第一篇：會計事務所檔案管理制度

會計師事務所檔案管理制度

第一章 總則

一、為了規(guī)范本所業(yè)務資料的分類、整理、立卷、歸檔工作，實現(xiàn)檔案管理科學化、制度化，根據(jù)《安徽省會計師事務所業(yè)務檔案管理辦法（試行）》的有關規(guī)定，結(jié)合本所的實際情況，制定本制度。

二、本所的業(yè)務資料，主要指執(zhí)業(yè)人員，在執(zhí)行各項咨詢業(yè)務中形成的工作底稿和出具的報告書。辦理培訓形成的資料，也列入業(yè)務資料范圍。

本所的一般文件和會計核算資料（包括會計憑證、帳簿、報表），不屬于業(yè)務資料范圍，應分別按文書檔案和會計檔案管理的有關規(guī)定進行管理。

三、業(yè)務檔案管理的基本內(nèi)容是，按照規(guī)范化、科學化的要求，對業(yè)務資料進行分類、歸集、整理、立卷、編目、保管、利用、鑒定與銷毀，并形成制度。

四、業(yè)務檔案由本所統(tǒng)一管理，并接受各有關部門和檔案業(yè)務管理部門的業(yè)務指導和監(jiān)督。

第二章 業(yè)務資料的分類

五、本所辦理各項業(yè)務形成的工作底稿，應分別業(yè)務性質(zhì)，劃分為綜合類、業(yè)務類、備查類三類，并結(jié)合實際，制定分類工作底稿的具體目錄和索引系統(tǒng)，便于整理、利用。

六、本所的培訓業(yè)務，包括受托和自辦的各種培訓班。辦理前述培訓形成的資料，主要包括委托培訓的協(xié)議、教學大綱、自編教材、試題、參考答案，評分辦法、學員名冊、成績單和培訓工作總結(jié)等，應分別不同培訓項目和期次進行歸類。

第三章 業(yè)務檔案的形成七、執(zhí)業(yè)人員在完成一項咨詢業(yè)務后的兩個月內(nèi)，應由主辦人員（或由承辦部門指定人員）對業(yè)務資料進行分類、歸集、整理，并按一個委托單位一項業(yè)務立一個案卷的要求立卷，不得將多個委托單位同一項業(yè)務合立成一個案卷。

八、立卷人員對咨詢業(yè)務資料進行分類、歸集、整理、立卷時，應按下列順序排列：綜合類工作底稿，業(yè)務類工作底稿，備查類工作底稿。業(yè)務類工作

1底稿，凡編有序號的，按序號排列，沒有編序號的按形成報告的內(nèi)容的順序排列。

對培訓形成的資料，按協(xié)議、教學大綱、自編教材、各科試題、參考答案、評分辦法、學員名冊、成績單、培訓工作總結(jié)等順序排列。

九、為便于對業(yè)務檔案調(diào)閱、鑒定和銷毀，案卷可采用袋裝式。立卷人員在對業(yè)務資料進行分類、歸集、整理、立卷后，可分類進行簡易裝訂，并在每頁右上角順序編上頁號，再外套檔案袋。檔案袋上必須填寫下列項目（代案卷目錄）：

1.委托單位名稱：一律填寫全稱；

2.委托單位經(jīng)濟性質(zhì)：企業(yè)單位按國有、集體、私營、股份制、外商投資等分別填寫，行政事業(yè)單位按行政、事業(yè)分別填寫；

3.業(yè)務項目：按驗資、會計報表審計、專項審計、投資評估、資產(chǎn)評估、工程造價、項目可行性研究等分別填寫。其中：驗資須填明設立驗資、變更驗資或年檢驗資；專項審計須填明具體項目，如承包經(jīng)營終結(jié)審計、廠長（經(jīng)理）離任審計、工程造價審核、經(jīng)濟案件證據(jù)鑒定、財務大檢查、小金庫檢查、破產(chǎn)清算、企業(yè)合并、分立事宜中的審計業(yè)務等；

4.報告書發(fā)文時間和編號；

5.承辦部門和主辦人員；

6.收費金額；

7.目錄及起止頁號：綜合類工作底稿中需長期保存的底稿和備查類工作底稿，須逐個填明項目和起止頁號，業(yè)務類工作底稿和綜合類工作底稿中的其他部分，只須填明總的起止頁號，不需逐項填寫。

業(yè)務檔案也可采用訂本式、盒裝，一個檔案盒可裝幾本案卷。但立卷必須嚴格按第八條的規(guī)定辦理，以便分別調(diào)閱。

十、立卷人員對不同培訓項目和期次的培訓資料，應按第九條第二款的排列順序進行整理立卷，并在每項右上角順序編上頁號，再外套檔案袋，并填寫有關項目，其中目錄及起止頁號須逐項填寫。

十一、立卷人員在對業(yè)務資料進行整理立卷時，對不屬于歸檔范圍的資料（如臨時記錄和草稿等）以及重復的資料，應予以刪除；對紙張不規(guī)格、破損、卷角或皺折的資料，應進行技術加工處理：

