第一篇：文件資料管理制度

文件資料管理制度

為加強本項目施工技術(shù)管理,完善工程質(zhì)量技術(shù)資料的收集、存檔工作，保證工程竣工結(jié)算及工程交工驗收的順利進行，根據(jù)《河南省公路工程竣工文件材料立卷歸檔整理細(xì)則》,及業(yè)主公司有關(guān)文件資料檔案工作的有關(guān)規(guī)定，特制定本制度。望項目各有關(guān)人員密切配合，共同遵照執(zhí)行。

一、工程技術(shù)資料填寫的要求

1、相關(guān)文件

①業(yè)主公司下發(fā)的《關(guān)于施工技術(shù)資料填表說明的通知》； ②《建筑工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）

2、資料填寫內(nèi)容必須真實可靠、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。資料所記載的內(nèi)容必須與實際圖物相符，并按規(guī)定已通過了一定的審批、檢查、驗收程序，負(fù)有責(zé)任的各方在資料指定位臵上簽署意見，簽名并注明時間。

3、作為工程檔案，必須用黑色簽字筆或碳素鋼筆書寫，要求字體端正、清晰易辨、嚴(yán)禁涂改。

二、主要工程技術(shù)資料填寫要求及責(zé)任人

1、工程基線復(fù)核單、單位工程坐標(biāo)定位測量記錄、垂直度觀測記錄、建筑物沉降觀測記錄，由測量人員按單位工程分層數(shù)填寫，交項目總工核定。要求所填數(shù)字準(zhǔn)確無誤，所繪簡圖上各測點應(yīng)編號，表中應(yīng)有測量者、校核者簽名。由測量員交項目資料員一式四份（含原件二份）。

2、質(zhì)量、安全整改通知單由質(zhì)量安全組填寫，令工長限期整改，復(fù)檢無誤后，將結(jié)果記錄在上。由質(zhì)量員、安全員交項目資料員一式三份（含原件一份）。

3、隱蔽工程驗收記錄，由負(fù)責(zé)所辦隱蔽工程內(nèi)容的工長在下一道工序施工前辦理。隱蔽記錄上應(yīng)有施工部位及隱蔽項目，重點寫出施工及修改依據(jù)、質(zhì)量情況，必要時繪出簡圖。并須報質(zhì)檢員驗收簽字、經(jīng)項目自檢合格后，由各相關(guān)工長向監(jiān)理公司工地代表簽字及蓋章認(rèn)可。資料填報及所有簽字蓋章完畢后交項目資料員一式四份（含原件二份）。

4、檢驗批驗收記錄，由各主管工長負(fù)責(zé)填寫，要求填寫規(guī)范，簽字蓋章齊全，由各主管工長向監(jiān)理公司工地代表簽字及蓋章認(rèn)可。資料填報及所有簽字蓋章完畢后交項目資料員一式四份（含原件二份）。

5、各分項工程施工安全質(zhì)量技術(shù)交底卡，由負(fù)責(zé)施工的工長填寫。主要是對施工工藝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)安全措施、施工規(guī)范要求、對新結(jié)構(gòu)、新規(guī)范、新技術(shù)以及圖紙會審提出的有關(guān)問題，解決方法等進行詳細(xì)且有針對性的技術(shù)交底，填寫要具體，交接手續(xù)應(yīng)及時且要齊全，所有交底必須要有交底人、接受交底人（接受交底人必須是經(jīng)各分包或民建隊書面指定的各班組長）的簽名及交接時間，以明確責(zé)任，班組所有人員必須逐一簽字，不得找人代簽。本交底一式四份，交項目資料員二份。

6、工程質(zhì)量自檢、互檢、交接檢記錄，由工長及班組長負(fù)責(zé)填寫，并有交接雙方及有關(guān)檢查人員簽字，質(zhì)量檢查評語，并經(jīng)質(zhì)檢員及工程技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字核實，由質(zhì)檢員交項目資料員一式三份（含原件一份）。

