第一篇：關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理及辦理《檔案保管許可證》的通知

各有關(guān)部門(mén)：

為加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理，嚴(yán)格規(guī)范企業(yè)職工檔案立卷、歸檔、查閱、轉(zhuǎn)遞、保管和使用行為，保證職工檔案完整真實(shí)和精練使用，根據(jù)河北省勞動(dòng)和社會(huì)保障廳冀勞社辦字[2002]24號(hào)文件通知要求，在我縣實(shí)行《職工檔案保管許可證》制度，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

一、企業(yè)職工檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，我縣勞動(dòng)和社會(huì)保障行政部門(mén)是企業(yè)職工檔案管理工作的管理部門(mén)，企業(yè)保管職工檔案必須經(jīng)勞動(dòng)保障行政部門(mén)批準(zhǔn)，由取得《職工檔案保管許可證》資格并具有勞動(dòng)人事管理權(quán)的勞資（組織、人事）職能機(jī)構(gòu)保管，沒(méi)有取得職工檔案保管資格的機(jī)構(gòu)不得保管職工檔案。

二、企業(yè)職工檔案立卷、歸檔、統(tǒng)一使用市勞動(dòng)保障行政部門(mén)印制的專用職工檔案袋（盒）、檔案卷皮（夾）、檔案目錄、分類彩頁(yè)。檔案抄寫(xiě)、填寫(xiě)及手續(xù)要完備，統(tǒng)一使用鋼筆、毛筆、碳素筆書(shū)寫(xiě)。

三、企業(yè)職工檔案保管單位和代管機(jī)構(gòu)，必須完善保管職工檔案軟、硬件設(shè)施，建立專用檔案庫(kù)房，使用專用鐵質(zhì)檔案柜，建立健全職工檔案立卷、歸檔、查閱、轉(zhuǎn)遞、保管使用、登記、統(tǒng)計(jì)和保密制度。

四、加強(qiáng)對(duì)職工檔案的管理。各單位要選配政治素質(zhì)高，責(zé)任心強(qiáng)，辦事認(rèn)真的專業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。檔案管理人員要依法管理檔案，嚴(yán)格完善管理手續(xù)，查閱檔案必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，對(duì)不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)擅自查閱檔案的，檔案管理人員有權(quán)拒絕。對(duì)需歸檔原創(chuàng)文秘網(wǎng)站:文秘知音的材料要認(rèn)真加以鑒別，保證材料的真實(shí)有效、文字清楚工整。檔案內(nèi)容不得涂改，對(duì)私自涂改檔案的，要追究有關(guān)人員責(zé)任；造成嚴(yán)重后果的，對(duì)有關(guān)責(zé)任人員給予行政處分或移交司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。

各有關(guān)單位接此通知后，于11月20日前到我局勞動(dòng)科辦理《職工檔案保管許可證》，辦證時(shí)收取工本費(fèi)120.00元。

第二篇：檔案管理教案 第五章 檔案的保管

第五章 檔案的保管

案例：

××商貿(mào)公司的檔案管理工作十分出色，已經(jīng)通過(guò)了國(guó)家二級(jí)檔案室的驗(yàn)收。該檔案室設(shè)有專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房選址及設(shè)備配置符合檔案保管的要求；庫(kù)房?jī)?nèi)裝具的配備與排列合理；檔案包裝材料的使用符合要求；各類檔案排列有序，日常管理規(guī)范，檔案保管的制度及手續(xù)嚴(yán)密。該公司的檔案得到了很好的保管，為提供利用工作創(chuàng)造了極大的方便。

××塑料制品公司由于條件的限制，其檔案庫(kù)房為辦公用房，并因公司的規(guī)模、效益等問(wèn)題，又一時(shí)解決不了購(gòu)置通風(fēng)、降濕、降溫設(shè)備的問(wèn)題。在高溫、潮濕季節(jié)，難以控制微生物滋生問(wèn)題和病蟲(chóng)害，檔案受潮也比較嚴(yán)重。同時(shí)，該公司在檔案庫(kù)房的管理方面比較松懈，例如：檔案調(diào)閱后未能及時(shí)歸于保管位置；允許非檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房查找檔案，或跟隨檔案人員進(jìn)入庫(kù)房；在檔案庫(kù)房中放置食品；調(diào)閱檔案不進(jìn)行記錄等。因此，該公司的檔案損害比較嚴(yán)重，并發(fā)生過(guò)丟失檔案的事故。簡(jiǎn)析：

文件歸檔進(jìn)入檔案部門(mén)以后，一方面因利用的需要經(jīng)常被調(diào)出借閱；另一方面，周?chē)沫h(huán)境對(duì)檔案物質(zhì)安全也會(huì)產(chǎn)生一定的影響。這就要求檔案部門(mén)做好檔案的有序和安全的保管工作。檔案保管工作不僅需要一定的物質(zhì)條件，而且更需要建立健全管理制度，完善手續(xù)，加強(qiáng)日常管理和監(jiān)制，這樣才能為檔案營(yíng)造一個(gè)良好的保管環(huán)境。

檔案保管，是指根據(jù)檔案的成分和狀況，所采取的存放管理和維護(hù)完整與安全的措施，是檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用六個(gè)環(huán)節(jié)中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。在社會(huì)上以至在檔案工作中，有時(shí)也把檔案的日常管理稱為保管。而作為檔案科學(xué)管理的一項(xiàng)業(yè)務(wù)，檔案的保管有其特定的含義。本章所講的檔案保管是一個(gè)廣義的概念，還包括檔案保護(hù)這部分內(nèi)容。

第一節(jié)

檔案保管工作的意義和任務(wù)

一、加強(qiáng)檔案保管工作的迫切性：

（一）檔案保管工作的涵義：

為了解決檔案壽命的有限性與社會(huì)利用長(zhǎng)遠(yuǎn)性之間的矛盾，產(chǎn)生了檔案保管工作。檔案保管工作包括三方面的涵義：

第一，檔案的庫(kù)房管理，即檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的日常工作；第二，檔案流動(dòng)過(guò)程中的保護(hù)，即在各個(gè)管理環(huán)節(jié)中一般的安全防護(hù)；第三，保護(hù)檔案的專門(mén)措施，即為延長(zhǎng)檔案壽命而采取的各種專門(mén)的技術(shù)處理。這三個(gè)方面的工作，有的要與收集、整理和利用等業(yè)務(wù)結(jié)合進(jìn)行，有的則須單獨(dú)進(jìn)行。檔案的保管既是整個(gè)檔案管理業(yè)務(wù)的一個(gè)方面，又是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的環(huán)節(jié)。許多檔案館，設(shè)有保管機(jī)構(gòu)專司其職，有些檔案館和檔案室，則配有專職或兼職人員負(fù)責(zé)有關(guān)的保管工作。實(shí)踐證明，忽視或抹殺保管工作的獨(dú)立性，有礙于檔案的科學(xué)管理。

（二）檔案保管工作的意義：

檔案保管工作在整個(gè)檔案工作中意義重大，不可輕視。首先，檔案保管工作質(zhì)量的高低，對(duì)于提高檔案管理水平具有重大的影響，在一定的條件下甚至具有決定性的影響。無(wú)論是以有序化和快捷存取為目的的檔案日常管理，還是以延長(zhǎng)檔案壽命、保守檔案機(jī)密為目的的檔案保護(hù)，都是為了整個(gè)檔案工作順利地進(jìn)行創(chuàng)造條件，提供基礎(chǔ)。如果檔案管理雜亂無(wú)序，檔案的壽命就不可能有效地延長(zhǎng)，甚至毀于一旦；如果檔案失密泄密，整個(gè)檔案工作也就到了瓦解的境地。凡涉及檔案存毀安全的問(wèn)題，必須慎之又慎，檔案保管中的一個(gè)微小失誤，輕者會(huì)使檔案遭受火災(zāi)、雨淋，重者發(fā)生丟失、泄密，從而造成不可挽回的損失。

