第一篇：如何管理人事檔案

保管：專人專室專柜保管。我們公司要求指定一名人事專員負責(zé)此事，我安排部門負責(zé)考勤及入離職手續(xù)辦理的小美女來做，挺干練的，目前做得挺好，基本不用讓人多操心。檔案放在專門的檔案室里，并用專門有鎖的鐵柜來存放；每一份員工檔案都有一個編號，編號為員工姓名的第一個拼意字母+工號，如假設(shè)我風(fēng)十三工號為10018，即我的檔案編號為FSS10018，以此按順序按部門擺放排列；每一個檔案都有一個檔案盒，檔案盒里都有一份員工檔案清單目錄（昨天介紹的常規(guī)內(nèi)容都包含在內(nèi)，只要勾選并填上份數(shù)即可，特殊或額外增加的可手工加上）。入職檔案與離職檔案單獨分開存放。涉及敏感性的薪資核定表、調(diào)薪記錄、年薪考核方案等，另外存放于財務(wù)部，由指定的財務(wù)人員負責(zé)保管。

借閱：我們公司規(guī)定只有主管級以上員工才可借閱其下屬員工檔案，且借閱時必須填寫《檔案借閱申請表》交部門負責(zé)人和HR總監(jiān)審批后方可，要借閱經(jīng)理級以上人員的檔案必須經(jīng)總經(jīng)理同意批準(zhǔn)方可；為了確保檔案內(nèi)容安全及信息不外泄，經(jīng)借閱批準(zhǔn)后，借閱人只能在檔案室里在檔案管理人員的監(jiān)督下即時查看，查看完后馬上歸還，不得私自帶出檔案室；查看過程中不得涂改、畫圈、損毀檔案內(nèi)容，也不得拍照、復(fù)印，可單獨用鉛筆與便簽紙記錄一些所需信息帶走，僅此而已。借閱完成后還得在我部門小美女做好的《借閱登記表》上簽字確認(rèn)，月底其整理好后交我簽字審核存檔。

電子檔案的建立和錄入：公司規(guī)定在入離職手續(xù)辦理完一周內(nèi)必須在HER系統(tǒng)中建檔并錄用完整，同時將紙質(zhì)檔案進行掃描作為附件上傳存檔。涉及調(diào)薪（由財務(wù)上傳）和人事異動的也是如此，時間期限都是一周內(nèi)必須完成更新。這個事主要由那位人事專員小美女來獨立完成。

電子檔案閱讀授權(quán)管理：類似借閱規(guī)定，一般員工只能在EHR系統(tǒng)中看到自己的電子檔案，主管可授權(quán)看其下屬檔案，職位越高所查看權(quán)限越大，所看檔案也就越多。服務(wù)于各子/分公司的HR經(jīng)理或主管也只能看其所屬單位的人員檔案，不得跨部門越級查看。授權(quán)是由IT部依據(jù)這規(guī)定提前在系統(tǒng)中設(shè)定好的。

銷毀：公司規(guī)定一般員工離職兩年后其檔案可銷毀，由競業(yè)避止期限要求、主管和經(jīng)理要離職5年后才可銷毀，而公司高管的檔案一般不銷毀。銷毀由檔案管理專員提出《員工檔案銷毀申請表》，報HR總監(jiān)審批方可進行，進行銷毀時必須有第二人在場監(jiān)督執(zhí)行（一般用碎紙機銷毀），完成后雙方都必須要在《銷毀檔案記錄表》里簽字確認(rèn)。另外，電子檔案不予銷毀。

總之，人事檔案的管理要注意安全性、及時性和相關(guān)手續(xù)的完備性，缺一不可。另外，挑選一名做事認(rèn)真細心、講原則并有責(zé)任心的檔案管理專員也很重要，同時做好抽查和監(jiān)督工作，否則難于保障執(zhí)行的可靠性和安全性。以上只是分享我公司做法，僅供參考借鑒，具體如何進行檔案管理，卡卡們可結(jié)合自身企業(yè)實際和要求來做，沒有定論，只要符合以上“三性”原則即可。（如不一定非得要有獨立的檔案室，但必須有可上鎖的檔案柜；不一定非得要有EHR系統(tǒng)，但至少要有一個EXCEL表格的電子檔案登記表；不一定非得要專崗負責(zé)，但至少得安排專人負責(zé)；有地方存放就不一定非得要銷毀；等等）

