第一篇：基層藥監(jiān)檔案管理工作之我見

作為一種重要的信息資源，檔案在食品藥品市場監(jiān)管和保障群眾飲食用藥安全中發(fā)揮著積極重要的作用。檔案工作的好壞，將直接影響食品藥品監(jiān)管各項工作的開展。因此檔案管理工作是食品藥品監(jiān)管眾多工作中不可忽視的一項重要性、基礎性工作。

一、基層縣局檔案管理的特點

影響基層檔案管理的特點包括積極的和消極的兩個方面。積極的方面：

（一）組建時間不長，一些材料仍可以搜集并補充歸檔。也就是收集材料的時間跨度不大，如筆者所在的**縣藥監(jiān)局于2002年7月29日掛牌成立，增加食品綜合監(jiān)管職能后，于2004年12月8日，掛**縣食品藥品監(jiān)督管理局牌子。現(xiàn)在離組建之初不滿6年，利于搜集未及時歸檔的相關材料。

（二）垂直管理的行政管理模式，縮短了機構組建時間，包括檔案管理在內的各項工作快速高效地開展起來。在省市局的直接領導下，根據(jù)三定方案很快配齊了班子、較快地選調、招收了工作人員，作為檔案管理的業(yè)務股室──辦公室，在最早的時間開展起了工作,這對最初的檔案管理起到了關鍵的作用。

（三）檔案管理得到了重視。歷屆局領導都對檔案管理非常重視，投入資金購置了一些檔案管理設備及工具，如檔案柜、檔案盒及切紙刀等。在前幾年人手缺乏時，還臨時聘請了檔案管理專業(yè)人才對以前的檔案進行了歸檔。特別是近年來，更是從源頭開始，注重檔案管理工作。為便于收集保存有關材料，特為辦公室配備了攝影機、照相機、可刻錄光盤計算機等一些設備。

事物都有兩面性，正因為是新成立的機構，要將檔案管理這樣的單項工作開展好需要一段過程。在機構成立之初，面臨著事情多、人手不夠、經(jīng)費少、無檔案庫房、無檔案管理人員的問題，往往檔案管理工作落入了“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的尷尬境地，必然給檔案管理帶來了消極的影響。

二、基層食品藥品監(jiān)管檔案管理易忽視的幾點

隨著機構幾年來的發(fā)展，檔案管理也投入了大量的人力、物力、財力，檔案管理水平顯著提高。一些基層局也專門設置了檔案庫房、辦公室、閱覽室，購置了檔案裝訂機、先進檔案柜，制定了檔案管理相關制度，建立了檔案檢索工具，藥監(jiān)檔案管理工作得到了較快發(fā)展?，F(xiàn)根據(jù)檔案管理的要求，結合食品藥品監(jiān)管的特點，列舉一些在檔案管理具體業(yè)務中容易忽視的一些問題，與大家共同探討。

1、行政處罰案卷未及時按序移交檔案室

行政處罰決定書等文書都是具有法律效力的材料，有較強的強制力和約束力，具有特定的法律效力。行政處罰檔案是行政檢查及處罰的原始記錄，如現(xiàn)場檢查筆錄、調查筆錄、重大案件合議筆錄等一般都是手抄孤本。要求檔案安全保護措施嚴密，稍一疏忽，造成材料丟失，就是難以彌補的損失。檔案室相對于辦案業(yè)務股室，保管條件和防范措施要好。另外，業(yè)務股室管理檔案人員大多是兼職、人員變化快，加上交接難以規(guī)范，容易出現(xiàn)檔案管理鏈的脫節(jié)，影響檔案安全。所以行政處罰檔案不能長時期存放于業(yè)務股室，最好是在案卷辦結一年內，及時歸檔移交到檔案室，并做好細致的交接手續(xù)。檔案室將按年度-類別-案號，一案一號歸檔。

2、機關成立、名稱變化、職能改變時要注意收集檔案

機關成立之初、增加食品綜合監(jiān)管職能更名為食品藥品監(jiān)督管理局之際，將產(chǎn)生許多諸如“三定”方案、掛牌儀式、人員調整、職能變化、經(jīng)費上劃等重要檔案。這些檔案記錄著組織機構的演變發(fā)展過程，極其重要。特別是掛牌儀式等重大活動的聲像資料，若當時沒收集，以后將無法補充。

