第一篇：電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)的探討

電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)的探討 摘要：檔案信息化建設(shè)已經(jīng)受到檔案業(yè)界的廣泛重視，并成為近年探討的熱點課題，在發(fā)展迅速的大型企業(yè)中如何開展檔案信息化建設(shè)呢？通過調(diào)研及探討，本文對電力企業(yè)集團檔案信息化建設(shè)提出了一些見解。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；企業(yè)管理

1概述

電力企業(yè)走向國際化,有兩個非常重要的標志，一個是電力系統(tǒng)自動化設(shè)備水平，另一個就是電力業(yè)務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)據(jù)的電子化水平。過去二十多年來，我國電力企業(yè)在設(shè)備的自動化上已經(jīng)投入了天文數(shù)字般資金，尤其在控制系統(tǒng)上許多設(shè)備已經(jīng)趕超了發(fā)達國家的水平。但是在電力業(yè)務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)據(jù)的電子化方面，也就是在信息系統(tǒng)的建設(shè)方面，我們離發(fā)達國家有著較大的差距。尤其是檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)。近兩年來，檔案信息化受到各行各界的重視，而檔案信息化的關(guān)鍵是檔案信息資源的關(guān)聯(lián)應(yīng)用，而檔案信息資源的關(guān)聯(lián)的應(yīng)用肩負著為企業(yè)轉(zhuǎn)型和精確化管理提供信息支撐的重大責(zé)任。

在國內(nèi)對于實施檔案信息管理系統(tǒng)，在其他行業(yè)已經(jīng)有許多成功的例子和失敗的教訓(xùn)。電力企業(yè)如何實施檔案信息管理系統(tǒng)值得展開探求。信息技術(shù)的發(fā)展以及企業(yè)信息化進程的逐步深入，給檔案管理帶來了前所未有的巨大挑戰(zhàn)，同時更賦予檔案管理巨大的發(fā)展機遇。面對全新的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化環(huán)境，電子文件的接收、存儲、保管、利用以及電子文件的完整性、真實性等都帶給傳統(tǒng)“實體檔案”管理模式以巨大的沖擊，如何充分利用信息化技術(shù)，加快檔案數(shù)字化建設(shè)，更快、更好的提供服務(wù)是擺在我們面前的緊迫任務(wù)，電子檔案管理也逐漸納入到信息化建設(shè)日程上來。

2當(dāng)前電力企業(yè)檔案管理模式及存在問題

2.1檔案管理模式

目前檔案管理的模式主要是采用電子和手工并行的管理模式，包括檔案的接收、整理、保管、利用等，在保存電子檔案的同時，按照國家的有關(guān)規(guī)定同時手工整理實體檔案歸檔。

當(dāng)前的文書檔案管理系統(tǒng)主要使用OA系統(tǒng)（Lotus），目前通過OA系統(tǒng)，保證了公文的正常規(guī)范流轉(zhuǎn)和歸檔，而其他形式的檔案材料在移交檔案部門時盡可能提供電子文件，基本做到了檔案的電子化；在科技檔案管理方面除了使用OA，還需要兼用其他軟件。

隨著公司的發(fā)展，原有OA版本已不能適應(yīng)檔案工作需求，其引發(fā)的問題還有可能導(dǎo)致嚴重的后果。現(xiàn)在使用的軟件都沒有實現(xiàn)全文檢索、在線OCR、web查詢等功能，且0A軟件在科檔管理方面存在重大缺陷：在安裝過程中，不同平臺的數(shù)據(jù)導(dǎo)入時出現(xiàn)丟失；在日常管理中，時常出現(xiàn)數(shù)據(jù)（案卷或文件）丟失現(xiàn)象；數(shù)據(jù)庫無法備份，數(shù)據(jù)安全存在極大隱患；在新舊分類大綱同時存在時，檔案的分類出現(xiàn)沖突現(xiàn)象，致使檔案號紊亂等。

2.2檔案存儲模式

當(dāng)前檔案業(yè)界還是支持以紙張為主要的存儲介質(zhì)。集團不僅需要解決部分紙質(zhì)材料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換和處理，還需要解決企業(yè)日益增長的聲音信息、視頻信息等檔案信息資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換和處理。

2.3檔案查詢模式

在手工查詢檔案信息的檢索過程中，檢索流程為：查到案卷目錄，再查到文件目錄，根據(jù)文件目錄記錄的檔案檔號信息查到檔案在庫房的存放地址，然后通知庫房調(diào)卷，辦理相關(guān)手續(xù)。紙質(zhì)文件給檢索調(diào)閱帶來了困難，且在此過程中，查詢的途徑不夠全、查全率、查準率低，容易出現(xiàn)文件丟失、損壞或無法找到所需的資料，難以充分的利用業(yè)務(wù)檔案資源向公司各級部門提供良好的服務(wù)。

由于OA系統(tǒng)并非專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，所以其查詢功能簡單，檢索信息的查全率和查準率都較低，無法迅速快捷地找到所需要的信息，給檔案管理工作帶來了極大的不便。作為大型的集團企業(yè)，所屬企業(yè)眾多而且檔案管理都是相對獨立，橫向縱向各不互通，所以未能實現(xiàn)資源的共享和整合，不能更好地發(fā)揮檔案的效益。

3集團數(shù)字檔案館的設(shè)想和建設(shè)方案

集團式管理的企業(yè)，下屬機構(gòu)眾多且層次復(fù)雜，涉及多元化行業(yè)，分布地域廣泛。并且各所屬機構(gòu)業(yè)務(wù)重點不同，檔案管理的重點及管理特性也不同，各機構(gòu)都設(shè)有獨立的檔案管理機構(gòu)，相對獨立地對本機構(gòu)的檔案進行管理和利用。

集團企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標就是要實現(xiàn)所屬機構(gòu)與總部檔案系統(tǒng)檔案信息的互聯(lián)互通。根據(jù)總部及所屬機構(gòu)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)情況，信息化系統(tǒng)建設(shè)模式，程度以及系統(tǒng)維護能力等不同的情況，部署可支持既集中又分布的混合式建設(shè)方案。方案中應(yīng)充分考慮應(yīng)用規(guī)模大而廣，注冊用戶數(shù)量多，對系統(tǒng)性能要求高等因素，應(yīng)具備良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，總部與下屬機構(gòu)通過專網(wǎng)或VPN連接，最終實現(xiàn)總部與屬下機構(gòu)形成分布式虛擬數(shù)字檔案館。

