第一篇：第八講 電子文件的整理與歸檔

第八講 電子文件的整理與歸檔

1.電子文件的整理。它是指按照一定的原則和方法，將收集積累的電子文件分門別類進行清理，為歸檔做好準備的工作。電子文件整理包括兩個層次：一是對分類、排序的組織。就是將磁性載體傳遞的零散的、雜亂的電子文件通過分類、標引、組合，使電子文件存儲格式處于一種有序狀態(tài)。文件名稱、文件號、分類和隸屬編號等電子文件的著錄標引應由歸檔人員來完成。著錄標引在整理工作中占有重要地位，其質(zhì)量好壞，將直接影響未來的電子檔案保管和利用。在整理過程中，可能會遇到文件格式重新編排和重新組合。這種格式轉(zhuǎn)換有可能損傷數(shù)據(jù)，損害作為證據(jù)的電子文件的真實性。但隨著技術的發(fā)展，不斷解決這一格式轉(zhuǎn)換問題，并保證電子文件的真實性、完整性，是歸檔人員和檔案管理部門整理電子檔案的一項重要內(nèi)容。二是組織建立數(shù)據(jù)庫。主要工作內(nèi)容：首先是對電子文件進行分類和編號。一個單位的電子文件類別是多種多樣的，對這些電子文件要進行分門別類地管理，就要進行科學的分類。要按門類劃分要求，結(jié)合本單位的專業(yè)和電子文件內(nèi)容制定分類編號方案。分類編號就是按照分類編號方案的規(guī)定對電子文件進行劃分，并給每份電子文件一個固定的唯一的號碼，從而使全部電子文件成為一個有機的整體。其次對電子文件的登記。電子文件的整理是未來的電子檔案管理和利用等工作的基礎。與紙質(zhì)文件相比較，電子文件在數(shù)據(jù)庫中是以虛擬形式存在的，經(jīng)過對電子文件的科學整理、構成有序的虛擬狀態(tài)，通過檢索，可以提取電子文件并在計算機屏幕上顯示出來，數(shù)據(jù)庫是存、取電子文件的“虛擬文件庫”。特別說明的是，無論在任何條件環(huán)境下，都要拷貝一套保存，并對這套的軟、硬件環(huán)境作說明。有些必須以紙質(zhì)文件存在時，可輸出紙質(zhì)文件保存。

2.電子文件的歸檔。電子文件的歸檔是將應歸檔的經(jīng)過整理的電子文件，確定檔案屬性后，從計算機或網(wǎng)絡的存貯器上拷貝或刻錄到可移動的磁、光介質(zhì)上以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件其歸檔的方法是不同的，如果是網(wǎng)絡，可按要求轉(zhuǎn)到檔案數(shù)據(jù)庫或記有歸檔的標識。如果是載體傳遞歸檔，就要做一些檔案數(shù)據(jù)庫或記有歸檔的標識。如果是載體傳遞歸檔就要做一些輔助和認證工作，要與紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。歸檔工作的主要內(nèi)容有：

(1)確定電子文件的歸檔范圍，是歸檔的首要任務，也是保證電子檔案質(zhì)量的關鍵。

(2)明確歸檔時間。電子文件的歸檔一般在年度或任務完成后，或一個階段之后的一段時間內(nèi)進行歸檔(稱階段歸檔)，可視其具體情況而定。因涉及到電子文件的技術環(huán)境條件，存貯介質(zhì)的質(zhì)量、壽命等問題，一般以不超過2-3個月為宜。

(3)歸檔份數(shù)。一般拷貝二套，保存一套，借閱一套。即使在網(wǎng)上進行，也要保存一套。必要時應保存兩套，其中一套異地保存。這樣可以大大提高安全性和可行性。

(4)對電子文件歸檔的要求，主要是真實、完整，達到檔案的功能價值。要做到這一點，首先遵從歸檔各階段的規(guī)定、標準，如積累、鑒定等環(huán)節(jié)的規(guī)定、標準；其次是準確說明配套的軟、硬件環(huán)境；第三是歸檔電子文件格式盡可能的通用、標準。

(5)歸檔方法。一是將最終版本的應歸檔的經(jīng)過整理的電子文件存入磁、光介質(zhì)上。二是壓縮歸檔，采用數(shù)據(jù)壓縮工具對網(wǎng)絡上應歸檔的經(jīng)過整理的電子文件，進行壓縮，然后刻入磁、光介質(zhì)上。但采用壓縮工具的過程必須統(tǒng)一、規(guī)范。三是備份系統(tǒng)歸檔，一般在局域網(wǎng)或其他網(wǎng)絡環(huán)境下采用。將確定要歸檔的電子文件在網(wǎng)上進行一次備份操作，就可將歸檔的電子文件存放在磁、光介質(zhì)上。

