第一篇：秘書公文辦理程序、注意事項

文電是機(jī)關(guān)開展工作的重要工具，通過文電指導(dǎo)工作是機(jī)關(guān)發(fā)揮職能作用的基本途徑。因此，及時正確地處理好各類文電，是機(jī)關(guān)干部必備的基本素質(zhì)。處理機(jī)關(guān)日常文電一般有兩種方式：一是轉(zhuǎn)發(fā)上級文電；二是根據(jù)上級指示和工作需要，起草下發(fā)本級文電。

（一）需要經(jīng)常辦理的文電

按照不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)，軍隊機(jī)關(guān)公文可分為許多類別。比如，按文件來源劃分，可分為收文和發(fā)文；按行文方向劃分，可分為上行文、平行文和下行文；按文件處理要求劃分，可分為需辦和參閱、急件和平件；按內(nèi)容保密要求劃分，可分為絕密、機(jī)密、秘密和普通文件?！盾婈牂C(jī)關(guān)公文處理條例》規(guī)定，軍隊機(jī)關(guān)公文按照內(nèi)容和作用分為以下13種：即命令、通令、決定、指示、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函件、通告和布告、會議紀(jì)要。除上述公文種類外，在軍隊機(jī)關(guān)工作中使用的其他公文，不單獨成類，但應(yīng)參照公文處理的有關(guān)要求辦理。我們平時工作中經(jīng)常遇到的有計劃、安排、意見、總結(jié)、講話和調(diào)查報告等。

（二）文電處理的一般程序

1、批辦。包括收文、登記、擬辦、批辦、分送五個環(huán)節(jié)。這一步是辦文的準(zhǔn)備階段。其中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是“批辦”。批辦，就是主管領(lǐng)導(dǎo)對收文的處理或就開展某項工作所做的批示。通常情況下，密碼報自上而下，一般文件自下而上。批辦的意見是否合理、準(zhǔn)確，直接影響著辦文質(zhì)效。準(zhǔn)確批辦，既能加快文件的周轉(zhuǎn)，又能提高工作效率，相反，批辦意見不準(zhǔn)確，必然導(dǎo)致部門之間相互扯皮、轉(zhuǎn)來轉(zhuǎn)去，影響辦事效率。作為機(jī)關(guān)干部，為了幫助領(lǐng)導(dǎo)對收文做出正確的批示，應(yīng)以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，根據(jù)文電的內(nèi)容，積極主動地通過文字或口頭向領(lǐng)導(dǎo)提出合理化建議，對文件的重要內(nèi)容要標(biāo)注，以便領(lǐng)導(dǎo)把握和記憶。

2、承辦。承辦文電是指在接到上級文電后，為落實上級的指示，在首長做出批示后，根據(jù)首長的批示制發(fā)具體實施意見的過程。包括擬稿、會簽、核稿、簽批四個環(huán)節(jié)。承辦擬稿是整個辦文的中心環(huán)節(jié)。

3、制發(fā)。包括打印、蓋印、登記、發(fā)文四個環(huán)節(jié)，這是辦文的輔助性、技術(shù)性工作階段。其中主要環(huán)節(jié)是打印和蓋印。打印文稿的字體要規(guī)范統(tǒng)一。一般情況下，文稿的主標(biāo)題用黑體二號字，副標(biāo)題用宋體四號字，單位姓名用楷體三號字，正文用仿宋體三號字，正文中的大標(biāo)題用黑體，小標(biāo)題用楷體；打印文稿要認(rèn)真核對，不能錯字、漏字，錯段、漏段，要核對到每個標(biāo)點符號。裝訂要符合標(biāo)準(zhǔn)要求，不能漏頁、錯頁、倒頁。印章要蓋在單位的正中央，不能印斜印偏，不能模糊不清，要與打印文稿的單位名稱相符。

4、反饋。文電下發(fā)后，要通過多種途徑了解掌握文電貫徹落實情況，及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報反饋，同時還要注意針對貫徹過程中出現(xiàn)的問題，及時給領(lǐng)導(dǎo)提出糾偏的建議，確保下達(dá)的文電能夠善始善終地得到貫徹落實。

上述四步是一個相互關(guān)聯(lián)、環(huán)環(huán)相扣的辦文全程，缺少哪一步，或哪一步出現(xiàn)偏差，都會影響辦文質(zhì)量。

（三）處理文電應(yīng)注意的問題

處理文電除了要嚴(yán)格按照上述程序辦理外，還要注意做到以下三點：一是辦理要及時。文電大都有較強的時效性，要盡快辦理，不能拖拖拉拉，更不能不請示、不報告、擱置不管。對時限特別急的文電，必須在規(guī)定的時間內(nèi)辦完。二是表達(dá)要準(zhǔn)確。大部分文電政策性強，擬制過程中要注意準(zhǔn)確性，不能粗枝大葉、含糊不清。三是文電要保密。公文多數(shù)具有內(nèi)部特性，一般都規(guī)定傳閱范圍，該誰知道就讓誰知道。呈辦結(jié)束，及時存放或返還保密室。用軍內(nèi)網(wǎng)傳輸公文要采取加密措施，絕不能用地方網(wǎng)辦理公文。來源:考試大-秘書資格考試

第二篇：公文辦理程序

一、公文處理程序及要求

（一）收文：一般環(huán)節(jié)為拆閱——登記——填寫承辦（傳閱）單——送交領(lǐng)導(dǎo)簽批——按領(lǐng)導(dǎo)意見辦理——歸檔。

