第一篇：檔案館數(shù)字信息資源建設(shè)應(yīng)注意的幾個問題

檔案館數(shù)字信息資源建設(shè)應(yīng)注意的幾個問題

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為適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)、通訊和多媒體技術(shù)迅猛發(fā)展的新世紀(jì)信息化建設(shè)需要，目前各地檔案館都在積極引用計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開發(fā)檔案信息資源，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化已成為檔案工作必然的發(fā)展方向。

而檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標(biāo)志。

一、檔案數(shù)字信息資源建設(shè)的主要內(nèi)容及信息獲取方式：

檔案數(shù)字信息資源建設(shè)主要指館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收，它的主要形式有館藏檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫建設(shè)、各種數(shù)字化檔案全文及專門數(shù)據(jù)庫建設(shè)。其信息資源的獲取渠道與方式主要有：

1、現(xiàn)有館藏各種傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的數(shù)字化。主要是通過多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等手段，將館藏紙質(zhì)、聲像、縮微膠片等各種傳統(tǒng)介質(zhì)檔案通過計算機(jī)著錄、掃描儀掃描或數(shù)碼相機(jī)拍攝等方式進(jìn)行數(shù)字化處理，并將數(shù)字信息整合到相應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)數(shù)字化檔案資源在網(wǎng)上的發(fā)布和傳遞。

2、收集和接收應(yīng)歸檔的各種形式的電子文件及其元數(shù)據(jù)。主要有兩種移交接收形式，一種是網(wǎng)絡(luò)在線移交接收，即將需移交的電子文件通過網(wǎng)絡(luò)直接傳輸?shù)綑n案館，或加工后傳輸?shù)綑n案部門規(guī)定的地址中，并存儲在檔案館；另一種是介質(zhì)移交接收，即將電子文件存儲在一定的介質(zhì)上，再移交給檔案館。

3、采集有檔案性質(zhì)的行業(yè)、專題信息資源庫。除了上述檔案文件之外，各種具有檔案性質(zhì)的政府和行業(yè)信息及專題資源庫也是檔案館數(shù)字資源建設(shè)的重要采集內(nèi)容，它可以通過網(wǎng)絡(luò)在線采集網(wǎng)上現(xiàn)有的各種信息資源庫，也可以根據(jù)社會需求，采購一些全文光盤數(shù)據(jù)庫補(bǔ)充檔案館數(shù)字資源建設(shè)的不足。

4、下載互聯(lián)網(wǎng)上其他具有檔案價值的信息?；ヂ?lián)網(wǎng)上其他零散、無序的具有檔案價值的信息也是檔案館數(shù)字信息資源建設(shè)采集的對象。例如，各網(wǎng)站的歷史照片、新聞報道、網(wǎng)頁、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、歷史事件的聲像資料等，將有檔案價值的網(wǎng)絡(luò)信息下載到本地，經(jīng)過整理、組織、加工可成為本地的現(xiàn)實資源。

二、檔案數(shù)字信息資源建設(shè)應(yīng)注意的幾個問題

1、檔案數(shù)字信息資源建設(shè)應(yīng)切合實際，科學(xué)規(guī)劃

近年來隨著國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展進(jìn)步，檔案部門也正逐步改變過去那種封閉、落后的狀態(tài)，然而，地區(qū)差別、行業(yè)差別乃至上級領(lǐng)導(dǎo)重視程度的差異，使得不同檔案館在資源、條件與基礎(chǔ)等方面仍然存在著較大差異。而檔案數(shù)字信息資源建設(shè)又是一項需要運用各種先進(jìn)技術(shù)、投資多、開發(fā)周期長的系統(tǒng)工程。如果脫離實際盲目跟風(fēng)、追多求全，不僅容易造成極大的浪費，還有可能產(chǎn)生事倍功半的效果。因此，在規(guī)劃檔案數(shù)字信息資源的建設(shè)時應(yīng)首先進(jìn)行全面的調(diào)研，如：檔案館和文件生成部門的現(xiàn)代化管理水平、計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)普及程度、辦公自動化狀況、資金與設(shè)備條件，歸檔人員及檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)與技術(shù)水準(zhǔn)，新進(jìn)檔案及館藏檔案概況、特點等等。在廣泛調(diào)查、系統(tǒng)分析、深入研究的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身實際、社會需求、本地區(qū)或本單位的需要，按“統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實施、突出重點、資源共享”的原則進(jìn)行檔案信息資源建設(shè)的規(guī)劃和部署，并注意將分步實施和遠(yuǎn)期規(guī)劃有機(jī)地結(jié)合起來。有條件的，可將重點放在中、長遠(yuǎn)規(guī)劃上，以盡量減少重復(fù)投資所造成的浪費；而條件差點的檔案館，可按輕重緩急采取分步進(jìn)行、逐步完善的辦法，并按規(guī)劃有計劃有步驟的實施和檢查各階段的建設(shè)目標(biāo)，爭取以最小投入獲得最大收益。

2、館藏檔案數(shù)字化要注重實效，要在鑒定的基礎(chǔ)上優(yōu)化選擇

館藏檔案數(shù)字化是檔案數(shù)字信息資源建設(shè)的一個重要組成部分，也是影響檔案資源信息化和檔案信息開發(fā)、利用的重要因素。僅就信息資源建設(shè)來講，將館藏檔案全部進(jìn)行數(shù)字化，對館藏信息資源的豐富性和完整性無疑是有益的，但對目前大多數(shù)在資金、人力、技術(shù)、設(shè)備等資源都還相對薄弱、匱乏的檔案部門來說，這將會大大增加檔案館的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。因此，館藏檔案數(shù)字化要注重實效，要在鑒定的基礎(chǔ)上優(yōu)化選擇。

一是分析館藏，根據(jù)本館實際館藏情況確定數(shù)字化目標(biāo)，鑒定出需要優(yōu)先數(shù)字化的檔案。如：以提高利用效率為目的，應(yīng)以利用者需求為中心，總結(jié)、分析和研究信息時代個人、本單位及社會各界不同利用者利用檔案的心理和需求，預(yù)測利用重點，從而選擇出利用頻率較高、用戶需求量較大的檔案優(yōu)先數(shù)字化。這樣不僅能提高利用效率，同時也可減少或避免對檔案原件利用頻繁所造成的磨損和破壞。如果以保護(hù)檔案原件為主要目的，應(yīng)首先保證那些存儲載體易損或不穩(wěn)定的檔案原件以及稀有、珍貴的歷史檔案原件優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化，使其成為數(shù)字化的多媒體文件，以實現(xiàn)在計算機(jī)上檢索、瀏覽和利用檔案。這樣就可以避免或大大減少對檔案原件的使用，從而達(dá)到減少磨損、保護(hù)檔案原件以及搶救檔案信息內(nèi)容、避免信息進(jìn)一步丟失的目的。

二是分析數(shù)字化技術(shù)的難易程度，遵循先易后難的原則。由于館藏數(shù)字化技術(shù)對不同物理形式的檔案原件，其信息轉(zhuǎn)換技術(shù)的要求和支持程度有所不同。因此，有些檔案可能會因目前技術(shù)條件的制約難以進(jìn)行數(shù)字化，或雖可進(jìn)行數(shù)字化但無法達(dá)到滿意的數(shù)字化效果。因此，數(shù)字化時應(yīng)分析其數(shù)字化技術(shù)的難易程度，對那些目前技術(shù)上較難處理或處理效果達(dá)不到要求，或雖能達(dá)到要求，但相應(yīng)付出的成本太高的檔案，可暫緩進(jìn)行數(shù)字化，因為數(shù)字技術(shù)的發(fā)展很快，待技術(shù)的發(fā)展能較容易的解決問題時，那時再做數(shù)字化可能較之現(xiàn)在會收到事半功倍的效果。

第三、由于檔案絕大多數(shù)都是“孤本”，因此應(yīng)分析館藏資源，挖掘本館精華，選擇本館獨有的、具有資源優(yōu)勢的專題和項目，打造品牌特色，開發(fā)、建設(shè)特色數(shù)字化檔案信息資源系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)上各檔案館檔案信息資源優(yōu)勢互補(bǔ)和館際資源共享，從而避免重復(fù)建設(shè)，保證館藏數(shù)字化建設(shè)的效益。

第四，檔案作為原始的歷史記錄，是過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的各種原始記錄，記載著許多重要的秘密。檔案信息數(shù)字化后，一般都會在網(wǎng)上傳播利用，因此，涉密檔案信息的安全與保密問題也是檔案信息數(shù)字化時應(yīng)重視和關(guān)注的問題。

3、電子文件的收集刻不容緩

辦公自動化的開展，產(chǎn)生了大量的電子文件，電子文件是檔案數(shù)字資源的重要來源和組成部分，然而目前電子文件的收集歸檔仍是制約檔案數(shù)字信息資源建設(shè)的瓶頸，各單位的電子文件大部分還處于無序狀態(tài)，而電子文件信息與載體的可分離性、信息易更改、安全性差的特點，決定了電子文件如果不及時做好收集、積累和歸檔工作，隨著時間的推移，將會有越來越多的電子文件散落、丟失，同時文件的原始性、真實性和完整性也難以保證。因此，電子文件的收集與歸檔刻不容緩。

首先充分研究電子文件的形成規(guī)律，加快制訂電子文件的管理標(biāo)準(zhǔn)。由于電子文件在記錄方式、載體形式等方面與紙質(zhì)文件不同，使得電子檔案在管理內(nèi)容、管理方式和方法上也與傳統(tǒng)檔案有所區(qū)別。因此，必須根據(jù)電子文件的特點和特性，加快制定相應(yīng)的收集、鑒定、登記、歸檔、安全等管理標(biāo)準(zhǔn)，為電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理提供依據(jù)和保障。

其次、努力爭取領(lǐng)導(dǎo)支持，主動介入本系統(tǒng)、本單位辦公自動化建設(shè)，爭取把電子文件歸檔與管理功能設(shè)置作為單位審批辦公自動化項目的內(nèi)容之一，通過技術(shù)支持與制度建設(shè)，建立起完善的電子文件歸檔機(jī)制。積極研究開發(fā)并推廣應(yīng)用文檔一體化的電子檔案管理系統(tǒng)，做好與本單位辦公自動化及各類數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的有效銜接。依托數(shù)據(jù)交換平臺，多層面、多門類采集需要長期或永久保存的、符合歸檔要求的各種電子信息。

第三、做好各類現(xiàn)行電子文件的收集積累工作。對于必須長期或永久保存的、符合歸檔要求的各種現(xiàn)行電子文件，無論是文本、圖形、表格文件，還是影像、聲音、多媒體等文件；也無論是草稿性或輔助性文件，還是在網(wǎng)上呈批后成為定稿的或正式的電子文件，只要有保存價值，就應(yīng)及時歸檔。避免一方面是已生成的電子文件無法歸檔而流失，另一方面日后檔案館再花費大量的人力物力去重新掃描、著錄等重復(fù)勞動，更重要的是防止有些信息（如有重要修改過程的草稿性文件等）一旦被覆蓋就難以再恢復(fù)，從而造成不可挽回的損失。同時還應(yīng)注意電子文件的相關(guān)背景信息及動態(tài)電子文件信息的收集積累，以保證電子文件的真實性、完整性和有效性。

