第一篇：技術(shù)文件和資料管理制度

技術(shù)文件和資料管理制度

1、目的對(duì)于質(zhì)量體系要求相關(guān)的文件和資料進(jìn)行控制，確保使用的文件和資料為有效版本。

2、范圍

適用于公司與質(zhì)量體系有關(guān)的文件和資料的控制，包括外來文件和資料。

3、職責(zé)

3.1辦公室和技術(shù)部負(fù)責(zé)文件和資料的統(tǒng)一發(fā)放、更改、作廢、回收和歸檔的管理與控制工作，是文件和資料的主管部門。

3.2各有關(guān)部門積極配合辦公室做好文件和資料的編制、發(fā)放、修改、作廢、回收和歸檔的管理控制工作。

3.3總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)質(zhì)量手冊(cè)，生產(chǎn)廠長(zhǎng)負(fù)責(zé)批準(zhǔn)程序文件。

4、程序概要

4.1文件和資料的分類和編碼

4.1.1公司文件和資料分為三層

A層：質(zhì)量手冊(cè)

B層：程序文件

C層：其它質(zhì)量文件

4.1.2辦公室和技術(shù)部負(fù)責(zé)。

4.2對(duì)文件和資料的編寫、審核、批準(zhǔn)。

4.2.1A層B層文件由公司總經(jīng)理辦公室組織編寫、質(zhì)量手冊(cè)由生

產(chǎn)廠長(zhǎng)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)；程序文件由生產(chǎn)廠長(zhǎng)批準(zhǔn)。

4.2.2C層文件和資料由相關(guān)部門編寫，總經(jīng)理審核，生產(chǎn)廠長(zhǎng)批準(zhǔn)。

4.2.3各類質(zhì)量記錄、表格由質(zhì)檢部審核，生產(chǎn)廠長(zhǎng)批準(zhǔn)。

4.3文件和資料的發(fā)放要求和控制

4.3.1確保質(zhì)量體系運(yùn)行的各個(gè)場(chǎng)所都使用加蓋紅色“受控”印章的相關(guān)文件的有效版本。

4.3.2從使用場(chǎng)所及時(shí)撤出失效或作廢的文件和資料，并作出標(biāo)識(shí)，防止誤用。

4.4文件的修改、換版和作廢

4.4.1文件經(jīng)多次（5次以上）修改后，已影響使用，必須重新?lián)Q版和發(fā)布。

4.4.2因工作所需保留的作廢文件，責(zé)任部門應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)歸檔。

4.4.3A層和B層文件的修改由總經(jīng)理辦公室組織修改，C層文件由相關(guān)部門組織修改，審批按4.2.1、4.2.2執(zhí)行。若指定其他部門審批時(shí)該部門應(yīng)取得原審批部門的背景資料。

4.4.4外來文件和資料也必須由技術(shù)部進(jìn)行整理、編目和歸檔，使用和發(fā)放要經(jīng)過登記和批準(zhǔn)。

4.4.5文件和資料應(yīng)保存在適宜的環(huán)境中。

山西科興禾木佳礦山設(shè)備開發(fā)有限公司

第二篇：公司技術(shù)文件及資料管理制度（定稿）

公司技術(shù)文件及資料管理制度

第一章 總

則

第一條 為建立、健全公司技術(shù)文件及資料管理工作，完整地保存和科學(xué)地管理公司的技術(shù)文件及資料，充分發(fā)揮技術(shù)文件及資料在公司建設(shè)和發(fā)展中的作用，更好地為公司各生產(chǎn)技術(shù)部門服務(wù)。制訂本管理制度。

第二條 技術(shù)文件及資料是指各技術(shù)部門（包括制造部）在生產(chǎn)技術(shù)、科研成果、質(zhì)量、設(shè)備、基建等技術(shù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片等技術(shù)資料以及外來、外購(gòu)的圖紙、資料、圖書等。

第三條 技術(shù)資料的主管部門要把技術(shù)文件及資料工作納入本單位的技術(shù)業(yè)務(wù)管理工作中，保證其技術(shù)文件材料的積累，達(dá)到收集齊全、整理系統(tǒng)，并按制度及時(shí)歸檔。以保證全公司技術(shù)檔案工作的順利開展。

第四條 按照集中統(tǒng)一管理技術(shù)文件及資料的基本原則，公司技術(shù)研發(fā)中心設(shè)立綜合資料室，并配備專職人員管理。綜合資料室集中統(tǒng)一管理全公司的生產(chǎn)、開發(fā)、質(zhì)量、設(shè)備、基建等技術(shù)文件及資料。建立、健全技術(shù)檔案工作，達(dá)到全公司技術(shù)文件及資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

