第一篇：簡論科技檔案管理信息化建設芻議（范文）

簡論科技檔案管理信息化建設芻議

論文摘要：信息化是科技檔案管理的必由之路。作為企業(yè)的檔案管理者，務必要樹立起強烈的職業(yè)創(chuàng)新意識，以信息化建設推動科技檔案管理工作，把建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡，實現(xiàn)館藏科技檔案數(shù)字化、資源共享、服務對象與需求擴大化，當成義不容辭的職責。從科技檔案在企業(yè)信息化建設中發(fā)揮的作用、科技檔案管理是企業(yè)信息化建設和發(fā)展的重要環(huán)節(jié)、科技信息化管理是一項系統(tǒng)工程、科技管理系統(tǒng)實現(xiàn)了科技檔案現(xiàn)代化管理等幾個方面進行闡述。

論文關鍵詞：信息化；科技；檔案管理；必由之路

進入21世紀以來，由于現(xiàn)代信息化技術得到突飛猛進的發(fā)展，對于科技檔案管理而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，更重要的是依靠現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡等高新技術和資源，利用信息化網(wǎng)絡和計算機技術構成嶄新平臺，從而提高企業(yè)的綜合運作能力，增強企業(yè)的核心競爭能力。由此可見，信息化是科技檔案管理的必由之路。作為企業(yè)的檔案管理者，務必要樹立起強烈的職業(yè)創(chuàng)新意識，以信息化建設推動科技檔案管理工作，把建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡，實現(xiàn)館藏科技檔案數(shù)字化、資源共享、服務對象與需求擴大化，當成義不容辭的職責。

一、科技檔案在企業(yè)信息化建設中發(fā)揮的作用

檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值型等特點，其中歷史再現(xiàn)性為其本質屬性，其他特點為一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。

科技檔案是指在自然科學研究、生產(chǎn)技術、基本建設等活動中，形成的應該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料?？萍紮n案管理是檔案管理的重要組成部分，它在企事業(yè)單位中是一項技術基礎工作。盡管檔案管理歷史悠久，而科技檔案管理卻誕生在近代工業(yè)革命之后，是社會化大生產(chǎn)和專業(yè)分工的產(chǎn)物?？萍紮n案對于企業(yè)建設與發(fā)展具有重大的作用，特別是在進入現(xiàn)代化企業(yè)建設中，科技檔案在科研、生產(chǎn)、企業(yè)科學管理中顯示出越來越明顯的無可替代的作用，具有相當高的經(jīng)濟價值。對于一個企業(yè)來說，研發(fā)能力的強弱，是衡量其核心競爭力的重要指標，而許多新的研發(fā)成果不可能從零開始，更多的是要借鑒、吸收大量的前人成功經(jīng)驗，吸取大量的前人失敗教訓?？萍紮n案利用價值是它本身固有的特點，使其變利用價值為使用價值，使科學技術成為生產(chǎn)力，在企業(yè)建設與發(fā)展中產(chǎn)生經(jīng)濟效益。

當今社會正步入一個新的技術革命新時代，這些高新技術廣泛應用于生產(chǎn)，應用于社會之中，勢必帶來社會生產(chǎn)力的飛躍，同樣也會引起社會生活的深刻變化，尤其是計算機和通信技術的迅速發(fā)展和廣泛應用，信息已成為人類生存和發(fā)展的重要資源，是現(xiàn)代科學技術的支柱之一。信息資源的利用就是人類知識和智慧的利用，科學信息的交流、利用必將推動科技生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，科技檔案信息化管理勢在必行。

所謂科技檔案信息化，就是根據(jù)企業(yè)的實際情況，在科技檔案管理中，全面運用現(xiàn)代信息技術，對企業(yè)科技檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。企業(yè)科技檔案信息化一般而言，可以從實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡化，實現(xiàn)檔案的信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，實現(xiàn)檔案信息的高度共享，引發(fā)檔案管理模式的變革。具體來說，由于原始

檔案經(jīng)過反復查閱，不可避免地受到一定程度的損害，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。而信息化技術就彰顯出獨特的魅力，可以說，現(xiàn)代信息技術成為實現(xiàn)科學開發(fā)檔案信息資源的關鍵條件。

二、科技檔案管理是企業(yè)信息化建設和發(fā)展的重要環(huán)節(jié)

企業(yè)信息化以現(xiàn)代化的信息處理技術、網(wǎng)絡技術和網(wǎng)絡設備，對企業(yè)進行全方位、多角度、高效能的改造，通過信息資源的開發(fā)和信息技術的有效利用，來提高企業(yè)的生產(chǎn)能力和經(jīng)營管理水平，增強企業(yè)在國內外市場中的競爭力。

供電企業(yè)在改革發(fā)展的歷史進程中，特別是經(jīng)歷了IP市場風雨變換的考驗，以“抓住機遇，迎接挑戰(zhàn)”為口號，已實現(xiàn)了信息化建設的新局面。以遼寧省電力公司ERP項目為例，2008年9月26日全面啟動，2009年6月25日成功上線，11家市級供電公司按照試點設計流程無差異推廣，當年11月25日，ERP項目在14家市級供電公司全面推廣。繼后，2010年ERP在農電系統(tǒng)的71個縣區(qū)上線。這說明了以ERP為核心的各信息系統(tǒng)深化應用為主線，為支撐堅強智能電網(wǎng)和三集五大體系建設，為盡快建成“一強三優(yōu)”現(xiàn)代公司，奠定了堅實的信息化建設的基礎。

同樣，在供電企業(yè)科技檔案信息化管理也是如此。更多更快地收集、整理、傳遞有價值的信息，為供電企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、研發(fā)和領導決策服務，已成為供電企業(yè)信息化建設的核心環(huán)節(jié)。供電企業(yè)的科技檔案信息化建設，將檔案管理的電子化、網(wǎng)絡化納入整體企業(yè)信息化的重要內容。通過長期的全方位地跟蹤國內外本行業(yè)的科技動態(tài)、成果和進展水平，建設成具有行業(yè)特色的專題數(shù)據(jù)庫，這樣才能為本企業(yè)提供高質量的信息服務。

