第一篇：做好擔(dān)保公司檔案管理工作的幾點心得

做好擔(dān)保公司檔案管理工作的幾點心得

發(fā)布時間：2011-9-5 15:04:19 點擊數(shù)：2

51我是蘇州亨通擔(dān)保投資有限公司的一名普通檔案管理員，在檔案管理的職位上工作有兩個年頭了，下面和大家探討一下在檔案工作方面的幾點心得。

眾所周知，檔案管理就是收集整理→歸檔保管→提供調(diào)閱→銷毀處理的過程。以蘇州亨通擔(dān)保投資有限公司的檔案管理為例，一套完整而有效的優(yōu)秀檔案管理體系為我們整個公司的團體表現(xiàn)加分不少。

一、收集整理。我們的業(yè)務(wù)和風(fēng)險經(jīng)理對某個委托擔(dān)保企業(yè)或個人進行認真客觀的評估完畢后撰寫評估報告，然后將受保企業(yè)或個人的一些相關(guān)基本資料（比如說企業(yè)的營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、開戶證明、貸款卡和查詢明細、驗資報告、章程、身份證、近期的財務(wù)報表和明細、水電費發(fā)票等等）送往審批部進行初步審批，再由審批員出具審批表，上交上級與財務(wù)審批，財務(wù)及上級領(lǐng)導(dǎo)批示通過后，這三部分就組成了A類基礎(chǔ)材料（受保企業(yè)或個人的基礎(chǔ)資料）。同樣，相關(guān)企業(yè)或個人（即反擔(dān)保方）的基本資料（比如說企業(yè)的營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、開戶證明、貸款卡和查詢明細、驗資報告、章程、身份證、近期的財務(wù)報表和明細、水電費發(fā)票等等）便組成了B類基礎(chǔ)材料（反擔(dān)保企業(yè)或個人的基礎(chǔ)資料）。而相關(guān)合同、協(xié)議或證明（比如說借款合同、保證合同、委托擔(dān)保協(xié)議、委托擔(dān)保質(zhì)押合同、反擔(dān)保保證合同、反擔(dān)保質(zhì)押合同等

等）就是我們的第三類檔案材料即合同類材料。在實際情況中，有的受保企業(yè)有可能為另一個企業(yè)或個人的反擔(dān)保，而有的反擔(dān)保企業(yè)亦或成為受保企業(yè)，所以我們這樣的檔案分類方法在一定程度上避免了檔案的重復(fù)性，也有利于更清楚更有效的調(diào)閱查詢。因為相關(guān)資料的收集速度會直接影響整個后臺工作的有效進行，所以，檔案管理員的重要責(zé)任之一便是及時督促前臺按時快速的完成資料收集，以便及時的歸檔保存。

二、歸檔保管與調(diào)閱。A類、B類、合同類資料收集完整后就可以歸檔保管了，為了在以后的工作中方便調(diào)閱，管理員必須對相關(guān)的資料重新記錄和編寫號碼，做成完整的Excel表格，每天更新保存。我們的A、B類基礎(chǔ)材料是可以查閱和借出的，當(dāng)業(yè)務(wù)或風(fēng)險部門人員需要調(diào)閱甚至借出相關(guān)的基礎(chǔ)檔案，填寫借出還入登記書之后，便可以拿出檔案室，最長期限為14天，如果超過期限，管理員必須進行提醒和督促檔案的還入。在檔案歸還的過程中，管理員必須認真檢查，如果有相關(guān)材料遺失的情況，應(yīng)該通知相關(guān)部門及時進行補缺，保證檔案的完整性。

三、檔案銷毀處理。從理論上說，我們的檔案保存期限為5年（特殊情況除外），但是隨著業(yè)務(wù)量的加大以及空間資源的局限性和資料本身需要不斷更新的特點，我們會定期更換一些舊的或者過期的不完整的資料，補充一些最新的更有利于我們業(yè)務(wù)和風(fēng)險掌控的資料，而那些“淘汰”下來的資料我們就會定期做銷毀處理，以釋放更多的空

間和保證資料的最新性。所以，管理員需要和前臺經(jīng)常進行溝通和交流，以便了解到最新的資料，進行除舊換新。

正是因為亨通擔(dān)保有這樣一套完整有效的檔案管理體系，才使得后臺工作井井有條，出色完成。由于我們形成了一整套規(guī)范的公司檔案管理，促進了企業(yè)在行業(yè)的競爭中處于領(lǐng)先地位，而我個人也在這個檔案管理的工作中養(yǎng)成了最大限度的細心、耐心和做好檔案工作的熱心