4、做好網(wǎng)絡(luò)信息的采集積累

因特網(wǎng)是一個包含眾多信息格式、眾多信息內(nèi)容的信息混合體，是一個極具價值的信息源。與有著信息質(zhì)量控制機(jī)制的傳統(tǒng)信息發(fā)布和傳播模式相比，自由、開放的因特網(wǎng)為用戶提供了更為方便、更加快捷和更為廣泛的信息獲取渠道。因此，下載網(wǎng)絡(luò)上有價值的信息也是獲取數(shù)字信息資源的重要渠道。但是網(wǎng)站成千上萬，網(wǎng)絡(luò)信息浩如煙海，不可能也做不到全部都進(jìn)行搜索和采集。而且，網(wǎng)絡(luò)的自由與自發(fā)特性，使得網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)布缺乏質(zhì)量控制機(jī)制，雖有一些單位、機(jī)構(gòu)落實專人進(jìn)行控制，但大多數(shù)信息發(fā)布隨意，從而導(dǎo)致網(wǎng)上信息來源復(fù)雜，信息資源良莠不齊，信息的真實性、可靠性得不到完全保證。

因此，網(wǎng)絡(luò)信息的搜索和采集必須注意要有所選擇，一是要把關(guān)注的重點放在那些能長期提供信息、而信息內(nèi)容范圍又較為穩(wěn)定并能經(jīng)常進(jìn)行更新、維護(hù)的固定性網(wǎng)站，如政府機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位、學(xué)術(shù)團(tuán)體、網(wǎng)絡(luò)公司等機(jī)構(gòu)網(wǎng)站。相對于那些提供信息內(nèi)容范圍經(jīng)常會發(fā)生變化或產(chǎn)生信息的隨意性很大或隨時都可能會消失的網(wǎng)站，如一些個人網(wǎng)站或正在試運行的網(wǎng)站等非固定性網(wǎng)站。這些出自機(jī)構(gòu)的固定信息源，其信息的真實性與可靠性相對較高，信息的內(nèi)容范圍也比較穩(wěn)定，因此更符合信息資源建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和要求。

為了保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)檢索的速度與穩(wěn)定性，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的信息需要定期刪除，一般來說，因特網(wǎng)上網(wǎng)頁的平均壽命只有幾十天，一旦網(wǎng)頁更新，以前的資料將逐次消失，失去的信息將難以恢復(fù)。網(wǎng)上信息這種易逝性的特點，大大增加了網(wǎng)絡(luò)信息資源收集、積累的難度。因此，為了確保有保存價值的信息資源的安全，應(yīng)有目的、有計劃地進(jìn)行搜集和保存相關(guān)的信息資料，如新聞報道、行業(yè)信息、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等，及時將其中有檔案價值的信息下載到本地，經(jīng)過整理、組織，收入館藏，從而確保信息資源的安全。

另外，網(wǎng)絡(luò)信息資源的使用權(quán)與所有權(quán)問題也是網(wǎng)絡(luò)信息資源采集時應(yīng)特別注意的。關(guān)于如何利用網(wǎng)上數(shù)字信息資源方面，當(dāng)前法律方面還無明確規(guī)定，所以對本單位以外的網(wǎng)站信息進(jìn)行下載、歸檔時，有可能涉及到版權(quán)問題時，應(yīng)盡量與網(wǎng)站所有單位協(xié)商，從而避免可能產(chǎn)生的侵權(quán)和糾紛。

參考文獻(xiàn)：

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第二篇：數(shù)字檔案館建設(shè)需求報告

數(shù)字檔案館建設(shè)需求報告

目 錄

1概述 1 2總體要求 1 2.1指導(dǎo)思想 1 2.2總體要求 1 3技術(shù)要求 2 3.1系統(tǒng)架構(gòu)與運行環(huán)境 2 3.2性能要求 2 3.3安全要求 2 4業(yè)務(wù)需求 2 4.1型號、產(chǎn)品、預(yù)研課題檔案 2 4.2文書檔案 3 4.3技改、基建、設(shè)備檔案 3 4.4聲像檔案 4 4.5專題 4 4.6資料 4 5功能需求 5 5.1 數(shù)據(jù)采集 5 5.1.1 與OA系統(tǒng)的接口 5 5.1.2 與PDM系統(tǒng)的接口 6 5.1.3 與文件編號系統(tǒng)的集成 6 5.1.4與定型數(shù)據(jù)上報系統(tǒng)的接口 6 5.2 歸檔整編 6 5.3檔案著錄 7 5.4原文管理 10 5.5檔案查詢 11 5.6 統(tǒng)計/報表 11 5.7 鑒定與銷毀 13 5.8技術(shù)資料接收、分發(fā)與調(diào)撥 13 5.9受控管理 14 5.10資料管理 15 5.11編研 15 5.12館務(wù)管理 15 5.13 WEB利用 16 6系統(tǒng)管理與維護(hù) 17 6.1系統(tǒng)設(shè)置 17 6.2用戶、權(quán)限 17 6.3日志管理 18 6.4備份與恢復(fù) 19 6.5人員分工 19 7其他需求 19 附件1：檔案各著錄項目屬性表 20 附件2：OA系統(tǒng)流程數(shù)據(jù)字段屬性表 24 附件3：文件編號系統(tǒng)字段屬性表 26

1概述

數(shù)字檔案館的建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，總體架構(gòu)包括基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)據(jù)庫、管理應(yīng)用系統(tǒng)、運行機(jī)制、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系和安全保障體系六大部分，其中管理系統(tǒng)平臺是數(shù)字檔案館建設(shè)的關(guān)鍵部分，本著長遠(yuǎn)規(guī)劃、分布實施的原則，結(jié)合我單位工作實際，提出此需求。明確應(yīng)具有的功能、性能，使系統(tǒng)分析人員和軟件開發(fā)人員清楚了解我單位的需求，并在此基礎(chǔ)上完成符合我單位要求的系統(tǒng)設(shè)計與開發(fā)工作。2總體要求 2.1指導(dǎo)思想

×××數(shù)字檔案管理系統(tǒng)平臺是航空工業(yè)檔案信息化管理平臺的重要組成部分，也是所信息化平臺建設(shè)建項目之一。在系統(tǒng)構(gòu)上首先要滿足《××××企事業(yè)單位數(shù)字化檔案館建設(shè)內(nèi)容》的需要，同時應(yīng)符合××信息化平臺建設(shè)的技術(shù)要求。

系統(tǒng)應(yīng)在目前的產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理＋檔案管理系統(tǒng)＋OA系統(tǒng)檔案管理模式基礎(chǔ)上，著眼于現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理的發(fā)展要求，充分考慮到未來的發(fā)展趨勢，在檔案資源管理的功能設(shè)計方面具有拓展性、前瞻性、長遠(yuǎn)性，使本系統(tǒng)既滿足現(xiàn)實管理的需要，又能夠適應(yīng)未來發(fā)展的需要。

2.2總體要求

系統(tǒng)功能應(yīng)包含數(shù)字檔案管理工作的全部領(lǐng)域。功能模塊的設(shè)置應(yīng)適合我××檔案管理實際要求和未來發(fā)展的需求。

系統(tǒng)應(yīng)具有良好的交互性和操作的便捷性，界面友好且可以定制。對操作人員的重要操作提供信息反饋，設(shè)計良好的聯(lián)機(jī)幫助。系統(tǒng)設(shè)計和開發(fā)，要充分考慮系統(tǒng)當(dāng)前和將來可能承受的工作量，使系統(tǒng)的處理能力和響應(yīng)時間能夠滿足企業(yè)對信息處理的需求。系統(tǒng)要封裝和集成一些常用工具軟件。

系統(tǒng)安全性、保密性符合國家和行業(yè)通用要求。

3技術(shù)要求

3.1系統(tǒng)架構(gòu)與運行環(huán)境 采用B/S方式和C/S方式?？蛻舳酥С治C(jī)和工作站。

支持Windows XP和Windows 2000等操作系統(tǒng)。3.2性能要求

系統(tǒng)易維護(hù)、可擴(kuò)充。

接口功能強(qiáng)大，實現(xiàn)與外部系統(tǒng)的無縫連接。數(shù)據(jù)處理響應(yīng)速度快。

查詢、統(tǒng)計結(jié)果準(zhǔn)確，保證查全查準(zhǔn)。

具有可擴(kuò)展性，檔案管理系統(tǒng)必須能夠在用戶的使用率、用戶的數(shù)目增加很快的情況下，保持合理的性能。3.3安全要求

軟件運行性能穩(wěn)定，滿足系統(tǒng)安全性和數(shù)據(jù)保密性的需要。具備故障預(yù)警、檢查和處理機(jī)制、防止數(shù)據(jù)因意外情況丟失或損壞，有完善的備份和恢復(fù)機(jī)制。

系統(tǒng)設(shè)計中要遵循嚴(yán)格身份認(rèn)證和有限授權(quán)原則和安全審計原則，采用嚴(yán)格的安全體系，保證數(shù)據(jù)在處理和傳輸過程中的安全。支持CA安全認(rèn)證系統(tǒng)，能夠進(jìn)行密碼升級。應(yīng)用模塊功能安全應(yīng)分級控制。系統(tǒng)應(yīng)具備完備的安全日志。

4業(yè)務(wù)需求

系統(tǒng)要能夠能滿足日常業(yè)務(wù)管理需要，主要包括對型號、產(chǎn)品、預(yù)研課題、文書、技改、基建、設(shè)備、聲像、專題、資料等門類檔案的管理。4.1型號、產(chǎn)品、預(yù)研課題檔案

型號、產(chǎn)品、預(yù)研課題檔案主要為我單位科研活動中形成的技術(shù)文件、技術(shù)圖紙（含技術(shù)單、更改單）。技術(shù)文件采用文件級著錄模式（取消案卷級著錄），著錄時，應(yīng)包含案卷號、分類號、卷內(nèi)序號、案卷題名等反映案卷級信息的著錄項，以便自動生成案卷級信息（技術(shù)文件走OA流程，歸檔過程參見文書檔案歸檔過程）。技術(shù)圖紙（含技術(shù)單、更改單）以單份文件圖紙為單位進(jìn)行管理（取消案卷級著錄），文件級著錄時，目錄單號等反映同一目錄單信息的屬性必著，更改單和技術(shù)單與圖紙要關(guān)聯(lián)管理。

在管理系統(tǒng)中，能夠?qū)@些檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集、整編、歸檔、著錄、修改、查詢、統(tǒng)計、報表打?。ň韮?nèi)文件目錄、面簽、背簽、統(tǒng)計報表等）、全文掛接、鑒定銷毀、分發(fā)、調(diào)撥等業(yè)務(wù)操作。

型號、產(chǎn)品、預(yù)研課題檔案著錄項目屬性表見附件1部分。4.2文書檔案

文書檔案以件為保管單位，主要管理OA系統(tǒng)歸檔的電子文件和一些紙質(zhì)文件掃描后電子文件。對于OA系統(tǒng)中的文書檔案數(shù)據(jù)信息(條目信息、全文、文件處理單信息)，自動歸檔到文件管理模塊中，補(bǔ)充著錄信息后，再整編歸檔到檔案管理模塊中。對于紙質(zhì)掃描的電子文件，直接在檔案管理模塊中，進(jìn)行條目信息著錄，并進(jìn)行全文掛接。

在這些業(yè)務(wù)流程中，能夠進(jìn)行著錄、修改、全文掛接、整編、歸檔、查詢、統(tǒng)計、報表打?。ň韮?nèi)文件目錄、面簽、背簽、統(tǒng)計報表等）、鑒定銷毀等基本的業(yè)務(wù)操作。文書檔案著錄項目屬性表見附件1部分 4.3技改、基建、設(shè)備檔案

