第一篇：關(guān)于檔案信息化建設(shè)提高工程檔案管理效率

關(guān)于檔案信息化建設(shè)提高工程檔案管理效率

摘要：本文分析檔案信息化建設(shè)的涵義，改進(jìn)檔案管理方式，推進(jìn)工程檔案管理進(jìn)程，對(duì)檔案信息化管理，確立工程檔案發(fā)展的新方向等。

關(guān)鍵詞：檔案信息化檔案管理方向

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：

前言:檔案信息化就是以室藏檔案為依據(jù)，在不改變檔案原來(lái)的內(nèi)容信息的情況下，對(duì)檔案本身的內(nèi)容及檔案的存在形式進(jìn)行符合信息轉(zhuǎn)變?cè)瓌t的改變，使檔案信息社會(huì)化，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。檔案之所以能夠進(jìn)行信息化處理，是因?yàn)樗陨砭桶畔ⅰ?/p>

1、檔案信息化建設(shè)的涵義

“檔案是歷史的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進(jìn)行處理后與社會(huì)其他信息形式融合形成的更廣泛的信息?？梢?jiàn)檔案信息化的內(nèi)容就有兩方面:一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內(nèi)容信息化;二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的信息進(jìn)行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進(jìn)檔案本身信息進(jìn)入社會(huì)交流系統(tǒng)，在社會(huì)中廣為傳播，另一方面就是將檔案中的信息與其他社會(huì)信息形式融合使用，在社會(huì)中傳播，廣泛地服務(wù)于社會(huì)。當(dāng)然這兩個(gè)方面的目標(biāo)并不孤立的，而是相互聯(lián)系，相互促進(jìn)的。因?yàn)闄n案信息一旦廣為社會(huì)大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會(huì)發(fā)生普遍的聯(lián)系，必然要與社會(huì)中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。、改進(jìn)檔案管理方式，推進(jìn)工程檔案管理進(jìn)程

檔案信息化建設(shè)，需要科學(xué)高效的檔案管理為前提，如何切實(shí)改進(jìn)檔案管理方式，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)工程檔案信息的管理體制，提高工程檔案管理水平，從單純的傳統(tǒng)管理方式向綜合的現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變，是我們各級(jí)檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)著力思考和著手解決的問(wèn)題。

2.1 拓寬檔案信息管理思路

檔案管理的根本目的是為社會(huì)大眾提供服務(wù)。檔案管理部門(mén)和檔案管理人員要拓展檔案信息管理思路，堅(jiān)持檔案為社會(huì)大眾服務(wù)的思想，從傳統(tǒng)的檔案管理方式轉(zhuǎn)變過(guò)來(lái)，改變過(guò)去那種重保管輕利用，片面強(qiáng)調(diào)維護(hù)檔案完整與安全的管理原則和以檔為本的價(jià)值取向；扭轉(zhuǎn)那種將本應(yīng)該提供開(kāi)放的檔案束之高閣的局面和檔案發(fā)揮作用的范圍相對(duì)狹窄的局面；揭開(kāi)檔案神秘的外衣，將廣大的社會(huì)公眾迎進(jìn)檔案室的大門(mén)。

近些年來(lái)，檔案管理的方式發(fā)生了很大的改變，從過(guò)去的手工操作逐步向著現(xiàn)代化管理的方式轉(zhuǎn)變，這就要求我們檔案管理人員在拓展檔案管理思路的同時(shí)，切實(shí)掌握相應(yīng)的專業(yè)理論知識(shí)和專業(yè)技能，從檔案實(shí)體管理人員向檔案信息管理人員轉(zhuǎn)變?，F(xiàn)代化檔案管理工作需要高技能的復(fù)合型人才，不能單純停留在“檔案保管員”的層面上。各級(jí)檔案部門(mén)，更應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代所需，從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，實(shí)現(xiàn)檔案從“重藏輕用”到“以藏促用”的轉(zhuǎn)變；從主要向領(lǐng)導(dǎo)或領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)提供檔案轉(zhuǎn)變到為社會(huì)大眾提供檔案服務(wù)上來(lái)。

2.2 提高檔案信息管理水平

隨著先進(jìn)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和電子檔案的加快推進(jìn)，計(jì)算機(jī)管理軟件為實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理做出了重要的貢獻(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和計(jì)算機(jī)管理在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和檔案利用管理過(guò)程中發(fā)揮著巨大的作用。使得檔案管理的重心不斷向檔案信息化、現(xiàn)代化層面轉(zhuǎn)變，也給檔案信息管理水平的提高提出了新的要求。

檔案電子文件作為檔案信息資源，是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過(guò)程中一筆巨大的文化財(cái)富。檔案管

理雖然不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，但可為社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，產(chǎn)生潛在的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。隨著大量電子文件的生成，如何安全可靠地管理電子檔案已成為檔案管理中一個(gè)不可回避的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。檔案管理軟件的對(duì)象是電子文件，選取合適的檔案管理軟件，有針對(duì)性地進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用是開(kāi)展檔案信息化建設(shè)一項(xiàng)重要的工作環(huán)節(jié)，檔案管理軟件，智能、高效、便捷、全面，通過(guò)軟件的整合和開(kāi)發(fā)利用，形成對(duì)檔案電子文件功能的有益積累和對(duì)檔案電子文件功用的有益發(fā)揮。從而達(dá)到科學(xué)、高效、規(guī)范管理檔案電子文件的效果。

選取先進(jìn)的檔案管理軟件固然是檔案信息管理工作的重要手段，然而，發(fā)揮檔案管理人員的聰明才智，提高檔案管理水平，是疏通檔案信息化管理脈絡(luò)，提高檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案管理成效和檔案信息化建設(shè)的成敗。本文轉(zhuǎn)自論文發(fā)表http://

2.3 加強(qiáng)工程檔案信息管理

工程建設(shè)的過(guò)程是工程檔案的形成過(guò)程，決定著工程檔案的建立和形成。從工程立項(xiàng)直到工程驗(yàn)收的各個(gè)階段，檔案資料的收集、整理都是由不同的單位或部門(mén)來(lái)實(shí)施，從客觀上增加了工程檔案建立和管理的難度，而信息化管理無(wú)疑提高工程檔案管理效率與效益。工程檔案管理人員要從傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理向檔案現(xiàn)代化信息管理轉(zhuǎn)變。建立多層次、多渠道、重實(shí)效的工程檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評(píng)制度，逐步提高工程檔案崗位人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。

工程檔案工作人員應(yīng)全面學(xué)習(xí)和掌握計(jì)算機(jī)信息管理知識(shí)，參與本單位的軟件開(kāi)發(fā)工作，選用適合工程檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)工程檔案信息管理體制，打破地域和部門(mén)分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便工程單位和部門(mén)利用工程檔案的條件。