第二章 技術(shù)文件資料的歸檔

第五條 每一個(gè)技術(shù)項(xiàng)目完成或告一段落后，都要有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的技術(shù)文件資料，并按公司《圖樣和技術(shù)資料管理程 序》的要求將所形成的技術(shù)文件資料加以系統(tǒng)的整理，組成保管單位（卷、袋、冊(cè)、盒），由技術(shù)主管審查后及時(shí)向公司綜合資料室移交歸檔。

第六條 各部門或技術(shù)人員在移交技術(shù)文件資料時(shí)，交接雙方應(yīng)按《圖樣和技術(shù)資料管理程序》的規(guī)定辦理交接手續(xù)，簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術(shù)文件資料不全的，管理人員有權(quán)拒絕接收。

第七條 凡需歸檔的技術(shù)文件資料，應(yīng)盡量符合國(guó)標(biāo)、部標(biāo)和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整，圖紙按規(guī)格繪制，圖樣清晰。嚴(yán)禁用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙打印。

第八條 凡各部門形成的圖紙類文件，應(yīng)描制底圖一份，并經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字后，向資料室移交歸檔。

第九條 凡外來、外購(gòu)回公司的圖紙資料，隨儀器、設(shè)備入廠的圖紙、使用說明書、電氣線路圖等在開封前，有關(guān)單位必須通知資料管理人員參加清點(diǎn)，如數(shù)歸檔。

第三章 綜合資料室的任務(wù)和管理人員的職責(zé) 第十條 綜合資料室的任務(wù)：

一、集中、統(tǒng)一、科學(xué)地管理好技術(shù)文件資料，維護(hù)技術(shù)文件資料的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，并及時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用。

二、協(xié)助各部門和有關(guān)技術(shù)人員做好技術(shù)文件資料的正確整理、立卷歸檔工作。

三、負(fù)責(zé)設(shè)備檔案資料（設(shè)備圖紙、使用說明書、機(jī)械或電 器原理圖、驗(yàn)收文件等）的保管、借閱與管理工作；

四、負(fù)責(zé)技術(shù)檔案資料（產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝規(guī)程、控制計(jì)劃、技術(shù)通知、更改單、公司級(jí)技術(shù)論文及國(guó)家或行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等）的保管與收發(fā)管理工作。

第十一條 技術(shù)文件資料管理人員的職責(zé)：

一、認(rèn)真貫徹公司技術(shù)文件資料管理工作的方針政策。鉆研業(yè)務(wù)，提高管理水平，保證工作任務(wù)的完成。積極主動(dòng)地為生產(chǎn)、開發(fā)提供技術(shù)資料。

二、科學(xué)地管理全公司技術(shù)文件資料，承辦技術(shù)資料和技術(shù)檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復(fù)制、借閱、發(fā)放、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及繪制檢索工具等工作。

三、遵守公司保密制度，做好安全保衛(wèi)工作。

四、嚴(yán)格執(zhí)行技術(shù)文件資料的保管、借閱、發(fā)放制度。

五、保持資料室內(nèi)整潔、衛(wèi)生，對(duì)破損或變質(zhì)的文件資料，要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。

第四章 技術(shù)文件資料的鑒定和銷毀

第十二條 資料室應(yīng)認(rèn)真做好技術(shù)文件資料的內(nèi)容、保管期限的鑒定工作。因破損或變質(zhì)的而無法繼續(xù)使用文件資料，需及時(shí)更新或復(fù)制，并將原文件資料報(bào)廢，報(bào)廢后的資料應(yīng)繼續(xù)保存半年備查。因修改內(nèi)容而更換的資料，原資料報(bào)廢，報(bào)廢后的資料應(yīng)繼續(xù)保存一年備查。

第十三條 凡要銷毀的技術(shù)文件資料，必須造具清冊(cè)，經(jīng)主 管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在保密室監(jiān)管人員的監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，防止失密。有關(guān)鑒定報(bào)告和銷毀清冊(cè)必須及時(shí)歸檔。

第五章 技術(shù)文件資料的保管和借閱

第十四條 資料室應(yīng)對(duì)接收來的技術(shù)文件資料進(jìn)行分類、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工管理，編制《技術(shù)文件資料查閱目錄》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。