三、科技信息化管理是一項系統(tǒng)工程

供電企業(yè)一般設置科技信息管理部門，這個部門的主要職責是：根據(jù)本企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和發(fā)展需要，開展科技工作，解決實際問題，推動電網(wǎng)技術進步與信息化；運用科技管理、計算機應用、信息化和技術監(jiān)督等手段，提高本企業(yè)科學管理水平。管理的內容：一是負責制定科技發(fā)展規(guī)劃，負責科技計劃（資金）管理，包括科技項目計劃，青年科技促進費項目計劃等；二是負責科技管理成果，包括鑒定、申報、評審、獎勵、科技成果產(chǎn)業(yè)化及推廣應用、技術市場等；三是負責專利管理，包括申報、統(tǒng)計、實施等；四是負責計量管理，包括計量升級、貫徹執(zhí)行計量法、計量認證與認可、計量標準的建立與檢定、計量站管理等；五是負責全質管理，包括全質管理成果的申報、評審、發(fā)表、獎勵等；六是負責標準化管理，包括標準的制訂、修訂、標準化審查等；七是負責科技統(tǒng)計工作；八是負責信息化工作，包括信息規(guī)劃、信息網(wǎng)的建設與維護、組織開發(fā)應用軟件等。當然，供電企業(yè)科技管理部門管理的內容并非僅僅以上八個方面，筆者之所以羅列出來，是說明科技信息絕非是檔案管理部門一家的事情，它是供電企業(yè)科技管理的重要組成部分，建立科技管理系統(tǒng)與科技數(shù)據(jù)庫，同樣是一項系統(tǒng)工程。

供電企業(yè)科技管理系統(tǒng)服務于全網(wǎng)的各級科技管理部門，在功能上覆蓋運作層、運作管理層、戰(zhàn)術管理層和戰(zhàn)略管理層。通過集約化的共享數(shù)據(jù)庫和發(fā)達的計算機通信網(wǎng)絡，溝通各層間的信息交流，實現(xiàn)全網(wǎng)科技管理工作（當然包括科技檔案管理）的統(tǒng)一管理。

科技管理系統(tǒng)、科技計劃管理系統(tǒng)、科技成果管理系統(tǒng)、科技統(tǒng)計管理系統(tǒng)、計量管理系統(tǒng)、全面質量管理標準化管理系統(tǒng)以及科技評審專家?guī)?、科技成果專家評審系統(tǒng)等等，就為科技檔案管理提供了強大的支撐能力，提供了科技檔案靈活、方便的查詢、統(tǒng)計功能。推進科技檔案信息化的關鍵是人才。舉例來說，如由于科技檔案的信息化，其中包括檔案信息內容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更

高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能最大限度地能滿足企業(yè)對科技檔案的需求。

科技檔案信息化建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設的實現(xiàn)不可能是檔案部門力所能及的，也不是僅僅單憑幾個計算機技術人員，它固然需要所有科技檔案人員的積極參與，更需要企業(yè)統(tǒng)籌兼顧全面安排，特別是依靠企業(yè)科技信息管理部門所發(fā)揮的主導作用。

四、科技管理系統(tǒng)實現(xiàn)了科技檔案現(xiàn)代化管理

1.科技計劃管理系統(tǒng)

以遼寧省電力公司為例，科技計劃管理信息系統(tǒng)采用面向對象的系統(tǒng)分析與設計，利用先進的三層體系結構（BAS），應用JAVA技術開發(fā)，符合J2EE標準的強大的企業(yè)級資源管理平臺，是建立并實施ERP的核心?？萍加媱澒芾淼闹饕δ馨ǎ簩鶎?、省公司和發(fā)供電企業(yè)的科技計劃進行分類查詢，按項目類別，負責單位對資金分配的統(tǒng)計，設備的購置計劃，科技計劃草稿，科技計劃的上報等。該系統(tǒng)運行以來，通過信息網(wǎng)絡完成計劃上報與下達、項目申請若干個。

2.計量管理系統(tǒng)

計量管理主要包括：基層單位申報計量室認證資料、基層單位計量管理資料信息采集與查詢等。

3.全質及標準化管理系統(tǒng)

全質及標準化管理系統(tǒng)主要包括：行業(yè)標準維護、基層單位上報QC成果、QC成果評審結論及上報QC成果，企業(yè)標準化編寫模板等。

4.科技成果和專利管理

科技成果和專利管理主要包括：基層單位上報科技成果、科技成果匯總維護、基層單位上報專利、篩選申報科技進步獎項目、基層單位返回科技進步獎推薦書、匯總上報科技進步獎推薦書、科技成果專利統(tǒng)計及收集科技成果推廣項目申請書等。

5.科技統(tǒng)計系統(tǒng)

統(tǒng)計是科技檔案工作的一個組成部分，基本任務是對檔案工作發(fā)展情況進行統(tǒng)計調查、分析、監(jiān)督，以計量化的管理，科技統(tǒng)計系統(tǒng)的所有報表均采取網(wǎng)上電子報表形式。對各類統(tǒng)計信息實現(xiàn)計算機管理，通過網(wǎng)絡實現(xiàn)信息共享，使統(tǒng)計工作標準化、實用化?；鶎訂挝豢梢凿浫搿⒉樵?、統(tǒng)計、修改、打印。

在遼寧電力科技管理系統(tǒng)應用過程中，不僅實現(xiàn)了科技檔案現(xiàn)代化管理，同時涌現(xiàn)出大量的新技術、新成果服務于企業(yè)建設。信息化是科技檔案管理的核心，它可以帶動其他新技術的應用與發(fā)展。隨著企業(yè)信息化建設和網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，必將實現(xiàn)科技檔案的管理信息化，科技檔案信息化的實現(xiàn)也一定能促進企業(yè)的發(fā)展。