7、材料合格證：主要包括鋼材、水泥、砂石、砌體、外墻磚、樓梯磚、防水材料、半成品（如欄桿）、涂料等材料，由負(fù)責(zé)提供材料的供應(yīng)商隨進場材料同時供應(yīng)，由項目材料員負(fù)責(zé)收集。一般應(yīng)提供一式二份原件，若提供復(fù)印件或抄件，必須注明原件存放處并加蓋供應(yīng)商公章，項目材料員必須在材質(zhì)或檢查報告上加蓋材料方章，注明工程名稱、材料名稱、規(guī)格、進場數(shù)量、使用部位、經(jīng)辦人等內(nèi)容，資料內(nèi)容必須齊全。由材料員交項目資料員一式四份（含原件二份）。

8、鋼筋原材、焊接試驗報告，砼、砂漿試塊強度報告（包括同條件養(yǎng)護試塊及拆模強度試塊強度報告），砂漿、砼配合比設(shè)計報告，水泥、砂石檢驗報告及其它材料復(fù)檢報告均由試驗員提供，各施工工長負(fù)責(zé)提供使用部位，設(shè)計要求，構(gòu)件名稱等有關(guān)數(shù)據(jù)，試件組數(shù)應(yīng)符合施工驗收規(guī)范的有關(guān)規(guī)定（注：實行100%有見證送檢，其中另加5%的質(zhì)監(jiān)站監(jiān)督抽檢）。鋼筋焊接試驗報告還必須加蓋方章（注明焊接人員姓名及操作證號），由試驗員交項目資料員一式四份（含原件二份，如果有）。

9、鋼材力學(xué)、工藝性能試驗報告,鋼筋進場應(yīng)按直徑分批檢驗,檢驗內(nèi)容包括查對標(biāo)志、外觀，并按現(xiàn)行國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定抽取試件,作力學(xué)、工藝性能試驗（必須見證取樣）,合格后才可用于工程上。鋼材力學(xué)、工藝性能試驗報告,要求使用部位要填寫清楚,按試驗結(jié)果判定鋼材等級,如須降級用或改變使用部位應(yīng)注明.由試驗員交項目資料員一式四份（含原件二份，如果有）。

10、水泥物理性能檢驗報告:水泥性能指標(biāo)必須符合GB75—92及其它規(guī)范標(biāo)準(zhǔn).進場的水泥須做到檢驗合格后使用,杜絕使用無試驗和偽劣水泥,防止發(fā)生工程質(zhì)量事故.水泥物理性能檢驗報告,由試驗員交項目資料員一式四份（含原件二份，如果有）。

11、砼質(zhì)量攪拌記錄,由試驗員按砼申請報告單向攪拌站索取,由試驗員交項目資料員一式四份（含原件二份）。

12、施工日記：必須以單位工程逐日填寫,并應(yīng)填寫如下內(nèi)容:日期、天氣情況、工程進展情況及施工部位，因設(shè)計與現(xiàn)場不符，由設(shè)計單位或建設(shè)單位在現(xiàn)場解決的設(shè)計問題和對施工圖修改記錄，勞動力調(diào)配.材料設(shè)備供應(yīng)情況,質(zhì)量安全技術(shù)管理情況及各種事故情況及原因分析，處理記錄,停水停電待料等意外情況記錄及所采取的措施，與本工程有關(guān)的其他情況。工程完工交項目資料員存檔。項目的施工日志由項目總工填寫。

13、各分項工程、分部工程驗收記錄由項目總工根據(jù)檢驗批如實填寫，向監(jiān)理公司工地代表簽字蓋章齊全后交項目資料員一式四份原件。

14、圖紙、設(shè)計變更發(fā)放由項目資料員統(tǒng)一進行發(fā)放，并作好記錄，所有圖紙、設(shè)計變更、來函必須發(fā)放項目副經(jīng)理以便指導(dǎo)施工，項目相關(guān)管理人員領(lǐng)取圖紙、設(shè)計變更后要對圖紙及時進行標(biāo)注并妥善保管，不得遺失，要確保圖紙、變更的完整性。

15、資料的交接必須辦理好交接簽字手續(xù)，以備查驗。

三、外部文件的處理

1、原則上，外部文件的收發(fā)工作由項目資料員統(tǒng)一負(fù)責(zé)。

2、對外來所有文件均需辦理收文卡，并報項目領(lǐng)導(dǎo)審批后進行處理。資料員對外來文件進行處理時，需嚴(yán)謹(jǐn)、及時，避免在工程施工中造成不必要的損失。