第十五條 資料室應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行技術(shù)文件資料的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。并于12月30日以前整理出檢查報(bào)告，交技術(shù)資料的主管部門審查。主管部門根據(jù)檢查報(bào)告的結(jié)果，對(duì)出現(xiàn)的問題指導(dǎo)資料員進(jìn)行整改，并對(duì)檢查報(bào)告的真實(shí)性進(jìn)行復(fù)查。

第十六條 資料室應(yīng)做好技術(shù)文件資料的安全、保密工作，并履行批準(zhǔn)和借閱手續(xù)。經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風(fēng)，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜。防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉?fàn)€等。

第十七條 技術(shù)文件資料的保密制度：

一、技術(shù)文件資料的借閱者及管理者須妥善保管資料，不得轉(zhuǎn)借他人、不得遺失。

二、非涉密人員嚴(yán)禁翻閱、查看機(jī)密技術(shù)文件資料。

三、機(jī)密技術(shù)文件資料的借閱者及管理者必須嚴(yán)守機(jī)密，維護(hù)技術(shù)文件資料的安全，所借資料必須當(dāng)日返還，不得過夜。不準(zhǔn)在非保密本上摘錄機(jī)密事項(xiàng)或私抄機(jī)密技術(shù)性文件和資料內(nèi)容。

四、技術(shù)文件資料如有丟失、被盜、泄密等情況，應(yīng)立即上報(bào)并采取措施作妥善處理。

五、非工作人員未經(jīng)允許，不得隨意翻閱技術(shù)文件資料。

六、將離崗人員需在離崗前辦理交接單，歸還資料、工具等物品，沒有交接單不準(zhǔn)離崗。

第十八條 技術(shù)文件資料的借閱：

一、凡本公司技術(shù)人員、工作人員，因生產(chǎn)需要都可借閱技術(shù)文件資料。由管理人員填寫《技術(shù)文件資料借閱登記表》，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經(jīng)管理人員檢查后，方可辦理注銷手續(xù)。

二、技術(shù)文件資料和各種設(shè)備說明書等，均在公司內(nèi)控制使用，檔案原件不得借出資料室，僅供在室內(nèi)查閱。若需借出室，應(yīng)辦理手續(xù)，借出副本。如無副本時(shí)，需經(jīng)技術(shù)資料主管部門批準(zhǔn)方能借出。

三、經(jīng)同意借出之技術(shù)文件資料檔案，每次最長(zhǎng)時(shí)間為十五天。如工作需要，到期后需繼續(xù)使用的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。到期未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者，由資料員負(fù)責(zé)催收，并要求其限期歸還。到期還未歸還的按丟失處理，由資料員根據(jù)所借資料的價(jià)值（各類書籍按標(biāo)價(jià)的2倍，零件圖及工藝規(guī)程等資料按每張A4紙20元折算）報(bào)主管部門審查、批準(zhǔn)后，送公司財(cái)務(wù)部，對(duì)檔案借閱人進(jìn)行處罰。對(duì)于已丟失資料日后再次出現(xiàn)在生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)而被誤用所造成的一切后果均由原丟失人承擔(dān)。

四、借閱者應(yīng)保持技術(shù)文件資料的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和丟失。借、還雙方應(yīng)共同清點(diǎn)份數(shù)、頁數(shù)，并檢查完整情況，做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，如發(fā)現(xiàn)有問題或損壞而不能繼續(xù)使用時(shí)按報(bào)廢處理，由資料員根據(jù)所借資料的價(jià)值（各類書籍按標(biāo)價(jià)，零件圖及工藝規(guī)程等資料按每張A4紙10元折算）報(bào)主管部門審查、批準(zhǔn)后，送公司財(cái)務(wù)部，對(duì)檔案借閱人進(jìn)行處罰。

第六章 技術(shù)檔案的復(fù)制和技術(shù)資料的發(fā)放

第十九條 凡歸檔的技術(shù)文件資料，一般應(yīng)存檔一份。重要的和使用頻繁的應(yīng)復(fù)制備份一份，供日常借閱或發(fā)放使用，備份文件發(fā)放后，應(yīng)及時(shí)復(fù)制補(bǔ)充完整。

第二十條 需加工制作的工裝類圖紙文件，應(yīng)曬制兩套。一套發(fā)放生產(chǎn)部或采購(gòu)部，用于加工訂貨；一套用于檔案室存檔，供日常借閱使用。

第二十一條 用于指導(dǎo)生產(chǎn)及作為驗(yàn)收依據(jù)的鑄件圖、加工圖等應(yīng)曬制四份，發(fā)放制造部、質(zhì)量部、分管技術(shù)員及資料室存檔。經(jīng)會(huì)簽后的鑄件圖還應(yīng)至少發(fā)放一份至供應(yīng)商處。

