第一篇：淺談檔案室的利用與管理

淺談檔案室的利用與管理

要旨：人事ファイル保管室はある意味では人事情報(bào)の心臓となり、現(xiàn)代情報(bào)

社會(huì)において、非常に重要な役割を果たしている。が、人事情報(bào)の合理的、ま

たは有効的な利用及び管理は、など様々な問題が存している。本論は、人事

ファイルの定義及び分類を明らかにするうえ、各種類のファイルの情報(bào)収集?

整理、また利用法について論じ、人事ファイル管理における諸問題を見出し、その解決法を提案しようとしている

キーワード：ファイル管理情報(bào)管理 問題點(diǎn)

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，檔案管理在機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和個(gè)人生活中發(fā)揮著越來越重要的作用?？梢哉f，當(dāng)今社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域都與檔案的使用與管理發(fā)生著直接或者間接的關(guān)系。它已然成為了各個(gè)行業(yè)的工作中必不可少的組成部分。做好檔案管理，能夠極大的提高工作效率及工作質(zhì)量，為各項(xiàng)工作提供咨詢參謀的作用，因此，檔案室的利用是至關(guān)重要的。然而，在現(xiàn)今的社會(huì)中，由于檔案管理不是獨(dú)立的職業(yè)，很多機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位并沒有真正意識(shí)到其重要性，沒有采取規(guī)范科學(xué)的方式管理檔案，不僅沒有提高工作效率，反而拖垮了工作的質(zhì)量，更沒有充分利用檔案室為工作服務(wù)。

對檔案室的利用可以說是所有工作開展的基礎(chǔ)，每個(gè)檔案記錄和反應(yīng)了一個(gè)單位的發(fā)展歷史，一定程度上保證了社會(huì)的完整，而這一重大意義在日常的工作中是無法表現(xiàn)出來的。在我國，檔案管理雖一直在發(fā)展完善，但其重要性與其普遍性無法得到統(tǒng)一。因此，對檔案室的利用與發(fā)展是非常有必要的。而在檔案室中利用較為廣泛的就是人事檔案，究竟什么是檔案，什么才算是人事檔案，怎樣才算合理利用檔案來幫助我們的生活。對于我們今后的生活有著極大的意義。

一、什么是檔案

中國檔案法所稱檔案是指凡是具有保存價(jià)值的歷史記錄，而不少檔案學(xué)者則認(rèn)為檔案是由檔案機(jī)關(guān)保存?zhèn)洳榈臍v史紀(jì)錄。四是因?yàn)闄n案學(xué)作為一門新興學(xué)科，還處于尚未成熟的階段。五是隨著社會(huì)的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案和檔案工作也在不斷的發(fā)展，檔案學(xué)理論始終處于不斷的建設(shè)之中，對檔案的認(rèn)識(shí)就有一個(gè)不斷豐富、完善的發(fā)展過程。六是人們對客觀實(shí)踐的認(rèn)識(shí)不可能一次完成，將隨著實(shí)踐的發(fā)展而不斷深化。現(xiàn)舉檔案定義三例以見一斑：

《法蘭西共和國檔案法》（1979年公布）：“任何自然人或法人，任何國家機(jī)關(guān)或組織，任何私人機(jī)構(gòu)或部門，在自身活動(dòng)中產(chǎn)生或收到的文件整體，不管其形成日期、形式和制成材料，都是檔案?！?/p>

《蘇聯(lián)大百科全書（第三版）》：“檔案是機(jī)關(guān)、個(gè)人、家族在活動(dòng)中形成的文件材料的總和?！?/p>

美國現(xiàn)代著名檔案學(xué)者謝倫伯格在其名著《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》中說：檔案是“經(jīng)

鑒定值得永久保存的供查考和研究之用，業(yè)已藏入或者選出準(zhǔn)備藏入某一檔案機(jī)構(gòu)的任何公私機(jī)構(gòu)的文件?！?/p>

以上檔案定義雖然認(rèn)識(shí)有所不同，但都認(rèn)為檔案必須具有三個(gè)基本要素：形成者、具有查考價(jià)值、載體和形式的多樣性。

二、什么是人事檔案

人事檔案是我國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。高校學(xué)生檔案則是國家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。目前出境、計(jì)算工齡、工作流動(dòng)、考研、考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理各種社會(huì)保險(xiǎn)以及升學(xué)等都需要個(gè)人檔案，特別是在國有企業(yè)、事業(yè)單位，人事檔案相當(dāng)重要。

三、檔案的利用與管理

1、人事檔案的利用服務(wù)

在以往的人事檔案管理理論研究中，人們通常使用“人事檔案的提供利用工作”或“人事檔案利用工作”等概念來講述人事檔案的利用工作。首先，我們應(yīng)當(dāng)知道人事檔案的利用應(yīng)該遵循的基本原則：以用戶為尊，服務(wù)團(tuán)隊(duì)成員滿意，掌握檔案用戶反饋意見，提供優(yōu)良的服務(wù)，用戶關(guān)懷。“以人為本”的服務(wù)才是最好的選擇。工作中，上司也會(huì)經(jīng)常告訴我們，雖然是個(gè)檔案室，但是我們也是服務(wù)于用戶的，只有用戶方便了，我們的服務(wù)才有意義。現(xiàn)在有的人事檔案利用服務(wù)一般為:人事檔案查閱服務(wù)、人事檔案借閱服務(wù)、出具人事證明材料服務(wù)、人事檔案資料卡服務(wù)。微笑是打動(dòng)人心的最佳武器，即使是小小的 服務(wù)也只有用心才能做好。

2、檔案管理的細(xì)節(jié)

信息是人類社會(huì)的普遍存在方式之一，檔案也是信息的一種。隨著檔案的增加，檔案在人們生活中的傳遞和利用越來越重要，檔案室在收集檔案的時(shí)候也需要做好正確的信息收集。一般來說檔案整理的工作主要有3種類型：

①系統(tǒng)排列和編目

在正常條件下，檔案室接收文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收各機(jī)關(guān)按照入館要求整理移交的案卷。檔案館和檔案室的整理任務(wù)，主要是檢查案卷質(zhì)量，制訂館(室)內(nèi)分類排列方案，進(jìn)行案卷和全宗的系統(tǒng)排列以及案卷目錄的加工

②局部調(diào)整

對已接收但不完全符合整理要求的案卷，進(jìn)行必要的部分加工整理；對由于遭受損失、銷毀與移出等各種原因致使整理體系發(fā)生重大變化的檔案,進(jìn)行新的系統(tǒng)化調(diào)整

③全過程整理。

對必須接收和征集的零散檔案，進(jìn)行包括整理工作全部內(nèi)容的系統(tǒng)化和編目。

檔案整理要求保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管利用。文件之間的歷史聯(lián)系是指文件

