第一篇：村級檔案整理要點

村級檔案整理要點

一、文書檔案

1．保管期限：2008年開始，永久、30年、10年；2008年之前，永久、長期、短期。

2．2009年全部拆開，以件歸檔（盒子上不用貼標簽）。2001年-2008年不用拆，查看內(nèi)容，一卷里有一件是永久的，整卷作為永久，裝盒，盒子貼文書標簽；一卷里有一件是長期（2008年的為30年），整卷作為長期（2008年的為30年），裝盒，盒子上需貼文書標簽，標簽離盒底1厘米。紅色標簽為永久，綠色為長期，藍色為短期。

注：全宗號空掉不填，目錄號和卷號等檔案全部整理好后填寫（涉及并村前、并村后，重要）。

3．文件中涉及本單位的，例如表彰本單位、本單位工作人員或關(guān)于本單位人事任免等，應(yīng)用直線劃出。

4．文件中有請示、批復(fù)的，同一問題的批復(fù)在前面、請示放在后面裝訂為一件，年份按批復(fù)年份。

5．關(guān)于歸檔章：

注：①全宗號空掉不填；②年份，例：2009年；③件數(shù)。同一年份，同一分類方案，同一保管期限，件數(shù)為流水號；④分類方案，例：黨群工作、行政工作等；⑤保管期限，永久、30年、10年或永久、長期、短期；⑥頁數(shù)，有文字的即為一頁。

歸檔章一般應(yīng)蓋在文件首頁正面最上方，若文件為橫向的，則蓋在文件橫放后最上方，且不能蓋到文字。

6．關(guān)于檔案盒：

正面直線上方填單位名稱，例：昆山市淀山湖鎮(zhèn)永新村。盒號空掉不填。同一年份，同一分類方案，同一保管期限，室號為流水號，例：2009年黨群工作永久的，第一盒為1-50，第二盒即51-60，第三盒60-多少，以此類推。盒子上統(tǒng)一用黑色水筆填寫。

7．關(guān)于臺帳：

①工作臺帳放檔案，整理方式參照第2條；工作臺帳中存在為應(yīng)付做出來的內(nèi)容，要將這些內(nèi)容抽掉再進行整理，整理方式參照第2條。

②創(chuàng)建類臺帳作為資料保存。

二、照片檔案

按年度整理，照片背后貼四格標簽。

三、實物檔案

按年度整理，實物背后貼四格標簽。

第二篇：2015年全國檔案宣傳工作要點

2015年全國檔案宣傳工作要點

作者：國家檔案局

來源：國家檔案局政府網(wǎng)站 2015-03-18 星期三

2015年全國檔案宣傳工作的總體要求是：以鄧小平理論、“三個代表”重要思想、科學發(fā)展觀為指導，深入貫徹落實黨的十八大和十八屆三中、四中全會及中央經(jīng)濟工作會議精神，貫徹全國宣傳工作會議精神，深入學習宣傳貫徹總書記系列重要講話精神，進一步落實中辦國辦《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》(以下簡稱兩辦《意見》)，繼續(xù)推進“三個體系”建設(shè)，不斷提高宣傳質(zhì)量，創(chuàng)新宣傳方式，為檔案工作服務(wù)全面建成小康社會、全面深化改革、全面依法治國、全面從嚴治黨營造良好輿論氛圍，為建設(shè)檔案強國提供強大輿論支持。