1、向上級報送的請示、報告、匯報等材料的處理程序：

（1）審核來文是否符合行為規(guī)范，是否符合行文的規(guī)定，是否附有填寫清楚的“同濟(jì)大學(xué)內(nèi)部請示報告”單。（2）進(jìn)行收文登記。

（3）按所送文件的簽批意見，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。（4）按領(lǐng)導(dǎo)的批示意見辦理。

（5）將領(lǐng)導(dǎo)的意見摘錄到收文登記簿上。（6）將處理完畢的來文退還報送單位。

2、上級領(lǐng)導(dǎo)部門來文的處理程序：

（1）通知、指示類的文件應(yīng)在登記后將“辦文處理箋”貼附在文件首頁前。（2）簽寫辦公室擬辦意見。

（3）按照辦文意見轉(zhuǎn)有分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)批示。（4）將領(lǐng)導(dǎo)批示摘錄到收文登記簿上。（5）檢查來文的辦理、落實情況。

（6）將指示性文件及有關(guān)報道本校情況的來文存檔。

（二）收文工作要求：

1、必須做到準(zhǔn)確、及時、保密，不拖拉不積壓。

2、應(yīng)熟悉局領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)分工、主管單位，了解各內(nèi)設(shè)部門的職責(zé)范圍。

3、根據(jù)文件內(nèi)容分輕重緩急及時送閱，遇有急件應(yīng)在送領(lǐng)導(dǎo)閱批的同時，先復(fù)印一份送內(nèi)設(shè)部門考慮承辦意見。

4、組織傳閱時，應(yīng)采取以秘書為中心點的輻射方式，盡量避免傳閱對象之間的交叉式傳閱。

5、如遇領(lǐng)導(dǎo)同志閱文時間過長，應(yīng)及時提醒。

6、及時催辦，定期檢查文件承辦情況。

（三）發(fā)文：一般環(huán)節(jié)為擬稿——核稿——會簽——簽發(fā)——編號——打印——校對——印制——蓋章——送發(fā)——歸檔。

1、擬稿：

（1）發(fā)文種類一般為通知、請示、報告、批復(fù)、決議、決定、規(guī)定、會議紀(jì)要等，擬稿人員應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)要求和文件內(nèi)容加以選定。（2）正文首頁應(yīng)使用紅頭文件。

2、核稿：由擬稿部門負(fù)責(zé)人對文稿內(nèi)容和發(fā)文名義進(jìn)行審核。

3、簽發(fā)：

（1）送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的應(yīng)是校核、修改后的稿件。

（2）以黨支部名義上報或下發(fā)的文件，由支部書記簽發(fā)；以部門名義上報或下發(fā)的文件，由主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)請示主要領(lǐng)導(dǎo)后簽發(fā)

4、編號：

按照發(fā)文的類型，進(jìn)行分類登記編號。

5、打?。航?jīng)簽發(fā)、編號后的文件送交打字室打印。

6、校對：一般由擬稿人校對，重要的文件須交分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行二次校對。

7、印制： 校對后將清樣返還辦公室更改，核對好報頭紙、注清份數(shù)后印制。

8、蓋章：

（1）以局名義發(fā)出的文件，必須由局主要領(lǐng)導(dǎo)簽字后，蓋局印章。（2）以黨支部名義發(fā)出的文件，由支部書記簽字后，蓋黨支部印章。

（四）發(fā)文工作要求：

1、了解本級部門的職權(quán)范圍和隸屬關(guān)系，弄清行文關(guān)系。

2、起草文件時要深入調(diào)查研究，正確領(lǐng)會和準(zhǔn)確體現(xiàn)主要領(lǐng)導(dǎo)的意圖。

3、文件編號由專人負(fù)責(zé)，填寫文號登記本。

4、發(fā)送文件要力爭快捷，注意時效。

第三篇：公文辦理程序（定稿）

公文辦理程序

公文辦理程序：就是指公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部形成到運轉(zhuǎn)處理所必須經(jīng)過的一系列環(huán)節(jié)。

一、收文辦理程序

收文：是指機(jī)關(guān)文書部門收進(jìn)行外文單位發(fā)來的文件材料。收文辦理：是指文書部門收到文件材料后，在機(jī)關(guān)內(nèi)部及時運轉(zhuǎn)直到閱辦完畢的全過程。組成這一過程的一系列相互銜接的環(huán)節(jié)稱之為收文辦理程序。過程包括：簽收、拆封與登記；分發(fā)與傳閱；擬辦、批辦與承辦；催辦、查辦與注辦。分述如下：

1．簽收、拆封和登記

（1）簽收。是指收到文件材料后，收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，以明確交接雙方的責(zé)任，保證公文運轉(zhuǎn)的安全可靠。機(jī)關(guān)的收文主要有三個：一是機(jī)要交通送來的機(jī)要件；二是郵局送來的掛號函件和電報；三是外機(jī)關(guān)和部門直接送來的文件材料。

對照公文投遞單或送文登記簿認(rèn)真清點，做到四查清：1.查清信封或封筒上的收文機(jī)關(guān)名稱，是否確屬本機(jī)關(guān)的收文，以防錯投、錯收；2.查清文件號碼與遞送人在簽收登記上所登的號碼是否一致；3.查清文件封口是否破損，包裝是1 否牢固，如發(fā)現(xiàn)有散包、破封、密封條被拆等情況，應(yīng)及時追查原因；4.查清文件的登記件數(shù)與實有件數(shù)是否相符。