第二篇：如何做好檔案管理工作

如何做好檔案管理工作

進入21世紀(jì)，隨著改革的不斷深化，檔案工作也隨之發(fā)生了變化。面對新時期檔案工作的需要，如何做好檔案管理工作，筆者認為，應(yīng)從以下幾個方面抓起。

一、搞好檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。

一個單位的任何一項工作，都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能使這項工作順利開展；如果領(lǐng)導(dǎo)不重視，許多具體的工作都會困難重重。領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的價值和認識程度，決定著他們對檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此，把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，是時代發(fā)展的需要，是規(guī)范檔案工作的需要。對檔案管理人員來說，則應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響，去爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。如果只是一味的指責(zé)、埋怨領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作也是很難做好的。要使一個單位的檔案工作有起色，領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。這個根本工作是內(nèi)因，領(lǐng)導(dǎo)的重視是外因，外因必須通過內(nèi)因起作用。那么應(yīng)如何發(fā)揮主觀能動性，去爭取領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作呢？

(一)愛崗敬業(yè)，使領(lǐng)導(dǎo)滿意自己的工作。領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個好的印象。

－1－(二)積極宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)增強檔案意識。有些單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案意識，認為檔案工作在一個單位里不是生產(chǎn)一線，可有可無，對領(lǐng)導(dǎo)加強有關(guān)檔案方面的宣傳是十分必要的，要經(jīng)常把有關(guān)文件、材料給領(lǐng)導(dǎo)看，次數(shù)多了，自然會在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里留下痕跡，產(chǎn)生作用。尤其是一些與本單位密切相關(guān)的材料，很可能會使領(lǐng)導(dǎo)看后受到啟發(fā)，并在實踐中力圖仿效。要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，誘導(dǎo)和啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作。要努力服務(wù)，作為一名檔案人員主要是及時地提供信息。使檔案發(fā)揮其作用，從而更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

二．實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

隨著改革的深入發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數(shù)量越來越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來困難：管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問題。

(一)加強管理意識。檔案管理是一門專業(yè)性很強的工作，他要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細心的工作態(tài)度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。

(二)掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、－2－ 歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術(shù)在檔案管理中的運用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，使文件的形成、運行、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來，這種現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息文化的學(xué)習(xí)掌握上，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。

(三)利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個人的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷的質(zhì)量，給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。更好的服務(wù)于社會。

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三、提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強繼續(xù)教育。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，首先要充分發(fā)揮檔案工作人員的積極主動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。由于設(shè)備的現(xiàn)代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢，所以必須對檔案人員加強繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。

(一)提高認識水平，強化繼續(xù)教育。發(fā)展繼續(xù)教育需要解決的問題很多，首先，要解決思想認識問題。要充分認識到檔案人員繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義，認識檔案事業(yè)的發(fā)展，檔案服務(wù)質(zhì)量的提高，其根本出路在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高；其次，21世紀(jì)的檔案管理工作者的機遇挑戰(zhàn)并存，必須真正啟動檔案人才工程，培養(yǎng)世紀(jì)人才，將檔案管理工作者的繼續(xù)教育列入重要的議事日程。

(二)加強制度建設(shè)，建立相關(guān)運行機制?？梢哉f，加強制度建設(shè)，建立良性運行機制是開展檔案工作者繼續(xù)教育的關(guān)鍵和保證。首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計、考核、評估、獎勵制度；其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識，提高 －4－ 業(yè)務(wù)能力和水平。比如，檔案管理工作者上崗前和輪崗后的崗位培訓(xùn)，檔案專業(yè)技術(shù)人員獲得的專業(yè)技術(shù)職務(wù)可由終身有效改為動態(tài)管理，這樣，便可以激勵檔案工作者增強參加繼續(xù)教育的主動性和積極性。

(三)明確繼續(xù)教育的原則，選擇課程內(nèi)容。相對于正規(guī)學(xué)校教育而言，繼續(xù)教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實性和和時效性。繼續(xù)教育應(yīng)從實際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式的進行。堅持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、重視實效”的方針，切實遵守學(xué)以致用的原則。第一，檔案專業(yè)知識。繼續(xù)教育應(yīng)給檔案專業(yè)人員提供全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識的機會，盡快提高其專業(yè)水平。給檔案專業(yè)人員提高吸收、補充檔案學(xué)新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足；第二，相關(guān)學(xué)科知識。檔案工作融會了許多相關(guān)學(xué)科知識，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等，檔案工作者的繼續(xù)教育應(yīng)注重對相關(guān)科學(xué)知識的補充和更新；第三，現(xiàn)代科技知識?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是檔案工作的特征之一，也是檔案現(xiàn)代化的標(biāo)志之一，檔案工作者應(yīng)加強對信息技術(shù)、計算機、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)，為此，繼續(xù)教育肩負著更為重要的職責(zé)。