一、大力宣傳檔案工作服務(wù)全面深化改革、全面依法治國

各級檔案部門要以宣傳黨的十八屆三中、四中全會精神為著重點，把思想和行動統(tǒng)一到中央關(guān)于全面深化改革、全面依法治國重大決策部署上來，增強大局意識、責任意識、機遇意識，營造檔案工作服務(wù)全面深化改革、全面依法治國的良好輿論氛圍。要宣傳全面深化改革、全面依法治國發(fā)展到哪里，檔案工作就服務(wù)到哪里，全面深化改革、全面依法治國需要什么檔案，檔案部門就提供什么檔案的典型案例，引導廣大檔案工作者參與到全面深化改革、全面依法治國的偉大歷史進程中。要大力宣傳檔案部門在完善檔案法律法規(guī)、依法行政、依法管理檔案等方面所采取的新舉措;宣傳各級檔案部門在簡政放權(quán)、出臺和修訂檔案行政規(guī)章、開展檔案行政執(zhí)法檢查、建好用好司法檔案等方面取得的新成績;要積極宣傳檔案部門按照中央經(jīng)濟工作會議提出的主要任務(wù)而開展的相關(guān)檔案服務(wù)，宣傳檔案部門服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展取得的新成效，引導廣大檔案工作者在新的形勢下作出新貢獻。

二、深入宣傳兩辦《意見》

兩辦《意見》反映了新形勢下黨和國家對檔案工作的新要求，為檔案工作注入了新活力，帶來了新機遇。各級檔案部門要深入宣傳兩辦《意見》，創(chuàng)造良好的檔案工作氛圍;要把對《意見》的宣傳貫徹作為長期任務(wù)，持續(xù)深化對《意見》的理解，以“釘釘子”精神抓好落實，使之落地見效。要積極宣傳黨委政府將本級國家檔案館建設(shè)納入工作規(guī)劃和議事議程的典型事例;要主動宣傳各地區(qū)各部門各單位出臺具有實質(zhì)性內(nèi)容的兩辦《意見》的實施文件;要積極宣傳各級檔案部門開展“三個體系”建設(shè)過程中具有創(chuàng)新性的具體舉措。

三、充分利用檔案資源宣傳中國人民抗日戰(zhàn)爭暨世界反法西斯戰(zhàn)爭勝利70周年

今年是中國人民抗日戰(zhàn)爭暨世界反法西斯戰(zhàn)爭勝利70周年，各級檔案部門要充分利用檔案資源，充分利用各種媒體尤其是新興媒體舉辦多種形式的紀念宣傳活動，開展愛國主義教育，在全社會紀念抗戰(zhàn)的大合唱中唱響唱好檔案聲部。國家檔案局配合這一重大紀念活動，1月1日至12月31日推出365集文獻電視片《抗戰(zhàn)史上的今天》和1部網(wǎng)絡(luò)視頻《檔案天天看——館藏抗戰(zhàn)檔案系列》，舉辦《偉大貢獻——中國人民抗日戰(zhàn)爭檔案圖片展》，推出《中央檔案館藏日本戰(zhàn)犯筆供匯編》等。各級檔案部門要掌握好重要時間節(jié)點，踩準宣傳節(jié)奏，適時發(fā)聲，繼續(xù)做好南京大屠殺國家公祭日的檔案宣傳工作。要積極主動講好檔案故事，提高國際傳播能力，增強檔案宣傳的針對性、時效性和權(quán)威性。

四、全方位培育和踐行社會主義核心價值觀，大力宣傳檔案戰(zhàn)線先進典型

各級檔案部門要深入挖掘館藏檔案資源，圍繞黨和國家中心工作、重要紀念日，出版有針對性的檔案精品力作，舉辦主題展覽，深化中國特色社會主義和中國夢的宣傳教育，充分展示檔案文化的獨特魅力，助力社會主義文化大發(fā)展大繁榮。繼續(xù)宣傳愛國主義教育基地建設(shè)，吸引廣大青少年走進檔案館，開展豐富多彩的教育實踐活動，培育和踐行社會主義核心價值觀。

今年，國家檔案局將與人力資源社會保障部聯(lián)合開展四年一次的全國檔案系統(tǒng)先進集體、先進工作者表彰活動。各級檔案部門要以此為契機大力宣傳本地區(qū)、本系統(tǒng)、本部門的先進人物和先進集體，深入挖掘先進典型的感人事跡，講述檔案工作者銳意進取、扎實工作的鮮活故事，用他們的先進事跡和崇高精神振奮人心，鼓舞斗志，激發(fā)檔案工作者干事創(chuàng)業(yè)的熱情。此外，國家檔案局將繼續(xù)舉辦“中國檔案珍品展”在全國的巡展;繼續(xù)支持各地舉辦“黨的群眾路線”等展覽。

