較重要的或利用頻繁的文件材料，可適當增加歸檔份數(shù)。

檔案借閱與利用制度

一、為了保護國家秘密，維護檔案的完整與安全，必須嚴格檔案的借閱制度，遵守《檔案法》的規(guī)定。

二、工作需要，借閱一般檔案材料者，可直接與檔案室聯(lián)系借閱，借期為3-6天，要按期歸還，不能轉借或復印給他人利用。不得向外單位提供。

三、借閱黨的核心機密（如黨總支會議記錄，紀檢工作等）有關案卷、借閱密集的檔案材料、重要的財務檔案必須經(jīng)主管領導同意，經(jīng)有關領導審批后才能借閱，只供在單位內部查閱，不能外借，需要時經(jīng)領導批準可復印需要部分頁碼材料，用后要歸還復印件注消。科技檔案中的原始資料不外借，只供在閱覽室查閱需要時可借閱復印件。凡離開本單位一個月者應提前把檔案歸還。檔案室有權調回急用的科技檔案。

四、所有檔案材料、圖紙，借閱時不論任何理由都不能涂改、增刪字，圈劃檔案材料，抽拆畫線，剪裁，保持檔案的完整與整潔。

五、如有損毀、丟失或擅自毀掉檔案現(xiàn)象者按《檔案法》有關規(guī)定處理，直至追究法律責任。

六、借閱檔案人員離職，或調離本單位，所借閱的檔案材料一律要還清，不準帶走，否則檔案室及上級部門有權不在調動清單簽字。

七、任何個人不得代外單位人員借閱檔案材料，不得向外單位人員提供一切檔案材料，不得私帶外單位人員到檔案室查閱。外單位人員借閱檔案，須持本單位介紹信，未經(jīng)領導批準，不能復印任何檔案材料。凡與本單位需借閱檔案時，須經(jīng)有關領導同意并下達通知由接洽人員按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。

八、借閱檔案必須辦理借閱登記手續(xù)，借閱歸還時應當面點收清楚，完善注銷手續(xù)，并填寫《檔案利用效果登記表》。

聲像檔案管理規(guī)定

一、歸檔范圍

1、本單位大型會議聲像主要材料：照片、錄像、錄音帶。

2、上級領導檢查工作及作指示、講話的聲像材料。

3、必要的技術會議，有重大意義的活動照片、錄像帶。

4、反映單位重大檢查、驗收活動的錄像帶。

5、與其他載體檔案有密切聯(lián)系的，以及其他有保存價值的照片、錄像帶。

二、歸檔的基本要求

1、底片、照片說明要齊全，字跡工整。

2、底片與照片和影像要相符。

3、文字說明的成分主要包括事由、時間、地點人物、背景、攝像等六要素要填寫齊全。

三、保管和利用

1、聲像檔案是特殊的載體材料，要比其他檔案更應注意保管，要保存在溫度14-24℃，相對濕度40-60%的庫房內，為了避免磁帶磁化，要使用防磁柜，長期保存的磁帶，每季度要倒放一次。

2、珍貴的照片、錄像帶、錄音帶要復印一套備用。底片要注意防潮。

3、檔案人員應做好聲像檔案保管和提供利用。

檔案的鑒定、銷毀

檔案室應認真做好檔案鑒定，即歸檔前對文件材料的鑒別保管期限劃分和對已到期的檔案存毀的鑒定。

一、先由檔案人員進行初步鑒定后，由分管領導負責進行案卷的審閱，從而確定保管期限和存毀的意見。

二、鑒定應定期進行，原則上在本上半年一次，下半年一次。

三、檔案通過鑒定，要求達到劃分保管期限正確，如發(fā)現(xiàn)案卷中文件材料不齊不完整或其它缺陷時應及時補充修改。

四、經(jīng)鑒定銷毀的檔案材料，必須經(jīng)主管領導審定批準，并編制銷毀注冊備案。

五、經(jīng)鑒定銷毀檔案材料必須送保密紙廠進行銷毀，并有檔案人員監(jiān)銷。

檔案保密

一、嚴格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》和《中華人民共和國檔案法》，維護檔案的機密和安全。

