第一篇：在日常培訓(xùn)中提高員工的工作效率

在日常培訓(xùn)中提高員工的工作效率

“人”在企業(yè)經(jīng)營(yíng)的地位是無(wú)可替代的，也是根本的核心競(jìng)爭(zhēng)資源。英盛培訓(xùn)網(wǎng)的高級(jí)營(yíng)銷講師就提出，企業(yè)要想獲得高成就，就必須建立并擁有一支良好的管理與技術(shù)團(tuán)隊(duì)。這個(gè)團(tuán)隊(duì)，便是我們熱衷期盼創(chuàng)建的學(xué)習(xí)型組織。而這其中的關(guān)鍵，便得從人力資源管理“育人”的人才觀入手，把人作為首要的資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)。

事實(shí)上，作為職能及業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人，要擔(dān)當(dāng)起本部門人力資源管理的主要職責(zé)，這其中包括如何選人、用人、育人及留人。人事部門則更多突出于改善管理環(huán)境來(lái)引導(dǎo)群體，譬如向其他部門提供人事管理政策、方法等的建議及指導(dǎo)。在與部門管理者的訪談中，不難發(fā)現(xiàn)有些員工存在以下情況：忠誠(chéng)度不夠、工作積極性不高、學(xué)習(xí)的意愿和態(tài)度不熱誠(chéng)且多半不能正確定位自己的職業(yè)目標(biāo)。

培養(yǎng)下屬的三個(gè)方面

第一：培養(yǎng)下屬的忠誠(chéng)度

凡進(jìn)入公司的新進(jìn)人員都要進(jìn)行集中性的入職培訓(xùn)，在工作崗位上，也要接受崗位技能培訓(xùn)，但是，僅僅依靠培訓(xùn)就能讓員工充分認(rèn)同公司的文化及經(jīng)營(yíng)理念，就能使員工的工作成效立竿見(jiàn)影，顯然是片面的。管理者要讓員工擁戴自己并忠于公司，則先從自身做起，以自己忠于業(yè)務(wù)、塌實(shí)勤奮的高貴品質(zhì)去打動(dòng)你的下屬，并以承諾的方式明確期望值。因?yàn)槌兄Z是值得他們不懈追求并付出努力的目標(biāo)期望。

第二：培養(yǎng)下屬的職業(yè)精神

員工的職業(yè)精神直接反映員工的工作狀態(tài)。若一個(gè)員工的工作積極性不高，熱情度不高，我們則可以判定他職業(yè)精神不夠。“忠誠(chéng)、敬業(yè)、務(wù)實(shí)”是豪恩人創(chuàng)導(dǎo)的工作品質(zhì)，怎樣來(lái)培養(yǎng)下屬具備這種精神，是我們管理者值得深思的問(wèn)題。

公司的目標(biāo)根本上來(lái)說(shuō)是為了實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)，而實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)是要靠贏得客戶。因此，我們是不需要那種整天只想著“天上能掉下餡餅”的人，事實(shí)上沒(méi)有哪個(gè)誠(chéng)心的客戶會(huì)主動(dòng)青睞你的產(chǎn)品。欲讓公司的產(chǎn)品銷售出去，關(guān)鍵在于員工是否塌實(shí)、是否能去主動(dòng)拓展業(yè)務(wù)?！笆恐少F者，在氣節(jié)不在才智”，在敬業(yè)和能力之間，我們的天平理應(yīng)傾向前者?！白非笸昝溃褂谥辽啤?，強(qiáng)烈的興趣加上持續(xù)的努力才是一名豪恩人的職業(yè)風(fēng)范。

第三：培養(yǎng)下屬的業(yè)務(wù)技能

提升業(yè)務(wù)技能是支撐員工發(fā)展并取得良好業(yè)績(jī)的唯一手段。譬如，銷售部要拓展某一片區(qū)的業(yè)務(wù)并希望從對(duì)手中奪取更大空間的市場(chǎng)，我們則要放開(kāi)思路、積極引導(dǎo)自己的下屬去主動(dòng)挖掘市場(chǎng)、尋找客源。教會(huì)他們?nèi)绾翁幚砀黜?xiàng)銷售業(yè)務(wù)，如何靈活多變的與客戶進(jìn)行有效的溝通，如何從深度上把握客戶的需求、贏得他們的信任與支持。

事實(shí)上，培養(yǎng)下屬的業(yè)務(wù)技能是一個(gè)引導(dǎo)、激勵(lì)及約束的過(guò)程，要想員工在自己的手下好好干，就必須充分調(diào)動(dòng)員工的積極性。

怎樣培養(yǎng)下屬調(diào)動(dòng)他們的工作積極性從而提升他們的工作效率呢？下面我們就來(lái)介紹以下四種方法：

一、機(jī)會(huì)教育

機(jī)會(huì)教育是指針對(duì)下屬隨時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題予以現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，它是培養(yǎng)下屬的一種有效方法。如果下屬哪個(gè)地方做的不對(duì)、做的不好，你必須及時(shí)糾正他的錯(cuò)誤并督促他在以后的工作中改進(jìn)。作為一名管理者，宛如排兵布陣，行軍打仗。要帶好自己的隊(duì)伍，不講究策略是不行的。故在對(duì)下屬進(jìn)行機(jī)會(huì)教育需要把握好技巧。

二、即時(shí)激勵(lì)

僅僅靠績(jī)效、薪酬是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能達(dá)到激勵(lì)的效果。要培養(yǎng)好自己的下屬，還應(yīng)深究激勵(lì)的一些技巧。比如如何去肯定下屬工作的價(jià)值，以激發(fā)員工內(nèi)在的主觀能動(dòng)性，也不失為一種很好的手段。所以，對(duì)于部門負(fù)責(zé)人來(lái)講，員工干的賣力，干的有成效，更多的時(shí)候要去表?yè)P(yáng)，要去鼓勵(lì)。你的贊揚(yáng)、你的微笑必須設(shè)定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，站在公平的立場(chǎng)上去讓下屬知悉工作的方向，工作的使命。

三、適時(shí)授權(quán)

適時(shí)授權(quán)是一條雙贏的決策，不要老是放不下心。一名優(yōu)秀的管理人員，不僅要精于業(yè)務(wù)，更要精于組織成員的分工。如果每件事情都要親自處理，往往會(huì)給下屬造成依賴感，缺乏獨(dú)立思考和辦事的能力，從而導(dǎo)致自己累的要死，而下屬閑的發(fā)慌。所以，你要去信任自己的下屬，適當(dāng)?shù)臅r(shí)候讓他們嘗試一些富有挑戰(zhàn)性的工作，將會(huì)大大提高他們的積極性。否則，你永遠(yuǎn)也不知道他能夠走多遠(yuǎn)。

四、參與式管理

參與式管理崇尚的是一種互動(dòng)管理模式。管理不是單純的管理行為，更不是頤指氣使。所謂管理者，他更多應(yīng)該是一種擔(dān)任教練、輔導(dǎo)員的角色，讓每一位成員都積極參與進(jìn)來(lái)、集思廣益，取長(zhǎng)補(bǔ)短，并做到多尊重他們的意見(jiàn)，多體貼他們的生活。若下屬在參與管理中出現(xiàn)了一些小錯(cuò)誤，也不該嚴(yán)厲的去批評(píng)他，多以建議及商量的口吻效果會(huì)好的多，也能增強(qiáng)他們參與的積極性。

本文資訊來(lái)源：英盛培訓(xùn)網(wǎng)

第二篇：如何提高員工工作效率

如何提高員工工作效率

http://004km.cn/發(fā)布時(shí)間：2012-04-21 編輯：郭鑫

為什么每天都很忙，卻老是忙而無(wú)功?為什么別人的工作干的總是有條有理，而你卻一塌糊涂?為什么感覺(jué)付出很多，得到的卻只是老板的批評(píng)?為什么沒(méi)有一刻空閑，到總結(jié)時(shí)卻說(shuō)不出所完成的成果?歸根結(jié)底，只有一個(gè)答案：工作習(xí)慣問(wèn)題!如何學(xué)會(huì)把工作有效分類，減少工作中的盲目性;如何在工作中對(duì)別人說(shuō) “不”，保證自己本職工作的完成質(zhì)量;如何制定科學(xué)、實(shí)用的工作計(jì)劃，讓自己的工作有條不紊的進(jìn)行;如何在工作中各方面都能養(yǎng)成良好的行為習(xí)慣?眾所周知，制約中國(guó)企業(yè)發(fā)展的致命軟肋是員工執(zhí)行力差，而員工執(zhí)行力差的一個(gè)重要原因是員工缺乏良好的工作習(xí)慣與高效的工作方法。那么，如何提高工作效率呢?