3、對材料報驗及實驗報告向監(jiān)理公司的報驗工作，由項目實驗員依據(jù)監(jiān)理公司要求的程序進行報驗工作。項目質(zhì)檢組負(fù)責(zé)報驗前的檢查工作。若材料的報驗過程中出現(xiàn)問題，需及時上報項目領(lǐng)導(dǎo)進行及時處理。

4、對于進場設(shè)備、機械的報驗，由項目機電工長根據(jù)監(jiān)理公司要求填寫報驗手續(xù)后，交項目資料員統(tǒng)一向監(jiān)理公司進行報送。

5、對分包文件的處理由項目資料員統(tǒng)一負(fù)責(zé)。

四、分包資料的管理

1、分包資料的管理由項目資料員在分包進場時，對各分包分別進行交底，明確資料填寫辦法、要求和資料填寫執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)及統(tǒng)一用語等。

2、項目總包管理人員（暫為項目經(jīng)理及項目副經(jīng)理）應(yīng)協(xié)助項目資料員進行分包資料的管理，做到及時準(zhǔn)確的收集資料。

3、分包資料的收集整理由分包單位負(fù)責(zé)，完工時交總包單位匯總后上報。

4、分包單位施工過程中的報審資料，由分包單位進行填寫，并加蓋紅章后報總包單位，總包單位負(fù)責(zé)向監(jiān)理公司上報。

5、分包單位完工時，應(yīng)保證上交總包單位一式五套完整工程資料原件。其原件的要求同前。

五、工程技術(shù)資料填寫統(tǒng)一用語

1、工程名稱：武陟至云臺山高速公路

2、設(shè)計單位：河南省交通規(guī)劃勘察設(shè)計院有限責(zé)任公司

3、建設(shè)單位：桃花峪黃河大橋投資有限公司

4、監(jiān)理單位：河南省公路工程監(jiān)理咨詢有限公司

5、施工單位：河南省公路工程局集團有限公司

6、工程隊別(或施工班組)：填寫一線作業(yè)班組.如:XXX組。

7、施工部位：必須填寫樁號、名稱、結(jié)構(gòu)形式等項。

8、單位填寫采用國際單位，書寫采用英文縮寫，如： m2，m3，t，kg等。

9、資料原則上均采用手寫，所有簽名必須由本人用黑色水筆或簽字筆簽字。

10、施工部位、樁號位臵、結(jié)構(gòu)形式等檢查項的填寫應(yīng)與設(shè)計圖紙一致。

11、表頭編號應(yīng)與項目單位分部分項工程劃分相一致。

六、對內(nèi)資料發(fā)放部門

（一）、項目安全生產(chǎn)會議紀(jì)要：

勞務(wù)隊、會議相關(guān)分包單位、項目部內(nèi)部傳閱。

（二）、分包協(xié)調(diào)會議紀(jì)要

勞務(wù)隊、會議相關(guān)分包單位、項目部內(nèi)部傳閱。

（三）、技術(shù)交底會議紀(jì)要

勞務(wù)隊、會議相關(guān)分包單位、項目部內(nèi)部傳閱。

（四）、設(shè)計圖紙、變更

勞務(wù)隊、相關(guān)班組負(fù)責(zé)人、工長、合同部、測量組、質(zhì)檢部、內(nèi)業(yè)組、項目經(jīng)理室、項目總工室等。

（五）、項目管理辦法 勞務(wù)隊、施工組、質(zhì)檢組、內(nèi)業(yè)組、各相關(guān)部門、項目經(jīng)理室、項目總工室。

（六）、總階計劃、月計劃、周計劃

勞務(wù)隊、施工組、質(zhì)檢組、內(nèi)業(yè)組、各相關(guān)部門、項目經(jīng)理室、項目總工室

（七）、發(fā)分包商函件

抄送監(jiān)理、業(yè)主、項目留底、施工組、項目經(jīng)理室、項目總工室

（八）、發(fā)甲方文件 業(yè)主、監(jiān)理、項目留底

七、其它注意事項

1、凡提供資料的部門及責(zé)任人,必須按施工工序及時向項目質(zhì)檢員或資料員提供工程上的一切資料,質(zhì)檢人員及時按分工檢查資料,收集整理齊全后,移交項目資料員,并向項目總工匯報。

