第一篇：許昌市檔案館查閱利用檔案資料工作流程圖

許昌市檔案館查閱利用檔案資料工作流程圖

一、工作流程圖

二、流程說明

1、接待受理。檔案利用者憑合法證件（身份證、工作證、單位介紹信等）到檔案館查閱檔案資料，檔案利用者向工作人員說明查閱目的。

2、查閱利用。工作人員根據(jù)利用者查閱目的，提供相應的檢索工具，利用者從檢索工具中查找所需要的檔案資料，工作人員根據(jù)利用者從檢索工具中查找的檔號，到庫房提取相關的檔案資料。

3、出具證明。利用者確認自己所需要的檔案資料后，交工

作人員進行復制、掃描、刻錄等。工作人員在復制好的檔案資料上加蓋檔案利用專用章，并依據(jù)有關規(guī)定收取相關費用。

三、工作依據(jù)

根據(jù)?中華人民共和國檔案法?和物價部門的有關規(guī)定。

四、利用登記

工作人員對檔案資料利用情況進行登記，并編寫典型利用實例。

許昌市檔案館接收檔案資料工作流程圖

一、工作流程圖

二、流程說明

1、準備階段。根據(jù)檔案法規(guī)定，由市檔案館向應該移

交本級檔案館的基層單位下達檔案資料移交通知單，移交單位接到通知單后，積極準備檔案資料移交有關事項。

2、驗收階段。市檔案館組織有關人員對其需要移交進

館的檔案資料進行案卷質量抽查，并檢查其年度立卷歸檔合格證。

3、移交整理階段。經(jīng)檢查合格的檔案資料、組織沿革、全宗介紹及檢索工具一并移交進館，由市檔案館組織人員對其移交檔案資料進行編目、整理、消毒、入庫，并編制館藏檔案資料檢索工具。

4、入庫保管。把整理好的檔案資料分門別類入庫，并

進行科學安全管理。

三、工作依據(jù)

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《檔案館工作通則》的有關規(guī)定。

四、移交備案

市檔案館根據(jù)移交單位檔案資料整理情況，辦理移交手

續(xù)，并進行登記備案。

許昌市檔案館檔案鑒定工作流程圖

一、工作流程圖

檔案處置

二、流程說明

1、成立機構。局領導牽頭，由經(jīng)驗豐富的檔案專業(yè)人

員組成檔案鑒定小組。

2、價值鑒定。鑒定小組根據(jù)國家制定的保管期限表和

有關規(guī)定，結合立檔單位及其檔案的具體情況編制出詳細鑒定方案，對需要鑒定的檔案材料進行具體鑒定，確定文件的存毀及保管期限的長短，填寫檔案價值鑒定表。

3、檔案處置。根據(jù)檔案價值鑒定結果，撰寫檔案價值

鑒定報告，報請檔案行政領導審批，對鑒定的檔案資料進行銷毀或變更其檔案保管期限。

三、工作依據(jù)

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《檔案保管期限表》的有關規(guī)定。

四、工作備考

把檔案鑒定結果、檔案價值鑒定報告、處置情況等，造冊登記，以備查考。

許昌市檔案館開放檔案工作流程圖

一、工作流程圖

二、流程說明

1、確定檔案開放范圍。根據(jù)普查館藏檔案資料情況（檔案的質量、數(shù)量、年度、結構構成），確定檔案開放范圍。

2、進行檔案開放鑒定。對列入開放范圍的檔案資料進行鑒

定，區(qū)分開放檔案和控制使用的范圍，對需要開放檔案還需通過鑒定進行必要的解密或降密工作，對不易公開使用的檔案資料應做必要的技術處理。

3、編制檔案開放目錄。為了使開放檔案能及時準確地發(fā)揮

其作用，對應開放的檔案編制檔案開放目錄，向社會公布開放內容。如利用原有的檔案目錄要在案卷標題目錄中加蓋控制使用印章。

三、工作依據(jù)

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的有關規(guī)定。

許昌市檔案館現(xiàn)行文件接收利用工作流程圖

一、工作流程圖

二、流程說明

1、現(xiàn)行文件接收。根據(jù)許昌市檔案局、許昌市行政服務中

心《關于向市行政服務中心檔案窗口報送現(xiàn)行文件（資料）的通知》（許檔［2007］26號）要求，市直各有關單位對本單位所產生和制發(fā)的需要基層單位執(zhí)行和市民知曉的、公開的、非保密性的現(xiàn)行文件，如政策規(guī)定、辦事程序、服務承諾、制度、決定及上級有關部門印發(fā)的政策性、法規(guī)性文件匯編等，于每月5日前按要求報送到市行政服務中心檔案窗口，并辦理移交手續(xù)。