檔案保管是整個(gè)檔案工作的有機(jī)組成部分，它與檔案管理的其他環(huán)節(jié)有著密切的聯(lián)系。要想做好檔案保管工作，就必須與檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)密切配合，使檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)保管工作起促進(jìn)和制約作用，并注意在進(jìn)行其他環(huán)節(jié)的工作中保護(hù)檔案。在檔案的收集、整 1 理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用的過(guò)程中，都可能遭受到某種不利因素的影響，如機(jī)械損壞，受潮、受污染、泄密等，而做好了其他環(huán)節(jié)的工作也會(huì)對(duì)保管工作提供便利，如通過(guò)整理檔案并完整系統(tǒng)地排列好，再配上結(jié)實(shí)的卷皮和清晰的目錄，就不容易損壞和丟失；通過(guò)鑒定珍貴檔案建立起副本，就可以有效地保護(hù)重要檔案。

由于檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的，所以文件信息的載體和書(shū)寫(xiě)材料的質(zhì)量與檔案耐久程度有密切的關(guān)系。為了做好檔案保管工作，檔案部門(mén)還必須關(guān)心文書(shū)部門(mén)等對(duì)文件信息載體和書(shū)寫(xiě)材料的選用，有責(zé)任向他們宣傳，力求選用適合的載體和書(shū)寫(xiě)材料，最大限度地延長(zhǎng)需要永久保存的重要文件的壽命。

檔案保管工作不是單純地為保管而保管，其最終目的是為了社會(huì)對(duì)檔案的利用。如果只片面地強(qiáng)調(diào)保護(hù)檔案，不顧提供利用的方便，保管工作就失去了意義。同樣，如果只遷就一時(shí)提供利用的方便而損毀了檔案，最終必將影響提供利用。可見(jiàn)，檔案保管與提供利用基本上是一致的，實(shí)質(zhì)上是長(zhǎng)遠(yuǎn)利用和當(dāng)前利用在檔案保管工作中的反映。要正確處理當(dāng)前利用和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用的矛盾，立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，保證當(dāng)前。因此，檔案保管工作的一切措施、制度、辦法以至具體的技術(shù)處理，都要既有利于檔案保護(hù)，又要保證當(dāng)前利用和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用的方便。這是檔案保管工作的出發(fā)點(diǎn)，也是檢驗(yàn)保管工作做得好壞的標(biāo)準(zhǔn)。

二、檔案保管工作的任務(wù)：

社會(huì)對(duì)檔案的利用是長(zhǎng)期的，因此檔案的內(nèi)容必須系統(tǒng)化，載體必須完好，而且有些檔案是為國(guó)家和人民的特定利益而設(shè)立的，更需要妥善保存。但是，由于社會(huì)的自然的種種因素，可能使檔案材料遭到損毀，檔案的系統(tǒng)性和政治安全可能受到破壞。檔案長(zhǎng)遠(yuǎn)安全留存的要求和檔案可能損壞之間形成一對(duì)尖銳的矛盾，檔案保管工作正是為了解決這個(gè)矛盾而產(chǎn)生和運(yùn)行的。檔案保管作為檔案部門(mén)一項(xiàng)經(jīng)常性的業(yè)務(wù)工作，不是簡(jiǎn)單的看堆守?cái)偅怯兄暾茖W(xué)的業(yè)務(wù)內(nèi)容的。檔案保管工作的任務(wù)是：

1、建立和維護(hù)檔案的存放制度：

為了使檔案入庫(kù)、移出、存放井然有序，能夠迅速地查找檔案，并隨時(shí)掌握檔案實(shí)體的狀況，檔案室（館）要根據(jù)檔案的來(lái)源、載體等特點(diǎn)，建立一套檔案入庫(kù)存放的規(guī)則和管理辦法，使檔案不管是在存放位置上還是被調(diào)閱移動(dòng)都能夠處于一種受控狀態(tài)。

2、防止檔案的損壞。要研究和掌握檔案損壞的原因和規(guī)律，通過(guò)經(jīng)常性的具體工作，采取專門(mén)技術(shù)措施和方法，最大限度的消除各種可能損壞檔案的不利因素的影響，把檔案的自然損壞降低和控制在最小的范圍內(nèi)。

3、延長(zhǎng)檔案的壽命。檔案保管工作不應(yīng)只是一味的防止檔案的自然損壞，還要采取更積極地措施，最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命，如在文件制作階段，選用耐久的載體和書(shū)寫(xiě)材料；在檔案保管階段，對(duì)文件進(jìn)行復(fù)制、修補(bǔ)和采取其他處理措施等。

4、維護(hù)檔案的安全。維護(hù)檔案的安全，一方面要從物質(zhì)上保證檔案不損壞，最大限度地延長(zhǎng)其壽命；另一方面，不因檔案保管不當(dāng)造成檔案丟失、泄密等，使檔案的所有者乃至國(guó)家蒙受政治或權(quán)益上的損害。

檔案保管工作的任務(wù)，總的說(shuō)來(lái)就是了解和掌握檔案損壞規(guī)律，通過(guò)經(jīng)常性工作，采取專門(mén)的技術(shù)措施，最大限度地防止和減少檔案的損毀，延長(zhǎng)檔案的壽命，維護(hù)檔案的系統(tǒng)性和完整性，保證檔案的政治安全。檔案保管工作的實(shí)質(zhì)就是人們向一切可能損毀檔案的自然的、社會(huì)的不利因素進(jìn)行斗爭(zhēng)。維護(hù)檔案的完整與安全是我國(guó)檔案工作基本原則對(duì)全部檔案工作的基本要求，而檔案保管工作是實(shí)現(xiàn)維護(hù)檔案的完整與安全的重要環(huán)節(jié)和直接手段。換言之，維護(hù)檔案的完整與安全就是檔案保管工作最基本的、經(jīng)常的任務(wù)。因此，檔案保管工作者必須學(xué)習(xí)和掌握有關(guān)的科學(xué)技術(shù)知識(shí)。具有高度的政治警惕性和嚴(yán)格的紀(jì)律性，使檔案的保管處于最佳狀態(tài)。

三，檔案保管工作的基本要求：

（一）以方為主，防治結(jié)合。保管檔案的技術(shù)方法有很多，概括起來(lái)，主要有兩種：其一是如何預(yù)防檔案文件損壞的問(wèn)題，這里既有人為的因素，也有自然的因素。比如防盜竊、防破壞、防火、防水、防塵、防潮、防霉、防蟲(chóng)、防光等等，這些問(wèn)題解決了，就可以有效地防止檔案文件的損壞；其二是檔案損壞之后，如何進(jìn)行處治的問(wèn)題，比如，追查丟失、破壞或火災(zāi)事故的原因和責(zé)任，防塵、滅火、防霉、滅鼠、恢復(fù)紙張的機(jī)械強(qiáng)度、恢復(fù)字跡等。在防和治兩個(gè)方面，防是檔案保管工作中的根本問(wèn)題，是主導(dǎo)方面。從總體上看，未遭損毀的檔案還是大量的，應(yīng)該以極大的注意力首先保證這些檔案的長(zhǎng)期安全。對(duì)于檔案文件來(lái)說(shuō)，無(wú)病先防才是積極主動(dòng)治本的辦法。然而，強(qiáng)調(diào)以防為主，并不等于就是一切，并不意味著治就不重要了。實(shí)踐證明，對(duì)治不能有絲毫的疏忽大意。抓好治對(duì)防也有促進(jìn)作用。防、治之間具有相互促進(jìn)、相輔相成的作用。

