第一篇：工程文件資料管理制度

***建筑公司

QB

GCJSZL-2018

工程技術(shù)檔案資料管理制度

2018年5月

工程技術(shù)部編

*****公司 工程技術(shù)部—工程技術(shù)檔案資料管理制度

目錄

1.總則................................................2

2.檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)................................2 3.工程檔案資料管理.....................................2 4.歸檔制度.............................................3 5.檔案保管制度.........................................4

*****公司 工程技術(shù)部—工程技術(shù)檔案資料管理制度

1.總則

1.1為確保工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順利達(dá)到《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2014）、《山西省建筑工程施工資料管理規(guī)程》（DBJ04T214—2015）的要求，特制定本制度。

1.2基本建設(shè)工程檔案資料是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目,從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的過程中形成的有歸檔保存價(jià)值的文件資料,包括項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、勘測、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運(yùn)行、移交生產(chǎn)、竣工等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體的材料。

1.3基本建設(shè)工程檔案資料是企業(yè)的寶貴財(cái)富，是勘測、設(shè)計(jì)、施工和管理人員的勞動結(jié)晶。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，各級管理人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)和崗位職責(zé)，各級人員應(yīng)對自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目所形成的、具有保存價(jià)值的文件材料，認(rèn)真按照國家及地方標(biāo)準(zhǔn)做好立卷歸檔工作，并確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性。

1.4凡是反映工程生產(chǎn)經(jīng)營、項(xiàng)目管理及工程成本等活動，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍，本管理制度歸檔主要針對《山西省建筑工程施工資料管理規(guī)程》工程技術(shù)歸檔資料，對于規(guī)程要求外技術(shù)資料需另組卷移交相關(guān)職能部門。

2.檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

2.1工程技術(shù)部檔案資料管理工作實(shí)行二級管理，一級管理是指工程技術(shù)部的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各項(xiàng)目部的檔案資料管理。

2.2工程技術(shù)部負(fù)責(zé)各項(xiàng)目所有檔案資料的統(tǒng)一核查管理，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，各項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案資料的使用管理。

2.3各項(xiàng)目部的二級檔案管理需要對項(xiàng)目的各個(gè)單位工程的歸檔資料進(jìn)行實(shí)時(shí)管理，需對相關(guān)驗(yàn)收資料按分部工程進(jìn)行收集整理。保證項(xiàng)目歸檔資料完整，分類準(zhǔn)確。

3.工程檔案資料管理

頁 共 4 頁 *****公司 工程技術(shù)部—工程技術(shù)檔案資料管理制度

料管理規(guī)程》歸檔范圍的文件資料，在工程竣工后均由工程技術(shù)部集中統(tǒng)一驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后由項(xiàng)目部按照《山西省建筑工程施工資料管理規(guī)程》要求進(jìn)行組卷，組卷完成后全部移交工程技術(shù)部進(jìn)行統(tǒng)一歸檔管理，任何單位及個(gè)人不得擅自留存。

4.2需歸檔詳細(xì)資料見《山西省建筑工程施工資料管理規(guī)程》工程資料目錄。4.3工程技術(shù)部將按月根據(jù)工程進(jìn)度情況檢查各項(xiàng)目部整理收集的分部資料。4.4 各項(xiàng)工程竣工決算的最后付款（工程質(zhì)量保修金除外）必須由公司工程技術(shù)部對竣工資料簽收合格后才予以支付。

5.檔案保管制度

5.1工程技術(shù)部協(xié)助各項(xiàng)目將工程技術(shù)檔案資料向城建檔案管理部門進(jìn)行移交。5.2公司工程技術(shù)部協(xié)助公司行政管理部根據(jù)保存的工程技術(shù)檔案資料數(shù)量以及性質(zhì)，對歸檔的資料按照分類進(jìn)行存檔。

5.3 各級工程技術(shù)檔案資料管理員嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。如因檔案資料管理人工作疏忽或交接手續(xù)不嚴(yán)謹(jǐn)造成文件資料丟失的要追究相應(yīng)責(zé)任。

5.4 如若工程技術(shù)檔案資料管理員調(diào)離崗位時(shí)，須按文檔目錄清單與現(xiàn)存文檔核對做好工作交接，方可辦理調(diào)動手續(xù)。如果出現(xiàn)物單不符，給公司造成損失的，視情節(jié)輕重予以責(zé)任人相應(yīng)處罰。

