第一篇：辦公室實(shí)務(wù)基本內(nèi)容

第一章 辦公室實(shí)務(wù)概述

【教學(xué)要求】通過(guò)本章教學(xué)，使學(xué)生對(duì)辦公室的基本職能、業(yè)務(wù)范圍和主要工作內(nèi)容有比較全面的了解和認(rèn)識(shí)，能夠比較熟悉一般辦公室常用設(shè)備的基本性能，并能夠較為熟練地進(jìn)行運(yùn)用和操作，正確管理辦公室及接待室。

一、一般了解： 1．辦公室的含義。2．辦公室事務(wù)管理特征：服務(wù)性、分散性、專業(yè)性、主動(dòng)性、繁雜性。3．我國(guó)文秘工作、國(guó)際文秘人員工作、我國(guó)外資企業(yè)與合資企業(yè)辦公室實(shí)務(wù)內(nèi)容。4．辦公室環(huán)境的布置和管理

二、基本掌握: 1． 辦公室的職能：政務(wù)（或業(yè)務(wù)）服務(wù)和事務(wù)管理。2． 辦公室實(shí)務(wù)，就是指辦公室的工作事務(wù)和操作實(shí)務(wù)。辦公室工作人員以文員和文秘人員為主，所以辦公室實(shí)務(wù)通常又被稱為文秘工作或文秘人員工作。3． 主要辦公器械的使用。4． 辦公用品的準(zhǔn)備。5． 辦公室和接待室的管理【教學(xué)建議】 1． 組織學(xué)生對(duì)我國(guó)文秘及國(guó)際文秘人員的工作實(shí)務(wù)進(jìn)行對(duì)比討論； 2． 模擬開展辦公室環(huán)境的整治； 3． 模擬開展常用辦公設(shè)備的操作演練；

第二章 文員實(shí)務(wù)知識(shí)與能力

1．文員工作指導(dǎo)思想 2．“優(yōu)先順序”處理工作 3．文員管理時(shí)間的方法 4．文員的工作方法：請(qǐng)示方法與報(bào)告方法；計(jì)劃方法和總結(jié)方法；受意方法；傳達(dá)方法；進(jìn)言方法；變通方法和擋駕方法；分工方法與合作方法；

第二章 文員實(shí)務(wù)教學(xué)要求

【教學(xué)要求】通過(guò)本章教學(xué)，使學(xué)生了解文員工作的基本程序，特別注意掌握“優(yōu)先順序”處理工作的原則，能夠較好地運(yùn)用和管理時(shí)間，能夠較好地了解和運(yùn)用各種工作方法。

一、一般了解： 1．計(jì)劃的步驟、實(shí)施的步驟、檢查的步驟； 2．傳達(dá)方法； 3．進(jìn)言方法； 4．變通方法和擋駕方法

二、基本掌握: 1．文員管理時(shí)間的方法； 2．受意方法； 3．分工方法與合作方法

三、重點(diǎn)掌握： 1．“優(yōu)先順序”處理工作 2．請(qǐng)示方法與報(bào)告方法； 3．計(jì)劃方法和總結(jié)方法；【教學(xué)建議】 1． 指導(dǎo)學(xué)生合理計(jì)劃和安排工作時(shí)間； 2．對(duì)各種工作方法進(jìn)行分類對(duì)比，如請(qǐng)示與報(bào)告、計(jì)劃與總結(jié)、受意傳達(dá)與進(jìn)言、變通與擋駕等。

第三章 電話、電子通訊知識(shí)與能力

1．電話的類型 2．打電話的方法、接聽電話的方法 3．因特網(wǎng)服務(wù) 4．電視會(huì)議 5．交互式電話會(huì)議 6．衛(wèi)星通信

第三章 電話、電子通訊教學(xué)要求

【教學(xué)要求】通過(guò)本章的教學(xué)，使學(xué)生了解電子通訊設(shè)備的簡(jiǎn)單原理和使用常識(shí)，能夠比較熟悉相對(duì)比較先進(jìn)的電信設(shè)施的用途用法，正確有效地使用常用電信設(shè)備，提高工作效率。

一、一般了解：電視會(huì)議交互式電話會(huì)議衛(wèi)星通信

二、基本掌握: 打電話的方法、接聽電話的方法【教學(xué)建議】 1． 有重點(diǎn)地組織學(xué)生對(duì)常用電信設(shè)備的使用與實(shí)驗(yàn)； 2． 模擬正確接打電話的步驟方法。

第四章 郵件收發(fā)知識(shí)與能力

1．郵件的收取 2．郵件的分揀 3．郵件的拆封 4．郵件的處理 5．上司不在時(shí)郵件的處理 6．郵件的寄發(fā)

第四章 郵件收發(fā)教學(xué)要求

【教學(xué)要求】通過(guò)本章的教學(xué)，使學(xué)生掌握郵件收發(fā)的工作程序和特殊情況下的處理辦法。

一、一般了解： 1．郵件的收取 2．郵件的分揀 3．郵件的寄發(fā)

二、基本掌握: 1．郵件的拆封 2．郵件的處理 3．上司不在時(shí)郵件的處理【教學(xué)建議】組織學(xué)生對(duì)各種信函的收發(fā)進(jìn)行模擬訓(xùn)練，設(shè)置一些特殊、突發(fā)事件，讓學(xué)生實(shí)際演練應(yīng)變方案。

第五章 接待實(shí)務(wù)知識(shí)與能力

1．接待的基本禮節(jié) 2．接待平時(shí)來(lái)訪者、計(jì)劃中來(lái)賓的實(shí)務(wù)

第五章 接待實(shí)務(wù)教學(xué)要求

【教學(xué)要求】通過(guò)本章教學(xué)，使學(xué)生熟悉文員接待的基本業(yè)務(wù)，正確掌握接待禮儀，對(duì)包括迎送、傳達(dá)、引見、介紹、接待等一系列接待事宜，有清楚的了解，正確掌握內(nèi)賓、外賓的接待程序。

一、一般了解： 1．行為舉止方面的禮貌 2．儀表方面的禮貌

二、基本掌握: 1． 接待平時(shí)來(lái)訪者的實(shí)務(wù)：初見來(lái)訪者、傳達(dá)有關(guān)人員、向有關(guān)人員引見 2． 接待計(jì)劃中來(lái)賓：內(nèi)賓接待、外賓接待【教學(xué)建議】組織學(xué)生模擬各種接待禮節(jié)，多項(xiàng)次、不同角度、不同身份分組演示接待禮儀。

第六章 信訪實(shí)務(wù)知識(shí)與能力

1．來(lái)信受理程序 2．來(lái)訪接待程序

第六章 信訪實(shí)務(wù)教學(xué)要求

教學(xué)要求】通過(guò)本章教學(xué)，使學(xué)生了解做好接待來(lái)訪工作的重要性，能夠在認(rèn)真做好接待來(lái)訪工作中，密切黨群關(guān)系、干群關(guān)系，熟悉來(lái)信的受理與處理，來(lái)訪的接待與處理，來(lái)電的接聽與處理

一、基本掌握： 1．承辦來(lái)信注意事項(xiàng) 2．來(lái)電的接收與處理

二、重點(diǎn)掌握： 接待來(lái)訪注意事項(xiàng)【教學(xué)建議】模擬仿真場(chǎng)景，實(shí)際演練來(lái)電、來(lái)訪、來(lái)信的應(yīng)對(duì)措施。

第七章 會(huì)議及會(huì)談實(shí)務(wù)知識(shí)與能力

1．會(huì)議的目的 2．會(huì)議的分類 3．會(huì)議實(shí)務(wù)

第七章 會(huì)議及會(huì)談實(shí)務(wù)教學(xué)要求

【教學(xué)要求】通過(guò)本章教學(xué)，使學(xué)生了解并熟悉各種會(huì)議的目的，能夠根據(jù)不同情況，區(qū)分各類會(huì)議的不同要求，能夠制定會(huì)議計(jì)劃，做好會(huì)議準(zhǔn)備，完成會(huì)議實(shí)務(wù)工作一、一般了解： 1．會(huì)議用語(yǔ) 2．會(huì)議出席者的位置 3． 會(huì)議用品的準(zhǔn)備 4． 分析會(huì)議成本

二、基本掌握: 1．議程表制作和執(zhí)行方法 2．會(huì)議通知的寫法和傳達(dá)方法 3．會(huì)議記錄 4．召開各種會(huì)議方法

三、重點(diǎn)掌握： 1．會(huì)議的計(jì)劃與準(zhǔn)備 2．會(huì)議資料的準(zhǔn)備 3．會(huì)議后的實(shí)務(wù)【教學(xué)建議】 1． 模擬運(yùn)作各種會(huì)議準(zhǔn)備工作； 2． 對(duì)比不同會(huì)議的不同形式和開法； 3． 研討會(huì)議實(shí)效問(wèn)題。

第八章 日程安排知識(shí)與能力

1．日程安排的意義 2．日程安排計(jì)劃表的種類和管理

第八章 日程安排教學(xué)要求

【教學(xué)要求】通過(guò)本章教學(xué)，使學(xué)生了解日程安排的重要意義，能夠合理地制定年預(yù)定、月預(yù)定、周預(yù)定、日預(yù)定表，能夠?qū)θ粘贪才胚M(jìn)行有效管理。

一、一般了解： 1．日程安排計(jì)劃的變更和調(diào)整

二、基本掌握: 1．日程安排計(jì)劃表的種類 2．日程安排計(jì)劃表的制作和填寫 3．日程安排計(jì)劃管理【教學(xué)建議】 1． 模擬制作日程安排計(jì)劃表。2． 模擬演示日程變更和調(diào)整的應(yīng)對(duì)措施。

第九章 差旅事宜知識(shí)與能力

文秘人員在差旅過(guò)程中的主要任務(wù)

第九章 差旅事宜教學(xué)要求

【教學(xué)要求】通過(guò)本章教學(xué)，使學(xué)生了解商務(wù)旅行、公務(wù)外出時(shí)文員的主要工作任務(wù)，能夠?qū)Πń煌üぞ叩倪x擇、出差諸項(xiàng)事宜的準(zhǔn)備、境內(nèi)外旅行各種手續(xù)的辦理以及出差結(jié)束后的各項(xiàng)工作情況有清晰的了解。一般了解： 1．準(zhǔn)備工作 2．履行過(guò)程安排 3．旅行結(jié)束后的有關(guān)工作【教學(xué)建議】 1．模擬進(jìn)行出差前的工作準(zhǔn)備及善后工作； 2．模擬演示境外旅游簽證等手續(xù)辦理。

第十章 照料上司身邊瑣事知識(shí)與能力

照料上司相關(guān)事宜

第十章 照料上司身邊瑣事教學(xué)要求

【教學(xué)要求】

一、一般了解： 1． 照料身邊瑣事的準(zhǔn)備 2． 各種照料身邊事務(wù)的工作 3． 照料身邊瑣事的做法【教學(xué)建議】通過(guò)本章教學(xué)，使學(xué)生了解照料上司身邊瑣事的意義，重視并能夠妥善處理相關(guān)事宜。

第十一章 交際與禮儀知識(shí)與能力

1． 日常舉止規(guī)范 2．交際業(yè)務(wù)

第十一章 交際與禮儀教學(xué)要求

【教學(xué)要求】通過(guò)本章教學(xué)，使學(xué)生了解交際的禮儀與規(guī)范，對(duì)日常舉止、交際應(yīng)酬、社交行為等有正確的理解和認(rèn)識(shí)，有符合行為規(guī)范的舉措。