你是否總是第一個(gè)沖進(jìn)辦公室，最后一個(gè)離開(kāi)?沒(méi)有比夏季工作50小時(shí)以上更恐怖的事了。為了能夠使用夏日星期五(無(wú)論是正式的或非正式的)，你應(yīng)該在這個(gè)季節(jié)里盡可能地提高效率。你是不是從早忙到晚，感覺(jué)自己一直被工作追著跑?但你的忙亂也許不是因?yàn)楣ぷ魈啵且驗(yàn)闆](méi)有重點(diǎn)，目標(biāo)不清楚，所以才讓工作變得越來(lái)越復(fù)雜，時(shí)間越來(lái)越不夠用。一天只有1440分鐘，在信息龐雜、速度加快的職場(chǎng)環(huán)境里，我們必須在越來(lái)越少的時(shí)間內(nèi)，完成越來(lái)越多的事情。

譚小芳老師表示，國(guó)內(nèi)很多民企的老總或者管理者之所以很累效率比外企低，主要的原因就是自己把員工的工作搶走了，最終搞得自己忙的不可開(kāi)交，員工輕松的要命;但我同時(shí)呢，也報(bào)理解的態(tài)度——老板和管理者真的不想將工作交給員工嗎?他們很想，可是他們更多的是不放心才造成今天結(jié)果，這也就是很多提高管理者工作效率或員工工作效率的方法為什么行不通了!

工作效率(Workefficiency)，一般是指工作的投入與產(chǎn)出之比。產(chǎn)出大于投入，就是正效率，產(chǎn)出小于投入，就是負(fù)效率。提高工作效率的目標(biāo)，就是要求正效率值不斷增大。一個(gè)人的工作能力如何，很大程度上是看其工作效率的高低。如果一個(gè)人長(zhǎng)期處于低效率狀態(tài)，可以肯定其能力是低下的，或者是心理上和生理上出了問(wèn)題。譚小芳老師認(rèn)為，提升工作效率的意義在于——

1、提高工作效率之后，在優(yōu)化勞動(dòng)組合中，具有更大的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

2、提高工作效率以后，可以克服機(jī)構(gòu)臃腫，人浮于事，浪費(fèi)時(shí)間的現(xiàn)象。

3、提高工作效率以后，就有可能縮短工作時(shí)間，從而有更多的時(shí)間讓員工自行支配，去從事學(xué)習(xí)、娛樂(lè)、旅游、社交和休息。

4、提高工作效率可以增加二者利益。即有利于單位的勞動(dòng)生產(chǎn)率和經(jīng)濟(jì)效益的提高，增加活力;有利于工作人員個(gè)人實(shí)現(xiàn)多勞多得，增加收入。

眾所周知，忙碌的人辦事效率最高。他們的秘訣其實(shí)很簡(jiǎn)單：一刻也不肯停下來(lái)。無(wú)論是從事于哪個(gè)行業(yè)，無(wú)論是老板還是員工，我們都希望能夠更好的提高工作效率，但是如何能夠更好的提高工作效率呢?著名企管專家譚小芳老師總結(jié)了管理者提升工作效率的9大技巧，稱之為工作效率提升的九陽(yáng)神功——

1、按計(jì)劃行事

每天列一個(gè)日程表，列出寫郵件、打電話的時(shí)間。人們習(xí)慣于確定開(kāi)會(huì)的時(shí)間，但對(duì)于自己一整天的工作卻缺少具體的時(shí)間安排。如果覺(jué)得開(kāi)會(huì)比日常工作還重要，那么只會(huì)造成各種阻礙。另外，譚小芳老師建議把你想要回家的時(shí)間確定下來(lái)，然后再下載一個(gè)“該回家了警報(bào)器”，可以協(xié)助更好地達(dá)到目標(biāo)。

2、確定優(yōu)先權(quán)

做事千萬(wàn)不要拖。要注意自己是否總是先處理些例行公事，而將重要事情一拖再拖。如果你能在面對(duì)簡(jiǎn)單和棘手的公務(wù)時(shí)，首先選擇后者，那么事后你將會(huì)產(chǎn)生巨大的滿足感和自信心。把小事情都放在后面，你會(huì)很容易節(jié)省許多時(shí)間。如果你不能拒絕，至少要讓自己的工作先后有序。譚小芳老師在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn) ——現(xiàn)代人工作變得復(fù)雜而沒(méi)有效率的最重要原因就是“缺乏焦點(diǎn)”。因?yàn)椴磺宄繕?biāo)，總是浪費(fèi)時(shí)間重復(fù)做同樣的事情或是不必要的事情;遺漏了關(guān)鍵的信息，卻在不重要的信息上浪費(fèi)了太多的時(shí)間;抓不到重點(diǎn)，必須反復(fù)溝通同樣的一件事情。

3、知道自己何時(shí)效率最高

很多人都在早上的時(shí)候工作效率最高，可如果你的生物鐘稍微靠后了一些，不妨晚一點(diǎn)去吃中午飯，趁辦公室里的安靜狀態(tài)，進(jìn)行工作。譚小芳老師建議分清楚從老板，客戶以及同事之間過(guò)來(lái)的事情，哪些是緊急的、首要的，問(wèn)清楚它們的最后期限，他們期望的是什么結(jié)果?；ㄐr(shí)間多問(wèn)些問(wèn)題，會(huì)有助于你決定哪些事情更重要，同時(shí)也可能避免你重復(fù)勞動(dòng)。

4、創(chuàng)新提升效率

引進(jìn)適用的新設(shè)備就生產(chǎn)方面來(lái)說(shuō)，采用新設(shè)備往往都能極大的提高工作效率，這方面是眾所周知的，在此不再贅言。采用新技術(shù)新工藝前面說(shuō)的要選擇最好的工作方法，對(duì)生產(chǎn)、加工業(yè)而言，就是要不斷地改進(jìn)生產(chǎn)技術(shù)、生產(chǎn)工藝，只有創(chuàng)新、引進(jìn)、吸收新技術(shù)、新工藝，才能保證生產(chǎn)效率和生產(chǎn)水平的永遠(yuǎn)領(lǐng)先，才能真正體現(xiàn)新技術(shù)、新工藝對(duì)提高工作效率的貢獻(xiàn)。

5、放松你的神經(jīng)

在你入睡1小時(shí)前關(guān)掉電視?？措娨晻?huì)刺激你的大腦，讓它處于難以入眠的狀態(tài)。整晚睡不好的精神狀態(tài)，相當(dāng)于血液里酒精含量達(dá)到醉酒駕車的程度。人能保持的高效工作時(shí)間，每次都不會(huì)持續(xù)超過(guò)1小時(shí)，所以剩下的時(shí)間你雖然在工作，但效率一般。如果你選擇適當(dāng)?shù)男菹?，并且給同事和自己都倒點(diǎn)喝的，算是利人利己。