第二十二條 用作指導(dǎo)生產(chǎn)的工藝卡片、工序卡片、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書等，應(yīng)曬制三份，發(fā)放制造部、分管技術(shù)員及資料室存檔。第二十三條 作為驗(yàn)收依據(jù)的檢驗(yàn)卡片，應(yīng)曬制三份，發(fā)放質(zhì)量部、分管技術(shù)員及資料室存檔。

第二十四條 因工作原因，需要發(fā)放各使用場(chǎng)所的技術(shù)資料，應(yīng) 在技術(shù)檔案交接后次日內(nèi)發(fā)放至各使用場(chǎng)所。未規(guī)定發(fā)放場(chǎng)所的文件應(yīng)編制《文件發(fā)放清單》（參見《文件資料控制程序》附表），發(fā)放清單由文件編制部門填寫，部門主管批準(zhǔn)后交資料室。資料室按清單的要求發(fā)放至各使用場(chǎng)所，發(fā)放時(shí)注明發(fā)放場(chǎng)所、發(fā)放號(hào)、發(fā)放日期、是否受控等，并有接收人員簽字。其它需要文件的單位或個(gè)人，應(yīng)提出申請(qǐng)，填寫《文件領(lǐng)用申請(qǐng)單》（參見《文件控制程序》附表），經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查、文件編制部門主管批準(zhǔn)后，可簽名領(lǐng)取。

第二十五條 發(fā)放各使用場(chǎng)所的文件資料，使用者應(yīng)妥善保管，不得損壞或丟失。因受條件限制，破壞或污損至無法使用時(shí)，可到資料室換取新文件，原破壞或污損文件資料由資料室回收后報(bào)廢處理。凡使用者無法提供原文件資料的按丟失處理。

第七章 技術(shù)檔案和受控技術(shù)文件的更改

第二十六條 當(dāng)文件編制部門需對(duì)技術(shù)文件資料實(shí)施更改或補(bǔ)充時(shí)，應(yīng)有更改通知單。對(duì)用戶提供的文件資料進(jìn)行更改時(shí)，還應(yīng)有用戶同意更改的書面證明，并存檔備查。更改人員根據(jù)通知單的內(nèi)容對(duì)技術(shù)文件資料實(shí)施更改。修改時(shí)統(tǒng)一做好修改標(biāo)記，由技術(shù)責(zé)任簽字，標(biāo)明日期。同時(shí)修改清單中的更改級(jí)別，并將修改通知保留備查。

第二十七條 技術(shù)文件資料更改后，資料員應(yīng)及時(shí)將更改通知單發(fā)放各相應(yīng)的文件受控場(chǎng)所，以保證文件的使用得到有效控制。第二十八條 為防止各使用場(chǎng)所的受控文件失控，各類受控技術(shù) 文件自發(fā)放之日起，其使用期限為一年。需重復(fù)使用時(shí)，經(jīng)文件歸口管理部門審查后，蓋上“確認(rèn)”印章，審查人員簽字認(rèn)可后方可再次使用。

第八章 附 則

第二十九條 本制度由技術(shù)研發(fā)中心制定，其解釋權(quán)與修改權(quán)歸技術(shù)研發(fā)中心所有。

第三十條 本本制度經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)批準(zhǔn)，自頒布之日起實(shí)施。

山東中都機(jī)器有限公司 二〇一〇年三月二十二日

第三篇：技術(shù)文件、圖紙資料管理制度

技術(shù)文件、圖紙資料管理制度

1、目的：

明確技術(shù)圖樣與文件的簽署、更改及標(biāo)準(zhǔn)化等內(nèi)容，對(duì)技術(shù)圖樣與文件進(jìn)行有效的控制。技術(shù)文件是公司的核心秘密，是公司能夠持續(xù)發(fā)展并在市場(chǎng)上保持強(qiáng)勢(shì)競(jìng) 爭(zhēng)力的有力保障，公司的技術(shù)文件屬于公司所有；公司的每一位員工都有義務(wù)和責(zé)任保證技術(shù)文件的完整性、正確性、系統(tǒng)性以及保密性，為了加強(qiáng)管理并規(guī)范員工的行為，特制定本制度，要求本公司員工互相監(jiān)督、自覺遵守。

