第一篇：檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐

檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐

檔案信息化建設(shè)是一個(gè)具有重大戰(zhàn)略意義，體現(xiàn)檔案工作發(fā)展方向和趨勢(shì)的重要課題。近年來(lái)筆者所在單位在檔案的信息化建設(shè)方面進(jìn)行了探索和實(shí)踐。本文就檔案信息化建設(shè)談一點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為檔案部門最為常見的工作工具和管理手段。檔案信息以它所獨(dú)具的最直接、最真實(shí)、最原始的特點(diǎn)區(qū)別于其它信息，從而在信息領(lǐng)域有其特殊的地位。在《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的帶動(dòng)下，今年起各級(jí)檔案部門開始把信息化建設(shè)作為檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容。要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，其基礎(chǔ)工作就是實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)管理，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的重要作用，首先要改變?cè)谶^(guò)去以手工編寫各種檢索目錄的傳統(tǒng)模式，盡快使手工檢索向計(jì)算機(jī)檢索的全面過(guò)渡；了解和掌握計(jì)算機(jī)的功能和作用；應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理館藏檔案；建立現(xiàn)代模式的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的應(yīng)用

1、檔案計(jì)算機(jī)管理的發(fā)展是計(jì)算機(jī)等新技術(shù)的社會(huì)化發(fā)展大環(huán)境中的一部分。計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及給檔案管理的基礎(chǔ)工作和管理方法帶來(lái)巨大影響。我們已經(jīng)體會(huì)到，計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用，不僅帶來(lái)了高效率和高質(zhì)量，而且也改變了檔案工作的傳統(tǒng)方式。例如：對(duì)著錄標(biāo)引的標(biāo)準(zhǔn)化要求，由于計(jì)算機(jī)文檔一體化管理應(yīng)用的普及，對(duì)檔案信息的著錄標(biāo)引項(xiàng)目提出了增加對(duì)電子文件和電子檔案的生成、運(yùn)轉(zhuǎn)、鑒定等管理性信息的著錄項(xiàng)目，以確定其法律效力及保管

方式；一些單位由于用計(jì)算機(jī)直接管理文件級(jí)檔案，產(chǎn)生了是否還需保留案卷級(jí)管理的問(wèn)題，有些部門應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案中已經(jīng)根據(jù)新的《歸檔文件整理規(guī)則》改革了文件整理方式；檔案電子化帶來(lái)的某些原件是否保留的問(wèn)題等。層出不窮的種種問(wèn)題對(duì)檔案管理的基本理論、傳統(tǒng)方法、思想觀念等帶來(lái)了巨大的沖擊。這些問(wèn)題逼迫我們要認(rèn)真研究和分析，求得正確的解決方法，否則會(huì)帶來(lái)很嚴(yán)重的不良后果。

2、電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了大量的電子文件，這標(biāo)志著人類記錄信息、傳達(dá)信息、留存信息的方式發(fā)生了革命，它直接影響著檔案工作的運(yùn)作方式，基本理論乃至思維觀念。

3、隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷提高，社會(huì)各界對(duì)各種信息的需求量越來(lái)越大，質(zhì)量要求越來(lái)越高，用戶對(duì)信息的需求是準(zhǔn)確、及時(shí)、簡(jiǎn)捷、實(shí)用。用戶希望提供的是經(jīng)過(guò)加工后的綜合信息，甚至于包含知識(shí)增值的產(chǎn)品。檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)的管理，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、分析、加工，從而滿足社會(huì)各界的需求。

4、實(shí)現(xiàn)手工檢索向計(jì)算機(jī)檢索的全面過(guò)渡。首先是完成三大目錄體系的過(guò)渡：革命歷史檔案、舊政權(quán)檔案、民國(guó)檔案；把過(guò)去的案卷目錄、全引目錄、專題目錄等等眾多的目錄，統(tǒng)一到用計(jì)算機(jī)編目的方法上來(lái)；建立科學(xué)的機(jī)讀檔案目錄檢索體系。

在實(shí)踐中應(yīng)用較好的軟件

經(jīng)過(guò)考察和反復(fù)比較，我們確定珠海泰坦DARMS2000檔案管理系統(tǒng)為我單位檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)。此軟件主要有以下特點(diǎn)：

1、能滿足檔案人員日常的計(jì)算機(jī)管理要求，又能滿足社會(huì)各屆人員網(wǎng)上利用的需求；

2、符合Internet/Intranet發(fā)展潮流的檔案資料管理系統(tǒng)。它是一個(gè)可塑管理平臺(tái)，使用者，可自行發(fā)展，自我完善，而對(duì)檔案資料的獲取方式完全不受時(shí)間和地域的限制；

3、檔案資料信息在管理上各司其責(zé)，利用上資源共享；

4、提供完善而科學(xué)的安全機(jī)制，使其在高度安全的前提下具有最大的開放性；

5、提供全文瀏覽和下載重復(fù)利用功能；

6、提供給用戶強(qiáng)大的檢索、查詢、排序功能，用戶可按檔案的任意字段模糊查詢。

目前，我們內(nèi)蒙古通遼市檔案館已實(shí)現(xiàn)了館藏檔案的計(jì)算機(jī)管理，錄入檔案文件級(jí)檢索目錄26余萬(wàn)條，檔案全文存儲(chǔ)掃描5000余件。通過(guò)DARMS檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案在計(jì)算機(jī)上檢索利用，全文瀏覽，歸檔立卷以及借閱管理和開放檔案的管理。同時(shí)建立了局域網(wǎng)，并在政府網(wǎng)上建立了網(wǎng)頁(yè)，開展網(wǎng)上檔案宣傳工作。我們?cè)谙乱徊降墓ぷ髦校€將償試在互聯(lián)網(wǎng)上建立自己的檔案館工作網(wǎng)站，設(shè)置多種欄目，以豐富生動(dòng)的內(nèi)容，準(zhǔn)確翔實(shí)的檔案信息資料，宣傳檔案工作和提供利用檔案信息資料。

檔案信息化建設(shè)的基本過(guò)程

檔案信息化建設(shè)，要以檔案信息資源為核心，以網(wǎng)絡(luò)化管理為基礎(chǔ)，依托各地政務(wù)信息網(wǎng)，加快網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，加大文檔一體化、館室一

體化管理的推進(jìn)力度，加速完成各級(jí)綜合檔案館文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)任務(wù)，為檔案信息化產(chǎn)業(yè)創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)和條件。檔案信息化建設(shè)應(yīng)從基礎(chǔ)做起，以實(shí)際需要進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。

首先是收集檔案的過(guò)程。要擴(kuò)大檔案收集對(duì)象，既要向法定的檔案形成部門進(jìn)行收集，還要向非法定的信息收藏部門與研究部門進(jìn)行收集，同時(shí)還要向個(gè)人進(jìn)行收集；要擴(kuò)大檔案收集范圍，不僅收集文書檔案，還要收集其它門類的檔案。檔案的收集應(yīng)注重收集好地方特色檔案信息資源，特別是現(xiàn)行信息資源的收集，以彌補(bǔ)館藏檔案信息資源的不足，確保館藏結(jié)構(gòu)上的不斷優(yōu)化和調(diào)整，以及館藏信息資源的進(jìn)一步豐富和補(bǔ)充。這是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的工作，它為檔案高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案館服務(wù)社會(huì)的多樣性、及時(shí)性和靈活性的功能，才可以拓寬檔案工作服務(wù)渠道。

