第一篇：人事檔案操作方法

人事檔案操作方法

一、檔案編案程序

1、員工工號(hào)編寫

1．1 試用員工廠牌編號(hào)：以入職時(shí)間為準(zhǔn)，廠牌底色以淺黃色為基礎(chǔ)色。人事檔案編號(hào)方法：廠名簡稱 + 部門簡稱（N）+ 年份 + 廠牌編號(hào)

例如：玻璃生產(chǎn)部張某的廠牌編號(hào)為023，則人事檔案編號(hào)為YC.BLN.07023

1．2 正式員工廠牌編號(hào)的由來：按員工轉(zhuǎn)正時(shí)間為先后順序，以自然數(shù)順延排序，廠牌底色以白色為基礎(chǔ)色。

人事檔案編號(hào)原則：廠名簡稱 + 部門簡稱 + 年份簡寫 + 廠牌編號(hào) 例如：玻璃生產(chǎn)部張某的廠牌編號(hào)為023，則人事檔案編號(hào)為YC.BL.07023

2、檔案編寫

2．1 檔案袋封面編碼按員工入職編碼為準(zhǔn)。2．2 按年份編寫順序存檔。

二、檔案資料

1、表格類：《員工入職登記表》、《用工審批表》、《員工轉(zhuǎn)正審批表》、《員工任職檔案》、《員工辭職申請(qǐng)表》、《勞動(dòng)合同》。

2、任職期間的各種獎(jiǎng)勵(lì)、處罰、及其它個(gè)人資料。

三、檔案管理：

第 1 頁

1、建立員工檔案是人力資源管理部門的一項(xiàng)重要工作，必須實(shí)事求是、認(rèn)真對(duì)待。

2、建立專門的檔案資料管理庫，專人專管。

3、未經(jīng)公司總經(jīng)理同意，經(jīng)管部門以外的任何人不得挪用、翻閱員工檔案資料。

4、員工檔案資料應(yīng)設(shè)為永久保存資料，未經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，不得擅自處理銷毀。

第 2 頁

xx實(shí)業(yè)有限公司

人力資源部 年月日

第二篇：干部人事檔案專項(xiàng)審核的具體操作方法

干部人事檔案專項(xiàng)審核的具體操作方法

1、請(qǐng)認(rèn)真閱讀《干部任免審批表》的填表說明后如實(shí)填寫表格,各單位人事干部于2015年6月26日前上報(bào)一份紙質(zhì)版《干部任免審批表》后附干部身份證復(fù)印件一份,同時(shí)上報(bào)電子版《干部任免審批表》,以各單位名稱命名一個(gè)文件夾,文件夾內(nèi)含所有干部的表格，表格的文件名以每位干部姓名(同表格內(nèi)名字一致)命名。

2、審核檔案即初審人和復(fù)審人認(rèn)定人員的基本信息后反饋至各單位人事干部，干部本人核對(duì)信息后，同意組織認(rèn)定意見的，須在《干部任免審批表》第一頁右上角簽署“同意”并署名、按手印、注明時(shí)間。本人意見與組織認(rèn)定意見不一致、拒不簽字的，須在《干部任免審批表》第一頁右上角簽署“干部本人對(duì)×××信息不認(rèn)可”并署名、按手印、注明時(shí)間。由各單位人事干部將《干部任免審批表》一式兩份回收轉(zhuǎn)人社局檔案室。

第三篇：人事檔案

《公司人事檔案管理辦法》

一、公司人事檔案管理辦法總則

為進(jìn)一步加強(qiáng)公司人事檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，結(jié)合公司實(shí)際，制定本辦法。

1、人事檔案，是指企業(yè)在招聘錄用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文字材料。是歷史地、全面地考察職工的重要依據(jù)。

2、在檔案管理中，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，保證檔案安全。

二、公司人事檔案管理辦法職責(zé)