1． 紙張超出規(guī)格的，在不影響資料完整和字跡的前提下，可酌情剪裁，不能剪裁的，可加以折疊；

2． 破損、卷角、折皺、裝訂線過窄和紙張小于規(guī)格的，要用白紙予以

裱襯。

第四章 業(yè)務檔案的保管和利用

十二、本所應確定專人管理業(yè)務檔案。檔案管理人員因工作需要發(fā)生變動時，應向接辦的人員辦理交接手續(xù)。

十三、承辦部門在對業(yè)務資料整理立卷形成檔案后，應及時送交檔案管理人員保管，如因故需短期存放時，最長不得超過一個月。

十四、業(yè)務檔案必須設專櫥存放，并進行科學管理，做到分類明確，排列有序，便于查找和利用。要加強對檔案管理人員的安全教育，并采取必要的措施（包括備有必要的設施），確保業(yè)務檔案的安全和完整，防止蟲蛀、潮濕、損壞和散失。

十五、要建立業(yè)務檔案保密制度，對工作底稿中涉及的商業(yè)秘密保密。要設置借閱檔案登記簿，本所注冊會計師和其他執(zhí)業(yè)人員需要借閱時，要辦理登記手續(xù)，按期歸還。司法機關、國家有部門和其他會計師事務所依照法律和其他有關規(guī)定需要查閱業(yè)務檔案的，必須持有正式介紹信，經(jīng)所領導批準后方可查閱，但一律不得借出。

十六、查閱業(yè)務檔案，查閱人不得對案卷涂改、圈劃、抽取、撤換，原則上不得復印和復制，確需復印復制的，應經(jīng)所領導批準。

十七、業(yè)務檔案為永久性檔案和當期檔案。

1． 永久性檔案是指記錄內(nèi)容相對穩(wěn)定、具有長期使用價值的檔案。包括備查類工作底稿和報告書（含附件）、未審會計報表以及綜合工作底稿中的業(yè)務約定書等。

2． 當期檔案是指記錄內(nèi)容經(jīng)常變化、只供近期使用的檔案。包括業(yè)務類工作底稿和綜合類工作底稿中的其他部分，以及會計培訓檔案。

十八、業(yè)務檔案保管年限如下：

1． 當期檔案自報告書簽發(fā)之日起保存十年，其中培訓檔案自培訓結(jié)業(yè)之日起保存五年；

2． 永久性檔案長期保存；

3． 委托單位撤銷和不再由本所執(zhí)業(yè)的單位，其永久性檔案的保管年限與最近一年當期檔案的保管年限相同。

4． 資產(chǎn)評估業(yè)務檔案的保管期限，按《資產(chǎn)評估操作規(guī)范意見（試行）》第132條的規(guī)定辦理。

第五章 業(yè)務檔案的鑒定和銷毀

十九、業(yè)務檔案保管期滿需要銷毀時，應由本所檔案管理人員提出銷毀意見，編造檔案銷毀清冊，經(jīng)原承辦部門會同鑒定。參加鑒定人員認真進行鑒定后應在檔案銷毀清冊上簽名蓋章，然后報本所領導批準銷毀。

二十、本所按規(guī)定銷毀業(yè)務檔案時，應報請主管部門派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在對檔案銷毀清冊認真審查核對后，應在清冊上簽名蓋章。檔案銷毀清冊應存入檔案長期保存。

第六章附則

二十二、本制度自公布之日起執(zhí)行。

第二篇：會計事務所業(yè)務檔案管理制度

會計事務所業(yè)務檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為規(guī)范本單位業(yè)務檔案管理，有效保護和利用檔案，特制定本制度。

第二條 本制度適用于本單位辦理審計、驗資、資產(chǎn)評估等業(yè)務所形成的業(yè)務檔案，公司辦理其他鑒證業(yè)務形成的業(yè)務檔案?？蓞⒖急局贫?。

第三條 業(yè)務檔案是指注冊會計師和注冊評估師及其執(zhí)業(yè)人員 在執(zhí)行業(yè)務過程中，對制定的審計或評估計劃、實施的審計或評估程序所獲取的相關審計或評估證據(jù)以及得出的審計或評估結(jié)論作出的記錄。它是審計或評估證據(jù)的載體，是出具報告的主要依據(jù)。

第二章 組織管理

第四條 本單位由行政總監(jiān)分管業(yè)務檔案管理工作，設一名檔案管理人員，全面負責本單位業(yè)務檔案的收集、整理、立卷、調(diào)閱、銷毀工作。各業(yè)務部門應積極配合專職檔案管理人員完成檔案的移交、歸檔工作。項目負責人（或主審）對所承辦業(yè)務項目的業(yè)務檔案歸檔過程和歸檔質(zhì)量全面負責。

第五條 檔案管理人員要嚴格遵守制度，認真負責，不得將檔案外傳，不得丟失，檔案管理人員工作變動時，應辦理移交手續(xù)，由分管檔案的領導監(jiān)交，有關人員簽字。