第二篇：如何管理人事檔案

人事檔案管理培訓(xùn)心得

6月21-24日，本人參加了“廣州市人事檔案管理業(yè)務(wù)”培訓(xùn)。4天的學(xué)習(xí)雖然時間短暫，但學(xué)習(xí)強度很大，巨大的收獲是不容置疑的。通過學(xué)習(xí)，我系統(tǒng)地了解了人事檔案與檔案工作概述的基本知識，以及如何對各類檔案進行收集、分類、立卷、歸檔、利用等管理程序，全方位地了解了檔案管理工作的重要性、檔案管理人員應(yīng)該具備的職業(yè)素養(yǎng)，看到日后管理檔案工作的發(fā)展方向。下面我談?wù)勛约旱恼J(rèn)識、收獲和體會。

一、充分認(rèn)識檔案工作的重要意義

檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，是提高企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。按照胡錦濤同志指出：“檔案事業(yè)是一項崇高的事業(yè)，是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的方面。借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來?！蔽覀儽仨毑粩嗌罨瘜ψ龊脵n案工作重要意義的認(rèn)識，進一步增強責(zé)任感和緊迫感。

二、提高檔案的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力

通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)我意識到，檔案工作既是一項業(yè)務(wù)性工作，又是一項管理服務(wù)性工作。這要求從事檔案工作的檔案人員，既要有扎扎實實的業(yè)務(wù)功底，又要有較強業(yè)務(wù)能力和工作技能。因此，提高檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力是檔案管理工作的關(guān)鍵。

1、要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理知識，提高認(rèn)識檔案知識的水平。不

僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，夯實理論基礎(chǔ)。

2、對檔案工作自身的要求，要全面了解、掌握公司的業(yè)務(wù)，要不斷提高檔案管理方面的業(yè)務(wù)水平和工作技能。

3、要勤總結(jié)，勤改進，不斷創(chuàng)新。

三、對今后檔案管理工作的一些想法

檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)和經(jīng)營等活動的真實記錄，同時作為與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面都發(fā)揮出重要作用。因此，在今后檔案管理工作中我會從以下方面努力：

1、認(rèn)真做好資料的收集、整理、管理工作。

2、及時、主動收集存檔的資料。

3、按時歸檔、定期整理并經(jīng)常檢查，反復(fù)過濾。

4、整理有序，科學(xué)管理，分柜存放，方便查找。

以上，是我在參加了此次人事檔案管理培訓(xùn)班后對檔案工作的認(rèn)識、收獲和體會。

二○一一年七月

第三篇：委托管理人事檔案合同

委托管理人事檔案合同

人事部全國人才流動中心（以下稱甲方）與應(yīng)聘到北京外企人力資源服務(wù)有限公司（以下稱聘用單位）工作的 同志（以下稱乙方），就委托管理乙方人事檔案事宜，共同訂立合同如下：

一、甲方受乙方的委托，將乙方的人事檔案存入甲方，委托甲方管理。乙方原工作身份為(干部、工人、無公職、應(yīng)屆畢業(yè)生)，戶籍所在地為。

二、甲方管理責(zé)任：

1．負責(zé)辦理乙方人事檔案接收手續(xù)，保留乙方的原工作身份，乙方人事檔案調(diào)出甲方時按原工作身份介紹到新的檔案接收單位。

2．保管乙方人事檔案，負責(zé)按規(guī)定向有關(guān)組織、單位出具檔案中已記載的材料。

3．負責(zé)依據(jù)檔案記載，按國家和北京市有關(guān)規(guī)定以及聘用單位的要求為乙方提供相關(guān)人事服務(wù)和管理。4．甲方不負責(zé)其它管理及保險責(zé)任。

三、乙方責(zé)任：

1．需甲方開具證明信或辦理有關(guān)手續(xù)時，必須持聘用單位頒發(fā)的工作證和同意辦理介紹信及其他所需相關(guān)材料；需甲方提供有償服務(wù)的，應(yīng)按甲方收費標(biāo)準(zhǔn)先交齊費用。

2．乙方系應(yīng)屆大中專畢業(yè)生的，在見習(xí)期（一年）滿后應(yīng)及時填寫轉(zhuǎn)正定級表，交聘用單位做出考核鑒定后送交甲方辦理轉(zhuǎn)正 手續(xù)。

3．與聘用單位終止或解除聘用關(guān)系后，應(yīng)自終止或解除關(guān)系一個月內(nèi)，持聘用單位書面通知及簽訂與甲方變更存檔合同或辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)。未及時變更合同或辦理轉(zhuǎn)出手續(xù)的，自終止或解除聘用關(guān)系之日起，以每月20元計，向甲方支付檔案管理費。4．乙方人事檔案調(diào)出甲方或變更存檔合同時，須將本合同書交回甲方，并結(jié)清已發(fā)生的費用。