二、按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，未經(jīng)許可，不得擅自外借、轉借。

三、檔案管理人員必須遵守以下保密守則：

1、不該說的秘密不說；

2、不在私人交往和通訊中泄露有關內容；

3、不將檔案材料提供給無關人員閱看；

4、不私自錄制、復印、拍攝、摘錄、收藏檔案。

四、檔案人員調動時，必須辦理檔案移交手續(xù)。

檔案管理檢查制度

一、安全檢查方式

1、定期檢查：每季度一次。

2、不定期檢查：根據(jù)當時安全工作情況針對某種傾向性問題進行檢查。

3、節(jié)假日檢查：針對“五一”、“十一”、元旦、春節(jié)期間安全意識淡化的問題，進行強化落實安全防范措施檢查。

二、安全檢查主要內容

1、貫徹安全方針、政策、法規(guī)、決定、制度等執(zhí)行情況。

2、各類防護裝置是否完好。

3、檔案庫房是否保持清潔。

4、防潮、防蛀、以及設備安全運行情況。

5、隱患整改情況。

三、報告與反饋

1、對檢查出來的問題，要積極自治整改，并及時上報，保證檔案的安全保管。

2、檢查中發(fā)現(xiàn)問題在未解決之前必須采取可靠安全防范措施，防止事故發(fā)生。

3、對檢查的問題要求積極整改而造成后果的追究其責任。

消防安全

為了確保室藏檔案資料的安全無損，有效利用。根據(jù)《檔案法》等有關規(guī)定，特擬定如下消防安全規(guī)定。

一、認真學習貫徹執(zhí)行有關消防、安全的法律法規(guī)，并將安全消防工作納入檔案管理的工作范圍。建立相應工作小組。

二、檔案室是保存、管理檔案資料的機要重地，消防安全工作除明確分管領導之外，另確定專人負責，非本室人員，未經(jīng)同意不得進入檔案庫房。

三、檔案庫房區(qū)域內禁止吸煙，嚴禁動用明火，并實行嚴格地監(jiān)督、檢查。每年要定期檢查、保養(yǎng)安全滅火設備。如發(fā)現(xiàn)消防器材缺少、失效時，要及時添置、調換。

四、每天下班，須對檔案庫房進行防火、防盜等安全檢查，關閉所有電器和門窗，節(jié)假日前進行一次全面檢查并指定專人貼好封條和做好啟封檢查。

五、檔案室出入口處，嚴禁堆物，并保持庫內過道暢通。

第五篇：檔案管理制度

檔案管理制度

一、總則

1、為了規(guī)范全公司的檔案管理，充分、合理利用檔案資料為公司服務，特制訂本管理制度。

2、本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理。

3、本制度最終解釋權歸公司綜合部，綜合部負責本制度的修訂完善。

二、檔案管理機構的設置及基本要求

（一）檔案劃分及管理部門

1、檔案是指本公司過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營管理、科學技術、企業(yè)文化等活動中形成的對公司有保持價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。

2、公司設立檔案室，隸屬于綜合管理部，并設置檔案管理人員，負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理人員崗位職責，檔案管理人員必須嚴格履行職責。

3、公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為公司級和部門級，公司級檔案應按標準規(guī)范進行分類，有規(guī)范的檔案編號和標簽，并建立電子與紙張分類目錄。

（二）各部門資料管理

1、公司所屬各部門必須設兼職的資料管理員，制定明確的檔案管理員崗位職責，規(guī)范部門檔案管理，實行部門檔案與公司檔案歸口管理。

2、各部門根據(jù)部門資料性質結合公司級檔案管理辦法，實行統(tǒng)一的標準分類管理。

3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。三、檔案分類

（一）檔案質量

1、檔案封面應逐項按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應能準確反映出卷內文件材料的內容。

2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙。破損的檔案文件要進行修復處理。

3、檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。

4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內文件沒有題名的，由檔案人員根據(jù)內容擬定標題。