6、把搞笑郵件放到一邊

如果你收到很搞笑，或是比較八卦的郵件，不要急于轉(zhuǎn)發(fā)，不然你會(huì)從更多的同事朋友那里收到更多的搞笑郵件。因?yàn)樵谶@件事情上，人們都喜歡禮尚往來(lái)。調(diào)查顯示，上班族每天平均花6分鐘時(shí)間處理垃圾郵件。跟你的IT部門聯(lián)系，建立更好的垃圾郵件處理系統(tǒng)。

7、明確職責(zé)與裝備

在你著手做一件事情前，首先要問(wèn)這件事是否屬于你的職責(zé)范圍。很多上班族因?yàn)椴辉敢鉃檫@些“小事”多費(fèi)口舌，而無(wú)端增加了工作!在如今越來(lái)越復(fù)雜與緊湊的工作步調(diào)中，“保持簡(jiǎn)單”是最好的應(yīng)對(duì)原則?！昂?jiǎn)單”來(lái)自清楚的目標(biāo)與方向，你知道自己該做哪些事，不該做哪些事。同時(shí)，譚小芳老師表示，不論你是建筑工人還是辦公室一族，你的所有裝備都需要安置有序，不然的話，你的寶貴時(shí)間都浪費(fèi)在尋找它們身上了。放一個(gè)工具盒在你的辦公桌上，讓每個(gè)人知道借用過(guò)的東西可以放在其中。

8、固定你的工作流程

把下屬匯報(bào)工作的時(shí)間，頭腦風(fēng)暴時(shí)間，或是監(jiān)督工作進(jìn)度的時(shí)間，都固定在每天的某個(gè)時(shí)段內(nèi)。

這樣就不會(huì)有人時(shí)不時(shí)來(lái)打斷你的工作。而這個(gè)固定的時(shí)段，完全可以過(guò)得輕松一點(diǎn)，加點(diǎn)茶和點(diǎn)心。另外，譚老師建議每個(gè)月檢查一下你的電腦：查殺病毒、刪除過(guò)期文件、清理碎片、安裝需要的軟件，同時(shí)也卸載不必要的軟件。2005年的一項(xiàng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多上班族平均每天需要用48分鐘來(lái)專門處理電腦問(wèn)題。

9、適時(shí)離開(kāi)

記住“過(guò)勞死”這個(gè)詞已經(jīng)成為上班族可以選擇的一種死亡方式，不要讓它成為你的墓志銘。如果你因?yàn)榘磿r(shí)下班而感到內(nèi)疚的話，可以通過(guò)下班后作一些有意義的事情，來(lái)?yè)崞竭@種情緒，比如去看望父母，或者照看小動(dòng)物。同時(shí)，譚小芳老師建議按時(shí)鍛煉身體，提高身體素質(zhì)可以避免你請(qǐng)病假，這樣你也不用休病假回來(lái)發(fā)現(xiàn)文山會(huì)海正在辦公室里等著你。有數(shù)據(jù)表明，不到48%的上班族每周做足夠鍛煉，而值得提倡的鍛煉時(shí)間是每周不少于150分鐘。

綜上所述，作效率高低不僅體現(xiàn)了企業(yè)的管理水平，還能看出企業(yè)的員工素質(zhì)，更能說(shuō)明企業(yè)在當(dāng)今市場(chǎng)上的競(jìng)爭(zhēng)力，因此很多經(jīng)理人、很多企業(yè)也都在為提高工作效率絞盡腦汁，提高工作效率的途徑，或許千條萬(wàn)條，但這九條應(yīng)該是比較關(guān)鍵的，因此經(jīng)理人和企業(yè)，最好以此為鏡，檢視自己和企業(yè)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，互通有無(wú)，學(xué)習(xí)交流，以期真正提高工作效率

第三篇：提高員工工作效率如何提高員工工作積極性

提高員工工作效率如何提高員工工作積極性

管理學(xué)的無(wú)數(shù)案例表明,一個(gè)企業(yè)的成功經(jīng)營(yíng)不僅僅取決于它所擁有的資源多寡,在很大程度上是與其員工的工作積極性(士氣)密不可分的。這不單單是表現(xiàn)在一個(gè)企業(yè)成功運(yùn)作的時(shí)候需要員工高昂的工作積極性,還表現(xiàn)在當(dāng)一個(gè)企業(yè)面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)的時(shí)候,員工的團(tuán)結(jié)一致和努力工作往往可以使企業(yè)轉(zhuǎn)危為安。既然員工的工作積極性對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)如此重要,那么如何提升工作積極性呢?在本期會(huì)員期刊,我們將探討影響員工工作積極性的各種因素,從領(lǐng)導(dǎo)者氣質(zhì)、工作氛圍、員工的自我激勵(lì)等方面進(jìn)行闡述?? 影響員工工作積極性的因素分析

企業(yè)內(nèi)部影響員工工作積極性的因素很多,也很復(fù)雜,但從系統(tǒng)論的角度來(lái)看對(duì)其起影響的因素不外兩個(gè)方面:外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境。內(nèi)部環(huán)境就是員工自身因素,自我對(duì)工作積極性的調(diào)動(dòng),這些自身因素包括員工的成就動(dòng)機(jī)、自我效能、自我激勵(lì)等;外部環(huán)境是工作氛圍,包括上司、同事、工作激勵(lì)、工作本身。下面我們分別對(duì)這幾種影響因素做進(jìn)一步的闡述。

1、成就動(dòng)機(jī)。所謂成就動(dòng)機(jī),是指驅(qū)動(dòng)一個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)的特定領(lǐng)域力求獲得成功或取得成就的內(nèi)部力量。強(qiáng)烈的成就動(dòng)機(jī)使人具有很高的工作積極性,渴望將事情做得更為完美,提高工作效率,獲得更大的成功。成就動(dòng)機(jī)是影響員工工作積極性的一個(gè)基本的內(nèi)部因素,在宏觀層次上它受到員工所處的經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)的發(fā)展程度的制約;在微觀層次上,讓每一個(gè)員工都有機(jī)會(huì)得到各種成功體驗(yàn),培養(yǎng)和提高自我愿望等成就動(dòng)機(jī)水平,將有助于改變他們對(duì)工作的消極態(tài)度,提高自我的工作積極性。

2、自我效能。自我效能感被定義為人們對(duì)自己產(chǎn)生特定水準(zhǔn)的,能夠影響自己生活事件的行為之能力的信念。自我效能的信念決定了人們?nèi)绾胃惺?、如何思考、如何自我激?lì)以及如何行為。自我效能決定了員工對(duì)自己工作能力的判斷,積極、適當(dāng)?shù)淖晕倚芨惺箚T工認(rèn)為自己有能力勝任所承擔(dān)的工作,由此將持有積極的、進(jìn)取的工作態(tài)度;而當(dāng)員工的自我效能比較低,認(rèn)為無(wú)法勝任工作,那么他將對(duì)工作將會(huì)有消極回避的想法,工作積極性將大打折扣。

3、自我激勵(lì)。工作中難免會(huì)遇到各種各樣的挫折和失敗,降低員工的成就動(dòng)機(jī)并對(duì)自己的能力產(chǎn)生懷疑,所以必須要不斷地進(jìn)行自我激勵(lì),以維持強(qiáng)烈的成就動(dòng)機(jī)和高水平的自我效能。

4、上司對(duì)員工共作積極性的影響。上司是員工工作指令的來(lái)源,也是員工工作業(yè)績(jī)的主要評(píng)價(jià)者,上司與員工之間的互動(dòng)對(duì)員工的工作態(tài)度起著非常重要的影響。什么樣的領(lǐng)導(dǎo)方式能有效的提高員工的工作積極性呢?臺(tái)灣的組織社會(huì)學(xué)學(xué)者在對(duì)華人企業(yè)的研究中表明,許多企業(yè)會(huì)以家庭作為企業(yè)的隱喻,通過(guò)泛家族化的過(guò)程,傳統(tǒng)的家族中的倫理或角色關(guān)系會(huì)類化到家族以外的團(tuán)體或組織,領(lǐng)導(dǎo)者在企業(yè)中扮演的是家長(zhǎng)的角色,要求領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該恩威并重,公平、公正地對(duì)待下屬。同時(shí)心理學(xué)的研究認(rèn)為,領(lǐng)導(dǎo)者敏銳地覺(jué)察追隨者的情緒狀態(tài),了解并適當(dāng)?shù)貪M足追隨者的需求,是有效地提高追隨者積極性的重要因素。