一、一般了解： 1．交際業(yè)務(wù)應(yīng)注意的問(wèn)題

二、基本掌握: 1．喜慶實(shí)務(wù)和宴會(huì)禮儀 2．喪事實(shí)務(wù)和吊唁禮儀【教學(xué)建議】 1．模擬各種場(chǎng)景，練習(xí)日常舉止規(guī)范； 2．喜慶喪事實(shí)務(wù)運(yùn)作注意事項(xiàng)講解。

第十二章 辦公室用語(yǔ)知識(shí)與能力

1． 口頭語(yǔ) 2． 敬語(yǔ) 3． 報(bào)告 4． 說(shuō)明 5． 說(shuō)服 6． 拒絕 7． 聽話

第十二章 辦公室用語(yǔ)教學(xué)要求

【教學(xué)要求】通過(guò)本章教學(xué)，使學(xué)生了解書面語(yǔ)言與口頭語(yǔ)言的不同區(qū)別，正確使用敬語(yǔ)，能夠在適當(dāng)?shù)膱?chǎng)合用好接待語(yǔ)；掌握說(shuō)話要領(lǐng)，注意說(shuō)明、報(bào)告、委托、拒絕、說(shuō)服等方法的應(yīng)用；掌握聽話要領(lǐng)，注意指示與忠告的接受方法應(yīng)用。

一、一般了解： 1． 口頭語(yǔ)言的特征 2． 敬語(yǔ)的種類 3． 說(shuō)話的要領(lǐng)

二、基本掌握: 1．敬語(yǔ)的用法 2．接待用語(yǔ) 3．說(shuō)明的方法

三、重點(diǎn)掌握： 1．報(bào)告的方法 2．說(shuō)服的方法 3．拒絕的方法 4．聽話的方法【教學(xué)建議】注意加強(qiáng)說(shuō)話的各種方法的具體應(yīng)用與練習(xí)。

第十三章 印信、值班工作知識(shí)與能力

印章、印信管理工作

第十三章 印信、值班工作教學(xué)要求

【教學(xué)要求】通過(guò)本章教學(xué)，使學(xué)生了解各種印章的使用規(guī)定，了解介紹信的使用與保管，清楚值班的制度要求。

一、一般了解： 1．印章的種類 2．印章的刻制 3．印章的保管 4．公章的停用與銷毀 5．值班工作的組織形式

二、基本掌握: 1．印章的使用 2．介紹信的使用 3．值班工作的任務(wù) 4．值班工作的制度與要求【教學(xué)建議】模擬進(jìn)行印章、介紹信使用操作訓(xùn)練。

第十四章 文書與檔案實(shí)務(wù)知識(shí)與能力

1．公務(wù)文書的種類與特點(diǎn) 2．文書處理的內(nèi)容與方法

第十四章 文書與檔案實(shí)務(wù)教學(xué)要求

【教學(xué)要求】通過(guò)本章教學(xué)，使學(xué)生了解公務(wù)文書處理和公文流轉(zhuǎn)的基本程序，掌握檔案收集工作制度，能夠根據(jù)立卷的不同標(biāo)準(zhǔn)立卷、編制類目并歸檔。有效利用和開發(fā)檔案資源。

一、基本掌握： 1．公文性文書的種類 2．文書的保密管理 3．檔案收集的對(duì)象和制度 4．立卷類目的編制 5．案卷的編目與裝訂

二、重點(diǎn)掌握: 1．公文的格式 2．收文處理 3．發(fā)文處理 4．立卷歸檔要求 5．文書立卷標(biāo)準(zhǔn) 6．立卷類目的編制 7．年終組卷 8．案卷歸檔 9．檔案的保管和利用【教學(xué)建議】 1． 模擬運(yùn)作公文流轉(zhuǎn)過(guò)程； 2． 模擬實(shí)施文書立卷、編目、組卷、歸檔； 3． 組織文書檔案資料的利用與開發(fā)的學(xué)習(xí)討論。

第二篇：辦公室實(shí)務(wù)復(fù)習(xí)題

辦公室實(shí)務(wù)(設(shè)計(jì)題和案例題考試前會(huì)上傳現(xiàn)在整理中)以上題為電大平臺(tái)上考試題

整理的一、單選題

A1、按照美國(guó)人類學(xué)家愛德華·霍爾博士對(duì)交往空間距離的劃分理論，45cm—120cm應(yīng)該是（A）A、個(gè)人區(qū) B1、辦公室，顧名思議，是辦公的場(chǎng)所。下列諸項(xiàng)中（A）應(yīng)不屬于辦公室范疇。A、醫(yī)療室

2、辦公室布置要注意（D）D、各種溝通、保密

3、辦公室，顧各思議，是辦公的場(chǎng)所。下列諸項(xiàng)中（B）應(yīng)不屬于辦公室范疇。B、實(shí)驗(yàn)室

4、辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)選擇下列哪項(xiàng)合適的話題。（A）A、有共同利益的話題

C1、傳真機(jī)最好用來(lái)傳送以下（A）A、一般的圖紙

D1、電話是現(xiàn)代社會(huì)中不可或缺的通訊工具，文秘人員在打業(yè)務(wù)電話時(shí)不應(yīng)該（D）D、在工作時(shí)間同久未打電話來(lái)的朋友閑聊

2、電子文件歸檔要做到真實(shí)完整，達(dá)到檔案的功能價(jià)值。歸檔的電子文件應(yīng)該按“件”進(jìn)行管理，下列項(xiàng)目中，以“件”為單位。（A）A、多份電子文件

3、對(duì)新情況，新問(wèn)題，無(wú)章可循時(shí)，上司又沒(méi)有時(shí)確的指示，文員可參照有關(guān)政策，作出合乎情理的處理，這是采用的（C）C、變通

J1、接受忠告的反應(yīng)應(yīng)該是（D）D、切勿感情用事

Q1、請(qǐng)示是文員工作上有疑難，無(wú)法處理時(shí)，向上司請(qǐng)求指示，或無(wú)權(quán)處理時(shí)，向上司請(qǐng)求批準(zhǔn)。下面請(qǐng)示中（C）是不當(dāng)?shù)摹、越級(jí)請(qǐng)示

S1、上司參加各種應(yīng)酬和會(huì)議，有時(shí)需要更換服裝，文員應(yīng)（A）A、通知上司家人把衣服送達(dá)

2、上司決定參加某個(gè)會(huì)議時(shí)，文員不應(yīng)該（D）D、只在便箋上寫好會(huì)議名稱

W1、文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí)，以下哪些行為是不適宜的（B）B、較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方

2、為了能保證質(zhì)量，有效地工作，文員應(yīng)有一定的工作指導(dǎo)思想，應(yīng)圍繞著（A）這樣一個(gè)滾動(dòng)過(guò)程。A、計(jì)劃—實(shí)施—檢查

3、為了防止辦公室出現(xiàn)“瓶頸現(xiàn)象”，下列做法中，哪項(xiàng)工作應(yīng)該改進(jìn)（A）A、工作人員工作盡可能專門化、單一化

4、文員進(jìn)行會(huì)議時(shí)計(jì)劃和準(zhǔn)備時(shí)，不應(yīng)該做的是（C）C、會(huì)議場(chǎng)所的選擇，要根據(jù)會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短、花費(fèi)多少作決定

5、文員工作過(guò)程中，以下合作方法哪一項(xiàng)是不適宜的。（B）B、應(yīng)該有自己的個(gè)性，盡可能表現(xiàn)的與眾不同

6、文員在收取郵件時(shí)，不正確的做法是（D）D、為提高辦事效率，應(yīng)帶著郵件去辦理其他事情

7、文員在為上司篩選電話時(shí)，以下做法不正確的是（B）B、了解單位每個(gè)人的工作和職務(wù)，提醒正要接聽和轉(zhuǎn)接電話的人，說(shuō)明情況及轉(zhuǎn)接理由

8、文員在處理信訪工作時(shí)，由收信人（單位）復(fù)信的情況是以下哪一種（A）A、初次寫信，或有過(guò)激言行的 X1、下列接受名片時(shí)唯一正確的做法是（A）A、接受名片時(shí)要用雙手

Y1、以下關(guān)于說(shuō)話的要領(lǐng)中，哪一項(xiàng)不適宜（B）B、由過(guò)程先說(shuō)

2、以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會(huì)議。（C）C、圓桌型

3、以下關(guān)于辦公室職能的說(shuō)法，哪一種是正確的（C）C、辦公室管理具有集中性和整體性

4、郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪項(xiàng)因素（D）D、愛好

5、以下餐巾的使用方法正確的是（B）B、用來(lái)擦嘴唇

Z1、在使用復(fù)印機(jī)的過(guò)程中，以下哪些內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)模ˋ）A、接通電源可立即復(fù)印操作

2、在會(huì)議開始前和進(jìn)行過(guò)程中，文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)模–）C、作會(huì)議記錄時(shí)離開會(huì)議室接聽電話

3、在會(huì)務(wù)專用信件書寫禮儀方面，一般在收函單位或個(gè)人稱呼后習(xí)慣用（D）D、“臺(tái)安”“鈞安”

4、值班人員不該做以下哪類事情（A）A、簽發(fā)文件

二、判斷題

B1、辦公室工作人員對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的主要表現(xiàn)就是“樣樣事必躬親”。（錯(cuò)）

2、辦公室桌、椅，特別是客人的椅子應(yīng)放在直對(duì)光源的地方。（錯(cuò)）

3、辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（對(duì)）

D1、大辦公室一般隔成3—4平方米的個(gè)人工作室，隔板高約1.5米。（對(duì)）

2、當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時(shí)，就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人事務(wù)。（對(duì)）

3、檔案是指使用過(guò)的，文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢，具有保存價(jià)值的文書。（錯(cuò)）

4、電子文件歸檔的做法是，將確定要?dú)w檔的電子文件在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行一次操作，然后將其存放在磁、光介質(zhì)上。（對(duì)）

5、代表會(huì)議依法定期召開，與會(huì)代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)出度人數(shù)。（對(duì)）G1、感謝信、祝賀信或吊唁信最好不用傳真機(jī)發(fā)送。（對(duì)）

J1、假如上司不準(zhǔn)備參加某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議通知廢棄，以免干擾其他事情。（錯(cuò)）

2、介紹信的正本和存根必須一致，同時(shí)可以出具空白的介紹信。（錯(cuò)）

K1、口頭語(yǔ)言視時(shí)間、場(chǎng)合、對(duì)角的不同而有所不同，對(duì)上司或長(zhǎng)者說(shuō)話，應(yīng)文雅些；對(duì)一般同事或顧客說(shuō)話，就可通俗。（對(duì)）

L1、兩個(gè)電話同時(shí)響時(shí)，文員要同時(shí)對(duì)兩個(gè)電話講話。（錯(cuò)）

2、列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí)，由制文機(jī)關(guān)確定密級(jí)和保密范圍，密級(jí)和保密期限的變更和解密。（對(duì)）

M1、沒(méi)有兩位辦公室文員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對(duì)人員的日志與上司的日志的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。（對(duì)）

N1、女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二后，后背離椅背有一個(gè)拳頭大小距離。（對(duì)）

Q1、請(qǐng)示與報(bào)告可以合并使用，如“關(guān)于XXXX問(wèn)題的請(qǐng)示報(bào)告”。（錯(cuò)）

R1、如果需要與來(lái)訪者確定會(huì)面時(shí)間，應(yīng)先爭(zhēng)求來(lái)訪者方便的時(shí)間，查看上司的時(shí)間表，如果這一時(shí)間有空，就可答應(yīng)下來(lái)。（錯(cuò)）