四、今后遇國家相關(guān)規(guī)定發(fā)生變化，本合同有關(guān)條款按照新規(guī)定執(zhí)行。

五、本合同自雙方簽字之日起生效。

六、本合同一式兩份，雙方各執(zhí)一份，具有同等效力。

甲方：

乙方：（簽字）年

月

日（簽字蓋章）

第四篇：人事檔案專題

人事檔案專題：人事權(quán)，接收函，就業(yè)方案，報到 什么是人事權(quán)？

人事權(quán)是指企事業(yè)、機關(guān)單位員工、干部及人事檔案的管理權(quán)，而非一般公司內(nèi)部的行政人事權(quán)。一般處級以上的政府機關(guān)部門、國有企事業(yè)單位，都具有相應(yīng)的人事權(quán)，在政府人事部門設(shè)立了人事專戶，這類用人單位辦理人事方面的業(yè)務(wù)可以直接或經(jīng)上級管理部門向政府人事部門辦理手續(xù)，非公有制經(jīng)濟性質(zhì)的單位不能直接面對政府人事部門，只有通過人才交流中心才能辦理各類人事事宜。

特別提示：畢業(yè)生到各種非公有制經(jīng)濟性質(zhì)的單位就業(yè)，也就是說到三資企業(yè)、民營、私營、個體等無人事權(quán)的企業(yè)就業(yè)，一定要在人才交流中心掛靠人事和檔案關(guān)系。

什么是接收函？

接收函是有人事權(quán)的單位（一般是人事局）發(fā)給學(xué)校證明接收該畢業(yè)生的函件，是制訂就業(yè)方案和畢業(yè)生派遣的重要證明。到非生源地就業(yè)的必須要有接收函，接收函可以是當(dāng)?shù)厝耸戮值慕邮兆C明，也可以是中央直屬、省直屬單位或企業(yè)的錄用函，或者是在就業(yè)協(xié)議書上蓋有具有人事權(quán)單位的公章。

若與用人單位簽訂《就業(yè)協(xié)議書》后，應(yīng)及時向用人單位垂詢《接收函》事宜。畢業(yè)生拿到《接收函》后應(yīng)及時交回校畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心，以免錯失上報就業(yè)方案時間，造成不必要的麻煩。

什么是就業(yè)方案？

就業(yè)方案是以畢業(yè)生上交的就業(yè)單位所在地市人事局接收公函或有效的就業(yè)協(xié)議書依據(jù)，將畢業(yè)生所填寫的就業(yè)派遣登記表信息錄入到經(jīng)畢業(yè)生資格審查后的畢業(yè)生資源信息庫而形成的。每年6月初要將此方案上報到國家教育部和廣東省教育廳，經(jīng)批準(zhǔn)后，以就業(yè)方案為依據(jù)打印《報到證》。

什么是報到證？

報到證全稱為《全國普通高等學(xué)校本專科畢業(yè)生就業(yè)報到證》，此證由國家教育部印制，省級高校畢業(yè)生就業(yè)管理部門簽發(fā)。報到證是列入國家統(tǒng)一招生計劃的學(xué)生才能持有的有效證件及畢業(yè)生轉(zhuǎn)檔案、遷戶口、到單位報到的憑證。什么是生源類別？