第二篇：電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

2007-01-15 09:28范圍

本標準規(guī)定了在公務活動中，具有長期保存價值的電子文件的收集、積累、歸檔及電子檔案管理的一般方法。

本標準適用于國家機關、社會團體、企事業(yè)單位等辦公自動化過程中產(chǎn)生的電子文件及電子檔案的管理。其他種類的電子文件的管理可參照本標準。2 引用標準（略）定義

本標準采用下列定義。

3.1 電子文件 Electronic Records

能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)上傳送的數(shù)字代碼序列。

3.2 電子檔案 Electronic Archives

具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件、參數(shù)和其他相關數(shù)據(jù)

3.3 邏輯歸檔 Logical Filing

指在計算機網(wǎng)絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。

3.4 物理歸檔 Physical Filing

指把計算機及其網(wǎng)絡中的電子文件集中傳輸至獨立的或可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。總則

4.1 電子文件形成單位指定專門機構或人員負責對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理,保證管理工作的連續(xù)性。

4.2 電子文件形成部門負責電子文件的收集、積累、保管和整理工作, 檔案部門要進行指導與監(jiān)督。

4.3 電子文件的管理由檔案部門負責,電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。

4.4 檔案部門應明確規(guī)定歸檔時間、歸檔范圍、技術環(huán)境、相關軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等歸檔要求,以保證電子檔案的質(zhì)量。

4.5 為保證電子檔案的可利用性,從電子文件形成時就應有嚴格的管理制度和技術措施,確保其信息的真實性、安全性和完整性。

4.6 歸檔電子文件同時存在相應的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時,則應在內(nèi)容、相關說明及描述上保持一致。

4.7 具有長期或永久保存價值的文本或圖形電子文件,如沒有紙質(zhì)等拷貝件的必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。進行歸檔時,必須將電子文件與相應的紙質(zhì)文件或縮微品一并歸檔。電子文件的收集與積累

5.1 收集范圍

電子文件的收集范圍為有可能作為檔案保存的文件，除按國家關于文件歸檔的有關規(guī)定執(zhí)行外，還應包括相關的支持軟件和數(shù)據(jù)等。

5.2 收集積累要求

5.2.1 記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應被保

留。當正式文件是紙質(zhì)的,如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應當保留,否則可根據(jù)實際條件或需要,確定是否保留。

5.2.2 保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時，應在彼此間建立準確、可靠的標識關系。

5.2.3 在“無紙化”辦公或事務處理系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件,應采取更嚴格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份,存儲于能夠脫機保存的載體上,并對有長期或永久保存價值的電子文件制成紙質(zhì)文件或縮微品保留。

5.2.4 用文字處理技術形成的電子文件,收集時應注明文件存儲格式、屬性和文字處理平臺。

5.2.5 用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件,如果采用非標準壓縮算法,收集時應轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應將相關軟件一并收集。

5.2.6 用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時應注意其軟硬件環(huán)境和相關數(shù)據(jù)。

5.2.7 用視頻設備獲得的動態(tài)圖像文件,收集時應注意收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。

5.2.8 用音頻設備獲得的文件,應同時收集其屬性標識、參數(shù)和非通用格式的相關軟件。

5.2.9 由計算機多媒體技術制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時應保證參數(shù)準確、數(shù)據(jù)完整。

5.2.10 通用軟件產(chǎn)生的電子文件,應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，原則上應轉(zhuǎn)換成通用型電子文件；如不能轉(zhuǎn)換，則收集時必須連同專用軟件一并收集。

5.2.11 計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應與電子文件一同收集。

5.3 收集、積累方法

5.3.1 及時接照要求制作電子文件備份。

5.3.2 每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。見附錄A

5.3.3 電子文件登記表應與電子文件同時保存。

5.3.4 電子文件登記表如果制成電子表格,應與電子文件一同保存,并附有紙張打印件。

5.3.5 電子文件性質(zhì)代碼:R—草稿性電子文件;U—非正式電子文件;O—正式電子文件。

5.3.6 電子文件類別代碼：T—文本文件;I—圖像文件:G一圖形文件;V一影像文件;A一聲音文件;M一多媒體文件；P—計算機程序；D—數(shù)據(jù)文件。6 電子文件的整理