（二）加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般。對(duì)于需要長(zhǎng)久保管的檔案以及重要立檔單位的檔案，應(yīng)該采取措施，加以重點(diǎn)保護(hù)，使其既安全又延長(zhǎng)壽命。同時(shí)對(duì)一般性的檔案也不能保管條件太差，在各方面情況允許的范圍內(nèi)，也要適當(dāng)兼顧。

（三）自力更生、勤儉節(jié)約。檔案妥善地保管下去，必須具備一定的物質(zhì)條件，要有一定的技術(shù)裝備，對(duì)此必須予以足夠的重視，給予必要的投資，這不僅為當(dāng)前所需要，同時(shí)也為歷史所需要。但也要清醒的看到，目前我國(guó)還是一個(gè)發(fā)展中國(guó)家，在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間里，國(guó)家尚不可能滿足檔案工作，尤其是保管工作中所提出的一系列要求。因此，有些要求可以在國(guó)家?guī)椭掠枰越鉀Q，有些要求則要依靠檔案工作人員自身自力更生、勤儉節(jié)約的精神去解決。

（四）立足原件，保證信息。在檔案保管工作中，應(yīng)該力求保證檔案原件的完整與安全。檔案原件具有無(wú)可置疑的憑證作用，尤其是那些能夠證實(shí)國(guó)家、集體和個(gè)人權(quán)益、具有法律效用的文件，其原件就更為重要和珍貴。另外，必須看到檔案原件的保存時(shí)間的有限性，使檔案原件全部保存產(chǎn)生了困難?，F(xiàn)代復(fù)制技術(shù)的提高，可以使復(fù)制件的仿真程度不斷提高，為了節(jié)省存儲(chǔ)空間和費(fèi)用，目前一些國(guó)家已經(jīng)有條件地承認(rèn)了一部分復(fù)制件的法律效用，對(duì)于這些檔案來(lái)說(shuō)，信息的保存與流傳甚至比保存原件具有更重要的意義。就目前我國(guó)的情況來(lái)說(shuō)，應(yīng)首先下功夫保存好原件，對(duì)于那些已經(jīng)損壞的檔案原件，則應(yīng)設(shè)法將其以復(fù)制形式保存下去。因?yàn)?，?duì)檔案制作復(fù)制件，可以減少原件的機(jī)械磨損和其他損壞的可能，從而起到保護(hù)原件的作用。

（五）檔案保管工作的目的是為了保證黨和國(guó)家對(duì)檔案的利用，因此，不能片面地強(qiáng)調(diào)保護(hù)檔案，而不考慮到利用的方便；同時(shí)也不能只遷就一時(shí)的利用方便，而不顧及檔案的保護(hù)，影響檔案長(zhǎng)遠(yuǎn)的利用。在實(shí)際工作中，保管和利用既有具體的矛盾，又有總的一致性。保管利用的關(guān)系，實(shí)質(zhì)上是當(dāng)前利用與長(zhǎng)遠(yuǎn)利用矛盾的關(guān)系。所以，保管工作的各項(xiàng)制度以致技術(shù)措施等等，既要立足長(zhǎng)遠(yuǎn)利用，又要保證當(dāng)前利用的方便。

第三節(jié) 檔案保管的基本物質(zhì)條件

檔案保管的物質(zhì)條件，是檔案庫(kù)房管理所需一切物質(zhì)裝備的總稱。檔案的保管工作必須依托于一定的物質(zhì)條件才能實(shí)現(xiàn)。開(kāi)展檔案的保管工作，必須有一定的物質(zhì)條件作保證，否則是難以做好這項(xiàng)工作的。其基本條件如下：

一、檔案庫(kù)房

（一）檔案庫(kù)存建筑應(yīng)遵循的原則：

檔案庫(kù)房，是保存檔案的場(chǎng)所，是保護(hù)檔案、延長(zhǎng)檔案壽命最基本的物質(zhì)條件。檔案庫(kù)房建筑的好壞將直接影響到檔案保護(hù)條件。檔案庫(kù)房建筑是檔案保管中長(zhǎng)期起作用的因素，因?yàn)榻ㄖ系母膭?dòng)比較困難，而且會(huì)造成很大浪費(fèi)。庫(kù)房建筑還將直接影響到庫(kù)房管理措施的效果與費(fèi)用。庫(kù)房建筑與庫(kù)房管理二者互為補(bǔ)充，缺一不可。

檔案庫(kù)房建筑應(yīng)遵循適用、經(jīng)濟(jì)、美觀的原則。檔案庫(kù)房是一種特殊性建筑，既不同于民用建筑，也不同于辦公用房，檔案庫(kù)房是保存檔案的主要場(chǎng)所，檔案長(zhǎng)期有效的作用和其原始性價(jià)值，要求對(duì)其進(jìn)行長(zhǎng)期的甚至是無(wú)限期的保管，這就必然對(duì)檔案庫(kù)房建筑提出一些比較嚴(yán)格的要求。防熱、防潮、防光、防有害氣體以及防塵等都有比較具體的要求。適用的原則，必須與經(jīng)濟(jì)的原則一并考慮。檔案庫(kù)房建筑的要求應(yīng)與國(guó)家經(jīng)濟(jì)能力相適應(yīng)，離開(kāi)國(guó)家經(jīng)濟(jì)力量的可能，片面強(qiáng)調(diào)過(guò)高的要求實(shí)際上是辦不到的。同時(shí)庫(kù)房建筑的要求還應(yīng)該和所保管檔案的重要程度相適應(yīng)。國(guó)家級(jí)的檔案館與地方檔案館，由于所保管檔案的重要程度不同，在檔案庫(kù)房的建筑要求上也應(yīng)有所不同。經(jīng)濟(jì)原則不能簡(jiǎn)單理解為少花錢(qián)，如果一個(gè)檔案庫(kù)房建成后，根本不適用，給檔案保管帶來(lái)很多問(wèn)題，盡管少花錢(qián)也不能說(shuō)是經(jīng)濟(jì)。檔案庫(kù)房建筑中的美觀必須以適用和經(jīng)濟(jì)為前提，離開(kāi)了經(jīng)濟(jì)和適用，檔案庫(kù)房外表再美也不能取得好的效果。

（二）庫(kù)房建筑的要求：

1、要有足夠的面積。

2、開(kāi)間大小適當(dāng)。

3、屋頂要絕對(duì)防止雨雪滲漏，并具有良好的隔熱性能。

4、庫(kù)房墻壁應(yīng)堅(jiān)固耐久，并具有隔熱、防潮、防塵的性能。

5、庫(kù)房地面要具有堅(jiān)固性與耐久性，防水防潮性能要好。

6、庫(kù)房門(mén)窗應(yīng)緊密、牢固、防火，窗戶應(yīng)具有防強(qiáng)光與防風(fēng)沙的功能。

二、檔案裝具

檔案裝具是指用以存放檔案的柜、架、箱，是檔案室（館）必需的基本設(shè)備。設(shè)計(jì)檔案裝具時(shí)應(yīng)符合以下要求：

1、檔案裝具所用材料以及對(duì)材料的加工，均不能對(duì)檔案有損害。

2、便于調(diào)閱檔案、取拿方便。

3、適當(dāng)利用庫(kù)房的空間與面積。

4、經(jīng)久耐用、牢固、并符合節(jié)約原則。

5、盡量做到整齊劃

一、合乎規(guī)范化要求，靈活配置不同裝具。

三、設(shè)備

檔案保管設(shè)備是指在檔案保管、保護(hù)工作中使用的機(jī)械、儀器、儀表、器具等技術(shù)設(shè)備，主要有空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、加濕器、通風(fēng)機(jī)等。