技改、基建、設(shè)備檔案主要為我單位在技術(shù)改造、基本建設(shè)、設(shè)備采購過程中形成的技術(shù)文件、合同、圖紙、設(shè)備資料等，對這些檔案主要以項目成套或單臺（套）配套管理，只進(jìn)行目錄級著錄管理。由于這些檔案的形成存在著階段性、不確定性，在管理過程中，采取預(yù)歸檔立卷的方式，先在文件管理中進(jìn)行文件級著錄，等文件齊全，再批量歸檔整編到檔案管理模塊中。

在管理過程中，系統(tǒng)要能夠?qū)@些檔案進(jìn)行整編、歸檔、著錄、修改、查詢、統(tǒng)計、報表打?。ň韮?nèi)文件目錄、面簽、背簽、統(tǒng)計報表等）、全文掛接、鑒定銷毀等基本的業(yè)務(wù)操作。技改、基建、設(shè)備檔案著錄項目屬性表見附件1部分。4.4聲像檔案

聲像檔案主要是在科研生產(chǎn)生活過程中形成的具有保存價值的以聲音、圖像等方式記錄信息的特殊載體，并輔以文字說明的歷史記錄，主要有照片、底片、光盤、磁帶、錄像帶等，分為科研類（型號、設(shè)備）、人物類、會議類、文娛活動類等。對于光盤、磁帶、錄像帶進(jìn)行目錄級管理，照片、數(shù)字視頻進(jìn)行文件級著錄、全文掛接，照片檔案全文掛接時，十個文件一個壓縮包進(jìn)行掛接，掛接的第一個壓縮包中的文件為這個主題中最為重要的十個照片，數(shù)字視頻則著錄完信息后直接掛接。在管理過程中，能夠進(jìn)行整編、歸檔、著錄、修改、查詢、統(tǒng)計、報表打印、全文掛接、鑒定銷毀等業(yè)務(wù)操作，支持各種音頻、視頻格式的全文讀取。聲像檔案著錄項目屬性見附件1部分。4.5專題

專題中管理的對象包括編研庫（大事記、組織沿革、專題匯編等）和素材庫(從系統(tǒng)目錄結(jié)構(gòu)的檔案庫或從檔案庫外通過輸入、掃描、摘錄等方式得到的材料)。對其管理的功能包括制作專題目錄，管理各專題的名稱、時間、期限、專題類別、狀態(tài)、創(chuàng)建者、參與者等信息，并提供增加、修改、刪除、查詢專題等功能。專題著錄項目屬性見附件1部分 4.6資料

我單位資料主要為外來的參考資料、密級資料。

對于外來的參考資料，可以進(jìn)行整編、著錄、修改、查詢、統(tǒng)計、報表打印、全文掛接、鑒定銷毀等業(yè)務(wù)操作。

對于密級資料，除了可以進(jìn)行整編、著錄、修改、查詢、統(tǒng)計、報表打印、全文掛接、鑒定銷毀等業(yè)務(wù)操作外，還可以進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，非檔案管理員只能進(jìn)行目錄級的檢索，不可以瀏覽全文。

資料著錄項目屬性見附件1部分。5功能需求 5.1 數(shù)據(jù)采集

通過數(shù)據(jù)接口及其他方式對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集與單位的OA、PDM、文件編號系統(tǒng)、軍工上報系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的實時或定時歸檔。5.1.1 與OA系統(tǒng)的接口

通過管理應(yīng)用系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的接口，實現(xiàn)OA系統(tǒng)中的收文、發(fā)文、技術(shù)文件在流轉(zhuǎn)結(jié)束后，通過驗證，將全文（PDF格式）、條目信息及文件處理單提取的屬性信息傳輸至檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)歸檔，并向OA系統(tǒng)反饋預(yù)歸檔成功和失敗的信息。

對于收、發(fā)文的條目屬性信息，通過接口，將OA系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)中的字短信息進(jìn)行匹配，傳輸至文檔管理模塊中。全文信息則在OA系統(tǒng)中轉(zhuǎn)換成PDF格式，通過接口，與條目信息自動匹配掛接后，上傳至全文FTP站點。

對于收、發(fā)文的文件處理單中的信息，OA系統(tǒng)提取其屬性信息，傳至檔案管理系統(tǒng)中，與條目信息自動匹配，建立關(guān)聯(lián)，生成數(shù)據(jù)庫表，檔案管理系統(tǒng)提供文件處理單模板，并在文書檔案全文瀏覽界面上增加瀏覽文件處理單按鈕，根據(jù)模板生成信息完整的文件處理單。對于技術(shù)文件，在OA系統(tǒng)中將審簽信息和全文自行匹配生成全文信息，轉(zhuǎn)換成PDF格式和條目屬性信息一起傳輸至檔案管理模塊，并進(jìn)行自動匹配。

OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)在向檔案系統(tǒng)歸檔過程中，OA系統(tǒng)將全文信息上傳到管理應(yīng)用系統(tǒng)FTP服務(wù)器后，需要將OA數(shù)據(jù)歸檔的操作日志寫入到檔案系統(tǒng)中備查。

能夠?qū)崿F(xiàn)從OA辦公系統(tǒng)向管理應(yīng)用系統(tǒng)自動移交，保證OA系統(tǒng)的屬性與檔案系統(tǒng)的屬性保持一致（OA系統(tǒng)流程數(shù)據(jù)字段屬性見附件2）。

管理應(yīng)用系統(tǒng)可以嚴(yán)格控制用戶對電子附件瀏覽、下載、打印等功能權(quán)限。對電子附件操作的控制上，滿足對用戶訪問OA歸檔數(shù)據(jù)時的安全性要求。5.1.2 與PDM系統(tǒng)的接口

通過開發(fā)數(shù)據(jù)接口，將LCA系統(tǒng)中的定型狀態(tài)數(shù)據(jù)包括產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、零件的三維模型、二維圖樣、及相關(guān)屬性信息導(dǎo)入到檔案管理系統(tǒng)中管理，實現(xiàn)飛機(jī)設(shè)計數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理。5.1.3 與文件編號系統(tǒng)的集成

通過數(shù)據(jù)接口，進(jìn)行字段匹配，可以將文件編號系統(tǒng)中的條目信息，通過點擊“歸檔”按鈕，傳輸至檔案管理系統(tǒng)中的整編模塊，檔案管理員進(jìn)行信息補(bǔ)充，再進(jìn)行歸檔組卷、全文掛接，形成完整的檔案信息。

文件編號系統(tǒng)字段屬性表見附件三。5.1.4與定型數(shù)據(jù)上報系統(tǒng)的接口

通過此接口，將檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入定型系統(tǒng)，完成軍工產(chǎn)品定型電子文檔的上報工作。對兩個系統(tǒng)進(jìn)行連接配置，配置成功后，進(jìn)行兩系統(tǒng)的節(jié)點對應(yīng)和字段對應(yīng)，建立庫的對應(yīng)關(guān)系。在定型接口主界面中，左右顯示檔案管理系統(tǒng)和定型系統(tǒng)的節(jié)點，可以選擇檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入定型系統(tǒng)的指定節(jié)點下，同時將數(shù)據(jù)的全文傳送到定型系統(tǒng)中。5.2 歸檔整編

檔案整編能夠?qū)⒋淼奈募l目進(jìn)行整理編輯，并進(jìn)行歸檔立卷，其功能結(jié)構(gòu)如圖所示： 將待整理的文件（動態(tài)數(shù)據(jù)管理的文件、條目錄入的數(shù)據(jù)、文件歸檔的數(shù)據(jù)、檔案拆檔的數(shù)據(jù)、其他數(shù)據(jù)接口的數(shù)據(jù)）條目進(jìn)行整理，補(bǔ)充形成檔案所需的基本信息，然后根據(jù)歸檔立卷的規(guī)則，將整編好的文件轉(zhuǎn)化形成檔案。用戶可以自定義歸檔立卷的規(guī)則，按歸檔立卷規(guī)則將文件組卷歸檔，將已形成檔案的文件進(jìn)行拆檔、卷內(nèi)調(diào)整、以及整理案卷級與其對于文件級的關(guān)系（如案卷級的總頁數(shù)為文件頁數(shù)和，案卷級密級為文件密級最高條目的密級等）。多條文件組卷時，自動形成案卷級條目的一些信息。

待整理文件庫與檔案庫的所存儲的信息字段結(jié)構(gòu)如果不一致，用戶可以進(jìn)行對應(yīng)關(guān)系設(shè)置，保存，以便歸檔時自動調(diào)用。

在檔案整編點擊歸檔時，增加數(shù)據(jù)查重功能，對于已經(jīng)歸檔的數(shù)據(jù)，則提示用戶不能歸檔。在檔案整編主界面中，應(yīng)顯示待整編狀態(tài)的文件數(shù)據(jù)，可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯，如修改、插入、刪除、導(dǎo)入、導(dǎo)出等，以完成數(shù)據(jù)信息的添加。

歸檔立卷時，系統(tǒng)提供手動立卷和自動立卷功能，手動立卷只需補(bǔ)充一些數(shù)據(jù)信息，就可以生成一個案卷，自動立卷，按照用戶設(shè)置的整理規(guī)則生成相關(guān)的案卷級或類目項的基本內(nèi)容。自動組卷時，如果系統(tǒng)檢索到案卷號的字段信息與檔案庫中已存在的案卷信息重復(fù)，系統(tǒng)應(yīng)提示用戶并由用戶選擇自動將文件歸屬到原始案卷中還是手動立卷。歸檔成功后的案卷記錄和所屬文件應(yīng)以不同顏色顯示。5.3檔案著錄

檔案著錄是管理應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行管理的基礎(chǔ)，提供數(shù)據(jù)收集的功能。檔案著錄功能結(jié)構(gòu)圖如下：

數(shù)據(jù)著錄：可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行增加、刪除、修改、保存、復(fù)制、剪切，可以進(jìn)行單個文件或批量文件的掃描、掛接、上傳等操作。在錄入數(shù)據(jù)時，可以設(shè)置一定的時間進(jìn)行自動保存，權(quán)限可以控制到字段級。一般用戶修改和刪除的權(quán)限只限于操作自己著錄的數(shù)據(jù)。

選擇檔案管理樹型結(jié)構(gòu)中的某一類型數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)節(jié)點時，即可以進(jìn)行數(shù)據(jù)瀏覽與編輯工作，系統(tǒng)默認(rèn)瀏覽狀態(tài)。

插入功能：用戶選中一條要修改的數(shù)據(jù)，右鍵或者點擊工具欄上的插入圖標(biāo)，可以在這一條數(shù)據(jù)的前面插入一條新的數(shù)據(jù)。

修改功能：用戶可以對所有字段實現(xiàn)批量修改或替換。修改方式提供填充方式、序列生成方式和高級方式。其中填充方式為針對選中數(shù)據(jù)記錄的數(shù)據(jù)庫已定義數(shù)據(jù)字段，按照輸入的內(nèi)容進(jìn)行批量替換或置空處理；序列生成方式按照用戶輸入的起始值及所定義的步長（如＋1或＋2）來完成數(shù)據(jù)字段的批量替換；高級方式可以按照用戶自定義的規(guī)則來完成數(shù)據(jù)字段的批量替換。

刪除功能：能夠一次刪除多條記錄，在刪除前，系統(tǒng)提示是否要刪除，經(jīng)用戶確定后方可刪除。

保存功能：除了在工具欄上有保存按鈕，右鍵有保存功能，Ctrl+s快捷保存外，還可以設(shè)定一定的時間實現(xiàn)自動保存。

導(dǎo)入功能：能夠?qū)⒁汛嬖诘臄?shù)據(jù)源文件（如：DBF、XML、EXCELL和Access數(shù)據(jù)文件）導(dǎo)入到當(dāng)前數(shù)據(jù)節(jié)點下。檔案著錄信息批量導(dǎo)入時，當(dāng)重復(fù)導(dǎo)入時，能夠提示重復(fù)的數(shù)據(jù)，不重復(fù)的數(shù)據(jù)提示是否繼續(xù)導(dǎo)入。在導(dǎo)入的過程中，系統(tǒng)能夠自動校正數(shù)據(jù)字段類型。導(dǎo)出功能：能夠?qū)?dāng)前節(jié)點下的某些或者全部檔案數(shù)據(jù)記錄導(dǎo)出成數(shù)據(jù)文件保存（如：DBF、XML、和Excel數(shù)據(jù)文件）。