6.1 電子文件的整理,應按、機構、問題、保管期限、密級等因素相對集中。

6.2 電子文件應填寫電子文件登記表，參照《檔案著錄規(guī)則》著錄，并制成機讀目錄。

6.3 歸檔電子文件應以盤為單位填寫登記表首頁，以份為單位填寫續(xù)頁，見附錄B。電子文件的歸檔

應定期把符合歸檔條件的電子文件信息向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機載體上。

7.1 歸檔范圍

電子文件的歸檔范圍,參照國家關于文件歸檔的現(xiàn)行有關規(guī)定執(zhí)行，并應包括相應的支持軟件和相關數(shù)據(jù)。

7.2 歸檔時間

邏輯歸檔可實時進行,物理歸檔應按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。

7.3 檢測

在進行電子文件歸檔工作時,應按其基本技術條件進行檢測。其內(nèi)容包括:硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。

7.4 歸檔前的鑒定

電子文件的歸檔鑒定工作,參照國家關于文件鑒定的有關規(guī)定執(zhí)行,鑒定結(jié)果,在電子文件的機讀目錄上制作相應的標識。

7.4.1 有效性和完整性鑒定

歸檔前應由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進行審核,并由負責人簽署意見。如果文件形成單位采用了某些技術方法保證電子文件的有效性和完整性，則應把其技術方法和相關軟件一同移交給接收單位。

7.4.2 保管期限的劃分

電子文件保管期限的劃分,參照國家關于文件保管期限的有關規(guī)定執(zhí)行。

7.5 歸檔要求

7.5.1 電子文件的邏輯歸檔，按照歸檔鑒定標識進行，將管理權從網(wǎng)絡上移交檔案部門。其歸檔工作，除存儲格式和位置不變外，其它均應參照國家文件歸檔的有關規(guī)定執(zhí)行。

7.5.2 把帶有歸檔標識的電子文件集中,拷貝至耐久性的載體上,一式三套，一套封存保存,一套供查閱使用。第三套異地保存。對于加密電子文件,則應解密后再完成上述工作。

7.5.3 本標準推薦采用的載體,按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、硬磁盤、可擦寫光盤等。禁用軟磁盤作歸檔電子文件長期保存的載體。

7.5.4 存儲電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽,標簽內(nèi)填寫檔號、題名、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等。電子文件的載體應設置成禁寫操作的狀態(tài)。

7.5.5 將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔,并附歸檔電子文件登記表。

7.5.6 需要長期保存的電子文件；應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一類型載體上,如果采用專用軟件,應將軟件及相關數(shù)據(jù)存在同一載體上。

7.5.7 原電子文件載體在完成電子文件歸檔后,在其形成部門保留時間至少1年。

7.5.8 在網(wǎng)絡中進行了邏輯歸檔操作的電子文件，應按上述歸檔過程完成物理歸檔。電子檔案的移交與保管

電子文件歸檔后按有關規(guī)定移交至檔案館等檔案保管部門，作為電子檔案進行集中保管。

8.1 檢驗

8.1.1 檔案保管部門應配備滿足對電子文件進行讀取處理的設備，以保證完成電子檔案的檢驗工作。歸檔的每套載體均應接受檢驗，合格率應達到100%。

8.1.2 檢驗項目

8.1.2.1 載體有無劃痕，是否清潔。

8.1.2.2 有無病毒。

8.1.2.3 核實電子檔案的完整性、有效性和審核手續(xù)。

8.1.2.4 核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。

8.1.3 將檢驗結(jié)果填入電子檔案接收檢驗登記表，見附錄C。檢驗不合格的，應退回形成單位，重新制作。

8.2 移交手續(xù)

驗收合格后，檔案保管部門應填寫電子檔案接收檢驗登記表，見附錄C，并簽字蓋章。登記表一式2份，一份交電子文件形成單位，一份自存。

8.3 保管要求

電子檔案保管除應具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應符合下列條件。

8.3.1 歸檔載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。

8.3.2 環(huán)境溫度選定范圍：17℃-20℃；相對濕度選定范圍：35℃-45℃。

8.3.3 存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣體隔離。

8.4 有效性保證

8.4.1 每滿1年，對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門與電子文件讀取處理有關的設備更新情況進行一次檢查登記。設備環(huán)境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，應進行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時保留時間不少于3年。