其次是管理檔案的過(guò)程。決定檔案信息系統(tǒng)是否有效，是否有實(shí)用價(jià)值，能否生存下去的關(guān)鍵，在于我們是否能夠積累起足夠多的數(shù)字化檔案信息。如果沒(méi)有形成一定規(guī)模的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，沒(méi)有大量的、不斷增加著的信息數(shù)據(jù)——數(shù)字化檔案，就無(wú)法發(fā)揮檔案信息系統(tǒng)的作用。所以說(shuō)建立全文存儲(chǔ)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是重點(diǎn)中的重點(diǎn)。

通過(guò)信息技術(shù)管理檔案，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)檔案目錄檢索，在一定的權(quán)限內(nèi)進(jìn)行檔案全文瀏覽，滿足社會(huì)各階層的需求。檔案館通過(guò)信息技術(shù)，介紹館藏、編寫各類檔案信息，達(dá)到檔案資源共享。

第三是利用檔案的過(guò)程。檔案信息化建設(shè)的最終目的是為社會(huì)提供有價(jià)值的信息資源，因此，對(duì)檔案信息資源不能僅限于收集、保管，更重要的是利用好這些檔案信息資源，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類、提取、分析、加工、管理，對(duì)檔案的科學(xué)分類、排列、索引和編研等基礎(chǔ)工作，利用檔案信息資源為社會(huì)服務(wù)，從而達(dá)到檔案信息資源的有效利用。

第四是檔案管理軟件的開發(fā)。針對(duì)現(xiàn)代辦公條件下，電子文件大量產(chǎn)生的現(xiàn)狀，制定前端控制戰(zhàn)略和文件、檔案一體化管理模型，建立新型檔案安全保障系統(tǒng)。

檔案信息化建設(shè)中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

1、檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，由地方經(jīng)濟(jì)、科技和社會(huì)發(fā)展水平所決定，各級(jí)檔案部門在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中一定要建立在現(xiàn)實(shí)需求基礎(chǔ)上，要先試點(diǎn)、后推廣。切忌在沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)的可行性、必要性論證之前，盲目購(gòu)置設(shè)備。信息化建設(shè)工作可以先從基礎(chǔ)工作做起。

2、保障重點(diǎn)，分級(jí)建設(shè)。檔案信息化建設(shè)首先集中力量對(duì)重要的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化加工，將一部分信息化處理后的檔案先行對(duì)外提供利用。中有這樣才能在最短的時(shí)間內(nèi)，以最快的速度實(shí)現(xiàn)檔案信息化的實(shí)際應(yīng)用；在突出重點(diǎn)的同時(shí)，對(duì)各類檔案的信息化進(jìn)行分級(jí)建設(shè)。要有一個(gè)發(fā)展的先后順序。一般的情況下，應(yīng)該優(yōu)先建立對(duì)文書檔案的管理系統(tǒng)，以滿足機(jī)關(guān)對(duì)檔案中最多、最普遍部分的需求，而后根據(jù)條件，再建立其它門類的檔案管理系統(tǒng)。這樣能夠保證檔案部門在資金、人力等條件有限的情況下，加快實(shí)現(xiàn)檔案信息化的進(jìn)程。

3、切實(shí)重視人才培養(yǎng)。檔案信息化建設(shè)需要用現(xiàn)代信息技術(shù)的觀念、技術(shù)、設(shè)備、方法對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)流程、管理模式等進(jìn)行重新整合和定位。需要有一定的檔案和計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的人員從事檔案信息化工作，這就要求各級(jí)檔案行政管理部門要采取非常手段，一方面要花大力氣培養(yǎng)人才，如定期培訓(xùn)，送骨干到高校或國(guó)外深造，鼓勵(lì)相關(guān)人員參加信息技術(shù)水平等級(jí)考試等；另一方面，要采取某種措施把本地區(qū)、本部門的人才集中起來(lái)，形成團(tuán)體優(yōu)勢(shì)，解決本地區(qū)檔案信息化建設(shè)中存在的共性、難點(diǎn)問(wèn)題。

4、在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，檔案信息的安全問(wèn)題。防治計(jì)算機(jī)病毒是檔案在網(wǎng)絡(luò)上的保密性、完整性和可用性的根本保證。為確保檔案在網(wǎng)絡(luò)中的安全，必需安裝知名殺毒軟件并及時(shí)升級(jí)，經(jīng)常進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，不要盲目相信一種殺毒軟件，應(yīng)備有多種殺毒軟件同時(shí)采用防火墻技術(shù)。

5、關(guān)于電子文件的保存、歸檔、管理問(wèn)題。電子文件歸檔時(shí)，把屬于一般性的電子文件，轉(zhuǎn)換成各種平臺(tái)都能使用的文本文件格式，以不變應(yīng)萬(wàn)變，消除由于技術(shù)演變所帶來(lái)的影響。對(duì)于特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的瀏覽軟件；對(duì)歸檔后的電子文件要建立定期檢查制度，一旦發(fā)現(xiàn)文件損壞，立即對(duì)該載體內(nèi)存儲(chǔ)的所有文件進(jìn)行修復(fù)。

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要長(zhǎng)期細(xì)致的工作，有待于在實(shí)踐中不斷發(fā)展和完善，在開發(fā)過(guò)程中應(yīng)該堅(jiān)持量力而行、循序漸進(jìn)、實(shí)用有效的原則，用信息化建設(shè)思想統(tǒng)攬全局，實(shí)現(xiàn)檔案

管理歷史性的跨越，從而保證檔案信息化建設(shè)與全社會(huì)信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，維護(hù)社會(huì)政治穩(wěn)定提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。

第二篇：檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與探討

檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐與探討

阿克塞縣檔案局 常青

【摘要】隨著電子技術(shù)的發(fā)展，檔案信息管理電子化成為一個(gè)必然的選擇，辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來(lái)自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提出來(lái)是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過(guò)程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、價(jià)值性，這樣用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來(lái)，檔案信息化建設(shè)是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

【主題詞】檔案信息化 問(wèn)題 重點(diǎn)

檔案作為眾多信息資源中的基礎(chǔ)信息源，來(lái)源于人類社會(huì)的各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)，產(chǎn)生于社會(huì)管理、經(jīng)濟(jì)管理、科學(xué)技術(shù)、生產(chǎn)建設(shè)、文化等各個(gè)領(lǐng)域，是經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的歷史的科學(xué)地記錄，是人類寶貴財(cái)富。其作用及價(jià)值愈來(lái)愈得到廣泛地認(rèn)識(shí)，但是在面對(duì)信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理模式遇到了嚴(yán)重的挑戰(zhàn)，大量信息的存儲(chǔ)、電子檔案的管理等具體問(wèn)題日益突出，已成為檔案管理發(fā)展中迫切需要得到解決的問(wèn)題。

一、信息時(shí)代的檔案管理

隨著檔案管理現(xiàn)代化步伐的加快，電子文件、現(xiàn)代化辦公、檔案收、管、用全程信息化將進(jìn)入管理領(lǐng)域，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展產(chǎn)生了深刻的影響。檔案管理工作比任何行業(yè)或部門更加需要信息化、現(xiàn)代化。加強(qiáng)信息化條件下的檔案管理工作，是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的必然選擇，是加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，也是提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。

信息化極大的提高了檔案管理的水平，同時(shí)，信息化對(duì)

檔案管理工作也提出了更高的要求，使檔案管理工作處于不進(jìn)則退的境地。信息化條件下的檔案管理工作是傳統(tǒng)的檔案工作與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)結(jié)合的產(chǎn)物。要順利實(shí)現(xiàn)信息化條件下的檔案管理工作，就必須認(rèn)證研究信息化的特點(diǎn)，解決好檔案管理工作的技術(shù)難題，構(gòu)建出檔案管理工作新形式，使檔案管理工作迅速進(jìn)入信息化時(shí)代。