在產(chǎn)生和處理過程中形成的內(nèi)部相互關(guān)系，主要表現(xiàn)在文件的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的聯(lián)系。維護(hù)文件之間的歷史聯(lián)系有時(shí)可采用不同的方法，在優(yōu)選時(shí)應(yīng)以便于檔案保管和利用為其最高要求，并使二者統(tǒng)一起來。

3、檔案分類的規(guī)律

一般說來，檔案的分類就是把立檔單位所形成的檔案，按照檔案的來源、時(shí)間。內(nèi)容和形式上的聯(lián)系，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)的體系。檔案分類必須符合科學(xué)性、客觀性、邏輯性、實(shí)用性和思想性的要求?，F(xiàn)在常用的分類方法有：

①年度分類法

即是根據(jù)形成和處理文件的年度對檔案進(jìn)行分類。每一年設(shè)一類，年度即類名。采用年度分類法簡便易行，通過年度分類，將檔案按其形成的自然或?qū)I(yè)年度加以區(qū)分，使每一年度的文件相對集中，可以反映出一個(gè)單位每年工作的特點(diǎn)和逐年發(fā)展變化的情況。而且，安年度分類，可以同現(xiàn)行機(jī)關(guān)文書處理制度所要求的以年度為單位對文件進(jìn)行整理和移交的規(guī)定相吻合，從而使文件一年一歸檔、一年一個(gè)類，類目設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)清楚、明確，便于人們按時(shí)間查找利用檔案，因而成為最常見、運(yùn)用最廣泛的一種分類方法。

②組織機(jī)構(gòu)分類法

即是根據(jù)立檔單位的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)類和歸類，將檔案按文件形成或承辦的部門來分類，一個(gè)機(jī)構(gòu)設(shè)置一個(gè)類，機(jī)構(gòu)名稱就是類名。采用組織機(jī)構(gòu)分類法，能保持全宗內(nèi)文件在來源方面的固有聯(lián)系，客觀地反映立檔單位的歷史面貌；同時(shí)由于每個(gè)機(jī)構(gòu)都承擔(dān)某方面的職能和任務(wù)，按組織機(jī)構(gòu)分類在一定程度上集中反映了某一方面工作內(nèi)容的文件，便于按照一定的專題查找和利用檔案。特別是對于現(xiàn)行機(jī)關(guān)和單位，歸檔前由各個(gè)機(jī)構(gòu)分別保存整理，每個(gè)機(jī)構(gòu)每年向檔案室歸檔時(shí)，就自然構(gòu)成一類，方法簡單，標(biāo)準(zhǔn)客觀，便于掌握。但不適合單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)經(jīng)常變動(dòng)的情況。

③問題分類法

即是按照文件內(nèi)容所說明的問題對檔案文件劃分類別。類名由分類者根據(jù)該類問題共性主觀概括。采用問題分類法，符合文件形成時(shí)的特點(diǎn)和規(guī)律，可以避免或減少同類問題文件分散的現(xiàn)象；能使內(nèi)容性質(zhì)相近的文件匯集在一起，便于按專題查找和利用檔案。特別是按問題設(shè)類可以不受內(nèi)部機(jī)構(gòu)的限制，單位的中心任務(wù)和主要活動(dòng)可以單獨(dú)設(shè)類，從而能夠比較突出地反映一個(gè)單位職能活動(dòng)的主要面貌。

四、檔案利用與管理的不足之處及解決辦法

不足之處：

1、管理機(jī)制不完善

檔案管理機(jī)制不健全，宣傳和利用力度不足。雖然公司建立了檔案室，但檔案工作流于形式，不規(guī)范、職責(zé)不明確、任務(wù)不落實(shí)、人員不到位；由于管理不嚴(yán)，檔案員和利用人員不遵守制度，借閱的檔案沒有及時(shí)歸還檔案室，造成文件材料的缺失。而且公司沒有開展多種載體的檔案宣傳，職員對檔案認(rèn)識(shí)不足，甚至有點(diǎn)職員不知道什么是檔案。還有幾十年的檔案放在檔案柜里，從沒有查閱過，塵土堆積，沒有合理的整理擺放。

2、檔案工作條件艱苦，不受重視。

在我國，很多檔案館尚存在館舍面積不夠，檔案庫房緊張工作設(shè)備落后，資金缺乏等問題，對于級(jí)別更低的檔案室而言，這些問題更加突出，某區(qū)法院以法律審判工作為主要業(yè)務(wù)，所以，檔案工作不被重視也在情理之中，不過，包括法院所有人在內(nèi)的工作者都知道訴訟檔案對于法院審判工作的重要性，因此，訴訟檔案的利用率特別高，這有別于其他檔案，鑒于此，檔案庫房和辦公室資源緊張的問題特別凸顯，亟待解決。

3、檔案工作人員不足、隊(duì)伍素質(zhì)不高。

很多檔案室僅有一個(gè)到兩個(gè)工作人員。檔案室不僅有歸檔工作，整理工作還有提供利用的業(yè)務(wù)，而檔案室人員編制不足不僅導(dǎo)致工作拖沓，無法按時(shí)按量完成，而且，繁重的工作量也使得工作人員沒有工作積極性，并且，工作人員并非專業(yè)領(lǐng)域出生，對于檔案管理工作僅靠經(jīng)驗(yàn)和自我學(xué)習(xí)，這無法推進(jìn)工作有序進(jìn)行。

4、檔案工作專業(yè)、科學(xué)得不到很好的貫徹。

人員素質(zhì)無法保證，工作也就無法實(shí)現(xiàn)專業(yè)和科學(xué)，在人才引進(jìn)方面，也沒有很好的培養(yǎng)相關(guān)方面人才，這不利于業(yè)務(wù)銜接，形成良性的業(yè)務(wù)，另外，檔案工作人員沒有定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，沒有充裕的時(shí)間學(xué)習(xí)，工作也就隨意、固定、經(jīng)驗(yàn)，這隨著時(shí)間的推移，社會(huì)的進(jìn)步和檔案工作的革新，落后的管理方法和理念無法適應(yīng)時(shí)代，無法為將來工作打下基礎(chǔ)。

5、保密工作不完善

雖然檔案作為信息的一種，是被人們利用的對象。但是不正當(dāng)?shù)氖褂每赡軙?huì)造成信息的流失，嚴(yán)重的可能會(huì)給公司帶來損失慘重的影響。很多公司在保管檔案時(shí)并未嚴(yán)格管理，檔案室內(nèi)職員進(jìn)進(jìn)出出。

解決辦法:

1、穩(wěn)定人員隊(duì)伍，提升人員素質(zhì)。

由于檔案工作的枯燥和無名，很多人無法長期從事該工作，這導(dǎo)致工作人員更換頻繁，人員素質(zhì)無法得到保證，業(yè)務(wù)銜接也就難以保證，工作態(tài)度不同，工作方法不一，檔案管理也就難免出現(xiàn)陰差陽錯(cuò)，各自為政的現(xiàn)象，就此，各檔案室應(yīng)該提升檔案室的地位，提高人員的工資福利待遇等，留住人才，招攬賢才，另外，可以依托當(dāng)?shù)貦n案局、高?？蒲袡C(jī)構(gòu)等，進(jìn)行人員定期培訓(xùn)，與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代步伐，做好新時(shí)期的檔案工作，為檔案工作的信息化、現(xiàn)代化打下基礎(chǔ)。

2、檔案室須加強(qiáng)保管措施

庫房必須專用，并與檔案人員辦公室或生活區(qū)分開。庫房門窗要有較好的密封性，應(yīng)對門窗采取加固措施，符合防盜、防塵、防蟲、防有害氣體的要求。庫房應(yīng)遠(yuǎn)離水源、火源和污染源，以符合防火、防水、防潮等基本要。另外，為了長遠(yuǎn)保存起見，在分配庫房的時(shí)候，還有考慮設(shè)置專門存放特殊載體檔案的專用庫房。

3、檔案室保密工作的重要點(diǎn)

職員需高度認(rèn)識(shí)檔案保密工作的重要性，嚴(yán)格遵守有關(guān)法規(guī)和制度。查閱涉密檔案或內(nèi)部材料，須經(jīng)有關(guān)部門和辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，必要時(shí)報(bào)請有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱時(shí)須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，注明查閱目的和內(nèi)容。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得私自帶檔案出館；檔案工作人員不得私自摘抄、復(fù)制、傳播具有保密性質(zhì)的檔案內(nèi)容。因需要經(jīng)批準(zhǔn)摘錄或復(fù)制涉密檔案材料的，須妥善保管，用后銷毀，如發(fā)生涉密問題，后果由利用者負(fù)責(zé)。不歸檔的重份文件及內(nèi)部材料，須交由學(xué)校集中銷毀。在校保密委員會(huì)的指導(dǎo)下，做好檔案密級(jí)變更和解密工作。檔案館工作人員或利用者，如有違反保密規(guī)定的，視情節(jié)輕重按有關(guān)規(guī)定處理。

隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理的工作內(nèi)容會(huì)越來越繁雜，工作負(fù)擔(dān)也會(huì)越來越重，對于各機(jī)關(guān)，企事業(yè)單位來說都應(yīng)該更加重視檔案管理，充分利用檔案室，提高效率，自己想想。對于個(gè)人來說，檔案管理的工作會(huì)越來越重要，也可能和秘書一樣發(fā)展成為獨(dú)立的職業(yè)，變得越來越重要，因此要不斷提升自己的耐心，細(xì)心程度以及工作能力，更好的立足于社會(huì)。

對于檔案管理及檔案室的利用與管理，并不是幾千字可以說清楚的，但是不論是哪個(gè)行業(yè)，哪個(gè)領(lǐng)域，正是由于人們的不斷探索與研究，才會(huì)不斷的發(fā)展與進(jìn)步。雖然對于檔案的管理與利用正是上升趨勢，但它所存在的缺陷與不足勢必會(huì)拖慢其發(fā)展速度，因此，對檔案室的利用與管理的研究是擺在眼前的，也是十分必要的。

參考文獻(xiàn)

1.百度百科

2.《檔案學(xué)概論》馮惠玲。

3.《信息時(shí)代的人事檔案管理》王英瑋、中共黨史出版社、第十二章。

4.《目錄學(xué)》陳傳夫、武漢大學(xué)出版社、第一章。

第二篇：檔案室管理規(guī)定

檔案室管理制度

一、檔案資料的分類及權(quán)限界定

（一）普通文件：

1、分類：

其他公司的一些宣傳資料、光盤等； 其他公司的投標(biāo)書；

公司購買的生產(chǎn)、技術(shù)、管理方面的書籍，光盤。

2、權(quán)限：

本公司員工可隨時(shí)借閱、查看；

除本公司外的其他人員，須持綜合部部長簽字的工作聯(lián)系單方可借閱； 如有需要，可由檔案室管理員復(fù)印使用。

（二）保密文件：

1、分類：

公司技術(shù)部的圖紙、工藝卡； 外來圖紙、工藝卡；

公司內(nèi)各部門存檔的資料、文件等。

2、權(quán)限：

存檔時(shí)，存檔部門需界定可借閱、查看的部門、人員等范圍，存檔范圍內(nèi)的部門、人員可隨時(shí)借閱、查看；

存檔范圍外的人員要借閱、查看時(shí)，需持經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、綜合部部長簽字的工作聯(lián)系單方可查看、借閱；

如有需要，使用人可持有部門領(lǐng)導(dǎo)、綜合部部長簽字的工作聯(lián)系單方可復(fù)印。

（三）機(jī)密文件：

1、分類：

各部門認(rèn)為不可對外人公開的文件、資料等： 領(lǐng)導(dǎo)界定為機(jī)密的文件、資料等。

2、權(quán)限：

原則上不允許任何人借閱、查看，如有特殊情況，借閱人須持公司綜合部部長、副總經(jīng)理簽字的工作聯(lián)系單，方可借閱；

原則上不允許復(fù)印，如有需要使用人必須持有經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、副總經(jīng)理簽字的工作聯(lián)系單方可復(fù)印。

二、檔案歸檔制度

檔案室負(fù)責(zé)收集（征集）、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)公司各類檔案及有關(guān)資料。

（一）各部門存檔時(shí)，需界定資料的存檔級(jí)別，以方便查閱、管理。

（二）檔案室資料在歸檔時(shí)，在分級(jí)的基礎(chǔ)上，原則上按部門進(jìn)行歸檔，公司購買的圖書實(shí)行綜合歸檔，技術(shù)部的圖紙和工藝卡單獨(dú)進(jìn)行歸檔。

（三）檔案室的每一個(gè)檔案柜都要進(jìn)行編號(hào)、整理，分類存放，并做好檔案索引記錄，方便使用時(shí)的及時(shí)查找。

（四）技術(shù)部的圖紙和工藝卡進(jìn)行存檔時(shí)，必須是完整的2套圖紙和4套工藝卡，并且是同時(shí)存檔，并確保此時(shí)存檔的圖紙和工藝卡經(jīng)審核已經(jīng)沒有錯(cuò)誤，每套圖紙和工藝卡的每一頁都有技術(shù)部長的簽字。

（五）技術(shù)部存檔的每套圖紙和工藝卡必須是經(jīng)過編號(hào)的，檔案袋的正面需填寫部門、類別、密級(jí)、編號(hào)、總頁數(shù)、發(fā)放范圍等信息，缺一不可。存檔時(shí)，檔案室管理員需要查看每套圖紙的編號(hào)是否則正確，填寫是否有漏項(xiàng)等，否則不予存檔。