8.4.2 對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施。

8.4.3 磁性載體上的電子檔案，每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時保留時間不少于4年。

8.4.4 定期檢驗結(jié)果應填入 電子檔案管理登記表，見附錄D。

8.5 利用

8.5.1 電子檔案的封存載體不得外借。未經(jīng)批準任何單位或人員不得擅自復制電子文件。

8.5.2 利用時使用拷貝件。

8.5.3 利用時要遵守保密規(guī)定。對具有保密要求的電子檔案，采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時，必須符合國家或部門有關保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的安全保密措施。

8.5.4 利用者對電子檔案的使用應在權限規(guī)定范圍之內(nèi)。

8.6 電子檔案的鑒定銷毀

8.6.1 電子檔案的銷毀鑒定，參照國家關于檔案鑒定銷毀的有關規(guī)定執(zhí)行。

8.6.2 電子檔案的銷毀，應在辦理審批手續(xù)后，方可實施。

8.6.3 非保密電子檔案可進行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除的載體上，須連同存儲載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡中徹底清除。

8.7 統(tǒng)計

檔案保管部門應及時按對電子檔案的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統(tǒng)計。

第三篇：電子文件歸檔與電子檔案管理辦法

電子文件歸檔與電子檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 為了公司信息化建設需要，規(guī)范公司形成的電子文件的歸檔與管理工作，維護電子文件的真實性、完整性和有效性，確保電子文檔的安全和信息可用性，充分發(fā)揮電子文檔的憑據(jù)參考作用，特制定本辦法。

第二條 對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，應當由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機構或人員負責，保證管理工作的連續(xù)性。

第三條 電子文件形成部門負責電子文件的積累、保管和整理工作，檔案部門要進行指導與監(jiān)督。

第四條 電子文件的管理由檔案部門負責，電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。

第五條 明確規(guī)定歸檔時間、歸檔內(nèi)容、相關軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式，以保證電子檔案的質(zhì)量。

第六條 為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其信息的真實性、安全性和完整性。

第七條 歸檔電子文件同時存在相應的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，則應在內(nèi)容、相關說明及描述上保持一致。

第八條 具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并 1

歸檔。

第九條 基本術語解釋

（一）電子文件：是指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存

儲于磁帶、磁盤（硬盤、移動硬盤等）、光盤（DVD、VCD）等載體，依賴計算機數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。

（二）歸檔電子文件：是指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件。

（三）電子文件的歸檔：指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

（四）電子文件的真實性：指對電子文件的內(nèi)容、結(jié)構和背景信

息進行鑒定后，確認其與形成的原始狀況一致。

（五）電子文件的完整性：指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構、背景信息

和元數(shù)據(jù)等無缺損。

（六）電子文件的有效性：指電子文件應具備可理解性和可被利

用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性。

（七）背景信息：指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果等信息。

（八）元數(shù)據(jù)：指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格

式、編排結(jié)構、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件等數(shù)據(jù)。

第二章 電子文件的收集與積累

第十條 各部門在主要職能活動中產(chǎn)生的電子文件，凡是屬于歸

檔范圍和有參考價值的均應收集歸檔。

第十一條 收集積累的電子文件類型，即收集范圍。

（一）電子文件稿本

電子文件按其稿本分為草稿、定稿和正式電子文件。

（1）定稿電子文件：用計算機起草文件時形成的最后一稿電子

文件，記錄了文件的最后修改結(jié)果，有重要憑證、依據(jù)價值，收集時

需落實必要的簽字手續(xù)，明確公文擬稿、核稿、簽發(fā)等環(huán)節(jié)的責任者。

（2）正式電子文件：將修改、簽發(fā)完的定稿電子文件正式制作

完畢，能行使其文件的職能，其標識應以正式文件文號注明。

主要收集積累正式版本的電子文件。

（二）電子文件信息類型

要收集積累的電子文件類型有文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、超媒體鏈結(jié)文件、程序文件和數(shù)據(jù)庫文件。

1、文本文件：指用計算機文字處理技術形成的文字文件、表格

文件等，收集時應注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以Word、Excel、RTF、TXT為通用格式。

2、圖像文件：指用掃描儀、數(shù)碼相機等外部設備獲得的靜態(tài)圖

像文件。對用掃描儀等設備獲得的采用非通用格式的圖像電子文件，收集時應將其轉(zhuǎn)換為通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應將相關軟件一并收