目前，傳統(tǒng)的檔案管理觀念落后，開放意識(shí)與創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)。檔案部門仍然存在著“為保管而保管，重保管輕利用”的思想，存在著等、靠、要、安于現(xiàn)狀、不講求社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益等舊觀念。現(xiàn)代信息社會(huì)日新月異，新技術(shù)及相關(guān)學(xué)科理論的不斷滲透，使得來(lái)源于社會(huì)而服務(wù)于社會(huì)的檔案管理領(lǐng)域不斷出現(xiàn)一些新情況、新問(wèn)題。

二、開發(fā)檔案信息資源，加快檔案信息化建設(shè)步伐當(dāng)前在推進(jìn)信息化進(jìn)程中，特別要注意解決三方面的問(wèn)題：①保持檔案信息化建設(shè)與各地黨政機(jī)關(guān)和各部門信息化建設(shè)同步發(fā)展。做好電子文件歸檔管理和檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)等工作，力爭(zhēng)把檔案信息化建設(shè)納入各地方和部門信息化建設(shè)的總體框架，實(shí)現(xiàn)檔案信息化與社會(huì)信息化同步發(fā)展。②實(shí)現(xiàn)檔案信息化各項(xiàng)工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。各地區(qū)、各部門一定要根據(jù)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案工作的要求，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享、提高檔案信息利用服務(wù)水平為目的，明確不同階段檔案信息化建設(shè)的側(cè)重點(diǎn)。③把建立和完善檔案信息安全保障體系作為檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。要認(rèn)真執(zhí)行檔案信息化管理的各項(xiàng)責(zé)任制度，杜絕一切安全隱患；嚴(yán)把檔案利用審查關(guān)，非開放的檔案信息一律不得上外網(wǎng)；要嚴(yán)格執(zhí)行“三網(wǎng)”隔離制度，采取可靠的防范技術(shù)和措施，確保檔案信息和網(wǎng)絡(luò)安全。

信息時(shí)代的到來(lái)，給檔案工作帶來(lái)發(fā)展的機(jī)遇，同時(shí)也提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，它迫切要求運(yùn)用信息技術(shù)推動(dòng)檔案工作，以提高檔案工作的效率和質(zhì)量。現(xiàn)就檔案信息化建設(shè)中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題講以下幾點(diǎn)：

1、系統(tǒng)設(shè)計(jì)的完善及檔案信息錄入的規(guī)范化

在信息化條件下的檔案管理工作較傳統(tǒng)的檔案管理工作更需要標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，它需要有統(tǒng)一的檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一的規(guī)范化的數(shù)據(jù)類型。實(shí)行科學(xué)管理，統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一檔案用語(yǔ)，建立一個(gè)完善的檔案信息資源開發(fā)利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，快速、有效、有序、合法地把檔案信息資源數(shù)字化，大幅度提高檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的信息量，檔案部門通過(guò)挖掘自身潛力或借助外力加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件的研制，是加強(qiáng)檔案建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急，搞好各項(xiàng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)是檔案管理的前提和基礎(chǔ)。所謂檔案信息化管理，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理。具體做法是將紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描，將檔案以數(shù)字圖像形式存儲(chǔ)和顯示，或者通過(guò)縮微設(shè)備將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成縮微膠卷，或者進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)錄入，保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量，這些都要求認(rèn)真校對(duì)、嚴(yán)格審核，同時(shí)重視已輸入計(jì)算機(jī)檔案和數(shù)據(jù)的校對(duì)審核工作，減少失誤，保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量。從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源由傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)化。

2、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)

數(shù)據(jù)庫(kù)是否符合檔案著錄范圍，是否設(shè)計(jì)了轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出接口，接口是不是標(biāo)準(zhǔn)化，這是將來(lái)檔案信息共享、檔案管理軟件升級(jí)的保障。在制定數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)時(shí)，應(yīng)由懂計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)、熟悉檔案整理編目、著錄、標(biāo)引的人員共同協(xié)商完成，以滿足利用者的各種檢索要求。只有規(guī)范了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，才能為檔案信息共享打好扎實(shí)的基礎(chǔ)。在數(shù)據(jù)管理方面應(yīng)建立健全數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量管理體系，把好質(zhì)量關(guān)，根據(jù)實(shí)際情況，制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)質(zhì)量考核指標(biāo)，責(zé)任到人，定期檢查。

3、檔案信息的安全性

檔案計(jì)算機(jī)信息安全就是保護(hù)檔案計(jì)算機(jī)信息資源，防止未經(jīng)授權(quán)或者偶然因素對(duì)檔案信息資源的破壞、更改、非法利用或惡意泄漏，以實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)信息保密性、完整性和利用性。保證檔案信息的安全，首先要具有檔案信息保護(hù)技術(shù)，對(duì)于敏感信息、秘密信息和重要數(shù)據(jù)，必須與互聯(lián)網(wǎng)等公共信息網(wǎng)實(shí)行物理隔離，對(duì)電子知識(shí)產(chǎn)權(quán)的訪問(wèn)和使用進(jìn)行許可、控制和監(jiān)督，并保護(hù)信息擁有者和最終用戶的利益。建立網(wǎng)站必須設(shè)立防火墻，進(jìn)行安全掃描入侵檢測(cè)，安全或隔離等。用戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入網(wǎng)站服務(wù)器，需要對(duì)檔案信息利用者進(jìn)行身份認(rèn)證，從而得到在網(wǎng)上利用檔案的資格，積極采取授權(quán)訪問(wèn)、拒絕非法訪問(wèn)，安全監(jiān)控、日志管理、病毒防

范等有效措施，預(yù)防網(wǎng)上黑客攻擊，同時(shí)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全需要隨著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的變化和技術(shù)的發(fā)展進(jìn)行不斷調(diào)整和加強(qiáng)。

4、加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案信息資源的開發(fā)，從資源的形成、積累、貯存、管理到開發(fā)利用，是一個(gè)涉及面很寬極為復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要使這個(gè)系統(tǒng)具備良好的服務(wù)功能，保證創(chuàng)造最佳的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，發(fā)揮從事檔案管理信息產(chǎn)業(yè)人才的作用，關(guān)鍵是要培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)又具有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)的復(fù)合型人才。檔案管理人員要有良好的信息觀念，在從事檔案工作實(shí)踐中應(yīng)具備對(duì)檔案信息的收集、理解、分析、處理的能力，要有憂患意識(shí)，不斷提高計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)及外語(yǔ)能力，還要善于開發(fā)新型檔案信息資源，及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地為檔案的利用提供服務(wù)，這樣才能保證檔案信息的安全開發(fā)利用。檔案部門應(yīng)加強(qiáng)教育培訓(xùn)工作，培訓(xùn)內(nèi)容要緊跟信息時(shí)代的需求，與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新。

三、檔案信息化，時(shí)代之必然

加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，使檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)全球科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展形勢(shì)的必然選擇。信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，給檔案工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)和壓力，同時(shí)也為我們帶來(lái)新的機(jī)遇，只要我們抓住這一機(jī)遇，努力學(xué)習(xí)和運(yùn)用當(dāng)代先進(jìn)的科學(xué)知識(shí)與科技手段，加快檔案工作融入信息社會(huì)的步伐，就能夠推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，就可以使檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、艱巨的戰(zhàn)略任務(wù)，在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，必須始終把依靠科教振興檔案事業(yè)戰(zhàn)略放在十分突出的位置，全面提高檔案科技創(chuàng)新能力，不斷加大檔案教育工作的力度，培養(yǎng)和造就一大批掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)的復(fù)合型檔案人才和各類專門人才，以應(yīng)對(duì)信息技術(shù)迅猛發(fā)展對(duì)檔案工作提出的挑戰(zhàn)，提高檔案管理現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 崔麗君：《檔案信息化建設(shè)芻議》，《當(dāng)代經(jīng)理人》，2006年第6期。