2、接待受理。利用者憑合法證件（身份證、工作證、單位

介紹信等）到市行政服務中心檔案窗口利用現(xiàn)行文件。

3、查閱利用。工作人員根據(jù)利用者查閱目的，提供相應的檢索工具，利用者從檢索工具中查找所需要的現(xiàn)行文件。

4、出具證明。有用做憑證者，經(jīng)工作人員核對無誤后，證

明出處，加蓋現(xiàn)行文件利用專用章，并收取工本費。

三、工作依據(jù)

根據(jù)?中華人民共和國檔案法?有關規(guī)定。

四、利用登記

工作人員對現(xiàn)行文件利用情況進行登記。

第二篇：檔案館竣工檔案資料

大理市城市建設檔案館

電話：0872-2120491

城市建設工程竣工檔案移交資料目錄

一、工程項目立項報批階段

1、工程項目的申請報告及批準文件，建設項目立項審批表。

2、土地使用權出讓合同書、轉讓書、轉讓手續(xù)審批表、宗地圖、土地使用證（復印件）。

3、工程建設項目報建表、建設用地選址意見書。

4、建設工程施工圖設計審查報告、備案表。

5、建設用地規(guī)劃許可證（正本復印件）建設工程規(guī)劃許可證（正本復印件）建設工程施工許可證（正本復印件）人防許可證（正本復印件）建設工程規(guī)劃驗收合格證

6、消防設計審批文件、防火驗收合格證。

7、建設項目環(huán)境影響評估報告。

8、設計委托、監(jiān)理委托、勘察合同、質監(jiān)委托。

9、地勘設計文件資料。

二、施工階段

1、招投標書、中標通知書、施工合同（協(xié)議）、圖紙會審報告、設計變更、開工報告。大理市城市建設檔案館

電話：0872-2120491

2、土建工程材料、質量證明資料。

三、竣工階段

1、施工單位簽署工程質量保修書。

2、住宅工程質量分戶驗收表。

3、工程質量評估報告（設計、監(jiān)理、地勘、施工、建設單位）。

4、建設工程竣工驗收報告書、施工總結、會議紀要、備案表。

5、環(huán)保、消防驗收意見書（記錄表）。

6、竣工圖（包括：建筑、結構、水電、設計變更）。

7、小區(qū)地下管線（包括供水、排水、燃氣、電力、電信）竣工測量結果平面圖紙。

附：《竣工電子圖文檔案資料內容》

大理市城市建設檔案館

電話：0872-2120491

竣工電子圖文檔案資料內容

1、項目建設建議書或項目申請及批復。

2、項目可行性報告及批復。

3、國有土地使用證、土地出讓（轉讓）合同或劃撥文件。

4、建設用地選址意見書。

5、建設工程消防審核意見書、驗收意見書。

6、建設工程規(guī)劃許可證。

7、建設用地規(guī)劃許可證。

8、施工許可證。

9、人防許可證。

10、環(huán)境影響評估報告及驗收。

11、審定設計方案通知書及審查意見、施工圖設計文件審查合格書。

12、拆遷許可證。

13、建設工程規(guī)劃驗收合格證。

14、建設工程竣工驗收備案表（或工程竣工驗收證明、竣工報告）。

15、工程建設用地范圍內的總平面竣工圖。

16、總平面布置圖、建筑、結構、給排水、電氣、燃氣（小區(qū)含照明、道路、供排水）。

17、地勘資料。

18、小區(qū)地下管線圖。

說明：以上電子文檔格式統(tǒng)一為JPEG、TIFF、PDF文件類型。

第三篇：檔案館檔案指導整理接收、查閱利用個人工作總結

檔案館檔案指導整理接收、查閱利用個人工作總結

光陰似箭，日月如梭，轉眼2018已經(jīng)過去，感受很多，收獲很多，這其中包涵各位領導的培養(yǎng)，同事們的關心和幫助，同時還有自己的不懈努力，現(xiàn)將一年來的工作給領導和同事們做一簡要的匯報