集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。

3、圖形文件：指采用計算機輔助設計或繪圖工具獲得的靜態(tài)圖形文件，歸檔時應注意其設備依賴性、易修改性等問題，不要遺漏相關軟件及各種數(shù)據(jù)信息。對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件，收集時應注明其軟硬件環(huán)境和相關數(shù)據(jù)。

4、影像文件：指用數(shù)碼攝像機、視頻采集卡等視頻設備獲得的動態(tài)圖像文件。對用視頻或多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術制作的文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。要歸檔的視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。

5、聲音文件：指用音頻設備獲得并經(jīng)計算機處理的文件，歸檔時應注意收集其屬性標識和相關軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。

6、超媒體鏈接文件：指用計算機超媒體鏈接技術制作的文件。

7、數(shù)據(jù)庫文件：指用計算機軟硬件系統(tǒng)進行信息處理等過程中形成的各種管理數(shù)據(jù)、參數(shù)等。數(shù)據(jù)庫文件以DBF、XLS文件為通用格式。

8、計算機程序：指計算機使用的商用或自主開發(fā)的系統(tǒng)軟件、應用軟件等。

對用專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時則用連同專用軟件一并收集歸檔。

第十二條收集積累要求

（一）記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件

應被保留。當正式文件是紙質(zhì)時，如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應當保留，否則可根據(jù)實際條件或需要，確定是否保留。

（二）保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時，要與紙質(zhì)等文件之間，相互建立準確、可靠的標識關系。

（三）對產(chǎn)生的電子文件，應采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質(zhì)件保留。

第十三條 收集、積累方法

（一）及時按照要求制作電子文件備份。

（二）每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

（三）電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。

（四）電子文件登記表如果制成電子表格，應與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。

第四章 電子文件的歸檔

第十四條 電子文件歸檔范圍

電子文件的歸檔范圍參照公司制定的文書檔案歸檔范圍。此外，還應將各部門形成的有重要參考利用價值的數(shù)據(jù)庫文件和相關軟件、超媒體鏈接文件（WEB網(wǎng)頁）、數(shù)字化的影像文件、聲音文件、CAD圖形文件等電子文件收集積累歸檔。

第十五條 電子文件歸檔

（一）各部門電子文件承辦人將定稿的正式電子文件向檔案管理

部門歸檔時，應填寫《歸檔電子文件表》，與電子文件同移交給檔案管理部門歸檔。

（二）對存儲在載體（磁帶、光盤）的電子文檔向檔案管理部門存檔時，應在載體上標注文件的內(nèi)容、類別、日期等。

（三）特殊格式的電子文件（非通用格式），歸檔時應存儲相應的查看軟件。

第十六條 電子文件的鑒定

（一）電子文件的鑒定工作，包括對電子文件真實性、完整性、有效性的鑒定及確定密級等。各部門要對歸檔的電子文件要進行文件真實性、完整性、有效性檢驗，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施。

（二）電子文件檢驗合格的分別由移交部門和接收部門填寫《歸檔電子文件表》，雙方簽字，登記表一式兩份，一份由電子文件形成部門保管，一份由交檔案管理部門保管。

第五章 電子檔案的保管

第十七條 歸檔電子文件移交到檔案部門后，要及時進行備份。檔案部門要對歸檔的電子文件制作至少兩份，一套保管，一套用于查閱。

第十八條 檔案部門對接收入的電子檔案要定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取恢復、補救措施。

第十九條 保管的歸檔電子文件要采用專門的保護技術手段。歸檔電子文件載體要注意防磁、防光、防塵、有害氣體等，并注意溫度和濕度控制，防止強磁干擾。

第四篇：大學電子文件歸檔及管理辦法

大學電子文件歸檔及管理辦法

第一條　為規(guī)范我校電子文件的歸檔及管理工作，保障歸檔的電子文件安全有效適用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《廣東省電子文件管理暫行辦法》等有關法律法規(guī)的精神，制定本辦法。

第二條　本辦法所稱電子文件，是指通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

第三條　機關各處室、院（系、部）等單位和部門應建立電子文件歸檔制度，指定專人（一般為單位或部門兼職檔案員）負責本部門的電子文件歸檔工作，將電子文件的收集、整理、歸檔、保管、利用工作納入單位（部門）文書處理程序和相關人員的崗位責任。

第四條　凡有保存價值的電子文件，文件形成單位（部門）均必須歸檔。電子文件的歸檔范圍、保管期限和密級劃分，參照紙質(zhì)文件歸檔的有關規(guī)定執(zhí)行。

