第一篇：城管行政執(zhí)法文書、案卷管理制度

城管行政執(zhí)法文書、案卷管理制度

一、城市管理行政處罰過程中執(zhí)法文書、案卷的管理均適用本制度。

二、本制度中的執(zhí)法文書指蓋有“格爾木市城市管理局”印章的各類文書；本制度中的案卷是指將簡易程序案件及一般程序案件按規(guī)定制作而成的卷宗。

三、執(zhí)法文書、案卷實行專人管理，統(tǒng)一存放。

四、執(zhí)法文書領(lǐng)用與注銷均需登記，做到有據(jù)可查，領(lǐng)用的隊員應(yīng)有效使用，妥善保管，不得將執(zhí)法文書挪作他用，禁止擅自作廢。對于作廢的執(zhí)法文書應(yīng)在背面注明原因，并完整保存，以備查驗。

五、各類案卷定期進行整理、歸檔。一般程序案件原則上一案一卷，也可一卷多案，但每卷不得超過8個案件；簡易程序案件可多案一卷，但每卷不超過50個案件。檔案材料的種類、份數(shù)、頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

六、執(zhí)法案卷應(yīng)按照執(zhí)法程序的順序?qū)⑼话讣嚓P(guān)材料按類組合在一起立卷。

七、執(zhí)法案卷用統(tǒng)一的卷皮、卷目組卷，書寫工具一律采用鋼筆、簽字筆，字跡工整、清晰。卷內(nèi)不得有金屬物，對破損的材料要托裱，卷內(nèi)材料應(yīng)依次用阿拉伯?dāng)?shù)字在每頁右上角編寫頁號。

八、執(zhí)法案卷應(yīng)按照案卷排列順序制卷號，以固定案卷位置。

九、案件辦理終結(jié)，應(yīng)將案件材料裝訂成卷，經(jīng)審查后存檔。

十、適用簡易程序?qū)嵤┬姓幜P所形成的案卷，保存5年；適用一般程序?qū)嵤┬姓幜P所形成的案卷，保存10年；重大復(fù)雜的行政執(zhí)法案卷，保存20年。

十一、對超過保存期限的資料，由資料保管部門申請銷毀，經(jīng)批準(zhǔn)后按規(guī)定進行銷毀。

第二篇：行政執(zhí)法案卷管理制度

食品藥品監(jiān)督管理局行政執(zhí)法案卷管理制度

第一條 為加強行政執(zhí)法案卷管理，保障依法行政，根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，結(jié)合實際，制定本制度。

第二條 本制度所稱行政執(zhí)法案卷是指在行政處罰、行政許可、行政復(fù)議、政府信息依申請公開等執(zhí)法過程中形成的與案件有關(guān)的按照一定順序匯集成卷的案件材料。

第三條 行政處罰、行政許可、政府信息依申請公開、移送其他部門案卷由案件承辦人負(fù)責(zé)立卷。行政復(fù)議、行政應(yīng)訴、行政賠償案卷由法規(guī)科承辦人負(fù)責(zé)立卷。已經(jīng)辦結(jié)的行政執(zhí)法案件，案件承辦人應(yīng)在10個工作日內(nèi)立卷。

行政執(zhí)法案件應(yīng)當(dāng)一案一卷，簡易程序的行政處罰案件可按時間順序集中匯集成卷。

第四條 正在辦理中的行政執(zhí)法案件，案件材料由案件承辦人保管；已歸檔案卷由法規(guī)科人員負(fù)責(zé)保管。

第五條 行政執(zhí)法案件立卷后應(yīng)報送法規(guī)科審核整理歸檔。

第六條 案卷查閱實行登記審批制度。正在辦理中的行政執(zhí)法案件，除案件承辦機構(gòu)負(fù)責(zé)人、法規(guī)科核審人、主管局領(lǐng)導(dǎo)、局主要負(fù)責(zé)人查閱外，其他人員一般不得查閱或借閱。已歸檔案卷，本局工作人員因工作需要查閱案卷的，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱管理規(guī)定。本部門以外單位、人員需要查閱或借閱案卷的，案卷保管人應(yīng)書面登記相關(guān)信息，在報請局主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可提供案卷。

第七條 違反本制度案卷管理規(guī)定造成后果的，按照《行政執(zhí)法責(zé)任追究辦法》相關(guān)規(guī)定對有關(guān)人員進行責(zé)任追究。

