第一篇：淺議CAD電子文件歸檔管理論文

在工程設計行業(yè)，設計生產的主要成果就是設計文件，CAD出圖率在有的單位或項目中已高達100％，但驗收歸檔管理還是沿用傳統(tǒng)的方法，只對紙質進行驗收，電子文件散落在設計人員手中或簡單收集在一起，隨著時間的推移，電子文件逐漸丟失，各種信息被逐漸忘卻，再重復利用查找相當困難。而設計行業(yè)設計文件的重復利用率又比較高，所以CAD電子文件的歸檔工作就顯得更迫切。

一、CAD電子文件歸檔現(xiàn)狀

1.電子文件歸檔缺乏規(guī)范化、制度化

由于電子文件涉及的技術環(huán)境較復雜，采用標準化的方法管理會更細致、周全、易于操作。目前電子文件收集通常缺乏制度保障，或即使有明確的制度，執(zhí)行常常不到位。

2.電子文件歸檔管理人員職責不明確

在實踐中我們發(fā)現(xiàn)，有些單位電子文件歸檔管理由計算機人員操作，有的由檔案管理人員管理。實踐證明電子文件的歸檔以及電子檔案的管理仍以檔案管理人員為主較好。因為檔案管理人員經過多年實踐與培訓，具備了相當強的業(yè)務能力，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊伍，有較好的工作基礎，而且由于電子計算機的普及，他們也基本掌握了簡單的數(shù)據(jù)庫知識和計算機的操作原理及特點，更清楚電子檔案與紙質檔案的異同。而大多數(shù)計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生。

3.歸檔的電子文件質量較差，內容真實性無法保障，且缺乏可讀性

有些單位僅處于坐等電子文件歸檔階段，且歸檔的電子文件僅從形式上進行鑒別，對其內容的真實性、可讀性未把關，草率整理刻盤歸檔，致使歸檔的電子文件不齊全，內容不真實，形成電子文件的背景信息及元數(shù)據(jù)未同時歸檔，無法提供可利用的資料。

二、CAD電子文件歸檔前瞻

CAD電子文件是計算機輔助設計形成的產物，隨著計算機應用的日益普及，大量電子文件不斷涌現(xiàn)，無紙化辦公是必然趨勢，及時、有效收集電子文件，科學管理電子檔案是廣大科技檔案工作者的職責。

1.CAD電子文件的特點

信息的非人工識讀性。電子文件第一次使用了人工不可識讀的記錄符號——數(shù)字式代碼，對于這種經過復雜編碼的“比特”人工無法破譯它的含義，只有通過計算機特定的程序解碼，使之還原為輸入前的狀態(tài)，人才能識讀它。

信息對系統(tǒng)的依賴性。電子文件只有依賴于計算機系統(tǒng)，包括計算機硬件、操作系統(tǒng)和軟件，才具有生命力，才能發(fā)揮作用。

信息的可變性。電子文件的增刪十分容易，不留痕跡，計算機系統(tǒng)中的靜態(tài)文檔被大量動態(tài)文檔所取代，動態(tài)文檔中的數(shù)據(jù)不斷地被更新或補充，以反映最新信息。

信息存儲的高密度性。電子文件的存儲密度大大高于以往各種人工可識讀的信息介質，隨著技術的進步，電子介質的存儲密度還將繼續(xù)加大。

信息的可操作性。電子文件可以隨時適應人們的需要，修改、調閱可以跨越時空界限。

2.CAD電子文件非實體歸檔的可行性、必要性

電子文件不論實際存在什么位置，都可以做到在不改變其物理存儲位置的情況下進行邏輯歸檔。也就是說，人們認為是“集中”歸檔保存的電子文件，實際上可能分布在計算機網絡的各個角落，甚至相距十萬八千里。

檔案管理長期存在著文件的數(shù)量與存儲能力的矛盾。隨著技術的進步，電子介質的存儲密度將繼續(xù)加大，把一個檔案室?guī)觳貦n案全部裝進一只皮箱不再是神話。

在電子文件制作時，我們可以得心應手地使用所需要的存儲于不同地方的數(shù)據(jù)，修改變得很容易熒杓菩幸瞪杓仆賈?、文贾貜屠寐瘦^高。如在設計過程中形成的數(shù)字三維模型可以使設計人員看到其中的任何一個剖面及其有關的參數(shù)，并對設計中的任何部分加以修改；可以使不同的設計人員同時在同一張“圖紙”上工作并且互相知道修改的內容；工程項目有些技術條件相同的工程經常直接套用已有工程的圖紙，大大提高工程設計效率。

三、完善CAD電子文件歸檔管理措施

1.完善制度，措施到位，合理配置資源

各單位應根據(jù)本單位情況，依據(jù)電子文件全程管理、前端控制原則及完整性、真實性、可讀性保障原則，參照國家標準GB／T 17678.1—1999《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，制定本單位電子文件歸檔管理制度。