編輯功能：提供剪切、復(fù)制、粘貼、全選、批量修改、查找替換、數(shù)據(jù)查重功能。選擇數(shù)據(jù)記錄的方式，既可用鼠標(biāo)左鍵選中某一條記錄，也可以用Shift鍵＋鼠標(biāo)左鍵來順序選擇多條記錄，或者用Ctrl鍵＋鼠標(biāo)左鍵來間隔選擇多條記錄，或者用全選功能選擇當(dāng)前窗口下的所有數(shù)據(jù)。

查重功能：能夠?qū)Ξ?dāng)前數(shù)據(jù)記錄窗口或者制定數(shù)據(jù)節(jié)點下的數(shù)據(jù)進(jìn)行比較查詢，執(zhí)行后，列出具有重復(fù)字段的數(shù)據(jù)記錄。要查重的數(shù)據(jù)字段可由用戶自定義。

記錄功能:可以對數(shù)據(jù)記錄方便地進(jìn)行數(shù)據(jù)的定位和查看，當(dāng)用戶定位到指定的數(shù)據(jù)記錄項后，再打開這個節(jié)點，仍然顯示定位到的那個數(shù)據(jù)記錄。記錄排序可以通過點擊瀏覽界面的字段名稱，進(jìn)行快速的排序，也可以設(shè)置自定義排序條件進(jìn)行排序。當(dāng)輸入不合法的數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)提示數(shù)據(jù)不合法的原因，并返回上一步操作。著錄界面：用戶可以自定義著錄界面，可以預(yù)覽著錄界面效果。

設(shè)置后退功能按鈕，以便著錄保存后取消上一步操作，并自動刷新到最新操作界面。各種數(shù)據(jù)窗口的界面，字段的先后順序、長度，行高度等界面風(fēng)格在窗口退出時保存其變化，再次打開窗口時與退出時保持一致。最后一次排序條件、查詢條件也將保存，便于再次利用。在左側(cè)顯示型代號下的數(shù)據(jù)庫分類信息，點擊相關(guān)節(jié)點即可在右側(cè)顯示數(shù)據(jù)表。數(shù)據(jù)表每頁顯示記錄數(shù)目可以自定義，多出的記錄分頁顯示。可以對數(shù)據(jù)表進(jìn)行類似EXCELL的操作，如可以進(jìn)行查找，替換，隱藏列，雙擊記錄進(jìn)行編輯，并可以在其上進(jìn)行文件的分發(fā)，調(diào)撥，報表打印等功能。

著錄規(guī)則：根據(jù)數(shù)據(jù)著錄時一些具有共性的特點，用戶可以制定不同檔案的著錄規(guī)則，如“份數(shù)”字段默認(rèn)為1，“序號”字段為序列增長，“題目”字段上下條相似，定義為順帶。字段顯示：不同用戶對于同一檔案庫，需要看到（或被允許看到）數(shù)據(jù)庫的字段（或先后順序）不同，通過字段顯示模塊能夠?qū)崿F(xiàn)用戶自定義需要顯示的字段。

代碼維護(hù)：某些著錄字段，只有幾種固定的代碼可供輸入，如“密級”字段的內(nèi)部、國內(nèi)、秘密、機(jī)密、絕密；“保管期限”字段的永久、長期、短期等。為了便于著錄和防止輸入錯誤，將這些字段定義為代碼，在數(shù)據(jù)著錄時形成下拉選擇框提供用戶選擇。特殊字符：用到特殊的中文字符或外文字符，用戶可以在系統(tǒng)中選擇。

回收站：系統(tǒng)刪除文件時，并不將文件從數(shù)據(jù)庫中直接刪除，而是刪除到回收站中。對于一些誤刪除的文件，通過回收站可以進(jìn)行還原，達(dá)到保護(hù)文件的目的?；厥照局械臄?shù)據(jù)再次刪除或清空的權(quán)限分為兩種情況：

1、無限制（隨時可將回收站中的數(shù)據(jù)刪除）；

2、刪除的記錄在一定時間后，才能刪除。

在打開回收站時，顯示出全部的刪除文件及路徑

5.4原文管理

管理應(yīng)用系統(tǒng)對檔案數(shù)據(jù)原文能夠?qū)崿F(xiàn)掃描、掛接/上傳、瀏覽、下載等功能，其功能結(jié)構(gòu)如下圖所示：

原文掃描：提供原文批量掃描的功能，將紙質(zhì)的文件通過掃描儀批量掃描后形成電子文件保存在一起。為圖像處理、文字識別、原文掛接上傳做準(zhǔn)備。

原文掛接：提供原文批量掛接上傳的功能，將需要掛接原文的條目與相對應(yīng)的原文建立關(guān)聯(lián)，并將關(guān)聯(lián)好的原文上傳到對應(yīng)的原文服務(wù)器，以便提供原文瀏覽利用的功能。

用戶選中要掛接原文的數(shù)據(jù)記錄，點擊工具欄上的原文掛接或者右鍵，可以進(jìn)行原文掛接，用戶可以一次選取多個電子文件進(jìn)行掛接，對于錯選的電子原文，可以進(jìn)行刪除，在掛接過程中，用戶可以對原文進(jìn)行壓縮加密，并提供解密功能。

原文下載：能夠?qū)⒃膹奈募?wù)器上下載到本地，進(jìn)行利用。原文下載的功能需要嚴(yán)格審查利用者的權(quán)限，沒有相應(yīng)的權(quán)限，便不能進(jìn)行原文下載。

原文瀏覽：系統(tǒng)提供通用的瀏覽器，可以打開一般格式的電子原文，包括一些二維和三維的圖形文件。

第三篇：數(shù)字檔案館隱私權(quán)保護(hù)問題考量

數(shù)字檔案館隱私權(quán)保護(hù)問題考量

李媛

2012-12-23 21:57:53 來源：《山西檔案》(太原)2008年4期

【英文標(biāo)題】Research on the Privacy Protection of Digital Archives

【作者簡介】李媛，南昌大學(xué)人文學(xué)院研究生。（南昌 330031）

【關(guān) 鍵 詞】數(shù)字檔案館/隱私權(quán)/保護(hù)digital archives/right to privacy/protect

隱私權(quán)是隨著人類文明發(fā)展到一定階段，公民的個人獨立自由、人格尊嚴(yán)日益受到重視而出現(xiàn)的一種新型的、獨立的人格權(quán)，是現(xiàn)代文明的標(biāo)志。數(shù)字檔案館的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境使傳統(tǒng)環(huán)境下不太明顯的隱私權(quán)保護(hù)問題變得越來越突出，由隱私權(quán)而產(chǎn)生的法律糾紛將影響數(shù)字檔案館的建設(shè)和運行，因此，我們有必要加強(qiáng)數(shù)字檔案館中隱私權(quán)保護(hù)問題的研究。

一、隱私權(quán)與檔案

(一)隱私權(quán)及其內(nèi)容

隱私權(quán)一般是指“自然人享有的私人生活安寧與私人信息秘密依法受到保護(hù)，不被他人非法侵?jǐn)_、知悉、收集、利用和公開的一種人格權(quán)，而且權(quán)利主體對他人在何種程度上可以介入自己的私生活，對自己是否向他人公開隱私以及公開的范圍和程度等具有決定權(quán)”。

隨著社會的進(jìn)步，人們法律意識的提高，對隱私權(quán)的認(rèn)識已經(jīng)由過去的消極抵御性權(quán)利轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N積極的、主動性的控制權(quán)和利用權(quán)。我國學(xué)者通過對各種法律規(guī)定的歸納認(rèn)為，能動的隱私權(quán)應(yīng)該至少包括下面幾個部分：“一是控制權(quán)，指當(dāng)事人對有關(guān)本人的資料享有最終的決定權(quán)，他人收集、使用這些資料必須經(jīng)本人同意，否則就構(gòu)成侵權(quán)；二是獲取權(quán)，指當(dāng)事人獲取他人擁有的有關(guān)本人資料的權(quán)利；三是知悉權(quán)，指當(dāng)事人有被告知其個人資料被收集處理與資料利用者身份有關(guān)的信息的權(quán)利；四是修改權(quán)，指當(dāng)事人有要求資料控制者對其個人資料中不準(zhǔn)確、不恰當(dāng)、不適時或不完整的部分進(jìn)行更正的權(quán)利；五是抗辯權(quán)，指當(dāng)事人有以個人隱私被侵犯提起訴訟的權(quán)利；六是安全權(quán)，指當(dāng)事人可以要求資料控制者保護(hù)其個人資料不被泄露、篡改、任意傳播的權(quán)利；七是利用限制權(quán)，指資料控制者在收集利用個人資料的同時，要為當(dāng)事人提供相關(guān)的服務(wù)”。

(二)檔案與隱私權(quán)

由于檔案是承載隱私的重要載體之一，檔案無可避免地成為隱私權(quán)問題的利益攸關(guān)者。與檔案有關(guān)的隱私包括檔案機(jī)構(gòu)所保管的檔案中有關(guān)個人情報資訊并與特定個人的利益或者人身發(fā)生聯(lián)系，且權(quán)利人不愿為他人所知曉的私人生活以及私人信息。因隱私涉及的范圍廣泛，故與公民隱私權(quán)有關(guān)的檔案種類也很多，主要包括兩大部分：一是在公務(wù)活動中直接形成的檔案。如會計檔案、人事檔案等。二是檔案部門通過征集、購買、接收或檔案所有者以寄存、捐贈等方式保存在檔案部門的私人檔案，它們有的所有權(quán)仍歸個人，而有的所有權(quán)已為國家所取得。

二、我國《檔案法》中的有關(guān)隱私權(quán)保護(hù)的立法現(xiàn)狀

至今為止，我國尚未出臺正規(guī)的隱私權(quán)法，而各種實體法也未對隱私權(quán)進(jìn)行直接的規(guī)定。但是，《憲法》、《刑法》、《民事訴訟法》、《刑事訴訟法》、《商業(yè)銀行法》、《執(zhí)業(yè)醫(yī)師法》、《最高人民法院關(guān)于審理名譽權(quán)案件若干問題的解答》、《銀行管理暫行條例》、《計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)安全保護(hù)管理辦法》、《互聯(lián)網(wǎng)電子公告服務(wù)管理規(guī)定》、《檔案法》等法律法規(guī)都間接地對公民隱私權(quán)的保護(hù)給予了確認(rèn)。

我國《檔案法》中涉及隱私權(quán)的有第二十一條、二十二條。

《檔案法》第二十一條規(guī)定：“向檔案館移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人，對其檔案享有優(yōu)先利用權(quán)，并可對其中檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，檔案館應(yīng)當(dāng)維護(hù)他們的合法權(quán)益?！边@一條款主要規(guī)定了檔案利用方面的隱私權(quán)問題。

《檔案法》第二十二條規(guī)定“集體所有的和個人所有的檔案，檔案所有者有權(quán)公布，但必須遵守國家的有關(guān)規(guī)定，不得損害國家安全和利益，不得侵犯他人的合法利益?！边@條說明檔案公布時的隱私權(quán)問題。