一、理論學習和業(yè)務素質不斷提高為提高自己的思想政治理論水平和業(yè)務能力，一是能夠不斷的加強理論知識的學習，認真學習了習近平新時代中國特色社會主義思想三十講，政治上端正自己，思想上充實自己，堅決貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策的自覺性，并把學到的理論聯(lián)系到實際工作中，二是，加強業(yè)務知識的學習，學習一系列跟檔案有關的資料，不斷提高自己的業(yè)務水平和工作能力。

二、盡心盡力完成各項工作任務

6月份之前是在柳樹鎮(zhèn)人民政府工作，圓滿完成了以下主要工作，一是，全面完成了各村清產核資的核查和錄入工作，二是完成了g341線的各種占地補償款的撥付和發(fā)放工作，三是完成了各類項目資金的撥付和各項惠農資金的按時足額發(fā)放工作，四是完成了所包村的各類軟件資料和大數(shù)據(jù)及時更新工作。自7月份調入本單位來，圍繞今年我管四星級檔案館的驗收評定工作，向身邊的同事學習積極參與，主要做了以下工作；

一是配合同事們完成了精準扶貧檔案整理培訓班的開展工作，學習了省上下發(fā)的關于精準扶貧檔案管理辦法的實施細則；

二是檔案查閱工作，基本掌握了個人人事檔案及養(yǎng)老金繳費，婚姻檔案的查閱，空閑時間和人較集中的時候，積極配合共同查閱檔案；

三是緊緊圍繞四星管的評定工作，完成了案卷目錄的解密和化控，檔案信息網(wǎng)站的更新和可掛接目錄的錄入工作，值班記錄和展廳參觀登記表的進一步完善工作；

四是就我單位聯(lián)系幫扶的山岑村，積極配合村兩委班子完成精準扶貧資料的核實和一戶一策的更新工作，做好卡表冊填寫工作；

五是按照永登縣正能量群里的要求，按時完成了網(wǎng)絡信息工作。工作以外，積極參與創(chuàng)建全國文明城市測評期間，按分工做好衛(wèi)生區(qū)域及網(wǎng)格區(qū)域工作。

三、今后的打算和不足

一年來，在檔案指導整理接收、查閱利用檔案工作中，我還存在許多缺點和不足，一是對業(yè)務知識學習掌握還不夠扎實，業(yè)務不精，平時工作中有慵懶散狀態(tài)。二是查閱過程中利用數(shù)字化檔案查閱率較低，不善于利用數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng),信息化方面的知識很欠缺；

三是在指導整理檔案過程中，還不能獨當一面;四是在工作紀律中沒有嚴格要求自己，有遲到、早退現(xiàn)象。在以后的工作中，我要注重業(yè)務知識的學習更新，學習運用數(shù)字化檔案查閱利用，繼續(xù)認真學習檔案整理規(guī)則，以便更好開展工作。同時，在工作紀律中按制度做到有事請假，盡量不遲到、不早退。

以上是我的個人工作總結，不妥之處，請大家批評指正。

第四篇：北京市區(qū)檔案館檔案利用 工作管理辦法

北京市區(qū)檔案館檔案利用工作管理辦法（初稿）

第一條 為了規(guī)范我市區(qū)檔案館檔案利用工作，更好地為社會提供服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《北京市實施〈中華人民共和國檔案法〉辦法》的有關規(guī)定及相關法律、法規(guī)，制定本辦法。

第二條 檔案利用工作應遵循依法、便捷和規(guī)范的原則。第三條 各區(qū)檔案館對所有到開放期限的檔案，應組織鑒定小組及時進行鑒定，凡按國家有關規(guī)定無需繼續(xù)保密或控制使用的，均可由檔案館報本級檔案行政管理部門批準后開放，必要者報本級政府審批。按國家有關規(guī)定需繼續(xù)保密或控制使用的，需報北京市檔案局進行審批。

第四條

各區(qū)檔案館館藏檔案必須經(jīng)過系統(tǒng)整理，開放的檔案應編有供利用者自行檢索的案卷或文件級開放目錄。破損或字跡褪變、擴散的檔案，均應經(jīng)過修復保護。