第三章 業(yè)務檔案的歸檔工作

第六條 凡本單位在工作中出具的審計、評估等業(yè)務報告及其為報告所做的工作底稿和附件均作為業(yè)務檔案。歸檔工作由5個步驟組成：整理、登記、裝訂、裝盒及入庫碼放。

第七條 業(yè)務檔案整理應按照以下程序進行：

（一）業(yè)務部門整理

（1）項目負責人應在審計或評估報告日后30日內(nèi)將工作底稿、報告等相關資料整理歸檔。任何人不得拒絕或據(jù)為己有。

（2）針對客戶的同一財務信息執(zhí)行不同的委托業(yè)務，出具兩個或多個不同的報告，應將其視為不同的業(yè)務分別整理底稿，形成相應業(yè)務類型的檔案。

（3）整理的資料要做到完整有序，索引號要與目錄保持一致，反映工作底稿間的勾稽關系。

（4）業(yè)務檔案的歸檔內(nèi)容要按照規(guī)定做到完整無缺。

（5）整理好的底稿要經(jīng)過項目負責人和分管領導簽字后，交付給本單位檔案管理部門。

（二）檔案專職 管理人員整理。專職管理人員要嚴格按照業(yè)務檔案的內(nèi)容和底稿中的目錄依序做進一步整理。如發(fā)現(xiàn)底稿中有問題：如審計人員、項目負責人未簽字，主要歸檔材料不全、頁碼混亂等，要及時將檔案退給相關人員，補齊后重做整理歸檔。專職管理人員在整理的同時，應填寫《業(yè)務檔案登記表》，登記表上的主要信息應與本單位的發(fā)文記錄保持一致。

（三）業(yè)務檔案裝訂和護封

（1）裝訂。裝訂要做到牢固、整齊、美觀，不壓字，不漏頁，不影響閱讀。

（2）打頁碼

（3）護封。業(yè)務檔案的封面應有本單位全稱、業(yè)務單位全稱、報告文號、卷數(shù)、頁數(shù)、入檔盒號、審核人和立卷人蓋章、存檔日期等。

第四章 業(yè)務檔案的管理

第八條 業(yè)務檔案的管理。業(yè)務檔案上柜存放的要妥善保管。為方便使用，不同種類的檔案應相對集中存放，檔案柜上應注明柜號、檔案種類、年號、檔號的卡片。

第九條 業(yè)務檔案的借閱與查閱

（1）本單位業(yè)務部門因工作需要借閱檔案的，需經(jīng)主管領導同意；非業(yè)務部門因工作需要借閱檔案的需經(jīng)本單位負責人批準，辦理借閱手續(xù)。借閱后應及時歸還，最長不得超過一周。

（2）借閱檔案時借閱人應承擔保密責任，不得泄露原委托方商業(yè)秘密，也不得外借他人。

（3）借閱人應保持案卷整潔，不得勾畫涂改、偽造、拆頁，不得擅自抄錄復制，確需抄錄復制的應取得本單位負責人的同意。

第十條 業(yè)務檔案的歸還

（1）歸還檔案時管理人員要檢查檔案的完整性，辦理退還手續(xù)，對于到期未還的檔案要及時追索，沒有追索到的，應及時報告單位負責人處理。

（2）歸還的檔案若出現(xiàn)損壞、涂改、拆頁等現(xiàn)象管理人員應要求借閱人恢復原樣，借閱人若將檔案丟失，應說明原因，由負責人簽字，檔案管理人員和本單位領導簽字后歸檔，并追究相關責任人的責任。

第十一條 離職人員檔案清理

當業(yè)務人員辦理離職手續(xù)時，應由檔案管理人員清理有關業(yè)務檔案，并在其流程表上簽署意見；若存在欠交底稿或未歸還業(yè)務檔案情況，管理人員應催促及時上交，未辦理完，不得辦理離職手續(xù)。

第十二條 業(yè)務檔案的銷毀

（1）自出具報告起，本單位對業(yè)務檔案底稿至少保存十年，不得在規(guī)定的保存

期內(nèi)，對歸檔的檔案刪改或銷毀。

（2）保存期滿后對確無保存價值的檔案，由檔案管理人員及分管領導提出書面銷毀意見，經(jīng)本單位負責人書面同意后銷毀，并進行監(jiān)銷。

第五章 附則

第十三條

如未執(zhí)行本管理制度，對相關責任人分別進行相應處罰，第一次警告提醒，未改正者罰款50—100元。

第十四條

本制度有------公司負責解釋和修訂

第十五條

本制度自---年--月---日起執(zhí)行

第三篇：會計事務所人力資源管理制度

人力資源管理制度

第一章 總則

第一條 為了加強人事管理工作，保證正常的工作秩序，保障員工的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國勞動法》和《天津鳳城有限責任會計師事務所（以下簡稱本所）章程》，結(jié)合本所的實際情況，制定本制度。

第二條 本所員工均實行勞動合同制，由本所主任會計師代表本所與員工簽訂勞動合同，合同期根據(jù)分工及個人情況分別確定，合同期滿根據(jù)情況決定是否續(xù)聘或解聘。