五、認真做好“國際檔案日”系列宣傳活動

國家檔案局將以“檔案——與你相伴”為主題開展2015年6月9日“國際檔案日”系列宣傳活動。圍繞“國際檔案日”，國家檔案局將舉辦主題征文、出版宣傳掛圖、開展專題講座等活動。各級檔案部門要高度重視“國際檔案日”宣傳活動，加強領(lǐng)導，精心安排，面向社會，面向大眾，立足實際，選擇切實可行、群眾喜聞樂見的宣傳方式集中開展內(nèi)容豐富、形式多樣的宣傳活動，不斷擴大檔案和檔案工作的社會影響力。

六、積極營造良好的檔案宣傳氛圍

近年來，各級檔案部門通過攝制專題文獻電視片、發(fā)布網(wǎng)絡(luò)視頻、舉辦檔案展覽、出版編研作品、舉辦新聞發(fā)布會等多種形式，有效地服務(wù)黨和國家工作大局，已成為檔案宣傳工作新常態(tài)。

各級檔案部門要善于與媒體打交道，做好與媒體的日常溝通交流，充分利用報紙、電視、廣播電臺等傳統(tǒng)媒體，充分利用網(wǎng)絡(luò)等新興大眾傳媒，及時將檔案工作經(jīng)驗和成績傳播出去，擴大檔案工作的社會影響力?！吨袊鴻n案報》《中國檔案》雜志和其他全國性檔案期刊要充分發(fā)揮檔案行業(yè)主流媒體的作用，堅持正確辦報辦刊方向，把握正確輿論導向，不斷擴大和提高影響力。各級檔案部門要認真搞好檔案網(wǎng)站建設(shè)，要將其視為對外服務(wù)窗口，及時發(fā)布檔案信息，把好信息發(fā)布安全關(guān)。

第三篇：2005年全市檔案工作總結(jié)要點

2005年全市檔案工作總結(jié)

2005年，全市檔案系統(tǒng)以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，全面貫徹落實科學發(fā)展觀，以保持共產(chǎn)黨員先進性教育活動為契機，緊緊圍繞市委、市政府的工作中心，解放思想，開拓創(chuàng)新，突出重點，狠抓落實，出實招，辦實事，求實效，各方面工作都取得了新的成效。

一、各級黨委政府管理檔案工作力度不斷加強

近幾年來，隨著依法治檔工作不斷深入，各級檔案部門圍繞中心服務(wù)大局意識的加強，各級黨委和政府關(guān)注檔案工作的力度也在不斷地加大。

一是檔案工作列入黨委和政府工作目標考核內(nèi)容。二是檔案局館領(lǐng)導隊伍不斷加強。各級檔案部門班子建設(shè)不斷加強，這為全市檔案事業(yè)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

二、拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域取得新的成效

2005年，全市各級檔案部門著眼新的實踐和新的發(fā)展，進一步突出服務(wù)主題，發(fā)揮服務(wù)功能，加大服務(wù)力度，延伸服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)水平，檔案事業(yè)也在服務(wù)中得到快速發(fā)展。

——機關(guān)事業(yè)單位檔案工作有了新進展。根據(jù)《無錫市檔案工作評估試行辦法》的要求，對全市近300家單位的檔案工作進行評估。新的檢查評估制度，促進了檔案的齊全完整與規(guī)范管理。

——檔案達標認定工作進展順利。近130個單位通過檔案達標認定?！迳鐧n案工作取得新成績。全市各級檔案部門緊跟行政村合并和農(nóng)村股份制改革新形勢，結(jié)合村社檔案工作實際，建立區(qū)、鎮(zhèn)、村三級聯(lián)動機制，有效地增強村社的檔案意識，規(guī)范村社的檔案管理。

——企業(yè)檔案工作邁上新臺階。各級檔案部門把推進企業(yè)合格建檔工作作為“三走進三服務(wù)”的重要內(nèi)容，采取自主管理、分類指導的方針，推動企業(yè)檔案工作走上規(guī)范化軌道。