數(shù)據(jù)質(zhì)量和容量是計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)和成敗的關(guān)鍵，要嚴(yán)把數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)，保證各項(xiàng)數(shù)據(jù)的全面和準(zhǔn)確。利用計(jì)算機(jī)對(duì)工程檔案管理，也應(yīng)著重考慮數(shù)據(jù)審核制度的建立，在數(shù)據(jù)錄入前進(jìn)行審核，在數(shù)據(jù)錄入后進(jìn)行校對(duì)。

充分利用計(jì)算機(jī)功能，提高工程檔案管理效率。計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專門(mén)的檔案管理平臺(tái)，不僅能有效地實(shí)現(xiàn)工程檔案的動(dòng)態(tài)管理，提高檔案管理效率，還能節(jié)省大量的人力物力。保證檔案信息化建設(shè)與社會(huì)信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。

3、推行檔案信息化管理，確立工程檔案發(fā)展的新方向

3.1 加強(qiáng)工程檔案信息化建設(shè)，選用適合企業(yè)檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)檔案信息化要求的管理體制，打破地域和部門(mén)分割，提高工程信息交換及共享水平，創(chuàng)造更多有利于方便公眾利用的條件。

3.2 建立多層次、多渠道、重實(shí)效的檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評(píng)制度，逐步提高相關(guān)崗位人員工作素質(zhì)和能力。

3.3 檔案工作人員要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)和信息管理化知識(shí)，只有對(duì)計(jì)算機(jī)信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開(kāi)發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使系統(tǒng)運(yùn)行保持在良好狀態(tài)之中。

3.4 數(shù)據(jù)質(zhì)量是計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵，要嚴(yán)把數(shù)據(jù)關(guān)，保證所輸入的數(shù)據(jù)是全面和準(zhǔn)確的，否則難以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。可考慮建立數(shù)據(jù)審核制度，在數(shù)據(jù)輸入之前對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，在數(shù)據(jù)輸入之后進(jìn)行認(rèn)真校對(duì)。

4、結(jié)語(yǔ)

計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為工程檔案的管理提供了極大的方便，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專門(mén)的檔案管理平臺(tái)，不僅能有效地實(shí)現(xiàn)工程檔案的動(dòng)態(tài)管理，提高檔案管理效

率，還能節(jié)省大量的人力物力。保證檔案信息化建設(shè)與社會(huì)信息化同步發(fā)展，為促進(jìn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，提供快捷有效的檔案信息服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 趙甲信.關(guān)于加快推進(jìn)縣域檔案信息化建設(shè)工作步伐的幾點(diǎn)體會(huì)[J].陜西檔案,2008,(06).[2] 夏燕玲.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].云南檔案,2010,(03).

第二篇：做好電子檔案管理,強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)

本文由zy2164貢獻(xiàn)

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程0 7年第 1 O月

做繁堆 子檔案管罄 _ 毒

王英杰 ,尹小群

(中煤 國(guó)際工程集 團(tuán) 沈 陽(yáng)設(shè)計(jì)研究 院 ,遼 寧 沈 陽(yáng)

…_ 一 | 一

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摘要 :隨著信 息技 術(shù) 的 不斷發(fā)展 和應(yīng) 用 的不 斷深入 ,做 好 電子檔 案 管理 工作 日顯 重要 ,電

子 檔案 管理 系統(tǒng)逐 漸成 為各行 各 業(yè)信 息化建 設(shè) 的重要 組 成 部 分.只有 利 用各 種 先 進(jìn) 的技 術(shù) 手段.建設(shè)檔案信息化,檔案部 門(mén)才能成為企業(yè)真正的信息 中心 ,從而參與生產(chǎn),服務(wù) 生產(chǎn).文章闡述 了檔 案信 息化 建設(shè) 的意 義與 主要 內(nèi)容.關(guān)鍵 詞 :電子檔 案 管理;信 息化 建設(shè);步驟 中圖分 類號(hào) :G 7 25 文獻(xiàn)標(biāo) 識(shí)碼 :B 文章 編號(hào) :1 7 — 9 9 2 0)00 0-2 6 1 0 5(0 7 S-140

與 生 產(chǎn) ,服務(wù) 生產(chǎn).電子檔案 管理 這一 概念來(lái) 自于西 方.在我 國(guó) 的應(yīng) 用始

于2 0世紀(jì) 9 代初 ,當(dāng)時(shí)主要 應(yīng)用 的是 以 目錄管理 為 主 o年 要特征 的第一代檔案管理軟件.到 19 9 8年 ,出現(xiàn) 了以清華

加強(qiáng)電子檔案管 理 ,建設(shè) 檔案信 息化 ,首先實(shí) 現(xiàn) 了檔

案管理從 收 集到 管理 和利 用 的 自動(dòng)化 ,提 高 了工 作 效率;

其次在使用 電子 檔案管 理系統(tǒng) 的過(guò) 程 中,對(duì) 檔案管 理 的各 個(gè)環(huán)節(jié)必須加 以規(guī) 范 ,從 而制訂 和完善 了電子檔案 管理制 度;再次 ,通過(guò)輔助 編研 等技術(shù) 手段 ,對(duì) 檔案數(shù) 據(jù)進(jìn) 行有 效地組織和挖 掘 ,整合企 業(yè)資 源 ,為建設(shè) 企業(yè) 知識(shí)管 理 系統(tǒng) 打 下 良好 的 基 礎(chǔ).紫光 ,超星等為代表 的以 電子 文件管 理為 主要 特征 的第二 代檔案管理軟件.近幾年 ,隨著信息 技術(shù) 的不斷 發(fā)展 和應(yīng)

用的不斷深入 ,電子檔 案管理 系統(tǒng)逐 漸成 為各行各 業(yè)信 息

化 建 設(shè) 的重 要 組 成 部 分.檔 案信 息化建 設(shè) 的必要性 與意 義

做好 電子檔案管理工作 ,建設(shè)檔 案信息化 ,從外 因看 ,首先是建設(shè)法制 國(guó)家 ,服 務(wù)和諧 社會(huì) 的需要.法制 國(guó)家是

一檔 案信 息化 建設(shè) 的主 要 內(nèi)容 2 1 管理 流程再 造.要實(shí)現(xiàn) 電子檔 案 的規(guī)范化 管理 ,使 電子 文件 的歸檔 和 管理制度化 ,規(guī)范 化 ,必須 檢查 企業(yè)現(xiàn) 有管理 模式 與規(guī) 范 化管理 的差距.電子檔 案管理 規(guī)范化 涉及 方