5、同事對(duì)員工共作積極性的影響。國(guó)人做事,一向講究“天時(shí)”、“地利”、“人和”,其中“人和”是最重要的因素。文化傳統(tǒng)和幾十年“單位制”的影響使員工很看重工作中的人際關(guān)系,希望能夠被人接納,并能融入其中。同事之間良好的人際互動(dòng)和工作氛圍,將大大的提高員工的歸屬感,進(jìn)而調(diào)動(dòng)員工的工作積極性。

6、工作激勵(lì)。毫無(wú)疑問(wèn),恰當(dāng)?shù)募?lì)對(duì)于提高員工的工作積極性有著不可忽視的作用。激勵(lì)從不同的維度可以分為獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰、物質(zhì)激勵(lì)與精神激勵(lì)。值得注意的是,激勵(lì)的前提假設(shè)是把員工看作是“經(jīng)濟(jì)人”還是假定為“社會(huì)人”,由于前提假設(shè)的不同,就會(huì)產(chǎn)生激勵(lì)方式和手段的差異。把員工看作是“經(jīng)濟(jì)人”則激勵(lì)會(huì)側(cè)重于物質(zhì)方面;如果把員工假定為“社會(huì)人”,則在物質(zhì)激勵(lì)的同時(shí),還會(huì)對(duì)員工進(jìn)行適當(dāng)?shù)木窦?lì)。

7、工作本身。同一件工作對(duì)于不同成就動(dòng)機(jī)、自我效能的員工來(lái)說(shuō),意義是不同的,員工對(duì)此工作的積極性也是存在差異的,哪怕他們實(shí)際上都能把這份工作完成的很出色。這就要求管理者有能力分辨出員工的工作取向,分配恰當(dāng)?shù)墓ぷ?如此可以有效地提高員工的工作積極性。

培養(yǎng)領(lǐng)袖氣質(zhì)、提高員工工作積極性

著名心理學(xué)家豪斯認(rèn)為,出色的領(lǐng)袖以其領(lǐng)袖氣質(zhì)指出下屬前進(jìn)的明確目標(biāo),幫助他們?cè)谇榫巢幻鞯那闆r下明確方向,激勵(lì)他們?yōu)閷?shí)現(xiàn)目標(biāo)而奮斗。一項(xiàng)有趣的研究表明,具有領(lǐng)袖特質(zhì)的人常常利用他們的情緒表達(dá)能力來(lái)激勵(lì)或影響他人,對(duì)那些具有領(lǐng)袖特質(zhì)的領(lǐng)袖來(lái)說(shuō),一個(gè)典型的特征是他們能夠喚起、激勵(lì)、影響他人的情緒,另外這些領(lǐng)袖還擁有吸引他人注意的能力,它們是由交往能力和吸引潛在追隨者注意的能力所構(gòu)成的。這些理論還暗示著這樣一個(gè)觀點(diǎn),也即具有領(lǐng)袖氣質(zhì)的人能夠觸摸到他人的情感深處。由此看來(lái),管理者具有的領(lǐng)袖氣質(zhì)將對(duì)員工工作積極性的提升起著不可估量的作用。下面我們將詳細(xì)闡述一下領(lǐng)袖氣質(zhì)的定義、結(jié)構(gòu)構(gòu)成、外在表現(xiàn),以及如何培養(yǎng)領(lǐng)袖氣質(zhì)。

一、對(duì)領(lǐng)袖氣質(zhì)的定義?？砂杨I(lǐng)袖氣質(zhì)界定為基本的交流技能和社會(huì)技能的一個(gè)集合,通過(guò)技術(shù)性的情緒交流來(lái)喚起或激勵(lì)他人的能力。領(lǐng)袖氣質(zhì)來(lái)自于與人溝通,以及喚起和激勵(lì)他人采取行動(dòng)的出色能力。擁有領(lǐng)袖氣質(zhì)的關(guān)鍵是擁有情緒交流的技能,特別是情緒表現(xiàn)力。有關(guān)領(lǐng)袖氣質(zhì)和社會(huì)技能的研究表明,領(lǐng)袖氣質(zhì)在社會(huì)表現(xiàn)力、領(lǐng)導(dǎo)能力、人際關(guān)系,以及心理健康的培養(yǎng)等方面都扮演了重要的角色。人們可以通過(guò)改善交流技能和社會(huì)技能來(lái)增強(qiáng)自身的領(lǐng)袖氣質(zhì),發(fā)揮自身的人際效應(yīng)。

研究領(lǐng)導(dǎo)能力的杰伊&S226;康格(Jay Conger)把領(lǐng)袖氣質(zhì)定義為一系列行為特質(zhì)的集合,這些行為特質(zhì)能讓他人感受到一種魅力,包括發(fā)掘潛在機(jī)遇的能力、敏銳察覺(jué)追隨者需求的能力、總結(jié)目標(biāo)并公諸于眾的能力、在追隨者中間建立信任的能力,以及鼓動(dòng)追隨者實(shí)現(xiàn)領(lǐng)袖目標(biāo)的能力?？蹈裾J(rèn)為,追隨者是否認(rèn)為一個(gè)領(lǐng)袖具有領(lǐng)袖氣質(zhì),取決于該領(lǐng)袖所表現(xiàn)出來(lái)的出色行為的數(shù)量、這些行為的強(qiáng)度,以及它們與情境的相關(guān)程度。

二、領(lǐng)袖氣質(zhì)的結(jié)構(gòu)構(gòu)成。領(lǐng)袖氣質(zhì)的結(jié)構(gòu)有三種基本的交流技能組成,它們分別為傳遞技能(即表達(dá)技能)、接收技能(即對(duì)輸入的信息予以敏感處理的技能)和調(diào)控交流活動(dòng)的技能。這三種技能的實(shí)施涉及兩個(gè)領(lǐng)域:情緒交流領(lǐng)域和社會(huì)領(lǐng)域。因此,共有六種社會(huì)的和交流的基本技能:情緒表現(xiàn)力、情緒敏感性、情緒控制、社會(huì)表現(xiàn)力、社會(huì)敏感性和社會(huì)控制技能。情緒表達(dá)能力包括通過(guò)面部表情、手勢(shì)和音調(diào)來(lái)傳遞非言語(yǔ)情感的能力。情緒控制力和情緒表現(xiàn)力把具有領(lǐng)袖氣質(zhì)的人造就成出色的情緒“演員”。除了情緒表現(xiàn)力和情緒控制力之外,一個(gè)具有領(lǐng)袖氣質(zhì)的人尚須具備洞悉他人情緒需求的能力。例如,他或她必須能夠解讀追隨者的情緒,以便作出適當(dāng)?shù)姆磻?yīng)。在領(lǐng)袖氣質(zhì)中,社會(huì)表現(xiàn)力這一成分包括言語(yǔ)技能和在社會(huì)交往中吸引他人注意的能力。社會(huì)表現(xiàn)力與情緒表現(xiàn)力相輔相成,情緒表現(xiàn)力涉及情感的自發(fā)表達(dá),而社會(huì)表現(xiàn)力則與如何把思想自發(fā)地轉(zhuǎn)換成言語(yǔ)和行動(dòng)有關(guān)。社會(huì)敏感性包括破譯和理解他人的言語(yǔ)信息的能力,并與了解社會(huì)規(guī)范和準(zhǔn)則的程度密切相關(guān)。