第五條 利用區(qū)檔案館館藏檔案，應優(yōu)先提供檔案數(shù)字化副本；古老、珍貴和重要檔案應以復制件代替原件提供利用。

第六條 各區(qū)檔案館應當采取設立閱覽室、檔案網(wǎng)站等多種方式，配備必要的閱覽和復制設備，向社會提供已開放檔案、文件查詢服務。

第七條 各區(qū)檔案館應當向社會提供檔案利用服務，并將檔案利用服務的內容、時間、手續(xù)、方式等基本服務信息向社會公開。

第八條 除涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私以及其他因涉及國家安全和利益按規(guī)定不予公開的檔案外，各區(qū)檔案館應當向社會開放下列館藏檔案：

（一）中華人民共和國成立以前形成的檔案；

（二）中華人民共和國成立以后形成的、時間已滿30年的檔案；

（三）經(jīng)濟、科學、技術、文化等類檔案；

（四）屬于已作為政府信息主動公開的檔案；

各區(qū)檔案館開放個人捐贈、寄存的檔案，應當征得捐贈人、寄存人同意。

第九條 公民和社會組織可以持身份證、工作證等合法證件，在區(qū)檔案館查閱、復制或者摘錄已開放的檔案、文件及其他相關信息資料。

第十條 各區(qū)檔案館開放檔案的利用手續(xù)是：

（一）大陸公民持有身份證或工作證、介紹信，可直接到區(qū)檔案館利用。

（二）臺、港、澳同胞和華僑如查取本人及其親屬歷史證明，可持本人回鄉(xiāng)證或身份證等有效證件，直接到區(qū)檔案館利用；利用其它開放檔案，須經(jīng)大陸邀請單位、合作單位或接待單位介紹，提前三十天向區(qū)檔案局（館）提出申請，說明自己的身份和利用檔案的目的與范圍以及其它有關情況。

（三）外國組織和個人的利用手續(xù)按《外國組織和個人利用我國檔案試行辦法》辦理。

第十一條 各區(qū)檔案館未開放檔案的利用手續(xù)是：

（一）婚姻登記類檔案。1.當事人為內地居民的，持有本人居民身份證，可以查閱本人婚姻登記檔案。

當事人為香港居民、澳門居民、臺灣居民、華僑、外國人的，持有《北京市婚姻登記工作規(guī)范》第三十四條至第三十八條規(guī)定的身份證件，可以查閱本人婚姻登記檔案。

2.當事人因故不能到區(qū)檔案館查閱的，可以委托他人辦理，受委托人應當提交本人身份證件及委托書，委托書應當經(jīng)公證機關公證。委托書應當寫明當事人目前及辦理婚姻登記時的身份信息，登記日期和登記機關。

3.人民法院、人民檢察院、公安和安全部門為確認當事人的婚姻關系，可以委派工作人員持單位介紹信及本人工作證查閱婚姻登記檔案。

4.律師在訴訟過程中持受理案件的人民法院出具的證明材料、本人律師執(zhí)業(yè)證書及律師事務所證明，可以查閱與訴訟有關的婚姻登記檔案。

其他訴訟代理人在訴訟過程中持受理案件的人民法院出具的證明材料及本人身份證件，可以查閱與訴訟有關的婚姻登記檔案。

5.監(jiān)護人持本人身份證件、被監(jiān)護人身份證件及監(jiān)護關系證明，經(jīng)婚姻登記處負責人批準，可以查閱被監(jiān)護人的婚姻登記檔案。

6.繼承人持本人身份證件、被查詢人身份證明、死亡證明及繼承關系證明，經(jīng)婚姻登記處負責人批準，可以查閱死亡當事人的婚姻登記檔案。7.其他單位、組織和個人要求查閱婚姻登記檔案，利用目的合理的，經(jīng)區(qū)檔案館館長批準，持相關材料可以查閱婚姻登記檔案。？？？？？

（二）土地登記資料類檔案（農村宅基地、宅基地上建房檔案）

1.土地權利人應當提交本人的身份證明、其權利憑證查詢其土地權利范圍內的原始登記資料。

2.取得土地權利人同意的單位和個人應當提交土地權利人同意查詢的證明文件、土地權利人的權利憑證和土地權利人的身份證明及單位的證明文件、本人的身份證明查詢土地權利人土地權利范圍內的原始登記資料。

3.國家安全機關、公安機關、檢察機關、審判機關和紀檢監(jiān)察部門應當提交本單位出具的查詢證明以及執(zhí)行查詢任務的工作人員的工作證件查詢土地原始登記資料。