（一）綜合辦勞資員

1、負(fù)責(zé)正確應(yīng)用好檔案，做到職工檔案工資的準(zhǔn)確無誤。

2、負(fù)責(zé)辦理工人檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)。

3、負(fù)責(zé)登記工人工作變動(dòng)情況。

4、負(fù)責(zé)為有關(guān)部門提供職工情況

5、負(fù)責(zé)定期向本單位檔案室移交檔案。

（二）綜合辦檔案員

1、負(fù)責(zé)保管工人檔案，做好對(duì)勞資使用檔案情況的監(jiān)督。

2、負(fù)責(zé)收集、鑒別和整理工人檔案材料。

3、負(fù)責(zé)做好工人檔案的安全、保密、保護(hù)工作。

三、公司人事檔案管理辦法管理規(guī)定

（一）工人檔案的內(nèi)容和分類：

1、履歷材料。是指個(gè)人經(jīng)歷和基本情況，包括簡歷表、履歷表、招聘職工登記表、職工登記表、更改姓名證明等材料；

2、自傳材料。是指自己撰寫的傳記材料；

3、鑒定、考核、考察材料。包括實(shí)習(xí)、畢業(yè)鑒定，學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、工作、技術(shù)、工作調(diào)動(dòng)等考核鑒定材料；

4、評(píng)定崗位技能和學(xué)歷材料。包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評(píng)定技能的考績、審批等材料；

5、政審材料。包括政審表，政治歷史問題和本人檢查交代及證明材料，申訴及落實(shí)政策的材料；

6、參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料。包括加入黨團(tuán)組織和民主黨派的申請(qǐng)書、志愿書、轉(zhuǎn)正材料，退出黨團(tuán)組織和民主黨派的材料等；

7、獎(jiǎng)勵(lì)材料。包括經(jīng)公司級(jí)以上組織授予的各種物質(zhì)、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)決定和先進(jìn)事跡材料。如先進(jìn)生產(chǎn)者、勞動(dòng)模范、三八紅旗手、模范黨團(tuán)員及立功材料；

8、處分材料。包括違犯黨紀(jì)國法或違反廠規(guī)廠紀(jì)所受的處罰、處分決定及本人檢查、旁證材料；

9、招用、勞動(dòng)合同，調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國、退休、退職等材料。包括崗位工種變動(dòng)審批表、工齡改變證明、轉(zhuǎn)正定級(jí)表、工資變更審批表、調(diào)資升級(jí)表、調(diào)動(dòng)工作登記表、工資處理表、聘用審批表、解聘登記表、保險(xiǎn)福利待遇審批表、出國、內(nèi)退、退職、退休、解除或終止勞動(dòng)合同證明等材料；

10、其他可供組織參考的材料。是指凡以上九類不能包括的、有較大參考價(jià)值的，以及縣或相當(dāng)縣級(jí)以上組織蓋章的結(jié)論材料。

11、材料內(nèi)容混在一起無法按上述分類的，按其主要內(nèi)容確定歸類。

（二）檔案的收集、鑒別與歸檔

1、勞動(dòng)工資部門對(duì)職工進(jìn)行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、轉(zhuǎn)正定級(jí)、入黨、入團(tuán)、調(diào)資升級(jí)等所形成的材料要及時(shí)收集，整理立卷，保持檔案的完整。

2、對(duì)遺失的檔案應(yīng)積極查找，確實(shí)查找不到的應(yīng)登記造冊，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后補(bǔ)建。

3、檔案材料不齊全的，應(yīng)由勞資部門負(fù)責(zé)收集、補(bǔ)充，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后歸檔。

4、立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，保證材料真實(shí)、文字清楚，手續(xù)完備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔，做到人檔相符。

5、屬于歸檔的材料，必須齊全、完整。對(duì)頭尾不清，來源和時(shí)間不明的材料，要查清注明后再歸檔。

6、不屬于歸檔的材料，應(yīng)登記造冊，轉(zhuǎn)交本人保存，或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門保管或處理。

7、各類歸檔材料一般按每項(xiàng)材料形成的時(shí)間，由遠(yuǎn)至近依次排列。其中第一類，應(yīng)將一份近期職工登記表（履歷表）放在首頁（在目錄上仍按時(shí)間順序排列）。