對檔案部門來說，最好能制定有關(guān)專門針對檔案數(shù)據(jù)隱私權(quán)的法律法規(guī)。如果法律不設(shè)定行為邊界，雖造成事實上的損害，也無法進(jìn)行司法救濟(jì)。

三、數(shù)字檔案館涉及的隱私權(quán)問題

(一)檔案數(shù)字化中的隱私權(quán)問題

檔案收集、保管的最終目的在于提供利用，在信息高度開放與共享的今天，檔案信息只有通過數(shù)字化才能最大程度滿足共享需求。然而，檔案中涉及個人隱私的信息很容易通過數(shù)字化的渠道泄露，侵犯當(dāng)事人隱私。因此，檔案館對涉及個人隱私的檔案是否應(yīng)該數(shù)字化成為爭論的焦點。

上海檔案信息網(wǎng)首頁曾就此相關(guān)問題進(jìn)行討論，討論內(nèi)容為“婚姻檔案上網(wǎng)是否有礙隱私權(quán)”。2006年2月，民政部發(fā)布公告稱即將全國各省的結(jié)婚、離婚等婚姻信息統(tǒng)一登記歸檔，并將逐步實現(xiàn)全國聯(lián)網(wǎng)查詢，以有效避免異地重復(fù)登記、重婚等現(xiàn)象。這一消息一經(jīng)公布，在社會上引來廣泛爭議[1]。

筆者認(rèn)為，個人婚姻狀況能不能上網(wǎng)的爭議焦點在于，該行為有沒有涉及公民的個人隱私。眾所周知，新的《婚姻登記管理條例》取消了結(jié)婚、離婚需要單位出具證明的歷史，甚至無身份證、戶口簿也可登記結(jié)婚。表明了婚姻行為屬于個人獨立處理的民事行為，具有排他性，無疑是社會文明進(jìn)步以人為本的體現(xiàn)。這就帶來了婚姻狀況是否屬于保密范圍，也就是是否是個人隱私的問題。

民政部最終堅持了將婚姻檔案上網(wǎng)，但隨后民政部與國家檔案局聯(lián)合頒布施行了《婚姻登記檔案管理辦法》，并在答記者問中向公眾說明“當(dāng)事人婚姻狀況信息的聯(lián)網(wǎng)查詢是指婚姻登記機(jī)關(guān)的內(nèi)部工作系統(tǒng)，只供婚姻登記機(jī)關(guān)工作人員為了工作需要進(jìn)行查詢，其他人員是無法隨意查詢的，所以不會影響當(dāng)事人的隱私權(quán)[2]”。從而有效避免了隱私權(quán)問題。

從隱私權(quán)保護(hù)角度考慮，數(shù)字檔案館對涉及個人隱私的檔案進(jìn)行數(shù)字化時，事先應(yīng)征得當(dāng)事人的同意并隨后對當(dāng)事人的隱私進(jìn)行必要的保護(hù)措施。因此檔案界可制定一個全行業(yè)統(tǒng)一的相關(guān)聲明，各數(shù)字檔案館可在制作資源庫前在各自的網(wǎng)站上發(fā)表聲明，聲明要對什么樣的檔案進(jìn)行數(shù)字化、數(shù)字化的目的、當(dāng)事人有何權(quán)利、網(wǎng)站有何權(quán)利與義務(wù)等等。這有利于規(guī)范各個數(shù)字檔案館網(wǎng)站的行為，為隱私檔案提供更有力的保護(hù)。

(二)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)中的隱私權(quán)問題

網(wǎng)絡(luò)時代，檔案館通過網(wǎng)絡(luò)收集個人資料變得快捷化、自動化，同時也從某些方面造就了檔案館對用戶隱私的侵權(quán)行為。數(shù)字檔案館為了記錄與分析檔案網(wǎng)站服務(wù)利用情況，服務(wù)器中的“日志程序”會自動記錄用戶的IP地址、訪問時間、訪問內(nèi)容及訪問結(jié)果，而且可以利用網(wǎng)絡(luò)跟蹤技術(shù)自動地掌握用戶的網(wǎng)上行為[3]。另外，數(shù)字檔案館要求用戶在接受服務(wù)之前提供若干個人信息，如姓名、年齡、性別、身份證號、職業(yè)、工作單位、聯(lián)系電話、電子信箱等。數(shù)字檔案館采用先進(jìn)技術(shù)手段收集個人信息并非出于惡意，但必須限于法律規(guī)定的職權(quán)范圍內(nèi)，無論是否經(jīng)過用戶本人或個人資料合法提供者的同意，也無論對當(dāng)事人有否傷害的可能性，這一要求都是嚴(yán)格的。其次，檔案網(wǎng)站收集個人資料應(yīng)遵循“告知原則”，這一原則是由美國政府信息基礎(chǔ)設(shè)施小組的個人隱私工作組在題為《個人隱私權(quán)和國家信息基礎(chǔ)設(shè)施——提供與使用個人信息原則》的報告中提出，該報告指出“信息收集者應(yīng)通知當(dāng)事人他們正在收集何種信息并將要用于何種目的”。如果在用戶毫不知情或無奈的情況下收集其個人信息，對不提供個人信息者拒絕提供服務(wù)，就會侵犯用戶對其個人隱私信息的控制權(quán)與知悉權(quán)。

(三)檔案信息傳播中的隱私權(quán)問題

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)增強(qiáng)了檔案文件的可獲取性，提供了更多機(jī)會來收集記載人類活動的更詳盡的文獻(xiàn)資料，但同時也犧牲了檔案的部分可靠性和完整性。隨著計算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，大量存儲、快速傳輸、多方利用個人數(shù)據(jù)變得非常容易，也難以控制，極易構(gòu)成對公民隱私權(quán)的侵害。由于技術(shù)的不完善，網(wǎng)絡(luò)黑客等對當(dāng)事人隱私權(quán)的侵犯既可以發(fā)生在檔案館與用戶通過網(wǎng)絡(luò)傳送個人資料或不同的檔案網(wǎng)站之間共享個人資料中的某個環(huán)節(jié)，也可以發(fā)生在檔案網(wǎng)站存貯個人資料的過程中。如黑客通過病毒程序?qū)Π瑐€人資料的電子郵件進(jìn)行跟蹤攔截，獲取機(jī)密信息；或者通過非法侵入檔案網(wǎng)站的用戶數(shù)據(jù)庫，觀看、篡改、傳播個人資料，將對當(dāng)事人的隱私權(quán)帶來極大威脅[4]。當(dāng)事人一旦隱私權(quán)受到侵犯遭受利益損失就可能根據(jù)《民法通則》等相關(guān)法律通過司法程序追究檔案館的侵權(quán)責(zé)任，使檔案館陷于訴訟糾紛。

四、加強(qiáng)數(shù)字檔案館隱私權(quán)保護(hù)策略

(一)提高檔案人員對用戶隱私權(quán)的維權(quán)意識

首先應(yīng)對不同類型的個人信息的重要程度劃分等級，以便采取不同的保護(hù)措施，對于敏感的個人信息，確保只有經(jīng)過批準(zhǔn)的有關(guān)人員才能收集、查閱、傳播這些個人信息。此外，還應(yīng)對有關(guān)人員進(jìn)行隱私權(quán)保護(hù)知識的培訓(xùn)，使他們熟悉有關(guān)的法律法規(guī)，掌握保護(hù)隱私權(quán)的相關(guān)技能及數(shù)字檔案館為個人信息的安全采取具體的各種技術(shù)保護(hù)措施。

(二)合理劃分隱私檔案的開放期限

為了在檔案開放利用中使公民的隱私權(quán)得到保護(hù)，必須采取相應(yīng)的保護(hù)措施?？梢詮拈_放檔案的期限、范圍與鑒定、開放方式等具體措施入手，謹(jǐn)慎對待隱私檔案的開放。一是通過規(guī)定檔案開放的期限來保護(hù)隱私權(quán)。世界上許多國家的檔案法規(guī)中都明確規(guī)定了檔案的開放期限，但對于含有隱私的檔案，許多國家都延長了開放期，以確保公民隱私權(quán)不被侵犯。如《俄羅斯聯(lián)邦檔案全宗和檔案館法》中規(guī)定檔案30年的開放期限，而含有個人隱私的文件75年后開放。法國1979年1月3日頒布的檔案法規(guī)定“利用公務(wù)文件自由權(quán)法律中規(guī)定的不能自由利用文件的封閉期一般為30年，凡涉及個人情況如私人生活、家庭生活、公共事業(yè)部門調(diào)查來的有關(guān)私人情況和行為等文件為100年，處理與私生活有關(guān)的訴訟文件為60年”。我國《檔案法》在確定30年開放期限基礎(chǔ)上，僅對涉及國家重大利益的檔案進(jìn)行期限控制，對涉及個人隱私檔案的開放時間并無明確規(guī)定，只在《檔案法實施辦法》第2條中籠統(tǒng)指出“上述所有檔案，如按國家有關(guān)規(guī)定需要繼續(xù)保密或控制使用，檔案館應(yīng)繼續(xù)延期開放”。通過借鑒國外隱私檔案的開放期限的規(guī)定，我國應(yīng)在《檔案法》中明確規(guī)定含有個人隱私檔案的開放期限。

(三)加強(qiáng)檔案行業(yè)自律管理

檔案界應(yīng)制定全行業(yè)的隱私權(quán)保護(hù)政策，數(shù)字檔案館也應(yīng)制定本館的隱私權(quán)保護(hù)制度，并在數(shù)字檔案館網(wǎng)站主頁的顯著位置發(fā)表聲明。內(nèi)容應(yīng)包括：告知網(wǎng)站收集個人信息的目的、方式、范圍；對個人信息提供保密和安全措施的承諾；告知當(dāng)事人的請求閱覽權(quán)、刪除權(quán)、訴訟權(quán)等免責(zé)條款。

(四)加強(qiáng)對個人資料的技術(shù)保護(hù)

采用Cookies軟件管理工具、個人隱私偏好平臺(P3P)、加密軟件、自動刪除個人資料軟件等由用戶自己保護(hù)個人資料的技術(shù)。檔案館為了禁止未經(jīng)授權(quán)的用戶截取或查閱個人資料，可以通過設(shè)置本網(wǎng)站運行的服務(wù)器，自動使電子郵件傳輸?shù)揭粋€預(yù)先指定的服務(wù)器目錄機(jī)密郵箱，只供獲得授權(quán)的人查閱[5]。

綜上所述，網(wǎng)絡(luò)隱私權(quán)保護(hù)是我國檔案學(xué)理論和實踐研究的重要問題。其主要研究內(nèi)容應(yīng)包括：檔案隱私權(quán)的定義、內(nèi)容；檔案隱私權(quán)的保護(hù)范圍；檔案法與隱私權(quán)；數(shù)字檔案館與網(wǎng)絡(luò)隱私權(quán)；檔案館隱私權(quán)保護(hù)技術(shù)研究；對檔案人員和用戶進(jìn)行隱私權(quán)保護(hù)知識與技能的培訓(xùn)研究；檔案館保護(hù)網(wǎng)絡(luò)隱私權(quán)的交流與合作等領(lǐng)域的研究。

【參考文獻(xiàn)】

[1]婚姻檔案上網(wǎng)有礙隱私權(quán)嗎？http://,2008.2.22.[2]民政部副部長稱上網(wǎng)查詢婚姻狀況說法不準(zhǔn)確.[2008-2-22].http://.[3]潘連根.關(guān)于數(shù)字檔案館隱私權(quán)保護(hù)問題的思考[J].檔案時空，2006(6).[4]肖文建，劉杰.論網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息傳播中的隱私權(quán)保護(hù)[J].檔案學(xué)通訊，2007(5).[5]李群，劉維榮.檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)中的隱私權(quán)保護(hù)在歐美[J].機(jī)電兵船檔案，2004(2).