（六）公司購買的每本書籍都要及時(shí)存檔，并整理好檔案目錄。

三、檔案借閱使用制度

檔案是公司的寶貴財(cái)富，檔案的開放利用工作，是整個(gè)檔案工作的重要環(huán)節(jié)之一，也是檔案工作的根本目的。

（一）在查閱檔案時(shí)，只準(zhǔn)查閱自己需要的部分，不得隨便翻閱其他部分的內(nèi)容，閱后要當(dāng)面交點(diǎn)清楚。

（二）查閱檔案者，不準(zhǔn)拆卷、涂改，不準(zhǔn)在檔案上亂劃或做標(biāo)記，違者將依據(jù)有關(guān)規(guī)定予以處理。如需復(fù)制，須經(jīng)檔案館允許。密件不準(zhǔn)復(fù)制。

（三）借閱檔案，原則上不超過半個(gè)月（15天），屆時(shí)未用完者，可到檔案館辦理續(xù)借手續(xù)；借閱人出差時(shí)，借閱期限可適當(dāng)放寬；借閱人調(diào)離的，應(yīng)將所借檔案及時(shí)歸還。如需轉(zhuǎn)借他人使用，須到檔案館辦理轉(zhuǎn)借手續(xù)。

（四）借出檔案者應(yīng)對檔案的保密、安全和完整負(fù)責(zé)，不能泄密、丟失、轉(zhuǎn)借、涂改、污損、拆散，違者將依據(jù)有關(guān)規(guī)定予以處理。

（五）借閱人持有的工作聯(lián)系單，一定明確表明要借閱的文件名稱，文件級(jí)別、查閱目的，查閱時(shí)間等詳細(xì)內(nèi)容，如果存在詞語模糊，界定不明的現(xiàn)象，檔案室管理員有權(quán)拒絕外借。

四、檔案室管理制度

要科學(xué)地管理好檔案，確保檔案的安全，使之有效地為本公司的各項(xiàng)工作提供服務(wù)。

（一）對于檔案室的管理，堅(jiān)持“以防為主、防治結(jié)合”的原則。著重做好防火、防盜、防水、防塵、防霉、防蟲、防鼠工作和檔案室內(nèi)濕度的控制、調(diào)節(jié)及照明管理方面的工作。

（二）檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁將易燃、易爆、易腐物品帶進(jìn)檔案室。

（三）采取有效措施防治鼠、蟲、霉害，定期進(jìn)行檢查，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)及時(shí)處理。

（四）檔案室周圍配備適當(dāng)?shù)南榔鞑?，并按器材要求定期檢查更換，檔案室管理員應(yīng)該懂得消防器材性能及使用方法，做到遇火能救。經(jīng)常進(jìn)行安全防火檢查，確保萬無一失。

（五）下班前，要檢查所有門窗是否關(guān)嚴(yán)，檢查燈是否關(guān)閉。周末及假期要切斷檔案室電源。

五、圖書資料的購買制度

檔案室管理員負(fù)責(zé)公司員工及領(lǐng)導(dǎo)的圖書及其他資料的購買。

（一）員工填寫圖書資料購買通知單，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、單位領(lǐng)導(dǎo)簽字后，交檔案室管理員。

（二）檔案室管理員本著“適用、節(jié)約”的原則，采用合適的方式購買所需資料，要求必須有正規(guī)發(fā)票。

（三）圖書買來后，攜帶書和發(fā)票去集團(tuán)公司檔案室進(jìn)行存檔和蓋章，并辦理《圖書資料借閱手續(xù)》，然后由總部檔案管理員在發(fā)票上簽字。蓋章后的圖書資料需在本單位檔案室進(jìn)行存檔后，方可通知所需部門辦理圖書借閱手續(xù)。

（四）填寫《發(fā)票報(bào)銷申請單》，后附發(fā)票，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)，單位領(lǐng)導(dǎo)簽字后交公司統(tǒng)計(jì)。

六、檔案鑒定銷毀制度

做好檔案鑒定銷毀工作，剔除失去價(jià)值的檔案材料，更好地保護(hù)珍貴檔案和重要檔案，是一項(xiàng)既嚴(yán)肅又細(xì)致的工作，必須以科學(xué)態(tài)度對待。

（一）檔案鑒定工作，就是通過甄別和鑒定，將有價(jià)值的檔案更好地保存

下來，達(dá)到室藏檔案既完整又精練。

（二）進(jìn)行檔案鑒定時(shí)，須由檔案管理員和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組共同進(jìn)行。采取直接鑒定的方法，逐件地審查文件，準(zhǔn)確地進(jìn)行分析，判斷其價(jià)值。

（三）檔案鑒定后，對沒有保存價(jià)值或保管期限已過的需要銷毀的檔案，報(bào)請相關(guān)的部門領(lǐng)導(dǎo)審批。重要檔案文件需報(bào)請公司總經(jīng)理審批后，方可銷毀。

（四）要銷毀的文件資料都必須編制銷毀清冊，方可銷毀。

七、檔案保密制度

檔案管理涉及公司的很多機(jī)密文件，檔案管理員必須有高度的保密觀念，嚴(yán)格遵守公司的檔案保密制度。

（一）非檔案管理員未經(jīng)允許不得隨意進(jìn)入檔案室，任何人未經(jīng)批準(zhǔn)不得將檔案帶出檔案室，不得私自復(fù)制檔案。

（二）檔案室管理員不得私自摘抄和向外傳播存檔內(nèi)容，不得以任何理由為借口對外泄露檔案機(jī)密。

（三）檔案管理員必須嚴(yán)格界定公司的檔案文件的密級(jí)，對于機(jī)密、絕密檔案必須使用專門的檔案柜進(jìn)行存放，并將檔案柜上鎖保存。

（四）對于需要銷毀的檔案或材料，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，并編制清冊，由兩人監(jiān)銷。辦公廢紙、廢件、重復(fù)件等，要妥善保存，不得隨意當(dāng)垃圾傾倒，與需銷毀檔案或材料一并送機(jī)要局指定單位銷毀。

（五）管理好檔案室及檔案櫥門鎖鑰匙是檔案管理員的責(zé)任，不得丟失、不得外借。

（六）檔案管理員要有高度的責(zé)任心，要相互監(jiān)督執(zhí)行，經(jīng)常進(jìn)行保密檢查，發(fā)現(xiàn)失密現(xiàn)象，及時(shí)報(bào)告，及早處理。

叢林汽車 2010-4-29

第三篇：檔案室管理規(guī)定

公司檔案室檔案管理及保密制度

第一條： 總則

本制度的檔案指公司日常工作中發(fā)生的重要書面文件、音像資料，包括：國家政府部門重要公文、工程技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、法律文書、各種文書檔案及其他專門檔案（人事檔案由人事部中心管理）。公司對檔案實(shí)行集中管理。

第二條： 檔案管理架構(gòu)