第二篇：科技檔案管理信息化建設

科技檔案管理信息化建設

摘要：信息技術的快速發(fā)展使得各行各業(yè)發(fā)生了巨大變化，將其運用于科技檔案管理上，能顯著提高管理效率和質量。因此，國家對于科技檔案管理信息化建設的發(fā)展問題越來越重視。所以，本文就對科技檔案管理的信息化建設進行分析探討，希望可以對大家日后的研究有所幫助。

關鍵詞：科技檔案；信息化；管理系統(tǒng)；人才

前言：近些年來，國家對于科技檔案管理的發(fā)展越來越重視，隨著計算機技術的不斷發(fā)展以及網(wǎng)絡技術的日益更新，檔案管理信息化已經(jīng)逐漸成為一種社會的發(fā)展趨勢。因此，相關單位必須要重視科技檔案信息化的發(fā)展建設，針對當前檔案管理信息化建設中存在的相關問題采取合理的解決措施，這就需要相關單位了解并做到以下內容：科技檔案信息化建設的意義分析

要知道，由于檔案被長期保存在密封的空間內，經(jīng)常會受到潮濕環(huán)境以及火災的影響，所以相關單位必須支付一定的文檔保管費用。所以，這樣的情況在一定程度上影響了檔案管理系統(tǒng)的整體發(fā)展。但是，由于近些年來，國家經(jīng)濟的不斷發(fā)展，辦公自動化以及無紙化的出現(xiàn)，使得整個檔案管理工作發(fā)生了很大的變化。而這種變化也意味著檔案工作將以多種多樣的形式面向整個社會[1]。

另外，從檔案信息化的角度看，環(huán)保檔案管理的科技信息化也迫在眉睫?，F(xiàn)今，許多的環(huán)保檔案工作人員只是將檔案管理的形式停留在一個膚淺的表面上，對信息化的理解過于狹隘。環(huán)保檔案工作人員只是一味的照搬傳統(tǒng)體制手法進行工作，而忽視了信息化所帶來的快捷、方便。甚至于有些地方的環(huán)保部門沒有充分按照要求進行信息化改革，只是進行口頭的講解，并未進行實際上的落實，這不僅消耗資源，不利于環(huán)保，更加阻礙了信息化建設的進程。環(huán)保檔案局科技檔案信息化建設方法

2.1 轉變思想，樹立新觀念

首先，環(huán)保檔案局的相關工作人員應該改變傳統(tǒng)的意識，突破自我，對信息化進程加以重視。與此同時，各地方政府應該充分進行信息化模式的調整，加強環(huán)保檔案的信息化建設，根據(jù)一系列的規(guī)章制度進行信息化改革。另外，單位人員還要根據(jù)環(huán)保局的自身發(fā)展情況，為單位內部的發(fā)展制定適合的管理體制。更重要的是，科技檔案管理人員還應該對檔案包含的文件、數(shù)據(jù)以及軟件等進行統(tǒng)一的管理，從而保障檔案管理信息化工作的順利進行。相關檔案管理人員還應該及時轉變自身的觀念，樹立良好的信息化意識，為整個檔案管理單位的快速發(fā)展做出更大的貢獻。

2.2 構建信息化管理系統(tǒng)一直以來，大多數(shù)的檔案管理單位都是采用較為傳統(tǒng)的檔案管理模式，雖然也可以完成檔案管理的工作，但是卻缺少一定的效率和保障。所以，在加強科技檔案管理的同時，檔案管理單位應該在內部構建一個信息化管理系統(tǒng)，為其信息化的快速發(fā)展打下堅實的基礎，這樣一來，檔案管理單位就可以運用高科技的管理系統(tǒng)，促進整個檔案管理工作的不斷發(fā)展。將信息化管理系統(tǒng)應用在整個檔案管理單位中，不僅可以為檔案管理人員節(jié)省一定的時間以及提高一定的工作效率，而且還可以保證整個科技檔案管理工作的安全性和永久性，這無疑是一件一舉兩得的事[2]。

2.3 重視人員培訓

相關單位的檔案管理人員要知道，加強檔案信息化建設是一個需要長期奮斗的艱巨任務，工作人員要想更好地完成任務，就必須要意識到這項工作的重要意義，并且還要不斷培養(yǎng)自身的專業(yè)素質和奉獻精神。尤其對當前情況而言，相關檔案單位完全可以通過培養(yǎng)高素質的專業(yè)人才，來促進整個檔案管理信息化工作的順利進行。更重要的是，檔案管理單位還要定期為員工安排一些專業(yè)技能培訓，讓其在不斷的鍛煉中提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，以此來保證整個科技檔案管理工作的順利進行。所以，相關檔案管理部門必須要注重這點內容，為其日后快速穩(wěn)定的發(fā)展打下堅實的基礎[3]。

2.4 加大資金投入

加大資金投入是環(huán)保檔案局進行科技信息化的基礎，因此，檔案管理人員就應該加大物質基礎的投入，讓環(huán)保局的工作人員和領導人員重視信息化建設。在完善合理的情況下最大化的加強信息化改造，如果某一地方政府的資金投入能力有限，也可以進行分期式的投入，首先進行硬件系統(tǒng)的升級，加強信息安全式的防護[4]。第二、相關檔案管理人員應該根據(jù)單位內部結構的不同特點，加強其硬件系統(tǒng)的建設工作，以保證其日后更快更好地發(fā)展。