——積極為市大文化建設(shè)服務(wù)。在充分利用館藏檔案資料的基礎(chǔ)上，聯(lián)合社會力量編輯出版《無錫名人檔案》、《征程—無錫市大事記》、《錫山概覽》等數(shù)十種地方文史資料。全市各級檔案局館建立現(xiàn)行文件資料服務(wù)中心和愛國主義教育基地，舉辦“彰顯文化古蘊、建設(shè)文化大市”“兩院院士風采錄”“檔案走進社區(qū)、走進家庭、貼近百姓”等主題陳列和展覽。在《江南晚報》上開設(shè)“珍藏無錫”專版，推出“歷史文檔”、“家庭個人檔案”等系列專題，與電視臺聯(lián)合拍攝“檔案無錫”、“家庭檔案”等專題片，發(fā)揮檔案文化和教育功能。

——檔案的查閱接待工作有新的起色。增設(shè)現(xiàn)行文件對外開放閱覽的服務(wù)項目，并通過各級政府網(wǎng)站公布館藏開放檔案文件級目錄。

三、檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和檔案資源建設(shè)取得新的突破 ——檔案館庫建設(shè)捷報頻傳。江陰市檔案館新館落成；無錫市檔案館新館和無錫市城建檔案館新館，列入無錫市“五館兩樓兩中心”重點建設(shè)工程項目；北塘區(qū)檔案館新館立項建設(shè)；濱湖區(qū)檔案館新館建設(shè)已列入?yún)^(qū)“十一五”發(fā)展計劃。

——檔案資源日益豐富。各級檔案館抓加大檔案資料接收和征集工作。無錫市檔案局重新調(diào)整無錫市檔案進館單位名冊。

四、檔案信息化建設(shè)取得新的進步

——電子政務(wù)環(huán)境下的檔案管理不斷加強。配合電子政務(wù)的推進，開發(fā)完成無錫市電子文件中心系統(tǒng)，經(jīng)修改、測試后進入試運行階段。

——檔案信息化建設(shè)步伐不斷加快。制定《無錫市2005-2010年檔案信息化建設(shè)實施意見》，全市各級國家綜合檔案館全面實施檔案計算機管理，建立檔案電子目錄中心，全市列入檔案進館的單位都使用統(tǒng)一檔案管理軟件。

五、檔案法制宣教工作取得新的進展

——檔案立法工作穩(wěn)步推進。無錫市第一部檔案管理的規(guī)章《無錫市檔案資料征集辦法》經(jīng)市政府常務(wù)會議會議通過出臺。通過二辦轉(zhuǎn)發(fā)《無錫市電子文件歸檔與管理試行辦法》、《無錫市電子文件歸檔與管理規(guī)范》等業(yè)務(wù)規(guī)范。

——檔案普法宣傳教育再掀高潮。組織檔案法規(guī)知識競賽，印發(fā)宣傳小冊子，制作宣傳展板，接受市民咨詢。對國有企業(yè)破產(chǎn)、轉(zhuǎn)制過程中檔案管理的情況進行執(zhí)法檢查。

六、檔案人才隊伍整體素質(zhì)有新的提高 ——扎實開展黨員先進性教育活動?！I造成才立業(yè)的發(fā)展環(huán)境。

第四篇：發(fā)展黨員檔案材料審核要點

發(fā)展黨員檔案材料審核要點

發(fā)展黨員檔案材料中共有13個方面的材料，在檔案袋的封面上都一一列明了。（1）發(fā)展新黨員審查表；（2）支部政審綜合材料；

（3）入黨申請書；（4）積極分子考察表；（5）入黨積極分子培訓班學員登記表；（6）思想?yún)R報材料；（7）《入黨志愿書》；（8）政審材料（含直系親屬和主要社會關(guān)系材料）；（9）自傳；（10）參加黨訓班成績；（11）發(fā)展新黨員公示底稿；（12）發(fā)展新黨員公示情況反饋表；（13）其他材料（黨內(nèi)、黨外座談會記錄等）。對于這13個方面的內(nèi)容的審核要點，從事這項工作的同志都要熟知。這部分內(nèi)容，包括審查要點，書上都有詳細的說明（見書45-89頁）。