4.土地登記代理機構應當提交本單位出具的查詢證明以及執(zhí)行查詢任務的工作人員的工作證件查詢與其代理業(yè)務直接相關的原始登記資料。

（三）房產類檔案

1.（農村宅基地上的房產）

（1）權利人提供身份證明材料可以查詢、復制其全部的農村宅基地上的房產登記資料；委托查詢的，應當提交授權委托書和代理人的身份證明材料，境外委托人的授權委托書還需經(jīng)公證或者認證。（2）因不動產交易、繼承、訴訟等涉及的利害關系人提供身份證明材料、存在利害關系的材料可以查詢、復制農村宅基地上的房產的自然狀況、權利人及其不動產查封、抵押、預告登記、異議登記等狀況。

（3）人民法院、人民檢察院、國家安全機關、監(jiān)察機關以及其他因執(zhí)行公務需要的國家機關應當提供本單位出具的協(xié)助查詢材料和工作人員的工作證和執(zhí)行公務的證明文件可以依法查詢、復制與調查和處理事項有關的農村宅基地上的房產登記資料。

2.區(qū)檔案館只對房屋管理部門辦理經(jīng)租房及文革產、代管產、獻產等檔案的查閱業(yè)務。房屋管理部門查閱區(qū)檔案館館藏經(jīng)租房及文革產、代管產、獻產等檔案，須出具單位介紹信及本人工作證。

（四）公證檔案

1.公證業(yè)務辦理機構應提交本單位出具的查詢證明以及執(zhí)行查詢任務的工作人員的工作證件可以查詢本公證處辦理過的原始公證資料。

2.司法行政機關的公證管理部門因工作需要查閱公證檔案的，應提交本單位出具的查詢證明以及執(zhí)行查詢任務的工作人員的工作證件。

3.人民法院、人民檢察院和有關國家機關因工作需要，要求查閱有關檔案的，應出具正式查卷函件，經(jīng)區(qū)檔案館館長批準后辦理查閱手續(xù)。

4.律師因訴訟代理的需要，向區(qū)檔案館提交律師的身份證明、律師事務所的查卷證明，及當事人同意律師查閱本人的公證檔案的證明，經(jīng)區(qū)檔案館館長批準后，可查閱當事人提交給公證處的證明材料和公證所記錄的與當事人談話筆錄。

5.凡涉及國家機密和個人隱私的公證密卷檔案，以及當事人要求保密的公證檔案，一般不得借調和查閱。特殊情況必須查閱的，須經(jīng)當事人同意后，報區(qū)司法行政機關批準。

（五）死亡干部檔案

死亡干部檔案不對個人提供利用。單位因工作需要查閱，利用單位應派中共黨員干部持本單位黨委或黨組出具的介紹信及本人工作證，并經(jīng)區(qū)委組織部門批準（出具介紹信），可查閱上述檔案。

（六）知青、招工、干部派遣、學籍、調轉、學生派遣等種類檔案。

1.當事人持有本人居民身份證，可以查閱本人的上述檔案。2.當事人因故不能到區(qū)檔案館查閱的，可以委托他人辦理，受委托人應當提交本人和當事人雙方的身份證件可以查閱上述檔案。

3.人民法院、人民檢察院、公安和安全部門為確認當事人的人事、勞動關系，可以委派工作人員持單位介紹信及本人工作證查閱上述檔案。

4.相涉單位為確認當事人的人事關系，可以委派工作人員持單位介紹信及本人工作證查閱上述檔案。

第十二條 各區(qū)檔案館保存的檔案，其公布權屬于檔案館以及國家授權的有關單位。利用者摘抄、復制的檔案，如不違反國家有關規(guī)定，可以在研究著述中引用，但不得擅自以任何形式公布。利用者在著述中節(jié)引檔案內容，均應注明檔案的收藏單位和檔號。檔案館鼓勵利用者向其贈送利用檔案撰寫的著述或其它學術成果。

第十三條 機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及中國公民利用或者公布國家檔案館館藏檔案，應當遵守有關知識產權保護的法律、法規(guī)、規(guī)章，不得損害國家利益和他人的合法權益。

公民和社會組織利用國家檔案館未開放檔案，須經(jīng)保存該檔案的檔案館同意，必要時，還須經(jīng)有關的檔案行政管理部門審查同意。未經(jīng)國家檔案館同意，不得以任何形式公開傳播。