明確歸檔電子文件是項目負責人的職責并納入質量管理體系文件中。由于電子文件內容復雜、專業(yè)性強，入庫前后都要進行修改，檔案部門不一定能夠保證電子文件完整、準確、系統(tǒng)，明確規(guī)定及時、有效歸檔電子文件是項目負責人的職責之一，必要時輔以一定的行政、經濟手段，保證電子檔案的質量。

統(tǒng)一電子文件歸檔格式。因為沒有標準的制約，任何工作都會帶有隨意性。在工程項目設計過程中，電子文件管理系統(tǒng)應建立一系列標準，如CAD系統(tǒng)軟、硬件平臺，制圖的編輯軟件、字庫、圖幅、格式，電子文件的數(shù)據(jù)類型、文件種類，電子文件的編號、著錄，電子文件的歸檔范圍和要求，工程項目電子文件光盤的信息組織、刻錄、標識等，保證歸檔的電子文件齊全、完整、真實、有效，便于長久利用。

合理配置資源包括設備和人力資源。電子文件的形成、處理，都是在電子計算機軟、硬件平臺支持下完成的，因此充分配置電子文件管理所需設備是從事電子文件歸檔管理的前提。此外，電子文件的整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用都要由電子文件管理人員負責實施完成，盡快培訓一批檔案人員來負責電子文件的管理。

2.尊重并貫徹前端控制思想

中華人民共和國國家標準《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》第一部分：電子文件歸檔與檔案管理4.5明確要求：“對電子文件的形成、積累、整理、歸檔應實施全過程管理，以保證電子檔案的質量”。實踐證明電子文件歸檔與傳統(tǒng)紙質文件歸檔不同。傳統(tǒng)的做法可以不管文件形成過程中的具體細節(jié)，只要根據(jù)文件的保存價值，在工程項目結束后對其進行收集、整理、歸檔、保存，但電子文件沿用這種方法行不通，如CAD設計圖紙，由于文件系統(tǒng)格式不同，造成檔案光盤系統(tǒng)無法利用CAD形成的光盤。

勘測設計階段是確定電子文件歸檔范圍的最佳時機。從工程項目立項、設計文件形成之時起，檔案管理者即介入，進行監(jiān)督、指導，提出文件運行的環(huán)境背景、元數(shù)據(jù)，劃定該歸檔的文件范圍，敦促其進行適時歸檔，防止電子文件的丟失，保證電子文件的完整、準確。

3.紙質文件與電子文件同步歸檔

據(jù)《清華大學自動輸入及管理系統(tǒng)TH－DAIMS使用指南》統(tǒng)計，在進行系列產品設計時，新型號圖紙80％可以采用同一系列原圖圖紙，無須任何修改，而20％需要修改的圖紙中，也只要做局部修改。但由于工程設計電子文件始終處于動態(tài)過程，其內容在不斷變化，設計人員受計算機內存容量影響，常會刪除一些過時信息，為確保歸檔電子文件的完整、準確，必須實行歸檔紙質文件的同時歸檔完整的電子文件。

4.重視技術鑒定

工程項目電子文件的歸檔與驗證應同步進行。電子文件的技術性鑒定包括對信息的真實、可靠、完整、可讀性的認定和對文件載體的性能的檢測。

可讀性鑒定目的在于確認電子文件中的內容可以正常讀出，沒有丟失和差錯。進行可讀性鑒定時不僅要確認文件在當時的可讀狀態(tài)，同時需要分析其是否具備日后多次無差錯讀出的性能。檢查歸檔電子文件的輔助技術材料是否齊全也是可讀性鑒定中不可忽視的內容，如關于電子文件使用的操作系統(tǒng)和支持軟件的記錄材料，是保證電子文件由代碼還原為可讀信息的“引導”，不可遺漏。

對于電子文件的可靠性鑒定，主要從內容的真實、完整性上去把關。電子文件的易修改性使得計算機系統(tǒng)中同一文件經常存在不同版本，歸檔的電子文件必須是最終版本，必要時可保存某些草稿和定稿。電子文件的版本不像紙質文件的稿本那樣易于識別，管理人員可借助計算機中記錄下來的時間進行比較和鑒定。從文件的相關性入手檢查歸檔電子文件的完整性。隨著軟件功能和計算機網絡的發(fā)展，一套電子文件中的文字、圖表、數(shù)據(jù)分布在幾個甚至幾十個地方的情況會越來越多，即使在同一主機內，一份電子文件也可能以若干份文件相連接的方式存在。如果分布在各處的“文件成分”匯集不齊，一份文件便無法再現(xiàn)其全貌。

對歸檔的電子文件進行無病毒鑒定。檔案部門接收的電子文件來自四面八方，受病毒侵害的機會多，因此對于以介質狀態(tài)歸檔的電子文件，應先殺毒，再接收，避免危及整個檔案管理系統(tǒng)。

參考文獻：

1、CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求。GB／T 17678.1－1999.2、電子文件光盤存儲歸檔一致性測試。GB／T 17679－1999 CAD.3、馮惠玲。擁有新記憶——電子文件管理研究。檔案學1998.4、茆榮珍。水利勘測設計電子文件歸檔與電子檔案管理面臨的問題及對策。治淮，2002.11.