2、定義：

技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙，各種技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)檔案和技術(shù)資料以及商務(wù)合同、客戶資源、財(cái)務(wù)報(bào)表等等；技術(shù)文件還包括未打印出圖的尚在計(jì)算機(jī)里的圖紙資料、技術(shù)文檔等。

3、范圍：

適用于產(chǎn)品圖樣、工藝圖樣、設(shè)計(jì)文件和工藝文件的管理。

4、職責(zé)：

技質(zhì)部門負(fù)責(zé)技術(shù)圖樣與文件的統(tǒng)籌管理。

5、內(nèi)容：

5.1技術(shù)文件的形成與發(fā)放

5.1.1任何一份技術(shù)文件的形成都是公司員工辛勤勞動(dòng)的成果和員工智慧的結(jié)晶，但其中還飽含了公司巨大的前期投入、過程控制和后期經(jīng)營(yíng)等因素，顯而易見是公司投入了巨大的財(cái)力、物力，為每位員工提供了展示自己能力的平臺(tái)，員工與公司在這個(gè)平臺(tái)上共同進(jìn)步和發(fā)展的過程中形成了種種技術(shù)文件。

5.1.2技術(shù)文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及圖紙資料的形成應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行設(shè)計(jì)（編制）、校對(duì)、審核三級(jí)把關(guān)制度；明確各級(jí)的責(zé)、權(quán)、利。

5.1.3技術(shù)文件標(biāo)題欄中的編號(hào)、名稱、日期，設(shè)計(jì)、校對(duì)、審核、批準(zhǔn)等欄中應(yīng)簽署齊全，簽署不全的技術(shù)文件不得投放到相關(guān)部門，更不得使用。

5.1.4圖紙投入使用，即投放到各使用單位（部門）之前，必須加蓋“文件副本”、“受控文件”章，由技質(zhì)部門發(fā)放到各使用單位并進(jìn)行登記，或由使用單位提出申請(qǐng)，技質(zhì)部負(fù)責(zé)圖紙的發(fā)放。5.1.5紙質(zhì)技術(shù)文件或電子檔技術(shù)文件等由技質(zhì)部收存并負(fù)責(zé)保管。員工借閱技術(shù)文件應(yīng)憑部門經(jīng)理批準(zhǔn)的借閱申請(qǐng)單向技質(zhì)部借閱，用完后及時(shí)歸還，并保證資料的完整性。5.1.6技術(shù)文件的修改必須按級(jí)、按各職能部門的業(yè)務(wù)分管范圍執(zhí)行；技術(shù)文件修改前，負(fù)責(zé)修改部門要提出修改理由及具體內(nèi)容，交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。

5.1.7修改后的技術(shù)文件必須重新履行會(huì)審、會(huì)簽及批準(zhǔn)手續(xù)，填發(fā)更改通知書。5.2技術(shù)文件的管理與存檔

5.2.1技術(shù)文件是公司進(jìn)行生產(chǎn)和各項(xiàng)管理工作共同的技術(shù)依據(jù)，必須加強(qiáng)管理，各部門應(yīng)指定一名專職或者兼職資料員負(fù)責(zé)各種技術(shù)文件的登記、保管、復(fù)制、收發(fā)、注銷、歸檔和保密工作，保證技術(shù)文件的完整，準(zhǔn)確清晰、統(tǒng)一等。若暫時(shí)未指定資料員，則由部門經(jīng)理暫行代理。部門經(jīng)理和資料員負(fù)責(zé)本部門技術(shù)文件的保密、發(fā)放與歸檔。5.2.2技術(shù)文件、圖紙由技質(zhì)部備份、存檔，技質(zhì)部定期對(duì)技術(shù)資料進(jìn)行整理。

5.3技術(shù)文件的保密

5.3.1技術(shù)文件任何部門、個(gè)人不得擅自打印、復(fù)制，不得以電子文檔等形式在網(wǎng)上傳遞或者用移動(dòng)硬盤、U盤、軟盤等拷貝出。因工作需要必須打印或復(fù)制時(shí)，經(jīng)辦人提出書面申請(qǐng)單，部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后方可通過技質(zhì)部資料員打印、復(fù)印、拷貝。

5.3.2為了保證技術(shù)資料的保密性，除按正常程序（員工填寫申請(qǐng)單，部門經(jīng)理批準(zhǔn)）辦理外，任何人不得私自向外人轉(zhuǎn)讓和借出技術(shù)資料，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要報(bào)公司給予嚴(yán)肅處理。5.3.3若不負(fù)責(zé)任的遺失技術(shù)文件或者因?yàn)榉N種原因泄漏公司的技術(shù)文件，公司將根據(jù)有關(guān)保密規(guī)定給予罰金處罰和公司內(nèi)部記過處罰,情節(jié)嚴(yán)重者公司將保留追究法律責(zé)任的權(quán)利。5.4技術(shù)文件的銷毀