[2] 雷亞旭：《檔案信息化建設(shè)的管理與改進(jìn)》，《實(shí)用醫(yī)技雜志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周風(fēng)云、趙煥中、姜桂娥：《淺談檔案信息化建設(shè)的思路》，《山東檔案》，2004年第2期

【作者簡(jiǎn)介】

常青，男，漢族，1984年12月出生。2011年9月至今在阿克塞縣檔案局工作，2004年畢業(yè)于酒泉鋼鐵職工大學(xué)，大專學(xué)歷，計(jì)算機(jī)與經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)。

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第三篇：檔案信息化建設(shè)

論檔案信息化建設(shè)

摘要：檔案信息化是是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，必須加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。目前，在檔案信息化建設(shè)中存在缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不夠；軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對(duì)薄弱，工作基礎(chǔ)較差；數(shù)據(jù)保護(hù)存在風(fēng)險(xiǎn)等問(wèn)題。因此必須加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)和檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)。關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)問(wèn)題重點(diǎn)

Abstract: The file information is the way that must be taken which makes great strides forward to the modernization of the file work, must strengthen the file information construction.At present, exists in the file information construction lacks the unification standard and the standard;The records management personnel knowledge structure “the aging”, the ideological recognition does not arrive, takes the degree to be insufficient;Software system and its application relatively weak, the work foundation is worse;

Question and so on data protection existence risk.Therefore must strengthen the records management personnel's quality construction and the file information standard standardization construction

Keyword: The file information constructionthe questionthe key

檔案是指人類社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，是第一手的原生信息，因而是社會(huì)的寶貴財(cái)富，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案工作深深植根于人類社會(huì)生活，并隨著社會(huì)文明程度的提高，越來(lái)越深入到社會(huì)生活的各個(gè)方面，發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。

人類進(jìn)入信息社會(huì)以后，檔案對(duì)人類認(rèn)識(shí)客觀世界和主觀世界，對(duì)傳承人類文明，對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技創(chuàng)新，具有著越來(lái)越不可替代的作用。因此，加快檔案工作融入信息社會(huì)的步伐，把檔案信息化納入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化的總格局中，大力推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，己是檔案部門和廣大檔案工作者義不容辭和刻不容緩的重要任務(wù)。檔案信息化是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，是檔案工作實(shí)現(xiàn)歷史與未來(lái)有機(jī)鏈接的戰(zhàn)略之舉。

一、檔案信息化及檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

什么是檔案信息化？楊公之主編的《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》一書定義為在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。換句話說(shuō)就是：檔案信息化是以計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)為手段，以現(xiàn)代管理學(xué)為理念，以服務(wù)于全社會(huì)為宗旨而開展的一項(xiàng)涉及多學(xué)科知識(shí)交叉應(yīng)用的新型工作模式，其核心和目標(biāo)是發(fā)展檔案業(yè)務(wù)，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，挖掘檔案的社會(huì)價(jià)值，提高全民族的文化素養(yǎng)，造福于后代。

檔案信息化建設(shè)則是這樣一個(gè)過(guò)程：隨著信息技術(shù)水平的提高及其在檔案管理工作中應(yīng)用程度的變化，檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)也要及時(shí)做出相應(yīng)調(diào)整，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會(huì)表現(xiàn)出一定差異[1]。檔案信息化建設(shè)的基本推動(dòng)力量是信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛運(yùn)用；檔案信息化建設(shè)以提高檔案工作現(xiàn)代化水平和確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與服務(wù)的基本框架為階段性目標(biāo)；在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中必須重視重新思考檔案管理的原則、理論與方法；檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是最大限度延長(zhǎng)檔案信息滿足社會(huì)各界的需求，從而更好地為檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。

二、當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

檔案信息化一般包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等方面。

在檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題包括以下幾個(gè)方面：

1、缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

目前，許多部門在建設(shè)檔案信息化過(guò)程中往往只重視發(fā)展先進(jìn)通信設(shè)備和購(gòu)置高檔計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)，結(jié)果是有路無(wú)車，投入巨額資金建成的檔案信息系統(tǒng)無(wú)法轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)和科學(xué)發(fā)展的催化劑。

具體表現(xiàn)在：計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實(shí)用性等方面存在嚴(yán)重的不足，計(jì)算機(jī)及其有關(guān)設(shè)備型號(hào)各異，設(shè)備檔次參差不齊，沒(méi)有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境：檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。

2、檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不夠。

老的檔案管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案的管理理論、原則、方法和技術(shù)已熟門 熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲(chǔ)、傳輸、檢索、利用等技術(shù)；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)，對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)、管理原則和管理環(huán)節(jié)卻懂得不多，這已是一個(gè)普遍存在的共同問(wèn)題。目前各單位檔案部門的檔案管理人員僅僅是普通的微機(jī)操作員，他們既沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)學(xué)習(xí)，也沒(méi)有通過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)，只是憑借著幾年的微機(jī)操作經(jīng)驗(yàn)來(lái)管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，出現(xiàn)問(wèn)題有時(shí)只能坐等專業(yè)技術(shù)人員前來(lái)解決。這些問(wèn)題的存在，已經(jīng)嚴(yán)重地制約了整個(gè)檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

還有些管理人員傳統(tǒng)思想嚴(yán)重，對(duì)檔案信息化缺乏必要的認(rèn)識(shí)，沒(méi)有把檔案信息化建設(shè)擺到應(yīng)有的高度，認(rèn)為檔案信息化離自己還比較遠(yuǎn)，認(rèn)為檔案信息化是技術(shù)部門的事情，不需要業(yè)務(wù)人員參與其過(guò)程等等。

3、軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對(duì)薄弱，工作基礎(chǔ)較差。

許多檔案館雖然購(gòu)置了硬件設(shè)備，但其軟件應(yīng)用水平和利用效率不高，大多以單機(jī)和簡(jiǎn)單的網(wǎng)上操作為主，局限于實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的查詢和利用，沒(méi)有真正發(fā)揮作用；另外，也沒(méi)有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級(jí)，4、數(shù)據(jù)保護(hù)存在風(fēng)險(xiǎn)

目前，我國(guó)數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術(shù)上的不斷升級(jí)，設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻，但是單純從技術(shù)角度只能被動(dòng)地解決一個(gè)方面的問(wèn)題，而不能長(zhǎng)遠(yuǎn)、全面地規(guī)范、保障數(shù)據(jù)安全。另外，從數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)本身的防范能力來(lái)講，在快速變化的信息環(huán)境下，改進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)保護(hù)方案不可能與時(shí)俱進(jìn)，技術(shù)的改進(jìn)不能完全防止計(jì)算機(jī)犯罪的發(fā)生，這也是風(fēng)險(xiǎn)所在。

三、檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)

（一）、檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

檔案信息化建設(shè)最關(guān)鍵的是高素質(zhì)創(chuàng)新人才的培養(yǎng)。隨著大量高新技術(shù)在檔案部門的廣泛應(yīng)用，必須建立一支分工合理、結(jié)構(gòu)科學(xué)、素質(zhì)過(guò)硬、保障有力的檔案管理隊(duì)伍。

1、提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)[2]

業(yè)務(wù)素質(zhì)問(wèn)題關(guān)系到檔案工作數(shù)字化建設(shè)成敗關(guān)鍵。檔案信息化建設(shè)涉及數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動(dòng)化和文檔一體化管理，簡(jiǎn)言之，就是把計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)運(yùn)用于文書工作和檔案管理，可謂一項(xiàng)檔案技術(shù)工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和檔案管理知識(shí)，還要掌握一些自然科學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和操作技能。具體而言，檔案工作人員應(yīng)該做到：