工程技術(shù)部

二〇一八年五月二十一日

頁 第 4 頁 共

第二篇：文件資料管理制度

文件資料管理制度

為加強(qiáng)本項(xiàng)目施工技術(shù)管理,完善工程質(zhì)量技術(shù)資料的收集、存檔工作，保證工程竣工結(jié)算及工程交工驗(yàn)收的順利進(jìn)行，根據(jù)《河南省公路工程竣工文件材料立卷歸檔整理細(xì)則》,及業(yè)主公司有關(guān)文件資料檔案工作的有關(guān)規(guī)定，特制定本制度。望項(xiàng)目各有關(guān)人員密切配合，共同遵照執(zhí)行。

一、工程技術(shù)資料填寫的要求

1、相關(guān)文件

①業(yè)主公司下發(fā)的《關(guān)于施工技術(shù)資料填表說明的通知》； ②《建筑工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）

2、資料填寫內(nèi)容必須真實(shí)可靠、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。資料所記載的內(nèi)容必須與實(shí)際圖物相符，并按規(guī)定已通過了一定的審批、檢查、驗(yàn)收程序，負(fù)有責(zé)任的各方在資料指定位臵上簽署意見，簽名并注明時(shí)間。

3、作為工程檔案，必須用黑色簽字筆或碳素鋼筆書寫，要求字體端正、清晰易辨、嚴(yán)禁涂改。

二、主要工程技術(shù)資料填寫要求及責(zé)任人

1、工程基線復(fù)核單、單位工程坐標(biāo)定位測量記錄、垂直度觀測記錄、建筑物沉降觀測記錄，由測量人員按單位工程分層數(shù)填寫，交項(xiàng)目總工核定。要求所填數(shù)字準(zhǔn)確無誤，所繪簡圖上各測點(diǎn)應(yīng)編號，表中應(yīng)有測量者、校核者簽名。由測量員交項(xiàng)目資料員一式四份（含原件二份）。

2、質(zhì)量、安全整改通知單由質(zhì)量安全組填寫，令工長限期整改，復(fù)檢無誤后，將結(jié)果記錄在上。由質(zhì)量員、安全員交項(xiàng)目資料員一式三份（含原件一份）。

3、隱蔽工程驗(yàn)收記錄，由負(fù)責(zé)所辦隱蔽工程內(nèi)容的工長在下一道工序施工前辦理。隱蔽記錄上應(yīng)有施工部位及隱蔽項(xiàng)目，重點(diǎn)寫出施工及修改依據(jù)、質(zhì)量情況，必要時(shí)繪出簡圖。并須報(bào)質(zhì)檢員驗(yàn)收簽字、經(jīng)項(xiàng)目自檢合格后，由各相關(guān)工長向監(jiān)理公司工地代表簽字及蓋章認(rèn)可。資料填報(bào)及所有簽字蓋章完畢后交項(xiàng)目資料員一式四份（含原件二份）。

4、檢驗(yàn)批驗(yàn)收記錄，由各主管工長負(fù)責(zé)填寫，要求填寫規(guī)范，簽字蓋章齊全，由各主管工長向監(jiān)理公司工地代表簽字及蓋章認(rèn)可。資料填報(bào)及所有簽字蓋章完畢后交項(xiàng)目資料員一式四份（含原件二份）。

5、各分項(xiàng)工程施工安全質(zhì)量技術(shù)交底卡，由負(fù)責(zé)施工的工長填寫。主要是對施工工藝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)安全措施、施工規(guī)范要求、對新結(jié)構(gòu)、新規(guī)范、新技術(shù)以及圖紙會審提出的有關(guān)問題，解決方法等進(jìn)行詳細(xì)且有針對性的技術(shù)交底，填寫要具體，交接手續(xù)應(yīng)及時(shí)且要齊全，所有交底必須要有交底人、接受交底人（接受交底人必須是經(jīng)各分包或民建隊(duì)書面指定的各班組長）的簽名及交接時(shí)間，以明確責(zé)任，班組所有人員必須逐一簽字，不得找人代簽。本交底一式四份，交項(xiàng)目資料員二份。

6、工程質(zhì)量自檢、互檢、交接檢記錄，由工長及班組長負(fù)責(zé)填寫，并有交接雙方及有關(guān)檢查人員簽字，質(zhì)量檢查評語，并經(jīng)質(zhì)檢員及工程技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字核實(shí)，由質(zhì)檢員交項(xiàng)目資料員一式三份（含原件一份）。

7、材料合格證：主要包括鋼材、水泥、砂石、砌體、外墻磚、樓梯磚、防水材料、半成品（如欄桿）、涂料等材料，由負(fù)責(zé)提供材料的供應(yīng)商隨進(jìn)場材料同時(shí)供應(yīng)，由項(xiàng)目材料員負(fù)責(zé)收集。一般應(yīng)提供一式二份原件，若提供復(fù)印件或抄件，必須注明原件存放處并加蓋供應(yīng)商公章，項(xiàng)目材料員必須在材質(zhì)或檢查報(bào)告上加蓋材料方章，注明工程名稱、材料名稱、規(guī)格、進(jìn)場數(shù)量、使用部位、經(jīng)辦人等內(nèi)容，資料內(nèi)容必須齊全。由材料員交項(xiàng)目資料員一式四份（含原件二份）。