5.4.1 由于新技術(shù)的日新月異，越積越多的技術(shù)文件會(huì)占據(jù)不必要的資源，故有的技術(shù)文件需要銷毀和清除。

5.4.2 需要銷毀的技術(shù)文件由資料員提出，部門經(jīng)理會(huì)同有關(guān)技術(shù)人員一起仔細(xì)校對(duì)核實(shí)，然后將銷毀理由與銷毀文件清單上報(bào)總經(jīng)理室，由總經(jīng)理簽署“同意”后，方可銷毀。5.4.3銷毀的紙質(zhì)文件必須經(jīng)過碎紙機(jī)或者燒掉，光盤等文件必須錘擊粉碎。

6、常用表單

6.1《技術(shù)文件、圖紙資料發(fā)放記錄表》 6.2《技術(shù)文件、圖紙資料申請(qǐng)領(lǐng)用表》 6.3《技術(shù)文件、圖紙資料銷毀申請(qǐng)表》

第四篇：2021年公司技術(shù)文件及資料管理制度模板

2021年公司技術(shù)文件及資料管理制度模板

一、總則及范圍

為了保持公司技術(shù)部的技術(shù)文件；項(xiàng)目資料；項(xiàng)目預(yù)算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于技術(shù)部的技術(shù)文件；項(xiàng)目資料；項(xiàng)目預(yù)算單、決算單的管理。

二、管理業(yè)務(wù)與分工

1.技術(shù)部負(fù)責(zé)人。負(fù)責(zé)本制度的制定及有關(guān)技術(shù)文件各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)的審批及有關(guān)事項(xiàng)的確定。

2.技術(shù)員。負(fù)責(zé)總則中所述文件的保管、收發(fā)及按本制度進(jìn)行技術(shù)文件的管理工作。

三、管理內(nèi)容與要求

1.技術(shù)文件的種類

（1）技術(shù)類文件

由技術(shù)部負(fù)責(zé)的圖紙及各類工藝規(guī)程、工藝卡片、作業(yè)指導(dǎo)書。

（2）管理類文件

由技術(shù)部負(fù)責(zé)的項(xiàng)目的合同；項(xiàng)目資料；項(xiàng)目預(yù)算單、決算單等。

2.文件登記

（1）技術(shù)部必須建立《技術(shù)文件管理臺(tái)賬》，掌握技術(shù)部全__文件的情況。其臺(tái)賬應(yīng)包括：編號(hào)、名稱、數(shù)量、文件編制時(shí)間。

（2）文件接收后，技術(shù)員應(yīng)及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行分類編號(hào)并作記錄。

3.文件的歸檔及保管

技術(shù)文件的保管由技術(shù)員按檔案類型進(jìn)行保管。

4.文件的借用

（1）文件的借閱應(yīng)開具借條并由技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。

5.文件的修改與審批

（1）當(dāng)某專業(yè)的工程技術(shù)人員或使用單位的有關(guān)人員提出對(duì)不合理或者已經(jīng)落后的技術(shù)文件時(shí)，由技術(shù)部該專業(yè)的工程師（或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人）分析確定是否需要修改。

（2）技術(shù)文件確定修改后，由技術(shù)部該專業(yè)工程師（或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人）填寫《設(shè)計(jì)更改單》。

《設(shè)計(jì)更改單》應(yīng)包括下列內(nèi)容：

（a）技術(shù)文件名稱、編號(hào)、或圖紙名稱、圖號(hào)；

（b）更改理由；

（c）會(huì)審意見、會(huì)審簽名；

（d）設(shè)計(jì)、工藝負(fù)責(zé)人簽名；

（e）修改內(nèi)容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現(xiàn)）。

（3）技術(shù)文件的___與批準(zhǔn)

一般性的內(nèi)容更改只須將填好的《設(shè)計(jì)更改單》交技術(shù)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行___和簽字批準(zhǔn)即可。重大內(nèi)容的更改與涉及安全、質(zhì)量、投資等影響面較大的內(nèi)容更改由技術(shù)部召集有關(guān)人員參加審定，會(huì)議通過審定后，由技術(shù)部負(fù)責(zé)人簽字后交公司批準(zhǔn)。