第五條　電子文件的收集與積累要求

（1）收集時應注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以XML、RTF、TXT、DOC為通用格式；

（2）對用掃描儀等設備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應將相關軟件一并收集。掃描型電子文件以JpEG、TIFF為通用格式；

（3）對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件，收集時應注明其軟硬件環(huán)境和相關數(shù)據(jù)；

（4）對用視頻或多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術制成的文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。視頻和多媒體電子文件以MpEG、AVI為通用格式；

（5）對用音頻設備獲得的聲音文件，應同時收集其屬性標識、參數(shù)和非通用格式的相關軟件。音頻電子文件以WAV、Mp3為通用格式；

（6）對用通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應轉(zhuǎn)換成通用電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時應連同專用軟件一并收集。

第六條　電子文件歸檔的基本要求

（1）電子文件應按照本單位（部門）紙質(zhì)文件的分類方案和整理方法進行分類、整理，下載到耐久性的載體上（推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等，不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體）；

（2）存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上應注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應設置成禁止寫操作的狀態(tài)；

（3）電子文件歸檔時，應同時填寫《電子文件登記表》，與相應的電子文件一同歸檔保存。

（4）歸檔完畢，電子文件形成單位（部門）應將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年。

第七條　歸檔電子文件移交前，文件形成單位（部門）必須認真檢測電子文件，并填寫《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》。登記表一式兩份，一份隨電子文件移交給綜合檔案室，一份由電子文件形成單位（部門）保存。

第八條　電子文件的檢驗應包括以下項目

（1）載體有無劃痕、是否清潔；

（2）有無病毒；

（3）核實歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性檢驗和審核手續(xù)；

（4）核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全；

（5）對特殊格式的電子文件，應核實其相關的軟件、版本、操作手冊等是否完整。

第九條　綜合檔案室應按照檢驗要求對移交電子文件逐一驗收，對檢驗不合格者，應退回形成單位（部門）重新制作。

第十條　移交綜合檔案室的電子文件應一式兩套，一套封存保管，一套提供利用。

第十一條　歸檔電子文件的保管除應符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應符合下列條件：

（1）歸檔載體應作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；

（2）單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓；

（3）存放時應防磁、防光、防潮、防有害氣體；

（4）環(huán)境溫度控制范圍為17℃-20℃，相對濕度控制范圍為35%-45%。

歸檔電子文件在形成單位（部門）的保管，也應參照上述條件。

第十二條　電子文件歸檔每滿一年對涉及的電子文件形成單位（部門）和檔案室的設備更新情況進行檢查登記。設備更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性；如不兼容，應進行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時間不少于3年。保留期滿后對可擦寫載體清除后重復使用，不可清除內(nèi)容的載體應按保密要求進行處置。

第十三條　檔案室對保管的電子文件應定期進行檢驗、轉(zhuǎn)存。

（1）對磁性載體每滿2年，光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于20%，如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施；

（2）磁性載體上的電子文件，每4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時保留不少于4年。

第十四條 歸檔電子文件的封存載體不得外借，未經(jīng)批準，任何部門和個人不得擅自復制電子文件；利用歸檔的電子文件，應使用拷貝件；利用時要遵守保密規(guī)定；利用者對歸檔電子文件的使用應在權限規(guī)定范圍之內(nèi)。

第十五條　歸檔電子文件的鑒定和銷毀，參照國家關于檔案鑒定銷毀的有關規(guī)定執(zhí)行，且應在辦理審批手續(xù)后實施；屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦寫載體上，應連同存儲載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡中徹底清除，不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進行邏輯刪除。

第十六條　檔案室應及時按對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統(tǒng)計。

第十七條 本辦法自印發(fā)之日起施行，解釋權歸學院綜合檔案室，未盡事宜參照國家其他有關電子文件的標準和規(guī)定。

第五篇：ＸＸ省電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定

第一章 總 則

第一條　為了加強全省的電子文件歸檔與管理，保障歸檔電子文件的安全保管和開發(fā)利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《ＸＸ省〈中華人民共和國檔案法〉實施辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《ＸＸ省公文網(wǎng)上交換管理暫行辦法》，特制定本規(guī)定。