8、鋼筋原材、焊接試驗(yàn)報(bào)告，砼、砂漿試塊強(qiáng)度報(bào)告（包括同條件養(yǎng)護(hù)試塊及拆模強(qiáng)度試塊強(qiáng)度報(bào)告），砂漿、砼配合比設(shè)計(jì)報(bào)告，水泥、砂石檢驗(yàn)報(bào)告及其它材料復(fù)檢報(bào)告均由試驗(yàn)員提供，各施工工長負(fù)責(zé)提供使用部位，設(shè)計(jì)要求，構(gòu)件名稱等有關(guān)數(shù)據(jù)，試件組數(shù)應(yīng)符合施工驗(yàn)收規(guī)范的有關(guān)規(guī)定（注：實(shí)行100%有見證送檢，其中另加5%的質(zhì)監(jiān)站監(jiān)督抽檢）。鋼筋焊接試驗(yàn)報(bào)告還必須加蓋方章（注明焊接人員姓名及操作證號），由試驗(yàn)員交項(xiàng)目資料員一式四份（含原件二份，如果有）。

9、鋼材力學(xué)、工藝性能試驗(yàn)報(bào)告,鋼筋進(jìn)場應(yīng)按直徑分批檢驗(yàn),檢驗(yàn)內(nèi)容包括查對標(biāo)志、外觀，并按現(xiàn)行國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定抽取試件,作力學(xué)、工藝性能試驗(yàn)（必須見證取樣）,合格后才可用于工程上。鋼材力學(xué)、工藝性能試驗(yàn)報(bào)告,要求使用部位要填寫清楚,按試驗(yàn)結(jié)果判定鋼材等級,如須降級用或改變使用部位應(yīng)注明.由試驗(yàn)員交項(xiàng)目資料員一式四份（含原件二份，如果有）。

10、水泥物理性能檢驗(yàn)報(bào)告:水泥性能指標(biāo)必須符合GB75—92及其它規(guī)范標(biāo)準(zhǔn).進(jìn)場的水泥須做到檢驗(yàn)合格后使用,杜絕使用無試驗(yàn)和偽劣水泥,防止發(fā)生工程質(zhì)量事故.水泥物理性能檢驗(yàn)報(bào)告,由試驗(yàn)員交項(xiàng)目資料員一式四份（含原件二份，如果有）。

11、砼質(zhì)量攪拌記錄,由試驗(yàn)員按砼申請報(bào)告單向攪拌站索取,由試驗(yàn)員交項(xiàng)目資料員一式四份（含原件二份）。

12、施工日記：必須以單位工程逐日填寫,并應(yīng)填寫如下內(nèi)容:日期、天氣情況、工程進(jìn)展情況及施工部位，因設(shè)計(jì)與現(xiàn)場不符，由設(shè)計(jì)單位或建設(shè)單位在現(xiàn)場解決的設(shè)計(jì)問題和對施工圖修改記錄，勞動力調(diào)配.材料設(shè)備供應(yīng)情況,質(zhì)量安全技術(shù)管理情況及各種事故情況及原因分析，處理記錄,停水停電待料等意外情況記錄及所采取的措施，與本工程有關(guān)的其他情況。工程完工交項(xiàng)目資料員存檔。項(xiàng)目的施工日志由項(xiàng)目總工填寫。

13、各分項(xiàng)工程、分部工程驗(yàn)收記錄由項(xiàng)目總工根據(jù)檢驗(yàn)批如實(shí)填寫，向監(jiān)理公司工地代表簽字蓋章齊全后交項(xiàng)目資料員一式四份原件。

14、圖紙、設(shè)計(jì)變更發(fā)放由項(xiàng)目資料員統(tǒng)一進(jìn)行發(fā)放，并作好記錄，所有圖紙、設(shè)計(jì)變更、來函必須發(fā)放項(xiàng)目副經(jīng)理以便指導(dǎo)施工，項(xiàng)目相關(guān)管理人員領(lǐng)取圖紙、設(shè)計(jì)變更后要對圖紙及時(shí)進(jìn)行標(biāo)注并妥善保管，不得遺失，要確保圖紙、變更的完整性。

15、資料的交接必須辦理好交接簽字手續(xù)，以備查驗(yàn)。

三、外部文件的處理

1、原則上，外部文件的收發(fā)工作由項(xiàng)目資料員統(tǒng)一負(fù)責(zé)。

2、對外來所有文件均需辦理收文卡，并報(bào)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行處理。資料員對外來文件進(jìn)行處理時(shí)，需嚴(yán)謹(jǐn)、及時(shí)，避免在工程施工中造成不必要的損失。