(四)進一步提高檔案管理人員對檔案管理工作的認識，要通過各種形式對他們進行《檔案法》和國家有關(guān)檔案工作規(guī)定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認識到搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)，增強自覺性，為提高效率創(chuàng)造條件。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責(zé)任制，加強

－5－ 對檔案材料的控制、積累并進行檢查考核，做到獎罰分明。要建立一個檔案管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作水平。

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第三篇：如何做好檔案管理工作

在從事了兩年多的檔案管理工作中，深刻體會到檔案管理的重要性。提高檔案工作的效率與質(zhì)量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此，檔案管理工作人員務(wù)必認真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個環(huán)節(jié)的工作。那么，如何做好檔案管理工作呢？我作為一名辦公人員，在實踐中通過不斷總結(jié)，尋找其中的規(guī)律，得到了一些粗淺的見解，愿與大家共同分享。

一、規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)

檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件。因此公文形成是檔案工作的起點，規(guī)范公文處理，把好公文形成關(guān)，是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制則是公文形成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統(tǒng)一擬制的，有的則是由相關(guān)部門起草然后交由辦公室負責(zé)印發(fā)。我部就屬于后者，由于各職能部門寫作人員的水平、素質(zhì)各不相同，對公文起草工作相關(guān)要求的理解存在差異，導(dǎo)致起草的文件的質(zhì)量也就大不一樣。我項目部在公文擬制過程中存在的問題集中反映在以下幾個方面：

1、文種使用不當(dāng)。主要有請示、報告不分；一文請示多件事情；生造文種或不規(guī)范使用紅頭文件等

2、附件標(biāo)識比較混亂。有的公文注有附件，但既不在規(guī)定的位置做出標(biāo)識，也不在附件名稱前標(biāo)識出具體的序號，行文程序很混亂。

3、公文主題詞標(biāo)注不準(zhǔn)確，不利于檢索查找。

4、數(shù)字使用不規(guī)范等等。上述情況，嚴重影響了公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔。因此，作為辦公室一名專門負責(zé)公文擬制人員，平時有責(zé)任也有義務(wù)對各部門呈送的公文初稿進行規(guī)范處理，依照有關(guān)規(guī)定，全面審核，嚴格核稿，特別是對那些突出表達主題思想的關(guān)鍵的字、詞、句等要嚴格把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)盡快與提供初稿的職能部門進行銜接，共同磋商，盡量將各種問題都解決在核稿階段，決不能將問題推給簽發(fā)的領(lǐng)導(dǎo)定奪，以確保公文的高質(zhì)量、高水平，以及檔案的高質(zhì)量、高水平。

二、檔案整理工作，從公文的評估分類做起 公文形成后，經(jīng)過一段時間的歸整處理，待文件涉及的事務(wù)處理完畢，文書人員即可以對公文的保存進行價值評估，根據(jù)公文的類別和重要程度分別進行初步的篩選和整理：去掉一部分普通的、不重要的(但不能立即或隨意銷毀，而是放到別處)；將涉及本單位改革、發(fā)展、穩(wěn)定的大事、要事、新事及代表本單位成就的文件留存下來，以備隨時查閱和調(diào)用。評估工作對文書人員是個嚴峻的挑戰(zhàn)，它要求文書人員有發(fā)展的眼光和敏銳的洞察能力，能夠在數(shù)量眾多、內(nèi)容龐雜的文件中挑選出那些具有保存價值的文件進行歸檔，供日后的工作查考利用。而要做好該項工作，可以從以下幾個方面進行：

1、對檔案工作要有高度的認識，要實現(xiàn)從公文到檔案的成功轉(zhuǎn)化，就必須重視公文的規(guī)范化管理，實現(xiàn)文秘工作和檔案工作組織制度的真正交融，加強檔案部門對文件管理的超前控制，這樣才能保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門的工作程序和煩瑣的移交手續(xù)，避免重復(fù)立卷，使文書工作流程更加科學(xué)化、合理化。