第二篇：醫(yī)院辦公室電子文件歸檔管理論文

【關鍵詞】 電子文件;檔案

近年來，隨著電子信息技術的飛速發(fā)展和辦公自動化的逐步完善，電子計算機已被越來越廣泛地應用于辦公室的日常工作。以往手續(xù)繁雜的辦公行文、來往函件等都可以通過網絡直接在計算機上辦結。文件從產生到處理結案幾乎不使用紙和筆，由此而產生了大量的電子文件。這些電子文件以其快捷、方便等的優(yōu)越性大大地提高了工作質量與效率，給我們的工作帶來了極大的便利。然而，如果一旦操作不當或染上病毒，后果不堪設想。因此，探討研究電子文件歸檔的方法，確保電子文件的安全，是當前醫(yī)院信息化建設的一項重要內容，也是檔案管理工作中一個急需解決的課題。電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析

1.1 從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題

1.1.1 原稿被忽視，隨意遭刪改

在電子計算機上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。

1.1.2 歸檔程序不明確，存貯載體不安全

電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過計算機對處理完畢的有價值的文件進行收集、篩選、分類并使之轉化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項工作。但是，目前有相當一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動化系統(tǒng)在設計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術性，把應歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。

1.1.3 歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e電子文件的鑒定，是對其價值的斷定和對其真假進行鑒定的一項工作

對于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現(xiàn)在有些單位對歸檔電子文件的真假與價值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。

1.1.4 人員素質低，專業(yè)人才缺

電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當一部分素質偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術人才，尤其是具備檔案管理和計算機信息處理的復合型人才。有些單位檔案部門雖然引進了現(xiàn)代先進的計算機設備，但因專業(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。

1.2 造成上述問題的原因主要有兩個方面

1.2.1 思想認識問題

傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質文件材料為主要工作對象，自從計算機應用于檔案管理后，電子文件以其自身獨特的優(yōu)勢正在逐步地取代以往的紙質文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應去認識它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設的意義認識不足，這些人觀念陳舊、意識淡薄，認為檔案還是紙質的妥當，對電子文件的優(yōu)點視而不見，不接受新生事物，不參加學習培訓，不懂得計算機操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。

1.2.2 管理工作滯后問題

目前，計算機軟件的開發(fā)很快，五花八門，日新月異。

然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規(guī)，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計算機的特點，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴重滯后于計算機應用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之二。對電子文件歸檔的幾點建議

電子文件歸檔的目的就是要使人類活動的真實歷史記錄在電子信息時代更好的、更完整的、長期的保存下去。為此，筆者建議要做好如下幾個方面的工作。

2.1 更新觀念，適應形勢

做好電子文件的歸檔管理工作，既是信息化建設的必然要求，也是檔案信息化建設的重要組成部分。目前，發(fā)達國家已有60%以上的政府行政工作是通過因特網和其他電子通訊方式實現(xiàn)的。因此，作為當今信息時代的一名檔案工作者，要把檔案信息化建設提高到為經濟建設服務和促進檔案事業(yè)發(fā)展的高度來認識。要緊跟形勢、更新觀念、接受新事物，積極參加專業(yè)技術培訓，熟練掌握各種操作技能，以適應新時期檔案管理工作的需要。

2.2 認真收集，保護原稿

不論紙質檔案或是電子檔案，收集工作總是第一關，是做好歸檔管理工作的基礎。收集工作是否到位，對后續(xù)各環(huán)節(jié)有著很大的影響。如果該收集歸檔的文件沒有收集，不僅影響到檔案的完整性，更不用說開發(fā)與利用。對文件在處理過程中曾修改的，在附件上要有該文稿歷次修改的標記，各種修改信息應予以保留，不可任意進行刪除，要保護好原稿。

2.3 做好鑒定，確定價值

電子文件在歸檔之前，鑒定小組要對電子文件的真實性、完整性和有效性進行鑒定。第一要辨別電子文件的真?zhèn)?第二要確定電子文件的價值;第三要確定電子文件的完整性。只有真實的、有價值的電子文件才有保存的必要。

2.4 按照程序，做好歸檔

電子文件的歸檔，必須按照程序進行。首先，對應歸檔的電子文件進行收集、分類和整理;其次，對電子文件進行鑒定，確定其去留問題;再次，將電子文件脫機存儲在可靠的載體上并送交檔案室歸檔。設有虛擬電子檔案室的，可用郵件的形式傳遞到檔案室。在格式上，一般采用通用格式。如文檔文件采用doc格式，數(shù)據(jù)文件采用dbf文件等。在時間上，由各單位自定，按期限進行歸檔。在保存數(shù)量上，一般保存兩套以上同版本的電子文件，其中一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關業(yè)務部門異地保管。對網絡環(huán)境下生成的大量的業(yè)務電子文件也要做好備份，但不要將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務器上。