第三條 本所分所員工的聘用、解聘、升職、升薪、辭退等人事管理工作由分所所長直接負責，并報本所備案。

第二章 員工招聘及錄用

第四條 本所工作人員根據(jù)工作需要由各類專業(yè)人員組成。所有工作人員根據(jù)需要向社會招聘。

第五條 本所員工均應依據(jù)其本人的業(yè)務水平、專業(yè)資格、工作能力、工作業(yè)績，進行任免或晉升。

第六條 本所制定各等級員工崗位責任制，明確各項崗位職責。第七條 本所實行先試用后聘用制度，試用期為一至三個月。試用期內(nèi)表現(xiàn)突出者，由主任會計師或管理合伙人決定是否縮短試用期，試用期表現(xiàn)不好者，可隨時解除合同；試用期滿經(jīng)考核合格者，本所予以正式聘用并簽訂勞動合同書。試用及聘用人員工資待遇按照本所相關制度執(zhí)行。

第八條 員工聘用條件：

（一）堅持黨的基本路線、方針、政策，具備全心全意為人民服務的思想，具有較強的風險意識、法律意識和良好的職業(yè)道德；

（二）熱愛注冊會計師事業(yè)，嚴格執(zhí)行注冊會計師及其他相關專業(yè)標準，能始終堅持獨立、客觀、公正、廉潔的執(zhí)業(yè)原則；

（三）愛好學習，受過良好的教育，具備扎實的專業(yè)知識或豐富的專業(yè)經(jīng)驗，富有創(chuàng)新精神；

（四）遵守國家法律、法規(guī)和本所各項規(guī)章制度，服從分配、工作態(tài)度端正、忠于職守；

（五）已取得本所需要的執(zhí)業(yè)資格，具備大專以上學歷或具有中級以上職稱；

（六）其他符合本所工作需要的人員。第九條 招聘主要流程

本所應制定人力資源規(guī)劃和人力資源工作計劃以指導全所的人力資源工作。各業(yè)務部門應根據(jù)本所工作計劃和人力資源工作計劃每年制定人員聘用計劃。

本所招聘員工，由用人部門提出用人申請并報綜合部，經(jīng)主任會計師批準后，綜合部發(fā)布招聘通知，并實施面試。符合條件的人員進入試用或?qū)嵙?，?jīng)考核合格者予以錄用。

第十條 員工離職及解聘

（一）員工合同期未滿，自愿要求離崗的，應提前一個月提出辭職報告，由所在部門及綜合部提出意見后報主任會計師或總經(jīng)理審批。

（二）本所員工有下列情況之一者，綜合部可提出解聘建議，經(jīng)主任會計師批準予以解聘。

1、患有嚴重疾病，不能勝任工作者；

2、無故不服從本所安排和管理者；

3、事業(yè)心不強，經(jīng)常遲到早退，無故曠工者；

4、不遵守本所規(guī)章制度和勞動紀律，情節(jié)嚴重者；

5、玩忽職守，給本所造成重大損失和不良影響者；

6、違反國家法律法規(guī)者；

7、其他不符合本所用人原則的情形。

（三）辭聘或被解聘員工離所前，須辦理財務、公物用品、工作交接等離所手續(xù)，否則不予辦理勞動保險、檔案等轉(zhuǎn)移手續(xù)或不予發(fā)放離職補貼。

（四）辭聘或解聘員工的待遇，依照國家有關規(guī)定和本所相關制度執(zhí)行。

第三章 員工勞動制度和工作紀律

第十一條 本所按照國家有關規(guī)定制定相應的考勤、休假制度、員工后續(xù)教育和培訓制度。

第十二條 本所員工必須遵守勞動紀律，不得遲到早退和無故曠工；因病、因事不能工作，必須執(zhí)行請假制度；因業(yè)務工作需要加班，按加班制度辦理。

第十三條 員工執(zhí)業(yè)應恪守獨立、客觀、公正的原則。第十四條 員工如與客戶存在可能影響獨立決策的利害關系，應當向事務所聲明，并實行回避。

第十五條 員工應當對執(zhí)行業(yè)務過程中知悉的商業(yè)秘密保密，并不得利用其為自己或他人謀取利益。

第十六條 員工在執(zhí)行業(yè)務過程中，不得擅自向客戶發(fā)表有關生產(chǎn)、經(jīng)營、管理方面的意見。對客戶的評價和建議，由本所指定人員統(tǒng)一與客戶進行溝通與協(xié)調(diào)。

第十七條 員工對客戶提出的有關咨詢問題，應當認真考慮，保證咨詢意見合法合規(guī)，若無把握，應請示上級人員后再答復，不得將不正確、不成熟的咨詢意見提供給客戶。

第四章 員工的權(quán)利和義務

第十八條 員工的權(quán)利和義務

（一）員工的權(quán)利

1．員工享有法律規(guī)定的權(quán)利；

2．員工有按所付出的勞動享受報酬的權(quán)利； 3．員工有享受社會保險和福利的權(quán)利； 4．員工有接受后續(xù)教育的權(quán)利； 5．員工有辭職的權(quán)利。