（2）拆封。即外收文登記完成后，公文送至機(jī)關(guān)統(tǒng)一或分別按內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)臵的內(nèi)收發(fā)部門（或人員），由其簽收后，統(tǒng)一啟封或徑送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者親啟。1.對于寫明某某領(lǐng)“親收”、“親啟”的封件，則由領(lǐng)導(dǎo)人本人拆封或由其委托的人代拆。2.密件則應(yīng)交機(jī)要文書或機(jī)要室拆封。

（3）登記。就是將需要登記的文件在收文登記簿上編號和記載文件的來源、去向，經(jīng)保證文件的收受和處理。公文登記的作用主要有：1.便于管理和保護(hù)文件，防止積壓和丟失；2.便于檢查和檢索文件；3.便于文件的統(tǒng)計和催辦工作；4.作為核對與交接文件的憑據(jù)。

公文登記的具體范圍：1.上下級機(jī)關(guān)文件。包括指導(dǎo)性、參閱性和需要辦理的文件；2.下級機(jī)關(guān)文件。包括請示、報告性文件；3.重要的帶有密級的刊物、資料；4.其他機(jī)關(guān)商洽問題和需要答復(fù)的文件；5.上級機(jī)關(guān)召開會議印發(fā)的會議文件材料。不必登記的材料和文件：1.各種公開的和內(nèi)部不保密的出版物；2.一般的公開信和不應(yīng)拆的私人信件；3.已被綜合性文件包括的文件材料；4.行政事務(wù)性的通知、便函、介紹信和請柬等；5.領(lǐng)導(dǎo)“親收”、“親啟”件，這類信件應(yīng)由收件人本人或其委托人收閱后，認(rèn)為須交機(jī)關(guān)存查或處理的，再行登記，并交有關(guān)部門處理。外收發(fā)文登記項目包括：收到文件的流水順號、收到日期、來文機(jī)關(guān)、來文封皮號、密級、分送部門、簽收、備注等。（外收發(fā)使用的《收文登記簿》）內(nèi)收發(fā)的收文登記主要項目應(yīng)包括：收文順序號、收到日期、來文機(jī)關(guān)、來文字號、標(biāo)題或摘由、密級、份數(shù)、承辦單位、簽收人、復(fù)文號、歸入卷號、備注等。

收文登記的形式：薄冊式、聯(lián)單式、卡片式。2.分發(fā)和傳閱

（1）分發(fā)。亦稱分辦，是指文書人員在文件拆封登記以后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時、準(zhǔn)確地將收來文件分送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門和承辦人員閱辦。原則：主要的、重要的、緊急的、需要直接辦理的收文應(yīng)該優(yōu)先處理。

分辦環(huán)節(jié)的工作要求：①確定分辦依據(jù)。分辦應(yīng)主要依據(jù)公文性質(zhì)、重要程度、涉密程度、緊急程度、內(nèi)容所涉及的職責(zé)范圍、各職能部門或領(lǐng)導(dǎo)人的職責(zé)分工及其他人員分工、有關(guān)辦文辦事的程序、規(guī)定或慣例進(jìn)行。②遵循分辦原則。公文分辦原則是主要的、重要的、緊急的、需要直接辦理的收文應(yīng)該優(yōu)先處理。按照這一原則，分辦應(yīng)分類進(jìn)行。A.首先，是將收文分類，即分出主件與次件、急件與平件、閱件與辦件、密件與非密件，將電報、急件、掛號信或?qū)＿f公文等臵于其他收文前面處理；B.其次，是將處理者分類，3 即按不同情況將待辦收文優(yōu)先分給本單位的主要負(fù)責(zé)人、主管負(fù)責(zé)人或主管部門閱處，使公文主次分明、緩急有序、盡快得到實質(zhì)性處理。具體做法分為：a.“親啟件”徑送負(fù)責(zé)人本人；b.責(zé)任分工明確的業(yè)務(wù)性公文徑送各業(yè)務(wù)部門；c.綜合性公文徑送綜合辦公部門；d.回復(fù)性公文徑送原承辦部門或主辦人員；e.已注明具體閱知對象和要求的閱件直接組織傳閱；f.不能或不便直接確定分送對象的、重要的、非常規(guī)性的以及綜合性強、內(nèi)容涉及多部門的業(yè)務(wù)公文，應(yīng)直接呈上司或綜合辦公部門負(fù)責(zé)人批辦或擬辦，再據(jù)此分送。③形成分辦程序。應(yīng)總結(jié)本單位收文的分辦規(guī)律，使之程序化和規(guī)范化，保證分辦迅速準(zhǔn)確：a.對于符合要求的公文，應(yīng)先請主管負(fù)責(zé)人閱示，然后按照職能分工或負(fù)責(zé)人的批示轉(zhuǎn)請有關(guān)部門或處室研究處理。b.屬本單位或本部門職能范圍內(nèi)已有明確規(guī)定的或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的一般事務(wù)性事項的公文，可直接轉(zhuǎn)請有關(guān)部門或處室研究辦理。c.屬參閱、知照性質(zhì)的公文，由公文處理工作機(jī)構(gòu)分送處理。d.公文內(nèi)容涉及幾個部門，可將有關(guān)部門列表附于文上，送各部門傳閱；或由持有公文原件的主辦部門將主要問題轉(zhuǎn)告其他有關(guān)部門處理；或復(fù)印若干副本分發(fā)各有關(guān)部門同時處理。e.對一些內(nèi)容重要、緊急、篇幅較長或表意不夠清晰明了的公文進(jìn)行加工編輯后再分辦。④制定工作制度。a.分辦交接登記制度。b.限時分辦制度。c.退文制度。(2)傳閱。是指單份或份數(shù)很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經(jīng)機(jī)關(guān)各們領(lǐng)導(dǎo)人和許多部門閱知時，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。屬于傳閱件之列的主要包括：1.上級機(jī)關(guān)的指導(dǎo)性文件或重要會議文件；2.需要幾位領(lǐng)導(dǎo)共同批辦的文件，包括上級機(jī)關(guān)和有關(guān)部門的專項業(yè)務(wù)文件，下級機(jī)關(guān)的請示，以及本機(jī)關(guān)制發(fā)的需要會簽的文件等；3.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在文件上有重要批示，需其他領(lǐng)導(dǎo)同志和部門閱知閱辦的文件。