2、如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個(gè)人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。（對(duì)）

3、如果要拒絕別人，最好是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾。（對(duì)）

4、如果文員要找的人是一位比上司地位譏的人或尊長(zhǎng)，你跟對(duì)方的文員說(shuō)完之后就應(yīng)該叫上司接過(guò)電話，告訴上司要找的人馬上就會(huì)來(lái)聽電話，讓上司直接與對(duì)方通話。（對(duì)）

S1、受意是領(lǐng)導(dǎo)接納文員的意見和建議。（錯(cuò)）

2、上下級(jí)之間握手，下級(jí)先伸手后，上級(jí)才能相握。（錯(cuò)）

W1、文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來(lái)分批進(jìn)行。（對(duì)）

2、文員對(duì)支票管理要謹(jǐn)慎，支標(biāo)簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜。（錯(cuò)）

3、文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。（對(duì)）

4、文秘人員對(duì)上司支標(biāo)往來(lái)管理要謹(jǐn)慎小心、支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。（錯(cuò)）

5、文員對(duì)于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報(bào)告上司。（錯(cuò)）

6、文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒(méi)有期限。（錯(cuò)）

X1、小辦公室的配置，打字、復(fù)印間應(yīng)離上司辦公室稍遠(yuǎn)一些。（對(duì)）

Y1、英、美國(guó)家習(xí)慣，文員接待來(lái)訪者，應(yīng)該站起來(lái)與來(lái)訪者講話。（錯(cuò)）

Z1、在西方，無(wú)論什么時(shí)候也不應(yīng)該在街上去吻女性的手表示敬意。（對(duì)）

三、簡(jiǎn)答題

1、簡(jiǎn)要說(shuō)明會(huì)議紀(jì)要有什么作用？有哪兩種形式？ 答：會(huì)議紀(jì)要的作用：會(huì)議紀(jì)要具有溝通情況、交流經(jīng)驗(yàn)、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、指導(dǎo)工作的作用，可以用于向上級(jí)匯報(bào)會(huì)議情況；也可以分發(fā)給平級(jí)或下屬單位，以傳達(dá)會(huì)議精神和議定事項(xiàng)，或要求與會(huì)單位共同遵守、執(zhí)行。會(huì)議紀(jì)要有兩種形式分別為：1）議決性會(huì)議紀(jì)要。2）周知性會(huì)議紀(jì)要。

2、簡(jiǎn)要說(shuō)明文秘人員隨上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作。

答：文秘人員在旅行結(jié)束后，要做好以下工作：1）整理好旅行過(guò)程中所有的單據(jù)、憑證，送上司審閱、簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。2）回到公司上班后，應(yīng)將出差過(guò)程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào)。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告，送上司過(guò)目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。3）盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完成的工作。4）對(duì)在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士、單位等的情況做好記錄，以便將來(lái)有用。5）對(duì)在旅行過(guò)程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。

3、文員處于社交場(chǎng)合時(shí)，引出的話題哪些是屬于合適的？哪些是不合適的？ 答：合適的話題有以下內(nèi)容：1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題。2）一般人喜聞樂(lè)見的話題。3）顯示地方或民族色彩的話題。4）比較高雅的話題。5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話題。6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無(wú)傷大雅的笑話，有時(shí)也能活躍氣氛。不合適的話題有以下內(nèi)容：1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。2）令人不快的話題。

3）過(guò)于敏感的話題。4）自己不甚熟悉的話題。5）夸耀自己的話題。6）庸俗的、色情的話題。7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。

4、文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？ 答：有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)兩種。具體做法：電子提示系統(tǒng)做法：根據(jù)文秘人員下達(dá)的指令，電腦會(huì)顯示出日程表、報(bào)警系統(tǒng)、一周計(jì)劃以及其他提示事項(xiàng)。文秘人員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息，修改后的日程表、計(jì)劃表和提示符號(hào)將出現(xiàn)在電腦屏幕上。人工提示系統(tǒng)的做法：1）設(shè)置基本辦公日程表。2）固定活動(dòng)日期一覽表。3）使用提示性備忘錄。4）準(zhǔn)備約會(huì)表。5）準(zhǔn)備特殊提示卡。6）準(zhǔn)備交往提示文件。

5、簡(jiǎn)要說(shuō)明提高會(huì)議效率的一些基本做法。

答：1）遵循法律法規(guī)。2）合理確定會(huì)議目標(biāo)。3）確定必要的與會(huì)者。4）減少會(huì)議數(shù)量。5）縮小會(huì)議規(guī)模。

6）簡(jiǎn)化會(huì)議程序。7）縮短會(huì)議時(shí)間。8）控制會(huì)議經(jīng)費(fèi)。9）分析會(huì)議成本。

6、文員在處理上司指派的工作時(shí)，首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，簡(jiǎn)要說(shuō)明制定計(jì)劃時(shí)，應(yīng)該注意的幾個(gè)要點(diǎn)。

答：1）充分了解即將開始的工作內(nèi)容。2）思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)更佳。3）上司分派兩項(xiàng)以上工作時(shí)，必須為工作排定優(yōu)先順序。4）一般性闡述。

第三篇：辦公室 實(shí)務(wù)答案

1.辦公室布置要注意（D．各種溝通、保密）。2.文員在進(jìn)行辦公室布置時(shí)，以下哪些行為是不適宜的？（C．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方）。

3.以下關(guān)于文員對(duì)辦公室布置的情況，哪一個(gè)是錯(cuò)誤的？（B．辦公桌抽屜里的物品擺放要注意放置整齊，東西可放得滿一些）。4.傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對(duì)的？（B．隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送）。

5.在使用復(fù)印機(jī)的過(guò)程中，以下哪項(xiàng)內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)模浚ˋ．接通電源可立即復(fù)印操作）。6.以下關(guān)于錄音機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的？（A．錄音時(shí)需將監(jiān)聽開關(guān)至于“ON”位置）。

7.以下關(guān)于投影機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不適宜的？（D．應(yīng)設(shè)置電腦的桌面屏幕保護(hù)功能）。

8.以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)？（B．制造）。

9.以下文員訂購(gòu)和儲(chǔ)備辦公用品的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（B．讓員工們隨意領(lǐng)取辦公用品）。

10.以下文員的工作順序中，哪一項(xiàng)是正確的？（B．文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對(duì)的應(yīng)變能力）。

11.文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的？（D．可以按照文員自己的習(xí)慣進(jìn)行工作）。

12.文員必須管理好自己的時(shí)間，以下利用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的？（C．每天把工作安排得超出工作時(shí)間，給自己壓力）。13.以下關(guān)于文員管理好時(shí)間的說(shuō)法，哪一個(gè)是不正確的？（D．把零散工作安排在安靜、有效的時(shí)間段里去做）。

14.以下文員對(duì)辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（C．標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個(gè)簽名）。

15.文員必須管理好金錢，學(xué)會(huì)節(jié)約開支，以下行為中哪一項(xiàng)是不恰當(dāng)?shù)?？（A．最好到價(jià)格便宜的商店去購(gòu)買，質(zhì)量并不重要）。16.文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的？（A．傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，夾進(jìn)自己的意見）。

17.文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的？（B．應(yīng)該有自己的個(gè)性，盡可能使別人服從自己）。

18.以下接打電話的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（C．應(yīng)隨時(shí)使用手機(jī)在飛機(jī)上、飯店里、大劇院等進(jìn)行聯(lián)系）。

19.以下哪個(gè)接打電話的行為是不正確的？（A．受到通話對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對(duì)回?fù)簦?/p>

20.文員在接打電話時(shí)，正確的做法是（B．在電話機(jī)旁隨時(shí)放著電話記錄單和筆，一有留言就能立即記錄下來(lái)）。

21.以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，哪一項(xiàng)是不適宜的？（B．打出電話，而對(duì)方無(wú)人接聽，等鈴聲響了二、三下可掛電話）。22.以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的？（C．按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀）。23.文員在拆郵件時(shí)，不正確的做法是（A．拿到信件后在桌子上磕幾下，然后用手撕開）。24.郵件的寄發(fā)不要考慮以下哪個(gè)因素？（D．愛好）。

25.文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是（C．姓名、部門、地址、國(guó)名）

26.傳真機(jī)最好用來(lái)傳送以下哪種郵件？（D．感謝信）。

27.以下關(guān)于握手的禮節(jié)，不正確的是（C．雙方有很多人時(shí)，可以交叉握手）。

28.文員從事信訪工作，在處理顧客或其他人的來(lái)信時(shí)，不應(yīng)（C．處理信件按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦）。判斷題

1.文員作介紹，若年齡、地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹。（對(duì)）2.如果是你主持會(huì)議，則要做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)會(huì)議文件夾，如果以后出現(xiàn)問(wèn)題，可以查看筆記，證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等。（對(duì)）

3.如果不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動(dòng)用的空檔，自己決定優(yōu)先順序。（錯(cuò)）

4.文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔"，有歸檔范圍和要求，但沒(méi)有期限。（錯(cuò)）

5.要發(fā)問(wèn)或有意見時(shí)，應(yīng)該等上司說(shuō)完話之后再發(fā)問(wèn)，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說(shuō)服上司。（錯(cuò)）

6.如果要拒絕別人，最好是依照自己和對(duì)方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾。（對(duì)）7.宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國(guó)傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺(tái)等烈性酒。（錯(cuò)）

8.如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個(gè)人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。（對(duì)）9.假如對(duì)方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當(dāng)?shù)拇_認(rèn)，文秘人員切不可獨(dú)斷地拒絕，應(yīng)該問(wèn)明上司的意思，因?yàn)榛蛟S那是件必須取消原定約會(huì)的重要事情。（對(duì)）10.為來(lái)自外地的與會(huì)者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會(huì)者預(yù)定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可。（錯(cuò)）11.文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要有提神醒腦的服務(wù)、私事方面的協(xié)助、財(cái)物管理及其他活動(dòng)。（對(duì)）

12.凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。（錯(cuò)）

1．社交場(chǎng)合很講究次序禮儀，一般（B．以右為尊）

2．辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話

題，哪些是屬于合適的話題?（A．有共同利益的話題）

3．郵件的寄發(fā)不要考慮以下因素（D．愛好）4．文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中（C．與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致）5．以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的?（C．按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀）

6．傳真機(jī)最好用來(lái)傳送以下哪種郵件?（A．一般的圖紙）

7．以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)（B．制造）

8．文員在處理信訪工作時(shí)，由收信人(單位)復(fù)信的情況是以下哪一種（A．初次寫信，或有過(guò)激言行的）

9．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會(huì)議。（C．圓桌型）

10．以本單位與外單位就某些問(wèn)題的往來(lái)文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷。如問(wèn)函與復(fù)函等用（A.按通訊者特征立卷）

二、判斷題(正確打“√”，錯(cuò)誤打“×”。每小題1分，共10分)

1．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。(對(duì))

2．沒(méi)有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對(duì)文員的日志與上司的日志的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。(對(duì))3．文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)該快一些，如果錯(cuò)誤可以再做一遍。(錯(cuò))

4．文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語(yǔ)加多或減少，以個(gè)人的口吻來(lái)轉(zhuǎn)達(dá)。(錯(cuò))5．在陽(yáng)光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響。(錯(cuò))

6．文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀。(對(duì))

7．男女之間，男士先伸手了，女土才能與之相握。(錯(cuò))

8．按英美國(guó)家習(xí)慣，文員接待來(lái)訪者，應(yīng)該站起來(lái)與來(lái)訪者講話。(錯(cuò))

9．如果會(huì)客室的門是拉開的，文員進(jìn)入會(huì)客室后，才能讓客人進(jìn)入。(錯(cuò))

10．介紹地位相同的人時(shí)，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員；若同時(shí)到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。(對(duì))

三、簡(jiǎn)答題（每小題10分，共20分）

1．什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)怎樣運(yùn)用受意方法？

答：1)受意是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司意圖。(2)一種是直接受意。(3)另一種是間接受意。(4)文員要善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，按上司意圖辦事。(5)但要防止把上司醞釀過(guò)程中的意圖當(dāng)作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問(wèn)誤認(rèn)為上司的指示。(6)要做到:備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)。(7)注意傾聽,用心判斷指示的用意。

(8)必要時(shí)可以提問(wèn),直至明了意圖為止，但不要打斷談話。(9)如有不同意見,可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態(tài)度。

(10)接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。

2．公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)？請(qǐng)寫出這些項(xiàng)目。

答：(1)版頭、發(fā)文字號(hào)、印刷順序號(hào)。2)密級(jí)、緊急程度。(3)簽發(fā)人姓名。(4)公文標(biāo)題。(5)主送機(jī)關(guān)。

(6)正文附件。(7)發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、機(jī)關(guān)印章。(8)注釋、閱讀(發(fā)送)范圍。(9)主題詞。(10)抄送單位、印發(fā)說(shuō)明。

四、設(shè)計(jì)題(每小題10分，共20分)

1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)電話機(jī)，還給她新文件架、各種筆、墨水、復(fù)印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌放置在適當(dāng)?shù)奈恢?。小李?yīng)該怎么做?