一個(gè)具有領(lǐng)袖氣質(zhì)的人正是利用社會(huì)敏感性這一技能,得以解讀各種社會(huì)情境的需求。構(gòu)成領(lǐng)袖氣質(zhì)的第三種社會(huì)技能稱作社會(huì)控制能力,但其真正的含義要比其字面意義復(fù)雜得多。社會(huì)控制能力是扮演不同社會(huì)角色的基本技能。具有出色的社會(huì)技能的人是優(yōu)秀的社會(huì)演員,能夠勝任多種社會(huì)角色,在任何社會(huì)情境里都能如魚得水。社會(huì)控制能力是與社會(huì)能力這個(gè)概念密切相關(guān)的一種基本技能。在某種程度上說(shuō),具有領(lǐng)袖氣質(zhì)的個(gè)體正是由于具有社會(huì)控制能力才使其表現(xiàn)出自信。

三、領(lǐng)袖氣質(zhì)的外在表現(xiàn)。另一方面,具有領(lǐng)袖氣質(zhì)的人的社會(huì)效應(yīng)如何,取決于他或她在別人眼里的可信度。為什么社會(huì)技能出色的、具有領(lǐng)袖氣質(zhì)的人看起來(lái)更誠(chéng)實(shí)、更善于游說(shuō)呢?研究人員對(duì)被試在實(shí)驗(yàn)錄像中的言語(yǔ)行為和非言語(yǔ)行為進(jìn)行了細(xì)致的分析,發(fā)現(xiàn)具有領(lǐng)袖氣質(zhì)和不具有領(lǐng)袖氣質(zhì)的人相比,前者說(shuō)話較為流利,語(yǔ)速較快,情緒豐富(表現(xiàn)為微笑次數(shù)較多,面部表情豐富),與聽(tīng)眾接近的暗示較多(較多的眼神接觸,使用包容性代詞如“我們”的次數(shù)較多),以及較多的表達(dá)情緒的手勢(shì),而緊張情緒表露較少(如抓耳撓腮,坐立不安等)。關(guān)于領(lǐng)袖氣質(zhì)所需的情緒和社會(huì)技能,并未忽視情境對(duì)一位出色領(lǐng)袖的影響。擁有社會(huì)技能的領(lǐng)袖應(yīng)該能夠解讀情境的需求(以及追隨者的需求),根據(jù)情境的需求來(lái)調(diào)整自己的領(lǐng)導(dǎo)行為。因此,真正具有領(lǐng)袖氣質(zhì)的、社會(huì)技能出色的領(lǐng)袖是“可塑的”,他們具有很強(qiáng)的環(huán)境適應(yīng)能力,能夠自如地應(yīng)付各種需要領(lǐng)導(dǎo)籌劃的情境。

調(diào)查發(fā)現(xiàn),表現(xiàn)能力強(qiáng)、具有領(lǐng)袖氣質(zhì)的人與缺乏情緒和社會(huì)技能的人相比,前者更令人喜愛(ài)、更積極、更有吸引力,也更有可能成為朋友或約會(huì)的對(duì)象。不過(guò),這些具有領(lǐng)袖氣質(zhì)的人的“吸引力”不一定得之于漂亮或英俊的靜態(tài)身體特征(如頗具吸引力的臉蛋或身材)。實(shí)際上,即使具有領(lǐng)袖氣質(zhì)的人不具備靜態(tài)的外表吸引力(即美貌),也比具備這種吸引力但無(wú)領(lǐng)袖氣質(zhì)的人更富吸引力,因?yàn)樗麄兙哂兴^的“動(dòng)態(tài)吸引力”。這是一種與人溝通、表達(dá)自己想法、激勵(lì)他人的吸引力。

四、如何提升領(lǐng)袖氣質(zhì)。大多數(shù)研究領(lǐng)袖氣質(zhì)的現(xiàn)代學(xué)者認(rèn)為,領(lǐng)袖氣質(zhì)不是與生俱來(lái)的特質(zhì),而且,幾乎沒(méi)有一個(gè)心理學(xué)家會(huì)認(rèn)為領(lǐng)袖氣質(zhì)是上帝賦于個(gè)體的某種能力。對(duì)領(lǐng)袖氣質(zhì)的最好詮釋是個(gè)體特質(zhì)的集合,它使擁有領(lǐng)袖氣質(zhì)的人對(duì)他人產(chǎn)生影響,諸如激勵(lì)他人、領(lǐng)導(dǎo)他人、影響他人,或以某種方式影響他人的情感和行為。有關(guān)證據(jù)表明,人們是可以通過(guò)改善社會(huì)技能來(lái)增強(qiáng)領(lǐng)袖氣質(zhì)的。由于領(lǐng)袖氣質(zhì)來(lái)自于與人溝通,以及喚起和激勵(lì)他人采取行動(dòng)的出色能力,所以我們可以通過(guò)學(xué)習(xí)來(lái)培養(yǎng)領(lǐng)袖氣質(zhì)。那些用來(lái)使人們成為更加出色的交際者的方案,例如戴爾&S226;卡耐基(DaleCarnegie)課程、公眾演講課程、人際技能和社會(huì)技能訓(xùn)練方案,以及被稱作“培養(yǎng)領(lǐng)袖氣質(zhì)”的方案,在某種程度上確實(shí)有助于改善參與者的社會(huì)效應(yīng)和交際技能。然而,目前尚缺旨在評(píng)價(jià)這些方案之效度的系統(tǒng)研究。

團(tuán)隊(duì)氛圍對(duì)員工工作積極性的影響

一個(gè)令人愉快的工作氛圍是高效率工作的一個(gè)很重要的影響因素,快樂(lè)而尊重的氣氛對(duì)提高員工工作積極性起著不可忽視的作用。如果在工作的每一天都要身處毫無(wú)生氣、氣氛壓抑的工作環(huán)境之中,那么員工怎么可能會(huì)積極地投入到工作中呢?管理者如果能夠掌握創(chuàng)造良好工作氛圍的技巧,并將之運(yùn)用于自己的工作中,那么管理者將會(huì)能夠識(shí)別那些沒(méi)有效率和降低效率的行為,并能夠有效地對(duì)之進(jìn)行變革,從而高效、輕松地獲得有創(chuàng)造性的工作成果

第四篇：如何提高員工的工作效率

如何提高員工的工作效率

員工的效率就是管理者的成績(jī)。使員工保持高的工作效率是管理者成功的關(guān)鍵。

很多管理者為了控制員工，只讓員工做他能夠控制的事情，以達(dá)到“一切盡在掌握中”的目的。這樣的確可以不出什么差錯(cuò)，但是有兩個(gè)致命的缺陷：第一，管理者自己會(huì)很辛苦，很累；第二，員工們不再有自主性。很有潛力的工作人員一個(gè)個(gè)都變成了行尸走肉。正確的觀念是：?jiǎn)T工既是自己的“爪牙”，同時(shí)也是自己的“心腹”。換句話說(shuō)，員工既分擔(dān)自己簡(jiǎn)單的工作，同時(shí)也發(fā)揮他們的智慧，為自己排憂解難。

如果你希望自己?jiǎn)T工發(fā)揮全部的潛力，一些有效的措施也是必須掌握的。

一、告訴員工明確的目標(biāo)和要求

很多主管不直接告訴員工自己對(duì)他的期望，卻希望員工能夠理解。要知道，即使再聰明的員工，也不能知道你所有的期望。除非你明確的告訴他們。提高員工工作效率的首要原則就是：告訴他們明確的目標(biāo)，以及相應(yīng)的要求，防止員工出現(xiàn)花費(fèi)寶貴的資源，但工作卻發(fā)生了南轅北轍的方向性錯(cuò)誤。

二、向員工提供必須的資源

如果主管只提供片面的信息，就會(huì)使員工看起來(lái)像個(gè)完全不能勝任工作的笨蛋，事實(shí)上，如果能夠獲得足夠的信息，員工一定能夠按照公司的要求完成任務(wù)。在信息不足的情況下，只能猜測(cè)。