5、檔案盒封面應注明立卷人，審核人，立卷時間。

（二）立檔

1、檔案文件材料按照批復在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。

2、跨的請示與批復，有批復的在批復年立卷，無批復的放在請示年立卷；跨會議文件放在會議開幕年立卷；跨的規(guī)劃放在第一年立卷；跨總結放在最后一年立卷。

3、檔案文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后；內部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。

（三）分類

1、檔案各級分類應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。

2、公司檔案大致分為以下幾類：

（1）證照類：營業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等；

（2）文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）和內部文件；

（3）制度類：管理制度匯編；

（4）合同類：分內部經(jīng)營管理合同和業(yè)務合同兩種。

（5）計劃總結類：分計劃及總結等；

（6）會議紀要類：辦公例會紀要等

3、檔案的歸口存放部門

（1）公司各類批文、合同、協(xié)議、證照、存放于綜合管理部。

（2）公司的各種財務資料、稅務資料存放于財務部，由財務部按國家及公司有關規(guī)定進行整理、分類存檔。

（3）有關工程的各類圖紙、技術資料，由工程部和研發(fā)部負責保管。

（4）有關房產(chǎn)銷售的銷售合同，由市場營銷部負責保管。

（5）除售房合同外，所有對外簽訂的合同，必須將原件存放在綜合管理部。

（四）檔案編號

1、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應編制《檔案登記目錄表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

2、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

3、公司檔案員負責檔案文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對號入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作。

4、為規(guī)范管理便于查找，所有檔案盒應按照規(guī)定進行編號。按照公司名稱、部門名稱、文件類別、檔案盒號碼分為四個部分。

四、歸檔及保存年限

（一）歸檔的文件資料，應按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內容進行歸檔，在一個卷內要按問題或者文件形成的時間，系統(tǒng)的排列并填寫《卷內目錄》。

（二）歸檔的同類文件資料在卷內應按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價值分為1年，5年，15年。

檔案的保管期限除政府有關法令或本公司其它規(guī)章制度特定者外，一律按下列規(guī)定辦理：

1、永久保存：公司章程；股東名簿；股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要；公司證照；各級批文；印鑒；公司經(jīng)營計劃和總結；財務報表；重要技術資料；不動產(chǎn)所有權狀及其它債權憑證；人事資料；大型活動的圖片、音像資料；其它核定應永久保留的文件。

2、十五年保存：會計憑證（其他財務檔案的保存期限按國家相關規(guī)定執(zhí)行）；其它經(jīng)核定須十五年保存的文件。

3、五年保存：期滿或解除的合同、協(xié)議；完工后的項目方案；其它經(jīng)核定須五年保存的文件。

4、一年保存：部門工作計劃和總結；完成后的部門請求報告；無長期保存必要的文件。

5、公司的規(guī)章、制度由綜合管理部視其有效期予以保存6、1年以下暫時保存：結案后無長期保存必要者。

（三）公司可根據(jù)實際情況擬訂文件資料保存期限的補充規(guī)定。

（四）歸檔的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復，轉發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。

（五）按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄表。全部檔案組成后，要對檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號。

五、檔案日常管理

（一）借閱

1、借閱手續(xù)

（1）總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)等公司高管借閱非密級檔案可直接通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。

（2）因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門負責人辦理《借閱檔案申請表》并送達相關領導核批。

（3）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務需要借閱檔案時，應由其部門負責人出示經(jīng)公司領導或主管領導審批同意借閱的書面《檔案資料借閱登記表》向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。

（4）檔案管理人員接到《檔案資料借閱登記表》，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。

（5）檔案歸還時，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。

2、檔案借閱審批權限

（1）證照類：含營業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等；該類檔案資料的借閱由綜合部審批后交由公司常務副總審批。

（2）文件類：分外來文件（政府職能部門的往來文件）和內部文件；該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批。財務文件、法律文書等重要文件借閱須由常務副總及總經(jīng)理批準。

（3）制度類：管理制度匯編；該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批。

（4）合同類：分內部經(jīng)營管理合同和業(yè)務合同兩種。該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批后交由公司常務副總審批。

（5）計劃總結類：分計劃及總結等；該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批后交由公司常務副總審批。