3.1檔案信息系統(tǒng)實現(xiàn)的功能

檔案信息系統(tǒng)提供檔案從形成到利用或銷毀的全過程管理功能，對文件的產(chǎn)生進行超前控制，包括對文件進行初步鑒定、著錄歸檔標識及邏輯歸檔等。系統(tǒng)應(yīng)具備符合國家檔案管理相關(guān)規(guī)定的檔案綜合管理功能，不僅能完成檔案管理各環(huán)節(jié)，還要求具備管理多門類檔案及文件資料、科技資料、規(guī)程、圖書及其它資料的管理功能。從文件注錄到形成檔案編研材料、專題匯編對各門類檔案進行全方位管理，不僅能管理文本文件，還應(yīng)提供管理聲像、圖片等形式多媒體文件的管理功能。利用計算機記錄檔案的物理存放位置，并能提供科學(xué)的查詢、統(tǒng)計功能，從而減少人為錯誤，提高檔案管理的效率。

實現(xiàn)整個檔案管理業(yè)務(wù)流程的全面數(shù)字化。通過檔案管理與其它業(yè)務(wù)流的集成，建立文檔一體化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)各類電子文件實時歸檔（邏輯歸檔，即在線歸檔）。通過與其它系統(tǒng)的無縫鏈接，以及對各立檔單位形成的電子文件實行遠程監(jiān)控，實時接收，用數(shù)字化手段對檔案業(yè)務(wù)各流程進行管理，從而真正實現(xiàn)文檔一體化。

總部和各下屬機構(gòu)的檔案管理信息系統(tǒng)組建成一個虛擬檔案館?？偛靠梢圆殚喌礁飨聦贆C構(gòu)的檔案信息資源，各所屬機構(gòu)的檔案信息由相應(yīng)的檔案管理部門自行維護。系統(tǒng)用戶可通過局域網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng)，在任何時刻、任何地點享有檔案信息或其它信息資源查詢和閱覽服務(wù)。

建成各類數(shù)字信息資源庫，并對數(shù)據(jù)進行有效的組織和挖掘，為全集團的生產(chǎn)、管理、決策提供高質(zhì)量的服務(wù)。建成后的數(shù)字檔案館的數(shù)字信息資源庫的內(nèi)容不僅涵蓋了原來的檔案信息資源，而且進一步擴大到文件、矢量化圖紙、語音、視頻、圖形圖像等更為廣闊的領(lǐng)域，從而使檔案信息資源庫通過計算機網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接成超大規(guī)模的知識庫。通過對數(shù)據(jù)有效的組織和挖掘，可以為公司的生產(chǎn)、管理和決策提供必要的依據(jù)以及高質(zhì)量的服務(wù)。

3.2技術(shù)方案

開放檔案信息系統(tǒng)（Open Archival Informa－tionSystem，OAIS）參考模型針對數(shù)字信息的長期保存和維護的檔案系統(tǒng)提供一個概念性的框架，描述了一個檔案系統(tǒng)存在的環(huán)境、檔案系統(tǒng)的功能組織以及支持檔案處理的信息基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)。

參考OAIS模型建立基于J2EE平臺的標準化、可擴展、多全宗協(xié)同的分布式數(shù)字檔案館系統(tǒng)；具有檔案信息獲取、管理、存儲、利用、交換和服務(wù)等一系列功能；為檔案利用者提供一站式、無縫集成的、個性化的檔案查詢服務(wù)以及其他相關(guān)服務(wù)；為用戶提供基于WEB的界面，包括：用戶提交界面、搜索界面、系統(tǒng)管理界面等各種界面。利用Java虛擬機和Java服務(wù)器技術(shù)，系統(tǒng)允許用戶通過瀏覽器訪問系統(tǒng)；采用強大的工作流引擎建立檔案管理工作相關(guān)業(yè)務(wù)的審批流程。

采用XML技術(shù)、基于J2EE平臺、以JAVA語言開發(fā)的分布式數(shù)字檔案館系統(tǒng)，支持ORACLE、SQLSERVER、DB2、SYBASE、MYSQL等多種關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。系統(tǒng)的通訊協(xié)議采用HTTP，TCP/IP，SSL。

根據(jù)檔案管理的特點，檔案的應(yīng)用程序、處理的數(shù)據(jù)及實際的計算廣泛的分布于網(wǎng)絡(luò)中，為了平衡這種分布，采用RMI技術(shù)實現(xiàn)系統(tǒng)的分布式計算，RMI是遠程方法調(diào)用(Remote Method Invocation)。RMI技術(shù)可以實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)所涉及的數(shù)據(jù)遠程移交，即檔案機構(gòu)的下級單位的數(shù)據(jù)可以主動或被動的通過網(wǎng)絡(luò)傳輸遷移至主管機構(gòu)的數(shù)據(jù)庫中。

4實施方案

第一步：統(tǒng)一建設(shè)集團公司總部與各下屬機構(gòu)的檔案管理信息系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)對歷史檔案的數(shù)字化管理、實現(xiàn)對現(xiàn)行文件的有效管理、實現(xiàn)與現(xiàn)有各系統(tǒng)的無縫接口。

第二步：實現(xiàn)集團公司總部可以通過統(tǒng)一的界面查閱各下屬機構(gòu)的檔案信息資源。

第三步：實現(xiàn)集團公司總部與各下屬機構(gòu)檔案信息資源的互聯(lián)互通。

第四步：基于集團公司總部、各下屬機構(gòu)的數(shù)字化檔案資源，開發(fā)超大規(guī)模、分布式虛擬數(shù)字檔案館，建立集團數(shù)字檔案館。

通過建成的數(shù)字檔案館，實現(xiàn)檔案信息化，做到業(yè)務(wù)規(guī)范化，機構(gòu)網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)據(jù)電子化，進一步促進企業(yè)集團邁向國際化。

第二篇：看電力企業(yè)信息化建設(shè)

