第一篇：牛場鄉(xiāng)村級檔案管理規(guī)定

村級檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 為加強村委會檔案的規(guī)范化管理，防止村級檔案史料毀失，促進農(nóng)村經(jīng)濟發(fā)展和社會進步，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和國家檔案局、民政部、農(nóng)業(yè)部《關于加強社會主義新農(nóng)村建設檔案工作的意見》，結合我鄉(xiāng)實際，制定本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定所稱村委會檔案，是指村委會在其政治、經(jīng)濟、文教衛(wèi)生、科學技術及村民重大活動中直接形成的對國家、集體和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄。

第三條 鄉(xiāng)檔案室人員具體負責各村委會檔案工作的監(jiān)督和指導。

第四條 村委會檔案以村為單位集中統(tǒng)一管理，確保檔案完整、安全和有效利用。

第五條 村級檔案工作應在村黨支部、村委會領導下，由村文書具體負責收集管理本村各類檔案，從事檔案管理工作的村文書一般應

1具備高中以上文化程度，并經(jīng)過檔案業(yè)務知識培訓。

第二章 收集與整理

第六條 村委會應當建立文件材料收集、整理、歸檔制度，凡是反映本村工作、生產(chǎn)經(jīng)營以及其他具有查考價值的各種文件材料，均應交給村文書集中整理，歸檔保存，任何個人不得據(jù)為已有。

第七條 村委會所形成的全部檔案作為一個全宗管理。全宗名稱由鄉(xiāng)和村委會名稱組成。各村的全宗號由特區(qū)檔案管理機構確定。

第八條 文書檔案按年度、保管期限分類整理，于次年六月底前完成歸檔任務，歸檔范圍為：

（一）村級組織建設：村黨支部、村民委員會、共青團、婦聯(lián)、民兵等組織在換屆選舉、組織建設、工作會議、組織活動、工作請示、報告等各項工作中形成的文件材料及組織名冊、人員登記表等。

（二）村民自治：村民會議記錄；村民代表會議文件材料；民主決策、民主管理、民主監(jiān)督活動中形成的文件材料。

（三）村級事務管理：村委會年度工作計劃和總結、村委會基本情況、農(nóng)民家庭情況調(diào)查、社會治安綜合治理、安全生產(chǎn)、計劃生育、農(nóng)村新型合作醫(yī)療、社會保障、人口統(tǒng)計、戶籍管理、村務公開、優(yōu)撫救濟、民事調(diào)解、防疫、抗災救災、老齡、低保、五保、退耕還林、征地拆遷、農(nóng)民就業(yè)、農(nóng)村實用人才培訓、農(nóng)村人力資源開發(fā)、農(nóng)民工權益保障等村委會事務工作中形成的文件材料。

（四）村級資產(chǎn)債務管理：村委會財務會計材料；村集體土地征用、租賃合同及相關文件；土地、房屋、山林、池塘等集體資源分配承包合同、方案、臺帳、表冊等資料；村集體資產(chǎn)、債務、權益分配等材料；村債務清理化解、農(nóng)村合作基金等材料。

（五）農(nóng)業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動：村農(nóng)業(yè)生產(chǎn)規(guī)劃、實施方案；農(nóng)村經(jīng)濟收益分配、林業(yè)、畜牧、水產(chǎn)品統(tǒng)計；農(nóng)產(chǎn)品生產(chǎn)、銷售活動；種養(yǎng)殖業(yè)、產(chǎn)業(yè)經(jīng)營；現(xiàn)代農(nóng)業(yè)、特色農(nóng)業(yè)、農(nóng)業(yè)科技等材料。

（六）基礎設施建設：村級道路、電視、水庫、池塘等公用設施和大型工程建設文件材料；農(nóng)業(yè)生產(chǎn)發(fā)展重點工程項目文件材料；中心村集體規(guī)劃和村級學校、衛(wèi)生室、辦公樓等村委會集體房屋建設文件材料；村容整治、文明生態(tài)村建設文件材料等。

（七）村辦企業(yè)事業(yè)單位管理：村辦集體企業(yè)文件材料、企業(yè)利潤上繳分配等文件材料；村級幼兒園、學校等機構管理文件材料。

（八）村級文化建設：村委會文化活動設施設備材料；村級圖書、資料、信息、網(wǎng)絡等文化資源建設材料；文明村組、文明家庭建設材料；村級文藝團體、民間藝人、民俗民樂、地方戲曲或曲藝資料；村規(guī)民約；家譜族譜；村委會組織重大文化活動；農(nóng)村歷史文化遺產(chǎn)、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的記錄、保護與開發(fā)文件材料等。

（九）村級歷史沿革：村行政區(qū)劃調(diào)整、名稱變更、撤并文件材料；村歷史沿革、大事記、村史材料；村歷史名人、文化名人、歷任領導人文件材料；村重要史實、重大事件記錄材料。

（十）上級機關文件：上級機關對本村制發(fā)的文件材料；需要本村執(zhí)行的普發(fā)性文件材料。

第九條 電子聲像實物檔案按載體形式分別整理保存，歸檔范圍為：

（一）村委會重要活動，重大事件等方面形成的照片、錄音帶、錄像帶等。

（二）農(nóng)業(yè)生產(chǎn)科技信息活動中形成的電子光盤、移動硬盤等。

（三）各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、證書、印章等有紀念意義和憑證性的實物等。

第十條 歸檔文件材料應遵循各自形成規(guī)律和特點，保持文件材

料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。各類檔案的保管期限，由市檔案局另行制定。

第三章 保管與利用

第十一條 村委會應加強檔案管理基礎設施建設，配備必備的檔案裝具，保證檔案的完整與安全。

第十二條 村委會應當按照國家檔案局關于檔案移交的規(guī)定，定期向鄉(xiāng)檔案室移交檔案。

第十三條 村委會應建立健全檔案保管、鑒定、銷毀、利用、登記等各項制度。

第十四條 工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)中屬于保密和控制使用的新工藝、新材料、名優(yōu)特產(chǎn)品生產(chǎn)配方等檔案，應按照國家保密法律法規(guī)的有關規(guī)定進行管理，檔案管理人員不得擅自提供和泄露其內(nèi)容。

第十五條 鼓勵村民將個人珍藏的歷代各種史志、圣旨、詔書、嘉獎令、家史、家譜、族譜及國家領導人和著名人物的手跡、手搞、信札、日記、照片等檔案資料，向鄉(xiāng)及以上各級檔案機構捐贈或寄存。

第十六條 村委會檔案的提供利用，要以維護村集體和村民個人利益為原則，在保證檔案安全的前提下，采取多種形式滿足本村村民對檔案信息的需求。

第十七條 村民捐贈或寄存的檔案資料，捐贈或寄存者可優(yōu)先無償利用。其他單位和個人利用村民個人寄存的檔案資料，須經(jīng)寄存者同意。

第十八條 村委會應按照檔案保管期限的規(guī)定，定期對檔案進行鑒定。檔案鑒定工作，由村民委員會主任、檔案管理人員及有關專業(yè)人員負責，對經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，報鄉(xiāng)政府批準后，由2名以上人員監(jiān)銷。