2.5 重視信息化管理系統(tǒng)，完善信息化制度

合理科學的制度能夠保障科技信息化建設的有效運行，所以，環(huán)保部門以及檔案建設部門應該全力改善信息化體制，確保在日常生活以及工作過程當中都能實現(xiàn)科學信息化。安全對于檔案管理信息化具有十分重要的意義。一個穩(wěn)定的網(wǎng)絡平臺，對于科技檔案管理信息化的發(fā)展有著尤為重要的作用。所以，相關檔案管理人員必須要重視信息化管理系統(tǒng)的安全管理工作，時刻提高自身的安全管理意識，并且檔案管理人員還要擁有較高的警惕性，了解安全管理對檔案管理信息化的重要意義。檔案管理人員還可以采取身份認證、使用殺毒軟件等方式，對科技檔案管理系統(tǒng)進行嚴格管制，以此來保證整個科技檔案管理信息化工作的順利進行[5]。

結束語：

總而言之，由于經(jīng)濟水平以及科技水平的不斷發(fā)展，國家對于檔案管理信息化的建設問題越來越重視，它對于我國經(jīng)濟的整體發(fā)展有著十分關鍵的作用。實現(xiàn)檔案管理信息化，不僅可以在很大程度上保證檔案管理單位的工作效率，還可以提高其工作的科技水平。更重要的是，檔案管理單位還要重視檔案管理工作的安全問題，加強安全管理體制，為檔案的保密性做出更多的努力，真正地將管理檔案的重要價值發(fā)揮出來。這樣一來，不僅可以在一定程度上促進我國檔案管理單位的不斷發(fā)展，而且還可以提高其整體的工作效率，最終為我國的整體發(fā)展打下堅實的基礎。

參考文獻：

[1]許麗英.淺談科技檔案管理信息化建設[J].企業(yè)文化（下旬刊），2015（2）：195-195.[2]龔霞，鐘霞.淺談科技檔案管理信息化建設[J].沿海企業(yè)與科技，2011（9）：19-20.[3]張永寬.科技檔案管理信息化建設[J].科技資訊，2014，12（8）：232.[4]管意.科技檔案管理信息化建設芻議[J].大陸橋視野，2014（22）：92-93.[5]邢惠杰.科技檔案管理信息化建設微探[J].魅力中國，2013（19）：14-14.

第三篇：簡論物業(yè)檔案管理

淺 論 我 國 物 業(yè) 檔 案 管 理

［內容摘要］ 19世紀中葉到20世紀20年代，是舊中國房地產(chǎn)業(yè)萌芽和初步發(fā)展的時期。在當時的房地產(chǎn)市場上，已經(jīng)出現(xiàn)了代理租賃、清潔衛(wèi)生，保安服務等專業(yè)性的經(jīng)營公司，這些專業(yè)公司的管理方式正是我國物業(yè)管理的早期形式。隨著改革開放的深入，我國物業(yè)管理行業(yè)也有較大的發(fā)展。近年來，隨著我國市場經(jīng)濟的發(fā)展和人民對生活質量的提高，人民對物業(yè)管理的要求越來越高。檔案管理作為物業(yè)管理的一個重要內容在當今的物業(yè)管理過程中越來越為重要。但因為我國物業(yè)管理行業(yè)還不夠成熟，物業(yè)檔案管理方面仍存在許多問題。［關鍵詞］ 物業(yè)管理 檔案管理 問題 對策

21世紀，是中國物業(yè)管理行業(yè)進入發(fā)展、完善和成熟的重要階段，在這個階段將會出現(xiàn)一個競爭激烈、管理完善、服務理念提升的時期。對物業(yè)管理行業(yè)來說，質量理念和品牌理念的角逐市場環(huán)境的變化、競爭格局的形成、高新技術的應用、消費觀念的更新，要求物業(yè)管理企業(yè)從服務觀念到服務方式，從經(jīng)營理念到市場定位，都要作出相應的變革，才能適應發(fā)展的需要。

物業(yè)檔案管理工作是物業(yè)管理工作中的一項重要內容，也是一項基礎工作。物業(yè)檔案管理質量的優(yōu)劣直接反映了物業(yè)管理水平的高低，已成為衡量物業(yè)管理企業(yè)規(guī)范與否的重要標志。隨著《物業(yè)管理條例》的深入實施，評選優(yōu)秀物業(yè)管理項目活動的廣泛開展，物業(yè)管理工作逐步規(guī)范，在新的形勢下對物業(yè)檔案管理的要求也越來越高。因此，要解決物業(yè)檔案工作中存在的共性問題，做好物業(yè)檔案工作，真正發(fā)揮物業(yè)檔案在物業(yè)管理工作中的基礎性作用。

一個物業(yè)企業(yè)在管理、服務等過程中，通過對檔案資料的開發(fā)利用，減少了內耗，相對地節(jié)省了人力、物力、財力和時間，本身就是降低成本、提升利潤的表現(xiàn)。另一方面加強檔案管理可以防止知識流失。員工是物業(yè)企業(yè)人力資本，也是“知識資本”或“智力資本”，作為一種無形資產(chǎn)和源泉，其掌握物業(yè)知識和管理經(jīng)驗存儲在人的大腦里，尤其是物業(yè)管理作為一種共生性的服務工作，服務受眾對服務者的認可度是需要時間和過程的，如果不及時加以保留和保存，一旦人員流動或變化，企業(yè)將承擔知識流失的風險和高額人力資源成本。但當前我國物也行業(yè)在物業(yè)檔案管理方面仍然存在許多的缺陷及不足。

目前物業(yè)檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下：

一、檔案材料不完整。例如員工入職表中本人簽名、填表時間、審核簽字不齊全；裝修備案表中裝修內容填寫不完整。

二、檔案管理不夠規(guī)范。材料排序雜亂無章。很多檔案中多年來形成的檔案材料簡單地塞到檔案袋中，沒有進行過整理和排序。

三、檔案材料缺失責任不清。由于檔案管理工作不規(guī)范，檔案材料在轉遞過程中手續(xù)不健全，對缺失的檔案材料互相推委，造成檔案材料收集、補充工作異常困難。