方 面面 ,但必 須解決三個(gè)主要問(wèn)題 : 1)歸檔范圍.明確各個(gè)部 門(mén)檔案歸檔 的內(nèi)容 和歸檔范 圍 ,確 定各 類檔案 的歸 檔介質(zhì) ,份 數(shù) ,以及 在 電子檔 案管 理 系統(tǒng) 中的管理模式.2)歸檔流程 及方式.對(duì)各 種應(yīng) 用系統(tǒng)(O 如 A,P M)D , 各種設(shè)計(jì) 系統(tǒng) 中產(chǎn) 生的 電子文件 信息 和屬性 信息 如何確 定 其最終版本 ,如何 確認(rèn) 其對(duì) 應(yīng) 的檔 案管理 類 型(例如 P M D

個(gè)契約型社會(huì) ,凡事必 講證 據(jù) ,講 依據(jù) ,而 只有 檔 案能

夠提供具有唯一法律 效力 的憑證 ,因此為 了滿足 社會(huì) 發(fā)展 的需要 ,重視 檔案管 理工作 ,提 高檔 案利用 效率是 必然 的趨勢(shì).其次是各 行各業(yè) 信息化 建設(shè) 的需要.信 息化 建設(shè) 的 各種應(yīng)用產(chǎn)生 了大量 的電子 文件 ,例如設(shè)計(jì) 院應(yīng) 用 P M 系 D 統(tǒng) 和專業(yè) 設(shè)計(jì) 系統(tǒng) ,制 造業(yè) 應(yīng)用 O A,E P A P等 系統(tǒng) R ,C P 都會(huì)產(chǎn)生大量 的電子文件 ,這些 電子文 件是有 別于傳 統(tǒng)紙 介質(zhì)檔案 的新 的檔 案類 型 ,如 何將 這些應(yīng) 用成 果進(jìn)行 有效 地歸檔 ,管理和利 用 ,是擺在 企業(yè) 管理者 面前 的一個(gè) 緊迫的問(wèn) 題.從 內(nèi)因看 ,是 檔案 部 門(mén)管 理和發(fā) 展 的需要.電子文 件的大量產(chǎn)生 ,使 檔案 管理 部 門(mén)管 理檔 案 的外 延擴(kuò) 大化 了 ,因此其相應(yīng) 的管理 職 能也必須 調(diào)整 ,檔 案人 員 的業(yè) 務(wù)素 質(zhì) 也必須適應(yīng)這 一變革.使用檔 案管理 系統(tǒng)后 ,檔案 部 門(mén)內(nèi) 部可 以甩掉管理 臺(tái)帳 ,對(duì)外 可 以利 用 網(wǎng)絡(luò) 為領(lǐng) 導(dǎo)決策 提供 依據(jù) ,為企業(yè) 發(fā)展提 供各種 服務(wù).只 有利 用這些 先進(jìn) 的技 術(shù)手 段 ,檔案部 門(mén)才 能成 為企業(yè)真 正 的信息 中心 ,從 而參

收 稿 日期 :20 0 —2 0 7— 8 1

會(huì)涉及工程設(shè)計(jì)類和科學(xué)技術(shù)研究類兩 種類型檔案 ,O A只 涉及文書(shū)檔案一種類 型),歸檔方式是 自動(dòng)還 是手動(dòng)等 ,同

時(shí)要確定只管理到 目錄級(jí) 的檔案 的歸檔流程.電子文件格式.必須明確文 書(shū),科技 ,聲 像 ,實(shí)物)

等 檔案的電子文 件格式 ,其 中尤 以科技 檔案 為重.科技 檔 案 電子文件 的主 要格式 有光柵 與矢 量?jī)?種 ,而矢 量格式 又

作者簡(jiǎn)介 :王英杰(9 2一)16 ,女 ,遼寧黑山人 ,18 97年畢業(yè) 于大連外國(guó)語(yǔ)學(xué)院 日語(yǔ)語(yǔ) 言專業(yè)' ,現(xiàn)在 中煤 國(guó)際沈陽(yáng)設(shè)計(jì) 研究 院信息中心工作.0

維普資訊 http://0 7年 第 1 0月

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程

以.w d g文 件 為 主 ,因 此 對(duì) 科 技 檔 案 要 確定 設(shè) 計(jì) 軟 件 的 版 本2 4 檔 案 系統(tǒng)數(shù) 字 資源的 建設(shè).檔案系統(tǒng)資源 的建設(shè)是 指 現(xiàn)行應(yīng) 用系 統(tǒng)歸 檔文件 的收 集和館藏 檔案的數(shù)字化兩部分 內(nèi)容.現(xiàn)行應(yīng)用系統(tǒng) 如 O A,P M 等產(chǎn) 生 的 歸檔 文件 一般 是 D 通過(guò)數(shù)據(jù) 的接 口實(shí) 現(xiàn)歸 檔文件 的 自動(dòng)流轉(zhuǎn) ,即文 檔一體 化 和科 檔一體化.接 口程序 一般 是一 次性 開(kāi)發(fā)完 成 ,可 以保 證檔案數(shù)據(jù) 與應(yīng)用 系統(tǒng)最 終版 本 的數(shù)據(jù) 同步.歸 檔后 的電 子文件 存放于文件服務(wù)器 中,也可 以存人數(shù)據(jù) 庫(kù)中.館藏 檔案 的數(shù) 字化 ,即利 用專 用掃 描設(shè)備 如工 程 掃描

并對(duì)其進(jìn)行歸檔 ,以防止 歸檔 電子文 件 由于瀏 覽器 問(wèn)題 導(dǎo) 致將來(lái)數(shù)據(jù)無(wú)法遷移的情況 出現(xiàn).2 基 礎(chǔ)設(shè) 施 建設(shè).主要是指軟件和硬件 的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè).電子 檔 案 管 理 系統(tǒng) 軟件.電子 檔 案 管 理 系 統(tǒng) 軟 件 是)系 統(tǒng) 的核 心 ,應(yīng) 主 要 包 含 數(shù) 據(jù) 錄 入 系 統(tǒng) ,權(quán) 限 管 理 系 統(tǒng) ,系統(tǒng)設(shè)置系統(tǒng) ,WE B查詢系 統(tǒng)等基 本模塊 ,要 能通過(guò) 局域 網(wǎng)處理檔案部 門(mén)所 有 的檔案 管理業(yè) 務(wù) ,完 成對(duì) 檔案 的數(shù)字 化加工 ,數(shù)字檔 案 的采集 ,處 理 ,存 儲(chǔ) ,歸 檔 ,組 織 ,發(fā) 布和利用等全過(guò)程 ,并交換檔案(即電子歸檔 ,包 括管理信 息 ,數(shù)字化檔案和數(shù)字檔案),通 過(guò)局 域網(wǎng)對(duì)企業(yè)各 部門(mén)提 供高效跨庫(kù) ,無(wú)縫 連接的信息服務(wù).2)服 務(wù)器和存儲(chǔ)設(shè)備.應(yīng) 由企業(yè)信息 管理部 門(mén)統(tǒng) 一規(guī)