傳閱文件應(yīng)當(dāng)注意的問題：1.傳閱的順序，一般應(yīng)先送給機(jī)關(guān)的主要領(lǐng)導(dǎo)、主管負(fù)責(zé)人和主管業(yè)務(wù)部門閱讀，然后送其他有關(guān)需要閱知的對象；2.傳閱文件應(yīng)以文書人員為中心進(jìn)行傳遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪輻式傳閱”；3.在傳閱過程中或傳閱完畢后，文書人員要及時對文件進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有領(lǐng)導(dǎo)批示時，要按批示意見進(jìn)行處理；4.每份傳閱文件，都應(yīng)由文書部門在文件首頁附上《文件傳閱單》。文件閱畢后，閱讀人員要在《文件傳閱單》上簽注姓名和日期。

3．?dāng)M辦、批辦與承辦

（1）擬辦。是指對來文的處理提出初步的意見，供領(lǐng)導(dǎo)人批辦時參考。做好擬辦工作，要做到以下幾點：1.擬辦之前，要認(rèn)真研究公文的內(nèi)容和發(fā)文機(jī)關(guān)的要求，弄清來文的背景，查明問題的癥結(jié)所在，便有針對性的提出切實可行5 的擬辦意見。2.要清楚地掌握有關(guān)政策和規(guī)定，力求使擬辦意見既符合實際情況，又符合政策規(guī)定。3.要熟悉業(yè)務(wù)。4.擬辦意見要周到，要綜合考慮各方面的因素和影響。5.擬辦意見不是具體的承辦計劃或方案，文字要簡明扼要。

(2）批辦。是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對送批的文件如何處理所作的批示。批辦的主要內(nèi)容包括：1.提出處理該份文件所述問題的原則和方法。2.提出并指明負(fù)責(zé)承辦該文件的單位或者承辦人，規(guī)定承辦的時限。3.凡是需要兩個單位或者人員共同承辦的，必須指出主辦單位和主辦人，以便承辦單位和承辦人員具體執(zhí)行。4.名項批辦意見，均應(yīng)鄭重地填寫在《公文處理清單》的“批辦意見”欄目內(nèi)，并簽署批辦人姓名日期。

(3）承辦。是指機(jī)關(guān)有關(guān)部門或人員按照來文的要求進(jìn)行具體工作或辦理復(fù)文。公文承辦有兩方面的意思：一是從業(yè)務(wù)部門來說，承辦是指對具體工作問題的執(zhí)行和處理，如上級的有關(guān)政策、規(guī)定，要組織學(xué)習(xí)和貫徹落實；平級機(jī)關(guān)來函商辦的業(yè)務(wù)問題，要進(jìn)行調(diào)查和辦理。二是從公文處理工作來說，主要是指根據(jù)擬辦和批辦的意見辦理復(fù)文（指那些必須回復(fù)的來文）。

承辦部門或承辦人員在辦理來文過程中要注意幾點：1.對有領(lǐng)導(dǎo)具體批示的意見的公文，一定要認(rèn)真領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖辦理復(fù)文。2.對沒有領(lǐng)導(dǎo)簽署批辦6 的意見的公文，即一般性文件，應(yīng)根據(jù)有關(guān)的文件精神、按照規(guī)定或按以前的慣例，酌情辦理。3.對領(lǐng)導(dǎo)批辦要求本部門牽頭與其他部門或單位聯(lián)合辦理的公文，本部門要先擬出復(fù)文稿請有關(guān)部門或單位會商，并由本部門和有關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽名后，再報請機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.來文內(nèi)容涉及到以前的收文或其他有關(guān)材料時，承辦人要查找或調(diào)閱有關(guān)文件材料作為承辦復(fù)文的參考，不能憑記憶辦事，以防出錯。

4.催辦、查辦與注辦

(1）催辦。是指那些必須辦理答復(fù)的文件，根據(jù)承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進(jìn)行督促和檢查。催辦的目的：是為了避免辦理拖沓，文件積壓，克服官僚主義，加速文件運轉(zhuǎn)，提高機(jī)關(guān)辦事效率的重要措施。催辦工作一般有兩種情況：一是對內(nèi)催辦。主要內(nèi)容是：上級機(jī)關(guān)發(fā)來本機(jī)關(guān)的文件，特別是要及時回復(fù)的文件的催辦；平行或不相隸屬的機(jī)關(guān)單位向本機(jī)關(guān)聯(lián)系商洽工作的文件的催辦；下屬單位主送本機(jī)關(guān)的請示性文件的催辦；本機(jī)關(guān)下發(fā)所屬單位需要回復(fù)文件的催辦。二是對外催辦。主要是指本機(jī)關(guān)上行或平行需要對方回復(fù)的文件的催辦。