3、對材料報(bào)驗(yàn)及實(shí)驗(yàn)報(bào)告向監(jiān)理公司的報(bào)驗(yàn)工作，由項(xiàng)目實(shí)驗(yàn)員依據(jù)監(jiān)理公司要求的程序進(jìn)行報(bào)驗(yàn)工作。項(xiàng)目質(zhì)檢組負(fù)責(zé)報(bào)驗(yàn)前的檢查工作。若材料的報(bào)驗(yàn)過程中出現(xiàn)問題，需及時(shí)上報(bào)項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行及時(shí)處理。

4、對于進(jìn)場設(shè)備、機(jī)械的報(bào)驗(yàn)，由項(xiàng)目機(jī)電工長根據(jù)監(jiān)理公司要求填寫報(bào)驗(yàn)手續(xù)后，交項(xiàng)目資料員統(tǒng)一向監(jiān)理公司進(jìn)行報(bào)送。

5、對分包文件的處理由項(xiàng)目資料員統(tǒng)一負(fù)責(zé)。

四、分包資料的管理

1、分包資料的管理由項(xiàng)目資料員在分包進(jìn)場時(shí)，對各分包分別進(jìn)行交底，明確資料填寫辦法、要求和資料填寫執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)及統(tǒng)一用語等。

2、項(xiàng)目總包管理人員（暫為項(xiàng)目經(jīng)理及項(xiàng)目副經(jīng)理）應(yīng)協(xié)助項(xiàng)目資料員進(jìn)行分包資料的管理，做到及時(shí)準(zhǔn)確的收集資料。

3、分包資料的收集整理由分包單位負(fù)責(zé)，完工時(shí)交總包單位匯總后上報(bào)。

4、分包單位施工過程中的報(bào)審資料，由分包單位進(jìn)行填寫，并加蓋紅章后報(bào)總包單位，總包單位負(fù)責(zé)向監(jiān)理公司上報(bào)。

5、分包單位完工時(shí)，應(yīng)保證上交總包單位一式五套完整工程資料原件。其原件的要求同前。

五、工程技術(shù)資料填寫統(tǒng)一用語

1、工程名稱：武陟至云臺山高速公路

2、設(shè)計(jì)單位：河南省交通規(guī)劃勘察設(shè)計(jì)院有限責(zé)任公司

3、建設(shè)單位：桃花峪黃河大橋投資有限公司

4、監(jiān)理單位：河南省公路工程監(jiān)理咨詢有限公司

5、施工單位：河南省公路工程局集團(tuán)有限公司

6、工程隊(duì)別(或施工班組)：填寫一線作業(yè)班組.如:XXX組。

7、施工部位：必須填寫樁號、名稱、結(jié)構(gòu)形式等項(xiàng)。

8、單位填寫采用國際單位，書寫采用英文縮寫，如： m2，m3，t，kg等。

9、資料原則上均采用手寫，所有簽名必須由本人用黑色水筆或簽字筆簽字。

10、施工部位、樁號位臵、結(jié)構(gòu)形式等檢查項(xiàng)的填寫應(yīng)與設(shè)計(jì)圖紙一致。

11、表頭編號應(yīng)與項(xiàng)目單位分部分項(xiàng)工程劃分相一致。

六、對內(nèi)資料發(fā)放部門

（一）、項(xiàng)目安全生產(chǎn)會議紀(jì)要：

勞務(wù)隊(duì)、會議相關(guān)分包單位、項(xiàng)目部內(nèi)部傳閱。

（二）、分包協(xié)調(diào)會議紀(jì)要

勞務(wù)隊(duì)、會議相關(guān)分包單位、項(xiàng)目部內(nèi)部傳閱。

（三）、技術(shù)交底會議紀(jì)要

勞務(wù)隊(duì)、會議相關(guān)分包單位、項(xiàng)目部內(nèi)部傳閱。

（四）、設(shè)計(jì)圖紙、變更

勞務(wù)隊(duì)、相關(guān)班組負(fù)責(zé)人、工長、合同部、測量組、質(zhì)檢部、內(nèi)業(yè)組、項(xiàng)目經(jīng)理室、項(xiàng)目總工室等。

（五）、項(xiàng)目管理辦法 勞務(wù)隊(duì)、施工組、質(zhì)檢組、內(nèi)業(yè)組、各相關(guān)部門、項(xiàng)目經(jīng)理室、項(xiàng)目總工室。