劃 ,在此 不再 贅 述.儀 ,文檔 高速 掃 瞄儀 等設(shè) 備 對(duì)館藏 的 圖紙 ,文 檔 ,聲像 等

檔案進(jìn)行 掃描 和: 等工 作 ,從 而實(shí)現(xiàn) 紙質(zhì) 檔案 向 電子 文 處理

件 的轉(zhuǎn) 變.數(shù) 字 化 的 過(guò) 程 分 為 鑒 定 ,整 理 ,掃 描 ,圖 像 處

理 ,質(zhì)量檢驗(yàn) ,電子文件掛接等幾個(gè)過(guò)程.館藏 檔案如果全 部數(shù) 字化 ,對(duì) 于館藏 量較 大 的單位 數(shù) 字化費(fèi)用是相 當(dāng) 高的.因此 ,數(shù) 字化 的原則 首先是 “ 鑒 先定后數(shù)字化 ” ,同 時(shí)兼 顧 “ 用 為 本 ,搶 救 優(yōu) 先 ” 的原 則 , 利輸 入 設(shè) 備.主 要 是 對(duì) 館 藏 檔 案 進(jìn) 行 數(shù) 字 化 處 理 ,包)

括工程圖紙掃描儀 ,文檔高速掃描儀 和普通平板 掃描儀 等 , 分別完成圖紙 ,文件和照片等檔案 的數(shù)字化處理工作.輸 出設(shè) 備.主 要 是 完 成 檔 案 的打 印 輸 出工 作 ,包 括)

這樣才能保證 在 合理 的投 入 內(nèi)取得 最好 的經(jīng)濟(jì) 效益.對(duì) 于 已經(jīng)失去利用 價(jià)值或 利用 價(jià)值 不高 的檔案 ,則 必須 盡快 銷 毀 以減輕庫(kù) 房 的壓力.否則 ,既不 銷毀 也不數(shù) 字化 只會(huì)使 以后 的工作難度加 大.繪圖儀 ,激光 打 印機(jī) 等.只有必要 的基 礎(chǔ)設(shè) 施完 備后 ,才 能形成完整 ,有效 的電子檔案管理系統(tǒng).3 制訂 電子檔 案 管理制 度.為了適應(yīng) 數(shù) 字資 源 多樣 性 ,滿 足 數(shù) 字資 源 長(zhǎng)期 保 存 , 規(guī)范 電子檔案管理 的需 要 ,有 必要 在實(shí)施 電子 檔案 管理 系 統(tǒng)一 定時(shí)期 后制 訂適 合 本單 位需 求 的 電子 檔 案管 理制 度.從 目前情 況看 ,可 依據(jù) 的 國(guó)家標(biāo)準(zhǔn) 分別有 《 B T 184 G / 8 9 — 20 0 2電子文件歸檔與管理規(guī)范》,《 質(zhì)檔案 數(shù)字 化技術(shù)規(guī) 紙結(jié)

語(yǔ)

隨著信息技 術(shù)的不 斷發(fā)展 ,電子 檔案 的管理 與應(yīng) 用也

會(huì)不 斷地 深入.目前 ,除 了普遍 開(kāi)展 的檔案 數(shù)字 化工 作 以 外 ,許 多高端技 術(shù)如 全文檢 索 ,電子印章 ,電子 文件加 密 等技術(shù)也在一些 用戶 中得到 了不 同程度 的應(yīng) 用 ,這些 應(yīng)用 為構(gòu)筑企業(yè)數(shù)字 踏案 館和 企業(yè) 知識(shí) 管理平臺(tái)打 下了 良好 的 基礎(chǔ).在 I T業(yè)人 士與廣大 用戶 的共 同努力 下 ,檔案信息 化 建設(shè) 工作 必將 為 企業(yè)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做 出更 大的貢獻(xiàn).(責(zé)任 編輯 鄭燕凌)

范 D / 3 — 0 5 等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn) ,但前者是原則 性的規(guī)定和 A T 1 20)要求 ,對(duì)于實(shí)施 而言 ,還必 須有 具體 的可操 作 的電子 文件 歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn).目前各企 事業(yè)單 位都 在積 極探 索制 訂 電

子檔案管理的相關(guān) 規(guī)范 ,力 求從 管理 和技 術(shù)上保 證 電子文 件的真實(shí)性 ,完整性和有效性.※信 息 資訊 · 建設(shè) 信 息 ※

我國(guó)將新建 5 0座 煤 矸 石綜 合 利 用 電廠

近日,國(guó)家發(fā)展和改革 委員會(huì) 印發(fā)了 《 關(guān)于 2 0 2 1 0 7～ 0 0年煤矸石綜合 利用 電廠項(xiàng) 目建設(shè)有關(guān)事 項(xiàng) 的通 知》 ,確定 2 0 07

～1 全 國(guó) 將 新 建 煤 矸 石 綜 合 利 用 電廠 5 00年 0座 ,總 裝 機(jī) 容 量 2 0 00萬(wàn) k.W

據(jù) 了解 , 目前 ,全 國(guó)每年排放 的可用 于發(fā) 電的煤矸石約 2 多噸.煤矸石排放堆積 ,浪 費(fèi)資源 ,占?jí)和恋?,污染環(huán)境.億

有關(guān)人士認(rèn)為 ,該 《 通知》 的印發(fā)對(duì)于指導(dǎo)企業(yè)開(kāi)展煤矸石綜 合利用電廠項(xiàng) 目前期工作 ,加快煤 矸石等低 熱值資源綜 合利 用 ,推動(dòng)全 國(guó)的節(jié)能減排工作具有重要作 用.目前 ,煤炭企業(yè)的煤矸石綜合利用 電廠規(guī)模 大多偏小 ,《 知》 的出 臺(tái)給煤炭企 業(yè) 的煤矸石綜 合利 用 電廠提出 了更 高 通的標(biāo) 準(zhǔn).[ 本刊 通訊 員]0

第三篇：檔案信息化建設(shè)與檔案管理問(wèn)題及建議論文

【摘要】本文首先闡述了電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的重要性，然后指出了電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的常見(jiàn)問(wèn)題，最后論述了促進(jìn)電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)、加強(qiáng)檔案管理的重要措施。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化建設(shè)；重要性；重要措施