①能熟練運(yùn)用信息工具。作為檔案管理人員，要注重自我完善，掌握計(jì)算機(jī)理論知識(shí)

和運(yùn)用技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。

②能捕捉檔案信息。當(dāng)今信息時(shí)代，社會(huì)將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評(píng)價(jià)檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強(qiáng)的信息捕捉能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢(shì)，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。

③能鑒定有效的檔案信息。作為檔案管理人員，要把有價(jià)值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者，這是利用者評(píng)價(jià)檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息份量重大，內(nèi)容也十分蕪雜，檔案工作者必須具備比以往更強(qiáng)的鑒定評(píng)估能力，對(duì)檔案信息進(jìn)行判斷、鑒選、分析，從中篩選出對(duì)特定利用者有用的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

④能加工、提煉檔案信息。信息社會(huì)，檔案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿足他們的需求。這就要求檔案工作者提高對(duì)檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價(jià)值，從不同角度進(jìn)行加工，剔除其中的無(wú)用成分，重新組合，將產(chǎn)生出新的檔案信息產(chǎn)品。從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的滲透增值能力，達(dá)到高效利用的目的。

２、提高檔案管理人員的思想素質(zhì)

①堅(jiān)定的政治信念。檔案工作是一項(xiàng)政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作.因此，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的各項(xiàng)法律、方針、政策，嚴(yán)守機(jī)密，樹立政治意識(shí)和政治信念。

②熱情的工作態(tài)度。檔案工作具有服務(wù)性強(qiáng)的特點(diǎn)，要求檔案管理人員要樹立愛業(yè)、敬業(yè)、奉獻(xiàn)的精神和不為名、不為利的價(jià)值觀.在服務(wù)態(tài)度上，力爭(zhēng)做到主動(dòng)熱情、耐心周到.力爭(zhēng)把檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化成有用性、可用性的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

③嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。檔案工作不僅是一項(xiàng)政治性、服務(wù)性很強(qiáng)的工作，也是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。這種工作作風(fēng)，要求我們整理檔案的區(qū)分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔集內(nèi)容、利用檔案的咨詢等各個(gè)環(huán)節(jié)都要準(zhǔn)確無(wú)誤。

④較強(qiáng)的事業(yè)心。檔案的收集工作是一項(xiàng)難度較大的工作，這就要求我們要在工作實(shí)踐中培養(yǎng)強(qiáng)烈的事業(yè)心，高度的責(zé)任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業(yè)奉獻(xiàn)精力與時(shí)間，不為一時(shí)的困難所嚇倒，為檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)勤奮學(xué)習(xí)，鉆研業(yè)務(wù)。

（二）、檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)

檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。[3]標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的“交通法規(guī)”，檔案信息化法律法規(guī)和各種標(biāo)準(zhǔn)的支持，需要國(guó)家檔案行政部門制定一整套統(tǒng)、規(guī)范化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最只能建立在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，必須要有相關(guān)大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。

實(shí)行檔案館室規(guī)范化管理可以增強(qiáng)檔案工作者和領(lǐng)導(dǎo)干部檔案法律意識(shí)；也極大地提高了檔案工作的科技含量！

①檔案信息著錄的規(guī)范化

檔案著錄包括著錄原則、方法、項(xiàng)目、格式、文字、來(lái)源、詳簡(jiǎn)級(jí)次、主要規(guī)則和標(biāo)識(shí)符號(hào)等。檔案著錄是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的第一步，通過(guò)著錄將文件的內(nèi)容和形式特征記錄下來(lái)，形成數(shù)據(jù)條目，再將數(shù)據(jù)條目錄入計(jì)算機(jī)，組成檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。著錄必須統(tǒng)一規(guī)范，否則就會(huì)在出現(xiàn)同一事物或同一人物具有不同的名稱，而不同的事物或不同的人物卻具有同一名稱等一系列問(wèn)題時(shí)，造成同一檢索點(diǎn)的條目前后不一致的現(xiàn)象，影響檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)的檢索和利用效率。目前，我國(guó)已有《檔案著錄規(guī)則》《電子文件著錄規(guī)則》等一些標(biāo)準(zhǔn)，這是我國(guó)檔案信息化工作規(guī)范化的重要文件，我們的著錄標(biāo)引工作應(yīng)以此為標(biāo)準(zhǔn)。

②檔案信息存儲(chǔ)的規(guī)范化

目錄檔案信息多以硬盤為存儲(chǔ)方式，隨著數(shù)量的增加，為了安全起見，就要考慮卸載方式保存檔案的信息，要研究統(tǒng)一的存儲(chǔ)載體，如果以光盤為主，那么就要對(duì)光盤作為檔案信息的保存載體進(jìn)行研究，并制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范。

③檔案信息管理軟件開發(fā)技術(shù)的規(guī)范化

檔案信息管理是對(duì)傳統(tǒng)檔案實(shí)體信息及檔案的管理信息利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行的輔助管理。作為一個(gè)規(guī)范化的檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發(fā)利用及檔案統(tǒng)計(jì)等基本業(yè)務(wù)管理能力。它不是簡(jiǎn)單的模擬手工作業(yè)，而是根據(jù)檔案管理中各個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)工作流程，結(jié)合計(jì)算機(jī)硬件特性來(lái)實(shí)現(xiàn)一個(gè)具有高效率、高質(zhì)量、簡(jiǎn)捷的合理化工作模式。因而我們應(yīng)該更新原有的檔案信息管理系統(tǒng)，將原系統(tǒng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)平滑轉(zhuǎn)入新的信息平臺(tái)并投入使用，使其為檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)高度共享奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)。

注釋：

[1] 崔麗君：《檔案信息化建設(shè)芻議》，《當(dāng)代經(jīng)理人》，2006年第6期。

[2] 雷亞旭：《檔案信息化建設(shè)的管理與改進(jìn)》，《實(shí)用醫(yī)技雜志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周風(fēng)云、趙煥中、姜桂娥：《淺談檔案信息化建設(shè)的思路》，《山東檔案》，2004年第2期

第四篇：檔案信息化建設(shè)的實(shí)踐探索

一、信息化檔案管理的重要意義

1.信息化檔案管理是大數(shù)據(jù)時(shí)代的必然要求。我們生活在一個(gè)信息化時(shí)代，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，隨著各種新興場(chǎng)景的出現(xiàn)，也對(duì)檔案信息化提出了新的要求，這就要求檔案工作在收集、保管、歸檔和利用等方面與時(shí)俱進(jìn)，更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要和滿足人民生活的需求。2.信息化檔案管理是滿足利用者需求的重要舉措。人民日益增長(zhǎng)的美好生活需要和不平衡、不充分的發(fā)展之間的矛盾已經(jīng)成為我國(guó)當(dāng)前社會(huì)的主要矛盾，21世紀(jì)是信息化、數(shù)字化時(shí)代，檔案管理也是信息時(shí)代的重要組成部分，無(wú)論是公共服務(wù)機(jī)構(gòu)還是廣大社會(huì)群體對(duì)檔案信息化的呼聲越來(lái)越高，對(duì)數(shù)字化檔案要求越來(lái)越強(qiáng)烈，對(duì)于時(shí)間以及效率的要求也不斷促使其加快檔案信息化進(jìn)程，充分發(fā)揮檔案資料的最大化社會(huì)價(jià)值。3.信息化檔案管理是傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)型升級(jí)的迫切需要。當(dāng)前，我國(guó)信息化建設(shè)已進(jìn)入快速發(fā)展階段，信息化為檔案信息化管理帶來(lái)便利的同時(shí)也提出了挑戰(zhàn)，檔案管理工作要乘勢(shì)而為，各方面發(fā)展都迫切要求轉(zhuǎn)變觀念，加快檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)，推進(jìn)檔案工作數(shù)字化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。