2、凡所提供資料未按要求填寫或手續(xù)不齊、模糊不清、有缺漏項等,資料員有權(quán)拒絕接收,并令其限期整改。

3、對業(yè)主發(fā)放的圖紙、設(shè)計變更、圖紙會審等有關(guān)工程技術(shù)資料,以及項目內(nèi)部形成的會議紀(jì)要.生產(chǎn)計劃等資料,各有關(guān)人員必須嚴(yán)格按照國家有關(guān)部門頒發(fā)的技術(shù)規(guī)范、規(guī)程的要求,裝訂成冊,妥善保管，直至工程完工。

4、施工人員因工作調(diào)離本項目,須將其簽收的有關(guān)工程資料以書面形式移交接收人,并將移交清單交項目資料核實后,方可離場。

5、所有資料的提供者與接收者必須履行交接簽字工作，并將收發(fā)文登記表裝釘成冊妥善保管。若因交接不清發(fā)生資料遺失，由各相關(guān)責(zé)任人負(fù)責(zé)補齊資料并追究相關(guān)責(zé)任。

6、項目總工將定期或不定期對工程資料進行檢查。

7、各分包單位的資料一律按項目的資料要求收集整理，由項目匯總。

第二篇：工程文件資料管理制度

***建筑公司

QB

GCJSZL-2018

工程技術(shù)檔案資料管理制度

2018年5月

工程技術(shù)部編

*****公司 工程技術(shù)部—工程技術(shù)檔案資料管理制度

目錄

1.總則................................................2

2.檔案管理機構(gòu)及其職責(zé)................................2 3.工程檔案資料管理.....................................2 4.歸檔制度.............................................3 5.檔案保管制度.........................................4

*****公司 工程技術(shù)部—工程技術(shù)檔案資料管理制度

1.總則

1.1為確保工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順利達(dá)到《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2014）、《山西省建筑工程施工資料管理規(guī)程》（DBJ04T214—2015）的要求，特制定本制度。

1.2基本建設(shè)工程檔案資料是指在整個建設(shè)項目,從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料,包括項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、勘測、設(shè)計、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運行、移交生產(chǎn)、竣工等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體的材料。

1.3基本建設(shè)工程檔案資料是企業(yè)的寶貴財富，是勘測、設(shè)計、施工和管理人員的勞動結(jié)晶。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，各級管理人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)和崗位職責(zé)，各級人員應(yīng)對自己負(fù)責(zé)的項目所形成的、具有保存價值的文件材料，認(rèn)真按照國家及地方標(biāo)準(zhǔn)做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性。

1.4凡是反映工程生產(chǎn)經(jīng)營、項目管理及工程成本等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍，本管理制度歸檔主要針對《山西省建筑工程施工資料管理規(guī)程》工程技術(shù)歸檔資料，對于規(guī)程要求外技術(shù)資料需另組卷移交相關(guān)職能部門。

2.檔案管理機構(gòu)及其職責(zé)

2.1工程技術(shù)部檔案資料管理工作實行二級管理，一級管理是指工程技術(shù)部的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各項目部的檔案資料管理。

2.2工程技術(shù)部負(fù)責(zé)各項目所有檔案資料的統(tǒng)一核查管理，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監(jiān)督、檢查，各項目部負(fù)責(zé)本項目檔案資料的使用管理。

2.3各項目部的二級檔案管理需要對項目的各個單位工程的歸檔資料進行實時管理，需對相關(guān)驗收資料按分部工程進行收集整理。保證項目歸檔資料完整，分類準(zhǔn)確。

3.工程檔案資料管理

頁 共 4 頁 *****公司 工程技術(shù)部—工程技術(shù)檔案資料管理制度

料管理規(guī)程》歸檔范圍的文件資料，在工程竣工后均由工程技術(shù)部集中統(tǒng)一驗收，驗收合格后由項目部按照《山西省建筑工程施工資料管理規(guī)程》要求進行組卷，組卷完成后全部移交工程技術(shù)部進行統(tǒng)一歸檔管理，任何單位及個人不得擅自留存。

4.2需歸檔詳細(xì)資料見《山西省建筑工程施工資料管理規(guī)程》工程資料目錄。4.3工程技術(shù)部將按月根據(jù)工程進度情況檢查各項目部整理收集的分部資料。4.4 各項工程竣工決算的最后付款（工程質(zhì)量保修金除外）必須由公司工程技術(shù)部對竣工資料簽收合格后才予以支付。