電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作是電力企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)管理的重要內(nèi)容，傳統(tǒng)檔案管理方式都是人工管理，不僅工作量大，而且還容易出問(wèn)題。檔案信息化的發(fā)展則有效規(guī)避了傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，在降低管理人員工作量的同時(shí)提高了管理效率和質(zhì)量。電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理畢竟在我國(guó)出現(xiàn)的時(shí)間不長(zhǎng)，所以在信息化建設(shè)過(guò)程中還存在一些問(wèn)題，需要電力企業(yè)加大對(duì)檔案信息化的投入和建設(shè)力度，從而不斷提升檔案管理的信息化程度。

一、電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)的重要性

（一）提高檔案管理效率和質(zhì)量。通常我們所見(jiàn)的電力建設(shè)項(xiàng)目檔案都是紙質(zhì)的，傳統(tǒng)檔案管理模式就是對(duì)這些紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行整理、保存，不僅工作量巨大，而且還容易出現(xiàn)差錯(cuò)。在電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中引進(jìn)信息技術(shù)則顯著改善了檔案管理效率，將紙質(zhì)檔案掃描至電腦中，查找、閱覽檔案都可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行，再不需要查找大量紙質(zhì)檔案文件了。電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)改變了電力行業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理模式，原本繁雜的工作變得更加簡(jiǎn)化。

（二）激發(fā)檔案管理人員學(xué)習(xí)的主動(dòng)性。電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)意味著傳統(tǒng)檔案管理工作的全面改革，對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)也提出了更高的要求。傳統(tǒng)檔案管理工作只需要工作人員細(xì)致、認(rèn)真即可，在電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)形勢(shì)下，就需要檔案管理人員掌握基本的計(jì)算機(jī)知識(shí)和辦公操作軟件，這樣才能在工作中游刃有余地利用計(jì)算機(jī)開(kāi)展工作。

二、檔案信息化建設(shè)過(guò)程中的常見(jiàn)問(wèn)題

（一）重視程度不夠。對(duì)電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的重視程度不夠主要體現(xiàn)在以下兩點(diǎn)：第一，電力企業(yè)管理者對(duì)檔案管理工作不重視，這就導(dǎo)致了無(wú)論是資金投入還是人力投入都比較不足，電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作就會(huì)出現(xiàn)較多問(wèn)題。第二，管理人員對(duì)檔案管理工作不重視，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作對(duì)電力企業(yè)發(fā)展的重要性，導(dǎo)致在日常工作中缺乏職業(yè)道德和責(zé)任心，這就會(huì)增加檔案管理工作出錯(cuò)的可能性。

（二）資金人力投入力度少。電力建設(shè)項(xiàng)目的檔案規(guī)模通常都比較大，其檔案管理信息化建設(shè)需要電力企業(yè)投入較多的資金和人力，計(jì)算機(jī)的采購(gòu)和檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)都需要大量的資金投入，信息化建設(shè)也少不了專業(yè)的信息人才。如果電力企業(yè)在資金和人力方面投入的力度小，就會(huì)嚴(yán)重阻礙電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，理論無(wú)法變成現(xiàn)實(shí)，電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的效率和質(zhì)量長(zhǎng)期不能實(shí)現(xiàn)質(zhì)的突破。

三、電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視。只有電力企業(yè)管理者充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，提高對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用的重視程度，才能切實(shí)促進(jìn)電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。隨著經(jīng)濟(jì)和技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入了信息社會(huì)，給人們的工作生活帶來(lái)了極大的變化，只有加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的重視，才能不斷開(kāi)發(fā)出信息技術(shù)的新功能，擴(kuò)大信息技術(shù)的應(yīng)用范圍。在這種形勢(shì)下，數(shù)字化檔案已經(jīng)成為電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的必然趨勢(shì)，只有在電力企業(yè)的大力支持下，才能將更多的信息技術(shù)諸如加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等應(yīng)用在電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中。

（二）加大檔案信息化建設(shè)的投入力度。一方面，電力企業(yè)應(yīng)該投入資金來(lái)采購(gòu)檔案信息化建設(shè)需要的硬件設(shè)備，最典型的就是計(jì)算機(jī)；另一方面，企業(yè)應(yīng)該加大人力資源的投入力度，因?yàn)殡娏ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)需要建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，開(kāi)發(fā)檔案管理軟件，傳統(tǒng)的檔案管理人員在信息知識(shí)方面有些欠缺，無(wú)法勝任檔案信息化改造工作，電力企業(yè)可以聘請(qǐng)專業(yè)的信息技術(shù)人才來(lái)幫助企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。

（三）加強(qiáng)檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)。檔案管理軟件開(kāi)發(fā)是電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)的必經(jīng)途徑。傳統(tǒng)電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理、儲(chǔ)存工作的難度比較大，不僅需要足夠的空間，而且對(duì)環(huán)境的溫度、濕度等都有較高的要求，需要某檔案時(shí)只能親自查找，工作量非常大。利用檔案管理軟件檢索系統(tǒng)則能在很短的時(shí)間內(nèi)找到自己所需的材料，有時(shí)候還能通過(guò)檔案在線閱覽功能來(lái)查閱檔案。

（四）建立健全檔案管理制度。電力企業(yè)應(yīng)該根據(jù)我國(guó)政府出臺(tái)的《檔案法》和單位自身的發(fā)展特點(diǎn)來(lái)建立自己的檔案管理制度，明確電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理各個(gè)崗位的工作職責(zé)，建立完善的檔案管理監(jiān)督機(jī)制，對(duì)電力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保各項(xiàng)制度能夠貫徹落實(shí)，如果發(fā)現(xiàn)檔案管理中出現(xiàn)了嚴(yán)重疏漏，應(yīng)該嚴(yán)格追究相關(guān)人員的責(zé)任。

四、結(jié)束語(yǔ)

在信息社會(huì)飛速發(fā)展的形勢(shì)下，檔案信息化建設(shè)已成為時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)可以有效提升檔案分類和管理的速度，簡(jiǎn)化了檔案查閱和管理的流程。電力企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化的重視，加大資金和人力的投入力度，重點(diǎn)開(kāi)發(fā)電力建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理軟件，建立健全檔案管理制度，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力。

【參考文獻(xiàn)】

[1]竇麗娟.關(guān)于檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].沈陽(yáng)工程學(xué)院學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版）,2017,3(1):97-99.