第十四條 區(qū)檔案館館藏檔案原件原則上不得外借，確需外借的，必須經(jīng)館長批準，并嚴格辦理出庫和歸還入庫的相關手續(xù)。

第十五條 區(qū)檔案館提供檔案利用服務不得收費。利用者如需復制，必須填寫復制申請單，經(jīng)館長批準，并由檔案館負責辦理?？蓮椭茩n案的內容、數(shù)量，由各檔案館酌情決定。

第十六條 國家檔案館應當根據(jù)社會需要，加強檔案信息資源開發(fā)利用，舉辦檔案陳列展覽，開展社會宣傳教育，提供各種形式的檔案信息服務。

第十七條 區(qū)檔案館應及時、準確地掌握檔案和資料的利用效果，不斷改進利用工作。

第十八條 利用者到區(qū)檔案館利用檔案，須服從檔案館的安排，遵守有關的各項規(guī)定，違反者檔案館可視情況給予勸告或進行其它處置。利用中如損壞檔案，檔案館可根據(jù)檔案價值責令利用者進行賠償，或給予其它處理。

第十九條 公民、法人或者其他組織認為區(qū)檔案館不依法履行職責的，可以向國家檔案館提出質詢，也可以向上一級檔案行政管理部門或者本級監(jiān)察、法制等部門投訴。

第二十條 各區(qū)國家檔案館可根據(jù)本辦法制定本館實施細則。

第五篇：檔案館檔案利用情況調研報告

以下提供一篇調研報告給大家參考！

作為區(qū)（縣）級檔案館，其檔案利用更多的是與廣大人民群眾的生活相聯(lián)系著的，那么，近幾年來其檔案利用的現(xiàn)狀又如何呢？筆者試圖以所在**區(qū)檔案館近幾年來的檔案利用現(xiàn)狀為例，作一分析，通過分析、思考，提出問題，并以期解決問題。

一、本館基本狀況

本館是一個位于大中型城市并處于中心城區(qū)的區(qū)級綜合檔案館。館藏檔案從20xx年的3萬余卷（件）增加到2007年5.6萬余卷（件），館藏結構在近幾年來的變化情況見下二表：

表一 20xx年初區(qū)檔案館館藏檔案結構比例一覽表

表二 20xx年區(qū)檔案館館藏檔案結構比例一覽表

從以上二表的比較中可以看出，館藏檔案的數(shù)量以年平均9.95%增加；其中文書檔案所占比例下降，專門檔案和科技檔案所占比例均有所上升。館藏結構發(fā)生變化，得到改善，趨于合理。特別是關連著人民群眾生活方方面面的婚姻、城建執(zhí)照、房屋拆遷、獨生子女等內容的檔案，即一部分民生檔案的種類與數(shù)量都增加了。隨之而來的是檔案利用的人數(shù)、范圍、目的等也相應發(fā)生了變化。見本館從20xx至20xx年檔案利用狀況綜合統(tǒng)計表。

表三

區(qū)檔案館20xx至20xx年檔案利用狀況綜合統(tǒng)計表

分析此表可以看出：

1、每年利用檔案人數(shù)以年平均約8%遞增上升。說明館藏檔案數(shù)量增加、結構優(yōu)化是檔案利用增加、利用范圍擴大的前提。

2、調閱卷數(shù)相對于利用人數(shù)卻減少下降，說明了二點：一是檔案信息化正在不斷發(fā)揮作用。本館在20xx年底建成了館藏檔案文件級目錄約80萬條的數(shù)據(jù)庫，到20xx年底增加至93萬條。因此，檢索速度及查準率都有所加快和提高，減少了檔案案卷的調用與翻閱查找，保護了檔案。二是公民利用檔案需求在隨著社會的發(fā)展變化而增加，但其所需檔案的查到率還不高。

3、關系到人民群眾生活的檔案，即民生檔案，其利用需求在不斷增加。表中的“其他利用”一項包括招工名冊（包括干部職工調動）、知青下放（包括學歷證明）、婚姻登記、獨生子女、房產權屬、房產管理檔案、建筑執(zhí)照等。

4、表中的另一個“其他”項則包含了公證檔案、審計檔案、名人檔案等的利用。從整個利用情況看：涉及到個人待遇、身份證明的招工名冊、婚姻登記、學歷、獨生子女登記、建筑執(zhí)照等內容的檔案利用率較高，而以學術研究、經(jīng)濟建設、宣傳教育為利用目的的檔案利用率較低。當然民生檔案的的概念是近幾來提出的，還沒有準確的定義。但從一個側面反映出一個問題，即所謂的民生檔案是與廣大人民群眾生活的方方面面的切身利益息息相關，密不可分的。