第十九條 檔案人員(村文書)工作變動時，應在村民委員會主任的監(jiān)督下，辦理檔案交接手續(xù)，確保檔案安全。

第四章 獎勵與處罰

第二十條 對執(zhí)行本規(guī)定有下列事跡之一的單位和個人，由市檔案局或鎮(zhèn)人民政府給予表彰和獎勵：

（一）檔案管理和提供利用做出貢獻的；

（二）重要或珍貴的檔案資料捐贈給國家或集體的；

（三）同違反檔案法律法規(guī)行為作斗爭表現(xiàn)突出的。

第二十一條 村委會要防止檔案損毀丟失，嚴禁出賣、涂改、偽造檔案。對發(fā)生上述情況的，要及時上報特區(qū)檔案局查處。

第五章 附則

第二十二條規(guī)定在具體執(zhí)行中的問題由市檔案局負責解釋。第二十三條 本規(guī)定自2012年3月1日起施行。

第二篇：牛場鄉(xiāng)2013年經(jīng)濟社會發(fā)展規(guī)劃

牛場布依族鄉(xiāng)2013年經(jīng)濟和社會事業(yè)

發(fā)展規(guī)劃

一、指導思想

堅持以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，認真貫徹黨的十八大會議精神，深入落實科學發(fā)展觀，緊緊圍繞建設社會主義新農(nóng)村、全面建設小康社會、構建和諧牛場平安牛場三大目標，進一步提升農(nóng)業(yè)農(nóng)村發(fā)展水平，進一步加大固定資產(chǎn)投資力度，進一步加強精神文明建設，進一步發(fā)展社會事業(yè)，進一步解決民生問題，堅定信心，振奮精神，團結拼搏，開拓創(chuàng)新，努力推動全鄉(xiāng)經(jīng)濟社會全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展，實現(xiàn)牛場經(jīng)濟社會歷史性的跨越發(fā)展。

二、基本思路

（一）統(tǒng)籌兼顧，科學發(fā)展。堅持環(huán)境建設、經(jīng)濟建設、城鎮(zhèn)建設同步規(guī)劃、同步實施、同步發(fā)展的方針；實現(xiàn)環(huán)境效益、經(jīng)濟效益、社會效益的和諧統(tǒng)一；特別是要堅持將鄉(xiāng)鎮(zhèn)傳統(tǒng)風貌、民族風貌與現(xiàn)代化建設相結合，科學地進行生態(tài)環(huán)境保護和生態(tài)環(huán)境建設，注重經(jīng)濟社會的長遠發(fā)展。

（二）實事求是，因地制宜。要緊密結合上級黨委、政府的發(fā)展思路，針對牛場鄉(xiāng)的地理位置、環(huán)境特征、功能定位，正確處理好經(jīng)濟發(fā)展與人口、資源、環(huán)境的關系，合理確定牛場鄉(xiāng)的產(chǎn)業(yè)結構和發(fā)展規(guī)模，大力發(fā)展生態(tài)農(nóng)業(yè)、現(xiàn)代農(nóng)業(yè)、特色農(nóng)業(yè)，充分利用蓬萊現(xiàn)代生態(tài)農(nóng)業(yè)展示園的契機，全力促進牛場旅游業(yè)的跨越發(fā)展。

（三）真抓實干，推動跨越。要繼續(xù)推進招商引資工作，走出去引進來，始終把招商引資作為各項工作的重中之重，營造濃厚 1

氛圍，創(chuàng)造優(yōu)良環(huán)境，構造創(chuàng)業(yè)平臺，努力打造投資洼地，把鄉(xiāng)生態(tài)農(nóng)業(yè)、現(xiàn)代農(nóng)業(yè)、旅游業(yè)產(chǎn)業(yè)鏈建設作為招商引資主戰(zhàn)場，真正使符合產(chǎn)業(yè)政策項目能進得來、留得住、早投產(chǎn)，促進經(jīng)濟社會事業(yè)騰飛。

（四）關注民生，注重公平。堅持以人為本，更加關注經(jīng)濟社會協(xié)調(diào)發(fā)展，更加關注民生，更加關注社會公平和民主法制建設，實現(xiàn)經(jīng)濟建設、政治建設、文化建設、社會建設的有機統(tǒng)一，努力構建民主法治、公平正義、誠信友愛、充滿活力、安定有序、人與自然和諧相處的新城鎮(zhèn)，為實現(xiàn)跨越發(fā)展創(chuàng)造良好的社會環(huán)境。

三、奮斗目標

1、經(jīng)濟發(fā)展目標。到2013年，全鄉(xiāng)財政收入穩(wěn)定保持1000萬元以上，比2012年遞增15%，固定資產(chǎn)投資、招商引資在2012年的基礎上有一定提升。

2、社會發(fā)展目標。2013，城鎮(zhèn)化率有進一步提升，新增城鎮(zhèn)人口500人以上；人口自然增長率控制在4‰以內(nèi)；社會保障體系基本健全，各項社會保險覆蓋面力爭達到100%，社會保險費征繳達到95%以上，基本養(yǎng)老金、失業(yè)救濟金社會化發(fā)放面達到100%；失地農(nóng)民基本受到就業(yè)和社會保障；教育事業(yè)有進一步發(fā)展，中、小學辦學質(zhì)量有進一步提升；飲用水合格率達100%。

3、人民生活目標。2013年，農(nóng)民人均收入有大幅提升，達到白云區(qū)農(nóng)民人均收入水平；確保每一個村至少建成一個文化休閑廣場，為村民提供文體活動場所。

四、重點任務和戰(zhàn)略舉措

（一）加大農(nóng)村基礎設施建設力度。積極爭取2013年“一事一議”財政獎補項目，實施好農(nóng)村飲用水安全全覆蓋工作，徹底解決

全鄉(xiāng)人畜飲水困難。全面完成2012祁山土地整理項目、牛場（阿所、蓬萊）農(nóng)業(yè)綜合開發(fā)項目、黃官（落刀）標準化蔬菜基地建設項目,力爭啟動大山土地整理項目。全力對接鹽沙路至牛場城市干道道路、貴陽市快速通道等關系牛場經(jīng)濟發(fā)展的重大基礎設施項目，力促符合牛場鄉(xiāng)情的項目盡早實施，為牛場鄉(xiāng)經(jīng)濟社會實現(xiàn)快速發(fā)展夯實基礎。

（二）大力發(fā)展現(xiàn)代農(nóng)業(yè)和生態(tài)產(chǎn)業(yè)。一是建設現(xiàn)代農(nóng)業(yè)展示基地。舉全鄉(xiāng)之力積極配合貴州省現(xiàn)代農(nóng)業(yè)展示區(qū)的建設，搭建一個展示現(xiàn)代農(nóng)業(yè)新技術、新品種、新設施、新工藝、新模式的綜合平臺；二是建設食用菌基地。以貴州聚特工貿(mào)有限公司和貴州海曼高新農(nóng)業(yè)發(fā)展有限公司為龍頭，分別以阿所、牛場為核心，輻射帶動全鄉(xiāng)。采取“公司+基地+農(nóng)戶”的模式推動珍稀食用菌種植規(guī)模的擴大和品質(zhì)的提升；三是建設苗木種植基地。承接白云區(qū)萬畝花卉苗木基地轉(zhuǎn)移，大力發(fā)展花卉苗木產(chǎn)業(yè)，采取“公司+合作社+農(nóng)戶”模式，在全鄉(xiāng)范圍內(nèi)推廣苗木種植，積極支持配合云南洪堯園林綠化工程有限公司沿公路沿線構建“桂花走廊”，著力打造休閑觀光旅游帶。四是建設蔬菜種植基地。大力發(fā)展蔬菜種植，打造貴陽市蔬菜供應基地。抓緊黑石頭香蔥基地的轉(zhuǎn)移及貴州健德蔬菜食品有限公司的入駐的時機，分區(qū)域、有計劃的在各村發(fā)展香蔥、晚蕃茄、辣椒種植基地。五是建設特設養(yǎng)殖基地。大力發(fā)展特色種養(yǎng)殖。結合政府開展的微型企業(yè)扶持項目，在各村開展農(nóng)產(chǎn)品深加工、特色民間文化產(chǎn)品生產(chǎn)、能繁母豬飼養(yǎng)和大鯢養(yǎng)殖，形成“一村一品，一村一特”的產(chǎn)業(yè)格局。