（六）、總階計(jì)劃、月計(jì)劃、周計(jì)劃

勞務(wù)隊(duì)、施工組、質(zhì)檢組、內(nèi)業(yè)組、各相關(guān)部門、項(xiàng)目經(jīng)理室、項(xiàng)目總工室

（七）、發(fā)分包商函件

抄送監(jiān)理、業(yè)主、項(xiàng)目留底、施工組、項(xiàng)目經(jīng)理室、項(xiàng)目總工室

（八）、發(fā)甲方文件 業(yè)主、監(jiān)理、項(xiàng)目留底

七、其它注意事項(xiàng)

1、凡提供資料的部門及責(zé)任人,必須按施工工序及時(shí)向項(xiàng)目質(zhì)檢員或資料員提供工程上的一切資料,質(zhì)檢人員及時(shí)按分工檢查資料,收集整理齊全后,移交項(xiàng)目資料員,并向項(xiàng)目總工匯報(bào)。

2、凡所提供資料未按要求填寫或手續(xù)不齊、模糊不清、有缺漏項(xiàng)等,資料員有權(quán)拒絕接收,并令其限期整改。

3、對業(yè)主發(fā)放的圖紙、設(shè)計(jì)變更、圖紙會審等有關(guān)工程技術(shù)資料,以及項(xiàng)目內(nèi)部形成的會議紀(jì)要.生產(chǎn)計(jì)劃等資料,各有關(guān)人員必須嚴(yán)格按照國家有關(guān)部門頒發(fā)的技術(shù)規(guī)范、規(guī)程的要求,裝訂成冊,妥善保管，直至工程完工。

4、施工人員因工作調(diào)離本項(xiàng)目,須將其簽收的有關(guān)工程資料以書面形式移交接收人,并將移交清單交項(xiàng)目資料核實(shí)后,方可離場。

5、所有資料的提供者與接收者必須履行交接簽字工作，并將收發(fā)文登記表裝釘成冊妥善保管。若因交接不清發(fā)生資料遺失，由各相關(guān)責(zé)任人負(fù)責(zé)補(bǔ)齊資料并追究相關(guān)責(zé)任。

6、項(xiàng)目總工將定期或不定期對工程資料進(jìn)行檢查。

7、各分包單位的資料一律按項(xiàng)目的資料要求收集整理，由項(xiàng)目匯總。

第三篇：公司文件資料管理制度

惠州市七分妝化妝品有限公司

Huizhou Sevenic Cosmetic Co., Ltd.公司文件管理制度

1.目的：為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化管理，做好公司文件管理工作，確保使用文件的統(tǒng)一性和有效性，使之規(guī)范化和制度化，特制定本制度。

2.適用范圍：本制度適用于公司所有文件的管理。

3.定義：公司文件是傳達(dá)方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告情況、交流信息的重要工具。

4.文件處理程序：公司各部門都應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、尊重客觀、理論聯(lián)系實(shí)際、認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，努力提高文件質(zhì)量和處理效率。文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限和要求完成。

4.1總裁辦負(fù)責(zé)公司行政文件的編制、發(fā)放、登記、存檔、更改、回收、作廢等管理工作。4.2公司各職能部門負(fù)責(zé)本部門的文件編制、編號、登記、存檔、更改和專用文件的管理，發(fā)放文件必須在總裁辦備份存檔，并接受總裁辦的檢查與監(jiān)督。5.文件分類：公司的公文主要可分為以下類：

5.1管理制度：適用于公司各部門的規(guī)范性程序的明確，包括條例、制度、規(guī)定、管理辦法?！皸l例”一般應(yīng)用于系統(tǒng)性制度匯編；“制度”一般應(yīng)用于某一方面職能的明確；“規(guī)定”應(yīng)用于一項(xiàng)具體工作的明確；“管理辦法”一般是對條例、制度或規(guī)定的細(xì)化性操作程序明確。

5.2工作通知：適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級文件，批轉(zhuǎn)下級文件，要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng)； 5.3人事通知 適用于公司人員錄用、晉升、調(diào)動、降職、獎(jiǎng)懲等事項(xiàng)的公布。5.4工作報(bào)告 適用于下級因?yàn)槟稠?xiàng)工作對上級進(jìn)行匯報(bào)請示的行文。5.5會議紀(jì)要 適用于公司各級會議進(jìn)行的記錄的文件。

5.6對外發(fā)函 適用于公司因某項(xiàng)事情對外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人發(fā)送的文件。

5.7決定、決議：對重要事項(xiàng)或重大行動做出安排，用“決定”；經(jīng)會議討論通過并要求貫徹的事項(xiàng)，用“決議”。

5.8通報(bào)：表彰先進(jìn)，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要信息。5.9請示：向上級請求批示與批準(zhǔn)，用“請示”。5.10批復(fù)：答復(fù)請示事項(xiàng)用“批復(fù)”。6.文件格式：