2、要有高度的職業(yè)責(zé)任感。檔案工作人員要有較強的職業(yè)悟性，要隨時將“檔案”裝在自己的頭腦里，要有對歷史負責(zé)的態(tài)度，使檔案工作平時化、平?；Ｒ虼?，務(wù)必要按照《辦法》的要求，規(guī)范地、科學(xué)地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學(xué)的評估。

3、要不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。文秘工作和檔案工作具有較強的專業(yè)性和技術(shù)性。在日常工作中，文秘人員要重視檔案知識的學(xué)習(xí)，加強檔案意識的培養(yǎng)，最好的辦法就是常備一本專業(yè)書籍，《檔案管理學(xué)》、《檔案管理基礎(chǔ)》等，以便需要時查閱，真正做到邊工作，邊學(xué)習(xí)，在工作實踐中逐步提高自己的理論水平。在日常工作中，很多檔案工作人員都兼任秘書工作，因此一定要重視對形成檔案的公文進行科學(xué)地評估歸類。

三、完善公文材料，做好檔案收集工作

文書部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，發(fā)現(xiàn)有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。具體可以從以下幾點著手：

1、檔案整理工作必須從平時做起。對于上級發(fā)文，做完收文登記后，首先應(yīng)鑒別該文件是否具有保存價值，如果其中一部分隨著現(xiàn)行效用的完成，便失去其保存的社會價值而被淘汰；而另一部分文件，退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻具有儲存價值，能使后人通過其載錄進行借鑒和利用，因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求，用不銹鋼釘子重新裝訂，后進行傳閱，閱辦完畢后，已初步進入歸檔程序，進一步歸整，以備平時查閱。

2、檔案整理工作應(yīng)注重細節(jié)。對于本單位自生文件，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料收集齊全，按照從上到下，依次為正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，到正式整理時裝盒為“卷”。初步做好檔案入庫前的各項準(zhǔn)備工作。

四、善于交流，接受新信息，達到資源共享

作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結(jié)合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進行歸檔。同時檔案工作人員必須強化責(zé)任意識，樹立精品意識，培育職業(yè)意識。不斷接受新信息，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機會，主動向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴格、專題概要、統(tǒng)計數(shù)字匯集、會議簡介等，從而達到資源共享的目的。

總之，檔案管理工作具有很強的挑戰(zhàn)性。在今后的工作中，我將很好地把文秘工作和檔案工作結(jié)合起來，不斷提高檔案管理質(zhì)量，提高其利用率。目前我項目部檔案裝備還比較落后，正在向電子歸檔、微機檢索過渡，這一項新的工作給我提供了更多的學(xué)習(xí)機會。我深信，只要我們以高度的職業(yè)責(zé)任感和較強的敬業(yè)精神對待檔案管理工作，就一定能促進檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展，從而為檔案工作提供更多更好的信息資源。

第四篇：如何做好檔案管理工作

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如何做好檔案管理工作

作者：李霞

來源：《科技創(chuàng)新導(dǎo)報》2011年第18期

摘 要:檔案管理工作是單位管理工作的一部分,是提高工作質(zhì)量和工作效率的必要條件,是維護歷史真實面貌的一項重要工作?？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案,是衡量業(yè)績與管理水平的重要尺度。檔案記載著優(yōu)秀成果,對研究科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料,是進行科學(xué)分析,揚長避短,制定發(fā)展方向的好教材。

關(guān)鍵詞:檔案管理單位管理

中圖分類號:G256 文獻標(biāo)識碼:A 文章編號:1674-098X(2011)06(c)-0203-01

檔案管理工作做好了,一方面為領(lǐng)導(dǎo)及時了解單位狀況,適時調(diào)整管理策略提供準(zhǔn)確依據(jù),為管理決策提供支持性證據(jù);另一方面有利于社會各方準(zhǔn)確認定管理成果,為單位與各有關(guān)方面進行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下,做好檔案管理工作,不斷地更新檔案管理觀念,勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段,以全面、真實地反映單位整體發(fā)展?fàn)顩r和管理成果。檔案管理成果同單位管理的有機結(jié)合決定了該單位資源配置的取向和模式,決定著單位的商業(yè)版圖和未來發(fā)展,對于實現(xiàn)該單位經(jīng)營戰(zhàn)略,不斷提高管理效率具有深遠的影響。因此,做好檔案管理工作對于促進經(jīng)濟社會的全面發(fā)展、不斷提升單位在市場經(jīng)濟中競爭力具有重要意義。