（1）發(fā)展新黨員審查表。這張表要注意的5個審查要點。一是要一式三份，二是表頭要蓋黨工委的公章，三是填報時間應(yīng)在公示完之后，四是支部大會通過時間、公示時間等應(yīng)與其他相關(guān)材料一致。五是審查意見一欄應(yīng)由組織部填寫，黨工委不能填。

（2）支部政審綜合材料。這張表要注意3個審查要點。一是撰寫時間，應(yīng)在對家庭成員和主要社會關(guān)系完成政審之后、支部大會召開之前撰寫。二是撰寫內(nèi)容，應(yīng)包括發(fā)展對象的基本情況、發(fā)展對象家庭成員和主要社會關(guān)系的政歷情況、發(fā)展對象的思想認識、現(xiàn)實表現(xiàn)和群眾意見、調(diào)查過程、結(jié)果以及結(jié)論意見，不應(yīng)該包括支部大會的表決情況。三是最后要落款，簽署支部名稱和時間并蓋支部章。

（3）入黨申請書。要注意3個審查要點。一是最后要落款，要有本人親筆簽名和時間。二是申請書至少要在發(fā)展他的一年以前，甚至更早一些時候撰寫。三是要切實表達自己對黨的認識、自愿入黨的愿望和決心，不能過于簡單。

（4）積極分子考察表。要注意2個審查要點。一是考察登記。每半年考察一次，并將考察情況填入表中，考察應(yīng)從確定為積極分子起一直持續(xù)到同意發(fā)展他為止，一張表不夠?qū)懙目梢蕴顑蓮?。如果只考察了一年的，就必須每季度考察一次，不能少于四次考察記錄。二是最后一欄，支部要簽意見并蓋章。

（5）入黨積極分子培訓班學員登記表。這張表只要參加了入黨積極分子培訓班的都有。一般沒問題。

（6）思想?yún)R報材料。要注意2個審查要點。一是最后要落款，要有本人親筆簽名和時間。二是思想?yún)R報當中的思想觀點要正確。

（7）《入黨志愿書》。要注意10個審查要點。一是要貼照片。二是字跡要工整，不允許涂改。三是總支部審查意見之前的每一格內(nèi)容都要填，不能空在那，沒有的要填“無”。四是本人經(jīng)歷從上小學開始填寫，前后時間要銜接，何地何部門要寫全稱、何職務(wù)要寫具體職務(wù)，證明人應(yīng)填寫健在的。五是家庭成員及社會關(guān)系應(yīng)如實填寫，并與政審材料一一對應(yīng)。注意社會關(guān)系欄不能填“無”，至少要填一個。六是本人簽名蓋章不能漏填。七是入黨介紹人意見應(yīng)在支部大會之前填寫。八是支部決議欄要寫清楚票決的情況。什么時候開的會，應(yīng)到黨員好多，實到好多，贊成票好多，最后支部書記要簽名蓋章，填上年月日。九上級黨組織指派專人談話和對申請人入黨意見一欄應(yīng)包括情況和意見兩方面內(nèi)容。十是黨委審批意見欄應(yīng)在組織部審查全部材料合格之后再簽署批準意見。

（8）政審材料（含直系親屬和主要社會關(guān)系材料）。要注意3個審查要點。一是要跟入黨志愿書中所填寫的家庭成員及社會關(guān)系要一一對應(yīng)，也就是講只要上面寫了的都要進行政審，不能有遺漏。二是政審中的家庭成員及社會關(guān)系的姓名與入黨志愿書中要一致，就算是同音字也不行。三是政審材料落的時間應(yīng)在政審綜合材料之前。