（三）著力“筑巢引鳳”，不斷提高二、三產(chǎn)業(yè)在全鄉(xiāng)經(jīng)濟中的比重。一是全力做好以道路為主的基礎項目對接，力爭早日形成交通優(yōu)勢，結合牛場地緣優(yōu)勢，努力在貴陽經(jīng)濟圈中的運輸、倉儲、物流業(yè)等產(chǎn)業(yè)中占據(jù)一席之地；二是不斷豐富、完善家庭開心農(nóng)場旅游模式并擴大規(guī)模，吸引城市消費群體到農(nóng)村體驗回味鄉(xiāng)村生活，增加村集體和農(nóng)戶個人收益；三是結合“蓬萊仙界”的打造，推進牛場鄉(xiāng)村旅游業(yè)發(fā)展；四是全力推介黃官、瓦窯溫泉項目，打破牛場旅游業(yè)發(fā)展僵局，以此為載體，開創(chuàng)產(chǎn)業(yè)發(fā)展新局面，形成牛場經(jīng)濟發(fā)展增長極。

（四）加強項目建設，提升鄉(xiāng)域經(jīng)濟發(fā)展活力。一是積極支持貴州省物質(zhì)儲備局一五八處改擴建項目以及項目的實施。有效利用一五八處的資源，支持其擴大油品批發(fā)業(yè)務，促進倉儲業(yè)、物流業(yè)的發(fā)展。二是大力抓好招商引資工作。結合鄉(xiāng)自身實際，積極引進實力強、帶動好、效益高、影響大的企業(yè)入駐牛場，實現(xiàn)“企業(yè)發(fā)財、地方發(fā)展”，在帶動鄉(xiāng)發(fā)展的同時，解決好我鄉(xiāng)富余勞動力的就業(yè)問題，從而實現(xiàn)“地企雙盈”。

（五）努力改善民生，加快推進社會各項事業(yè)發(fā)展。統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，突出“保障民生”，全面推進社會公共事業(yè)發(fā)展。大力發(fā)展科教文衛(wèi)等事業(yè)。切實重視教育事業(yè)的發(fā)展，提高義務教育辦學水平，繼續(xù)落實“三免兩補”政策，確保每個適齡兒童不因貧困而輟學。以人的全面發(fā)展為中心，實現(xiàn)“兩降一升”為主要任務，抓好人口和計劃生育工作。建立控違、打非等工作的長效管理機制。健全社會保障體系，扎實推進新農(nóng)保工作。重視特困戶、殘疾人、老年人等困難群體利益，努力在全社會形成尊重、關心、幫助困難群體的良好風尚。切實做好救災和安全生產(chǎn)工作，切實維護人民群眾的生命財產(chǎn)安全。加強公共衛(wèi)生體系建設，鞏固新型農(nóng)村合作醫(yī)療參合率。抓好整臟治亂工作，強化目標責任，強化日常管理，改善農(nóng)村衛(wèi)生水平，提升農(nóng)村文明程度。

（六）加強和創(chuàng)新社會管理，強化政府服務職責。堅持穩(wěn)定

壓倒一切，推進“平安牛場”建設，依法打擊各種違法犯罪活動，掃除各種社會丑惡現(xiàn)象，全面提高我鄉(xiāng)群眾安全感滿意度。建立健全防范突發(fā)事件、重大自然災害及社會風險的預警和應對機制。深入開展平安鄉(xiāng)鎮(zhèn)創(chuàng)建活動。以“穩(wěn)定壓倒一切”為宗旨，以解決信訪突出問題為重點，以完善信訪工作長效機制為基礎，切實解決好涉及群眾切身利益的民生問題，嚴厲打擊了偷盜、搶劫等不法行為，集中辦理辦結一大批群眾反映的熱點難點問題，使遺難問題得到徹底解決。繼續(xù)抓好安全生產(chǎn)工作，嚴格執(zhí)行安全生產(chǎn)責任制和責任追究制，定期開展安全生產(chǎn)大檢查，加強安全生產(chǎn)專項整治，消除安全隱患，嚴厲開展安全生產(chǎn)領域“打非治違”行動，杜絕重大傷亡事故的發(fā)生。

中共牛場布依族鄉(xiāng)委員會牛場布依族鄉(xiāng)人民政府

二〇一二年十一月十九日

第三篇：檔案管理規(guī)定

檔案管理規(guī)定

第一章 總則

第一條 為加強檔案管理，規(guī)范檔案管理工作，更好地收集、保管和利用各類檔案資料，為公司經(jīng)營管理服務，制定本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定所稱的檔案是指公司在各項工作中形成的、具有查考利用價值的各種文字、統(tǒng)計報表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 檔案工作是公司的一項基礎工作，是維護公司合法權益、防范金融風險、記載歷史真實面貌、保證各項工作正常運轉(zhuǎn)的必要手段。

第四條 公司檔案管理實行“集中管理、分層保管”的原則。公司設檔案室，配專職檔案管理員；各部室設置檔案柜，配專兼職檔案管理員。

第五條 公司所有內(nèi)設機構和全體員工都有保護檔案的義務和責任。

第六條 檔案資料的收集、審核、修整、整理、移交、歸檔須列入有關人員崗位職責，部室負責人對檔案工作負有領導責任。檔案工作落實情況須寫入所有內(nèi)設機構和全體員工的工作總結與工作安排并納入公司績效考核。

第二章 公司檔案管理 第一節(jié) 歸檔內(nèi)容

第七條 歸檔內(nèi)容

凡是能夠反映公司經(jīng)營活動狀況、具有查考利用價值的資料，均應移交公司檔案室集中管理。歸檔內(nèi)容詳見《公司歸檔文件一覽表》（見附件一）。

公司檔案室保管的一級門類檔案分為文書檔案、會計檔案、業(yè)務檔案、科技檔案、聲像檔案、實物檔案六類。

第二節(jié) 歸檔時間

第八條 經(jīng)辦人員應隨時將辦理完畢的具有保存價值的檔案資料移交給部室兼職檔案員，并做好交接記錄；公司檔案管理員每周五集中接收各部室檔案管理員移交的歸檔資料，具體規(guī)定如下：

（一）文書檔案

合同（協(xié)議）、貸款時效、判決書、調(diào)解書等重要文書，必須于公司用印后2日內(nèi)移交公司檔案室。因合作方的原因，材料不能及時返回，最遲不得超過7個工作日歸檔，最遲時限以公司檔案員工作時間內(nèi)接收并簽字確認為準。特殊情況不能及時歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經(jīng)辦人、部室負責人、分管總裁、公司審批人簽字，報給相關考核部門。

收發(fā)文、總裁辦公會議記錄（紀要）、專業(yè)委員會會議記錄（紀要）等資料，秘書于次年3月31日前移交公司檔案室。董事會、監(jiān)事會、股東大會相關資料由總裁辦秘書于材料形成后5個工作日移交公司檔案室。