生源類別跟培養(yǎng)類別概念相近，一般分為統(tǒng)招統(tǒng)分生（國家計劃）、港澳臺生、留學(xué)生。

在協(xié)議書中畢業(yè)生與用人單位的權(quán)利和義務(wù)是什么？

畢業(yè)生的權(quán)利和義務(wù)有：

（1）可在規(guī)定的范圍內(nèi)通過與用人單位的雙向選擇，自主選擇自己的就業(yè)單位；

（2）有權(quán)了解用人單位的各種情況（涉及國家機密的除外）和自己將獲得的待遇；

（3）如實向用人單位介紹自己的基本情況，在校表現(xiàn)和學(xué)習(xí)成績。用人單位的權(quán)利和義務(wù)：

（1）可通過與高校學(xué)生的雙向選擇，自主錄用高校畢業(yè)生；

（2）有權(quán)了解學(xué)生包括身心狀況在內(nèi)的基本情況、在校表現(xiàn)和學(xué)習(xí)成績；

（3）制定高校畢業(yè)生用人計劃，及時辦理需求信息登記手續(xù)；

（4）通過供需見面、雙向選擇活動，如實向?qū)W生介紹本單位情況，包括單位基

本情況、崗位要求、基本待遇等。

協(xié)議書損壞或遺失怎么辦？

我校畢業(yè)生統(tǒng)一使用由廣東省教育廳就業(yè)中心印制的《普通高校畢業(yè)生、畢業(yè)研究生就業(yè)協(xié)議書》（以下簡稱《協(xié)議書》），每位畢業(yè)生只能擁有一套（一式三份）。若畢業(yè)生本人不慎將《協(xié)議書》損壞可憑損壞的原件到學(xué)校就業(yè)中心換??；若遺失則需本人提出書面申請，經(jīng)所在學(xué)院簽署意見同意后，由就業(yè)中心補發(fā)。

什么是無效協(xié)議？

無效協(xié)議是指因欠缺就業(yè)協(xié)議的有效要件或違反簽訂就業(yè)協(xié)議的原則從而不發(fā)生法律效力的協(xié)議。凡屬以下情況之一者，均為無效協(xié)議：

（1）畢業(yè)生本人簽訂的協(xié)議；

（2）不符合國家就業(yè)政策、就業(yè)規(guī)定或就業(yè)范圍的協(xié)議；

（3）采取欺詐、隱瞞、作假等手段簽訂的協(xié)議；

（4）未經(jīng)用人單位及其主管部門簽署意見并加蓋公章的協(xié)議；

（5）其他違反法律法規(guī)的協(xié)議。

什么情況下可以申請重新簽約？重新簽約的程序是怎樣的？

一般來說，協(xié)議一旦簽訂，雙方必須認(rèn)真履行，只有以下特殊原因可申請重新簽約：

（1）升學(xué)深造；

（2）出國；

（3）學(xué)校認(rèn)為可以違約的情形。

申請重新簽約的程序：

（1）與用人單位辦理解除協(xié)議的手續(xù)，取得用人單位及其主管部門同意解除協(xié)議的書面意見；

（2）向?qū)W院提出申請報告，學(xué)院經(jīng)過實質(zhì)審查后準(zhǔn)復(fù)；

（3）學(xué)院批準(zhǔn)后，報學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心審核；

（4）向?qū)W校就業(yè)指導(dǎo)中心出具新接收單位的接收函并交回原已簽署的協(xié)議書；

（5）學(xué)校就業(yè)指導(dǎo)中心負責(zé)人簽署批準(zhǔn)意見；

（6）領(lǐng)取新的協(xié)議書，辦理新的簽約手續(xù)。

什么是試用期、見習(xí)期和實習(xí)期？

試用期又稱適應(yīng)期或考察期，根據(jù)2008年1月1日起施行的《勞動合同發(fā)》第十九條規(guī)定：“勞動合同期限三個月以上不滿一年的，試用期不得超過一個月；勞動合同期限一年以上不滿三年的，試用期不得超過二個月；三年以上固定期限和無固定期限的勞動合同，試用期不得超過六個月”。

見習(xí)期與在法律上明確規(guī)定的“試用期”不同，它并不是一個法律層面的概念。見習(xí)期一般是指行政、事業(yè)單位在人事制度的框架下對應(yīng)屆畢業(yè)生進行業(yè)務(wù)適應(yīng)及考核的一種制度。

實習(xí)期一般是專指尚未畢業(yè)的學(xué)生到用人單位進行的社會實踐活動。根據(jù)我國有關(guān)法律規(guī)定，學(xué)生在用人單位實習(xí)期間，與用人單位還不是勞動關(guān)系，因此，二者之間問題的解決依據(jù)尚不能援引《勞動合同法》。

就業(yè)協(xié)議與勞動合同有何區(qū)別？

1、主體不同

就業(yè)協(xié)議適用于應(yīng)屆畢業(yè)生與用人單位、學(xué)校三方之間，學(xué)校是就業(yè)協(xié)議的鑒證方或簽約方，就業(yè)協(xié)議對用人單位的性質(zhì)沒有規(guī)定，適用任何單位；而勞動

合同只適用于勞動者（含應(yīng)屆畢業(yè)生）與用人單位（不含公務(wù)員單位和比照實行公務(wù)員制度的組織和社會團體以及軍隊系統(tǒng)）之間，與學(xué)校無關(guān)。