6.1公司所有文件采用A4豎版模式，四周頁邊距設(shè)置為2.5CM，頁腳設(shè)置為1.5CM，采用數(shù)字形式； 6.2文件首頁頂部添加公司徽標(biāo)和中英文名稱。

6.3文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報(bào)（送）單位（部門）等部分組成；

6.4文件標(biāo)題使用華文中宋體小二號，其他均使用宋體五號，1.5倍行距。標(biāo)題與公司徽標(biāo)間空一行；標(biāo)題下方靠右為發(fā)文編號；發(fā)文編號與正文之間可空一行；正文中小標(biāo)題可使用粗體；章節(jié)段落之間可空一行；文件落款位置偏右，正文與落款之間空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，與正文間隔一行、與落款間隔二行。

6.5發(fā)文字號包括代號、年號、順序號；公司各類文件須統(tǒng)一編制發(fā)文編號，編號數(shù)字不分按時(shí)間順序排序。

6.5.1公司級發(fā)文 QFZ 總字【XXXX】XXX號，一般適用公司級重大決定、戰(zhàn)略、管理制度等方面發(fā)文，其他各部門發(fā)文為該部門為主要責(zé)任的相關(guān)工作文件，一般不具有全局性。6.5.2人事任免類發(fā)文QFZ 人字【XXXX】XXX號 6.5.3總裁辦發(fā)文QFZ 辦字【XXXX】XXX號 6.5.4財(cái)務(wù)部發(fā)文QFZ 財(cái)字【XXXX】XXX號 6.5.5研發(fā)部發(fā)文QFZ 研字【XXXX】XXX號 6.5.6品控部發(fā)文QFZ 質(zhì)字【XXXX】XXX號 6.5.7營銷中心發(fā)文QFZ 銷字【XXXX】XXX號

6.6簽發(fā)人：制度類和通知類文件在落款處上方應(yīng)加“簽發(fā)人”項(xiàng)目，由相關(guān)負(fù)責(zé)人手寫簽名。文件底部應(yīng)添加與文字頁面等寬兩橫線，兩橫線間下添加“報(bào)送、發(fā)送、抄送、印制份數(shù)”等項(xiàng)目，1.5倍行距?！皥?bào)送”為需要了解此文件的總監(jiān)級以上領(lǐng)導(dǎo)，“主送”對象為該文件直接關(guān)系到的部門或人員，“抄送”對象為該文件不直接相關(guān)卻應(yīng)該了解的部門或人員。對于版面一頁稍多的文件，文檔正文部分可以適當(dāng)縮小行距，使該文件保持在一頁內(nèi)，但是如果不能保證蓋章生效和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，在文件的第二頁開頭可寫明此頁無正文的字樣。

6.7密級：公司文件密級分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”、“內(nèi)部文件”四級，注在文件的右上角。6.8緊急程度：最緊急、最重要、權(quán)重最大的工作或事項(xiàng)，標(biāo)注“緊急”或“急”字樣，經(jīng)理、主管以上人員閱辦此類文件要求引起高度關(guān)注，以最快的速度，組織最有力的資源，統(tǒng)籌安排、科學(xué)組織、協(xié)調(diào)配合、逐項(xiàng)落實(shí)，確保工作在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)按期完成。6.9具體要求： 6.9.1文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要概括文件的主要內(nèi)容；

6.9.2文件中包括項(xiàng)目符號、文件編號、統(tǒng)計(jì)表、計(jì)劃表、序號、專用術(shù)語和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，分層標(biāo)識。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱，文件必須加蓋公司公章。

例：一.（一）

1、（1）

2、（1）??

或：1.1.1 1.1.1 2.2.1 2.1.1, ??

6.9.3文件最后一頁的頁腳橫線上方有主題詞;6.9.4公司兩頁以上頁數(shù)文件都必須添加頁碼，位置為頁面底端，對齊方式為居中，首頁顯示頁碼，格式為默認(rèn)格式；

6.9.5文件內(nèi)容要求按章按條款依次排列，結(jié)構(gòu)完整、層次清楚；實(shí)事求是、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、標(biāo)點(diǎn)正確、用字準(zhǔn)確、格式規(guī)范；

6.9.6本規(guī)定中其他未規(guī)定事宜，應(yīng)按照應(yīng)用文標(biāo)準(zhǔn)格式編輯。7.收文：

7.1收文一律使用《惠州市七分妝化妝品有限公司收文簿》；

7.2外單位來文均由總裁辦指定專人收文，由總裁辦統(tǒng)一拆封、登記，由行政總監(jiān)填寫《文件閱辦單》提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。7.3文書處理工作：