（二）會計檔案

會計檔案的二級門類包括：自主業(yè)務會計檔案、貸款業(yè)務會計檔案、臨柜會計檔案和其他會計檔案。自主業(yè)務會計檔案，每月及時整理、裝訂會計憑證、科目余額表和發(fā)生賬；按季裝訂柜臺每日報送的清退業(yè)務報表；按年裝訂財務報表、銀行對賬單等會計資料，隔年于1月31日前移交公司檔案室。

貸款業(yè)務會計檔案，由貸款財務部負責立卷，貸款財務部內(nèi)部指定專人負責貸款業(yè)務會計檔案的日常管理工作，貸款財務部負責人對貸款業(yè)務會計檔案管理工作負責。

貸款財務部每日根據(jù)業(yè)務處理情況，及時將貸款項目原始憑證粘貼在貸款項目記賬憑證后，防止遺失和散落。《資金貸款分配/兌付項目通知單》、《貸款項目資金運用付款通知單》、貸款項目清算報告復印件作為貸款項目原始憑證，也粘貼在貸款項目記賬憑證后。

貸款財務部每日應及時整理貸款項目原始憑證及記賬憑證；每月應及時整理貸款業(yè)務資產(chǎn)負債表、貸款業(yè)務利潤及利潤分配表、貸款項目資產(chǎn)負債表、貸款項目利潤及利潤分配表、貸款項目收益情況表、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單；每年應及時整理貸款項目科目余額表、貸款項目明細分類賬。

貸款項目完全清退3個月內(nèi)，貸款財務部應將以下資料歸檔：貸款項目原始憑證與記賬憑證、貸款項目科目余額表、貸款項目明細分類賬、貸款項目資產(chǎn)負債表、貸款項目利潤及利潤分配表、貸款項目收益情況表。貸款財務部按貸款項目單獨建立檔案盒，并逐盒歸檔。

對于存續(xù)期超過3年的貸款項目，以3年為周期進行立卷歸檔，直至貸款項目完全清退。為方便貸款業(yè)務會計檔案的查閱和使用，貸款財務部形成的存續(xù)期在3年以內(nèi)（含3年）貸款業(yè)務會計檔案由貸款財務部保管，存續(xù)期超過3年及完全清退但尚不夠銷毀年限的各類貸款業(yè)務會計檔案，應及時移交公司檔案室保管。

理財中心柜臺事中監(jiān)督員于營業(yè)次日9：00前將前一天發(fā)生的需交接的業(yè)務文書、單據(jù)憑證、報表等整理完畢后交接至合規(guī)風控部事后監(jiān)督員。

合規(guī)風控部事后監(jiān)督員于次年年初將上一年結束的合同文書類檔案、憑證類檔案、報表類檔案及其他需要歸檔的檔案向公司檔案室移交。

柜臺存取款憑條隔年于1月31日前移交公司檔案室。

歸檔最遲時限以公司檔案員工作時間內(nèi)接收并簽字確認為準。特殊情況不能及時歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經(jīng)辦人、部室負責人、分管總裁、公司審批人簽字，報給相關考核部門。

（三）業(yè)務檔案

業(yè)務檔案的二級門類包括：自主業(yè)務檔案和貸款業(yè)務檔案。

業(yè)務檔案的收集、交接、審核、整理、管理等按照本辦法和《業(yè)務檔案管理暫行辦法》執(zhí)行。

（四）科技檔案

基建檔案：固定資產(chǎn)、基建、工程項目資料在工程竣工驗收結算后5個工作日內(nèi)移交公司檔案室。電子檔案：財會、業(yè)務數(shù)據(jù)年備份用的光盤、硬盤，于次月前5個工作日內(nèi)移交公司檔案室。歸檔最遲時限以公司檔案員工作時間內(nèi)接收并簽字確認為準。特殊情況不能及時歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經(jīng)辦人、部室負責人、分管總裁、公司審批人簽字，報給相關考核部門。

（五）聲像檔案

聲像檔案于攝錄完成后5個工作日內(nèi)移交公司檔案室。最遲時限以公司檔案員工作時間內(nèi)接收并簽字確認為準。特殊情況不能及時歸檔的，必須提交書面說明（樣表見附件），由經(jīng)辦人、部室負責人、分管總裁、公司審批人簽字，報給相關考核部門。

（六）實物檔案

實物檔案取得后立即移交公司檔案室。

第三節(jié) 歸檔要求

第九條 歸檔資料應為原件或能夠反映公司經(jīng)營活動狀況且具有查考利用價值的復印件，要求字跡、印章清晰，內(nèi)容填寫完整。

第十條 歸檔資料產(chǎn)生部室對移交公司檔案室前歸檔資料的真實、完整、有效和保密負責。第十一條 歸檔資料應體現(xiàn)公司經(jīng)營活動的系統(tǒng)性和完整性。

第十二條 各部室經(jīng)營活動形成的檔案資料原件，必須及時移交公司檔案室集中管理，任何人不得據(jù)為己有或長期個人保存，任何部室或個人不得擅自毀損保管的檔案資料。

第十三條 部室檔案管理員根據(jù)公司業(yè)務管理流程在向其它部室或公司檔案室移交檔案資料前，對于以后工作中經(jīng)常使用的檔案資料，部門應復印或掃描一份留存。

第十四條 經(jīng)辦人移交歸檔資料前應對不符合要求的歸檔文件資料進行必要的修整，包括對破損文件進行修裱、去除文件上易銹蝕的金屬物、對過大的文件進行折疊等。

部室檔案管理員有權拒絕接收不符合上述要求的歸檔文件資料。

第十五條 經(jīng)辦人向部室檔案管理員移交檔案資料時，交接雙方必須履行交接手續(xù)，交接記錄一式兩份，經(jīng)移交人、接收人雙方簽字確認后，交接雙方各執(zhí)一份永久保存。

第十六條 部室檔案管理員向公司檔案員移交檔案資料時，應保證歸檔材料整理規(guī)范，目錄內(nèi)容登記正確、完整，符合公司歸檔要求。未達到歸檔要求的，公司檔案員有權拒絕接收，待整理合格后再接收。交接雙方必須履行交接手續(xù)，交接記錄一式兩份，經(jīng)移交人、移交部室負責人、接收人三方簽字確認后，交接雙方各執(zhí)一份永久保存。第十七條 各部室負責人必須認真做好本部室檔案的歸檔、保管等管理工作，保證經(jīng)營活動檔案資料齊全、歸檔及時、保管有序。

第四節(jié) 檔案整理

第十八條 各部室移交檔案室的檔案資料，由公司檔案管理員以部室為單位分類保管，次年3月進行整理。

資金貸款成立檔案，由合規(guī)風控部事后監(jiān)督員進行整理。會計檔案，由計劃財務部和貸款財務部檔案管理員進行整理。第十九條 整理原則 以“件”為單位進行文件整理，即將歸檔資料以“件”為單位進行分類、排序、編號、編目、裝盒，使之有序化。

第二十條 檔案整理具體工作包括：

（一）文件修整

主要是對歸檔文件資料進行進一步的修整，包括對破損文件進行修裱、對字跡模糊或易褪變的文件進行復制等。

（二）文件裝訂

文件裝訂的目的在于從實體上最終確定“件”的形態(tài)，起到固定文件頁次、防止文件張頁丟失的作用，便于歸檔后保管和利用。

1、排序：將單份文件作為一“件”，將諸如正文與定稿、批復與請示、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文等由多份文件構成一“件”的材料按照要求進行排序。