第四篇：數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的難題

數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的難題

來源：bet365 http://004km.cn

【內(nèi)容提要】數(shù)字檔案館是數(shù)字信息時代檔案傳遞和利用的新途徑。數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比有著極大的優(yōu)越性，然而它也存在著不少缺陷。在數(shù)字檔案館的建設(shè)中面臨著諸多不容樂觀難以解決的問題，對此我們要有清醒的認(rèn)識。本文提出了數(shù)字檔案館建設(shè)所面臨的10個方面的問題。

【關(guān) 鍵 詞】數(shù)字檔案館/問題

【 正 文】

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展和大量電子文件的產(chǎn)生，數(shù)字檔案館的研究和建設(shè)成為我國檔案界關(guān)注的熱點。數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比，有著豐富的數(shù)字化資源、海量的存儲、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優(yōu)點，使傳統(tǒng)的檔案館望塵莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我們應(yīng)該清醒地認(rèn)識到數(shù)字檔案館存在的缺陷，數(shù)字檔案館的建設(shè)還存在著諸多的難點和問題亟待深入研究解決。如果對存在的問題視而不見，或掉以輕心，必將給未來的檔案事業(yè)留下巨大而無法彌補(bǔ)的遺憾。數(shù)字檔案的憑證價值問題

檔案的基本價值有兩方面，憑證價值和參考價值，而尤以憑證價值最為重要，雖然，“目前人們對數(shù)字化檔案具有參考價值這一點已無疑義，然而，由于一系列技術(shù)和立法問題還未解決，數(shù)字化檔案目前還不具備法律憑證效力”[1]這無疑使數(shù)字檔案的作用大打折扣。因此，確認(rèn)數(shù)字檔案的憑證價值就成為數(shù)字檔案館建設(shè)中無法回避的難題。目前，主要存在以下幾方面的問題：

1.1 認(rèn)識上的問題。數(shù)字檔案不具備“白紙黑字”的直觀性，必須依賴特定的計算機(jī)設(shè)備加以解讀。數(shù)字檔案完全脫離了以往人人對檔案“原件”的認(rèn)識，從而引起人們對其原始性、可靠性的懷疑。而且，有些數(shù)字檔案即使載體保存完好，內(nèi)容亦可能在無形中丟失，它不像紙質(zhì)檔案那樣載體與內(nèi)容“一損俱損，一榮俱榮”。數(shù)字檔案與以往其他載體的檔案都不一樣，從甲骨檔案到簡牘檔案再到紙質(zhì)檔案，只是載體的耐久性有差別，并沒有改變其直觀性，而數(shù)字檔案的非人工識讀性與其他載體的檔案有著質(zhì)的區(qū)別。要確認(rèn)數(shù)字檔案的憑證價值，恐怕不僅僅是改變觀念的問題，要真正認(rèn)識數(shù)字檔案，確認(rèn)其憑證價值，可能還需要走很長的路。

1.2 技術(shù)上的問題。數(shù)字檔案是高新技術(shù)的產(chǎn)物，它給人們帶來極大便利的同時，也給人們留下了困惑與難題。其一，數(shù)字檔案具有易復(fù)制、修改、刪除的特點，使得檔案“原件”的概念變得難以確認(rèn)。其二，計算機(jī)硬、軟件技術(shù)不斷更新?lián)Q代，迫使數(shù)字檔案必須不斷適應(yīng)新的“生存環(huán)境”，不斷地變換載體、格式，因而無法通過載體、格式的鑒定來判定其原始性。其三，數(shù)字檔案不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將其輸出，傳統(tǒng)的字跡鑒定技術(shù)無法分辨數(shù)字檔案的原始性。其四，數(shù)字檔案對背景信息和元數(shù)據(jù)具有很強(qiáng)的依賴性?！半娮游募谋尘靶畔⒊３Ｅc文件內(nèi)容信息相分離保存，一旦失去背景信息，文件的內(nèi)容即便仍有意義，但也不再具有憑證價值。元數(shù)據(jù)是電子文件、電子檔案所特有的，“元數(shù)據(jù)由于其隱含性而易被忽視，而元數(shù)據(jù)一旦丟失或破壞，電子文件的原始性就會改變?！盵2]

1.3 管理制度上的問題?！皞鹘y(tǒng)檔案之所以具有憑證價值，在一定程度上取決于嚴(yán)格的管理制度”，而目前“從電子文件的生成到歸檔都缺乏十分規(guī)范的程序化管理，缺乏嚴(yán)格而科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)體系和業(yè)務(wù)管理制度，一些標(biāo)準(zhǔn)、制度雖已制定，但全面推行尚需時日”[3]而且也有一定的難度。數(shù)字檔案信息的長期存取問題

數(shù)字檔案信息的長期存取問題是數(shù)字檔案館建設(shè)的一個具體而又棘手的難題。“據(jù)報道，美國航空航天局在20年前發(fā)射的‘海盜’號火星探測器上的計算機(jī)中，已經(jīng)有20%的數(shù)據(jù)完全丟失，還有大約4000卷的統(tǒng)計數(shù)據(jù)因存儲的格式模糊無法讀出，程序員也無法保證將其恢復(fù)”。[4]數(shù)字檔案信息長期存取所面臨的主要問題有：

2.1 存儲的介質(zhì)材料?！艾F(xiàn)代介質(zhì)的存儲設(shè)備還不可能解決計算機(jī)數(shù)據(jù)存儲問題”。[5]一般說來，磁盤的壽命是3～5年，光盤也不過30年左右，與能保存千年以上的紙質(zhì)載體相比，其壽命相差甚遠(yuǎn)，而且它還要受到溫度、磁場、記錄存儲格式、硬件配置等多方面的影響，10年前還經(jīng)常使用的5.25英寸的軟盤，現(xiàn)在已經(jīng)沒有一臺普通電腦可以讀出來。

2.2 機(jī)讀語言格式?！坝嬎銠C(jī)語言平均每三個月就會問世一種，而語言之間的互換大部分存在問題。很難想象，若干年以后，我們用現(xiàn)行的機(jī)器語言描述的數(shù)據(jù)，還能百分之百的還原”。[6]

2.3 對設(shè)備的依賴。數(shù)字檔案必須依賴于計算機(jī)設(shè)備才能讀出，這個特征對其長期存取帶來很多問題：“如設(shè)備發(fā)生故障、系統(tǒng)癱瘓，電子文件就讀不出來；電子文件對其它設(shè)備環(huán)境的不兼容性，使其只能在某種設(shè)備上處理，而不能在其它設(shè)備上處理；不同軟件環(huán)境形成的電子文件存貯在載體上，有時難以互換；電子文件加密后，不解密就無法識別；技術(shù)設(shè)備更新時，不及時解決格式轉(zhuǎn)換問題，也無法讀取等等”。[7]

數(shù)字檔案的失真問題

“檔案數(shù)字化工作的生命線在于其能夠保持檔案原貌”。[8]然而，“就目前的研究水平而言，還難以保質(zhì)保量地完成館藏檔案數(shù)字化的任務(wù)。如已研制出的OCR掃描輸入技術(shù)，其平均識別率是95%。這對于追求最大程度真實性的檔案來說無疑是致命弱點”。[9]數(shù)字化的主要方式是掃描加工，在這一過程中造成數(shù)字檔案失真的原因還有以下幾個方面：其一，技術(shù)參數(shù)選擇不當(dāng)。針對不同色調(diào)、紙質(zhì)和字跡，有時需調(diào)整不同的技術(shù)參數(shù)，如分辨率、明暗度、對比度等，選擇不當(dāng)會直接影響掃描的質(zhì)量，造成信息丟失、圖像模糊或產(chǎn)生額外信息，客觀上造成檔案原貌的改變。其二，工作失誤。檔案掃描是大量的重復(fù)勞動，難免有時失誤。如掃錯檔案或打錯順序，或存錯，或在建索引時鏈接錯誤等，如不及時發(fā)現(xiàn)，將直接導(dǎo)致數(shù)字化檔案失真。其三，轉(zhuǎn)換過程中的失真。在進(jìn)行數(shù)字檔案的遷移或在提供利用時，往往需要將掃描后形成的圖像文件轉(zhuǎn)換成另一種格式的文件，如果格式選擇不當(dāng)，同樣會導(dǎo)致數(shù)據(jù)發(fā)生變化。數(shù)字檔案信息的安全問題

安全問題是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)世界最為頭痛的難題，也是數(shù)字檔案館中的重大難題之一。數(shù)字檔案館雖然被稱之為“館”，但它的存在更仿佛是一個巨大的沒有警察的自由市場，給不法分子帶來可乘之機(jī)，主要表現(xiàn)為：其一，計算機(jī)病毒。網(wǎng)絡(luò)信息安全的最主要的敵人就是計算機(jī)病毒?！皣庥腥斯烙?，現(xiàn)在計算機(jī)病毒的傳染每兩個月增加1倍。網(wǎng)絡(luò)病毒的泛濫已對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)成嚴(yán)重的威脅”。[10]其二，計算機(jī)黑客。由于網(wǎng)絡(luò)的加密性和匿名性，使入侵者難以被發(fā)現(xiàn)。黑客對信息資源的攻擊，不僅僅是好奇和自我挑戰(zhàn)，程序設(shè)計高手可以篡改系統(tǒng)控制參數(shù)。其三，有竊取行為的間諜活動，窺視其機(jī)密信息進(jìn)行復(fù)制或擴(kuò)散。其四，有意破壞，摧毀系統(tǒng)的信息處理功能或破壞電子通訊裝置。其五，人為或偶然事故造成的威脅。如工作人員操作失誤而產(chǎn)生的不可預(yù)知的事件、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件硬件的故障、電子系統(tǒng)故障引發(fā)的系統(tǒng)問題等，所有這些，都使數(shù)字檔案信息的安全變得十分“脆弱”。

數(shù)字檔案館建設(shè)的諸多技術(shù)問題

數(shù)字檔案館完全是高新技術(shù)、電子設(shè)備和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支撐起來的產(chǎn)物，離開了高新技術(shù)的支撐，就沒有了數(shù)字檔案館。但是高新技術(shù)也給數(shù)字檔案館帶來了致命的弱點，真是“成也蕭何，敗也蕭何”。諸多的技術(shù)問題成為制約數(shù)字檔案館建設(shè)的難點。

5.1 數(shù)字化設(shè)備技術(shù)條件。網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的硬件技術(shù)之一是必須有足夠的帶寬，以保證快捷地傳輸文本、語音、圖像、影像檔案，以便實現(xiàn)多網(wǎng)互連、高速互訪，實現(xiàn)跨平臺、跨系統(tǒng)、跨語種的互相轉(zhuǎn)換和鏈接。毫無疑問，足夠的帶寬條件和用戶對網(wǎng)絡(luò)信息傳輸?shù)男枨髮⒁恢笔且粚γ荏w。

5.2 技術(shù)難題。數(shù)字檔案館是以信息源、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)的，其相關(guān)技術(shù)是較復(fù)雜較先進(jìn)并且不斷發(fā)展的，它幾乎囊括了計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所需要解決的所有問題，技術(shù)密集。如數(shù)字化圖像的存儲與壓縮、數(shù)據(jù)組織技術(shù)、信息檢索技術(shù)、多語言平臺互換互訪技術(shù)、海量信息存儲與調(diào)配技術(shù)等，既是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的難關(guān)，也是制約數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的難題。此外，“數(shù)字檔案館的建設(shè)和運行需要解決一些特殊問題，為此必須開發(fā)應(yīng)用一系列新技術(shù)，如：身份認(rèn)定、智能檢索、信息隱蔽、數(shù)字水印、電子簽章、操作跟蹤、信息加密等，其中有很多技術(shù)有創(chuàng)新性”。[11]這些技術(shù)也都是不容易解決的問題。