5.檔案保管制度

5.1工程技術(shù)部協(xié)助各項目將工程技術(shù)檔案資料向城建檔案管理部門進行移交。5.2公司工程技術(shù)部協(xié)助公司行政管理部根據(jù)保存的工程技術(shù)檔案資料數(shù)量以及性質(zhì)，對歸檔的資料按照分類進行存檔。

5.3 各級工程技術(shù)檔案資料管理員嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。如因檔案資料管理人工作疏忽或交接手續(xù)不嚴(yán)謹(jǐn)造成文件資料丟失的要追究相應(yīng)責(zé)任。

5.4 如若工程技術(shù)檔案資料管理員調(diào)離崗位時，須按文檔目錄清單與現(xiàn)存文檔核對做好工作交接，方可辦理調(diào)動手續(xù)。如果出現(xiàn)物單不符，給公司造成損失的，視情節(jié)輕重予以責(zé)任人相應(yīng)處罰。

工程技術(shù)部

二〇一八年五月二十一日

頁 第 4 頁 共

第三篇：施工現(xiàn)場文件資料管理制度

文件資料管理制度

一．目的為規(guī)范工程現(xiàn)場的工程文件資料管理，明確與工程有關(guān)的工程文件資料的范圍、接收、分發(fā)、無效版回收、存檔的具體工作程序及各相關(guān)方、部門的職責(zé)，確保各有關(guān)相關(guān)方均能及時獲得并按有效版本的工程文件進行工作，以利工程建設(shè)和竣工移交，特制定資料管理制度。

二．適用范圍

本管理制度適用于環(huán)己酮罐區(qū)非標(biāo)制作工程建設(shè)的全過程。

三．職責(zé)

3.1施工方

施工方負(fù)責(zé)文件資料和工程圖紙資料的歸檔管理。負(fù)責(zé)工程施工組織設(shè)計、施工方案、環(huán)境控制措施等文件的審核以及相關(guān)文件的歸口管理。

建設(shè)方下設(shè)工程部。工程部是本工程施工管理資料的唯一進出口，負(fù)責(zé)整個工程文件資料的接收、協(xié)調(diào)、登記、分類、編目、分發(fā)、無效版回收、存檔工作及竣工資料的匯總及移交。

3.2 監(jiān)理方

負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項目建設(shè)中文件資料的收集、積累和完整、準(zhǔn)確地掌握工程施工的受控情況，以及竣工資料技術(shù)性和規(guī)范性的審核及簽認(rèn)。

管理好領(lǐng)用的工程文件，及時向工程部提供有效版本工程文件，回收、整理交向建設(shè)方工務(wù)部移交無效版文件。

負(fù)責(zé)及時編制并向建設(shè)方工務(wù)部移交無效版文件。

對設(shè)計方及各材料、設(shè)備供應(yīng)方提供的供施工用的工程技術(shù)文件的正確理解負(fù)責(zé)。

負(fù)責(zé)及時提供準(zhǔn)確的竣工資料，編制完成竣工圖。

負(fù)責(zé)本單位承包范圍內(nèi)的工程竣工資料的搜集、整理、裝訂和移交。3.4、設(shè)計方

負(fù)責(zé)按照設(shè)計合同按時提供有關(guān)工程設(shè)計、施工文件。負(fù)責(zé)竣工圖的編制。

負(fù)責(zé)及時提交供設(shè)計及施工用的材料、設(shè)備的合格證及相關(guān)技術(shù)資料報監(jiān)理審核。

負(fù)責(zé)按時提交材料、設(shè)備竣工圖。四．管理內(nèi)容及要求 4.1 文件資料的接收、分發(fā)

施工方、監(jiān)理方、設(shè)計院等相關(guān)部門上報、發(fā)送建設(shè)方的文件資料格式及簽章要求參見《工程文件資料目錄》、《工程技術(shù)文件資料管理流程》、《工程文件資料簽章管理流程》。

設(shè)計方、材料、設(shè)備供貨商提供的設(shè)計或材料、設(shè)備文件應(yīng)按合同規(guī)定份數(shù)發(fā)至建設(shè)方，由建設(shè)方審核、簽收。