一、信息化建設(shè)與企業(yè)發(fā)展相互促進

企業(yè)信息化建設(shè)是不可能孤立存在的，它與企業(yè)的發(fā)展緊密相連，這一點在電力企業(yè)中的表現(xiàn)尤為突出。電力是一個傳統(tǒng)的行業(yè)，近年來，隨著經(jīng)濟的持續(xù)走高，對能源的需求日益加大，客觀上促進了電力工業(yè)的快速發(fā)展，電力企業(yè)也在這個過程中同步發(fā)展壯大，然而，企業(yè)的管理水平、核心競爭能力等并沒有得到相

應(yīng)的提高。由于電力行業(yè)至今仍然帶有強烈的壟斷性質(zhì)，在一定程度上阻礙和延緩了電力企業(yè)管理創(chuàng)新和提升核心競爭力的緊迫感，因此必須借助一定的手段，信息化就是當(dāng)中最重要的手段之一。

作為重要的管理手段，信息化會帶來企業(yè)生產(chǎn)效率和管理水平的提高，進而帶來企業(yè)經(jīng)濟效益的提高，反之，企業(yè)發(fā)展了，經(jīng)濟實力增強了，也為信息化的進一步發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。最簡單的例證是，企業(yè)有實力(資金)才可以使信息化的裝備水平不斷改進。

信息化與企業(yè)的管理水平是相輔相成的。企業(yè)管理水平是基礎(chǔ)，信息化是工具和手段。沒了基礎(chǔ)，手段就成了無本之木、無源之水。在管理水平較低、管理制定不健全的情況下，信息化程度卻很高，這是不可想象的。而管理水平的提高，特別是社會發(fā)展帶來的快節(jié)奏工作要求，會對信息化的發(fā)展自然產(chǎn)生需求拉動。

信息化與企業(yè)管理水平之間是辯證的關(guān)系，二者循環(huán)往復(fù)，不斷促進，多年來的實踐也證明了這一點。20世紀80年代，計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開始發(fā)展，但當(dāng)時企業(yè)的發(fā)展還未達到一定水平，管理水平也未達到一定高度，信息化發(fā)展不是很快，到了20世紀90年代，信息化的發(fā)展步伐逐步加快，尤其是到了21世紀，信息化建設(shè)無論在國家電力公司、省網(wǎng)公司還是下面的發(fā)、供電企業(yè)都呈現(xiàn)出快速發(fā)展的勢頭。

二、體制改革和管理創(chuàng)新是電力企業(yè)信息化的根本力量

市場經(jīng)濟是信息化發(fā)展的最好土壤。在市場經(jīng)濟中，市場主體是多元分散的，決策也是分散獨立的，市場主體決策的正確性很大程度上依賴于信息的狀況，而信息化為此提供便利、有效的手段，所以市場化程度越高，就越可能最大限度地利用信息技術(shù)的成就，為經(jīng)濟決策服務(wù)。

反過來看看目前國內(nèi)的電力企業(yè)，最近在報刊、電視等媒體上頻繁出現(xiàn)以電力行業(yè)為代表的壟斷行業(yè)員工福利居高不下的報道，顯然，電力企業(yè)已經(jīng)被指認為壟斷行業(yè)中的典型。也就是說，電力是目前國內(nèi)市場化程度最低的產(chǎn)業(yè)，因此，電力企業(yè)缺乏信息化建設(shè)乃至管理變革的最原始動力就不難理解了?？陀^地說，在目前的經(jīng)濟體制和市場機制條件下，要求電力企業(yè)從根本上推進的信息化建設(shè)是不現(xiàn)實的，因為這必然要以管理創(chuàng)新為前提，而管理創(chuàng)新從根本上來說，又必須要以充分的市場化為前提。

因此，電力企業(yè)信息化的出路從根本上來說要靠大力推進體制改革，加快電力行業(yè)的市場化步伐;而作為電力企業(yè)本身來說，管理層必須樹立長遠的戰(zhàn)略視野，切實地認識到市場化終究是不可避免的，以管理變革為切入點，帶動信息化建設(shè);同時，也以信息化建設(shè)為手段，提升電力企業(yè)的管理和運營水平。

三、電力企業(yè)信息化建設(shè)的出路與構(gòu)想

（一）電力企業(yè)信息化建設(shè)的出路

(1)確立信息化建設(shè)與企業(yè)轉(zhuǎn)變管理方式的辯證關(guān)系

業(yè)務(wù)需求驅(qū)動信息化建設(shè)，信息化促進管理變革和業(yè)務(wù)能力的提升。電力企業(yè)的信息化要獲得成功，必須牢固樹立信息化是固化基礎(chǔ)管理、活化綜合管理、建立風(fēng)險管理、強化戰(zhàn)略管理的重要變革工具;是實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展、控制運營成本、挖掘企業(yè)價值的有效手段的思想。要樹立信息技術(shù)是管理變革的第一推力的觀念，通過信息化來推動管理現(xiàn)代化，將信息技術(shù)的應(yīng)用與企業(yè)現(xiàn)代化所引發(fā)的管理和組織變革同步考慮和改進。

信息化建設(shè)和企業(yè)轉(zhuǎn)變管理是一個循環(huán)、互動的過程，在這個過程中，必須明晰電力企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，認清電力企業(yè)的管理特性，客觀評價電力企業(yè)的信息化現(xiàn)狀，認真運用swot等現(xiàn)代管理工具進行深入分析，瞄準國內(nèi)外先進標桿，實現(xiàn)管理變革和信息化建設(shè)的全面推進。

(2)注重信息化建設(shè)的過程和策略

信息化引發(fā)企業(yè)變革，形成基于信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的全新企業(yè)運行和管理模式，是現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的必然過程。因此信息化不是單純的項目組合和信息堆積，也不是用信息技術(shù)手段對現(xiàn)有的管理模式照葫蘆畫瓢式地“數(shù)字化”描述，不可能一蹴而就、一勞永逸。