（9）自傳。要注意2個審查要點。一是最后要落款，要有本人親筆簽名和時間。二是要寫清楚本人基本情況、個人簡歷，家庭成員和主要社會關(guān)系的基本情況、政治態(tài)度以及對本人的影響。切實表達自己對黨的認識，寫上存在的問題和今后努力的方向，不能過于簡單。

（10）參加黨訓班成績。這也是參加了培訓班就有的。要注意2個審查要點。一是以前（不超過五年）在別的單位參加過培訓的，有黨訓班成績和結(jié)業(yè)證書的可以算已經(jīng)培訓了，不需要再次培訓。參加培訓班五年后還沒有發(fā)展的就需要再次參加培訓。二是要參加黨訓班一年以上才能發(fā)展。當年才參加培訓的當年不能發(fā)展。

（11）發(fā)展新黨員公示底稿。要注意3個審查要點。一是公示應(yīng)在支部大會通過當天開始公示，公示時間為7天。二是公示應(yīng)列明擬發(fā)展對象的基本情況、公示期限及聯(lián)系方式。三是公示范圍除農(nóng)民黨員只在本支部范圍內(nèi)進行公示外，其他黨員的公示范圍除了在本支部范圍內(nèi)公示外，還要擴大到與其工作相關(guān)的單位和場所。

（12）發(fā)展新黨員公示情況反饋表。要注意3個審查要點。一是支部大會時間、公示時間應(yīng)與其他相關(guān)材料一致。二是公示情況反饋不能過于簡單，有的就是無異議三個字太簡單了，應(yīng)寫明公示時間、方式、范圍、結(jié)果。三是填寫黨支部意見后支部要蓋章，書記要簽名，填寫時間應(yīng)在公示完之后。

（13）其他材料（黨內(nèi)、黨外座談會記錄等）。要注意3個審查要點。一是這里包括黨內(nèi)座談會記錄、黨外座會記錄兩個記錄，都要有。二是兩個座談會的召開時間都應(yīng)該在支部黨員大會通過之前。三是座談會記錄應(yīng)是從正規(guī)會議記錄本中復(fù)制下來的，記錄了會議時間、會議地點、主持人、記錄人，參加人員等，與會人員的發(fā)言內(nèi)容，這些都應(yīng)原汁原味地詳細記錄下來。不能過于簡單。

第五篇：文書檔案整理方法要點

2013.3

3、確定裝訂順序

4、裝訂方式和要求

五、歸檔文件的分類

1、確定分類方法

2、制定分類方案

3、七、1、2、八、歸檔文件的編目1、2、九、裝盒1、2、3、第三章

文件實體分類

六、歸檔文件的排列 歸檔文件的編號 蓋印文件歸檔章 填寫歸檔章

編制《文書檔案歸檔文件目錄》 裝訂《文書檔案歸檔文件目錄》

文件裝盒要求

填寫備考表、盒脊、封面 檔案盒盒脊填寫要求

機關(guān)檔案工作需要把握的幾個基本原則

2、從制作手段來看，有刀刻、筆寫、印刷、復(fù)制、攝影、錄音、攝像等；

3、從表現(xiàn)方式來看，有文字、圖表、聲像等。

4、根據(jù)我們在現(xiàn)實工作中檔案的形成情況和用途，一般將檔案分為：文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、人事檔案、照片檔案、錄音錄像檔案、印章檔案等。

5、另外對于一些專業(yè)性、業(yè)務(wù)性較強的業(yè)務(wù)，也可以建立專門檔案，如：稅務(wù)檔案、工商檔案、訴訟檔案、公證檔案、海關(guān)檔案等。(我們常說的業(yè)務(wù)主體檔案）

五、檔案的作用是什么？

一是憑證作用；二是參考作用。另外檔案還是我們國家和民族文化建立歷史記憶，傳承文明的重要載體，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。

第二章 文件的收集工作

一、確立文件的收集(歸檔)范圍

凡本單位在職能活動中形成的,辦理完畢,應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料,均屬歸檔范圍。它包括三個方面：

1、本單位制發(fā)的正式文件(包括代上級機關(guān)起草的文件)。是反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，具有利用價值、憑證價值、查考價值的文件材料。