（4）技術(shù)員接到《設(shè)計(jì)更改單》后，應(yīng)立即著手工作，更改時(shí)，必須把已發(fā)出和保存、儲(chǔ)備的技術(shù)文件一次全部修改完畢以保證技術(shù)文件的統(tǒng)一性（圖紙更改后的發(fā)放除執(zhí)行發(fā)放規(guī)定外，應(yīng)同時(shí)將舊圖紙收回并登記）。

（5）技術(shù)文件的管理應(yīng)以紙質(zhì)和電子版形式存檔（在登記時(shí)應(yīng)作出標(biāo)記）。

第五篇：公司技術(shù)文件及資料管理制度

公司技術(shù)文件及資料管理制度

第一章 總則

第一條為建立、健全公司技術(shù)文件及資料管理工作，完整地保存和科學(xué)地管理公司的技術(shù)文件及資料，充分發(fā)揮技術(shù)文件及資料在公司發(fā)展和調(diào)整中的作用，更好地為公司各部門服務(wù)。制訂本管理制度。

第二條技術(shù)文件及資料是指各部門在經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的圖紙、圖表、文字材料、照片等技術(shù)資料以及外來、外購(gòu)的圖紙、資料、圖書等。

第三條把技術(shù)文件及資料工作納入公司的技術(shù)業(yè)務(wù)管理工作中。建立資料庫(kù)保證其技術(shù)文件材料的積累，達(dá)到收集齊全、整理系統(tǒng)，并按制度及時(shí)歸檔。以保證全公司技術(shù)檔案工作的順利開展。

第四條資料庫(kù)集中統(tǒng)一管理全公司的 技術(shù)文件及資料。建立、健全技術(shù)檔案工作，達(dá)到全公司技術(shù)文件及資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。

第二章 技術(shù)文件資料的歸檔

第五條每個(gè)品牌、每個(gè)型號(hào)、每臺(tái)設(shè)備技術(shù)項(xiàng)目完成或告一段落后，都要有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的技術(shù)文件資料要及時(shí)移交資料庫(kù)歸檔。

第六條各部門或工作人員在移交技術(shù)文件資料時(shí)，交接雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，簽字歸檔備查。凡不符合組卷要求或技術(shù)文件資料不全的，管理人員應(yīng)協(xié)助當(dāng)事人整理齊全入庫(kù)歸檔。

第七條凡需歸檔的技術(shù)文件資料，做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整，圖紙按規(guī)格繪制，電子文件齊全。嚴(yán)禁用筆和復(fù)寫紙圈劃，修改和刪除電子文件。

第八條凡外來、外購(gòu)回公司的圖紙資料，隨儀器、設(shè)備的圖紙、使用說明書、電氣線路圖等在開封前，必須通知資料管理人員參加清點(diǎn)，如數(shù)歸檔。

第三章 資料室的任務(wù)和管理人員的職責(zé)

第十條資料室的任務(wù)：

一、集中、統(tǒng)一、科學(xué)地管理好技術(shù)文件資料，維護(hù)技術(shù)文件資料的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，并及時(shí)、準(zhǔn)確地提供利用。

二、協(xié)助各部門和有關(guān)技術(shù)人員做好技術(shù)文件資料的正確整理、立卷歸檔工作。

三、負(fù)責(zé)設(shè)備檔案資料（設(shè)備圖紙、使用說明書、機(jī)械或電器原理圖、驗(yàn)收文件等）的保管、借閱與管理工作；

第十一條技術(shù)文件資料管理人員的職責(zé)：

一、認(rèn)真貫徹公司技術(shù)文件資料管理工作的方針政策。鉆研業(yè)務(wù)，提高管理水平，保證工作任務(wù)的完成。

二、科學(xué)地管理全公司技術(shù)文件資料，承辦技術(shù)資料和技術(shù)檔案的接收、分類、編目、登記、保管、復(fù)制、借閱、發(fā)放、鑒

定、統(tǒng)計(jì)以及繪制檢索工具等工作。

三、遵守公司保密制度，做好安全保衛(wèi)工作。

四、嚴(yán)格執(zhí)行技術(shù)文件資料的保管、借閱、發(fā)放制度。

第四章技術(shù)文件資料的保管和借閱

第十四條資料庫(kù)應(yīng)對(duì)接收來的技術(shù)文件資料進(jìn)行分類、編目、登記、統(tǒng)計(jì)和必要的加工管理，編制電子版《技術(shù)文件資料查閱目錄》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。

第十五條資料庫(kù)應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行技術(shù)文件資料的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致。