（三）檔案的保管

1、建立健全檔案管理工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。

2、嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。

3、勞動(dòng)工資部門成員及其直系親屬和主要社會(huì)關(guān)系成員的檔案應(yīng)轉(zhuǎn)交組織、人事部門代管。

4、檔案按姓氏或拼音字母編號(hào)等方法進(jìn)行排序，并按規(guī)定的分類裝訂成冊。

5、職工死亡后，其檔案移交本單位檔案管理部門保管。對(duì)國家和單位有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物死亡以后，其檔案按《齊魯石化公司檔案接受征集管理辦法》（齊辦發(fā)〔1996〕66號(hào)）有關(guān)規(guī)定移交公司檔案館保管。

6、退職、退休、失蹤、逃亡、自動(dòng)離職、出國不歸等人員的檔案，按《齊魯石化公司檔案接受征集管理辦法》有關(guān)規(guī)定移交檔案管理部門保管。

7、調(diào)動(dòng)、解除（終止）勞動(dòng)合同或被開除、除名人員的檔案，在辦理解除（終止）勞動(dòng)合同手續(xù)后，由公司勞動(dòng)工資部在30日內(nèi)轉(zhuǎn)交新的工作單位或勞動(dòng)保障行政部門。

（四）檔案的借閱與查閱

1、任何人不得查閱或借閱本人及親屬的檔案。

2、檔案除特殊情況外一般不借出查閱，如必須借閱時(shí)，須持注明借閱理由的單位介紹信，經(jīng)勞資部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，辦理借閱手續(xù)。外單位借閱檔案時(shí)，還應(yīng)出示本人工作證或身份證。借閱檔案要如期歸還。逾期不還的，檔案員必須及時(shí)追回。

3、借閱檔案時(shí)，檔案員和借閱者要當(dāng)面點(diǎn)清材料份數(shù)和頁數(shù)，登記簽名。歸還時(shí)當(dāng)面交清，雙方簽字認(rèn)可。借檔人員要保證檔案安全，有遺失、缺頁、損壞等情況時(shí)，應(yīng)立即追查責(zé)任。

4、查閱檔案，必須有查閱單位領(lǐng)導(dǎo)簽字。外單位查閱應(yīng)持單位介紹信及本人工作證或身份證，經(jīng)勞動(dòng)工資部門負(fù)責(zé)人同意后，方可查閱。未經(jīng)同意，不得摘錄、復(fù)制檔案材料。嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。

5、檔案查閱應(yīng)遵守以下規(guī)定：

（1）查閱檔案應(yīng)在閱檔室進(jìn)行，且應(yīng)2人以上，其中至少要有1名中共黨員；

（2）在查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁吸煙等可能污損檔案的行為；

（3）查閱檔案的人員，對(duì)檔案內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露。

（五）檔案的轉(zhuǎn)遞

1、檔案應(yīng)通過公司機(jī)要部門轉(zhuǎn)遞或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶。

2、對(duì)轉(zhuǎn)出的檔案，必須按“企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項(xiàng)目登記，并密封包裝。對(duì)轉(zhuǎn)出的材料，不得扣留或分批轉(zhuǎn)出。

3、接收單位收到檔案經(jīng)核對(duì)無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章，并將回執(zhí)立即退回。逾期一個(gè)月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時(shí)催問，以防丟失。

（六）處罰

有下列行為之一的，視情節(jié)輕重，由主管部門對(duì)有關(guān)責(zé)任人員給予行政處分或經(jīng)濟(jì)處罰：

1、不按規(guī)定建立檔案工作管理制度或檔案保管條件不當(dāng)危及檔案安全，造成損失的；

2、發(fā)現(xiàn)檔案破損、變質(zhì)、丟失或泄密等情況，未及時(shí)采取措施造成損失的；

3、不按有關(guān)規(guī)定將應(yīng)歸檔的文件材料向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案館移交的；

4、涂改、偽造、盜竊檔案或擅自提供、抄錄、公布和損毀檔案的；

5、阻撓、拒絕檔案管理部門依法監(jiān)督檢查的或?qū)z舉揭發(fā)違法行為者打擊報(bào)復(fù)的；

6、檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的；

7、違反國家有關(guān)檔案法規(guī)的。

（七）檔案員守則

1、認(rèn)真執(zhí)行檔案管理規(guī)定，遵守保密制度，忠于職守。

2、保護(hù)檔案的安全，不得擅自轉(zhuǎn)移、分散或銷毀檔案材料。

3、除轉(zhuǎn)正定級(jí)、黨團(tuán)、調(diào)資升級(jí)、獎(jiǎng)懲等政黨性材料可以隨時(shí)歸檔外，其它材料應(yīng)隨時(shí)進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可歸檔。