2、外單位的來文。需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)同級機關(guān)的文件材料;下級機關(guān)報送的重要文件材料。

3、本單位形成的沒有文號的文件，例如：會議紀要、通報等。

幾種特殊情況，也在歸檔范圍之內(nèi)：

1、重要文件材料的歷次修改稿，例如：大事記、組織機構(gòu)沿革等。

2、有黨和國家領(lǐng)導人重要修改意見和批示、指示的文件材料。例如：胡耀邦同志的親筆信

3、還有就是機關(guān)文件的最后定稿，即使沒有機關(guān)領(lǐng)導人的簽批、審改意見，原則上亦應(yīng)納入機關(guān)文件材料歸檔范圍，與正本文件、文件處理單一并歸檔。例如：

一般有以下幾種文件可以不歸檔

（1）上級機關(guān)的文件材料中,普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料；任免,獎懲非本機關(guān)工作人員的文件；供工作參考的抄件；征求意見未定稿的文件等。

（2）本機關(guān)文件材料中的重份文件；無查考利用價值的事務(wù)性,臨時性文件；未經(jīng)領(lǐng)導審閱、簽發(fā)的未生效文件；一般性文件的歷次修改稿,各次校對稿；無特殊保存價值的信封；不需辦理的一般性人民來信,電話記錄；機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料,不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等；本機關(guān)負責人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料；為參考目的從各方面搜集的文件材料。

（3）同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)的文件材料中,不需貫徹執(zhí)行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料。

（4）下級機關(guān)的文件材料中,供參閱的簡報,情況反映,抄報或越級抄報的一般性的文件材料。

2、分開

文書檔案是按進行整理的,如果單位幾年未整理了,那么首先要將各的材料分開,同一個的文件材料放在一起,注意幾點：

(1)一般以文件形成日期為準。

(2)計劃,總結(jié),預(yù)決算,統(tǒng)計報表,表彰等統(tǒng)一以文件的簽發(fā)日期判定所屬。

2、復(fù)制字跡模糊或易退變的文件。

3、超大紙張折疊。

4、去除易銹蝕的金屬物。

文書檔案整理的方法步驟共分裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒六個步驟,具體要求如下。

二、裝訂要求以“件”為單位

1、“件”是歸檔文件的整理單位，一般以每份文件未一件。在界定“件”的范圍時應(yīng)注意以下情況：

（1）正本與定稿為一件;（2）正文與附件為一件;（3）原件與復(fù)制件為一件;（4）轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件;（5）來文與復(fù)文可為一件；（6）文件簽批單與正文為一件；（7）漢文本與少數(shù)民族文本為一件；（8）中文本與外文本為一件；

（9）報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件。

三、確定裝訂順序

《文書檔案整理規(guī)則》中，對于文件裝訂的順序做了明確的規(guī)定，裝訂時應(yīng)做到：

（1）正本在前,定稿在后;（2）正文在前, 附件在后;

2、機構(gòu)(問題)分類法

3、保管期限分類法

在實際工作中，單純采用一種分類方法的情況是比較少的 , 我們在市直機關(guān)推薦使用“——保管期限”和“——保管期限——機構(gòu)（問題）”這兩種分類方法。

1、二級分類法：即“--保管期限”分類法。這種分類法適用于“工作職能簡單、機構(gòu)規(guī)模較小、文件數(shù)量較少”的單位。例如：檔案局、婦聯(lián)、黨史辦等

2、三級分類法：即“--機構(gòu)（問題--保管期限”分類法。機構(gòu)(問題)可以任選其一，我們建議選擇“機構(gòu)”，即使用“—機構(gòu)--保管期限”分類法。這種分類法適用于“工作職能復(fù)雜、機構(gòu)規(guī)模較大、文件數(shù)量較多”的單位。例如：人力資源與社會保障局、農(nóng)牧局、住建局等