2、內(nèi)容不同

畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議的內(nèi)容主要是畢業(yè)生如實介紹自身情況，并表示愿意到用人單位就業(yè)、用人單位表示愿意接受畢業(yè)生，學(xué)校同意推薦畢業(yè)生并列入就業(yè)方案，而不涉及畢業(yè)生到用人單位報到后應(yīng)享有的權(quán)利義務(wù)。勞動合同的內(nèi)容涉及勞動報酬、勞動保護、工作內(nèi)容、勞動紀(jì)律等方方面面，勞動權(quán)利義務(wù)更為明確。

3、時間不同

一般來說就業(yè)協(xié)議應(yīng)在畢業(yè)生就業(yè)之前簽訂，而勞動合同往往在畢業(yè)生到用人單位報到后才簽訂。

4、目的不同

就業(yè)協(xié)議是畢業(yè)生和用人單位關(guān)于將來就業(yè)意向的初步約定，是對雙方的基本條件以及即將簽訂的勞動合同的部分基本內(nèi)容的大體認(rèn)可，并經(jīng)用人單位的上級主管部門和高校就業(yè)部門同意和鑒證，一經(jīng)畢業(yè)生、用人單位、高校、用人單位主管部門簽字蓋章，即具有一定的法律效力，是編制畢業(yè)生就業(yè)方案和將來雙方訂立勞動合同的依據(jù)。

什么是無效合同？畢業(yè)生在與用人單位簽訂合同時要注意什么無效合同？

無效合同是指訂立的勞動合同不符合法定條件，不能發(fā)生當(dāng)事人預(yù)期的法律后果的勞動合同。

勞動合同必須經(jīng)雙方協(xié)商一致才能簽訂，任意一方被迫簽訂的勞動合同或未經(jīng)協(xié)商一致簽訂的勞動合同為無效勞動合同。

下列勞動合同無效或者部分無效：

（1）以欺詐、脅迫的手段或者乘人之危，使對方在違背真實意思的情況下訂立或者變更勞動合同的；

（2）用人單位免除自己的法定責(zé)任、排除勞動者權(quán)利的；

（3）違反法律、行政法規(guī)強制性規(guī)定的。

另外，在簽訂的合同中，我們要注意盡可能避免與用人單位簽訂類似以下的勞動合同：

（1）口頭合同。

（2）格式合同：用人單位按照國家有關(guān)法律規(guī)定和勞動部門制定的合同示范文本事先打印好的聘用合同。從表面上看，這種合同似乎無可挑剔，可具體條款卻表述模糊，甚至有多種解釋。

（3）單方合同：只約定應(yīng)聘方有哪些義務(wù)，違反約定要承擔(dān)怎樣的責(zé)任，毀約要交納毀約金等，而合同上關(guān)于應(yīng)聘者的權(quán)利幾乎一字不提。

（4）生死合同：一些危險行業(yè)用人單位為逃避應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任，常常在簽訂合同時，要求應(yīng)聘方接受合同中的“生死協(xié)議”，即一旦發(fā)生意外，企業(yè)不承擔(dān)任何責(zé)任。如果簽訂這種合同，真的發(fā)生意外事故后，恐怕交涉起來會有更多的麻煩。

（5）兩張皮”合同：有些用人單位攝于有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，往往與應(yīng)聘者簽訂兩份合同，一份合同用來應(yīng)付勞動部門的檢查，另一份合同才是雙方真正履行的合同，而這份合同，是不能暴露在陽光之下的。遇到這種情況，應(yīng)聘者一定要當(dāng)心，認(rèn)真對比兩份合同的異同，防止陷入只有利于用人單位而侵犯自己合法權(quán)益的不平等合同陷阱。

初就業(yè)出現(xiàn)勞動爭議有哪些處理途徑？

1、協(xié)商解決

勞動爭議發(fā)生后，當(dāng)事人就爭議事項進行商量，使雙方消除矛盾，找出解決爭議的方法。不愿協(xié)商或者是協(xié)商不成的，當(dāng)事人可以并有權(quán)申請調(diào)解或仲裁。

2、企業(yè)調(diào)解

向本單位勞動爭議調(diào)解委員會申請調(diào)解，企業(yè)調(diào)解達成協(xié)議的，制作調(diào)解書，雙方當(dāng)事人應(yīng)自覺履行（此協(xié)議不具有法律約束力）；從當(dāng)時人申請之日起三十日內(nèi)未達成協(xié)議，則視為調(diào)解不成。當(dāng)事人可以在規(guī)定的期限60至90天內(nèi)，向勞動爭議仲裁委員會申請仲裁。另外，當(dāng)事人不愿意調(diào)解或調(diào)解達成協(xié)議后反悔的，也可直接向仲裁委員會申請仲裁。