2、裝訂：將“件”內(nèi)的諸頁文件左、下側對齊，選擇裝訂用品和裝訂方式，如：不銹鋼夾、漿糊及膠水粘貼、無酸紙封套等。裝訂必須符合檔案保護的要求，盡量保持文件原始面貌。

（三）文件分類

歸檔文件的分類采用復式分類法，即保管期限——機構（問題）分類法，先將歸檔文件按保管期限分類，每個保管期限下按分類，再在下按機構（問題）分類。

（四）文件排列

1、排列原則：堅持“事由”原則，即將同一事由的相關文件排列在一起?！笆掠伞敝敢患唧w的事，或一個具體的問題，或一段較緊密的工作過程等。

2、排列方法：將屬于同一事由的文件按一定順序排列在一起，再采用一定的方法對不同事由的文件進行排列。在分類方案的最低一級類目中按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

（五）文件編號

1、件號：指室編件號，即歸檔文件在分類方案的最低一級類目中的排列順序號。如采用“保管期限——機構”分類，室編件號就應在同一保管期限同一的一個機構內(nèi)從“1”開始逐件流水編號。

2、編號項目：在文件首頁上端居中的空白位置用紅色印油加蓋歸檔章并按照項目內(nèi)容填寫相關內(nèi)容，包括：收文日期、收文編號、全宗號、機構或問題、、保管期限、室編件號等。

（六）編制歸檔文件目錄

依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄，即按照分類、排列的結果，逐類、逐件編制目錄，歸檔文件目錄包括件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注等項目。編制目錄以“件”為單位進行，一件體現(xiàn)為一條條目。編制完畢按不同保管期限裝訂成冊。

（七）歸檔文件裝盒 歸檔文件按照分類方法的不同，將不同類別的歸檔文件嚴格按照件號的先后順序裝入不同的檔案盒中，并與歸檔文件目錄中相應條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對應地找到文件實體。

1、裝盒要求：視文件的厚度選擇適宜的檔案盒；不同形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應放入同一檔案盒；不同機構形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒；同一事由的文件不一定裝在同一檔案盒中。

2、填寫檔案室盒脊內(nèi)容：包括全宗號、、保管期限、起止件號、盒號等。

3、填寫備考表：包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

第二十一條 公司檔案管理員于次年5月末前將上一的檔案資料全部整理完畢，裝盒歸檔保存。

第二十二條 為便于查詢，公司檔案管理員將每一份檔案材料的有關內(nèi)容輸入微機，并校對、編輯、打印《歸檔文件目錄》。

第五節(jié) 檔案保管

第二十三條 保管期限

依據(jù)檔案類別與內(nèi)容，公司檔案保管期限劃分為永久、長期和短期三種。凡是反映公司主要業(yè)務活動和基本歷史面貌的、對公司的建設和歷史研究具有長遠利用價值的檔案應永久保存；凡是在一定期間內(nèi)對公司具有利用、查考價值的，應酌情確定長期（50年）或短期（15年）保存。涉及到具體的業(yè)務文書，法律、行政法規(guī)有明確規(guī)定的，按規(guī)定執(zhí)行。

第二十四條 保管要求

（一）檔案要按類別不同分別擺放，同類檔案依保管期不同分別按順序排列。

（二）公司檔案管理員每季對庫藏檔案進行清查核對，保證賬物相符，對破損和載體變質(zhì)的檔案及時修補或復制。

（三）檔案室必須保持良好的環(huán)境條件，具備防盜、防光、防潮、防塵、防火、防蟲、防有害生物、防污染等防護設施。庫房溫度要控制在14℃至20℃之間，相對濕度要控制在45%至60%之間。

（四）檔案室內(nèi)禁止吸煙，禁止放置易燃易爆品、食品、花卉、衣物及其他雜物等。

（五）檔案室禁止無關人員擅自出入，禁止任何外來人員入內(nèi)。

第六節(jié) 檔案利用

第二十五條 查閱檔案限于公司正式員工。

第二十六條 查閱檔案必須履行登記審批手續(xù)，由經(jīng)辦人填寫檔案查(借)閱登記表，由有權審批人批準后方可查閱。查閱、復印、借出檔案材料，須經(jīng)部門負責人、分管總裁、公司審批人批準；電子復制須經(jīng)部門負責人、分管總裁、合規(guī)風控部負責人及分管總裁、公司審批人批準；取走原件，須經(jīng)部門負責人、分管總裁、財務部負責人及分管總裁、合規(guī)風控部負責人及分管總裁、公司審批人批準。理財中心和合規(guī)風控部事后監(jiān)督員保管的資金貸款推介材料和財會檔案在未歸入檔案室之前，也必須建立檔案查閱登記簿，履行登記審批手續(xù)。第二十七條 查閱檔案只限在檔案室內(nèi)，如需借出，必須經(jīng)公司相關審批人批準，并由公司檔案管理員本人攜帶。

第二十八條 查閱密級檔案必須經(jīng)公司審批人批準，并嚴格限定查閱頁數(shù)、范圍。第二十九條 查閱的檔案不得拆卷、刪改、涂抹、損壞。

第三十條 檔案資料閱后歸還時，公司檔案管理員必須仔細檢查核對有無缺頁、損壞，并及時做好記錄。復印的廢損檔案，必須及時銷毀。

第三十一條 外單位人員來公司查閱檔案時，必須持單位介紹信或司法機關證明，經(jīng)公司審批人批準后，由公司有關部室指定專人代為查閱后，為其提供所需內(nèi)容。

第七節(jié) 檔案鑒定和銷毀

第三十二條 公司應定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定。鑒定檔案必須在公司負責人的領導下，由辦公室、審計部和相關部室組成鑒定小組共同進行，對確無保存價值的檔案，進行登記造冊，經(jīng)公司董事長批準后銷毀。

第三十三條 檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。

第三十四條 銷毀檔案時，要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由公司負責人指定專人負責監(jiān)銷，防止檔案遺失或泄密。銷毀完畢，銷毀人、監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊存檔。

第三章 部室檔案管理

第三十五條 歸檔內(nèi)容及要求

部室檔案包括以本部室為主要責任者形成的或其他部室向本部室移交的應歸檔案室保管資料的原件或復印件，以及其他對本部室處理業(yè)務有一定參考作用的資料等。

經(jīng)辦人員在業(yè)務發(fā)生后，應立即將相關資料復印件留存，并將原件及復印件一并歸給部室檔案管理員。由部室檔案管理員按公司規(guī)定的歸檔范圍及歸檔程序移交給公司或有關部室及建立部室檔案。部室檔案原件及復印件均可。

第三十六條 各部室檔案柜保管的資料按業(yè)務類別分類，以戶為單位，按時間順序排列，業(yè)務人員負責所經(jīng)辦業(yè)務檔案資料的更新與保管，部室檔案管理員負責建檔登記，并定期檢查復核檔案目錄與材料是否相符，同時負責對外查閱的登記事宜；部室負責人負責檢查檔案是否完整，監(jiān)督本部室檔案管理工作。部室負責人應保證本部室檔案管理員每周整理檔案的時間。