5.3 技術(shù)過時問題。在飛速發(fā)展的IT業(yè)中，電腦硬件、操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件及存儲載體等不斷地被新產(chǎn)品所替代，IT產(chǎn)品是真正的“短命鬼”。雖然絕大多數(shù)新產(chǎn)品承諾向下兼容，但其兼容的“代”數(shù)在跨越若干年后，舊的數(shù)字信息就很難被新的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)讀出。“技術(shù)過時”的陰影一直會籠罩著數(shù)字信息。專家們提出的解決方案是數(shù)據(jù)遷移，但遷移卻存在著一個致命弱點，就是每次遷移總會丟失一定的相關(guān)信息，這些丟失的信息積累起來會造成數(shù)字檔案信息無法準(zhǔn)確恢復(fù)原貌。數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化問題

數(shù)字檔案館建設(shè)的目的是要使地區(qū)檔案館、全國檔案館乃至全世界的檔案館連成一個整體，以實現(xiàn)檔案信息資源共享。這個整體性的數(shù)字檔案館事實上是一種基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的數(shù)字化檔案信息資源共享的社會檔案館系統(tǒng)，是一個面向?qū)ο蟮姆植际降木W(wǎng)狀結(jié)構(gòu)模式，是由一個個相對獨立的數(shù)字檔案館實體組成的。要對這分散在各地的數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行組織控制，就必須要有彼此兼容的硬件環(huán)境，要有一致的文件格式、統(tǒng)一的著錄標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)描述標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、全文數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)等等，這些標(biāo)準(zhǔn)也僅僅是幾個主要的標(biāo)準(zhǔn)?！岸鴮嶋H上，在數(shù)字檔案館建設(shè)中，標(biāo)準(zhǔn)化是一個體系，是一個系統(tǒng)，因此對于我們來說，如何結(jié)合我國實際，迅速建立起一個適合我國數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化體系是擺在我們面前的一個迫切需要解決的新問題”。[12]然而，要解決這個問題并不容易，我們面臨著很多問題：其一，一個嚴(yán)峻的事實是我國檔案信息系統(tǒng)沒有相應(yīng)的具體標(biāo)準(zhǔn)可遵循；其二，有些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要超出檔案工作的范圍，如綜合數(shù)據(jù)處理格式就需滿足跨行業(yè)、跨部門的要求。如何統(tǒng)一是一個很麻煩的問題；其三，與整個檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)相銜接的問題；其四，與國際通用標(biāo)準(zhǔn)的接軌問題；其五，由于計算機(jī)技術(shù)更新速度非?？欤看渭夹g(shù)設(shè)備的更新，都會對原標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)生相應(yīng)的影響，因而必須不斷適時修訂標(biāo)準(zhǔn)。

數(shù)字檔案館建設(shè)的投入與產(chǎn)出問題

數(shù)字檔案館建設(shè)存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問題。如果我們把數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館作比較，會對這個問題看得更清楚。數(shù)字檔案館建設(shè)投入的費用是巨大的，而且它的建設(shè)費用要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于數(shù)字圖書館的建設(shè)費用。由于圖書有復(fù)本，許多圖書館保存的圖書都一樣。因而國家圖書館和省市圖書館的部分圖書數(shù)字化后，其他圖書館特別是中小型圖書館完全可以坐享其成，不必再花費資金重復(fù)建設(shè)。而檔案館則不行，全國各個檔案館保存的檔案幾乎都是孤本，因而檔案館在用于檔案數(shù)字化的費用上要比圖書館多，如，僅檔案館進(jìn)行數(shù)字化檔案目錄的“工作量約是圖書館的35倍”。[13]但是檔案館的利用人次與圖書館讀者的人數(shù)相比卻少得多，“以北京市檔案館和國家

圖書館（原北京圖書館）為例，前者年利用人次約四五千人，后者一年的讀者數(shù)不少于二百萬人”。[14]兩者相差400倍?！凹词挂?、二史館和中央檔案館三個國家檔案館的年平均利用人次也不過5960人次”，[15]三個館加起來與國家圖書館相比仍相差100多倍。檔案館的利用長期處于低谷已是不爭的事實，就是建成數(shù)字檔案館后，這種情況也不會改變多少，因為檔案信息有保密和時效的限制，有利用者的限制，并不會增加太多的利用者，更不可能趕上數(shù)字圖書館的讀者人數(shù)。事實上，傳統(tǒng)檔案館本來就存在著投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的問題，只不過未引起人們的關(guān)注，但是，數(shù)字檔案館的建設(shè)卻拉大了這種不協(xié)調(diào)的距離，使這個問題凸現(xiàn)出來。它也成為擺在數(shù)字檔案館建設(shè)面前很難解決的問題。數(shù)字檔案中的經(jīng)濟(jì)問題

與其說數(shù)字檔案館是高新技術(shù)支撐起來的，不如更實際地說是由巨額資金支撐起來的，因為所有的高新技術(shù)和設(shè)備都將由資金來兌現(xiàn)。數(shù)字檔案館的建設(shè)與利用，不論對于檔案部門還是利用者，都有很重的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)，經(jīng)濟(jì)問題可能是困擾數(shù)字檔案館建設(shè)的根本性難題之一。

8.1 檔案部門方面的問題。

8.1.1 數(shù)字檔案館建設(shè)的費用問題。數(shù)字檔案館的建設(shè)費用是巨大的，開發(fā)一個稍具規(guī)模的數(shù)字檔案館系統(tǒng)，不論是購買軟件和硬件，還是開發(fā)專用軟件，還是館藏檔案的數(shù)字化工作，都需要花費可觀的人力、財力和時間，這些都需要有強(qiáng)大的經(jīng)濟(jì)實力做后盾。而數(shù)字檔案館的建設(shè)說到底，仍是以政府投入為主。但國家的綜合國力不可能在短期內(nèi)發(fā)展到較高的水平。因此，資金短缺是建設(shè)數(shù)字檔案館的最不好解決的難題。檔案館是公益性和社會性的部門，也不能走“以文養(yǎng)文”、“以館建館”之路，即便是想走此路也走不通，正如上文所述的數(shù)字檔案館存在著投入與產(chǎn)出的巨大反差，即使對利用者收費，數(shù)字檔案館也根本不可能收回投資成本。數(shù)字檔案館建設(shè)的巨額費用對于本來就經(jīng)費緊張的檔案部門來說是有相當(dāng)難度的。而對中西部欠發(fā)達(dá)地區(qū)的大部分市、縣檔案館來說，連維持日常工作的經(jīng)費都成問題，建設(shè)數(shù)字檔案館恐怕在相當(dāng)長的時間內(nèi)都是可望而不可及的。

8.1.2 數(shù)字檔案館的使用和維護(hù)費用問題。雖然數(shù)字檔案館的建設(shè)費用巨大，但它并不是一勞永逸的。它的維護(hù)和使用的費用并不少于初建的費用。數(shù)字檔案館就像一個“無底洞”，需要不斷地投入大量資金來維持其正常運轉(zhuǎn)。

8.1.2.1平時正常的使用和維護(hù)費用。數(shù)字檔案館是靠技術(shù)支撐起來的，平時正常的使用和維護(hù)也需要很大一筆資金才能維持，如通信費、數(shù)據(jù)使用費和設(shè)備維護(hù)費等都需要不斷地支出，且費用不低。

8.1.2.2 設(shè)備更新費用。現(xiàn)代信息處理技術(shù)發(fā)展迅猛，其軟硬件更新非?？欤谑袌鼋?jīng)濟(jì)利益的強(qiáng)大動因驅(qū)使下，更加快了這種更新速度，“錄制、存貯信息的設(shè)備、方法及軟件隨著新產(chǎn)品、新方法的問世，正以5-9年的周期更新，新產(chǎn)品、新方法的不斷問世，必將導(dǎo)致原有設(shè)備及軟件的淘汰”[16]。數(shù)字檔案館要維持正常使用，也必須不斷地更新設(shè)備和軟件，但要更新設(shè)備和軟件，卻又要花費大量的資金，而且是每隔幾年就要又投入一次。

8.1.2.3 數(shù)字檔案信息長期存取使用的費用。正如上文所述數(shù)字檔案信息長期存取是數(shù)字檔案館的一個具體而棘手的難題。而數(shù)字檔案館又必須使用數(shù)字檔案信息，專家們給出了一個不得已而為之的方案，就是不斷地使數(shù)字檔案信息遷移轉(zhuǎn)錄。但是遷移轉(zhuǎn)錄的費用是相當(dāng)可觀的和不可預(yù)知的。一般檔案館能否承受這不斷遷移轉(zhuǎn)錄所需的費用，也是一個既不可預(yù)見又不容易解決的難題。

8.1.3 向利用者收取數(shù)字檔案信息利用費的問題。檔案法規(guī)規(guī)定檔案館向社會提供利用檔案，可以收取費用。數(shù)字檔案館建設(shè)投資大，收取一定的費用也是應(yīng)該的。但是，如何制定收取利用費的收費制度，如標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、繳納程序等，也是數(shù)字檔案館建設(shè)的難題之一。

8.2 利用者方面的問題。利用者的經(jīng)濟(jì)承受能力，也是影響和制約.數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的問題之一。數(shù)字檔案館需上網(wǎng)閱覽，從目前我國上網(wǎng)所需資費來看，每小時的費用是發(fā)達(dá)國家的10多倍，而用戶的平均收入又低于發(fā)達(dá)國家的若干倍。我國80-90%的用戶認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)收費過高，通信費難以承受。再一點是下載檔案信息的打印費用，盡管并不是要將所有下載的檔案信息打印出來，就是部分打印也需要承受可觀的打印費。如果再加上數(shù)字檔案信息使用費，這些費用加在一起，將會相當(dāng)高。必將影響利用者對數(shù)字檔案館的使用，也將使數(shù)字檔案館的建設(shè)失去應(yīng)有的作用和意義； 數(shù)字檔案館法律法規(guī)方面的問題

數(shù)字檔案館建設(shè)中會涉及到許多法律問題，而這些法律問題恰恰又是亟待解決而又難以一時解決的問題。

9.1 檔案法規(guī)方面的問題。面對數(shù)字檔案館產(chǎn)生的新情況、新特點.檔案法規(guī)中的一些內(nèi)容已不適應(yīng)，而要解決起來仍有一定的難度。如對利用者的身份認(rèn)證問題，在網(wǎng)上進(jìn)行借閱限定和身份認(rèn)證不僅增加技術(shù)難度，而且還要增加開支。而對外國利用者來說，由于限制得更嚴(yán)格，在網(wǎng)上操作更加困難。數(shù)字檔案館是開放的，是不受國界限制的，數(shù)字檔案館建設(shè)的初衷就是實現(xiàn)檔案信息的社會共享。但如果取消身份認(rèn)證，那么就等于中外利用者都一樣沒有限制。因此，真要修改完善檔案法規(guī)，兼顧到方方面面，還是有相當(dāng)?shù)碾y度。