3、勞動仲裁

勞動爭議一般由所在行政區(qū)域內(nèi)的勞動爭議仲裁委員會受理，當(dāng)發(fā)生爭議的單位與職工不在同一勞動爭議仲裁委員會管轄地區(qū)時，由職工當(dāng)事人工資關(guān)系所在地的勞動爭議仲裁仲裁委員會處理。如果當(dāng)事人任何一方對裁決不服，則應(yīng)在收到裁決書15日內(nèi)向當(dāng)?shù)厝嗣穹ㄔ浩鹪V，期滿不起訴的，裁決書即發(fā)生法律效力，當(dāng)事人對發(fā)生法律效力的調(diào)解書和裁決書應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的期限履行。

4、法院裁決

當(dāng)事人任何不服裁決向法院起訴的，法院將按照民事訴訟法的有關(guān)程序進行。首先對雙方當(dāng)事人進行民事調(diào)解，如果雙方當(dāng)事人就勞動爭議達成協(xié)議，法院將制定民事調(diào)解書，調(diào)解書一經(jīng)送達當(dāng)事人立即生效，與裁決書具有同等的法律效力。如果調(diào)解不成，法院應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時間內(nèi)作出書面裁決。原被告任何一方對裁決不服的，可在法定期限（自收到裁決書起15日）內(nèi)向上級人民法院提起上訴。

第五篇：人事檔案

畢業(yè)生檔案管理有關(guān)事項問答

2010-06-02 11:12:34

一直以來，不少畢業(yè)生由于對檔案的作用不了解和不重視，在簽訂就業(yè)合同時并未考慮應(yīng)該如何管理自己的檔案，大多數(shù)畢業(yè)生認(rèn)為檔案的管理并不重要，忽視對檔案的管理，這樣的狀況令人擔(dān)憂，忽視對檔案的管理，最后損失的還是畢業(yè)生自己，所以畢業(yè)生一定要了解和掌握檔案管理的相關(guān)政策，切實維護自己的合法權(quán)益，以免給自己今后的發(fā)展埋下“隱患”。下面是畢業(yè)生檔案相關(guān)問題的解答。

一、什么是人事檔案？人事檔案有什么作用？

答：

1、人事檔案是國家機構(gòu)、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。

2、人事檔案作用是：（1）辦理各種社會保險以及開具出國、考研等有關(guān)證明的依據(jù)；（2）職稱申報，需要根據(jù)人事檔案中所記錄的工齡來確定申報資格；（3）轉(zhuǎn)正定級，可以確定干部身份，計算工齡。在行政事業(yè)單位工齡是作為工資、職務(wù)晉升的主要依據(jù)，是辦理退休手續(xù)，享受社會保險的依據(jù)；同時干部身份是單位之間、城市之間流動的必備條件之一。（4）戶口可以根據(jù)檔案中是否具備干部身份，隨檔案調(diào)動而遷移。（5）錄用公務(wù)員、事業(yè)單位工作人員政審時所必備的材料。（6）公務(wù)員、事業(yè)單位、國有企業(yè)確定工資的依據(jù)。

二、什么是戶口？戶口有什么作用？

答：

1、戶口是國家個人基本信息的記錄憑據(jù)。

2、戶口的作用是：（1）辦理身份證、住居證、暫住證的憑據(jù)；（2）辦理結(jié)婚、生育指標(biāo)的憑據(jù)；（3）辦理出國、買房、子女入學(xué)、入職的憑據(jù)；（4）、辦理銀行存款的憑據(jù)；（5）辦理社會保險的憑據(jù)；（6）公務(wù)員事業(yè)單位報考等各類考試的憑據(jù)；（7）住宿、乘飛機、火車等入行憑據(jù)。

三、什么是戶籍卡？什么是戶口遷移證？

戶籍卡即本人戶口本。戶口遷移證是戶口跨市遷移的憑據(jù)，隨著戶口遷移證的開出，其在校的戶籍信息將隨之消除，因此戶口遷移證不能做為戶口使用，畢業(yè)生在畢業(yè)前應(yīng)盡快確定戶口的去向，領(lǐng)到戶口遷移證后應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)到遷往地辦理落戶手續(xù)。

目前我國銀行、保險等行業(yè)的業(yè)務(wù)辦理需要與戶籍信息掛鉤，如不及時處理好自己的戶籍，將直接影響你的工資、保險、信用卡等業(yè)務(wù)的辦理。