二、信息化檔案管理模式的優(yōu)勢(shì)

1.較之傳統(tǒng)檔案管理模式更加省時(shí)省力。傳統(tǒng)檔案查找需要進(jìn)行手動(dòng)查找，效率非常低，而且很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。與傳統(tǒng)檔案管理相比，檔案信息化管理有著明顯優(yōu)勢(shì)，傳統(tǒng)檔案管理工作量大，效率低下，分類查詢復(fù)雜，分類歸檔、人工查詢紙張?jiān)枰罅繒r(shí)間。檔案信息化后，數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次使用，加快搜索速度，提高搜索準(zhǔn)確性，大大提高了工作效率。2.較之傳統(tǒng)檔案管理模式檢索查詢更加便捷。檔案信息化管理在對(duì)檔案進(jìn)行歸檔時(shí)可以編制檢索工具，查閱時(shí)只需按照關(guān)鍵詞、分類號(hào)等采用模糊查詢或精準(zhǔn)查詢的方式即可實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢，實(shí)現(xiàn)檔案資料迅速利用，大幅度減輕檔案管理工作人員的工作量，資源共享更加便捷，提高了查詢的效率。而傳統(tǒng)檔案管理的檢索方式，查閱檔案要經(jīng)過(guò)非常繁瑣的程序才能查閱檔案，效率低下。3.較之傳統(tǒng)檔案管理模式存儲(chǔ)更加安全。傳統(tǒng)的檔案是紙質(zhì)文檔，容易受潮和蟲蝕，反復(fù)查閱對(duì)紙質(zhì)檔案損害較大，并且存在火災(zāi)隱患，需要不斷改良和優(yōu)化放置檔案的環(huán)境。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理后續(xù)使用來(lái)講，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和人力成本，對(duì)于檔案保管來(lái)講，不僅存在丟失無(wú)法復(fù)原的隱患，而且需要大額的保管經(jīng)費(fèi)。相比較而言，信息化管理檔案，存儲(chǔ)和使用更加靈活，信息化錄入可以隨時(shí)增減信息，相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存，存儲(chǔ)工作更加便捷，大大節(jié)省存儲(chǔ)空間，避免了因環(huán)境等因素影響檔案存儲(chǔ)問(wèn)題。此外，通過(guò)信息化手段添加密鑰，可以避免信息失竊或泄露，利用更加先進(jìn)的存儲(chǔ)系統(tǒng)、云存儲(chǔ)等方式，可以極大提高存儲(chǔ)容量，有效保證了檔案的保密性和安全性。4.較之傳統(tǒng)檔案管理模式資源共享更加便捷。傳統(tǒng)檔案管理難以實(shí)現(xiàn)信息共享，而且檔案管理不能復(fù)制，共享需要到相關(guān)部門調(diào)閱查詢，然而信息化檔案管理使檔案管理的資源共享更加便捷。借助基于互聯(lián)網(wǎng)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)能掌握其他部門和單位的工作重點(diǎn)和檔案管理動(dòng)態(tài)信息，不僅能共享檔案信息資源，還能相互交流工作經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，相比傳統(tǒng)檔案管理，信息化檔案管理的資源共享更具便捷性。5.較之傳統(tǒng)檔案管理模式更具開放性和易用性傳統(tǒng)方式下，檔案開放程度較低，任何檔案保管的最終目的都是為了發(fā)揮最大價(jià)值，得到利用，信息化手段管理檔案，使用者無(wú)需到檔案部門（室）查詢檔案，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)即可得到所需的檔案資料，既節(jié)省了使用者的等待時(shí)間，又節(jié)省了人力，進(jìn)一步方便了廣大社會(huì)群體，提高了檔案的利用效率。

三、檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

1.重視程度不夠、效率低下。一是在當(dāng)今時(shí)代，紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理轉(zhuǎn)變是時(shí)代所趨，檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，很多檔案部門沒(méi)有意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，檔案管理工作決定著我們將為黨和國(guó)家、為當(dāng)前和今后、為歷史和后代留下多少文化財(cái)富和留下什么樣的文化財(cái)富，但現(xiàn)在很多檔案部門的檔案工作人員存在身兼數(shù)職的問(wèn)題，配備人員少，工作任務(wù)重，外加對(duì)檔案工作的重視程度不夠，認(rèn)為檔案工作只是對(duì)資料的保存，只要保證其完好即可，工作態(tài)度不認(rèn)真、不積極，這是造成檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢的根本原因。二是傳統(tǒng)檔案借閱需要借閱者手工填寫查閱登記表，由檔案管理員核對(duì)之后才能調(diào)取相關(guān)檔案，并復(fù)印相關(guān)內(nèi)容，借閱流程時(shí)間長(zhǎng)，工作效率低，多次借閱也造成了紙質(zhì)檔案的磨損，工作效率大大降低。2.缺乏資金。檔案信息化建設(shè)離不開資金支持，在加大硬件投入、加強(qiáng)管理規(guī)范等方面需要較大資金，信息技術(shù)日新月異也需要對(duì)軟硬件設(shè)施不斷更新?lián)Q代，信息安全防護(hù)系統(tǒng)構(gòu)建都需要大量資金。而且在很多檔案部門，對(duì)檔案的重視程度不夠，忽視了利用的目的，大量檔案仍是紙質(zhì)化，難以形成檔案信息的數(shù)字化和規(guī)?；瑢?dǎo)致檔案信息化建設(shè)發(fā)展較慢。3.缺乏復(fù)合型人才。檔案信息化建設(shè)人才缺乏，檔案工作人員綜合素質(zhì)有待提升，檔案部門缺少具備專業(yè)檔案管理知識(shí)又能熟練使用計(jì)算機(jī)的管理員，而且檔案工作普遍待遇不高，導(dǎo)致檔案工作人員普遍年齡偏大，工作缺乏熱情，工作效率低，檔案部門缺乏綜合型人才，對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的開展造成很大影響。4.信息化安全存在隱患。檔案是一項(xiàng)重要的信息資源，資源共享連通信息孤島，讓信息多跑路，讓群眾少跑腿，檔案信息化為使用者帶來(lái)了極大便利，但在我們享受便捷服務(wù)的同時(shí)也存在很大的安全隱患，檔案信息化以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，一旦遭到黑客攻擊或網(wǎng)絡(luò)故障，信息容易丟失或泄露，硬件基礎(chǔ)設(shè)施和軟件系統(tǒng)建設(shè)不能適應(yīng)信息化的安全需要，設(shè)備陳舊，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)跟不上，檔案信息安全技術(shù)還需不斷完善。

四、檔案信息化建設(shè)的策略建議

1.更新觀念，加強(qiáng)重視。創(chuàng)新觀念，提高認(rèn)識(shí)是保障檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的基礎(chǔ)，信息化進(jìn)程下，改進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程迫在眉睫，各相關(guān)部門要結(jié)合本單位實(shí)際創(chuàng)新檔案管理理念，引入新思路和新技術(shù)。各相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)要提高重視程度，認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)定目標(biāo)，分解任務(wù)，精心部署，將檔案信息化建設(shè)納入單位重點(diǎn)工作計(jì)劃，重點(diǎn)進(jìn)行考核。2.加大資金投入。檔案管理信息化需要軟硬件支撐以及人才培養(yǎng)，這都需要大量的資金保障，缺乏資金嚴(yán)重影響了檔案管理信息化進(jìn)程，相關(guān)部門需將檔案事業(yè)信息化工作發(fā)展所需經(jīng)費(fèi)納入制度化軌道，確保檔案工作順利開展。加大對(duì)檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)，及時(shí)對(duì)數(shù)字化設(shè)備更新?lián)Q代，合理引入軟件，加強(qiáng)安全保密管理，探索電子檔案管理查詢、存儲(chǔ)和檢索模式，不斷提高檔案管理信息化建設(shè)水平。