催辦工作應(yīng)當(dāng)注意做到的幾點：1.要明確催辦范圍。2.要明確催辦落實。3.要建立和加強公文催辦工作的組織機(jī)構(gòu)。催辦的形式：口頭催辦、電話催辦和書面催辦等。選用形式的方法：1.在機(jī)關(guān)內(nèi)部，盡可能由催辦人員上門當(dāng)面催詢，7 了解有關(guān)公文的承辦情況，也可以利用分送文件給領(lǐng)導(dǎo)或各部門有關(guān)人員的機(jī)會進(jìn)行口頭催辦。2.對外機(jī)關(guān)，可由催辦人向承辦單位或者承辦人用電話進(jìn)行催詢，或用發(fā)便函、催辦單等方式進(jìn)行催辦。3.如果為了便于掌握情況，由負(fù)責(zé)內(nèi)收發(fā)的文書工作人員兼管公文催辦工作時，就可以利用收文登記薄將必須催辦的文件登記，注明承辦時間，在辦理答復(fù)以后，立即填上復(fù)文號，然后經(jīng)常檢查登記簿來掌握文件催辦的進(jìn)展情況。

(2）查辦。是指文書工作人員協(xié)助機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)檢查各項方針、政策、決議、指示的執(zhí)行和落實，以及對某些問題進(jìn)行查處，解決的一項承辦性工作。一般在縣以上的黨委辦公廳（室）內(nèi)部都設(shè)有專門機(jī)構(gòu)，其任務(wù)是督促檢查并協(xié)助辦理下列問題：1.領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)各項方針政策、決議的貫徹落實情況；2.各種會議的決辦事項；3.文件、電報的擬辦、擬復(fù)事項；4.對需要解決的重大問題提出查辦意見，報請領(lǐng)導(dǎo)批示；5.領(lǐng)導(dǎo)批示或交辦的事項。

查辦與催辦的異同：相同：都是對公文的承辦情況進(jìn)行督促檢查或催詢。區(qū)別：1.查辦主要是對大政方針的貫徹落實情況進(jìn)行督促檢查，可辦的事項要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示或授權(quán)后才能進(jìn)行；而催辦則是文書部門的一項例行性工作，凡應(yīng)催辦的公文。文書部門應(yīng)按承辦時限的要求主動進(jìn)行催辦。2.查辦的實質(zhì)是督促檢查，限期落實，是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)同官僚主義作8 風(fēng)作斗爭的一種手段，查辦的重點在于查證落實；而催辦作為收文處的一道程序，一般只是限于了解是否已經(jīng)辦理，對如何辦理及辦理結(jié)果是不大過問的。

查辦工作一般按以下程序進(jìn)行：1.閱讀有關(guān)材料，搞清查辦的問題。2.查辦立項。這是法定程序。立項內(nèi)空包括五要素：A.確定查辦的事由；B.明確辦理要求；C.指明承辦單位或承辦人；D.規(guī)定完成時限；E.提出辦結(jié)后的反饋要求。3.查辦的辦理。分兩種情況：一種是轉(zhuǎn)出交辦；一種是由查辦人員直接承辦。4.查辦的結(jié)果與反饋。（結(jié)果的幾種情況：A.肯定的。即反映問題屬實，按規(guī)定作了處理；B.否定的。即反映問題失實，向批示人、當(dāng)事人說明了情況；C.部分肯定，部分否定。D.事件的范圍有所擴(kuò)大，即由一個問題涉及一片，或一個人的問題牽涉到同類事、同類人的問題。）5.立卷歸檔。

(3）注辦。是指對公文承辦結(jié)束后，由經(jīng)辦人在公文處理單上所作的簡要說明。注辦一般包括以下內(nèi)容：1.一般的傳閱文件，在有關(guān)人員傳閱完畢后，文書人員應(yīng)注明閱畢的日期。2.需要辦理復(fù)文的文件，辦理后要注明“已復(fù)文”，并注上復(fù)日的日期和文號。3.用口頭或電話答復(fù)的要注明時間、地點、接談或接電話有、主要內(nèi)容等，并由承辦人簽字。4.不需復(fù)文的文件要注明“已閱”、“已辦”、“已摘記”等字樣。

二、發(fā)文辦理程序

發(fā)文：是指機(jī)關(guān)文書部門根據(jù)機(jī)關(guān)的工作需要向外發(fā)出文件材料，包括本機(jī)關(guān)制發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、翻印、復(fù)印的文件材料等。發(fā)文辦理：就是指文件從擬稿到印制發(fā)出的整個運轉(zhuǎn)過程。發(fā)文辦理程序由擬稿、審核與簽發(fā)；核發(fā)、繕印與校對；用印、登記與分發(fā)等環(huán)節(jié)組成。

1．?dāng)M稿、審核與簽發(fā)

（1）擬稿。公文擬稿是公文承辦人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)交待或批辦的意見草擬文稿的過程。

公文擬稿必須注意的問題：1.符合黨和國家的方針政策，符合國家法律、法規(guī)及市委、市政府有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策措施或超出現(xiàn)行規(guī)定范圍的，應(yīng)當(dāng)充分闡明理由。2.情況要確實，觀點要明確，條理要清楚，層次要分明，文字要精練，篇幅要簡短，標(biāo)點要準(zhǔn)確，書寫要工整。3.遣詞用字要規(guī)范，詞語搭配要準(zhǔn)確。使用簡稱時，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，加以說明后再使用簡稱。4.人名、地名、單位名稱、數(shù)字、時間、代號等要準(zhǔn)確，時間應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日。數(shù)字書寫一般用阿拉伯?dāng)?shù)字。在同一公文內(nèi)，數(shù)字的使用應(yīng)當(dāng)前后一致。應(yīng)當(dāng)使用國家法定計量單位。5.引文要核對原文，做到準(zhǔn)確無誤，刪節(jié)得當(dāng)；引用其他公文內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)先列出該公文的標(biāo)題，之后在括號內(nèi)注明文號。6.根據(jù)公文內(nèi)容和行文規(guī)則，準(zhǔn)確使用公文文種，標(biāo)明緊急程度和秘密等級。7.文10 字結(jié)構(gòu)層次的次序:第一層為“