基礎(chǔ)環(huán)境的不斷調(diào)整、變化、發(fā)展、再調(diào)整、再變化、再發(fā)展導(dǎo)致信息化建設(shè)沒有固定的成功模式，因此要注重建設(shè)策略。電力企業(yè)還處于改革進程中，信息化建設(shè)應(yīng)實施規(guī)劃先行、實施緊隨、穩(wěn)步推進的螺旋式遞進策略，重點突出對核心業(yè)務(wù)的支持，注重先進性、針對性和操作性的有效結(jié)合。

(3)正確把握和運用“一把手”在企業(yè)信息化中的作用

信息化是“一把手工程”，在這“一把手工程”中，重要的不僅僅是“一把手”在信息化工程中的組織者地位，而是要把“一把手”對信息化在企業(yè)戰(zhàn)略中的定位，“一把手”對信息化帶動管理變革和創(chuàng)新作用的認識，“一把手”堅定不移地把信息化進行到底的決心，“一把手”將新技術(shù)、新理念運用到管理創(chuàng)新中的能力，影響并滲透到企業(yè)文化及員工思想行為中，從而使全體員工融人到“一把手工程”的企業(yè)氛圍中，形成一種強大的企業(yè)文化，把信息化作為自我加壓、自我完善、自我提升和自我創(chuàng)新的自覺行動。

(4)切實加強信息的標準化工作

企業(yè)信息化進展到現(xiàn)在，之所以形成眾多的“信息孤島”，很大程度上是由于信息化過程中忽視信息標準化這項基礎(chǔ)工作，如技術(shù)平臺的標準化、信息編碼的標準化等。

企業(yè)信息化需要總體規(guī)劃，需要從最底層的業(yè)務(wù)流程調(diào)整和優(yōu)化做起。但任何企業(yè)級的信息系統(tǒng)都不可能涵蓋企業(yè)的所有業(yè)務(wù)活動，因此資源整合和系統(tǒng)集成是信息化進程中永恒的話題，而標準化則是資源整合和系統(tǒng)集成成功的基礎(chǔ)。

(5)信息安全和運維體系建設(shè)是信息化不容忽視的重要環(huán)節(jié)

隨著信息化的快速發(fā)展，信息技術(shù)已滲透到企業(yè)各業(yè)務(wù)領(lǐng)域，信息安全問題日漸突出。在如火如荼地進行信息安全防護系統(tǒng)建設(shè)的同時，構(gòu)建強壯的i t運維管理體系不容忽視。如何將靜態(tài)的被動式運維管理轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)的主動式運維管理，使信息技術(shù)運維的風(fēng)險降到最低，是信息化過程中必須關(guān)注的重要環(huán)節(jié)。

總之，信息化發(fā)展不能與企業(yè)的管理現(xiàn)狀相背離。必須仔細審視自身現(xiàn)狀，找到信息化的準確定位和恰當(dāng)?shù)那腥它c，探索與之相適應(yīng)的信息化發(fā)展道路。

（二）電力企業(yè)信息化建設(shè)思路

(1)總體目標：作業(yè)層實現(xiàn)流程網(wǎng)絡(luò)化，提高工效;管理層實現(xiàn)定量化，提高質(zhì)量;同時實現(xiàn)決策支持智能化，有效提高企業(yè)管治和競爭力。上述目標的實現(xiàn)，有賴于下列各項工作：

――建立和完善信息系統(tǒng)體系，消除信息孤島，實現(xiàn)數(shù)據(jù)集中管理和信息共享，通過數(shù)據(jù)整合，保證企業(yè)管理數(shù)據(jù)的準確性、完整性與唯一性，――建立電力企業(yè)一體化信息安全保障體系，構(gòu)建信息系統(tǒng)運行環(huán)境支撐平臺與通信網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)平臺，創(chuàng)建高效、有序、統(tǒng)一的企業(yè)信息技術(shù)環(huán)境，實現(xiàn)信息系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定、可靠運行，――完成公司主營業(yè)務(wù)(財務(wù)、營銷、生產(chǎn)、人力資源、工程項目、物流)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)。

(2)建設(shè)思路：

――構(gòu)建一體化的信息系統(tǒng)體系框架。按照“專業(yè)開發(fā)，應(yīng)用集成”的一體化建設(shè)部署，構(gòu)建信息系統(tǒng)體系框架;

――通過統(tǒng)一的信息應(yīng)用集成平臺(eai)實現(xiàn)各主營業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)間的信息交換與業(yè)務(wù)整合;

――通過統(tǒng)一的企業(yè)信息門戶(eip)，實現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)的信息共享，為電力企業(yè)管理決策提供信息支撐;

――建立信息安全保障體系與運行環(huán)境支撐平臺，保障信息系統(tǒng)的安全與穩(wěn)定運行;

――信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)內(nèi)容主要包括“三個平臺一個中心”，即信息網(wǎng)絡(luò)平臺、信息安全平臺、應(yīng)用集成平臺和區(qū)域性數(shù)據(jù)中心。信息網(wǎng)絡(luò)、信息安全平臺與數(shù)據(jù)中心與管理信息系統(tǒng)建設(shè)同步進行、適度超前。

四、加快電力企業(yè)信息化建設(shè)的幾點意見和建議

1、理順企業(yè)信息化管理體制，實踐規(guī)范、有序和高效的企業(yè)信息化建設(shè)模式。需要指出的是，信息化建設(shè)的投資策略應(yīng)該以信息化規(guī)劃實施為依據(jù)，創(chuàng)造條件落實信息技術(shù)規(guī)劃類專項計劃資金。

2、大力推進信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。按照管理數(shù)據(jù)區(qū)域性集中處理和存儲的要求建設(shè)信息化基礎(chǔ)設(shè)施，為各主營業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用創(chuàng)建良好的信息技術(shù)環(huán)境。

3、加快信息安全基礎(chǔ)設(shè)施(pki)系統(tǒng)及防病毒體系建設(shè)，逐步完成數(shù)據(jù)中心和容災(zāi)數(shù)據(jù)中心的建設(shè)。

4、落實信息應(yīng)用集成平臺(eai)和統(tǒng)一企業(yè)信息門戶(eip)的建設(shè)。

5、加快信息資源整合與主營業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用。電力企業(yè)信息資源統(tǒng)一開發(fā)利用要緊密圍繞電力主營業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用這一中心環(huán)節(jié)，按照“先試點后推廣，分步實施，整體推進”的策略，穩(wěn)步推進財務(wù)、營銷、生產(chǎn)、人力資源、工程項目和物流等管理信息系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用，通過實實在在的應(yīng)用效果提升企業(yè)信息化的價值。