4、需要銷毀或處理的檔案材料，必須經(jīng)登記和批準(zhǔn)后方可處理。

5、不準(zhǔn)無關(guān)人員進(jìn)入檔案室。不向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。

5、檔案材料書寫時(shí)一律用鋼筆或毛筆，字跡要端正、清楚，不準(zhǔn)使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。

6、檔案管理應(yīng)做到：認(rèn)真鑒別、人檔相符、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、查取迅速、裝訂規(guī)范、存放整齊、查（借）閱有手續(xù)。

第四篇：人事檔案

建立人事檔案的作用與意義：

人事檔案是公司檔案袋的重要組成部分，是一家公司的文化底蘊(yùn)，可以全方面綜合的考察員工，作為升遷加薪等的考察一句，也可以有效避免產(chǎn)生不必要的糾紛。公司人事檔案主要包括：

員工簡歷、面試評(píng)估表、入職登記表、勞動(dòng)合同、身份真復(fù)印件、照片等。主要可以分為三大板塊：

入職員工：

新員工登記表、人才登記表、畢業(yè)證復(fù)印件、銀行卡號(hào)、合同申請(qǐng)表、離職證明（上一家單位）、勞動(dòng)合同復(fù)印件、入職體檢表、入職承諾書（承諾與上家單位家畜勞動(dòng)關(guān)系，發(fā)生糾紛與本公司無關(guān)）

在職員工：

試用期轉(zhuǎn)正評(píng)估表、崗位升遷申請(qǐng)（人事異動(dòng)審批表）、請(qǐng)假記錄、值班記錄、考勤記錄、培訓(xùn)簽到表、月底績效考核表、年終考核表、年終總結(jié)

離職員工：

離職申請(qǐng)、理智工作交接表、離職證明或解除勞動(dòng)合同通知書

人事檔案編號(hào)：

入職年份+流水號(hào)例：2012年6月3日入職，則該員工編號(hào)為：2012060301 人事檔案管理：

固定人員（入職、在職員工）和流動(dòng)人員（離職員工）：以個(gè)人為單位用檔案袋收納應(yīng)聘人員：以整體為單位用檔案袋收納

固定人員的人事檔案借閱需經(jīng)部門主管同意

流動(dòng)人員檔案和應(yīng)聘人員人事檔案借閱需經(jīng)檔案管理人員同意

流動(dòng)人員檔案自人員離開之日起3年后可銷毀，應(yīng)聘人員檔案自投遞之日起2年后可銷毀。

注：所有人員的檔案都應(yīng)建立電子檔以備查閱

第五篇：人事檔案

、你們公司的人事檔案，除了以下5項(xiàng)常規(guī)內(nèi)容外，還包含哪些其它內(nèi)容？ A、員工簡歷

B、面試評(píng)估表 C、入職登記表 D、勞動(dòng)合同 E、員工身份證復(fù)印件/照片

2、建立這些人事檔案的作用和意義是什么？ 參照我們公司的規(guī)范，回答如下：由于我們公司有外籍人士，所以對(duì)于人事檔案我們分為Local和外籍2類，其中包含的內(nèi)容也不一樣。1.local員工的檔案包含：

567

213

415 員工登記表 應(yīng)聘資料背景調(diào)查表(適用簽訂保密協(xié)議人員)身份證復(fù)印件 學(xué)歷證書復(fù)印件 學(xué)位證書復(fù)印件 戶口本復(fù)印件 照片 退工單/離職證明 勞動(dòng)合同 保密協(xié)議 職業(yè)病危害告知書 員工手冊簽收回執(zhí) 職業(yè)資格證書復(fù)印件 社會(huì)累計(jì)工齡核定資料