三、解決員工不能克服的困難

企業(yè)面對(duì)的問(wèn)題中，大多數(shù)來(lái)自“制度”，而不是人。你可以從兩個(gè)角度來(lái)觀察分析現(xiàn)有的制度。

首先可以從做事的角度，也就是從工作本身出發(fā)，查看哪些制度實(shí)際上沒(méi)有必要，甚至使工作變得復(fù)雜；

其次，從員工的角度觀察制度，有哪些制度束縛了他們的手腳？總之，你必須運(yùn)用自己手中的權(quán)力，使員工不受制于不切實(shí)際的某些制度，從而提高他們的生產(chǎn)力。

四、給予完成任務(wù)的員工獎(jiǎng)勵(lì)

或許你認(rèn)為，完成工作是員工的本分，或者工作本身就是最好的獎(jiǎng)勵(lì)。有經(jīng)驗(yàn)的主管都知道，提高員工的戰(zhàn)斗力很大程度上依賴實(shí)際的獎(jiǎng)勵(lì)措施，包括現(xiàn)金、紅股、休假和升遷。假如，設(shè)計(jì)一套科學(xué)的獎(jiǎng)勵(lì)制度；如果你不能用金錢獎(jiǎng)勵(lì)員工，可以用時(shí)間。當(dāng)一名員工完成一項(xiàng)重要的工作之后，可以給他一定的時(shí)間的假期。最關(guān)鍵的，你必須弄清楚，什么樣的獎(jiǎng)勵(lì)可以激勵(lì)他們。同時(shí)，也不要忘記——稱贊，要大聲，明確，而且不斷重復(fù)。

第五篇：淺談秘書日常工作效率提高的途徑

編號(hào)： 0607011143

揚(yáng)州環(huán)境資源職業(yè)技術(shù)學(xué)院人文科學(xué)系

畢業(yè)論文

論文題目：淺談秘書日常工作效率提高的途徑

專 業(yè)： 文秘與辦公自動(dòng)化

班 級(jí)： 0611文秘

姓 名： 張耀

指導(dǎo)老師： 陳潔

2009年5月

淺談秘書日常工作效率提高的途徑

摘要：金融危機(jī)的到來(lái)，各行業(yè)為了生存必須改進(jìn)管理方法提高工作效率。作為企業(yè)的重要組成人員的秘書更要提高日常工作效率。秘書工作的特殊性容易產(chǎn)生很多工作效率低的因素。圍繞這些因素，本人總結(jié)了幾種提高工作效率的途徑，供大家參考。關(guān)鍵詞：秘書 工作效率 工作計(jì)劃 途徑

如今是信息時(shí)代，經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步發(fā)展，各行業(yè)以追求利益最大化為目標(biāo)。這使每個(gè)工作者都必須提高工作效率，使單位與個(gè)人的需求得到滿足。那么面對(duì)無(wú)限的信息和大量工作的秘書人員，怎樣才能提高日常工作效率呢?我將著重從以下幾個(gè)方面展開(kāi)論述。

一、提高秘書日常工作效率的重要性

（一）秘書是為上司創(chuàng)造最佳決策環(huán)境的人

隨著金融危機(jī)的到來(lái)，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，現(xiàn)代企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人決策的風(fēng)險(xiǎn)也越來(lái)越大，而且，公司規(guī)模越大，決策風(fēng)險(xiǎn)也越大。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人在日常工作中經(jīng)常需要面對(duì)各式各樣的問(wèn)題，如人事問(wèn)題、市場(chǎng)問(wèn)題、新產(chǎn)品研發(fā)問(wèn)題等。面對(duì)這些問(wèn)題，他們必須做出各種決策，而且必須是科學(xué)和及時(shí)的。如果沒(méi)有人幫助他們處理日常工作中的雜務(wù)，事事都親力親為的話，那就很難保證他們的決策時(shí)科學(xué)而及時(shí)的。如此就會(huì)影響公司的發(fā)展，甚至影響公司的生存。

為了讓領(lǐng)導(dǎo)人的決策做到科學(xué)而又及時(shí)，必須為他們創(chuàng)造一個(gè)良好的決策環(huán)境。決策環(huán)境可分為“硬”環(huán)境和“軟”環(huán)境兩方面。所 謂良好的“硬環(huán)境”，就是指領(lǐng)導(dǎo)人的辦公室應(yīng)整潔舒適，以便領(lǐng)導(dǎo)人在決策時(shí)不會(huì)受到外界的影響和干擾，能保持一個(gè)良好的心態(tài)，這就需要有專門的人為他們整理辦公室、轉(zhuǎn)接電話、接待客人甚至處理一些私人事務(wù)；所謂良好的“軟環(huán)境”，是指領(lǐng)導(dǎo)人在決策過(guò)程中，要掌握充分而又準(zhǔn)確的決策信息，這樣領(lǐng)導(dǎo)人才能做出科學(xué)而又及時(shí)的決策，這就需要有專門的人為領(lǐng)導(dǎo)人收集和整理各種信息。這種為領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)造決策環(huán)境的工作就是秘書工作，所以，秘書是為上司創(chuàng)造最佳決策環(huán)境的人。秘書的工作能使領(lǐng)導(dǎo)人從千頭萬(wàn)緒的“雜務(wù)”中解放出來(lái)，使他們不論在什么情況下都能客觀地認(rèn)清自己面臨的形勢(shì)，把握追求的目標(biāo)，冷靜地做出決策，使企業(yè)正常發(fā)展。

(二)秘書起著綜合組織各方面工作、協(xié)調(diào)平衡各部門關(guān)系的作用

秘書的日常工作不同于一個(gè)主管某一方面業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)部門，其工作范圍很廣，諸如文書處理、會(huì)務(wù)工作、督查調(diào)研、公務(wù)接待、機(jī)要保密、檔案管理等工作都要由秘書來(lái)承擔(dān)。同時(shí)，上級(jí)部門的方針、政策、指示，本部門的規(guī)劃、計(jì)劃、決策，以及各部門和下級(jí)各單位貫徹實(shí)施的情況，都需要秘書來(lái)匯集、掌握、分析、處理。這種多方面工作和信息的組合，清楚地體現(xiàn)了秘書工作的綜合性。

由于秘書在本企業(yè)各部門中起著綜合組織各方面工作、協(xié)調(diào)平衡各部門關(guān)系的作用，因此，它又處于中心樞紐的地位；另外，秘書要承擔(dān)接收、接待上級(jí)、下級(jí)和兄弟單位的來(lái)文、來(lái)函、來(lái)人任務(wù)，需要溝通上下左右，聯(lián)系四面八方，所以說(shuō)，他又處于“門面”和“窗 口”的地位。

（三）秘書是公司領(lǐng)導(dǎo)的代言人

有人把秘書比喻為公司的商標(biāo)，從某種意義上來(lái)講，秘書的形象的確代表著公司的形象。秘書在接待第一次來(lái)訪的客人時(shí)，一定要熱情周到，因?yàn)閷?duì)方會(huì)把秘書看成是公司的代表，秘書的態(tài)度反映了上司的態(tài)度。相反，如果來(lái)訪者是公司的?？?，秘書就不必那么多客套，給他沏一杯茶，簡(jiǎn)單的問(wèn)候幾句就行了；如果過(guò)分熱情，反而就會(huì)讓客人厭煩。秘書接待工作的好壞影響公司在客戶心中的形象，如果做的不好，時(shí)間長(zhǎng)了會(huì)影響到公司經(jīng)濟(jì)效益和領(lǐng)導(dǎo)的工作效率。

從上述觀點(diǎn)可知秘書在企業(yè)中占據(jù)重要地位，提高其日常工作效率勢(shì)在必行。

二、秘書日常工作效率低的原因

（一）需要當(dāng)機(jī)立斷處理的事情多。

秘書雖是輔助上司工作，但需要自己當(dāng)機(jī)立斷處理的時(shí)候也很多。面對(duì)這類情況，秘書應(yīng)事先與上司協(xié)商處理的方式，以便發(fā)生情況時(shí)能及時(shí)處理。如果事先未予協(xié)商，則應(yīng)及時(shí)請(qǐng)示。