第三篇：檔案信息化建設(shè)

論檔案信息化建設(shè)

摘要：檔案信息化是是檔案工作向現(xiàn)代化邁進的必由之路，必須加強檔案信息化建設(shè)。目前，在檔案信息化建設(shè)中存在缺乏統(tǒng)一標準和規(guī)范；檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)“老化”，思想認識不到位，重視程度不夠；軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對薄弱，工作基礎(chǔ)較差；數(shù)據(jù)保護存在風(fēng)險等問題。因此必須加強檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)和檔案信息標準規(guī)范化建設(shè)。關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)問題重點

Abstract: The file information is the way that must be taken which makes great strides forward to the modernization of the file work, must strengthen the file information construction.At present, exists in the file information construction lacks the unification standard and the standard;The records management personnel knowledge structure “the aging”, the ideological recognition does not arrive, takes the degree to be insufficient;Software system and its application relatively weak, the work foundation is worse;

Question and so on data protection existence risk.Therefore must strengthen the records management personnel's quality construction and the file information standard standardization construction

Keyword: The file information constructionthe questionthe key

檔案是指人類社會各項實踐活動的真實記錄，是第一手的原生信息，因而是社會的寶貴財富，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案工作深深植根于人類社會生活，并隨著社會文明程度的提高，越來越深入到社會生活的各個方面，發(fā)揮著越來越重要的作用。

人類進入信息社會以后，檔案對人類認識客觀世界和主觀世界，對傳承人類文明，對經(jīng)濟發(fā)展和科技創(chuàng)新，具有著越來越不可替代的作用。因此，加快檔案工作融入信息社會的步伐，把檔案信息化納入國民經(jīng)濟和社會信息化的總格局中，大力推動檔案信息化建設(shè)，己是檔案部門和廣大檔案工作者義不容辭和刻不容緩的重要任務(wù)。檔案信息化是檔案工作向現(xiàn)代化邁進的必由之路，是檔案工作實現(xiàn)歷史與未來有機鏈接的戰(zhàn)略之舉。

一、檔案信息化及檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

什么是檔案信息化？楊公之主編的《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》一書定義為在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務(wù)。換句話說就是：檔案信息化是以計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)為手段，以現(xiàn)代管理學(xué)為理念，以服務(wù)于全社會為宗旨而開展的一項涉及多學(xué)科知識交叉應(yīng)用的新型工作模式，其核心和目標是發(fā)展檔案業(yè)務(wù)，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，挖掘檔案的社會價值，提高全民族的文化素養(yǎng)，造福于后代。

檔案信息化建設(shè)則是這樣一個過程：隨著信息技術(shù)水平的提高及其在檔案管理工作中應(yīng)用程度的變化，檔案信息化建設(shè)的階段性目標也要及時做出相應(yīng)調(diào)整，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會表現(xiàn)出一定差異[1]。檔案信息化建設(shè)的基本推動力量是信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛運用；檔案信息化建設(shè)以提高檔案工作現(xiàn)代化水平和確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與服務(wù)的基本框架為階段性目標；在檔案信息化建設(shè)過程中必須重視重新思考檔案管理的原則、理論與方法；檔案信息化建設(shè)的最終目標是最大限度延長檔案信息滿足社會各界的需求，從而更好地為檔案信息的社會化服務(wù)。

二、當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中存在的問題

檔案信息化一般包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標準規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊伍建設(shè)等方面。

在檔案信息化建設(shè)中存在的問題包括以下幾個方面：

1、缺乏統(tǒng)一標準和規(guī)范。

目前，許多部門在建設(shè)檔案信息化過程中往往只重視發(fā)展先進通信設(shè)備和購置高檔計算機系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標準規(guī)范化建設(shè)，結(jié)果是有路無車，投入巨額資金建成的檔案信息系統(tǒng)無法轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟和科學(xué)發(fā)展的催化劑。

具體表現(xiàn)在：計算機軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在嚴重的不足，計算機及其有關(guān)設(shè)備型號各異，設(shè)備檔次參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境：檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標準不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標準；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。

2、檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)“老化”，思想認識不到位，重視程度不夠。

老的檔案管理人員對紙質(zhì)檔案的管理理論、原則、方法和技術(shù)已熟門 熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲、傳輸、檢索、利用等技術(shù)；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計算機技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)，對檔案管理的基礎(chǔ)知識、管理原則和管理環(huán)節(jié)卻懂得不多，這已是一個普遍存在的共同問題。目前各單位檔案部門的檔案管理人員僅僅是普通的微機操作員，他們既沒有經(jīng)過專業(yè)學(xué)習(xí)，也沒有通過系統(tǒng)培訓(xùn)，只是憑借著幾年的微機操作經(jīng)驗來管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，出現(xiàn)問題有時只能坐等專業(yè)技術(shù)人員前來解決。這些問題的存在，已經(jīng)嚴重地制約了整個檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

還有些管理人員傳統(tǒng)思想嚴重，對檔案信息化缺乏必要的認識，沒有把檔案信息化建設(shè)擺到應(yīng)有的高度，認為檔案信息化離自己還比較遠，認為檔案信息化是技術(shù)部門的事情，不需要業(yè)務(wù)人員參與其過程等等。

3、軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對薄弱，工作基礎(chǔ)較差。

許多檔案館雖然購置了硬件設(shè)備，但其軟件應(yīng)用水平和利用效率不高，大多以單機和簡單的網(wǎng)上操作為主，局限于實現(xiàn)簡單的查詢和利用，沒有真正發(fā)揮作用；另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級，4、數(shù)據(jù)保護存在風(fēng)險

目前，我國數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術(shù)上的不斷升級，設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻，但是單純從技術(shù)角度只能被動地解決一個方面的問題，而不能長遠、全面地規(guī)范、保障數(shù)據(jù)安全。另外，從數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)本身的防范能力來講，在快速變化的信息環(huán)境下，改進數(shù)據(jù)庫保護方案不可能與時俱進，技術(shù)的改進不能完全防止計算機犯罪的發(fā)生，這也是風(fēng)險所在。