7.3.1文書處理包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦、簽收、保管、立卷歸檔等程序；

7.3.2部門文件平時(shí)的管理，要求實(shí)行分類管理，文件夾側(cè)面標(biāo)題設(shè)置為4個(gè)字，添加公司徽標(biāo)和 英文簡稱。如：行政管理、公司制度、公司證件、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。文件夾內(nèi)設(shè)目錄便于查找。標(biāo)題格式詳見附表； 8.發(fā)文：

8.1發(fā)文執(zhí)行惠州市七分妝化妝品有限公司發(fā)文流程，發(fā)文程序如下： 公司內(nèi)部發(fā)文：

擬稿人→核稿人：部門主管領(lǐng)導(dǎo)（經(jīng)理、總監(jiān)）審核→公司主管領(lǐng)導(dǎo)（總監(jiān)、副總裁）核準(zhǔn)→編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案 對外發(fā)文：

擬稿人→部門經(jīng)理或總監(jiān)、副總裁審核→總裁核準(zhǔn)→編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案 9.附則：

9.1本制度的最終解釋權(quán)及修改權(quán)歸天津瑞普生物技術(shù)股份有限公司總裁辦； 9.2本制度的制定、解釋、修改等工作由公司總裁辦負(fù)責(zé)，經(jīng)公司總裁批準(zhǔn)后下發(fā)； 9.3本制度自下發(fā)之日起生效。9.4附相關(guān)支持性文件。9.4.1文件頁面格式 9.4.2文件閱辦單 9.4.3公文擬稿紙 9.4.4標(biāo)題格式

簽發(fā)：

二零一五年六月十五日

第四篇：技術(shù)文件和資料管理制度

技術(shù)文件和資料管理制度

1、目的對于質(zhì)量體系要求相關(guān)的文件和資料進(jìn)行控制，確保使用的文件和資料為有效版本。

2、范圍

適用于公司與質(zhì)量體系有關(guān)的文件和資料的控制，包括外來文件和資料。

3、職責(zé)

3.1辦公室和技術(shù)部負(fù)責(zé)文件和資料的統(tǒng)一發(fā)放、更改、作廢、回收和歸檔的管理與控制工作，是文件和資料的主管部門。

3.2各有關(guān)部門積極配合辦公室做好文件和資料的編制、發(fā)放、修改、作廢、回收和歸檔的管理控制工作。

3.3總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)質(zhì)量手冊，生產(chǎn)廠長負(fù)責(zé)批準(zhǔn)程序文件。

4、程序概要

4.1文件和資料的分類和編碼

4.1.1公司文件和資料分為三層

A層：質(zhì)量手冊

B層：程序文件

C層：其它質(zhì)量文件

4.1.2辦公室和技術(shù)部負(fù)責(zé)。

4.2對文件和資料的編寫、審核、批準(zhǔn)。

4.2.1A層B層文件由公司總經(jīng)理辦公室組織編寫、質(zhì)量手冊由生

產(chǎn)廠長審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)；程序文件由生產(chǎn)廠長批準(zhǔn)。

4.2.2C層文件和資料由相關(guān)部門編寫，總經(jīng)理審核，生產(chǎn)廠長批準(zhǔn)。

4.2.3各類質(zhì)量記錄、表格由質(zhì)檢部審核，生產(chǎn)廠長批準(zhǔn)。

4.3文件和資料的發(fā)放要求和控制

4.3.1確保質(zhì)量體系運(yùn)行的各個(gè)場所都使用加蓋紅色“受控”印章的相關(guān)文件的有效版本。

4.3.2從使用場所及時(shí)撤出失效或作廢的文件和資料，并作出標(biāo)識，防止誤用。

4.4文件的修改、換版和作廢

4.4.1文件經(jīng)多次（5次以上）修改后，已影響使用，必須重新?lián)Q版和發(fā)布。

4.4.2因工作所需保留的作廢文件，責(zé)任部門應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識歸檔。

4.4.3A層和B層文件的修改由總經(jīng)理辦公室組織修改，C層文件由相關(guān)部門組織修改，審批按4.2.1、4.2.2執(zhí)行。若指定其他部門審批時(shí)該部門應(yīng)取得原審批部門的背景資料。

4.4.4外來文件和資料也必須由技術(shù)部進(jìn)行整理、編目和歸檔，使用和發(fā)放要經(jīng)過登記和批準(zhǔn)。

4.4.5文件和資料應(yīng)保存在適宜的環(huán)境中。

山西科興禾木佳礦山設(shè)備開發(fā)有限公司

第五篇：施工現(xiàn)場文件資料管理制度

文件資料管理制度

一．目的為規(guī)范工程現(xiàn)場的工程文件資料管理，明確與工程有關(guān)的工程文件資料的范圍、接收、分發(fā)、無效版回收、存檔的具體工作程序及各相關(guān)方、部門的職責(zé)，確保各有關(guān)相關(guān)方均能及時(shí)獲得并按有效版本的工程文件進(jìn)行工作，以利工程建設(shè)和竣工移交，特制定資料管理制度。