四、檔案管理人員專業(yè)素質不高。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業(yè)素質還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀，熟悉物業(yè)檔案內容，能進行物業(yè)檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

五、檔案材料缺失情況比較嚴重。很多設施設備管理檔案中的開箱驗收證明書、裝箱清單、安裝使用說明書、產(chǎn)品合格證書、產(chǎn)品原理圖等隨機文件，設備安裝、調試記錄、驗收單、移交清冊等重要檔案材料缺失，從而影響設備檔案的質量和設備的使用。

針對當前物業(yè)檔案工作存在的主要問題，究其根源，主要有五個方面的原因：

一、物業(yè)企業(yè)管理人員的檔案意識普遍較差，未將檔案管理與企業(yè)建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展?，F(xiàn)在企業(yè)很多中層管理人員甚至包括高層管理人員都沒有檔案管理意識，在物業(yè)近期和遠期規(guī)劃中，一般對物業(yè)規(guī)模、設施設備、人員結構等都作了比較詳盡的規(guī)劃，而對檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與業(yè)務同步發(fā)展，檔案管理水平滯后，而且部分人員在對檔案材料的收集過程中不積極配合，持無所謂態(tài)度。

二、對檔案管理工作缺乏足夠的重視。企業(yè)一般都制定了較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責較少或是沒有，相關的制度和檢查考核措施沒有。在物業(yè)目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核。尤其是一些基層物業(yè)檔案管理人員存在對物業(yè)檔案“只存不管”的現(xiàn)象。

三、檔案管理人員在專業(yè)素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，責任心不夠、業(yè)務不精。很多檔案材料的缺失應歸責于檔案管理人員沒有及時地將檔案材料收集、歸檔，有的甚至不清楚哪些材料應該入檔，哪些材料不應該入檔。

四、規(guī)范性不強，檔案管理格局混亂，職能不明確，機構不健全。很多企業(yè)的部門檔案都是自行管理，在一個單位內形成多部門管理檔案的格局，比如業(yè)主檔案由客服部管理，工程檔案則放在工程部，行政部、安防部也都各自保存了部分檔案。因此，在人員調動和檔案借閱的過程中極容易造成檔案流失。

通過對當前物業(yè)檔案工作中存在的問題及主要原因的分析，我認為，要進一步做好物業(yè)檔案工作應從以下幾個方面入手：

一、強化業(yè)務培訓。統(tǒng)一大家的思想認識，引起公司員工特別是基層檔案工作者對檔案工作的重視。上級部門應加大對基層物業(yè)檔案管理人員的培訓力度，努力提高檔案管理人員的業(yè)務素質和綜合素質，使之能接受到更多更新的專業(yè)知識及管理技能。在物業(yè)人才培養(yǎng)中，對檔案管理人員的素質提高和繼續(xù)教育納入計劃，提高檔案管理人員的管理水平，改變思想觀念，建立檔案管理人才梯隊，緊跟時代的發(fā)展，創(chuàng)新檔案管理手段，激發(fā)工作活力。

二、上至下加強檔案意識。業(yè)領導要對物業(yè)檔案工作高度重視，通過完善制度，落實責任，加強管理，切實做到把物業(yè)檔案工

作作為物業(yè)質量管理和目標管理的重要考核依據(jù)。要通過組織參加檔案知識培訓、答卷等有效措施增強全體物業(yè)管理人員的檔案意識，達到人人關心檔案工作，人人支持檔案工作。

三、案管理人員的責任意識和奉獻意識。安排綜合素質高、責任意識強、工作認真扎實、富有奉獻精神的人員從事物業(yè)檔案管理工作。物業(yè)檔案管理工作是一項長期性的工作，檔案管理人員應具備細心、耐心和恒心，把檔案工作當成一項事業(yè)。要保證檔案管理隊伍的穩(wěn)定，切實為做好企業(yè)檔案管理工作提供充分的保障。

四、善制度，進一步規(guī)范工作程序。案管理制度是檔案管理工作的重要依據(jù)，需要不斷科學化、規(guī)范化，需要不斷完善改進，同時需要根據(jù)項目管理狀況不斷創(chuàng)新，只有這樣才能更好的管理檔案。檔案工作應由專門的人員進行統(tǒng)一指導、監(jiān)督和檢查，建立起一個完整的檔案管理體系。這個體系要始終規(guī)范檔案工作，要對檔案管理的實際效果進行檢查和監(jiān)督，并且做到檔案信息共享。建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，嚴格執(zhí)行檔案管理制度，并結合實際制定切實可行的具體措施，抓好物業(yè)檔案管理的每一個環(huán)節(jié)的工作，使物業(yè)檔案工作走上規(guī)范化管理軌道。同時，在工作中，要嚴格執(zhí)行工作規(guī)程，做到手續(xù)完備，為物業(yè)檔案管理工作奠定良好的基礎。

五、開發(fā)檔案資源，為物業(yè)管理工作服務。通過檔案深層次開發(fā)，提高檔案的使用價值，為物業(yè)管理及物業(yè)使用人服務。論文發(fā)表。同時，通過利用檔案為物業(yè)創(chuàng)造良好的社會效益和經(jīng)濟效益，提高檔案在物業(yè)管理中的地位和作用，促進檔案建設。

當前, 隨著物業(yè)管理市場的建立和完善，現(xiàn)代物業(yè)公司對檔案資源的依賴程度逐漸增強，檔案資源已經(jīng)成為現(xiàn)代物業(yè)企業(yè)經(jīng)營管理不可或缺的重要資源。在現(xiàn)代物企業(yè)里，企業(yè)的重大決策、服務品牌和人事管理、提高企業(yè)服務能力和競爭力、建立和傳承企業(yè)文化等都離不開檔案，離不開對檔案資源的管理。由于我國正處于社會主義初級階段，市場經(jīng)濟的發(fā)展不成熟和我國物業(yè)行業(yè)發(fā)展的不成熟必然導致物業(yè)檔案管理方面存在許多的缺陷和不足。面對這些缺陷及不足我們必須采取有效的措施來進一步健全和完善我國的物業(yè)檔案管理。同時，物業(yè)檔案管理工作面臨深刻的變化，我們必須正確認識存在的問題和尋求切實可行的對策。因此，作為物業(yè)管理從業(yè)人員只有正視現(xiàn)實，及時調整管理思路，積極改進檔案管理的方法，與時俱進，才能適應形勢的要求。