四、包裝材料：檔案經(jīng)過(guò)包裝，既可以防止光線、灰塵及有害氣體對(duì)檔案的直接危害，又可以減少機(jī)械磨損。目前，我國(guó)包裝檔案的材料有三種：

A、卷盒。采用卷盒來(lái)保管案卷在目前是一種比較好的方法，它能夠防光、防塵、減少機(jī)械磨損，同時(shí)也便于管理，且整齊美觀。但它占用庫(kù)房面積較多，而且制作卷盒費(fèi)用較高，因此要區(qū)別情況，根據(jù)檔案館（室）的需要與可能適當(dāng)采取卷盒形式。

B、卷皮。卷皮是包裝檔案的基本材料，它不僅室為了保護(hù)文件，同時(shí)它本身又是案卷的封面，對(duì)查找利用也是很方便的。卷皮分兩種硬卷皮和盒軟卷皮。

供A4型文件紙用或供16開(kāi)型文件紙用，且必須與卷盒同時(shí)使用，也即用軟卷皮包裝并裝訂的案卷必須裝入卷盒中存放。

五、消耗品

消耗品是指用于檔案保管工作的易耗低值物品，如防霉防蟲(chóng)藥品、吸濕劑、各種表格及管理性的辦公用品。

以上這些在檔案保管工作中，構(gòu)成了一個(gè)保護(hù)鏈條，共同發(fā)揮著為檔案創(chuàng)造良好環(huán)境、防護(hù)檔案免受侵害、維護(hù)檔案完整和安全的作用。

第三節(jié) 庫(kù)房管理

一、庫(kù)房管理的任務(wù)：

檔案的庫(kù)房管理是檔案保管工作的主要內(nèi)容，是檔案保管工作的基礎(chǔ)，因而只有做好經(jīng)常、具體的庫(kù)房管理工作，才能為整個(gè)檔案工作順利進(jìn)行創(chuàng)造必要的條件。庫(kù)房管理的任務(wù) 4 主要包括：（1）檔案秩序管理，存放位置與排列順序。（2）庫(kù)房溫、濕度調(diào)節(jié)與衛(wèi)生保潔。（3）檔案出入庫(kù)房控制。（4）檔案理化狀態(tài)監(jiān)測(cè)。（5）庫(kù)房保衛(wèi)。

二、進(jìn)出庫(kù)制度：

檔案庫(kù)房是保存檔案的重要場(chǎng)所，因此必須對(duì)進(jìn)出庫(kù)房的人員及其進(jìn)出的方式、時(shí)間、要求等進(jìn)行必要的限制并作出專門(mén)的規(guī)定。這種專門(mén)規(guī)定的內(nèi)容也就是進(jìn)出庫(kù)制度的主要內(nèi)容。一般情況下，檔案庫(kù)房只允許檔案工作人員進(jìn)入，非檔案工作人員原則上不允許進(jìn)入檔案庫(kù)房。如工作確實(shí)需要非檔案工作人員進(jìn)入庫(kù)房時(shí)（如維修庫(kù)房及其設(shè)備），則必須有檔案工作人員陪同。檔案工作人員進(jìn)出庫(kù)房也必須有相應(yīng)的限制性規(guī)定，如非工作時(shí)間內(nèi)一般不允許進(jìn)入庫(kù)房，在庫(kù)房?jī)?nèi)不允許從事與庫(kù)房管理工作無(wú)關(guān)的其他活動(dòng)，更不允許在庫(kù)房中吸煙、喝水、吃東西，庫(kù)房中無(wú)人時(shí)必須關(guān)燈、關(guān)窗、庫(kù)房門(mén)上鎖。

三、庫(kù)房溫、濕度控制：

科學(xué)地控制溫度和濕度，是做好檔案保管工作的重要措施。有效地完成這些任務(wù)，并非只靠簡(jiǎn)單的體力勞動(dòng)就可以了，必須按照檔案保護(hù)的技術(shù)要求，建立庫(kù)房管理制度，采取一系列表的防治措施，對(duì)溫濕度經(jīng)常進(jìn)行測(cè)定。

1、溫濕度的影響。

檔案庫(kù)房濕度，與防止檔案的自然損毀和延長(zhǎng)檔案的壽命有密切關(guān)系。不適宜的溫濕度，特別是高溫高濕，會(huì)加快紙張水解和字跡褪變的速度，增大有害氣體和灰塵的吸附能力，招致害蟲(chóng)的滋生和霉菌的蔓延，這些都會(huì)給檔案造成嚴(yán)重的危害。所以，庫(kù)房溫濕度的調(diào)節(jié)，是檔案保管工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是防止檔案損毀的關(guān)鍵性措施。

測(cè)量溫度的常用儀表有：水銀溫度計(jì)、酒精溫度計(jì)，雙金屬自記溫度計(jì)，前兩者需要人工觀測(cè)并記錄，后者可以連續(xù)測(cè)試記錄溫度的變化，具有自動(dòng)測(cè)試和記錄的功能。測(cè)量濕度的常用儀表有：毛發(fā)濕度表、普通干濕球濕度計(jì)、自動(dòng)溫濕度計(jì)，通風(fēng)干濕表等。這些儀表各有所長(zhǎng)，有的使用簡(jiǎn)便，有的測(cè)量精確，有的價(jià)格低廉，有的自動(dòng)化程度高，只要按使用要求操作，都能取得較好的效果。各單位可以根據(jù)實(shí)際情況選用。

2、庫(kù)房溫濕度的控制與調(diào)節(jié)：

當(dāng)庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度適合保管要求時(shí)，為了防止和減少庫(kù)房外不適宜的溫濕度對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的影響，就要求對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度進(jìn)行控制；當(dāng)庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度不適合檔案保管要求時(shí)，就需要采取措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。目前控制和調(diào)節(jié)庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度采用的方法主要有三種：一是采用中央空調(diào)，用恒溫恒濕控制庫(kù)房；二是采用小空調(diào)，對(duì)存有特殊載體和珍貴檔案的局部進(jìn)行控制；三是采取密閉、通風(fēng)和吸潮相結(jié)合的措施。

密閉，就是將庫(kù)房門(mén)窗密閉，可以防止庫(kù)房外不適宜的溫濕度對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)發(fā)生影響，以使庫(kù)房?jī)?nèi)適宜的溫濕度保持穩(wěn)定。密閉的方法可以將多余的門(mén)窗堵死，或使用密封條、密封膠封住門(mén)窗縫隙。

通風(fēng)，就是根據(jù)空氣流動(dòng)的規(guī)律，有計(jì)劃地使庫(kù)房?jī)?nèi)外的空氣進(jìn)行交換，從而達(dá)到調(diào)節(jié)庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度的目的。利用門(mén)窗自然通風(fēng)（或排風(fēng)扇）時(shí)，應(yīng)注意以下兩點(diǎn)：首先，要測(cè)定庫(kù)房?jī)?nèi)外溫濕度，取得準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，以此作為能否通風(fēng)的依據(jù)。一般庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度高于室外時(shí)，可以通風(fēng)，反之，應(yīng)密閉門(mén)窗。當(dāng)溫度低于室外，也可以通風(fēng)（但在西部干旱地區(qū)例外）。其次，要注意風(fēng)力和天氣情況，一般風(fēng)力5級(jí)以上時(shí)不能通風(fēng)，風(fēng)沙天氣，夏日中午也不能通風(fēng)。