答 ：電話放在辦公桌左邊，便于左手摘機(jī)，右手做記錄;電腦放在右邊;新件夾放需要翻譯的資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條;各種筆、膠水、剪刀、印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi);參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里;公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi);墨水放置在儲(chǔ)物架底層，復(fù)印紙放在下面幾層。

2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來(lái)訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案?

答 ：(1)接受任務(wù)(2)了解來(lái)賓(3)制訂計(jì)劃

(4)預(yù)訂食宿(5)迎接來(lái)賓(6)商議日程(7)安排會(huì)談(8)陪同參觀(9)送別客人10)接待小結(jié)

案例分析題

1．新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，陳小姐被解雇是因?yàn)樯纤菊f(shuō)她犯了五個(gè)錯(cuò)，分別是什么?她在電話禮儀方面還犯了哪些錯(cuò)?

答：(1)該問(wèn)的沒(méi)有問(wèn)(指對(duì)方情況，手套的需要量)(2)該記錄的沒(méi)有記錄（對(duì)方的姓名、公

司、電話號(hào)碼）(3)該說(shuō)的沒(méi)有說(shuō)(沒(méi)有及時(shí)向上司匯報(bào))(4)不該說(shuō)的卻說(shuō)了(價(jià)格上的自作主張，不向上司請(qǐng)示)(5)不懂得保護(hù)自己(即使自己自作主張拒絕了對(duì)方，犯了錯(cuò)誤，也沒(méi)必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地)(6)電話禮儀方面，鈴響了沒(méi)有自報(bào)家門(7)不等對(duì)方說(shuō)完，就“啪”掛上電話2．文員小曹向分管營(yíng)銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請(qǐng)示了業(yè)務(wù)處理的意見后認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。請(qǐng)你分析小曹這樣做對(duì)不對(duì)?錯(cuò)在哪里?面對(duì)這種情況小曹應(yīng)該怎么辦? 答：(1)小曹犯了多頭請(qǐng)示的錯(cuò)誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請(qǐng)示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示了，就應(yīng)按孫的意見辦，不應(yīng)多頭請(qǐng)示(2)在工作中不應(yīng)過(guò)分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地(3)兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說(shuō)明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦(4)如果不能求得諒解時(shí)，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個(gè)方法遵照?qǐng)?zhí)行(5)如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請(qǐng)示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請(qǐng)他對(duì)孫或張作解釋。這時(shí)文員執(zhí)行主要決策人的意見。(2)該記的沒(méi)有記錄(對(duì)方的姓名、公司、電話號(hào)碼)

第四篇：辦公室實(shí)務(wù)考試資料

一，選擇題

1.在辦公室的布置方面，（離入口最遠(yuǎn)）的位置是上座。

2.的文員工作以及辦公室環(huán)境等方面，下面選項(xiàng)中哪種行為不合適宜？（較大的物品放在稍高天眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方）

3.文員必須管理好自已的時(shí)間，以下利用時(shí)間的行為中哪一項(xiàng)是不適宜的？（每天把工作安排得超出工作時(shí)間，給自已壓力）

4．為了防止辦公室出現(xiàn)“瓶頸現(xiàn)象”，下列做法中，哪項(xiàng)工作應(yīng)該改進(jìn)？（工作人員工作盡可能專門化，單一化）

5．以下哪些接打電話的行為是下正確的？（受到通話對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對(duì)回?fù)簦?．在公務(wù)專用信件書寫禮儀方面，一般在收函單位或個(gè)人稱呼后習(xí)慣用（臺(tái)安，鈞安）

7．按照美國(guó)人類學(xué)家愛德華，霍爾博士對(duì)交往空間距離的劃分理論，45CM～120CM，應(yīng)該是（個(gè)人區(qū)）8．文員做會(huì)議記錄時(shí)，可以在會(huì)議記錄中（與發(fā)言者用詞不一致辭但意思完全一致）9．上司決定參加基某個(gè)會(huì)議時(shí)，文員不應(yīng)該（只在便簽上寫好會(huì)議名稱）

10．在某些情況下，文員在安排日程計(jì)劃表時(shí)可能獲得上司的完全信任，取決于兩點(diǎn)：一是掌握足夠的知識(shí)，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（說(shuō)話的技巧），了解要求約會(huì)者的心理。11．文員打印寄往歐美國(guó)家的信封，收件人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是（姓名部門地址國(guó)名）12．有時(shí)應(yīng)上司要求，文員參與會(huì)見或會(huì)談，以下哪些內(nèi)容不是文員的任務(wù)（發(fā)表意見識(shí)）

13.郵件送到單位所租的信箱，由文員開啟，取出郵件帶回辦公室，以下哪些事情與文員的工作要求不一致（應(yīng)提高辦事效率，把取郵件與其他事一下起辦）

14．以下哪些接打電話的行為是不正確的（受到通話對(duì)方極大的責(zé)難，應(yīng)針織回?fù)簦?/p>

15．文員根據(jù)上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)，以下哪些做法是錯(cuò)誤的（如果上司出差可以在他回來(lái)的當(dāng)天安排約會(huì)）

16．以下關(guān)于名片的使用方式，哪些是錯(cuò)誤的（名片只能當(dāng)面遞送，寄去是不禮貌的）17．文員要做好檔案收集，應(yīng)該收集的文書資料是（下級(jí)單位報(bào)送的報(bào)告，統(tǒng)計(jì)報(bào)表等）18．值班人員還應(yīng)該做發(fā)以下哪類事情（簽發(fā)文件）19．接受忠告的反應(yīng)應(yīng)該是（切勿感情用事）20．以下哪些不是辦公室事務(wù)管理的特征（決策性）

21．在使用復(fù)印機(jī)的過(guò)程中，以下哪項(xiàng)內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)模ń油娫纯闪⒓磸?fù)印操作）

22．以下文員對(duì)辦公室零用現(xiàn)金管理的行為中。哪項(xiàng)是不適宜的（標(biāo)準(zhǔn)的零用現(xiàn)金單據(jù)有一個(gè)簽名）23．文員按照“優(yōu)先順序”處理工作，以下哪一項(xiàng)是不適宜的（可以按照文員自已的習(xí)慣進(jìn)行工作）24．文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的（傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，夾進(jìn)自已的意見）25．以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中，哪項(xiàng)是不適宜的（打出電話，而對(duì)方無(wú)人接聽，等鈴聲響了二三下可掛電話）

26．以下文員應(yīng)遵守的參加宴會(huì)的禮儀中哪一項(xiàng)是不適宜的（未用完一道菜時(shí)，應(yīng)將刀叉平行排放在盤子上右側(cè)，叉尖向上，刀刃向內(nèi)）

27．以下關(guān)于預(yù)訂工作的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的（不一定要弄到確認(rèn)旅館預(yù)訂的傳真或其他書面形式的證明）

28．文員協(xié)助舉行宴會(huì)時(shí)，不用考慮（有無(wú)休息室）29．以下關(guān)于說(shuō)話要領(lǐng)中，哪項(xiàng)不適宜（由過(guò)程先說(shuō)）

30．將同文多頁(yè)沿邊取齊后均勻錯(cuò)開，從首頁(yè)到末頁(yè)，在頁(yè)邊加蓋一完整公章，可以證明文件各頁(yè)確實(shí)是同時(shí)形成，以杜絕日后篡改之嫌疑，這是（騎邊章）31．社交場(chǎng)合很講究次序禮儀，一般（以右為尊）

32．辦公室人員在社交活動(dòng)中應(yīng)如何選擇話題，哪些是屬于合適的話題（有共同利益的話題）33．郵件的寄發(fā)不要考慮以下因素（愛好）34．以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的（按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀）35．傳真機(jī)最好用來(lái)傳送以下哪種郵件？（一般的圖紙）36．以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)（制造）

37．文員在處理信訪工作時(shí)，由收信人單位復(fù)信的情況是以下哪一種（初次寫信，或有過(guò)激言行的）38．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會(huì)議（圓桌型）

39．以本單位與外單位就某些問(wèn)題的往來(lái)文書為標(biāo)準(zhǔn)立卷.如問(wèn)函與復(fù)函等用(按通訊者特征立卷)40.辦公室布置要注意:(各種溝通,保密)41.傳真機(jī)的使用哪一項(xiàng)是不對(duì)的(隨時(shí)隨地可向?qū)Ψ桨l(fā)送)42.在會(huì)議開始前和進(jìn)行過(guò)程中,文員的以下哪項(xiàng)活動(dòng)是不恰當(dāng)?shù)?作會(huì)議記錄時(shí)離開會(huì)議室接聽電話)43．以下文員訂購(gòu)和儲(chǔ)備辦公用品的行為中，哪一項(xiàng)是不適宜的（讓員工隨意領(lǐng)取辦公用品）44．以下文員的工作順序中，哪一項(xiàng)是正確的（文員也應(yīng)具有適當(dāng)判斷情況，機(jī)智應(yīng)對(duì)的應(yīng)變能力）45．文員必須管理好金錢，學(xué)會(huì)節(jié)約開支，以下行為中哪項(xiàng)是不恰當(dāng)?shù)模ㄗ詈玫絻r(jià)格便宜的商店去購(gòu)買，質(zhì)量并不重要）

46．文員必須具有合作精神，以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的（應(yīng)該有自已的個(gè)性，盡可能使別人服從自已）

47．以下關(guān)于交互式電話會(huì)議的功能中，哪一項(xiàng)是不具備的（審查功能）

48．以下關(guān)于文員的宴會(huì)禮儀中，哪一項(xiàng)是正確的（吃西餐時(shí)用左手把湯盤靠近自已一邊方向稍稍提起，再用湯匙輕輕由里向外舀去）

49．文員制作日程安排計(jì)劃表時(shí)，以下哪一種情況應(yīng)避免（日程安排計(jì)劃筆記本如果已經(jīng)使用一年以上，可以廢棄）

二．判斷題

1．辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光（×）

2．辦公室工作人員對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的主要表現(xiàn)就是樣樣事必躬親（×）3．同時(shí)介紹很多人時(shí)，可從右至左，按順序介紹。（√）4．文員在工作時(shí)間如需要補(bǔ)妝，應(yīng)隨時(shí)隨地進(jìn)行。（×）