四、什么是人事代理

答：人事代理是與社會主義市場經(jīng)濟體制相配套的新型人事管理模式，是指政府人事部門所屬人才服務(wù)機構(gòu)受單位或個人委托，運用社會化服務(wù)方式和現(xiàn)代科技手段，按照一定的法律程序和政策規(guī)定，代辦有關(guān)人事業(yè)務(wù)。根據(jù)國家《人才市場管理規(guī)定》、《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》等規(guī)定，其他機構(gòu)未經(jīng)政府人事部門批準(zhǔn)或授權(quán)一律不得從事該項業(yè)務(wù)，個人不得保管人事檔案。

推行人事代理制度，有利于實現(xiàn)人檔分離和人才社會化管理。對用人單位而言，可減輕大量的人事事務(wù)性工作，解決在人才引進、畢業(yè)生接收、職稱評審、人事檔案管理等方面遇到的問題；對各類人才而言，個人不再是“單位所有”，流動變得十分方便，權(quán)益得到有力保障。譬如畢業(yè)生憑報到證將檔案掛靠在人才交流中心后，可保留干部身份、連續(xù)計算工齡、轉(zhuǎn)正定級、職稱評定、購買各類保險等。

五、為什么要辦理人事代理？

答：人事代理是一種人事管理與人員使用分離的新型人事管理方式。三資、民營、私營等所有非國有企業(yè)對員工的人事檔案、戶口沒有相應(yīng)的人事管理職能；改制后的股

份制企業(yè)員工，事業(yè)單位聘用員工也涉及到人事檔案、戶口的管理問題。上述員工都可能會遇到如：各類保險的繳納、戶口落戶、計劃生育證明、購買經(jīng)濟適用房證明；干部身份的確認(rèn)、檔案工資的調(diào)整、工齡的確認(rèn)與計算；黨團關(guān)系的管理、技術(shù)職稱初任、評審或者企、事業(yè)單位調(diào)動、考公務(wù)員、考研究生等問題；護照中組部、人事部有關(guān)文件精神，政府人事部門所屬的人才服務(wù)機構(gòu)負責(zé)上述上員的檔案、戶口等人事事務(wù)的管理，并為之提供配套的服務(wù)，以保護其合法權(quán)利。

六、什么是干部身份？干部身份對畢業(yè)生以后的發(fā)展有什么幫助？

按照我國現(xiàn)行人事管理政策，國家統(tǒng)一招收的全日制大中專院校畢業(yè)生，執(zhí)行一年見習(xí)期考核合格辦理轉(zhuǎn)正定級手續(xù)后具備干部身份。干部身份是國家機關(guān)錄用公務(wù)員、進入事業(yè)單位的基本條件，同時也是單位之間，城市之間人才流動的必備條件之一。案例：某學(xué)生2003年畢業(yè)于長沙某高校，畢業(yè)后去了廣州某民營企業(yè)工作，因民營企業(yè)不能管理他的檔案、戶口，也就沒有簽就業(yè)協(xié)議書、開出報到證。2006年他跳槽到一家單位，因為工作業(yè)績好，這個單位要求他把檔案、戶口調(diào)入廣州。因為他畢業(yè)時沒有辦理就業(yè)和人事代理手續(xù)，檔案和戶口已退回原籍。干部身份保留期限只有2年，他畢業(yè)已3年，指標(biāo)已經(jīng)作廢，所以不能作為干部身份調(diào)入廣州，這時候機會就永遠失去了。

七、什么是工齡？工齡對畢業(yè)生以后有什么作用？

工齡是指職工以工資收入為生活資料全部來源的以年為單位的工作時間，工齡是我國職工退休的一個條件，也是行政事業(yè)單位，國有企業(yè)工資計算的內(nèi)容之一。

案例：長沙某高校2001年畢業(yè)生，畢業(yè)后在公安廳戶政中心工作，屬聘用員工。該單位在市人才服務(wù)中心為所有聘用員工辦了人事代理。工作兩年后，該畢業(yè)生考取了公務(wù)員，工齡、檔案工資從2001年計算，那么他到新單位的工資級別比同年畢業(yè)沒有

辦理人事代理手續(xù)的同學(xué)檔案工資要高一個檔次。

八、哪些單位能夠保管畢業(yè)生的檔案和戶口？

答：

1、畢業(yè)生如果是到國家機關(guān)、全民事業(yè)單位、國有大中型企業(yè)就業(yè)。這些單位又同意接受其檔案、戶口，那么檔案、戶口就可以在這些單位管理。如果這些單位采用聘用合同制，檔案、戶口須放在當(dāng)?shù)卣耸虏块T所屬的人才服務(wù)機構(gòu)進行檔案管理。