2.5 加強防患，確保安全

存儲載體的安全與否，關系到電子文件歸檔工作的成敗。因此，對歸檔的電子文件，要采取可靠的措施，確保電子文件存儲的安全。及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和殺毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級，做好檔案上傳、下載安全等和訪問權限等的防患工作。控制環(huán)境的溫度和濕度，及時升級服務器主機和數(shù)據(jù)庫的硬件設施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中的安全與穩(wěn)定。

2.6 加強培養(yǎng)，提高素質

電子文件是一種新型的信息載體，其歸檔技術、編排技術、信息安全保護技術、毒防治技術等都是醫(yī)院信息化建設的重要內容。因此，培養(yǎng)和造就一大批具備檔案管理專業(yè)知識和計算機操作技能的人才是當務之急。解決人才問題，一方面可以直接吸納檔案管理、電子計算機或數(shù)字通信等專業(yè)技術專業(yè)人員，另一方面是加強在職人員的業(yè)務培訓，選送進修學習，使他們迅速掌握檔案管理知識和計算機操作技能，以解決目前人才缺乏的難題。

綜上所述，電子文件作為一種新型的信息載體，它以其自身獨特的記錄形式和與紙質文件無可比擬的優(yōu)越性使工作質量和效率大大提高。它的產生給傳統(tǒng)的檔案工作理念、技術和方法帶來嚴峻的挑戰(zhàn)，是檔案管理工作的一場新的變革。盡管電子文件也存在某些不足與缺點，然而，其利遠遠大于弊。因此，只要我們辯證地分析問題，有針對性地采取有效措施，不斷地改進和完善各項管理工作，電子文件的歸檔工作就一定能夠做好。

第三篇：公司電子文件歸檔及管理規(guī)定

文章標題：公司電子文件歸檔及管理規(guī)定

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第一條為進一步規(guī)范我公司電子文件的歸檔及管理工作，保障歸檔的電子文件安全有效地利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關法律法規(guī)，特制訂本暫行辦法。

第二條電子文件，是以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通訊網絡上傳送的文件。

第三條檔案室對電子文件歸檔及管理工作實行監(jiān)督和指導。

第四條凡有保存價值的電子文件，形成單位均必須歸檔。電子文件的歸檔范圍、保管期限和密級劃分，參照國家有關紙質文件歸檔的有關規(guī)定執(zhí)行。

第五條電子文件一般應在辦理完畢后，即時向單位檔案部門歸檔。

第六條電子文件物理歸檔的基本要求：

（1）辦理完畢的電子文件應在三個月內進行物理歸檔；

（2）電子文件應按照本單位紙質文件的分類方案和整理方法進行分類、整理，下載到耐久性的載體上，（按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤

等，不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體）；

（3）經過過程中的情況隨時記錄在相應的文件中；

（4）專用軟件產生的電子文件應轉換為通用型電子文件；

（5）歸檔的電子文件載體應標明載體編號、類別、密級及保管期限；

第七條電子文件歸檔時，《電子文件登記表》、機讀目錄、相關軟件、其他說明等應與相對應的電子文件一同歸檔保存。

第八條電子文件形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子文件制成紙質文件，與原電子文件的存儲載體一同歸檔，并使兩者互聯(lián)。

第九條電子文件在無紙化辦公過程中，應采取安全措施，保證不會非正常改動。

第十條各電子文件形成單位應在運行電子文件處理系統(tǒng)的硬件環(huán)境中設置足夠容量，安全的專用存儲器，存放處理完畢應當歸檔保存的電子文件，以保證歸檔電子文件的完

整與安全。

第十一條歸檔電子文件移交前，文件形成單位必須認真檢測電子文件，并填寫《歸檔電子文件移交接收檢驗登記表》，檢驗表一式兩份，一份隨電子文件移交給檔案館，一份由

電子文件形成單位保存。

第十二條電子文件的檢驗應包括以下項目：

（1）載體有無劃痕、是否清潔等；

（2）有無病毒；

（3）核實電子文件的真實性、完整性、有效性及審核手續(xù)；

（4）核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全；

（5）對特殊格式的電子文件，應核實其相關軟件、版本、操作手冊等是否完整；

第十三條檔案室按照檢驗要求對進館電子文件逐一驗收，對檢驗不合格者，應退回形成單位重新制作。

第十四條移交檔案館的電子文件應一式三套，一套封存保管，一套異地封存保管，一套提供利用。

第十五條歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，還應符合下列條件：

（1）歸檔載體應作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；

（2）單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓；

（3）存放時應防磁、防光、防潮、防有害氣體；

（4）環(huán)境溫度控制范圍為17℃-20℃，相對濕度控制范圍為35-45。

第十六條電子文件歸檔每滿1年對涉及的電子文件形成單位和設備更新情況進行一次檢查登記。

設備環(huán)境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，應進行電子文件的載體轉換工作，原載體保留時間不少于3年。

第十七條檔案保管的電子文件應定期進行檢驗、轉存并將檢驗結果填入《歸檔電子文件管理登記表》。

（1）對磁性載體每滿2年，光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于20，如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施；