5．文員應(yīng)有效利用時(shí)間，可以把重要工作如寫報(bào)告等與其他工作安排在一起去做（×）6．日常交往中的上下級(jí)角色關(guān)系不應(yīng)淡化（×）

7．如果需要與來(lái)訪者確定會(huì)面時(shí)間，應(yīng)先征求來(lái)訪者方便的時(shí)間，查看上司的時(shí)間表，如果這一時(shí)間有空，就可答應(yīng)下來(lái)（×）

8．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅背有一個(gè)拳頭大小距離（√）

9．要發(fā)問(wèn)或有意見時(shí)，應(yīng)該等上司說(shuō)完話之后再發(fā)問(wèn)，可以提出自已的看法，如果上司不加采用，應(yīng)說(shuō)服上司（×）

10．列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時(shí)，由制文機(jī)關(guān)確定密級(jí)和保密范圍，密級(jí)和保密期限的變更和解密（√）

11．文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來(lái)分批進(jìn)行。（√）

12．如果會(huì)客室的門是推開的，文員應(yīng)先小步走進(jìn)會(huì)客室，等客人進(jìn)入后，再輕輕關(guān)上門（√）13．文員作介紹，應(yīng)先介紹地位高的人，再介紹地位低的人（×）

14．假如上司不準(zhǔn)備參加某個(gè)會(huì)議，應(yīng)立即將會(huì)議通知丟掉，以免干擾其他事情（×）

15．代表會(huì)議依法定期召開，與會(huì)代表必須達(dá)到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)出席人數(shù)（√）16．文員對(duì)支票管理要謹(jǐn)慎，支票簿與印章應(yīng)該一同鎖入抽屜（×）

17．交際應(yīng)酬要講究時(shí)效，若時(shí)機(jī)錯(cuò)過(guò)再來(lái)補(bǔ)救，不但無(wú)法表達(dá)誠(chéng)意還會(huì)破壞彼此關(guān)系（√）18．不要在酒宴上評(píng)論或附和別人對(duì)某人的議論，也不可評(píng)論菜肴的優(yōu)劣（√）

19．文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要有提神醒腦的服務(wù)，私事方面的協(xié)助，財(cái)物管理及其他活動(dòng)（√）20．凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位（×）

21．值班人員要認(rèn)真填寫值班接待登記表或值班日志，直接解決不了的問(wèn)題要報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門處理（√）

22．檔案是指使用過(guò)的，文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢，具有保存價(jià)值的文書（√）

23．辦公室人員值班工作的制度的交接制度，請(qǐng)示報(bào)告制度和安全，保密制度，但沒(méi)有崗位責(zé)任制度。（×）24．合適的話題可以有雙方都感興趣的，有共同利益的話題，比較高雅的話題和夸耀自已的話題（×）25．受到直屬上司以外的指派時(shí)，假如是文員自已能夠安排辦理，而且不會(huì)影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請(qǐng)示后再作決定（√）

26．宴請(qǐng)的請(qǐng)柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補(bǔ)發(fā)請(qǐng)柬了。（×）27．無(wú)論何種禮服都應(yīng)考慮宴會(huì)的地點(diǎn)，時(shí)間，形式。請(qǐng)?zhí)现付ù蚝陬I(lǐng)結(jié)，便表示穿無(wú)尾正式禮服。（√）28．拜訪長(zhǎng)輩或地位較高人士時(shí)，可先請(qǐng)人遞上你的名片，以作通報(bào)。（√）29．辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了建立擋駕制度。（√）

30．沒(méi)有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但象核對(duì)文員的日志與上司的日志的事項(xiàng)是否一致則是典型的工作。（√）

31．文員第一次做一項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)該快一些，如果錯(cuò)誤可以再做一遍。（×）

32．文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語(yǔ)加多或減少，以個(gè)人的口吻來(lái)轉(zhuǎn)達(dá)（×）33．在陽(yáng)光明亮的教室和會(huì)議室內(nèi)使用投影機(jī)，效果不受影響（×）

34．文員對(duì)報(bào)紙和雜志的處理，可以挑出上司喜歡的報(bào)紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報(bào)刊架上供大家閱讀（√）

35．男女之間，男士先伸手了，女士才能與之相握（×）

36．按英美國(guó)家習(xí)慣，文員接待來(lái)訪者，應(yīng)該站起來(lái)與來(lái)訪者講話（×）37．如果會(huì)客室的門是拉開的，文員進(jìn)入會(huì)客室后，才能讓客人進(jìn)入（×）

38．介紹地位相同的人時(shí)，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進(jìn)的職員，若同時(shí)到職就先介紹年紀(jì)較輕的人（√）39．文員作介紹，若年齡地位都相同，應(yīng)從較親近的人開始介紹（√）

40．如果是你主持會(huì)議，則要做好筆記并把每次會(huì)議紀(jì)要的打印件存放進(jìn)一個(gè)會(huì)議文件夾，如果以后出現(xiàn)問(wèn)題，可以查看筆記，證實(shí)某一天你曾給某人安排了某件工作等。（√）

41．如果不小心發(fā)生日程安排計(jì)劃重復(fù)的情形，就要排定能夠動(dòng)用的空檔，自已決定優(yōu)先順序（×）42．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為歸檔，有歸檔范圍和要求，但沒(méi)有期限（×）

43．如果要拒絕別人，最好是依照自已和對(duì)方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因?yàn)榫芙^而發(fā)生不必要的困擾（√）

44．宴請(qǐng)的菜譜應(yīng)符合對(duì)方的飲食習(xí)慣，但必須有反映我國(guó)傳統(tǒng)風(fēng)味的土特產(chǎn)品，如茅臺(tái)等烈性酒（×）45．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個(gè)人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準(zhǔn)備交往提示文件。（√）

46．假如對(duì)方所要求的日期已經(jīng)被預(yù)約，除非有相當(dāng)?shù)拇_認(rèn)，文秘人員切不可獨(dú)斷地拒絕，應(yīng)該問(wèn)明上司的意思，因?yàn)榛蛟S那是件必須取消原定約會(huì)的重要事情（√）

47．為來(lái)自外地的與會(huì)者安排賓館住宿，最方便的安排是在同一家賓館為與會(huì)者預(yù)定房間，只要弄清有多少人數(shù)即可（×）

三．簡(jiǎn)答題

1.會(huì)議紀(jì)要的概念，會(huì)議紀(jì)要有什么作用，形式是怎樣的？

會(huì)議紀(jì)要是用來(lái)記載，傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)的一種正式公文。它是在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上概括，提煉而成，擇要反映會(huì)議的精神和情況。

會(huì)議紀(jì)要具有溝通情況，交流經(jīng)驗(yàn)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，指導(dǎo)工作的作用?？梢杂糜谙蛏霞?jí)匯報(bào)會(huì)議情況；也可以分發(fā)給平級(jí)或下屬單位，以傳達(dá)會(huì)議精神和議定事項(xiàng)，或要求與會(huì)單位共一同遵守，執(zhí)行。

有兩種形式：（1）議決性會(huì)議紀(jì)要。是與會(huì)者經(jīng)過(guò)商議，對(duì)某些問(wèn)題作出一致決定，需要共同遵守，執(zhí)行時(shí)寫下的文字依據(jù)。（2）周知性會(huì)議紀(jì)要。用于傳達(dá)會(huì)議情況，傳播信息，交流經(jīng)驗(yàn)而作的紀(jì)實(shí)性文件。2．什么是文員的擋駕方法？主要的擋駕法有哪幾種？一般應(yīng)怎樣做？

對(duì)于上司不必要接見的來(lái)訪者，不必要參加的邀請(qǐng)性活動(dòng)，不想接聽的電話，由文員出面阻擋或謝絕。文員沒(méi)有必要把真正原因告訴對(duì)方，只需要禮貌地，委婉地達(dá)到阻擋或拒絕的目的即可。（1）電話擋駕。上司不愿接的電話，文員要告訴對(duì)方，暫時(shí)不能接或上司不在，將內(nèi)容記下，轉(zhuǎn)告上司。上司不能接的電話，要另約時(shí)間，或?qū)?nèi)容轉(zhuǎn)告。（2）來(lái)訪擋駕。先問(wèn)清來(lái)由，判斷有無(wú)必要引見給上司，或先作請(qǐng)示。（3）會(huì)議，活動(dòng)擋駕。對(duì)無(wú)必要的會(huì)議和活動(dòng)文員要替上司委婉地謝絕。3．單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？

單位印章主要有單位印章，套印章，鋼印，領(lǐng)導(dǎo)人簽名章，其他印章。

印章的刻制有兩種情況：一種是由上級(jí)主管機(jī)關(guān)刻制頒發(fā)；另一種由本單位法人代表申請(qǐng)，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，公安部門登記后，由專門刻制廠刻制。

公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用，其他印章也應(yīng)專人專用；加蓋公章，是哪一級(jí)的公章，須經(jīng)哪一級(jí)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并審核簽名；將蓋用文件名稱，編號(hào)，日期，簽發(fā)人，領(lǐng)用人，蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記；加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正，完整，不歪斜，更不能顛倒；凡以單位名義發(fā)出的公文，信函等都必須加蓋單位公章方能有效。

4．國(guó)務(wù)院所規(guī)定的行政公文共有13類14種：命令，決定，公告，通知，通告，通報(bào)，議案，報(bào)告，請(qǐng)示，批復(fù)，意見，函，會(huì)議紀(jì)要。

5．來(lái)信受訪的范圍包括：國(guó)家機(jī)關(guān)，主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來(lái)的信件；職工，群眾直接給機(jī)關(guān)，單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。

程序和基本要求是：及時(shí)拆封，認(rèn)真閱讀，逐項(xiàng)登記，認(rèn)真處理，及時(shí)復(fù)信。6．口頭報(bào)告的基本方法是：不要失去報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)；不要弄錯(cuò)報(bào)告對(duì)象及順序。

要求：報(bào)告時(shí)機(jī)原則上最好是在完成被指示工作之時(shí)，但有時(shí)也要在尚未完成之時(shí)先作期中報(bào)告，有時(shí)因上司太忙不妨預(yù)先約好時(shí)間；要直接向指示工作的上司報(bào)告；報(bào)告的順序基本上是先說(shuō)結(jié)論，接著依照必要說(shuō)明理由及經(jīng)過(guò)；由于上司都很忙所以一定要簡(jiǎn)明扼要流暢；如報(bào)告過(guò)于復(fù)雜，應(yīng)事先以5W2H的原則檢查是否有遺漏；如果覺得僅僅以口頭報(bào)告對(duì)方，對(duì)方不易明了，或者報(bào)告項(xiàng)目很多時(shí)，可以制作“報(bào)告?zhèn)渫洝碧岢鰜?lái)。

7．受意是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司意圖。受意有直接受意和間接受意兩種。要做到：備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)。注意傾聽，用心判斷指示的用意。必要時(shí)可以提問(wèn)，直至明了意圖為止，但不要打斷談話。如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式，態(tài)度。接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。8．公文的完全格式包括：版頭，發(fā)文字號(hào)，印刷順序號(hào)，密級(jí)，緊急程度，簽發(fā)人姓名，公文標(biāo)題，正文，附件，發(fā)文機(jī)關(guān)，成文日期，機(jī)關(guān)印章，注釋，閱讀發(fā)送范圍，主題詞，抄送單位，印發(fā)說(shuō)明。9．進(jìn)言是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見，建議，批評(píng)或規(guī)勸。進(jìn)言的意義和作用：參謀作用，補(bǔ)缺作用，增進(jìn)關(guān)系作用。進(jìn)言的方法和要求：適事，適時(shí)，適地，適度。