三、檔案信息化建設(shè)的重點

（一）、檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

檔案信息化建設(shè)最關(guān)鍵的是高素質(zhì)創(chuàng)新人才的培養(yǎng)。隨著大量高新技術(shù)在檔案部門的廣泛應(yīng)用，必須建立一支分工合理、結(jié)構(gòu)科學(xué)、素質(zhì)過硬、保障有力的檔案管理隊伍。

1、提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)[2]

業(yè)務(wù)素質(zhì)問題關(guān)系到檔案工作數(shù)字化建設(shè)成敗關(guān)鍵。檔案信息化建設(shè)涉及數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)、計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動化和文檔一體化管理，簡言之，就是把計算機技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)運用于文書工作和檔案管理，可謂一項檔案技術(shù)工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和檔案管理知識，還要掌握一些自然科學(xué)基礎(chǔ)理論知識、計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和操作技能。具體而言，檔案工作人員應(yīng)該做到：

①能熟練運用信息工具。作為檔案管理人員，要注重自我完善，掌握計算機理論知識

和運用技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。

②能捕捉檔案信息。當(dāng)今信息時代，社會將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評價檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強的信息捕捉能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。

③能鑒定有效的檔案信息。作為檔案管理人員，要把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者，這是利用者評價檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個重要標準。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息份量重大，內(nèi)容也十分蕪雜，檔案工作者必須具備比以往更強的鑒定評估能力，對檔案信息進行判斷、鑒選、分析，從中篩選出對特定利用者有用的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

④能加工、提煉檔案信息。信息社會，檔案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已遠遠無法滿足他們的需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價值，從不同角度進行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產(chǎn)生出新的檔案信息產(chǎn)品。從而實現(xiàn)檔案信息的滲透增值能力，達到高效利用的目的。

２、提高檔案管理人員的思想素質(zhì)

①堅定的政治信念。檔案工作是一項政治性、機密性很強的工作.因此，檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守黨和國家的各項法律、方針、政策，嚴守機密，樹立政治意識和政治信念。

②熱情的工作態(tài)度。檔案工作具有服務(wù)性強的特點，要求檔案管理人員要樹立愛業(yè)、敬業(yè)、奉獻的精神和不為名、不為利的價值觀.在服務(wù)態(tài)度上，力爭做到主動熱情、耐心周到.力爭把檔案的潛在價值轉(zhuǎn)化成有用性、可用性的社會效益和經(jīng)濟效益。

③嚴謹細致的工作作風(fēng)。檔案工作不僅是一項政治性、服務(wù)性很強的工作，也是一項復(fù)雜、細致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴謹細致的工作作風(fēng)。這種工作作風(fēng)，要求我們整理檔案的區(qū)分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔集內(nèi)容、利用檔案的咨詢等各個環(huán)節(jié)都要準確無誤。

④較強的事業(yè)心。檔案的收集工作是一項難度較大的工作，這就要求我們要在工作實踐中培養(yǎng)強烈的事業(yè)心，高度的責(zé)任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業(yè)奉獻精力與時間，不為一時的困難所嚇倒，為檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)勤奮學(xué)習(xí)，鉆研業(yè)務(wù)。

（二）、檔案信息標準規(guī)范化建設(shè)

檔案信息化標準規(guī)范主要包括管理性標準規(guī)范、業(yè)務(wù)性標準規(guī)范和技術(shù)性標準規(guī)范。[3]標準規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的“交通法規(guī)”，檔案信息化法律法規(guī)和各種標準的支持，需要國家檔案行政部門制定一整套統(tǒng)、規(guī)范化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最只能建立在標準規(guī)范的基礎(chǔ)上，必須要有相關(guān)大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。

實行檔案館室規(guī)范化管理可以增強檔案工作者和領(lǐng)導(dǎo)干部檔案法律意識；也極大地提高了檔案工作的科技含量！

①檔案信息著錄的規(guī)范化

檔案著錄包括著錄原則、方法、項目、格式、文字、來源、詳簡級次、主要規(guī)則和標識符號等。檔案著錄是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫的第一步，通過著錄將文件的內(nèi)容和形式特征記錄下來，形成數(shù)據(jù)條目，再將數(shù)據(jù)條目錄入計算機，組成檔案信息數(shù)據(jù)庫。著錄必須統(tǒng)一規(guī)范，否則就會在出現(xiàn)同一事物或同一人物具有不同的名稱，而不同的事物或不同的人物卻具有同一名稱等一系列問題時，造成同一檢索點的條目前后不一致的現(xiàn)象，影響檔案機讀目錄數(shù)據(jù)的檢索和利用效率。目前，我國已有《檔案著錄規(guī)則》《電子文件著錄規(guī)則》等一些標準，這是我國檔案信息化工作規(guī)范化的重要文件，我們的著錄標引工作應(yīng)以此為標準。

②檔案信息存儲的規(guī)范化

目錄檔案信息多以硬盤為存儲方式，隨著數(shù)量的增加，為了安全起見，就要考慮卸載方式保存檔案的信息，要研究統(tǒng)一的存儲載體，如果以光盤為主，那么就要對光盤作為檔案信息的保存載體進行研究，并制定相應(yīng)的標準和操作規(guī)范。

③檔案信息管理軟件開發(fā)技術(shù)的規(guī)范化

檔案信息管理是對傳統(tǒng)檔案實體信息及檔案的管理信息利用計算機進行的輔助管理。作為一個規(guī)范化的檔案計算機管理系統(tǒng)軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發(fā)利用及檔案統(tǒng)計等基本業(yè)務(wù)管理能力。它不是簡單的模擬手工作業(yè)，而是根據(jù)檔案管理中各個環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)工作流程，結(jié)合計算機硬件特性來實現(xiàn)一個具有高效率、高質(zhì)量、簡捷的合理化工作模式。因而我們應(yīng)該更新原有的檔案信息管理系統(tǒng)，將原系統(tǒng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫平滑轉(zhuǎn)入新的信息平臺并投入使用，使其為檔案資源數(shù)據(jù)庫高度共享奠定一個良好的基礎(chǔ)。