公司檔案管理由辦公室主管，并設(shè)有綜合檔案室。

綜合檔案室由辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)管理，各部門設(shè)兼職檔案管理員。綜合檔案室負(fù)責(zé)公司全部重要檔案原件的管理。各部門由兼職檔案保管員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作。

第三條： 檔案分類：

文書類檔案

政府部門各類文件

公司對外、對內(nèi)各類正式發(fā)文

法律公文

項(xiàng)目文件

工程技術(shù)類

開發(fā)檔案

預(yù)算合同檔案

工程檔案

財(cái)務(wù)類檔案

合同類檔案

公司各類證照

第四條： 歸檔工作流程

一、檔案工作分為八個(gè)環(huán)節(jié)：收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用。各部門以工程項(xiàng)目為單位，按檔案分類要求，在第一時(shí)間將文件、證照原件整理后，負(fù)責(zé)移交至公司綜合檔案室歸檔。

二、各部門按要求建立檔案，做好檔案登記目錄，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審簽后，及時(shí)交送公司綜合檔案室備查，并依據(jù)要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如部門確需留存原件的，應(yīng)與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續(xù)。

第五條： 歸檔要求

一、歸檔文件必須完整齊全。

歸檔文件必須按規(guī)定分類整理、編目。

檔案編目

文書類檔案：+（項(xiàng)目）部門+案卷號(hào)

如：2004/市場/001

工程類檔案：+工程項(xiàng)目+檔案分類+案卷號(hào)

如：2004/某某項(xiàng)目 /工程/001

財(cái)務(wù)類檔案：會(huì)計(jì)設(shè)置

合同類檔案：部門（項(xiàng)目）+合同類型+年份+案卷號(hào)

二、歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍(lán)色復(fù)印紙書寫。熱敏紙類的傳真件、復(fù)印件均不能歸檔。

三、音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤要原版；計(jì)算機(jī)軟盤、光盤要可運(yùn)行。照片、底片要求清晰完整，并附有說明文字材料，包括事件、時(shí)間、人物、背景、攝影者五要素。裝入照片檔案盒。

四、錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)在盒套貼有標(biāo)簽注明：題目（內(nèi)容）、制作日期、制作人、盤數(shù)、序號(hào)等。

五、檔案號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一檔案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔案號(hào)。

六、檔案號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的檔案，應(yīng)將檔號(hào)填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。

七、歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實(shí)際需要使用“見出紙”注明目次號(hào)碼，以便翻閱。

八、檔案夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔案夾內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱，以便查檔。

第五條文件整理

一．文件點(diǎn)收

文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，根據(jù)如下原則點(diǎn)收：

1．檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。

2．文件如經(jīng)過抽查，應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。

3．文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。

4．與本案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦部門。

5．有價(jià)證券或其他貴重物品，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門送指定保管部門簽收后，將文件歸檔處理。

二、文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先補(bǔ)整、裁切、折疊，使其整齊劃一。

第六條： 檔案借閱、移交

一、檔案借閱者必須做到：

1、愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。、注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

二、內(nèi)部借閱程序

1、各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫“借閱單”，經(jīng)其部門主管辦公室主任副總核準(zhǔn)后向主管檔人員借閱。

2、檔案管理人員接到“借閱單”，經(jīng)核查后取出該項(xiàng)檔案，并于“借閱單”上填注借出日期后，將檔案交與借閱人員?！敖栝唵巍眲t按歸還日期先后整理以備催還。

3、在檔案室當(dāng)場借閱者，免填“借閱單”。

4、檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案管理人員核查無誤后，檔案即歸入檔案夾。“借閱單”由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>

5、“借閱單”以一案一號(hào)為原則，借閱時(shí)間最長以一周為限，如有特殊情形應(yīng)延長調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按借閱程序重新辦理。

6、借閱人員對于所借檔案，不得抽換增損，如有拆開必要時(shí)，亦須報(bào)明原因，請管檔人員負(fù)責(zé)處理。

7、借閱人員借閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員借閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。

8、借閱檔案限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，如借閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門主管同意。、各部門只能借閱本部門形成檔案，若跨部門借閱，須經(jīng)各主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

三、外部借閱程序、公司檔案室檔案原則上不外借其他單位，如確需外借，需經(jīng)公司主管總經(jīng)理批準(zhǔn)。借閱檔案、證照一律辦理借閱手續(xù)，檔案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、復(fù)印及轉(zhuǎn)借他人。

四、移交

公司檔案管理人員在調(diào)離崗位、或離職時(shí)，由辦公室主任負(fù)責(zé)監(jiān)督辦理檔案的交接工作, 將檔案移交表填寫清楚。

第七條： 保管和保密制度、存放檔案的檔案柜排放整齊；采用統(tǒng)一的檔案盒，且要求標(biāo)識(shí)明確。檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。、檔案的保密嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，采取相應(yīng)保管措施。銷毀檔案要由專人監(jiān)銷，防止泄密。、節(jié)假日期間，檔案庫房、檔案柜要加封條。、公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案原則上禁

止借閱，如確需要經(jīng)總經(jīng)理同意方可在檔案室借閱，不準(zhǔn)外借；機(jī)密級(jí)檔案秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過一周。機(jī)密級(jí)檔案秘密級(jí)檔案的借閱必須由部門主管辦公室主任同意及副總批準(zhǔn)。副總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托辦公室主任審批，日后要補(bǔ)辦補(bǔ)簽手續(xù)。

第八條保存期限與銷毀

一、文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

1.永久保存：（1）公司章程；（2）股東名冊；（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則；（4）董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；（5）財(cái)務(wù)報(bào)表；（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；（7）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證；（8）工程設(shè)計(jì)圖；（9）其他經(jīng)核定須永久保存 的文書。

2.10年保存：（1）預(yù)算、決算書類；（2）會(huì)計(jì)憑證；（3）事業(yè)計(jì)劃資料；（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

3．5年保存：（1）期滿或解除之合約；（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書。

4．1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。

5．各種規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

第九條檔卷清理

1．檔案管理人員應(yīng)隨時(shí)擦拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時(shí)，依規(guī)定清理一次，已到保存期限者，給予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，并于目錄表附注欄內(nèi)注明銷毀日期。

2．保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應(yīng)注明繼續(xù)需保存日期，并呈報(bào)副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

二、檔案的銷毀

1.公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

3.凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由副總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

5.在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀。

第八條： 附則

工程檔案、財(cái)務(wù)檔案管理制度細(xì)則由部門另行制定。

附：

《公司檔案資料銷毀審批表》《公司檔案資料銷毀登記表》《借閱單》《檔案登記目錄》

第四篇：檔案室管理規(guī)章制度

檔案室管理規(guī)章制度1

一、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔范圍

公司的規(guī)劃、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1.公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

3.凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。

4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。

5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔

1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、檔案的借閱

1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

3.公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)