3、機關領導更替、職工花名冊，要定期和隨時收集

檔案管理也要堅持“以人為本”，機關領導的變更，關鍵時期的職工崗位情況，職工變動情況要及時收集歸檔。職工花名冊要按年度制表、蓋章歸檔。這些檔案在編制單位大事記和作為職工個人檔案的補充將起到重要作用。如這次省局編制食品藥品監(jiān)管志時，就需要基層局提供此方面相關材料。

4、年度統(tǒng)計報表、總結需按要求歸檔

各類統(tǒng)計報表、總結在按要求報送外，同時留存一份存檔。對于人、財、物方面重要的報表，還需單位負責人簽字、蓋章后存檔。

5、領導檢查指導工作、市場監(jiān)管等重要活動時的聲像檔案

各級領導來單位檢查指導工作、參加重要活動，單位組織開展的專項整治檢查、市場秩序整頓等重要執(zhí)法活動時，盡可能做好攝像工作，同時要配備相關的文字材料。聲像檔案以形象性、直觀性的特點，真實地反映歷史，再現(xiàn)許多活動的場面和細節(jié)，有著文書檔案難以替代的作用，是目前檔案資料中及其珍貴的資料。

6、固定資產(chǎn)管理檔案

辦公房建設招投標、圖紙、承包合同、租賃合同，設備驗收單、資產(chǎn)交接單，固定資產(chǎn)報廢申請單、資產(chǎn)處置審批表等。此類檔案記錄著固定資產(chǎn)管理的全過程，利于明晰責任，促進資產(chǎn)管理工作。

7、機關工作亮點、特色及被有關媒體報道的相關資料要歸檔

如我局分片監(jiān)管模式的探索、農(nóng)村藥品“兩網(wǎng)”建設成果及經(jīng)驗介紹。以及被市級以上媒體報道過的好的作法。要按類分不同載體歸檔。

8、榮譽檔案

集體被上級部門評為先進單位，單項工作和個人獲有關部門表彰的，要將審批表、通報表彰文件及相關材料歸檔。

9、會議檔案

黨組、局長辦公會議記錄，縣政府召開的有關食品藥品監(jiān)管的重要會議記錄、領導發(fā)言稿、會議簡報、會議通知等要分年度類別歸檔。

10、大事記

按年度將機關重要的事情編寫機關大事記，一并存入當年檔案。

三、需要加強的幾個方面。

（一）強化領導，健全管理制度。

要成立檔案管理領導小組，各股室要指定具體負責所在股室檔案工作的人員，利于各類檔案資料的收集。制定檔案員職責，檔案保密、查閱、庫房管理等相關制度，同時檔案室要設立案卷借閱登記簿、檔案收進移出登記簿、室內檔案統(tǒng)計臺賬等，并完善檢索工具和專題參考資料的編制工作。

（二）加強培訓，提升管理水平。

組織干部職工認真學習《檔案法》、《檔案法實施辦法》，提高干部職工對檔案管理工作的認識。全體人員積極參與檔案管理工作，營造良好的檔案管理環(huán)境。在工作實踐中加強對專兼職檔案員的培訓，定期組織管理人員到相關部門學習檔案管理專業(yè)知識。

（三）加大投入，加強基礎建設。

要加大資金投入，設立條件較好的檔案室，配備檔案柜、空氣加（除）濕器、實物展示柜、檔案裝訂機等硬件設施。

（四）開拓創(chuàng)新，積極利用新技術、新方法。

積極探索實行計算機管理檔案，購置先進的檔案軟件。利用先進技術和設備既可提高工作效率、減輕工作強度，又使檔案美觀整齊規(guī)范，方便檔案查詢，增強檔案管理的標準化規(guī)范化。

第二篇：做好檔案管理工作之我見

做好檔案管理工作之我見

青島即墨市糧食儲備庫

檔案是歷史的原始記錄，是在各項社會活動中直接形成的文件轉化物。檔案是人類歷史發(fā)展的寶貴財富，對人類文明進步具有重要的參考價值和憑證作用。隨著改革的深入發(fā)展，檔案管理面臨著許多難以解決的問題，只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問題。

1.加強管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，他要求管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，開拓視野，優(yōu)化知識結構，提高綜合素質，才能做好新時期的檔案管理工作。