第二條　本規(guī)定適用于全省各級黨政機關、社會團體，企事業(yè)單位及其他組織可參照執(zhí)行（以下統(tǒng)稱單位）。

第三條　基本術語解釋

（一）電子文件：指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。

（二）歸檔電子文件：具有重要憑證性、依據(jù)性和參考利用價值，并作為檔案保存的電子文件。

（三）電子文件的物理歸檔：指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

（四）電子文件的邏輯歸檔：指在計算機網(wǎng)絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程。

第二章 管理體制和職責

第四條　各單位應明確電子文件歸檔管理的分管領導，明確部門職責，責任到人。檔案人員應忠于職守，具備計算機專業(yè)知識，熟悉掌握本單位使用計算機系統(tǒng)的操作技能，并積極主動提供服務，充分發(fā)揮歸檔電子文件的作用。

第五條　各單位應建立相應的電子文件管理制度和技術措施，做好電子文件歸檔的管理工作，對其實施全過程管理，以確保電子文件的真實性、完整性和有效性。

第六條　電子文件的形成、承辦、運轉(zhuǎn)、整理等工作，由承辦（業(yè)務）部門負責；電子文件歸檔管理的日常監(jiān)督、指導和保管、開發(fā)利用等工作，由檔案部門或有關部門負責。

第七條　歸檔電子文件應與其他門類和載體的檔案實行集中統(tǒng)一管理。檔案部門要配備與業(yè)務部門相互兼容的計算機軟、硬件系統(tǒng)，保證歸檔電子文件的有效識讀。

第三章 歸檔范圍、保管期限

第八條　本單位主要職能活動中產(chǎn)生的電子文件，歸檔前應進行鑒定；具有重要憑證性、依據(jù)性和參考利用價值的電子文件，應按照歸檔范圍進行歸檔。

第九條　電子文件歸檔范圍

（一）電子文件稿本代碼： M—草稿性電子文件；U—非正式電子文件；F—正式電子文件；

（二）電子文件類別代碼：T—文本文件；D—數(shù)據(jù)文件；I-圖像文件；G—圖形文件；V-影像文件；A-聲音文件；p—計算機程序；O-多媒體文件。

（三）電子文件信息類型：

1、字處理文件：指用計算機字處理技術形成的文字文件、表格文件等，歸檔時應注明文件存儲格式和屬性，重點收集定稿電子文件和正式電子文件。

（1）定稿電子文件：用計算機起草文件時形成的最后一稿草稿文件，記錄了文件的最后修改結(jié)果，具有參考和利用價值，收集時須落實必要的簽字手續(xù)，明確公文擬稿、核稿、簽發(fā)等環(huán)節(jié)的責任者。對特別重要文件的歷次草稿需要保存時，每一稿應加標識以區(qū)別。

（2）正式電子文件：指已修改、簽發(fā)完畢的定稿、能行使其文件職能、以正式文件文號注明的電子文件。

2、數(shù)據(jù)文件：指采用數(shù)據(jù)庫形式存在的具有文件屬性的記錄。

3、圖像文件：指用掃描儀、數(shù)碼相機等數(shù)字設備采集或制作的靜態(tài)圖像文件。

4、圖形文件：指采用計算機輔助設計或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件。

5、影像文件：指用數(shù)碼攝像機等視頻設備錄入的動態(tài)圖像文件。

6、聲音文件：指用音頻設備錄入并轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式的文件。

7、計算機程序：指計算機使用的商用或自主開發(fā)的系統(tǒng)軟件、應用軟件以及軟件的版本等。

8、多媒體文件：指用計算機多媒體技術制作的文件，其中包含聲音、圖像、圖形、影像等兩種以上的復合信息形式。

（四）電子文件載體類型 電子文件載體主要分為磁性載體、光學載體兩種。磁性載體包括磁帶、軟磁盤、硬磁盤；光學載體包括只讀光盤，可寫入光盤、可擦寫光盤等。

第十條　各單位電子文件的形成部門應定期將具有重要憑證性、依據(jù)性和參考利用價值的電子文件制作脫機備份。需要永久、長期保存的電子文件，應制作紙質(zhì)版本與電子文件同時歸檔；轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)版本的，應及時歸入相應門類的紙質(zhì)檔案中進行管理。

第十一條　歸檔電子文件的保管期限參照國家檔案局《關于機關檔案保管期限的規(guī)定》執(zhí)行。

第四章 電子文件的歸檔方式、要求

第十二條　電子文件的歸檔方式包括邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔可適時進行，物理歸檔應按紙質(zhì)檔案的規(guī)定定期完成。各單位在開展此項工作時，應以物理歸檔為主，待條件成熟方可實行邏輯歸檔。具體做法<<ＸＸ省電子文檔管理系統(tǒng)>>。