吸潮，它是降低庫(kù)房?jī)?nèi)濕度的重要方法。一般使用吸潮劑或機(jī)械設(shè)備除去庫(kù)房?jī)?nèi)空氣中的部分水蒸氣，降低庫(kù)房?jī)?nèi)的濕度。常用的吸潮劑有硅膠、晶體無(wú)水氯化鈣以及生石灰、木炭等。機(jī)械設(shè)備主要是去濕機(jī)。

根據(jù)有關(guān)規(guī)定，保管一般紙質(zhì)檔案的溫度為14度-24度，相對(duì)濕度是45%-65%，一晝夜允許溫度變化范圍為正負(fù)2度，濕度為正負(fù)5%。因?yàn)橐话阄⑸锓敝乘枰臏囟葹?0度 5 以上，濕度要大于60%，紙張的含水量要在7%左右。

四、“八防”措施：

檔案保管工作中常說(shuō)的“八防”,一般是指防火、防水、防潮、防霉、防蟲(chóng)、防光、防塵、防盜。這“八防”基本上囊括了對(duì)檔案實(shí)體可能造成損害的所有自然的和人為的因素，是庫(kù)房管理工作的重要內(nèi)容。作好“八防”工作需要采取一系列防護(hù)性措施：防火，要求在裝具及照明燈具的選用，其他電器及其線路的安裝等方面消除隱患，必須按消防規(guī)定在庫(kù)房中配備性能良好、數(shù)量足夠的消防器材，在條件允許的情況下，安裝防火報(bào)警器和自動(dòng)滅火裝置；防水，要求在庫(kù)房所處地勢(shì)不能過(guò)低，庫(kù)房?jī)?nèi)及附近不能有水源，庫(kù)房選址應(yīng)遠(yuǎn)離易發(fā)洪水的地點(diǎn)，位于較有利的防洪地段；防潮與庫(kù)房溫濕度尤其是濕度控制密切相關(guān)，在庫(kù)房濕度過(guò)大時(shí)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整；防霉與防蟲(chóng)以及防潮有密切相關(guān)，要求對(duì)檔案文件進(jìn)行定期檢查并放置防霉、防蟲(chóng)藥品；防光，要求庫(kù)房盡可能全封閉，若有窗戶也應(yīng)盡可能小一些，并安裝磨沙玻璃、花紋玻璃或帶顏色的玻璃并配備窗簾，盡可能遮蔽戶外日光中紫外線照射，照明燈具應(yīng)使用白織燈并加乳白色燈罩，燈泡最好是磨紗燈泡，不允許使用日光燈（熒光燈）作為庫(kù)房照明燈具；防塵，要求裝置的封閉性好并須對(duì)庫(kù)房及裝置等定期進(jìn)行清掃擦拭，保持清潔；防盜，要求庫(kù)房門(mén)窗堅(jiān)固，進(jìn)出庫(kù)房時(shí)隨時(shí)鎖門(mén)，并盡可能安置報(bào)警裝置。

五、庫(kù)房編號(hào)和排架：

1、庫(kù)房編號(hào)：

為了有條不紊地管理庫(kù)房，應(yīng)將各個(gè)庫(kù)房加以統(tǒng)一編號(hào)。庫(kù)房的編號(hào)有兩種方法：一種是為所有的庫(kù)房編一個(gè)總的順序號(hào)，順序號(hào)適合于庫(kù)房較少的檔案館（室），另一種根據(jù)庫(kù)房所在地的方位及庫(kù)房建筑的特征進(jìn)行分區(qū)編號(hào)，如“東一樓，東二樓、西一樓，西二樓”等。每棟房子的內(nèi)部，應(yīng)根據(jù)建筑及房間的劃分情況進(jìn)行編號(hào)。如系樓房，就應(yīng)自下而上地編層號(hào)；每層房間，應(yīng)從入口開(kāi)始，從左向右編間號(hào)。

2、檔案柜（架）的擺放與編號(hào)：

庫(kù)房中的檔案柜（架）的擺放，應(yīng)合乎下列幾個(gè)要求：

第一，排列一致，橫豎成行。如有大小式樣不同的柜架，則應(yīng)適當(dāng)分類，盡可能做到整齊一致。第二，避免直射，注意通風(fēng)。有窗戶的庫(kù)房柜（架）排列，應(yīng)與窗戶垂直，以避免強(qiáng)烈陽(yáng)光直射；無(wú)窗戶的庫(kù)房柜（架）排列，縱橫均可，但應(yīng)注意不要妨礙通風(fēng)。第三，空間利用，疏密有序。檔案柜（架）的排列在最大限度地利用庫(kù)房的地面與空間的同時(shí)，也要注意便于檔案的搬運(yùn)和存取。柜（架）間的主要通道的寬度應(yīng)便于檔案小型搬運(yùn)工具（如手推車(chē)）的通行，一般可保持1～1.2米，架與架之間的距離以0.8米左右為宜，柜與柜間的距離應(yīng)適當(dāng)加寬。所有柜（架）均不宜靠墻擺放。第四，統(tǒng)一編號(hào)，迅速存取。為便于對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)檔案的管理和能夠迅速地存取，所有檔案柜（架）應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)的方法是：自門(mén)口起從左到右編柜（架）號(hào)，每個(gè)柜（架）的欄也從左向右編號(hào)，每欄的格自上而下編號(hào)（如果沒(méi)有欄，則是從上而下的編格號(hào)）。

六、全宗的排列與檔案的上架：

在一般的檔案館（室），檔案是以全宗為單位進(jìn)行整理和保管的，因此當(dāng)考慮檔案存放的時(shí)候，首先應(yīng)按全宗來(lái)進(jìn)行，一個(gè)全宗內(nèi)的檔案應(yīng)集中在一起。但是，有些特殊情況應(yīng)予妥善處理，如庫(kù)房或柜架事先預(yù)留的空間已被排滿了或不夠用，新入館的檔案不能與先入館的同一全宗的檔案排列在一起的時(shí)候，可以先暫時(shí)單獨(dú)保存，待可能調(diào)整時(shí)，再將同一個(gè)全宗的檔案集中起來(lái)，或有計(jì)劃地分階段分庫(kù)定位排列保管。當(dāng)然，檔案按全宗排列也不是絕對(duì)的，有的全宗內(nèi)可能還包括有一部分影片、照片、錄音帶、技術(shù)圖紙或會(huì)計(jì)報(bào)表等檔案，這些不同類型的檔案，可以分別保管。對(duì)于暫時(shí)或定位分別保管的全宗中的這部分檔案，應(yīng)填寫(xiě)參見(jiàn)卡，把它放在原全宗（全宗主體）存放位置內(nèi)，指明其存放地點(diǎn)，以保持其應(yīng)有的聯(lián)系。

庫(kù)房?jī)?nèi)各個(gè)全宗單位，應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)排列。全宗排列方法，主要有“分類排架”和“流水排架”兩種。在很多檔案館（室），全宗下通常采用分類排架，又叫全宗分類排列法。這種排列方法對(duì)全宗的系統(tǒng)管理和全宗的信息控制較為有利，便于按全宗、類別檢索，但分類倒架時(shí)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，預(yù)留空位很難做到準(zhǔn)確。為克服這種弊端，有些檔案館（室）采用流水排架，又叫全宗順序號(hào)流水排列法。這種方法對(duì)庫(kù)房空間和全宗實(shí)體的安排比較方便，按進(jìn)館順序排列，通過(guò)編制檢索工具來(lái)解決查找利用問(wèn)題。