2.掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術在檔案管理中的運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，使文件的形成、運行、轉換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來，這種現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握

和運用。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結合自己的崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學習掌握上，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡文化的綜合型檔案管理人才。

3.利用現(xiàn)代化技術，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統(tǒng)一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準的現(xiàn)象，影響案卷的質量，給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好的服務于社會。

第三篇：基層工商所檔案管理工作

工商所檔案管理工作標準

一、檔案管理人員

各工商所必須配備專職檔案人員，集中統(tǒng)一管理各種門類和載體的檔案。專職檔案員負責本單位檔案收集、整理、歸檔、移交、銷毀等工作。

二、歸檔文件收集范圍

1、文書檔案：凡是反映本單位職能活動、歷史面貌、單位和個人權益的具有查考利用價值的各種門類和載體的文件材料均屬歸檔范圍。對符合檔案管理規(guī)定的文件材料按“三合一制度”整理、著錄、歸檔。

2、電子和聲像檔案：反映本單位職能活動的照片、錄音、錄像材料、電子文件材料。

4、實物檔案：本單位獲得的上級表彰，包括獎狀，獎牌，獎杯以及榮譽證書等。

3、專業(yè)檔案：以所名義下發(fā)的案件檔案資料；個體工商戶資料。

三、檔案整理規(guī)范

1、文書檔案

（1）對收到的上級正式來文應于當天打印出來，填好來文處理簽，發(fā)全所工作人員傳閱，并簽字留存。

（2）對收到的上級各項階段性的工作要求，應于該項工作任務完成后5個工作日內將相關資料整理齊全并裝訂成冊備查。

（3）重要的人民來信來訪材料、領導的指示和本單位處理人民來信、來訪形成的記錄、調查處理報告等應于來信來訪結束后3個工作日內將相關資料整理歸檔。

（4）當年的文書檔案應于次年3月底以前立卷歸檔。歸檔文件以“件”為單位進行整理，檔案內不得有訂書針等金屬物質。對列為永久和長期保存的文件應采用線繩裝訂，統(tǒng)一采用“三孔法”，在文件左側邊緣裝訂。裝訂完成后在每份歸檔文件上方空白處正中間蓋文書檔案歸檔章，并填寫歸檔號。對裝訂好的檔案統(tǒng)一使用市局下發(fā)的文書檔案盒裝盒，每盒裝30份歸檔文件，裝完后各所負責人和專職檔案員在盒內備考表上簽字，盒內備考表放于每個檔案盒底部。卷內文件目錄要求排列有序、案卷題名整齊標準，最后按要求規(guī)范填寫好檔案盒脊背。

2、電子和聲像檔案：

（1）對本單位的所有電子文件按進行刻錄留存，在刻錄好的磁盤上貼上編寫好的檔案號后歸檔。

（2）照片檔案整理中每張照片都應配備照片題名、照片號、攝影時間、攝影者、照片說明5項基本內容，其中照片號由全宗號、檔案號和順序號組成；照片說明字數(shù)應控制在50字以內。

3、實物檔案：對本單位受到上級表彰的獎狀，獎牌，獎杯以及榮譽證書等進行分類整理，并按“三合一”制度要求貼上編寫好的檔案號后歸檔。

4、專業(yè)檔案

（1）以所名義下發(fā)的案件檔案應在案件辦結后的3個工作日內，按《工商行政管理機關行政處罰程序規(guī)定》（28號令）整理案件卷宗。并在案件卷宗右上角蓋歸檔章，按一個一個流水號填寫檔號，并將案件檔案基本信息錄入檔案管理軟件，將生成的卷內文件目錄打印裝訂成冊，按要求存放備查。

（2）個體工商戶檔案。在整理好的個體工商戶資料目錄的右上角蓋歸檔章，并按一個一個流水號填寫歸檔號。對整理完后的個體工商戶檔案，對裝訂好的個體檔案用市局統(tǒng)一下發(fā)的檔案盒裝盒并按要求填寫檔案盒封面和脊背后歸檔。