2.外籍員工的檔案包含：

910

14員工個(gè)人資料登記表 應(yīng)聘資料 背景調(diào)查表(適用簽訂B類保密協(xié)議人員)身份證復(fù)印件 護(hù)照復(fù)印件（外國）臺(tái)胞證(臺(tái)灣)回鄉(xiāng)證（香港）無犯罪記錄（僅適用于外國人）臨時(shí)住宿登記表 學(xué)歷證書復(fù)印件 學(xué)位證書復(fù)印件 照片 退工單/離職證明 勞動(dòng)合同 保密協(xié)議

20LOA 職業(yè)病危害告知書 員工手冊簽收回執(zhí) 就業(yè)登記備案表 就業(yè)申請(qǐng)表 就業(yè)證注銷證明 如何管理人事檔案？

1、你們公司的人事檔案管理包含以下哪些工作項(xiàng)目？（可多選）A、保管 B、借閱 C、電子檔案的建立和錄入 D、電子檔案閱讀授權(quán)管理 E、銷毀 F、其它（請(qǐng)補(bǔ)充說明）

2、管理檔案的操作規(guī)范和具體措施是怎樣的？

申請(qǐng)當(dāng)牛人

7949

分享者：huang_3398 廣東深圳 學(xué)號(hào)：12086009

4人力資源主管 能源/冶煉/材料/化工

本帖最后由 huang_3398 于 2012-10-16 11:42 編輯 我是9月開始在三茅打卡的，一共打卡12次，上月帖子被頂置2次，今天看到思考思的私信，說我獲得9月打卡全勤獎(jiǎng)，好 意外呀，激動(dòng)得不得了，幸福來得太快太突然，不知說什么好，除了感謝還是感謝，謝謝三茅讓我非常有 成就感，謝謝三茅提供這么好的平臺(tái)，我會(huì)繼續(xù)努力下去，希望能和三茅一起成長。

1、你們公司的人事檔案管理包含以下哪些工作項(xiàng)目？（可多選）

A、保管 B、借閱 C、電子檔案的建立和錄入 D、電子檔案閱讀授權(quán)管理 E、銷毀 F、其它（請(qǐng)補(bǔ)充說明）

我公司人事檔案管理包含A、B、C、D、E、F幾項(xiàng)，具體如下：

2、管理檔案的操作規(guī)范和具體措施是怎樣的？

A、檔案保管：我們對(duì)每個(gè)員工的檔案進(jìn)行分類，按部門、入職日期、工號(hào)、工作區(qū)域進(jìn)行分類，方便查找，我們的檔案由

薪酬專員來保管，在辦理好員工入職手續(xù)后，統(tǒng)一由薪酬專員保管，存放在專門的文件柜，因?yàn)闄n涉及到薪資保密。

B、借閱：我公司規(guī)定了嚴(yán)格的人事檔案借閱制度，員工本人只可借閱自己的檔案，部門最高領(lǐng)導(dǎo)可借閱、查看本部門人員

檔案，人力資源部最高領(lǐng)導(dǎo)可借閱全公司人員檔案外，人力資源部其他成員只能根據(jù)工作涉及的內(nèi)容借閱員工一部分檔

案，保護(hù)員工的個(gè)人隱私。

C、電子檔案的建立和錄入：新員工入職后收集齊公司規(guī)定的相關(guān)資料，由招聘專員負(fù)責(zé)錄入公司ERP系統(tǒng)，所錄入資料必

須確保完整性和正確性，錄入的資料包括：員工基本資料、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、職位異動(dòng)（調(diào)崗、升職、降職、調(diào)

薪）、績效考核、性格測試等。

D、電子檔案閱讀權(quán)管理：和檔案借閱類似，我們詳細(xì)規(guī)定了查閱員工檔案的權(quán)利，因有ERP系統(tǒng)，這方面操作起來比較方

便，對(duì)于薪資方面的權(quán)限，只有直接部門領(lǐng)導(dǎo)、人力資源部領(lǐng)導(dǎo)、薪酬專員及財(cái)務(wù)相關(guān)工作人員能查閱，修改權(quán)限僅限