二、檔案利用中出現(xiàn)的的問題

隨著社會公眾對檔案利用需求的擴大，檔案利用的內容和方式在發(fā)生著巨大的變化，對檔案利用的要求也日益提高。檔案利用依據(jù)的法律法規(guī)、檔案利用理論及方式都面臨著新的考驗與挑戰(zhàn)，檔案利用工作中不可避免會出現(xiàn)種種問題?，F(xiàn)將本館檔案利用中出現(xiàn)的問題一一提出。

1、公民利用檔案的權利與檔案利用限制的關系

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）第十九條及《中華人民共和國檔案法實施辦法》（以下簡稱《實施辦法》）第二十二條規(guī)定公民有查閱開放和未開放檔案的權力，但查閱未開放檔案是有限制的。在具體的接待利用檔案中，如何把握對未開放檔案的提供利用與限(！)制利用的關系，是有一定的難度的。如本館接收了區(qū)建設局1964年至1993年形成的建筑執(zhí)照檔案，對于這部分檔案的提供利用，工作人員會遇到二個問題：

一、是否作為開放檔案來提供利用？因為按照《檔案法》第十九條“經(jīng)濟、科學、技術、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于三十年”。

二、是否作為部分限制利用檔案？因為在接收時，檔案形成部門并未對不宜開放的部分提出限制。因此在檔案提供利用的具體操作中，工作人員難以把握；作為公民其自由利用的需求沒有滿足而失望或不滿。這種情況同樣出現(xiàn)在房產檔案及拆遷檔案的提供利用過程中。

2、檔案利用的方式

按照《實施辦法》第二十二條“《檔案法》所稱檔案的利用，是指對檔案的閱覽、復制和摘錄?！睘槔谜咛峁├脵n案，采用閱覽、復制的這二項方式不存在問題，只要公民符合利用條件即可。而采用摘錄方式提供利用檔案，在具體操作中也存在一定的難度和風險。仍以建筑執(zhí)照檔案為例。該專業(yè)檔案在其形成部門的利用有二個便利條件：一是其“部分限制”的政策很容易自行掌握與操作；二是采用何種利用方式即出具何種方式的檔案證明就能滿足公民的需要，檔案形成部門也容易自行掌握。而這二個問題是由專業(yè)檔案的特性所決定的，其檔案形成部門對專業(yè)檔案提供利用方式及提供利用程度、范圍掌握的準確度、方便度肯定比較高。對于區(qū)級綜合檔案館在提供這些專業(yè)檔案時難免會遇到種種問題。如有的利用者要求本館提供摘錄式檔案證明，那么在一張“建房申請表”上，有許多公章、簽字、簡易建筑圖、標注的各種數(shù)據(jù)等檔案信息，遇到這種情況，采用復制方式出證，可以保證檔案證明的真實性。但卻不能滿足利用者的需求。

3、檔案利用中的出證問題

在檔案提供利用中會遇到單位或公民個人對未查到所需檔案提出開具未查到檔案證明的要求。檔案館依據(jù)所查到的檔案應該為利用開具其所需證明；但對未查到檔案是否也應該按其要求開具未查到證明呢？這在《檔案法》及《實施辦法》中并未明確規(guī)定。

但有關檔案利用理論則提出“檔案證明是指檔案館根據(jù)有關檔案用戶的詢問和申請為核查某種事實在館藏檔案中記載情況（有無記載和如何記載）而編制的一種書面證明材料.制發(fā)檔案證明是檔案收藏部門開展檔案提供利用服務的方式之一”，以及由**師范大學出版社出版的《檔案信息化工作實用手冊》中“檔案工作基礎術語”，解釋檔案證明:“檔案館發(fā)給查詢者的一種認證文件。說明館內有無所查詢的文件、文件中有無所查詢的有關問題與事實的記載，以及該文件的存放地點”。那么，如果按照這種說法，如有單位或公民個人要求檔案館為其開具未查到檔案證明是應該開具這種證明的。