（二）員工的義務

1．自覺遵守本所的各項管理制度；

2．必須服從上級的工作安排，忠于職守，高效完成所承擔的工作；

3．提高個人的專業(yè)水平，防范審計風險； 4．團結(jié)協(xié)作，維護良好的人際關系； 5．努力維護事務所的形象和聲譽； 6．為事務所的發(fā)展提出合理化建議。

第五章 員工培訓

第十九條 員工培訓是人事管理的重點工作之一，本所將對員工提供各種培訓和后續(xù)教育的機會。

（一）新員工入所須進行上崗培訓；

（二）不定期舉辦各類專業(yè)講座和專業(yè)研討會；

（三）委派骨干人員參加國家會計學院等機構(gòu)舉辦的專業(yè)培訓；

（四）根據(jù)情況委派員工外出考察、參觀、進修。

第二十條 凡經(jīng)本所同意參加與業(yè)務有關的培訓、學習，憑結(jié)業(yè)證經(jīng)部門審核報銷有關費用。

第六章 員工考核與獎懲

第二十一條 本所對員工實行定期考核制度。

（一）考核標準

1、思想品德。包括政治思想、敬業(yè)精神、工作作風、組織紀律觀念、團結(jié)協(xié)作精神、儀表儀態(tài)等。

2、工作能力。包括業(yè)務水平、專業(yè)知識、學習進取精神、工作創(chuàng)新精神等。

3、工作業(yè)績。包括工作效率、工作質(zhì)量、與客戶的關系處理等。

（二）考核辦法

本所制定具體考核辦法，實行逐級考核，每年年底考核一次。

（三）根據(jù)考核情況，決定職務聘用及各類獎懲。第二十二條 員工獎懲

（一）本所員工表現(xiàn)突出、工作優(yōu)秀、業(yè)績良好的，由本所按照有關規(guī)定給予精神和物質(zhì)獎勵；

（二）員工工作不負責任、玩忽職守，給本所造成重大損失或不良影響的，應承擔相應經(jīng)濟責任和法律責任。

第七章 人事檔案管理和社會保險

第二十三條 本所的人事檔案按屬地原則交人才交流中心管理。第二十四條 本所按國家有關規(guī)定，為員工辦理社會保險等相關事宜。

第八章 附 則

第二十五條 本制度經(jīng)全體員工討論后報經(jīng)主任會計師辦公會議批準后實施；

第二十六條 本制度從二○○六年一月一日實施； 第二十七條 本制度的解釋權(quán)歸主任會計師辦公會議。

第四篇：會計檔案管理制度

會計檔案管理制度

1.目的

為了加強公司會計檔案管理，保證公司經(jīng)濟檔案的完整，確保公司商業(yè)機密性，規(guī)范會計檔案工作管理程序，特制定本制度。2.適用范圍 公司會計檔案 3.管理范圍 3.1建檔

3.1.1會計記帳憑證：月度結(jié)賬后，由各公司會計崗位于每月18日前打印會計憑證后將原始憑證及會計憑證移交檔案管理員，由檔案管理員按照類別，順序編號粘貼及整理，裝訂成冊，于每月月末前進行歸檔。凡屬調(diào)整帳務的憑證，須在計算機打印的會計憑證后附調(diào)帳人手記說明。裝訂時應加具封底，封面。封面上按照規(guī)定格式注明：憑證所屬，月份和日期、編號、以及各類憑證的起止號碼。裝訂人要蓋章、歸檔。

3.1.2核算資料：企業(yè)內(nèi)部核算資料，月末財務報告結(jié)束后，應由成本會計按照排列的順序裝訂成冊。核算資料包括①成本核算資料②各種原始記錄（如：盤點表、生產(chǎn)統(tǒng)計報表等等）成本核算資料要求留電子版。每冊的封皮上要注明資料名稱、、月份。負責人和經(jīng)辦人簽字。次年1月末前一次性歸檔。

3.1.3帳簿：年底由會計打印各種帳頁、清點并在首頁寫明本帳簿會計科目名稱及并貼花后次年2月末前一次性歸檔。

3.1.4財務報表：每月財務報表批準底稿原件，由會計裝訂成冊，并加具封面，署明年份及加蓋公章后由會計保管。次年1月末前一次性歸檔。4.保管

4.1當年的會計檔案

4.1.1會計憑證：裝訂成冊的會計憑證，以月份編制順序號，由檔案管理員負責保管。每月進行歸檔。對當年檔案如出現(xiàn)保管不當造成丟失、毀損、要追究直接責任人責任。4.1.2核算資料，按月進行裝訂，由成本會計保管年終一次歸檔。4.1.3年終財務檔案管理員驗收合格后入檔案資料室。