四、檔案管理工作要求：

1、將各種門類和載體的檔案及有關資料收集齊全，整理立卷時要認真對照我局檔案管理“三合一”制度要求分類層次分明、保管期限劃分正確。

2、歸檔文件材料應保持其完整性和系統(tǒng)性，如有缺損，須及時考證并修補。

3、立卷歸檔應嚴格按檔案制度執(zhí)行，并接受市局的監(jiān)督和指導。

4、檔案室要做好防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲工作，檔案員應做好相關溫濕度記錄。

5、借閱檔案檔案員應做好登記工作，并負責督促借閱人員及時歸還，不得遺失污損。

6、對保管期限屆滿的檔案應組織人員重新逐卷進行鑒定，對無需保存的，上報市局批準后按檔案管理相關規(guī)定進行集中銷毀。

7、每形成的檔案資料必須于次年3月底前完成歸檔工作。各所專職檔案人員因工作調動時，應做好交接工作。

第四篇：淺談基層社會保障檔案管理工作

淺談基層社會保障檔案管理工作

摘 要：基層檔案作為社會各行各業(yè)改革發(fā)展的真實記錄，是社會寶貴財富，基層單位檔案管理已納入國家檔案管理，有相關管理規(guī)定和標準。社會保障體系建設是構建社會主義和諧社會的一項重要內容，健全的社會保障體系是市場經(jīng)濟發(fā)展的推進器，也是社會穩(wěn)定和諧的安全網(wǎng)和減震器。我國社會保障工作正在向法制化、社會化、規(guī)范化、廣泛化方向發(fā)展。社會保障檔案管理工作，是社會保障工作的一個重要內容，也必然需要進行創(chuàng)新。

關鍵詞：社會保障；檔案；管理

一、社會保障檔案的特點

（1）廣泛性。指的是參與社會保障的人員涉及廣泛。現(xiàn)在，養(yǎng)老、醫(yī)療保健等社會保障措施的主要對象是城鎮(zhèn)居民，隨著社會保障制度的改革，中國參與社會保障體制的人員將會逐步向農(nóng)村延伸，最終使整個社會的全體公民在辦理社會保障時都會形成社會保障檔案。

（2）動態(tài)性。指的是社會保障檔案是一個動態(tài)變化的檔案。社會保障檔案會隨著每個人工作單位的變動而發(fā)生關系轉移；個人工資的增減也直接影響著其各種社會保障的繳費情況發(fā)生響應的變化；一些社會保險項目，如醫(yī)療保險、住房公積金等經(jīng)常會出現(xiàn)支用、給付等情況，這些變動都要在其社會保障檔案中形成相應的更改記錄。

（3）人本性。指的是社會保障檔案辦理的對象是個體的人，人是社會保障檔案的最基本的形成單位，在參與社會保障后，都會對每個人建立各自的檔案，所以說，社會保障檔案即是個人參與社會保障原始憑證，也是維護個人權益的重要證據(jù)。以人為本，人人參與，服務人人。

（4）?范性。指的是社會保障檔案是基于有關規(guī)范來辦理的。一是活動的規(guī)范，即各類社會保險具有統(tǒng)一的處理程序、收費標準；其次是材料的規(guī)范，即各類社會保險都規(guī)定有標準的記錄卡，登記記錄和報告，不管什么單位的員工，都將形成一致性的相關材料。

二、社會保障檔案管理中存在的問題

（1）對社會保障檔案重視不夠。由于社會保障檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，加之有關領導的不重視，對社會保障檔案的管理缺少相應的軟硬件投入，人員配備、經(jīng)費不到位的情況，在全國普遍存在，有些部門沒有專門的檔案室，該歸檔的檔案沒有歸檔，檔案隨意保存、丟失的情況比較嚴重。

（2）社會保障檔案多頭管理，管理機制沒有理順。社會保障檔案由于涉及的面比較廣泛，我國不同的類別社會保障檔案分別歸屬不同的部門管理，形成了多頭管理問題，造成不同的檔案分屬不同的部門，各部門之間信息溝通困難，一個人的保險資料分別保存在不同的機構，且管理方法各異，沒有一個完整的檔案信息中心能夠查詢到一個人的全部社會保障檔案信息。

（3）缺乏專業(yè)社會保障檔案的管理標準和規(guī)范。社會保障檔案管理缺乏國家標準，職工檔案管理仍在執(zhí)行勞動部與國家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，而該項制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉等規(guī)定已經(jīng)不適應現(xiàn)實工作的需要，亟須修改。在沒有國家的相關標準的情況下，各地在相繼制訂了一些社會保障檔案的地方標準，如有的地市制定了公布了醫(yī)療保險檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國許多地市則沒有，造成社會保障檔案的各地管理方法不統(tǒng)一。在社會保障檔案的不同專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。