第十六條資料庫(kù)應(yīng)做好技術(shù)文件資料的安全、保密工作，并履行批準(zhǔn)和借閱手續(xù)。

第十七條技術(shù)文件資料的保密制度：

一、技術(shù)文件資料的借閱者及管理者須妥善保管資料，不得轉(zhuǎn)借他人、不得遺失。

二、非涉密人員嚴(yán)禁翻閱、查看機(jī)密技術(shù)文件資料。

三、機(jī)密技術(shù)文件資料的借閱者及管理者必須嚴(yán)守機(jī)密，維護(hù)技術(shù)文件資料的安全，所借資料必須當(dāng)日返還，不得過夜。不準(zhǔn)在非保密本上和U盤上摘錄機(jī)密事項(xiàng)或私抄機(jī)密技術(shù)性文件和資料內(nèi)容。

四、技術(shù)文件資料如有丟失、被盜、泄密等情況，應(yīng)立即上報(bào)并采取措施作妥善處理。

五、任何人未經(jīng)允許，不得隨意開啟資料庫(kù)電腦，翻閱技術(shù)

文件資料。

六、將離崗人員需在離崗前辦理交接單，歸還資料、工具等物品，沒有交接單不準(zhǔn)離崗。

第十八條技術(shù)文件資料的借閱和傳送：

一、凡本公司工作人員，因業(yè)務(wù)需要都可借閱技術(shù)文件資料。由管理人員填寫《技術(shù)文件資料借閱登記表》，借閱人員簽字后，方可使用。用后按期歸還，經(jīng)管理人員檢查后，方可辦理注銷手續(xù)。電子文件未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得復(fù)制。

二、技術(shù)文件資料和各種說明書等，均在公司內(nèi)控制使用，檔案原件不得借出。

三、技術(shù)文件資料到期還未歸還的按丟失處理，由資料員根據(jù)所借資料的價(jià)值（各類書籍按標(biāo)價(jià)的2倍，零件圖及工藝規(guī)程等資料按每張A4紙20元折算）報(bào)主管部門審查、批準(zhǔn)后，送公司財(cái)務(wù)部，對(duì)檔案借閱人進(jìn)行處罰。

四、借閱者應(yīng)保持技術(shù)文件資料的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、更改、抽換和丟失。借、還雙方應(yīng)共同清點(diǎn)份數(shù)、頁數(shù)，并檢查完整情況，做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，如發(fā)現(xiàn)有問題或損壞而不能繼續(xù)使用時(shí)按報(bào)廢處理，由資料員根據(jù)所借資料的價(jià)值（各類書籍按標(biāo)價(jià)，零件圖及工藝規(guī)程等資料按每張A4紙10元折算）報(bào)主管部門審查、批準(zhǔn)后，送公司財(cái)務(wù)部，對(duì)檔案借閱人進(jìn)行處罰。

五、傳送的技術(shù)資料只能在個(gè)人QQ號(hào)和電子郵箱，未經(jīng)許

可不得轉(zhuǎn)發(fā)，下載打印。發(fā)現(xiàn)違反者按泄密處理。

第六章技術(shù)檔案的復(fù)制和技術(shù)資料的發(fā)放

第十九條凡歸檔的技術(shù)文件資料，都建立電子文件。重要的和使用頻繁的應(yīng)復(fù)制備份一份，供日常借閱或發(fā)放使用，備份文件發(fā)放后，應(yīng)及時(shí)復(fù)制補(bǔ)充完整。

第二十條需加工制作的工裝類圖紙文件，都應(yīng)形成電子文件。第二十一條用作指導(dǎo)生產(chǎn)的工藝卡片、工序卡片、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書等，發(fā)放制造部、分管技術(shù)員及資料室存檔。

第七章技術(shù)檔案和受控技術(shù)文件的更改

第二十四條當(dāng)文件提供部門需對(duì)技術(shù)文件資料實(shí)施更改或補(bǔ)充時(shí)，應(yīng)有更改通知單。更改人員根據(jù)通知單的內(nèi)容對(duì)技術(shù)文件資料實(shí)施更改。并將修改通知保留備查。

第二十五條技術(shù)文件資料更改后，資料員應(yīng)及時(shí)將更改通知單發(fā)放各相應(yīng)的文件受控場(chǎng)所，以保證文件的使用得到有效控制。

第八章附則

第二十七條本制度由青島愛爾節(jié)能科技有限公司制定，其解釋權(quán)與修改權(quán)歸技術(shù)研發(fā)中心所有。

第二十八條本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)頒布之日起實(shí)施。