但是作為檔案館是否有必要擔此之責和風險呢？近年來各級各類檔案館利用館藏檔案出具的證明,在解決戶口、工齡、工資、土地糾紛等問題中發(fā)揮了不可替代的憑據(jù)作用。一些人正是看中了檔案證明的這種獨特作用，想方設法到檔案館騙取證明。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)，有人的因素。但出證制度不健全，特別是出證程序不完善也是重要原因。這就提醒我們應當不斷完善檔案館出證程序，以規(guī)范出證行為，保證檔案證明的真實性。

因為依據(jù)所查到的檔案開具證明是由檔案固有屬性及其價值決定的。檔案證明應該是依據(jù)檔案的記載出具的憑證性文件。而沒有查到檔案被要求開具證明，則似乎有些不妥。但在本館的檔案利用中卻經(jīng)常會遇到這種情況。如有些單位來檔案館查詢單位職工的招工通知書，如未查到，則會要求檔案館為其開具未查到證明。有些個人來館查閱有無婚姻關系，經(jīng)查而未查到，也會要求出具無婚姻登記檔案證明。這讓接待人員很為難。但又沒依據(jù)性文件說服利用者，因而引起利用者的不滿。

4、檔案提前進館與方便利用的問題

《中華人民共和國婚姻法》(20XX年修正)第十七條“夫妻在婚姻關系存續(xù)期間所得的下列財產，歸夫妻共同所有”，第十八條“有下列情形之一的，為夫妻一方的財產：

（一）一方的婚前財產”，法律規(guī)定讓人們認識到確定婚前財產的重要性。而當今社會人們的生活中會不斷地涉及到婚姻狀況的證明問題。如本館的婚姻登記檔案接收從五十年代形成之初到20XX年12月31日止已全部進館。那么凡是戶口在本區(qū)范圍內的到法定婚齡的公民，如果需要開具婚姻狀況證明，則至少要到兩個地方，即先到檔案館查證有無婚姻登記檔案（結婚或離婚或未婚），再到婚姻登記處查閱20XX年12月31日以后的婚姻登記檔案。這確實造成利用檔案的不便，而產生怨言。還有一些戶口遷進遷出的公民，其戶口所在地的時間段不一定全在本區(qū)內，但其會要求本館為其出具未查到婚姻登記檔案證明，這也在一定程度上讓查檔人員為難。

三、對檔案利用現(xiàn)狀的幾點思考

以上所述，是本館檔案利用工作之現(xiàn)狀，也許是個案。但經(jīng)筆者與同級同類檔案館的溝通、交流與探討，了解到這種現(xiàn)狀有一定的代表性，具有共性。區(qū)（縣）級檔案館中或多或少地出現(xiàn)上述檔案利用中問題。而目前一方面廣大公民利用檔案的需求在日益增長，另一方面相關的法律法規(guī)存在著某些缺失或不配套，以及檔案工作標準化程度不夠高，都制約著公民利用檔案的權力不能全部實現(xiàn)。那么就區(qū)（縣）級檔案館而言，如何嚴格實施法律法規(guī)，保障可以利用的檔案能夠最大限度地為廣大公民所用，以滿足公民不斷增長的、多方面的、多層次的利用檔案的需要呢？筆者針對區(qū)（縣）級檔案館檔案利用的現(xiàn)狀做了以下幾點思考：

1、要加強對于檔案利用理論的研究，建立完善配套的檔案利用制度。既要簡化檔案利用的手續(xù)，又要讓檔案館工作人員有法規(guī)可依，這樣不論是對于檔案利用者還是提供檔案利用的檔案工作人員，都是公平合理的，雙方的權利和義務都能得到保證。

2、對于檔案館來說，要做好檔案利用的各項基礎工作。一是要確定館藏檔案可利用范圍及利用程度的劃分，使屬于可利用范圍的檔案確實能夠被利用；二是對于檔案的接收進館，在按照檔案法規(guī)進行的前提下，要與檔案進館單位就檔案進館的時間、限制性利用、利用方式以及是否提前或推遲進館等達成協(xié)議；三是對于一些專業(yè)性較強的檔案,且在形成部門提供利用更方便(既對檔案形成部門而言,又考慮到利用者的方便),則應該根據(jù)實際情況,確定這類檔案是否有必要接收進館或確定適當?shù)倪M館時間。

3、提高檔案利用工作的標準化、規(guī)范化程度。對于不斷增長的檔案利用需求及不斷擴大的檔案利用范圍，檔案工作人員能夠根據(jù)利用者的不同需要，便于操作，能夠合法合理地滿足各種檔案利用需求。