4.1.4移交資料時會計檔案管理員要辦理會計檔案移交清冊。移交人、接交人、監(jiān)交人簽字。

4.2前一年及以上的會計檔案

4.2.1由會計檔案管理員統(tǒng)一清點查收，分裝會計檔案盒。集中在財務部檔案資料室存放

本制度起草人： 本制度審核人： 本制度批準人：

第五篇：會計檔案管理制度

公司會計檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為了加強公司會計檔案管理，保證資料完整，使會計檔案基礎工作規(guī)范化、制度化，根據(jù)財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》及《集團檔案管理辦法》，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。

第二條 會計檔案是企業(yè)在經(jīng)濟活動中形成的記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要歷史資料和證據(jù)，它既是本單位檔案的一部分，也是國家全部檔案的重要組成部分。

第三條 會計檔案管理，是企業(yè)管理的一項很重要的基礎工作，各級領導應高度重視，加強對會計檔案管理工作的領導。檔案部門和財務部門要互相支持，密切配合，共同做好會計檔案管理工作。各級機關的檔案部門和財務部門負責對所屬單位的會計檔案管理工作進行業(yè)務指導、檢查和監(jiān)督。

第四條 本辦法適用于公司所屬各單位、各部門。第五條 每年形成的會計檔案(包括會計憑證、會計賬簿、會計報表、其他會計核算資料和電算軟盤資料)，應由財務部門按照歸檔的要求負責整理立卷或裝定成冊。

第二章 會計檔案的分類及編號

第六條 會計憑證。會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務，明確經(jīng)濟責任的書面證明。包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。

第七條 會計賬簿。會計賬簿是由一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁組成，以會計憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項經(jīng)濟業(yè)務的簿籍。它包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。

第八條 會計報表。會計報表是反映企業(yè)會計財務狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件，主要有主要財務指標快報，月、季度會計報表，會計報表，包括資產(chǎn)負債表、損益表、財務情況說明書等。

第九條 其他會計檔案包括 ：(一)文書部分：

1、各種經(jīng)濟合同、協(xié)議、擔保書契約及其附件；

2、財務計劃，財務工作計劃，財務工作總結(jié)，財務決算編審工作的要求，財政、財務工作會議文件及資料；

3、各種財務分析資料(包括資金分析、經(jīng)濟活動分析、成本情況分析)；

4、各種調(diào)查報告和典型經(jīng)驗；

5、資信證明；

6、重點工程決算資料；

7、各種投標保函；

8、城建制劃轉(zhuǎn)、撤銷、合并單位的全部交接資料。(二)表單部分：各項經(jīng)濟技術指標完成情況報表(包括統(tǒng)計、質(zhì)量、勞動工資、安全生產(chǎn)、設備情況、科技成果及效益等)；財務檢查報告；國庫券和其他債券分配和統(tǒng)計報表；會計人員統(tǒng)計表、會計人員考試情況統(tǒng)計表；會計人員考核資料；會計證登記表；職稱評定審批表；會計達標升級申報、驗收、審批表；先進會計審批表；報廢后的固定資產(chǎn)卡片；各種臺賬、會計檔案移交清冊、會計檔案銷毀清冊等。

（三）電算化部分：會計電算化存貯在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料均應視同會計檔案一并管理。

第十條 會計檔案的整理立卷。會計終了后，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理采用“三統(tǒng)一”的辦法，即：分類標準統(tǒng)一（一類憑證、二類賬簿、三類報表、四類其他會計檔案）、檔案形成統(tǒng)一（案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一）、管理要求統(tǒng)一（建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按排序匯編裝訂成冊），并分門別類按各卷順序編號。第十一條

會計檔案編號級次：2/2/2/4，即大類//類別/流水號。

第十二條

大類是指會計內(nèi)容的大類：01憑證、02賬簿、03報表、04其他檔案……。

第十三條

是指會計內(nèi)容發(fā)生的年份，如08、09……。

第十四條

類別是指大類下的分類，憑證類別以月份劃分01一月、02二月……；賬簿類別分為01資產(chǎn)類、02負債類……；報表類別分為01主表、02附表、03內(nèi)部管理報表……；

第十五條

其它檔案類別分為： 99其它。

第十六條

流水號是指按會計內(nèi)容的發(fā)生時序，連續(xù)編制號碼。如2008年2月份第25本憑證，應編為0108020025；2008年第50份合同應編為0408020050。

第三章 會計檔案的裝訂

第十七條

會計憑證的裝訂。每月裝訂一次，須在次月10日前裝訂完成，按年分月妥善保管歸檔。

（一）會計憑證裝訂前的準備工作：分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全；按憑證匯總?cè)掌跉w集(如按上、中、下旬匯總歸集)確定裝訂成冊的本數(shù)；摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針)，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數(shù)字完整；整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全；記賬憑證上有關人員(如財務主管、復核、記賬、制單等)的印章是否齊全。