一、”，第二層為“

（一）”，第三層為“

1、”，第四層為“(1)”。

(2）審核。是指公文的草稿在送交機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批簽發(fā)以前，對公文的內(nèi)容、體式進(jìn)行的全面審核和檢查。公文的審核要做到“六查”：1.查是否需要行文，以什么名義行文。2.查文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)和政策以及上級有關(guān)規(guī)定是否一致，與平行機(jī)關(guān)和部門已有的規(guī)定是否矛盾。3.查要求和措施是否明確具體，切實可行。4.查涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會簽。5.查文字表述是否正確、簡練、條理清楚，標(biāo)點使用是否正確，文字書寫是否規(guī)范。6.查公文格式是否符合規(guī)定。查文種的使用是否恰當(dāng)；查公文標(biāo)題是否能正確體現(xiàn)文件內(nèi)容；查公文格式安排是否得當(dāng)。

（3）簽發(fā)。是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文稿的最后審批。需要注意的幾個問題：1.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在簽發(fā)公文時，必須確認(rèn)是自己職權(quán)范圍內(nèi)的有關(guān)公文才有權(quán)簽發(fā)，不可越級簽發(fā)公文。2.以機(jī)關(guān)內(nèi)某個部門名義的發(fā)文，可由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。3.簽發(fā)人在簽發(fā)文件時，必須對文件的內(nèi)容和文字作嚴(yán)格的審閱修改對其所簽發(fā)的公文內(nèi)容和文字表達(dá)的正確性應(yīng)負(fù)完全責(zé)任。4.文件經(jīng)簽發(fā)人審批同意發(fā)出時，簽發(fā)有應(yīng)在送簽的發(fā)文稿紙的簽發(fā)欄內(nèi)明確寫上“發(fā)”、“印發(fā)”、“急發(fā)”等字樣，并簽署全名，注明年月日。5.幾個相關(guān)或部門的聯(lián)合11 發(fā)文，一般應(yīng)由主辦該公文的單位負(fù)責(zé)，送請有關(guān)聯(lián)署機(jī)關(guān)或部門的領(lǐng)導(dǎo)人會簽。

2.核發(fā)、繕印與校對

（1）核發(fā)。是指在公文正式印發(fā)之前，對經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的文稿進(jìn)行復(fù)核并確定發(fā)文字號、分送單位和印制份數(shù)的一項工作。核發(fā)的內(nèi)容與要求：1.文稿是否按規(guī)定程序報請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審批，審批手續(xù)是否完備，及審批意見是否明確，審批人是否簽署全名及時間等。2.文稿中的人名、地名、時間、數(shù)字、引文和文字表述、密級、印發(fā)（傳達(dá)）范圍、主題詞是否正確、恰當(dāng)，標(biāo)點符號、計量單位、數(shù)字的用法及文種使用、公文格式是否符合規(guī)定。3.編排發(fā)文字號。4.對需要標(biāo)明密級、緊急程度有公文進(jìn)行標(biāo)注。5.確定分送單位和印制份數(shù)。

（2）繕印。是指對已簽發(fā)的公文定稿進(jìn)行印制。繕印公文要注意的問題：1.“繕印” 工作一定要嚴(yán)格按照《格式》要求進(jìn)行。2.“繕印”過程中要注意保護(hù)好“原稿”，保證不折、不損、不丟失。3.“繕印”過程中如對原稿產(chǎn)生疑問，應(yīng)及時與承辦人聯(lián)系，不得私自改動。4.繕印機(jī)密文件。繕印秘密文件應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，保護(hù)文件安全，對底稿、廢頁、清樣等材料要嚴(yán)加看管，妥善處理，及時銷毀。

（3）校對。是指將公文的謄寫稿、打印稿清樣與經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的原稿核對校正，以修改和稍除書寫、排字上的錯誤。12 公文校對的兩種方法：一是由印制單位先校對一次或者兩次，然后再次由承辦人校對一次；另一種方法是完全由承辦人員負(fù)責(zé)校對。方法：①對校法，適用于公文定稿上改動較多的情況。即將定稿臵于校對者左方或上方，校樣臵于右方或下方，逐字逐句核對。②折校法，適用于定稿整潔、改動不多的情況。即定稿臵于辦公桌上，輕折校樣，將其中待校文字對齊定稿的相應(yīng)文字行下，一一核對。③讀校法，適用于公文定稿內(nèi)容淺顯簡單，生僻字、專用名詞術(shù)語較少，格式變化不大的情況。即二人合作，一人讀定稿，一人看校樣校對。