第八條 本制度自印發(fā)之日起施行。

第三篇：行政執(zhí)法案卷管理制度

XX分局行政執(zhí)法案卷管理制度

一、為嚴(yán)格規(guī)范行政執(zhí)法行為，提高行政執(zhí)法工作水平，規(guī)范案卷管理，制定本制度。

二、行政處罰案件經(jīng)分局合議后，履行如下程序：承辦人需到辦公室領(lǐng)取案卷編號；按照執(zhí)法程序制作處罰按卷；承辦人（帶領(lǐng)業(yè)戶）15日內(nèi)將處罰金額繳納到辦公室；辦公室指派專人2日內(nèi)將罰款繳納到指定銀行，并與2日內(nèi)將罰款發(fā)票返到承辦人（業(yè)戶）；行政處罰案件執(zhí)行完畢后，由承辦人將全部材料整理、分類、編號、組卷，30日內(nèi)交辦公室歸檔。

三、案卷檔案由辦公室指定專人按照材料齊全、排列有序、裝訂整齊、便于查閱、保證安全的原則進行立卷、歸檔、保管。

四、查閱案卷必須辦理查閱手續(xù)，當(dāng)場查閱，不得隨意帶出、復(fù)制、損壞。

五、案卷到期需要銷毀時，由案卷管理人員提出申請，列出清單，按規(guī)定程序予以銷毀。

第四篇：行政執(zhí)法文書與案卷綜述

行政執(zhí)法文書與案卷綜述

一、緒論

?某法院對行政訴訟中行政機關(guān)敗訴的原因進行分析: ? 行政機關(guān)敗訴的主要有兩方面的原因： ?一是忽視行政執(zhí)法程序。

?二是消極應(yīng)訴，不履行舉證責(zé)任。

忽視行政執(zhí)法程序

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1、主體違法。法律規(guī)定適用一般程序調(diào)查檢查時不得少于兩個人進行，而敗訴行政個案中調(diào)查檢查時行政機關(guān)往往系獨人實施調(diào)查取證。如某縣公安局在調(diào)查處罰莫某、余某案件中，案件記錄中現(xiàn)場收集證據(jù)僅有一個工作人員參加。

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2、相關(guān)程序環(huán)節(jié)缺失。如在行政文書中應(yīng)告知而未告知當(dāng)事人有提起訴訟的權(quán)利；或是行政文書作出后，長期未送達(dá)當(dāng)事人；或是行政文書雖有送達(dá)，但在送達(dá)回執(zhí)上簽名的人未注明與受送達(dá)人的關(guān)系，受送達(dá)人不予認(rèn)可的，很難證明行政機關(guān)已經(jīng)送達(dá)。

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3、對重大的行政決定，沒有組織聽證。有的行政機關(guān)在作出責(zé)令停產(chǎn)停業(yè)、吊銷許可證或執(zhí)照、較大數(shù)額等行政處罰決定時沒有告知行政相對人聽證的權(quán)利。

二、行政執(zhí)法文書

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（一）執(zhí)法文書的概念及其含義

?執(zhí)法文書，是指國家行政機關(guān)、法律法規(guī)授權(quán)的組織或者委托行使行政執(zhí)法職能的組織，依法制作的處理各類行政管理事務(wù)，具有法律效力或法律意義的一系列文書總稱。主要包含以下四層含義：

一是執(zhí)法文書制作主體是擁有法定執(zhí)法權(quán)的執(zhí)法部門。

?二是執(zhí)法文書適用范圍是具體行政執(zhí)法活動。它和執(zhí)法活動是同步進行的。

?三是執(zhí)法文書制作必須遵守法律法規(guī)規(guī)定，不能脫離法律法規(guī)的規(guī)定自己創(chuàng)設(shè)文書種類、形式和內(nèi)容。

?四是執(zhí)法文書必須具有法律效力和法律意義。執(zhí)法文書一旦制作完成，行政機關(guān)必須遵守，不能朝令夕改；對于當(dāng)事人而言，一旦當(dāng)事人簽收后，執(zhí)法文書對其就有拘束力，當(dāng)事人必須履行執(zhí)法文書規(guī)定的法律義務(wù)。

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（二）執(zhí)法文書的特點與分類

?1.執(zhí)法文書的特點。

?一是制作的合法性。體現(xiàn)在兩個方面，即制作主體的合法性和制作文種、要求、時限的合法性。?二是體裁格式的規(guī)范性。?三是適用法律的嚴(yán)肅性。