（6）會議紀要類：辦公例會紀要等。該類檔案資料的借閱由綜合管理部審批。

（7）涉密檔案類：公司機要檔案中絕密檔案原則上禁止借閱，特殊情況下絕密檔案的借閱由總經(jīng)理及董事長審批、機密檔案的借閱由常務副總及總經(jīng)理審批、秘密檔案的借閱由綜合管理部及常務副總審批、3、借閱人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經(jīng)批準不得復印和摘抄檔案。

4、借閱人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，需借閱部門負責人書面請示，經(jīng)綜合管理部及常務副總批準。

5、借閱人對檔案的借閱需在檔案室內完成，嚴禁私自帶出檔案室。因工作需要或特殊情況下需帶出檔案室的，在填寫《檔案資料借閱登記表》和獲得審批時需按填寫要求注明相關事宜。

6、借閱人應于規(guī)定期限內歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應變更借閱登記，不得私自授受。

7、借閱人必須在規(guī)定期限內歸還所借檔案資料，情況特殊者可填寫《檔案資料續(xù)借申請單》，主管領導簽字后續(xù)借。借用重要檔案（如各類政府批文、證照原件等）當日必須歸還，其他檔案資料借用時間不得超過七天。若到期不能歸還，又未辦理續(xù)借手續(xù)，檔案管理人員將出具《閱檔催還單》，借用人在收到《閱檔催還單》三天內，應及時歸還檔案。愈期仍未歸還者，將來強制其歸還檔案，并給予相應處分。

8、丟失政府下達的重要文件者，應主動去政府部門補辦文件，同時應承擔補辦手續(xù)費和影響、拖延他人辦事的損失費。若丟失文件者補辦不齊，處以500元至3000元的罰款。若文件丟失，給公司造成重大經(jīng)濟損失者，根據(jù)實際情況和公司規(guī)定進行處罰。

9、丟失技術變更單或其他單據(jù)，造成公司經(jīng)濟損失者，處以損失費用2倍的罰款。

（二）銷毀

1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許和批準不得銷毀公司檔案資料。

2、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質和電子的《檔案銷毀審批表》，報公司負責人審核批準，并指定其監(jiān)銷人后方可進行銷毀?！稒n案銷毀審批表》需注明：銷毀檔案目錄、公司負責人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時間。

3、銷毀前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人?！稒n案銷毀審批表》需永久保管，一式兩份，綜合管理部及申請部門各留存一份。

4、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或常務副總經(jīng)理或綜合管理部指定專人監(jiān)督銷毀。

5、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結清的債權債務；未了事項；正在項目建設期間的建設單位、經(jīng)核定仍有保存參考價值者。應單獨抽出立卷，直到事項完結時為止。

（三）移交

1、需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報公司負責人審核批準并指定其監(jiān)交人后，方可進行移交。《檔案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、公司負責人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。

2、移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。

（四）保密

1、檔案室的任務是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關人員未經(jīng)許可不得入內。

2、檔案員應忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務的思想，主動，準確，迅速地為利用者提供檔案資料。

3、愛護檔案室的一切設施設備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動。

4、機要檔案分為：絕密、機密、秘密三級。機要檔案的界定標準：絕密檔案包括公司發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在1000萬元以上的重大合同。機密檔案包括財務資料、公司重要會議紀要、公司經(jīng)營情況、人事檔案、薪資檔案、勞動合同、技術資料、金額在100－1000萬元的合同。秘密檔案包括重要項目資料、項目合同或協(xié)議。

六、附則

（一）在本制度框架下，公司各部門可根據(jù)實際狀況制訂更為具體的實施細則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報綜合部備案后，與本制度具有同等效力。

（二）本制度自印發(fā)試行之日起執(zhí)行。

七、檔案管理人員職責

1、負責收集、統(tǒng)計、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作；

2、認真學習檔案管理的相關規(guī)定、技術和業(yè)務知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質量。

3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應當及時進行修補和復制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認資料，應當附上抄件。

4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。

5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。

6、每年進行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管手冊》做好文件索引，以便查閱。