五、青島市不動(dòng)產(chǎn)登記中心對(duì)檔案信息化建設(shè)做出的探索與實(shí)踐

青島市不動(dòng)產(chǎn)登記中心對(duì)檔案信息化做出了持續(xù)的實(shí)踐和探索，加快檔案信息化進(jìn)程，加強(qiáng)檔案信息化人才培訓(xùn)，強(qiáng)化登記信息安全管控，有效提升了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作的整合、共享和利用。1.加快檔案信息化進(jìn)程。一是檔案數(shù)字化掃描運(yùn)行，引進(jìn)專業(yè)公司，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為完整、清晰的電子檔案進(jìn)行利用。二是不斷升級(jí)檔案自助查詢機(jī)，檔案信息自助查詢，提高檔案查詢自助化程度，辦事群眾放入身份證，不用2分鐘即可查詢房屋權(quán)屬信息、開具住房情況證明、進(jìn)行權(quán)屬狀態(tài)驗(yàn)證，實(shí)現(xiàn)檔案查詢利用的全自助、便捷化。三是不動(dòng)產(chǎn)登記信息實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢。市本部于2019年12月上線不動(dòng)產(chǎn)登記信息網(wǎng)上查詢系統(tǒng)，辦事群眾不出家門即可查詢所需信息，不必再為一紙證明、一條信息跑腿跑路。截至目前，不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)市內(nèi)三區(qū)及其他部分區(qū)市實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上查詢服務(wù)。辦事企業(yè)和群眾可登陸“青島不動(dòng)產(chǎn)登記”微信公眾號(hào)和青島網(wǎng)上房地產(chǎn)網(wǎng)站查詢有關(guān)信息。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢，切實(shí)滿足了查詢申請(qǐng)人在前期了解不動(dòng)產(chǎn)買賣、抵押、租賃等方面情況的需求，極大減少了往返查詢的時(shí)間，進(jìn)一步提高了查詢工作質(zhì)量和利用效率，真正實(shí)現(xiàn)了“全程網(wǎng)辦”和“零跑腿”。四是建設(shè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，使檔案入庫(kù)、上架、借閱等工作實(shí)現(xiàn)一條龍信息化管理，檔案管理邁上了新臺(tái)階。五是持續(xù)推進(jìn)信息共享及金融平臺(tái)遠(yuǎn)程查詢。與多個(gè)政府部門實(shí)現(xiàn)信息共享，出臺(tái)共享信息的管理規(guī)定。同時(shí)實(shí)現(xiàn)了金融機(jī)構(gòu)遠(yuǎn)程查詢，制定了遠(yuǎn)程查詢管理規(guī)定。信息共享及遠(yuǎn)程查詢可有效緩解一線查詢窗口壓力。六是增強(qiáng)與相關(guān)部門的協(xié)同。信息時(shí)代，提高效率最有效的方法，是充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，增強(qiáng)與公安、稅務(wù)、民政、社保等相關(guān)部門的信息協(xié)同，徹底打破相關(guān)部門的“信息孤島”，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門的互聯(lián)互通，滿足相關(guān)檔案信息全國(guó)范圍的查詢，實(shí)現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓群眾少跑腿”，簡(jiǎn)化要件，真正實(shí)現(xiàn)“一站式”服務(wù)。2.培養(yǎng)檔案信息化人才。一是提高重視，為培養(yǎng)檔案管理工作人員營(yíng)造良好氛圍，在實(shí)際工作中形成合力，著重培養(yǎng)綜合素質(zhì)高、具有信息化意識(shí)，并掌握適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)需要的應(yīng)用型人才和高素質(zhì)檔案人員。二是檔案管理工作人員需主動(dòng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，掌握檔案查詢等檔案專業(yè)知識(shí)，提高綜合素質(zhì)，成為既精通檔案知識(shí)又熟悉信息化技術(shù)的復(fù)合型人才。三是按檔案信息化要求培養(yǎng)和使用人才的觀念，引進(jìn)來(lái)和走出去，通過(guò)專題培訓(xùn)，實(shí)地考察和業(yè)務(wù)交流，為青島市不動(dòng)產(chǎn)登記中心檔案工作人員提供專業(yè)培訓(xùn)，努力造就一支高素質(zhì)檔案管理干部隊(duì)伍。四是設(shè)立檔案工作人員考核機(jī)制，成立檔案管理組織領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)檔案工作人員進(jìn)行考核，切實(shí)有效提升工作積極性，切實(shí)提高檔案管理人員工作水平。五是堅(jiān)持正確用人導(dǎo)向，結(jié)合實(shí)際工作合理安排人才，優(yōu)化人才配置，激發(fā)隊(duì)伍活力，為青島市不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作提供技術(shù)和人才保障，不斷適應(yīng)信息化建設(shè)發(fā)展需要。3.強(qiáng)化登記信息安全管控。一是制定下發(fā)《檔案庫(kù)房管理規(guī)定》，嚴(yán)禁任何人員攜帶易燃易爆物品進(jìn)入庫(kù)房，做好安全巡查，重點(diǎn)檢查庫(kù)房用電和漏水等情況，切實(shí)做好防盜、防火、防潮、防鼠等工作，用制度保障檔案庫(kù)房安全。二是嚴(yán)格落實(shí)檔案管理、資料移交、信息查詢等工作制度，完善制度規(guī)定，簽訂保密協(xié)議責(zé)任書，使檔案工作人員充分認(rèn)識(shí)到檔案安全工作的重要性，從制度上規(guī)范各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，消除安全隱患。三是嚴(yán)格“以人查房”操作流程，完善信息查詢中的留痕和可追溯功能，梳理系統(tǒng)使用權(quán)限，定期排查信息安全隱患。四是開展消防安全講座，進(jìn)行檔案安全宣傳教育，提高消防安全意識(shí)，開展消防演練活動(dòng)，加強(qiáng)消防設(shè)施設(shè)備，定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行全面檢查，科學(xué)備份數(shù)據(jù)，保障檔案安全。五是召開全市不動(dòng)產(chǎn)登記信息安全教育大會(huì)，定期對(duì)檔案工作人員進(jìn)行信息安全教育培訓(xùn)，從技術(shù)方面進(jìn)行全方位全程監(jiān)管，確保信息安全，多方面加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)信息安全長(zhǎng)效機(jī)制建設(shè)。

六、結(jié)語(yǔ)

實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理迫在眉睫。要加快推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，盡快實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門檔案信息資源的互聯(lián)互通，方便社會(huì)和群眾查詢利用檔案；

要不斷加強(qiáng)消防設(shè)施設(shè)備，科學(xué)保存數(shù)據(jù)備份，注重保密工作，確保檔案的完整性、真實(shí)性；

要匯聚人才，加快檔案信息化建設(shè)步伐，推動(dòng)信息化和不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作的深度融合，逐步實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字檔案信息資源“智慧型”管理的躍升，營(yíng)造良好的營(yíng)商環(huán)境，提升檔案服務(wù)水平，為不動(dòng)產(chǎn)登記檔案工作更好地服務(wù)并為青島建設(shè)做出新的更大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳莉.加快檔案隊(duì)伍建設(shè)適應(yīng)信息化發(fā)展需要[j].中國(guó)水運(yùn)，2016

[2]劉波.檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)與策略[j].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2017