檔案管理工作對我國現(xiàn)代單位制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國現(xiàn)代單位管理的現(xiàn)狀,吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果,不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢,指導(dǎo)我國的檔案管理工作,達到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感和使命感,進而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。

檔案管理工作的重要性進一步淡化,很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識,認為檔案管理工作可有可無。再加上一些單位的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視,在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感,良好的職業(yè)道德,辦事細心的工作態(tài)度,樂于奉獻的工作精神,又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識,因而不能充分認識到檔案事業(yè)在社會發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實際意義。工作中存在失位現(xiàn)象,工作責(zé)任心不強,對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠,檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個單位。不利于形成單位管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍,整個單位的檔案意識進一步弱化。從而導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的障礙,在整個單位發(fā)展進程中有邊緣化危險。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的不斷深入檔案本身也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。首先檔案本身在數(shù)字化的沖擊下其形式由原先可視記錄識別型轉(zhuǎn)變依賴機器識別的代碼型(電子檔案)。檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式不斷發(fā)展,歷經(jīng)單機數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式到知識管理模式,并且隨著管理

模式的不斷變化其管理流程、手段等也發(fā)生了相應(yīng)的變化。以前基于手工的檔案管理流程需要針對電子檔案管理特點相應(yīng)調(diào)整。20 世紀(jì)對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉(zhuǎn)化為檔案看做是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態(tài)的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務(wù)對象、保存場所和管理方式之間具有內(nèi)在的對應(yīng)關(guān)系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎(chǔ),檔案生命周期理論準(zhǔn)確揭示了檔案運動階段的前后銜接和相互影響,為實現(xiàn)檔案一體化管理、為前端控制提供了理論依據(jù)。

缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造。目前,一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法,檔案管理與提供利用遠遠適應(yīng)不了檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后,給檔案工作帶來消極后果,主要是落后的檔案管理技術(shù)跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術(shù)落后的主要原因有兩點:一是部分領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案工作重要性的足夠認識,財力投入少;二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設(shè)備,但由于檔案管理人員操作不熟練,導(dǎo)致先進設(shè)備沒有起到先進作用。三是,領(lǐng)導(dǎo)重視不夠,雖有微機和檔案網(wǎng)絡(luò),但檔案并沒有錄入電腦,還按手工在進行工作。檔案工作缺乏制度化的管理程序當(dāng)前單位檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在:一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中,制度形同虛設(shè),想交就交,不想交就不交,檔案收集考核不明確;二是檔案整理不規(guī)范。單位近幾年發(fā)展較快,新檔案人員不斷進入,檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊,在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷,卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符,卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外,在立卷時間上,有時會累積起來一次立卷,既不符合事畢立卷要求,又不利于查找利用;三是檔案綜合管理力度不夠。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室以一個班組存在,在行政上無法對各大部進行管理,在進行這項工作時,須向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報,但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任,本身的各項工作時間都較緊張,檔案人員要想向領(lǐng)導(dǎo)說明一項工作較為困難,各項工作開展起來也較為困難,現(xiàn)在某些部門自設(shè)資料庫,給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊,借出的檔案沒有按期歸還。

單位檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則單位檔案工作在各級領(lǐng)導(dǎo)的重視下進行了檔案的達標(biāo)升級工作。但達標(biāo)工作作為一項運動,一次考試在進行,整個過程加班加點,在短時間內(nèi)取得了一定的效果,但達標(biāo)以后,就出現(xiàn)后力不足,沒有長期性和連續(xù)性,再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠,對檔案在單位中的重要作用的認識不足,甚至有部分還認為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方,檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫,造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無計劃;在任務(wù)、無落實;有形式、無效果。檔案工作缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。在對檔案管理工作的認識上很多人存在一個誤區(qū),那就是檔案管理工作可有可無,對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。其實,檔案管理工作對我國現(xiàn)代單位制度的健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。本文研究如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國現(xiàn)代單位管理的現(xiàn)狀,吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果,不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢,指導(dǎo)我國的檔案管理工作,達到逐步培養(yǎng)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感感和使命感,進而激發(fā)廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。本文采用例證分析的方法,對檔案管理工作的意義、策略等方面進行了深入細致的研究。結(jié)果發(fā)現(xiàn):與傳統(tǒng)檔案管理工作模式相比,電子文件的管理在檔案管理工作中的優(yōu)勢非常明顯。經(jīng)過認真、細致的分析,得出如下結(jié)論:科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進,才能適應(yīng)新形勢的需要,開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。科學(xué)規(guī)范的檔案管理可以不斷地提升一個單位的管理水平,做好檔案的開發(fā)和利用工作,不但可以實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值,而且可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步做出應(yīng)有的貢獻。