建設(shè)方收到工程設(shè)計文件或材料、設(shè)備廠家按訂貨合同提交的設(shè)備文件后，應(yīng)按交付清單逐一核對、驗收，納入統(tǒng)一管理系統(tǒng)。

隨材料、設(shè)備帶來的圖紙，開箱（封）后由參加開箱（封）的有關(guān)人員帶回，如建設(shè)方無人參加開箱，則由監(jiān)理方、制造廠工代和建設(shè)方委托方人員負(fù)責(zé)整理，一日內(nèi)交建設(shè)方存檔、確認(rèn)。

整理完畢的圖紙資料，建設(shè)方有關(guān)人員應(yīng)及時報總工辦審批，經(jīng)批準(zhǔn)后按規(guī)定的分發(fā)人數(shù)分發(fā)至相關(guān)單位，并做好簽收記錄。

設(shè)計單位及材料、設(shè)備廠家有責(zé)任圾時秘史提交文件資料交付計劃。

4.2標(biāo)識、版本更新、設(shè)計變更

設(shè)計及材料、設(shè)備文件均應(yīng)在每張圖上做明顯狀態(tài)標(biāo)識，以確認(rèn)是否為有效版本。

名稱相同的改版文件，如是整卷冊（整袋）改版的則在圖紙袋上加注版次，如是對前版文件英雄模范一張（某幾張、某一部分）進行改版的，要在文件袋上清楚 的注明將前卷冊。

中國化學(xué)工程第十三建設(shè)有限公司

晉城項目經(jīng)理部2013.07.20

第四篇：公司文件資料管理制度

惠州市七分妝化妝品有限公司

Huizhou Sevenic Cosmetic Co., Ltd.公司文件管理制度

1.目的：為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化管理，做好公司文件管理工作，確保使用文件的統(tǒng)一性和有效性，使之規(guī)范化和制度化，特制定本制度。

2.適用范圍：本制度適用于公司所有文件的管理。

3.定義：公司文件是傳達(dá)方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。

4.文件處理程序：公司各部門都應(yīng)堅持實事求是、尊重客觀、理論聯(lián)系實際、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，努力提高文件質(zhì)量和處理效率。文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時、安全，嚴(yán)格按照規(guī)定的時限和要求完成。

4.1總裁辦負(fù)責(zé)公司行政文件的編制、發(fā)放、登記、存檔、更改、回收、作廢等管理工作。4.2公司各職能部門負(fù)責(zé)本部門的文件編制、編號、登記、存檔、更改和專用文件的管理，發(fā)放文件必須在總裁辦備份存檔，并接受總裁辦的檢查與監(jiān)督。5.文件分類：公司的公文主要可分為以下類：

5.1管理制度：適用于公司各部門的規(guī)范性程序的明確，包括條例、制度、規(guī)定、管理辦法?！皸l例”一般應(yīng)用于系統(tǒng)性制度匯編；“制度”一般應(yīng)用于某一方面職能的明確；“規(guī)定”應(yīng)用于一項具體工作的明確；“管理辦法”一般是對條例、制度或規(guī)定的細(xì)化性操作程序明確。

5.2工作通知：適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級文件，批轉(zhuǎn)下級文件，要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項； 5.3人事通知 適用于公司人員錄用、晉升、調(diào)動、降職、獎懲等事項的公布。5.4工作報告 適用于下級因為某項工作對上級進行匯報請示的行文。5.5會議紀(jì)要 適用于公司各級會議進行的記錄的文件。

5.6對外發(fā)函 適用于公司因某項事情對外部機構(gòu)或個人發(fā)送的文件。

5.7決定、決議：對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”；經(jīng)會議討論通過并要求貫徹的事項，用“決議”。

5.8通報：表彰先進，批評錯誤，傳達(dá)重要信息。5.9請示：向上級請求批示與批準(zhǔn)，用“請示”。5.10批復(fù)：答復(fù)請示事項用“批復(fù)”。6.文件格式：

6.1公司所有文件采用A4豎版模式，四周頁邊距設(shè)置為2.5CM，頁腳設(shè)置為1.5CM，采用數(shù)字形式； 6.2文件首頁頂部添加公司徽標(biāo)和中英文名稱。