第四篇：淺談學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)

淺談學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)

來(lái)源：呼死你 http://004km.cn/

摘要：本文從檔案信息化的內(nèi)涵、檔案信息化建設(shè)策略、當(dāng)前學(xué)校檔案工作普遍存在的問(wèn)題與解決辦法三個(gè)方面進(jìn)行闡述，力圖進(jìn)一步推進(jìn)學(xué)校檔案管理的信息化。

關(guān)鍵詞：學(xué)校 檔案管理 信息化 中圖分類號(hào)：G6 5 7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-9 79 5(2011)09(b)一02 33—01學(xué)校檔案不僅具備一般檔案的特點(diǎn)，同時(shí)也有一些其它檔案不具備的特性——專業(yè)性、周期性和分散性。而信息化技術(shù)恰以其方便、快捷、開(kāi)放，為學(xué)校的檔案管理開(kāi)啟了新的窗口。在當(dāng)前形勢(shì)下，大力推進(jìn)學(xué)校檔案信息化管理，無(wú)疑是活化檔案、發(fā)掘檔案價(jià)值以服務(wù)廣大師生、推動(dòng)學(xué)校發(fā)展的必由之路。

1檔案信息化的內(nèi)涵 所謂檔案管理信息化狹義理解是使有現(xiàn)實(shí)開(kāi)發(fā)價(jià)值的檔案內(nèi)容數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化，不僅要發(fā)揮檔案的憑證作用，更要注重發(fā)揮檔案信息的功能。依據(jù)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要*提出的全國(guó)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)，在學(xué)校信息化改革中要本著統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，分級(jí)建設(shè)，安全保密的原則，加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動(dòng)檔案管理的數(shù)字和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。檔案信息化建設(shè)具有廣泛的內(nèi)容，它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用、檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)以及促進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的政策。因此，不能簡(jiǎn)單地把各類檔案的數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)等同于檔案信息化建設(shè)，而應(yīng)從多方面人手促進(jìn)信息化建設(shè)。

2檔案信息化建設(shè)策略 2-．1提高檔案工作者的素質(zhì)，加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)檔案人員不應(yīng)單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者。一個(gè)檔案管理者必須有較好的基礎(chǔ)知識(shí)、較高的專業(yè)知識(shí)及廣泛的相關(guān)學(xué)科知識(shí)素養(yǎng)。只有具備一定的適應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展需要的基本技能，才能處理好檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，做好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息資源的開(kāi)發(fā)。因此，必須大力加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的培訓(xùn)和再教育，普遍提高檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)和知識(shí)水平，使檔案工作者盡快了解和掌握新知識(shí)、新理論和新技能，不斷擴(kuò)大知識(shí)面，及時(shí)調(diào)整和完善自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。同時(shí)在熟練掌握檔案專業(yè)知識(shí)外，還要注意教育管理知識(shí)、公文寫(xiě)作知識(shí)和教育科研方法知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高綜合素質(zhì)，為檔案深層次研發(fā)奠定基礎(chǔ)。

2．2 著力提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平要推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。首先，要有統(tǒng)一的上網(wǎng)目錄標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息是一個(gè)內(nèi)容十分豐富，形式極其復(fù)雜的信息源。要保證檔案管理的規(guī)范性和人們輕松、快捷的在網(wǎng)上查檔，就必須遵循一定標(biāo)準(zhǔn)。否則，就會(huì)影響利用者快速、準(zhǔn)確的查閱檔案。其次，建立規(guī)章制度。學(xué)校檔案具有保密性。結(jié)合中等職業(yè)學(xué)校校的實(shí)際情況，必須建立一個(gè)涵蓋檔案信息資源、計(jì)算機(jī)全部管理活動(dòng)的目標(biāo)體系、程序體系和技術(shù)方法體系，如系統(tǒng)運(yùn)行安全管理制度、電子文件管理制度，重要場(chǎng)所(如機(jī)房、庫(kù)房等)的出入規(guī)則等，充分體現(xiàn)檔案信息化管理的管理規(guī)劃、管理方法和質(zhì)量要求。

2．3 抓好學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)目前檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。

數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。

2．4 搭建學(xué)校檔案信息化建設(shè)平臺(tái)提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，建立健全檔案管理制度。提高和增強(qiáng)學(xué)校全體師生對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。我們要按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。同時(shí)，學(xué)校在人才使用上要把好關(guān)，引進(jìn)一些檔案專業(yè)和計(jì)算機(jī)管理方面的專業(yè)人員，也要往重檔案人員的培訓(xùn)和深造，鼓勵(lì)他們繼續(xù)學(xué)習(xí)，提供機(jī)會(huì)讓他們參加上級(jí)檔案部門(mén)舉辦的各種培訓(xùn)。

2．5加強(qiáng)橫向聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)信息資源共享學(xué)校部門(mén)多，人員復(fù)雜，學(xué)生流動(dòng)性強(qiáng)。

因此，檔案管理的復(fù)雜多樣。建立一個(gè)完整的校園信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。通過(guò)建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)資源共享，使各文獻(xiàn)部門(mén)充分挖掘資源潛力，實(shí)現(xiàn)文獻(xiàn)資源互補(bǔ)，提高資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)，因而也可有效地緩解存儲(chǔ)空間擁擠、人員、資金緊張等矛盾。

3當(dāng)前學(xué)校檔案工作普遍存在的問(wèn)題與解決辦法3．1存在的問(wèn)題(1)檔案意識(shí)淡薄、檔案材料不全。一方面，由于學(xué)校教學(xué)工作任務(wù)繁重，導(dǎo)致各部門(mén)不能及時(shí)地提交各類檔案材料，從而導(dǎo)致檔案的收集不全，可能使重要材料流失，歸檔材料質(zhì)量不高，缺乏完整性；另一方面，在學(xué)校教學(xué)過(guò)程中，有很多教師對(duì)檔案重視程度不夠，檔案歸案意識(shí)不強(qiáng)，檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

(2)檔案管理手段落后、硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)。目前，大多數(shù)學(xué)校，尤其是中小學(xué)校檔案管理多是進(jìn)行基本的材料收集、整理與保管，沒(méi)有形成主動(dòng)對(duì)檔案資料進(jìn)行分析、編研，以便有效地提供利用服務(wù)的意識(shí)，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式，極少運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，還處于一種被動(dòng)的、消極的狀態(tài)，這些都不能充分發(fā)揮檔案的作用及利用價(jià)值。

3．2解決辦法(1)加強(qiáng)檔案部門(mén)網(wǎng)上辦公先進(jìn)設(shè)備的配置，加快檔案信息化建設(shè)。檔案管理信息化，需要購(gòu)入設(shè)施設(shè)備。我們要爭(zhēng)取學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的對(duì)檔案管理的重視，加大對(duì)檔案信息化的投入，盡可能地創(chuàng)造條件，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。檔案信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢(shì)在必行，檔案中蘊(yùn)藏的豐富信息將在新世紀(jì)發(fā)展的學(xué)校教育工作中發(fā)揮不可替代的作用，我們必須加快檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