三、加強社會保障檔案管理的建議

根據(jù)社會保障檔案的特點和社保工作的發(fā)展，改進和完善我國的社會保障檔案工作，將是社保工作和檔案工作的一項重要內容，筆者認為，當前社會保障檔案工作可以從以下幾個方面進行一些改進：

（1）加強宣傳，加大投入。在全社加大社會保障檔案工作宣傳力度，利用各種宣傳手段和宣傳渠道，廣泛宣傳社會保障檔案工作的重要性，提高每一位公民的社會保障意識，加大對社會保障檔案工作的重視程度，積極爭取各級黨委、政府領導對社會保障檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實解決社會保障檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等實際問題，為建設和完善社會保障檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。

（2）完善管理機制。理順社保工作管理機制，盡可能將社保的職能工作，集中在一個職能單位完成，即實現(xiàn)養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、失業(yè)、生育等社會保障工作的統(tǒng)一管理，推行一條龍式的服務模式，避免社會各保障職能部門間交叉重復而造成的浪費，實現(xiàn)社會保障檔案的集中管理，充分體現(xiàn)社會保障檔案的人本性特點，實現(xiàn)社會保障檔案“記錄一生，服務一生”的管理目標。

（3）加強制度標準建設，實現(xiàn)規(guī)范管理。大力加強社會保障檔案的科學化、規(guī)范化、標準化和制度化建設，實行科學規(guī)范的管理。加強對社會保障檔案的形成、整理、保管、利用各工作環(huán)節(jié)的研究，制定操作性強、科學統(tǒng)一的社會保障檔案管理規(guī)范，努力促進社會保障檔案信息資源的整合與共享，提高社會保障檔案的管理效率，使其成為開展社會保障工作的有力工具。

（4）大膽創(chuàng)新，開創(chuàng)新的管理模式。在以人為本的指導思想下，樹立檔案為人服務的新觀念，努力開創(chuàng)新的管理模式。如長春市社保局建立了退休人員檔案管理中心，解決了退休人員的養(yǎng)老金發(fā)放、社會保障檔案管理問題；南寧市推出了社會保障檔案托管服務。這些新的服務形式的開創(chuàng)，進一步推動了社會保障工作社會化的進程，使社會保障檔案的管理不再依賴于企業(yè)，使職工不再為企業(yè)的破產(chǎn)和自己的退休而擔心社會保障檔案的管理問題，同時也給社會保障檔案管理帶來了新的活力。

（5）加快社會保障檔案管理信息化網(wǎng)絡化的建設。隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展，建設統(tǒng)一的社會保障檔案信息網(wǎng)絡已經(jīng)迫在眉睫。利用計算機網(wǎng)絡，社保部門可以實現(xiàn)所有社保繳費的網(wǎng)絡征收、保費的網(wǎng)絡支付，可以利用社會保障檔案信息網(wǎng)了解社保工作狀態(tài)，實現(xiàn)無紙化辦公，提高工作效率；用戶可以通過社保檔案信息中心的網(wǎng)站，輸入自己的社保號就可以查詢到自己的社保繳費等情況，輕松完成繳費、支付等所有的工作環(huán)節(jié)；通過網(wǎng)絡，可以和商業(yè)銀行的信用檔案系統(tǒng)、公安的戶籍檔案系統(tǒng)等進行信息交互，實現(xiàn)更大范圍的信息資源共享。因此，各地社會保障部門要重視社會保障檔案的信息化建設，加大投入力度，努力建設社會保障檔案信息網(wǎng)絡。

參考文獻：

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[3] 佟紅霞.淺析新形勢下的基層檔案管理與發(fā)展[J].人力資源管理.2013（12）

[4] 孫明躍.對基層檔案從業(yè)人員培養(yǎng)教育的思考[J].浙江檔案.2011（05）

第五篇：基層工商所檔案管理工作

工商所檔案管理工作標準

一、檔案管理人員

各工商所必須配備專職檔案人員，集中統(tǒng)一管理各種門類和載體的檔案。專職檔案員負責本單位檔案收集、整理、歸檔、移交、銷毀等工作。

二、歸檔文件收集范圍

1、文書檔案：凡是反映本單位職能活動、歷史面貌、單位和個人權益的具有查考利用價值的各種門類和載體的文件材料均屬歸檔范圍。對符合檔案管理規(guī)定的文件材料按“三合一制度”整理、著錄、歸檔。