?四是語言表述的準(zhǔn)確性。

?五是生效執(zhí)行的權(quán)威性。執(zhí)法文書一旦制作完畢并送達(dá)到當(dāng)事人，非經(jīng)法定程序不得變更或撤銷；如需改變或撤銷，必須由執(zhí)法機關(guān)依照法定程序進行。

?2.執(zhí)法文書的分類。

?（1）按執(zhí)法文書用途，以分為內(nèi)部文書和外部文書。內(nèi)部文書，指在執(zhí)法活動過程中執(zhí)法機關(guān)為行政管理活動需要而制作的在行政機關(guān)內(nèi)部運轉(zhuǎn)的書面文件，如立案審批表、案件審批表、案件調(diào)查終結(jié)報告、結(jié)案報告等。外部文書，指執(zhí)法機關(guān)在具體執(zhí)法活動中制作的涉及到當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù)關(guān)系或調(diào)查取證過程中有行政機關(guān)以外的人員、組織參與的文書，如調(diào)查筆錄、勘驗筆錄、行政處罰事先告知書、行政處罰決定書、責(zé)令停止違法行為通知書等。相對而言，執(zhí)法機關(guān)對外部文書的重視程度要高于內(nèi)部文書。

?（2）按執(zhí)法文書制作主體，可分為以個人名義制作的文書和以執(zhí)法機關(guān)名義制作的文書。所謂以個人名義制作，指以執(zhí)法人員個人的名義制作，由執(zhí)法人員對文書的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，如詢問筆錄、現(xiàn)場檢查記錄等。所謂以執(zhí)法機關(guān)的名義制作，指執(zhí)法人員以所在執(zhí)法機關(guān)的名義制作的文書，由該執(zhí)法機關(guān)對文書的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，如行政處罰決定書、查封扣押通知書等。在執(zhí)法實踐中，大多數(shù)執(zhí)法文書都是屬于以執(zhí)法機關(guān)名義制作的文書。

?（3）按執(zhí)法文書作用，可分為執(zhí)行類、證據(jù)類和工作類文書。所謂執(zhí)行類文書，指執(zhí)法機關(guān)在執(zhí)法過程中，依照法律規(guī)定辦理行政案件時操作的法律文書，如決定書、許可證等。所謂證據(jù)類文書，指執(zhí)法機關(guān)在執(zhí)法過程中，依法調(diào)查取證時形成的法律文書，如現(xiàn)場檢查筆錄、調(diào)查詢問筆錄等。所謂工作類文書，指執(zhí)法機關(guān)在執(zhí)法過程中，為決定適用某種程序、內(nèi)部請示報告、研究討論等所形成的執(zhí)法文書，如行政處罰審批表、重大案件集體討論記錄等。

?（4）按執(zhí)法文書形式，可分為填寫式、書寫式和筆錄式文書。填寫式執(zhí)法文書的格式相對固定，如當(dāng)場處罰決定書等。書寫式文書是根據(jù)需要來制作的法律文書，如調(diào)查終結(jié)報告、行政處罰決定書等。筆錄式文書主要是詳細(xì)記錄當(dāng)事人違法的客觀事實及執(zhí)法人員的調(diào)查結(jié)果，如現(xiàn)場調(diào)查筆錄、詢問筆錄等。?

（三）執(zhí)法文書制作應(yīng)注意的問題

?（1）違法事實描述不清。主要有以下表現(xiàn)： ?一是描述太簡單。對違法事實的描述缺少內(nèi)容，或者不能全面反映內(nèi)容。?二是使用結(jié)論性語言。?三是違法事實記載不全面。

?（2）證據(jù)反映不充分。主要有以下表現(xiàn)： ?一是收集證據(jù)的過程是否合法沒有反映清楚。?二是對所收集到的證據(jù)本身的特性沒有反映清楚。?（3）處罰失當(dāng)。

?（4）表述不規(guī)范。具體有以下表現(xiàn)：

?一是語言使用不規(guī)范。有的文書在描述時詞不達(dá)意，甚至引起歧義，有些文書中使用方言。?二是出現(xiàn)錯別字。

?三是不簽名、代簽名或少簽名。?四是漏填或少填項目。?五是字跡潦草。

?六是日期填寫混亂。如立案日期在調(diào)查取證之后，處罰決定書時間與處罰事先告知書時間同一天，送達(dá)文書回證時間在文書制作時間之前等。?（5）隨意簡化或者不按規(guī)定使用文書。