（二）會計憑證裝訂時的要求：用“三角兩針引線法”裝訂，裝訂憑證應使用棉線，在左上角部位打上兩個針眼，實行兩眼一線并在憑證上方和左側(cè)面各走兩次線后再到背面打結(jié)，結(jié)扣應是死的，并放在憑證封皮的里面。記賬憑證裝訂完成后，要根據(jù)三角裝訂的大小進行完全包角，由裝訂人在記賬憑證側(cè)面注明年、月、憑證種類和起始號碼，并在包角處的裝訂線封簽處簽名或者蓋章。裝訂憑證厚度一般為2-2.5厘米，保證裝訂牢固，美觀大方。

（三）會計憑證裝訂后的注意事項。每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章；在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標明憑證種類編號，以便于調(diào)閱。

第十八條

會計賬簿的裝訂。各種會計賬簿結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應按時整理立卷。

（一）基本要求：賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)；然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、按順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。

（二）活頁賬簿裝訂要求：保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用質(zhì)好的牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊。

（三）多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業(yè)務、同類賬頁裝訂在一起。在本賬的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，由會計主管人員和經(jīng)辦人簽章。

（四）賬簿裝訂后的其他要求：會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角，錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。會計賬簿的封口要嚴密，封口處要加蓋有關印章。封面應齊全、平整，并注明所屬及賬簿名稱、編號。編號一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細賬。會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號；總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。

第十九條

會計報表的裝訂。會計報表編制完成及時報送后，留存的報表按月裝訂成冊謹防丟失。第一，會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數(shù)，上邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，完整無缺地裝訂；第二，會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、按會計報表的編號順序排列各種會計報表、會計報表的封底；第三，按保管期限編制卷號。

第四章 財務信息化檔案

第二十條 數(shù)據(jù)資料管理與保密。計算機內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、賬冊、報表，應按有關財會制度使用、保管。

（一）現(xiàn)金記賬憑證及日記賬的輸出及保管。現(xiàn)金收付業(yè)務要做到當日業(yè)務當日清?，F(xiàn)金記賬憑證一律由專職會計人員將審核無誤后的原始憑證按分錄當日輸入計算機并打印出現(xiàn)金日記賬頁，審核后交現(xiàn)金出納人員核對現(xiàn)金庫存，相符后出納員及主管負責人在賬頁上蓋章，按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印，年終將各月現(xiàn)金日記賬順序裝訂成冊，加蓋封印妥為保管。

（二）銀行記賬憑證、賬冊的輸出與保管。有關財務人員必須及時把經(jīng)審核無誤的原始憑證按分錄輸入計算機并打印銀行日記賬，以保證銀行出納當日業(yè)務當日清。銀行賬頁經(jīng)出納審核無誤后，出納和主管會計簽字蓋章，按日裝訂成冊，年終將各月銀行日記賬順序裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管。現(xiàn)金、銀行記賬憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊，妥為保管。

（三）轉(zhuǎn)賬憑證的輸入、輸出與保管。有關會計人員應及時將審核無誤的原始憑證按分錄輸入計算機。并打印輸出，裝訂成冊，妥為保管。

（四）科目匯總表、賬簿打印時間?，F(xiàn)金、銀行日記賬每天打印。銀行余額調(diào)整表每月打印一次?？偡诸愘~和各種明細分類賬每月打印一次?，F(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬記賬憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記賬憑證一起裝訂。會計報表、計算表、分析表，按管理要求和時間打印輸出，經(jīng)有關財會人員審核無誤后簽字生效。

（五）其他。由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，必須補充打印，并要求操作人員在打印輸出的賬頁上簽字蓋章，財務主管簽字蓋章認可。

第二十一條 數(shù)據(jù)備份管理。會計核算數(shù)據(jù)必須經(jīng)常進行備份工作。在日常工作中，準備三套軟盤循環(huán)使用，隔日進行備份，以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。需要做備份的包括系統(tǒng)設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。機內(nèi)憑證及總分類賬、明細分類賬、報表，應視同會計資料按月做兩套軟盤備份，交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。

第二十二條 信息化會計檔案管理。會計檔案存檔手續(xù)：打印輸出的憑證、賬冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。為保證備份數(shù)據(jù)的安全，備份軟盤必須貼上寫保護標簽，裝入盤套，放進硬盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。打印輸出的憑證、賬冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理。隨計算機配置的操作系統(tǒng)、各類應用程序軟件、購買的商品化會計核算系統(tǒng)軟件，軟件的備份磁盤，作為會計檔案保管。各類會計檔案的出借，必須經(jīng)過會計主管審批同意并簽章，如果對備份磁盤的操作可能危及該備份磁盤的完整性，應制作該備份磁盤的復制件，使用復制件進行操作。必須加強會計檔案的保密工作，任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、賬冊、備份磁盤等的行為，將受到行政處分，情節(jié)嚴重者，將追究其法律責任。

第五章 會計檔案的移交

第二十三條 負責會計檔案的保管人員，應相對穩(wěn)定。如果保管人員有變動，必須辦理交接手續(xù)后才能離開。交接時移交人與接替人應按會計檔案目錄逐一點交。如發(fā)現(xiàn)會計檔案有短缺，應由移交人負責找齊，如有丟失，移交人應查明原因，承擔責任。點交清楚后應由雙方在移交表上簽字。