2、畢業(yè)生如果是在三資、民營企業(yè)、股份制企業(yè)就業(yè)，這些企業(yè)按國家現(xiàn)行人事政策不具備人事檔案管理職能，檔案、戶口應(yīng)交由當(dāng)?shù)卣耸虏块T所屬的人才服務(wù)機構(gòu)進行檔案管理。

九、如何辦理改派？

答：

1、到原接收單位開具退函，提取原報到證；

2、到長沙理工大學(xué)就業(yè)指導(dǎo)中心辦理相關(guān)證明；

3、憑退函、證明、原報到證、畢業(yè)證、身份證原件到湖省

大中專就業(yè)指導(dǎo)中心辦理新報到證。

十、辦理人事代理手續(xù)，有報到證與沒有報到證有什么區(qū)別？

畢業(yè)生辦理人事代理手續(xù)，可要報到證也可不要報到證。但有報到證的，可取得干部身份；自開出報到證時間始，連續(xù)計算工齡；一年后可辦理轉(zhuǎn)正定級手續(xù)。而沒有辦理報到證的，就沒有干部身份、不能連續(xù)計算工齡、不能按時辦理轉(zhuǎn)正定級手續(xù)等等。

十一、應(yīng)屆畢業(yè)生什么情況下需要辦理人事代理？

應(yīng)屆畢業(yè)生在畢業(yè)后未找到正式的接收單位的（如私企、外資企業(yè)和暫時沒有人事編制的單位）或準(zhǔn)備出國的，應(yīng)盡快辦理人事代理手續(xù)。

十二、什么是報到證？

報到證是由省級高校畢業(yè)生就業(yè)管理部門簽發(fā)的列入國家計劃

招生的畢業(yè)生持有的證件。報到證為一式兩聯(lián)（正本和副本），正本為藍色由畢業(yè)生持有，到單位或辦理人事代理報到時交給單位或人才中心；副本為白色，由學(xué)校負責(zé)放入畢業(yè)生檔案。

十三、報到證具有何種功能？

1、是畢業(yè)生到接收單位（人才服務(wù)機構(gòu)）報到的憑證；

2、證明持證的畢業(yè)生是納入國家統(tǒng)一招生計劃的學(xué)生；

3、憑報到證及其它有關(guān)資料辦理戶口和人事檔案等手續(xù)；

4、確定干部身份，調(diào)入調(diào)出的依據(jù)之一。

十四、應(yīng)屆畢業(yè)生辦理人事代理有哪些好處？

1、向畢業(yè)生提供國家人事法律、法規(guī)和政策方面的宣傳咨詢服務(wù)。

2、為畢業(yè)生保管人事檔案

3、為畢業(yè)生申報專業(yè)技術(shù)資格考評。

4、按國家有關(guān)政策為畢業(yè)生調(diào)整檔案工資。

5、委托畢業(yè)生的養(yǎng)老、醫(yī)療保險、工傷保險等

6、負責(zé)管理畢業(yè)生的中共黨員的組織關(guān)系。

7、為在市區(qū)無入戶地址的畢業(yè)生掛靠戶糧關(guān)系。

8、負責(zé)接轉(zhuǎn)畢業(yè)生的人事關(guān)系手續(xù)，在委托代理期間，按規(guī)定保留干部身份、計算工齡，為畢業(yè)生辦理出國（出境）政審呈報手續(xù)。承辦與人事管理相關(guān)的其他事宜

十五、畢業(yè)時暫未落實工作單位以及準(zhǔn)備考研的畢業(yè)生檔案如何處理？

答：可在湖南省大中專畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心辦理檔案戶籍托管，因為在落實就業(yè)單位需要辦理就業(yè)派遣手續(xù)時，只需攜帶與省中心簽訂的《人事檔案與戶籍托管合同書》、與用人單位簽訂的就業(yè)協(xié)議書原件與畢業(yè)證復(fù)印件，即可直接到省中心辦理《報到證》，畢業(yè)生戶籍隨新辦《報到證》轉(zhuǎn)遷；考研畢業(yè)生憑報考學(xué)校調(diào)檔函即可在省中心辦理檔案調(diào)出手續(xù)，而不需要再到學(xué)校辦理任何相關(guān)有續(xù)。