第十三條　使用局域網(wǎng)的單位，其電子文件歸檔應報經(jīng)同級檔案行政管理部門同意后，可實施邏輯歸檔，其基本要求是：

（一）電子文件歸檔操作由具體經(jīng)辦人完成。

（二）檔案人員應會同計算機系統(tǒng)管理人員設定查詢歸檔電子文件的權限。

（三）網(wǎng)絡管理人員應把歸檔電子文件的物理地址存放于指定的計算機服務器上，并須采取可靠的備份措施。

（四）歸檔電子文件應有該電子文件產(chǎn)生及運行過程的元數(shù)據(jù)，即描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。

（五）局域網(wǎng)應有可靠的安全防范措施，系統(tǒng)設備更新時，應制定嚴密的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換辦法，確保數(shù)據(jù)準確無誤并能在新系統(tǒng)中運行；檔案人員應參與設備更新時的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作，并做更新記錄。

（六）電子文件歸檔后，檔案人員、網(wǎng)絡管理人員要及時清理計算機或網(wǎng)絡上重復的電子文件。

第十四條　使用單機或局域網(wǎng)條件有限的單位，其電子文件應采用物理歸檔方式，基本要求是：

（一）歸檔電子文件存儲的載體光盤、磁盤等介質(zhì)應注明是否已經(jīng)做檢毒和清毒處理；含有千年問題或其它隱患的數(shù)據(jù)文件不得歸檔。

（二）同一全宗內(nèi)的電子文件按保管期限—或保管期限——機構（問題）分類。

（三）歸檔電子文件經(jīng)分類排列后，應按《檔案著錄規(guī)則》著錄標引，并編制機讀目錄和檔號；其著錄項目為：序號、全宗名稱、題名、責任者、文號、存入日期及位置、密級、保管期限、硬件和軟件環(huán)境。

第五章 移交、保管、提供利用

第十五條　電子文件的形成部門應按規(guī)定將每年辦理完畢應歸檔電子文件向檔案部門移交。移交前，各承辦（業(yè)務）部門應檢查其電子文件的真實性、完整性和有效性，做到移交及時、數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準確、手續(xù)完備等。

第十六條　撤并單位的電子文件應按規(guī)定向接管單位或有關檔案館移交。

第十七條　單位的檔案部門負責電子文件歸檔前的監(jiān)督、指導工作以及歸檔檢查驗收和歸檔后的統(tǒng)一編目、保管、開發(fā)利用。檔案部門應檢驗承辦（業(yè)務）部門移交的電子文件，做到外觀完好、整潔無損，記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項目與登記一致，確保上機測試無病毒和準確率。

第十八條　各單位向檔案館移交的電子文件一式3套，一套封存保管，一套供查閱利用，一套異地保存。

第十九條　接收入庫的歸檔電子文件，每兩年要抽檢一次，抽檢率不低于40%，發(fā)現(xiàn)問題要及時補救。

第二十條　系統(tǒng)設備更新時，應及時對歸檔電子文件進行遷移和備份。

第二十一條　對歸檔電子文件的復制分為相同載體的原樣復制和不同載體的轉(zhuǎn)換復制。本規(guī)定推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件保存的載體。

第二十二條　磁性載體上的歸檔電子文件，每四年要復制一次。需搶救的光盤應及時復制，原載體保留時間不少于四年。

第二十三條　保管的歸檔電子文件要采用專門的保護設備和保護技術手段。歸檔電子文件載體應直立存放于防磁、防光、防塵、防有害氣體的裝具中，溫度控制在17℃—20℃；相對濕度控制在35%—45%，距離強磁物10米以上。

第二十四條　歸檔電子文件的提供利用要注意以下事項：

（一）封存的歸檔電子文件不得利用和外借，利用時要使用歸檔電子文件的復制件。

（二）查閱應在許可范圍，并遵守保密規(guī)定。

（三）通過網(wǎng)絡查詢和利用要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障。

第二十五條　銷毀歸檔電子文件，需經(jīng)本單位領導批準，有關業(yè)務部門和檔案部門審核，編制銷毀清冊，并確保載體與信息徹底銷毀。

第六章 附 則

第二十六條　本規(guī)定由ＸＸ省檔案局負責解釋。

第二十七條　本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。

ＸＸ檔案局

二00三年四月二十四日