?2.幾種重要執(zhí)法文書常見問題。

?（1）證據(jù)先行登記保存文書。錯誤主要表現(xiàn)在: ?一是超過法定期限實施證據(jù)登記保存。《行政處罰法》明確規(guī)定，實施證據(jù)先行登記保存，應(yīng)當(dāng)在七日內(nèi)及時作出處理決定。也就是說，如果行政機關(guān)在七日內(nèi)不能做出處理決定的，就應(yīng)該將登記保存的證據(jù)發(fā)還給所有人。

?二是任意擴大證據(jù)登記保存范圍。實行證據(jù)先行登記保存，必須是在特殊、緊急情況下，如證據(jù)有可能滅失、時過境遷后將難以取得等，行政執(zhí)法機關(guān)才能實施。如果對沒有必要進行證據(jù)登記保存，或通過詢問筆錄、證人證言、現(xiàn)場筆錄等其他證據(jù)就能夠確定行政相對人違法事實的，就不能采取這項措施。?三是需要保存的證據(jù)不登記或登記不規(guī)范。

?四是實施先行登記保存的物品與被處罰行為沒有關(guān)聯(lián)性。先行登記保存的物品作為證明案件真實情況的證據(jù)，必須具有客觀性、關(guān)聯(lián)性和合法性三個基本特征，它必須與違法行為有直接必然聯(lián)系的。

?五是未經(jīng)行政機關(guān)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)實施登記保存。

?（2）重大案件集體討論文書。錯誤主要表現(xiàn)在： ?一是討論無記錄。?二是記錄無實質(zhì)內(nèi)容。

?（3）案件調(diào)查終結(jié)報告。錯誤主要表現(xiàn)在: ?一是無制作案件調(diào)查終結(jié)報告。

?二是內(nèi)容過于簡單，未對案情進行敘述、未列舉證據(jù)，填寫隨意。

?三是不寫處罰建議。

（4）行政處罰事先告知文書錯誤主要表現(xiàn)

?一是違法事實敘述不清楚，相關(guān)證據(jù)不列舉。?二是擬處罰的種類和幅度告知不具體。應(yīng)告知當(dāng)事人擬處罰的具體種類和幅度，因為:①處罰種類、罰款數(shù)額不確定，將無法確定聽證程序是否適用。②處罰種類、罰款數(shù)額不確定，將對當(dāng)事人會產(chǎn)生截然不同的反應(yīng)。③處罰種類、罰款數(shù)額不確定，將很容易孽生執(zhí)法腐敗的現(xiàn)象。

?三是處罰事先告知書當(dāng)事人陳述申辯權(quán)利時間與處

罰決定時間有沖突。

?（5）處罰決定審批文書。錯誤主要表現(xiàn)在： ?一是未制作報批審查文書。?二是未經(jīng)法制審查。

?（6）行政處罰決定文書。錯誤主要表現(xiàn)： ?一是文號編寫不規(guī)范。?二是證據(jù)列舉不詳細(xì)。?三是政處種類填寫錯誤。

?四是救濟途徑、期限交待不全或錯誤。

?（7）送達(dá)文書。錯誤主要表現(xiàn)在： ?一是送達(dá)時間不合規(guī)定。

?二是送達(dá)回執(zhí)簽收不合規(guī)定。

?3.執(zhí)法文書制作過程中應(yīng)注意的問題。?（1）制作筆錄式執(zhí)法文書應(yīng)注意的問題。?①制作《調(diào)查筆錄》應(yīng)注意的問題。?《調(diào)查筆錄》一般由首部、正文、尾部三部分組成。

?首部，應(yīng)包括：文書標(biāo)題、頁數(shù)、案由、調(diào)查地點、被調(diào)查人姓名、性別、職務(wù)、被調(diào)查人工作單位、聯(lián)系方式、地址、調(diào)查人、記錄人、調(diào)查時間等內(nèi)容。?正文，是調(diào)查活動的實質(zhì)性內(nèi)容。應(yīng)注意，一是調(diào)查詢問時，要出示行政執(zhí)法證，并記錄執(zhí)法證號。二是對當(dāng)事人的詢問每次要制作文書；更不能同時對多個當(dāng)事人進行詢問。三是對有關(guān)違法行為的時間、地點、人員、手段、過程、結(jié)果、目的以及所涉及的違法物品的名稱、數(shù)量、來源、進銷價格等重要情節(jié)要問清楚。