第三十七條 部室檔案利用應填寫《檔案利用登記簿》，經(jīng)部室經(jīng)理批準后，方可查閱。第三十八條 各部室檔案資料的保管期限為業(yè)務結束后2年，個別檔案根據(jù)業(yè)務需要適當延長保管期限。各部室檔案管理員應在每年三月份前對已超過保管期限且無保存價值的檔案資料登記造冊，報部室負責人審核，經(jīng)公司審批人批準后，由公司組織進行統(tǒng)一銷毀，公司委派相關部室及人員進行監(jiān)銷。

第三十九條 部室檔案管理工作由辦公室及審計部負責監(jiān)督檢查。

第四章 歸檔督辦與復核

第一節(jié) 歸檔督辦

第四十條 部室檔案員應隨時提醒督促業(yè)務人員將辦理完畢的業(yè)務檔案進行收集、整理、歸檔。第四十一條 部門負責人應根據(jù)部門業(yè)務辦理情況，督促并檢查業(yè)務人員對應歸檔資料進行收集、整理、歸檔；監(jiān)督檢查部門檔案員的工作及部門檔案的管理情況。

第四十二條 公司檔案管理員要對各部室歸檔工作進行監(jiān)督、催辦。每月初根據(jù)上月用印情況匯總應歸而未歸檔案明細，在公司辦公平臺上進行公示，將公示結果計入合規(guī)績效考核，進行扣分管理。

第二節(jié) 歸檔核對

第四十三條 各部室檔案員應對歸檔文件進行復核，保證每份文件字跡、印章清晰，內(nèi)容完整，無遺漏事項，三級簽字齊全。

第四十四條 各部室負責人對歸檔文件進行初步的審查，確保其完整齊全，無缺失。第四十五條 公司檔案管理員要與相關部室配合，對各部室歸檔情況進行檢查與核對。

公司檔案管理員將已歸檔明細與印章管理員的用印文書登記表進行核對，查找已用印但未歸檔文書，做好登記與催收。以上核對每月進行一次。

公司檔案管理員將已歸檔明細與審計部綜合統(tǒng)計員業(yè)務發(fā)生額表進行核對，逐筆業(yè)務核對檔案歸檔情況，做好登記與催收。以上核對半年進行一次。

第五章 罰則

第四十六條 合規(guī)績效考核結果與工資掛鉤，未按照公司規(guī)章制度要求及時歸檔或歸檔有誤的，由人力資源部對相關責任人進行處罰。

第四十七條 凡未及時歸檔、未及時備份、擅自修改檔案、擅自借閱檔案以及保管不善造成檔案損壞或丟失，給公司造成影響或損失的，視情節(jié)輕重，追究有關領導和當事人的責任。

第六章 附則

第四十八條 公司檔案管理工作由辦公室負責，設檔案管理員，負責公司檔案的具體管理工作；理財中心和貸款財務部專門配備檔案柜，分別負責自貸款計劃成立至貸款項目清退期間的資金貸款推介檔案和財會檔案的管理；部室設（專）兼職檔案管理員，負責本部室檔案的管理工作。

第四十九條 公司各級檔案管理員必須執(zhí)行公司保密規(guī)定，加強責任心和保密意識，禁止泄漏檔案秘密。

第五十條 公司業(yè)務檔案管理同時適用本辦法和《業(yè)務檔案管理暫行辦法》。

第五十一條 公司貸款業(yè)務會計檔案管理同時適用本辦法和《貸款業(yè)務會計檔案管理暫行規(guī)定》。第五十二條 理財中心柜臺事后監(jiān)督檔案管理同時適用本辦法和《理財中心柜臺事后監(jiān)督檔案管理暫行規(guī)定》。

第五十三條 根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展需要，新開辦的業(yè)務品種所需的檔案資料在《公司歸檔文件一覽表》中另行增加。

第五十四條 本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。

第五十五條 本規(guī)定由公司辦公室負責解釋與修訂。

第四篇：檔案管理規(guī)定

檔案資料管理規(guī)定

一、借、查閱資料人員必須填寫《檔案資料借、查閱單》，借出的檔案資料規(guī)定于1周內(nèi)歸還，不能及時歸還的，經(jīng)管理人員同意后可辦理續(xù)借手續(xù)；閱畢及時歸還：歸還時，管理人員必須當面清點確認檔案完整之后再入庫存放。

二、非公司人員借、查閱檔案資料的，須持有有關單位介紹信，并經(jīng)相關部門主管領導同意后方可借閱查看。

三、借、查閱資料人員必須愛護所借、查閱的檔案資料，不得在檔案資料上涂改、勾化、圈點或做其他各種標記，不得遺失、抽換、轉(zhuǎn)借，并對借、查閱的資料負有保密的完全責任。

四、借、查閱資料人員若需復印檔案資料的，須經(jīng)管理人員同意方可復??；圖紙資料若需借出復印的，須經(jīng)管理人員同意并嚴格控制復印份數(shù)。

五、任何人不得擅自要求檔案管理人員查閱資料，未經(jīng)管理人員允許，不得隨意翻閱相關資料。

六、任何人不得以任何理由指派命令，管理人員離開工作崗位，為其遞送資料，必須按規(guī)定程序申請、登記、查閱。

七、副礦長以上領導可借、查閱普通級文件；若需借、查閱絕密級文件資料，必須由礦長簽字批準后方可借閱查看；常用性資料查閱，須由部門主管領導簽字后方可借閱查看。

八、非管理人員不得隨意出入資料室，確需進入資料室的則須由管理人員陪同并相伴始終。

九、借閱者不得在借閱時大聲喧嘩、吸煙，保持資料室的清潔、整齊。

要繼續(xù)深入的實施檔案分類學細化管理，嚴格又嚴格的控制檔案室所有的原始文件的出庫借閱制度，繼續(xù)大力度的收集所有與企業(yè)有關的各類各種往來文件、文字以及項目資料，要繼續(xù)實施檔案室掌握公司印章使用動態(tài)的職能和作用，同時留取管理印跡，與其他管理機構與管理人員并軌多重管理參與管理，必須做到動則有痕跡、查其有證據(jù)、說話有依據(jù)、辦事講規(guī)矩、檔案是證據(jù)、管理重實據(jù)的檔案工作原則。要對所有檔案室的人員實施保密教育和保密管理培訓，使其明確的知道其崗位和職責的重要性和特殊性，要必須做到檔案管理的專業(yè)性和專一性，必須做到只講原則、不聽原因、不管客觀、只講主觀嚴肅性，文件一但出檔必須跟蹤管理，按時追繳收檔。

珠拉公司檔案管理程序

1.目的和范圍：建立公司檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序，確保公司檔案完整、齊全、高質(zhì)，檔案資源得到妥善保管、有效利用和持續(xù)補充。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關部門及個人。

2．職責：

2.1公司檔案按統(tǒng)一領導、分級管理的辦法進行組織管理，即檔案室負責公司檔案的總體管理，部門資料員負責本部門的立卷歸檔工作，檔案室對各部室進行業(yè)務上的指導、監(jiān)督和檢查。

2.2財務檔案（包含各類合同）由檔案室統(tǒng)一管理，使用時，由財務計統(tǒng)部指定專人調(diào)檔。

2.3鑒于人事檔案的特殊性，公司人事檔案由人力資源部自管，人力資源部經(jīng)理指定專人按集中管理、嚴格保密的原則進行管理，檔案室提供存放點。

3．流程： 3.1檔案分類：

3.1.1文書檔案：即在公司管理過程中產(chǎn)生的有保存價值的普發(fā)性內(nèi)、外部文件。

3.1.2基建檔案：即以竣工圖為核心的在工程建設過程中形成的專業(yè)材料。

3.1.3財務檔案：即在公司經(jīng)濟活動中產(chǎn)生的會計憑證、帳簿和財務報告等具有保存價值的會計核算專業(yè)材料。

3.1.4人事檔案：即公司員工在應聘、轉(zhuǎn)正、考評、辭職等人事活動中形成的反映個人基本情況、工作表現(xiàn)的個人資料。

3.1.5經(jīng)營銷售檔案：即公司房產(chǎn)經(jīng)營銷售活動中產(chǎn)生的具有保留和存查價值的歷史記錄，如合同評審記錄、簽訂的合同、客戶檔案、市場調(diào)研資料等。