(2)加強(qiáng)信息人文管理。所謂信息人文管理是從人與社會(huì)的角度對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，其主要管理手段是檔案法律、信息政策和弘揚(yáng)檔案信息文化。在推進(jìn)檔案信息社會(huì)化中，應(yīng)當(dāng)重視相應(yīng)的信息法律、信息政策和信息文化的建立，沒(méi)有這種人文管理提供支撐，要想充分實(shí)現(xiàn)檔案信息的流動(dòng)性、共享性和價(jià)值性是不可想象的，只靠信息技術(shù)是難以實(shí)現(xiàn)檔案信息社會(huì)化的目的的。

(3)采取切實(shí)可行的信息保護(hù)措施。加強(qiáng)使用電子檔案的法律、制度的制定，用法律和制度來(lái)保障檔案資源的齊全完整。

第五篇：文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)淺談

文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)淺談

摘要：檔案工作中有一個(gè)不可或缺的一部分，那就是文書(shū)檔案管理，因此它只能不停的向前發(fā)展才能適應(yīng)這瞬息萬(wàn)變的社會(huì)?，F(xiàn)在，一個(gè)新的發(fā)展契機(jī)擺在了中國(guó)的文書(shū)檔案管理工作面前，傳統(tǒng)的人工管理被信息化化的管理方式所取代，通過(guò)信息化的管理方式，人工管理方式中的許多問(wèn)題都變得迎刃而解，本文著重介紹了文書(shū)檔案管理信息化的大致架構(gòu)和作用，并仔細(xì)比較了兩種管理方式的差異和優(yōu)缺點(diǎn)。提出了存在的問(wèn)題以及相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；建設(shè)；問(wèn)題應(yīng)對(duì)

引言

近幾年來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了飛速的發(fā)展，高速緩存的大存儲(chǔ)空間的檔案影星管理系統(tǒng)也被逐漸普及，因此，建立綜合性和專業(yè)性的文書(shū)檔案刻不容緩。我們所希望達(dá)到的是實(shí)現(xiàn)檔案長(zhǎng)期保存、管理高效和能夠快速查詢相關(guān)信息的狀態(tài)，而文書(shū)檔案管理信息化所具有的不可替代的特點(diǎn)恰好為這一設(shè)想的實(shí)現(xiàn)提供了一個(gè)好機(jī)會(huì)。

一、傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理的缺陷

1.1傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理不能實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)共享

由于在傳統(tǒng)文書(shū)管理的系統(tǒng)下借閱文檔必須要親自到檔案室，加之查找翻閱文檔即需要耗費(fèi)時(shí)間又需要耗費(fèi)人力，人工工作難免對(duì)時(shí)效性有所影響。如出現(xiàn)身在外地的情況，該問(wèn)題便更加突出。另外，由于紙質(zhì)文檔的數(shù)量有限，無(wú)法滿足多人同時(shí)使用的需求，如果出現(xiàn)使用高峰期便需要排隊(duì)等候使用的情況，無(wú)疑這將使文檔的時(shí)效性大打折扣。

1.2傳統(tǒng)文書(shū)管理既復(fù)雜又繁瑣

傳統(tǒng)的文書(shū)檔案室紙質(zhì)的，它需要做一些類似于分類編寫(xiě)目錄的繁復(fù)性的工作。由于檔案資料的來(lái)源以及方向不一致等原因，這些工作都需要派專人去整理。過(guò)程之繁瑣與復(fù)雜不言而喻。另外，眾所周知無(wú)論借閱文何種檔都需要進(jìn)行登記，而登記過(guò)程的復(fù)雜與繁瑣也是令體會(huì)過(guò)的人深感無(wú)奈。

1.3傳統(tǒng)文檔極易受損，保存難度大

紙張是大多傳統(tǒng)文檔的載體。在眾多檔案中不乏有年代久遠(yuǎn)的檔案資料，這些檔案資料承載著珍貴的價(jià)值。對(duì)其保存便成為一項(xiàng)艱難的任務(wù)。另外傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在翻閱與移動(dòng)過(guò)程中不可避免的會(huì)造成損壞，極不易保存。因此在傳統(tǒng)文書(shū)管理中文檔受損與如何保存便成為一大難題。

二、文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的好處

2.1 辦公及使用效率高，文檔時(shí)效性強(qiáng) 計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的計(jì)算力量在文書(shū)檔案管理的過(guò)程中發(fā)揮了重要的作用，它已經(jīng)完全取代傳統(tǒng)的手工操作。在傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理中，無(wú)論是收集資料要完整、齊全、不可漏抄、漏寫(xiě)等要求，還是用手寫(xiě)的方式來(lái)規(guī)范相關(guān)內(nèi)容、檔案使用的持久性、等要求，或是對(duì)分類統(tǒng)計(jì)需準(zhǔn)確無(wú)誤的要求。對(duì)于工作人員而言都是艱巨的任務(wù)。但是，有了計(jì)算機(jī)中的一些辦公軟件，一切就變得簡(jiǎn)單的不能再簡(jiǎn)單了，編寫(xiě)文件，傳遞文件都變得輕松無(wú)比。極大的提高了辦公及使用效率，增強(qiáng)了文檔的時(shí)效性，使傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理中存在的文檔缺乏時(shí)效性的問(wèn)題得以解決。

2.2電子文件能夠長(zhǎng)期且穩(wěn)定地保存下來(lái)

傳統(tǒng)的文檔由于是紙質(zhì)的，所以保存的時(shí)間有限，然而相比之下電子文檔的壽命就要長(zhǎng)很多。在檔案保存的過(guò)程中，一些人為地非人為的因素都會(huì)使紙質(zhì)檔案的纖維素受到不同程度的損害。而纖維素又是的紙質(zhì)與紙質(zhì)檔案耐久度的決定因素，而電子檔案對(duì)這些客觀條件并沒(méi)有那么高的要求。在電子技術(shù)迅猛發(fā)展的時(shí)代，我們已經(jīng)能夠隨時(shí)隨地地通過(guò)一些外圍設(shè)備來(lái)讀取和存儲(chǔ)電子文件，比如說(shuō)那些帶有USB插口的U盤(pán)等移動(dòng)設(shè)備。這些載體存讀方便、便于攜帶、不易損壞、受外部環(huán)境影響小等特性使電子文件的保存具有穩(wěn)定性與長(zhǎng)久性。

2.3文檔信息得到充分共享

在傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理系統(tǒng)下，由于文件查閱困難以及文件傳遞不便使得文件共享不易實(shí)現(xiàn)且共享范圍小。由此造成大量的信息閑置進(jìn)而造成資金和資源的損失。利用信息化的管理方式使得所有的檔案不再是一個(gè)個(gè)“個(gè)體戶”,管理員可以根據(jù)檔案的內(nèi)外特征對(duì)檔案進(jìn)行綜合性的管理。在計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，檔案的信息化管理使得檔案與其載體可以分離開(kāi)來(lái)，并且能夠?qū)崿F(xiàn)與其他信息系統(tǒng)的相互聯(lián)系。因信息化管理不受空間及時(shí)間的影響，并有效地了解各方面的信息動(dòng)態(tài)。使文檔信息得到充分的共享。