10．文書的立卷特征是指文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷。

可以按照以下幾種特征立卷：按問(wèn)題特征立卷，按作者特征立卷，按文種特征立卷，按時(shí)間特征立卷，按地區(qū)特征立卷，按通訊者特征立卷。

四．設(shè)計(jì)題

1．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈(zèng)送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么怎樣做？（1）在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮目的（2）要清楚贈(zèng)禮對(duì)象身份，愛好，文化背景，性格習(xí)慣等（3）在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)的安排以引起上司的注意，時(shí)間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁?gòu)物環(huán)境（4）除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對(duì)方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可（5）要看對(duì)方的實(shí)際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對(duì)方。（6）贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià)，并請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下（7）如果不是親自送禮，應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈(zèng)送者的姓名或附上名片，賀卡。（8）文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意作提的建議或者提出一些其他的意見，以及標(biāo)明價(jià)格范圍（9）為了避免所送禮物的重復(fù)，文秘人員應(yīng)為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。2．文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？

（1）整理好旅行過(guò)程中所有的單據(jù)憑證，送上司審閱，簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。（2）回到公司上班后，應(yīng)將出差過(guò)程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào)，如是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告，送上司過(guò)目或批準(zhǔn)，然后存檔備案（3）盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作（4）對(duì)在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士，單位等的情況做好記錄，以便將來(lái)有用（5）對(duì)在旅行過(guò)程中給予幫忙和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。

3．小李是剛到公司的文員，公司在辦公室內(nèi)有各種文件柜??小李應(yīng)該怎么做？

電腦放在辦公桌右邊，電話機(jī)放在辦公桌左邊，新的文件架放在左邊或右邊根據(jù)情況而定方便就行，各種筆膠水放在文具盒里，剪刀放進(jìn)抽屜里，參考書需要翻譯的資料放文件架上，公司印章印盒放到帶鎖的抽屜里，墨水放進(jìn)文具盒里，復(fù)印紙2刀1刀入在儲(chǔ)物架上1刀入在文件架上。

4．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌技術(shù)入股??假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？（1）首先致電上海企業(yè)，詢問(wèn)10人的職務(wù)，年齡，性別（2）詢問(wèn)來(lái)訪乘什么交通工具來(lái)，以便于接送（3）詢問(wèn)來(lái)訪者在食宿上有何要求（4）準(zhǔn)備一輛12-15座的商務(wù)車（5）根據(jù)對(duì)方的文化，小李要組成一個(gè)10人的接待小組，并通知到每個(gè)人。（6）準(zhǔn)備好會(huì)議室，做好布置工作，買點(diǎn)茶葉水果等。（7）根據(jù)對(duì)方要求預(yù)訂客房，并親自去實(shí)地察看（8）伙食準(zhǔn)備（9）陪同參觀（10）送別客人（11）接待小結(jié) 5．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)?辦公室人員應(yīng)如何準(zhǔn)備和開好為次座談會(huì)？

（1）邀請(qǐng)結(jié)象必須對(duì)新產(chǎn)品和科技含量和市場(chǎng)竟?fàn)幜τ休^多的了解，有豐富的知識(shí)，獨(dú)立的見解敢于發(fā)表意見（2）座談人數(shù)7到8人至多20到30人，不能過(guò)多（3）文員要跟組織人密切配合，坐在不注目的地方進(jìn)行記錄（4）不嚴(yán)格規(guī)定時(shí)間（5）準(zhǔn)備必要的飲料，茶點(diǎn)。6．科達(dá)公司召開中層干部?請(qǐng)計(jì)算會(huì)議成本

2×3｛（G平均工資+S平均另外收入）×T時(shí)間｝n+后勤開支

7．某公司為了推銷自已的產(chǎn)品，做好宣傳和營(yíng)銷前的準(zhǔn)備工作?如果你是辦公室人員，領(lǐng)導(dǎo)責(zé)成你承辦這個(gè)座談會(huì)，你該如何做？

（1）座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨(dú)立思考，有主見又敢于發(fā)表意見者（2）座談會(huì)以小型為主，人數(shù)以七八人為宜（3）座談會(huì)上文秘人員應(yīng)與主持人密切配合（4）主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)，組織，可不做記錄（5）詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做（6）座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定，可長(zhǎng)可短（7）會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料，茶點(diǎn)，邊吃邊談，可使氣氛輕松

8．康橋賓館位于本市南京西路45號(hào)，是個(gè)中型賓館?辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議通知，他應(yīng)該考慮哪些問(wèn)題？

（1）會(huì)議的名稱（2）出席會(huì)議者的姓名或組織部門的名稱（3）日期時(shí)間（開始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻（4）地點(diǎn)（具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室）（5）議題（或者議事日程）（6）主辦者的聯(lián)絡(luò)處，電話號(hào)碼等（7）開會(huì)所在地，建筑物名稱，幾樓，電話號(hào)碼（必要時(shí)可附上地圖）（8）注意事項(xiàng)，是否備有餐點(diǎn)，有否停車場(chǎng)，或當(dāng)天應(yīng)備的資料等

9．某個(gè)下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了?辦公室人員在會(huì)后應(yīng)該做些什么工作？（1）要替搭車回去的人安排車子（2）在接待處暫時(shí)代為保管的衣物，不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng)冒領(lǐng)（3）有留話時(shí)切記務(wù)必傳達(dá)（4）檢查會(huì)場(chǎng)有無(wú)物品遺漏（5）要為參加會(huì)議的人送行（6）文秘人員離去前，要檢查煙灰缸字紙簍有無(wú)易燃的東西，如有則必須加以熄滅（7）桌椅早先若有移動(dòng)，必須還原，清洗煙灰缸，茶具等并收拾妥當(dāng)，倒去垃圾（8）攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品要記得帶回（9）關(guān)緊門窗并上鎖（10）通知會(huì)場(chǎng)和管理單位，會(huì)議已經(jīng)結(jié)束

五．案例分析題

1．小王處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的？

不正確。（1）河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科的，應(yīng)制作簽收單要求小李簽名，并注明時(shí)間（2）把上司親啟信件先保存下來(lái)，并通知發(fā)信人已收到告訴對(duì)方何時(shí)可能得到答復(fù)（2）12日回來(lái)就參加會(huì)議不妥當(dāng)，不宜在總經(jīng)理郵差回來(lái)的當(dāng)天安排活動(dòng)（4）在回信上簽上自已的職稱某某人的文秘員，發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過(guò)目（5）發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應(yīng)及時(shí)打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系（6）沒(méi)有訂購(gòu)的東西不能簽收（7）在移交郵包等物品時(shí)，要先打印一份清單，注明收到日期請(qǐng)接收人員在上面簽字，并保存好

2．請(qǐng)將下列文件分別組成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題

1．4．5．成一卷 標(biāo)題：市教委關(guān)于，東方學(xué)院關(guān)于招生工作的通知，請(qǐng)示，批復(fù) 2．6．7．8成一卷 標(biāo)題：東方學(xué)院關(guān)于招生工作系主任調(diào)整開學(xué)工作的會(huì)議紀(jì)要決定通知）3。12成一卷 標(biāo)題：東方學(xué)院招生工作計(jì)劃，工作總結(jié)

9．10．11成一卷 標(biāo)題：東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作加強(qiáng)學(xué)生思想工作提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告 3．陳小姐被解雇是因?yàn)樯纤菊f(shuō)她犯了五個(gè)錯(cuò)，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯(cuò)？（1）沒(méi)有及時(shí)請(qǐng)示，擅自地回絕客戶（2）打電話無(wú)記錄，事后沒(méi)有及時(shí)向上司匯報(bào)（3）無(wú)詢問(wèn)來(lái)電者的單位，姓名，電話號(hào)碼（4）該問(wèn)的沒(méi)問(wèn)，沒(méi)有約請(qǐng)面談（5）接電話很死板，不熱情不禮貌 4．請(qǐng)你分析小曹這樣做對(duì)不對(duì)？錯(cuò)在哪里？面對(duì)這種情況小曹應(yīng)該怎么辦？

（1）小曹犯了多頭請(qǐng)示的錯(cuò)誤，請(qǐng)示要單一，要對(duì)口，小曹只要向?qū)O經(jīng)理請(qǐng)示就可以了

（2）在工作中不應(yīng)過(guò)分親近或疏遠(yuǎn)領(lǐng)導(dǎo)，以落到尷尬的境地（3）兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達(dá)理，小曹向他說(shuō)明只能按職權(quán)分工分事，求得諒解后按孫的意思辦（4）如果不能求得諒解時(shí)，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)自我檢討，再建議兩位商議一個(gè)方法尊照?qǐng)?zhí)行（5）如果予盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請(qǐng)示，按總經(jīng)理的意見辦，請(qǐng)他對(duì)孫或張作解釋，這時(shí)文員執(zhí)行主要決策人的意見

5．你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣？他有什么失誤，他應(yīng)該怎么做才對(duì)。

（1）不能說(shuō)“總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說(shuō)吧”辦公室人員不能替上司做主（2）接待不訪者應(yīng)細(xì)心傾聽，不應(yīng)邊看報(bào)表邊聽（3）對(duì)提出建議的來(lái)訪者，應(yīng)認(rèn)真記錄，匯報(bào)上司（4）應(yīng)熱情不能對(duì)來(lái)訪者冷嘲熱諷（5）對(duì)言辭激烈的來(lái)訪者應(yīng)有禮有節(jié)，宣傳政策（6）應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍，可以請(qǐng)保安或打110 6．小沈和小陳的穿著打扮，言談舉止是否正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的？

（1）小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會(huì)談工作要求（2）小陳的穿著打扮干擾談判，影響工作，破壞工作場(chǎng)所安靜（3）小沈的穿著突出自已影響了古經(jīng)理的形象（4）小陳用手拿茶葉不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利（5）小沈應(yīng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)，性格有所了解，有針對(duì)性地彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的不足，古總經(jīng)理與客商爭(zhēng)執(zhí)，她應(yīng)采取補(bǔ)救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責(zé)客商（6）小沈受到上司批評(píng)，即使是過(guò)頭話，也應(yīng)保持冷靜不反駁，應(yīng)理解上司的難處，找適當(dāng)?shù)臋C(jī)會(huì)用適當(dāng)?shù)姆绞秸f(shuō)明情況，交流思想或感情

7．從這個(gè)案例，可以為我們文秘人員的信訪工提供哪些有益的啟示？

（1）信訪工作也不完全是被動(dòng)地等人們寫信，打電話或告上門來(lái)，文秘人員也應(yīng)注意到社會(huì)上的反饋（2）有些事涉及本單位的利益或信譽(yù)，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取主動(dòng)出擊的方法（3）文秘人員雖不是專業(yè)人員，不能解決技術(shù)性的問(wèn)題，但是文秘人員應(yīng)具有細(xì)心，敏感的工作方式和作風(fēng)，能從其他角度幫助領(lǐng)導(dǎo)解決問(wèn)題

8．為什么A公司慶?；顒?dòng)未取得預(yù)期效果？如果你是A公司的文秘人員，你應(yīng)如何組織這次活動(dòng)？如發(fā)現(xiàn)已預(yù)訂包房被他人所用，應(yīng)怎樣處理？