校對公文必須注意以下幾點：1．要注意有無政治性錯誤。校對各類文稿，遇到有關(guān)黨和國家路線、方針、政策、法規(guī)的引文，一定要認(rèn)真核實、查對原文，要確保其正確無誤。在校對時要特別注意不同的政治性同素異序詞。同素異序詞往往容易出錯，如“路線”寫成“線路”，“議會”寫成“會議”，“文明”寫成“明文”等。2．要注意有無常識性錯誤。常識性的錯誤，往往是由于主觀、片面地看問題，憑感覺記憶對一些似是而非的問題不做仔細(xì)地核實、查對造成的。這類錯誤表現(xiàn)在：一是同音異義字。如“實事求是”寫成“事實求是”；“史無前例”寫成“史無前列”；“副主任”寫成“付主任”等等。二是發(fā)音相同而功能用法不同的三個助詞“的”、“地”、“得”的混用。如“好的很”的“的”應(yīng)為“得”、“藍(lán)藍(lán)地天”的“地”應(yīng)為“的”，13 “認(rèn)真的查對”的“的”應(yīng)為“地”等等。三是混用形似而意不同的字。這些字有的只是一筆之差，它們有的讀音不同，意義大相徑庭的，如“干”與“于”、“戌”與“戎”；有的讀音相近或相同，但意義也不一樣的，如“撥”與“拔”，“列”和“冽”等等。四是筆劃和筆順完全相同的字。如“日”和“曰”，“汨”和“汩”等等。3．要注意數(shù)字使用上的規(guī)范化。有些文稿中的數(shù)字在書寫時常有不統(tǒng)一的現(xiàn)象，即使同一公文，前后也有不一致的地方，如“10O多人”有時又寫作“一百多人”。4．越是認(rèn)為不易出錯的地方越要給予足夠的重視。公文的標(biāo)題、發(fā)文字號、成文日期、印發(fā)日期、發(fā)送范圍甚至包括發(fā)文用紙，是不易出錯的，但往往就是它們出錯。其處錯誤常表現(xiàn)在：公文的標(biāo)題有錯字、漏字或別字；發(fā)文字號中的年份寫錯，如“ X X字［1988〕 X X號”寫作“ X X字［1998）X X號”，發(fā)文字號中的方頭括號“[ ]”用作“（）”、“〈 〉”或“【】”等括號；成文日期的差錯主要表現(xiàn)在早于領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期，往往好以起草文稿的日期為成文日期，這是不正確的；發(fā)送范圍常易出現(xiàn)的錯誤是“抄報”、“抄送”不分，抄上級機(jī)關(guān)的要標(biāo)明“抄報”，抄平行機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)的要標(biāo)明“抄送”，不能混用；發(fā)文用紙用錯也是時有發(fā)生的，常易用錯的是刊頭字和字?jǐn)?shù)都差不多的發(fā)文紙，如共青團(tuán)文件和黨委文件的發(fā)文紙。5．要注意標(biāo)點符號是否使用正確。3．用印、登記與封發(fā)

（1）用印。是指在印好的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。公文用印要注意幾個問題：1.單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識成文日期。2.成文日期右空4字，加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時間，縱向與正文的距離依印章大小而定，印章用紅色。3.聯(lián)合行文需要加蓋兩個印章時，應(yīng)當(dāng)將成文日期拉開，左右各空7字，主辦機(jī)關(guān)印章在前，兩個印章均壓成文日期；當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，應(yīng)當(dāng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位臵，印章加蓋其上，主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布，印章之間互不相交或相切；最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。4.除會議紀(jì)要外，不加蓋印章的公文應(yīng)視為無效。5.當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛慌Z時，應(yīng)當(dāng)調(diào)整行距或字距，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文”的方法。

(2）發(fā)文登記。一切發(fā)出的文件，均應(yīng)進(jìn)行登記。發(fā)文登記一般采用薄冊式形式。

(3）封發(fā)。是指對準(zhǔn)備發(fā)出的文件進(jìn)行分裝和發(fā)送。公文封發(fā)注意事項：1.清點數(shù)量。2.特殊標(biāo)注。對密件、急件、親啟件應(yīng)加蓋戳記；凡應(yīng)回收的文件，要注明收回的時限。15 3.留出存本。外發(fā)的文件，應(yīng)留出若干份作為存本，連同定稿一并歸卷備查。

第四篇：秘書接待工作程序、注意事項

接待工作是一個單位的門面，是透視一個單位作風(fēng)的窗口，也是聯(lián)系和增進(jìn)感情的紐帶。搞好接待還是為上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和來訪者創(chuàng)造良好工作環(huán)境的前提。所以，作為一名機(jī)關(guān)干部絕不能把它看作是一件小事，應(yīng)以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度認(rèn)真做好。

（一）接待工作的種類

接待工作的種類很多，按對象分：有對上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的接待，有對地方領(lǐng)導(dǎo)和群眾的接待，有對友鄰單位和部屬的接待；按規(guī)模分：有對團(tuán)體的接待，有對工作組的接待，有對個人的接待；按準(zhǔn)備時間分：有預(yù)有準(zhǔn)備的接待，有臨時準(zhǔn)備的接待，有毫無準(zhǔn)備的接待。

（二）、接待的一般程序

通常分三個階段：一是準(zhǔn)備階段，二是實施階段，三是收尾階段。以接待上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作組為例，一般應(yīng)做好以下工作：

1、了解情況。當(dāng)受領(lǐng)任務(wù)后，首先弄清對方的人數(shù)、職務(wù)、乘座車種（車次）、到達(dá)時間、活動意圖、可能停留的時間及我方領(lǐng)導(dǎo)在接待方面的意圖和要求，視情協(xié)調(diào)管理部門安排好食宿。

2、搞好迎接。事先在來人預(yù)定到達(dá)的車站、碼頭、機(jī)場等候，對帶車來的、職務(wù)比較高、路線不熟悉的，建議在明顯的路口、標(biāo)志物或開闊地等候?？腿税才啪途w后，要及時向單位首長報告，雙方領(lǐng)導(dǎo)接觸時，要向?qū)Ψ浇榻B我方領(lǐng)導(dǎo)的身份。