第四篇：淺談學校檔案管理信息化建設

淺談學校檔案管理信息化建設

來源：呼死你 http://004km.cn/

摘要：本文從檔案信息化的內涵、檔案信息化建設策略、當前學校檔案工作普遍存在的問題與解決辦法三個方面進行闡述，力圖進一步推進學校檔案管理的信息化。

關鍵詞：學校 檔案管理 信息化 中圖分類號：G6 5 7 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9 79 5(2011)09(b)一02 33—01學校檔案不僅具備一般檔案的特點，同時也有一些其它檔案不具備的特性——專業(yè)性、周期性和分散性。而信息化技術恰以其方便、快捷、開放，為學校的檔案管理開啟了新的窗口。在當前形勢下，大力推進學校檔案信息化管理，無疑是活化檔案、發(fā)掘檔案價值以服務廣大師生、推動學校發(fā)展的必由之路。

1檔案信息化的內涵 所謂檔案管理信息化狹義理解是使有現(xiàn)實開發(fā)價值的檔案內容數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡化，不僅要發(fā)揮檔案的憑證作用，更要注重發(fā)揮檔案信息的功能。依據(jù)《全國檔案信息化建設實施綱要*提出的全國檔案信息化建設的目標和主要任務，在學校信息化改革中要本著統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一標準，分級建設，安全保密的原則，加強檔案信息化基礎設施，加強電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動檔案管理的數(shù)字和數(shù)據(jù)庫建設。檔案信息化建設具有廣泛的內容，它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設、檔案信息網(wǎng)絡的建設、檔案信息資源的開發(fā)利用、檔案信息化人才隊伍的建設以及促進檔案信息資源開發(fā)利用的政策。因此，不能簡單地把各類檔案的數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡的建設等同于檔案信息化建設，而應從多方面人手促進信息化建設。

2檔案信息化建設策略 2-．1提高檔案工作者的素質，加強檔案信息化人才隊伍建設檔案人員不應單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者。一個檔案管理者必須有較好的基礎知識、較高的專業(yè)知識及廣泛的相關學科知識素養(yǎng)。只有具備一定的適應計算機技術和網(wǎng)絡技術發(fā)展需要的基本技能，才能處理好檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡化，做好網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案信息資源的開發(fā)。因此，必須大力加強對檔案工作者的培訓和再教育，普遍提高檔案工作者的業(yè)務素質和知識水平，使檔案工作者盡快了解和掌握新知識、新理論和新技能，不斷擴大知識面，及時調整和完善自己的知識結構。同時在熟練掌握檔案專業(yè)知識外，還要注意教育管理知識、公文寫作知識和教育科研方法知識的學習，提高綜合素質，為檔案深層次研發(fā)奠定基礎。

2．2 著力提高檔案標準化、規(guī)范化水平要推進檔案管理信息化建設，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。首先，要有統(tǒng)一的上網(wǎng)目錄標準。檔案信息是一個內容十分豐富，形式極其復雜的信息源。要保證檔案管理的規(guī)范性和人們輕松、快捷的在網(wǎng)上查檔，就必須遵循一定標準。否則，就會影響利用者快速、準確的查閱檔案。其次，建立規(guī)章制度。學校檔案具有保密性。結合中等職業(yè)學校校的實際情況，必須建立一個涵蓋檔案信息資源、計算機全部管理活動的目標體系、程序體系和技術方法體系，如系統(tǒng)運行安全管理制度、電子文件管理制度，重要場所(如機房、庫房等)的出入規(guī)則等，充分體現(xiàn)檔案信息化管理的管理規(guī)劃、管理方法和質量要求。

2．3 抓好學校檔案數(shù)據(jù)庫的建設目前檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數(shù)據(jù)庫建設。

數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。

2．4 搭建學校檔案信息化建設平臺提高認識，加強領導，強化檔案管理意識，建立健全檔案管理制度。提高和增強學校全體師生對檔案工作重要性的認識，是搞好學校檔案工作的先決條件。我們要按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。同時，學校在人才使用上要把好關，引進一些檔案專業(yè)和計算機管理方面的專業(yè)人員，也要往重檔案人員的培訓和深造，鼓勵他們繼續(xù)學習，提供機會讓他們參加上級檔案部門舉辦的各種培訓。

2．5加強橫向聯(lián)合，實現(xiàn)信息資源共享學校部門多，人員復雜，學生流動性強。

因此，檔案管理的復雜多樣。建立一個完整的校園信息系統(tǒng)，實行一體化管理，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢。通過建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡，實現(xiàn)資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現(xiàn)文獻資源互補，提高資源利用率，避免不必要的重復和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員、資金緊張等矛盾。

3當前學校檔案工作普遍存在的問題與解決辦法3．1存在的問題(1)檔案意識淡薄、檔案材料不全。一方面，由于學校教學工作任務繁重，導致各部門不能及時地提交各類檔案材料，從而導致檔案的收集不全，可能使重要材料流失，歸檔材料質量不高，缺乏完整性；另一方面，在學校教學過程中，有很多教師對檔案重視程度不夠，檔案歸案意識不強，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

(2)檔案管理手段落后、硬件設施不達標。目前，大多數(shù)學校，尤其是中小學校檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進行分析、編研，以便有效地提供利用服務的意識，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網(wǎng)絡技術進行管理，還處于一種被動的、消極的狀態(tài)，這些都不能充分發(fā)揮檔案的作用及利用價值。