（2）磁性載體上的電子文件，每4年轉存一次，原載體同時保留不少于4年。

第十八條歸檔電子文件的封存載體不得外借，未經批準，任何單位和個人不得擅自復制電子文件。

第十九條利用歸檔的電子文件，應使用拷貝件。對具有保密要求的歸檔電子文件采用網絡方式提供利用時，應遵守國家有關保密規(guī)定，采取身份認證、權限控制等安全措施。

第二十條歸檔電子文件的鑒定銷毀，參照國家關于檔案鑒定銷毀的有關規(guī)定執(zhí)行，在辦理審批手續(xù)后實施。

屬于保密范圍的歸檔電子文件的銷毀，如存儲在不可擦除載體上應連同存儲載體一起銷毀。

第二十一條檔案館應定期對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統(tǒng)計。

第二十二條本辦法未盡事宜，參照國家其他有關電子文件的標準和規(guī)定。

《公司電子文件歸檔及管

理規(guī)定》來源于xiexiebang.com，歡迎閱讀公司電子文件歸檔及管理規(guī)定。

第四篇：ＸＸ省電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定

第一章 總 則

第一條　為了加強全省的電子文件歸檔與管理，保障歸檔電子文件的安全保管和開發(fā)利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《ＸＸ省〈中華人民共和國檔案法〉實施辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《ＸＸ省公文網上交換管理暫行辦法》，特制定本規(guī)定。

第二條　本規(guī)定適用于全省各級黨政機關、社會團體，企事業(yè)單位及其他組織可參照執(zhí)行（以下統(tǒng)稱單位）。

第三條　基本術語解釋

（一）電子文件：指在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。

（二）歸檔電子文件：具有重要憑證性、依據(jù)性和參考利用價值，并作為檔案保存的電子文件。

（三）電子文件的物理歸檔：指把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。

（四）電子文件的邏輯歸檔：指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程。

第二章 管理體制和職責

第四條　各單位應明確電子文件歸檔管理的分管領導，明確部門職責，責任到人。檔案人員應忠于職守，具備計算機專業(yè)知識，熟悉掌握本單位使用計算機系統(tǒng)的操作技能，并積極主動提供服務，充分發(fā)揮歸檔電子文件的作用。

第五條　各單位應建立相應的電子文件管理制度和技術措施，做好電子文件歸檔的管理工作，對其實施全過程管理，以確保電子文件的真實性、完整性和有效性。

第六條　電子文件的形成、承辦、運轉、整理等工作，由承辦（業(yè)務）部門負責；電子文件歸檔管理的日常監(jiān)督、指導和保管、開發(fā)利用等工作，由檔案部門或有關部門負責。

第七條　歸檔電子文件應與其他門類和載體的檔案實行集中統(tǒng)一管理。檔案部門要配備與業(yè)務部門相互兼容的計算機軟、硬件系統(tǒng)，保證歸檔電子文件的有效識讀。

第三章 歸檔范圍、保管期限

第八條　本單位主要職能活動中產生的電子文件，歸檔前應進行鑒定；具有重要憑證性、依據(jù)性和參考利用價值的電子文件，應按照歸檔范圍進行歸檔。

第九條　電子文件歸檔范圍

（一）電子文件稿本代碼： M—草稿性電子文件；U—非正式電子文件；F—正式電子文件；

（二）電子文件類別代碼：T—文本文件；D—數(shù)據(jù)文件；I-圖像文件；G—圖形文件；V-影像文件；A-聲音文件；p—計算機程序；O-多媒體文件。

（三）電子文件信息類型：

1、字處理文件：指用計算機字處理技術形成的文字文件、表格文件等，歸檔時應注明文件存儲格式和屬性，重點收集定稿電子文件和正式電子文件。

（1）定稿電子文件：用計算機起草文件時形成的最后一稿草稿文件，記錄了文件的最后修改結果，具有參考和利用價值，收集時須落實必要的簽字手續(xù)，明確公文擬稿、核稿、簽發(fā)等環(huán)節(jié)的責任者。對特別重要文件的歷次草稿需要保存時，每一稿應加標識以區(qū)別。

（2）正式電子文件：指已修改、簽發(fā)完畢的定稿、能行使其文件職能、以正式文件文號注明的電子文件。

2、數(shù)據(jù)文件：指采用數(shù)據(jù)庫形式存在的具有文件屬性的記錄。

3、圖像文件：指用掃描儀、數(shù)碼相機等數(shù)字設備采集或制作的靜態(tài)圖像文件。

4、圖形文件：指采用計算機輔助設計或繪圖獲得的靜態(tài)圖形文件。

5、影像文件：指用數(shù)碼攝像機等視頻設備錄入的動態(tài)圖像文件。

6、聲音文件：指用音頻設備錄入并轉換為數(shù)字形式的文件。

7、計算機程序：指計算機使用的商用或自主開發(fā)的系統(tǒng)軟件、應用軟件以及軟件的版本等。

8、多媒體文件：指用計算機多媒體技術制作的文件，其中包含聲音、圖像、圖形、影像等兩種以上的復合信息形式。

（四）電子文件載體類型 電子文件載體主要分為磁性載體、光學載體兩種。磁性載體包括磁帶、軟磁盤、硬磁盤；光學載體包括只讀光盤，可寫入光盤、可擦寫光盤等。

第十條　各單位電子文件的形成部門應定期將具有重要憑證性、依據(jù)性和參考利用價值的電子文件制作脫機備份。需要永久、長期保存的電子文件，應制作紙質版本與電子文件同時歸檔；轉換成紙質版本的，應及時歸入相應門類的紙質檔案中進行管理。