注釋：

[1] 崔麗君：《檔案信息化建設(shè)芻議》，《當(dāng)代經(jīng)理人》，2006年第6期。

[2] 雷亞旭：《檔案信息化建設(shè)的管理與改進》，《實用醫(yī)技雜志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周風(fēng)云、趙煥中、姜桂娥：《淺談檔案信息化建設(shè)的思路》，《山東檔案》，2004年第2期

第四篇：檔案信息化建設(shè)管理

【關(guān)鍵詞】信息化

［摘要］ 檔案信息化建設(shè)是新時期檔案部門的一項基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，需要我們從各方面予以重視，從基礎(chǔ)設(shè)施、信息資源建設(shè)、目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)以及管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)等各方面予以加強。本文僅就如何加強檔案信息化建設(shè)，開創(chuàng)檔案工作新局面方面談些粗淺的看法，以與大家共同探討。

［關(guān)鍵詞］ 信息化；目錄數(shù)據(jù)庫；電子檔案；檔案管理

檔案是人類社會各項實踐活動的真實記錄，是社會的寶貴財富，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案事業(yè)是維護歷史真實面貌的永恒的事業(yè)。檔案工作深深植根于人類社會生活，與人類社會發(fā)展同步，并隨著社會文明程度的提高,越來越深入到社會生活的各個方面，在經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、精神文明建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。

檔案信息化建設(shè)是新時期檔案部門的一項基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，是檔案工作向現(xiàn)代化邁進的必由之路，是檔案工作實現(xiàn)歷史與未來有機鏈接的戰(zhàn)略之舉。黨和國家十分重視信息資源開發(fā)利用工作，我們必須切實從各方面加大力度，予以重視。

第一，要把檔案信息化建設(shè)的各項工作納入科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。檔案信息化建設(shè)是一盤棋，要統(tǒng)籌規(guī)劃，科學(xué)分析，有計劃、有步驟地把檔案信息化的各項工作做好。要搞好工作布局，經(jīng)濟條件具備的地區(qū)檔案信息化可以先行一步，帶動其他地區(qū)發(fā)展。要搞好工作規(guī)范，確保檔案信息化的各項工作按照國家相關(guān)標準、規(guī)范有序推進，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、長期可讀、便于共享。

第二，要通過檔案信息化整合，帶動各項檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。檔案信息化建設(shè)是一項科學(xué)系統(tǒng)工程，涉及到檔案工作的方方面面。檔案信息化的順利開展必須有良好的業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)，需要配備現(xiàn)代化的設(shè)備和相關(guān)人才，需要各部門通力合作。各級檔案部門要以開展檔案信息化工作為抓手，整合、帶動各項基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的發(fā)展，使檔案事業(yè)各項工作邁上一個新的臺階。

第三，要確保檔案信息化建設(shè)的整體效益和質(zhì)量。檔案信息化建設(shè)是一項長期任務(wù)，工作量非常大，一定要嚴把質(zhì)量關(guān)，保證利用檔案信息的查全、查準，力求檔案信息管理系統(tǒng)運行的安全、可靠。同時要增強檔案安全意識，對于信息化條件下涉密檔案的開發(fā)利用，一定要把安全防范措施放在首位，對于那些密級較高的檔案，原則上不進行數(shù)字化，可采取其他保護和復(fù)制措施。

作為領(lǐng)導(dǎo)及檔案人員應(yīng)該如何改進檔案管理工作?

根據(jù)“全國檔案信息化建設(shè)實施綱要”及許多檔案專家的建議和多年檔案工作的實踐經(jīng)驗,我們應(yīng)該遵循:“適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的需要，把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標，加快推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進程,促進檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展,為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的宗旨，改進思路，從各方面強化檔案信息化建設(shè):

第一，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建設(shè)數(shù)字化檔案館,大致包括檔案館庫房建設(shè),檔案館館藏建設(shè),檢索工具建設(shè),規(guī)章制度建設(shè),專兼職檔案干部隊伍建設(shè)及檔案服務(wù)利用工作等等.繼續(xù)推進運用計算機管理檔案,提高檔案館計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度,逐步提高檔案信息化水平。

第二，促進檔案信息資源建設(shè)。要建設(shè)數(shù)字化檔案館,首先要用現(xiàn)代信息處理技術(shù)對檔案館中存儲的檔案包括紙制檔案,照片底片檔案,錄音,視頻檔案等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進行數(shù)字化處理和存儲,即進行數(shù)字化檔案館館藏的建設(shè)。

第三，加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。要充分運用計算機技術(shù),加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè),提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。各部門向檔案館移交檔案時,要盡量做到同時移交機讀目錄。

第四，積極推進檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。有條件的檔案館應(yīng)通過接收電子檔案,對各種類型檔案進行數(shù)字化管理等方法,積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)字庫和多媒體,盡快實現(xiàn)檔案全文信息查詢,不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。

第五，加強電子檔案歸檔管理。檔案部門要根據(jù)檔案管理的要求,加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo),保證各單位產(chǎn)生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法,制定電子檔案管理辦法。最后實現(xiàn)檔案信息處理計算機化,信息存儲數(shù)字化,信息采集實時化,信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。

檔案工作要在未來社會中占據(jù)一席之地,必須具備基本的信息競爭能力。而對此產(chǎn)生直接影響的關(guān)鍵因素之一是檔案工作者的素養(yǎng),尤其是信息素養(yǎng)。而素養(yǎng)的提高又主要體現(xiàn)在以下幾種能力的錘煉之中。

運用信息工具的能力，這是信息時代必須放在首要位置的一種能力,檔案人員要注重自我完善,掌握計算機理論知識和運用技能,使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具,特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具,為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。

檔案信息的獲取能力。長期以來,檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案試實體的收集,并且始終未能擺脫“重藏輕用”的局面。而信息時代，社會將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評價檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強的信息獲取能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢，熟悉網(wǎng)上的檔案信息資源，引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。

檔案信息的鑒定、評估能力。把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者是檔案工作著的一項基本職責(zé)，也是利用者評價檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個重要標準。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息量十分巨大，內(nèi)容十分龐雜，檔案工作者必須具備比以往更強的鑒定評估能力，對檔案信息進行判斷、鑒選、綜合分析，從中捕捉到與特定利用者密切相關(guān)的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