3.1.6對外聯(lián)絡檔案：即公司在項目報批、報建過程中形成的具有保留和存查價值的歷史記錄，如政府和公共事業(yè)單位的批文、文件和專題會議紀要等。

3.1.7聲像檔案：即在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的有保留價值的、以音像或圖象記錄成電子檔案，并配有文字說明的歷史記錄。

3.2 具體管理： 3.2.1 立卷歸檔： A．流程：

各部室資料員在每年年初，根據(jù)以往本部門文件運轉(zhuǎn)情況，預計當年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目，并將空白的文件清單置于該類目文件的最前面。隨時將已發(fā)放完畢的文件按已編好的類目及時歸入卷內(nèi)，并按文件收進順序隨時填寫文件清單。一個較長時間段后，對手頭上的所有文件進行清理，對不需歸卷的文件材料另備文件夾單獨存放文書檔案每2年為基建檔案在財務檔案在會單位工聲像檔一個歸檔周期。各竣工決算工計終了程預決案的歸部室資料員在逢作完成后兩后，暫由財務算可在檔時間偶數(shù)年的6月底，個月內(nèi)歸計統(tǒng)部保管3清尾款同文書將前兩年形成的檔，項目前年后再存放于后半年檔案，文件整理后向圖期資料一年圖書檔案室，內(nèi)歸檔書檔案室移交后歸檔。

B．要求：

a.各部室向圖書檔案室移交檔案時，均需附上移交清單一式兩份；移交時，交接雙方據(jù)此進行清點簽收，并各自保存一份（移交清單即文件清單）。

b.各部室向圖書檔案室移交檔案時要做到種類齊全、份數(shù)完整，圖書檔案室不接收未經(jīng)系統(tǒng)整理的零散文件。

c.文件在各部室保存階段，要注意保持字跡清晰、份數(shù)完整，防止發(fā)生霉變等,復寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應重新復印存檔。

d.各部室可根據(jù)實際工作需要保存文件，但向檔案室移交檔案時，則應按規(guī)定的歸檔范圍進行。

a）總經(jīng)理室：會議紀要、董事會文件、訴訟文書、項目策劃與計劃文件、有關公司送交的文件、各部門送交的文件、外來文件、外送文 件、大事記等；

b）人力資源部：人事行政發(fā)文、企業(yè)設立與登記材料、員工的人事資料（應聘表、編制表、工資單、培訓記錄等）、內(nèi)部刊物等；

c）工程材料部：前期文件、施工文件、竣工文件、竣工圖和聲像材料（亦即內(nèi)業(yè)資料、竣工資料、設備說明書等）；其中前期文件由工程部負責收集，竣工圖由施工單位負責編制；文書如外送文件、外來文件、有關人員出差帶回來的文件等；

d）財務計統(tǒng)部：財會檔案見第三層次文件《財務檔案管理程序》

e）審計核算部：決算資料、簽價單、外送文件、外來文件等；

f）經(jīng)營銷售部：合同評審記錄、售樓合同、協(xié)議、廣告宣傳資料、客戶資料、市場調(diào)研資料、外送文件、外來文件等；

g）設計研發(fā)部：工程地質(zhì)勘察報告、方案設計圖紙和說明、擴初設計圖紙和說明、勘察設計報告及招標文件（標書、合同等）、工程設計概算說明、各項目往來文件（傳真、工作聯(lián)系函等）施工設計圖紙和說明、設計變更、設計合同、外送文件、外來文件等。

h）對外聯(lián)絡部：聯(lián)絡函、活動計劃、外送文件、外來文件等?？蛻舴詹浚嚎蛻敉对V記錄、處理方案、落實反饋記錄、客戶滿意度 調(diào)查及分析記錄等。

3.2.2 整理上架： A.流程鑒定：對各部室移交的檔案，圖書檔案組卷：通過鑒定的文件材料嚴格按室檔案員要重新審查其價值性，并剔除規(guī)定排列、打號、裝訂、著錄并制無保存價值的文件材料。作卷內(nèi)目錄，組成案卷。上架：案卷按檔號順序豎放在密集架上，造冊：制作全引目錄和案卷目錄，一般小號在左，大號在右，自上而下,形成保管清冊。

B．要求：

a.卷內(nèi)文件的排列應條理系統(tǒng)。文書檔案按時間順序依次排列，具有密切聯(lián)系的文件應依一定的次序排列在一起，即批復在前、請示在后；正件在前、附件在后；基建檔案的卷內(nèi)排列順序為文前圖后。

b.不同保存價值的文件應分開組卷。

c.凡有文字部分的均應打上號碼（采用打號機，正面右上角，背面左上角）。

d.文件材料裝訂前應剔除金屬物。

e.圖紙采用手風琴式折疊法，規(guī)格為 30cm×21cm；裝訂邊應加墊紙以使左右平整并注意露出圖標。

3.2.3 保管： A.庫房管理：

a.庫房應集中布置、自成一區(qū)，不堆放與檔案資料無關的物品，不從事與庫房管理無關的活動；庫內(nèi)檔案必須按順號上架，不得錯架、亂架； b.除檔案員外，非檔案人員不得隨意出入庫房，確需進庫的（如維修庫房 或設備等），則須有檔案員陪同并相伴始終；

c.庫房設有中央空調(diào)、除濕機、溫濕度測量儀和消防噴淋等設備，檔案員要定期檢查，以確保以上設施的安全有效；

d.隨時注意庫房溫濕度的具體指數(shù)，務必使溫度保持在 140C200C，相對濕度 5065；

e.檔案入庫前要進行嚴格的檢疫工作，特別注意檢查易于生蟲的部位；同時對檔案必須進行定期的防疫檢查，有計劃、分期分批地對檔案進行翻動；

f.每月中旬定期對庫房進行清掃擦拭，包括擦洗密集架、地面、門窗等，特別是對一些小角落、縫隙要進行清潔消毒以防害蟲滋生；

g.檔案員離開庫房時應隨手鎖門，并注意檢查庫房門窗的緊閉性；

h.公司采用移動式密集架作為檔案裝具。檔案按部室存放，密集架的編號及檔案的存放順序為自門口起，從左自右，從上到下。

B.流動中的安全防護：

a.檔案在庫房外未被使用時，不允許長時間攤放在桌子上，而應及時放入庫房或?qū)Ｓ玫墓褡又墟i好，更不準擅自帶離規(guī)定的使用場所； b.未經(jīng)許可，利用者不得將所借檔案轉(zhuǎn)借他人，以防泄密；

c.未經(jīng)許可，利用者不得擅自拍照、抄錄、復?。?d.盡量減少檔案原件在同一使用人手中的滯留時間，以防因檔案外借時間過長而出現(xiàn)的泄密現(xiàn)象。