第十一條　歸檔電子文件的保管期限參照國家檔案局《關于機關檔案保管期限的規(guī)定》執(zhí)行。

第四章 電子文件的歸檔方式、要求

第十二條　電子文件的歸檔方式包括邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔可適時進行，物理歸檔應按紙質檔案的規(guī)定定期完成。各單位在開展此項工作時，應以物理歸檔為主，待條件成熟方可實行邏輯歸檔。具體做法<<ＸＸ省電子文檔管理系統(tǒng)>>。

第十三條　使用局域網的單位，其電子文件歸檔應報經同級檔案行政管理部門同意后，可實施邏輯歸檔，其基本要求是：

（一）電子文件歸檔操作由具體經辦人完成。

（二）檔案人員應會同計算機系統(tǒng)管理人員設定查詢歸檔電子文件的權限。

（三）網絡管理人員應把歸檔電子文件的物理地址存放于指定的計算機服務器上，并須采取可靠的備份措施。

（四）歸檔電子文件應有該電子文件產生及運行過程的元數(shù)據(jù)，即描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。

（五）局域網應有可靠的安全防范措施，系統(tǒng)設備更新時，應制定嚴密的數(shù)據(jù)轉換辦法，確保數(shù)據(jù)準確無誤并能在新系統(tǒng)中運行；檔案人員應參與設備更新時的數(shù)據(jù)轉換工作，并做更新記錄。

（六）電子文件歸檔后，檔案人員、網絡管理人員要及時清理計算機或網絡上重復的電子文件。

第十四條　使用單機或局域網條件有限的單位，其電子文件應采用物理歸檔方式，基本要求是：

（一）歸檔電子文件存儲的載體光盤、磁盤等介質應注明是否已經做檢毒和清毒處理；含有千年問題或其它隱患的數(shù)據(jù)文件不得歸檔。

（二）同一全宗內的電子文件按保管期限—或保管期限——機構（問題）分類。

（三）歸檔電子文件經分類排列后，應按《檔案著錄規(guī)則》著錄標引，并編制機讀目錄和檔號；其著錄項目為：序號、全宗名稱、題名、責任者、文號、存入日期及位置、密級、保管期限、硬件和軟件環(huán)境。

第五章 移交、保管、提供利用

第十五條　電子文件的形成部門應按規(guī)定將每年辦理完畢應歸檔電子文件向檔案部門移交。移交前，各承辦（業(yè)務）部門應檢查其電子文件的真實性、完整性和有效性，做到移交及時、數(shù)據(jù)完整、內容準確、手續(xù)完備等。

第十六條　撤并單位的電子文件應按規(guī)定向接管單位或有關檔案館移交。

第十七條　單位的檔案部門負責電子文件歸檔前的監(jiān)督、指導工作以及歸檔檢查驗收和歸檔后的統(tǒng)一編目、保管、開發(fā)利用。檔案部門應檢驗承辦（業(yè)務）部門移交的電子文件，做到外觀完好、整潔無損，記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項目與登記一致，確保上機測試無病毒和準確率。

第十八條　各單位向檔案館移交的電子文件一式3套，一套封存保管，一套供查閱利用，一套異地保存。

第十九條　接收入庫的歸檔電子文件，每兩年要抽檢一次，抽檢率不低于40%，發(fā)現(xiàn)問題要及時補救。

第二十條　系統(tǒng)設備更新時，應及時對歸檔電子文件進行遷移和備份。

第二十一條　對歸檔電子文件的復制分為相同載體的原樣復制和不同載體的轉換復制。本規(guī)定推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件保存的載體。

第二十二條　磁性載體上的歸檔電子文件，每四年要復制一次。需搶救的光盤應及時復制，原載體保留時間不少于四年。

第二十三條　保管的歸檔電子文件要采用專門的保護設備和保護技術手段。歸檔電子文件載體應直立存放于防磁、防光、防塵、防有害氣體的裝具中，溫度控制在17℃—20℃；相對濕度控制在35%—45%，距離強磁物10米以上。