（1）A公司負(fù)責(zé)預(yù)訂的文秘人員沒(méi)有對(duì)預(yù)訂的時(shí)間地點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn)，準(zhǔn)備工作不充分導(dǎo)致活動(dòng)沒(méi)有取得預(yù)期效果（2）應(yīng)把這次活動(dòng)的細(xì)節(jié)詳細(xì)列出，每個(gè)項(xiàng)目由專人負(fù)責(zé)（3）由專人負(fù)責(zé)預(yù)訂，初步確定以后上司匯報(bào)，再向娛樂(lè)總匯負(fù)責(zé)此事的人確定，活動(dòng)前一天或前兩天，再和對(duì)方確認(rèn)一下時(shí)間，日期，地點(diǎn)（4）案例中領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓應(yīng)由公司派車接送（5）在活動(dòng)開始前半天，文秘人員應(yīng)提前到場(chǎng)布置會(huì)場(chǎng)，落實(shí)有關(guān)細(xì)節(jié)，如有問(wèn)題，可提前發(fā)現(xiàn)和解決（6）如發(fā)現(xiàn)已預(yù)訂包房被他人所用，不應(yīng)爭(zhēng)執(zhí)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間（7）應(yīng)立即聯(lián)系附近其他飯店，賓館，先安排領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓前往（8）可在活動(dòng)項(xiàng)目上增加一些內(nèi)容予以補(bǔ)救（9）有必要的話，可向娛樂(lè)總匯進(jìn)行索賠

9.假如你是劉小姐，對(duì)接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)如何處理？假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分還未送到，你還應(yīng)做些什么？（1）請(qǐng)租憑公司告知送貨員的聯(lián)系方法，想辦法聯(lián)系送貨員（2）如果聯(lián)系不上送貨員，向總經(jīng)理匯報(bào)，請(qǐng)示該如何辦？（3）馬上向總經(jīng)理報(bào)告，不得擅自決定調(diào)整會(huì)議議程（4）得到總經(jīng)理指示，可能把資料放映的時(shí)間往后推移半個(gè)小時(shí)或一小時(shí)（5）聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺(tái)放映機(jī)（6）召開大型會(huì)議，各種準(zhǔn)備工作，包括音響，電子類裝置應(yīng)至少提前一天安排（7）租借會(huì)議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施，包括噪音問(wèn)題，停車場(chǎng)等（8）不能僅憑電話聯(lián)系，應(yīng)實(shí)地查看（9）重要設(shè)備應(yīng)考慮備用 10．你認(rèn)為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應(yīng)怎么做才是正確的？

（1）主人和客人之間，應(yīng)主人先伸手（2）在替客人拿行李前應(yīng)征求同意“我替你拿可以嗎”

（3）哪些行李可以放入行李箱中出要征得同意（4）司機(jī)開車，汽車的位置禮儀是“右為上，左為下，后為上，前為下（5）客人應(yīng)坐后排，小李應(yīng)坐副駕駛座（6）客人公司的一些內(nèi)部情況，個(gè)人收入，福利和家庭情況等是不合適的話題（7）應(yīng)與客人談一些合適的話題，如天氣風(fēng)土人情新聞等

第五篇：電大辦公室實(shí)務(wù)(設(shè)計(jì)

（設(shè)計(jì)題）

1．小李是剛到公司的文員，公司辦公室內(nèi)有各種文件柜儲(chǔ)物架、書報(bào)架，辦公室主任給她配置

了帶鎖的辦公桌、電腦、電話機(jī)，還給了她新的文件架、文具用品盒、各種筆、膠水、剪刀、參考書、需要翻譯的資料、公司印章、印盒、墨水、復(fù)印紙(2刀)，要求小李整理好辦公桌，把東西分門別類放置在適當(dāng)?shù)奈恢谩Ｐ±顟?yīng)該怎么做?

答：電話放在辦公桌左邊,便于左手摘機(jī),右手做記錄;電腦放在右邊；新文件夾放需要翻譯的資料,在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識(shí)條；各種筆,膠水,剪刀,印盒等文具分門別類放在文具用品盒內(nèi)；參考書應(yīng)該放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屜里；公司印章放入辦公桌帶鎖的抽屜內(nèi)；墨水放置在儲(chǔ)物架底層,復(fù)印紙放在下面幾層。

2．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人

工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團(tuán)一行10人將于8月下旬來(lái)訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？ 答：(1)接受任務(wù)；(2)了解來(lái)賓；(3)制訂計(jì)劃；<4)預(yù)訂食宿；<5)迎接來(lái)賓；<6)商議日程；<7)安排會(huì)談；<8)陪同參觀；(9)送別客人；(10)接待小結(jié)。

3．康橋賓館位于本市南京西路45號(hào)，是個(gè)中型賓館，有會(huì)議室、餐飲、停車場(chǎng)等，某企業(yè)準(zhǔn)

備在11月15日上午9:00到12：00召開全廠中層干部大會(huì)，討論第二年產(chǎn)品發(fā)展和銷售計(jì)劃，地點(diǎn)就在康橋賓館的12樓會(huì)議室。這次會(huì)議由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)安排。辦公室主任讓小付擬一個(gè)會(huì)議通知。他應(yīng)該考慮哪些問(wèn)題？

答：(1)會(huì)議的名稱(2)出席會(huì)議者的姓名或組織,部門的名稱(3)日期,時(shí)間(開始到結(jié)束的預(yù)定時(shí)刻)。(4)地點(diǎn):(具體在幾樓幾號(hào)會(huì)議室)。（5)議題(或者議事日程)(6)主辦者的聯(lián)絡(luò)處,電話號(hào)碼等(7)開會(huì)所在地,建筑物名稱,幾樓,電話號(hào)碼(必要時(shí)可附上地圖)。(8)注意事項(xiàng),是否備有餐點(diǎn),有否停車場(chǎng),或當(dāng)天應(yīng)備的資料等。

5．麥格公司為了解新產(chǎn)品的科技含量和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，以制定合適的價(jià)格打入市場(chǎng)，決定召開專家座談會(huì)，對(duì)新產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估，辦公室人員應(yīng)該如何準(zhǔn)備和開好這次座談會(huì)？

答：(1)座談會(huì)邀請(qǐng)對(duì)象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者,能獨(dú)立思考,有主見又敢于發(fā)表意見者；(2)座談會(huì)以小型為主,人數(shù)以七,八人為宜；<3)座談會(huì)上,文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；<4)主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo),組織,可不做記錄；(5)詳細(xì)的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；<6)座談會(huì)的時(shí)間不必嚴(yán)格規(guī)定,可長(zhǎng)可短；(7)會(huì)場(chǎng)應(yīng)準(zhǔn)備些飲料,茶點(diǎn),邊吃邊談,可使氣氛輕松。

6．某個(gè)下雨天，在利達(dá)公司內(nèi)召開的新產(chǎn)品推介會(huì)結(jié)束了。公司的大型會(huì)議室有很各種會(huì)議用

品，室外有接待處，公司還租了汽車來(lái)接送來(lái)賓，為圓滿結(jié)束這次會(huì)議，辦公室人員在會(huì)后應(yīng)該做些什么工作？

答：(1)要替搭車回去的人安排車子材。(2)在接待處暫時(shí)代為保管的衣物,不要遺失或被人錯(cuò)領(lǐng),冒領(lǐng)。(3)有留話時(shí),切記務(wù)必傳達(dá)。(4)檢查會(huì)場(chǎng)有無(wú)物品遺漏。(5)要為參加會(huì)議的人員送行。(6)文秘人員離去前,要檢查煙灰缸,字紙簍有無(wú)易燃的東西,如有,則必須加以熄滅。(7)桌,椅早先若有移動(dòng),必須還原;洗滌煙灰缸,茶具等,并收拾妥當(dāng),倒去垃圾。(8)攜帶進(jìn)會(huì)場(chǎng)的資料和會(huì)議用品要記得帶回。(9)關(guān)緊門窗并上鎖。

7．科達(dá)公司召開中層干部擴(kuò)大會(huì)議，參加人員為總經(jīng)理、副總經(jīng)理各職能部門的正副經(jīng)理、辦公室正副主任和職工代表等，共46人，會(huì)議文秘人員和其他服務(wù)人員4人，會(huì)議時(shí)間為5小時(shí)。參加會(huì)議人員月平均工資為2400元，其他收入600元，假設(shè)一個(gè)月工作30天、一天工作8小時(shí)。會(huì)議后勤費(fèi)用開支有：文件材料費(fèi)200元，飲料費(fèi)100元，因會(huì)議緊張安排午餐，餐費(fèi)每人10元。請(qǐng)計(jì)算會(huì)議的成本。

答：(1)會(huì)議成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤開支=6(G+S)T·n+后勤開支。(2)G-------參加會(huì)議人員的每小時(shí)人均工資數(shù)；每個(gè)人每小時(shí)平均工資為10元，(2400÷30÷8)。(3)S——參加會(huì)議人員每小時(shí)人均其他收入數(shù)；其他收入為2．5元。(600÷30÷8)。(4)T——參加會(huì)議人員人均到會(huì)時(shí)間為5小時(shí)。(5)n——參加會(huì)議人數(shù)為50人(46+4)。(6)后勤開支——等于支票開支、現(xiàn)金開支和實(shí)物開支的總和為800(200+100+10×50)。(7)會(huì)議成本一6×(10+2．5)×5×50+800=18750一-800=19550(元)8．文秘人員在單獨(dú)或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？

答：(1)整理好旅行過(guò)程中所有的單據(jù),憑證,送上司審閱,簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷,或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。(2)回到公司上班后,應(yīng)將出差過(guò)程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào).如果是與上司同行的,可根據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告,送上司過(guò)目或批準(zhǔn),然后存檔備案。(3)盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài),繼續(xù)做旅行前未完的工作。(4)把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士,單位等情況做好記錄,以便將來(lái)有用。(5)對(duì)在旅行過(guò)程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員,分別去函或去電表示感謝。

9．文員應(yīng)該為上司的商務(wù)旅行作許多準(zhǔn)備工作，在準(zhǔn)備國(guó)內(nèi)國(guó)際旅行時(shí)要考慮哪些項(xiàng)目？履行

哪些職責(zé)？

答：(1)準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息.旅行計(jì)劃表要說(shuō)明出發(fā)和到達(dá)地點(diǎn),是乘飛機(jī)還是汽車,火車或輪船,出發(fā)和到達(dá)的日期及時(shí)間,座位情況,旅館情況.。(2)制定約會(huì)計(jì)劃.約會(huì)計(jì)劃表包括:城市名和省(州)名(如果是國(guó)外旅行,寫明城市名和國(guó)家名),日期和時(shí)間,與上司約會(huì)者的姓名,公司和地址,電話號(hào)碼。(3)為商務(wù)洽談收集資料。(4)決定旅行用品.把上司作商務(wù)旅行時(shí)需要帶的用品列出清單。(5)考慮行李問(wèn)題.通過(guò)航空公司出版的旅行計(jì)劃手冊(cè)或旅行社代辦人信息.為每件:行李準(zhǔn)備識(shí)別標(biāo)簽。(6)安排差旅費(fèi)。(7)建立旅行——旅館信息資料庫(kù).隨時(shí)與旅行社聯(lián)系,建立最新信息充實(shí)自己的資料庫(kù)。(8)辦理旅行保險(xiǎn),如意外傷害保險(xiǎn)等。