檔案室管理規(guī)章制度2

第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。

第二條檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理，一級(jí)管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級(jí)管理是指各部門的檔案資料管理工作。

2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。

3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。

4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，每年對二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。

第三條歸檔制度

1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。

2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復(fù)印件。

4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財(cái)稅方面的資料，由財(cái)務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的，由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報(bào)綜合管理部備案。

6、由公司對外簽訂的'經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保留三份原件，綜合管理部保存一份，財(cái)務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由綜合部保存原件。

7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

第四條檔案保管制度

1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。

3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。

5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。

7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。

8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。

10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。

第五條檔案借閱制度

1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。

2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。

4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過一周，必要時(shí)可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

5、借出檔案時(shí)，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。

7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。

8、重要檔案、機(jī)密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。

第六條二級(jí)檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復(fù)印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。

檔案室管理規(guī)章制度3

1、檔案管理在校長、副校長的領(lǐng)導(dǎo)下，由辦公室具體抓好檔案建設(shè)工作。

2、檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，學(xué)習(xí)并熟悉檔案管理。

3、檔案管理人員要嚴(yán)守有關(guān)檔案機(jī)密，確保檔案工作的嚴(yán)密性。

4、檔案管理人員要堅(jiān)守工作崗位，按時(shí)登記和整理相關(guān)資料歸檔，確保來件及時(shí)收存、及時(shí)歸類。

5、學(xué)籍檔案、“兩基”檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、行政檔案等按習(xí)水縣教育局關(guān)于檔案管理的相關(guān)要求，制定管理措施，分門別類地完善工作，特別是加強(qiáng)教師業(yè)務(wù)檔案的完善工作，確保學(xué)校檔案能真實(shí)、客觀地記載教職工的工作情況。

6、學(xué)校檔案分門別類專柜管理，劃撥一定資金添置檔案設(shè)施，力求各類檔案放置有序、查找方便、管理順當(dāng)。

7、每學(xué)期期末是整理和完善檔案的終結(jié)時(shí)間，各部門、各處、要認(rèn)真收集開展工作的相關(guān)文字資料、圖片、表冊等整理，移交辦公室存檔。

8、檔案管理人員必須熟悉檔案的建設(shè)情況，對外調(diào)檔案做到：“取一件、記一件、還一件、裝一件”，并負(fù)責(zé)追回外調(diào)時(shí)間較長的檔案，保證檔案不流失。

檔案室管理規(guī)章制度4

搞好檔案管理，充分發(fā)揮檔案的作用，為各項(xiàng)工作服務(wù)，是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，也是維護(hù)單位歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。

（一）教育學(xué)會(huì)的檔案由學(xué)會(huì)指定專人保管。除此之外的檔案，如文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案等，由檔案室統(tǒng)一歸檔保存。

（二）凡是本單位工作活動(dòng)中辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種材料均應(yīng)歸檔。第一次歸檔時(shí)間為6月底7月初，第二次為12月至次年1月。

（三）檔案室保存的主要檔案目錄：

1、單位的工作計(jì)劃、工作總結(jié)。

2、單位的重要會(huì)議記錄。

3、重點(diǎn)調(diào)研活動(dòng)的總結(jié)或調(diào)研報(bào)告。

4、綜合性教研活動(dòng)、教改實(shí)驗(yàn)、課題研究的材料。

5、各類培訓(xùn)方案。

6、較重要的評選活動(dòng)材料。

7、學(xué)期、學(xué)年個(gè)人總結(jié)考核表。

8、各類獲獎(jiǎng)資料。

9、本單位人員情況資料。

10、各校和全縣學(xué)生學(xué)業(yè)成績統(tǒng)計(jì)資料。

11、上級(jí)指導(dǎo)性公文。

12、本單位其它重要公文。

（四）、借閱檔案時(shí)，不得在案卷上涂劃、刪改、剪插；外單位人員借閱檔案須憑介紹信經(jīng)辦公室主任或單位領(lǐng)導(dǎo)同意。案卷一般不得帶出查案室。

檔案室管理規(guī)章制度5

第一條為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。

第二條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整。結(jié)案后及時(shí)交專職文書人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

第四條檔案管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級(jí)檔案必須保證安全。

第五條歸檔范圍：

1、公司的規(guī)劃、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、科學(xué)技術(shù)、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動(dòng)工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委任書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案等具有參考價(jià)值的文件材料。

2、本公司的請示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

第六條檔案的借閱與索?。?/p>

1、借閱檔案要認(rèn)真填寫《借閱檔案登記薄》。

2、借閱檔案必須愛護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級(jí)檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。

3、歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要嚴(yán)格檢查，如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的，要追究借閱者責(zé)任，并及時(shí)報(bào)告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。

第六條檔案的銷毀：

1、任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。

2、若按規(guī)定需要銷毀時(shí)，必須編制《檔案銷毀清冊》，屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)核對清楚后方可銷毀。

3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。

檔案室管理規(guī)章制度6

一、檔案的建立

（一）建立健全校各類檔案，目的主要在于為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)全面分析、總結(jié)、部署及調(diào)度學(xué)校工作作出決策提供科學(xué)可靠的依據(jù)。

（二）全面系統(tǒng)地建立健全學(xué)校“兩基”檔案。

二、檔案立卷歸檔

（一）凡是具有查考價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。

（二）檔案人員應(yīng)按檔案資料收集范圍及時(shí)收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類、編制目錄，進(jìn)盒入檔。

（三）凡檔案資料收集范圍目錄中未編入，但確有使用、保存價(jià)值的其他資料，學(xué)?？筛鶕?jù)需要自行決定是否保存。

（四）校長室、教務(wù)處、少先大隊(duì)、總務(wù)處等部門應(yīng)將有關(guān)材料分類保存，每學(xué)期結(jié)束時(shí)，集中交檔案人員立卷歸檔。

三、檔案查閱

（一）校內(nèi)人員借閱業(yè)務(wù)性檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱，并要辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。

（二）凡未經(jīng)整理、登記完畢的檔案，一律不得外借或查閱。

四、檔案安全保密

（一）嚴(yán)守有關(guān)保密守則，加強(qiáng)檔案管理人員的組織紀(jì)律。

（二）檔案資料室門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔干燥，自然通風(fēng)，嚴(yán)禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。

第五篇：檔案室管理工作總結(jié)

檔案室管理工作總結(jié)

本，在園領(lǐng)導(dǎo)及同事們的關(guān)心、支持和指導(dǎo)幫助下，較好地履行了自己的職責(zé)，圓滿地完成了各項(xiàng)工作任務(wù)?，F(xiàn)將一年來的工作總結(jié)如下：