3．2解決辦法(1)加強檔案部門網(wǎng)上辦公先進設備的配置，加快檔案信息化建設。檔案管理信息化，需要購入設施設備。我們要爭取學校領導的對檔案管理的重視，加大對檔案信息化的投入，盡可能地創(chuàng)造條件，推進檔案信息化建設的發(fā)展。檔案信息存儲和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡化已勢在必行，檔案中蘊藏的豐富信息將在新世紀發(fā)展的學校教育工作中發(fā)揮不可替代的作用，我們必須加快檔案的現(xiàn)代化管理進程。

(2)加強信息人文管理。所謂信息人文管理是從人與社會的角度對檔案信息進行管理，其主要管理手段是檔案法律、信息政策和弘揚檔案信息文化。在推進檔案信息社會化中，應當重視相應的信息法律、信息政策和信息文化的建立，沒有這種人文管理提供支撐，要想充分實現(xiàn)檔案信息的流動性、共享性和價值性是不可想象的，只靠信息技術是難以實現(xiàn)檔案信息社會化的目的的。

(3)采取切實可行的信息保護措施。加強使用電子檔案的法律、制度的制定，用法律和制度來保障檔案資源的齊全完整。

第五篇：文書檔案管理信息化建設淺談

文書檔案管理信息化建設淺談

摘要：檔案工作中有一個不可或缺的一部分，那就是文書檔案管理，因此它只能不停的向前發(fā)展才能適應這瞬息萬變的社會?，F(xiàn)在，一個新的發(fā)展契機擺在了中國的文書檔案管理工作面前，傳統(tǒng)的人工管理被信息化化的管理方式所取代，通過信息化的管理方式，人工管理方式中的許多問題都變得迎刃而解，本文著重介紹了文書檔案管理信息化的大致架構和作用，并仔細比較了兩種管理方式的差異和優(yōu)缺點。提出了存在的問題以及相應的解決措施。

關鍵詞：信息化；檔案管理；建設；問題應對

引言

近幾年來計算機技術得到了飛速的發(fā)展，高速緩存的大存儲空間的檔案影星管理系統(tǒng)也被逐漸普及，因此，建立綜合性和專業(yè)性的文書檔案刻不容緩。我們所希望達到的是實現(xiàn)檔案長期保存、管理高效和能夠快速查詢相關信息的狀態(tài)，而文書檔案管理信息化所具有的不可替代的特點恰好為這一設想的實現(xiàn)提供了一個好機會。

一、傳統(tǒng)文書檔案管理的缺陷

1.1傳統(tǒng)文書檔案管理不能實現(xiàn)實時共享

由于在傳統(tǒng)文書管理的系統(tǒng)下借閱文檔必須要親自到檔案室，加之查找翻閱文檔即需要耗費時間又需要耗費人力，人工工作難免對時效性有所影響。如出現(xiàn)身在外地的情況，該問題便更加突出。另外，由于紙質文檔的數(shù)量有限，無法滿足多人同時使用的需求，如果出現(xiàn)使用高峰期便需要排隊等候使用的情況，無疑這將使文檔的時效性大打折扣。

1.2傳統(tǒng)文書管理既復雜又繁瑣

傳統(tǒng)的文書檔案室紙質的，它需要做一些類似于分類編寫目錄的繁復性的工作。由于檔案資料的來源以及方向不一致等原因，這些工作都需要派專人去整理。過程之繁瑣與復雜不言而喻。另外，眾所周知無論借閱文何種檔都需要進行登記，而登記過程的復雜與繁瑣也是令體會過的人深感無奈。

1.3傳統(tǒng)文檔極易受損，保存難度大

紙張是大多傳統(tǒng)文檔的載體。在眾多檔案中不乏有年代久遠的檔案資料，這些檔案資料承載著珍貴的價值。對其保存便成為一項艱難的任務。另外傳統(tǒng)的紙質檔案在翻閱與移動過程中不可避免的會造成損壞，極不易保存。因此在傳統(tǒng)文書管理中文檔受損與如何保存便成為一大難題。

二、文書檔案實現(xiàn)信息化管理的好處

2.1 辦公及使用效率高，文檔時效性強 計算機強大的計算力量在文書檔案管理的過程中發(fā)揮了重要的作用，它已經(jīng)完全取代傳統(tǒng)的手工操作。在傳統(tǒng)的文書檔案管理中，無論是收集資料要完整、齊全、不可漏抄、漏寫等要求，還是用手寫的方式來規(guī)范相關內容、檔案使用的持久性、等要求，或是對分類統(tǒng)計需準確無誤的要求。對于工作人員而言都是艱巨的任務。但是，有了計算機中的一些辦公軟件，一切就變得簡單的不能再簡單了，編寫文件，傳遞文件都變得輕松無比。極大的提高了辦公及使用效率，增強了文檔的時效性，使傳統(tǒng)文書檔案管理中存在的文檔缺乏時效性的問題得以解決。

2.2電子文件能夠長期且穩(wěn)定地保存下來

傳統(tǒng)的文檔由于是紙質的，所以保存的時間有限，然而相比之下電子文檔的壽命就要長很多。在檔案保存的過程中，一些人為地非人為的因素都會使紙質檔案的纖維素受到不同程度的損害。而纖維素又是的紙質與紙質檔案耐久度的決定因素，而電子檔案對這些客觀條件并沒有那么高的要求。在電子技術迅猛發(fā)展的時代，我們已經(jīng)能夠隨時隨地地通過一些外圍設備來讀取和存儲電子文件，比如說那些帶有USB插口的U盤等移動設備。這些載體存讀方便、便于攜帶、不易損壞、受外部環(huán)境影響小等特性使電子文件的保存具有穩(wěn)定性與長久性。