?尾部，主要是調(diào)查活動參加人員對本文書的認(rèn)可表示。包括被調(diào)查人員意見和有關(guān)人員簽字等內(nèi)容。

?②制作《檢查筆錄》應(yīng)注意的問題。要注意四個方面的問題，即時間、地點、當(dāng)事人、檢查的過程。?一是時間記錄要準(zhǔn)確。起止時間的填寫要詳實，具體、準(zhǔn)確，要具體到年、月、日、時、分。?二是地點記錄要準(zhǔn)確。?三是當(dāng)事人記錄要準(zhǔn)確。?四是檢查過程記錄要明確。

?（2）制作填寫式執(zhí)法文書應(yīng)注意的問題。?一是案由要具體明了。

?二是“當(dāng)事人”欄目要填寫當(dāng)事人全稱。?三是“違法行為”部分要填寫明確。違法行為部分包括時間、地點、違法行為這三個要素，缺一不可。?四是“法律依據(jù)”欄要填寫所適用法律的全稱，不能隨意縮寫。

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三、行政執(zhí)法案卷 ?

（一）行政執(zhí)法案卷的概念及特點

?1.行政執(zhí)法案卷的概念。是指行政執(zhí)法主體在行政執(zhí)法過程中，按照法律規(guī)定所形成的與案件有關(guān)的法律文書和證據(jù)材料的總和。?2.行政執(zhí)法案卷的特點。?一是真實性。?二是完整性。?三是規(guī)范性。?四是存儲性。

（二）行政執(zhí)法案卷的組成和結(jié)構(gòu) ?1.案卷的組成。

?從案卷的實質(zhì)性內(nèi)容來看，案卷主要由以下幾個方面的材料組成：

?（1）行政機關(guān)做出具體行政行為所依據(jù)的事實性證據(jù)材料，如調(diào)查筆錄、詢問筆錄、現(xiàn)場照片、鑒定文書等。

?（2）行政機關(guān)做出具體行政行為所依據(jù)的程序性材料，比如處罰事先告知書、聽證告知書、聽證筆錄等等。

?（3）行政機關(guān)做出具體行政行為的決定性材料，比如處罰決定、許可決定、扣押通知書等。

?（4）反映行政機關(guān)具體行政行為決定的執(zhí)行情況的有關(guān)材料，比如罰沒票據(jù)。

?從案卷的外在形式來看，案卷主要由以下幾個部分組成：

?（1）案卷的封面，主要顯示案件的基本信息，比如案由、處罰結(jié)果、執(zhí)行情況等；

?（2）案卷目錄，反映了所有案卷材料的名稱、排列順序；

?（3）案卷的核心部分的材料，這也是案卷的實質(zhì)性內(nèi)容，包括證據(jù)材料、程序性材料、決定性材料等； ?（4）案卷的歸檔方面的材料。

?2.案卷的結(jié)構(gòu)。是指案卷核心材料的不同組成部分之間的布局和關(guān)聯(lián)關(guān)系。案卷核心材料的各個組成部分可以以具體行政行為的決定書為界分成前后三個部分：

?一是案卷的基礎(chǔ)材料部分。這個部分包含了搜集證據(jù)材料、查清案件事實和履行辦案程序三個方面的內(nèi)容，也是這三個方面相互滲透、共同發(fā)揮作用的過程。從案件辦理過程上看，這一部分主要包括案件立案、搜集證據(jù)、調(diào)查終結(jié)三個階段。

?二是案件的決定材料部分。這是一個案件處理過程中的核心階段，也是案卷材料的核心部分。它是對案件的事實證據(jù)、適用法律、履行程序的高度概括。這一部分材料主要包括決定意見審批、處罰案件的先行告知、形成正式處理決定三個階段。

?三是案件的決定執(zhí)行部分。這是顯示案件處理決定最終執(zhí)行情況的材料。

（三）行政執(zhí)法案卷的整理與入檔

?1.案卷整理的步驟。?第一步，清理資料。首先要查看辦案資料是否齊全，執(zhí)法文書填寫制作規(guī)范與否，是否按行政案件辦理程序、現(xiàn)場處罰規(guī)定、行政案件審理規(guī)則和聽證工作規(guī)則的規(guī)定處理案件。其次按時間順序清理排列，對每份執(zhí)法文書進行系統(tǒng)排列，固定每份執(zhí)法文書的位置，排列時要注意保持文書之間的聯(lián)系，并使這種聯(lián)系條理化，便于查閱。最后整理成冊、檢查資料是否有遺漏，確認(rèn)無誤后才能進入下一道程序。