[3]王玲玲.淺談檔案信息化建設(shè)的意義及重要性[j].卷宗，2016

[4]青島市個(gè)人不動(dòng)產(chǎn)信息手機(jī)可查了！包含八類信息.中國(guó)山東網(wǎng)

[5]無(wú)錫市檔案局.南京無(wú)錫兩市檔案局探討“智慧檔案”建設(shè)[j].檔案與建設(shè)，2014

第五篇：檔案信息化建設(shè)管理

【關(guān)鍵詞】信息化

［摘要］ 檔案信息化建設(shè)是新時(shí)期檔案部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，需要我們從各方面予以重視，從基礎(chǔ)設(shè)施、信息資源建設(shè)、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)以及管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)等各方面予以加強(qiáng)。本文僅就如何加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，開創(chuàng)檔案工作新局面方面談些粗淺的看法，以與大家共同探討。

［關(guān)鍵詞］ 信息化；目錄數(shù)據(jù)庫(kù)；電子檔案；檔案管理

檔案是人類社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，是社會(huì)的寶貴財(cái)富，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案事業(yè)是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的永恒的事業(yè)。檔案工作深深植根于人類社會(huì)生活，與人類社會(huì)發(fā)展同步，并隨著社會(huì)文明程度的提高,越來(lái)越深入到社會(huì)生活的各個(gè)方面，在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、精神文明建設(shè)中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。

檔案信息化建設(shè)是新時(shí)期檔案部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路，是檔案工作實(shí)現(xiàn)歷史與未來(lái)有機(jī)鏈接的戰(zhàn)略之舉。黨和國(guó)家十分重視信息資源開發(fā)利用工作，我們必須切實(shí)從各方面加大力度，予以重視。

第一，要把檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)工作納入科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。檔案信息化建設(shè)是一盤棋，要統(tǒng)籌規(guī)劃，科學(xué)分析，有計(jì)劃、有步驟地把檔案信息化的各項(xiàng)工作做好。要搞好工作布局，經(jīng)濟(jì)條件具備的地區(qū)檔案信息化可以先行一步，帶動(dòng)其他地區(qū)發(fā)展。要搞好工作規(guī)范，確保檔案信息化的各項(xiàng)工作按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范有序推進(jìn)，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、長(zhǎng)期可讀、便于共享。

第二，要通過(guò)檔案信息化整合，帶動(dòng)各項(xiàng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)科學(xué)系統(tǒng)工程，涉及到檔案工作的方方面面。檔案信息化的順利開展必須有良好的業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)，需要配備現(xiàn)代化的設(shè)備和相關(guān)人才，需要各部門通力合作。各級(jí)檔案部門要以開展檔案信息化工作為抓手，整合、帶動(dòng)各項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的發(fā)展，使檔案事業(yè)各項(xiàng)工作邁上一個(gè)新的臺(tái)階。

第三，要確保檔案信息化建設(shè)的整體效益和質(zhì)量。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)，工作量非常大，一定要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，保證利用檔案信息的查全、查準(zhǔn)，力求檔案信息管理系統(tǒng)運(yùn)行的安全、可靠。同時(shí)要增強(qiáng)檔案安全意識(shí)，對(duì)于信息化條件下涉密檔案的開發(fā)利用，一定要把安全防范措施放在首位，對(duì)于那些密級(jí)較高的檔案，原則上不進(jìn)行數(shù)字化，可采取其他保護(hù)和復(fù)制措施。

作為領(lǐng)導(dǎo)及檔案人員應(yīng)該如何改進(jìn)檔案管理工作?

根據(jù)“全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要”及許多檔案專家的建議和多年檔案工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),我們應(yīng)該遵循:“適應(yīng)國(guó)家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的需要，把檔案信息化納入國(guó)家信息化建設(shè)的總格局，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴(kuò)大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程,促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展,為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的宗旨，改進(jìn)思路，從各方面強(qiáng)化檔案信息化建設(shè):

第一，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建設(shè)數(shù)字化檔案館,大致包括檔案館庫(kù)房建設(shè),檔案館館藏建設(shè),檢索工具建設(shè),規(guī)章制度建設(shè),專兼職檔案干部隊(duì)伍建設(shè)及檔案服務(wù)利用工作等等.繼續(xù)推進(jìn)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案,提高檔案館計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度,逐步提高檔案信息化水平。

第二，促進(jìn)檔案信息資源建設(shè)。要建設(shè)數(shù)字化檔案館,首先要用現(xiàn)代信息處理技術(shù)對(duì)檔案館中存儲(chǔ)的檔案包括紙制檔案,照片底片檔案,錄音,視頻檔案等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲(chǔ),即進(jìn)行數(shù)字化檔案館館藏的建設(shè)。

第三，加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。要充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù),加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè),提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。各部門向檔案館移交檔案時(shí),要盡量做到同時(shí)移交機(jī)讀目錄。

第四，積極推進(jìn)檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。有條件的檔案館應(yīng)通過(guò)接收電子檔案,對(duì)各種類型檔案進(jìn)行數(shù)字化管理等方法,積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)字庫(kù)和多媒體,盡快實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢,不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。

第五，加強(qiáng)電子檔案歸檔管理。檔案部門要根據(jù)檔案管理的要求,加強(qiáng)對(duì)本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo),保證各單位產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法,制定電子檔案管理辦法。最后實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化,信息存儲(chǔ)數(shù)字化,信息采集實(shí)時(shí)化,信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。

檔案工作要在未來(lái)社會(huì)中占據(jù)一席之地,必須具備基本的信息競(jìng)爭(zhēng)能力。而對(duì)此產(chǎn)生直接影響的關(guān)鍵因素之一是檔案工作者的素養(yǎng),尤其是信息素養(yǎng)。而素養(yǎng)的提高又主要體現(xiàn)在以下幾種能力的錘煉之中。

運(yùn)用信息工具的能力，這是信息時(shí)代必須放在首要位置的一種能力,檔案人員要注重自我完善,掌握計(jì)算機(jī)理論知識(shí)和運(yùn)用技能,使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具,特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具,為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。

檔案信息的獲取能力。長(zhǎng)期以來(lái),檔案部門主要依靠歸檔制度來(lái)保證檔案試實(shí)體的收集,并且始終未能擺脫“重藏輕用”的局面。而信息時(shí)代，社會(huì)將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評(píng)價(jià)檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強(qiáng)的信息獲取能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢(shì)，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。

檔案信息的鑒定、評(píng)估能力。把有價(jià)值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者是檔案工作著的一項(xiàng)基本職責(zé)，也是利用者評(píng)價(jià)檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息量十分巨大，內(nèi)容十分龐雜，檔案工作者必須具備比以往更強(qiáng)的鑒定評(píng)估能力，對(duì)檔案信息進(jìn)行判斷、鑒選、綜合分析，從中捕捉到與特定利用者密切相關(guān)的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

檔案信息的加工、提煉能力。信息社會(huì)，利用者需求的是“精要”信息，提供“原件”已遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿足利用者各類復(fù)雜的需求。這就要求檔案工作者提高對(duì)檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價(jià)值，從不同角度進(jìn)行加工，剔除其中的無(wú)用成分，重新組合，將產(chǎn)生出新的檔案信息產(chǎn)品。從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的滲透增值能力，達(dá)到高效利用的目的。

總之，檔案管理工作是一門深?yuàn)W的學(xué)問(wèn)，做好檔案工作是無(wú)止境的，檔案信息化建設(shè)也是一個(gè)循序漸進(jìn)和不斷探索的過(guò)程。檔案人員只有不斷提高素質(zhì)，不斷探索新路，才能夠使檔案事業(yè)不斷向前邁進(jìn)。

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