2.3文檔信息得到充分共享

在傳統(tǒng)的文書檔案管理系統(tǒng)下，由于文件查閱困難以及文件傳遞不便使得文件共享不易實現(xiàn)且共享范圍小。由此造成大量的信息閑置進而造成資金和資源的損失。利用信息化的管理方式使得所有的檔案不再是一個個“個體戶”,管理員可以根據(jù)檔案的內外特征對檔案進行綜合性的管理。在計算機技術快速發(fā)展的背景下，檔案的信息化管理使得檔案與其載體可以分離開來，并且能夠實現(xiàn)與其他信息系統(tǒng)的相互聯(lián)系。因信息化管理不受空間及時間的影響，并有效地了解各方面的信息動態(tài)。使文檔信息得到充分的共享。

2.4提高了文件傳遞的安全性

由于在以往的辦公中所有的文件都是紙質的，因此會經(jīng)常存在文件丟失或者工作人員私藏文件的現(xiàn)象，以往傳遞文件基本上全部用郵遞的方式但是這種方式不僅受到目的地遠近的約束，而且文件在郵遞過程中遺失的風險也比較大，對檔案的安全性極其不利。但是如果我們采用計算機技術來對文件實現(xiàn)信息化管理的話，就可以直接通過因特網(wǎng)來傳送我們需要的文件，直接跳過第三方，從而使得文件傳送的安全性大幅度提高。

三、文書檔案信息化管理系統(tǒng)的大概構成和解決的問題

文書檔案管理信息系統(tǒng)由各種相關聯(lián)的程序、該系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫和文件打印等部分組成。文檔的建立、修改、查詢等功能是由文檔管理程序來實現(xiàn)的，而且通過文檔管理程序，還可以將不同的權限授予不同的登陸者，以此來實現(xiàn)不同管理人員對文檔的不同操作。不同的功能模塊實現(xiàn)不同的功能，他們各自負責自己的工作，但彼此之間又互相聯(lián)系。系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫可以用來存儲該系統(tǒng)所有文檔的相關信息。數(shù)據(jù)庫是文檔信息化管理系統(tǒng)的核心，它的一切操作都是以數(shù)據(jù)庫為基礎來進行的。當用戶需要紙質版的文檔的時候，打印系統(tǒng)就要開始工作了，他可以把用戶所需要的文件轉換成文檔形式，并在顯示器上顯示出來供用戶進行預覽并最后打印出紙質文件。

四、文書檔案管理信息化建設存在的問題

4.1電子文件保密性受限制

電子檔案的內容變化多端，所以說它的穩(wěn)定性反倒不如紙質檔案。并且黑客等網(wǎng)絡黑手的出現(xiàn)時電子文件存在安全隱患。而且假如出現(xiàn)有人惡意篡改檔案的情況，因其改動不會在原稿上留下痕跡，所以將無法確認檔案是否真實。

4.2需要專業(yè)的人員來對電子檔案進行管理

要想實現(xiàn)對電子檔案的全面管理，就必須聘用那些專業(yè)人員來擔任這項工作。有人會說，我以前管理過紙質檔案，在檔案管理方面有著豐富的經(jīng)驗，或者說是IT界的一名大神，掌握計算機個各種功能是不是局可以勝任這份工作，答案是NO。檔案管理信息化就是將傳統(tǒng)的檔案管理方法同先進的計算機技術結合在一起，因此我們所需要的是一種復合型的人才，是那種能夠把理論知識和先進的計算機技術結合在一起來對電子檔案管理系統(tǒng)進行管理的人。而現(xiàn)在，我們恰恰缺的就是這種人才，盡管一些現(xiàn)代化設備已經(jīng)被引入到檔案管理的工作中來，但是懂得人卻少之又少，因此這些器材都不能發(fā)揮他們應有的價值，而對檔案的管理工作也稱不上信息化。

五、應對方法

5.1信息化系統(tǒng)內、外網(wǎng)隔離

我們系統(tǒng)內部的網(wǎng)絡都是我們管理人員的工作區(qū)域，而外網(wǎng)上的各種隱患才是對我們電子檔案管理系統(tǒng)最致命的傷害，因此我們課在內網(wǎng)和外網(wǎng)之間設置物理隔離，這也是一種性價比最高的解決方法。隔離防護第一層的實現(xiàn)是由路由器來實現(xiàn)的。路由器濾掉被屏蔽的ＩＰ地址和服務。在所有訪問內網(wǎng)的IP地址中，路由器可以選擇性地將其放行，然后自動忽略那些篩選掉的IP的訪問請求。防火墻則擔任第二層防護任務。防火墻的認證機制可以幫助我們實現(xiàn)這個功能。所有類型的防火墻從功能上來看都是一致的，比如：過濾進、出網(wǎng)絡的數(shù)據(jù)；管理進、出網(wǎng)絡的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務；將所有經(jīng)過防火墻的痕跡都保留下來；對網(wǎng)絡攻擊的檢測和告警。

5.2提高檔案人員的綜合素質

首先要提高管理系統(tǒng)硬件設施方面的標準，只有將硬件設施的標準提上來，管理人員才有機會接觸到這些先進的思想和技術，繼而學習掌握電子檔案的管理方法。其次，作為一名檔案管理人員，我們也要與時俱進，積極充實自己的大腦，學習先進的技術，保證讓自己能夠始終走在社會的最前列。同時，相關單位也要多組織員工進行學習，加強員工之間的溝通和交流，并將電子檔案管理方法學習程度的好壞來作為考核的一項以此來激勵管理人員對新知識的吸收，也只有這樣才能提高本單位的軟實力。

六、結束語

文書檔案所承載的信息是無法衡量的寶藏，如何高效的利用寶藏是值得我們去不斷思考的。在信息化技術盛行的當下，傳統(tǒng)的紙質檔案已經(jīng)不再符合社會的發(fā)展需求。因此，實現(xiàn)文書檔案的信息化管理是一個必然的事件，我們也要利用信息化管理這個強有力的工具來使我們的文化寶藏能夠永遠保留下來。

參考文獻

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