第二十四條　歸檔電子文件的提供利用要注意以下事項：

（一）封存的歸檔電子文件不得利用和外借，利用時要使用歸檔電子文件的復制件。

（二）查閱應在許可范圍，并遵守保密規(guī)定。

（三）通過網絡查詢和利用要有安全保密防范措施和可靠的監(jiān)管保障。

第二十五條　銷毀歸檔電子文件，需經本單位領導批準，有關業(yè)務部門和檔案部門審核，編制銷毀清冊，并確保載體與信息徹底銷毀。

第六章 附 則

第二十六條　本規(guī)定由ＸＸ省檔案局負責解釋。

第二十七條　本規(guī)定自公布之日起執(zhí)行。

ＸＸ檔案局

二00三年四月二十四日

第五篇：電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

2007-01-15 09:28范圍

本標準規(guī)定了在公務活動中，具有長期保存價值的電子文件的收集、積累、歸檔及電子檔案管理的一般方法。

本標準適用于國家機關、社會團體、企事業(yè)單位等辦公自動化過程中產生的電子文件及電子檔案的管理。其他種類的電子文件的管理可參照本標準。2 引用標準（略）定義

本標準采用下列定義。

3.1 電子文件 Electronic Records

能被計算機系統(tǒng)識別、處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網上傳送的數(shù)字代碼序列。

3.2 電子檔案 Electronic Archives

具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件、參數(shù)和其他相關數(shù)據(jù)

3.3 邏輯歸檔 Logical Filing

指在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。

3.4 物理歸檔 Physical Filing

指把計算機及其網絡中的電子文件集中傳輸至獨立的或可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程?？倓t

4.1 電子文件形成單位指定專門機構或人員負責對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理,保證管理工作的連續(xù)性。

4.2 電子文件形成部門負責電子文件的收集、積累、保管和整理工作, 檔案部門要進行指導與監(jiān)督。

4.3 電子文件的管理由檔案部門負責,電子文件形成部門要提供協(xié)助和支持。

4.4 檔案部門應明確規(guī)定歸檔時間、歸檔范圍、技術環(huán)境、相關軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等歸檔要求,以保證電子檔案的質量。

4.5 為保證電子檔案的可利用性,從電子文件形成時就應有嚴格的管理制度和技術措施,確保其信息的真實性、安全性和完整性。

4.6 歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時,則應在內容、相關說明及描述上保持一致。

4.7 具有長期或永久保存價值的文本或圖形電子文件,如沒有紙質等拷貝件的必須制成紙質文件或縮微品等。進行歸檔時,必須將電子文件與相應的紙質文件或縮微品一并歸檔。電子文件的收集與積累

5.1 收集范圍

電子文件的收集范圍為有可能作為檔案保存的文件，除按國家關于文件歸檔的有關規(guī)定執(zhí)行外，還應包括相關的支持軟件和數(shù)據(jù)等。

5.2 收集積累要求

5.2.1 記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應被保

留。當正式文件是紙質的,如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留,否則可根據(jù)實際條件或需要,確定是否保留。

5.2.2 保存與紙質等文件內容相同的電子文件時，應在彼此間建立準確、可靠的標識關系。

5.2.3 在“無紙化”辦公或事務處理系統(tǒng)中產生的電子文件,應采取更嚴格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份,存儲于能夠脫機保存的載體上,并對有長期或永久保存價值的電子文件制成紙質文件或縮微品保留。

5.2.4 用文字處理技術形成的電子文件,收集時應注明文件存儲格式、屬性和文字處理平臺。

5.2.5 用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件,如果采用非標準壓縮算法,收集時應轉換成統(tǒng)一格式，如無法轉換，則應將相關軟件一并收集。

5.2.6 用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時應注意其軟硬件環(huán)境和相關數(shù)據(jù)。

5.2.7 用視頻設備獲得的動態(tài)圖像文件,收集時應注意收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。

5.2.8 用音頻設備獲得的文件,應同時收集其屬性標識、參數(shù)和非通用格式的相關軟件。

5.2.9 由計算機多媒體技術制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時應保證參數(shù)準確、數(shù)據(jù)完整。

5.2.10 通用軟件產生的電子文件,應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產生的電子文件，原則上應轉換成通用型電子文件；如不能轉換，則收集時必須連同專用軟件一并收集。

5.2.11 計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應與電子文件一同收集。

5.3 收集、積累方法

5.3.1 及時接照要求制作電子文件備份。

5.3.2 每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。見附錄A

5.3.3 電子文件登記表應與電子文件同時保存。

5.3.4 電子文件登記表如果制成電子表格,應與電子文件一同保存,并附有紙張打印件。

5.3.5 電子文件性質代碼:R—草稿性電子文件;U—非正式電子文件;O—正式電子文件。

5.3.6 電子文件類別代碼：T—文本文件;I—圖像文件:G一圖形文件;V一影像文件;A一聲音文件;M一多媒體文件；P—計算機程序；D—數(shù)據(jù)文件。6 電子文件的整理

6.1 電子文件的整理,應按、機構、問題、保管期限、密級等因素相對集中。

6.2 電子文件應填寫電子文件登記表，參照《檔案著錄規(guī)則》著錄，并制成機讀目錄。

6.3 歸檔電子文件應以盤為單位填寫登記表首頁，以份為單位填寫續(xù)頁，見附錄B。電子文件的歸檔

應定期把符合歸檔條件的電子文件信息向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機載體上。

7.1 歸檔范圍

電子文件的歸檔范圍,參照國家關于文件歸檔的現(xiàn)行有關規(guī)定執(zhí)行，并應包括相應的支持軟件和相關數(shù)據(jù)。

7.2 歸檔時間

邏輯歸檔可實時進行,物理歸檔應按照紙質文件的規(guī)定定期完成。

7.3 檢測

在進行電子文件歸檔工作時,應按其基本技術條件進行檢測。其內容包括:硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。