檔案存放方式一般有兩種，一是豎放，一是平放。豎放是目前采用比較廣泛的一種方式，好處是檢取和存放案卷比較方便。平放的方法，雖然存放不太方便，但對(duì)保護(hù)檔案是有利的。平放文件較舒展，文件上的皺紋日久后就會(huì)消失。這種方法適合于保管珍貴檔案和不宜豎放的檔案（如卷皮質(zhì)軟、沒(méi)有裝訂的案卷、幅面過(guò)大的）。平放檔案時(shí)，為了避免文件承受過(guò)重的壓力和存取方便，堆疊高度以不超過(guò)0.4米為宜。平放的檔案還包括影片、錄音、錄象帶等。為防止日久粘連，還要定時(shí)放影片、錄音、錄象，以防止聲像走失。防止走失的方法是備份。

七、檔案存放位置索引：

檔案存放位置索引，是用來(lái)指明檔案存放地點(diǎn)，便于保管工作人員切實(shí)掌握檔案館（室）檔案的存放情況和迅速地存取檔案的一種檢索工具。檔案存放位置，即以全宗及其各類的檔案為單位，指出他們之間的存放地點(diǎn)。（參輔導(dǎo)201）檔案存放位置索引一

第二種指明各檔案庫(kù)房保存檔案情況，即以檔案庫(kù)房和檔案柜（架）為單位，指明各個(gè)檔案庫(kù)房保存了哪些檔案，如表：

檔案存放位置索引二

表

1、表2所示的兩種索引，按形式又分為簿冊(cè)式和卡片式兩種。而第二種存放位置索引還可以采用圖表形式，根據(jù)每間庫(kù)房（或樓、層、房間）內(nèi)檔案存放的實(shí)際情況繪成示意圖。此種圖表，可懸掛在相應(yīng)的庫(kù)房入口處，便于保管和調(diào)卷人員隨時(shí)參看使用。兩種索引，又稱檔案館（室）藏指南。

八、檔案代理卡：

檔案代理卡是一種用來(lái)反映檔案流動(dòng)情況的卡片式管理工具，也稱作代卷卡，有代替案卷的意思。由于提供利用或檔案館內(nèi)部工作需要（如重新整理、修補(bǔ)、復(fù)制、編制檢索工具等），經(jīng)常需要將庫(kù)房中已上架的安排好的檔案暫時(shí)移出庫(kù)外，為了便于庫(kù)房管理人員掌握檔案流動(dòng)情況和安全檢查，則填寫(xiě)一張統(tǒng)一格式的卡片存放在檔案原來(lái)的位置上，卡片上注有檔號(hào)、移出日期、移向何處、歸還日期等，以便一目了然。如表（參202）

檔案代理卡

代理卡是一種簡(jiǎn)便適用的管理工具。如案卷調(diào)出量大、頻繁，而不設(shè)或不用代理卡，往往會(huì)發(fā)生雖從檢索工具中查出，而到架上提取案卷時(shí)沒(méi)有案卷，又不知道其短缺原因或何時(shí)借往何處的情況。如查閱檔案出庫(kù)登記和借出登記簿，往往因按時(shí)間流水登記，一時(shí)查不出某一案卷的去向。所以，設(shè)代理卡是必要的。通過(guò)檔案代理卡不僅可以了解檔案的流動(dòng)情況，還可以通過(guò)對(duì)其分析了解檔案利用頻率等。

九、全宗卷：

全宗卷是專門(mén)為保存和管理某一全宗而形成的，用來(lái)說(shuō)明這一全宗歷史情況的文件材料專卷。它是檔案館（室）在工作活動(dòng)中形成的一種檔案，也可以說(shuō)是全宗的檔案。《檔案館工作通則》規(guī)定：每個(gè)全宗都要建立全宗卷，記載立檔單位和全宗歷史變化情況。

（一）全宗卷的內(nèi)容：

根據(jù)有關(guān)規(guī)定，全宗卷的主要材料有：

1、檔案收集。檔案交接文據(jù)、移交目錄，接收、征集記錄，檔案來(lái)源和價(jià)值說(shuō)明等。

2、檔案整理。整理工作方案、分類方案、案卷目錄說(shuō)明、整理工作小結(jié)等。

3、檔案鑒定。鑒定小組成員名單、檔案保管期限表、鑒定檔案分析報(bào)告、銷(xiāo)毀檔案的請(qǐng)示與批復(fù)、銷(xiāo)毀檔案清冊(cè)等。

4、檔案保管。檔案安全檢查記錄、報(bào)告，重點(diǎn)檔案采取的特殊保護(hù)措施，檔案的搶救與復(fù)修情況報(bào)告等。

5、檔案統(tǒng)計(jì)。檔案收進(jìn)、移出登記，案卷基本情況統(tǒng)計(jì)和重要的利用統(tǒng)計(jì)表等。

6、檔案利用。全宗指南（全宗介紹），開(kāi)放利用和控制使用范圍說(shuō)明，檔案匯編和公布出版情況及報(bào)批文件，檔案產(chǎn)生社會(huì)效益或經(jīng)濟(jì)效益的典型事例等。

7、檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用。縮微復(fù)制和計(jì)算機(jī)輔助管理等情況的文字說(shuō)明材料。

全宗內(nèi)文件按問(wèn)題——時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)排列，排列順序?yàn)椋喝谥改希ㄈ诮榻B），立檔單位大事記和有關(guān)檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、現(xiàn)代化管理等方面的文件材料，在此基礎(chǔ)上編制卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)文件應(yīng)逐件加封面裝訂、編號(hào)并裝入卷盒內(nèi)，卷內(nèi)文件材料較多時(shí)可分裝數(shù)盒。封面和卷盒應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)制作的。這些材料，隨著全宗管理活動(dòng)的繼續(xù)而有所增加或發(fā)生其他變化。

（二）全宗卷的性質(zhì)和特點(diǎn)：

全宗卷不是該全宗內(nèi)文件的組成部分，而是檔案館和現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案室在本身的工作活動(dòng)中形成的一種檔案。但是，全宗卷與其全宗有著密切的關(guān)系，所以它不固定保存在形成全宗卷的檔案館和檔案室，而隨同全宗的流動(dòng)相應(yīng)的保存在全宗檔案所在的檔案館和檔案室。掌握全宗卷成分不定型性和保存單位的流動(dòng)性特點(diǎn)，有利于全宗卷的管理和發(fā)揮它的作用。

（三）全宗卷的作用：

全宗卷是檔案館（室）管理全宗的一種工具。由于它存儲(chǔ)了記述和反映全宗檔案及其發(fā)展變化的原始憑證和有關(guān)的資料，可以為全宗的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用服務(wù)和為進(jìn)一步收集該全宗范圍內(nèi)的檔案提供重要的依據(jù)。全宗卷也是檔案館（室）對(duì)全宗進(jìn)行日常管理，保管工作人員掌握全宗情況不可缺少的材料。

十、庫(kù)房的定期檢查與清點(diǎn)：

定期地對(duì)檔案進(jìn)行檢查，是庫(kù)房管理工作中的一項(xiàng)重要工作。檢查不僅能發(fā)現(xiàn)工作中的缺點(diǎn)，從而及時(shí)糾正，同時(shí)也是維護(hù)檔案的安全和完整的一項(xiàng)重要措施。只要細(xì)致地檢查，才能確切地了解檔案安全保管的程度，從而及時(shí)采取有效的措施改善保管條件，防止檔案繼續(xù)損壞。檔案的定期檢查，可根據(jù)本部門(mén)的具體情況制定，一般1至2年檢查一次。一般說(shuō)來(lái)，在工作頭緒多，庫(kù)房比較分散、建筑與設(shè)備比較簡(jiǎn)陋，安全條件比較差的情況下，定期不宜太長(zhǎng)，應(yīng)勤作檢查。每次檢查一部分，以免影響其他各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展。