薪酬專員屬有。

E、銷毀：員工離職后，紙存員工基本資料、勞動(dòng)合同、競業(yè)禁止協(xié)議等最少保留三年，對(duì)于一些重要的檔案會(huì)存放得更久

些，電子資料我們是一直保留的，以方便資料統(tǒng)計(jì)及查詢。

F、檔案保存的注意事項(xiàng)：

方便查找：檔案的存放一定要便于查找，按編號(hào)、部門、工作區(qū)域、日期等分門別類的存放；電子檔案要錄入關(guān)鍵詞和主

題詞，方便快速查找。

防水防蟲防潮：現(xiàn)在大多數(shù)公司開始推行無紙化辦公，對(duì)紙質(zhì)檔案的保管就忽視了，紙質(zhì)檔案記錄是規(guī)避勞資糾紛的最大

證據(jù)，一定要保管好，檔案存放地要注意保持通風(fēng)、干燥、防蟲，尤其要注意防蟲，書中自有黃金屋，書中也自有蛀蟲

呀，萬一重要文件被蟲子蛀掉，那就太得不償失了。

保密：人事檔案是員工的個(gè)人隱私，人力資源部或檔案部門應(yīng)該實(shí)行嚴(yán)格的借閱手續(xù)和保密制度，防止個(gè)人資料及隱私外

泄。如何規(guī)避人事檔案的風(fēng)險(xiǎn)？

1、你認(rèn)為目前你公司的人事檔案有沒有風(fēng)險(xiǎn)？ A、有 B、沒有

2、如果有，你會(huì)怎么來改善和規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)？ 如果沒有，你具體做了哪些措施來保證沒有風(fēng)險(xiǎn)？

申請(qǐng)當(dāng)牛人

10614

5分享者：風(fēng)十三 廣東深圳 學(xué)號(hào)：120864549

總監(jiān) 計(jì)算機(jī)/通信/互聯(lián)網(wǎng)/電子（企業(yè)規(guī)模：1001-10000人）本帖最后由 風(fēng)十三 于 2012-10-17 08:12 編輯 今天大意失荊州??！~~不小心失手，被膘哥偷襲！明天我勢必重新奪回沙發(fā)寶座！--------------------------

正如我前兩天打卡介紹的那樣，我們公司在人事檔案方面的管理相對(duì)比較完善，目前沒太大的風(fēng)險(xiǎn)，沒有因此而給公司造成重大損失或發(fā)生負(fù)面影響事件。慶幸之余，還是得益于公司對(duì)檔案管理的重視和日常操作的規(guī)范管控。

要合理規(guī)避人事檔案的風(fēng)險(xiǎn)，我個(gè)人認(rèn)為要從檔案的真實(shí)性、完整性、及時(shí)性、安全性和實(shí)際操作的完備性等五個(gè)方面去著手考慮。詳細(xì)如下：

1、真實(shí)性 員工檔案真實(shí)性是其第一要素，如果連真實(shí)性都難于掌控和把握，做再多的安全保障措施、再及時(shí)完備的管理，那都是圖勞無功的！沒有意義，反而浪費(fèi)時(shí)間和精力。因此，確保員工檔案記錄的真實(shí)性是風(fēng)險(xiǎn)防控的第一關(guān)，也是最重要的一關(guān)。

沒有員工本人簽名的資料入檔，確切來說是一個(gè)無效的檔案資料，一旦發(fā)生爭議或糾紛，不足于作為有效證據(jù)。員工檔案的許多資料都要員工本人提供、填寫或簽名，因此，建檔時(shí)核查資料、確保填寫規(guī)范和保證有員工本人簽名等就顯得尤為重要。如入職時(shí)的身份核實(shí)、學(xué)歷驗(yàn)證、背景調(diào)查等；入職登記表的填寫規(guī)范、勞動(dòng)合同由HR在場監(jiān)督指導(dǎo)員工本人簽訂等；員工對(duì)各項(xiàng)規(guī)章制度的培訓(xùn)記錄簽名等；有員工簽名的薪資核定表、檢討書、獎(jiǎng)懲記錄、考核目標(biāo)確認(rèn)書、績效面談表、考核統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、年薪考核方案等；確保涉及員工入職/在職/離職等各方面的文件資料都是真實(shí)并經(jīng)員工簽名確認(rèn)過的。另外，為了核查真實(shí)性把關(guān)工作是否做到位，我相信很多企業(yè)都會(huì)有HR負(fù)責(zé)人最終把關(guān)審核簽字這一關(guān)，只有經(jīng)HR負(fù)責(zé)人審核簽字確認(rèn)的資料才可入檔，作為員工檔案的組成部分。我們也不例外。（如果還沒有做這一關(guān)，那就趕緊補(bǔ)上吧，任由小文員一個(gè)人按制度流程及規(guī)范來操作，不加審核，還是會(huì)有風(fēng)險(xiǎn)的?。。?/p>