9.2 著作權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)問題。在數(shù)字檔案館的環(huán)境下，由于檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，它極容易被獲取、被復(fù)制、被傳播，對利用者控制的難度加大。原來意義上的著作權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)方式對權(quán)利人已無法提供有效的保護(hù)，著作權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)很容易被侵犯。因此，如何對檔案著作權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)和隱私權(quán)進(jìn)行有效保護(hù)成為數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的一大挑戰(zhàn)。從技術(shù)上說，真正切實可行的保護(hù)技術(shù)，目前尚屬于極其薄弱的環(huán)節(jié)。從完善相應(yīng)法律法規(guī)方面說，目前進(jìn)展緩慢，尚有許多難題不易解決。

9.3 數(shù)字檔案的法律效用問題。對于數(shù)字檔案的法律效用問題，它是數(shù)字檔案館建設(shè)中一個不能回避的特殊難題。要想讓它得到法律的認(rèn)可，恐怕還需要相當(dāng)長的時間。而“如果電子檔案的法律憑證問題得不到解決，數(shù)字檔案館的數(shù)字化館藏也就失去了利用的價值、存在的意義”。[17]

數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)理論問題

數(shù)字檔案館的建設(shè)必然要受到數(shù)字檔案館理論研究的影響和指導(dǎo)。目前，對數(shù)字檔案館的研究還處于起步階段，許多認(rèn)識不相同，統(tǒng)一尚需時日。而且有關(guān)數(shù)字檔案館的一些基礎(chǔ)理論問題，都是一些不易解決的難題。

10.1 數(shù)字檔案館的概念問題。自從數(shù)字檔案館概念出現(xiàn)以來，“關(guān)于數(shù)字檔案館的認(rèn)識并不統(tǒng)一，其定義就有數(shù)十種之多，勢必會造成對數(shù)字檔案館建設(shè)方向把握上的不一致”。[18]觀點不一樣，建設(shè)的數(shù)字檔案館就不一樣，建設(shè)的難易程度、工作流程、服務(wù)功能、配套措施、系統(tǒng)邊界和社會影響等等也都會截然不同”。[19]而統(tǒng)一認(rèn)識或基本統(tǒng)一認(rèn)識都非一日之功。但這個問題不解決，將對數(shù)字檔案館的實踐產(chǎn)生不利影響。

10.2 數(shù)字檔案館的系統(tǒng)邊界問題?！皵?shù)字檔案館支持以網(wǎng)絡(luò)連接的相關(guān)檔案部門的數(shù)字化館藏，能夠提供分布于不同地區(qū)的檔案信息。然而信息網(wǎng)絡(luò)的一個重要特征就是鏈接，這種在技術(shù)上可以無限鏈接的情況下，就涉及到了系統(tǒng)的邊界問題”。[20]數(shù)字檔案館系統(tǒng)邊界的界定決定著數(shù)字檔案館所擁有的功能特性。同時也決定著數(shù)字檔案信息在信息中的地位。然而，“在圖書館情報學(xué)界，人們討論數(shù)字化圖書館時有種傾向，認(rèn)為因特網(wǎng)就是一個數(shù)字圖書館，任何人都可以到這個無所不包的圖書館中查閱文獻(xiàn)、學(xué)習(xí)知識、合作交流甚至著書立說。這就把數(shù)字圖書館的地址空間和信息資源空間定位很廣，其系統(tǒng)邊界也無所不包。它不僅包括了書目文獻(xiàn)管理、信息網(wǎng)絡(luò)信息資源的組織與作用，甚至包括檔案館和博物館的信息內(nèi)容，因此建設(shè)規(guī)模異常龐大”。[21]數(shù)字圖書館的這種“擴(kuò)張”，使本來就處于“弱勢”地位的檔案信息的地位更加岌岌可危，如果不對數(shù)字檔案館的系統(tǒng)邊界給以恰當(dāng)?shù)慕缍?，并采取相?yīng)的技術(shù)措施，那么，在不久的將來，數(shù)字檔案館將會消失在數(shù)字圖書館的海洋里，成為數(shù)字圖書館的一部分。

10.3 數(shù)字檔案的概念問題。數(shù)字檔案是數(shù)字檔案館生存的基礎(chǔ)。但是目前對數(shù)字檔案概念的認(rèn)識卻并不統(tǒng)一和清晰。其一，對數(shù)字檔案概念的研究并未引起檔案界太多的關(guān)注；其二，一些對數(shù)字檔案概念的認(rèn)識，大部分都是以傳統(tǒng)的檔案概念為基礎(chǔ)的，仍舊把數(shù)字檔案當(dāng)作電子文件的轉(zhuǎn)化物來認(rèn)識，無非是傳統(tǒng)檔案概念在數(shù)字時代的翻版。這里暫不說傳統(tǒng)的以文件為屬概念的檔案概念本身就有許多可商榷的地方。單說在數(shù)字信息時代文件的概念、檔案概念和其他信息的概念都會受到影響而發(fā)生變化，它們之間有互相融合的趨勢。如何區(qū)分它們將變得越來越困難。在數(shù)字時代的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，數(shù)字文件、數(shù)字檔案、數(shù)字圖書、數(shù)字情報、數(shù)字資料、數(shù)字文獻(xiàn)籌有什么不同？如何區(qū)分它們？如果不能把數(shù)字檔案從這些其他數(shù)字信息中區(qū)分出來，那么數(shù)字檔案的概念的存在就將走向消亡，而在數(shù)字檔案概念基礎(chǔ)上建立起來的數(shù)字館大廈也將隨之傾覆。因此，必須把數(shù)字檔案概念從其他數(shù)字信息中區(qū)別出來，數(shù)字檔案館才能生存。但這是一道擺在我們面前的并不容易找到答案的難題。

第五篇：面試應(yīng)注意哪些問題

面試應(yīng)注意哪些問題

求職面試早已成為畢業(yè)生開啟職業(yè)大門不可或缺的鑰匙，能否熟練掌握和使用好這把鑰匙，對畢業(yè)生能否 邁好走向社會的第一步影響極大。那么畢業(yè)生求職面試到底應(yīng)注意哪些問題呢？

一、注意非語言交流 一談面試，人們一般想到的是怎樣去對付用人單位的提問，如何巧妙的應(yīng)答對方，其實這是不全面的。接受面試往往是第一次用人單位的主考官司見面，所謂“未聞其聲，先見其人”。因此，首先進(jìn)入主考 官視野的必然是你的儀表。這屬于非語言交流。儀表并不只是簡單地反映應(yīng)聘者個人的修養(yǎng)，在主考官的 眼里，它還代表公司未來的形象。因此儀表往往會左右主考官對你的整體評價。一般說來，衣著不整、蓬頭垢面，會被認(rèn)為是邋遢窩囊，過于超前的服裝，也會被認(rèn)為不可依賴。總體來說，儀表應(yīng)該給人以整潔、大方、朝氣蓬勃的感覺。另外，面試的非語言交流方面還要注意回答問題的聲音（包括語調(diào)、速度、音 量高低）、體態(tài)、面部表情、手勢以及眼神等。

二、“聽”、“說”得法

“聽”話是否得法同樣能在主考官的印象中打上深刻的烙印。善于傾聽首先需要的是耐心，對對方提起的任何話題都不能心不在焉或表現(xiàn)出不而煩，更不能輕易打斷或中途插話，除非是交談需要的時候。其次要細(xì)心，時刻具有高度的敏感性，善于理解對方的“弦外之音”。再次要專心，能抓住對方談話的要點和實質(zhì)。如果對方所談之事本身不明確，你可以用委婉誠懇的語言指出，這樣既能弄清問題的要點和實質(zhì)，又能給對方以專心致志的好印象?！罢f”同樣有一定的學(xué)問。初次參加面試，不可避免地會產(chǎn)生不同程度的緊張情緒如羞怯心理，因此不如先坦率地告訴對方：“對不起，我有點緊張，或“對不起，我缺乏經(jīng)驗，請您愿諒”。這對推薦自己不僅沒有什么消極影響，而且由于自己的坦誠，將很容易獲得對方理解。這是良好交談的第一步。其次，在應(yīng)試交談過程中，應(yīng)巧妙地引導(dǎo)話題，隨時把對方的談話內(nèi)容從無關(guān)的事引回到你所關(guān)心的問題上來。介紹自己須用客觀的語言，碰到對自己不利的問題，把回答的內(nèi)容扯到遠(yuǎn)離有損自己的形象的范圍；要么表示彌補(bǔ)缺憾的決心。

三、謙虛謹(jǐn)慎

面試和面談的區(qū)別之一就是對方往往是多人，其中不乏專家、學(xué)者，求職者切不可息以為是，不懂裝懂，講話要留有余地。有過這樣的實例：一位報考辦公室秘書工作的中文系畢業(yè)生，在參加面試時開始都很順利，可是當(dāng)主考官請他談?wù)勛约旱呐d趣和特長時，他便信口開河，自稱自己對經(jīng)濟(jì)學(xué)很感興趣，很有研究，在談宏觀經(jīng)濟(jì)、微觀經(jīng)濟(jì)等名詞時，他不知道考官中就有公司的總經(jīng)濟(jì)師、總會計師、他們問這位大學(xué)生什么是宏觀經(jīng)濟(jì)、什么是微觀經(jīng)濟(jì)時，他無以作答，一時語塞。結(jié)果影響了面試成績。另外在參加“集體式、討論式”面度時，要正確發(fā)表自己的觀點，不要隨意攻擊他人，以抬高自己，因為這樣只能損害自己的形象。

四、機(jī)智應(yīng)變

當(dāng)求職者一人面對眾多考官時，心理壓力很大，面試的成敗往往取決于求職者是否機(jī)智果斷，隨機(jī)應(yīng)變。首先，進(jìn)入考場時要注意分析面試類型，如果是“主導(dǎo)式”面試，你就應(yīng)當(dāng)把目標(biāo)集中投向主考官，認(rèn)真禮貌地回答問題，如果是“答辯式”，你則把目光投向提問者，切不可只關(guān)注甲方而冷落乙方。其次要避免尷尬場面，在回答問題時常遇到這些情況：未聽清問題便回答，聽清了問題自己一時不能作答?；卮饡r出現(xiàn)錯誤或遇到不會的問題時，可能使你處于尷尬的境地。避免尷尬的技巧是：對未聽清的問題可以請求對方再復(fù)一下或解釋一下；一時回答不出可以請主考官提下一個問題，然后回過頭來考慮成熟再回答；遇到偶然出現(xiàn)的錯誤也不必因耿耿于懷而打亂后面的思路。

五、揚長避短

每個人都有自己的特長和不足，無論是在性格上，專業(yè)上都是如此。因此面試時一定要揚長避短。例如性格外向的人往往容易給人留下熱情活潑、思維敏捷但不深沉的印象。這類性格的人在面試時要注意克服自己的弱點，講話的節(jié)奏要適當(dāng)放慢，語言組織得當(dāng)，要注意給人以博學(xué)多才、風(fēng)多識廣的良好印象；性格時，這類性格的人要力爭早發(fā)言，并就某一重大問題展開論述，以彌補(bǔ)自己性格上的不足。

六、顯示潛能

面試的時間通常很短，求職者不可能把自己的全部才能展示出來，因此要抓住一切時機(jī)，巧妙地顯示潛能。例如，報考會計職位的求職者可以將正在參加計算機(jī)專業(yè)的業(yè)余學(xué)習(xí)的情況“漫不經(jīng)心”地講出來，可以使對方認(rèn)為你不僅能熟練掌握會計業(yè)務(wù)，而且有發(fā)展會計業(yè)務(wù)的潛力；報考秘書工作的求職者可以借主考官的提問，順手遞上去，以顯示自己寫得一手漂亮的字。顯示潛能要實事求是，簡短、自然、巧妙，否則也會弄巧成拙。