?第二步，制作卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)目錄制作要注意以下事項：

?（1）順序號。應(yīng)將整理后已按時間順序排列的文書

按1、2、3……的順序填寫，一份文書只填一個順序號，如調(diào)查筆錄，雖是找?guī)讉€人調(diào)查幾次形成的文書，但屬同類文書，也只填一個順序號。

?（2）文件上原有字號。凡有文件編號的，一定要寫

明字號。

?（3）文件日期。寫明原文書的制作時期。

?（4）標(biāo)題。寫明卷內(nèi)文書的名稱，如“行政處罰決

定書”，“結(jié)案審查表”等。

?（5）文件所在頁號。寫明每個文書在案卷中的起止

頁碼，頁碼應(yīng)按文書的前后順序統(tǒng)一編寫，并標(biāo)注在有字頁的正面右上角、背面左上角。

?（6）備考。有需要說明的事項，應(yīng)該在備考欄填寫。

備考表放在全卷文書的最后，用來說明卷內(nèi)文書的狀況。備考表應(yīng)寫明卷內(nèi)文書的實有頁數(shù)，以及必要說明的情況，并填寫登記日期和立卷人姓名。

?第三步，制作案卷。應(yīng)包括以下內(nèi)容：

?（1）案由。案由要簡要寫明違法主體和違法行為，合符語法，標(biāo)點符號正確，書寫字體可稍大些，筆畫工整，排列美觀，用簡練通順的文字、準(zhǔn)確的一句話概括。

?（2）處理結(jié)果。要按處罰決定書或復(fù)議決定、行政訴訟確認(rèn)的處罰內(nèi)容，分項寫明行政處罰的方式。?（3）辦案日期。即辦理案件的起止日期。?（4）保存年限。

?（5）件、頁數(shù)。寫明本卷文書的件數(shù)和頁數(shù)，一個順序號的文書為一件。

?（6）歸檔號。寫明本卷文書歸檔時的編號。?（7）收案日期。寫明該案卷歸檔存查的日期。?（8）裝訂。

?第四步，歸檔保存。裝訂成冊的案卷要移送檔案室，交檔案保管人員歸檔存查，不能由執(zhí)法人員自己保存。歸檔時間要按照規(guī)定執(zhí)行，一般第一年的文件材料第二年上半年進行歸檔較為合適。已歸檔的案卷，任何人不得從由抽取、涂改、增刪卷內(nèi)材料。確需增添文書材料的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可增添。

?2.執(zhí)法案卷入檔的要求。?一是文書排列的規(guī)則。案卷內(nèi)文書材料一般只保存?案卷評查制度缺失。

一份，重復(fù)的文書材料或者與案件無關(guān)的文書材料要剔除。案卷內(nèi)的每份或者每組文書材料之間的排列規(guī)則一般是：①決定文書在前，依據(jù)材料在后；②正件在前，附件在后；③批復(fù)在前，請示在后；④原件在前，更正、補充在后；⑤印件在前，定稿在后。簽發(fā)稿和送達(dá)回證應(yīng)當(dāng)作為該文書材料的附件隨卷裝訂。

?二是頁碼編寫的規(guī)則。案件的文書材料經(jīng)過系統(tǒng)排列后，應(yīng)當(dāng)逐頁編號。文書材料的頁碼應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，在有文字的每頁正面右上角、背面左上角編寫。卷宗封皮、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表都不要編寫頁碼。

?三是書寫的要求。書寫的工具要用鋼筆或簽字筆，字跡要工整、清晰，如果有些證據(jù)用鉛筆書寫的，要將其復(fù)印后與原件一起入檔。

?四是入檔紙張要求。紙張要求用

A4紙，材料上不能有訂書針等金屬物。要達(dá)到這一基本要求，應(yīng)該根據(jù)不同情況進行處理：（1）對破損或者褪色的材料，要進行修補或復(fù)制；（2）裝訂部位過窄或者有文字的材料，要用紙加襯邊；（3）紙面過小的材料，要加貼襯紙；（4）紙張大于卷面的材料，要按照卷宗大小折疊整齊；（5）需要附卷的信封，要打開放平并保留郵票（戳）。