檢查中應(yīng)包括下列幾個(gè)方面：

1、檢查檔案有無(wú)被泄密、毀滅、遺失、盜竊，及時(shí)發(fā)現(xiàn)不安全因素，采取有效措施。

2、檢查檔案有無(wú)發(fā)黃變脆、字跡褪色、潮濕發(fā)霉及鼠害等自然損毀現(xiàn)象，及時(shí)防治；機(jī)讀檔案定時(shí)倒帶和上機(jī)檢查等。

3、檢查有無(wú)火災(zāi)、水災(zāi)等隱患，用電設(shè)備是否完好，消防器材是否齊全，門(mén)窗是否牢固，杜絕意外事故發(fā)生。

4、檢查受損文件的情況和數(shù)量，實(shí)有檔案數(shù)量與登記簿冊(cè)中的數(shù)量是否符合。

5、對(duì)于庫(kù)房管理、提供利用等各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況和在系統(tǒng)、編目、鑒定等工作中的缺點(diǎn)等。檢查工作完畢后，對(duì)檢查出的問(wèn)題，應(yīng)仔細(xì)地進(jìn)行研究，作認(rèn)真的處理，必要時(shí)對(duì)某些制度做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

能力測(cè)試：

1、××環(huán)保設(shè)備公司在辦公樓三樓設(shè)置了四間專用檔案庫(kù)房，購(gòu)置了統(tǒng)一的檔案裝具，檔案室準(zhǔn)備將檔案移入新建的庫(kù)房。

請(qǐng)回答以下問(wèn)題：

1）檔案庫(kù)房是否應(yīng)該編號(hào)？如何編號(hào)？ 2）檔案裝具在庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)如何排列和編號(hào)？ 3）檔案移入庫(kù)房后應(yīng)如何排列和存放？

第三篇：檔案保管

第五條：人事檔案管理相關(guān)規(guī)定

（一）基礎(chǔ)管理

1、原則：分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。

2、員工入職前，人力資源部應(yīng)對(duì)人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用或解聘處理。

3、人事檔案按工號(hào)分類、歸檔檢索。員工的檔案裝入FILE夾管理，職員的檔案用檔案袋管理，并在檔案袋上做清楚的標(biāo)識(shí)。人事檔案原則上為永久保存。

4、當(dāng)在職員工的基本檔案資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)，身份證號(hào)碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱變動(dòng)，婚姻狀況變動(dòng)等），應(yīng)及時(shí)將相關(guān)資料復(fù)印交人事部歸案，原件當(dāng)場(chǎng)查驗(yàn)。

5、員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存二年后方可銷(xiāo)毀（高管及核心技術(shù)人員保留至該員工離崗5年止）。

第四篇：關(guān)于印發(fā)《吉林省企業(yè)職工檔案管理暫行辦法》的通知

關(guān)于印發(fā)《吉林省企業(yè)職工檔案管理暫行辦法》的通知

吉?jiǎng)谏缧阶帧?004〕13號(hào)

各市州、縣（市、區(qū)）勞動(dòng)保障局，檔案局：

為適應(yīng)當(dāng)前勞動(dòng)用工多樣化的發(fā)展趨勢(shì)，進(jìn)一步規(guī)范和加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理工作，經(jīng)認(rèn)真研究，制定了《吉林省企業(yè)職工檔案管理暫行辦法》，現(xiàn)印發(fā)給你們，請(qǐng)認(rèn)真遵照?qǐng)?zhí)行。

吉林省勞動(dòng)和社會(huì)保障廳 吉 林 省 檔 案 局

二○○四年一月十三日

吉林省企業(yè)職工檔案管理暫行辦法

第一條 為進(jìn)一步規(guī)范和加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理，推動(dòng)我省企業(yè)職工檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化進(jìn)程,依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《勞動(dòng)法》等法律、法規(guī)規(guī)定，結(jié)合本省實(shí)際特制定本辦法。

第二條 本辦法中所稱企業(yè)職工檔案管理系指：本行政區(qū)域內(nèi)的國(guó)有企業(yè)、股份制企業(yè)、外商投資企業(yè)、城鎮(zhèn)集體及私營(yíng)企業(yè)、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、民辦非企業(yè)單位、有雇工的城鎮(zhèn)個(gè)體工商戶（以下稱用人單位）中，與之形成勞動(dòng)關(guān)系的職工檔案管理，及非全日制從業(yè)人員、靈活就業(yè)人員、與原用人單位終止（解除）勞動(dòng)關(guān)系的失業(yè)人員、自費(fèi)出國(guó)等人員的檔案管理。

第三條 用人單位、就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)、勞動(dòng)代理服務(wù)機(jī)構(gòu)，為職工檔案具體管理機(jī)構(gòu)。檔案管理機(jī)構(gòu)要接受同級(jí)勞動(dòng)保障行政部門(mén)及檔案行政綜合管理部門(mén)的監(jiān)督、指導(dǎo)。

第四條 經(jīng)勞動(dòng)保障和檔案管理行政部門(mén)認(rèn)定，具備保管職工檔案條件的用人單位，保管與其形成勞動(dòng)關(guān)系的職工檔案。不得代管其他人員的檔案，嚴(yán)禁職工個(gè)人保管檔案。

第五條 不具備保管職工檔案條件的用人單位，其職工檔案交由經(jīng)同級(jí)勞動(dòng)保障行政部門(mén)、檔案管理行政部門(mén)批準(zhǔn)的具備保管職工檔案條件的勞動(dòng)代理服務(wù)機(jī)構(gòu)代保管。

第六條 就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)與用人單位終止或解除勞動(dòng)關(guān)系的失業(yè)人員的檔案管理。

第七條 勞動(dòng)代理服務(wù)機(jī)構(gòu)經(jīng)勞動(dòng)保障和檔案管理行政部門(mén)認(rèn)定可開(kāi)展代理檔案保管業(yè)務(wù)。負(fù)責(zé)受用人單位委托職工檔案的管理及職工自動(dòng)離職、開(kāi)除、終止（解除）勞動(dòng)關(guān)系人員、非全日制從業(yè)人員、靈活就業(yè)人員、自費(fèi)出國(guó)等人員的檔案管理。

第八條 退休職工的檔案，可交由戶口所在地的社區(qū)保管，社區(qū)暫不具備保管職工檔案條件的可由原檔案保管部門(mén)保管。

第九條 死亡職工檔案在原檔案保管部門(mén)保管滿十五年以上，可以按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。特殊貢獻(xiàn)的獲省級(jí)以上模范人物稱號(hào)的職工死亡以后，其檔案按管理權(quán)限向所在地檔案館移交。

第十條 職工檔案具體管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)：

1、收集、整理、立卷、鑒別、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞職工檔案；

2、登記職工工作變動(dòng)、簽訂、履行勞動(dòng)合同等情況；

3、為有關(guān)部門(mén)提供職工情況；

4、做好職工檔案的安全、保密、保護(hù)工作；

5、定期向本單位或相關(guān)的檔案管理部門(mén)移交檔案；

第十一條 就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)、勞動(dòng)代理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)嚴(yán)格按照本規(guī)定要求，與檔案保管單位或個(gè)人簽訂委托協(xié)議（式樣附后），明確雙方的權(quán)利、義務(wù)及違約責(zé)任，為委托方出具調(diào)檔、轉(zhuǎn)移檔案等手續(xù)，接到托管的檔案后要進(jìn)行審查登記，無(wú)誤后方可歸檔。