第二十四條 撤銷單位的會計檔案移交。被撤銷單位的會計檔案應經(jīng)上級審計和財務部門審查后，編制會計檔案移交清冊，上交上級檔案或財務部門保管。

第二十五條 被合并單位的會計檔案移交。被合并單位應編制移交清冊移交給并入單位。雙方經(jīng)辦人按移交清冊進行點交后，雙方經(jīng)辦人和負責人在移交清冊上簽字，上級檔案和財務部門派員監(jiān)交。

第六章 會計檔案的保管 第二十六條 公司級以上機關應設會計檔案室。沒有條件設立會計檔案室的單位，應設會計檔案專柜，并指定專人負責保管。會計憑證、會計賬簿、會計報表每年會計終了，暫由財務部門保管一年，期滿后移交檔案部門保管。終了時填制的會計檔案目錄送檔案部門一份備查。其他會計檔案，由財務部門自行保管。

第二十七條 會計檔案由檔案保管人員收集歸檔。存檔前，經(jīng)辦人要整理裝訂，分類填制會計檔案目錄，寫明案卷號，一切手續(xù)完備后，保管人員才能接收。

第二十八條 會計檔案的存放應該做到：防火、防潮、防蟲、防鼠、防霉變質(zhì)。不允許隨便堆放，保證會計檔案完整無損。

第二十九條 會計檔案的保管年限，按?會計檔案保管年限表?執(zhí)行。保管年限期滿后方能銷毀。會計部門保管的其他會計檔案，各種契約、重點工程決算資料，會議記錄本永久保存；其他檔案按其使用價值各單位自定保管年限：

會計檔案保管期限表 序號檔案名稱

一、會計憑證類1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證其中：涉及外事和對私改造的會計憑證 2銀行存款余額調(diào)節(jié)表

二、會計賬簿類3日記賬其中：現(xiàn)金和銀行存款日記賬4明細賬5總賬6固定資產(chǎn)卡片7輔助賬簿8涉及外事和對私改造的會計賬簿

三、會計報表類 9主要財務指標快報10月、季度會計報表11會計報表(決算)

四、其它類12會計移交清冊13會計檔案保管清冊14會計檔案銷毀清冊保管期限15年永久3年15年25年15年15年 包括日記總賬固定資產(chǎn)報廢清理后可存5年15年 永久包括各級主管部門的匯總會計報表3年包括文字分析5年同上永久 同上15年25年25年備 注

第七章 會計檔案借閱的批準權(quán)限

第三十條 公司財務部門內(nèi)部人員借閱會計檔案。會計檔案存在財務部門的，檔案保管人員應及時提供；會計檔案存在檔案部門檔案庫的，到檔案庫借閱，檔案保管人員應及時提供。

第三十一條 本單位其他部門借閱會計檔案。會計檔案存在財務部門的，要經(jīng)財務部門負責人批準，方能借閱；會計檔案存在檔案庫的，要經(jīng)檔案部門和財務部門負責人批準，方能借閱。

第三十二條 外單位人員查閱會計檔案。要持單位介紹信，經(jīng)單位主管領導批準，方能借閱。第三十三條 借閱會計檔案應在財務部門或檔案部門的檔案庫(室)內(nèi)查閱。須拿出檔案庫(室)時要經(jīng)檔案部門和財務部門負責人批準，必須攜帶出單位的要經(jīng)單位主管領導批準。

第三十四條 需要借出財務部門或檔案庫的會計檔案，必須辦理借閱手續(xù)，在“會計檔案借閱登記簿”上進行登記，歸還時還應注明歸還時間。

第八章 會計檔案的銷毀

第三十五條 公司級單位會計檔案的銷毀。由檔案、審計和財務部門共同對應銷毀的會計檔案進行鑒定，經(jīng)本單位主管領導審查后，編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。報經(jīng)總公司檔案部門和財務部門批準并派人監(jiān)銷時，方能由檔案管理部門銷毀。

第三十六條 總公司會計檔案的銷毀。應由檔案、審計和財務部門對應銷毀的會計檔案共同進行鑒定，經(jīng)總公司主管領導審查后，編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。報經(jīng)市檔案局、財政局和建設銀行市分行批準并派人監(jiān)銷。方能由檔案管理部門銷毀。

第三十七條 會計部門保管的會計檔案的銷毀。應由會計部門編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。報經(jīng)檔案、審計部門鑒定、審批和監(jiān)銷。

第三十八條 基層單位會計檔案的銷毀。應由財會人員編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。經(jīng)本單位負責人審查后，報經(jīng)公司檔案部門和財務部門審查批準，并派人監(jiān)銷，方能銷毀。

第三十九條 會計檔案保管期滿應銷毀時，其中有的原始憑證還有使用價值的，例如未了結(jié)的債權(quán)、債務業(yè)務的憑證，應單獨抽出另行立卷保管。直保管到確無使用價值時再銷毀。

第九章 附則

第四十條 本制度由公司財務資產(chǎn)部負責解釋。第四十一條 本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。

附：相關賬表