二、制定分類方案：

1、二級分類方案：

XXXX年—-永久

30年

10年

2、三級分類方案：

2、分問題：在三級分類方法中，按照分類方案二級類目所設(shè)置的問題，根據(jù)文件所涉及的內(nèi)容按問題分開。二級分類方法不涉及分問題。

第一、正常情況下，文件材料應(yīng)歸入其內(nèi)容所涉及的問題類目中； 第二、同一文件涉及兩個以上問題時，應(yīng)歸入主要問題類目中； 第三、綜合性工作、綜合性會議形成的文件，應(yīng)歸入行政類或行政綜合類；

第四、專題性工作、專題性會議形成的文件，應(yīng)歸入相應(yīng)的問題類目中；

第五、外來文件，應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容所針對的問題，歸入相應(yīng)的問題類目中。

3、分保管期限：按照文書檔案保管期限表的規(guī)定，根據(jù)文件的利用價值，準確判定文件的保管期限，將不同保管期限的文件分開。嚴禁將不同保管期限的歸檔文件混合在一起。文書檔案保管期限分為“永久、30年、10年”三種。

第六章 歸檔文件的排列

歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi),按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。

1、按“保管期限“排列。將同一保管期限內(nèi)的歸檔文件排在一起。

2、:要求以4位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年, 填寫文件分類所屬。如跨形成的文件應(yīng)歸入辦結(jié)年 , 標時也應(yīng)標辦結(jié),像 1999年的會議通知放在 2000年會議召開一并整理時,在一欄中一定要填 “2000”, 而不能按文件形成填寫 “1999”。

3、保管期限:填寫歸檔文件具體的保管期限,即"永久“30”、“10”。

4、機構(gòu)（問題）:此項為可選項,如是三級分類則必填,否則可不填。

5、頁數(shù):填寫該份文件總頁數(shù),有圖文的頁面為一頁。如二份文件(正文與附件、正件與定稿等)不止一個流水號時 , 可將文件各部分的頁數(shù)相加, 如文件頁碼不全 , 數(shù)清頁數(shù)或簡單標注頁碼均可。

6、室編件號:在同一期限內(nèi)按文件排列順序從‘1’開始流水標注室編件號。

7、館編件號:文件整理歸檔階段不需編寫。

8、盒號:一般單位不需填寫。室藏檔案數(shù)量很大的單位為了方便存取、倒架、統(tǒng)計等工作 , 可將檔案盒流水編號，標于盒脊和歸檔章內(nèi)。

第八章歸檔文件的編目

1、一般一盒裝滿后順次裝入下一盒即可；

2、同一事由的文件不必特意裝人同一盒內(nèi);

3、不同類別的文件應(yīng)裝入不同盒中。即不同、不同期限的文件不應(yīng)裝人同一盒中 , 按機構(gòu)(問題)分類時 , 不同機構(gòu)(問題)的文件不應(yīng)裝入同一盒中。

二、填寫備考表、盒脊、封面

1、填寫備考表：盒內(nèi)應(yīng)附備考表,置于所有歸檔文件之后,用以對盒內(nèi)文件進行必要的注釋說明，同時填寫檢查人、整理人、整理時間。

2、蓋印封面：應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱標明全宗名稱;

3、蓋印檔號：盒脊各檢索項包括全宗號、、保管期限、機構(gòu)(問題)、起止件號和盒號等。各項目的填寫要求與歸檔章中相同。

至此 , 整理工作全部完成 , 按順序上架排列就可以了。

8、對檔案進行有效的開發(fā)和利用，可以進行檔案利用成果申報工作。例如：編寫《大事記》、《組織機構(gòu)沿革》、《全宗介紹》、《利用效果匯編》、《統(tǒng)計數(shù)字匯編》、《規(guī)章制度匯編》、《工作要點和工作總結(jié)匯編》、《專題文件匯編》、《表彰匯編》等。

9、檔案庫房建設(shè)爭取達到庫房、辦公、閱覽三室分設(shè)，并做到“八防”和安全保衛(wèi)

10、做好檔案著錄工作

有檔案管理軟件的單位要用軟件進行著錄；沒有檔案管理軟件的單位，用EXCEL表格統(tǒng)一著錄。