某天，李總正在主持一個(gè)小型會(huì)議，這時(shí)秘書于雪接到李總的一個(gè)老朋友打來(lái)電話，對(duì)方要求找李總接電話。按有關(guān)規(guī)定，公司領(lǐng)導(dǎo)人在開(kāi)會(huì)時(shí)原則上不得接電話，但是，如果于雪機(jī)械地拒絕對(duì)方，則有可能鑄成大錯(cuò)，因?yàn)檎f(shuō)不定李總早就在等對(duì)方的電話。于雪考慮了一下，決定悄悄走近李總身邊將情況告訴他，聽(tīng)聽(tīng)他有什么吩咐。果然此人找李總是為了一個(gè)大客戶進(jìn)貨的事，如果當(dāng)時(shí)于雪拒絕了這個(gè) 電話，公司很可能損失上百萬(wàn)。

（二）工作中的變數(shù)多。

秘書工作的內(nèi)容不僅繁雜而且變數(shù)多，需要秘書隨時(shí)根據(jù)實(shí)際情況恰當(dāng)調(diào)整。秘書面對(duì)變化要沉著冷靜，及時(shí)與各部門聯(lián)系協(xié)調(diào)，以促進(jìn)工作順利進(jìn)行。

（三）一心幾用的時(shí)候多。

秘書常常必須同時(shí)處理好幾個(gè)工作，對(duì)于哪些工作應(yīng)該優(yōu)先處理，哪些事情可以暫緩，如果秘書分不清它們之間的輕重緩急，則有可能“撿了芝麻丟了西瓜”，把工作搞得一團(tuán)糟，令上司大失所望。

（四）忙閑不一的情況多。

秘書經(jīng)常是忙碌的，但并不總是忙碌的。如遇到上司長(zhǎng)期出差或外出學(xué)習(xí)等情況，秘書就可稍微清閑一會(huì)兒。忙的時(shí)候相當(dāng)忙，閑的時(shí)候也相當(dāng)閑。

我在從事秘書工作時(shí)發(fā)現(xiàn)：每天總有一兩個(gè)小時(shí)非常忙，工作很多，一個(gè)電話接著一個(gè)電話，感覺(jué)連喘氣的時(shí)間都沒(méi)了；每天也同樣會(huì)有一兩個(gè)小時(shí)非常清閑，甚至看了半本文學(xué)雜志都沒(méi)人打擾。

（五）需要廣博的知識(shí)面

秘書是上司的參謀、助理，每天要為上司收集、整理大量的信息，還要接待各種各樣的來(lái)訪者，其接觸面比較廣。秘書因此能學(xué)到很多知識(shí)，但同時(shí)由于信息的更新快又必須要求自身快速進(jìn)步，正所謂“逆水行舟不進(jìn)則退”。

如今的秘書工作不僅僅是端茶倒水、接電話那么簡(jiǎn)單，而是逐漸 向決策層轉(zhuǎn)移。很多秘書人員的專業(yè)知識(shí)不足，非專業(yè)的知識(shí)不廣博，影響上司決策的及時(shí)性與準(zhǔn)確度。有時(shí)秘書的一個(gè)疏忽、一個(gè)過(guò)錯(cuò)會(huì)導(dǎo)致企業(yè)嚴(yán)重虧損，甚至倒閉。

三、提高秘書日常工作效率的途徑

（一）強(qiáng)調(diào)質(zhì)量意識(shí)

有很多秘書在工作中非常主動(dòng)，來(lái)客人時(shí)，他會(huì)迅速的去泡茶；別的部門的人讓他去復(fù)印，他會(huì)立刻幫忙復(fù)印。但是，給客人端茶時(shí)，不是泡的茶太燙，就是遞茶時(shí)把茶灑到了地上；復(fù)印時(shí)也是一樣，要么是文件不完整，邊上內(nèi)容沒(méi)印到，要么是頁(yè)碼混亂，銜接不上。

作為秘書，工作應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)，但光積極主動(dòng)還不夠，工作還必須有質(zhì)量，即對(duì)自己完成的每一項(xiàng)工作成果確保無(wú)誤后再交給上司或同事。工作質(zhì)量反映工作態(tài)度，如果對(duì)自己的工作不能精益求精，沒(méi)有質(zhì)量意識(shí)，那么自己在別人心中的形象就會(huì)變差，同時(shí)工作效率會(huì)下降，甚至影響到別人的工作效率。為此秘書要增強(qiáng)質(zhì)量意識(shí)，采取質(zhì)量管理方法：

1、不斷完善

質(zhì)量的不斷完善是指?jìng)€(gè)人或組織不能在成就面前止步。不管事情做得多么好，個(gè)人或組織總可以做得更好。當(dāng)一項(xiàng)計(jì)劃由十個(gè)人贊成增加到二十人時(shí)，還可以再讓更多的人贊成。一個(gè)人或組織一旦采納了不斷完善的方法，就踏上了沒(méi)有終點(diǎn)的旅程：必須不斷努力完善、學(xué)習(xí)、成長(zhǎng)。

秘書工作的質(zhì)量可以提高效率和上級(jí)的滿意度，但質(zhì)量必須建立 在需求者的需要上。例如領(lǐng)導(dǎo)讓你在十點(diǎn)之前完成一份文件，你即使在十點(diǎn)半寫出了一份百年不遇的好文章，那也是沒(méi)有價(jià)值的。

2、再造

工作中的變數(shù)多，是秘書工作的一個(gè)特點(diǎn)，因此秘書要感覺(jué)到變化的需求，要在變化到來(lái)時(shí)做出有效反應(yīng)，對(duì)工作過(guò)程徹底的進(jìn)行再思考和再設(shè)計(jì)，以便在效率衡量標(biāo)準(zhǔn)（如成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度等）上取得重大突破?！霸僭臁笔紫却_定必須做什么，然后確定如何去做。

再造中最關(guān)鍵的部分是在理論和經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上確定它應(yīng)該做什么，即確定它能做得最好的是什么。之后確定需要做的事最好是由自己做還是由其他同事來(lái)做。采取再造方法的結(jié)果是自己工作量的減少和轉(zhuǎn)辦的工作增多。

（二）做好工作計(jì)劃，合理安排時(shí)間

秘書工作不僅范圍很寬，而且工作內(nèi)容變化快，所以秘書工作顯得很繁雜，容易帶來(lái)混亂，影響效率。有些秘書總是覺(jué)得自己很忙，時(shí)間不夠用，但忙了一天卻不知忙了些什么。解決此問(wèn)題就必須做好工作計(jì)劃，合理的安排時(shí)間。

1、工作程序化

秘書在平時(shí)的工作中一定要注意工作的程序化，如制定一些部門內(nèi)的業(yè)務(wù)流程和規(guī)章制度，把處理一些日常工作的方法和步驟形成書面文字，這樣不僅可以在平時(shí)工作時(shí)參照應(yīng)用，加快任務(wù)處理速度，保持任務(wù)完成質(zhì)量的一貫水準(zhǔn)，而且使工作調(diào)動(dòng)時(shí)接替自己工作的人能很快順利的開(kāi)展工作。

2、分清工作輕重緩急

面對(duì)幾項(xiàng)要同時(shí)處理的工作，哪項(xiàng)工作應(yīng)該優(yōu)先處理呢？這就要求秘書必須具備隨機(jī)應(yīng)變的能力，能分清它們之間的輕重緩急，在合適的時(shí)間做合適的事。

例如：用ABCD法則排出工作的優(yōu)先等級(jí)。A類，重要并緊急的，必須立即做、優(yōu)先做；B類，重要而不急的；C類，緊急而不重要的，有時(shí)間才做；D類，既不重要又不緊急的，可以暫時(shí)不做。每日從A類依輕重緩急，循序著手，這樣就會(huì)使工作完成的更加科學(xué)、合理，就能充分利用時(shí)間，取得最佳效益。