第十二條 職工檔案的內(nèi)容包括（式樣附后）：

1、職工登記表；

2、勞動(dòng)調(diào)配材料；

3、晉級(jí)、增資材料；

4、考核、考察材料；

5、學(xué)歷記載材料；

6、參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料；

7、獎(jiǎng)懲材料；

8、政審材料；

9、個(gè)人誠(chéng)信材料。

第十三條 檔案具體管理機(jī)構(gòu)要將職工工作中形成的材料及時(shí)收集、整理、立卷、歸檔，保持檔案的完整。

第十四條 立卷歸檔的材料必須經(jīng)過(guò)認(rèn)真鑒別，以保證材料的真實(shí)性。第十五條 企業(yè)職工檔案使用統(tǒng)一規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)用紙，檔案卷盒、卷皮、目錄等樣式、規(guī)格實(shí)行統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)，并用鋼筆或碳素筆填寫(xiě)，字跡要端正、清晰。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。

第十六條 實(shí)行職工登記制度，《職工登記表》（樣式附后）將作為職工檔案的一項(xiàng)內(nèi)容，所有用人單位職工應(yīng)重新如實(shí)填寫(xiě)《職工登記表》放入本人檔案，職工工作變動(dòng)后，到新的用人單位應(yīng)重新填寫(xiě)《職工登記表》。

第十七條 檔案具體管理機(jī)構(gòu)在做好檔案材料的收集、整理和內(nèi)容的充實(shí)工作的同時(shí)，要建立檔案管理臺(tái)賬，防止丟失檔案材料和擅自泄露檔案內(nèi)容，不得擅自涂改、抽取、銷(xiāo)毀或偽造檔案材料。

第十八條 用人單位及檔案管理機(jī)構(gòu)要建立健全檔案查閱借閱制度，明確檔案查閱條件及利用范圍。檔案管理部門(mén)對(duì)高級(jí)專業(yè)技術(shù)人員和涉及國(guó)家秘密的職工檔案要嚴(yán)格保管，嚴(yán)格查閱手續(xù)。

第十九條 除特殊情況外職工檔案一般不得借出查閱。如必須借出查閱時(shí)，應(yīng)事先提交報(bào)告，說(shuō)明理由，經(jīng)主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并按期歸還。

第二十條 任何個(gè)人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案。

第二十一條 查閱檔案必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定和查檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。

第二十二條 因工作需要從檔案中取證的，須經(jīng)主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理。

第二十三條 職工檔案保管應(yīng)具備以下條件：

1、要建立堅(jiān)固的專用檔案庫(kù)房，配備鐵質(zhì)的檔案柜；

2、庫(kù)房要具備防火、防蟲(chóng)、防盜、防潮、防光、防高溫、防塵等條件；

3、溫度控制在14℃一24℃，相對(duì)濕度控制在45%一60%；

4、檔案庫(kù)房和檔案工作人員辦公室要二室分開(kāi)；

5、檔案保管人員應(yīng)具有中專（或相當(dāng)中專）以上學(xué)歷，經(jīng)過(guò)培訓(xùn)合格后持證上崗。

要不斷研究和改進(jìn)檔案的保管方法和保護(hù)技術(shù)，并要逐步實(shí)行微機(jī)管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

第二十四條 轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定：

1、對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案，必須按省勞動(dòng)和保障廳統(tǒng)一印制的《職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單》（式樣附后）進(jìn)行登記，并密封包裝。

2、對(duì)轉(zhuǎn)出的材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。

3、用人單位、就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)、勞動(dòng)代理服務(wù)機(jī)構(gòu)收到檔案經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)立即退回。轉(zhuǎn)出單位逾期30日未收到回

執(zhí)的，應(yīng)及時(shí)追查，以防丟失?！堵毠n案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)由原檔案管理部門(mén)保存15年以上。

第二十五條 有下列行為之一的，根據(jù)情節(jié)輕重，縣以上勞動(dòng)和社會(huì)保障部門(mén)、檔案管理行政部門(mén)依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《吉林省檔案條例》等有關(guān)法律法規(guī)給予處罰，造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

1、不按本《辦法》規(guī)定集中管理檔案的；

2、擅自涂改檔案內(nèi)容或偽造檔案材料的；

3、無(wú)故扣押職工檔案的；

4、職工檔案整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞過(guò)程中出現(xiàn)違反本辦法，造成檔案丟失或其它嚴(yán)重后果的；

5、拒不按本《辦法》歸檔或按期移交或接收檔案的；

6、檔案保管部門(mén)明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失的；

7、損毀丟失或者擅自銷(xiāo)毀檔案的。

第二十六條 本辦法由省勞動(dòng)和社會(huì)保障廳負(fù)責(zé)解釋。

第二十七條 本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。

第二十八條 自本《辦法》下發(fā)之日起，原《吉林省工人檔案管理試行辦法》同時(shí)廢止。

第五篇：辦理衛(wèi)生許可證通知

青龍滿族自治縣教育局

關(guān)于做好全縣中小學(xué)校食堂食品衛(wèi)生許可證辦理工作的通知

各總校、直屬校：

為規(guī)范全縣學(xué)校食堂管理，便于各校辦理食品衛(wèi)生許可證，經(jīng)教育局與衛(wèi)生防疫站協(xié)商，決定在近期為全縣中小學(xué)校統(tǒng)一協(xié)調(diào)辦理食堂食品衛(wèi)生許可證，現(xiàn)就相關(guān)事宜通知如下：

一、辦證范圍

未辦理食堂食品衛(wèi)生許可證的學(xué)校(幼兒園)；食堂食品衛(wèi)生許可證過(guò)期或法人代表更換的學(xué)校(幼兒園)需重新辦理。

二、申辦許可證需提交資料

1、申請(qǐng)表(到普教股統(tǒng)一領(lǐng)取)?！?/p>

2、學(xué)校法定代表人或負(fù)責(zé)人身份證復(fù)印件?！?/p>

3、經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所、場(chǎng)地使用權(quán)證明(房產(chǎn)證或租房協(xié)議)復(fù)印件。

4、(單位全稱)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所周?chē)h(huán)境圖；內(nèi)部結(jié)構(gòu)平面布局圖。(電腦打印)

5、衛(wèi)生管理制度及組織制度、餐具消毒制度、采購(gòu)制度、庫(kù)房衛(wèi)生管理制度、留樣制度、人員培訓(xùn)管理制度、食品添加劑管理制度、食品安全承諾書(shū)。(電腦打印)

6、從業(yè)人員健康合格證復(fù)印件?！?/p>

7、餐飲具消毒檢驗(yàn)報(bào)告和水質(zhì)檢驗(yàn)合格報(bào)告。(由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)檢驗(yàn)出具)

8、現(xiàn)場(chǎng)審核驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。(由相關(guān)部門(mén)審核出具)

注：帶★號(hào)的相關(guān)資料必須提供。

三、辦證時(shí)間及方式

2011年10月28日帶齊相關(guān)資料和單位公章，到教育局普教股統(tǒng)一填報(bào)《食品衛(wèi)生許可證申請(qǐng)表》，由教育局統(tǒng)一交到衛(wèi)生防疫站。

四、上繳衛(wèi)生防疫站的相關(guān)費(fèi)用

餐飲具消毒檢驗(yàn)300元，水質(zhì)檢驗(yàn)1000元，現(xiàn)場(chǎng)審核驗(yàn)收200元，總計(jì)1500元。

五、工作要求

(一)各校要高度重視此項(xiàng)工作，安排專人負(fù)責(zé)許可證的辦理，及時(shí)領(lǐng)取、上報(bào)所需資料。

(二)健全各項(xiàng)管理制度，要將各項(xiàng)制度打印上墻。

(三)定期對(duì)食堂從業(yè)人員進(jìn)行身體健康檢查，對(duì)身體健康狀況不合格的人員要脫離該工作崗位。要按時(shí)完成衛(wèi)生許可證換證工作。未能履行工作職責(zé)造成不良后果的，將按規(guī)定追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

青龍滿族自治縣教育局

2011年10月26日