2.4提高了文件傳遞的安全性

由于在以往的辦公中所有的文件都是紙質(zhì)的，因此會(huì)經(jīng)常存在文件丟失或者工作人員私藏文件的現(xiàn)象，以往傳遞文件基本上全部用郵遞的方式但是這種方式不僅受到目的地遠(yuǎn)近的約束，而且文件在郵遞過(guò)程中遺失的風(fēng)險(xiǎn)也比較大，對(duì)檔案的安全性極其不利。但是如果我們采用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)對(duì)文件實(shí)現(xiàn)信息化管理的話，就可以直接通過(guò)因特網(wǎng)來(lái)傳送我們需要的文件，直接跳過(guò)第三方，從而使得文件傳送的安全性大幅度提高。

三、文書(shū)檔案信息化管理系統(tǒng)的大概構(gòu)成和解決的問(wèn)題

文書(shū)檔案管理信息系統(tǒng)由各種相關(guān)聯(lián)的程序、該系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)和文件打印等部分組成。文檔的建立、修改、查詢等功能是由文檔管理程序來(lái)實(shí)現(xiàn)的，而且通過(guò)文檔管理程序，還可以將不同的權(quán)限授予不同的登陸者，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)不同管理人員對(duì)文檔的不同操作。不同的功能模塊實(shí)現(xiàn)不同的功能，他們各自負(fù)責(zé)自己的工作，但彼此之間又互相聯(lián)系。系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)可以用來(lái)存儲(chǔ)該系統(tǒng)所有文檔的相關(guān)信息。數(shù)據(jù)庫(kù)是文檔信息化管理系統(tǒng)的核心，它的一切操作都是以數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)來(lái)進(jìn)行的。當(dāng)用戶需要紙質(zhì)版的文檔的時(shí)候，打印系統(tǒng)就要開(kāi)始工作了，他可以把用戶所需要的文件轉(zhuǎn)換成文檔形式，并在顯示器上顯示出來(lái)供用戶進(jìn)行預(yù)覽并最后打印出紙質(zhì)文件。

四、文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

4.1電子文件保密性受限制

電子檔案的內(nèi)容變化多端，所以說(shuō)它的穩(wěn)定性反倒不如紙質(zhì)檔案。并且黑客等網(wǎng)絡(luò)黑手的出現(xiàn)時(shí)電子文件存在安全隱患。而且假如出現(xiàn)有人惡意篡改檔案的情況，因其改動(dòng)不會(huì)在原稿上留下痕跡，所以將無(wú)法確認(rèn)檔案是否真實(shí)。

4.2需要專業(yè)的人員來(lái)對(duì)電子檔案進(jìn)行管理

要想實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的全面管理，就必須聘用那些專業(yè)人員來(lái)?yè)?dān)任這項(xiàng)工作。有人會(huì)說(shuō)，我以前管理過(guò)紙質(zhì)檔案，在檔案管理方面有著豐富的經(jīng)驗(yàn)，或者說(shuō)是IT界的一名大神，掌握計(jì)算機(jī)個(gè)各種功能是不是局可以勝任這份工作，答案是NO。檔案管理信息化就是將傳統(tǒng)的檔案管理方法同先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合在一起，因此我們所需要的是一種復(fù)合型的人才，是那種能夠把理論知識(shí)和先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合在一起來(lái)對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理的人。而現(xiàn)在，我們恰恰缺的就是這種人才，盡管一些現(xiàn)代化設(shè)備已經(jīng)被引入到檔案管理的工作中來(lái)，但是懂得人卻少之又少，因此這些器材都不能發(fā)揮他們應(yīng)有的價(jià)值，而對(duì)檔案的管理工作也稱不上信息化。

五、應(yīng)對(duì)方法

5.1信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離

我們系統(tǒng)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)都是我們管理人員的工作區(qū)域，而外網(wǎng)上的各種隱患才是對(duì)我們電子檔案管理系統(tǒng)最致命的傷害，因此我們課在內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)之間設(shè)置物理隔離，這也是一種性價(jià)比最高的解決方法。隔離防護(hù)第一層的實(shí)現(xiàn)是由路由器來(lái)實(shí)現(xiàn)的。路由器濾掉被屏蔽的ＩＰ地址和服務(wù)。在所有訪問(wèn)內(nèi)網(wǎng)的IP地址中，路由器可以選擇性地將其放行，然后自動(dòng)忽略那些篩選掉的IP的訪問(wèn)請(qǐng)求。防火墻則擔(dān)任第二層防護(hù)任務(wù)。防火墻的認(rèn)證機(jī)制可以幫助我們實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能。所有類型的防火墻從功能上來(lái)看都是一致的，比如：過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；將所有經(jīng)過(guò)防火墻的痕跡都保留下來(lái)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。

5.2提高檔案人員的綜合素質(zhì)

首先要提高管理系統(tǒng)硬件設(shè)施方面的標(biāo)準(zhǔn)，只有將硬件設(shè)施的標(biāo)準(zhǔn)提上來(lái)，管理人員才有機(jī)會(huì)接觸到這些先進(jìn)的思想和技術(shù)，繼而學(xué)習(xí)掌握電子檔案的管理方法。其次，作為一名檔案管理人員，我們也要與時(shí)俱進(jìn)，積極充實(shí)自己的大腦，學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)，保證讓自己能夠始終走在社會(huì)的最前列。同時(shí)，相關(guān)單位也要多組織員工進(jìn)行學(xué)習(xí)，加強(qiáng)員工之間的溝通和交流，并將電子檔案管理方法學(xué)習(xí)程度的好壞來(lái)作為考核的一項(xiàng)以此來(lái)激勵(lì)管理人員對(duì)新知識(shí)的吸收，也只有這樣才能提高本單位的軟實(shí)力。

六、結(jié)束語(yǔ)

文書(shū)檔案所承載的信息是無(wú)法衡量的寶藏，如何高效的利用寶藏是值得我們?nèi)ゲ粩嗨伎嫉?。在信息化技術(shù)盛行的當(dāng)下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不再符合社會(huì)的發(fā)展需求。因此，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的信息化管理是一個(gè)必然的事件，我們也要利用信息化管理這個(gè)強(qiáng)有力的工具來(lái)使我們的文化寶藏能夠永遠(yuǎn)保留下來(lái)。

參考文獻(xiàn)

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