檔案信息的加工、提煉能力。信息社會，利用者需求的是“精要”信息，提供“原件”已遠遠無法滿足利用者各類復(fù)雜的需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價值，從不同角度進行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產(chǎn)生出新的檔案信息產(chǎn)品。從而實現(xiàn)檔案信息的滲透增值能力，達到高效利用的目的。

總之，檔案管理工作是一門深奧的學(xué)問，做好檔案工作是無止境的，檔案信息化建設(shè)也是一個循序漸進和不斷探索的過程。檔案人員只有不斷提高素質(zhì)，不斷探索新路，才能夠使檔案事業(yè)不斷向前邁進。

參考文獻：

［1］沈運青．提高檔案意識發(fā)展檔案事業(yè)［Ｊ］．龍巖師專學(xué)報(社會科學(xué)版)第15卷第2期.［2］段春梅.淺談檔案工作服務(wù)創(chuàng)新［Ｊ］．北京檔案，2004，5．

第五篇：淺談城建檔案信息化建設(shè)

同程教育（）-專注于個性化人力資源開發(fā)與管理今同程,為明天！

淺談城建檔案信息化建設(shè)

摘要：檔案信息化就是在加強城建檔案信息數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上，逐步向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。通過網(wǎng)絡(luò)最大限度地開發(fā)利用已開放城建檔案資源，使之更好地為經(jīng)濟和社會發(fā)展服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；建設(shè)

檔案信息化在城建檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對檔案信息進行了采集、管理和提供利用服務(wù)的工作。具體的可以理解為檔案信息實現(xiàn)“三化”：一是檔案信息數(shù)字化；二是檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用一體化；三是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。

一、檔案信息化建設(shè)的重要性及現(xiàn)實意義

1、檔案信息化建設(shè)的重要性

一是可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)城建檔案信息化，才能沖破檔案利用的種種局限，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二是可為科學(xué)研究和知識普及提供智能化服務(wù)。檔案信息化，可一次投入，多次產(chǎn)出，遠程服務(wù)，資源共享；提高檔案信息利用的時效性。

三是可避免出現(xiàn)“時空黑洞”。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和普及，電子政務(wù)、電子商務(wù)等將日趨普及。檔案人員要管好檔案，就是提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，使信息發(fā)揮最大的效益。

2、檔案信息化建設(shè)現(xiàn)實意義

檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，可以給管理人員、職能部門帶來更多資料詳見同程社區(qū)club.toonedu.com電話：400-617-0860

顯而意見的效果和收益。

一是檔案管理不再費時費力。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時費力。實行信息化后，檔案管理達到自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內(nèi)部進行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。數(shù)據(jù)錄入后，可以方便地打印出相關(guān)的收發(fā)文單據(jù)、匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫中的信息需要統(tǒng)計，并形成報表，由計算機處理，可以極大地提高管理人員的效率。

二是檢索查詢方便。傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案管理信息化后，可以實現(xiàn)即時查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。極大的減輕了工作人員的負擔(dān)。

三是提高整個部門的工作效率。實施檔案管理的信息化后，部門管理員工從繁重的手工勞動中解脫出來，提高職能部門的工作效率。

四是有效的提供服務(wù)。檔案管理的信息化，科技人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料，提高了工作效率。

二、檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)主要包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標準規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊伍建設(shè)等五個方面。

1、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

主要包括計算機、交換機、路由器、服務(wù)器、存儲器，以及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等，其核心是計算機網(wǎng)絡(luò)。只有建設(shè)先進的計算機網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。計算機網(wǎng)絡(luò)按照網(wǎng)絡(luò)連接的距離可分為局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)等三種類型。

2、檔案信息資源建設(shè)。

主要包括兩大方面，一是現(xiàn)有館藏檔案（包括紙質(zhì)檔案、縮微膠片的景像、錄音檔案和錄像檔案等）的數(shù)字化；二是收集和接收各種形式的電子文件，然后集成到統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫中。

3、標準規(guī)范建設(shè)。

這是檔案信息化快速、有序、健康發(fā)展的保障。管理規(guī)范包括數(shù)字檔案相關(guān)要領(lǐng)定義、移交、整理、存儲、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等；業(yè)務(wù)規(guī)范包括數(shù)字檔案的術(shù)語標準、資源描述、數(shù)字檔案的文件格式、元數(shù)據(jù)、對象數(shù)據(jù)格式標準等；技術(shù)規(guī)范包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標準、軟件系統(tǒng)工作平臺技術(shù)標準、存儲壓縮格式等。

4、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。

這是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。我們將依靠有關(guān)的技術(shù)力量，選用先進、適用和可靠的編碼、數(shù)據(jù)庫來加強檔案管理系統(tǒng)。

5、人才隊伍建設(shè)。

這是檔案信息化的成功之本。要始終把提高人的素質(zhì)放在第一位，加強對計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的培訓(xùn)。檔案人員要邊學(xué)邊實踐，不斷提高檔案信息化管理水平，正確處理好“路、車、貨、交通規(guī)則和駕駛員”的關(guān)系。“路”，是計算機網(wǎng)絡(luò)，“車”是計算機的硬件和軟件，“貨”是檔案數(shù)據(jù)庫，“交通規(guī)則”是標準規(guī)范，“駕駛員”是現(xiàn)代信息技術(shù)人員。有路無車不行；有了路和車，沒有貨不行；路修得再好，車再先進，沒有優(yōu)秀的駕駛員，仍是行不通的。因此，檔案信息化建設(shè)必須以人為本，并堅持把檔案數(shù)據(jù)庫作為核心要素來抓。

21世紀是信息產(chǎn)業(yè)主導(dǎo)世紀，逐步實現(xiàn)城建檔案信息化成為城建檔案事業(yè)發(fā)展的主流，面對新世紀的機遇與挑戰(zhàn)，我們只有把握機遇，迎接挑戰(zhàn)，加快發(fā)展，才能實現(xiàn)檔案事業(yè)的改革與創(chuàng)新，建立信息產(chǎn)業(yè)的檔案事業(yè)體系，并為建立信息化數(shù)字城市的建立打下良好的基礎(chǔ)。