一、政治思想、職業(yè)道德

能夠積極參加黨的群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)，貫徹執(zhí)行黨和國家的路線、方針、政策，牢固樹立正確的人生觀和價(jià)值觀。作為一名檔案管理人員，已有一年的經(jīng)驗(yàn)了，雖經(jīng)驗(yàn)不足，但我本著學(xué)中干、干中學(xué)的思想，盡自己最大的努力把檔案管理工作做好。能愛崗敬業(yè)，有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，嚴(yán)格要求自己的言行，提高自己的政治素質(zhì)和個(gè)人修養(yǎng)。在檔案管理繁雜瑣碎的工作中，能潛心鉆研業(yè)務(wù)，做到了任勞任怨、埋頭實(shí)干, 時(shí)時(shí)處處以工作為重，在認(rèn)真扎實(shí)地完成好本職工作的同時(shí)，樂于接受園領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時(shí)性工作及保育工作。

二、檔案管理工作

本人深知檔案管理是幼兒園管理向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展的重要標(biāo)志，是不斷提高管理水平的需要，并在幼兒園建設(shè)和幼教事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著越來越重要的作用。檔案管理工作的好壞，充分體現(xiàn)了幼兒園的基礎(chǔ)管理水平。干好這項(xiàng)工作不僅需要細(xì)心、耐心，而且還需要掌握檔案管理和相關(guān)法律法規(guī)的知識(shí)。一年來，本人能始終把學(xué)習(xí)和鉆研業(yè)務(wù)知識(shí)作為干好工作的抓手，向書本學(xué)、向領(lǐng)導(dǎo)和同志們虛心請教，較好的`掌握現(xiàn)代檔案管理應(yīng)具有的相關(guān)知識(shí)。認(rèn)真管理好本單位的全部檔案，保證檔案的完整和安全；仔細(xì)整理本單位

的文件、資料，按照檔案管理要求，結(jié)合工作實(shí)際，立卷形成正式檔案，存檔保存以便查閱；積極對本單位其他部門的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和協(xié)助，使檔案更加規(guī)范化。

1、加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，做好利用服務(wù)工作。為幼兒園中心工作服務(wù)，為職工服務(wù)。具體體現(xiàn)在日常的工作及管理之中，能積極配合幼兒園中心工作，做到不厭其煩，對所需資料查閱迅速、及時(shí)。對每一位利用者都能做到熱情接待，百拿不厭，百問不煩，想方設(shè)法為他們排憂解難，讓每一位利用者希望而來，滿意而去。

2、加強(qiáng)對文件資料的管理。首先加強(qiáng)對來文的登記與管理，每份領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門交給的文件和資料都要先經(jīng)過認(rèn)真填好入檔登記冊后再裝盒。每一學(xué)期末，我都能分門別類，妥善保管，為以后裝訂檔案做好準(zhǔn)備。每一件從檔案室拿走的文件或資料都要填好檔案借出登記冊，以便歸還，如未歸還，便及時(shí)向其索要，以防丟失，保障了檔案的安全。

三、不足和努力方向

在總結(jié)本年工作的同時(shí)，針對自己經(jīng)驗(yàn)不足及檔案管理知識(shí)面薄弱等問題，力爭在下一個(gè)學(xué)年里堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，做到業(yè)務(wù)素質(zhì)和道德素質(zhì)雙提高。并且希望在今后的工作中能夠有參加檔案管理的培訓(xùn)，以便更快提高自身專業(yè)素質(zhì)，使自己的工作技能能夠上一個(gè)新臺(tái)階。

檔案室管理工作總結(jié)2

時(shí)光匆匆，轉(zhuǎn)眼我已經(jīng)在XXXX公司渡過了四個(gè)多月的時(shí)光。這是我人生中第一份正式的工作，對我來說意義特別。在這四個(gè)多月的學(xué)習(xí)中，在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的帶動(dòng)下，在全體成員的幫助下，我緊緊圍繞檔案室的中心工作，充分發(fā)揮崗位職能，不斷改進(jìn)工作方法，提高工作效率，較好地完成了各項(xiàng)工作任務(wù)，現(xiàn)作以簡要匯報(bào)。

一、20xx主要工作

（一）按照檔案管理要求，定期整理打掃檔案室，做好檔案室環(huán)境工作和檔案信息的保護(hù)工作

（二）與各部門溝通協(xié)調(diào)資料歸檔相關(guān)工作；

（三）做好電子數(shù)據(jù)的收集、整理，維護(hù)和利用好文書檔案管理系統(tǒng)，努力做到收一份文，及時(shí)存錄一份文件；

（四）按照檔案管理制度，對單位檔案室進(jìn)行常態(tài)化管理，專人管理，按照標(biāo)準(zhǔn)對已入庫檔案進(jìn)行保存，做好檔案的收藏和保密工作。

（五）嚴(yán)格按照檔案借閱制度，完善借閱程序，一般只限于在“檔案閱覽室”使用，并進(jìn)行登記。嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，借閱者要認(rèn)真填寫《檔案借閱登記表》，不得轉(zhuǎn)借、涂改、圈劃、批注、增刪、抽頁、裁剪、拆卷、摘抄、拍照等，不得擅自公布檔案內(nèi)容，確保檔案的保密、完整與安全。

（六）耐心細(xì)致，搞好檔案工作。檔案服務(wù)工作的.內(nèi)容比較繁瑣，面對大量的日常性檔案保管工作和領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的事項(xiàng)，我都能抓緊時(shí)間，高效、圓滿、妥善地辦理好，為檔案室工作的正常開展提供了有效保證。

二、20xx主要問題及原因分析

（一）在工作初期，對工作認(rèn)識(shí)不夠深刻，操作中缺乏全局觀念，對公司檔案管理缺少認(rèn)識(shí)和分析，沒有把實(shí)際工作上升到全局的體系中來。通過這一段時(shí)間腳踏實(shí)地的工作，我認(rèn)識(shí)到每個(gè)崗位都是非常重要的環(huán)節(jié)，作為整個(gè)工作鏈條的一部分，都是至關(guān)重要的。檔案管理工作雖然有些枯燥，可是卻是公司工作中至關(guān)重要的一環(huán)，對公司成長過程的一種忠實(shí)反映和記載，直接影響到公司最終

檔案室管理工作總結(jié)3

檔案歸檔看似簡單，其實(shí)是一項(xiàng)復(fù)雜而又嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，需要很?qiáng)的專業(yè)知識(shí)，馬虎不得。

作為學(xué)校的檔案管理老師。之前，這對我來說是一項(xiàng)完全陌生的工作。于是在整理歸檔的過程中邊整理邊摸索，不懂的地方虛心請教詹荔芝副校長，她給我提供了許多幫助和指導(dǎo)。經(jīng)過大家的耐心指導(dǎo)和自己認(rèn)真學(xué)習(xí)、鉆研，很快地就進(jìn)入了角色，并不時(shí)地改進(jìn)方式、方法，來提高檔案整理的效率。