第五篇：檔案管理工作心得

檔案管理工作心得

檔案管理工作心得

檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，它能記載和反映出公司日常工作和建設(shè)活動的全過程和成果，可及時為領(lǐng)導(dǎo)決策和各工作部門提供內(nèi)容翔實的信息資料。因此，我們必須把檔案的整理、立卷、歸檔和保管工作當(dāng)做一項十分重要的任務(wù)來抓好、抓實。

如何做好本單位檔案管理工作？

一、目標(biāo)與前提

檔案管理的最佳狀態(tài)，即達到收集完整、整理有序、分類合理、立卷規(guī)范、保管妥善、查詢便捷的目標(biāo)。檔案管理的硬件要硬，“軟件”還要硬，這是實現(xiàn)檔案管理法制化的必要前提。首先，公司必須要有能夠達到防火、防盜、防泄密的檔案室，并配備必要的檔案密集柜、溫度測量儀、滅火器、辦公電腦等相應(yīng)的辦公設(shè)施，這是最基本的硬件保證。其次，單位應(yīng)該高度重視，分派政治覺悟高、業(yè)務(wù)能力強的人負責(zé)檔案管理工作。再次，公司要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《中華人民共和國保密法》、國家檔案局令(第10號)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》等相關(guān)法律規(guī)定，結(jié)合實際情況建立、健全檔案管理工作的各項>規(guī)章制度。

二、收集與整理

歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系；應(yīng)區(qū)分不同價值，便于保管和利用；應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。各部門兼職檔案員應(yīng)積極配合檔案管理員做好檔案的收集與整理，在規(guī)定時間內(nèi)按要求做好文件的分類、收集，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并及時移交檔案室。

三、立卷與歸檔

立卷和歸檔是檔案管理的一項重點工作，好的立卷歸檔工作對于保存有價值的文件，以及積累檔案史料有著十分重要的意義。因此，做好立卷與歸檔工作需把握以下幾點：

（一）組件分類。文件收集移交之后，就到了集中統(tǒng)一立卷的環(huán)節(jié)。我們應(yīng)將收集到的文件材料逐一進行科學(xué)分類，同一全宗應(yīng)保持分類方案的一致性和穩(wěn)定性。歸檔文件一般采用按分類、按機構(gòu)（問題）分類、按保管期限分類三種方法進行分類，確保歸檔的材料都有保存價值，并確定保管期限。在組件分類的過程中，要重點檢查歸檔的材料是否齊全完整，對破損的文件材料要修補或復(fù)制，剔除重復(fù)、多余的材料。

（二）排列與編號。歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)按時間結(jié)合事由排列，同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列，會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。編號時應(yīng)依分類方案和排列順序編寫檔號。檔號編寫應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則。

（三）編目與裝訂。一是歸檔文件應(yīng)逐件編目，并依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。來文與復(fù)文作為一件時，對復(fù)文的編目應(yīng)體現(xiàn)來文內(nèi)容。歸檔文件目錄還應(yīng)設(shè)置序號、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。二是案卷的裝訂。歸檔文件裝訂應(yīng)牢固、安全、便捷，做到文件不損頁、不倒頁、不壓字，裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護和管理。裝訂時應(yīng)盡量減少對歸檔文件本身影響，原裝訂方式符合要求的，應(yīng)維持不變。為便于管理，相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對統(tǒng)一。

（四）編頁與裝盒。紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁碼，頁碼應(yīng)逐頁編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。最后將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊及備考表項目。

四、借閱與歸還

公司應(yīng)嚴格執(zhí)行保密制度，建立、健全檔案借閱制度和檔案查閱登記表。任何檔案的借閱都應(yīng)該嚴格履行審批和登記手續(xù)，凡借出的檔案都應(yīng)及時催還，歸還時發(fā)現(xiàn)文件短缺、增刪等現(xiàn)象應(yīng)立即追查。

五、保管與銷毀

檔案的保管期限分為永久、30年、10年三種。到了銷毀的年限時，應(yīng)先登記，編制清冊，并按有關(guān)規(guī)定履行審批手續(xù)后，再將需要銷毀的檔案逐一進行銷毀，銷毀時需要至少兩人監(jiān)督，銷毀清單及記錄需打印紙質(zhì)檔案保存。