張清是某集團(tuán)公司新來(lái)的秘書，某天早上一進(jìn)辦公室，主任就交代他整理一份材料，明天下班之前完成，說(shuō)下個(gè)星期開(kāi)會(huì)要用。他看了一下，有20多頁(yè)，共3萬(wàn)多字。他還沒(méi)來(lái)得及坐下，周總就來(lái)電話，說(shuō)今天下午兩點(diǎn)他要與財(cái)務(wù)總監(jiān)、市場(chǎng)總監(jiān)和銷售總監(jiān)一起商量工作，讓張清通知與會(huì)人員。剛放下電話，機(jī)要室就給他送來(lái)一份傳真，這份傳真是一個(gè)代理商發(fā)來(lái)的，說(shuō)他們的一個(gè)副總過(guò)幾天要來(lái)本地辦事，請(qǐng)接待一下。他剛看完傳真，辦公室主任又來(lái)電話，說(shuō)田副總原定下個(gè)月初到電視臺(tái)做嘉賓，現(xiàn)由于時(shí)間關(guān)系去不了了，讓張清打個(gè)電話通知電視臺(tái)。人力資源部門的人又過(guò)來(lái)通知他，讓他填寫參加存檔新方法講座的報(bào)名表，明天下班之前為報(bào)名的最后期限。一上班就遇到這么多事，張清覺(jué)得頭都大了，一下子不知如何著手。

一位年長(zhǎng)的同事看他措手不及便教他ABCD法則，分清工作的輕重緩急。之后，張清用這種方法把早上的工作劃分為：通知幾位總監(jiān) 開(kāi)會(huì)是A類工作，交傳真與寫報(bào)告屬于B類，打電話和填寫報(bào)名表是C類。最后張清根據(jù)這種劃分依次去做事，有條不紊，很輕松的完成了任務(wù)而且質(zhì)量很高。

3、明確自己的工作性質(zhì)

明確工作的任務(wù)和職責(zé)。當(dāng)上司給你安排工作時(shí)，要想一想哪些工作應(yīng)由自己親自完成，哪些工作應(yīng)協(xié)助他人做，哪些工作不參與。

要區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作。秘書要清楚哪些是每日都有的工作，哪些是每周或定期的工作，哪些是無(wú)法預(yù)料、突然出現(xiàn)的工作。例如，如果你分管郵件的分類、拆封和分發(fā)，那么每日郵件一到就要立即處理，以免貽誤緊急的信件，這就是每日的常規(guī)工作。又如你負(fù)責(zé)辦公用品的分發(fā)，這項(xiàng)工作不必天天做，可以協(xié)商好定期進(jìn)行。如果上司讓你馬上外出取文件，你就要放下手頭工作，立即外出，這就是非常規(guī)工作。

明確工作性質(zhì)可以合理的分配精力，精明的利用時(shí)間，以提高工作效率。如有時(shí)可以合并同類任務(wù)、集中起來(lái)專心致志一次完成，避免多次重復(fù)。

4、使用辦公輔助手段幫助組織工作

辦公輔助手段包括工作日志、時(shí)間表、計(jì)劃表等，在上面編制日安排和周計(jì)劃等。它們能幫助個(gè)人管理時(shí)間，使工作有條不紊；有助于分析、評(píng)估自己利用時(shí)間的有效程度，從而得到啟發(fā)，繼續(xù)改進(jìn)。

（三）提高個(gè)人素質(zhì)

1、做好情緒管理 秘書日常工作壓力大，減壓就要運(yùn)用情緒管理。情緒管理就像大禹治水一樣，最好能夠疏導(dǎo)，如果一股腦將不滿情緒發(fā)泄在工作或同事身上，只會(huì)讓工作受阻，代價(jià)更大。所以，無(wú)論遇到什么情況，都要控制好情緒，以理性的態(tài)度對(duì)待自己的工作和上司，不把低落的情緒表現(xiàn)在臉上。一個(gè)喜怒哀樂(lè)皆形于色的秘書會(huì)讓人覺(jué)得很幼稚，以致很難得到上司和同事的信賴。所以，作為秘書，無(wú)論什么時(shí)候都應(yīng)管理好自己的情緒，展現(xiàn)出開(kāi)朗和朝氣蓬勃的一面。

2、增強(qiáng)專業(yè)知識(shí)，擴(kuò)大非專業(yè)知識(shí)

隨著企業(yè)的發(fā)展以及市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人面臨的各種壓力也越來(lái)越大，它們對(duì)自己的助手—--秘書的要求也越來(lái)越高，因此，秘書必須在工作中學(xué)習(xí)，在實(shí)踐中總結(jié)，注意隨時(shí)給自己充電，增強(qiáng)專業(yè)知識(shí)，擴(kuò)大非專業(yè)知識(shí)，做一個(gè)復(fù)合型的人才?？萍际堑谝簧a(chǎn)力，知識(shí)是個(gè)人發(fā)展的基礎(chǔ)。只有努力學(xué)習(xí)，增加知識(shí)量才能從根源上提高秘書工作的效率。

陳建是一家大型企業(yè)銷售部張經(jīng)理的秘書，一次，張經(jīng)理帶著陳建去和一個(gè)很有學(xué)識(shí)的大客戶洽談，本來(lái)成功的希望不大，所以雙方便隨便聊了起來(lái)。這位客戶喜歡看《紅樓夢(mèng)》，字里行間總不免帶上幾個(gè)書中人物。張經(jīng)理從不看小說(shuō)，所以二人總聊不到一起。陳建從小就愛(ài)讀書，雖然只看過(guò)兩三遍《紅樓夢(mèng)》，但書中情景仍記憶猶新，便在一旁提醒張經(jīng)理，自己不時(shí)背兩句詩(shī)、說(shuō)一些自己的見(jiàn)解給客戶聽(tīng)?？蛻舸鬄樾蕾p，在臨別時(shí)居然答應(yīng)要購(gòu)買一批產(chǎn)品。此后，經(jīng)理每次洽談商務(wù)總要帶著陳建。結(jié)束語(yǔ)

秘書是各行業(yè)很重要的一個(gè)“窗口”，是溝通上下的“咽喉”、聯(lián)系各單位的“紐帶”。面對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)與金融危機(jī)，秘書要積極主動(dòng)的提高日常工作效率，為自己所在企業(yè)單位做出貢獻(xiàn)，以求企業(yè)總體利益最大化和個(gè)人需求的滿足。致謝辭

我由衷地感謝陳潔老師對(duì)我論文的悉心指導(dǎo)，從論文選題到論文的寫作過(guò)程給予我真誠(chéng)的鼓勵(lì)、中肯的建議和指導(dǎo)。陳老師一直以來(lái)對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，在實(shí)習(xí)期間及時(shí)督促我畢業(yè)論文的寫作進(jìn)程。她嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹螌W(xué)作風(fēng)深深地影響了我，使我在論文寫作上不斷改進(jìn)和完善。對(duì)陳老師的辛勤指導(dǎo)，呈上我最誠(chéng)摯的謝意！同時(shí),也感謝大學(xué)三年以來(lái)教誨我的老師們！謝謝你們給予我的一切！

參考文獻(xiàn)：

(1)譚一平《現(xiàn)代職業(yè)秘書實(shí)務(wù)》 中國(guó)人民大學(xué) 2007年(2)孔昭林 《實(shí)用行政管理 》 高等教育出版社 2007年

(3)中國(guó)就業(yè)培訓(xùn)技術(shù)指導(dǎo)中心 《秘書國(guó)家職業(yè)資格培訓(xùn)教程》 中央廣播電視大學(xué) 2006年

(4)周三多 《管理學(xué)》 高等教育出版社 2000年