2、完整性

這個(gè)不用多說，該有一定要有，不能缺胳膊少腿的，否則就不行，風(fēng)險(xiǎn)隨時(shí)可能發(fā)生！做HR最苦惱的是莫過于所有其他員工都在規(guī)章制度里簽名了，但唯獨(dú)有一個(gè)員工沒簽，而他卻正好嚴(yán)重違紀(jì)了；或者說所有其他員工都買保險(xiǎn)了，唯獨(dú)有一個(gè)員工沒買，而他正好出工傷事故了……碰到這種情況，你腸子悔斷都沒用，要怪只能怪自己平時(shí)沒檢查和注意好員工檔案內(nèi)容和記錄的完整性。多留個(gè)心眼，多仔細(xì)對(duì)幾遍，多審核，不完整限時(shí)補(bǔ)齊（如我們是要求一周內(nèi)補(bǔ)齊）等終究是有益無害的。

3、及時(shí)性

及時(shí)性無非就是該更新的、該續(xù)簽的、該補(bǔ)齊的都要及時(shí)提前完成，尤其是不能超過法定期限，否則就存在法律風(fēng)險(xiǎn)。如我們公司規(guī)定，員工基本信息（身份證、住址、聯(lián)系電話、緊急聯(lián)絡(luò)人）有變更的，應(yīng)第一時(shí)間（變更后一周內(nèi)）書面告知HR部門，不告知視是默認(rèn)沒變更，排除企業(yè)不利風(fēng)險(xiǎn)同時(shí)，檔案管理人員要及時(shí)給予更新。做好及時(shí)性最好的辦法莫過于在EHR系統(tǒng)中設(shè)置工作事項(xiàng)提醒或建立EXCEL表格對(duì)到期時(shí)間進(jìn)行標(biāo)紅提醒，并定期提前查看，以備及時(shí)行動(dòng)。

4、安全性 安全性主要是注意檔案的防潮、防蟲、防盜、防泄露，專人專室專柜（鐵柜）保管很較好地做到這一點(diǎn)。為了進(jìn)一步防范和監(jiān)控，我們還在檔案室內(nèi)容安裝了高清攝像頭，整個(gè)檔案室可以通過高清攝像后臺(tái)一覽無余，沒有死角?！稒n案借閱登記表》配上監(jiān)控錄像，要做手腳很難，我們那小美女借她個(gè)膽她也不敢亂來，呵呵。另外，我們公司的員工檔案一旦建立，就不會(huì)輕易讓員工獲得或帶走，那怕是一張無關(guān)緊要的紙，只要是員工檔案里頭的，都不允許任何人帶出檔案室。電子檔案只準(zhǔn)按權(quán)限查看，不能復(fù)制、下載或打印等。

5、操作的完備性 這個(gè)說簡單點(diǎn)，就是你對(duì)員工檔案所做的每一項(xiàng)動(dòng)作是否有操作規(guī)范和流程？是否有登記表可追溯和備查？就像對(duì)待公司財(cái)務(wù)報(bào)表和公章一樣，去認(rèn)真慎重地對(duì)待檔案建立和管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，就問題不大。如《借閱登記表》等。

另外，為了震懾和懲罰檔案管理的違紀(jì)行為，在規(guī)章制度中最好寫明如“提供虛假信息和個(gè)人經(jīng)歷，操作中延誤或不及時(shí)辦理、外泄檔案信息給公司造成重大損失或負(fù)面影響者，按嚴(yán)重違紀(jì)論處，給予無償辭退”等字樣的處罰規(guī)定，以此來約束員工和檔案管理員的操作行為。