3.2.4 提供利用： A．加強基礎工作：

a．編制必要的全引目錄和案卷目錄，為檔案使用者提供必要的檢索工具；

b．安裝使用快捷便利的檔案管理軟件，提高查檔效率； c．開辟閱覽室，向檔案用戶提供檔案信息。B．開展查借服務： a．借閱：

a）公司內(nèi)部人員借閱檔案的，須填寫《檔案借閱登記表》，閱畢及時歸還；歸還時，管理人員必須當面清點檔案頁數(shù)，之后再入庫；

b）非公司人員借閱檔案的，須持有關單位介紹信，并經(jīng)公司相關部門主管同意后方可借閱；

c）借閱者必須愛護所查閱的檔案，不得在檔案上涂改、勾劃、圈點或做其他各種標記；不得撕去檔案內(nèi)頁；

d）借閱者不得在閱覽室吸煙、大聲喧嘩。b．借出： a）檔案使用人如需借出檔案，須填寫《檔案借出登記表》，并按規(guī)定于1周內(nèi)歸還，不能及時歸還的，經(jīng)檔案員同意可辦理續(xù)借手續(xù)；歸還時，檔案管理人員必須當面確認檔案完整性后方可入庫。

b）非公司人員若需借出檔案，須持有關單位介紹信，并征得公司相關部 門主管同意后，方可借出；

c）借出人員須妥善保管好檔案，不得遺失、抽換、拆散、涂改、轉(zhuǎn)借，并負有保密的完全責任。

c．復?。?/p>

a）檔案使用人若需復印檔案資料的，須經(jīng)檔案員同意； b）圖紙資料若需借出復印的，須經(jīng)檔案員同意并嚴格控制復印份數(shù)。

3.2.5 銷毀：

A．流程：圖書檔案室檔案復查結果上報圖書檔案室檔案員將確員每兩年對已到人力資源部經(jīng)認銷毀的檔案材料登記保管期限的檔案理審批在《檔案銷毀清冊》上，資料進行復查并組織銷毀。

B．要求：

a．準備銷毀的檔案材料在未批準前應單獨保管； b．批準銷毀的檔案可送造紙廠作原料或用碎紙機銷毀，嚴禁將需要銷毀的檔案作其他用途，更不允許出賣。

c．檔案銷毀時，須有兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字以示負責。

4．相關文件：

4.1《珠拉公司檔案管理規(guī)定》 4.2《珠拉公司檔案管理流程》 4.3《珠拉檔案管理制度》 5．相關表單：

5.1 文件清單/移交清單

5.2 檔案借閱登記表（借出時間、文件名稱、份數(shù)、借閱人、批準人、經(jīng)辦人）；

5.3 檔案查閱登記表（查閱時間、文件名稱、份數(shù)、是否復印、查閱人、批準人、經(jīng)辦人）；

5.4 檔案銷毀清冊編制（時間、名稱、序號、備注、監(jiān)銷人）。

公司檔案管理流程方法

第一條管理部門

1、文書結案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門根據(jù)實際需要留存印本。

第五篇：檔案管理規(guī)定

檔案管理規(guī)定

檔案是全面反映公司經(jīng)營管理各項活動的歷史記錄，是實現(xiàn)今后決策科學化的重要依據(jù)。特制定本方法，各部門必須按本制度認真做好檔案管理工作。第一節(jié) 檔案范圍

公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實物等都必須立卷、歸檔。

其中，文件包括：規(guī)劃、計劃、技術資料、工程資料、財務資料、人事資料、會議紀要、項目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。

第二節(jié) 檔案分類及編號

一、檔案按其內(nèi)容及關聯(lián)部門可分為六大類：

1、行政類

2、財務類

3、人事類

4、經(jīng)營類

5、工程類

二、機要檔案須在檔案編號后注明：絕密、機密、秘密。具體劃分規(guī)則見本制度第三節(jié)第二條。

三、檔案編號以“一案一號”為原則，遇有一案歸入多類者，應先確定其主要類別進行編號。

四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》（附表1）。第三節(jié) 機要檔案

一、機要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。其中：

二、劃分標準： 絕密檔案包括：

公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬元以上的重大合同。機密檔案包括：

1、財務資料；

2、公司重要會議紀要；

3、公司經(jīng)營情況；

4、人事檔案、薪資性檔案、勞動合同；

5、技術資料；

6、金額在10萬-100萬元的合同。秘密檔案包括：

1、重要項目資料；

2、項目合同協(xié)議。第四節(jié) 檔案裝訂

一、以左方裝訂為原則，右上角標明檔案號。

二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應先整補，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。第五節(jié) 保存期限

檔案保存期限除政府有關法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理：

一、永久保存：

1、公司章程；

2、股東名簿；

3、股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要；

4、公司證照；

5、各級批文；

6、印鑒；

7、公司經(jīng)營計劃；

8、公司經(jīng)營總結；

9、財務報表；

10、技術資料；

11、不動產(chǎn)所有權狀及其他債權憑證；

12、人事資料；

13、大型活動圖片、音像資料；

14、其他核定須永久保存的文書。二、十五年保存：

1、會計憑證；

2、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。(其它財務檔案的保存期限按國家相關規(guī)定執(zhí)行)三、五年保存：

1、期滿或解除的合同協(xié)議；

2、完結后的項目方案；

3、其他經(jīng)核定須保存五年的文書。四、一年保存：

1、部門工作計劃及工作總結；

2、完結后的部門請求報告；

3、完結后無長期保存必要文書。

五、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。第六節(jié) 保管部門

一、財務專項機要檔案由財務部負責保管。

二、人事專項機要檔案由人力資源部負責保管。

三、股東會、董事會、監(jiān)事會資料由董事會秘書保管。

四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。第七節(jié) 檔案移交

一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。

二、公司章程，股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要、決議，應自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。

三、合同協(xié)議應在簽訂之日移交總經(jīng)辦。

四、財務檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。

五、其余檔案半年移交一次，時間為每年的１月和７月。

六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》（附表2）。

七、《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，總經(jīng)辦留存一份。第八節(jié) 檔案調(diào)閱

一、因工作需要需調(diào)閱檔案時，須填寫《檔案調(diào)閱申請單》（附表3），并經(jīng)相應核準人核準后方可調(diào)閱。

二、行政類檔案、財務類檔案、人事類檔案、業(yè)務類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準，跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準，但僅僅限于檔案的查閱、復印，使用原件或調(diào)閱機要檔案資料須總經(jīng)理核準。（保密性檔案的范圍見《機要檔案管理制度》）。

三、檔案管理人員必須嚴格按照《檔案調(diào)閱申請單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。

四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請單》里注明的查閱人。

五、《檔案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>

六、檔案借閱時間最長不超過8個工作時。

七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時間延長，應按調(diào)檔程序重新辦理。第九節(jié) 檔案銷毀

一、超過保存期，且無保存價值的檔案應銷毀。

二、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》（附表4），經(jīng)相應核準人核準后方可銷毀。

三、部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準銷毀；機要檔案由總經(jīng)理核準銷毀；其余檔案由主管副總經(jīng)理核準銷毀。

四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》（附表5）。

五、檔案銷毀每半年進行一次，即每年的１月和７月。

六、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，總經(jīng)辦一份。第十節(jié) 其他

一、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。

二、所有檔案應有專柜存放、加鎖，定期清理通風，防濕。

三、所有檔案不得隨意查閱、復印，不得置于公共場所。

四、本制度附件包括：《機要檔案管理制度》。

五、以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號。

六、各部門必須嚴格按照本制度相關規(guī)定保管檔案