6.3文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報（送）單位（部門）等部分組成；

6.4文件標(biāo)題使用華文中宋體小二號，其他均使用宋體五號，1.5倍行距。標(biāo)題與公司徽標(biāo)間空一行；標(biāo)題下方靠右為發(fā)文編號；發(fā)文編號與正文之間可空一行；正文中小標(biāo)題可使用粗體；章節(jié)段落之間可空一行；文件落款位置偏右，正文與落款之間空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，與正文間隔一行、與落款間隔二行。

6.5發(fā)文字號包括代號、年號、順序號；公司各類文件須統(tǒng)一編制發(fā)文編號，編號數(shù)字不分按時間順序排序。

6.5.1公司級發(fā)文 QFZ 總字【XXXX】XXX號，一般適用公司級重大決定、戰(zhàn)略、管理制度等方面發(fā)文，其他各部門發(fā)文為該部門為主要責(zé)任的相關(guān)工作文件，一般不具有全局性。6.5.2人事任免類發(fā)文QFZ 人字【XXXX】XXX號 6.5.3總裁辦發(fā)文QFZ 辦字【XXXX】XXX號 6.5.4財務(wù)部發(fā)文QFZ 財字【XXXX】XXX號 6.5.5研發(fā)部發(fā)文QFZ 研字【XXXX】XXX號 6.5.6品控部發(fā)文QFZ 質(zhì)字【XXXX】XXX號 6.5.7營銷中心發(fā)文QFZ 銷字【XXXX】XXX號

6.6簽發(fā)人：制度類和通知類文件在落款處上方應(yīng)加“簽發(fā)人”項目，由相關(guān)負(fù)責(zé)人手寫簽名。文件底部應(yīng)添加與文字頁面等寬兩橫線，兩橫線間下添加“報送、發(fā)送、抄送、印制份數(shù)”等項目，1.5倍行距?！皥笏汀睘樾枰私獯宋募目偙O(jiān)級以上領(lǐng)導(dǎo)，“主送”對象為該文件直接關(guān)系到的部門或人員，“抄送”對象為該文件不直接相關(guān)卻應(yīng)該了解的部門或人員。對于版面一頁稍多的文件，文檔正文部分可以適當(dāng)縮小行距，使該文件保持在一頁內(nèi)，但是如果不能保證蓋章生效和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，在文件的第二頁開頭可寫明此頁無正文的字樣。

6.7密級：公司文件密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”、“內(nèi)部文件”四級，注在文件的右上角。6.8緊急程度：最緊急、最重要、權(quán)重最大的工作或事項，標(biāo)注“緊急”或“急”字樣，經(jīng)理、主管以上人員閱辦此類文件要求引起高度關(guān)注，以最快的速度，組織最有力的資源，統(tǒng)籌安排、科學(xué)組織、協(xié)調(diào)配合、逐項落實，確保工作在規(guī)定的時間內(nèi)按期完成。6.9具體要求： 6.9.1文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要概括文件的主要內(nèi)容；

6.9.2文件中包括項目符號、文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術(shù)語和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，分層標(biāo)識。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱，文件必須加蓋公司公章。

例：一.（一）

1、（1）

2、（1）??

或：1.1.1 1.1.1 2.2.1 2.1.1, ??

6.9.3文件最后一頁的頁腳橫線上方有主題詞;6.9.4公司兩頁以上頁數(shù)文件都必須添加頁碼，位置為頁面底端，對齊方式為居中，首頁顯示頁碼，格式為默認(rèn)格式；

6.9.5文件內(nèi)容要求按章按條款依次排列，結(jié)構(gòu)完整、層次清楚；實事求是、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、標(biāo)點正確、用字準(zhǔn)確、格式規(guī)范；

6.9.6本規(guī)定中其他未規(guī)定事宜，應(yīng)按照應(yīng)用文標(biāo)準(zhǔn)格式編輯。7.收文：

7.1收文一律使用《惠州市七分妝化妝品有限公司收文簿》；

7.2外單位來文均由總裁辦指定專人收文，由總裁辦統(tǒng)一拆封、登記，由行政總監(jiān)填寫《文件閱辦單》提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報送給有關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時報送。7.3文書處理工作：