7.4 歸檔前的鑒定

電子文件的歸檔鑒定工作,參照國家關于文件鑒定的有關規(guī)定執(zhí)行,鑒定結果,在電子文件的機讀目錄上制作相應的標識。

7.4.1 有效性和完整性鑒定

歸檔前應由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進行審核,并由負責人簽署意見。如果文件形成單位采用了某些技術方法保證電子文件的有效性和完整性，則應把其技術方法和相關軟件一同移交給接收單位。

7.4.2 保管期限的劃分

電子文件保管期限的劃分,參照國家關于文件保管期限的有關規(guī)定執(zhí)行。

7.5 歸檔要求

7.5.1 電子文件的邏輯歸檔，按照歸檔鑒定標識進行，將管理權從網絡上移交檔案部門。其歸檔工作，除存儲格式和位置不變外，其它均應參照國家文件歸檔的有關規(guī)定執(zhí)行。

7.5.2 把帶有歸檔標識的電子文件集中,拷貝至耐久性的載體上,一式三套，一套封存保存,一套供查閱使用。第三套異地保存。對于加密電子文件,則應解密后再完成上述工作。

7.5.3 本標準推薦采用的載體,按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、硬磁盤、可擦寫光盤等。禁用軟磁盤作歸檔電子文件長期保存的載體。

7.5.4 存儲電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽,標簽內填寫檔號、題名、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等。電子文件的載體應設置成禁寫操作的狀態(tài)。

7.5.5 將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔,并附歸檔電子文件登記表。

7.5.6 需要長期保存的電子文件；應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一類型載體上,如果采用專用軟件,應將軟件及相關數(shù)據(jù)存在同一載體上。

7.5.7 原電子文件載體在完成電子文件歸檔后,在其形成部門保留時間至少1年。

7.5.8 在網絡中進行了邏輯歸檔操作的電子文件，應按上述歸檔過程完成物理歸檔。電子檔案的移交與保管

電子文件歸檔后按有關規(guī)定移交至檔案館等檔案保管部門，作為電子檔案進行集中保管。

8.1 檢驗

8.1.1 檔案保管部門應配備滿足對電子文件進行讀取處理的設備，以保證完成電子檔案的檢驗工作。歸檔的每套載體均應接受檢驗，合格率應達到100%。

8.1.2 檢驗項目

8.1.2.1 載體有無劃痕，是否清潔。

8.1.2.2 有無病毒。

8.1.2.3 核實電子檔案的完整性、有效性和審核手續(xù)。

8.1.2.4 核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。

8.1.3 將檢驗結果填入電子檔案接收檢驗登記表，見附錄C。檢驗不合格的，應退回形成單位，重新制作。

8.2 移交手續(xù)

驗收合格后，檔案保管部門應填寫電子檔案接收檢驗登記表，見附錄C，并簽字蓋章。登記表一式2份，一份交電子文件形成單位，一份自存。

8.3 保管要求

電子檔案保管除應具備紙質檔案一般的要求外，還應符合下列條件。

8.3.1 歸檔載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。

8.3.2 環(huán)境溫度選定范圍：17℃-20℃；相對濕度選定范圍：35℃-45℃。

8.3.3 存放時應注意遠離強磁場，并與有害氣體隔離。

8.4 有效性保證

8.4.1 每滿1年，對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門與電子文件讀取處理有關的設備更新情況進行一次檢查登記。設備環(huán)境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，應進行電子檔案的載體轉換工作，原載體同時保留時間不少于3年。

8.4.2 對磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問題應及時采取恢復措施。

8.4.3 磁性載體上的電子檔案，每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少于4年。

8.4.4 定期檢驗結果應填入 電子檔案管理登記表，見附錄D。

8.5 利用

8.5.1 電子檔案的封存載體不得外借。未經批準任何單位或人員不得擅自復制電子文件。

8.5.2 利用時使用拷貝件。

8.5.3 利用時要遵守保密規(guī)定。對具有保密要求的電子檔案，采用聯(lián)網的方式利用時，必須符合國家或部門有關保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的安全保密措施。

8.5.4 利用者對電子檔案的使用應在權限規(guī)定范圍之內。

8.6 電子檔案的鑒定銷毀

8.6.1 電子檔案的銷毀鑒定，參照國家關于檔案鑒定銷毀的有關規(guī)定執(zhí)行。

8.6.2 電子檔案的銷毀，應在辦理審批手續(xù)后，方可實施。

8.6.3 非保密電子檔案可進行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除的載體上，須連同存儲載體一起銷毀，并在網絡中徹底清除。

8.7 統(tǒng)計

檔案保管部門應及時按對電子檔案的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統(tǒng)計。