1、開學(xué)初制定了學(xué)校檔案目錄集，按目錄分配好各線要上交的資料。如財(cái)務(wù)檔案、個(gè)人業(yè)務(wù)檔案、特種載體檔案、科技檔案、學(xué)籍檔案、文書教學(xué)檔案、照片檔案、基建檔案、實(shí)物檔案、光盤檔案、設(shè)備檔案。

2、按照計(jì)劃有條不紊地進(jìn)行工作，檔案室時(shí)刻保持干凈整潔，各種檔案基本整理好。

3、期末收集好各線的資料按要求歸檔。

通過了第一階段的努力，工作終于接近了尾聲。當(dāng)然，我也發(fā)現(xiàn)工作還存在許多不足之處。比如：在檔案整理過程中細(xì)節(jié)方面的.問題;缺少專業(yè)知識(shí)。通過整理檔案，我也有所啟發(fā)，在以后的工作中，我會(huì)更加認(rèn)真、仔細(xì)地做好每一件事。遇到不懂的、有困難的及時(shí)請教老師，加強(qiáng)交流溝通。

檔案室管理工作總結(jié)4

20xx年檔案室認(rèn)真貫徹領(lǐng)導(dǎo)指示，在各科室大力支持下，檔案工作建設(shè)不斷加強(qiáng)，服務(wù)創(chuàng)新工作有序開展，檔案綜合管理水平穩(wěn)定發(fā)展。現(xiàn)將一年工作匯報(bào)如下：

加快檔案信息化建設(shè)，根據(jù)國家檔案局要求，推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)，完善以服務(wù)為主導(dǎo)的檔案信息化體系，進(jìn)一步做好紙質(zhì)檔案和電子檔案雙軌并存的各項(xiàng)工作。今年初，積極配合322地質(zhì)隊(duì)在我中心進(jìn)行的馬鞍山宗地代碼轉(zhuǎn)換項(xiàng)目檔案掃描工作中，完成了個(gè)人自建房部份2524宗、國有土地登記檔案部分15187宗共計(jì)57980幅，較好的完成了上級(jí)下達(dá)的任務(wù)，得到了同志們的一致好評。

加強(qiáng)檔案宣傳工作，做好檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，認(rèn)真做好機(jī)關(guān)檔案歸檔指導(dǎo)及檔案接收、檢查和總結(jié)工作，確保歸檔檔案收集齊全、整理歸范。6月中旬，在中心領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下對三區(qū)一縣分局檔案管理人員進(jìn)行了業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并開展了檔案工作課題指導(dǎo)，提升了各縣區(qū)局檔案管理水平。20xx年將地籍檔案和業(yè)務(wù)檔案的紙質(zhì)資料和電子目錄進(jìn)行了檢查梳理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，大大提高了查檔利用率。本共接收20xx各類檔案10635卷，其中地籍檔案9639卷，地籍憑證檔案3冊55本，業(yè)務(wù)檔案377卷，電子光盤及硬盤35張，圖紙105份，各類榮譽(yù)獎(jiǎng)牌4塊，并接收圖書105套，按局

領(lǐng)導(dǎo)要求建立了市國土資源圖書閱覽室，豐富了廣大干部職工的業(yè)余生活。

檔案資料保管保護(hù)，負(fù)責(zé)對局內(nèi)檔案資料的安全管理，定期對其數(shù)量和保管狀況進(jìn)行全面檢查，填寫登記薄。對檔案資料庫內(nèi)溫濕度按要求進(jìn)行調(diào)控，并對檔案資料進(jìn)行定期庫房衛(wèi)生清理。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，今年將地籍檔案進(jìn)行全面移庫，將庫架安全隱患排除，未出現(xiàn)事故。

做好機(jī)關(guān)檔案查詢利用服務(wù)，充分利用檔案資源為中心工作服務(wù)這一宗旨，結(jié)合安全保密的具體要求，截止12月31日，檔案查詢利用共計(jì)3982卷，其中電子數(shù)據(jù)光盤23份、圖紙212幅，并能積極配合今年審計(jì)所需查閱的'所有檔案，能及時(shí)完成上級(jí)下達(dá)的領(lǐng)導(dǎo)干部地籍調(diào)查任務(wù)共計(jì)2127份數(shù)。在年末市檔案局關(guān)于開展本檔案行政執(zhí)法督察的工作中得到了上級(jí)的充分肯定。

20xx年即將過去，取得的成績也將成為過去，在今后的工作中我們將發(fā)揚(yáng)成績，彌補(bǔ)工作中的不足，進(jìn)一步提高標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案信息的利用率，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和國土管理事業(yè)提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

檔案室管理工作總結(jié)5

根據(jù)檔案管理的有關(guān)要求，局綜合檔案室需每年組織一次檔案基本情況檢查。本次檢查由綜合檔案室牽頭，以檔案整理和收集工作為重點(diǎn)，促進(jìn)檔案管理工作更加規(guī)范化。

一、檢查內(nèi)容

可以歸納以下幾點(diǎn)：

1. 對檔案整理情況進(jìn)行了抽查，無霉變、掉頁、被毀等情況，符合檔案管理要求。

2. 各類檔案移交手續(xù)清楚、健全。借閱等級(jí)手續(xù)完備。

3. 對檔案柜里面樟腦清塊進(jìn)行及時(shí)添置，以防檔案蟲蛀。

4. 梅雨季節(jié)開除濕機(jī)進(jìn)行及時(shí)除濕，夏季可開空調(diào)進(jìn)行降溫。

5. 針對檢查發(fā)現(xiàn)問題，采取減少開戶窗戶通風(fēng)換氣時(shí)間，并加強(qiáng)衛(wèi)生打掃，改善檔案保護(hù)措施。

二、檢查人員

三、檢查結(jié)果

1. 庫房檢查：庫房門銷完好，窗玻璃等完好無損，消防器材正常。

2. 案卷檢查：經(jīng)清點(diǎn)。1985年至20xx年案卷保存完整，無遺失。各檔案柜內(nèi)均放置樟腦塊。抽查每年案卷，經(jīng)檢查卷內(nèi)檔案材料無蛀孔，無霉變情況。

3. 查看了案卷借閱登記簿，基本做到借閱登記及時(shí)，項(xiàng)目填寫齊全，字跡清楚。

4. 溫濕度登記及時(shí)。溫濕度控制情況良好。

5. 辦公用房清潔，壁無灰塵，蜘蛛網(wǎng)，衛(wèi)生狀況良好。經(jīng)過檢查我們認(rèn)為綜合檔案室的'各項(xiàng)設(shè)施已基本符合上級(jí)規(guī)定的要求，庫房“六防”要求措施基本落實(shí)，案卷保管情況良好。檔案員責(zé)任心強(qiáng)，工作認(rèn)真，為檔案工作上等級(jí)做出了較大的貢獻(xiàn)。

×××

20xx年10月28日