2、電子和聲像檔案：反映本單位職能活動的照片、錄音、錄像材料、電子文件材料。

4、實物檔案：本單位獲得的上級表彰，包括獎狀，獎牌，獎杯以及榮譽證書等。

3、專業(yè)檔案：以所名義下發(fā)的案件檔案資料；個體工商戶資料。

三、檔案整理規(guī)范

1、文書檔案

（1）對收到的上級正式來文應于當天打印出來，填好來文處理簽，發(fā)全所工作人員傳閱，并簽字留存。

（2）對收到的上級各項階段性的工作要求，應于該項工作

任務完成后5個工作日內將相關資料整理齊全并裝訂成冊備查。

（3）重要的人民來信來訪材料、領導的指示和本單位處理人民來信、來訪形成的記錄、調查處理報告等應于來信來訪結束后3個工作日內將相關資料整理歸檔。

（4）當年的文書檔案應于次年3月底以前立卷歸檔。歸檔文件以“件”為單位進行整理，檔案內不得有訂書針等金屬物質。對列為永久和長期保存的文件應采用線繩裝訂，統(tǒng)一采用“三孔法”，在文件左側邊緣裝訂。裝訂完成后在每份歸檔文件上方空白處正中間蓋文書檔案歸檔章，并填寫歸檔號。對裝訂好的檔案統(tǒng)一使用市局下發(fā)的文書檔案盒裝盒，每盒裝30份歸檔文件，裝完后各所負責人和專職檔案員在盒內備考表上簽字，盒內備考表放于每個檔案盒底部。卷內文件目錄要求排列有序、案卷題名整齊標準，最后按要求規(guī)范填寫好檔案盒脊背。

2、電子和聲像檔案：

（1）對本單位的所有電子文件按進行刻錄留存，在刻錄好的磁盤上貼上編寫好的檔案號后歸檔。

（2）照片檔案整理中每張照片都應配備照片題名、照片號、攝影時間、攝影者、照片說明5項基本內容，其中照片號由全宗號、檔案號和順序號組成；照片說明字數(shù)應控制在50字以內。

3、實物檔案：對本單位受到上級表彰的獎狀，獎牌，獎杯以及榮譽證書等進行分類整理，并按“三合一”制度要求貼上編寫好的檔案號后歸檔。

4、專業(yè)檔案

（1）以所名義下發(fā)的案件檔案應在案件辦結后的3個工作日內，按《工商行政管理機關行政處罰程序規(guī)定》（28號令）整理案件卷宗。并在案件卷宗右上角蓋歸檔章，按一個一個流水號填寫檔號，并將案件檔案基本信息錄入檔案管理軟件，將生成的卷內文件目錄打印裝訂成冊，按要求存放備查。

（2）個體工商戶檔案。在整理好的個體工商戶資料目錄的右上角蓋歸檔章，并按一個一個流水號填寫歸檔號。對整理完后的個體工商戶檔案，對裝訂好的個體檔案用市局統(tǒng)一下發(fā)的檔案盒裝盒并按要求填寫檔案盒封面和脊背后歸檔。

四、檔案管理工作要求：

1、將各種門類和載體的檔案及有關資料收集齊全，整理立卷時要認真對照我局檔案管理“三合一”制度要求分類層次分明、保管期限劃分正確。

2、歸檔文件材料應保持其完整性和系統(tǒng)性，如有缺損，須及時考證并修補。

3、立卷歸檔應嚴格按檔案制度執(zhí)行，并接受市局的監(jiān)督和指導。

4、檔案室要做好防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲工作，檔案員應做好相關溫濕度記錄。

5、借閱檔案檔案員應做好登記工作，并負責督促借閱人員及時歸還，不得遺失污損。

6、對保管期限屆滿的檔案應組織人員重新逐卷進行鑒定，對無需保存的，上報市局批準后按檔案管理相關規(guī)定進行集中銷毀。

7、每形成的檔案資料必須于次年3月底前完成歸檔工作。各所專職檔案人員因工作調動時，應做好交接工作。