10．某公司成立三周年，準(zhǔn)備舉行大型宴會(huì)，辦公室人員應(yīng)該如何做好準(zhǔn)備，要做哪些工作？

答：(1)客人的選擇.確定名單,再請(qǐng)上司核定。(2)確定時(shí)間.如果是涉外宴請(qǐng),宴請(qǐng)時(shí)間應(yīng)該按照國(guó)際慣例,征詢客人的意見,要避免選擇對(duì)方的重大節(jié)假日。(3)會(huì)場(chǎng)的選擇.要考慮宴會(huì)的性質(zhì),客人的數(shù)目,以及預(yù)算費(fèi)用等,考慮宴會(huì)的形式與氣氛等。

11．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈(zèng)送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣

做？

答：(1)在贈(zèng)禮前必須搞清贈(zèng)禮目的,如是為周年慶典,生日,結(jié)婚,榮升,喬遷,或是圣誕節(jié),中秋節(jié)等。(2)還要清楚贈(zèng)禮對(duì)象身份,愛好,文化背景,性格習(xí)慣等。(3)在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動(dòng)安排以引起上司的注意.時(shí)間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁?gòu)物環(huán)境。(4)還應(yīng)熟知以下規(guī)則:除非上司有特殊的要求,不必送太昂貴的禮物,只要用心為對(duì)方選

擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可。(5)要看對(duì)方的實(shí)際情況選擇禮品,做到恰如其分,適合對(duì)方。(6)贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià),并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下。(7)如果不是親自送禮,應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈(zèng)送者的姓名或附上名片,賀卡。(8)文秘人員應(yīng)準(zhǔn)備一張節(jié)日禮物名單,上司可以在上面作一些增減,表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見,以及標(biāo)明價(jià)格范圍。(9)為了避免所送禮物的重復(fù),文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄.12．上海某企業(yè)欲與德國(guó)某企業(yè)合作，德國(guó)以品牌、技術(shù)入股，利用上海比較便宜的原材料和

人工，共同生產(chǎn)國(guó)內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。德國(guó)代表團(tuán)一行9人將于8月下旬來(lái)訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請(qǐng)小李作好準(zhǔn)備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計(jì)這個(gè)接待方案？ 答：接受任務(wù)了解來(lái)賓；制定計(jì)劃；預(yù)定食宿；歡迎來(lái)賓；商議日程；禮節(jié)性拜訪；宴請(qǐng)；正式會(huì)談；簽訂協(xié)議書；陪同參觀游覽；互贈(zèng)禮品；歡送來(lái)賓；接待小結(jié)

13．某中外外資公司總部德方總經(jīng)理來(lái)訪，恰逢生日，上司要求文員小陳購(gòu)買禮物贈(zèng)送，小陳

應(yīng)如何辦？要考慮哪些因素？

答：

1、了解清楚德方總經(jīng)理的愛好,文化背景,性格習(xí)慣等

2、征求上司意見或同意,在允許的錢款額度范圍內(nèi)選購(gòu)禮物

3、比較合適的生日禮物是有中國(guó)特色的,總經(jīng)理又比較喜歡的物品

4、贈(zèng)送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價(jià),并應(yīng)請(qǐng)商店用精美包裝紙重新包裝一下

5、附上賀卡寫上中國(guó)公司的名稱,讓上司親自送給德方總經(jīng)理

14．總經(jīng)理把保管單位公章和蓋印的任務(wù)交給了秘書小付，小付應(yīng)該怎樣做？

答：小付應(yīng)把印章放在辦公室裝鎖的抽屜或保險(xiǎn)箱內(nèi),鑰匙隨身攜帶；每次用畢應(yīng)將印章加鎖存放,隨印隨鎖;如因事外出,須經(jīng)批準(zhǔn)交他人代管；加蓋單位公章,須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),并審核簽名；并要將蓋用文件名稱,編號(hào),日期,簽發(fā)人,領(lǐng)用人,蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記；加蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正,完整。

15、文秘人員如何主持會(huì)議？應(yīng)注意哪些細(xì)節(jié)？

答：（1）文秘人員如果在會(huì)議上要發(fā)言，應(yīng)先把要講的內(nèi)容作一個(gè)完整結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，簡(jiǎn)略記下發(fā)言的要點(diǎn)。（2）會(huì)議上注意自己的表情和說(shuō)話的語(yǔ)調(diào)，并控制發(fā)言的時(shí)間。（3）對(duì)發(fā)言內(nèi)容加以引導(dǎo)，提醒時(shí)間有限。（4）在會(huì)上可分配工作任務(wù)，認(rèn)真傾聽其他人的意見，不要當(dāng)眾批評(píng)某個(gè)人。最后作總結(jié)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。（5）要求與會(huì)者記筆記，自己做好筆記并把會(huì)議紀(jì)要的打印件放進(jìn)文件夾，以作查證。

辦公室管理簡(jiǎn)答題

1、文員進(jìn)言是指什么?進(jìn)言具有什么作用?方法和要求是什么？ 答：進(jìn)言:是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見、建議、批評(píng)或規(guī)勸。進(jìn)言的意義和作用：參謀作用、補(bǔ)缺作用、增進(jìn)關(guān)系作用。進(jìn)言的方法和要求：⑴適事⑵適時(shí)⑶適地⑷適度

2．來(lái)信受訪的范圍包括哪些?受理與處理的程序和基本要求是什么？ 答：(1)受理的范圍是:國(guó)

家機(jī)關(guān),主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來(lái)的信件;職工,群眾直接給機(jī)關(guān),單位領(lǐng)導(dǎo)的信件.(2)及時(shí)拆封.拆封時(shí),不要損壞郵票,郵戳和其他書寫內(nèi)容的地方.對(duì)急信,要信,或有過(guò)激言語(yǔ)的來(lái)信,要處理及時(shí),報(bào)告上司,還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理.拆開后在裝訂時(shí),信紙?jiān)谇?信封在后,要一并裝訂.(3)認(rèn)真閱讀.把握信中的主要內(nèi)容,也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重

點(diǎn),或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗''或”可與前信印證“等.提供領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所需要的資料.(4)逐項(xiàng)登記.用鋼筆將寫信人的姓名,職業(yè),單位或住址,寫信時(shí)間,收發(fā)日期,主要內(nèi)容,要求,收信單位(人)以及承辦后的情況,結(jié)果和立卷存檔號(hào)等詳細(xì)記載,便于統(tǒng)計(jì),查找和催辦.(5)認(rèn)真處理.處理信伺:應(yīng)該按照”分級(jí)負(fù)責(zé),歸口辦理"的原則,進(jìn)行轉(zhuǎn)辦,交辦或自辦.(6)及時(shí)復(fù)信.復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施,增加職工群眾對(duì)組織的信任.復(fù)信可采取收信人(單位)復(fù)信,或承辦人(單位)復(fù)信兩種方式進(jìn)行.3．文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)應(yīng)注意哪些要點(diǎn)？決定時(shí)間、地點(diǎn)時(shí)要注意什么？ 答：

(1)要獲得上司的許可(2)如果用寫信的方式，在等到對(duì)方收到信后，再打電話給對(duì)方的文秘人員以確認(rèn)(3)要正確告知對(duì)方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式(早餐會(huì)、午餐會(huì)等)、所需要的時(shí)間等等(4)約定好以后，一定要向上司匯報(bào)，并填寫在日程安排計(jì)劃表』：。還應(yīng)準(zhǔn)備約會(huì)所需要的文件資料(5)星期一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會(huì)(6)對(duì)方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會(huì)(7)公司有重大活動(dòng)的那一天不宜安排約會(huì)(8)地點(diǎn)選擇對(duì)方比較方便的地方，還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。

4．文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？ 答：（1）有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)（2）電子提示系統(tǒng)的做法:在電腦中設(shè)置日程表,報(bào)警系統(tǒng),一周計(jì)劃以及其他提示事項(xiàng),（3）文員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸人的信息.人工提示系統(tǒng)的做法:設(shè)置基本辦公日程表，固定活動(dòng)日期一覽表,使用提示性備忘錄(,準(zhǔn)備約會(huì)表,準(zhǔn)備特殊提示卡,準(zhǔn)備交往提示文件。

5．文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ 答：（1）不要時(shí)區(qū)報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)，最好是在完成被指示工作之時(shí)，但也有時(shí)要在未完成前作期中報(bào)告；如果上司太忙，或報(bào)告時(shí)間長(zhǎng)，要預(yù)先約好時(shí)間。（2）不要弄錯(cuò)報(bào)告對(duì)象及順序，要直接向指示工作的人報(bào)告，順序基本上是先說(shuō)結(jié)論，接著依照必要說(shuō)明理由及經(jīng)過(guò)，事先要把要說(shuō)的事及順序整理好，一定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢；復(fù)雜的報(bào)告，內(nèi)容要按5W2H的原則檢查是否有遺漏。

6．辦公室人員為了說(shuō)服對(duì)方接受自己的看法應(yīng)該怎么做，要領(lǐng)有哪些？答：讓對(duì)方接受自己的看法而沒(méi)有勉強(qiáng)的感覺；用語(yǔ)言和態(tài)度去打動(dòng)別人；清楚的知道最想說(shuō)什么；了解并研究對(duì)方的立場(chǎng)和意向；以誠(chéng)懇的態(tài)度為對(duì)方著想而發(fā)言。

7．單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規(guī)定？ 答：(1)單位印章,套印章，鋼印,領(lǐng)導(dǎo)人簽名章,其他印章；（2）刻制公章有兩種情況:一種是由上級(jí)主管機(jī)關(guān)刻制頌發(fā)；另一種由法人代表申請(qǐng),經(jīng)主管部門批準(zhǔn),公安部門登記后由專門刻制廠刻制；公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一使用,其他印章也應(yīng)專人專用；加蓋公章,是哪一級(jí)的公章,須經(jīng)哪一級(jí)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并審核簽名；將蓋用文件名稱,編號(hào),日期,簽發(fā)人,領(lǐng)用人,蓋章人等項(xiàng)詳細(xì)登記；功日蓋印章必須做到用力均勻,使印章端正,完整,不歪斜,更不能顛倒；凡以單位名義發(fā)出的公文,信函等都必須加蓋單位公章方能有效。

8．按照2000年《國(guó)務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？ 答：(1)命令(令)；(2)決定；(3)公告;通告；(4)通知、通報(bào)；(5)議案；(6)報(bào)告；(7)請(qǐng)示；(8)批復(fù) :意見；(9)函；(1 0)會(huì)議紀(jì)要。

9．公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)？請(qǐng)寫出這些項(xiàng)目。答：(1)版頭,發(fā)文字號(hào),印刷順序號(hào)；(2)密級(jí),緊急程度；(3)簽發(fā)人姓名；<4)公文標(biāo)題；<5)主送機(jī)關(guān)；<6)正文,附件；(7)發(fā)文機(jī)關(guān),成文日期,機(jī)關(guān)印章；<8)注釋,閱讀(發(fā)送)范圍；<9)主題詞；(10)抄送單位,印發(fā)說(shuō)明。

10．文員根據(jù)單位需要向外或向內(nèi)發(fā)文，需要經(jīng)過(guò)一系列程序即為發(fā)文處理過(guò)程。請(qǐng)說(shuō)明這一系列過(guò)程。答：(1)擬稿.(2)核稿.是指擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核實(shí)(3)簽發(fā).指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)文稿的最后審定,簽字發(fā)出(4)編號(hào).已經(jīng)簽發(fā)的文件,由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)(5)繕印.對(duì)已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行謄清,復(fù)印或排版印制.(6)校對(duì),指將文件的謄寫稿,打印稿或清樣按定稿核對(duì)校正(7)用印,是指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章.(8)登記(9)分發(fā).指對(duì)準(zhǔn)備發(fā)出的文件:進(jìn)行分裝和發(fā)送.