3、安排活動。及時通知所到單位做好相應(yīng)準(zhǔn)備。對上級領(lǐng)導(dǎo)臨時改變活動方式和工作安排的，處置要靈活，并及時報告領(lǐng)導(dǎo)。

4、組織送行。提前了解客人返程的時間、預(yù)訂好車票（機(jī)票、船票），預(yù)先準(zhǔn)備好車輛，通知我方領(lǐng)導(dǎo)送行。如到下一個單位活動，要及時通知客人所去單位按時迎接。

（三）、做好接待工作需注意的幾個問題

無論什么樣的接待，都應(yīng)堅持做到：熱情、周到、樸實、勤儉。

一要思想端正。有的同志認(rèn)為接待工作是管理部門的事，即使受領(lǐng)了任務(wù)，也是抱著應(yīng)付的態(tài)度去做，缺乏主動性，工作不細(xì)致、考慮不周密，工作標(biāo)準(zhǔn)不高。要認(rèn)識到搞好接待不是簡單的迎來送往，是工作作風(fēng)的體現(xiàn)；還有的同志認(rèn)為接待工作是服務(wù)性的工作、侍候人的工作，因此產(chǎn)生低人一等的想法，認(rèn)識不到接待的過程也是學(xué)習(xí)交流、促進(jìn)工作、增進(jìn)感情的過程。

二要熱情周到。不管接待對象從哪里來、來干什么、職務(wù)大小、有無權(quán)勢，都要一視同仁，笑臉相迎，歡顏相送，使人人乘興而來，滿意而去。絕不能分出三六九等，看人下菜。要做到“三細(xì)”：住宿安排要細(xì)心，陪同活動要細(xì)心，迎來送往要細(xì)心。

三要吃苦耐勞。搞接待是一個苦差事，人家休息自己忙，遇到一些矛盾和棘手問題，往往很難處理，稍有疏忽可能還要受埋怨、挨批評。這就要求我們能吃得下苦，能吞得下怨，有時忙的時候，一幫接一幫，常常是前面的走了，后面來，不能有厭煩，“一米七的個子，一米六的臉”，很難看，出了力不討好，陪了夫人又折兵。來

第五篇：公文發(fā)文辦理程序

公文發(fā)文辦理程序

發(fā)文辦理是指機(jī)關(guān)內(nèi)部為制發(fā)公文所進(jìn)行的擬制、處置與管理活動。發(fā)文辦理的一般程序為：擬稿、會商、審核、簽發(fā)，核發(fā)、登記、繕印、用印或簽署，分裝、發(fā)出，處置辦畢公文。這一程序具有很強的確定性與不可逆性。可劃分為四個階段：

第一階段：文稿的形成，具體包括：擬稿、會商、審核、簽發(fā)。這一階段是發(fā)文辦理活動的中心內(nèi)容。

擬稿。即上一節(jié)所講述的公文寫作。經(jīng)過對有關(guān)信息材料的收集加工和再創(chuàng)造，系統(tǒng)地記錄有用信息，使機(jī)關(guān)的意志見諸文字，草創(chuàng)供進(jìn)一步完善的原始文稿。

會商。指當(dāng)公文內(nèi)容涉及其他有關(guān)同級或不相隸屬機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍，需征得其同意或配合時所進(jìn)行的協(xié)商活動。

審核。指擬就的文稿在送交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批或會議討論通過之前，由經(jīng)驗豐富、政策理論水平和文字水平較高的相關(guān)工作人員等對文稿所做的全面核查、修改工作。

簽發(fā)。指由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或被授以專門權(quán)限的部門負(fù)責(zé)人對文稿終審核準(zhǔn)之后，批注正式定稿和發(fā)出意見并簽注姓名、日期的活動。除一些規(guī)范性及部分重要公文須經(jīng)有關(guān)會議討論通過，或再由負(fù)責(zé)人簽署方可生效外，其他文稿，一經(jīng)履行簽發(fā)手續(xù)即為定稿。為此，簽發(fā)是絕大多數(shù)公文生效的必備條件。

第二階段：公文的制作，具體包括：核發(fā)、登記、繕印、用印或簽署。這一階段工作的任務(wù)，就是以定稿為依據(jù)，以手工繕寫、機(jī)械謄寫和印刷等方式，制成供正式對外發(fā)出的各種公文文本，形成供實際使用、具有法定或特定效用的正式公文。

核發(fā)。指秘書部門在定稿形成后、公文正式印發(fā)前，對公文的審批手續(xù)、文種、結(jié)構(gòu)格式等進(jìn)行復(fù)核，確定發(fā)文字號、分送單位和印制份數(shù)。

登記。這里指發(fā)文登記，主要登記行將發(fā)出的公文的發(fā)文字號、文種、標(biāo)題和發(fā)文范圍。

繕印。即以謄錄抄寫、印刷等方式制作供對外發(fā)出的公文。

用印或簽署。即在印畢的公文上加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的印章，或請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者在公文正本上簽注姓名。其作用均為表明公文的正式性質(zhì)和法定效力。

第三階段：公文的對外傳遞，包括分裝、發(fā)出等環(huán)節(jié)。這一階段工作的主要任務(wù)是為使公文能為受文者有效接收創(chuàng)造條件。

分裝。指按照規(guī)定具體揀配和封裝公文。

發(fā)出。指將已封裝完畢的公文以適宜的方式（如走機(jī)要交通等）發(fā)送給受文者。

第四階段：處置辦畢公文，包括暫存、銷毀、立卷、歸檔等。