7.3.1文書處理包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦、簽收、保管、立卷歸檔等程序；

7.3.2部門文件平時的管理，要求實行分類管理，文件夾側(cè)面標(biāo)題設(shè)置為4個字，添加公司徽標(biāo)和 英文簡稱。如：行政管理、公司制度、公司證件、數(shù)據(jù)統(tǒng)計。文件夾內(nèi)設(shè)目錄便于查找。標(biāo)題格式詳見附表； 8.發(fā)文：

8.1發(fā)文執(zhí)行惠州市七分妝化妝品有限公司發(fā)文流程，發(fā)文程序如下： 公司內(nèi)部發(fā)文：

擬稿人→核稿人：部門主管領(lǐng)導(dǎo)（經(jīng)理、總監(jiān)）審核→公司主管領(lǐng)導(dǎo)（總監(jiān)、副總裁）核準(zhǔn)→編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案 對外發(fā)文：

擬稿人→部門經(jīng)理或總監(jiān)、副總裁審核→總裁核準(zhǔn)→編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案 9.附則：

9.1本制度的最終解釋權(quán)及修改權(quán)歸天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司總裁辦； 9.2本制度的制定、解釋、修改等工作由公司總裁辦負(fù)責(zé)，經(jīng)公司總裁批準(zhǔn)后下發(fā)； 9.3本制度自下發(fā)之日起生效。9.4附相關(guān)支持性文件。9.4.1文件頁面格式 9.4.2文件閱辦單 9.4.3公文擬稿紙 9.4.4標(biāo)題格式

簽發(fā)：

二零一五年六月十五日

第五篇：項目部文件資料管理制度

工程文件、資料及圖紙管理制度

一、收到建委等政府有關(guān)部門發(fā)放的文件后，項目部資料員作好《收文登記表》，如需發(fā)放到分包單位、監(jiān)理單位的，復(fù)印后及時發(fā)放，并做好《發(fā)文登記表》。

二、對發(fā)放到分包單位、監(jiān)理單位的文件等，需保留一份在資料員手中。

三、對施工單位、監(jiān)理單位提交的文件、報告等，做好《收文登記表》，如需回復(fù)的，經(jīng)辦人應(yīng)及時呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱處理回復(fù)。

四、設(shè)計院發(fā)放到本項目部的施工圖紙、設(shè)計變更等做好《圖紙收文登記表》，在收到設(shè)計院發(fā)放的圖紙、設(shè)計變更，應(yīng)及時發(fā)放到分包單位（或監(jiān)理單位），做好《圖紙（設(shè)計）變更發(fā)文登記表》，但需保留一份在資料室存檔。

五、施工技術(shù)資料的管理：

1、要求施工單位在每棟樓的基礎(chǔ)、主體、竣工驗收前，把施工技術(shù)資料交工程部檢查驗收通過后，方可提交縣監(jiān)督站申請驗收。

2、對于圖紙會審、開工令、基槽、主體、竣工驗收的通知書、驗收報告等，需我公司簽字蓋章的，在領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章、蓋章后，保留一份在工程部存檔。

3、在竣工驗收后，督促施工單位提交兩套竣工資料，一套提交當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)行政主管部門備案，一套留本公司工程部存檔。對于備案資料應(yīng)及時辦理，備案后通過備案的《備案表》留一份工程部存檔。

4、工程部定期對工程資料管理進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促施工、監(jiān)理單位進行整改，確保工程資料完整。

5、對于施工過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量缺陷、問題、事故，要求施工單位提交《質(zhì)量缺陷（問題、事故）處理方案》，處理方案經(jīng)工程部經(jīng)理同意后進行存檔。

6、監(jiān)理單位提交的工程技術(shù)資料按現(xiàn)行國家文檔規(guī)范收集、整理、歸檔。

7、非資料管理人員不得隨意進出資料檔案室。

六、工程簽證資料的管理：

簽證單主要按簽證規(guī)程操作，但要求做好《簽證單（簽證申請表）收發(fā)登記表》。

七、對書籍的管理

1、對本項目購買的書籍，資料員需做好編號并作《書籍目錄》。

2、所有的書籍，須經(jīng)資料員同意后方可借出，并填寫《借閱記錄》。借閱人需妥善保管所借書籍、資料。如有遺失原價賠償。

3、借閱資料用完后及時歸還，不得丟失或損壞，每次借閱時間為十五天，如到期未用完，須辦理續(xù)借手續(xù)。