?五是聲像材料的歸檔要求。隨卷歸檔的聲像材料等證據(jù)要放入證據(jù)袋中，并在證據(jù)袋上用文字說明證據(jù)名稱、數(shù)量、攝像或者錄音的對象、時間、地點和責(zé)任者等。隨卷歸檔的聲像材料要用文字說明主要內(nèi)容。

?六是裝訂的要求。案卷裝訂一般采用“三孔一線”的裝訂方法，一三孔之間的距離為160MM，裝訂線以不妨礙卷內(nèi)文書材料閱讀為原則。一宗案件的文書材料，每卷不超過2公分或者200頁，過多時應(yīng)當(dāng)按形成的順序分冊訂卷。案卷裝訂后要在卷底裝訂線上加貼貼封紙，并加蓋騎縫章。

（四）目前執(zhí)法案卷管理中存在的 主要問題

?一是案卷歸檔不夠及時。

?二是案卷裝訂不規(guī)范。主要表現(xiàn)在：用金屬釘、抽桿夾；無格式化的封皮。

?三是歸檔順序顛倒。有的按照正卷、副卷裝訂，有的按照案件發(fā)展時間順序裝訂，有的按照效力等級裝訂。

?三是內(nèi)容材料缺失。有的無封面、封底、目錄、備考表，有的未將現(xiàn)場照片、繳款票據(jù)等裝訂入卷。

（五）行政執(zhí)法案卷評查

?

1、行政執(zhí)法案卷評查活動中存在的突出問題。?（1）執(zhí)法主體 ? 案卷意識淡薄，?（2）案卷評查規(guī)范性不足。?（3）責(zé)任追究機制缺省。

?

2、執(zhí)法案卷評查制度化的幾點建議。?（1）科學(xué)擬定案卷評查規(guī)劃。?（2）統(tǒng)一、完善評查標(biāo)準(zhǔn)。

?（3）建立健全糾錯機制、責(zé)任追究機制和培訓(xùn)機

制。

?（4）提高行政執(zhí)法案卷的制作質(zhì)量，嚴(yán)格行政執(zhí)法案卷管理。

謝謝大家

第五篇：行政執(zhí)法文書管理制度

行政執(zhí)法文書管理辦法

一、正確使用執(zhí)法文書，文書使用率達(dá)到100%，文書內(nèi)容齊全、準(zhǔn)確。

二、各執(zhí)法股隊長是執(zhí)法文書使用的第一責(zé)任人，股隊認(rèn)真審查、把關(guān)，按文書要求規(guī)范填寫。

三、行政執(zhí)法文書應(yīng)統(tǒng)一由局案審辦管理，建立文書領(lǐng)取和發(fā)放臺帳，如實記錄領(lǐng)取和發(fā)放時間、數(shù)量、文書編號、經(jīng)辦人等內(nèi)容。文書整理由各股隊負(fù)責(zé)，一月向案審辦報一次，案審辦對上報的文書進行審查，對不符合規(guī)定的文書打回股隊，完善后上報案審辦，然后由案審辦歸檔、管理。

四、當(dāng)場處罰決定書的簽發(fā)由股隊長審查負(fù)責(zé)，行政處罰決定書必須報主管行政執(zhí)法副局長簽發(fā)。

五、處罰決定書編號要求統(tǒng)一，稽查隊100X,安監(jiān)股200X,計量股300X，業(yè)務(wù)股400X。

六、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督行政執(zhí)法文書檔案管理要求：

（一）質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督行政處罰一案一卷；

（二）各種執(zhí)法文書必須使用鋼筆（藍(lán)黑墨水）、簽字筆書寫或打??；

（三）查處違法案件所形成的案卷材料應(yīng)按一案一卷形式進行裝訂，卷內(nèi)順序按有關(guān)材料形成的時間先后順序排列；

（四）其他不適于裝訂入卷的資料，如錄音錄像、實物

1證據(jù)等應(yīng)妥為保存，并在卷皮底頁備考表注明存放地點；

八、因文書管理、使用不當(dāng)或監(jiān)督不力造成錯案或執(zhí)法過錯的，按《質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督行政執(zhí)法過錯責(zé)任追究規(guī)定》追究有關(guān)人員相應(yīng)的責(zé)任。