二．適用范圍

本管理制度適用于環(huán)己酮罐區(qū)非標(biāo)制作工程建設(shè)的全過程。

三．職責(zé)

3.1施工方

施工方負(fù)責(zé)文件資料和工程圖紙資料的歸檔管理。負(fù)責(zé)工程施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、環(huán)境控制措施等文件的審核以及相關(guān)文件的歸口管理。

建設(shè)方下設(shè)工程部。工程部是本工程施工管理資料的唯一進(jìn)出口，負(fù)責(zé)整個(gè)工程文件資料的接收、協(xié)調(diào)、登記、分類、編目、分發(fā)、無效版回收、存檔工作及竣工資料的匯總及移交。

3.2 監(jiān)理方

負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目建設(shè)中文件資料的收集、積累和完整、準(zhǔn)確地掌握工程施工的受控情況，以及竣工資料技術(shù)性和規(guī)范性的審核及簽認(rèn)。

管理好領(lǐng)用的工程文件，及時(shí)向工程部提供有效版本工程文件，回收、整理交向建設(shè)方工務(wù)部移交無效版文件。

負(fù)責(zé)及時(shí)編制并向建設(shè)方工務(wù)部移交無效版文件。

對設(shè)計(jì)方及各材料、設(shè)備供應(yīng)方提供的供施工用的工程技術(shù)文件的正確理解負(fù)責(zé)。

負(fù)責(zé)及時(shí)提供準(zhǔn)確的竣工資料，編制完成竣工圖。

負(fù)責(zé)本單位承包范圍內(nèi)的工程竣工資料的搜集、整理、裝訂和移交。3.4、設(shè)計(jì)方

負(fù)責(zé)按照設(shè)計(jì)合同按時(shí)提供有關(guān)工程設(shè)計(jì)、施工文件。負(fù)責(zé)竣工圖的編制。

負(fù)責(zé)及時(shí)提交供設(shè)計(jì)及施工用的材料、設(shè)備的合格證及相關(guān)技術(shù)資料報(bào)監(jiān)理審核。

負(fù)責(zé)按時(shí)提交材料、設(shè)備竣工圖。四．管理內(nèi)容及要求 4.1 文件資料的接收、分發(fā)

施工方、監(jiān)理方、設(shè)計(jì)院等相關(guān)部門上報(bào)、發(fā)送建設(shè)方的文件資料格式及簽章要求參見《工程文件資料目錄》、《工程技術(shù)文件資料管理流程》、《工程文件資料簽章管理流程》。

設(shè)計(jì)方、材料、設(shè)備供貨商提供的設(shè)計(jì)或材料、設(shè)備文件應(yīng)按合同規(guī)定份數(shù)發(fā)至建設(shè)方，由建設(shè)方審核、簽收。

建設(shè)方收到工程設(shè)計(jì)文件或材料、設(shè)備廠家按訂貨合同提交的設(shè)備文件后，應(yīng)按交付清單逐一核對、驗(yàn)收，納入統(tǒng)一管理系統(tǒng)。

隨材料、設(shè)備帶來的圖紙，開箱（封）后由參加開箱（封）的有關(guān)人員帶回，如建設(shè)方無人參加開箱，則由監(jiān)理方、制造廠工代和建設(shè)方委托方人員負(fù)責(zé)整理，一日內(nèi)交建設(shè)方存檔、確認(rèn)。

整理完畢的圖紙資料，建設(shè)方有關(guān)人員應(yīng)及時(shí)報(bào)總工辦審批，經(jīng)批準(zhǔn)后按規(guī)定的分發(fā)人數(shù)分發(fā)至相關(guān)單位，并做好簽收記錄。

設(shè)計(jì)單位及材料、設(shè)備廠家有責(zé)任圾時(shí)秘史提交文件資料交付計(jì)劃。

4.2標(biāo)識、版本更新、設(shè)計(jì)變更

設(shè)計(jì)及材料、設(shè)備文件均應(yīng)在每張圖上做明顯狀態(tài)標(biāo)識，以確認(rèn)是否為有效版本。

名稱相同的改版文件，如是整卷冊（整袋）改版的則在圖紙袋上加注版次，如是對前版文件英雄模范一張（某幾張、某一部分）進(jìn)行改版的，要在文件袋上清楚 的注明將前卷冊。

中國化學(xué)工程第十三建設(shè)有限公司

晉城項(xiàng)目經(jīng)理部2013.07.20